Elementlar bo'yicha xaridlar. Ishlarning konsolidatsiyalangan nomenklaturasining bo'limlarini ishlab chiqish texnologiyasi (Saratovmeliovodxoz bo'limi misolida)

Tashkilot hujjatlarini arxivda saqlash uchun mas'ul bo'lgan xodimlar uchun dekabr va yanvar oylari fayllar nomenklaturasi bilan ayniqsa faol ish oylari hisoblanadi. Nomenklatura katta hajmdagi hujjat bo'lib, alohida e'tibor talab qiladi. U bilan ishlashda ko'plab savollar tug'iladi. Maqolada biz tashkilot ishlarining nomenklaturasini ko'rib chiqish tartibini tasvirlab beramiz - uni tuzishdan to keyingi yil uchun tasdiqlashgacha.

ISLARNING NOMENKLATURI QANDAY VA U NEGA KERAK?

Fayllar nomenklaturasi - bu tashkilot faoliyatida shakllantirilgan hujjatlarning saqlash muddatlarini va kalendar yilidan keyin - miqdorini ko'rsatadigan tizimli ro'yxati. Ishlar nomenklaturasi federal ijro etuvchi hokimiyat organlari va davlat organlari uchun majburiy hujjatdir. Tijorat tashkilotlariga kelsak, u faqat davlat (shahar) arxivlarini sotib olish manbalari bo'lgan tashkilotlar tomonidan ishlab chiqilishi kerak. Boshqalar uchun nomenklatura nazariy jihatdan talab qilinmaydi.

Biroq, amalda, har qanday tashkilot ertami-kechmi uni yaratish zarurati tug'iladi: ishlagan yillar davomida to'plangan hujjatlardan xalos bo'lish kerak bo'lganda, saqlash muddatlarini belgilang (aks holda nima yo'q qilinishi mumkinligini qanday tushunish mumkin va nima mumkin emas? ). Va saqlash muddatlarini ko'rsatadigan tashkilotning ishlari va hujjatlari ro'yxati - bu ishlar nomenklaturasi. Bularning barchasi, albatta, o'sib borayotgan va rivojlanayotgan va yillar davomida bir joyda vaqtni belgilamaydigan, inspeksiya organlaridan jarima kutayotgan tashkilotlarga tegishli.

Ishlar nomenklaturasi ustida ishlashda siz ikkita hujjatga amal qilishingiz kerak (birinchisi normativ xarakterga ega, ikkinchisi maslahat).

Davlat organlari, mahalliy davlat hokimiyati organlari va tashkilotlarda Rossiya Federatsiyasi Arxiv fondi hujjatlarini va boshqa arxiv hujjatlarini saqlash, yig'ish, hisobga olish va ulardan foydalanishni tashkil etish qoidalari (Rossiya Madaniyat vazirligining 2015 yil 31 martdagi № 38-son buyrug'i bilan tasdiqlangan). 526, bundan keyin 2015 yilgi Qoidalar deb yuritiladi);

Tashkilotlar arxivlari ishi bo'yicha asosiy qoidalar (Rosarxiv Kengashining 02.06.2002 yildagi qarori bilan tasdiqlangan, bundan keyin Asosiy qoidalar deb yuritiladi).

İŞLAR NOMENKLATURASI BILAN ISHLASH TARTIBI

2015 yilgi qoidalar barcha tashkilotlarni ikki toifaga ajratadi: davlat (shahar) arxivlarini olish manbalari va bo'lmaganlar. Birinchisining ish nomenklaturasiga qo'yiladigan talablar, siz taxmin qilganingizdek, qattiqroq (1-jadval).

1 Qoidalarning 2015 yil 4.18-bandi.

Ishlar nomenklaturasining shakli 2015 yilgi Qoidalarning 25-ilovasida keltirilgan barcha tashkilotlar uchun bir xil (2-jadval).

Biz ishlarning nomenklaturasi bilan ishlash algoritmini bosqichma-bosqich oqim sxemasida taqdim etamiz va har bir bosqichni batafsil ko'rib chiqamiz:

BIZ ISHLATLAR VA HUJJATLAR HAQIDA MA'LUMOT TO'PLAYMIZ

Ishlar nomenklaturasi birinchi marta tuzilganda, bu "noldan" deb ataladi, bu ko'pincha kotib yoki ofis boshqaruvi bo'limi tomonidan amalga oshirilishi kerak. 2015 yilgi Qoidalar va Asosiy qoidalarning tavsiyasiga ko'ra, tashkilotning tarkibiy bo'linmalari buni amalga oshirishi kerakligiga qaramay, bunday topshiriqni ko'pincha kotib oladi. Ehtimol, bu jamoadagi mas'uliyatni taqsimlash nuqtai nazaridan tushunarli (noto'g'ri bo'lsa ham), lekin kotib hamkasblari yordamisiz baribir bardosh bera olmaydi. Ular u yoki bu tarzda ishtirok etishlari kerak. Ushbu bosqichda ishlar nomenklaturasini tuzuvchining vazifasi har bir tarkibiy bo'linma faoliyatida shakllanadigan ishlar va hujjatlar to'g'risidagi ma'lumotlarni to'plashdan iborat.

Buni amalga oshirishning eng oson yo'li uni bo'limlarga yuborishdir. anketalar s. Kompilyatorga kerak bo'lgan minimal ma'lumotlar quyidagilardan iborat:

Ish sarlavhalari;

Har bir ish uchun ommaviy axborot vositalarining turi (qog'oz yoki elektron);

Fayllarni saqlash muddatlari (agar bo'lim ular qaysi hujjat tomonidan tuzilganligini bilsa).

Shubhasiz, kotib yoki kotib emas

bu ma'lumotga to'liq ega bo'lishi mumkin. Bu, ayniqsa, yuqori darajada ixtisoslashgan me'yoriy hujjatlarda bo'lishi mumkin bo'lgan saqlash muddati uchun to'g'ri keladi.

Anketaning kengaytirilgan shakli ham bo'lishi mumkin. Shunday qilib, hujjatlarning skanerlangan nusxalari bor yoki yo'qligini va xodimlarning asl nusxalariga qanchalik tez-tez kirishini bilish zarar qilmaydi. Bu ish yuritishni tugatgandan so'ng, hujjat bo'limda qancha vaqt qolishini bilish uchun kerak. Ba'zi holatlar yopilgandan so'ng darhol eskrovga tushishi mumkin, ammo ko'p yillar davomida talab qilinadigan boshqalar ham bor.

Misol tariqasida so'rovnomaning kengaytirilgan shaklining bir qismini keltiramiz (1-misol).

2 Davlat organlari, mahalliy davlat hokimiyati organlari va tashkilotlarning faoliyati davomida shakllantirilgan, saqlash muddatlarini ko'rsatadigan namunaviy boshqaruv arxiv hujjatlari ro'yxati (Rossiya Madaniyat vazirligining 2010 yil 8-25-sonli 558-son buyrug'i bilan tasdiqlangan; o'zgartirishlar kiritilgan). 16.02.2016; bundan keyin Ro'yxat deb yuritiladi).

BIZ BO'LIMLARGA INDEKS BERAMAN

Ishlar indeksi odatda ikkita qismdan iborat bo'lib, ulardan birinchisi nomenklatura bo'yicha bo'linish indeksi, ikkinchisi nomenklatura bo'limi ichidagi ishning tartib raqamidir. Masalan, 03-15 , Qayerda 03 bo'linma indeksidir va 15 - ish raqami (2-5-misollarga qarang).

Agar indekslash ilgari amalga oshirilgan bo'lsa:

Ushbu tizimdan foydalanishni davom ettirish yoki uni bekor qilish va yangi indekslarni o'rnatish haqida qaror qabul qilishingiz kerak. Bu qaysi bo'limlar ulardan foydalanishiga va indekslarning qanchalik mos kelishiga bog'liq.

Indekslardan foydalangan holda bo'limlarga tayinlangan raqamlarni saqlab qolgan holda indekslash tizimini yangilash oqilona kelishuv bo'ladi.

Agar oldingi indekslash tizimi juda dolzarb bo'lsa, uni o'zgartirishning ma'nosi yo'q. Bunday holda, uning asosida holatlar ro'yxati tuziladi.

Agar hozirgacha tashkilot indekssiz boshqargan bo'lsa tarkibiy bo'linmalar, keyin bo'linmalar ishlar nomenklaturasi bilan ishlashning keyingi bosqichida umumiy tartibda raqamlarni oladi.

BIZ NOMENKLATURA BO'LIMLARI VA ISHLAB CHIQARISH SAVOLLARINI TIZIMLASHTIRILAMIZ

Ta'rifda aytib o'tganimizdek, ishlarning nomenklaturasi tizimlashtirilgan tashkilotning ishlari ro'yxati. Bu degani, bo'limlar va tegishli masalalarning nomlari ma'lum bir ketma-ketlikda joylashtirilishi kerak.

Bo'limlar tashkilotning shtat tuzilmasi tomonidan belgilanadigan tartibda yoki tarkibiy bo'linmalar uchun ilgari tasdiqlangan indeksatsiya tizimiga muvofiq joylashtiriladi. Ishlar nomenklaturasining bir bo'limi bitta bo'limga to'g'ri keladi (3-jadval).

Strukturaviy birliklar uchun indekslarni tuzishda chiziqchalardan foydalanish shart emas. Agar kerak bo'lsa, ular chiziq va/yoki harf belgilarini o'z ichiga olishi mumkin. Ikkita asosiy tamoyil mavjud: birinchisi - soddalikka intilish (agar bunga yo'l qo'ymaslik mumkin bo'lsa, uch qavatli belgilarni "o'chirish" shart emas), ikkinchisi - o'ziga xoslik (har bir bo'linma indeksi birlikda bo'lishi kerak) .

Har bir bo'limdagi holatlar Asosiy qoidalarda tavsiya etilgan tartibda joylashtirilgan.

BIZ ISHLAB CHIQARISHNI SAQLASH UCHUN XANALARNI O'ZLAYMIZ

■ Standart ro'yxatlarga muvofiq. Fayllarni saqlash muddatlarini belgilovchi asosiy hujjatlar standart ro'yxatlardir. Davlat organlari, mahalliy davlat hokimiyati organlari va tashkilotlar faoliyati jarayonida shakllantiriladigan, saqlash muddatlari ko‘rsatilgan namunaviy boshqaruv arxiv hujjatlari ro‘yxati – ular orasida “birinchi raqamli”.

Ishlab chiqarish korxonalari, loyihalash, qurilish va ilmiy-texnikaviy faoliyatni amalga oshiruvchi boshqa barcha tashkilotlar uchun tashkilotlarning ilmiy-texnikaviy va ishlab chiqarish faoliyatida shakllantiriladigan, saqlash muddatlari ko‘rsatilgan namunaviy arxiv hujjatlari ro‘yxati (Madaniyat vazirligi buyrug‘i bilan tasdiqlangan) mavjud. Rossiya Federatsiyasining 2007 yil 31 iyuldagi 1182-son; 2011 yil 28 apreldagi o'zgartirishlar bilan).

Ikkala ro'yxat ham qulay, o'ylangan tuzilishga ega.

■ Idoralar ro'yxatiga ko'ra. Standart ro'yxatlarga qo'shimcha ravishda, Rossiyada idoraviy ro'yxatlar mavjud, ya'ni ma'lum bir bo'limga tegishli. Bu, masalan:

Saqlash muddatlarini ko'rsatgan holda Federal arxiv agentligi va uning bo'ysunuvchi tashkilotlari faoliyati davomida shakllantirilgan hujjatlar ro'yxati (Federal arxivning 2013 yil 30 yanvardagi 12-son buyrug'i bilan tasdiqlangan);

Saqlash muddatlari ko'rsatilgan Federal Soliq xizmati, uning hududiy organlari va bo'ysunuvchi tashkilotlar faoliyatida hosil bo'lgan hujjatlar ro'yxati (Rossiya Federal Soliq Xizmatining 2012 yil 15 dekabrdagi MMV-7-10/88@ buyrug'i bilan tasdiqlangan) 17.06.2015 yildagi tahrirda).

Federal Jazoni ijro etish xizmati, jazoni ijro etish tizimi organlari, muassasalari va korxonalari faoliyatida hosil bo'lgan hujjatlar ro'yxati, saqlash muddatlarini ko'rsatgan holda (Rossiya Federal Jazoni ijro etish xizmatining 2014 yil 21 iyuldagi 373-son buyrug'i bilan tasdiqlangan) va boshqalar.

Belgilangan sohada faoliyat yurituvchi tashkilotlar "o'z" ro'yxatidan mutlaqo foydalanadilar. Qolganlarning barchasi ma'lumot olish uchun idoraviy ro'yxatlardan foydalanishi mumkin.

■ Sanoat qoidalariga muvofiq. Nihoyat, hujjatlarni saqlash muddatlari (odatda yuqori ixtisoslashtirilgan) sohaga oid normativ-huquqiy hujjatlarda: qonunlar, qoidalar, ko'rsatmalarda bo'lishi mumkin.

Misol uchun, 2006 yil 13 martdagi 38-FZ-sonli "Reklama to'g'risida" gi Federal qonuni (2015 yil 8 martdagi o'zgartirishlar va 2016 yil 3 iyuldagi o'zgartirishlar bilan) "Reklama materiallarini saqlash muddatlari" deb nomlangan maxsus maqolani o'z ichiga oladi (v. 2). Korxonalarni energiya bilan ta'minlash bilan shug'ullanadigan bo'limlarda ular elektr inshootlarini ishlatishda mehnatni muhofaza qilish bo'yicha tarmoqlararo qoidalarga (xavfsizlik qoidalari) rioya qilishadi (Rossiya Mehnat vazirligining 01.05.2001 yildagi № 38-son buyrug'i bilan tasdiqlangan). 3, Rossiya Energetika vazirligining 27.12.2000 yildagi 163-sonli buyrug'i;

Shubhasiz, kotib yoki kotib ushbu hujjatlarning mavjudligi to'g'risida bilishga mutlaqo majbur emas. Shuning uchun holatlar ro'yxatini tuzishda tashkilotingizning barcha tarkibiy bo'linmalaridagi hamkasblar bilan muloqot qilish juda muhimdir.

■ EC protokollariga muvofiq. Agar hujjatni saqlash muddati topilmasa yoki bo'limlardan birining rahbari ro'yxatda ko'rsatilganiga nisbatan faylni saqlash muddatini ko'paytirish istagini bildirsa, muddat tashkilotning ekspert komissiyasi tomonidan belgilanadi (misol). 2). Agar komissiya bo'lmasa, bosh direktorning buyrug'i bilan. Ishlar nomenklaturasining 4-ustunida ro'yxatdagi maqola o'rniga bu holda EK majlisi yoki farmoyishi bayonnomasi ma'lumotlari ko'rsatiladi.

Ro'yxatlarda yoki qoidalarda ko'rsatilgan saqlash muddatlarini qisqartirishga yo'l qo'yib bo'lmaydi. Agar ikkita reglamentda bitta hujjat uchun turli xil saqlash muddatlari belgilangan bo'lsa, uzoqroq muddatni tanlash yaxshidir.

Ushbu bosqichning oxirida kompilyator to'ldirilgan ish nomenklaturasi shaklini oladi.

ISLARNING NOMENKLATURASI LOYIYASI HAQIDA KUZILAMIZ

Ishlar nomenklaturasi loyihasi tashkilotning ichki ekspert komissiyasining majlisida kelishib olinadi. Shartnoma protokolda qayd etiladi va ushbu protokolning ro'yxatga olish ma'lumotlari tegishli nomenklatura tafsilotlariga kiritiladi:

Ishlar nomenklaturasining shakli ichki ekspert komissiyasi tomonidan tasdiqlashdan tashqari, arxiv muassasasining ekspertiza komissiyasi (EKK) tomonidan tasdiqlashni rasmiylashtirishni ham nazarda tutadi. Bu faqat davlat (shahar) arxivlarini olish manbalari bo'lgan tashkilotlarga tegishli. Qolganlarning barchasi ushbu tafsilotni o'zlarining holatlar ro'yxatidan olib tashlashi mumkin.

Tashkilotda ekspert komissiyasi bo'lmasa, tasdiqlash barcha mahalliy normativ hujjatlar uchun umumiy tartibda amalga oshiriladi. Qog'ozda yoki EDMSda ishlarning ro'yxati uchun standart tasdiqlash varag'i tuziladi.

ISLARNING NOMENKLATURAsini TASDIQLAYMIZ

Ishlar ro'yxati tashkilotning birinchi shaxsi - bosh direktor tomonidan tasdiqlanadi. Tasdiqlash uchun unga taqdim etilgan nomenklaturaning barcha nusxalari bo'yicha hujjatning birinchi varag'iga tasdiqlash muhrini to'ldiradi.

BIZ ISHLAB CHIQARISH NOMENKLATURALARINI TUZILMAVIY BO'LIMLARGA O'TKAZAMIZ

Arxiv ishi qoidalariga ko'ra, tarkibiy bo'linmalar ishlari nomenklaturasi asosida jamlanma nomenklatura tuzilganiga qaramay, amalda ko'pincha buning aksi sodir bo'ladi: devonxonani boshqarish bo'limi konsolidatsiyalangan nomenklaturani tuzadi, keyin esa. ularga tegishli bo'limlarni bo'limlar o'rtasida taqsimlaydi. Qanday bo'lmasin, har bir bo'limda o'z holatlar ro'yxati bo'lishi kerak (3-misolga qarang). U bo'lim boshlig'i tomonidan imzolanadi.

Har bir bo'limning oxirida siz bir nechta satrlarni qoldirishingiz kerak, agar kerak bo'lsa, u erda yil davomida ochiladigan ishlarni kiritishingiz mumkin. Odatda uch-besh qator etarli. Ishlarning jamlangan ro'yxati oxirida butun sahifani bo'sh qoldirish tavsiya etiladi: to'satdan, bir yil ichida tashkilotda yangi bo'linma paydo bo'ladi.

ISLAR NOMENKLATURAsini ANIQLAYMIZ VA KEYINGI YIL UCHUN TASDIQ ETAMIZ

Ishlar ro'yxati bir yil davomida amal qiladi. Ko'p yillar davomida bir xil foydalanish katta xatodir. Agar bu vaqt ichida tashkilot ishlarining tarkibi o'zgarmagan bo'lsa ham (bu juda kam ehtimol), bu yondashuv bilan bir yil ichida ochilgan ishlarni hisobga olish mumkin emas.

Shuning uchun yilning oxirgi oylarida, odatda noyabr-dekabr oylarida ishlarning nomenklaturasi ko'rib chiqiladi, unga tahrir va o'zgartirishlar kiritiladi, shundan so'ng u yana tasdiqlash jarayonidan o'tadi va bosh direktor tomonidan keyingi yil uchun tasdiqlanadi. yil.

Ishlarning nomenklaturasini aniqlashtirish quyidagilarni nazarda tutadi:

Undan keyingi yilda o'tkazilmaydigan ishlarni olib tashlash;

Yil davomida ochilgan ishlarni kiritish;

Korxonaning tashkiliy tuzilishiga o'zgartirishlar kiritilgan bo'lsa, bo'lim indekslarini aniqlashtirish.

Barcha yangi va yopilgan ishlar to'g'risida ma'lumot manbai tarkibiy bo'linmalardir. Nomenklaturani tuzuvchi har bir bo'limning ish yuritish uchun mas'ul bo'lgan rahbariga yoki xodimiga, so'zma-so'z qo'lida qalam bilan murojaat qilishi va birgalikda ishlar ro'yxatini ko'rib chiqishi kerak. Albatta, hamkasblarning o'zlari yil davomida o'zlarining nomenklaturasida tegishli eslatmalarni kiritishlari kerak, ammo amalda bunday xabardorlik kamdan-kam uchraydi.

■ Biz yopiq holatlarni o'chirib tashlaymiz. Ro'yxatdan yopiq ishlarni olib tashlash, bu ishlar keyingi yil uchun uning loyihasida bo'lmasligini anglatadi. Hech qanday holatda ularni joriy yil uchun ishlar ro'yxatidan chiqarib tashlamaslik kerak.

■ Biz nomenklaturaga yangi ochilgan ishlarni qo'shamiz. Agar yil davomida bo'limda yangi ishlar ochilgan bo'lsa, ular ish nomenklaturasining barcha nusxalariga buning uchun maxsus qo'yilgan qatorlarga qo'lda kiritiladi. Ushbu fayllarga darhol saqlash muddati tayinlanadi (4-misolga qarang).

■Biz nomenklaturada ishlarning indeksatsiyasini kuzatib boramiz. Kelgusi yil uchun nomenklatura loyihasini tuzishda har bir ish bo'lim ichidagi ishlarning sarlavhalarini joylashtirish uchun belgilangan tartibda "o'z" bo'limiga kiritiladi. Albatta, boshqa holatlarning maksimal indeksini saqlab qolishga harakat qilish kerak.

Agar yangi ochilgan ishlar tufayli boshqa ishlarning ko'rsatkichlarini o'zgartirishga to'g'ri kelsa, siz o'tkazish deb ataladigan ishlar haqida eslab qolishingiz kerak. Bular o'tgan yili ofis ishlarida tugallanmagan va yangi yilga o'tadigan holatlardir. Eng yaxshi misol sud ishlari bo'lib, ular bir necha yil davom etishi mumkin. Biz, birinchi navbatda, davom etayotgan ishlarning indekslarini saqlab qolishga harakat qilishimiz kerak.

Misol uchun, agar 2016 yilda "Asosiy faoliyat uchun buyurtmalar" (o'tkazish mumkin emas) ishi indeksga ega bo'lsa 01-08 , va 2017 yilda yangi holatlar paydo bo'lishi sababli u o'zgaradi 01-10 , bu umuman qo'rqinchli emas. Ammo indeks bilan "Ofis ishi bo'yicha ko'rsatmalar" (o'tish mumkin) ishi bo'lsa 01-06 indeksini oladi 01-08 , keyin siz bu haqda yangi nomenklaturaning "Eslatma" ustunida ham, haqiqatda ham eslatma qilishingiz kerak bo'ladi.

■ Tashkilot tuzilishini o'zgartirganda biz indekslarni aniqlaymiz. Agar yil davomida tashkilotning tashkiliy tuzilishiga o'zgartirishlar kiritilgan bo'lsa, nomenklaturani tuzuvchi eng ko'p muammoga duch keladi. Bu shuni anglatadiki, kelgusi yil uchun ishlar ro'yxatining tuzilishi ham o'zgaradi: yangi bo'linma tashkilotning tashkiliy tuzilmasi mantig'iga ko'ra unda o'z o'rnini egallaydi. Shu sababli, bo'limlarning barcha keyingi indekslari va ularga kiritilgan holatlar o'zgaradi.

Yuqorida aytib o'tganimizdek, kelgusi yil uchun ishlar nomenklaturasining tayyor loyihasi muvofiqlashtirish va tasdiqlashning namunaviy tartibidan o'tadi. Shunday qilib, yangi ish yilining birinchi kunida tashkilot allaqachon yangi nomenklatura bo'yicha ishlaydi va ayni paytda "eski" ni yopish jarayonini boshlaydi.

BIZ ISHLAB CHIQARISH QO'LLANISHINI YAPAMIZ

Har bir kalendar yil oxirida, yanvar oyida o'tgan yil uchun ishlar ro'yxati yopiladi. Yopish quyidagilarni o'z ichiga oladi:

"Ishlar soni" 3-ustunini to'ldirish;

Har bir toifadagi ishlar sonini hisoblash;

Yakuniy yozuvni tuzish.

3-ustunda “Ishlar soni” ishlar ro‘yxatining barcha nusxalarida qo‘lda to‘ldiriladi (5-misol). Bu o'tgan yil davomida ochilgan har bir ish uchun saqlash birliklarining haqiqiy sonini ko'rsatadi. Saqlash birligi, qoida tariqasida, faylning bir jildidir va bitta jildda 250 varaqdan ko'p bo'lmagan. Ushbu ma'lumotlarning manbai yana har biri o'z bo'limida bo'lgan tarkibiy bo'linmalardir. Endi biz doimiy saqlash qutilarini va vaqtincha saqlash qutilarini (10 yilgacha va 10 yildan ortiq) alohida hisoblashimiz kerak.

3 2016 yil 2 martdagi 43-FZ-sonli "Rossiya Federatsiyasida arxiv ishi to'g'risida" Federal qonuniga o'zgartirishlar kiritish to'g'risida" Federal qonuni.

Bundan tashqari, yakuniy yozuvni tuzish uchun ko'chirish deb ataladigan ishlarni ta'kidlash kerak.

Davlat (shahar) arxivlarini qabul qilish manbalari hisoblangan tashkilotlar yakuniy yozuvdan ma’lumotlarni o‘zlari bo‘ysunadigan arxiv muassasasiga o‘tkazadilar. Yakuniy yozuvning oxirida bu haqda eslatma qilinadi. Boshqa tashkilotlar ushbu keraksiz qatorlarni yakuniy yozuvlaridan olib tashlashlari mumkin (6-misol).

Meliorativ tizimlardan foydalanish, suvdan foydalanish va kadastr boshqarmasining ishlar nomenklaturasi

"Saratov viloyatidagi melioratsiya va qishloq xo'jaligi suv ta'minoti boshqarmasi" Federal davlat byudjet muassasasi (FSBI "Saratovmeliovodxoz" boshqaruvi) Nizomga muvofiq, qurilish va rekonstruksiya loyihalari bo'yicha davlat buyurtmachisi funktsiyalarini bajaradi. melioratsiya, qishloq xo'jaligini suv ta'minoti va qishloqni ijtimoiy rivojlantirish federal byudjet mablag'lari hisobidan. Shunday qilib, u "Tovarlarni etkazib berish, ishlarni bajarish, davlat va kommunal ehtiyojlar uchun xizmatlar ko'rsatish uchun buyurtmalarni joylashtirish to'g'risida" gi Federal qonunga muvofiq har xil turdagi xaridlarni amalga oshiradi. Devon direktorining 2013-yil 10-apreldagi 99-son buyrug‘i bilan Yagona xarid komissiyasi (keyingi o‘rinlarda Yagona komissiya deb yuritiladi) tarkibi va u to‘g‘risidagi Nizom tasdiqlandi. Yagona komissiya faoliyatini hujjatlashtirish komissiya kotibi tomonidan amalga oshiriladi.

2014 yil 1 yanvarda 04/05/2013 yildagi 44-FZ-sonli "Davlat va kommunal ehtiyojlarni qondirish uchun tovarlar, ishlar, xizmatlarni xarid qilish sohasidagi shartnoma tizimi to'g'risida" Federal qonuni qoidalarining asosiy qismi. 2 (bundan buyon matnda 44-FZ-sonli Qonun) kuchga kirdi ), bu davlat xaridlarini rejalashtirish bosqichidan uning samaradorligini baholash bosqichiga qadar tartibga soladi. Ushbu qonun 2005 yil 21 iyuldagi 94-FZ-sonli Federal qonunni almashtirdi.

44-FZ-sonli qonunga muvofiq, davlat xaridlari qoidalariga sezilarli o'zgarishlar kiritiladi. O‘zgartirishlar davlat va munitsipal buyurtmachilarning xaridlarni tashkil etish va o‘tkazish bo‘yicha faoliyatiga ham, davlat xaridlari ishtirokchilari faoliyatiga ham taalluqlidir. Masalan, yetkazib beruvchilarni (pudratchilar, pudratchilar) aniqlashning eski usullaridan tashqari, cheklangan ishtirokli tanlov, ikki bosqichli tanlov, takliflar so‘rovi kabi yangilari joriy etilmoqda. Buyurtmachilar amaldagi qonun hujjatlarida nazarda tutilgan jadvalga qo'shimcha ravishda tegishli byudjet qonunining amal qilish muddati uchun xaridlar rejasini tasdiqlashlari kerak. Mijozlar, shuningdek, rejalashtirilgan xaridlarning ularni amalga oshirish maqsadlari va qonuniy talablarga muvofiqligini aniqlashdan iborat bo'lgan xaridlarni asoslashlari kerak.

Binobarin, yangi turdagi hujjatlar shakllanadi.

Yagona xarid komissiyasining nomenklaturasi

Ilgari Yagona komissiya hujjatlari ularni tayyorlash joyi bo'yicha idoraning bir nechta bo'linmalarida: kapital qurilish boshqarmasi, ishlab chiqarish bo'limi va huquqiy ta'minot bo'limida fayllarga shakllantirildi. Yagona komissiyaning hujjat aylanishi hajmining oshishi munosabati bilan hujjatlarni xaridlarga jamlash maqsadida ushbu hujjatlarni ish nomenklaturasining alohida bo‘limiga ajratish to‘g‘risida qaror qabul qilindi. Ko'rsatilgan nomenklaturani tayyorlash Yagona komissiya kotibi va boshqarma boshlig'i kotibiga yuklatildi.

Birinchi bosqichda Yagona komissiya a'zolari bilan maslahatlashuvlar o'tkazildi, 44-FZ-sonli Federal qonunining qoidalari komissiya faoliyatini hujjatlashtirish, Yagona xarid komissiyasi to'g'risidagi nizom va nizom loyihasi bo'yicha batafsil o'rganildi. Boshqaruvning Shartnoma xizmati, Shartnoma xizmatining tarkibiy bo‘linmalar, mansabdor shaxslar va Yagona komissiya bilan o‘zaro hamkorligi to‘g‘risidagi Nizom loyihalari hamda boshqarma ustavi va bo‘limlar to‘g‘risidagi Nizom qayta tahlil qilindi. Ushbu hujjatlarni o'rganishning asosiy vazifasi Yagona komissiyaning funktsiyalari, vakolatlari, idoraning tarkibiy bo'linmalari bilan munosabatlari, shuningdek, xaridlarni hujjatlashtirish tartibi to'g'risida to'liq ma'lumot to'plashdan iborat.

Tahlil asosida quyidagi xulosalar chiqarildi.

Birinchidan. "Saratovmeliovodxoz boshqaruvi" Federal davlat byudjet muassasasi faoliyatining maqsadlariga muvofiq quyidagi xarid turlari tashkil etilgan:

ochiq raqobat;

elektron kim oshdi savdosi;

kotirovkalarni so'rash;

bitta yetkazib beruvchidan (pudratchi, pudratchi) takliflarni so'rash va sotib olish.

Ikkinchi. Ushbu xaridlar davomida yaratilgan hujjatlar ro'yxati tuzilgan (1-jadvalga qarang).

Jadval 1. - Muayyan turdagi xaridlar natijasida hosil bo'lgan hujjatlar to'plamlari ro'yxati

Hujjatlar to'plamini xaridlar turlari bo'yicha tasniflash hujjatlarning umumiy tarkibini va ma'lum turdagi hujjatlar turlarini aniqlash imkonini berdi. Ko'rib chiqilayotgan ro'yxatga ularni taqdim etish shakli to'g'risidagi ma'lumotlar ham kiritilgan (masalan, shartnomalar loyihalari elektron shaklda tuziladi).

Keyinchalik, tuzilgan hujjatlar ro'yxati asosida ishlarning sarlavhalari shakllantirildi, ularning aksariyati Qonunda ko'rsatilganlarga mos keladi3.

Yagona komissiya nomenklaturasidagi ishlarning nomlari ahamiyati bo'yicha joylashtirilgan: birinchi navbatda tashkiliy hujjatlar (Yagona komissiya to'g'risidagi nizom), so'ngra ma'muriy hujjatlar (komissiya tuzish to'g'risidagi buyruqlar, xaridlar bo'yicha), rejalashtirish va hisobot ( xaridlar rejasi, davlat shartnomalarining bajarilishi bo‘yicha hisobotlar, statistik hisobotlar), so‘ngra turlari bo‘yicha (ochiq tender, elektron auktsion va boshqalar) va o‘tkazish tartibi bo‘yicha (o‘tkazish to‘g‘risida bildirishnoma, ishtirok etish uchun arizalar va boshqalar) xaridlar bo‘yicha hujjatlar.

Fayllarni saqlash muddatlarini belgilash uchun asos bo'lib, boshqaruv va arxiv ishlarini hujjatlashtirish sohasidagi amaldagi qonun hujjatlari va me'yoriy-uslubiy hujjatlarning qoidalari bo'ldi. Shunday qilib, 44-FZ-sonli Qonunning qoidalariga muvofiq, xaridlar jarayonida hosil bo'lgan hujjatlar mijoz tomonidan kamida uch yil davomida saqlanadi4. Biroq, namunaviy boshqaruv arxiv hujjatlari ro'yxatiga5 muvofiq, ko'rsatilgan hujjatlar orasida ularning qiymatini ko'rsatadigan, saqlash muddati uzoqroq bo'lgan bir qator hujjatlar mavjud.

Masalan:

Buyurtmalarni joylashtirish bo'yicha yagona komissiya to'g'risidagi nizom - doimiy (274-modda)

Davlat shartnomalari - 5 yil, EPC (yirik ta'minot va eng muhim ishlar, xizmatlar uchun - doimiy) (272-modda)

Tender hujjatlari, bayonnomalar, bildirishnomalar, bildirishnomalar, audioyozuvlar, jadvallar, ishonchnomalar va boshqa hujjatlar - 5 yil, EPC (yirik ta'minot va eng muhim ishlar, xizmatlar uchun - doimiy) (273-modda).

Ro‘yxat moddalaridan keltirilgan misollar Yagona xarid komissiyasining ishlar nomenklaturasini ishlab chiqishda hisobga olindi.

Ishlar yig‘ma nomenklaturasida Yagona komissiyaning ishlar nomenklaturasini ishlab chiqish bo‘yicha olib borilgan ishlar natijasida unga “09” indeksi belgilandi va uning bo‘limiga 59 ta ish kiritilgan. Nomenklaturaning bir qismi 1-rasmda keltirilgan.

Guruch. 1 Yagona xarid komissiyasining ishlar ro'yxatining bir qismi

Ish sarlavhalarida va "Eslatma" ustunida elektron hujjatlar bilan ishlarni majburiy shakllantirish to'g'risidagi ma'lumotlar mavjudligiga e'tibor qaratishingiz kerak. Shu bilan birga, yirik yetkazib berish va eng muhim ishlar va xizmatlarga hamrohlik qiluvchi hujjatlarni doimiy saqlash muddatini belgilash bo'yicha ko'rsatmalar mavjud. Shu munosabat bilan elektron tashuvchilarda hujjatlarning doimiy saqlanish muddatini ta’minlash muammosi yuzaga keladi.

Meliorativ tizimlardan foydalanish, suvdan foydalanish va kadastr bo‘limi uchun ishlar ro‘yxatini ishlab chiqish

"Saratovmeliovodxoz" boshqaruvi federal davlat byudjet muassasasining muhim vazifalari Trans-Volga mintaqasini qishloq aholisining ichimlik va maishiy ehtiyojlari uchun suv bilan ta'minlash, shuningdek, erni sug'orishdir. Mazkur funksiyalarning bajarilishini nazorat qilish meliorativ suvdan foydalanish tizimlarini ekspluatatsiya qilish va kadastr boshqarmasi zimmasiga yuklatilgan.

Bo'limga yuklangan funktsiyalarni bajarish bir qator qonunchilik va boshqa me'yoriy hujjatlar bilan tartibga solinadi: Rossiya Federatsiyasining Suv kodeksi6, "Melioratsiya to'g'risida" 7 Federal qonunlari, "Gidrotexnika inshootlarining xavfsizligi to'g'risida" 8; Federal maqsadli dasturlar "2012-2020 yillarda Rossiyaning suv xo'jaligi kompleksini rivojlantirish"9 va "2014-2020 yillarda qishloq xo'jaligi maqsadlarida melioratsiyani rivojlantirish"10, gidrotexnika inshootlarining xavfsizligini deklaratsiyalash to'g'risidagi nizom11 va boshqalar.

Mazkur hujjatlar hamda “Suvdan foydalanish boshqarmasi to‘g‘risida”gi Nizom o‘rganilib, tayyorlash uchun zarur bo‘lgan hujjatlar ro‘yxati tuzilib, boshqarmaning mavjud hujjatlari bilan qiyosiy tahlil qilindi. Natijada, bo'linma ishlarining nomenklaturasi uning faoliyati natijasida yuzaga keladigan barcha hujjatlar to'plamini aks ettirmasligi aniqlandi. Masalan, holatlar ro'yxati sug'orish tizimlari uchun sxemalarni o'z ichiga olmaydi; Saratov viloyati uchun suvdan foydalanishning yig'ma yillik rejalari ularning bajarilishi to'g'risidagi hisobotlar va suv omborlarini to'ldirish bo'yicha tezkor ma'lumotlar bilan birga shakllantirildi; Gidrotexnika inshootlari xavfsizligi deklaratsiyasini ishlab chiqish bo'yicha hujjatlar va boshqalar fayllarga tuzilmagan.

Qonun hujjatlarida belgilangan hujjatlar nomlariga muvofiq yangi shakllantirilgan ishlarning nomlari shakllantirildi va alohida ishlarning nomlari qayta shakllantirildi. Nomenklaturadagi ishlarning tartibi hujjatlarning ahamiyatlilik darajasi va ularning munosabatlari bilan belgilanadi.

Saqlash muddatlarini belgilash uchun biz davlat organlari, mahalliy davlat hokimiyati organlari va tashkilotlar faoliyati davomida shakllantirilgan namunaviy boshqaruv arxiv hujjatlari ro‘yxatidan12 va tashkilotlarning ilmiy-texnikaviy va ishlab chiqarish faoliyatida shakllantirilgan namunaviy arxiv hujjatlari ro‘yxatidan13 foydalanildi.

Shuni ta'kidlash kerakki, Suvdan foydalanish boshqarmasi hujjatlarining aksariyati o'ziga xosdir va faqat suvdan foydalanish sohasida qo'llaniladi. Shuning uchun standart ro'yxatlarga kiritilmagan hujjatlarning ayrim toifalari uchun saqlash muddatlarini belgilash uchun analogiya usulidan foydalanish kerak edi. Hujjatlarning har bir aniq turi bo'yicha bo'lim mutaxassislari bilan maslahatlashuvlar o'tkazildi, boshqa hujjatlar bilan solishtirildi, hujjatning muayyan muammoni hal qilishdagi o'rni aniqlandi va ma'lumotlarning takrorlanishi ham hisobga olindi. Masalan, "suvdan foydalanishning jamlanma rejasi" uchun tashkilotning asosiy faoliyat yo'nalishlari bo'yicha yillik rejalari bo'yicha doimiy saqlash muddati belgilandi (Arxiv boshqaruvining namunaviy hujjatlari ro'yxatining 285-a-moddasi); "suv ob'ektlaridan foydalanishga berish to'g'risidagi qarorlar" uchun saqlash muddati San'atga o'xshash "doimiy" hisoblanadi. yer uchastkalarini qabul qilish va ijaraga berish to'g'risidagi shartnomalar va bitimlarga kelsak, xuddi shu Ro'yxatning 791-moddasi.

"Saratovmeliovodxoz" boshqarmasi ham buyurtmachi tashkilot, ham ekspluatatsion tashkilot bo'lganligi sababli, "Tashkilotlarning ilmiy-texnikaviy va ishlab chiqarish faoliyatida shakllantiriladigan namunaviy arxiv hujjatlari ro'yxati" bo'yicha saqlash muddatlarini belgilashda eng uzun ushbu tashkilotlar uchun belgilangan muddat tanlangan.

Ish natijasi suvdan foydalanish boshqarmasi ishlarining qayta koʻrib chiqilgan nomenklaturasi boʻldi, shu jumladan 31 ta holat, ularning bir qismi 2-rasmda keltirilgan.

03. Meliorativ tizimlardan foydalanish boshqarmasi;

suvdan foydalanish va kadastr

Guruch. 2. Meliorativ tizimlardan foydalanish, suvdan foydalanish va kadastr bo‘limining ishlar ro‘yxatidan parcha.

Shunday qilib, fayllarning konsolidatsiyalangan nomenklaturasini ishlab chiqish texnologiyasi tashkilotning (uning tarkibiy bo'linmalarining) hujjat fondining turdagi tarkibini uning maqsadlari va faoliyat yo'nalishlariga muvofiq, amaldagi qonunchilik, mahalliy qonun hujjatlari mazmunini hisobga olgan holda aniqlashni o'z ichiga oladi. boshqaruv va arxiv ishlarini hujjatlashtirish sohasidagi aktlar, normativ-uslubiy hujjatlar, tashkilot faoliyatining o'ziga xos xususiyatlari va amalga oshirilayotgan funktsiyadagi muayyan hujjatning roli, hujjatlarni yaratishda foydalaniladigan texnologiyalar. Nomenklaturani ishlab chiqish jarayonida sanab o'tilgan tarkibiy qismlarga rasmiy munosabat qabul qilinishi mumkin emas. Aks holda, tashkilotning tizimlashtirilgan, to'liq huquqli hujjat fondining yo'qligi uning faoliyati natijalariga ta'sir qiladi.

1 2005 yil 21 iyuldagi 94-FZ-sonli "Davlat va kommunal ehtiyojlar uchun tovarlar, ishlar va xizmatlarni etkazib berish uchun buyurtmalarni joylashtirish to'g'risida" gi Federal qonuni (2013 yil 2 iyuldagi 171-FZ-son o'zgartirishlar bilan) // SZ RF . - 2005. - No 30. m. 3105.

2 "Davlat va kommunal ehtiyojlarni qondirish uchun tovarlar, ishlar, xizmatlarni xarid qilish sohasidagi shartnoma tizimi to'g'risida" 04.05.2013 yildagi 44-FZ-sonli Federal qonuni (07.02.2013 yildagi 188-sonli o'zgartirishlar bilan). FZ) // SZ RF. - 2013. - No 14. m. 1652.

3 "Davlat va kommunal ehtiyojlarni qondirish uchun tovarlar, ishlar, xizmatlarni xarid qilish sohasidagi shartnoma tizimi to'g'risida" 2013 yil 44-FZ-sonli Federal qonuni (07.02.2013 yildagi tahrirda).

4 O'sha yerda, m. 53 soat 15.

5 Rossiya Federatsiyasi Madaniyat va ommaviy kommunikatsiyalar vazirligining 2010 yil 25 avgustdagi 558-sonli buyrug'i "Davlat organlari, mahalliy davlat hokimiyati organlari va tashkilotlari faoliyati jarayonida shakllanadigan, saqlash muddatini ko'rsatuvchi namunaviy boshqaruv arxiv hujjatlari ro'yxatini tasdiqlash to'g'risida" davrlar" // Ijro etuvchi hokimiyat federal organlarining normativ hujjatlari byulleteni. - 2010. - 38-son.

6 2006 yil 3 iyundagi 74-FZ-sonli "Rossiya Federatsiyasining Suv kodeksi" Federal qonuni (2013 yil 21 oktyabrdagi 282-FZ-sonli tahrirda) // SZ RF. - 2006. - No 23. m. 2381.

7 1996 yil 10 yanvardagi 4-FZ-sonli "Melioratsiya to'g'risida" gi Federal qonuni (2011 yil 28 noyabrdagi 337-FZ-sonli tahrirda) // SZ RF. - 1996. m. 142.

8 1997 yil 21 iyuldagi 117-FZ-sonli "Gidrotexnika inshootlarining xavfsizligi to'g'risida" gi Federal qonuni (2003 yil 23 dekabrdagi 186-FZ-sonli tahrirda) // SZ RF. - 1997. - No 30. m. 3589.

9 Rossiya Federatsiyasi Hukumatining 2012 yil 19 apreldagi 350-sonli "Rossiya Federatsiyasining suv xo'jaligi kompleksini 2012 - 2020 yillarda rivojlantirish" Federal maqsadli dasturi to'g'risida qarori // SZ RF. - 2012. - No 18. m. 2219.

10 Rossiya Federatsiyasi Hukumatining 2013 yil 12 oktyabrdagi 922-sonli "2014 - 2020 yillarda Rossiyada qishloq xo'jaligi erlarining meliorativ holatini rivojlantirish" Federal maqsadli dasturi to'g'risida qarori // SZ RF. - 2013. - No 43. m. 5544.

11: Rossiya Federatsiyasi Hukumatining 1999 yil 6 noyabrdagi "Gidrotexnika inshootlarining xavfsizligini deklaratsiyalash to'g'risidagi nizomni tasdiqlash to'g'risida" gi qarori (2012 yil 27 oktyabrdagi 1108-sonli tahrirda) // SZ RF. - 1998. - No 46. m. 5698.

12 Rossiya Federatsiyasi Madaniyat va ommaviy kommunikatsiyalar vazirligining 2010 yil 25 avgustdagi 558-son buyrug'i "Davlat organlari, mahalliy o'zini o'zi boshqarish organlari va tashkilotlarning faoliyati jarayonida shakllantiriladigan, saqlash muddatini ko'rsatuvchi namunaviy boshqaruv arxiv hujjatlari ro'yxatini tasdiqlash to'g'risida" davrlar" // Ijro etuvchi hokimiyat federal organlarining normativ hujjatlari byulleteni. - 2010. - 38-son.

13 Rossiya Federatsiyasi Madaniyat va ommaviy kommunikatsiyalar vazirligining 2007 yil 31 iyuldagi 1182-sonli "Tashkilotlarning ilmiy, texnik va ishlab chiqarish faoliyatida shakllantiriladigan, saqlash muddatlarini ko'rsatadigan namunaviy arxiv hujjatlari ro'yxatini tasdiqlash to'g'risida" gi buyrug'i. 2011 yil 28 aprelda o'zgartirilgan) // Federal ijro etuvchi hokimiyat organlarining normativ-huquqiy hujjatlari byulleteni. - 2007. - 46-son.

Har bir tashkilot o'z faoliyati davomida juda ko'p turli xil hujjatlarni to'playdi. Ularni tizimlashtirish, “saralash” uchun “Ishlar nomenklaturasi” deb nomlangan maxsus hujjat ishlab chiqilgan.

Bugungi kunda uni saqlash qat'iy majburiy emas, ammo u ma'lum bir taqsimotga ega. Odatda, ishlarning nomenklaturasi tarmoqlangan tuzilishga ega bo'lgan, ko'plab bo'linmalarga ega bo'lgan yirik korxonalarda qo'llaniladi va buning natijasida katta hajmdagi kichik firmalar ehtiyojga qarab foydalanadilar;

FAYLLAR Ushbu fayllarni onlayn oching 2 ta fayl

Hujjat roli

Korxonaning barcha hujjatlari va muhim qog'ozlari ular tegishli bo'lgan mavzu yoki tarkibiy bo'linmaga qarab alohida papkalarga joylashtiriladi. Bunday papkalarning har biri "Case" deb ataladi. Qoida tariqasida, uning o'z raqami va nomi bor. Ishlarning nomenklaturasi ularni ma'lum bir tarzda taqsimlab, tuzatadi. Shu bilan birga, hujjat muayyan qog'ozlarning saqlash muddatini va fayldagi jildlar sonini aks ettiradi.

Shunday qilib, "Ishlar nomenklaturasi" hujjati bir vaqtning o'zida bir nechta maqsadlarga erishishga imkon beradi:

• u korxonada olib boriladigan barcha ishlarni hisobga oladi,
• ularni turiga yoki mansubligiga ko'ra guruhlarga ajrating,
• agar kerak bo'lsa, ularning xavfsizligi va tezkor qidiruvni ta'minlaydi;
• ularning mohiyatiga yoki xronologiyasiga qarab ishlarni shakllantirish qoidalarini belgilaydi.

Fayllar nomenklaturasi ko'pincha saqlash muddati tugaganligi sababli arxivlanishi yoki yo'q qilinishi kerak bo'lgan hujjatlarni aniqlash uchun hujjatlarni "filtrlash" zarur bo'lgan hollarda yordam beradi.

Nomenklaturaga qanday holatlar kiritilishi kerak?

Nomenklatura kompaniyaning bosh idorasiga yoki uning filiallari va vakolatxonalariga tegishli bo'lganligidan qat'i nazar, kompaniya faoliyati bilan bog'liq barcha masalalarni (ta'sis hujjatlari, buyruqlar, lavozim yo'riqnomalari, chiquvchi va kiruvchi hujjatlar va boshqalar) qayd etadi va maxfiydir. maxfiy ma'lumotlar yoki tijorat sirlarini o'z ichiga olgan hujjatlarni ham bu erga kiritgan. Huquqiy vorisi korxona bo'lgan tugatilayotgan jamiyatlarning ishlari ham nomenklatura ro'yxatiga kiritilishi kerak.

Istisno Bu bosma nashrlar bo'lib, ular orasida kitoblar va jurnallar, shuningdek, xodimlarning turli xil bayonotlari, bo'limlar o'rtasidagi ichki yozishmalar va boshqalar kiradi. Kasaba uyushmasida ochilgan ishlar, agar u alohida yuridik shaxs sifatida ro'yxatdan o'tgan bo'lsa, ham tashkilotning ishlari ro'yxatiga kiritilishi shart emas.

Qoida tariqasida, nomenklatura bir nechta bo'limlarni o'z ichiga oladi, shu jumladan asosiy bo'lim, ta'sis hujjatlari va kompaniyani ro'yxatdan o'tkazish bilan bog'liq hujjatlarning to'liq to'plamini, shuningdek boshqa qismlarni, shu jumladan turli tarkibiy bo'linmalar bilan bog'liq ishlar ro'yxatini o'z ichiga oladi.

Hujjat qachon tuziladi?

Hujjat davriy bo'lib, tuziladi yilda bir marta hisobot davrining oxirida (dekabr). Bu kompaniya yangi yilga kiruvchi hujjatlar sonini aniq hisoblash imkonini beradi.

Ishlar ro'yxatini kim yuritadi

Hujjatni yuritish kotib, kotib, ofis yoki arxiv bo'limi xodimi/boshlig'i, kadrlar bo'limi xodimining mas'uliyati bo'lishi mumkin - bularning barchasi tashkilotdagi ish vazifalarining taqsimlanishiga bog'liq. Lekin har qanday holatda, nomenklatura tuzilgandan so'ng, u kompaniya rahbariga imzolash uchun taqdim etiladi.

Kompilyatsiya qilish qoidalari

Biroz "qiyin" nomga qaramay, ushbu hujjat juda sodda va tushunarli tuzilishga ega. Bugungi kunda yagona model mavjud emas, shuning uchun korxonalar kerakli bo'limlar va paragraflarni qo'shib, uni istalgan shaklda yozishlari mumkin. Biroq, unga kiritilishi kerak bo'lgan ba'zi ma'lumotlar mavjud:

• kompaniya nomi,
• tuzilgan sana va raqam;
• hujjatlar ro'yxati,
• mas'ul shaxslarning imzolari.

Hujjatda, shuningdek, ma'lum bir faylning jildlari soni va uning elektron yoki qog'oz ko'rinishida saqlanishi ko'rsatilishi kerak. Agar ish elektron shaklda amalga oshirilsa, sahifalarni raqamlash fayl bo'yicha amalga oshirilishi kerak va nomenklaturada bir xil qiymat qayd etilishi kerak.

Shuni ta'kidlash kerakki, ba'zi tashkilotlar elektron shaklda olib boriladigan masalalarni hujjatning alohida bo'limida qayd etadilar yoki ular uchun alohida nomenklatura yaratadilar.

Dizayn qoidalari

Hujjatni formatlash uchun qat'iy qoidalar yo'q, ya'ni uni qo'lda yoki bosma shaklda saqlash mumkin. Ikkinchi variant qulayroq, chunki hujjat ko'pincha juda ta'sirli hajmga ega va uni kompilyatsiya qilish va tahrir qilish ancha qulayroqdir. Hujjat A4 formatidagi standart bo'sh varaqlarda yoki tashkilot blankida tuzilishi mumkin.

Agar shaklda bir nechta varaqlar bo'lsa, ular bir-biriga yopishtirilgan, raqamlangan va oxirida tuzilgan sanani ko'rsatgan holda, sahifalar sonini ko'rsatgan holda va hamma narsani mas'ul shaxsning imzosi bilan tasdiqlagan holda muhrlangan bo'lishi kerak.

Hujjat bir nusxada tuziladi, u o'z ahamiyatini yo'qotgandan so'ng, saqlash uchun korxona arxiviga topshiriladi.

Ishlarning namunaviy ro'yxati

O.L. Lobanova,
nomidagi Sanoat menejmenti akademiyasida xaridlarni boshqarish bo'yicha maslahatchi. N.P. Pastuxova, Yaroslavl

E.A. Plitalar,
Iqtisodiyot fanlari nomzodi, "N.P. Pastuxov nomidagi Davlat sanoat boshqaruvi akademiyasi" Federal davlat byudjeti qo'shimcha kasbiy ta'lim muassasasining davlat va munitsipal boshqaruv bo'limi boshlig'i

Xarid qilish jarayonida mijozlar juda ko'p hujjatlar to'plamini yaratadilar. Shu bilan birga, xaridlar to'g'risidagi qonun hujjatlari ma'lum bir hujjatni yaratish zarurati va qisman uning mazmuniga qo'yiladigan talablarni belgilaydi. Ularning barchasi turli xil ahamiyatga ega, ma'lum bir saqlash muddatiga ega va ular bilan ishlashni tugatgandan so'ng yana talab qilinishi mumkin, shuning uchun tashkilotlar hujjatlarni doimiy saqlash bo'yicha ishlarni tashkil etishlari kerak.

Arxiv standartlari

Muayyan hujjatlar yaratilgan faoliyat sohasidan qat'i nazar, umumiy belgilangan normalar qo'llaniladi. Jamiyat va davlat uchun ahamiyatli bo'lgan hujjatlarni tashkil etish va saqlash tartibi bilan bog'liq masalalar to'g'ridan-to'g'ri "Rossiya Federatsiyasida arxiv ishi to'g'risida" 2004 yil 22 oktyabrdagi 125-FZ-sonli Federal qonuni bilan tartibga solinadi (bundan buyon matnda "Rossiya Federatsiyasida arxiv ishi to'g'risida" gi Qonun deb yuritiladi). 125-FZ). Bunday holda, bunday hujjatlarga "arxiv" maqomi beriladi.

A arxiv hujjati - ma'lumotlar qayd etilgan, uni aniqlash imkonini beruvchi rekvizitlarga ega bo'lgan va ko'rsatilgan vosita va axborotning fuqarolar, jamiyat va davlat uchun ahamiyatiga ko'ra saqlanishi kerak bo'lgan moddiy vosita.<*>
<*>Batafsil maqolani O.L. Lobanova "Hujjatlarni qanday saqlash kerak?" 2013 yil uchun 6-sonli "Davlat va shahar muassasalari hisobchisi maslahatchisi" jurnalida. Maqola Buxgalter maslahatchisi tizimiga kiritilgan va bizning veb-saytimizda obunachi kodi yordamida mavjud.

Arxiv hujjatlarining saqlanish muddatlarini ko'rsatuvchi aniq ro'yxatini tasdiqlash Rossiya Federatsiyasi hukumati tomonidan maxsus vakolat berilgan federal ijroiya organiga yuklanadi. Masalan, Rossiya Madaniyat vazirligining 2010 yil 25 avgustdagi 558-son buyrug'i bilan davlat organlari, mahalliy davlat hokimiyati organlari va tashkilotlarning faoliyati davomida shakllantirilgan arxiv hujjatlari ro'yxati (keyingi o'rinlarda Buyurtma deb yuritiladi) saqlash muddatlari ko'rsatilgan holda tasdiqlangan. № 558)<**>. E'tibor bering, ushbu ro'yxatda xarid hujjatlariga havola ham mavjud, masalan:

Eslatma. Ushbu hujjatning toʻliq mazmuniga kirish cheklangan.

Bunday holda, hujjatning faqat bir qismi tanishish va ishimizning plagiatiga yo'l qo'ymaslik uchun taqdim etiladi.
Portalning to'liq va bepul resurslariga kirish uchun ro'yxatdan o'tish va tizimga kirishingiz kifoya.
Bunga ko'ra, pullik portal resurslariga kirish imkoni bilan kengaytirilgan rejimda ishlash qulay

44-FZ me'yorlariga muvofiq xaridlar uchun hujjat aylanishini shakllantirish bo'yicha ishlarning taxminiy nomenklaturasi? Ushbu hujjatlar qancha vaqt saqlanadi?

Javob

Oksana Balandina, Davlat buyurtma tizimi bosh muharriri

2018-yilning 1-iyulidan 2019-yilning 1-yanvarigacha mijozlar o‘tish davriga ega – ularga ham elektron, ham qog‘oz tartib-qoidalarni amalga oshirishga ruxsat berilgan. 2019-yildan boshlab, sakkizta istisnolardan tashqari, tenderlar, auktsionlar, kotirovkalar va qog‘ozda takliflar so‘rovi taqiqlanadi.
ETPda qanday xaridlarni amalga oshirish, saytni qanday tanlash va elektron imzoni olish, o'tish davrida va undan keyin shartnomalar tuzish qoidalari qanday ekanligini o'qing.

San'atning 1-qismiga muvofiq. 44-FZ-sonli Qonunning 2-moddasi, Rossiya Federatsiyasining davlat va kommunal ehtiyojlarni qondirish uchun tovarlar, ishlar, xizmatlarni xarid qilish sohasidagi shartnoma tizimi to'g'risidagi qonun hujjatlari Rossiya Federatsiyasi Konstitutsiyasining qoidalariga asoslanadi. Rossiya Federatsiyasining Fuqarolik Kodeksi, Rossiya Federatsiyasining Byudjet kodeksi va 44-FZ-sonli Qonun va San'atning 1-qismida ko'rsatilgan munosabatlarni tartibga soluvchi boshqa federal qonunlardan iborat. 44-FZ-son Qonunining 1-moddasi. Ushbu federal qonunlardan biri "Rossiya Federatsiyasida arxiv ishi to'g'risida" 2004 yil 22 oktyabrdagi 125-FZ-sonli Federal qonuni (bundan buyon matnda 125-FZ-sonli Qonun deb yuritiladi).

Shunday qilib, San'atning 3-qismiga binoan. 125-FZ-son Qonunining 6-moddasi, pp. 5.2.6. Rossiya Federatsiyasi Hukumatining 2011 yil 20 iyuldagi 590-sonli "Rossiya Federatsiyasi Madaniyat vazirligi to'g'risida" gi qarori Rossiya Madaniyat vazirligiga ularni saqlash muddatlarini ko'rsatadigan namunaviy arxiv hujjatlari ro'yxatlarini tasdiqlash vakolati berilgan. . Rossiya Madaniyat vazirligining 2010 yil 25 avgustdagi 558-son buyrug'i bilan davlat organlari, mahalliy davlat hokimiyati organlari va tashkilotlarning faoliyati davomida shakllantirilgan namunaviy boshqaruv arxiv hujjatlari ro'yxati tasdiqlangan, saqlash muddatlari ko'rsatilgan. Ushbu ro'yxat 125-FZ-sonli Qonunga muvofiq, Rossiya Federatsiyasining boshqa federal qonunlari va ayrim turdagi hujjatlarning tarkibi va saqlash muddatlarini tartibga soluvchi boshqa me'yoriy-huquqiy hujjatlarning qoidalarini hisobga olgan holda tayyorlangan va standart boshqaruv arxiv hujjatlarini o'z ichiga oladi. mulkchilik shaklidan qat'i nazar, saqlash muddatlarini ko'rsatgan holda bir turdagi (barcha yoki ko'pchilik uchun umumiy) boshqaruv funktsiyalarini amalga oshirishda davlat organlari va mahalliy davlat hokimiyati organlari va tashkilotlarning faoliyati jarayonida hosil bo'ladi.

PRO-GOSZAKAZ.RU portaliga to'liq kirish uchun, iltimos ro'yxatdan o'tish. Bir daqiqadan ko'proq vaqt ketmaydi. Portalda tezkor avtorizatsiya qilish uchun ijtimoiy tarmoqni tanlang:

Yuqoridagi ro‘yxatning 273-bandiga muvofiq hujjatlar (tender hujjatlari, audioyozuv bayonnomalari, so‘rovlar, bildirishnomalar, arizalar, jamlanma arizalar, texnik shartlar, jadvallar – kalendar rejalar, ishonchnomalar, ma’lumot kartalari, shartnomalar (shartnomalar) nusxalari) va boshqalar. .) ochiq tanlovlar o'tkazish bo'yicha , kotirovka takliflari uchun tanlovlar (kotirovkalar), tovarlarni etkazib berish, ishlarni bajarish, tashkilot ehtiyojlari uchun xizmatlar ko'rsatish bo'yicha auktsionlar buyurtmachi tashkilotda va boshqa tashkilotlarda 5 yil davomida saqlanishi kerak. Shu bilan birga, yirik hajmdagi materiallar va eng muhim ishlar va xizmatlar uchun ekspert-tekshiruv komissiyalarining qarorlari bilan saqlash muddati doimiy belgilanishi mumkin.

O'z navbatida, 44-FZ-sonli qonun ham turli hujjatlarni saqlash muddatlarini nazarda tutadi. Bundan tashqari, Rossiya Madaniyat vazirligining 2010 yil 25 avgustdagi 558-son buyrug'ida ko'rsatilgan aniq muddatdan farqli o'laroq, 44-FZ-sonli Qonunda belgilangan muddatlar hujjatlarning har bir toifasi uchun minimal saqlash muddatini belgilaydi. *

Shunday qilib, San'atning 15-qismiga binoan. 53-sonli 44-FZ Qonunining 53-sonli tanlovi davomida tuzilgan bayonnomalari, tanlovda ishtirok etish uchun arizalar, tanlov hujjatlari, tanlov hujjatlariga kiritilgan o'zgartirishlar, tanlov hujjatlari qoidalarining tushuntirishlari va arizalar bilan konvertlarni ochishning audio yozuvlari. tanlovda ishtirok etish va (yoki) kirish huquqini ochish uchun Elektron hujjatlar shaklida taqdim etilgan tanlovda ishtirok etish uchun arizalar buyurtmachi tomonidan kamida 3 yil saqlanadi.

San'atning 2-qismiga muvofiq. 44-FZ-sonli Qonunning 24-moddasi, tanlovlar quyidagi toifalarga bo'linadi: ochiq tanlov, cheklangan ishtiroki bilan raqobat, ikki bosqichli tanlov, yopiq tanlov, cheklangan ishtiroki bilan yopiq tanlov, yopiq ikki bosqichli tanlov. O'z navbatida, San'atning 3-qismiga binoan. 44-FZ-sonli Qonunning 56-moddasi, cheklangan ishtirok bilan tanlov o'tkazishda, San'atda belgilangan xususiyatlarni hisobga olgan holda, ochiq tanlov o'tkazish to'g'risidagi 44-FZ-sonli Qonunning qoidalari qo'llaniladi. 44-FZ-son Qonunining 56-moddasi. San'atning 3-qismiga muvofiq. 44-FZ-sonli Qonunning 57-moddasi, ikki bosqichli tanlovni o'tkazishda, San'atda belgilangan xususiyatlarni hisobga olgan holda, ochiq tanlov o'tkazish bo'yicha shartnoma tizimi to'g'risidagi qonunning qoidalari qo'llaniladi. 44-FZ-sonli Qonunning 57-moddasi. San'atning 2-qismiga binoan. 44-FZ-sonli Qonunning 85-moddasi, yopiq tanlov o'tkazishda, San'at qoidalarini hisobga olgan holda, ochiq tanlov o'tkazish to'g'risidagi shartnoma tizimi to'g'risidagi qonunning qoidalari qo'llaniladi. 44-FZ-sonli Qonunning 85-moddasi. San'atning 11-qismiga muvofiq. 44-FZ-sonli Qonunning 85-moddasi, cheklangan ishtiroki bilan yopiq tanlov o'tkazishda, San'at qoidalarini hisobga olgan holda cheklangan ishtirok etish va yopiq tanlovni o'tkazish to'g'risidagi shartnoma tizimi to'g'risidagi qonunning qoidalari qo'llaniladi. 44-FZ-sonli Qonunning 85-moddasi. San'atning 15-qismiga binoan. 44-FZ-sonli Qonunning 85-moddasi, yopiq ikki bosqichli tanlovni o'tkazishda, San'at qoidalarini hisobga olgan holda, ikki bosqichli tanlovni o'tkazish bo'yicha shartnoma tizimi to'g'risidagi qonunning qoidalari qo'llaniladi. 44-FZ-sonli Qonunning 85-moddasi va yopiq raqobat to'g'risidagi qoidalar.

Shunday qilib, San'atning 15-qismida ko'rsatilgan hujjatlarni saqlash muddati. 44-FZ-sonli Qonunning 53-moddasi (kamida uch yil), ochiq tanlovga, cheklangan ishtirokli tanlovga, ikki bosqichli tanlovga, yopiq tanlovga, cheklangan ishtirokli yopiq tanlovga, yopiq ikki bosqichli tanlovga nisbatan qo'llaniladi. musobaqa. *

San'atning 10-qismiga muvofiq. 44-FZ-sonli Qonunning 60-moddasi, elektron kim oshdi savdosini o'tkazish bilan bog'liq hujjatlar va ma'lumotlar elektron sayt operatori tomonidan ushbu qonunga muvofiq elektron hujjat shaklida qabul qilingan yoki yuborilgan. San'atning 4-qismida nazarda tutilgan yagona talablarga muvofiq elektron sayt. 44-FZ-sonli Qonunning 59-moddasi. *

Masalan, "Sberbank-AST" YoAJ elektron platformasi tomonidan ishlab chiqilgan tovarlarni etkazib berish, ishlarni bajarish, davlat va kommunal ehtiyojlar uchun xizmatlar ko'rsatish uchun buyurtmalarni joylashtirish uchun elektron shaklda ochiq auktsionlarni tashkil etish va o'tkazish to'g'risidagi nizomga muvofiq, saqlash elektron hujjatlar operatorning elektron platformasida 10 yil ichida amalga oshiriladi.

San'atning 13-qismiga asosan. 44-FZ-sonli Qonunning 90-moddasi, yopiq kim oshdi savdosida ishtirok etish uchun arizalarni ko'rib chiqish bayonnomasi, yopiq kim oshdi savdosi bayonnomasi, yopiq kim oshdi savdosida ishtirok etish uchun arizalar, yopiq kim oshdi savdosi uchun hujjatlar, hujjatlarga kiritilgan o'zgartirishlar. yopiq kim oshdi savdosi, va yopiq kim oshdi savdosi uchun hujjatlar uchun tushuntirishlar mijoz tomonidan 3 yil davomida saqlanadi. *

Shunday qilib, hozirgi vaqtda Rossiya Madaniyat vazirligining 2010 yil 25 avgustdagi № 38-son buyrug'i bilan tasdiqlangan davlat organlari, mahalliy davlat hokimiyati organlari va tashkilotlarning faoliyati jarayonida shakllanadigan arxiv hujjatlarining namunaviy boshqaruv ro'yxatida ko'rsatilgan hujjatlarni saqlash muddati. 558, mijoz uchun 5 yil va 44-FZ-sonli qonun talablariga zid kelmaydi, yopiq kim oshdi savdosiga oid hujjatlar, ya'ni yopiq kim oshdi savdosida ishtirok etish uchun arizalarni ko'rib chiqish bayonnomasi, yopiq auktsion uchun protokol bundan mustasno. kim oshdi savdosi, yopiq kim oshdi savdosida ishtirok etish uchun arizalar, yopiq kim oshdi savdosi to'g'risidagi hujjatlar, yopiq kim oshdi savdosi to'g'risidagi hujjatlarga kiritilgan o'zgartirishlar va yopiq kim oshdi savdosi to'g'risidagi hujjatlarga tushuntirishlar, 13-qismga muvofiq buyurtmachi tomonidan 3 yil davomida saqlanadi. San'at. 44-FZ-son Qonunining 90-moddasi.

Takliflar so'rovi bo'yicha hujjatlarga kelsak, mijoz San'atni qo'llashi kerak. Rossiya Federatsiyasi Fuqarolik Kodeksining 6-moddasi (qonunga o'xshash), ushbu tanlov usuli bo'yicha hujjatlar ham 5 yil davomida saqlanishi kerak.

Eslatib o‘tamiz, yuqoridagi ro‘yxatning 3-ustunda qog‘oz va elektron tashuvchilarda hujjatlarni saqlash muddatlari ko‘rsatilgan bo‘lib, ular to‘ldirilgan yildan keyingi yilning 1 yanvaridan boshlab hisoblanadi. Ya'ni, agar xarid hujjatlari 2014 yilda tuzilgan va qayta ishlangan bo'lsa, uni saqlash muddati 2015 yil 1 yanvardan boshlanadi va shunga mos ravishda 2019 yil 31 dekabrgacha, keyin hujjatlar belgilangan ro'yxatga muvofiq arxivga yoki yo'q qilishga tayyorlanadi. qonun va buyurtmachining ofis ishi qoidalariga muvofiq.

Yuqoridagilarni hisobga olgan holda ochiq tender, cheklangan ishtirokli tender, ikki bosqichli tender, yopiq tender, cheklangan ishtirokli tender, yopiq ikki bosqichli tender, elektron kim oshdi savdosi, kotirovkalarni so'rash to'g'risidagi hujjatlar. , takliflar so'rovi mijoz tomonidan 5 yil davomida saqlanishi kerak. Yopiq kim oshdi savdosi to'g'risidagi hujjatlar, ya'ni yopiq kim oshdi savdosida qatnashish uchun arizalarni ko'rib chiqish bayonnomasi, yopiq kim oshdi savdosi to'g'risidagi bayonnoma, yopiq kim oshdi savdosida qatnashish uchun arizalar, yopiq kim oshdi savdosi uchun hujjatlar, yopiq kim oshdi savdosi hujjatlariga kiritilgan o'zgartirishlar; va yopiq auktsion uchun hujjatlarning tushuntirishlari mijozga 3 yil davomida saqlanishi kerak.

44-FZ-sonli qonun normalariga muvofiq xaridlar bo'yicha hujjat aylanishini shakllantirish bo'yicha ishlarning taxminiy nomenklaturasi sifatida xarid qilish usuli bo'yicha hujjatlarni yig'ish va saqlash bo'lishi mumkin. Masalan, elektron auktsion davomida yaratilgan barcha hujjatlarning alohida nusxalari; ochiq tanlov uchun alohida hujjatlar, bayonnomalar, arizalar va boshqa hujjatlar; bitta yetkazib beruvchidan xarid qilish uchun va hokazo. Shuningdek, mijozning hisobotlarini (SMP va SONKO dan xaridlar hajmi to'g'risidagi hisobot, shartnomalarning bajarilishi to'g'risidagi hisobot va boshqalar) alohida saqlash tavsiya etiladi.

Ochiq tender, cheklangan ishtirokli tender, ikki bosqichli tender, yopiq tender, cheklangan ishtirokli tender, yopiq ikki bosqichli tender, elektron kim oshdi savdosi, kotirovka so'rovi, takliflar so'rovi to'g'risidagi hujjatlar. mijoz tomonidan 5 yil davomida saqlanadi. Yopiq kim oshdi savdosi to'g'risidagi hujjatlar, ya'ni yopiq kim oshdi savdosida qatnashish uchun arizalarni ko'rib chiqish bayonnomasi, yopiq kim oshdi savdosi to'g'risidagi bayonnoma, yopiq kim oshdi savdosida qatnashish uchun arizalar, yopiq kim oshdi savdosi uchun hujjatlar, yopiq kim oshdi savdosi hujjatlariga kiritilgan o'zgartirishlar; va yopiq kim oshdi savdosi uchun hujjatlarning tushuntirishlari mijozga 3 yil davomida saqlanishi kerak.

Jurnal nafaqat yetakchi soha mutaxassislari, balki Rossiya Federal Monopoliyaga qarshi xizmati va Rossiya Iqtisodiy rivojlanish vazirligi mutaxassislari tomonidan ham amaliy tushuntirishlar berilgan yagona jurnaldir.