В федеральном законе 402-ФЗ «О бухучете» описаны все бухгалтерские и первичные документы. Они нужны, в основном, для налоговой — как документы, которые подтверждают понесенные вами расходы и правильность определения налоговой базы.

Первичные документы нужно хранить 4 года. В течение этого времени налоговая может в любой момент их запросить для проверки вас или ваших контрагентов. «Первичка» также используется в судебных процессах при спорах с контрагентами.

Документы первичного учета составляются в момент осуществления хозяйственных операций и свидетельствуют об их совершении. Список документов, сопровождающих ту или иную сделку, в зависимости от типа сделки может быть разным. Подготовкой всех необходимых первичных документов, как правило, занимается поставщик. Особое внимание нужно уделять тем документам, которые возникают в ходе сделок, где вы покупатель, потому что это ваши расходы, и поэтому вы более заинтересованы в соблюдении буквы закона, нежели ваш поставщик.

Разделение первичных документов по стадиям бизнеса

Все сделки можно разделить на 3 этапа:

Этап 1. Вы договариваетесь об условиях сделки

Результатом будут:

• договор;
• счет на оплату.

Этап 2. Происходит оплата по сделке

Подтверждают оплату:

выписка с расчетного счета, если оплата была безналом, или путем эквайринга, или через платежные системы, где деньги перечисляются с вашего расчетного счета;

• кассовые чеки, квитанции к приходным кассовым ордерам, бланки строгой отчетности — если оплата производилась наличными. В большинстве случаев такой способ оплаты используют ваши сотрудники, когда берут деньги под отчет. Расчеты между организациями редко бывают в форме наличных денег.

Этап 3. Получение товара или услуги

Обязательно нужно подтвердить, что товар действительно получен, а услуга оказана. Без этого налоговая не разрешит уменьшать налог на потраченные деньги. Подтверждают получение:

• товарная накладная — для товаров;
• товарный чек — обычно выдается в пару к кассовому чеку, или если товар продает ИП;
• акт выполненных работ/оказанных услуг.

Заношу первичку, разобрался сразу

«Я заношу в Бухгалтерию первичку, учетом и отчетностью занимается бухгалтер. У сервиса очень удобный и понятный интерфейс, разобрался сразу, без всякой помощи. Очень добротно, сделано для людей! И, конечно, удобно то, что заходить в систему можно из любого места, с любого устройства».

Марат Иманов, директор в ООО «Диалог», Санкт-Петербург.

Обязательные первичные документы

Несмотря на вариативность сделок, есть перечень обязательных документов, которые оформляются для любого вида сделки:

• договор;
• счёт;
• бланки строгой отчетности, кассовый, товарный чек;
• накладная;
• акт выполненных работ (оказанных услуг).

Договор

С клиентом при осуществлении сделки заключается договор, в котором уточняются все детали предстоящих хозяйственных операций: порядок расчетов, отгрузка товара, сроки выполнения работ или условия оказания услуг.

В договоре регламентируются права и обязанности сторон. В идеале каждая сделка должна сопровождаться отдельным договором на поставку товаров или услуг. Однако при продолжительном сотрудничестве и осуществлении однотипных операций можно заключить один общий договор. Договор оформляется в двух экземплярах с оттисками печатей и подписями каждой из сторон.

Для некоторых сделок не требуется письменная форма договора. Скажем, договор купли-продажи с момента получения покупателем кассового или товарного чека является заключенным.

Счет на оплату

Счет на оплату - это соглашение, в соответствии с которым поставщик фиксирует цену на свои товары или услуги.

Покупатель принимает условия соглашения, производя соответственную оплату. Форма счета на оплату строго не регламентирована, поэтому каждая компания имеет право разработать собственную форму этого документа. В счете можно прописать условия сделки: сроки, уведомление о предоплате, порядок оплаты и поставки и прочее.

В соответствии статьей 9-ФЗ «О бухгалтерском учете», наличие подписи директора или главного бухгалтера и печати необязательны для этого документа. Но ими не стоит пренебрегать во избежание вопросов со стороны контрагентов и государства. Счет не позволяет предъявить поставщику требования — он лишь фиксирует цену товара или услуги. При этом за покупателем остается право на требование возврата денежных средств в случае необоснованного обогащения поставщика.

Платежные документы: кассовые чеки, бланки строгой отчетности (БСО)

Эта группа первичных документов позволяет подтвердить факт оплаты приобретаемых товаров или услуг.

К платежным документам относятся товарные и кассовые чеки, БСО, платежные требования и поручения. Поручение покупатель может получить в банке, осуществив оплату безналичным платежом. Чек кассовый или товарный покупатель получает от поставщика при оплате наличными.

Товарная накладная или товарный чек

Товарные чеки, как мы уже говорили выше, оформляются при продаже товара физлицам или самими физлицами.

Накладные используются преимущественно юрлицами для оформления отпуска/продажи товаров или товарно-материальных ценностей и дальнейшего оприходования их клиентом.

Оформлять накладную следует в двух экземплярах. Первый остается у поставщика как документ, подтверждающий факт передачи товаров, а второй экземпляр передается покупателю.

Данные в накладной должны совпадать с цифрами в счете-фактуре.

Уполномоченное лицо, отвечающее за отпуск товара, должно поставить в накладной свою подпись и печать организации. Сторона, принимающая товар, также обязана поставить роспись и заверить ее печатью в товарной накладной. Применение факсимильной подписи допускается, но это должно быть зафиксировано в договоре.

Акт оказанных услуг (выполненных работ)

— это двусторонний первичный документ, который подтверждает факт свершения сделки, стоимость и сроки выполнения услуг или работ.

Акт выдается исполнителем своему клиенту по итогу оказания услуг или выполненных работ. Этот первичный документ подтверждает соответствие оказанных услуг (выполненных работ) условиям заключенного договора.

Счет-фактура

Счет-фактура — документ, который нужен исключительно для того, чтобы контролировать движение НДС. Счета-фактуры обычно оформляются в пару к товарным накладным или актам. Встречаются счета-фактуры на выплаченный аванс.

Этот первичный документ строго регламентирован. Он содержит:

• информацию о суммах денежных средств;
• фактурную часть.

Счет-фактура — это основание для принятия предъявленных сумм НДС к вычету. Его обязаны выписывать все предприятия-плательщики НДС.

В последнее время популярен УПД — универсальный передаточный документ. Этот документ заменяет пару накладная + счет-фактура или акт + счет-фактура.

Ведите бизнес в Контур.Бухгалтерии — удобном онлайн-сервисе для расчета зарплаты и отправки отчетности в ФНС, ПФР и ФСС. Сервис автоматически формирует первичные документы и УПД.

В речи людей, связанных с электроникой, встречается фраза: «Нужно посмотреть даташит». Что такое имелось в виду и где взять пресловутый даташит?

Словечко заимствовано из английского языка и оригинально записывается как datasheet. Если перевести его на русский, дословно получится «лист с информацией». Документ составляют на различные устройства и электронные компоненты. Поэтому правильно говорить, что даташит - это подготовленная производителем.

Поиск даташит электронных компонентов

Возможно, станет понятно, что такое даташит микросхемы, после того как он будет открыт. Но вопрос: "Где его взять?"

В Советском Союзе документация стандартизировалась. Если требовалось найти информацию о транзисторе или микросхеме, нужно было взять соответствующее руководство. Сегодня необходимость в справочниках отпала. Их заменили поисковые системы - достаточно вбить слово datasheet и указать название требуемого устройства. Второй вариант получить даташит - зайти на сайт, где собрана документация, и на нём уже провести поиск.

Спецификации на компоненты предоставляются в виде pdf-файлов. Открыть их можно непосредственно в браузере.

Первая страница даташита

После того как документ загружен на компьютер, нужно открыть даташит. Что такое он содержит, на что обратить внимание первую очередь?

Начинать следует с первой страницы. На ней приводится информация, подчёркивающая уникальность конкретного устройства, например широкий частотный диапазон, пониженное энергопотребление, малый темновой ток.

Начальная страница технической спецификации содержит:

• свойства компонента (features);
• конфигурацию выводов в виде таблицы или схемы (pin configuration).

Следует заметить, что приводимой информации не всегда бывает достаточно, поэтому доверять ей полностью не стоит. Ответы на возникающие вопросы необходимо искать в соответствующих разделах документа. Цель первой страницы - дать представление о нём, то есть рассказать, что такое.

Даташит транзистора по сравнению с аналогичным документом для микросхем невелик, поэтому на первой странице сразу же указывают информацию о его параметрах и подключении.

Наиболее часто пользователи спрашивают про даташит: "Что такое и как его читать?" Если первый вопрос был рассмотрен, то второй ещё предстоит изучить.

Инженеры-электронщики обращают внимание на следующие разделы документа.

• Цоколёвка.

Описывает назначение каждого пина микросхемы или транзистора. Проектировщику важны выводы под маркировкой Vcc и GND. Первый из них предназначен для подачи питающего напряжения (чаще всего +5 В), второй - для подключения «земли». Микроконтроллеры могут иметь несколько таких выводов. Их расположение зависит от типа корпуса (PDIP/TQFP/ MLF).

• Схема устройства (Block Diagram).

Изображает внутреннее содержание компонента. Например, для микроконтроллера показываются входящие в его состав память, генератор тактовой частоты, порты ввода-вывода.

• Схема включения (Circuit Schematic).

Определяет типовое подключение устройства. На практике схемы отличаются от приводимых в документации, поскольку в каждом конкретном случае микросхема или транзистор являются частью сложного электронного устройства, в котором должны учитываться все его составляющие.

• Температурные и электрические параметры.

Данные величины приводятся в виде графиков, отражающих зависимость одного параметра от другого.

Начинающий разработчик электронной аппаратуры не всегда понимает, как читать даташит, что такое схема устройства и зачем нужна цоколёвка. Тем не менее рекомендуется читать справочные материалы при разработке нового прибора или ремонте вышедшего из строя оборудования.

Документировать или не документировать?

Без тщательно подобранной, выверенной и актуализируемой базы документации качественное обслуживание ЦОДа превращается в лотерею.

Формализованное описание процессов эксплуатации ЦОДа является частью операционной модели эксплуатации (ОМЭ)*. Модель включает в себя процессы нескольких типов, а также организационное и ресурсное обеспечение. Документация - один из таких ресурсов, причем документирование должно осуществляться в рамках отдельного обеспечивающего процесса.

Что такое документация?

Документация - совокупность официально признанных документов, составленных по определенной форме и содержащих предусмотренную информацию**.

Ключевой момент этого определения - «предусмотренная информация». Наличие какой же информации должно быть предусмотрено в эксплуатационной документации ЦОДа с точки зрения ее полезности и применимости?

Согласно ОМЭ дата-центра, деятельность службы эксплуатации может быть описана в виде системы бизнес-процессов. Соответственно, наиболее важна для качественной эксплуатации информация о порядке и способах осуществления этих бизнес-процессов на конкретном объекте.

Хотя исполняемые службой эксплуатации бизнес-процессы могут быть отнесены к процессам управления и взаимодействия, процессам обслуживания и обеспечивающим процессам, каждая из названных групп в той или иной мере зависит от знаний об оборудовании объекта, его составе, конфигурации, правилах работ с ним.

Таким образом, для эксплуатации ЦОДа нужно знать процессы операционной модели (для чего необходима информация о способах исполнения тех или иных операций с системами ЦОДа), а также инженерные системы (их состав, текущее состояние, выполненные ранее мероприятия).

Зачем нужна документация?

При эксплуатации инженерных систем приходится исполнять следующие основные операции:

• контроль состояния системы;
• начальная настройка;
• регулировка рабочих параметров;
• техническое обслуживание;
• ремонт.

Очевидно, для того, чтобы иметь возможность исполнять перечисленные работы, специалист должен обладать знаниями как об эксплуатируемом оборудовании, так и о системах в целом, включая их взаимосвязи и взаимозависимости. Может ли человек обладать всей полнотой таких знаний? Конечно, да. И, к счастью, такие специалисты есть. Но, к сожалению, это скорее исключение, чем правило. И даже эти суперспециалисты (не говоря уже о рядовом персонале) могут что-то забыть. Особенно когда речь идет о редко попадающем в поле зрения блоке какой-либо системы. Тогда и требуется документация. Поэтому она должна быть в наличии в том или ином виде (бумажном, электронном, интерактивном) и быть доступной, актуальной и достаточно полной для исполнения работ.

Документы об инженерных системах также будут необходимы в случае привлечения к обслуживанию систем новых специалистов (как штатных, так и внешних).

Документация по процессам

По процессам ОМЭ ЦОДа типовой комплект содержит следующий набор документов:

• описание процесса - наиболее полный документ по процессу, как правило, со схемами и детальным описанием шагов;
• ролевые инструкции - аналоги должностной инструкции, охватывающие все обязанности отдельной роли в рамках процесса;
• памятки участникам - сокращенный вариант ролевой инструкции, содержат информацию о ключевых элементах и последовательности исполнения процесса отдельным участником.

В ряде случаев может оказаться полезным формирование отдельных документов для конкретных процессов. Например, в отдельный документ может быть вынесена схема оповещения для управления устранением отказов.

Кроме того, в рамках процессов должны вестись разного рода рабочие документы. Обычно они организованы в форме журналов (оперативный журнал, журнал регистрации работ, ремонтный журнал), а также планов и графиков (план мониторинга, план работ по техническому обслуживанию, график ремонтных работ и т.д.).

Для создания структурированных взаимосвязей документы могут опираться на набор классификаторов, которые, в свою очередь, тоже могут быть оформлены в виде документов или разделов в уже названных документах.

Документация по системам и способам их обслуживания

Наиболее важной ее частью является эксплуатационная документация - «... конструкторская документация, которая в отдельности или в совокупности с другой документацией определяет правила эксплуатации продукции и (или) отражает сведения, удостоверяющие гарантированные изготовителем значения основных параметров и характеристик (свойств) продукции, а также гарантии и сведения по ее эксплуатации в течение установленного срока службы»***.

Согласно ГОСТ 2.601-2013, к ней относятся:

• руководство по эксплуатации - наиболее полное описание изделия, его частей, порядка обслуживания и т.д.;
• инструкция по монтажу, пуску, регулированию и обкатке изделия;
• формуляр, который содержит сведения о техническом состоянии изделия и прочие сведения, вносимые, в том числе, в период его эксплуатации;
• паспорт, который содержит сведения, удостоверяющие гарантии изготовителя, значения основных параметров и характеристик (свойств) изделия;
• этикетка, содержащая гарантии изготовителя, сведения о сертификации изделия;
• каталог деталей и сборочных единиц;
• нормы расхода запасных частей;
• нормы расхода материалов;
• ведомость комплекта запасных частей, инструмента и принадлежностей;
• учебно-технические плакаты;
• инструкции эксплуатационные специальные, которые содержат специальные требования, оформленные в виде самостоятельных документов или в виде приложений к другим документам;
• ведомость эксплуатационных документов.

Предполагается, что комплект этих документов формируется в ходе создания (развертывания) систем и в дальнейшем корректируется и дополняется в ходе эксплуатации.

К сожалению, только некоторые из перечисленных документов обозначены в стандарте как обязательные (формуляр, паспорт, этикетка и ведомость эксплуатационных документов), а необходимость наличия других документов оставлена на усмотрение разработчика соответствующих систем. Таким образом, именно от разработчика систем зависит, насколько качественно и надежно может быть организована эксплуатация ЦОДа.

Необходимость структуризации

Документы, связанные с обслуживанием конкретных систем, должны отвечать на два основных вопроса: что именно должно быть сделано? как правильно это должно быть сделано?.

Ответ на вопрос «что должно быть сделано?» помимо перечисления операций должен содержать информацию об их порядке, ветвлении, исполнении только в определенных случаях и т.д. Наиболее удачный вариант документа для такого рода знания - технологическая карта. Основными ее элементами являются:

• действия (операции);
• исполнитель (-ли) (квалификация и специализация);
• трудоемкость;
• продолжительность;
• ссылка на документ с подробным описанием «как исполнять»;
• идентификатор (номер) следующей операции.

В принципе технологическую карту можно создать для любой задачи. Карты могут строиться иерархически, что существенно повышает гибкость при работе с ними.

Однако поддержание технологических карт в актуальном состоянии требует существенных затрат (как времени, так и денег) - ведь объект модифицируется, процессы и процедуры обслуживания совершенствуются, требования к качеству тоже меняются. И все изменения должны своевременно отражаться во всех документах, что, безусловно, затратно.

Далее, описание обязательно должно содержать подробную информацию о том, «как именно это сделать». Если речь идет об оборудовании, то производитель обычно предоставляет соответствующие документы с детализацией, достаточной для выполнения необходимых в ходе эксплуатации операций, если они не требуют специальной квалификации и подготовки работника. Однако стоит обратить внимание на возможность легкого поиска информации. Ведь, например, в детальной инструкции по эксплуатации двигателя ДГУ только порядок разборки этого сложного, состоящего из большого числа блоков и отдельных элементов агрегата занимает немало страниц. Если понадобится заменить деталь в одном из блоков, то при слабой структурированности документа придется перелопатить половину его в поиске нужных рекомендаций.

Логично, если детальные документы или разделы документов будут привязаны к конкретным решаемым задачам. Причем правильнее не размещать информацию непосредственно в том месте документа, где речь идет о соответствующих операциях, а организовать ссылки на вспомогательные разделы или документы. Это не только позволит избежать дублирования данных, но и упростит их корректировку при необходимости.

Риски, связанные с документацией

Наибольшие неприятности могут возникнуть, если в нужный момент у руководителей или специалистов не окажется необходимой информации. В этом случае одни будут принимать решения наугад, без адекватной оценки ситуации, а другие будут так же наугад действовать или откажутся от выполнения работ. При этом речь может идти как о рядовом техническом обслуживании, так и об устранении серьезного отказа. В любом случае результат будет слабо предсказуем.

К значимым элементам, определяющим состояние документирования, могут быть отнесены:

■ подготовка в полном объеме эксплуатационной документации при строительстве и сдаче объекта;

■ формирование необходимой документации по процессам операционной модели;

■ создание возможностей для использования документов в рабочих условиях;

■ своевременная актуализация документов.

Отсутствие любого из указанных элементов при эксплуатации объекта может привести, хотя и не сразу, к отрицательным последствиям. Но говорить об уверенности в надежности обслуживания при недостатке информации и документации не стоит.

Процесс документирования

На практике для того, чтобы обеспечить наличие актуальной информации об объекте, его состоянии, выполненных с ним мероприятиях и порядке обслуживания, нужно предусмотреть отдельные активности в рамках деятельности службы эксплуатации. В ОМЭ за это отвечает процесс документирования. В первую очередь должны быть однозначно определены подлежащие документированию параметры состояний объекта и действия персонала. Далее необходимо определить и сформировать способы и механизмы документирования, которые не только позволят накапливать информацию, но и обеспечат ее доступность, целостность и сохранность.

Сегодня для документирования могут применяться специализированные технологические решения. Они должны быть включены в состав необходимых для обеспечения эксплуатации инструментов. Перио-ди-чески необходимо контролировать полноту документирования и качество отраженной в документах информации.

В результате принятие решений и выполнение работ будет происходить на основании достоверных данных, а также будут созданы условия для анализа возникающих ситуаций и повышения качества эксплуатации.

Как быть ответственным за эксплуатацию сегодня?

Исполнение в полном объеме всех рекомендаций в отношении документирования - занятие не дешевое. И это одна из причин, почему данный вопрос считается второстепенным, и зачастую ни заказчик, ни подрядчик не уделяют должного внимания даже соблюдению требований ГОСТ 2.601-2013, не говоря уже об описании процессов ОМЭ или актуализации документации.

Однако бизнес, управляя собственными рисками, все чаще предъявляет строгие требования к работоспособности инженерной инфраструктуры ЦОДа. Очевидно, что совершить прыжок из хаоса в идеальный порядок вряд ли получится. Более реально наводить порядок постепенно.

Существуют разные варианты поведения в сложившихся условиях. На наш взгляд, удачным будет такой подход:

• ранжировать инженерные системы и их компоненты по уровню критичности для функционирования объекта;
• обеспечить полноту и актуальность документирования по критичным системам и их критичным компонентам;
• обеспечить наличие документации по процессам ОМЭ как минимум в отношении критичных элементов процессов;
• постепенно расширять охват документирования как систем, так и процессов.

Если речь идет о вновь созданном объекте, то службе эксплуатации не стоит идти на поводу у обстоятельств и относить формирование документации в будущее. Правильнее предъявить требования в соответствии с изложенными принципами уже в ходе приемки объекта и добиться их исполнения. В противном случае придется эксплуатировать объект на свой страх и риск, а это наверняка не соответствует ожиданиям владельцев и потребителей услуг.

Елена Ходак,

руководитель департамента корпоративного консалтинга ОАО «Промышленные

Информационные Системы»

Исследования показывают, что системы электронного документооборота увеличивают производительность труда на 20–25%, а стоимость архивного хранения электронных документов снижается на 80% (по сравнению со стоимостью хранения бумажных архивов).

Что такое хорошая память?

Хорошая память заключается не только и не столько в том, что человек помнит массу нужных и совершенно бесполезных вещей, а когда он может быстро вспомнить то, что необходимо в данный момент. Один из признаков склероза заключается в том, что чело век прекрасно помнит то, что происходило с ним 20 лет назад, но не помнит того, что было вчера. С документооборотом компании часто происходит то же самое.

Эффективно налаженный документооборот имеет следующие характеристики:

● быстрый доступ к необходимым документам;

● доступ к документам имеют только те сотрудники, которым они необходимы. Есть возможность фиксации попыток несанкционированного доступа;

● никто кроме вас (или известного вам ограниченного круга сотрудников) не может внести в документ изменения. Что такое неэффективный документооборот, большинство из нас, наверное, еще помнит. Для тех, кто не помнит – немного истории.

Традиционный документооборот

Это огромное количество документов, аккуратно подшитых в папки. Для того чтобы хотя бы «взглянуть» на один из них, нужно подойти к секретарю и, если она на месте, спросить: «можно ли…?». Она, естественно, поинтересуется: «зачем?» и, если сочтет причину уважительной, даст вам требуемый документ (посчитайте, сколько ушло времени на его получение). Однако приключения на этом не заканчиваются. С документом вы вернулись на рабочее место. Что дальше?

Сценарий первый: «благополучный»

В этом случае секретарь отмечает, что документ «А» «выдан такому-то, такого-то числа», и если вы не вернете документ в оговоренные сроки – она вам об этом напомнит.

Сценарий второй: «как в воду канул»

Однако часто учет документов, отданных сотрудникам компании «для работы», не ведется, и многие сотрудники, поработав с документом, забывают его вернуть. Обычно это происходит из-за лени: «успею, он никуда не убежит». При таком подходе к работе через некоторое время вы обнаруживаете, что самых востребованных документов на месте нет, и где они – никому не известно. А они лежат у какого-нибудь сотрудника в столе, который давно забыл, что когда-то брал их на время и обещал вернуть. В данном случае мы имеем дело с «прогрессирующим корпоративным склерозом», когда «вспомнить» необходимую информацию становится все труднее.

Сценарий третий: «не пущать»

Это логическое завершение второго сценария. Допустим, все документы найдены и возвращены на свои места. Теперь для всех желающих ознакомиться с ними действует строгое «нельзя». «Никому не брать, никуда не уносить, еле нашли». А если очень надо? Страдает дело, появляется повод для конфликтов.

Сценарий четвертый: «преступная халатность»

Нередко встречается вариант, когда документы стоят, а «цербера» нет, т. е. за сохранность документации не отвечает никто. Она доступна всем. В данной ситуации высока угроза утраты компанией конфиденциальной информации.

Проблемы традиционного документооборота

1. Когда сотрудники уходят с работы, бумажные архивы навсегда исчезают. Разумеется, пропадают только самые нужные документы. На месте документ или нет, можно узнать, только когда он понадобится.

Допустим, одно крупное предприятие производит самолеты на контрактной основе. Несколько лет назад одна из стран третьего мира заказала самолет и проплатила оговоренный транш. Началась работа, но через некоторое время заказчик приостановил финансирование проекта. Работа была временно остановлена. Через год заказчик возобновил финансирование. Однако год для современной России – очень большой срок. Предприятие переживало не лучшие времена, зарплаты были небольшими, многие из разработчиков этого заказа уволились. Значительную часть документации по этому заказу предприятию пришлось разрабатывать заново и за свой счет. Оставшиеся сотрудники помнят, что эти документы были созданы, но не представляют, где они могут находиться сейчас. После этого случая руководство предприятия приняло решение внедрить КИС.

2. Когда нам нужно найти какой-то документ – мы знаем, что он точно был: «я же делал эту справку в прошлом квартале», но не помним, где он находится и, может быть, даже как он называется. В результате найти такой документ очень сложно, и мы тратим свое драгоценное время, которое можно использовать гораздо более эффективно.

3. Еще одна распространенная болезнь: «давайте это сохраним – вдруг оно еще когда-нибудь понадобится». В результате документы накапливаются очень быстро. Образуется ворох бумаг, а вероятность, того, что они когда-нибудь кому-нибудь понадобятся, очень низкая. Сразу отвечаю на распространенный вопрос: «разве можно заранее знать, каким категориям сотрудников какой из документов может понадобиться»? Можно. И даже нужно.

4. С одним документом может работать только один человек. Это похоже на ситуацию в библиотеке с одним экземпляром книги: «кто не успел…», в лучшем случае поставят в очередь и информируют, когда нужный документ вернут. А если он необходим срочно?

Неизбежность разработки системы корпоративного документооборота понятна. Следующий этап – постановка целей.

Зачем компании система корпоративного документооборота?

Перед разработкой системы управления корпоративным документооборотом (СКД) необходимо определить назначение и цели этой системы в компании и получить ответы на следующие вопросы:

1. Почему в компании возникла необходимость оптимизации документооборота?

2. Что компания планирует делать с документами?

3. Почему компания должна это делать?

В каждой организации ответы на эти вопросы будут разными. Например, в авиакомпании приоритетом является оперативность, а в конструкторском бюро при авиазаводе важно иметь возможность работать с большими объемами информации и ограниченный допуск к документам.

Цели системы управления документацией

Чаще всего целями системы управления документацией являются:

● увеличение эффективности деятельности сотрудников с помощью ограничения числа документов, с которыми они работают. Для обеспечения этой цели и необходимо знать, кому из сотрудников и какие документы могут быть нужны. В этом случае компания регулирует доступ к информации по критерию достаточность/избыточность. Например, финансовый директор еженедельно подготавливает для генерального директора отчет по дебиторской задолженности по всем клиентам, а менеджеры по работе с клиентами имеют доступ только к тем фрагментам отчета, которые относятся к «их» клиентам;

● увеличение производительности труда благодаря оптимальному использованию документов;

● получение максимально возможной пользы от информации, содержащейся в документах. Для обеспечения этой цели заранее продумываются комплектность и состав информации, чтобы избежать дублирования;

● упрощение совместного использования документов;

● возможность проследить процесс принятия решений и отчетность по документам;

● снижение себестоимости получения, обработки, использования и уничтожения документов;

● определение ответственности сотрудников за порядок отчетности и контроль использования документов. Для обеспечения этой цели у каждого документа появляется свой «куратор», который знает ответ на вопросы: «Где документ расположен? Когда он выпущен? Можно ли с ним ознакомиться»?

Причины разработки системы корпоративного документооборота

Основными причинами, по которым компания разрабатывает систему корпоративного документооборота (СКД), чаще всего являются:

1. Решение проблемы потери средств из-за отсутствия возможности быстро найти информацию.

2. Получение преимущества перед конкурентами.

Эти причины актуальны для высококонкурентного рынка, например сети аптек. Если нужного лекарства нет в одной аптеке, покупатель не будет ждать, пока его завезут. Он пойдет в другую, потому что лекарство необходимо ему сейчас. А если покупателю подскажут адрес аптеки, где лекарство есть, и забронируют необходимое количество – он не обратится к конкуренту, а поедет по указанному адресу.

На рисунке представлен фрагмент схемы документооборота аптечной сети, необходимой для обеспечения запроса покупателя о наличии конкретного препарата в конкретной аптеке.

Если уже понятно, зачем нужна СКД, какие выгоды и преимущества компания получит в результате ее внедрения, известны проблемы, от которых компания избавится (потери, задержки, ошибки, опоздания), то следующий шаг – это проектирование последовательности этапов по построению системы корпоративной документации. Рассмотрим каждый из этих этапов подробно.

Этап первый: анализ документации

1. Составляем список документов, которые должны войти в СКД.

2. Строим модель документооборота и сводим документы в СКД.

3. Сопоставляем модель с реально существующими в компании документами.

В результате этих действий мы получим:

● полный список внешней документации компании;

● список документов, унаследованных от старой системы, который, в свою очередь, делится на «подсписки»: документы, конвертировать которые в СКД необходимо; документы, конвертировать которые невозможно, или в этом нет необходимости; невостребованные СКД документы;

● список документов, необходимых в СКД, но отсутствующих в старой системе. Наиболее часто такими документами являются разные отчеты. В ситуации с сетью аптек это могут быть отчеты о сроках оборачиваемости, товарных остатках, невыполненных запросах (по поставщикам, аптекам, препаратам).

Этап второй: создание комплекта документов

На данном этапе определяются потребности каждого подразделения компании. С этой целью во всех ее подразделениях проводится опрос сотрудников. На основе результатов этого опроса составляется список требований (часто взаимоисключающих и недостаточно аргументированных, сформированных по старому принципу: пусть будет, может, пригодится, «нет, сейчас нам это не нужно, и за все время работы здесь документам не обращались, но вдруг когда-нибудь они понадобятся»). Затем согласовывается и утверждается оптимальный перечень корпоративной документации.

Этап третий: разработка параметров системы управления корпоративной документацией

На этом этапе мы получаем ответ на вопрос «Что именно должна делать система и какими правами обладают определенные сотрудники?». Эти параметры напрямую вытекают из целей СКД. Например, для установления правил управления документацией необходимо получить ответы на следующие вопросы:

● Кто и когда создал документ?

● Кто и когда редактировал документ?

● Количество версий документа?

● Кто и когда в последний раз получил доступ к документу (эта опция СКД дает возможность отслеживать каждого пользователя, получившего доступ к информации, и запоминает дату последнего редактирования)?

● Кто и когда сдал документ в архив?

● Кто и когда удалил документ из системы?

● Кто отвечает за созданный документ? Если автор, что в таком случае происходит после его ухода? Если отдел, то по какому принципу документы распределяются между сотрудниками отдела?

После этого определяются права каждого сотрудника: кто и какие документы может редактировать, кто имеет право редактировать и удалять, а кто только просматривать.

Кроме указанных функций, система может:

● в любой момент времени проследить всю историю обработки документов разными пользователями, создающими разные версии;

● однозначно установить, что было отправлено, когда, кому и почему, генерировать отчеты по различным параметрам, контролировать выполнение распоряжений.

Система устанавливает взаимосвязь между автором и созданным им документом, отслеживая по ключевым данным, кем и когда он создан. Важным свойством системы является безопасность, поддерживаемая средствами разделения прав доступа (от отсутствия информации о наличии документа до возможности удаления документа из системы), возможность назначения прав доступа как по ролевому, так и по персональному признаку.

Важные моменты

Приступать к созданию системы управления документацией компании целесообразно, имея на руках полные схемы документопотока и задач по управлению документацией. Иначе есть риск получить не тот результат, который ожидается, а то, что легче сделать, купить, поддерживать и т. д.

Еще один важный этап, предшествующий внедрению. Прежде чем запускать программу, желательно отладить документооборот на бумаге, т. е. сформировать документооборот на бумажных носителях, и только после этого применять программное обеспечение, электронный носитель документооборота. В этом случае проще определить, достаточно ли компании купить готовую СКД или задачи являются настолько специфическими, что требуется индивидуальная разработка.

Если вы уже выбрали компанию – разработчика-внедренца СКД, обратите внимание на следующее обстоятельство, которое часто опускается разработчиками. Параллельно с разработкой системы корпоративного документооборота необходимо разработать инструкции пользователям по поводу:

● создания;

● занесения в систему;

● сохранения;

● поиска;

● передачи;

● распространения;

● классификации;

● архивирования;

● уничтожения.

Параллельно с созданием инструкций разрабатывается план-график обучения пользователей. В период внедрения желательно создать «горячую линию», куда любой пользователь может обратиться с вопросами, возникающими в процессе работы по новым правилам: «Почему?» «Как?», «Eсли?».

Когда этапы создания понятной, логичной и легко управляемой системы документации будут пройдены, вы сможете оценить все ее возможности. Вы же хотите, чтобы ваша компания имела хорошую память?

1) совокупность документов, посвященных какому либо вопросу (напр., документация тендерная), 2) способ первичного отражения (регистрация) хозяйственных операций в специальных документах учета, являющихся основанием для бухгалтерских записей. На… … Юридический словарь

Материал, данные, факты, документы Словарь русских синонимов. документация сущ., кол во синонимов: 2 техдокументация (1) … Словарь синонимов

документация - и, ж. documentation f., нем. Documentation. 1. Обоснование, подтверждение чего л. документами. БАС 1. Целостность (интегритет) Османской империи подтвердилась не в парламентских речах и яркой публицистике, а в полной международной правовой… … Исторический словарь галлицизмов русского языка

Пакет официальных документов, составленных по определенной форме и содержащих конкретную информацию. Словарь бизнес терминов. Академик.ру. 2001 … Словарь бизнес-терминов

Совокупность официально признанных документов, составленных по определенной форме и содержащих предусмотренную информацию. Различают бухгалтерскую, техническую, проектную, конструкторскую, технологическую, товарную (товаросопровождающую)… … Экономический словарь

ДОКУМЕНТАЦИЯ, и, жен. 1. см. документировать. 2. собир. Документы (в 1 знач.). Техническая д. | прил. документационный, ая, ое. Толковый словарь Ожегова. С.И. Ожегов, Н.Ю. Шведова. 1949 1992 … Толковый словарь Ожегова

И, мн. нет, ж. (нем. Dokumentation … Словарь иностранных слов русского языка

документация - 1. Способ первичного отражения (регистрация) хозяйственных операций в специальных документах учета, являющихся основанием для бухгалтерских записей. Д. обеспечивает достоверность и точность учета, предварительный и последующий контроль за… … Справочник технического переводчика

ДОКУМЕНТАЦИЯ - совокупность официально признанных документов, составленных по определенной форме и содержащих предусмотренную информацию. Различают бухгалтерскую, техническую, проектную, конструкторскую, технологическую, товарную и т.д. Д … Юридическая энциклопедия

документация - 4.11 документация (documentation): Печатные руководства пользователя, диалоговая (оперативная) документация и справочный текст («хелпы»), описывающие как пользоваться программным продуктом. Источник: ГОСТ Р ИСО/МЭК 15910 2002: Инф … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

Книги

• Документация по обеспечению качества в сети OMCL , . Издание содержит документацию по обеспечению качества в сети OMCL…
• Документация по охране труда в организации Практическое пособие , Ефремова О.. В книге приведен перечень локальных нормативных документов по охране труда, которые должны быть разработаны в организации. Даны рекомендации по их разработке, заполнению и хранению... Для…