Biznes hujjatlari shablonlar. Ofis ishi A dan Z gacha

Muassasa uchun hujjatlarni qo'llab-quvvatlash birinchi qarashda ko'rinadigan darajada oson ish emas. Maktabgacha ta'lim muassasasida ish yuritish - hujjatlar namunalari, to'g'ri rasmiylashtirilgan buyruqlar - har qanday tashkilotning asosi. Hujjatlar bo'yicha mutaxassislarning zimmasiga hujjatlarni tuzishda va ular bilan ishlashda qoidalar va qoidalarga rioya qilish jiddiy va mas'uliyatli vazifa yuklanadi.

Ish yuritishda hujjatlar tasnifi

Hujjat aylanishini muvaffaqiyatli boshqarish uchun siz namunaviy hujjatlarni qanday turlarga va kichik turlarga ajratishini bilishingiz kerak. Zamonaviy ofisda odatdagi qog'ozlardan tashqari, boshqaruv tizimining bir qismi bo'lgan elektron pochta xabarlari ham mavjud. Shunday qilib, asosiy ofis hujjatlari:

1. Kiruvchi, ya'ni tashqaridan kelganlar:
   • so'rovlar;
   • bildirishnomalar;
   • yuqori tashkilotlarning buyruqlari;
   • reklama ma'lumotlari va boshqalar.
2. Chiquvchi, ya'ni tashkilotdan yuborilgan:
   • xatlar, shu jumladan elektron pochta;
   • so'rovlar va so'rovlarga javoblar;
   • hisob-kitoblar, aktlar;
   • ishonchnomalar;
   • sertifikatlar, so'rov bo'yicha nusxalari;
   • hisobotlar va boshqalar.
3. Korxonadan tashqarida emas, ichki:
   • buyurtma (qog'oz hujjatlari namunasini maqolada topish mumkin), ko'rsatmalar;
   • qoidalar;
   • shartnomalar;
   • maxfiy va "DSP" belgisi - rasmiy foydalanish uchun;
   • eslatmalar, bayonotlar;
   • jurnallar va boshqalar.

Ichki hujjatlar ham elektron shaklda uzatilishi va qayd etilishi mumkin. Lekin bu har doim ham qabul qilinishi mumkin emas: muhim me'yoriy hujjatlar, ayniqsa, xodimlar bilan tanishishni talab qiladigan kadrlar to'g'risidagi nizomlar chop etilishi va imzolanishi kerak.

Elektron jurnallarni yuritish buxgalteriya hisobining tobora ommalashgan usuliga aylanib bormoqda. Bunday jurnallar retroaktiv o'zgarishlardan himoyalangan bo'lishi kerak, shunda ular bahsli vaziyatlar yuzaga kelganda ishonchni uyg'otishi mumkin.

Hujjatlarni yuritish topshirilganda, namunaviy hujjatlar juda foydali bo'ladi. Ularning aksariyati, agar mavjud bo'lsa, korporativ dizayn qoidalariga muvofiq bepul shaklda tuzilgan. Ammo qo'lda ba'zi hujjatlar hujjatlari (namunalari) bo'lishi juda qulay.

Namuna so'rovi

Rahmat maktubi namunasi

Ma'lumot xati namunasi

Moliyaviy yordam ajratish uchun buyurtma namunasi

Asosiy faoliyat uchun namuna buyurtma

Sertifikat namunasi

Xabarnoma namunasi

Ish yuritishni qoidalarga muvofiq tashkil etish

Tijorat tashkilotlari odatda hujjat aylanishi uchun o'zlarining ichki qoidalarini belgilaydilar. Maxsus dizayn bilan ish yuritish uchun blanka hujjatlari ishlab chiqilishi mumkin. Ba'zan bir nechta turlar turli maqsadlar uchun tasdiqlangan. Ammo ofis ishlarida hujjatlarni tayyorlash qoidalari mavjudligini unutmasligimiz kerak - GOST R 7.0.97-2016. Hujjatlar uchun bir qator talablarni tartibga soladi. Albatta, davlat idoralarining kotibiyatlari hujjatlarni rasmiylashtirishda shablonlarga qat’iy rioya qilishlari kerak, biroq har bir kishi ba’zi o‘zgarishlarni hisobga olishi kerak.

GOSTga muvofiq, chiqarilgan nusxalar asl nusxasi saqlanadigan tashkilot va holatni ko'rsatgan holda tasdiqlanishi kerak.

Masalan: “asl nusxasi Polet MChJda 01BU/2016/03-sonli faylda”. Ish raqami ishlarning nomenklaturasiga muvofiq kiritiladi.

Shuningdek, ish yuritishda kiruvchi hujjatlarni qayd etish bo'yicha standartga rioya qilishingiz kerak. Shu maqsadda, barcha kiruvchi ish yuritish hujjatlari qayd etilgan maxsus jurnalni yuritish majburiydir. Jurnal quyidagi ustunlarni o'z ichiga olishi kerak: sana, raqam, nomi, qayerdan olinganligi, kimga yuborilganligi yoki rahbariyat tomonidan tayinlanganligi. Kiruvchi hujjatda jurnal yozuvi va sanasiga muvofiq raqam ko'rsatiladi.

Chiqish hujjatlari namunalari xuddi shu tarzda ro'yxatga olinadi. Ular uchun jurnal ham yuritilishi kerak. Jurnallarni to'g'ri saqlash juda muhimdir. Agar ish yuritishda hujjatlarni bajarish muddatlari, buyruqlar berish sanalari, muhim hujjatlarning yo'qolishi yoki huquqiy nizolar yuzaga kelganda, bu muhim rol o'ynaydi, shuningdek, tashkilotda ishlash intizomini o'rnatishga yordam beradi.

Xatlar, shuningdek, asosiy talablarni hisobga olgan holda tuzilishi kerak: unda asosiy ma'lumotlar, ism, manzil, telefon raqami, menejer yoki mas'ul shaxsning imzosi bo'lishi kerak. Ular kompaniya blankida tuziladi, bu standart barcha chiquvchi xatlar va sertifikatlarga taalluqlidir. Hujjatlarga misollar maqolada keltirilgan.

Maqola haqida fikringizni bildiring yoki javob olish uchun mutaxassislarga savol bering

Ish yuritishda namunasini quyida topish mumkin bo'lgan hujjatlar inventarizatsiyasi ma'lum bir to'plam uchun to'liq ro'yxatni tuzish zarur bo'lgan hollarda qo'llaniladi. Uni tayyorlash har doim mantiqan to'g'ri keladi, chunki bu hujjatlarni qabul qiluvchiga ma'lum miqdorda o'tkazishning asosiy tasdig'idir.

Maqolaning oxirida namuna shaklini yuklab olishingiz mumkin.

U har doim hujjat kompaniyadan tashqarida ham, uning ichida ham ko'chirilgan hollarda tuziladi. Bunday holda, atama nafaqat ma'lum miqdordagi qog'ozlar ro'yxati, balki bitta hujjat sifatida ham tushunilishi kerak. Shuni tushunish kerakki, aslida har qanday harakat bir vaqtning o'zida bir nechta funktsiyalarni bajaradigan inventarizatsiyani tuzishni o'z ichiga oladi:

1. Avvalo, bu ma'lum bir jo'natuvchidan ma'lum bir adresatga 1 yoki bir nechta hujjatlarni jo'natish va uzatish faktini tasdiqlovchi asosiy hujjatdir.
2. Joriy hujjat oqimini tezda kuzatish va ma'lum bir qog'ozning harakatini aniqlash imkonini beradi.
3. Nihoyat, uning yordamida ichki logistika haqida xulosa chiqarish mumkin - ya'ni. hujjat aylanishi qanday aniq, qaysi yo'nalishlarda, qaysi kunlarda va qaysi nuqtalarga boradi. Buning yordamida kompaniya ichidagi etkazib berish jarayonlarini optimallashtirish mumkin, bu esa katta miqdordagi resurslarni tejash imkonini beradi.

Hujjatlar inventarizatsiyasi namunasi 2019

Kompilyatsiya kompaniyaning ixtiyorida. Odatda u kompaniyaning buxgalteriya siyosatida ishlab chiqiladi va uning namunasi hujjatlarni topshirishning barcha holatlari uchun tasdiqlangan.

Standart shakl shabloni quyidagi bo'limlarni o'z ichiga oladi:

1. Qabul qiluvchining ismi - ya'ni. manziliga hujjatlar to'plami topshiriladigan kompaniya, davlat organining vakili yoki jismoniy shaxs.
2. Hujjatlarni topshiruvchi tashkilotning nomi.
3. Tayyorlangan sana.
4. Inventarning o'zi bo'lgan jadval, unda quyidagilar ko'rsatilgan:

• ishlab chiqarish raqami;
• hujjatning to'liq nomi;
• nusxalar soni;
• varaqlar soni.

1. Keyinchalik, odatda qancha varaq hujjatlar o'tkazilganligi haqida qator yoziladi.
2. Shundan so'ng o'tkazish uchun mas'ul shaxsning imzosi, shuningdek qabul qiluvchi xodimning to'liq ismi, lavozimi va qabul qilingan sana ko'rsatilgan hujjatlarni qabul qilish to'g'risidagi yozuv qo'yiladi.

Agar kerak bo'lsa, hujjatlar qanday shaklda o'tkazilayotganini qo'shimcha ravishda yozishingiz mumkin - asl nusxasi yoki nusxasi (tasdiqlangan yoki tasdiqlanmagan).

Hujjat tuzilmoqda 2 nusxada- biri jo'natuvchida qoladi, ikkinchisi esa adresatga o'tkaziladi. Agar kerak bo'lsa, siz ma'muriyatga, buxgalteriya bo'limiga va boshqa manfaatdor xodimlarga saqlash uchun topshiriladigan yana 1 nusxani yaratishingiz mumkin.

ESLATMA. Jadvaldagi varaqlar soni hujjatlarning barcha nusxalari uchun darhol ko'rsatiladi - ya'ni. har bir hujjat uchun umumiy. Jadvalda bo'sh qolgan barcha satrlar qalam bilan kesib tashlanadi.

Ixtisoslashgan dasturda kompilyatsiya qilish varianti videoda ko'rsatilgan:

Asosiy navlari

Turli kompaniyalarning o'z shakllari va tasdiqlangan namunalari mavjud hujjatlar inventarlari , ular yagona qoidalarga muvofiq tuzilgan. Hujjatlarning maqsadiga qarab, bir nechta guruhlar ajratiladi:

1. Ichki - bir korxona, bo'lim, filial ichida yoki yirik kompaniyaning turli filiallari, tarkibiy bo'linmalari o'rtasida hujjatlar to'plamini o'tkazish uchun.
2. Hujjatlarni uchinchi tomon kompaniyalariga o'tkazish uchun inventar - bu shablonlarni kontragentlarga, soliq xizmati vakillariga va boshqa davlat idoralariga qanday qo'shimcha ma'lumotlar taqdim etilishi kerakligiga qarab, boshqa fikrlarni hisobga olgan holda ishlab chiqilishi mumkin.

Eng keng qamrovli tasnif boshqa kompaniyaga o'tkazish yoki ichki foydalanish uchun qanday hujjatlar tasvirlanganligi bilan bog'liq. Masalan:

1. Sertifikatlash ishining inventarizatsiyasi.
2. Birlamchi buxgalteriya hujjatlarini inventarizatsiya qilish.
3. Xodimlarning shaxsiy fayllari va boshqalar.

Qanday qilib to'g'ri tuzish kerak

Ishlarni inventarizatsiya qilish eng keng tarqalgan turlardan biridir. U ma'lum qoidalarga muvofiq tuzilgan. Quyidagi nuqtalar ko'rsatilgan:

1. Hujjatning seriya raqami - bu shaxsiy fayl yoki fayllarni guruhlaydigan boshqa papkada har bir hujjat har doim noyob raqamli yoki alfavit-raqamli kombinatsiya bilan raqamlanganligini anglatadi.
2. Indeks - ba'zi hollarda hujjatga o'zining noyob indeksi ham beriladi. Bu, ayniqsa, bitta ish juda ko'p sonli qog'ozlarni o'z ichiga olgan taqdirda to'g'ri keladi, shuning uchun raqam bilan birga harflar birikmasi ham yoziladi, bu sizga uni umumiy ro'yxatda tezda topish imkonini beradi. Agar indeks bo'lmasa, "indekssiz" yoki "b / n" belgisi qo'yiladi.
3. Sana - bu erda biz hujjat tuzilgan sanani emas, balki uni ro'yxatdan o'tkazish sanasini nazarda tutamiz. Ba'zan bu ko'rsatkichlar mos kelmaydi, shuning uchun keyinchalik kelishmovchiliklarni oldini olish uchun ularni oldindan tekshirish kerak.
4. Hujjatning nomi har doim shunday tuzilganki, uning nomi bilan nafaqat mohiyatini, balki ishlarning ma'lum bir toifasiga yoki ish yuritish bo'limiga tegishli ekanligini ham osongina aniqlash mumkin.
5. Varaq raqamlari odatda tepada va markazda joylashtiriladi, lekin har doim tashkilotning ixtiyorida. Qulaylik uchun kompaniyaning buxgalteriya siyosati har doim dastlabki qarorni qabul qiladi, unga ko'ra barcha hujjatlar, shu jumladan ularning sahifalari tuziladi.
6. Eslatmalar ixtiyoriy, ammo juda keng tarqalgan bo'lim bo'lib, unda mas'ul shaxs hujjatlar yoki ish papkalari harakati bo'yicha o'z sharhlarini qo'shishi mumkin. Masalan, fayl arxivlangan yoki hujjat kontragentga o'tkazish uchun olib qo'yilgan (yoki aksincha, qaytarilgan) va hokazo.
7. Yakuniy belgi - hujjatlarning umumiy sonini, sahifalarini, nusxalarini, turlarini (asl nusxalar, tasdiqlangan va tasdiqlanmagan nusxalar) aks ettiruvchi yozuv. U kerakli hujjatlarni darhol topish uchun qulaylik uchun taqdim etilgan.

Agar hujjatlar o'z ahamiyatini yo'qotgan bo'lsa va rasmiy hujjat aylanishida saqlash muddati o'tgan bo'lsa, ular arxivga topshiriladi. Bunday holda, hujjat 1 birlik miqdorida taqdim etilgan bo'lsa ham, har doim transfer inventarizatsiyasi tuziladi.

Hujjatlar ro'yxatining bunday namunasida ma'lumotlarning jadvalli taqdimotining asosiy shakli saqlanadi. Shu bilan birga, "Muddati sanalari" qo'shimcha ustuni kiritilgan bo'lib, u hujjatni saqlash muddati tugash muddatlariga ishora qiladi. Qoida tariqasida, ushbu sanalar me'yoriy hujjatlarga muvofiq belgilanadi (masalan, marshrut varaqlari kamida 5 yil saqlanadi).

Arxiv hujjatlarining katta guruhini doimiy saqlanishi kerak bo'lgan hujjatlar tashkil etadi. Bunday hujjatlarning inventarlarini tuzishda siz bir nechta xususiyatlarni hisobga olishingiz kerak:

1. "Saqlash muddati" ustuni yo'q, chunki doimiy saqlash nazarda tutilgan.
2. Barcha raqamlash oddiy xronologik tartibda amalga oshiriladi, chunki yangi hujjatlar qabul qilingan tartibda hisobga olinadi.
3. Ko'pincha so'zboshi yoki tushuntirish xati tuziladi, unda hujjatlarning maqsadi, ularni tasniflash tamoyillari, ma'lum bir guruhga guruhlash va boshqalar ko'rsatiladi.
4. Bunda, agar gap davlat yoki shahar arxivini hujjatlar bilan ta'minlovchi tashkilot haqida ketayotgan bo'lsa, inventarizatsiya 4 nusxada tuziladi\ Xususiy kompaniyalarga nisbatan qaror vakolatli shaxslar tomonidan qabul qilinadi.

Quyida misol keltirilgan.

Namuna shakllarini yuklab oling:

(so'z) - boshqa tashkilotga o'tkazish uchun

- arxivlash uchun

Tashkilot blankasi qanday bo'lishi kerak va uni qanday yaratish kerak? Bu haqda bizning maqolamizda o'qing.

Maqolada siz quyidagilarni bilib olasiz:

Qanday hollarda blankadan foydalanish kerak?

Ishbilarmonlik yozishmalar kompaniyaning hamkorlar va rasmiy tuzilmalar bilan axborot o'zaro hamkorligining ajralmas qismidir.

U har qanday tashkilotning umumiy hujjat aylanishi tarkibidagi chiquvchi va kiruvchi oqimlarning bir qismidir. Ish xatlarining janr xilma-xilligi juda katta: tijorat takliflari va reklama materiallaridan da'volar, talablar va yo'riqnomalargacha.

Ishbilarmonlik yozishmalarining amaldagi normalari va qoidalari kotibdan chiquvchi yozishmalarni to‘g‘ri shakllantira olishini talab qiladi.

Oldindan ishlab chiqilgan shaxsiy biznes xat shakli bu vazifani ancha osonlashtiradi. Bu nafaqat xat yaratish jarayonini tezlashtiradi, balki kompaniya uchun tashrif qog'ozi bo'lib xizmat qiladi, hurmatli imidjni shakllantirishga hissa qo'shadi va uning rahbariyati orasida uslub mavjudligini namoyish etadi.

O'z navbatida, yozishmalarni oluvchilar kompaniyangiz haqida kerakli ma'lumotlarni, uning ma'lumotlarini va aloqa ma'lumotlarini oladi. Qattiq ishbilarmonlik uslubida yozilgan xat xabarga rasmiy maqom beradi va sizning manzilingizdan kelgan hujjatlarni keyinchalik qayta ishlash va saqlashni osonlashtiradi. Kompaniya rivojlanishining dastlabki bosqichida, ishbilarmonlik obro'si shakllanish bosqichida bo'lgan va keng ko'lamli reklama xarajatlari hali ham juda cheklangan bo'lsa, ishbilarmonlik imidjini shakllantirishda ishbilarmonlik xatlarining uslubi hal qiluvchi rol o'ynaydi.

Kompaniya blankalarini loyihalashga qo'yiladigan talablar

Tashkilotning blankasini yaratish vazifasi odatda ofis boshqaruvi xizmatiga yuklanadi. Albatta, bu jarayonda bir nechta odamlar ishtirok etadilar - kotib biznes xatini loyihalashda mavjud standartlarga muvofiqligini nazorat qiladi, buxgalteriya xodimi bank rekvizitlarining dolzarbligini tekshiradi va professional dizayner uslubni ishlab chiqadi. shaklni ro'yxatdan o'tkazish.

Rossiya Federatsiyasida qonunchilik darajasida "tashkilot blankasi" ta'rifi mavjud emas. Ish yozishmalarini tayyorlash uchun bir qator umumiy talablar mavjud. Bularga ba'zi GOSTlarning qoidalari kiradi:

Maktubning o'zi kamida 12 nuqtadan iborat shriftda yozilgan, shrift standart Microsoft Office to'plamining har qanday bo'lishi mumkin, ko'pincha Times New Roman.

Shaklning sarlavhasida ikki xil shriftdan foydalanish tavsiya etilmaydi. Xabarning o'zida siz muhim fikrlarni ta'kidlash uchun kursiv yoki qalin matndan foydalanishingiz mumkin. Matn qismlarini KAPITAL harflar bilan ajratib ko'rsatish qat'iyan man etiladi, bu suhbat davomida baqirish kabi yoqimli emas.

Bular umumiy fikrlar edi, endi bitta komponentni o'tkazib yubormasdan, o'zingiz blanka sarlavhasini qanday yaratishni bosqichma-bosqich ko'rib chiqaylik.

Darhol ta'kidlaymizki, barcha dizayn elementlarini tasodifiy o'zgartirmaslik uchun sarlavhada yaratish eng qulaydir.

Blanka sarlavhasini bosqichma-bosqich yaratish

1-qadam.

Biz kompaniya logotipi va nomini joylashtiramiz. Ushbu elementlarning asosiy maqsadi jo'natuvchini zudlik bilan aniqlash va yozishmalarni keyingi qayta ishlash qulayligidir. Agar kompaniya logotipi ishlab chiqilayotgan bo'lsa yoki umuman yo'q bo'lsa, uning o'rniga kompaniyaning to'liq nomini katta shriftda berishingiz mumkin. Agar sizning kompaniyangiz ustavida yoki boshqa ta'sis hujjatlarida nomning qisqartirilgan versiyasi mavjud bo'lsa, u darhol asosiyning ostida (qavslar ichida) ko'rsatilishi kerak. Shrift hajmini taxminan quyidagicha aniqlaymiz - agar xabarning asosiy matni 12 nuqtada yozilgan bo'lsa, u holda ism uchun 16 nuqta mos keladi, agar asosiy matn 14 bo'lsa, ism 18 ga teng.

2-qadam.

Biz kompaniyaning rasmiy ma'lumotlarini va TIN/KPP ma'lumotlarini joylashtiramiz. Ushbu ma'lumotlar bir qatorda joylashgan. Hech qanday holatda siz OGRN raqamingizni bera olasiz. Ushbu ma'lumotlarni yozish uchun ishlatiladigan shrift hajmi 8-10.

3-qadam.

Biz bank rekvizitlarini, joriy hisob va vakillik hisobini, bank nomi va BICni joylashtiramiz.

4-qadam.

Biz sizning kompaniyangizning aloqa ma'lumotlarini joylashtiramiz: shahar kodi ko'rsatilgan telefon raqamlari, pochta indeksi ko'rsatilgan pochta manzili, elektron pochta va Internetdagi sahifa yoki veb-sayt manzili.

Ma'lumotlarni kiritishni tugatgandan so'ng, sarlavhani asosiy matndan bitta qattiq chiziq bilan ajratishni unutmang.

Tashkilotingiz blankidagi matnni formatlash bo'yicha maslahatlar:

1. Zamonaviy biznes standartiga ko'ra, sana formati raqamli bo'lishi kerak 08/01/2017;
2. "Adresant" maydoni quyidagi tartibda to'ldiriladi: kompaniya nomi, lavozimi, qabul qiluvchining bosh harflari va familiyasi.
3. Familiyadan oldin bosh harflar qo'yilishi kerak - A.E. Petrov, lekin emas Petrov A.E..
4. Qabul qiluvchining lavozimi va familiyasi dativ holatda ko'rsatilgan, ya'ni. “Kim?” degan savolga javob beradi.
5. Har doim ish qog'ozining nomini ko'rsatish kerak: "Taklif", "Xabarnoma", "Da'vo", "Talab" va boshqalar.
6. Xat oxirida nafaqat uni tuzgan shaxsning familiyasi va bosh harflarini, balki uning lavozimini ham ko'rsatish kerak.
7. Faqat davlat tashkilotlari Rossiya Federatsiyasining davlat ramzlaridan foydalanish huquqiga ega, buni amalga oshirish taqiqlanadi.

Tashkilot blankasi namunasi

Xulosa

Tashkilot blankiga oid huquqiy me'yorlar mavjud emasligi sababli, har bir kompaniya uni faqat biznes etikasiga asoslangan holda o'z didiga ko'ra ishlab chiqishi mumkin. Biroq, yaxshi yozilgan, yaxshi ishlab chiqilgan va qimmat qog'ozga bosilganligini yodda tuting shakl Sizning kompaniyangiz haqida o'nlab bo'sh reklama iboralaridan ko'ra ko'proq narsani aytadi. Professional dizayner tomonidan ishlab chiqilgan korporativ logotip kompaniyangizning tan olinishini oshiradi va uning maqomini ta'kidlaydi.

Qattiq ishbilarmonlik uslubida yozilgan xat xabarga rasmiy maqom beradi va sizning manzilingizdan kelgan hujjatlarni keyinchalik qayta ishlash va saqlashni osonlashtiradi. Kompaniya rivojlanishining dastlabki bosqichida, ishbilarmonlik obro'si shakllanish bosqichida bo'lgan va keng ko'lamli reklama xarajatlari hali ham juda cheklangan bo'lsa, ishbilarmonlik imidjini shakllantirishda ishbilarmonlik xatlarining uslubi hal qiluvchi rol o'ynaydi.

Yuridik yoki jismoniy shaxslar tomonidan tuzilgan rasmiy hujjatlar belgilangan tartibda rasmiylashtirilishi va tasdiqlanishi kerak.

Tashkiliy va ma'muriy hujjatlarni tayyorlashda oldindan tayyorlangan shakldan foydalanish odatiy holdir.

GOST R 51141-98 tomonidan belgilangan hujjat shakli - bu "rasmiy yozma hujjat muallifini aniqlaydigan tafsilotlar to'plami". GOST R 51141-98. Ish yuritish va arxivlash. Shartlar va ta'riflar. M., 1998.-S. 2, 44-band.

Hujjat blankalari bosmaxonada chop etilishi mumkin, shaxsiy kompyuterdan foydalanganda esa shakl mashina xotirasiga kiritilishi va hujjat chop etilganda avtomatik ravishda chiqishi mumkin. Shakl qanday ishlab chiqarilganidan qat'i nazar, GOST R 6.30-97 tomonidan shakllar turlari, ularni loyihalash, qayd etish va saqlash, shu jumladan Davlat gerbi tasviri tushirilgan blankalar uchun belgilangan talablarni hisobga olish kerak. Rossiya Federatsiyasi, Rossiya Federatsiyasining ta'sis sub'ektlarining gerblari.

Shakllar oq qog'ozda yoki tegishli sifatdagi ochiq rangli qog'ozda tayyorlanishi kerak.

Hujjat shakllarini loyihalashda, blankalarda qo'llaniladigan detallarning joylashuvi uchun maydonlarning o'lchamlari namunaviy shaklda ko'rsatilganlarga mos kelishi kerak.

Shaklda, belgilangan o'lchamlarga va detallarni loyihalash qoidalariga muvofiq, doimiy detallar qo'llaniladi, shaklning yuqori (sarlavhasi) qismida bo'lishi kerak bo'lgan ba'zi o'zgaruvchan detallarning joylashuvi ko'rinishida belgilanadi. burchaklar yoki chiziqlar. Shuningdek, burchaklar hujjatning maydonlarini va shaklning pastki qismida qo'llaniladigan tafsilotlarning joylashishini belgilaydi.

Hujjat shakllari A4 va A5 formatlarida, tafsilotlarni joylashtirish uchun burchak va bo'ylama variantlari bilan ishlab chiqarilishi mumkin. Shakllarni bosib chiqarish yoki kompyuter texnologiyalaridan foydalangan holda ishlab chiqarishda detallar doimo markazlashtirilgan tarzda, yozuv mashinkasi yordamida ishlab chiqarilganda - bayroq usulida tuziladi.

Tashkilot, tarkibiy bo'linma yoki mansabdor shaxs uchun quyidagi turdagi shakllar belgilanadi: umumiy shakl; xat shakli; muayyan turdagi hujjat shakli.

Umumiy shakl xatlardan tashqari har qanday turdagi hujjatlarni tayyorlash uchun ishlatiladi.

Tashkilotning ta'sis hujjatlariga qarab, umumiy shaklda quyidagi doimiy rekvizitlar yozilishi mumkin:

01 - Rossiya Federatsiyasining Davlat gerbi;

02 - Rossiya Federatsiyasining ta'sis sub'ektining gerbi;

03 - tashkilotning emblemasi yoki tovar belgisi (xizmat ko'rsatish belgisi);

04 - tashkilot kodi;

06 - tashkilotning nomi; 12 - hujjatni rasmiylashtirish joyi.

O'zgaruvchan tafsilotlar uchun umumiy shaklga chiziqlar ko'rinishidagi chegara belgilari qo'llaniladi - tafsilotlar uchun:

09 - hujjat sanasi;

10 - hujjatning ro'yxatga olish raqami (bu tafsilot uchun "Yo'q" belgisi ham oldindan chop etiladi).

Burchaklar ko'rinishida quyidagi tafsilotlarning joylashuvi ajralib turadi:

14 - adresat (atributning boshi va oxiri, bir vaqtning o'zida o'ng maydon chegarasini ko'rsatadi);

17 - hujjat matnining sarlavhasi;

18 - nazorat belgisi;

28 - hujjatning tashkilot tomonidan qabul qilinganligi to'g'risidagi belgi;

29 - hujjatning elektron nusxasining identifikatori.

04 “Tashkilot kodi” rekvizitlari va 09 “Hujjat sanasi” va 10 “Hujjatning ro‘yxatga olish raqami” rekvizitlari o‘rtasida 08 “Hujjat turi nomi” rekvizitini qo‘llash (bosma) uchun bo‘sh joy qoldiriladi.

Hujjat turining nomi umumiy shaklga kiritilganda, masalan, "buyruq", "akt", "bayonnoma" bu shakl muayyan turdagi hujjat shakliga aylanadi - buyurtma blankasi, dalolatnoma shakli, protokol shakli , va hokazo. Shunday qilib, muayyan turdagi hujjatning shakli aslida umumiy shaklning bir turi hisoblanadi, chunki tashkiliy va boshqaruv hujjatlarini tuzishda hujjat turi nomidan foydalanilmagan umumiy shakl umuman ishlatilmaydi.

Tafsilot 05 "Hujjat shakli kodi" hujjatning ma'lum bir turini ro'yxatdan o'tkazishda shaklga bosiladi, chunki hujjatning har bir turi (turi) OKUD bo'yicha o'zining yagona shakl kodiga ega.

Hujjatning muayyan turi uchun umumiy shakl va blanka namunalari ilovada keltirilgan. 2-6.

Xat shakli faqat bitta turdagi hujjat - rasmiy xatni tuzishda qo'llaniladi, shuning uchun unda hujjat turining nomini ko'rsatishning hojati yo'q. Xat shaklida rekvizit o'rniga 10 "Hujjat turining nomi" 07 "Tashkilot to'g'risidagi ma'lumotnoma" rekvizitlari va 12 "Hujjatlarni tayyorlash joyi" rekvizitlari o'rniga 11 "Hujjatga havola" joylashtiriladi. yozishmalar uchun zarur bo'lgan hujjatning ro'yxatga olish raqami va sanasi.

Tafsilot 07 "Tashkilot to'g'risidagi ma'lumotnoma" tayyorlanish joyi to'g'risidagi ma'lumotni o'z ichiga olishi kerak, shuning uchun 12 "Hujjatni tayyorlash joyi" ma'lumotlarini ishlatishning hojati yo'q.

Shunday qilib, harf shakli umumiy shakldan faqat ikkita tafsilot bilan farq qiladi. Umumiy shaklda burchaklar ko'rinishidagi belgilar qo'llaniladigan boshqa barcha tafsilotlar ham firma blankida qo'llaniladi va xuddi shu qoidalarga muvofiq tuziladi. Xat shakllari ilovada keltirilgan. 7-10.

Tashkilot yoki mansabdor shaxsning tarkibiy bo'linmasining shakli, agar bo'linma rahbari yoki mansabdor shaxs imzo qo'yish huquqiga ega bo'lsa, tuziladi. Tarkibiy bo'linmaning nomi yoki lavozim nomi 06 "Tashkilot nomi" rekvizitidan keyin shaklga kiritiladi.

Rasmiy blankalarning namunalari ilovada keltirilgan. 11, 12.

Rossiya Federatsiyasining Davlat gerbi va Rossiya Federatsiyasining ta'sis sub'ektlarining gerblari tasvirlangan tashkilotlarning blankalari (muhrlangan blankalar) buxgalteriya hisobiga olinadigan bosma mahsulotlardir.

Shtamp blankalari faqat tegishli faoliyat turiga litsenziyasi hamda belgilangan turdagi mahsulotni sifatli ishlab chiqarish uchun texnik va texnologik imkoniyatlar sertifikatiga ega bo‘lgan matbaa va shtamp o‘ymakorligi korxonalari tomonidan ishlab chiqariladi.

Bosmaxonada shtamp blankini yoki boshqa har qanday shaklni ishlab chiqarish uchun 1:1 masshtabida doimiy detallar qo‘llanilishi, o‘zgaruvchan detallar uchun zarur belgilar qo‘yilishi kerak bo‘lgan blanka maketini tuzish kerak. detallar joylashgan maydonlarning o'lchamlari ko'rsatilgan. Qog'ozning turi va rangini ko'rsatish, kerakli shriftlarni tanlash, tirajni ko'rsatish, muddatlar va ishlab chiqarish xarajatlarini kelishish kerak. Shaklning tartibida tashkilot rahbari ushbu tartibni chop etishga ruxsat berganligi haqida ko'rsatma bo'lishi kerak (odatda "men ruxsat beraman" so'zi yoziladi). Rejada, shuningdek, menejerning imzosi va tashkilot muhri bo'lishi kerak.

Tashkilotning rasmiy blankalarida seriya raqamlari bo'lishi kerak, ular tipografik tarzda yoki raqam bilan muhrlangan. Ba'zan bu raqamlar seriyasi shtamp blankalariga ham qo'yiladi. Shtamp blankasining har bir turi alohida jurnalda (yoki boshqa ro‘yxatga olish va hisobga olish blankida) qayd etiladi, blankalarning o‘zi esa ishonchli qulflangan va muhrlangan shkaflarda saqlanadi. Ularni yo'q qilish ro'yxatga olish varaqasida belgi qo'yilgan dalolatnomaga muvofiq belgilangan tartibda amalga oshiriladi.

Tashkilotlarda shtamp (shuningdek oddiy) blankalarni ishlab chiqarish, saqlash, hisobga olish, berish, mavjudligini tekshirishni tashkil etish ish yuritish uchun mas'ul bo'limga yuklangan. Har qanday tashkilotning ofis boshqaruvi ko'rsatmalarida tashkilot shakllarini ishlab chiqarish va ulardan foydalanish tartibini tavsiflovchi bo'lim bo'lishi kerak.

Rossiya Federatsiyasi Davlat gerbi va federatsiyaning ta'sis sub'ektlarining gerblari tasvirlangan blankalarni tayyorlash va saqlashga qo'yiladigan umumiy talablar bo'limda keltirilgan. 5 GOST R 6.30-97 “Yagona hujjatlar tizimlari. Tashkiliy va ma'muriy hujjatlarning yagona tizimi. Hujjatlarga qo'yiladigan talablar."

Nazorat savollari

1. GOST R51141-98 tomonidan belgilangan hujjat shakli nima?

2. Hujjat shakllari qanday usullarda ishlab chiqarilishi mumkin?

3. Hujjat shaklini loyihalash nimaga asoslanadi?

4. GOST R 6.30-97 tomonidan qancha turdagi shakllar o'rnatilgan?

5. Hujjatlarning qanday turlarini tayyorlash uchun umumiy shakl ishlatiladi?

6. Shaklning har bir turiga qanday doimiy detallar qo'llanilishi mumkin?

7. Shakllarda o'zgaruvchan detallar uchun joylarni qanday usullar bilan belgilash mumkin?

8. Umumiy shakl harfli shakldan nimasi bilan farq qiladi?

9. Rossiya Federatsiyasi Davlat gerbi yoki Rossiya Federatsiyasining ta'sis sub'ektlarining gerblari tasvirlangan shaklni ishlab chiqarishga qanday talablar qo'yiladi?

10. Shaklni tayyorlash uchun bosmaxonaga nimani taqdim etish kerak?