Заявление на акт сверки с налоговой: образец. Письмо о предоставлении акта сверки с контрагентом образец

Обязанностью страхователя является уплата взносов в ПФР. Периодически требуется сверять с фондом данные во избежание недоимок. Как в 2019 году выглядит образец акта сверки с Пенсионным Фондом и на каком основании он создается?

Уверенность страхователя в верности расчетов с ПФР и отсутствии недоимок обеспечивается посредством периодической сверки с фондом.

Обязательно такая сверка проводится в преддверии подготовки годовой бухгалтерской отчетности. Что такое сверка с Пенсионным фондом? Как в 2019 году формируется образец акта сверки с ПФР?

Основные моменты

Для того чтобы осуществить сверку с Пенсионным Фондом сам плательщик взносов должен востребовать у органов контроля один из таких документов как:

Посредством справки заявитель информируется о присутствии недоимки по страховым выплатам или излишней переплате. Справка составляется по состоянию на конкретную дату.

В информации, предоставляемой Фондом, дается расшифровка всех осуществленных страхователем платежей в периоде, показанном в поданном запросе.

В случае отсутствия недоимки или переплаты процесс сверки признается завершенным.

По итогам сверки компания получает право подать заявление на уточнение платежа либо заявление на возврат или зачет излишней суммы. Любая сверка заканчивается оформлением акта сверки расчетов.

Форма акта сверки по страховым взносам, пеням и штрафам с ПФР утверждена .

Примечательно, что ФЗ №212 не регламентирует порядок вручения организации акта сверки. Но исходя из формы акта для передачи документа можно применять два способа – личное вручение либо передача почтовым отправлением.

Четких сроков относительно оформления акта сверки не предусмотрено, как отсутствует и строгий регламент относительно самой процедуры сверки.

Запрос образца акта сверки с ПФР

Прежде чем инициировать сверку с ПФР плательщик обязан получить справку или информацию по страховым взносам. Для этого в Фонд подается заявление. Исходя из состояния расчетов, определяется необходимость сверки.

При отсутствии расхождений наличие справки или информации это достаточное условие подтверждения верности расчетов. Подать заявление в ПФР плательщик может при личном обращении.

Но также нужные документы о состоянии выплаченных страховых взносов и начисленных платежей можно запрашивать и через Интернет.

При этом предусмотрено два варианта взаимодействия с ПФР онлайн:

Обращение в Пенсионный Фонд посредством Интернет-ресурсов заметно сокращает временные затраты плательщика.

Когда по итогам полученной информации от ПФР выявляются задолженности или излишки по страховым взносам обязательно проводится сверка платежей.

И уже по ее результатам составляется акт сверки с ПФР. Как запросить разрешение на проведение сверки, и какие сведения содержит сверочный акт?

Какие данные в нем содержатся

Для составления акта сверки по страховым платежам используется унифицированная .

Утверждена она Постановлением Правления ПФР №511 от 22.12.2015. Что же представляет собой образец акта сверки с ПФР в 2019 году?

Верхняя часть первой страницы формы содержит реквизиты документа, а именно:

Ниже указываются данные, идентифицирующие стороны, в частности:

Далее следует описание процедуры. Указывается, что сторонами произведена совместная проверка расчетов по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование в ПФР за период с ___ по ___ по состоянию на ___.

Следующим этапом заполнения становится заполнение специальной таблицы на второй-третьей страницах акта.

Табличная часть состоит из нескольких столбцов, в которых указываются суммы в рублях и копейках, поступившие в ПФР и ФФОМС .

При этом расписываются по отдельности платежи, поступившие на:

• страховую пенсию;
• накопительную пенсию;
• взносы по дополнительным тарифам.

При этом в процессе заполнения отображаются недоимки, отсроченные платежи, излишне выплаченные или взысканные, задолженность, долги по штрафам, невыясненные платежи.

Таблица заполняется Фонда с указанием его подписи с расшифровкой и даты.

Далее следует строка, где указывается наличие или отсутствие разногласий с плательщиком. Также отображается способ получения акта. В завершение проставляется подпись плательщика или его законного представителя.

Как правильно запросить

П.7 ч.3 ст.29 ФЗ №212 определена обязанность органов контроля над уплатой страховых взносов выдавать плательщику по его запросу справки о состоянии расчетов по страховым платежам.

Документ составляется на основании данных ПФР. Справка выдается после получения письменного запроса плательщика в пятидневный срок.

При этом право на инициирование процесса имеется как у Фонда, так и у плательщика. Законом не определена унифицированная форма заявления в ПФР о предоставлении акта сверки.

Видео: акт сверки с покупателем (пример)

Потому данный документ подается в свободной форме. Составляя документ, важно отобразить в нем все необходимые данные, позволяющие максимально точно идентифицировать заявителя и интересующий его период.

Написание заявления

Как написать заявление в ПФР на получение образца акта сверки? В первую очередь нужно написать, кому предназначен документ, то есть название территориального отделения ПФР.

• название организации или Ф.И.О. заявителя;
• реквизиты организации или паспортные данные плательщика;
• юридический адрес или адрес места проживания;
• контактные данные.

Далее пишется название документа и непосредственно текст обращения. Здесь нужно указать просьбу о предоставлении данных относительно состояния расчетов по страховым взносам от заявителя за указанный период. Ставиться дата составления и подпись.

При приеме заявления в процессе личного обращения документ обязательно получает регистрационный номер, должностное лицо проставляет отметку о принятии.

Заполненный образец

Сверять платежи можно не только по состоянию на текущую дату, но и за любой отрезок времени.

Для своевременного получения акта сверки главное это правильно подать заявление, указав верные сведения о плательщике и проверяемом временном периоде.

Посредством акта сверки партнеры отмечают статус взаиморасчетов на конкретную дату. Во избежание недоразумений и ошибок составлять документ следует с учетом определенных нюансов. Каковы особенности заполнения формы акта сверки взаимных расчетов?

Общие моменты

В акте сверки по взаимным расчетам отображается состояние расчетов меж контрагентами в определенном периоде. Законодательно не установлено обязанности составления данного документа.

Но в деловой практике акт сверки является неотъемлемой частью сотрудничества организаций. Своевременность сверки способна предотвратить многие ошибки бухгалтерского и налогового учета.

Особенность акта сверки еще и в том, что подписывается он главбухом и руководителем. Если акт подписывают лишь бухгалтера, то документ играет чисто техническую роль и юридической значимости не имеет.

Что это такое

Актом сверки взаиморасчетов именуется документ, отображающий расчеты двух организаций в определенном периоде. Выражаясь проще, акт это перечисление всех хозопераций меж партнерами за обусловленное время с указанием расчетных данных каждой стороны.

Резюмирует акт запись о наличии или отсутствии расхождений в расчетах. В идеале данные двух организаций должны совпадать. Но если выявляются расхождения, то осуществляется проверка первичной документации.

Так обнаруживаются неучтенные документы либо технические ошибки. Как организация устанавливает свою задолженность в пользу? Акт сверки, что означает отображенная в нем информация?

Составляет акт сверки любая из партнерствующих организаций, пожелавшая проверить точность расчетов. При этом выявляется задолженность в пользу поставщика или покупателя либо отсутствие оной.

Документ составляется в произвольной форме в двух экземплярах. Далее оба акта направляются контрагенту. В одной форме организация-партнер указывает данные своего учета.

Затем ставятся подписи и печать организации. В случае расхождений указывается ошибка со ссылкой на подтверждающие документы. Заполненный акт передается инициатору сверки.

Для чего он нужен

Необходимость использования акта сверки взаиморасчетов меж партнерами обусловлена, перво-наперво, соблюдением достоверности учета при длительном сотрудничестве.

Периодическая сверка помогает вовремя обнаружить даже незначительные ошибки, которые медленно, но все же искажают учет. Кроме того существуют основания и помимо долгого партнерства, например:

• возможность получения отсрочки платежа в будущем;
• широкий ассортимент продукции;
• высокая стоимость товаров;
• проведение ежегодной инвентаризации;
• проверка расчетов для предоставления отчета вышестоящему руководству.

Периодичность проведения сверки организация также утверждает самостоятельно. Единственное условие это включение в акт всех операций, осуществленных в выбранном периоде.

Иногда акт сверки составляется на момент проведения ежегодной , что позволяет сэкономить время. Но многие компании предпочитают составлять акт сверки ежемесячно, поскольку неизвестно, что случится за год.

Соблюсти актуальность актов сверки не сложно. Достаточно начать составление таких актов с самого начала сотрудничества, а затем составлять его за каждый период от даты подписания последнего акта.

Акт сверки можно составлять как по отдельному договору, так и по коммерческим операциям в определенном периоде. Если меж партнерами заключено несколько договоров, можно составить по каждому отдельный акт сверки и даже с разной периодичностью.

Правовое регулирование

Упоминание об акте сверки взаиморасчетов присутствует в .

В частности здесь сказано, что форма акта сверки взаимных расчетов меж хозяйствующими субъектами законодательно не предусмотрена.

Организации вправе самостоятельно разрабатывать форму документа и утверждать его в своей .

Некоторые бухгалтера считают акт сверки первичным документом. Мотивируется это тем, что по обыкновению документ содержит обязательные реквизиты, характерные для первичной документации.

Перечень таковых содержится в ФЗ №402 (ранее ). Но, по мнению ФНС , акт сверки не является первичным документом, поскольку не оказывает влияние на финансовое состояние партнеров, а всего лишь констатирует уже свершенные факты.

В то же время в случае истребования задолженности контрагента через суд акт сверки может являться одним из основных доказательств. Для этого на юридически значимом документе должны стоять подписи руководителей организаций.

В процессе технической сверки допускается подписание документа только бухгалтерами. Выступать от имени юрлица может исключительно руководитель.

Проведение актов сверки с поставщиками и покупателями

Проводя сверку расчетов с поставщиками и покупателями, целесообразно руководствоваться Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств. Здесь предусмотрены особенности инвентаризации, и в частности проверки расчетов.

При сверке расчетов с контрагентами, и покупателями, надлежит проверить обоснованность сумм, какие числятся на счетах бухучета.

Так проверке подлежит счет «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». Проверяют его по документам в соответствии с корреспондирующими счетами.

То есть при сверке расчетов проверить нужно:

Осуществляют сверку на основании договоров, и иной первичной документации. Данные документов сравниваются с данными, отраженными на бухгалтерских счетах.

При наличии нескольких контрагентов акт сверки составляется отдельно по каждому в двух экземплярах. В документе указываются следующие данные:

• период сверки;
• названия сторон;
• реквизиты договора;
• ответственные за подписание лица;
• данные учета от каждой стороны – начальное сальдо, суммы по дебету и кредиту со ссылкой на документы, конечное сальдо;
• сумма по данным учета на дату осуществления сверки;
• подписи сторон.

Основная часть акта сверки это таблица, в которой указываются сведения обо всех хозоперациях меж контрагентами. Как правило, левая часть таблицы отражает факты хозяйствования составителя.

При этом предусматривается четыре столбца – для порядкового номера записи, краткого содержания операции, суммы по дебету и кредиту. Правая часть заполняется принимающей акт стороной в процессе проведения сверки.

Каждая из организаций после внесения собственных учетных данных высчитывает обороты дебета и кредита, определяя конечное сальдо на дату сверки.

При отсутствии расхождений итоговые суммы левой и правой части таблицы должны быть идентичными. При наличии расхождений контрагент в этом же акте фиксирует пояснения. После этого акт возвращается инициатору сверки.

Что такое сальдо конечное

Что такое сальдо? Это разница между поступлением и расходом в определенном периоде времени. В бухучете сальдо представляет собой остаток по счету, то есть разницу меж суммой, указанной по дебету и суммой, отображенной по кредиту.

Различается сальдо дебетовое и кредитовое. При этом отдельные счета могут одновременно обладать двумя этими видами. Но на практике анализу подвергается не весь бухучет, а только часть его, за определенный временной промежуток.

При этом используются такие показатели как:

Для определения конечного сальдо при сверке расчетов необходимо прибавить к начальному остатку оборота одной стороны счета и из полученного итога вычесть результат оборота противоположной стороны.

Универсальная формула нахождения конечного сальдо выглядит так:

Если начальное сальдо находится дебетовой части счета, то знак его положительный и отрицательный при нахождении показателя в кредитовой части.

Дебет и кредит

Что отображать в акте сверки по дебету и кредиту? В первую очередь, следует определить счета, по каким в учете отображаются факты сотрудничества с контрагентом.

При составлении акта используются данные этого счета и корреспондирующих с ним счетов. Если организация составляет акт сверки с покупателем, то в документе отображается движение по счету 62, то есть реализация – Дт62 Кт90.

По кредиту отражается оплата реализованного товара – Дт50,51 Кт62. Когда у организации-поставщика получается сальдо дебетовое, значит продукции поставлено больше, чем оплачено.

При кредитовом сальдо наоборот – покупатель заплатил больше, чем получил продукции. В случае сверки с поставщиком в акте сверки осуществляется движение по счету 60. По дебету отображается оплата товара, а по кредиту его поступление – Дт41, 19 Кт60.

То есть для более простого понимания суть сводится к тому, что по дебету отражается поступление продукции, и т.д., а по кредиту показывается поступление платы.

В случае обнаружения дебиторской задолженности организация отправляет контрагенту напоминание об уплате с указанием суммы долга, порядка и срока выплаты.

При непризнании партнером своего долга можно обратиться с исковым . Доказательством становятся первичные документы и данные учета.

В случае списания дебиторской задолженности ее включают в расходы фирмы, учитывая на дебете забалансового счета 007. Сохраняется списанная сумма в учете в течение пяти лет на случай погашения ее должником.

Видео: акт сверки с поставщиком

Выявленная кредиторская задолженность сопровождается внесением исправлений пот дебету счетов. Кредиторка с истекшим сроком давности включается в прочие доходы организации.

Образец сопроводительного письма

При отправке акта сверки контрагенту к нему прилагается сопроводительное письмо.

В нем надлежит указать такие данные:

• период сверки;
• срок подписания акта;
• вариант отправки;
• способ подтверждения разногласий.

Образец сопроводительного письма к акту сверки может выглядеть следующим образом:

«Организация ___ направляет Вам, организации ___, акт сверки на ДД.ММ.ГГГГ. Просим Вас подписать один экземпляр акта в ___ дневный срок и вернуть его нам посредством почтового отправления (на электронный адрес, курьером и т.д.). При наличии разногласий просим приложить подтверждающие документы (накладные, счета-фактуры, акты и прочее). При неполучении в казанный срок подписанного акта или разногласий по нему признаем сальдо расчетов подтвержденным»

Но в любом случае, надо иметь в виду, что неподписанный контрагентом акт сверки не будет иметь никакой силы в случае судебных разбирательств.

Составление протокола разногласий

При выявлении разногласий в процессе сверки расчетов требуется их согласование с контрагентом. может являться частью самого акта.

При заполнении акта инициатор сверки в нижней части акта делает запись «По данным ___ задолженность ___ составляет ___ рублей на ДД.ММ.ГГГГ.».

Если контрагент согласен, то он просто ставит свою подпись. В случае расхождений контрагент после внесения данных своего учета делает запись по состоянию своего итога.

Другой вариант это составление контрагентом своего акта сверки и приложение к нему сопроводительного письма с указанием расхождений и приложением копий документов сверяемого периода.

Также допускает составить отдельный протокол разногласий и отправить его организации-партнеру. При этом выполняется запрос акта нового образца с учетом предоставленных данных.

Пример заполнения

Протокол разногласий по акту сверки составляется в свободной форме.

В нем указываются следующие данные:

• период сверки;
• выявленные расхождения;
• данные с учетом исправлений;
• ссылки на подтверждающие документы (копии прилагаются);
• итоговый результат учета.

Следует заметить, что обязанность подписания акта сверки контрагентом законодательно не закреплена. Партнер может отказаться от сверки расчетов.

Поэтому факт применения акта сверки в процессе сотрудничества следует обговорить на начальном этапе, закрепив условие в договоре.

Также следует оговорить сроки подписания акта. В этом случае отказ и несвоевременное подписание акта становятся нарушением условий договора.

Данная процедура проводится в соответствии с «Приказом ФНС России от 09.09.2005 N САЭ-3-01/444@ «Об утверждении Регламента организации работы с налогоплательщиками, плательщиками сборов, страховых взносов на обязательное пенсионное страхование и налоговыми агентами» .

Для справки. В новой редакции документ вступил в силу 13 февраля 2018 года. Изменения претерпел перечень оснований для проведения сверки расчетов налогоплательщика.

В соответствии с Регламентом она выполняется налоговым органом в следующих случаях.

Как составить заявление?

Для запуска процедуры сверки с налоговым органом, необходимо оформить запрос на ее проведение . Определенный формат для этого документа не предусмотрен, но в его произвольной форме в обязательном порядке должны быть указаны такие данные:

1. наименование и место расположения органа Федеральной налоговой службы, проводящего сверку;
2. сведения о налогоплательщике, включая реквизиты компании и ее юридический адрес;
3. период, за который необходимо произвести сверку (он может составлять не более трех лет, предшествовавших моменту обращения);
4. ФИО уполномоченного лица, ответственного за сверку;
5. контактные данные о предприятии;
6. личная подпись руководителя организации и печать (при ее наличии).

«Шапка» запроса размещается в правом верхнем углу документа и выглядит примерно так:
Руководителю ИФНС России N 40

по г. Москве

Петрову В.И.

от ООО «Цветы для Вас»

Юридический адрес общества с ограниченной ответственностью:

123104, г. Москва, ул. Большая Бронная, д. 11, стр.2.

ИНН 9845049829, КПП 871209458, ОГРН 232867109840,

Тел.: (499) ХХ-ХХ-ХХ

Контактное лицо – главный бухгалтер Иванова Алла Михайловна.

После небольшого отступа посередине страницы пишем:

Заявление

о проведении совместной сверки расчетов

по налогам, пеням и штрафам.

Текст заявления должен быть емким и лаконичным : В соответствии с пп. 5.1 п. 1 ст. 21 , пп. 11 п. 1 ст. 32 НК РФ просим провести совместную сверку расчетов по налогам, пеням и штрафам за период с 1 января по 31 марта 2018 г. по следующим налогам:

• налогу на добавленную стоимость;
• налогу на прибыль организаций, зачисляемому в федеральный бюджет и в бюджет г. Москвы;
• налогу на имущество организаций.

Важно! После каждого наименования проверяемых расчетов налогоплательщика необходимо указывать Код бюджетной классификации и Общероссийский классификатор территорий муниципальных образований.

В конце заявления указывается удобный налогоплательщику способ получения акта сверки по налогам и сборам. Например: по почте, по специальным каналам связи, руководителю или уполномоченному сотруднику, указанному в «шапке» документа.

Текст заявления подтверждается подписью руководителя организации с указанием его полной должности и печатью, расположенной рядом с датой. Например:

Генеральный директор ООО «Цветы для Вас» (подпись) И.Н. Лозовой

Способы отправки в ИФНС

Существует несколько способов подачи заявления на проведение сверки с налоговым органом :

Внимание! Если письмо по поводу проведения сверки было отправлено с помощью интернет-запроса, то акт о проведении процедуры будет оформлен в электронном виде. В этом случае вернуть в ИФНС акт при обнаружении в нем расхождений не получится.

Записаться на сверку также можно по телефону. Но в этом случае подтвердить дату начала сверки не удастся.

Что делать после получения документа?

Как только запрос руководителя предприятия на сверку поступил в налоговый орган, его передают в работу. В течение пяти рабочих дней должностное лицо отдела работы с налогоплательщиками формирует акт сверки , в котором указывается сальдо расчетов в разрезе каждого платежа. Документ передается налогоплательщику указанным в его заявлении способом.

• Если содержание акта соответствует бухгалтерским данным предприятия, документ подписывается с пометкой «Согласовано без разногласий». В таком случае сверка должна быть завершена в срок, не превышающий 10 рабочих дней.
• Если имеют место расхождения между цифрами бухучета организации и сведениями с лицевого счета налоговой инспекции, такой акт сверки оформляется в срок до 15 рабочих дней с пометкой «Согласовано с разногласиями». Устраняются разногласия при личном обращении налогоплательщика в ИФНС с комплектом подтверждающих документов.

В обоих случаях один экземпляр акта остается у налогоплательщика, второй – сохраняется в налоговом органе.

Полезное видео

Подробнее о процедуре сверки по налогам с налоговой инспекцией можно узнать из видео:

Регулярная сверка с налоговой инспекцией — залог того, что организация не является должником государства и к ней не будут применены штрафные санкции за уклонение от обязательных платежей. А в случае выявлении каких-либо несоответствий, информация о состоянии расчетов поможет налогоплательщику оперативно погасить долговые обязательства.

Акт сверки взаимных расчетов не является обязательным документам, впрочем, как и сверка не является обязательной процедурой. Проводится она по инициативе сторон. Данный документ не принадлежит к , поэтому законодательно его форма не регламентируется.

Сверка расчетов и составление соответствующего акта проводится для того, чтобы определить, имеется ли задолженность одного контрагента перед другим и какова ее сумма. Период проведения сверки определяется в произвольном порядке, обычно – с момента, когда проводилась последняя сверка.

Стороны сделки имеют право отказаться от проведения сверки и повлиять на это решение не сможет даже судебная инстанция, поскольку нет соответствующих законодательных норм, которые бы позволяли это сделать. Чтобы избежать конфликтной ситуации в этом случае, руководству компании, которая заинтересована в подобной процедуре, следует прописать соответствующий пункт в типовом договоре.

Что это такое

Акт сверки взаимных расчетов – документ, отражающий состояние расчетов за конкретный промежуток времени между контрагентами. Закон не обязует составлять данную бумагу, однако опыт показывает, что делать это лучше регулярно. Сверка избавит от возможных ошибок в налоговом и бухгалтерском учете.

При помощи данного документа можно проверить, правильно ли отражены все хозяйственные операции при ведении бухучета с конкретным контрагентом, и не пропущены ли какие-то платежи или отгрузки. Кроме этого акт позволяет обнаружить «задвоеное» выполнение обязательств. Эта бумага может использоваться как доказательство в суде, которое подтвердит наличие невыполненных обязательств.

Еще одна функция акта сверки – по истечении термина исковой давности он служит основанием для списания имеющейся задолженности. Отсчет этого срока начинается с того момента, как подписан акт.

Составление данного документа будет обязательным, когда речь идет про взаимозачет между сторонами сделки. Это актуально в том случае, когда компании заключили два и более договоров, по которым имеются обоюдные задолженности. В такой ситуации проще подписать соглашение про взаимозачет задолженностей по таким контрактам. Для уточнения суммы долгов и необходимо составить акт сверки.

Существуют определенные правила ведения бухучета в организации. Согласно ним, перед тем, как составлять годовой отчет, бухгалтера должны провести инвентаризацию имущества и обязательств. Самым удобным и быстрым способов инвентаризировать расчеты с контрагентами является оформление актов сверок.

Особенности подготовки бумаг

Где бесплатно скачать word образец

Акт сверки не имеет разработанного государством и законодательно утвержденного образца. Исходя из этого организации самостоятельно разрабатывают удобный для себя бланк или используют образец, который с легкостью можно найти на специализированных сайтах в Интернете.

Документ имеет форму реестра. Бланк можно найти онлайн в формате word и excel. Большинство сайтов позволяют его скачать бесплатно.

Форма акта включает данные по операциям с определенным контрагентом за конкретный отрезок времени. Такие данные вносятся в акт в виде таблицы, которая имеет два обязательных столбца: дебет и кредит.

Пример правильного оформления онлайн

Независимо от того, составляет бухгалтер форму акта сверки самостоятельно или использует уже готовую, которую скачал из Интернета, ему следует иметь представление про информацию, которая должна содержаться в документе.

В бумаге нужно указать:

• исходящий регистрационный номер документа;
• дату, когда бумага была подписана;
• временной отрезок, за который проводится сверка;
• названия контрагентов;
• должность и фамилию особы, которая подписывает акт;
• вставить таблицу с дебетом и кредитом, данные про поставки, осуществленные расчеты и задолженность;
• сальдо на начало и конец периода сверки;
• информацию про общий оборот;
• добавить пустую таблицу, в которую контрагент может внести свои данные в случае, если имеют место расхождения в расчетах.

Акт сверки, который подписан представителями обеих организаций, является подтверждением того, что стороны согласны с изложенной в нем информацией и засвидетельствовали наличие между ними взаимоотношений определенного характера, а именно наличие долговых обязательств, которые возникли в результате отсутствия полного расчета.

Требования к заполнению документов

В 2019 году при ведении бухгалтерского учета зачастую используются специальные программные продукты. Учитывая это, не составляет большого труда выполнение различных задач, в том числе заполнение акта сверки расчетов. В связи с тем, что информация, которая необходима для составления акта, хранится в системе бухгалтерского учета, за сверку отвечает именно бухгалтерия.

Акт направляется контрагенту в двух экземплярах. Если вторая сторона не имеет возражений и согласна с данными, зафиксированными в документе, подписывается документ, полученный от партнера. Если же имеют место расхождения, в таблицу вносятся уточненные данные, которые и отправляются в качестве ответа.

Если бухгалтер, который проводит сверку, получил обратно акт с разногласиями, он должен осуществить анализ причин расхождений. Например, возможна ситуация, когда в банк было направлено , деньги были списаны со счета плательщика, но на счет получателя они так и не дошли. В такой ситуации нужно разбираться с банком и выдвигать соответствующие претензии.

Однако, разногласия между сторонами могут быть более серьезными, например, заказчик отрицает тот факт, что ему были оказаны определенные услуги.

В этом случае согласно имеющимся нормативным документам по бухучету экономический субъект имеет право отображать расчеты, исходя из своей позиции. Изменения в бухгалтерский учет могут быть внесены, если будет соответствующее решение суда, который установит истину, сделав развёрнутый анализ материалов дела.

Как его написать в 1С

Акт сверки может быть заполнен в программе 1С: Бухгалтерия. Для этого поставщику следует войти в меню «Продажа», а покупателю «Покупка».

Как правильно оформить акт:

1. Открыть раздел, имеющий название Расчеты с контрагентами.
2. Добавить новый документ – акт сверки, с этой целью нужно нажать кнопку Создать.
3. В открывшемся документе указать:
   • название контрагента, с которым проводится сверка;
   • какая валюта использовалась для расчетов;
   • реквизиты контракта про продажу или покупку.
4. Если говорить о программе 8.2, то она содержит несколько закладок:
   • в первую вводятся данные о своей компании (если имеет место задолженность перед собственной организацией, то она должна быть внесена в колонку Дебет, а если само предприятие является должников – в Кредит);
   • вторая закладка – информация про организацию-партнера;
   • третья- расчетные счета, тут выбираются счета, которые нужно проверить;
   • четвертая графа содержит информацию про должностных лиц, которые подписывают акт сверки (тут же настраиваются параметры печати).
5. Документ не требует проводок. Он должен быть сохранен, а после этого распечатан.
6. Когда сверка окончена и акты подписаны обеими сторонами, на бумаге можно сделать отметку, что сверка прошла согласование. Это означает, что данные, которые внесены в документ не подлежат изменению.

Кто может подписывать бланк

При подготовке акта сверки часто возникает вопрос, кто подписывает данный документ. Эта проблема является очень актуальной, поскольку при подписании бумаги особой, не имеющей подобных полномочий, ее очень легко оспорить в суде и исключить из материалов дела.

Таким образом, документ обязательно должен быть подписан уполномоченным лицом, это может быть:

• индивидуальный предприниматель;
• руководитель компании, который действует на основании Статута: президент или директор;
• иной сотрудник, при условии, что он действует на основании доверенности, подготовленной должным образом.

Зачастую на документе должна также стоять подпись главного бухгалтера, это связано с тем, что он имеет право второй подписи, когда речь идет про документы финансового характера.

На бумаге может стоять подпись исключительно бухгалтера, если речь идет про осуществление внутреннего контроля полноты проведенных расчетов. При возникновении же спора такой документ не будет иметь должной юридической силы.

Нужно отметить, что статья 53 Российского Гражданского кодекса определяет, что бухгалтер не является лицом, которое может действовать от лица организации без соответствующей доверенности. Кроме подписей уполномоченных особ под документом должна стоять печать организации.

Форма акта сверки взаимных расчетов как доказательство в суде

С одной стороны, составление акта сверки может быть очень полезно в случае судебного разбирательства, которое касается выполнения условий сторонами договорных отношений. Однако отечественная судебная практика говорит о том, что отношение к подобному документу неоднозначно. Многие судьи воспринимают его лишь как косвенное доказательство того, что одна сторона признает наличие у нее долга перед второй стороной.

Распространенной также является ситуация, когда ответчик высказывает возражение против законности подписания акта сверки, который предоставлен в качестве доказательств в суде.

Чаще всего приводится тот аргумент, что документ был подписан особой, которая не имеет соответствующих полномочий. А это означает, что требования истца незаконны, поскольку организация-ответчик не признала своего долга перед ним.

Все чаще для отклонения требований истца суды принимают аргумент отвечающей стороны о том, что акт сверки, не являясь первичным документом, не может выступать в качестве признания долга, а также документа для продления срока исковой давности.

Если ответчик пытается выкрутиться за счет того аргумента, что акт подписан бухгалтером, который не имел соответствующих полномочий для его подписания, заявитель может предпринять такие шаги:

• найти и предоставить другие подтверждающие документы: акты приемки, накладные и т.д.;
• попросить ответчика предоставить должностную инструкцию бухгалтера, чтобы ознакомиться с кругом его обязанностей и полномочий;
• чтобы обезопасить себя в будущем, следует пересмотреть стандартный договор с контрагентами и прописать в нем порядок обмена актами сверки;
• представить в качестве аргумента положительную судебную практику по подобному вопросу.

Сопроводительное письмо при заполнении

Сопроводительное письмо является обязательным документом, который прикладывается к акту сверки. Выполняется оно в виде отдельного печатного документа. Наличие образца такого документа значительно облегчит жизнь бухгалтера, особенно в период квартальных или годовых отчетов.

Найдя пример подобного документа в Интернете, можно с легкостью подогнать его под себя, внеся незначительные коррективы, которые сделают его более удобным для заполнения.

У молодых специалистов может возникнуть вопрос, зачем нужно заполнять подобный документ. Все объясняется просто: существуют определенные правила деловой этики, которые в том числе касаются формы обращения и стиля переписки.

Документы, которые отправляются контрагентам, не могут быть просто запакованы и отправлены по адресу партнерам. Направление бумаг предполагает необходимость выполнения некоторых формальностей, одной из них является подготовка сопроводительного письма.

Образец письма выглядит следующим образом:

Кому: должность, название организации, ФИО, адрес

От кого: должность, название организации, ФИО, адрес

Сопроводительное письмо

Для сверки проведенных расчетов между нашими организациями за (название услуг/товаров), которые были произведены (период), направляем подготовленный акт сверки.

Прошу предоставить один вариант акта с подписями уполномоченных лиц вашей организации в срок до _____.

Приложение:

Акт сверки расчетов за (название услуг/товаров)

Должность уполномоченной особы ________

Дата и подпись ___________

Разногласия при составлении

Между организациями могут возникать определенные разногласия в ходе подписания и использования актов сверки.

В чем они состоят и как их можно избежать:

• Некоторые контрагенты отказываются подписывать акт сверки. Нужно сразу отметить, что они имеют на это полное право, поскольку закон не предусматривает того, чтобы данная процедура проводилась в обязательном порядке. Кроме этого не закреплены какие-то сроки и порядок проведения сверки. Учитывая это, можно руководствоваться имеющейся по данной теме судебной практикой. Суд не имеет права влиять на ответчика и требовать, чтобы он предоставил подписанный акт. Чтобы обезопасить себя, руководство компании должно сразу включить пункт о подписании акта сверки в свой типовой договор с контрагентами. Именно это станет рычагом, который позволит требовать от них выполнения взятого на себя обязательства.
• В ситуациях, когда организации имеют взаимные невыполненные обязательства, проблема может заключаться в том, что одна из сторон посчитает, что имеющиеся долги перекрывают друг друга, вторая же компания будет продолжать настаивать на выполнении условий договора и проведении сверки. Чтобы не допустить недопонимания, лучше сразу направить партнеру объяснительную записку, в которой изложить выгоду, получаемую каждой из сторон в связи с взаимозачетом невыполненных обязательств.
• Многие бережно хранят акт сверки, не обращая внимание на то, что в первичных бухгалтерских документах давно пора навести порядок, поскольку найти в них что-то порой не представляется возможным. Это является большой ошибкой, поскольку сам акт не представляет никакой ценности и не может служить в качестве доказательств в суде.
• При подписании акта сверки важно проконтролировать, чтобы со стороны контрагента его подписало лицо, имеющее соответствующие полномочия. В противном случае документ нельзя будет использовать в суде в качестве доказательств признания долговых обязательств ответчиком. И, конечно, важно следить за тем, чтобы не вышел срок исковой давности при предъявлении требований. Он составляет 3 года с момента подписания акта.

В рамках сверки с налоговой по расчетам налогоплательщика в части налогов, сборов и страховых взносов сведения, имеющиеся у ИФНС, сверяются с данными организации или ИП. То есть цель проведения сверки по налогам - удостовериться в том, что все налоги и другие обязательные платежи у налогоплательщика уплачены полностью либо выявить задолженность / переплату.

Сверка по налогам с налоговой проводится (п. 3 Регламента , утв. Приказом ФНС от 09.09.2005 N САЭ-3-01/444@, далее - Регламент):

• если организация (ИП) переходит из одной ИФНС в другую;
• если организация (ИП) снимается с учета в налоговой в связи с ликвидацией или реорганизацией;
• крупнейшими налогоплательщиками - ежеквартально;
• по инициативе налоговиков, к примеру, при обнаружении ими переплаты у организации или ИП (п. 3 ст. 78 НК РФ), а также в иных случаях, предусмотренных НК РФ;
• по инициативе налогоплательщика (пп. 5.1 п. 1 ст. 21 , п. 7 ст. 45 НК РФ). В этом случае организация (ИП) должна подать в свою ИФНС заявление на сверку с налоговой (пп. 11 п. 1 ст. 32 НК РФ).

По итогам сверки налогоплательщику направляется акт.

Как провести сверку с налоговой инспекцией

В первую очередь нужно уведомить ИФНС о том, что вы хотите получить акт сверки с налоговой. Сделать это можно несколькими способами:

• составить заявление на бумаге и представить его в ИФНС лично в двух экземплярах. На одном из них налоговики должны будут поставить отметку о приеме. И этот экземпляр вам надо будет оставить себе (п. 3.4.1 Регламента). Либо вы можете направить бумажное заявление по почте ценным письмом с описью вложения. Утвержденной формы его нет. Поэтому на странице приведен один из вариантов того, как может быть составлено заявление на сверку по налогам с налоговой (образец);
• направить запрос на сверку с налоговой инспекцией в электронном виде через Личный кабинет налогоплательщика на сайте ФНС либо по телекоммуникационным каналам связи, если у вас налажен электронный документооборот с налоговиками.

При выборе конкретного способа отправки нужно понимать, что при направлении электронного запроса налоговикам, акт вам также пришлют в электронном виде. Причем предназначен он только для информирования налогоплательщика о состоянии его расчетов (п. 2.22 Рекомендаций по организации электронного документооборота, утв. Приказом ФНС от 13.06.2013 N ММВ-7-6/196@). То есть при обнаружении в акте сведений, с которыми вы не согласны, вы не сможете вернуть его в ИФНС с указанием расхождений.

Если же вы направили в инспекцию бумажное заявление, то в течение 5 рабочих дней налоговики должны будут сформировать акт сверки и передать его вам или переслать по почте (п. 3.4.3 Регламента). Если в акте сверки с налоговой инспекцией никаких неверных данных, на ваш взгляд, нет, то в конце раздела 1 вы указываете: «Согласовано без разногласий». И ставите подпись. Один вариант акта должен остаться у вас, второй - у налоговиков.

Если же расхождения были обнаружены, то в разделе 1 рядом с суммами, с которыми вы не согласны, укажите свои значения. Ниже ставится отметка, что «Согласовано с разногласиями». И затем нужно будет этот акт направить налоговикам.