Обложка дела временного хранения образец. Оформление обложки дела: важна каждая деталь

После того как проведена нумерация листов, можно приступать к оформлению обложки дела.

В соответствии с правилами работы архивов организаций обязательными элементами описания обложки дела являются:

– наименование организации;

– наименование структурного подразделения;

– индекс дела (в соответствии с номенклатурой дел);

– заголовок дела;

– дата дела;

– количество листов в деле;

– срок хранения дела;

– архивный шифр дела.

На обложке дела указывается полное наименование организации в соответствии с его учредительными документами, а в скобках – принятое сокращенное наименование.

Если упорядочение документов проводится спустя несколько лет после завершения их делопроизводством и за этот период произошли изменения в наименовании организации, то на обложку дела выносится то наименование, которое имела организация в период создания документов данного дела.

То же самое относится и к наименованию структурного подразделения, в деятельности которого образовались документы дела.

Индекс дела переносится на обложку из номенклатуры дел.

Одним из важнейших реквизитов обложки дела является заголовок дела. От того, насколько правильно он составлен, зависит оперативный поиск информации, содержащейся в документах. Заголовок должен точно и в обобщенной форме отражать содержание и основной состав документов дела. Лучше избегать неконкретных формулировок, вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

Заголовки дел должны содержать следующие элементы, располагаемые в определенной последовательности:

· название вида дела (журнал, книга, штатная расстановка и т. п.) или разновидности документов (протоколы, приказы, акты и т. п.);

· название организации или структурного подразделения, в деятельности которого образовались документы дела (автор документов);

· даты (период), к которым относятся документы дела.

Например, заголовок дела может выглядеть следующим образом: «Приказы с № 1 по № 223 генерального директора Общества о приеме, перемещении и увольнении работников»; Формулировка «Приказы о приеме, перемещении и увольнении» не может служить заголовком, т. к. не является полной.

Обязательным реквизитом обложки является дата документов дела – год заведения и окончания дела в делопроизводстве.

К распорядительным и информационно-справочным документам проставляются крайние даты заведения и окончания дел.

Крайними являются даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.

Если дело является книгой (журналом) регистрации приказов или распоряжений по личному составу, то его датами будут точные календарные даты первой и последней записи в книге (журнале).

При обозначении даты документа сначала указывается число, затем месяц и год. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. Например: 10 сентября 2011 г. Допускается также сокращенное цифровое написание даты документа. Например: 10.09.2011

Следующий реквизит оформления обложки дела – количество листов в деле, которое переносится из листа-заверителя.

Срок хранения дела проставляется в соответствии со статьей Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Росархивом 06.10.00, или номенклатурой дел организации, после сверки его по типовому перечню документов с указанием сроков хранения.

Архивный шифр дела включает в себя: номер фонда, номер описи, номер дела, номер связки (коробки).

Список фондов является основным учетным документом архива организации. Он ведется в архиве организации, хранящем документы двух или более фондов

Номер фонда присваивается соответствующим государственным или муниципальным архивом, источником комплектования которого является организация. Если же организация не является источником комплектования архивного учреждения, то номер фонда присваивается по списку фондов. Если архив организации хранит только один архивный фонд, то его номер будет “1”.

Номер описи присваивается в архиве организации по листу фонда.

Номер дела соответствует номеру дела по описи, которая составляется после завершения работ по оформлению дел.

Номер коробки присваивается при формировании связок, коробок в валовом порядке после проведения всех работ по упорядочению документов, согласованию и утверждению описей на документы.

Архивные шифры на обложках дел проставляются тушью (чернилами) после включения дел в годовые разделы сводных описей дел, одобренных экспертной комиссией организации и утвержденных руководителем организации. До этого архивный шифр проставляется карандашом.

Обложки дел оформляются светостойкими чернилами, четким разборчивым почерком. Исправления реквизитов обложки дел не допускаются. Если допущена ошибка – запись пересоставляется заново. Желательно при оформлении обложки дел применять черную тушь, т. к. она

более устойчива к воздействиям внешней окружающей среды и дольше сохраняет свои свойства. Надписи наносятся непосредственно на твердую обложку (картон) дела.

Глава 2 Анализ работ по оформлению дел в ОАО БПО«Сибприбормаш»

Заключение

В процессе написания письменной экзаменационной работы была достигнута цель - анализ оформления дел в ОАО «БПО»Сибприбормаш». В течение прохождения практики были рассмотрены этапы оформления дел для написания данной работы.

При решении поставленных задач, на практике закрепила процесс оформления дел на примере приказов генерального директора по основной деятельности.

В результате изучения данной темы на практике можно сделать вывод, что дела в ОАО «БПО»Сибприбормаш» не совсем оформляются по основным требованиями.

(Приказы подписывает ген.директор, а распоряжения Лохов, зам.ген.директора)

3.6.1. Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения управления организации или другими структурными подразделениями, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива организации.

3.6.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

3.6.3. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Полное оформление дел предусматривает:

подшивку или переплет дела;

нумерацию листов дела;

составление листа-заверителя;

составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;

внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

3.6.4. Документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

3.6.5. Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных документов или неформатных документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в коробках.

3.6.6. При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов) эти документы вкладываются в конверт, который подшивается в дело. При наличии большого количества таких документов последние изымаются из дел и на них составляется отдельная опись.

3.6.7. В конце каждого дела подшивается чистый бланк листа-заверителя, а в начале дела (для учета особо ценных документов) - бланк внутренней описи документов дела.

3.6.8. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

3.6.9. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно.

3.6.10. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне на верхнем поле листа.

3.6.11. Сложенный лист (формата А3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

3.6.12. Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно.

3.6.13. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются; при этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

3.6.14. Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядку расположения листов в деле.

3.6.15. В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются и рядом ставится новый номер листа; в конце дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их архивом организации к передаче на государственное хранение допускается по согласованию с государственным архивом употребление литерных номеров листов.

3.6.16. Лист-заверитель составляется в деле на отдельном листе, в книгах - на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках - на отдельном чистом листе формата карточки.

Лист-заверитель дела составляется по установленной форме (приложение 9), в которой указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации номеров дела (наличие литерных номеров дела, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупноформатных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов), а также указывается наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле.

Лист-заверитель дела подписывается его составителем. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.

Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела.

3.6.17. Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и т.д.), а также для учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме (приложение 10), в которой содержатся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается ее составителем. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Изменения состава документов дела (изъятия, включения документов, замена их копиями и т.д.) отражаются в графе "Примечания" со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела.

3.6.18. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляется и оформляется по установленной форме (приложение 11), в которой указываются наименование организации, структурного подразделения, индекс дела, архивный шифр дела, номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел, заголовок дела.

На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который дела организации будут приняты, обозначения кодов государственного архива и организации.

При изменении наименования организации (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию (в другое структурное подразделение) на обложке дела указывается новое наименование этой организации или организации-правопреемника, а прежнее наименование организации (структурного подразделения) заключается в скобки.

Оформление обложки дела - последний и очень важный этап формирования дела. Как сделать это правильно и не пропустить ни одной детали, расскажем в статье.

Из статьи вы узнаете:

Оформление обложки дела - заключительный этап общей процедуры формирования дела. Поскольку от того, как дело было сформировано, какие документы были в нем сгруппированы, зависит состав информации, выносимый на обложку, то необходимо описать основные моменты формирования дел и группировки в них документов. Этому будет посвящена первая часть нашей статьи, во второй части мы подробно расскажем, как оформляется обложка дела, какие информационные блоки она содержит и как нужно их заполнять.

Как происходит формирование дел

Процедура формирования дел происходит в три этапа:

внутри дела документы располагаются в определенной последовательности (тематической, хронологической, по субъектам дела и т.д.);

обложка дела оформляется согласно установленному порядку.

Если на предприятии действует централизованная форма делопроизводства , то дела формируются службой ДОУ, а если действует смешанная форма, то службой ДОУ совместно с сотрудниками тех отделов, где были созданы данные деловые бумаги.

От того насколько правильно сформировано дело, зависит правильность оформления обложки дела. Поэтому стоит напомнить эти правила:

1. В дело группируются деловые бумаги за один календарный год. Исключение составляют судебные и личные дела , а также деловые бумаги выборных органов.
2. Деловые бумаги постоянного и временного срока хранения распределяются по разным делам. Если бумаги относятся к одному вопросу и имеют разный срок хранения, то они могут быть временно объединены в одно дело.
3. В состав дела входит только один экземпляр каждой деловой бумаги. (Разного рода черновики, временные копии, проекты, а также бумаги, подлежащие возврату, в состав дела не включаются).
4. Оформление каждого компонента дела регламентируется правилами, закрепленными федеральными, региональными и локальными нормативными актами .
5. Инициативные письма (запросы) и ответы на них, сопроводительные письма и приложения к ним должны хранится в одном деле.
6. Объем завершенного дела составляет не более 250 листов. Минимальный объем папки не ограничен. Если количество бумаг больше, то дело делится на тома и части.
7. Существует несколько вариантов сортировки компонентов дела:
   • хронологический (по порядку регистрационных номеров);
   • алфавитный (по фамилиям заявителей, личные карточки сотрудников, анкеты, сводки, отчеты из разных подведомственных структур);
   • тематический (по рассматриваемым вопросам).

Как документы группируются в дела

Группировка различных категорий деловых бумаг в комплексы документов осуществляется согласно правилам, учитывающих особенности каждой категории.

Как оформляется обложка дела

Когда дело сформировано, все его внутренние компоненты сгруппированы и папка готова к передаче в архив, происходит финальное оформление обложки дела. В обязательном порядке обложка должна содержать:

Название организации;

Название структурного подразделения;

Индекс дела;

Номер тома или части дела (если дело состоит из нескольких томов или частей);

Обложку дела, как и всю остальную документацию, лучше сразу оформлять согласно всем требованиям и правилам. Так вы сэкономите время в дальнейшем, когда будете подготавливать либо, когда понадобится . Оформление обложки необходимо осуществлять согласно нормативно-методическим документам, для нее характерна установленная форма, которая изображена на картинке.

Вы, наверное, обратили внимание на элементы, которые выделены красным цветом. Так вот, в текущем делопроизводстве они не используются при оформлении обложки.

Их необходимо заполнять только в том случае, если организация сдает дела для последующего их хранения в муниципальном или государственном архиве. Под этими обозначениями понимается шифр дела, кодификация данной организации и того архива, куда направляются ваши документы. Иногда делопроизводители при оформлении обложки просто оставляют пустое место, а уже затем оно заполняется при помощи специальных штампов, когда дело передается на госхранение.

Перейдем от теории к практике, она более понятна и наглядна. Приведенный ниже образец используется в полном объеме при оформлении обложки дела, все его элементы для заполнения являются обязательными.

Обложка дела - образец оформления переписки

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «ГОРКА»

(ОАО «Горка»)

На 57 листах

Хранить 75 лет ЭПК

Оформляя обложку дела, обязательно указывайте название структурного подразделения. При передаче дела в новый отдел его название указывается ниже старого, которое заключается в скобки.

Порядок оформления индекса дела, заголовка, номера статьи и его срока хранения . В качестве временных рамок будут выступать две даты - самого раннего документа и соответственно самого позднего. Если речь идет о личном деле сотрудника, то ситуация обстоит несколько иначе, даже при наличии более ранних документов, верхней крайней датой будет та, когда зарегистрирован приказ о приеме на работу, а нижней - когда зарегистрирован приказ об увольнении.

Для удобства поиска необходимых папок оформляйте корешок их обложки. Единой формы для этого не существует, в правилах делопроизводства указывается только на то, что надо писать цифровые обозначения дел (индекс дела согласно номенклатуре).

Все зависит от самого дела, его толщины, размера корешка, а также информации, которой вам будет достаточно для поиска и т.д. Используйте для оформления примерную форму, приведенную ниже:

Приказы о приеме на работу

Надеемся, что данного объема информации достаточно для того, чтобы вы на практике смогли оформить обложку дела правильно, в соответствии с имеющимися требованиями.

«Архивный переплет дела», т.е. дело со сформированными архивными документами, является результатом выполнения работ по оформлению дел в процессе подготовки их к последующему хранению и использованию в архиве организации (или просто к архивному хранению, если архива в организации нет).

Оформление дел представляет собой комплекс работ по описанию дела (состава и содержания находящихся в нем документов) на обложке дела, т.е. оформление на обложке конкретного заголовка, уточненного по сравнению с номенклатурой дел, нумерации листов, составлению внутренней описи документов дела и листа-заверителя дела и, наконец, брошюровке, т.е. подшивке и переплету дела. Этот комплекс работ называется также архивно-технической обработкой документов в процессе их подготовки к архивному хранению (подготовка к сдаче в архив организации или в государственный, муниципальный архив). Практика показывает, что организации в настоящее время предпочитают заказывать услуги архивно-технической обработки документов на условиях аутсорсинга или, в крайнем случае, приглашают обученного переплетчика для брошюровки уже сформированных и описанных в делопроизводстве дел, предназначенных для архивного хранения.

В зависимости от сроков хранения документов может проводиться или полное, или частичное оформление дел:

• полное оформление дел применяется по отношению к документам (делам) постоянного срока хранения, по личному составу и временного срока хранения (свыше 10 лет);
• частичное оформление , при котором допускается листы дела не нумеровать, не составлять внутреннюю опись и лист-заверитель, применяется по отношению к делам временного (до 10 лет включительно) хранения.

Установленные формы внутренней описи документов дела (единицы хранения) и листа-заверителя дела можно найти в:

• Основных правилах работы ведомственных архивов (одобрены решением коллегии Главархива СССР 28.08.1982, утверждены приказом Главархива СССР от 05.09.1985 № 263; приложения № 4-5),
• Основных правилах работы архивов организаций (одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002; приложения № 9-10) и
• Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76; приложения № 26-27; далее - Методические указания).

Правила систематизации документов внутри дела, их нумерации и описания на обложке дела подробно рассматриваются в этих же нормативно-методических документах.

Документы, составляющие дело, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (брошюровке, переплету) все металлические скрепления документов (скрепки, скобы степлеров) должны быть удалены.

Требования к картону обложки и форме описания дела на обложке (расположению элементов описания) установлены ГОСТом 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования», срок действия которого был продлен до 1985 г. и который без дальнейшего пересмотра фактически продолжает действовать до настоящего времени. См. Рисунок 2.

Так, картон, который применяется для обложки, должен быть толщиной от 0,35 до 1,5 мм (эти требования соблюдают архивные компании, которые оказывают аутсорсинговые услуги архивно-технической обработки документов), корешок обложки должен быть шириной 40 мм (т.к. толщина дела - примерно 250 листов документов, что и составляет 4 см), а форма обложки дела по данному ГОСТу рекомендуется в настоящее время и в Методических указаниях (приложение № 25).

Чтобы выполнить брошюровку подготовленного дела, т.е. подшивку на 4 прокола, используют шило, дрель, струбцину для зажимания пачки, иглы больших номеров, натуральные льняные или хлопчатобумажные нитки, но лучше всего использовать специальные устройства для брошюровки (переплета), которые имеются на рынке средств оргтехники.

Особое внимание необходимо уделить технике «архивного сшива», т.е. вопросу ремесла:

1. Проверяется состав дела, в котором сначала располагаются листы внутренней описи, которые имеют самостоятельную нумерацию (с 1 по N-ный), потом пронумерованные листы документов дела (с 1 по примерно 250), в конце - лист-заверитель дела.
2. На пачку-дело накладываются сверху и снизу узкие листы бумаги шириной с размер полей переплетаемых документов дела (конечно, лучше 35-40 мм, но возможно и 20-30 мм).
3. При условии частичного оформления дела с документами временного (до 10 лет включительно) хранения снизу и сверху пачки-дела сразу накладываются листы картона (обложка).
   При полном оформлении дела с документами постоянного хранения, по личному составу или временного (свыше 10 лет) хранения пачка-дело сначала сшивается, а потом осуществляется переплет дела по установленной «типографской» технологии, при соблюдении которой необходимо применять клей ПВА, а синтетический клей - только при условии его защиты от разложения и плесневения.
4. Пачка-дело зажимается под гнетом, или в струбцине, или в специальном устройстве.
5. Осуществляются проколы пачки-дела:
   • нижний и верхний - на расстоянии 30 мм от границы нижнего и верхнего полей пачки;
   • средние два прокола на расстоянии примерно 80 мм от нижнего и верхнего проколов, между ними должно получиться расстояние также примерно 80 мм.
6. В проколы пропускается натуральная нитка одним из двух способов:
   • 1 способ (показан на Рисунке 1). Каждый конец нити вдевается в отдельную иглу (т.е. оба конца нити вдеты каждый в свою иглу). Нить двумя иглами проводится в два средние прокола с лицевой стороны. С тыльной стороны нить выводится в верхний и нижний проколы на лицевую сторону. С лицевой стороны из верхнего и нижнего проколов нить иглами продевается в ближайший средний прокол. Нить освобождается от игл, выравнивается, и ее концы натягиваются и связываются на тыльной стороне пачки-дела;
   • 2 способ (тоже показан на Рисунке 1). Нить вдевается в одну иглу. С тыльной стороны пачки-дела нить проводится во второй снизу прокол (оставляется конец нити для последующего связывания), выводится с лицевой стороны и проводится в нижний прокол. По тыльной стороне нить проводится опять во второй снизу прокол на лицевую сторону. По лицевой стороне сверху нить вводится во второй сверху прокол и по тыльной стороне проводится к верхнему проколу. Через него нить ведется во второй сверху прокол по лицевой стороне, продевается и выводится на тыльную сторону пачки-дела. На тыльной стороне нить освобождается от иглы, и два ее конца затягиваются и связываются.