Tugallangan kiruvchi yozishmalar jurnaliga misol. Kiruvchi hujjatlarni ro'yxatga olish jurnalining qog'oz shakli

Ish vaqtida korxonaning ish yuritish xizmati orqali xatlar, telegrammalar, elektron pochta xabarlari, arizalar va boshqa turdagi yozishmalar ko'rinishida uzluksiz axborot oqimi o'tadi. Ish hujjatlari bilan ishlashda yuzaga kelishi mumkin bo'lgan tartibsizliklarni oldini olish uchun hujjat aylanishi amaliyotida kiruvchi va chiquvchi hujjatlarni qayd etish jurnali qo'llaniladi. Jurnal kiruvchi yoki chiquvchi yozishmalar va uni keyinchalik taqsimlash to'g'risidagi ma'lumotlarni o'z ichiga oladi.

2007 yil GOST standartiga muvofiq “Hujjatlarni boshqarish. Umumiy talablar", hujjatni ro'yxatdan o'tkazishning asosiy maqsadi uning mavjudligini va hujjat aylanishi tizimiga kiritilganligini isbotlashdir. Bu biznes sheriklari, mijozlar, rasmiy organlar va boshqalardan yozishmalarni olish bo'yicha asossiz da'volar holatida tushunmovchiliklardan qochish imkonini beradi.

Vakolatli va tizimli jurnal yuritish kiruvchi va chiquvchi yozishmalarni hisobga olish, tizimlashtirish va keyinchalik qayta ishlash imkonini beradi. Ushbu jurnal har qanday korxona yoki tashkilotning majburiy boshqaruv elementi hisoblanadi.

Xat yozishni ro'yxatga olishning asosiy qoidalari

Barcha kiruvchi va chiquvchi biznes hujjatlarini majburiy ro'yxatdan o'tkazish

Korxonaning ishi bilan bog'liq bo'lgan, ko'rib chiqishni va qabul qiluvchiga javob berishni talab qiladigan har qanday yozma xabar; buxgalteriya hisobiga bog'liq ofis ishi tizimida. Ushbu hujjat qanday etkazib berilishi yoki yuborilganligi muhim emas: pochta orqali yoki shaxsan.

Katta miqdor bor turlari kiruvchi va chiquvchi hujjatlar: xatlar, telegrammalar, tushuntirish va ofis yozuvlari, buyruqlar, ko'rsatmalar, protokollar, bayonotlar, sertifikatlar va boshqalar Biroq, orasida ushbu massivdan Muallif bo'lmagan yozishmalarning turlari ham mavjud majburiy ro'yxatga olish(bilan bog'liq emas biznes tomoni tashkilot faoliyati).

Bu kompaniya xodimlariga shaxsiy xatlar; anonim xabarlar; tabrik telegrammalari; ga taklifnomalar norasmiy hodisalar; reklama broshyuralari va varaqalari; gazeta va jurnallar; yuridik shaxslardan imzo, muhr, rekvizitsiz hujjatlar; buxgalteriya hujjatlari muqovali xatlarsiz.

Agar siz hali tashkilotni ro'yxatdan o'tkazmagan bo'lsangiz, unda eng oson yo'li yordamida buni bajaring onlayn xizmatlar, bu sizga barcha kerakli hujjatlarni bepul yaratishga yordam beradi: Agar sizda allaqachon tashkilotingiz bo'lsa va siz buxgalteriya hisobi va hisobotini qanday soddalashtirish va avtomatlashtirish haqida o'ylayotgan bo'lsangiz, unda quyidagi onlayn xizmatlar yordamga keladi, ular to'liq o'rnini bosadi. kompaniyangizda buxgalter bo'ling va ko'p pul va vaqtni tejang. Barcha hisobotlar avtomatik ravishda yaratiladi va imzolanadi elektron imzo va avtomatik ravishda onlayn yuboriladi. Bu soddalashtirilgan soliq tizimi, UTII, PSN, TS, OSNO bo'yicha yakka tartibdagi tadbirkorlar yoki MChJlar uchun ideal.
Hamma narsa bir necha marta bosish bilan, navbat va stresssiz sodir bo'ladi. Buni sinab ko'ring va siz hayron qolasiz qanchalik oson bo'ldi!

Fiksatsiyaning o'z vaqtida bajarilishi

Xatlar ro'yxatga olinmoqda qat'iy kunda tashkilot kotibiyatida yoki idorasida kvitansiyalar. IN majburiy Xatning kelgan kuni, oyi va yili ko'rsatilgan. Bu nafaqat xabarlar bilan ishlashda tartibni saqlashga, balki kelajakda hujjatning cheklanish muddati haqida ma'lumotga ega bo'lishga imkon beradi.

Yagona ro'yxatdan o'tish

Kiruvchi yoki chiquvchi pochta Ro'yxatga olingan faqat bir marta. Shunday qilib, agar hujjat kotib tomonidan bir marta yozilsa, u holda qayta ro'yxatdan o'tish Bu boshqa bo'limda bo'lmasligi kerak. Agar hujjatni boshqa jurnalga yozish kerak bo'lsa, asosiy ro'yxatga olish jurnalidagi kabi seriya raqamini kiriting va "1-qism", masalan, "№ 352/1" ni qo'ying. Agar hujjat tashkilot tomonidan qabul qilingan bo'lsa turli yo'llar bilan(avval faks orqali yoki elektron pochta orqali skanerlash orqali, keyin esa asl nusxa sifatida pochta orqali), keyin ma'lumotlarning takrorlanishini bartaraf etish kerak.

Hujjatni ro'yxatga olish raqamining o'ziga xosligi

Har bir hujjatga o'z ro'yxatga olish raqami beriladi, unga ko'ra u bilan keyingi harakatlar kuzatiladi. Jurnal ham ruxsat beradi farqlash muhimlik darajasi bo'yicha yozishmalar: agar xat muhim bo'lsa, u tayinlanadi maxsus belgi, buning yordamida nafaqat kotib, balki korxona rahbari ham uni jurnalda darhol ko'rishi mumkin.

Ro'yxatdan o'tgandan keyin hujjatlar saralanadi va uzatiladi xatlarda belgilangan masalalarni tezkorlik bilan hal etish maqsadida korxonadagi ichki adresatlarga. Qoidaga ko'ra, hujjatlarni ro'yxatga olish uchun mas'ul kotib, kotib yoki kotibiyat bo'limi xodimi tayinlanadi.

Jurnallar turlari

Jurnal shakli kiruvchi va chiquvchi hujjatlarni ro'yxatga olish qonun bilan belgilanmagan, shuning uchun har bir tashkilot uni mustaqil ravishda belgilaydi. Hozirgi vaqtda ish yuritishda hujjatlarni qayd etishning qog'oz va elektron turlari qabul qilinadi, ularning o'ziga xos afzalliklari va kamchiliklari, shuningdek, har bir aniq ishlab chiqarishda foydalanish maqsadga muvofiqligi mavjud.

Hujjatlarni ro'yxatdan o'tkazish jurnal shakli yordamida qog'oz ommaviy axborot vositalari (jurnal) - tasdiqlangan va ishonchli yo'l hujjat aylanishini ta'minlash. Biroq, u yiliga bir necha yuzdan ortiq kiruvchi hujjatlarga ega bo'lmagan kichik tashkilotlar uchun javob beradi. Agar haqida gapiramiz yirik korxona haqida, keyin qog'oz jurnalidan foydalanish ular orasida hujjatlarni qidirishda qiyinchiliklarni keltirib chiqaradi katta miqdor. Bunday holda, elektron jurnal qulay.

Elektron jurnal katta hajmdagi kiruvchi ma'lumotlarni tizimlashtirish va saqlash imkonini beradi.

Avtomatlashtirilgan ro'yxatga olish tizimi bir vaqtning o'zida muassasa nomiga yuborilgan yozma va elektron hujjatlarni qayd qiladi. Hujjatlarni ro'yxatdan o'tkazish uchun Word va Excel dasturlari va xls, doc, docx kengaytmali kompyuter fayllari qo'llaniladi. Elektron jurnaldan foydalanib, siz ma'lumotlarni qidirishingiz, saralashingiz va turli filtrlarni qo'llashingiz mumkin. Elektron jurnaldan korxonaning barcha xodimlari yoki maxsus o'qitilgan bir necha kishi foydalanishi mumkin.

Aniq afzalliklari bilan elektron usul ro'yxatga olish, uskunaning mumkin bo'lgan nosozliklari tufayli hujjat haqidagi har qanday ma'lumotni buzish ehtimoli mavjud. Muhim ma'lumotlarga ruxsatsiz kirishni ham istisno qilib bo'lmaydi. Shu nuqtai nazardan, qog'oz jurnalidan foydalanish yanada ishonchli va saqlashga imkon beradi ayniqsa qimmatli hujjatlar . Bundan tashqari, barcha korxonalar tizimni joriy etish uchun yetarli resurslarga ega emas elektron hujjat aylanishi.

To'ldirish va saqlashning asosiy qoidalari

Tashqi ko'rinishiga ko'ra, kiruvchi va chiquvchi hujjatlarni ro'yxatdan o'tkazish jurnali bosmaxonada ishlab chiqarilgan A4 formatidagi daftar yoki ish yuritish kitobidir. To'ldirishda hujjatlarning xavfsizligini oshirish uchun undan foydalanish tavsiya etiladi sharikli qalamlar ko'k va qora ranglar.

Tashkilotga qabul qilingan kuni, jurnal Ro'yxatga olingan noyob raqamni belgilash bilan. Yoniq sarlavha sahifasi tashkilotning nomi ko'rsatiladi, jurnalning ochilish sanasi va keyinchalik yopilishi qayd etiladi. Jurnal raqamlangan(raqamlash uzluksiz va har yili yangidan boshlanadi, yozuvlar esa bir xil jurnalda davom etadi).

Keyingi sahifalarda ma'lumotlar mavjud shaxslar haqida hujjatlarni qabul qilish uchun mas'ul shaxslar (to'liq ismi-sharifi, lavozimi, ish vaqti va imzosi). Hujjatlarni ro'yxatga olish jurnalning "4" sahifasidan boshlanadi.

Jurnal hujjat emas qat'iy hisobot. U arxivda 5 yil saqlanadi va tikilmaydi va raqamlanmaydi.

Korxonalar hujjatlarni rasmiylashtirishning markazlashtirilgan va markazlashmagan turlarini amalga oshiradilar. Birinchi holda, bu bitta umumiy jurnal, butun korxona yoki tashkilotda qo'llaniladi. Ikkinchi tur yirik korxona (bir necha ming kishi) uchun xosdir: kirish va chiquvchi hujjatlar jurnali har bir bo'limda mavjud bo'lib, tegishli bo'lim boshlig'ining kotibi tomonidan yuritiladi.

Kiruvchi hujjatlar bilan ishlash va ularni 1C: Hujjatlar oqimida ro'yxatdan o'tkazish qoidalari quyidagi videoda muhokama qilinadi:

Grafikning mazmuni va xususiyatlari

Ushbu jurnal uchun shablon mavjud emasligi sababli, har bir tashkilot uni to'ldirish uchun shaklni tanlash, undagi ustunlar soni va nomini aniqlash huquqiga ega. Klassik shakl hisobga oladi ko'rsatma noyob hujjat raqami, uni o'tkazish sanasi va qisqacha tavsif. Ushbu parametrlar allaqachon hujjatlarni boshqarish tizimiga yozishmalarni kiritish imkonini beradi. Boshqa ustunlarning mavjudligi ma'lum bir tashkilotning o'ziga xos xususiyatlariga bog'liq.

1. Ro'yxatga olish raqami.
2. Qabul qilingan sana.
3. Yuboruvchi (muxbir).
4. Qabul qiluvchi (adres oluvchi).
5. Hujjat turi.
6. Tarkib.
7. Ijrochi.

Ro'yxatga olish raqami bir nechta raqamlar va harflardan iborat (hujjatning o'zida ko'rsatilgan).

qabul qilish sanasi: hujjatning kirgan yoki ketgan kuni, oyi, yili.

Qabul qiluvchi(adresat) - hujjat mo'ljallangan xodim yoki bo'lim (o'tkazish belgisi bilan).

Hujjat turi uning funksional mansubligini bildiradi.

Ijrochi- hujjatda ko'rsatilgan muammolarni hal qilish uchun topshirilgan xodim.

Qo'shimcha ustunlar bo'lishi mumkin:

• hujjatlar varaqlari soni;
• uni etkazib berish usuli;
• ilovalar;
• eslatmalar;
• ijro belgisi;
• rezolyutsiya.

IN elektron jurnal Hujjatlarning har bir alohida massivi uchun o'z fayli yaratiladi. "Topish" va "Filtr" funksiyalaridan foydalanib, siz qiziqtirgan hujjat haqida ma'lumotni ko'rsatilgan parametrlar (sana, raqam, tarkib va ​​boshqalar) bo'yicha topishingiz mumkin. Qoida tariqasida, elektron jurnal chop etilmaydi, unga ma'lum bir hujjat yuborilganligini isbotlash uchun ijrochining imzosini olish zarurati bundan mustasno.

Har bir kotib kompaniya tomonidan tashqaridan olingan hujjatlar bilan duch keladi. Bugungi kunga qadar yo'q qat'iy qoidalar, hujjatlarni ro'yxatga olish va ular bilan ishlash tartibiga yagona yondashuvni o'rnatish: qat'iy ko'rsatmalar o'tmishda qoldi, ular yumshoq ko'rsatmalar bilan almashtirildi. Ko'rsatmalar haqida noaniq ko'rsatmalarni o'z ichiga oladi umumiy tamoyillar hujjatlar bilan ishlash, spetsifikatsiyasiz va bosqichma-bosqich maslahatlarsiz. Bundan tashqari, tavsiyalar organlarga qaratilgan davlat hokimiyati va munitsipalitetlar, shuning uchun xususiy kompaniyalar o'z xohishiga ko'ra hujjatlar bilan ishlashni tashkil qilish huquqiga ega.

Yo'qlik fonida aniq ko'rsatmalar Kotiblar ko'proq va tez-tez rejissyorlik qilishda yordam so'rashadi kiruvchi hujjat ichkariga kirish to'g'ri yo'nalish va qabul qilingan hujjatlar bilan bog'liq "chalkash" vaziyatlarni hal qilish.

Kiruvchi yozishmalarni o'tkazish jarayoni qog'ozga ham, zamonaviyga ham tegishli bo'lgan o'z qoidalariga ega bo'lishiga qaramay elektron ofis boshqaruvi rioya qilish kotibga kasbiy obro'sini yo'qotmasdan kompaniyadan kompaniyaga o'tishga imkon beradi, shuni esda tutish kerakki, hayot yo'li Qabul qilingan hujjat to'g'ridan-to'g'ri kompaniyaning tuzilishiga, berilgan vazifalarga, yozishmalarning intensivligiga, texnik vositalarning mavjudligiga va hatto menejerning shaxsiyatiga bog'liq. Shu sababli, yirik diversifikatsiyalangan korxonadan kiruvchi yozishmalar bilan ishlashning benuqson soddalashtirilgan shakli kichik kompaniya uchun mutlaqo yaroqsiz bo'lishi mumkin.

Qabul qilingan hujjatni o'tkazish uchun marshrutni ishlab chiqishda uchinchi tomon tashkiloti, rahbarlik qilish kerak ish yuritishning asosiy printsipi - maqsadga muvofiqlik, bular. turli xil variantlardan siz uchun eng mosini tanlashingiz kerak muayyan shartlar ushbu maqsadlarda qo'llaniladigan yozishmalarni hisobga olish usullari texnik vositalar, shuningdek, ma'lum bir kompaniyaning hujjatlariga xos bo'lgan nuanslarni hisobga olish. Natijada hujjatlar bilan ishlashning aniq va batafsil jarayoni bo'lishi kerak.

Tartiblash

Hujjatlar ofisga turli yo'llar bilan etib boradi: ularni pochtachi yoki kurer olib kelishi yoki mijoz tomonidan qoldirishi mumkin. Hujjatlarni uzatishda faks va elektron pochta mashhur emas. Bundan tashqari, ichida Yaqinda paydo bo'ldi yangi yo'l kompaniya rahbariyati va mutaxassislari bilan bog'lanish - shakl orqali fikr-mulohaza rasmiy veb-saytlarda taqdim etiladi.

Hujjatlarni qabul qilish usulidan qat'i nazar, manzilning (etkazib berishning) to'g'riligini, qadoqlashning yaxlitligini (agar mavjud bo'lsa) va qo'shimchalarning to'liqligini tekshirish kerak. Xato topshirilgan hujjatlar pochta bo'limiga qaytariladi yoki hisobot ilova qilingan holda jo'natuvchiga yuboriladi.

“Shaxsan” deb belgilangan konvertlar ochilmagan holda adresatga topshiriladi.

Qaytish manzili faqat konvertda ko'rsatilgan hollarda xatga konvertlar (qadoqlar) ilova qilinadi. Shuningdek, sud hujjatlarini o'z ichiga olgan konvertlarni qoldirish tavsiya etiladi.

Boshqa barcha holatlarda, konvertlar tarkibini olib tashlaganingizdan so'ng, ularni tashlab yuborish mumkin.

Agar manzilda tashkilot nomidan tashqari xodimning familiyasi ham bo'lsa, kiruvchi xat konvertlarini ochish joizmi? Gap shundaki katta qism masalan, shaxsan bosh direktorga yuborilgan xatlar muhim ahamiyatga ega emas va aslida kompaniyaning birinchi shaxsiga emas, balki quyi darajadagi tarkibiy bo'linmalarga o'tkazilishi mumkin va berilishi kerak.

"Shaxsan" deb belgilangan xatlarni ochmasdan, qabul qiluvchiga topshirish odatiy holdir. Ushbu qoida ma'lum bir xodimga yuborilgan xatlarga xavfsiz tarzda kengaytirilishi mumkin. Biroq, korxona rahbari tomonidan olingan xatlar shaxsiy yozishmalar emas. IN Ushbu holatda Hujjatdagi menejerning ismi shunchaki biznes odob-axloqining elementidir. Bunday xatlar nafaqat ochiladi va ro'yxatga olinadi, balki mazmunini baholagandan so'ng ular vakolatli shaxsga ko'rib chiqish uchun taqdim etiladi, uning vakolatiga hujjatda ko'rsatilgan muammolarni hal qilish kiradi.

Chetdan qabul qilingan hujjatlar ro'yxatdan o'tgan va ro'yxatdan o'tmaganlarga bo'linadi.

Muayyan xodim nomiga yozilgan hujjatlarni to'g'ridan-to'g'ri topshirishga ruxsat beriladi. Reklama xarakteridagi taklifnomalar, tabriklar va xatlar ro'yxatdan o'tkazilmaydi. Ular qabul qiluvchilarga yoki ixtisoslashtirilgan bo'limlarga uzatiladi. Ko'pincha, reklama beruvchilar o'zlarining tijorat takliflariga "ahamiyat" berishga har tomonlama harakat qilishadi: ular chiquvchi raqamni, shtamplarni qo'yishadi va ularni yuborishadi. ro'yxatdan o'tgan pochta orqali. Spamni o'z ichiga olgan xatlar bor, lekin konvertlarga "MUHIM!" va "Hukumat".

Tijorat taklifida pochta xabarnomasi, chiquvchi raqam yoki boshqa belgilar mavjudligi kotib nazarida uning ahamiyatiga ta'sir qilmasligi kerak. Bunday xatlar ixtisoslashtirilgan bo'limlarga ro'yxatdan o'tmasdan yuboriladi.

Qabul qilingan hujjatlarning alohida qismini buxgalteriya hisobi, bajarilgan ishlar dalolatnomalari va boshqalar tashkil etadi. Buxgalteriya hujjatlari aylanishi umumiy holatdan farq qiladi va ish yuritish bo'yicha ko'rsatmalar bilan emas, balki tartibga solinadi hisob siyosati kotibning roli haqida biron bir so'z bo'lmagan kompaniya (yoki maktabgacha ta'lim xizmatlari) buxgalteriya hisobida. Boshqa so'z bilan, olingan buxgalteriya hujjatlari ro'yxatdan o'tmasdan buxgalteriya bo'limiga topshirilishi kerak. Bunday hujjatlarning hisobi va saqlanishi bosh buxgalter tomonidan o'z bo'ysunuvchilarining sa'y-harakatlari bilan tashkil etilishi kerak.

Biroq, ko'plab kotiblar bunday hujjatlarning yo'qolishi kiruvchi yozishmalarni qayta ishlash uchun mas'ul bo'lgan xodimga tegishli bo'lgan holatlarga duch kelishadi. Natijada, son-sanoqsiz hisob-kitoblar, schyot-fakturalar va schyot-fakturalarni topshirishga asossiz vaqt sarflaydi, bu esa nafaqat ularning yo‘qolishidan sug‘urta qilmaydi, balki yo‘qotishning o‘rnini ham to‘ldiradi.

Har qanday holatda (ro'yxatga olish bilan yoki ro'yxatdan o'tmasdan) yo'qolgan buxgalteriya akti yoki hisob-fakturani qaytarib olish mumkin: shunchaki kontragent bilan bog'lanib, yo'qolgan hujjatni takrorlashni so'rang, bu aybdorlarni qidirishga vaqt sarflashdan yoki hujjatlarni ro'yxatga olish uchun kotibga asossiz yuk qo'yishdan ko'ra samaraliroqdir.

Faks orqali yuborilgan xatlarni ro'yxatdan o'tkazishim kerakmi?

Qaysi toifaga - ro'yxatdan o'tgan yoki ro'yxatdan o'tmagan - faks yoki elektron pochta orqali olingan hujjatlarni kiritish masalasi ko'plab bahs-munozaralarga sabab bo'ladi. Ish yuritishning ko'plab yoritgichlari bunday hujjatlar yuridik kuchga ega emas, shuning uchun nafaqat ro'yxatga olinishi, balki ko'rib chiqilishi kerak degan fikrda. Ushbu fikr shaxsiy ma'lumotlarni uchinchi shaxslarga taqdim etishda xavfsizlik talablari bilan tasdiqlangan, bank siri va hokazo: bunday ma'lumotni so'ragan shaxs aniqlanmasdan uzatish mumkin emas, buni faks orqali amalga oshirish mumkin emas.

Boshqa tomondan, bunday qarashlar zid keladi zamonaviy texnologiyalar ko'plab muammolarni hal qilishni tezlashtirish uchun mo'ljallangan. Ko'pgina kompaniyalarda faks ma'lumot almashish uchun asosiy kanal hisoblanadi: masalan, in turizm biznesi Rezervasyonlar asosan faks orqali amalga oshiriladi. markaziy bank Rossiya o'z ko'rsatmalari va so'rovlarining elektron nusxalarini qog'oz nusxalarini yubormasdan yuboradi. Hukumat darajasida elektron hujjat aylanishiga keng o'tish bo'yicha kurs o'tkazildi.

Mijozlarning so'rovlariga e'tibor bermaslik va undan ham ko'proq yuqori tashkilot yoki nazorat qiluvchi organ (prokuratura, Ichki ishlar vazirligi, soliq xizmati) faks orqali qabul qilish salbiy oqibatlarga olib kelishi mumkin.

Bundan tashqari, kotiblar o'z tajribasidan bilishadi: har bir yuborilgan faksga "tasdiqlash" qo'ng'irog'i qo'shiladi, so'rov muallifi faksni qabul qilganligini aniqlab, qabul qiluvchining ismini so'raganida. Kelajakda u qayta-qayta qo'ng'iroq qilib, masalani ko'rib chiqishning qaysi bosqichida ekanligini bilib oladi. Barcha kiruvchi fakslarni kuzatishga tayyormisiz?

Xo'sh, nima qilishimiz kerak? Hujjat mazmunini baholang. Agar bu reklama bo'lmasa, xodimlardan biriga va so'rov muallifiga yuborilgan matn o'zi haqida ko'rsatilgan. to'liq ma'lumot, keyin roʻyxatdan oʻting. So'rovga javob berish yoki e'tiborsiz qoldirish to'g'risidagi qaror kotibning vakolatiga kirmaydi.

ESLATMA!"Fuqarolarning murojaatlarini ko'rib chiqish tartibi to'g'risida" 2006 yil 2 maydagi 59-FZ-sonli Federal qonunida. Rossiya Federatsiyasi"(2010 yil 27 iyuldagi tahrirda; bundan keyin 59-FZ-son Federal qonuni deb yuritiladi) elektron hujjat klassik harf bilan bir qatorda turadi: “fuqaroning murojaati - davlat organiga, hokimiyatga yuboriladi mahalliy hukumat yoki rasmiy yozma ravishda yoki elektron hujjat shaklida taklif, ariza yoki shikoyat” (4-moddaning 1-bandi).

Bizning tashkilot maktublar oladi yakka tartibdagi tadbirkorlar yoki chiquvchi hujjat raqami bo'lmagan tashkilotlar. Bu ularning hujjat aylanishining etishmasligi bilan izohlanadi. Men ularni qabul qila olaman va ro'yxatdan o'tkaza olamanmi, agar bo'lmasa, bu qanday tartibga solinadi? Axir men hujjatlarni qabul qilishdan bosh tortolmayman.

Hujjatning ro'yxatga olish raqami yoki sanasining yo'qligi, rekvizitlarning joylashuvidagi nomuvofiqlik, shuningdek, qo'lda yozilgan matn ro'yxatga olishni rad etish uchun asos bo'lmaydi.

Bunday hujjatlar ro'yxatdan o'tgan umumiy tartib. Agar "Kirish hujjati indeksi" ustunida hujjatning ro'yxatga olish raqami bo'lmasa, raqamsiz "b/n" belgisini qo'ying.

Ro'yxatga olinishi kerak bo'lgan hujjatlar turli darajadagi ahamiyatga ega bo'lishi mumkin. Javob berishning qat'iy muddatlari va ushbu muddatlarga rioya qilmaslik uchun jiddiy jazolar Rossiya Federatsiyasining Soliq kodeksida (RF TC) va bir qator idoraviy ko'rsatmalarda mavjud. Shuning uchun davom eting bu bosqichda xavf guruhidagi hujjatlar kiruvchi yozishmalarning umumiy massasidan ajratilishi kerak - ular ustuvor ro'yxatga olinishi kerak. Xat yozish xususiyatiga qarab, hujjatlar turlari bo'yicha ham saralanishi mumkin (masalan, in alohida guruh fuqarolarning murojaatlari keyinga qoldiriladi va alohida ro'yxatga olinadi). Mana bir misol:

Ekstraksiya

Rossiya Federatsiyasi prokuraturasi organlari va muassasalarida ish yuritish bo'yicha yo'riqnomadan

(Rossiya Federatsiyasi Bosh prokuraturasining 2011 yil 29 dekabrdagi 450-son buyrug'i bilan tasdiqlangan)

2.4.1.1. Kiruvchi yozishmalar hujjatning turi va mazmuniga qarab alifbo tartibida yoki idoraviy kartochkada qayd etiladi.

Avvalo, maxsus nazorat hujjatlari, rahbariyatning ko‘rsatmalari va shaxsiy qabullardan tushgan so‘rovlar ro‘yxatga olinadi. “Murojaatlar va arizalar uchun” katagidan olib tashlangan yozishmalar umumiy tartibda ro‘yxatga olinadi.

Ro‘yxatdan o‘tish

Ro'yxatga olinishi kerak bo'lgan hujjatlar kvitansiya bilan belgilanadi. Belgida tashkilot nomi, qabul qilingan sana (zarur bo'lganda soat va daqiqalar) va bo'lishi kerak ro'yxatga olish raqami. Bir qator tashkilotlar hujjatning varaqlari sonini ham ko'rsatadi. Qulaylik uchun shtamplar yoki sanalar qo'llaniladi.

GOST R 6.30-2003 ga A ilovasiga muvofiq “Yagona hujjatlar tizimlari. Birlashtirilgan tizim tashkiliy- ma'muriy hujjatlar. Hujjatlarni tayyorlashga qo'yiladigan talablar" bu belgi pastki o'ng burchakda belgilanadi old tomoni hujjat.

Kiruvchi hujjatlar yalpi raqamlash orqali raqamlangan kalendar yili. Agar kerak bo'lsa, kiruvchi raqam identifikatsiya indeksi bilan to'ldirilishi mumkin. Masalan, fuqarolarning murojaatlarini ro'yxatga olishda kiruvchi indeksni arizachining familiyasining birinchi harfi bilan to'ldirish odatiy holdir.

Ro'yxatga olish raqami, shuningdek, hujjatni olish usuli to'g'risidagi ma'lumotlar bilan to'ldirilishi mumkin. Masalan, F indeksi hujjat faks orqali olinganligini bildiradi va E yoki EP indeksi so'rov elektron pochta orqali olinganligini eslatadi.

Agar tashkilot kiruvchi yozishmalarni ro'yxatga olishning markazlashtirilmagan tizimini qabul qilgan bo'lsa, kiruvchi raqam ro'yxatga olishni amalga oshirgan bo'lim indeksi bilan to'ldirilishi kerak. Ishlar ro'yxatidan birlik indeksini olish maqsadga muvofiqdir. Masalan:

kiritish Yo'q. 123-F– hujjat faks orqali qabul qilingan;

kiritish Yo'q. 124-EP- hujjat elektron pochta orqali olingan;

kiritish Yo'q. A-225– familiyasi A harfi bilan boshlangan fuqaroning murojaati;

kiritish Yo'q. 2-125 – hujjat bo‘limda ishlar nomenklaturasida 2 indeks bilan ro‘yxatga olinadi.

Tashkilotga kelib tushgan hujjatlar kelib tushgan kunida bir marta ro'yxatga olinadi. Fuqarolarning murojaatlari kelib tushgan kundan boshlab 3 kun ichida ro‘yxatga olinishi mumkin bo‘lgan murojaatlar bundan mustasno. Keyinchalik, bo'limdan bo'limga o'tkazilganda, hujjat uning asl kirish raqami bo'yicha qayd etiladi. Unda ichki tarkibiy bo'linmalarning qo'shimcha ro'yxatga olish indekslari joylashtirilmaydi.

Hujjatlar jurnalda, maxsus ro'yxatga olish kartalarida yoki ro'yxatga olish kitobida qayd etilishi mumkin elektron formatda(Excel yoki EDMS yordamida).

Qabul qilingan hujjat haqidagi asosiy ma'lumotlar ro'yxatga olish shakliga kiritilgan:

hujjat qabul qilingan sana;

jo'natuvchi tomonidan hujjatda ko'rsatilgan indeks va sana;

muxbirning ismi;

hujjat turi (buyruq, ko'rsatma, talab, so'rov va boshqalar);

Kompaniyaning o'ziga xos xususiyatlariga qarab, buxgalteriya hisobi shakliga boshqa ma'lumotlar kiritilishi mumkin. Masalan, kredit tashkilotlari soliq xizmatining so'rovlarini ro'yxatdan o'tkazishda so'rov yuborilgan kompaniya nomini ko'rsating.

"Jo'natuvchi tomonidan hujjatda ko'rsatilgan indeks va sana" maydonini to'ldirish orqali elektron format, bir xillik tamoyiliga rioya qiling. Indeksni "Yo'q" belgisisiz, shuningdek bo'sh joysiz ko'rsatish tavsiya etiladi. Qabul qilingan taqdirda takroriy hujjat ma'lumotlar bazasida mavjud bo'lgan indeks bilan dastur bu haqda hisobot beradi va bajarilgan ishlarni takrorlash uchun vaqtni tejaydi. Bu, ayniqsa, agar hujjat ilgari faks orqali olingan bo'lsa, to'g'ri keladi.

Chiqish raqami ostida raqam va sanaga to'ldirilgan ma'lumotnomaning mavjudligi bu tashkilot tomonidan yuborilgan so'rovga javob ekanligini ko'rsatadi. Bunday holda, ro'yxatga oluvchi qabul qilingan javob to'g'risidagi ma'lumotlarni chiquvchi hujjatlarni hisobga olish jurnaliga (ma'lumotlar bazasi) kiritishi kerak (1-misol).

MISOL 1

Qabul qilingan javob to'g'risidagi ma'lumotlarni chiqish hujjatlari jurnaliga kiritish

Qaytarilgan xatlarni kiruvchi yozishmalar jurnalida ro'yxatdan o'tkazish kerakmi, ya'ni. kompaniyamiz tomonidan yozilgan va jismoniy shaxslarga chiquvchi sifatida ro'yxatdan o'tgan, ammo etkazib berilmaganligi sababli (pochta bo'limida saqlash muddati tugashi) olinmagan xatlar? Ha bo'lsa, buni qaysi hujjat tartibga soladi?

Etkazib berilmagan xatni qaytarish to'g'risidagi ma'lumotni jo'natuvchi yozishmalar jurnalida ko'rsatish maqsadga muvofiqdir (2-misol). Ammo ularni qabul qilingan yozishmalar jurnalida ro'yxatdan o'tkazishning hojati yo'q.

2-MISA

Yuborilgan hujjatning qaytarilishi haqidagi ma'lumotlarni chiqish hujjatlari jurnaliga kiritish

Ko'rib chiqish uchun taqdim etish

Ro'yxatdan o'tgan hujjatlar yana saralanadi - bu safar mavzu bo'yicha. Qabul qilingan hujjatlar, ularda qo'yilgan masalalarga va tashkilotda qabul qilingan hujjatlarni ko'rib chiqish tizimiga qarab, papkalarga joylashtiriladi va ular ko'rib chiqish uchun kompaniyaning birinchi shaxsiga, uning o'rinbosarlariga yoki bosh buxgalterga topshiriladi. Agar korxona EDMSni joriy qilgan bo'lsa, hujjat skanerdan o'tkaziladi va unga ilova qilinadi hisob kartasi va ushbu shaklda ko'rib chiqish uchun vakolatli shaxslarga yuboriladi.

Qabul qilingan yozishmalarni hisobga olish uchun mas'ul bo'lgan xodim korxona rahbarlari o'rtasidagi vakolatlar taqsimotidan xabardor bo'lishi kerak.

Ko'rib chiqish natijasi boshqaruvchi (yoki vakolatli shaxs) hujjatga qo'yadigan qarordir. Hujjatda ko'rsatilgan masalalar bo'yicha menejer nima, kimga va qaysi muddatda buni amalga oshirishni ko'rsatib beradi.

Rahbar (vakolatli shaxs) buyurtmani hujjatda (yoki hujjatda) bayon qilishi mumkin elektron karta, agar korxona elektron hujjat aylanishini qabul qilgan bo'lsa). Qaror tegishli bo'lgan hujjatning ro'yxatga olish raqami va sanasini ko'rsatgan holda alohida varaqda (odatda A5 formatida) qarorni rasmiylashtirish mumkin (3-misol). Qaror hujjatga ilova qilinadi va u bilan birga faylga kiritiladi. Bir xil ijro tartiblarini talab qiladigan standart hujjatlar uchun rezolyutsiya shablonlarini tayyorlash tavsiya etiladi.

MISOL 3

Rezolyutsiyani alohida varaqda tuzish

"ROMASHKA" OAJ

DIREKTOR O'RINBOSARI

IQTISODIY XAVFSIZLIK HAQIDA

Kimga:A.A. Ivanov, P.P. Petrov

Buyurtma: Ko'rsatilgan faktlarni tekshirib, javob tayyorlashingizni so'rayman.

Semenov U. Semenov

Kirish uchun. 30.03.2012 yildagi 159-son

Bajarish uchun o'tkazish

Nazoratchi tomonidan ko'rib chiqilgandan so'ng (yoki vakolatli shaxs) hujjat yana hujjatlarni qayd etish uchun mas'ul xizmatga qaytariladi. Qarorning mazmuni buxgalteriya hisobi shakliga kiritiladi (agar bu EDMSda avtomatik ravishda amalga oshirilmagan bo'lsa). Qog'oz hujjat aylanishida hujjat ijrochilar soni bo'yicha takrorlanadi va darhol bo'limlarga o'tkaziladi va o'tkazish fakti buxgalteriya jurnalida yoki qarorda (tegishli familiya qarshisida) ijrochining shaxsiy imzosi bilan tasdiqlanadi. .

Elektron shaklda olingan hujjatlar organda ko'rsatilgan holda ijrochilarga elektron pochta orqali yuboriladi elektron pochta, hujjatni ushbu xodimga va nima maqsadda yuborishni buyurgan. Qaror (ko'rsatma) mazmuni so'zma-so'z, buzilmagan holda bayon etilgan. Masalan: 2012 yil byudjetiga kiritish uchun bosh buxgalter nomidan yuborilgan.

Hujjatni pochta orqali ro'yxatdan o'tish raqami ko'rsatilgan shaklga yubordik yuridik xizmat, lekin bizda yuridik xizmat yo'q - bizda faqat advokat bor. Hujjat savollarni o'z ichiga oladi va etakchi iqtisodchi va kadrlar bo'limi boshlig'i tomonidan imzolanadi. Advokat javob berish va tashkilotimiz blankasiga imzo qo'yish huquqiga egami?

Tashqaridan kelib tushgan so'rovlarni ko'rib chiqish va javoblar tayyorlash tartibi tashkilotda qabul qilingan ichki ko'rsatmalar bilan belgilanadi. Uchinchi shaxslar (bu holda so'rov yuborganlar) tashkilotning qaysi xodimi o'z xatini ko'rib chiqishi kerakligini ko'rsatishga haqli emas. Bu huquq faqat kompaniyangiz rahbariga tegishli. Agar u advokatga tashkilot nomidan yozishmalarni amalga oshirish huquqini bergan bo'lsa, advokat javobni imzolashi mumkin. Bunday holda, javob formatlanadi odatiy tarzda tashkilot blankida.

Hujjatning bajarilishi

Bajarish deganda hujjatda qo‘yilgan masalalarni hal etish tushuniladi. Shunday qilib, yuqori tashkilotning buyrug'ini bajarish muayyan faoliyatni amalga oshirish yoki muayyan jarayonlarni o'tkazish tartibini qayta ko'rib chiqishni o'z ichiga olishi mumkin. Fuqaroning shikoyatini bajarish ko'rsatilgan faktlarni tekshirishni o'z ichiga oladi. Qoida tariqasida, hujjatning bajarilishi natijasi javobdir. Biroq, tashkilot tomonidan olingan barcha hujjatlar ijro va javobni talab qilmaydi. Ulardan ba'zilari ma'lumot sifatida yuboriladi.

Agar rahbar qarorda ijro muddatini ko'rsatmagan bo'lsa, kiruvchi xatni bajarish muddati qanday bo'lishi kerak?

Bugungi kunda so'rovga javob berishning yagona muddati yo'q. Tijorat tashkilotlari Ularning o'zlari so'rov xatlari bo'yicha ularni o'rnatish huquqiga ega. Ushbu muddatlar ichki me'yoriy hujjatlarda belgilanadi. Agar hujjat matnida ham, menejerning qarorida ham muddatlar ko'rsatilmagan bo'lsa, zamonaviy Biznes etiketi 10-14 kun ichida javob berishni talab qiladi. Bu vaqt odatda vaziyatni tushunish uchun etarli.

ESLATMA! Davlat byudjeti ta’lim muassasasining “Hujjatlarni ijro etishning namunaviy muddatlari ro‘yxati” 10-ilovada quyidagi muddatlar belgilangan:

● yuqori muassasa va tashkilotlardan ko‘rsatma va so‘rov xatlari uchun - ularda ko‘rsatilgan muddatda yoki 10 kun ichida;

● korxonalar (birlashmalar), muassasalar, tashkilotlarning xatlari uchun – 10 kun.

Biroq, hozirgi vaqtda Davlat byudjeti ta'lim muassasasi normativ hujjat emas va uning qoidalarini tavsiyalardan boshqa narsa deb hisoblash mumkin emas.

Javob berish muddatlarini belgilashda diqqat bilan ko'rib chiqish kerak qoidalar muayyan tashkilotning faoliyat yo'nalishini tartibga solish.

Ekstraksiya

dan Federal qonun№ 59-FZ

12-modda. Yozma murojaatni ko'rib chiqish muddatlari

1. Davlat organi, mahalliy davlat hokimiyati organi yoki mansabdor shaxsga o‘z vakolatlariga muvofiq kelib tushgan yozma murojaat; yozma so'rov ro'yxatga olingan kundan boshlab 30 kun ichida ko'rib chiqiladi.

Ekstraksiya

Banklarning soliq to'lovchini hisobga qo'yish bilan bog'liq majburiyatlari 86-modda

[…] 2. Banklar soliq organlariga bank hisobvaraqlari va (yoki) qoldiqlari mavjudligi toʻgʻrisida maʼlumotnomalar berishi shart. Pul hisobvaraqlar bo'yicha, tashkilotlarning (yakka tartibdagi tadbirkorlarning) hisobvaraqlari bo'yicha operatsiyalar to'g'risidagi hisobotlar, shuningdek Rossiya Federatsiyasi qonunchiligiga muvofiq elektron pul qoldiqlari va elektron pul o'tkazmalari sertifikatlari. soliq organining asoslantirilgan so‘rovi olingan kundan e’tiboran uch kun ichida.

93-modda. Soliq tekshiruvi paytida hujjatlarni talab qilish

[…] 3. Soliq tekshiruvi paytida so'ralgan hujjatlar taqdim etiladi 10 kun ichida(20 kun - bilan soliq tekshiruvi soliq to'lovchilarning konsolidatsiyalangan guruhi) tegishli so'rov olingan kundan boshlab.

93.1-modda. Soliq to'lovchi, yig'im to'lovchi va soliq agenti to'g'risidagi hujjatlarni (ma'lumotlarni) yoki muayyan operatsiyalar to'g'risidagi ma'lumotlarni so'rash

[…] 5. Hujjatlarni (maʼlumotlarni) taqdim etish soʻrovini olgan shaxs, olingan kundan boshlab besh kun ichida uni amalga oshiradi yoki bir vaqtning o'zida yo'qligi haqida xabar beradi so'ralgan hujjatlar(ma `lumot).

Shuni unutmangki, ba'zida javob berish uchun belgilangan muddatlarga rioya qilmaslik og'ir oqibatlarga olib keladi.

Ekstraksiya

Rossiya Federatsiyasining Soliq kodeksidan

Soliq nazoratini amalga oshirish uchun zarur bo'lgan ma'lumotlarni soliq organiga taqdim etmaslik 126-modda

1. Taqdim etmaslik belgilangan vaqt soliq to'lovchi (boj to'lovchi, soliq agenti). soliq organlari hujjatlar va (yoki) ushbu Kodeksda va soliqlar va yig'imlar to'g'risidagi boshqa qonun hujjatlarida nazarda tutilgan boshqa ma'lumotlar, agar bunday hujjatda belgilar bo'lmasa. soliqqa oid huquqbuzarliklar, San'atda nazarda tutilgan. Ushbu Kodeksning 119 va 129.4-moddalari, ... taqdim etilmagan har bir hujjat uchun 200 rubl miqdorida jarimaga olib keladi.

135.1-modda. Bankning soliq organiga operatsiyalar va hisobvaraqlar bo'yicha ma'lumotnomalar (ko'chirmalar) taqdim etmasligi

Bank tomonidan ushbu moddaning 2-bandiga muvofiq soliq organiga bank hisobvaraqlari va (yoki) hisobvaraqlardagi naqd pul qoldig'i to'g'risida ma'lumotnomalar, hisobvaraqlar bo'yicha operatsiyalar to'g'risidagi ko'chirmalar taqdim etilmaganligi. Ushbu Kodeksning 86-moddasi va (yoki) 5-bandiga muvofiq operatsiyalar to'xtatilgan hisobvaraqlar bo'yicha naqd pul qoldiqlari to'g'risida hisobot bermaslik. ushbu Kodeksning 76-moddasi, shuningdek belgilangan muddatni buzgan holda sertifikatlar (ko‘chirma) taqdim etish yoki noto'g'ri ma'lumotlarni o'z ichiga olgan sertifikatlar (ko'chirmalar), 20 ming rubl miqdorida jarima solishga sabab bo'ladi.

Hujjatning bajarilishini belgilang

Bajarilish to'g'risidagi ma'lumotlar kiruvchi hujjatlarni qayd etish uchun jurnalga (ma'lumotlar bazasiga) kiritiladi (4-misol). Javobning raqami va sanasidan tashqari siz javobni yuborish usulini (pochta orqali, shaxsan va hokazo) belgilashingiz mumkin. Xotirangizga ishonmang: agar hujjatni topshirish jarayonida asoratlar paydo bo'lsa (noto'g'ri taqdim etish, javob berish muddatini buzish va boshqalar), bu faktlarni buxgalteriya jurnaliga (ma'lumotlar bazasi) yozib qo'ying. Siz ham qaytishingiz kerak hisob yozishmalar davom etgan taqdirda.

Quyida kiruvchi hujjatlar uchun odatiy oqim sxemasi keltirilgan.

4-MISA

Kiruvchi hujjatlar jurnaliga qo'shimcha ma'lumotlarni kiritish

Kiruvchi hujjatlarni ro'yxatdan o'tkazish - majburiy tartib, qiyin emas, lekin juda mas'uliyatli. Qabul qilishning sifati va tezligi hujjat qanchalik o'z vaqtida va to'g'ri ro'yxatga olinganiga bog'liq. boshqaruv qarorlari. Shuning uchun, kotib o'z vaqtida bajarilishi uchun ish yuritishda kiruvchi hujjatlarni ro'yxatdan o'tkazishning barcha nuanslarini bilishi kerak. Maqolada kiruvchi hujjatlarni qanday qilib to'g'ri ro'yxatdan o'tkazish kerakligi tasvirlangan.

Maqolada siz quyidagilarni bilib olasiz:

Kiruvchi hujjatlarning turlari

Har qanday tashkilotning ishlab chiqarish va xo'jalik faoliyati ular bilan doimiy aloqada amalga oshiriladi tashqi manbalar ma `lumot. Bunday o'zaro aloqaning asosiy turi hujjatlar almashinuvidir - chiquvchi hujjatlar korxonaning o'zi tomonidan yuboriladi, kiruvchi hujjatlar uning kontragentlari va biznes sheriklari, boshliqlari va davlat organlari, boshqa qonuniy va shaxslar. Kompaniya kiruvchi hujjatlarni pochta orqali, shu jumladan elektron pochta orqali oladi, faks orqali, kurer orqali yoki ular yetkazib berilishi mumkin shaxsiy asosda. ularni qayd etish va bajarilishini nazorat qilish maqsadida amalga oshiriladi. Shu sababli, ma'lumotnoma yoki axborot xarakteriga ega bo'lgan va bajarilishini talab qilmaydigan barcha kiruvchi yozishmalarni ro'yxatdan o'tkazish maqsadga muvofiq emas.

Tashkilot tomonidan qabul qilingan kiruvchi hujjatlarning asosiy turlari:

• xatlar, shu jumladan ro'yxatdan o'tganlar;
• posilkalar;
• paketlar;
• gazeta va jurnallar;
• reklama nashrlari.

Ammo arxivni to'sib qo'ymaslik va keraksiz chiqindi qog'ozlarni saqlamaslik uchun barcha turdagi kiruvchi hujjatlarni ro'yxatdan o'tkazish shart emas. Korxonada ishlab chiqilgan ofis boshqaruvi yo'riqnomalarida ro'yxatdan o'tish zarur bo'lmagan hujjatlar ro'yxati bo'lishi kerak. Odatda, bu toifaga quyidagilar kiradi:

• tabrik xatlari va telegrammalar;
• taklifnomalar va taklifnomalar;
• reklama va obuna nashrlari, kataloglari;
• nusxalar ko'rinishida ko'rib chiqish uchun yuborilgan materiallar;
• asosiy hujjatlar buxgalteriya hisobi: aktlar, schyot-fakturalar, schyot-fakturalar;
• holda korxonaga yuborilgan smeta, loyiha hujjatlari, shartnomalar biriktirilgan xat, bu holda ular bevosita pudratchiga o'tkazilishi kerak.

Qanday turdagi kiruvchi hujjatlar tashkilot tomonidan qabul qilinmaydi va jo'natuvchiga qaytariladi?

Shuni hisobga olish kerakki, barcha turdagi kiruvchi hujjatlarni qayta ishlash va keyinchalik ro'yxatdan o'tkazish uchun qabul qilish shart emas. Xat kelganda, ayniqsa uning manzili bo'lsa yuridik shaxs, noto'g'ri formatlangan, ya'ni kerakli tafsilotlarga ega emas, uni qonuniy deb hisoblash mumkin emas. muhim hujjat. Misol uchun, agar u daftar varag'ida yoki standart varaqda qo'lda yozilgan bo'lsa, lekin kompaniyaning kelib chiqish raqami va muhrini ko'rsatmasdan. Bu holda kotib bor har bir huquq bunday hujjatni qabul qilish va ro'yxatdan o'tkazishni rad etish.

Eslatma: Har bir narsaga ega bo'lgan biznes blankalarida yozilgan xatlar zarur tafsilotlar, muhr bilan tasdiqlanmasligi mumkin.

Kiruvchi hujjatlarni ro'yxatdan o'tkazish xat aslida ilova xat bo'lsa ham, unda ko'rsatilgan hujjatlarning o'zi unga ilova qilinmagan yoki to'liq ilova qilinmagan hollarda ham amalga oshirilmaydi. Ish qog'ozlari to'plami o'tkazilganda ham xuddi shunday bo'lishi mumkin shikastlangan qadoqlash. Bunday holatda, ilova sifatida ko'rsatilgan hujjatlar yo'qligini tasdiqlovchi dalolatnoma tuzib, uni xatning asl nusxasi bilan birga jo'natuvchiga yuborish kerak.

Eslatma: Agar korxonaga yuborilgan xatda "Shaxsan shaxsan" degan belgi bo'lsa, uni ochmasdan yoki ro'yxatdan o'tkazmasdan adresatga topshirish kerak.

Kiruvchi hujjatlarni ro'yxatdan o'tkazish: bu kimning javobgarligi?

Bu savolga javob ma'lum bir kompaniyada hujjatlarni qabul qilishning qaysi shakli tashkil etilganiga bog'liq. Bu ikkita shakldan biri bo'lishi mumkin:

markazlashtirilgan;

markazlashmagan.

Hujjatlarni qabul qilishning markazlashtirilgan shakli bilan barcha pochta jo'natmalari kiruvchi hujjatlarni ro'yxatga olish uchun mas'ul shaxsning qo'liga o'tkaziladi. Bu, ko'pincha, kotib yoki ofis ishchilaridan birining vazifalaridan biridir. Qoida tariqasida, bu shakl hujjat aylanishi nisbatan kichik bo'lgan kichik korxonalar uchun xosdir.

Kiruvchi yozishmalarni qabul qilishning markazlashtirilmagan shakli hujjatlarni dastlabki saralash va qayta ishlashdan so'ng, ularning tegishliligiga ko'ra turli tarkibiy bo'linmalarga yuborilishini anglatadi. Bunday holda, kiruvchi hujjatlarni ro'yxatga olish ushbu bo'limlarning xodimlari tomonidan amalga oshiriladi; tegishli buyruq bilan. Markazlashtirilmagan shakl yirik tashkilotlar va katta hajmdagi hujjat aylanishiga ega korxonalar uchun qulayroqdir.

Shuningdek o'qing:

Kiruvchi xatlar: davlat standartlariga muvofiq ro'yxatga olish

Ofis ishi paytida beriladigan noyob raqam ulardan biridir majburiy tafsilotlar, tasdiqlaydi yuridik kuch harflar. Uning mavjudligi va mazmuni davlat standarti GOST R 6.30-2003 “Yagona hujjat tizimlari. Tashkiliy va ma'muriy hujjatlarning yagona tizimi. Hujjatlarga qo'yiladigan talablar." Bu yil ushbu reglament 1 iyuldan kuchga kiradigan GOST R 7.0.97-2016 bilan almashtiriladi.

Ro'yxatga olish raqami

Bularga muvofiq hukumat qoidalari, ro'yxatga olish raqami hujjatning seriya raqami va harf belgisining birikmasidir. Harf belgisi odatda kiruvchi hujjatning turini yoki tasnifini ko'rsatish, uni guruhga tayinlash uchun tayinlanadi. Masalan, seriya raqamidan keyin "k" harf indeksi shuni anglatishi mumkin ushbu hujjat xodimlarga, "l/s" indeksi esa xodimlar uchun ma'muriy hujjatlarga ishora qiladi.

Kiruvchi hujjatlarni ish yuritishda ro'yxatdan o'tkazishda foydali bo'lishi mumkin bo'lgan yana bir nizom bu "Ish yuritish bo'yicha ko'rsatmalarni ishlab chiqish bo'yicha ko'rsatmalar" federal organlar ijro etuvchi hokimiyat", Federal arxivning 2009 yil 23 dekabrdagi 76-son buyrug'i bilan tasdiqlangan. Ushbu tavsiyalar kiruvchi hujjatlarni ro'yxatga olish tartibini belgilaydi. Unga ko'ra, barcha xatlar kelib tushgan kuni ro'yxatdan o'tkazilishi kerak. Ertasi kuni faqat kechqurun, soatdan keyin olinganlar ro'yxatga olinadi.

Eslatma: Ish vaqtidan tashqari kelgan, ammo “Shoshilinch” deb belgilangan xatlar olingandan so‘ng darhol ro‘yxatga olinadi. Bu tartib mahalliy ko'rsatilishi kerak normativ akt ofis ishini tartibga soluvchi korxona.

Bu qoidalarga kiruvchi hujjatlarni ro'yxatdan o'tkazish, yuqoridagi qoidalarda belgilangan, faqat ikkita asosiy qo'shilishi mumkin:

1. Har bir kiruvchi xat, necha marta va qanday yo'llar bilan yuborilganidan qat'i nazar, faqat bitta ro'yxatga olish raqami ostida ro'yxatdan o'tkazilishi mumkin. Ya'ni, masalan, hujjat oddiy pochta, faks va elektron pochta orqali yuborilgan bo'lsa, har bir olingan nusxada bir xil kiruvchi ro'yxatga olish raqami bo'lishi kerak. Buni boshqarish juda oson - ularning har biri bir vaqtning o'zida bir xil chiquvchi raqamga ega.
2. Har bir kiruvchi ro'yxatga olish raqami noyob bo'lishi kerak, ya'ni ikkitasi mumkin emas turli hujjatlar bir xil ro'yxatga olish raqamiga ega.

Tashkilotga kiruvchi hujjatlarni ro'yxatdan o'tkazish uchun mas'ul shaxs ularni oldindan qayta ishlaganda, ro'yxatdan o'tish kerak bo'lmaganlarni ajratib oling va boshqa barcha xatlar va biznes hujjatlari talablarga javob bersa, protsedura boshlanishi mumkin. GOST standartlariga muvofiq, har bir tafsilot qat'iydir aniq joy ustiga joylashtirish standart varaq. Hujjatning birinchi varag'ining old tomonining pastki o'ng burchagi kiruvchi ro'yxatga olish raqami uchun ajratilgan. Agar hujjat ko'p sahifali bo'lsa, ro'yxatga olish raqami ostida joylashtiriladi matn qismi birinchi varaqda. Agar xat bitta varaqdan iborat bo'lsa, raqam o'ng burchakda, imzo va agar mavjud bo'lsa, qo'shimchalar ro'yxati ostida joylashtiriladi. Hujjatdagi tafsilotlarning tartibi quyida keltirilgan. Ro'yxatga olish raqami "Tashkilot tomonidan hujjat qabul qilinganligi to'g'risidagi muhr" maydoniga kiritiladi.

Qabul qilish belgisining matni quyidagilardan iborat qisqa ism qabul qiluvchi korxona, ro'yxatga olish raqamining o'zi va ro'yxatdan o'tgan sana. Tafsilotlar uchun ajratilgan maydon unchalik katta bo'lmaganligi sababli, belgining matni odatda bir nechta satrlarga joylashtiriladi, masalan:

Alpha MChJ

kiritish № ____________

2017 yil "___" _______ dan

Agar korxona kichik bo'lsa, ro'yxatga olish raqamlari oddiygina seriya raqami bo'lishi mumkin, ular o'sish tartibida, joriy yilning 1 yanvaridan 31 dekabrigacha doimiy raqamlashda beriladi; Shundan so'ng, hujjatlar to'planadi va arxivga saqlash uchun topshiriladi.

O'rta uchun va yirik korxonalar uchun xosdir kiruvchi hujjatlarni ro'yxatdan o'tkazish qo'shimcha indekslardan foydalanish va harf belgilari. Indeks raqamlarini shakllantirishda foydalaniladigan indeks raqamlari tizimi ham ish yuritish yo'riqnomasida ishlab chiqilishi va tasdiqlanishi kerak.

Ro'yxatga olish vaqtini qisqartirish uchun kiruvchi hujjatlarni chop etish juda tez-tez ishlatiladi - maxsus shtamp. Unda kompaniya nomi va to'ldirilishi kerak bo'lgan maydonlar haqidagi ma'lumotlar mavjud. Bunday shtampning namunasi quyida keltirilgan.

Hujjat o'zining noyob ro'yxatga olish raqamini olgandan so'ng, u haqidagi ma'lumotlar kiruvchi hujjatlarni ro'yxatdan o'tkazish uchun maxsus jurnalga kiritiladi. Qoida tariqasida, ushbu jurnalda siz quyidagi maydonlarni to'ldirishingiz kerak bo'ladi:

• yozuvning seriya raqami;
• tayinlangan ro'yxatga olish kiruvchi hujjat raqami;
• Ro'yxatga olingan sana;
• jo'natuvchi tomonidan tayinlangan chiquvchi hujjat raqami;
• jo'natuvchi;
• blankalar va xulosa hujjat;
• ilovalar mavjudligini belgilash;
• qabul qiluvchi ( Bosh direktor, uning o'rinbosarlari va boshqalar);
• ijrochi - hujjat ijro uchun topshirilgan xodim;
• ga havola elektron nusxasi harflar;
• Eslatma.

Jurnalga yozuv kiritilgandan so'ng, hujjat ro'yxatdan o'tgan hisoblanadi va qabul qiluvchiga - rahbarga yoki uning o'rinbosarlariga ko'rib chiqish uchun yuboriladi.

Har qanday korxonaning kiruvchi yozishmalari o'z vaqtida ko'rib chiqilishi kerak. Tashkilotlar kiruvchi xatlarning hisobini yuritishi kerak, ular maxsus jurnalda qayd etiladi. Kiruvchi hujjatlar kotib yoki kotib tomonidan qabul qilinishi kerak. Keyin ular saralanadi va ro'yxatga olish raqami berilgandan so'ng oluvchilarga o'tkaziladi.

Ko'pchilik yirik tashkilotlar Biz elektron hujjat aylanishi tizimiga ancha oldin o‘tgan edik. Ammo bunday dasturlar barcha muassasalarda amalga oshirilmaydi, shuning uchun yozishmalarni qabul qilish fakti maxsus jurnalda qayd etiladi. Bu zarur element har bir tashkilotni boshqarish.

Kiruvchi hujjatlarni ro'yxatga olish jurnali: tushunchasi, foydalanish maqsadlari

Kiruvchi yozishmalar reestri - bu kiruvchi yozishmalar va uni keyingi taqsimlash to'g'risidagi ma'lumotlarni aks ettiruvchi maxsus daftar.

Qog'ozda yoki saqlanishi mumkin elektron shakl. Odatda, boshqaruv shakli tashkilot rahbariyati tomonidan tanlanadi. So'nggi paytlarda elektron jurnallar juda keng tarqalgan bo'lib, ular sizga katta hajmdagi kiruvchi ma'lumotlarni tizimlashtirish va saqlash imkonini beradi.

Odatda, xatlar kotibiyat yoki idora tomonidan qabul qilingan kuni ro'yxatga olinadi. Ularni to'liq hisobga olish uchun kiruvchi yozishmalar jurnali talab qilinadi. Bu erda uning asosiy qo'llanilishi:

• Kiruvchi yozishmalarni hisobga olish, tizimlashtirish va keyinchalik qayta ishlash;
• Boshqaruv qarorlarini o'z vaqtida va tezkor bajarish;
• Xodimlarning tashqi va ichki masalalar bo'yicha faoliyatini nazorat qilish;
• Samarali o'tkazish ma'lumotnoma ishi kiruvchi hujjatlar bilan.

To'ldirish korxonaning o'ziga va uning faoliyatini tashkil etishga bog'liq bo'lgan kotib yoki ofis xodimi tomonidan amalga oshiriladi. Agar yuqoridagi xodimlarning hech biri tashkilotda bo'lmasa, rahbariyat jurnalni yuritish uchun mas'ul bo'lgan mas'ul shaxsni tayinlaydi.

Ba'zi odamlar qandaydir borligiga ishonishadi o'ziga xos naqsh bir xil bo'lishi kerak bo'lgan kiruvchi yozishmalar jurnali turli korxonalar. Ammo bu unday emas - yo'q yagona shakl mavjud emas. O'rnatilgan shablonning yo'qligi biznes menejerlari ko'pincha mustaqil ravishda jurnalga asosiylardan tashqari ba'zi qo'shimcha ustunlarni kiritishiga olib keladi.

Qog'oz jurnal shakli

Oddiy qog'oz ko'rinishidagi kiruvchi hujjatlar jurnali bosmaxonada tayyorlangan A4 formatidagi kitobga o'xshaydi. Barcha sahifalar yaratilgan jadval shakli. Bunday buxgalteriya jurnalining asosiy qulayligi rahbariyatning ma'lum bir korxona ehtiyojlariga muvofiq qo'shimcha ustunlarni kiritish qobiliyatidadir.

Kiruvchi hujjat haqidagi ma'lumotlarga kelsak, u sahifaning chap va o'ng tomonida yozilishi mumkin. Eslatmalar uchun zangori, binafsha, ko'k yoki qora siyohli qalamdan foydalanishga ruxsat beriladi. Muhim ma'lumotlarni yaxshiroq saqlash uchun jel qalamlardan ko'ra sharli qalamlardan foydalanish tavsiya etiladi.

Qog'oz jurnali eng yaxshi variant bilan kiruvchi yozishmalarni ro'yxatdan o'tkazish uzoq muddatlar saqlash Lekin uning kamchiliklari ham bor. Ba'zan haqida ma'lumot qidirish uchun to'g'ri harf Men deyarli butun kitobni varaqlashim kerak.

Elektron jurnal shakli

Ko'pchilikda yirik kompaniyalar kurs uzoq vaqtdan beri elektron shaklda kiruvchi hujjatlar jurnalini yuritish uchun qabul qilingan. Shu maqsadda kompyuter fayllari yaratiladi maxsus dasturlar xls, doc, docx kengaytmalari bilan. Bundan tashqari, tayyor yuklab olishingiz mumkin elektron namuna jurnal va undan foydalangan holda harflarni kuzatib boring.

Kerakli ma'lumotlarni qidirish, ma'lumotlarni saralash, filtrlashni o'rnatish - bularning barchasi, agar korxona kiruvchi yozishmalarning elektron jurnalini yuritsa, mumkin. IN jadvalli versiya Skanerlangan hujjatning nusxasiga giperhavolani osongina joylashtirishingiz mumkin.

Agar jurnal tashkilotning intranet serverida saqlangan bo'lsa, yozishmalarni almashish uchun mas'ul bo'lgan bir nechta xodimlar unga kirish huquqiga ega.

Elektron jurnal qog'ozda takrorlanmaydi. Sizni qiziqtirgan hujjatni topish umuman qiyin bo'lmaydi. Ammo jurnalning ushbu shaklidan foydalanganda har doim ijrochi, xatni qabul qilish sanasi yoki rezolyutsiya haqidagi muhim ma'lumotlarni buzish ehtimoli mavjud.

Ko'pgina tashkilotlar yozishmalar ma'lumotlarini qog'oz jurnaliga ishonib topshirishni afzal ko'radi.

Elektron hujjat aylanish tizimi haqida

Bunday tizim kiruvchi yozishmalarni ro'yxatga olishning zamonaviy usuli hisoblanadi. Har bir hujjatda alohida karta bo'lishi kerak

Elektron hujjat aylanishi tizimida har doim muhim ma'lumotlarga ruxsatsiz kirish imkoniyati mavjud. Korxonaning har bir xodimi ma'lum ma'lumotlarga ega o'z sahifasiga ega bo'lishi kerak. Unga parolni kiritish orqali kirish mumkin. Ammo tajovuzkorlar istalgan vaqtda maxfiy kodlarni buzishi va juda muhim ma'lumotlarga kirishi mumkin.

Bunday holatdan chiqishning yagona yo'li xavfli vaziyatlar Jurnal qog'oz shaklida saqlanadi. Elektron hujjat aylanishi faqat ma'muriy hujjatlar uchun qo'llaniladi:

• Boshqaruv buyruqlari.
• Yozma shaklda chiqarilgan turli xil buyruqlar.

Jurnalda majburiy to'ldirishni talab qiladigan ma'lum ustunlar bo'lishi kerak.

Asosiy grafiklar

Bularga quyidagilar kiradi:

• Muxbir.
• Ijrochi.
• Tarkib.
• Hujjat turi va uning sanasi.
• Ro'yxatga olish raqami.

Raqamga kelsak, u tayinlanishi kerak bo'lgan bir nechta raqamlar va harflardan iborat maxsus hujjat. Bu uning kod belgisi.

Aksariyat tashkilotlar uchta asosiy raqamga ega bo'lgan uch tomonlama tuzilmadan foydalanadilar. Birinchisi kodni bildiradi strukturaviy birlik, ikkinchisi - muassasa yoki tarkibiy bo'linmaning fayllar nomenklaturasi bo'yicha jurnalning o'zi kodi, uchinchisi - qabul qilingan hujjatning tartib raqami.

Ro'yxatga olish raqamida raqamlar defis yoki chiziq bilan ajratilishi mumkin. Hujjatning sanasi ma'lum bir tashkilotning idorasiga kelib tushgan kun, oy va yilni anglatadi. Birinchidan, barcha kerakli hujjatlar jurnalga kiritiladi, so'ngra pastki o'ng burchakda sana va ro'yxatga olish raqami kiritiladi. Bu juda muhim ma'lumotlar, bu hujjatning o'zida aks ettirilishi kerak.

Kiruvchi yozishmalar ichki va tashqi bo'linadi. U quyidagi hujjatlar shaklida bo'lishi mumkin:

• Tushuntirish va xizmat ko'rsatish eslatmalari.
• Buyurtmalar.
• Bayonotlar.
• Xatlar.
• Telegrammalar.
• Har xil havolalar.

Ijrochi - bu hujjatlarda ko'rsatilgan muammolarni hal qilish uchun rahbariyat tomonidan tayinlangan xodim. Muxbir xatni jo‘natuvchi, ya’ni hujjat muallifi hisoblanadi. Uning bosh harflari yozilishi kerak.

Agar muxbir yuridik shaxs bo'lsa, tashkilotning nomi ko'rsatiladi (majburiy).

Qo'shimcha ustunlar

Ijro yozuvi va rezolyutsiya kiruvchi xatlar jurnaliga qo'shimcha ravishda kiritilishi mumkin bo'lgan eng keng tarqalgan ustunlar hisoblanadi.

Menejer kiruvchi hujjatni ko'rib chiqadi va keyin u bo'yicha qaror yozadi. Bu ijrochi uchun ma'muriy yozuv bo'lib, unda nima qilish kerakligi aytiladi, ya'ni qo'shimcha ko'rsatmalar beriladi. Qaror hujjatga yoziladi va ro'yxatga olish jurnalida to'liq qayta yoziladi. U kompaniya rahbariyatining ko'rsatmalari bajarilishini nazorat qilish uchun ishlatilishi mumkin.

Ishlash belgisi - bu aniq bir narsa bilan ishlashning yakuniy natijasi yagona hujjat. Odatda "Bajarildi" so'zi oddiygina yoziladi, ammo kamchiliklar va kamchiliklarga yo'l qo'ymaslik uchun ma'lumotni batafsilroq tavsiflash yaxshiroqdir. munozarali masalalar. Mutaxassislar jurnalga qaror sanasini kiritishni maslahat berishadi, bu ko'rsatilgan hujjatni amalga oshirish bo'yicha qaror qabul qilish uchun qancha vaqt ketganini kuzatishga yordam beradi.

Ba'zi hollarda kiruvchi hujjatlar jurnaliga quyidagi ustunlar kiritiladi:

• Hujjat varaqlari soni va uni topshirish usuli.
• Ish raqami.
• Eslatma (bir yoki bir nechta).

Jurnalni to'ldirish qoidalari

Kiruvchi yozishmalarni yozishni boshlashdan oldin ham, sarlavha sahifasida tashkilot nomini va jurnal ochilgan sanani ko'rsatishingiz kerak bo'ladi. Quyidagi sahifalarda xatlar va boshqa hujjatlarni qabul qilish uchun mas'ul bo'lgan shaxslar to'g'risidagi ma'lumotlar mavjud:

• To'liq ismi, lavozimi.
• Ish davri.
• Imzo.

Hujjatlarni bevosita ro'yxatga olish faqat jurnalning to'rtinchi sahifasida boshlanadi. Ishni boshlashdan oldin ham, uni raqamlash kerak. Raqamlash doimiy bo'lishi va har yili boshlanishi kerak. Bunday holda, yangi jurnal boshlanmaydi; Hujjatlarni saqlash muddati besh yildan oshmasligi kerak. Lekin uni miltillash shart emas. Ushbu kitobning qat'iy hisobot hujjatlari bilan hech qanday aloqasi yo'q.

Jurnal tashkilotga qabul qilingan kuni ro'yxatdan o'tkazilishi kerak. Bu bir marta amalga oshiriladi. Hujjat topshiriladi noyob raqam. Ustunlarning soni va nomi faqat tashkilotning o'ziga xos xususiyatlariga va ish yuritish tartibiga bog'liq.

Ro'yxatdan o'tmagan yozishmalar bo'yicha (tabrik telegrammalari, bukletlar va Flyers), keyin u oddiygina ko'rsatmalarga kiritiladi va buyurtma bilan tasdiqlanadi. Uni ro'yxatdan o'tkazish uchun jurnal talab qilinmaydi.

Kiruvchi va chiquvchi hujjatlarni (xatlar, telegrammalar, bayonotlar, sertifikatlar, bildirishnomalar va boshqalar) ro'yxatga olish har qanday tashkilotda amalga oshiriladi, bu har qanday hujjat aylanishining ajralmas qismidir; Hujjatlarni ro'yxatga olish uchun kiruvchi va chiquvchi yozishmalar to'g'risidagi ma'lumotlarni qayd etadigan maxsus jurnal tuziladi.

Rasmiy ravishda hujjatlarni ro'yxatga olish qabul qilingan yoki yuborilgan hujjatni tayinlashni anglatadi identifikatsiya raqami tegishli ma'lumotlarni yuqorida ko'rsatilgan jurnalda qayd etish bilan. Hujjatlar quyidagi maqsadlarda ro'yxatdan o'tkazilishi kerak:

• hujjatlarning qayd etilishini va ularning bajarilishini nazorat qilishni ta'minlash;
• yozishmalarni tizimlashtirish va qayta ishlash;
• zarur hollarda hujjatlarni qidirishni osonlashtirish, tashkiliy qidiruv tizimlarini yaratish;
• hujjatlarning saqlanishini ta'minlash;
• hujjatlashtirish bo'yicha samarali ma'lumotnoma ishlarini olib borish va boshqalar.

Ba'zi turdagi hujjatlar ro'yxatdan o'tgandan so'ng darhol yuridik kuchga ega bo'ladi. Shunday qilib, xodimga berilgan sertifikat faqat ro'yxatga olish raqamiga ega bo'lsa haqiqiy hisoblanadi. Kiruvchi hujjatlarga kelsak, har qanday etkazib berish usullari bilan olingan hujjatlar, shu jumladan elektron pochta va faks.

Agar biz gapiradigan bo'lsak ichki hujjatlar kompaniya, keyin boshqa tarkibiy bo'linmaga o'tkazilgan hujjat faqat bir marta ro'yxatga olinadi, bu esa hujjatlarni qidirish va kuzatishni osonlashtiradi. Agar boshqa bo'limning hujjatini ro'yxatdan o'tkazish ma'lumotlari to'g'risida ma'lumot olish zarur bo'lsa, kiruvchi / chiquvchi yozishmalar jurnali sahifasining nusxasini yaratishga ruxsat beriladi.

Ro'yxatga olish jurnali kotib, yordamchi, ofis menejeri, kotib yoki shunga o'xshash vazifalarni bajaradigan boshqa xodim tomonidan to'ldiriladi. Tasdiqlangan shakl Jurnalning dizayni bugungi kunda mavjud emas. Har bir tashkilot rahbariyati yozishmalarni qanday ro'yxatdan o'tkazish va jurnalga qaysi ustunlarni kiritish kerakligini hal qilish huquqiga ega. Siz kiruvchi va chiquvchi xatlarni ro'yxatdan o'tkazishingiz mumkin:

1. Odatdagidek qog'oz jurnali. Garchi bu an'anaviy usul uning kamchiliklari bor, xususan, ko'proq uzoq jarayon ma'lum bir xat haqida ma'lumot topish, ko'p, hatto juda katta kompaniyalarda, ular hali ham unga ko'proq ishonishadi. IN qog'oz shaklida Xat yozish reestri A4 formatidagi kitob bo'lib, tegishli ustunlar bilan chop etilgan. Bunday jurnalning yana bir afzalligi shundaki, agar xodim saytda bo'lmasa, boshqa xodimlar uchun bu ma'lumotni boshqa birovning kompyuterida qidirishdan ko'ra, hujjat haqida ma'lumot topish osonroq bo'ladi.
2. doc, docx, xls formatidagi elektron jurnalda. Buxgalteriya hisobining asosiy afzalligi - qidiruv tezligi. zarur ma'lumotlar. Biroq, tizimdagi nosozliklar individual ma'lumotlarning buzilishiga olib kelishi mumkin. Ammo ma'muriy hujjatlar uchun elektron hujjat aylanishi tizimi afzalroqdir, chunki u qarorning bajarilishini kuzatish imkonini beradi.
3. Maxsus holatda elektron tizim hujjat aylanishi. Xat yozishni yuritishning ushbu usuli taqdim etadi samarali boshqaruv hujjatlar harakati, ortadi ishlash intizomi, hujjatni tasdiqlash tartib-qoidalarining vaqtini qisqartiradi va ish yuritish xarajatlarini kamaytiradi. Natijada, siz hujjatli ma'lumotlarning yagona, samarali ma'lumotlar bazasiga ega bo'lasiz, bu alohida hujjatlarni ko'paytirish imkoniyatini yo'q qiladi va maksimal hajmni oshiradi. qulay tizim hisobot berish.

Ro'yxatga olish jurnalining asosiy ustunlari quyidagi elementlarni o'z ichiga oladi:

• Ro'yxatga olish raqami;
• Hujjatni qabul qilish/yuborish sanasi;
• Hujjat turi;
• Muxbirning nomi (to'liq nomi, tashkilot nomi);
• Xatning mavzusi/mazmuni;
• Ijrochi.

Mavjudlikka ruxsat berilgan qo'shimcha grafiklar, Masalan:

• Yo'q bo'lsa;
• Xatni yetkazib berish usuli va boshqalar;
• Sahifalar soni;
• Rezolyutsiya;
• Bajarish belgisi;
• tomonidan imzolangan;
• Eslatma va boshqalar.

Ro'yxatga olish raqami - bu hujjatga tayinlangan harflar va raqamlar to'plami. Buning uchun ko'pincha uch qismli tuzilma ishlatiladi, bu erda:

• Birinchi raqam shtat jadvaliga muvofiq bo'lim kodini ko'rsatadi;
• 2-raqam tashkilot/bo'linma nomenklaturasi bo'yicha ro'yxatga olish jurnali kodini ko'rsatadi;
• 3-raqam harfning seriya raqamini bildiradi.

Ro'yxatdan o'tmagan yozishmalarga reklama broshyuralari, davriy nashrlar, Tabriknomalar va boshqalar.

Hujjat namunasi:

Hujjat namunasi:

Agar sizda ushbu mavzu bo'yicha savollaringiz bo'lsa, ularni sharhlarda so'rashingiz mumkin.

"Hujjatlarni rasmiylashtirish. Kiruvchi va chiquvchi yozishmalar" yozuviga. 12 ta fikr

Iltimos, ayting-chi, agar barcha asosiy yozishmalar tashkilotning pochta bo'limiga yuborilsa va ro'yxatga olish direktorning kotibi tomonidan amalga oshirilsa, tarkibiy bo'linma boshlig'i kiruvchi va chiquvchi hujjatlarni ro'yxatdan o'tkazishi kerakmi? Va bu holatda qanday hujjatga amal qilish kerak?

• Salom, Natalya.
  Bo'limlarda kiruvchi va chiquvchi hujjatlarni ro'yxatdan o'tkazish buyruq yoki nizom bilan amalga oshiriladi. Ofis ishi bo'yicha ko'rsatmalar bilan tartibga solinadi. Ba'zan bo'limlarda hujjatlar shunga muvofiq saqlanadi o'z tashabbusi ishchilar (buyruq va ko'rsatmalarsiz).
  Bo'lim boshlig'i o'z bo'linmasida ro'yxatga olishni joriy etish to'g'risida taklif kiritishi va bu haqda ish yuritish yo'riqnomasida qayd etishi mumkin.
  Ba'zi kompaniyalarda kotib kompaniyaning barcha hujjatlarini oxirigacha qayd qiladi, bo'limlarda esa bo'lim ichida qo'shimcha yozuvlarni yuritadi.
  Yo'q qonun hujjatlari tartibga solinmagan. Hujjatlarni ro'yxatdan o'tkazish tartibi to'g'risidagi qaror kompaniya ichida qabul qilinadi. Muammo kotib barcha hujjatlarni ro'yxatdan o'tkazmasa, unda bu muammo ro'yxatga olingan hujjatlar ro'yxatini ish yuritish yo'riqnomasiga kiritish orqali hal qilinadi.

Hayrli kun! Iltimos, ayting-chi, bizda ref.cr jurnali bor. oktyabr oyi oxirida tugadi, biz yangisini boshlamoqchimiz. lekin men bilmayman, yangi jurnalda seriya raqami 1,2,…… bilan boshlanadi yoki davomi 221,222,…..

• Anastasiya, xayrli kun.
  Yangi jurnal yil boshida boshlanadi va shunga mos ravishda raqamlash faqat yil boshida 1 dan boshlanadi.
  Agar jurnal yil o'rtalarida tugasa, u holda qo'shimcha kiritiladi va unga muvofiq raqamlash davom etadi. ishlab chiqarish raqami va hokazo yil oxirigacha. Boshida Keyingi yil ish boshlash Yangi jurnal va boshlang yangi raqamlash 1 dan.

Hayrli kun.
1. Faqat faks va qog'ozdagi kiruvchi/chiqish xatlari uchun jurnal yaratish mumkinmi?
2. Agar kompaniya loyihalar ustida ishlasa va ular kelsa axborot byulletenlari loyihalar uchun - bu harflar jurnalda ham qayd etilgan, ammo ular qayerda saqlanishi kerak? loyiha hujjatlarida yoki tegishli qog'oz arxivi Kirish/chiqarish hujjatlari (yoki nusxalarni qayerda saqlash to'g'riroqmi? yoki jurnaldagi saqlash tafsilotlariga havola qilish kerakmi?
ps Men hozir nomenklatura orqali o'ylayapman va ichki hujjat aylanishi kompaniyada hamma narsa Yangi yil bayrami uchun qulay tarzda tashkil etilgan.

• Xayrli kun, Anna.
  1. Kiruvchi va chiquvchi yozishmalarning jurnallari odatda harflar emas, balki barcha hujjatlar uchun tuziladi. Ular murojaat qilishadi doimiy raqamlash. Ammo qidirishni osonlashtirish uchun siz jurnalga "toifa" ustunini qo'shishingiz va unda ma'lum bir hujjat qaysi toifaga tegishli ekanligini ko'rsatishingiz mumkin (xatlar, xabarlar, tijorat takliflari va h.k.). IN elektron jurnallar Agar sizda "toifa" atributi bo'lsa, hujjatlarni filtrlash juda qulay.
  Bundan tashqari, faqat harflar uchun kiruvchi va chiquvchi yozishmalarning alohida jurnallarini yaratishingiz mumkin. Va boshqa barcha hujjatlarni boshqa jurnalda ro'yxatdan o'tkazing. Ishlar nomenklaturasida, shunga ko'ra, sizda bir nechta yozishmalar jurnallari mavjudligini ko'rsatasiz. Bu odatda harflar oqimi juda katta bo'lganda amalga oshiriladi. Bunday holda, jurnalning sarlavhasida shuni ko'rsatish kerak bu jurnal xatlarni ro'yxatdan o'tkazish uchun mo'ljallangan.
  2. Loyiha harflari sizning holatingizda ikki nusxada saqlanishi kerak. Biri kiruvchi yozishmalari bo'lgan papkada, ikkinchisi bilan papkada loyiha hujjatlari. Har bir nusxada bir xil ro'yxatga olish raqami bo'lishi kerak.
  Asl nusxani qayerda saqlash va nusxasi qayerda ekanligi haqida. Qoida tariqasida, asl nusxa kotibning (kotib yoki boshqa) kiruvchi hujjatlari bilan papkada saqlanadi. mas'ul shaxs), nusxalari bo'limlarga o'tkaziladi yoki boshqa papkalarga joylashtiriladi. Lekin istisnolar ham bor. Agar menejer asl xatni loyiha hujjatlari bilan papkada saqlashni talab qilsa, buni bajaring. Lekin har doim o'zingiz uchun xatning nusxasini asl nusxasi saqlanganligi haqida eslatma bilan saqlang (siz mumkin orqa tomon yoki xatning pastki qismiga asl xat falon papkada falon bo'limda ekanligini yozib qo'ying). Kirish va chiquvchi hujjatlar bilan papkada etishmayotgan raqamlar bo'lmasligini qoida qilib qo'ying, ya'ni. barcha ro'yxatdan o'tgan hujjatlar papkada bo'lishi kerak. Asl yoki nusxa - bu shunday chiqadi. Aks holda, nafaqat siz uchun, balki boshqa xodimlar uchun ham tartiblash qiyin bo'lgan tartibsizlik paydo bo'ladi.

  Xayrli kun, Oksana!
  1. Kiruvchi raqam. Kiruvchi raqam faqat kiruvchi yozishmalarni ro'yxatdan o'tkazishda ko'rsatiladi. Chiquvchi yozishmalarni ro'yxatdan o'tkazishda bunday tafsilotlar etishmayapti.
  2. Chiqish raqami. Bu rekvizit kiruvchi yozishmalarda ham, chiquvchi yozishmalarda ham mavjud. Ammo kiruvchi yozishmalarni ro'yxatdan o'tkazishda kontragentning chiquvchi raqami (ya'ni, sizga xat yuborgan kompaniya) ro'yxatga olish jurnalida ko'rsatiladi va chiquvchi yozishmalarni ro'yxatdan o'tkazishda siz o'zingiz kompaniyangiz tomonidan berilgan hujjatga raqam berasiz.

1. Salom!
   1. Agar sizda elektron shaklda kiruvchi yoki chiquvchi yozishmalar jurnali mavjud bo'lsa, unda yangi yildan boshlab siz yangi jurnal yaratishingiz va 1 sondan raqamlashni boshlashingiz kerak.
   2. Agar siz jurnalni qog'oz ko'rinishida saqlasangiz va unda yozishmalarni yozishni davom ettirish uchun etarli joy bo'lsa, siz o'sha jurnalda yozishni davom ettirishingiz mumkin, lekin siz albatta ro'yxatdan o'tishni yil boshidan yangi varaqdan boshlashingiz kerak va 1 raqamidan. Ya'ni. yangi varaqda 2015 yilni yozing va keyin 001, 002 va hokazo yozishmalarni ro'yxatdan o'tkazing.