Версионирование объектов в 1с. История данных

Общая информация

Версионированием называется хранение истории изменений объектов. В отличие от журнала регистрации, который может хранить только историю о том, кто, когда и какой объект изменил, механизм версионирования позволяет пользователю с правами администратора:

• увидеть конкретные изменения, которые внесли те или иные пользователи;
• просматривать любую версию объекта;
• сравнивать любые версии объекта между собой;
• вернуться к какой-либо предыдущей версии объекта, которая была наиболее полной или более правильной в отличие от своего последнего состояния.

Использование версионирования особенно актуально на начальном этапе внедрения программы, когда объемы информации небольшие, а исполнители совершают много ошибок (например, вводят лишнюю информацию или очищают наименование или значение какого-то реквизита внутри объекта).

Сохраненная история изменений объектов позволит привести справочники и документы в порядок, а также поможет пользователям проанализировать последовательность своих действий, чтобы в последующей работе не допускать типичных ошибок.

В дальнейшем, когда объемы информации в программе возрастают, можно постепенно отказываться от версионирования некоторых объектов вообще или применять его только в особенно важные моменты, например, при проведении документов. Можно ограничить срок хранения версий, например годом. После этого версии будут автоматически удаляться регламентным заданием. Настройка запуска регламентного задания осуществляется на странице настроек версионирования.

Объекты версионирования

Возможность хранения версий поддерживаются для справочников и документов, относящихся к следующим разделам учетной системы:

• Банк и касса;
• Продажи;
• Покупки;
• Склад;
• Производство;
• ОС и НМА;
• Зарплата и кадры.

Настройка версионирования объектов

Для включения механизма версионирования объектов в 1С необходимо перейти на закладку «Администрирование», выбрать раздел «Поддержка и обслуживание» и в разделе «Версионирование объектов» устанавить флажок.

Далее переходим в настройки версионирования по синей гиперссылке «Настройки хранения», где можно указать объекты, которые будут версионифицироваться, указать срок хранения и создать расписание для удаления устаревших версий.

Вариант версионирования

По кнопке «Установить вариант версионирования» можно выбрать следующие варианты:

• не версионировать - история версий объекта не ведется;

• версионировать при записи - новая запись заносится в историю версий в случае изменения или создания нового справочника или документа;

• версионировать при проведении - вариант может использоваться только для документов, которым разрешено проведение. Первоначальная версия документа будет записана в историю после первого проведения документа, затем версии документа будут сохраняться при каждой записи проведенного документа.

• по умолчанию - устанавливаются рекомендуемые настройки (для справочников - Не версионировать, для документов - Версионировать при проведении).

Срок хранения версий

По кнопке «Установить срок хранения версий» срок хранения можно установить за последнюю;

• неделю;
• месяц;
• три месяца;
• шесть месяцев;
• бессрочно.

Для каждого элемента справочника и вида документа можно установить свой вариант версионирования и срок хранения. Настройка версионирования возможна сразу для группы объектов программы, например, можно выбрать все документы или все справочники.

Важно ! Версионирование большого количества объектов приводит к увеличению объема хранимой в программе информации, что может существенно замедлить работу программы, поэтому рекомендуется использовать эту возможность избирательно.

Удаление устаревших версий

В нижней части, нажав на синюю гиперссылку «Количество и объём хранимых версий объектов» можно посмотреть количество и объем хранимых версий объектов, а также настроить расписание для удаления устаревших версий. Для этого устанавливаем флажок «Автоматически удалять устаревшие версии» и по синей гиперссылке «Настроить расписание» создаем расписание. Далее можно сделать его настройку, можно задать дневное, недельное и месячное расписание.

Просмотр изменений объектов

После того, как установлен флажок в разделе «Версионирование объектов» в документах и справочниках, для которых версионирование включено, можно увидеть пиктограмму «История изменений».

При нажатии кнопки открывается список версий объекта. Здесь можно увидеть, кто изменил объект, когда это произошло, и что именно было изменено.

Используя соответствующие кнопки, в форме списка доступны следующие действия:

• открыть версию - просмотр отчета о состоянии объекта на интересующий момент времени;
• сравнить версии - просмотр отчета по изменению состояния двух или более предварительно выделенных версий в списке (отчет покажет, какие именно реквизиты отличаются);
• перейти на версию - возврат к одной из предыдущих версий объекта, которую необходимо предварительно выделить (изменения, внесенные после сохранения этой версии, будут отменены).

Важно! Если объект был удален, его история также удаляется, поэтому в этом случае версионирование не поможет.

Для просмотра любой версии документа в истории нужно спозиционироваться на нужной версии и нажать кнопку «Открыть версию», при этом будет выведен отчет со значениями всех реквизитов документа.

Для сравнения версий друг с другом необходимо выделить нужные версии (все, или выборочно) и нажать кнопку «Сравнить версии».

Просмотрев изменения, можно вернуться на любую из версий документов, для этого нужно выбрать нужную версию и нажать кнопку “Перейти на версию”. При этом будет создана еще одна версия документа, с соответствующим комментарием.

• В статье использованы материалы публикации

Стандартный механизм, реализованный в программных продуктах, поставляемых фирмой 1С, позволяет решить задачу отслеживания изменений в базах данных двумя способами:

1. С помощью журнала регистрации (очевидная возможность, автоматически включенная в большинстве типовых конфигураций);
2. С помощью механизма версионирования объектов (мене очевидный, но значительно более мощный функционал, который необходимо включать самостоятельно).

Сразу следует сделать небольшое замечание. В базах со значительным документооборотом и большими объемами вносимой информации версионирование объектов 1С может приводить к существенному увеличению объемов хранилища.

Что это за механизм и для чего он нужен

Журнал регистрации позволяет отследить историю изменения объекта, однако, у него есть один существенный недостаток – он не позволяет увидеть, какие именно изменения вносились в существующие данные.

Версионирование объектов позволяет:

1. Увидеть, что и когда изменялось в конкретном объекте;
2. Определить, кто именно внес те или иные изменения;
3. Просмотреть предыдущую версию объекта;
4. Сравнить между собой две сохраненные версии;
5. Произвести анализ, определив какая версия, была наиболее точной и правильной;
6. Вернуть объект в необходимое состояние.

Как уже было сказано выше, включать этот механизм следует обдуманно, заранее определив набор объектов хранения.

Чаще всего версионирование объектов 1С задействуют на этапе внедрения того или иного программного продукта:

• Во-первых, в это время происходит самое большое количество ошибок;
• Во-вторых, объемы вводимой информации в это время существенно ниже, чем в то время, когда программа уже функционирует на полную мощность.

Таким образом, с помощью этого механизма администратор и разработчики получают реальную возможность для анализа возникающих нестандартных ситуаций, систематизации ошибок и принятия решений относительно путей и способов устранения возникающих проблем.

В функционирующих на полную мощность системах, объемы версионирования можно ограничить наиболее важными направлениями и областями деятельности.

Включение системы версионирования

Рассмотрим последовательность действий для включения механизма версионирования объектов на примере конфигурации «Зарплата и управление персоналом», редакция 3.1.

В первую очередь зайдем в систему «Администрирование» -> «Общие настройки» -> «История изменения»(Рис.1).

Если его нет, зайдем в подменю «Все функции…» в ветку «Константы»-> «Использовать версионирование…» (Рис.2) и активируем галочку на этой форме

Рис.2

После активации флажка появится еще один элемент меню: «Настройки хранения» (Рис.3)

Рис.5

Настройка истории изменений

Давайте рассмотрим вышеприведенную форму:

1. Две верхние команды позволяют определить момент сохранения версий объектов и срок хранения;
2. В табличной части можно выполнить те же самые настройки, которые выполняются командами;
3. Список справочников и документов значительно меньше количества элементов метаданных в конфигураторе;
4. Под табличной частью существует ссылка, позволяющая настроить расписание удаления старой версии.

Новые версии объектов могут сохраняться:

• При непосредственной записи документа в базу;
• При проведении (повторном проведении) документа;
• При старте, этот пункт меню включается только тогда, когда в список добавлен хотя бы один бизнес процесс, и его активация указывает на то, что новая версия объекта будет создана только после запуска процесса в работу.

Сроки хранения версий можно ограничить периодами от одной недели до одного года, если ничего не выбирать в этой колонке, варианты объекта будут бессрочно храниться в базе.

В случае, если к существующему списку справочников и документов нам потребуется добавить собственный объект, мы должны:

1. Открыть программу в режиме конфигуратора;
2. Открыть конфигурацию для изменения;
3. Зайти в подменю «Общие»-> «Определяемые типы»-> «Версионируемые данные»;
4. В свойствах элемента необходимо изменить набор элементов параметра «Тип» (Рис.6);

Рис.6

После сохранения и обновления конфигурации наш добавленный элемент появится в отрывающейся форме настройки.

После активации и настройки расписания удаления объектов в системе появится соответствующее регламентное задание.

Здесь следует отметить, что вся информация о версиях объектов хранится в регистре сведений «Версии объектов», соответственно все действия, характерные для непериодических регистров сведений доступны и для этого регистра, в частности, полную его очистку можно выполнить с помощью кода, представленного на Рис.7

Как с этим механизмом работать

После включения возможности хранения вариантов объекта для какого либо элемента метаданных, на форме элемента (справочника, документа, бизнес-процесса) появится команда «История изменений». Активация этой команды вызовет соответствующую форму, в которой можно будет увидеть:

1. Автора новой версии (человека, который вносил изменения);
2. Дату изменения;
3. Добавить собственные комментарии к существующим вариантам объектов;
4. Сравнить версии между собой;
5. Вызвать отбор журнала регистрации по соответствующему событию;
6. Просмотреть версию;
7. Актуализировать предыдущую версию.

Еще раз обратим внимание на то, что этот мощный инструмент надо использовать обдумано и осмысленно, в противном случае он может значительно снизить эффективность работы с программой.

Версионирование объектов стало доступным, начиная с редакции «3.0.35» в программе «1С Бухгалтерия 8». Новая функция позволяет отслеживать все изменения в документах и справочниках. Версионирование не просто хранит информацию об истории изменений, как это было в журнале регистрации, а позволяет бухгалтеру на правах администратора пересмотреть внесенные изменения, увидеть все версии объекта, сделать сравнительную характеристику версий между собой, а также вернуться к предыдущей версии.

Как настроить версионирование объектов в бухгалтерской программе?

Для того чтобы включить механизм версионирования объектов в программе, перейдите на закладку под названием «Администрирование», затем выберите раздел «Поддержка и обслуживание» и возле «Версионирование объектов» поставьте галочку.

Программа дает возможность установить следующие варианты:

«Не версионировать» - в этом случае история версий объекта вестись не будет;

«Версионировать при записи» - в случае создания или изменения нового документа или справочника новую запись будет занесено в историю версий;

«Версионировать при проведении» - следует отметить, что данный вариант можно использовать для документов, которым вы разрешили проведение. После первого проведения первоначальная версия будет сохранена в истории;
«Версионировать при старте» - данный вариант предназначен только для бизнес-процессов. Только после старта бизнес процесса будет записана его первая версия.

«По умолчанию» - в этом случае для справочников и документов устанавливаются рекомендованные настройки - «Не версионировать» и «Версионировать при проведении» соответственно.

Программа позволяет установить срок хранения за последнюю неделю, один, три, шесть месяцев, год или вообще бессрочно.

Для каждого вида документа и элемента справочника можно отметить свой срок хранения или вариант версионирования.

При необходимости нажмите на синюю гиперссылку и посмотрите объем и количество необходимых версий объектов, или настройте подробное расписание для ликвидации старых версий. Для этого установите галочку под названием «Автоматически удалять устаревшие версии», а затем, используя синюю гиперссылку «Настроить расписание», создайте нужное расписание. Последнее можно настроить, задав однодневное, недельное или месячное расписание.

Как просмотреть изменения объектов в бухгалтерской программе «1С Бухгалтерия 8»?

Установив галочку в разделе под названием «Версионирование объектов» в справочниках и документах, для которых действует версионирование, вы получите доступ к пиктограмме «История изменений».

Нажав на последнюю, вы получите доступ к версии конкретного объекта, где будет содержаться вся необходимая информация: кто менял объект, когда и какие изменения произошли.

В верхней части окна откроется доступ к таким клавишам:

«Открыть версию» - с помощью этой кнопки в нужный момент времени вы сможете посмотреть отчет о состоянии объекта;

«Сравнить версии» - можете посмотреть отчет по изменению состояния выделенных предварительно 2 или более версий в списке (какие реквизиты отличаются, будет видно в отчете);

«Перейти на версию» - сделает возврат к предварительно выделенной одной из версий объекта. При этом будут отменены изменения, которые были внесены после сохранения данной версии.

Обратите внимание, при изъятии объекта версионирование не поможет, так как после удаления вся история объекта также будет ликвидирована.

Менеджер Иван заходит в кабинет руководителя отдела продаж. Разговор начинается на повышенных тонах:

— Мы потеряли клиента! — возмущается менеджер, — Я оформил заказ, зарезервировал товар специально под покупателя. Но кто-то снял мой заказ с резерва! Я потерял из-за этого значительную часть месячной премии, мы упустили крупную сделку! Кто-то исправил документ, уменьшив срок резерва. Как узнать, кто виноват ?

История 2: Это не я!

Менеджер Светлана заносила в базу данных контактную информацию клиента «Колокольчик», когда раздался телефонный звонок. Позвонил новый клиент, фирма «Одуванчик». Светлана приняла заказ и зарегистрировала клиента в системе. Вернувшись к старой работе, она обнаружила, что контрагент «Колокольчик» бесследно исчез. Светлана обратилась в отдел техподдержки с жалобой на «глюк» в программе: Что же это такое, когда бесследно исчезают данные? Программа никуда не годится!

История 3: Все пропало, шеф!

Бухгалтер Татьяна анализировала документы за прошедший месяц и проставляла в них признак того, что документы сверили. Для своей работы она использовала «Групповую обработку справочников и документов», которая позволяла ей отобрать документы по определенному признаку и не заходить в каждый документ для подтверждения. Татьяна была хорошим бухгалтером, но ошибки случаются у всех. Вместо того чтобы выбрать документы за первое апреля 2014 года, она перенесла все документы за апрель на первое число (поменять дату обработка тоже позволяет).

У Татьяны паника: определить потерянные даты документов невозможно, а значит, нельзя исправить ситуацию. Что делать ?

Это совершенно реальные истории из практики наших сотрудников. Заметим сразу, что во всех трех историях все закончилось хорошо. Как и благодаря чему — Вы узнаете из этой статьи.

Итак, «Кто виноват?» и «Что делать?». На эти вопросы, давным-давно заданные классиками, до сих пор находятся все новые и новые ответы. Секрет в их универсальности, какую сферу человеческой деятельности не рассматривай, всегда найдется виноватый, и всегда будут вопросы, что делать с последствиями. Не исключение и сфера автоматизации торговли.

При работе с системами учета, на любом предприятии, где в базе данных работает более одного человека, регулярно возникает множество историй сходных с приведенными выше.

Спорных ситуаций можно избежать, если в системе подробно регистрируется информация о том, кто, когда и какие изменения внес в систему.

В данной статье мы рассмотрим использование механизма версионирования объектов на примере конфигурации 1С: Предприятие Управление Торговлей (УТ) версии 11.1 . Данный механизм позволяет сохранить историю изменения документа или справочника, проанализировать, кто виноват в возникновении ошибки учета, а так же ответить на вопрос, что делать, чтобы вернуть «испорченному» документу (или справочнику) его первоначальный вид.

Как настроить версионирование в УТ 11.1?

Возможность сохранения истории объектов включается в разделе Администрирование — Общие настройки:

Рисунок 1. Включение версионирования объектов

Теперь, когда сама возможность версионирования включена, необходимо настроить, изменения каких именно документов и справочников будут сохраняться. Эта настройка важна, так как с одной стороны, включение лишних объектов в систему версионирования может излишне увеличить размеры баз данных, а с другой стороны, нам нужно сохранять изменения всех важных объектов, чтобы избежать спорных ситуаций в работе. Нажмем гиперссылку «Версионируемые объекты» (правее флага включения версионирования) и перейдем в окно настройки:

Рисунок 2. Настройка версионирования объектов

В левой колонке мы видим список объектов системы: справочников и документов. В правой колонке, дважды щелкнув по ячейке, мы можем указать вариант версионирования объекта:

• Не версионировать :
  История изменений сохраняться не будет
• Версионировать при записи :
  Изменения будут фиксироваться каждый раз при сохранении документа или справочника. Изменения документов, в которых предусмотрено проведение, будут сохраняться даже в непроведенных документах
• Версионировать при проведении :
  Изменения будут фиксироваться при сохранении справочников и документов. Для документов, в которых предусмотрено проведение, изменения будут сохраняться? только если документ проведен (при первом проведении и в дальнейшем при записи).

Укажем для Заказа покупателя вариант «Версионировать при записи». А для Заказа поставщику — «Версионировать при проведении».

Как посмотреть историю изменений объекта?

Историю изменений объекта можно увидеть, открыв объект и перейдя по гиперссылке «История изменений» на панели навигации:

Рисунок 3. Переход к истории изменений

Рисунок 4. Список сохраненных версий документа

Из этого окна мы можем:

Как вернуться к сохраненному варианту объекта?

Для того, чтобы отменить все сделанные в справочнике и документе изменения и вернуться к какой-либо из более ранних версий, зайдем в окно истории изменения документов, установим курсор на версии, к которой хотим вернуться (предварительно посмотрев ее и уточнив необходимость возврата) и нажмем на кнопку «Перейти на версию» на панели инструментов.

База сообщит, что переход на версию был выполнен успешно:

Рисунок 6. Возврат к старой версии

Если все же мы ошиблись, и более корректной является версия документа до перехода, то можно выполнить переход к предыдущему варианту документа (в нашем примере — к 4-й версии).

Итак, мы рассмотрели основной функционал системы Версионирования. Мы увидели, как можно избежать конфликтных ситуаций в работе с базой, если имеется возможность посмотреть историю изменения объектов, сравнить версии документа или справочника на разные даты (время) между собой и даже вернуться к любой сохраненной версии объекта

А что же герои историй, рассказанных в начале статьи?

Как уже говорилось, все закончилось хорошо.

Иван посмотрел историю изменений своего заказа и увидел, что в 9:25 утра его отредактировала менеджер Катя. Ей срочно нужно было выписать заказ на клиента, а свободного остатка товара не хватало. Она извинилась перед Иваном, и он, конечно, простил ее. Тем более что заказ Кати можно было перенести на более поздний срок, а покупателю Ивана отгрузили товар в тот же день.

Сотрудник отдела техподдержки, к которому обратилась Светлана, проверил историю изменения контрагента «Одуванчик» и выяснил, что вместо того, чтобы занести в базу новую карточку клиента, Светлана записала информацию в карточку контрагента «Колокольчик», удалив старые данные. Карточку фирмы «Колокольчик» вернули, репутация программы и отдела техподдержки была восстановлена, а Светлана стала внимательнее относиться к своей работе.

Что же касается бухгалтера Татьяны, то с помощью механизма версионирования, ей удалось не только узнать, какие даты были раньше у документов, но и вернуть им первоначальный вид.

Желаем Вам успехов в работе!