Xat yozish qoidalari. Ish yozishmalari qoidalari va odob-axloq qoidalari

Biznes yozishmalar – ajralmas qismi kompaniya tasviri va ishbilarmon odam. Aloqalarni o'rnatish, aloqalarni saqlash, biznes masalalarini muhokama qilish yozma ravishda ba'zan afzalroq va ko'pincha shunchaki zarur, shuning uchun biznes yozishmalarida yaratilgan tasvir jonli muloqot natijasida shakllanadigan tashqi tasvirga to'liq mos kelishi kerak. Shu bilan birga, biznes yozishmalarida qoidalar va talablarga rioya qilish nafaqat umumiy tamoyillar, balki kichik narsalar va tafsilotlarda ham.

Ish yozishmalarining tamoyillari va odobi

Ishbilarmonlik yozishmalari odatda undan farq qilmaydi umumiy talablar biznes aloqasi. Mana uning asosiy tamoyillari:

• xushmuomalalik, hurmat,
• maqsadni belgilashning aniqligi,
• natijaga yo'naltirilgan va aloqaga yo'naltirilgan,
• boshqa odamlarning vaqti va majburiyatlariga mas'uliyat bilan munosabatda bo'lish;
• mantiqiy izchillik va aniqlik,
• faktik o'ziga xoslik,
• savodxonlik,
• ohangning betarafligi, nutqning qat'iyligi va rasmiyligi;
• bo'ysunish va an'analarga rioya qilish.

Ushbu talablar asl emas, lekin ularni amalga oshirish hamkorlar va mijozlar bilan konstruktiv hamkorlikni kafolatlaydi.

Harf shakli va til formulalari

Blanka kompaniyaning yuzi, shuning uchun ham zarur atributlar- savodxonlik, detallarning aniqligi, tashqi tozalik va dizaynning oddiy o'ziga xosligi.

Shaklning burchakli yoki bo‘ylama shakli bo‘ladimi, tashkilotning to‘liq nomi, pochta, haqiqiy va rasmiy manzili, telefon, faks, elektron pochta manzillari va rasmiy elektron sahifa manzili oson o‘qilishi kerak. Tafsilotlar ro'yxati qat'iy tartibga solinmagan, ammo ma'lumotlarning to'liqligi har doim foydaliroq ko'rinadi.

Ma'lumot uchun: yozishmalarni ro'yxatdan o'tkazish to'g'risidagi ma'lumotlar ham ma'qul - sana, ro'yxatdagi raqam, hujjatni jo'natish uchun tayyorlagan aniq ijrochi haqida. Agar bu javob xati bo'lsa, so'rov xatiga havola kerak.

Ish xatida yozishmalarni formatlashni soddalashtiradigan janrni ham ko'rsatish mumkin: ma'lumot xati, taklif, iltimos, iltimos, uzr, hamdardlik, minnatdorchilik.

Tashkilotning rasmiy blankidagi xat

Xatning birinchi qismi manzil bo'lib, uning formulasida qabul qiluvchining ismi va otasining ismi yoki yanada rasmiy versiyasi - "janob" so'zi mavjud:

• Hurmatli Fedor Fedorovich!
• Hurmatli janob Smirnov!
• Hurmatli janob direktor!

Xatning asosiy qismi - ma'lumot - qisqa, tushunarli va lo'nda xabar va aniq vazifalarni o'z ichiga oladi: ma'lumot berish, ma'lumotni aniqlashtirish, ta'minot muammosini hal qilish va hk. Agar xatda rad etish bo'lsa, unda birinchi yarmini aniq va dalilli asoslash bilan boshlash to'g'ri bo'ladi. Til formulalari tanlangan ohangga qarab farq qilishi mumkin:

• Kompaniya ushbu masalani ko'rib chiqishni so'raydi ...
• Prezident va Direktorlar kengashi bu haqda xabardor qilishni so'raydi ...
• Iltimos, imkoniyatni ko'rib chiqing ...
• Iltimos, imkon qadar tezroq javob bering ...

Maktubning yakuniy qismida minnatdorchilik, uzr so'rash, muammoning imkon qadar tezroq hal etilishiga ishonch va kelgusi hamkorlikka umid qilish.

Ish xatlari rasmiy tartib-qoidalarga rioya qilishni talab qiladi: agar xat menejerning imzosini talab qilsa, u menejer tomonidan imzolanishi kerak (ichida oxirgi chora sifatida, uning o'rinbosari).

Onlayn biznes odobi va biznes elektron pochta xabarlari

Elektron xatlar, qog'oz kabi, bir nechta muhim elementlardan iborat bo'lib, ular mutlaqo spekulyativ qoidalar tufayli emas, balki bu elementlar foydali va amaliy nuqtai nazardan ma'lumot beruvchi va juda qulay bo'lishi mumkinligi sababli vakolatli to'ldirishni talab qiladi. To'g'ri xat to'g'ri va tezkor javobni kafolatlaydi, shuningdek konstruktiv yechim savol.

Ma'lumot uchun: Kompaniyalar ko'pincha o'zlariga ega pochta serverlari va dasturlar, shuningdek, ishlab chiqish korporativ uslub ro'yxatdan o'tish elektron pochta Va ichki qoidalar odatda standartga zid kelmaydigan, lekin ularni to'ldiradigan yozishmalar.

1. Adresant: Qabul qiluvchi qatorida bitta manzilni ko'rsatish odatiy holdir.

Bu nafaqat suhbatdoshga nisbatan hurmatli munosabatni ko'rsatadi, balki uni himoya qiladie— pochtaspamdan, keraksiz pochta jo'natmalaridan va qiziquvchan ko'zlardan.

1. Qabul qiluvchining xatining nusxasi ma'lum bir maqsad uchun to'ldiriladi.

Asosiy adresatga xat yuborish va "nusxa olish" bo'limida boshqasini ko'rsatish orqali adresat ikkinchi suhbatdoshga nima bo'layotgani haqida xabar beradi, lekin undan javob berishni yoki yozishmalarda bevosita ishtirok etishni talab qilmaydi.

1. Mavzu liniyasi: o'ziga xoslik va o'ziga xoslik.

Mavzuning o'ta o'ziga xosligi adresatga ham, qabul qiluvchiga ham muhokama mavzusini yo'naltirishga va ko'plab muammolar va vazifalarni farqlashga yordam berishi kerak: nafaqat "Katya hisoboti", balki "2015 yil may oyidagi hisobot. Loyiha". Iltimos, diqqat qiling: ism Ushbu holatda foydasiz, chunki qabul qiluvchi elektron pochta qutisi nomidan qabul qiluvchiga allaqachon tushunarli.

Elektron pochta xabarlarini ish stoli monitorida yoki planshetda o'qish bir xil darajada oson.

1. Elektron pochtaning asosiy qismida 3 ta asosiy element bo'lishi kerak.

Birinchidan, salomlashish (masalan, bu kunning birinchi harfi bo'lsa) va manzil (har bir harfda). Ikkinchidan, savolning bayoni: o'zingiz haqingizda taqdimot (agar xat birinchi bo'lsa), hal qilinayotgan vazifalarni eslatish, muammoning tavsifi yoki uning echimi. Uchinchidan, so'rov yoki harakatga undash.

1. Elektron pochtani o'qish haqida bildirishnoma funksiyasi sezgirlikni talab qiladi.

Agar xat haqiqatan ham muhim bo'lsa, uni ishlatish kerak, lekin masalan, telefon orqali uning olinganligi haqida so'rashning imkoni yo'q. Bu funktsiya odatda qabul qiluvchiga noaniq, noaniq shakllangan psixologik majburiyatlarni yuklaydi, shuning uchun uni suiiste'mol qilmaslik kerak. To'g'ri va unchalik kategorik bo'lmagan variant - bu xat oxirida o'qilganligini bildirish uchun muloyim so'rov.

1. Imzo ixchamlikni va ayni paytda qobiliyatni talab qiladi.

So'z tarkibida bo'lishi mumkin standart formula"Hurmat bilan" yoki familiya va ism bilan cheklangan. Imzo, jumladan nomi, lavozimi, tashkilot nomi va aloqa ma'lumotlari 7 qatordan oshmasligi kerak. Bundan tashqari, muqobil aloqa ma'lumotlarini ko'rsatish tavsiya etiladi pochta qutisi: telefon,Skype, ICQ, boshqa mashhur messenjerlar.

1. Qo'shimchalar: asosiysi, fayllarni ogohlantirish va to'g'ri nomlashdir.

Netiket xatga biriktirilgan fayldagi hujjat haqida ma'lumotni talab qiladi: format, uning hajmi va mazmuni haqida. Investitsiyalar 3-5 dan oshmasligi kerakMb. Uning sarlavhasi, xuddi maktubning mavzusi kabi, juda qisqa, o'ziga xos va o'ziga xos bo'lishi kerak.

Oddiy ko'rinish elektron pochta

Netiketdagi xatning reaktsiya vaqti vaqtdan farq qiladio'chirilgan— chiziq. Ikki-uch soat - shoshilinch xatga javob kutish uchun qulay vaqt. Shoshilinch yoki muhim xabarlarga javoban, ba'zida buni ogohlantirish kifoyae— pochtaolingan va hisobga olingan ma'lumotlar. Agar muammo uzoq vaqt davomida ko'rib chiqilishini talab qilsa, adresat suhbatdoshiga savolga javob berish uchun qancha vaqt ketishi haqida xabar berishi kerak.

Ma'lumot uchun: Bir kun - elektron pochta xabarlariga javob berish uchun qulay vaqt. Agar 3 kun ichida javob bo'lmasa, odob-axloq qoidalari sizga ikkinchi xat yuborishga yoki muqobil aloqa manbasi - telefon orqali adresat bilan bog'lanishga imkon beradi.Skype, ICQ. 5-7 kun davomida yoki javoban sukunat takroriy so'rov ish yozishmalarini davom ettirishni istamaslik deb hisoblash mumkin.

Ishbilarmon shaxs va kompaniyaning obro'si nafaqat biznesning samaradorligi va samaradorligidan, balki biznesning har qanday bosqichidagi kichik narsalar va nuanslardan iborat. biznes muzokaralari. Ishbilarmonlik yozishmalari tamoyillariga rioya qilish kompaniyaning har bir vakilidan talab qilinadi: kichik kotibdan tortib, jamoatchilik bilan aloqalar bo'yicha mutaxassis va kompaniya rahbarigacha.

Video: Ish xatlarini qanday qilib aniq, aniq va tushunarli yozish kerak

Ishbilarmon doiralarda munosib ko'rinishga intilayotgan har doim undan foydalanadi. Va u doimo asosiy narsani eslaydi - elektron pochta na qabul qiluvchiga, na u vakili bo'lgan kompaniyaning obro'siga, na biznes imidjiga dog' tushirmasligi kerak.

Biznes elektron yozishmalarini to'g'ri va malakali olib borish qobiliyati zamonaviy menejer imidjining asosiy tarkibiy qismidir. Bu ham umumiy madaniy daraja belgisi, ham shaxsiy professionallik ko'rsatkichidir. Inson o'z fikrlarini qanday shakllantirish va rasmiylashtirishga qodir ekanligiga qarab, uning boshqalarga va shaxsan o'ziga bo'lgan munosabatini ishonch bilan baholash mumkin. Ehtiyotkorlik bilan yozilgan elektron pochta hamkorlar va hamkasblarning imidjini osongina buzishi mumkin. ishbilarmonlik obro'si muallif.

Elektron pochta orqali biznes yozishmalari uchun qoidalar

1. Faqat ichida rasmiy maqsadlar Ishchi elektron pochta manzilidan foydalaning. Agar siz ish vaqtida ish serveridan xat yuborsangiz, u chiquvchi va kiruvchi xatlar saqlanadi. Sizning ish beruvchingiz istalgan vaqtda xatni o'qishi mumkin. Ish yozishmalarini faqat ofis devorlari ichida olib boring.

2. Sizning xabaringiz kimga qaratilganligini va undagi ma'lumotlar kimga foydali bo'lishi mumkinligini aniq tushuning. Sizning maktubingiz kimga qaratilgan? Mijozgami? Hamkorgami? Hamkasbmi? Bo'ysunuvchigami? Rahbargami? Qabul qiluvchi "kimga" ustunida, qiziquvchilar esa "nusxa" da ko'rsatilgan. Hech qachon qo'shimcha nusxalarni, ayniqsa xo'jayiningizga yubormang. Agar uchinchi shaxslar elektron pochtada eslatib o'tilgan bo'lsa, ular odatda "nusxa olish" ustuniga kiritiladi.

3. Xabarning maqsadini o'zingiz uchun shakllantiring. O'z oldingizga qanday maqsadni qo'ygansiz: maktubingiz o'quvchisidan nimaga erishishga intilasiz? Qanday reaktsiyani kutmoqdasiz? Qabul qiluvchi sizning xabaringizni o'qib chiqib, undan nima kerakligini darhol tushunishi kerak. Xulq-atvor qoidalari elektron pochta yozishmalari:

Agar siz voqealarga individual nuqtai nazarni keltirmoqchi bo'lsangiz - birinchi shaxsdan (biz, men)
Agar sizning xabaringiz so'rov yoki ko'rsatma xarakteriga ega bo'lsa - ikkinchi shaxsdan (siz, siz)
Agar siz tashqi kuzatuvchi sifatida xat yozayotgan bo'lsangiz va qabul qilingan faktlar yoki voqealar haqida qabul qiluvchiga xabar berishni istasangiz - 3-shaxsda (ular, u, u).

4. "Mavzu" maydonini bo'sh qoldirmang. Elektron pochtani olgan ko'pchilik odamlar mavzu maydoniga qarab yozishmalarni tekshirishni boshlaydilar. Biror kishi xatni bir necha soniya ichida o'qishga qaror qiladi, shuning uchun xatning mazmuni mavzu satrida aks ettirilishi kerak. Mavzu qisqa, aniq va ma'lumotli bo'lishi kerak.

5. Tarkibni aniq saqlang: manzil va salomlashish, asosiy qismi, xulosa, imzo, kontaktlar. Har qanday harf o'z ichiga olishi kerak elektron pochta odobi. Dangasa bo'lmang va qabul qilingan tarkibning biron bir qismini o'tkazib yubormang to'g'ri formatlangan xat sizning professionalligingizning ko'rsatkichidir;

6. Murojaat qiluvchiga murojaat qilish va salomlashish unga bo'lgan hurmatingizning ko'rsatkichidir. Iloji bo'lsa, har bir harf bilan boshlang shaxsiy murojaat va salomlar. Xushmuomalalik belgisi suhbatdoshingizga ismingiz bilan murojaat qilishdir. Manzildan keyin, agar xabarga kundalik belgi berishni istasangiz, vergul qo'ying. Va agar siz rasmiyatchilik va ahamiyatlilikni ta'kidlamoqchi bo'lsangiz, undov belgisidan foydalaning, hatto bu xat siz tez-tez muloqot qiladigan hamkasbingizga qaratilgan bo'lsa ham.

7. Printsipga rioya qiling: qisqa va aniq (KY). Biznes elektron pochta yozishmalarining asosiy qoidalaridan biri bu "minimal so'zlar - maksimal ma'lumot". O'z fikrlaringizni aniq (aniq), izchil, qisqa va tushunarli tarzda taqdim eting. Jumlalar qisqa bo'lishi kerak, shuning uchun uni qabul qiluvchiga etkazish osonroq zarur ma'lumotlar. Bittasi bor Elektron pochtaning oltin qoidasi– qismli, bitta mavzu – bitta harf. Bir nechta bog'liq bo'lmagan g'oyalarga ega bo'lgan katta xabardan ko'ra, bir nechta elektron pochta xabarlarini (har biri bitta mavzu bilan) yuborish yaxshiroqdir.

8. Norasmiy muloqotni biznes yozishmalariga aylantirmang. Elektron pochtada hech qanday hissiyot yo'q! Agar sizda ko'rsatilgan qoidalar elektron pochta Agar siz hissiy jihatdan ta'kidlashni istasangiz, hissiy subtekst neytral, tashqi, xotirjam va to'g'ri taqdimot ohangining orqasida yashiringan bo'lishi kerak. Unga til bilan emas, mazmun orqali erishiladi.

9. Maktubning asosiy matnining aniq tuzilishiga rioya qiling. Ko'pincha xat uch qismdan iborat:

Xat yozish sababi (sabab, asoslar). Bu qism odatda imkon qadar qisqa
Masalaning mohiyatini izchil bayon etish
Yechimlar, talablar, takliflar, xulosalar

10. Xabarning ko'rinishi juda oson tushunilishi kerak. Matnni paragraflarga ajrating, ular besh-olti qatordan oshmasligi kerak. Paragraflarni bir-biridan bo'sh qator bilan ajratish yaxshiroqdir. Bitta rang va bitta shriftni tanlang, shunda matn yaxshiroq qabul qilinadi. Agar zarurat bo'lmasa, undov belgilari, kulgichlar, qisqartmalar yoki kursiv elementlardan foydalanmaslik yaxshiroqdir.

11. To'g'ri yozing. Savodsiz yozish muallifning yetarli bilimga ega emasligidan dalolat beradi. Sizning biznes obro'ingiz matndagi xatolar va xatolar tufayli obro'sizlanadi. Xat yuborishdan oldin, elektron pochta odobi xatni diqqat bilan qayta o‘qib chiqishingizni tavsiya qiladi. Ko'pgina elektron pochta dasturlari va matn muharrirlari tinish belgilari va imloni tekshirishlari mumkin va agar xatolar topilsa, ular tuzatish variantlarini taklif qilishadi. Ushbu xizmat elektron pochta xabarlarini yozish uchun talab qilinadi.

12. Qo'shimchalarga qanday hujjatlarni kiritish kerakligini ko'rib chiqing. Siz xatning tanasiga kiritmasligingiz kerak batafsil ma'lumot, yaxshisi yuboring alohida fayl. Elektron pochtaning mavzu satrida qaysi faylni qo'shayotganingizni ko'rsatishni unutmang. aks holda qabul qiluvchi uni virus sifatida qabul qilishi mumkin. Yuborishdan oldin barcha fayllar antivirus dasturi bilan skanerdan o'tkazilishi kerak.

13. Har doim yozing bog'lanish uchun ma'lumot va obuna bo'ling. Bu sizni yaxshi tomondan ko'rsatadi va o'zingizni ko'rsatadi professional fazilatlar. Imzo besh yoki olti qatordan oshmasligi kerak. U kompaniya nomi, ismingiz va familiyangiz va lavozimingizdan iborat bo'lishi kerak. Odatda, tashqi qabul qiluvchilar uchun sizning elektron pochta manzilingiz, telefon raqamingiz va kompaniya veb-sayti manzili ham ko'rsatiladi.

14. Postskript biznes yozishmalarida juda kam qo'llaniladi. Agar siz xabaringizda postskriptdan foydalansangiz, bu sizning xat mazmuni haqida etarlicha o'ylamaganligingizdan dalolat beradi.

15. Faqat ichida maxsus holatlar o'qilganligi to'g'risidagi kvitansiya beriladi. Odatda, o'qish kvitansiyasi faqat tashqi qabul qiluvchilar uchun va faqat qabul qiluvchidan javob kutilganda o'rnatilishi kerak.

16. “Yuqori ahamiyatga ega” katagidan faqat zarur bo‘lganda foydalaning. Agar xat mavjud bo'lsa mazmunli ma'lumotlar zudlik bilan e'tiborga muhtoj bo'lsa, "yuqori" ga ahamiyat bering. Bu sizning pochta qutingizdagi elektron pochtangizni ta'kidlaydi. Ammo bu funktsiyadan behuda foydalanish tavsiya etilmaydi.

17. Xatni yuborishdan oldin uni qayta o‘qing. Hamma narsa ixcham, aniq, tushunarli, noto'g'ri ma'lumotlar bormi va grammatik xatolar. Qabul qiluvchi tafsilotlari to'g'rimi? Taqdimotning ketma-ketligi va mantiqiyligini tekshiring.

18. Elektron pochta xabarlariga zudlik bilan javob bering. Xat olinganligi haqida xabar berish hamkasblar yoki sheriklarga hurmat belgisi, yaxshi odob belgisidir. Agar yoqilgan bo'lsa hozirgi paytda Agar siz xatga javob bera olmasangiz, muallifga xabar berishingiz va birinchi imkoniyatda darhol javob berishingizga va'da berishingiz kerak. Berilgan barcha savollarga izchil javob bering. Javobingizni yangi xat sifatida boshlamang. Agar xatga 48 soat ichida javob berilmasa, qabul qiluvchi uning xatini e'tiborsiz qoldirgan yoki yo'qolgan deb o'ylashi mumkin.

19. Xat yozishni boshlagan shaxs elektron muloqotni tugatadi.

20. Shuni esda tuting yozishmalar qoidalari elektron pochta , yoki to'g'rirog'i, ularning muvofiqligi zamonaviy professional menejerning ko'rsatkichidir.

Biznes yozishmalar – muhim element biznes qilish. Kompaniyaning o'z mijozlari yoki biznes sheriklariga ko'rinadigan yorug'ligi uning xususiyatlariga bog'liq. , kimga ishonishingiz mumkin va kim bilan biznes yuritishingiz mumkin, siz biznes yozishmalari odob-axloq me'yorlari va qoidalari haqida tasavvurga ega bo'lishingiz kerak. Bunday me'yor va qoidalarga rioya qilish, albatta, umuman biznes muvaffaqiyatiga hissa qo'shadi.

Ish yozishmalari tili

Ishbilarmonlik yozishmalari odob-axloq me'yori tilning ma'lum bir uslubi hisoblanadi, u bir-biridan farq qiladi:

1. Tez-tez takrorlash, nutq shakllarining bir xilligi.

Bunday tushuntirish sizga o'zingizni aniqroq va aniqroq ifodalashga imkon beradi. Bu maktub matnini turlicha tushunishni yo'q qiladi. Qo'lda ma'lum iboralar to'plami bo'lishi tavsiya etiladi, bu birinchidan, aniq biznes xabarini yozishga imkon beradi, ikkinchidan, keyingi, hatto savdo xatini tayyorlashga vaqtni tejashga imkon beradi.

1. Ohangning neytralligi.

Ma'lumotni mantiqiy ravishda taqdim etish muhimdir. Ish yozishmalarida faktlarni hissiy jihatdan baholash noto'g'ri. So'zlashuv, dialekt iboralar, so'zlar yoki har qanday interferentsiyalarni eslatib o'tish mumkin emas. Xat yozish jarayonida keltirilayotgan faktlarning xolisligini ta’minlash va ularni aniq mantiqiy ketma-ketlikda tartibga solish muhim ahamiyatga ega.

1. Semantik aniqlik.

Ish xatlarining mazmunli mazmuni ularning amaliy va bir tekis bo'lishini ta'minlaydi huquqiy qiymat. Shuning uchun, qabul qiluvchi jo'natuvchini tushunishi uchun to'g'ri so'zlarni tanlash muhimdir. Matnda noaniq so'zlarni kiritmaslik yaxshiroqdir. Bunday holda, adresat xat mazmunini boshqacha, o'ziga xos tarzda tushunishi mumkin.

1. Haqiqiy materialni tanlash.

Ish xatidagi ma'lumotlar va faktlar informatsion bo'lishi va eng muhimi, diqqat bilan tekshirilishi kerak. Bunday holda, faktlar diqqat bilan tanlanishi kerak, bunda faqat tegishli bo'lganlar ko'rsatilishi kerak aniq holat. Bir xil turdagi ma'lumotlarni sanab o'tish yoki ahamiyatsiz faktlarni ko'rsatish qabul qilinishi mumkin emas.

Ish xatlarining turlari

Ish xatlari odatda xususiyatlariga ko'ra tasniflanadi:

• Funktsionalligi bo'yicha - savolga javob, so'rov, murojaat, taklif va boshqalar;
• Tuzilishi bo'yicha - standart (odatiy biznes masalalari va vaziyatlarni hal qilish), tartibga solinmagan (mualliflik, rasmiy mantiqiy taqdimot yoki etiket standartlariga asoslangan);
• Mavzu bo'yicha - biznes (iqtisodiy, huquqiy, kompaniya faoliyati bilan bog'liq boshqa masalalarni hal qilish) yoki etkazib berish, sotish bilan bog'liq tijorat;
• Adresat turi bo'yicha - muntazam (bitta adresatga), dumaloq (bir vaqtning o'zida bir nechta manzilga yuboriladi);
• Tarkibi bo'yicha - 1-aspekt (1 muammoni aks ettiruvchi), ko'p aspektli (bir nechta muammolarni tavsiflovchi).

Ish xatlarining mazmuni bo'yicha turlari:

• Aloqa rolini bajarish (rad etish, da'vo qilish, asoslash, tan olish);
• Shartnoma shakli bo'ling (ish uchrashuvlari natijalariga ko'ra, vazifalarni bajarish, turli majburiyatlarni bajarish muddatlari bilan);
• So'rov shaklida bo'ling - kerakli ma'lumotlarni olish;
• Taklif bo'ling (ko'pincha ilgari olingan so'rov xatiga javob).

Ish xatlarini formatlash

Elektron yozishmalarning keng qo'llanilishiga qaramasdan, qog'ozda chop etilgan ish xatlarini yuborish amaliyoti hali ham mavjud. Va bu holda, harfning o'zi qanday ko'rinishi juda muhim, chunki ko'rinish Ish xati yuboruvchi kompaniyani qabul qiluvchining idrokiga ta'sir qilishi mumkin. Shuning uchun siz amal qilishingiz kerak quyidagi standartlar dizayn:

• Ish xatlari antetli qog'ozda, jo'natuvchining to'liq ma'lumotlarini ko'rsatgan holda yuqori sifatli qog'ozdan chop etilishi va ularni o'qish oson bo'lishi kerak;
• Xorijiy hamkorlar va mijozlarga yuborilgan xatdagi jo‘natuvchining rekvizitlari ingliz tilida yozilishi kerak;
• Konvertdagi xat, iloji bo'lsa, matn ichkariga qaragan holda bir marta buklanishi kerak. Juda muhim harflar uchun xatning varag'i katlanmasligi uchun etarlicha qalin bo'lgan katta konvertdan foydalanish yaxshiroqdir;
• Konvertda xatning o'zida bo'lgani kabi barcha tafsilotlarni va hatto kompaniya logotipini ko'rsatishga ruxsat beriladi;
• Qabul qiluvchining manzili faqat konvertda ko'rsatilgan. Shaffof oynali konvertdan foydalanganda, qabul qiluvchining manzili yuqori o'ng burchakdagi xatning o'ziga yoziladi. Keyin xat manzil shaffof oynada ko'rinadigan tarzda katlanadi;
• Yuboruvchining manzili konvertda ham, xat varaqasida ham yoziladi.

Ish yozishmalarini yuritish qoidalari

№ 1 - bitta adresatga xat yuborish. Bunday holda, yozishmalar shaxsiylashtiriladi, bu ayniqsa biznes aloqalarini o'rnatishda muhimdir.

№ 2 -. Siz barcha xatlarga javob berishingiz kerak va o'z vaqtida, agar maqsad har doim hamkorlikka tayyor bo'lgan, oluvchilarga hurmat bilan munosabatda bo'lgan kompaniyaning imidjini yaratish bo'lsa. Esda tutish kerakki, siz she'r yozmasligingiz kerak. Aniq va qisqacha - javob uslubi shunday bo'lishi kerak. Bunday holda, siz "1 harf - 1 javob" sxemasiga rioya qilishingiz kerak.

3-son - agar elektron pochtaning mazmunini bir nechta qabul qiluvchilarga etkazish kerak bo'lsa, ularning manzillari "nusxa olish" qatoriga qo'shiladi. Bunday holda, "nusxa olish" qatorida manzili ko'rsatilgan xatni olgan shaxs javob bermasligi mumkin. Asosiysi, u u yoki bu masalada xabardor bo'lishidir.

4-son - bir vaqtning o'zida bir nechta oluvchilarga elektron ish xatini yuborish maqbuldir, lekin!!! faqat xabarga javob kutilmasa. Bunday xatlarga narxlar ro'yxatini yuborish, ish jadvalidagi o'zgarishlar to'g'risidagi xabarlar va boshqalar kiradi.

5-son - mavzuni ish xatida ko'rsatish talab qilinadi. Mavzu satri qabul qiluvchiga xabar nima haqida ekanligini darhol tushunishga imkon beradi.

6-son - "birinchi salomlashish, keyin adresatga murojaat qilish" sxemasi qo'llaniladi. Ish yozishmalarida odamlarga ism va otasining ismi bilan murojaat qilish odatiy holdir.

7-son - xat matni 3-ga asoslanishi kerak asosiy fikrlar: salomlashish + murojaat, savol bayoni, iltimos yoki harakatga undash.

8-son - siz bildirishnoma funksiyasidan ehtiyotkorlik bilan foydalanishingiz kerak. Bunday holda, xabar oxirida adresat jo'natuvchiga xat o'qilganligi haqida xabar beradigan eng muloyim ohangda so'rov mavjud.

9-son - imzo bilan imkon qadar qisqa bo'lishi kerak. Shu bilan birga, nafaqat ma'lum so'zlarni, masalan, "Hurmat bilan" kiritish, balki elektron pochtadan foydalangan holda ish yozishmalarida yozgan shaxsning to'liq ismi va lavozimidan keyin ko'rsatish ham muhimdir. xat, uning asosiy aloqa ma'lumotlari.

10-son - xat ilova qilinganligini majburiy ko'rsatish qo'shimcha materiallar, agar mavjud bo'lsa, xat bilan birga yuboriladi. Qog'ozdagi oddiy xat bo'lsa, ko'p hollarda bunday va shunga o'xshash varaqlardagi qo'shimchani ko'rsatish kifoya. Agar haqida gapiramiz elektron ish yozishmalar to'g'risida, keyin ariza haqidagi ma'lumotlar biriktirilgan fayllar, xususan, ularning formati, hajmi, mazmuni haqidagi ma'lumotlarni o'z ichiga olishi kerak. Fayllarning og'irligi 5 MB dan oshmasligi kerak.

Ishbilarmonlik yozishmalarining xususiyatlari

1. "Azizim, azizim, hurmatli" - umumiy ish xatlarida eng keng tarqalgan murojaat shakli.
2. "Azizim" - tabriklarni o'z ichiga olgan xatlarda qo'llaniladigan hissiy murojaat shakli.
3. Norasmiy harflarda faqat ism va otasining ismi bilan murojaat qilish qo'llaniladi.
4. Biznes sheriklari o'rtasidagi xat "qarorni asoslash/qarorning o'zi" yoki "qarorning o'zi/qarorni asoslash" sxemasiga muvofiq tuzilgan. Birinchi variantni rad etish xatlarida ishlatish yaxshiroqdir, ikkinchisi - ijobiy qaror qabul qilingan taqdirda.
5. Hurmat qilish kerak rasmiy protsedura. Misol: menejer tomonidan imzolangan xatga javob xuddi shunday lavozimni egallagan shaxs tomonidan imzolangan bo'lishi kerak. Bunday holda, direktorning o'zi o'rinbosari tomonidan imzolangan xatga javob berishi mumkin bo'lgan variant mumkin.
6. So'rov xatida ma'lum so'zlar bo'lishi kerak. Misollar: so'rayman, so'raymiz, so'raymiz va hokazo. Shu bilan birga, bunday xatga javobda so'rovning bajarilishi yoki uni bajarish rad etilishi aniq ko'rsatilishi kerak.

MUHIM! Esingizda bo'lsin, bu shunchaki qoidalar va qoidalar to'plami emas, bu biznes aloqalari sohasida ko'p qirrali bilimga ega bo'lgan mutaxassislardan o'rganish kerak bo'lgan san'at turidir.

Sirtqi mashg'ulotlarga e'tibor bering:

• Biznesda elektron pochta yozishmalar. Ish munosabatlaringizni boshqaring
• Hamkorlar bilan elektron pochta orqali yozishmalar. Qiyin vaziyatlar (ilg'or daraja)

Maqolalar

Ishbilarmonlik aloqasi Yozuvlarsiz tasavvur qilib bo'lmaydi, chunki hamkorlik masalalarini hal qilish uchun shaxsiy uchrashuv har doim ham mumkin emas. Biznes yozishmalarining eng dolzarb muammolari

Ishbilarmonlik aloqalarini yozishmalarsiz tasavvur qilib bo'lmaydi, chunki hamkorlik masalalarini hal qilish uchun shaxsiy uchrashuv har doim ham mumkin emas. Ishbilarmonlik yozishmalari eng dolzarb muammolarni hal qilishga yordam beradi qisqa muddatlar, lekin odob-axloq qoidalariga rioya qilmaslik yoki xatning mantiqsiz tuzilishi zarar etkazishi mumkin hamkorliklar yoki itaring potentsial mijoz. Rasmiy muzokaralarda bo'lgani kabi, bor muayyan qoidalar: xat formati va muloqot uslubi.

Ish yozishmalarini yuritishning umumiy qoidalari

1. Xat yozishdan oldin uning xususiyatlarini aniqlang:

xat turi (qoplama, kafolat, buyurtma, eslatma, bildirishnoma va boshqalar; taqdimnoma xati yoki javobni taklif qilish);

adresat uchun qulaylik darajasi (siz barcha kerakli fikrlarni bitta harfda ko'rsatishingiz mumkinmi yoki sizga ikkinchi, aniqlovchi kerakmi);

yetkazib berishning shoshilinchligi (agar xat shoshilinch bo'lsa, uni ro'yxatdan o'tgan pochta yoki elektron pochta orqali yuborish yaxshiroqdir).

2. Mavjud shablonlardan foydalanib xat yarating, uning turiga qarab, shuningdek, GOST R 6.30-2003 ga tayanadi. “Yagona hujjat tizimlari. Birlashtirilgan tizim tashkiliy va ma'muriy hujjatlar. Hujjatlarga qo'yiladigan talablar."

3. Har qanday biznes xat quyidagi umumiy tuzilishga ega:

• jo'natuvchi tashkilotning nomi;
• yozilgan sana;
• oluvchining manzili, ma'lum bir muxbirni ko'rsatish;
• ochilish manzili;
• maktubning mavzusi va maqsadini ko'rsatish;
• asosiy matn;
• xulosa (odoblilik formulasi);
• jo'natuvchining imzosi;
• qo'llash ko'rsatmasi va nusxalarini tarqatish (agar mavjud bo'lsa).

4. Ish xatini tayyorlashda foydalaning matn muharriri Microsoft Word:

Times New Roman shriftidan foydalaning, shrift o'lchami 12-14 ball, qatorlar oralig'i - 1-2 ball;

Pastki o'ng tomonda harfning sahifa raqamlarini joylashtiring;

Matnni A4 formatida chop etishda 1,5–2 satr oralig'i, A5 formati yoki undan kamroq - bir qator oralig'idan foydalaning. Tafsilotlar har doim bir qator oralig'i bilan yoziladi.

5. Agar siz tashkilot nomidan gapirayotgan bo'lsangiz va unga xat yubormoqchi bo'lsangiz bosma shakl , foydalanishga ishonch hosil qiling blanka , chunki uning mavjudligi bo'ladi tashrif qog'ozi sizning kompaniyangiz. Dizaynni ko'rib chiqing rasmiy shakl juda ehtiyotkorlik bilan, bu mahorat har qanday ofis xodimi uchun talab qilinishi kerak.

6. Xalqaro yozishmalar uchun xat adresat tilida yoki ingliz tilida yozilishi kerak(ish munosabatlarida eng keng tarqalgani kabi).

7. To'g'ri, ishbilarmonlik ohangini saqlang. Xatni muxbir bilan yaqinligingiz darajasiga qarab, "Aziz + To'liq ism" yoki "Aziz + to'liq ism" so'zlari bilan boshlanishi mumkin bo'lgan manzildan boshlang. Yodda tuting, manzildagi yoki adresat belgisidagi so'zlar hech qanday holatda qisqartirilmasligi kerak (masalan, "hurmatli" "uv." yoki "bo'lim boshlig'i" "bo'lim boshlig'i") - bu qoidalar. biznes odob-axloqi. Xatingizni har doim hamkorlikingiz uchun minnatdorchilik bilan yakunlang. Imzodan oldin "Hurmat bilan, ..." yoki "Hurmat bilan, ..." iborasi bo'lishi kerak. Rasmiy yozishmalarda "siz" ga murojaat qilish mumkin emas, hatto siz muxbir bilan do'stona munosabatda bo'lsangiz ham.

8. Lug'atingizni diqqat bilan tanlang, noto'g'ri va noaniq iboralardan qoching va professionallikdan ortiqcha foydalanishdan saqlaning.. Xat tushunarli bo'lishi kerak.

9. Xat mazmunini ma'noli paragraflarga bo'ling, shunda qabul qiluvchiga tushunarli va qiyin bo'lmaydi.. Qoidaga rioya qiling: birinchi va oxirgi xatboshilarda to'rttadan ko'p bo'lmagan bosma qatorlar, qolganlari esa sakkiztadan oshmasligi kerak.

10. Ishbilarmonlik xatlariga qabul qilingan odob-axloq qoidalariga muvofiq javob bering: yozma so'rov uchun - olingan kundan boshlab 10 kun ichida; faks yoki elektron pochta orqali yuborilgan xatlar uchun - dam olish kunlaridan tashqari 48 soat ichida.

Tashkilot ichidagi biznes yozishmalar

Kompaniya xodimlari o'rtasidagi biznes yozishmalari uchinchi shaxsga yuborilgan yozishmalarga qaraganda ancha soddalashtirilgan.

• qisqa bo'lishi;
• tadbirkorlik xususiyatiga ega bo'lishi;
• xatda sana ko'rsatilishi kerak;
• Xat oxirida xushmuomalalik formulasi va imzosi bor.

Tashkilot ichidagi biznes yozishmalariga misol sifatida kunning qahramoniga yoki lavozimga ko'tarilgan xodimga rahbar yoki jamoa nomidan tabrik xati bo'lishi mumkin.

Loyihalarni yozma ravishda muhokama qilganda, faqat bir nechta zarur elementlar ish xati - mavzu, manzil ko'rsatilgan, xulosa masalaning mohiyati va bosma imzo bilan xushmuomalalik formulasi.

Yodda tutingki, xatning shakli va kerakli shablon ishbilarmonlik yozishmalari darajasi va siz oluvchiga taqdim etmoqchi bo'lgan ma'lumotlar turiga qarab tanlanishi kerak.

1 264 0 Yigirma birinchi asrning kelishi va kompyuterlarning keng qo'llanilishi bilan biznes yozishmalari qog'oz ommaviy axborot vositalari amalda yo'q bo'lib ketdi - u faqat haddan tashqari rasmiyatchilik zarur bo'lganda qo'llaniladi. Ammo bu umuman biznes yozishmalari qoidalari ham yo'q bo'lib ketgan degani emas. Hatto elektron pochta xabarlarida ham ularga rioya qilish kerak.

Ish yozishmalarini yozish qoidalari

Ishbilarmonlik maktubini birinchi marta yozish uchun o'tirganingizda, ehtimol, o'zingizni chalkashtirib yuborasiz. Axir, bu do'stingiz yoki qarindoshingizga xabar yuborish bilan bir xil emas. Suhbatdoshingiz bilan qanday bog'lanish mumkin? Men kulgichlardan foydalanishim kerakmi yoki yo'qmi? Bu ko'p sonli maydonlarni qanday to'ldirish kerak?

Siz tartib bilan boshlashingiz kerak va boshlashni unutmang umumiy qoidalar ishdan elektron pochta xabarlarini qayta ishlash.

• Imtihon. Ishbilarmonlik yozishmalari sizning asosiy faoliyat sohangiz bo'lmasa, pochtangizni ikki marta tekshirishingiz mumkin - ertalab, ishga kelganingizda va tushlikdan keyin. Agar mijozlar va biznes hamkorlar bilan muloqot sizning bir qismi bo'lsa kundalik faoliyat, ish stolida harflar haqida bildirishnomalarni ko'rsatadigan elektron pochta mijozini o'rnatish osonroq bo'ladi.
• Javob. So'zsiz odob xatga javobni iloji boricha tezroq yozishni talab qiladi, shuning uchun siz chalg'itishga toqat qilmaydigan narsa bo'lsa, xatlarni e'tiborsiz qoldirishingiz mumkin. Rasmiy qoidalarga ko‘ra, xat pochta orqali kelgan bo‘lsa, o‘n kun oldin, faks orqali kelgan taqdirda esa ikki kun oldin javob berilishi kerak.
• Saqlash. Elektron pochta xabarlari spam jildiga tushmasligiga ishonch hosil qilishingiz kerak. Bundan tashqari, ularni o'chirib bo'lmaydi: aks holda, agar ziddiyatli vaziyat, shunchaki yozishmalarga murojaat qilib, kim haq ekanini ko'rish mumkin bo'lmaydi.
• Foydalanish. rohatlaning E-pochta manzili Siz kompaniya bilan faqat uning nomidan yozishmalarni olib borish orqali muloqot qilishingiz mumkin. Agar biron sababga ko'ra yozishmalar uchun shaxsiy elektron pochtadan foydalanishingiz kerak bo'lsa, u rasmiy ko'rinishga ega ekanligiga va odobsiz yoki qo'pol so'zlar yo'qligiga ishonch hosil qilishingiz kerak.
  Biz xotirani saralab oldik, javob vaqtini va qaysi elektron pochtadan foydalanishni aniqladik. Bularning barchasini eslab qolish oson va siz keyingi bosqichga o'tishingiz mumkin: ish xati keldi. Suhbatdoshingizni xafa qilmasdan qanday javob berish kerak?
• To'g'ri. "Salom Vasya, men sizning xatingizni oldim va men o'yladim ..." kabi xatlar shaxsiy yozishmalar uchun ajratilishi kerak. Ish yozishmalarini olib borish to'g'rilik va xushmuomalalikni talab qiladi. Siz jargon, ifodali yoki qo'pol iboralarni ishlata olmaysiz. Agar siz suhbatdoshingiz bilan bir necha yil ishlagan bo'lsangiz ham, kulgichlardan foydalana olmaysiz. Siz o'zingizga "siz" deb murojaat qila olmaysiz va tanish bo'la olmaysiz - xat muloyim va quruq bo'lishi kerak.
• Barkamol. Savodxonlik - bu madaniy rivojlanish ko'rsatkichi, intellektual daraja, kompaniya obro'sini saqlab qolish va maktubni zamonaviy yozish usuli. Agar siz rus yozuvida yomon bo'lsangiz - bu ko'pincha sodir bo'ladi va sharmandalik uchun hech qanday sabab bo'lmasa - foydalaning maxsus xizmatlar grammatika, imlo, tinish belgilarini tekshirish.
• Etarlicha. Agar suhbatdoshingiz nima haqida gapirayotganingizni tushunmasa, hatto eng malakali va to'g'ri javob ham behuda bo'lishi mumkin. Shuning uchun siz professional atamalarni ishlatishdan voz kechishingiz yoki ularga tushuntirish berishingiz kerak. Bundan tashqari, suhbatdoshni chalkashtirib yuborishi mumkin bo'lgan juda murakkab yoki juda keng tarqalgan bo'lmagan so'zlarni ishlatmaslik kerak. Va, albatta, siz ma'nosiga shubha qiladigan so'zlarni kiritmasligingiz kerak.
• Mantiqiy. Agar javobni bilmasangiz, suhbatdoshingizdan kutish, bilib olish va boshqa xat yozishni so'rang. Agar ma'lum bo'lsa, u maktubda izchil, mantiqiy va aniq taqdim etilganligini tekshiring va shundan keyingina uni yuboring.
• Chiroyli. Dizayn mazmunidan kam emas. Siz paragraflardan foydalanishingiz, savolni keltirishingiz va shundan keyingina javob berishingiz, raqamlangan va markirovka qilingan ro'yxatlardan foydalanishingiz kerak.

Javob berish uchun kiruvchi xat, buni malakali, to'g'ri, adekvat va mantiqiy bajarish kifoya. Lekin birinchi xatni qanday yozish kerak?

Birinchidan, uni to'g'ri formatlashingiz kerak:

• Mavzu . Elektron pochtaning asosiy qismidagi "Mavzu" maydonini e'tiborsiz qoldirmaslik kerak, chunki uni o'qish orqali suhbatdosh undan talab qilinadigan narsa haqida birinchi taassurotni shakllantiradi. Ideal holda, u quyidagicha ko'rinishi kerak: "Korxonaning nomi, muammoning mohiyati" - "Romashka" OAJ. Shisha buyumlar."
• Imzo . Ko'pgina elektron pochta xizmatlari sizga avtomatik imzoni o'rnatishga imkon beradi, unda quyidagilar bo'lishi kerak: "Ism, lavozim, kompaniya" - "Makarova I.V., bosh buxgalter"Romashka" OAJ Ushbu shakl oluvchiga kimga murojaat qilayotganini va javobini qanday boshlashni osongina aniqlash imkonini beradi.
• Salom . Salom tanish bo'lmasligi kerak - "Salom", "xayrli kun", "aloha" yoki boshqa shunga o'xshash variantlar mavjud emas. Neytral "Salom" yoki "Xayrli kun" yaxshi bo'lardi.
• Apellyatsiya . To'liq ism o'rniga "Anya" ismli manzillar - "Anna Dmitrievna" tanish ko'rinadi va xatning butun taassurotini buzishi mumkin. Shuning uchun, ism va otasining ismi bo'yicha manzilni tanlash yaxshidir.
• Uzunlik . Juda uzun xatlar ko'p vaqt talab etadi va o'qish qiyin. Shuning uchun optimal hajm matn muharririning standart sahifasiga mos keladigan hajm deb hisoblanadi.

Xatlar, javoblar va yangi harflar bilan ishlashning umumiy qoidalari - bularning barchasini yozishni o'rganish qiyin emas. Ammo yana bir nechta nuanslarni eslash kerak:

• Tarkib . Xatda nima uchun yozilganligi, uning izchil tavsifi, so'ngra savollar va takliflar bo'lishi kerak.
• Muhimligi . Aksariyat elektron pochta xizmatlarida yozish paytida tekshirishingiz mumkin bo'lgan "Muhim!" Keyin bunday xat oluvchining papkasida ta'kidlanadi.

MUHIM! Siz shunchaki katakchadan foydalana olmaysiz - aks holda chinakam shoshilinch xat o'ylamasdan ta'kidlanganlarning ko'pligiga botib ketadi.

• Dialogning oxiri . Qoidalarga ko'ra aytilmagan odob, uni boshlagan kishi yozishmalarni tugatadi.
• Vaqt. Ish kunining oxirida va juma kuni tushdan keyin xat yuborish nafaqat yomon shakl, balki behuda fikrdir - baribir, javob faqat ertasi kuni ertalab yoki hatto dushanba kuni keladi.
• Xushmuomalalik . Sizni yaqinlashib kelayotgan bayram bilan tabriklashimiz kerak. Javobingiz uchun rahmat. Agar shoshilinch xatga zudlik bilan javob berishning iloji bo'lmasa, bu haqda qabul qiluvchiga xabar berish kerak.
• Qo'shimchalar . Har qanday ilova arxivga saqlanishi kerak va bu haqda oluvchiga xatning matn qismida alohida xabar berilishi kerak.

MUHIM! Elektron ishbilarmonlik yozishmalari qoidalari suhbatdoshga ehtiyotkorlik bilan munosabatda bo'lishni talab qiladi - siz unga gapirishga, savollar berishga ruxsat berishingiz va ultimatum shaklida hech narsa talab qilmasligingiz kerak.

Elektron pochta yozishmalarining turlari

Xat yuborilgan joyga qarab yozishmalarni tartibga soluvchi qoidalar biroz farq qilishi mumkin.

• Ichki yozishmalar ishni kechiktirmaslik uchun xatlarga o'sha kuni javob berish maqsadga muvofiqligini anglatadi o'z korxonasi, shuningdek, xatning ohangi boshqa holatlarga qaraganda biroz tanishroq bo'lishi mumkin.

MUHIM! Buning uchun bitta shablonni ishlab chiqish yaxshi fikr ichki yozishmalar, qaysi xodimlar tuzilma ustida miyalarini chalg'itmasdan tezda xat yozishlari mumkin bo'ladi.

• Tashqi yozishmalar ko'proq rasmiyatchilikni, shuningdek, professional jaranglarni filtrlash zarurligini anglatadi - ko'pincha boshqa kompaniyaning suhbatdoshi aniq so'zlarni tushunmaydi.
• Xalqaro yozishmalar kattaroq rasmiyatchilikni, shuningdek, vaqt zonalarini hisobga olish zarurligini nazarda tutadi. Shunday qilib, ertalab Nyu-Yorkka xat jo'natmasligingiz kerak va javob yaqin kelajakda, tashvishlanib, shoshilib kelishini kutmasligingiz kerak, chunki xatga javob berishi kerak bo'lgan xodim, ehtimol, hali ham yotoqda yotibdi.

Biroq, katta farqlar yo'q. Xushmuomalalik, savodxonlik va so'rovni aniq shakllantirish qobiliyati hamma joyda qadrlanadi.

Ish xatini qanday yozish kerak

Hujjatni tayyorlash uchun foydalaning Microsoft Word va quyidagi qoidalar:

• tashkilot blankasi;
• Times New Roman shrifti;
• keng maydonlar;
• hajmi 12-14 p.;
• qator oralig'i - 1-2 p.;
• Harfning sahifa raqamlarini pastki o'ng tomonga qo'ying.

Agar bu xalqaro yozishmalar bo'lsa, u holda xat adresat tilida yoziladi.

Ish xatining tuzilishi:

1. Apellyatsiya;
2. Preambula;
3. Asosiy matn;
4. Xulosa;
5. Imzo;
6. Ilova.

Yana nimani eslash muhim:

• Suhbatdoshingizga "siz" dan foydalanib murojaat qiling.
• Agar siz qabul qilingan xatga javob yozayotgan bo'lsangiz, bu haqda boshida qayd qiling, masalan: "Sizning so'rovingizga, 01.01.2020 yildagi ..."
• Agar xat tajovuzkorlik bilan qabul qilingan bo'lsa, raqibingizga o'xshamang va yozishmalaringizda tajovuzkor, iltimos yoki buyruq ohangini ishlatmang.
• Har bir yangi fikrni shu bilan yozing yangi qator, shuning uchun ma'lumot yaxshiroq qabul qilinadi. Uzoq paragraflar yaratmang. Maksimal 5-7 jumla.
• Caps Lock bilan yozilgan so'zlardan saqlaning ( bosh harflar bilan) - bunday matn tahdid sifatida qabul qilinadi.
• Yuboruvchining aloqa ma'lumotlarini va xat yuborilgan sanani qo'shishni unutmang.
• Ish yozishmalarida kulgichlar yoki tirnoq belgilaridan foydalanmang.
• foydalanmang xorijiy so'zlar, ruscha sinonimni tanlang.
• Bitta shriftda yozing. Rangli matn yoki ortiqcha tagiga chizish, qalinlash va hokazolardan foydalanmang.
• Suhbatdoshingiz bilan xushmuomala bo'ling va muloqotda ochiq bo'ling. Uning fikrini aniqlang va bu haqda qanday fikrda ekanligini so'rang. Empatiya va hurmatni namoyon eting.
• Raqibingiz sizga qanday javob berishini kuzating.

Foydalanish uchun maqbul standart iboralar

Har safar fikringizni qanday shaklda qo'yishni o'ylamaslik uchun siz biznes yozishmalari uchun qabul qilingan standart iboralardan foydalanishingiz mumkin:

• Apellyatsiya. "Salom, aziz Igor Petrovich"- agar siz oluvchini shaxsan bilsangiz. "Salom, janob Smirnov"- agar siz unga hayotingizda birinchi marta yozsangiz. Odatda harbiylarga murojaat qilinadi "Salom, o'rtoq polkovnik Smirnov".
• Eslatma. Standart misol iboralar: "Sizga shuni ma'lum qilamizki ...". ga o'zgartirilishi mumkin "E'tiboringizga havola qilamiz", "Sizga xabar beramiz", "Sizga xabar beramiz".
• Tushuntirish. Qabul qiluvchiga xatning maqsadi to'g'risida eng boshida xabar berish uchun siz quyidagi konstruktsiyalardan foydalanishingiz mumkin: “So‘rovingizga javoban...”, “Ishlarni bajarish maqsadida...”, “Yordam berish maqsadida...”, “Sizning xohishingizga ko‘ra...”.
• So'rov. Maktubdagi so'rov formulaga muvofiq bo'lishi kerak "Sizdan so'raymiz ...".
• Taklif. “Biz sizga taklif qila olamiz...”, “Sizga tavsiya qilamiz...”.
• Tasdiqlash. “Tasdiqlaymiz...”, “Oldik...”.
• Rad etish. “Taklifingiz rad etildi...”, “Quyida tavsiflangan sabablarga ko‘ra biz rozi bo‘la olmaymiz...”, “Taklifingiz ko‘rib chiqildi va konstruktiv emasligi aniqlandi”..

Rasmiylik ishbilarmonlik yozishmalari uchun eng yaxshi hamrohdir, lekin rasmiy iboralar ortida ma'no yo'qolmasligi juda muhimdir. Yaxshi namuna ish xati quyidagicha ko'rinadi:

Salom, Igor Petrovich!

Kengayish munosabati bilan "Romashka" OAJ uskunalar ishlab chiqarish uchun xom ashyo partiyalarini 25 foizga oshirishi kerak. "Margaritka" kompaniyasi bilan hamkorligimiz 5 yil davom etdi va hozircha shikoyat qilish uchun hech qanday sabab yo'q. Shuning uchun biz etkazib berishni ko'paytirish imkoniyatlarini va yuzaga kelishi mumkin bo'lgan qiyinchiliklarni muhokama qilishni taklif qilamiz.

Samarali hamkorlikni orziqib kutamiz, bosh direktor"Romashka" OAJ, Smirnov G.V.

******************************************************************************