Смена фамилии влечет за собой ряд формальностей, требующих внесения изменений в документацию. И если замена паспорта – процесс очевидный, об обновлении персональных данных в трудовой книжке задумываются не все. А ведь несвоевременное изменение фамилии в этом документе может стать причиной утраты его действительности.

Как менять трудовую книжку при смене фамилии

Трудовая книжка – персональный документ работника, предназначенный для внесения записей о его трудовой деятельности и стаже. При устройстве на новое место работы человек предъявляет ее работодателю или специалисту кадрового отдела для занесения информации о трудоустройстве.

Трудовая книжка заводится один раз на весь период трудовой деятельности. При утере ее работнику выдается дубликат, а при окончании страниц, содержащих сведения о работе, к документу прикрепляется вкладыш с чистыми страницами. При изменении персональных данных, в том числе фамилии гражданина, замена трудовой книжки не производится.

Основание для включения поправок в трудовую книжку – приказ руководителя, однако сменой фамилии в ней и других документах, в том числе в трудовом договоре, занимается сотрудник отдела кадров. Изменять, вносить исправления и дополнять документацию самостоятельно нельзя.

Трудовая книжка: смена фамилии после замужества

Наиболее распространенное основание для корректировки личных данных в трудовой книжке – замужество, когда вступив в брак, женщина принимает фамилию мужа. Об этом обстоятельстве сотруднице обязательно нужно уведомить администрацию предприятия и обратиться с вопросом о внесении обновленных данных в ее документы.

Как правило, к процессу смены информации кадровая служба приступает после замены паспорта и предъявлении нового удостоверяющего личность документа. При этом, помимо основного пакета документов, изменившей в связи с замужеством сотруднице фамилию необходимо предоставить Свидетельство о регистрации брака.

Развод также является основанием для внесения правок в трудовую книжку, но только при условии отказа от фамилии бывшего супруга и возвращения предыдущих персональных данных. В этом случае, чтобы изменить информацию в документе, потребуется Свидетельство о расторжении брака.

Как оформить смену фамилии в трудовой книжке

Вносить изменения в трудовую книжку – обязанность руководства предприятия. Чаще всего этим занимается начальник отдела кадров, а при его отсутствии – секретарь или главный бухгалтер, в зависимости от распоряжения директора. Запись в трудовую книжку безработного гражданина вносится после его трудоустройства на новом месте.

Независимо от причины необходимости корректировки личных данных, процедура смены фамилии в трудовой книжке всегда одинакова. Для успешного изменения информации необходимы 2 документа:

Заявление с просьбой внести правки в трудовую книжку;

Приказ о фиксации необходимых корректировок в персональных данных работника с подписью руководителя и печатью организации.

Действия специалистов Отдела кадров, как правило, выполняются по установленному образцу:

• внесение исправлений в специально предназначенную для этого графу, которая располагается на первой странице при развороте брошюры;
• внесение записи об основных параметрах из документа, подтверждающего смену фамилии, на внутреннюю сторону обложки документа;
• внесение личных данных, подписи и печати предприятия после подтверждающих изменение фамилии данных.

После совершения всех необходимых действий работник обязательно должен ознакомиться с приказом об изменении его персональных данных и проверить правильность корректировки внесенной в трудовую книжку информации.

Чтобы избежать ошибок при изменении фамилии в трудовой книжке, которые могут повлечь за собой недействительность документа, оформлять корректировки следует в строгом соответствии с Трудовым Кодексом РФ.

Трудоустройство гражданина РФ на постоянном месте работы подтверждается записью в трудовой книжке. Этот документ содержит информацию о персональных данных ее владельца, его образовании, стаже трудовой деятельности и занимаемых должностях.

Любой гражданин РФ имеет право, при наличии уважительных обстоятельств, изменить свои персональные данные, к которым относится и фамилия. Сведения об этом находят отражение в трудовой книжке.

Наниматель получает сведения о перемене гражданином анкетных данных только от него. Сотрудник, имеющий трудовую книжку (формуляр), обязан предоставить документы, удостоверяющие факт изменения фамилии. Они станут основанием для внесения соответствующей записи в трудовую.

Регламент работы с формуляром, являющимся главным документом о трудовой деятельности, строго регламентирован нормами законодательства. Его соблюдение позволит избежать ошибок в работе.

Смена фамилии

Внесение изменения в отметку о фамилии сотрудника в трудовой производится в строгом соответствии с законодательством РФ . Этот документ не подлежит замене, например, как паспорт. Для документооборота организации смена сотрудником имени влечёт изменение его персональных данных, которое оформляется юридически и закрепляется приказом.

Запись осуществляется на основании личного заявления гражданина и документов , подтверждающих смену. Обязанность сотрудника об извещении работодателя о перемене анкетных данных не закреплена в законах. Работодатель может закрепить в изданных документах требование о своевременном извещении и мерах дисциплинарного воздействия за нарушение сроков. Для этого должны быть соблюдены :

• закрепление обязанности в должностной инструкции, трудовом контракте или локальных актах (пример - положение о персональных данных);
• указанные документы содержат сведения о сроке извещения;
• работник письменно ознакомлен с содержанием документов, что подтверждает его личная подпись.

Сотрудник, изменивший персональные данные, предоставляет в организацию документы, среди которых будут :

• паспорт, оформленный на новую фамилию;
• свидетельство о браке;
• свидетельство о расторжении брака;
• свидетельство о смене фамилии;
• свидетельство о рождении.

Вопреки мнению о том, что меняют фамилии только женщины в связи с регистрацией или прекращением брачных отношений, ее может сменить любой гражданин РФ независимо от пола и возраста, что закреплено в ст. 19 Гражданского кодекса РФ .

Юридическим основанием для обновления записи в формуляре станет приказ руководителя организации, составленный на основании принятого заявления и подтверждающих документов.

Наличие приказа позволяет приступить к записям в трудовой книжке. Осуществлять их ранее прямо запрещено нормами права - Постановление Минтруда России от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» (пункт 2.3), Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (ред. от 25.03.2013) «О трудовых книжках» (вместе с «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей») — пункт 26.

Образец приказа о смене фамилии

Оформляет запись только тот сотрудник, в чьи должностные обязанности входит данное полномочие . Обычно это специалист по кадрам. При отсутствии должностного лица — руководитель организации. После завершения процедуры сотрудник знакомится под роспись с преобразованиями в основном документе.

Если после трудоустройства на работу сотрудника выявлен факт того, что личная информация не изменена, пометку осуществляет кадровая служба на новом месте трудоустройства с соблюдением всех процедур и правил.

Запись в трудовой

Вносить запись в трудовую книжку нужно предельно точно .

Внимательное ознакомление с образцом поможет сделать все грамотно и без ошибок:

Целесообразно соблюдать такие правила в процессе записи :

1. На первом титульном листе трудовой книжки перечеркнуть непрерывной линией старую фамилию. Оптимально использовать ручку с черной или синей пастой. Она не должна мазать или оставлять глубокие следы на бумаге.
2. Рядом (если позволяет место) или выше произвести новую запись о личных данных.
3. На внутренней части обложки, на чистом месте, произвести надпись о причине внесения изменений, с указанием реквизитов подтверждающих документов, к которым относится название, номер, серия и дата выдачи.
4. Заверить внесенную информацию личной подписью сотрудника, сделавшего ее и печатью организации (при наличии). При постановке печати размещать ее следует так, чтобы записи оставались легко читаемыми, но с экономией площади бумаги.

Внося изменения следует учесть, что любой гражданин имеет право на неоднократное изменение анкетных данных, в том числе имени. Записи следует делать разборчивым убористым почерком, экономя место. Использование римских цифр и сокращений запрещено.

Примеры вносимых изменений могут выглядеть следующим образом :

1. Фамилия Лисицына изменена на фамилию Скворцова на основании свидетельства о расторжении брака 1-ВА № 963247 от 15.01.2018, выданного Ленинским отделом ЗАГС г. Самары и паспорта 25 89 654789, выданного 21.01.2018 г. ТП УФМС России по Ленинскому району г. Самары.
2. Фамилия Соколова изменена на фамилию Абрамова на основании свидетельства о перемене имени или фамилии 1-ВА № 214746 от 02.02.2018, выданного Павловским отделом ЗАГС г. Троицка и паспорта 74 00 652146, выданного ТП УФМС России по Павловскому району г. Троицка в 17.02.2018 г.

Пошаговые инструкции

Действия сотрудника, изменившего персональные данные, и его работодателя в вопросе записи изменений в трудовую книжку различаются. Сотрудник обязан сделать следующее :

1. Получить документ об изменении данных, на его основании оформить новый паспорт.
2. Известить работодателя об изменении персональных данных, предоставить копии документов. Закон не обязывает гражданина писать заявления, однако оно может быть предусмотрено внутренними актами организации.
3. Ознакомиться с приказом о внесении изменений в трудовую книжку.
4. Ознакомиться с трудовой книжкой, содержащей внесенные поправки, убедиться в отсутствии неточностей в написании слов и реквизитов документов.
5. Получить на руки второй экземпляр трудового договора или служебного контракта, содержащие сведения об изменении персональной информации (при необходимости).

Образец записи о смене фамилии в трудовой книжке

Работодатель организует и контролирует наличие следующих мероприятий :

• проверяет поступившие документы на предмет наличия ошибок и неточностей;
• издает приказ о внесении изменений в трудовую книжку, знакомит с ним гражданина;
• осуществляет запись в трудовую;
• знакомит гражданина с внесенными изменениями в трудовой;
• вносит изменения в иные документы, в том числе отчетные по бухгалтерии - СНИЛС, банковская карта, выданная предприятием для получения заработной платы и др.

Вовремя неоформленные документы о смене персональных данных могут привести к неприятностям. Это повлияет на отчисления в ПФР, которые будут производиться на несуществующего человека, на выплату заработной платы, в случае появления у банка сведений о смене фамилии и отправке выплат на закрытую карту.

Видео, на котором рассказывается о том, как внести изменения в трудовую.

Нормативная регламентация

Документов, регламентирующих взаимодействие субъектов трудовых отношений, издано много. Это и законы, и подзаконные акты.

В Федеральном законе «О персональных данных» от 27.07.2006 N 152-ФЗ , фамилия — это персональные данные конкретного человека, которые могут меняться. Порядок внесения изменений прописан в этом Законе.

Порядок работы с трудовыми книжками четко регламентирован рядом документов .

Ст. 66 Трудового кодекса РФ обозначила понятие «трудовой книжки», как о главном документе, содержащем сведения о стаже и трудовой деятельности гражданина. Кодекс не обозначил отдельные моменты, связанные с трудовой. Ст. 309 ТК РФ обязала работодателя делать запись в книгу о приеме сотрудника на работу.

Порядок ведения трудовой, оформления и хранения отражен в нормативно-правовых актах :

• Постановлении Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (ред. от 25.03.2013) «О трудовых книжках» (вместе с «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей») ;
• Постановлении Минтруда России от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» .

В Постановлении № 225 указывается, что фамилия гражданина вносится в соответствии с паспортом владельца. Вывод: смена паспорта по причине изменения фамилии требует внесения корректив в трудовую книжку .

Постановление №69 поясняет процесс того, как исправить записи в книжке . Допускается при предъявлении подтверждающих документов, говорящих о правомерности внесения изменений, перечисляет их пошагово, расписывает процесс.

Изменение записи о личных данных гражданина, к которым относится фамилия, в трудовую книжку осуществляет сотрудник кадровой службы или руководитель организации. Запись производится в соответствии с документами, подтверждающими ее правомерность.

При изменении фамилии сотрудником кадровику нужно внести изменения в документы, в том числе, в трудовую книжку работника. Смена фамилии в трудовой книжке – это одна из операций, которую необходимо произвести в такой ситуации. Приведем образец на 2019 год.

Начинаем с заявления и приказа

Процедуру внесение записей в трудовую книжку предваряет заявление сотрудника и изданный на его основании приказ руководителя организации. Без этих документов никакие записи в книжку вносить нельзя.
К заявлению должны быть приложены копии документов, подтверждающие смену фамилии сотрудницей. Такими документами выступают паспорт и свидетельство о заключении брака. Или свидетельство о смене фамилии (если работник меняет фамилию без заключения брака).

Делаем запись в трудовой книжке правильно

После оформления заявления и выпуска приказа об изменении фамилии сотрудницы во всех документах можно перейти к смене фамилии в трудовой книжке. Образец 2019 года поможет сделать это без ошибок.

Старую фамилию нужно перечеркнуть одной чертой и рядом написать новую. Затем, на форзаце (внутренняя сторона обложки) необходимо пояснить причину исправления. При этом ссылка на документы, послужившие основанием для исправления, обязательна (п. 2.3 Инструкции, утв. постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69, и п. 26 Правил, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225)
Сделанную запись в трудовой книжке о смене фамилии уполномоченный работник кадровой службы заверяет свое подписью и печатью компании (при ее наличии).

Изменение фамилии в трудовой книжке после замужества (образец)

Работодатель или кадровая служба работодателя может столкнуться с необходимостью изменения фамилии в трудовой книжке после замужества сотрудницы. Этот процесс с большой долей вероятности не доставит вам больших проблем. Однако, внося соответствующие изменения, надлежит следовать установленным правилам. Рассмотрим их.

Изменение фамилии в трудовой книжке

Смена фамилии при заключении брака подтверждается свидетельством о регистрации брака. Это следует из статьи 30 Федерального закона от 15 ноября 1997 года N 143-ФЗ .

В паспорте гражданина содержится, в т.ч., информация о его фамилии. Изменение фамилии влечет за собой обязательную замену паспорта (см. пункты 4 , , 15 Положения о паспорте , утвержденного Правительством РФ 08 июля 1997 года).

Общеустановленной для всех работодателей (за исключением физических лиц, не являющихся предпринимателями) является обязанность по заполнению трудовых книжек (далее также - ТК) на своих сотрудников.

Указанными НПА предусмотрены порядок и основание для подобных изменений.

Заполнение трудовой книжки при смене фамилии (образец)

Основаниями для подобных изменяющих действий является паспорт, а также свидетельство о заключении брака (или, в случае если фамилия изменяется на прежнюю после расторжения брака, свидетельство о его расторжении) и иные документы. При этом в трудовой книжке должна быть сделана ссылка на реквизиты этих документов, а именно номер и дату.

Инструкция требует, чтобы запись в трудовой книжке об изменении фамилии была внесена следующим образом: по старой фамилии проводится черта и вписывается новая фамилия. Ссылки на реквизиты документов осуществляются на внутренней стороне обложки ТК. Затем они подписываются уполномоченным лицом и заверяются печатью организации или кадрового подразделения.

Также обращаем внимание, что трудовую деятельность работника помимо трудовой книжки сопровождают и иные документы, в которых указывается фамилия, соответствующая документу, удостоверяющему личность (например, трудовой договор, должностная инструкция, и т.п.).

Обязанность вносить в них соответствующие изменения трудовым законодательством не установлена. Следовательно, работодатель (организация или индивидуальный предприниматель) вправе самостоятельно определить необходимость внесения либо невнесения изменений в такие документы.

В трудовую книжку могут быть вписаны договоры и дисциплинарные взыскания. Но помимо этой информации, часто кадровик имеет право делать помарки и пометки в трудовой книжке, особенно, когда речь идет о смене фамилии, имени или же отчества.

Нормативно-правовые документы и акты

В сфере трудовых взаимоотношений действует множество нормативно правовых актов, которые регулируют разные аспекты взаимодействия сторон. Вопрос смены фамилии, имени и отчества гражданина не исключение.

Законом «О персональных данных» законодатель указывает на то, что фамилия гражданина относится к персональным данным одного конкретного лица, именно поэтому может быть измена в связи с обстоятельствами или же желаниями гражданина. Детально это отражено в статье 3 закона.

Самый главный и основополагающий нормативно правовой акт в сфере трудовых взаимоотношений – кодекс Труда нашей страны, который по-своему излагает возможность внесения изменений в трудовую книжку.

В статье 57, а именно в части третьей , говорится о том, что при наличии недостающих сведений о работнике, они должны быть внесены в трудовой договор. Косвенно кодекс говорит о том, что если имеет место изменение в договоре на оказание труда, то значит и в трудовой книжке могут произвестись редакционные работы.

Более подробно процесс изменения фамилии в трудовой книжке описывается в «Инструкции о ведении и хранении трудовых книжек».

Именно на основании этого документа они осуществляют свою деятельность и вносят изменения.

В инструкции в пункте 2.3 говорится о том, что внесение изменений допускается на основании предъявления необходимых для этого документов и дается перечисление, а также подробно описывается сам процесс внесения изменений.

Основания для смены фамилии

Основанием для совершения любого действия становится факт того или иного развития событий.

Смена фамилии является тем фактом, который предполагает предпринять кадровика или работодателя такое действие как внесение изменений в трудовую книжку. Основания для подобных действий знакомы и понятны каждому.

Самый распространенный случай – это вступление работника в замужество и принятие фамилии супруга . В этом случае изменить фамилию необходимо сразу же после смены работником паспорта на новую фамилию.

Также, фамилия может быть изменена работником по своему собственному желанию и по своему усмотрению в паспортном столе. Как правило, изменения в трудовую также вносятся после получения нового документа, удостоверяющего личность.

Смена записи в трудовой книжке о смене фамилии по другим причинам , например после бракоразводного процесса, но оформляется подобное действие в трудовой документ работника всегда одинаково. А как именно – рассмотрим в следующем пункте статьи.

Пошаговые инструкции

Что нужно сделать работнику, что бы поменять ФИО?

Работник обзавелся новой фамилией, именем или отчеством по той или иной причине. Несмотря на то, хочет ли он уволиться с работы,нужна ли ему , или же он будет дальше продолжать свою трудовую деятельность – фамилия и другие данные в трудовой должны быть изменены, ведь до факта смены информации в трудовой этот документ вам пока не принадлежит.

Рассмотрим действия работника поэтапно:

1. Работник должен известить работодателя или сотрудника отдела кадров о смене фамилии, отчества или имени заранее или же по факту их получения.

• Работник должен подготовить пакет документов: паспорт на новую фамилию, свидетельство о браке, если данные изменены вследствие заключения брака или иное свидетельство подтверждающее факт смены фамилии, имени или отчества. Этот пакет необходимо предъявить в отдел кадров.
• Многие ошибочно полагают, что для того, чтобы оставить запись в трудовой книжке о изменении данных, необходимо писать заявление. Это неправда, сменить в документе вашу старую фамилию на новую — обязанность каждого работодателя и кадровика, которая выполняется без написания заявлений.
• Прежде чем в трудовую книжку будут внесены изменения, работник должен ознакомиться с приказом, выданным работодателем.
• Работнику необязательно видеть факт внесения изменений в трудовую, но мы настоятельно советуем осмотреть документ на предмет правильности заполнения новой информации о вас.

Только на этом этапе действия работника заканчиваются.

Что касается сроков выполнения данных действий – законодатель не устанавливает четких рамок , но настоятельно рекомендует провести процедуру изменения данных в трудовой книжке как можно быстрее, по факту получения документов с новой информацией о вас.

Как работодателю правильно и какую запись внести?

Сотрудник отдела кадров или работодатель обязаны внести изменения в трудовую книжку работника, как только им стало о факте изменения фамилии и имени. Основанием для подобных действий является факт представления работником документа, где уже присутствуют новые данные.

Данная процедура осуществляется в несколько этапов.

1. Работодатель знакомится с предоставленными работником документами о факте смены фамилии ли имени.
2. Работодатель поднимает личное дело работника и перезаключает с ним трудовой договор.
3. Работодатель издает приказ по организации, касающийся факта смены фамилии или имени работника. Данный приказ должен быть предоставлен на ознакомление всем сотрудникам, работающим в организации, а также конкретно детально разъяснен работнику, изменяющему свои данные.
4. Далее работодатель вносит изменения в трудовую книжку работника и знакомит его с результатами проделанной работы.

Внесение изменений не заключается в банальном зачеркивании старой информации и вписывании новой. Подробно процесс внесения изменений прописан в инструкции о ведении и хранении трудовых книжек в пункте 2.3.

Смена фамилии в трудовой книжке. Пример выглядит так:

«Фамилия Сидорова была изменена на фамилию Козлова на основании предоставления свидетельства о заключении брака № 123456789 от 12.03.2014 и паспорта 2255 789 567 выданного оранном УФМС по Волгоградской обл. от 12.04.2014.» при этом старая фамилия перечеркивается черной или синей пастой, а новая записывается сверху.

Что касается смены имени, то запись в трудовой книжке практически не изменяется. На главном развороте пишется фраза: «Имя Иван изменено на имя Серей на основании представления свидетельства об изменении имени №__ от _____ г. и паспорта ____ ________ выданного ______ от ______ г.»

Старое имя также вычеркивается синей или черной пастой и вписывается новое . Если же гражданином изменены и имя и фамилия, то ему придется делать две записи о том, на основании чего изменились его личные данные. Первая будет касаться смены фамилии, вторая – имени. Как быть при ошибочном написании фамилии или имени, читайте

Заключение

Все гениальное – просто. Это фраза как нельзя лучше подходит к сложившейся ситуации, касаемой смены личных данных. Соблюдая четкую последовательность в своих действиях можно без труда разобраться с подобной ситуацией как опытному, так и начинающему сотруднику отдела кадров.