Yil uchun ishlarning taxminiy ro'yxati. Ishlarning tipik nomenklaturasi

Hujjatlarni saqlashni tashkil etishda fayllar nomenklaturasi katta rol o'ynaydi. Uni tayyorlash va tashkilotda ro'yxatdan o'tkazish majburiy va fayllarni keyingi saqlash uchun zarurdir. Ushbu maqolada biz 2017 yilda ishlarning nomenklaturasini qanday tuzish kerakligini ko'rib chiqamiz.

Ushbu maqoladan siz quyidagilarni bilib olasiz:

• tashkilot ishlarining ro'yxatini qanday tuzish kerak;
  • tijorat tashkilotining ishlari ro'yxati;
  • byudjet tashkilotining ishlar nomenklaturasi;
• 2017 yilda ishlar nomenklaturasining namunalari.

Tashkilot ishlarining ro'yxatini tuzish

Ishlarning nomenklaturasi namunasi

Ma'lumki, fayllardagi hujjatlar bir xil turdagi (muammo) va bir xil saqlash muddatlari bo'yicha guruhlanishi kerak. Bu masalada ishlarning nomenklaturasi ishlarning tarkibi va ularni saqlash muddatlarini tasniflaydigan o'ziga xos ma'lumotnomadir.

Boshqa so'zlar bilan aytganda, fayllar nomenklaturasida tashkilotda tuzilgan fayllar sarlavhalari ro'yxati va ularni saqlash muddatlari mavjud. Nomenklaturadan foydalanib, siz ma'lum bir hujjat qaysi ishga tegishli ekanligini oldindan aniqlashingiz mumkin, bu esa ishlarni keyingi tayyorlashni sezilarli darajada osonlashtiradi. Biroq, bu nomenklaturaning yagona amaliy qo'llanilishi emas. Uning tashkilotda mavjudligi turli maqsadlar uchun zarurdir.

• Ishlarni tuzishda hujjatlarni tartibga solish uchun foydalaniladi. Bunday holda, biz nafaqat qog'oz hujjatlar haqida, balki haqida ham gapiramiz elektron, bu nomenklaturadan foydalangan holda elektron saqlashni tashkil qilishda ham tizimlashtirilishi mumkin.
• Hujjatlarning qiymatini dastlabki ekspertizadan o'tkazish. Ishda hujjatlarni oldindan ro'yxatdan o'tkazishda ishlarning nomenklaturasi uning saqlash muddati qayd etilgan (nomenklaturada ko'rsatilgan muddatga muvofiq). Bu, asosan, turli xil saqlash muddatlari bo'lgan hujjatlarni faylga guruhlashdan qochishga yordam beradi va shuning uchun hujjatlar qiymatini tekshirishning keyingi tartibini soddalashtiradi.
• Hujjatni ro'yxatga olish raqamini tuzish uchun namuna bo'lib xizmat qiladi. Nomenklatura barcha holatlarning indekslarini o'z ichiga olganligi sababli, dastlabki baholash asosida ma'lum bir hujjat qaysi holatga tegishli ekanligini aniqlash mumkin. Bu shuni anglatadiki, hujjatga ro'yxatga olish raqamini belgilashda siz allaqachon nomenklaturada ko'rsatilgan ish indeksidan foydalanishingiz mumkin.
• Tashkilot tuzilishini o'rganishda u ma'lumotnoma sifatida xizmat qiladi.
• Bu ishlarning inventarizatsiyasini tuzish uchun asos bo'lib (doimiy saqlash va kamida 10 yil vaqtinchalik), shuningdek, ish yuritishda asosiy buxgalteriya hujjati hisoblanadi.
• Vaqtinchalik saqlash muddati (shu jumladan 10 yilgacha) bo'lgan dalolatnomalar uchun asosiy buxgalteriya hujjati sifatida foydalaniladi.
• Bajarilgan hujjatlarni tartibga solish uchun fayl shkafi diagrammasini yaratish uchun foydalanish mumkin.

Siz allaqachon sezganingizdek, ishlarning nomenklaturasi katta amaliy ahamiyatga ega va uning ahamiyatini ortiqcha baholash mumkin emas. Aynan shu hujjat fayllarni to'g'ri tayyorlash va ro'yxatga olish va ularni keyinchalik saqlash uchun asosdir.

Nomenklatura turlari

Shuningdek, ishlarning nomenklaturasi uch xil ekanligini tushunish kerak:

1. tipik;
2. taxminiy;
3. individual.
4. xulosa

Oddiy nomenklatura

Bu normativ hujjat bo'lib, shunga o'xshash tashkilotlarda ko'rib chiqiladigan ishlarning tarkibini belgilaydi.

Taxminiy nomenklatura

Qoida tariqasida, standart va taxminiy nomenklatura yuqori darajadagi tashkilotlar tomonidan o'zlariga bo'ysunuvchi tarmoqlar uchun ishlab chiqiladi. Bu barcha bo'limlarda ishlarni to'plash va topshirish uchun tartibli va yagona jarayonni yaratishga katta yordam beradi.

Shaxsiy nomenklatura

U har bir tashkilotda taxminiy va standartni hisobga olgan holda mustaqil ravishda ishlab chiqiladi nomenklaturalar. Shaxsiy nomenklaturani yaratishda siz:

• taxminiy yoki namunaviy nomenklaturalarda ko'rsatilgan ishlarning sarlavhalarini ushbu tashkilotda ochilishi rejalashtirilgan, uning faoliyat turini hisobga olgan holda o'tkazish;
• standart yoki taxminiy nomenklaturada ko'rsatilgan fayllarni saqlash muddatini o'zgartirish (o'zgartirishlarsiz).

Konsolidatsiyalangan nomenklatura

Tashkilot ishlarining jamlanma nomenklaturasi (tarkibiy bo'linmalarning nomenklaturalarini birlashtirgan holda) avval arxivchi yoki arxiv boshlig'i, shuningdek tegishli bo'linma rahbari tomonidan tasdiqlangan barcha tarkibiy bo'linmalarning nomenklaturalari asosida tuziladi.

Shuni tushunish kerakki, tashkilot fayllarining konsolidatsiyalangan nomenklaturasi tashkilotda ochilgan barcha fayllarni va ularni saqlash muddatlarini ko'rsatadi. Ushbu nomenklatura tashkilotning blankida tuzilishi va bir nechta xodimlar tomonidan tasdiqlanishi kerak:

• arxiv boshqaruvchisi (arxiv uchun mas'ul shaxs);
• tashkilotda ish yuritish uchun mas'ul shaxs (ko'pincha bu kotib);
• tashkilotning ekspert komissiyasi;
• tashkilot rahbari.

Hujjatlar tarkibi

Tashkilot faoliyatini amalga oshirish jarayonida yaratilgan hujjatlarning tarkibi va mazmunini hisobga olgan holda, 2017 yil uchun tashkilot ishlarining ro'yxati tuzilmoqda (namunasi quyida keltirilgan). Bunday hujjatlarga quyidagilar kiradi:

• ustav;
• tuzilmaviy bo‘linmalar to‘g‘risidagi nizom yoki nizom;
• shtat jadvali;
• o'tgan yildagi ishlar ro'yxati;
• doimiy va vaqtinchalik saqlash fayllarini inventarizatsiya qilish (10 yildan ortiq);
• ro'yxatga olish shakllari;
• hujjatlarni saqlash muddatlari ko'rsatilgan namunaviy va idoraviy ro'yxatlar;
• ishlarning standart va taxminiy nomenklaturalari.

Tashkilot ishlarining namunaviy ro'yxati 2017

Ishlar nomenklaturasi beshta ustunli jadval shaklida taqdim etilgan.

• Ishlar indeksi.
• Sarlavha.
• Saqlash birliklari soni.
• Saqlash muddati (ro'yxat bo'yicha maqolalar soni).
• Eslatma.

"Eslatma" ustuni o'tkazilishi mumkin bo'lgan holatlar, ularning tashkil etilgan sanasi, yo'q qilish uchun ajratilganligi, boshqa tashkilotga o'tkazilishi va boshqalar to'g'risida eslatmalarni kiritish uchun zarurdir.

Eslatmada! Ishlar ro'yxati har yili oxirgi chorakda tuzilib, yangi kalendar yili boshidan kuchga kirishi kerak.

Tijorat tashkilotining ishlari nomenklaturasi

Ishlar nomenklaturasini ishlab chiqishda u qaysi tashkilotda ishlab chiqilayotganligini hisobga olish kerak. Agar kompaniya tijorat bo'lsa, davlat va munitsipal arxivlarni sotib olish manbai bo'lmasa, shuningdek uning kapitalida davlatga tegishli ulush bo'lmasa (yarmidan ko'pi), unda nomenklaturani tuzish tartibi sezilarli darajada soddalashtiriladi. .

Tijorat tashkilotlarida tuzilgan ishlarning nomenklaturalari davlat yoki shahar arxivi tomonidan majburiy tasdiqlanishi shart emas, shuningdek, har 5 yilda bir marta tasdiqlanishi shart emas.

Har qanday tashkilotning ishi uning iqtisodiy faoliyatini aks ettiruvchi ko'plab hujjatlarni o'z ichiga oladi. Agar siz dastlab korxonani tashkil etish bosqichida hujjatlarni rasmiylashtirmasangiz, bir muncha vaqt o'tgach, biron bir hujjatni topish qiyin bo'ladi. Shu maqsadda tashkilot ishlarining nomenklaturasi tuziladi. Aslida, bu hujjatlar saqlanadigan holatlar ro'yxati.

Uni tayyorlash uchun reglament ishlab chiqildi. 3 ta asosiyga 2007 va 2010 yillarda nashr etilgan arxivlarda saqlanishi kerak boʻlgan namunaviy boshqaruv hujjatlari va fayllar nomenklaturasi boʻyicha Madaniyat vazirligi tomonidan tasdiqlangan 2 ta roʻyxat kiradi. Uchinchisi, 2002 yilda nashr etilgan har qanday tashkilotning arxivini qurish uchun zarur bo'lgan qoidalar to'g'risidagi qonunni o'z ichiga oladi;

Hurmatli kitobxonlar! Maqolada huquqiy muammolarni hal qilishning odatiy usullari haqida gap boradi, ammo har bir holat individualdir. Qanday qilib bilmoqchi bo'lsangiz muammoingizni aniq hal qiling- maslahatchi bilan bog'laning:

MUROJAAT VA QO'NG'IROQLAR 24/7 va haftasiga 7 kun QABUL ETILADI.

Bu tez va TEKINGA!

Ushbu qoidalar asosida butun korxona uchun taxminiy va standart nomenklatura tuzilishi mumkin. Korxonaning har bir bo'limi o'z vazifalari ro'yxatiga ega bo'lishi kerak. Bunday holda, kotibga hujjatlarni tahlil qilish va hozirda rahbariyat, nazorat qiluvchi organ, boshqa organ yoki mansabdor shaxs tomonidan talab qilingan hujjatlarni tayyorlash oson bo'ladi.

Tashkilot mustaqil ravishda hujjatlarni saqlash uchun fayl tizimini yaratishi mumkin. Ko'pincha, har bir korxona o'z sxemasiga muvofiq ishlaydi va nomenklatura buning uchun maxsus tuzilgan bo'lishi kerak. Boshqa holatda, bu maxsus kompaniyaga haq evaziga ishonib topshirilishi mumkin.

Hujjatni tuzayotganda, hujjatning har bir bo'limi korxona yoki tarkibiy bo'linma bo'limiga mos kelishi kerakligini hisobga olish kerak. Agar tashkilot kichik bo'lsa, unda aniq tuzilma bo'lmasa, unda faoliyatning asosiy yo'nalishlari bo'limlar bo'yicha tanlanishi mumkin. Shuning uchun nomenklaturaning bo'limlari (ish sarlavhalari) qayerda yaratilganligi va qayerga ketayotgani aniq bo'lishi uchun nomlanishi kerak.

Faqat shu yo'l bilan siz tarkibiy bo'linmalar yoki bo'limlarga tegishli ishlar bo'yicha konsolidatsiyalangan nomenklaturani yaratishingiz mumkin. Uni tuzish uchun siz nafaqat normativ hujjatlardan, balki ish rejalaridan, turli hisobotlardan, har birining saqlash muddatlari ko'rsatilgan hujjatlar ro'yxatidan va ilgari tuzilgan nomenklaturalardan ham foydalanishingiz kerak bo'ladi.

Bu qanday hujjat?

Ilgari chiqarilgan ijro hujjatlariga doimiy ravishda murojaat qilish zarur bo'lganda, tizimlashtirmasdan kompaniyaning axborot-ma'lumotnoma ishini to'g'ri tashkil etish mumkin emas. Ish yuritishda hujjatlarni to'g'ri tizimlashtirish uchun ularni birinchi navbatda tegishli fayllarga joylashtirish uchun tasniflash kerak. Ish - bu muayyan masala yoki korxona faoliyati sohasiga tegishli bo'lgan hujjatlar to'plami (bitta hujjat), ularni birlashtirish va bir yoki bir nechta papkalarga joylashtirish kerak.

Nomenklatura deganda ma'lum bir korxonada boshlangan ishlarning nomlari ko'rsatilgan tizimli ro'yxat tushuniladi. Har bir ish, xuddi hujjat kabi, qonun hujjatlari talablari bilan belgilangan saqlash muddatiga ega bo'lishi kerak.

Ishlar ro'yxatini tuzish uchun mas'ul xodim Korxona arxivlari bilan ishlashning asosiy qoidalariga, shuningdek ish yuritish bo'yicha namunaviy ko'rsatmalarga amal qilishi kerak. Har bir korxonada nomenklaturani tuzish majburiyati ish yuritish qoidalarida ham nazarda tutilgan.

Ishlar nomenklaturasi, agar korxona faoliyati davomida uni o'zgartirish zarur bo'lsa, kalendar yili boshidan kiritilishi kerak. Shunday ekan, yangi tizim 2019-yilda ishlashi uchun uni 2019-yilning 4-choragi davomida ishlab chiqish kerak.

Shu bilan birga, korxonaning tarkibiy bo'linmalari yoki bo'limlari o'zlarining nomenklaturasini tuzishlari va uni rahbariyat va arxivni yuritish uchun mas'ul bo'lgan xodim bilan kelishishlari kerak. Korxona endigina tashkil etilayotganda, uning faoliyati boshida darhol holatlar ro'yxatini tuzish yaxshiroqdir.

Nima uchun bu tashkilotga kerak?

Nomenklatura nima uchun kerak degan savolga javob berish uchun uni qanday ishlatish mumkinligini tushunish kerak.

Uning yordami bilan siz:

1. Hujjatlarni ma'lum bir korxona ishlayotgan tizimga muvofiq fayllarda guruhlash. Bu sizga nafaqat hujjatlarni saqlash, balki kerak bo'lganda ularni tezda topish imkonini beradi.
2. Har bir hujjatni ro'yxatdan o'tkazishda unga nafaqat ro'yxatga olish raqamini, balki keyinchalik u saqlanadigan fayl indeksini ham belgilang.
3. Nomenklaturadan saqlash muddati o‘tgan holatlar arxivga topshirish va keyinchalik yo‘q qilish uchun tanlanganda asosiy hujjat sifatida foydalanish mumkin.
4. Saqlash muddati teng bo'lgan holatlar uchun buxgalteriya hujjatlari sifatida foydalaning. Bunday holda, qo'shimcha inventarlarni yaratish kerak emas.
5. U bir vaqtning o'zida uzoq muddatli va doimiy saqlashni talab qiladigan fayllar inventarini tuzish uchun asos bo'lib xizmat qilishi mumkin.
6. Agar sizda nomenklatura bo'lsa, qog'ozlarni yo'q qilish uchun aktlar yaratish ancha oson.

Hujjatlarni maxsus arxivlarda saqlash uchun taqdim etishi shart bo'lgan shahar korxonalari yoki davlat idoralarida nomenklaturani yaratish ayniqsa muhimdir. Masalan, notariuslar va aksiyadorlik jamiyatlarining faoliyati ham nomenklaturani albatta yaratishni talab qiladi. Kichkina kompaniyada ham nomenklaturaning mavjudligi uning ishini osonlashtiradi, ayniqsa faoliyat jarayonida har bir korxonada hujjatlar hajmi faqat oshadi.

Tashkilot ishlari ro'yxatining turlari

Nomenklatura bir necha turdagi bo'lishi mumkin:

1. Strukturaviy ko'rinish tufayli hujjatlarni u yaratilgan bo'limlar va tarkibiy bo'linmalarga va qayerdan kelganiga qarab ajratish mumkin. Bunday holda, har bir aniq korxona ishining o'ziga xos xususiyatlarini, uning bo'limlarining ahamiyatini va ularning har biri qanday ishlashini hisobga olish kerak. Nomenklaturaning kichik bo'limlarining nomlari korxonada mavjud bo'limlarga mos kelishi kerak. Bo'limning butun korxona faoliyati uchun ahamiyati uning bo'limi nomenklaturada qaysi pozitsiyada paydo bo'lishini belgilaydi. Odatda vazifalar ro'yxatining eng quyi qismida korxona faoliyati uchun ahamiyatsiz bo'lgan bo'limlarning nomlari joylashtiriladi, masalan:
   • kotibiyatda ijro uchun buyruq va hujjatlarning aksariyati shakllantiriladi, ish nomenklaturasining o‘zi ham shu yerda shakllanadi;
   • kadrlar bo'limi xodimlarni hisobga oladi, bu shuningdek lavozimga tayinlash, ishga qabul qilish va boshqalar to'g'risidagi buyruqlarni o'z ichiga olishi mumkin;
   • Buxgalteriya bo'limi korxonaning mol-mulkini hisobga olish bilan shug'ullanadi;
   • Mehnatni muhofaza qilish va mehnatni muhofaza qilish - bu korxonaga foyda keltirmaydigan bo'lim, ammo katta xarajatlar u bilan bog'liq bo'lishi mumkin, bunday bo'limni vazifalar ro'yxatining pastki qismida joylashtirish afzalroqdir;
2. Ishlab chiqarish-sanoat turini qo'llashda hujjatlar bitta korxona shug'ullanishi mumkin bo'lgan faoliyat sohalari bo'yicha tasniflanadi. Ushbu tur uning rahbariyatiga eng tushunarli bo'lgan narsalardan biridir, masalan, vazifalar ro'yxati quyidagicha ko'rinishi mumkin:
   • qog'oz ishlab chiqarish;
   • davlat xizmati;
   • tovarlarni uchinchi shaxslarga jo'natish;
   • HR boshqaruvi;
   • boshqa.

   Bunday holda, faqat nom bilan siz bu holatda qanday hujjatlar ekanligini tushunishingiz mumkin. Ushbu turga ko'ra yaratilgan nomenklatura har qanday manfaatdor shaxsga bir necha yil o'tgach, korxona jadallashgandan so'ng aniq bo'ladi va korxona shug'ullanadigan faoliyat turlari ro'yxati muhim bo'ladi.

3. Funktsional turiga ko'ra, hujjatlar ularni kim yaratganiga va korxonaning ushbu bo'limi nima bilan shug'ullanganiga qarab tasniflanadi. Masalan, elementlar ro'yxati quyidagicha ko'rinishi mumkin:
   • ofis ishi;
   • boshqaruv;
   • va hokazo.

Bunday holda, ushbu turdagi nomenklatura har doim ham qulay bo'lmasligi mumkin, chunki ma'lum bir holatda ko'pincha u erda bo'lmasligi kerak bo'lgan hujjatlar mavjud.

Oddiy

Agar korxona standart turdagi nomenklaturani qabul qilsa, unda asosiy bo'limlar va bo'limlarni ko'rsatish kifoya. Ushbu misoldan foydalanib, korxonaning barcha boshqa bo'limlari o'zlarining nomenklaturasini yaratishlari mumkin. Ammo standart ro'yxat hujjatlar bilan ishlaydigan barcha shaxslar uchun majburiydir. Asosiy shaklga asoslanib, qolganlari vaqt o'tishi bilan tuzilishi mumkin.

Taxminan

Namuna shakli har bir bo'lim tomonidan o'zini yaratish uchun ishlatilishi mumkin, bu ma'lum bir bo'limda foydalanish uchun qulay bo'ladi. Ko'pincha hujjatning o'rtacha, umumiy namunasi qo'llaniladi, u ma'lum bir tashkilot va uning bo'limlari ishiga moslashtiriladi. Shuning uchun, zarur ma'lumotlarni to'plagan holda, nomenklaturani yaratishda ishtirok etgan xodim uni o'rganadi va keyin barcha bo'limlar tomonidan ishlatilishi mumkin bo'lgan taxminiy namunani yaratadi.

Bu, ayniqsa, endigina ish boshlagan korxonalar uchun juda muhimdir. Boshida yaratilgan hujjat nafaqat rahbariyatni, balki mas'ul xodimlarni ham qoniqtiradigan optimal variant tanlanmaguncha tadbirkorlik faoliyati jarayonida sezilarli o'zgarishlarga uchraydi.

Individual

Odatda, korxona alohida turdagi nomenklaturaga yillar davomida, ma'lum bir tuzilma ishlab chiqilganda keladi. Shaxsiy variant ma'lum bir tashkilotga mos keladi va faqat unda qo'llaniladi. Ish jarayonida u korxona faoliyatiga va u tomonidan chiqarilgan hujjatlarga qarab doimiy ravishda o'zgarishi mumkin.

Bunday hujjatni tayyorlash ko'pincha hujjatlar bilan ishlashga majbur bo'lgan bo'lim xodimlariga topshiriladi. Standart shaklga asoslangan individual shaklni ishlab chiqish yaxshidir.

Chizish bo'yicha buyurtma

Ishlar ro'yxati korxonada 2 usulda tasdiqlanishi mumkin:

Buyurtma turli yo'llar bilan ifodalanishi mumkin, masalan:

• buyruqqa ilova qilingan ishlar nomenklaturasi tasdiqlanadi va kuchga kiradi;
• direktor tomonidan tasdiqlangan ishlar nomenklaturasi kuchga kiradi va uni buyruqqa ilova qilish shart emas.

Buyurtmani rasmiylashtirishning yagona shakli yo'q, ammo unda quyidagilar bo'lishi kerak:

• tarkibiy bo‘linmalar tomonidan hujjatlar loyihalarini taqdim etish muddatlari, ular asosida yig‘ma nomenklatura tuziladi;
• yakuniy hujjatni ishlab chiqish uchun mas'ul bo'lgan xodimlarning ma'lumotlari;
• yig‘ma loyiha arxiv muassasasi nomidan ish olib boruvchi maxsus komissiya tomonidan ko‘rib chiqish uchun taqdim etilgan sana;
• buyurtmani bajarish uchun mas'ul bo'lgan xodimning ma'lumotlari.

Buyruq korxona rahbari tomonidan tasdiqlanadi, mansabdor shaxslar va mas'ul xodimlar u bilan tanishadilar.

Chizish va tasdiqlash tartibi

Agar yil boshiga qadar tuzilib, tasdiqlansa, kompaniya 2019 yilda yangi hujjatni qo'llashi mumkin bo'ladi va bunday ishlarni bir necha kun ichida yakunlab bo'lmaydi.

An'anaviy ravishda rivojlanish jarayoni 4 bosqichga bo'linadi:

1. Ob'ektning optimal turi tanlanadi.
2. Sarlavhalar va sarlavhalar yaratiladi.
3. Belgilangan saqlash muddatiga ko'ra, nomenklatura shakli sarlavhalar va kichik sarlavhalarni o'z ichiga oladi.
4. Hujjat rahbariyat tomonidan tasdiqlanadi.

Bosqichlarda ishlab chiqish va tasdiqlash jarayoni quyidagicha ko'rinishi mumkin:

1. Korxonada shakllantiriladigan hujjatlarning mazmuni o'rganiladi.
2. Loyihalarni ishlab chiqish uchun mas'ul bo'lgan bo'limlar yoki bo'limlar rahbarlari uchun hujjatlarni taqdim etishning aniq muddatlarini belgilaydigan buyruq tuziladi.
3. Bo'limlar yoki tarkibiy bo'linmalar boshliqlari, o'z navbatida, ularga hisobot beradigan bo'limning ishi davomida shakllangan barcha hujjatlar ro'yxatini tuzadilar va individual nomenklaturani tuzadilar. Agar kompaniya o'z ishini endi boshlayotgan bo'lsa, bu loyiha bo'lishi mumkin. Hujjat menejer tomonidan tasdiqlanishi va bosh ofisga topshirilishi kerak.
4. Korxona bo'limlarida ishlab chiqilgan individual hujjatlar yoki loyihalar asosida yig'ma shakl tuziladi. Ekspert ishlab chiqarish komissiyasi va arxiv muassasasi tomonidan tasdiqlangan bo'lishi kerak.
5. Konsolidatsiyalangan loyiha tasdiqlanganidan keyin u korxona rahbari tomonidan tasdiqlanadi, shundan so'ng nomenklatura yuridik kuchga ega bo'ladi.
6. Keyinchalik, fayllar ro'yxati 4 nusxada chop etilishi kerak - ikkitasi ish yuritish xizmati uchun va bittadan idoraviy va davlat arxivlari uchun.
7. So'ngra, hujjat asosida korxonaning tegishli bo'linmalari uchun ko'chirmalar tuziladi va bosiladi, fayllarni yaratish, shuningdek zarur hujjatlarni qidirish uchun qo'llanma sifatida.

Har safar yangi kalendar yili boshlanishidan oldin arxiv muassasasi bilan oldindan kelishilgan nomenklatura yana aniqlanishi, qayta nashr etilishi va rahbar tomonidan tasdiqlanishi kerak.

Shunga qaramay, davlat va idoraviy arxivlar har 5 yilda bir marta foydalanishga rozi bo'lishi kerak. Agar nomenklaturada tub o'zgarishlar kuzatilsa, u qancha vaqt ishlatilganidan qat'i nazar, qayta muvofiqlashtirilishi va tasdiqlanishi kerak.

Ro'yxatdan o'tish uchun javobgar

Agar kompaniya nomenklaturani tuzish uchun mutaxassisni jalb qilmasa, an'anaviy ravishda bu masala quyidagilarga topshiriladi:

• kotibiyat;
• umumiy bo'lim;
• ofislar;
• boshqasiga.

Mehnat majburiyatlari tufayli hujjatlarni tuzadigan va saralaydigan shaxslar ularni eng yaxshi tarzda tarqatishi mumkin. Hech kim nomenklatura bo'limlari uchun korxonaning o'ziga xos xususiyatlarini yaxshi biladigan xodimlarga qaraganda yaxshiroq nomlarni tanlay olmaydi. Shunday qilib, korxona rahbari ko'p yillar davomida bo'limlardan birini boshqargan xodimni muhim topshiriqni bajarish uchun mas'ul etib tayinlashi mumkin.

U hollarda echilishi kerak bo'lgan hujjatlar tarkibini, shuningdek, korxonaning boshqa hujjatlarini boshqalarga qaraganda tezroq o'rganishga qodir bo'ladi. Hujjat nafaqat rahbar tomonidan, balki arxiv muassasasi tomonidan ham tasdiqlanganligi sababli, ishni bajarish uchun etarli vaqt ajratish kerak bo'ladi.

Misol va yuklab olish shakli

Boshlash uchun hujjatni tuzishda murakkab narsa yo'q, siz Internetda topish oson bo'lgan asosiy shakldan foydalanishingiz mumkin;

Yuqoridagi hujjatda "Ishlar nomenklaturasi" sarlavhasi bo'lishi kerak, shuningdek:

• korxona nomi;
• ro'yxatdan o'tgan sana;
• ro'yxatga olish raqami;
• boshqaruvchi uchun "Men ma'qullayman" muhri va imzo uchun joy.

Hujjatning o'zi jadval sifatida formatlanishi kerak, unda quyidagi ustunlar bo'lishi kerak:

1. Indekslar.
2. Ish sarlavhalari.
3. Birliklar soni. Masalan, ish 2-5 jilddan iborat bo'lishi mumkin, ularning har biri 300 sahifadan iborat.
4. Bu holda muayyan hujjatlarni saqlash kerak bo'lgan davr.
5. Eslatmalar

Hujjat oxirida uni tuzgan xodim va menejerning imzosi bo'lishi kerak. Shunday qilib, kichik biznes bilan shug'ullanadigan tashkilot ishlarining namunaviy ro'yxatini Internetda topish mumkin.

Misol shuni ko'rsatadiki, uning nomenklaturasi atigi 2 bo'limdan iborat bo'lib, kompaniya o'z faoliyatini kengaytirganda turli bo'limlar qo'shiladi:

Taqdim etilgan misoldan ko'rinib turibdiki, korxona hujjatlari davlat saqlanishiga to'g'ri kelmaydi, ya'ni nomenklatura idoraviy yoki davlat arxiviga mos kelmasligi kerak.

Saqlash muddati

Qonun chiqaruvchi turli xil hujjatlarni saqlash muddatlarini belgilab qo'ydi, ular korxonada majburiy ravishda yoki kerak bo'lganda tuziladi.

Ular quyidagi hujjatlarni o'z ichiga olgan Standart ro'yxatlar asosida tuziladi:

• davlat organlari va mahalliy davlat hokimiyati organlari, munitsipal korxonalar tomonidan berilgan, ma'lum muddatga saqlanishi shart;
• ishlab chiqarish korxonalari, loyiha-qurilish tashkilotlari, shuningdek, ilmiy-texnikaviy faoliyat bilan shug'ullanuvchi boshqa korxonalar faoliyati natijasida shakllanadi.

Ro'yxatlarning tuzilishi qonun chiqaruvchi tomonidan ishlab chiqiladi.

Ammo yuqoridagi ro'yxatlarga qo'shimcha ravishda, Rossiya Federatsiyasi hududida quyidagilar amal qiladi:

• idoraviy, bu Rossiya Federatsiyasining Soliq xizmati, federal organ, jinoiy axloq tuzatish tizimi yoki ta'lim tizimi bilan bog'liq muassasalar va boshqa davlat ahamiyatiga ega bo'lgan hujjatlarni ko'rsatadi;
• qonunlar, qoidalar, yo'riqnomalar shaklida davlat tomonidan chiqarilgan sanoat normativ hujjatlarida ko'rsatilgan;
• korxona rahbari yoki mas'ul xodimi tomonidan normativ hujjatlarda ayrim hujjatlarni saqlash muddati topilmagan taqdirda ekspert komissiyasi tomonidan belgilanadi;
• arxiv muassasasidan mutaxassislarni taklif qilish imkoniyati bo'lmagan taqdirda, korxona bosh direktori tomonidan buyruq asosida belgilanadi.

Normativ hujjatlarda ko'rsatilgan muddatlarni ma'lum bir korxonaning xohishiga ko'ra qisqartirish yoki oshirish mumkin emas. Agar to'satdan hujjatlarni saqlash muddati turli qoidalarga asoslanib boshqacha tarzda o'rnatilsa, unda uzoqroq vaqtni tanlash yaxshidir.

Har bir tashkilot tuzishi kerak bo'lgan ishlar ro'yxati hujjat aylanishi va ish yuritish sohasidagi ish sifatini oshirishga qaratilgan muhim hujjatdir. Uni kompilyatsiya qilish qiyin emas, lekin Internetda standart namunani yuklab olish yaxshiroqdir.

2016 yil 2 martdagi 43-FZ-sonli "O'zgartirishlar kiritish to'g'risida ..." Federal qonuni 22.1-sonli yangi moddani kiritish orqali kadrlar bo'yicha hujjatlarni saqlash muddatlarini o'zgartirdi. Ayni paytda soha mutaxassislarimiz – ekspert va amaliyotchilarning asosiy e’tibori ham shu.

Maqola xodimlar to'g'risidagi hujjatlarni saqlash muddatini belgilashning yangi mezonini belgilaydi - 2002/2003 50 yoki 75 yillik saqlash muddatlarini belgilashda shartli chegara sifatida. Ammo o'zgarishlar shu bilan tugamaydi.

Shu narsaga ham e'tibor qaratish lozimki, hozir sotib olish manbalari bo'lgan tijorat tashkilotlari Davlat va munitsipal arxivlar o‘z shaxsiy hujjatlarini davlat organlari (chunki ular 22.1-moddaning 1 va 2-qismlari doirasida bir nuqtada bir joyga jamlanganligi sababli) o‘z shaxsiy hujjatlarini saqlashi shart – u yerda qo‘llanilgan tahrirda "davomida" 75/50 yil. A boshqa tijorat tashkilotlari ushbu hujjatlarni saqlashi shart "menga emas" 75/50 yil (22.1-moddaning 1 va 2-qismlarining 3-bandlari). Kadrlar to'g'risidagi hujjatlar davlat va shahar arxivlariga topshirilishi kerak faqat tugatilgan tashkilotlar. Shunday qilib, fuqarolarning / ishchilarning ijtimoiy va pensiya huquqlarini ta'minlashning asosiy funktsiyasi aslida ish beruvchilarga tegishli.

Hujjat parchasi

Shouni yig‘ish

2004 yil 22 oktyabrdagi 125-FZ-sonli "Rossiya Federatsiyasida arxiv ishi to'g'risida" Federal qonuni.
22.1-modda "Kadrlar bo'yicha hujjatlarni vaqtincha saqlash shartlari"

1. Kadrlar to'g'risidagi hujjatlar (ushbu moddaning 3-qismida ko'rsatilgan hujjatlar bundan mustasno), 2003 yilgacha yaratilgan, saqlanadi:

75 yil davomida

2) tugatilayotgan davlat organlarining, mahalliy davlat hokimiyati organlarining, davlat, munitsipal va nodavlat tashkilotlarning shaxsiy tarkibi to‘g‘risidagi hujjatlarni qabul qiluvchi davlat va shahar arxivlarida - olingan kundan boshlab tashkil etilgan kundan boshlab 75 yil o‘tgunga qadar. belgilangan saqlash muddati tugaganidan keyin hujjatlarning qiymatini tekshirish;

3) boshqa tashkilotlarda - kamida 75 yoshda yaratilgan kundan boshlab.

2. Kadrlar to'g'risidagi hujjatlar (ushbu moddaning 3-qismida ko'rsatilgan hujjatlar bundan mustasno), 2003 yildan beri yaratilgan, saqlanadi:

1) davlat organlari, mahalliy davlat hokimiyati organlari va davlat va shahar arxivlarini arxiv hujjatlari bilan ta’minlash manbalari bo‘lgan tashkilotlarda; 50 yil davomida ko'rsatilgan saqlash muddati tugagandan so'ng hujjatlarning qiymatini tekshirish bilan yaratilgan kundan boshlab;

2) tugatilayotgan davlat organlari, mahalliy davlat hokimiyati organlari, davlat, munitsipal va nodavlat notijorat tashkilotlarining shaxsiy tarkibi to‘g‘risidagi hujjatlarni qabul qiluvchi davlat va munitsipal arxivlarda - olingan kundan boshlab tashkil etilgan kundan boshlab 50 yil o‘tgunga qadar; belgilangan saqlash muddati tugaganidan keyin hujjatlarning qiymatini tekshirish;

3) boshqa tashkilotlarda - kamida 50 yil yaratilgan kundan boshlab.

3. Fuqarolar tomonidan davlat xizmatiga kirmaydigan davlat xizmatini o‘tashi munosabati bilan shakllangan kadrlar to‘g‘risidagi hujjatlar saqlanadi:

1) fuqarolari davlat xizmatiga kirmaydigan davlat xizmatini o‘tagan davlat organlarida - ko‘rsatilgan saqlash muddati o‘tganidan keyin hujjatlarning qiymati tekshirilgan holda davlat xizmati tugatilgandan keyin 75 yil davomida;

2) ushbu qismning 1-bandida ko‘rsatilgan tugatilayotgan davlat organlarining shaxsiy tarkibi to‘g‘risidagi hujjatlarni qabul qiluvchi davlat arxivlarida - olingan kundan boshlab davlat xizmati tugatilgan kundan e’tiboran 75 yil o‘tgunga qadar; belgilangan saqlash muddati tugaganidan keyin hujjatlar.

Har bir tashkilot o'z faoliyati davomida juda ko'p turli xil hujjatlarni to'playdi. Ularni tizimlashtirish, “saralash” uchun “Ishlar nomenklaturasi” deb nomlangan maxsus hujjat ishlab chiqilgan.

Bugungi kunda uni saqlash qat'iy majburiy emas, ammo u ma'lum bir taqsimotga ega. Odatda, ishlarning nomenklaturasi tarmoqlangan tuzilishga ega bo'lgan, ko'plab bo'linmalarga ega bo'lgan yirik korxonalarda qo'llaniladi va buning natijasida katta hajmdagi kichik firmalar ehtiyojga qarab foydalanadilar;

FAYLLAR

Hujjat roli

Korxonaning barcha hujjatlari va muhim qog'ozlari ular tegishli bo'lgan mavzu yoki tarkibiy bo'linmaga qarab alohida papkalarga joylashtiriladi. Bunday papkalarning har biri "Case" deb ataladi. Qoida tariqasida, uning o'z raqami va nomi bor. Ishlarning nomenklaturasi ularni ma'lum bir tarzda taqsimlab, tuzatadi. Shu bilan birga, hujjat muayyan qog'ozlarning saqlash muddatini va fayldagi jildlar sonini aks ettiradi.

Shunday qilib, "Ishlar nomenklaturasi" hujjati bir vaqtning o'zida bir nechta maqsadlarga erishishga imkon beradi:

• u korxonada olib boriladigan barcha ishlarni hisobga oladi,
• ularni turiga yoki mansubligiga ko'ra guruhlarga ajrating,
• agar kerak bo'lsa, ularning xavfsizligi va tezkor qidiruvni ta'minlaydi;
• ularning mohiyatiga yoki xronologiyasiga qarab ishlarni shakllantirish qoidalarini belgilaydi.

Fayllar nomenklaturasi ko'pincha saqlash muddati tugaganligi sababli arxivlanishi yoki yo'q qilinishi kerak bo'lgan hujjatlarni aniqlash uchun hujjatlarni "filtrlash" zarur bo'lgan hollarda yordam beradi.

Nomenklaturaga qanday holatlar kiritilishi kerak?

Nomenklatura kompaniyaning bosh idorasiga yoki uning filiallari va vakolatxonalariga tegishli bo'lganligidan qat'i nazar, kompaniya faoliyati bilan bog'liq barcha masalalarni (ta'sis hujjatlari, buyruqlar, lavozim yo'riqnomalari, chiquvchi va kiruvchi hujjatlar va boshqalar) qayd etadi va maxfiydir. maxfiy ma'lumotlar yoki tijorat sirlarini o'z ichiga olgan hujjatlarni ham bu erga kiritgan. Huquqiy vorisi korxona bo'lgan tugatilayotgan jamiyatlarning ishlari ham nomenklatura ro'yxatiga kiritilishi kerak.

Istisno Bu bosma nashrlar bo'lib, ular orasida kitoblar va jurnallar, shuningdek, xodimlarning turli xil bayonotlari, bo'limlar o'rtasidagi ichki yozishmalar va boshqalar kiradi. Kasaba uyushmasida ochilgan ishlar, agar u alohida yuridik shaxs sifatida ro'yxatdan o'tgan bo'lsa, ham tashkilotning ishlari ro'yxatiga kiritilishi shart emas.

Qoida tariqasida, nomenklatura bir nechta bo'limlarni o'z ichiga oladi, shu jumladan asosiy bo'lim, ta'sis hujjatlari va kompaniyani ro'yxatdan o'tkazish bilan bog'liq hujjatlarning to'liq to'plamini, shuningdek boshqa qismlarni, shu jumladan turli tarkibiy bo'linmalar bilan bog'liq ishlar ro'yxatini o'z ichiga oladi.

Hujjat qachon tuziladi?

Hujjat davriy bo'lib, tuziladi yilda bir marta hisobot davrining oxirida (dekabr). Bu kompaniya yangi yilga kiruvchi hujjatlar sonini aniq hisoblash imkonini beradi.

Ishlar ro'yxatini kim yuritadi

Hujjatni yuritish kotib, kotib, ofis yoki arxiv bo'limi xodimi/boshlig'i, kadrlar bo'limi xodimining mas'uliyati bo'lishi mumkin - bularning barchasi tashkilotdagi ish vazifalarining taqsimlanishiga bog'liq. Lekin har qanday holatda, nomenklatura tuzilgandan so'ng, u kompaniya rahbariga imzolash uchun taqdim etiladi.

Kompilyatsiya qilish qoidalari

Biroz "qiyin" nomga qaramay, ushbu hujjat juda sodda va tushunarli tuzilishga ega. Bugungi kunda yagona model mavjud emas, shuning uchun korxonalar kerakli bo'limlar va paragraflarni qo'shib, uni istalgan shaklda yozishlari mumkin. Biroq, unga kiritilishi kerak bo'lgan ba'zi ma'lumotlar mavjud:

• kompaniya nomi,
• tuzilgan sana va raqam;
• hujjatlar ro'yxati,
• mas'ul shaxslarning imzolari.

Hujjatda, shuningdek, ma'lum bir faylning jildlari soni va uning elektron yoki qog'oz ko'rinishida saqlanishi ko'rsatilishi kerak. Agar ish elektron shaklda amalga oshirilsa, sahifalarni raqamlash fayl bo'yicha amalga oshirilishi kerak va nomenklaturada bir xil qiymat qayd etilishi kerak.

Shuni ta'kidlash kerakki, ba'zi tashkilotlar elektron shaklda olib boriladigan masalalarni hujjatning alohida bo'limida qayd etadilar yoki ular uchun alohida nomenklatura yaratadilar.

Dizayn qoidalari

Hujjatni formatlash uchun qat'iy qoidalar yo'q, ya'ni uni qo'lda yoki bosma shaklda saqlash mumkin. Ikkinchi variant qulayroq, chunki hujjat ko'pincha juda ta'sirli hajmga ega va uni kompilyatsiya qilish va tahrir qilish ancha qulayroqdir. Hujjat A4 formatidagi standart bo'sh varaqlarda yoki tashkilot blankida tuzilishi mumkin.

Agar shaklda bir nechta varaqlar bo'lsa, ular bir-biriga yopishtirilgan, raqamlangan va oxirida tuzilgan sanani ko'rsatgan holda, sahifalar sonini ko'rsatgan holda va hamma narsani mas'ul shaxsning imzosi bilan tasdiqlagan holda muhrlangan bo'lishi kerak.

Hujjat bir nusxada tuziladi, u o'z ahamiyatini yo'qotgandan so'ng, saqlash uchun korxona arxiviga topshiriladi.

Ishlarning namunaviy ro'yxati