Акт приема передачи дел в архив образец. Документальное оформление описей приема-передачи дел на архивное хранение
Архивное хранение -- хранение документов в архиве, обеспечивающее их рациональное размещение, сохранность и использование.
Приём документов оформляется актом приёма-передачи документов на хранение, составляемым в двух экземплярах. Один экземпляр остается в архиве, другой - в организации - источнике комплектования. В архив с документами передаются три экземпляра описи. Прием-передача (Приложение 2) дел в архив производится работниками службы делопроизводства.
Для обеспечения комплектования архива в организации на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются архивные описи (далее - опись). При этом на всех экземпляров описи против каждого дела ставится отметка о его наличии. В конце каждого экземпляра указываются: цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи, а также подписи участников приема-передачи дел.
Архивная опись (приложение 3)- это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания.
Описи составляются отдельно: на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; дела, состоящие из документов, характерных только для данной организации (судебные, следственные дела, научные отчеты по темам и т. п.). Опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией.
В каждом структурном подразделении организации описи должны составляться ежегодно под методическим руководством работников архива. По этим описям документы передаются в архив.
Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел организации, которую готовит архив и по которой в дальнейшем дела сдаются на постоянное хранение.
Описи дел структурных подразделений составляются по унифицированной форме в трех экземплярах и представляются в архив организации через год после завершения дел в делопроизводстве.
Описательная статья описи дел структурного подразделения включает следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий его заголовку на обложке дела; даты дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела.
При составлении описи дел структурного подразделения необходимо учитывать следующие требования:
- - заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;
- - каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером);
- - порядок нумерации дел в описи - валовый за несколько лет; порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом;
- - графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
- - при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «То же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);
- - графа описи «Примечания» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т. п.
В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, первый и последний номера дел по описи дел, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (наличие литерных и пропущенных номеров). Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности и утверждается руководителем структурного подразделения. По требованию архива организации к описи могут составляться оглавление, список сокращений, указатели.
После утверждения описей дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) разрешается уничтожение документов с временными сроками хранения за период времени, соответствующий утвержденным описям .
Акт о выделении к уничтожению дел (Приложение 4), не подлежащих хранению, оформляется по результатам экспертизы ценности документов организации .
Экспертиза ценности документов - это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.
На документы, выделенные к уничтожению , составляется акт . Акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, составляется на дела всей организации. Если в акте указаны дела нескольких подразделений, то название каждого подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения. Заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.
Порядок утверждения описей зависит от того, является ли организация источником комплектования государственного или муниципального архива.
В том случае, если документы организации отнесены к составу Архивного фонда Российской Федерации , описи утверждаются руководителем после утверждения и согласования их в установленном порядке экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного органа (учреждения).
Если организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива , то утверждение описей и акта о выделении документов с истекшими сроками хранения к уничтожению проводится руководителем организации без согласования с архивным органом (учреждением). В данном случае описи и акт согласовываются экспертной комиссией организации.
Акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, оформляется только при условии оформления и утверждения годовых разделов описей дел за соответствующий период.
Дела включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января того года, в котором составляется акт. Например, законченные в 2005 году дела с трехлетним сроком хранения могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2009 года (получается, что после 2005 года мы должны хранить их в 2006, 2007 и 2008 году и только в 2009 можем уничтожить).
Документы, отобранные по Перечню к уничтожению, включаются в акт, который составляется по установленной форме.
Использование документов, подлежащих уничтожению, для хозяйственных нужд запрещено. Отобранные к уничтожению и включенные в акт документы направляются для уничтожения на предприятия, занимающиеся утилизацией сырья, после чего в акте делается соответствующая запись. К акту подшивается квитанция о сдаче документов на переработку.
В случае необходимости документы могут быть уничтожены в присутствии представителя организации с составлением акта о физическом уничтожении документов в присутствии представителя организации.
4. Ситуация: с целью комплектования штата специалистов ЗАО «Планета» проводился конкурс резюме. Вы приняли участие в конкурсе и получили предложение заключить трудовой контракт с ЗАО «Планета». Задание: в роли поступающего на должность специалиста оформите заявление о приеме на работу. В роли руководителя ЗАО «Планета» оформите резолюцию на заявлении о приеме на работу специалиста
ОК Принять В.Г.Петрова с окладом согласно штатного расписания с 19.11.2009; договор - бессрочный подпись С.В.Иванов 18.11.2009 |
Директору ОАО «Радуга» Иванову С.В. от Петрова Василия Григорьевича проживающего по адресу: г.Зеленогорск ул. Мира, д.28, кв.5 тел.: 3 89 89 |
Заявление Прошу принять меня на работу на должность старшего инженера с 19.11.2009 г. Документы согласно списку прилагаю:
|
|
18.11.2009 Личная подпись |
В.С.Петров |
Не возражаю С испытательным сроком - 3 месяца Заведующий ПТО Личная подпись П.А.Фомин 18.11.2009 Ст. инженер - 12 разряд по ETC Начальник ОК Личная подпись М.А.Муравьев 18.11.2009 Издан приказ № 23-к от 18.11.2009 Инспектор ОК подпись Л.А.Букашкина 18.11.2009 |
Оклад 15000 рублей, в соответствии со штатным расписанием Гл. бухгалтер И.И. Сокова 18.11.2009 |
5.Ситуация: в адрес ЗАО «Планета» поступило письмо-оферта с предложением заключить договор на поставку спортивного инвентаря. Автор письма АО «Старт» является производителем данной продукции. Задание: в роли специалиста коммерческого отдела ЗАО «Планета» подготовьте проект договора поставки. Зарегистрируйте его в контрольно-регистрационной карточке
В случае приема передачи документов, как правило, составляется соответствующий акт. Готовый пример документа, правила его составления и юридические нюансы – обо всем этом прямо сейчас.
Назначение и юридическая сила
Документ имеет полную юридическую силу, и несмотря на то, что его роль зачастую кажется чисто формальной, это не совсем так.
Назначение:
- Документально зафиксировать передачу документов:
полный список всех бумаг;
- их количество;
- их вид (оригинал, копия, заверенная копия);
- дату передачи (иногда и время);
- передавшая сторона;
- принявшая сторона.
- Использовать его в качестве основного доказательства при необходимости (чаще всего – в судебных разбирательствах).
Когда может понадобится
Предполагается, что передача бумаг может произойти в любой момент, поэтому он составляется в разных случаях, при передачи:
- Между 2 частными гражданами.
- Между 2 юридическими лицами (например, когда пакет документов уходит как сопровождение коммерческого предложения).
- Между физическим и юридическим лицом.
Однако наиболее распространенный случай связан с обменом бумагами внутри одной компании. Таких примеров можно привести достаточно много:
- Один сотрудник увольняется, и на его место приходит новый работник, который должен принять все дела. Во избежание утраты документов, ошибок при их передачи и прочих нежелательных ситуаций нужно не только корректно предоставить все бумаги, но и отразить этот факт документально.
- Один сотрудник переходит на другую позицию и передает дела своему заместителю или новому работнику, пришедшему на его место. Например, передача бухгалтерских, кадровых, административных документов.
- Банкротство организации – в этих случаях возникает необходимость передачи сразу всех бумаг, для чего составляется большое количество актов, разделенных по группам в соответствии с видами документации.
- Наконец, в случае реорганизации компании (слияния ее с другими, объединения отделов и т.п.) также возникает необходимость передать все дела. Причем в подобных ситуациях составляется сразу много актов – по каждому отделу, по каждому сотруднику и т.п.
В случае с частными гражданами составления может понадобиться, если речь идет об оказании услуги, подразумевающей прием передачу документов. Например, если лицо доверяет свои интересы представителю в суде, очевидно, понадобится передать ему важные бумаги, в том числе и в оригинальном виде. Тогда составить документ – в интересах самого гражданина.
Бланк и образец 2019 г.
Конкретной формы утвержденной законодательством не существует, поэтому каждая компания и/или физическое лицо вправе составить его по собственному образцу. Обычно в нем должна отражаться следующая информация:
- Название, дата его составления (это и есть день вступления его в силу), место составления (город или иной населенный пункт).
- Полное официальное название компании, передающей и принимающей документы (в том числе в тех случаях, когда обмен бумагами происходит в пределах одной фирмы).
- ФИО, паспортные и контактные данные физических лиц, если в обмене участвуют именно они.
- ФИО, должность и табельный номер (при наличии) ответственных сотрудников, которые собственно передают бумаги и принимают их.
- Перечень всех передаваемых документов обычно оформляют в виде таблицы. Приводятся такие данные:
- номера (в хронологическом порядке);
- полные официальные названия документов;
- дата их составления/подписания;
- номер бумаги (в соответствии с системой нумерации, принятой в компании);
- форма (оригинал, копия, заверенная копия) и количество всех листов (страницы не считаются).
- Далее ставятся подписи сторон, расшифровки подписей (фамилия, инициалы) и печать, если компания использует ее в своей работе.
Пустой бланк, который можно использовать в работе в большинстве случаев, представлен ниже:
А вот реальный пример заполнения:
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. По необходимости допускается приложить к нему и другие важные документы – чаще всего это подробные описи. Тогда в акте нужно отразить ссылки на описи, а не перечислять названия всех бумаг (для экономии времени).
Передача документации при смене директора
Это один из наиболее распространенных и в то же время один из наиболее сложных случаев. Он всегда связан с особенно важными бумагами и материальной ответственностью. Как правило, передают такие документы:
- учредительные (регистрация компании, сведения об учредителях, Устав и т.п.);
- первичная бухгалтерская отчетность;
- лицензия на ведение деятельности и прочая разрешительная документация;
- заключения налоговых и иных проверок;
- ценные бумаги, векселя;
- свидетельства о правах собственности на помещения, объекты имущества, производственное оборудование и т.п.;
- договоры аренды, поставки и другие соглашения с контрагентами;
- платежные документы и др.
Образец подобного акта отличается от простого бланка приема документации. Основное отличие состоит в том, что передаваемых бумаг не очень много, поэтому их можно оформить обычным перечнем, а не таблицей. Наряду с этим подписывается документ всегда в присутствии свидетелей – сотрудников компании, в которой происходит смена руководства .
Пример на который можно опираться как на образец, представлен ниже.
Особенности процедуры состоят в следующем:
- Прежде всего, до оформления и самой процедуры передачи необходимо провести специальную инвентаризацию всех бумаг, чтобы заранее понимать, есть ли какая-то недостача и в чем ее возможные причины. По результатам инвентаризации составляется отчетный документ произвольного образца.
- Затем для подтверждения того, что все бумаги действительно не утеряны, привлекаются другие ответственные лица – это финансовый директор, начальник отдела кадров, главный бухгалтер, а при необходимости – и их заместители.
В особенно ответственных случаях для подтверждения корректности приема передачи документов необходимо вызвать нотариуса. Он засвидетельствует чистоту передачи и заверит акт своей печатью и подписью.
В случае смены сотрудника, который является ответственным за хранение архива, будь то руководитель или заведующий, составление акта приема-передачи документов необходимо проводить в обязательном порядке и в соответствии с установленными формами нормативных документов. В первую очередь нужно , которая будет включать в себя не менее трех человек, одним из которых должен быть представитель службы делопроизводства. Далее представлен образец оформления акта.
АКТ | 22.07.2014 |
22.07.2014 г. № 29
г. Норильск
В соответствии с приказом ЗАО "Диадема" от 17.07.2014 г. № 14 Малькова Р.С. передала, а Смирницкая А.Ю. приняла в присутствии комиссии, образованной на основании данного приказа, в составе председателя Чернова Г.А. и членов Ященко С.Е., Кирилловой И.В., Румянцевой Н.Х. документы архива за 2007-2012 годы и справочный аппарат к ним.
№ п/п | Название и № описи | Кол-во экземпляров описи | Кол-во принятых дел | Кол-во ед. хр. страхового фонда | Примечание |
---|---|---|---|---|---|
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
1 | Опись № 1 дел постоянного хранения за 2007—2011 годы | 1 | 39 | - | |
2 | Опись № 1 дел постоянного хранения за 2012 год | 1 | 12 | - | |
3 | Опись дел № 2 по личному составу за 2007—2011 годы | 1 | 31 | - | |
4 | Опись дел № 2 по личному составу за 2012 год | 1 | 23 | - |
Итого принято 105 (сто пять) дело и 2 (две) описи по одному экземпляру.
Документы и описи находятся в удовлетворительном состоянии.
Наряду с этим передаются:
- дело фонда;
- журнал учета поступающих и выбывающих документов (имеет электронный вид);
- журнал учета выдачи дел из архива во временное пользование;
- печать «Архив».
Общая площадь архива - 54,3 кв.м. Помещение архива находится в удовлетворительном состоянии.
Оборудование и инвентарь - наличие и состояние:
- стеллаж комбинированный - количество 5 (пять) шт.;
- стеллаж металлический - количество 7 (семь) шт.;
- порошковый огнетушитель ОП-4 (3) -АВСЕ-01 - количество 3 (три) шт.,
- гигрометры психрометрические ВИТ-2 - количество 2 (две) шт.
Помещение обеспечено охранной сигнализацией и оснащено системой пожарной безопасности. Оборудование и инвентарь находятся в хорошем состоянии.
Документы, подлежащие передаче (вернее опись документов, находящихся в архиве), должны быть перечислены в форме таблицы. А поскольку на обычном предприятии страховой фонд отсутствует, в соответствующей графе ставится прочерк.
Очень часто на предприятиях основным научно-справочным аппаратом является только архивное описание дел, и это совершенно нормально.
При назначении другого сотрудника ответственным за архив в акте приема-передачи следует указать:
- факт наличия архивных документов и состояние, в котором они находятся;
- наличие учетных документов, и их состояние;
- факт наличия печати;
- в каком состоянии и количестве находится инвентарь и оборудование.
Здесь можно ознакомиться с установленной формой .
В ходе хозяйственной деятельности в организации образуется большое количество документов.
Каждое должностное лицо в своей работе пользуется определенным пакетом, которые у него хранятся и за которые он отвечает.
В прочих случаях акт составляется по желанию сторон, что бы придать процедуре юридический статус.
Когда он применяется
желательно составлять в следующих случаях:
- перемещение документов из одного структурного подразделения в другое;
- передача документов от одного должностного лица другому;
- передача товарно-материальных ценностей;
- передача документов при смене юридического статуса компании.
Этот перечень не является исчерпывающим.
Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего
это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы:
Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн.
Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН , ЕНВД , ПСН , ТС , ОСНО.
Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь
, как это стало просто!
Особенности процесса в различных ситуациях
Архивное хранение
В данной ситуации оформление документов зависит от того куда они сдаются на хранение. В большинстве организации имеется свой архив и лицо ответственное за него.
Дела долгого срока хранения должны быть и пронумерованы. Документы со сроком хранения менее 10 лет допускается хранить в скоросшивателях.
Лицо, сдающее документы на хранение сдает их по акту ответственному за архив лицу.
Ликвидация, реорганизация, продажа предприятия
При ликвидации организации создается комиссия, которая в том числе отвечает за передачу дел на хранение в государственный архив. Это довольно трудоемкая работа, поскольку в государственной системе делопроизводства есть свои стандарты, которые обязательно должны быть выполнены для приема дел на хранение.
При продаже и реорганизации, комиссии образуются с двух сторон. Это может быть и одна комиссия, но в нее обязательно должны входить представители обеих сторон.
Смена директора, учредителя
При смене руководителя и учредителя организации создается комиссия по приемке-передаче всей числящейся за ним документации.
Все прочие документы должны быть сформированы в папки и дела, распределены в хронологическом порядке и иметь все необходимые реквизиты, такие как дата и номер при необходимости.
Нюансы составления для различного вида бумаг
Для того, что бы правильно осуществить процесс приема-передачи документов, прежде всего нужно знать, какие документы должны быть в наличии, в том или ином случае.
Как правило, они должны быть прописаны в номенклатуре дел, либо в организации.
Для бухгалтерского делопроизводства
Передавая бухгалтерские документы от одного лица другому нужно учитывать, имеются ли среди них бланки строгой отчетности.
При их наличии и передаче лучше составлять отдельный акт, поскольку они являются материальной ценностью, также желательно, чтобы их передача осуществлялась комиссией, а не только принимающей и передающей стороной.
Для кадровых документов
При передаче кадровых документов их лучше скомпоновать по наименованию и срокам хранения, то есть те документы, которые подлежат хранению 75 и более лет складываются отдельно, все прочие отдельно.
В процессе приемки-передачи также можно отобрать документы подлежащие уничтожению, к ним относятся, например приказы по кадровой работе, которые хранятся от 3 до 5 лет. Эти документы можно занести в отдельный акт.
Чистые бланки лучше передать отдельным актом, как материальные ценности.
Учредительные и правоустанавливающие
Основными документами любой организации являются учредительные документы, поэтому их передача должна осуществляться с особой тщательностью.
Отдельное внимание при передаче таких документов нужно уделить гербовой печати.
Порядок передачи бумаг в государственный архив при ликвидации предприятия рассмотрен в следующем видео сюжете:
Подразделения передают документы в архив организации с помощью специальной описи. Фактически она представляет собой акт приема-передачи, но имеет особую форму. В статье узнаем, где ее найти, как адаптировать и утвердить.
ОПИСЬ СОСТАВЛЕНА ПО ПРАВИЛАМ
Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (далее - Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов) говорят о передаче документов на хранение в архив организации следующее:
Из приведенного фрагмента можно сделать следующие выводы:
1. Существует форма сдаточной описи, утвержденная Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов, - приложение № 23 (для документов на бумажном носителе) и приложение № 24 (для электронных дел).
2. На дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения составляются отдельные описи. Дела по личному составу включаются в опись дел временного (свыше 10 лет) сроков хранения. Третья опись составляется на дела с меньшими сроками хранения, но тоже передаваемые в архив. То же касается и электронных документов: составляются отдельные описи на дела с разными сроками хранения.
Форма описи
Рассмотрим пример заполненной формы описи для передачи документов (на бумажном носителе) (Пример 1).
- Вольтер: краткая биография, основные идеи и философия
- Визуализация желаний: техники, основные принципы и рекомендации Как правильно визуализировать желание на конкретного человека
- Реальные деньги для семьи — материнский капитал: когда можно воспользоваться и как сразу получить?
- Как поступить на бюджет в колледж и после колледжа
- Перечень льгот и выплат при рождении третьего ребенка
- Родовые выплаты за первого ребенка: какие полагаются и как получить
- Рецепты приготовления вкусных соленых помидоров на зиму
- Творожный десерт без выпечки с желатином и фруктами
- Варенье из сладкой ароматной дыни на зиму: секреты приготовления
- В мультиварке, запеканка картофельная
- Как правильно заморозить болгарский перец: заготовка в разных вариациях
- Шпаргалка: Образование древнерусского государства
- Формирование древнерусского государства
- Заговоры от врагов и недоброжелателей Магия заставить замолчать завязать язык
- алоэ – амулет от всех бед на подоконнике
- Заговоры на красоту и привлекательность Заговор для красоты на мед и алой
- Цыганские приметы что человек мало будет жить
- Магия соли, Четверговая соль: лечение болезней и избавление от негатива Применение четверговой соли заговоры
- Византийская империя: столица
- Алексий человек Божий. Икона на холсте. Икона «Алексий человек Божий, преподобный Подвиг алексея божьего человека