Sollte die Personalabteilung Kopien von Reisepässen aufbewahren. Ist es möglich, Kopien der Dokumente eines Mitarbeiters (Kopie eines Reisepasses, snls, Arbeitsbuch) in seiner Personalakte zu speichern? Klärung von rostrud

Im Zusammenhang mit der Verschärfung der Gesetzgebung zu personenbezogenen Daten interessiert viele Personalfachleute die Frage, ob es möglich ist, Kopien von Dokumenten in der Personalakte des Mitarbeiters zu hinterlegen. Die Antwort auf diese Frage gab Rostrud, indem sie die Appelle von Bürgern und Organisationen analysierte.

Die Bedingung, dass Kopien von Dokumenten sicher aufbewahrt werden können Spezialisten des Föderalen Dienstes für Arbeit und Beschäftigung weisen darauf hin, dass das Verfahren zur Führung einer Personalakte auf gesetzlicher Ebene nicht festgelegt ist. In diesem Zusammenhang schlagen die Beamten vor, sich auf die Vorschriften für die Beziehungen im Bereich der Privatsphäre sowie auf die Erhebung und Speicherung personenbezogener Daten zu konzentrieren.

Rostrud betont, dass es laut Verfassung verboten ist, die personenbezogenen Daten eines Bürgers zu erheben, zu speichern, zu verwenden und zu verbreiten, nur wenn dieser selbst der Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten nicht zugestimmt hat. Ähnliche Normen sind im Bundesgesetz vom 27. Juli 2006 Nr. 152 "Über personenbezogene Daten" enthalten.

In Anbetracht dessen hat der Arbeitgeber, wenn der Arbeitnehmer der Speicherung und Verarbeitung von Informationen zu seiner Person zugestimmt hat, das Recht, Kopien von Dokumenten in der Akte des Arbeitnehmers zu behalten, insbesondere Pässe, SNILS, TIN.

Gleichzeitig geben Beamte an, dass in der Kunst. 86 des Arbeitsgesetzbuches der Russischen Föderation werden die Zwecke festgelegt, für die Arbeitgeber die personenbezogenen Daten der Arbeitnehmer verwenden dürfen. Sie werden verwendet, um: die Einhaltung von Gesetzen und anderen Vorschriften sicherzustellen; Unterstützung bei der Arbeitssuche; Bereitstellung von Bildung und Karriereentwicklung; Gewährleistung der persönlichen Sicherheit der Mitarbeiter; Kontrolle der Quantität und Qualität der ausgeführten Arbeiten und Gewährleistung der Sicherheit des Eigentums.

Die Liste der Zwecke, für die Arbeitgeber die personenbezogenen Daten der Arbeitnehmer verwenden können, ist geschlossen und Kopien dürfen nicht anderweitig verwendet werden. Zum Beispiel hilft ein Passkopierer beim Ausfüllen der Personalkarte des Mitarbeiters, vielleicht noch ein paar Dokumente mehr, aber dann wird er nicht mehr benötigt. Aber viele Organisationen bewahren der Tradition entsprechend Kopien von Reisepässen und anderen Dokumenten auf, ohne vollständig zu verstehen, warum sie benötigt werden. Und das sogar nach der Entlassung.

Jetzt wird die Speicherung personenbezogener Daten eines Arbeitnehmers "einfach so" mit einer Geldstrafe belegt, und die Arbeitgeber begannen sich Sorgen zu machen: Was tun? Wenn die Organisation solche Dokumente wirklich benötigt, vereinbaren Sie dies mit der LNA, holen Sie die Zustimmung zur Aufbewahrung ein und seien Sie dann bereit, den Inspektoren zu erklären, wofür sie verwendet werden.

Geldstrafen für die Nichteinhaltung des Gesetzes Ist es möglich, Kopien von Dokumenten in den Personalakten von Untergebenen aufzubewahren, wie Beamte beantwortet. Dennoch gibt es in der gerichtlichen Praxis bereits Fälle, in denen die Richter es für unnötig hielten, dass der Arbeitgeber Kopien anfertigte. Insbesondere der Beschluss des Föderalen Antimonopoldienstes des Nordkaukasus-Bezirks vom 11.03.2014 zur Sache Nr. A53-10287 / 2013 besagt, dass es für die Verarbeitung personenbezogener Daten von eingestellten Arbeitnehmern ausreicht, die Angaben mit die Originale, und Passkopien müssen nicht aufbewahrt werden. Es liegt an Ihnen zu entscheiden, ob Sie Kopien ihrer Personaldokumente in die Akten der Mitarbeiter legen oder nicht.

Wir erinnern Sie nur daran, dass bei Verstößen gegen Normen im Bereich der personenbezogenen Daten eine Bestrafung nach Art. 13.11 des Verwaltungsgesetzbuches der Russischen Föderation. Für die Verarbeitung personenbezogener Daten in nicht gesetzlich vorgeschriebenen Fällen sowie für die Verarbeitung, die mit den festgelegten Zielen nicht vereinbar ist, können Beamte mit einer Geldstrafe von 5.000-10.000 Rubel und der Organisation mit 30.000-50.000 Rubel belegt werden. Im Lichte der Erläuterungen von Rostrud können Arbeitgeber gemäß Absatz 2 der Kunst eine Geldstrafe verhängen. 13.11 des Verwaltungsgesetzbuches der Russischen Föderation. Demnach wird für die Verarbeitung von Informationen ohne schriftliche Zustimmung des Betroffenen die Geldstrafe für Beamte auf 10.000-20.000 Rubel und für Unternehmen auf bis zu 15.000-75.000 Rubel erhöht.

Für jeden Arbeitgeber ist es wichtig, dass die personenbezogenen Daten der Mitarbeiter des Unternehmens systematisch gespeichert werden.

• Das erste Argument ist, dass dies bequemer und einfacher ist, bei Bedarf können Sie leicht und schnell Informationen zu einem Spezialisten finden.
• Der zweite ist der zuverlässige Schutz personenbezogener Daten.
• Und der dritte ist die Möglichkeit, schnell genug Anpassungen und Ergänzungen vorzunehmen.

Jede dieser Aufgaben wird von einem Tool wie Personalakte des Mitarbeiters.

Ist es obligatorisch, die Personalakte eines Mitarbeiters zu führen?

Die Personalakte eines Mitarbeiters ist eine Sammlung von Dokumenten, die die umfassendsten Informationen über einen Spezialisten und seine Arbeitstätigkeit enthält. Es wird nach Erlass einer Anordnung zur Aufnahme eines Bürgers in eine Position in der Organisation erstellt.

Eine Personalakte besteht aus einem Titelblatt (Cover) und Dokumenten, die die notwendigen Informationen zu einer Person und ihrer beruflichen Tätigkeit enthalten.

Für Arbeitgeber ist im Gegensatz zu Regierungsbehörden das Verfahren zur Erstellung von Personalakten der Arbeitnehmer nicht vorgesehen und nicht obligatorisch, da die Führung von Personalakten des Personals von Handelsorganisationen durch behördliche Dokumente und nicht durch die Gesetzgebung geregelt wird Niveau. So können die Spezialisten der Personalabteilung Personalakten nicht für das gesamte Team erstellen, sondern nur für seinen Hauptteil, der Folgendes umfasst:

• Führungspositionen und deren Stellvertreter;
• führende Experten;
• finanziell verantwortliche Mitarbeiter (, Kassierer usw.);
• Fachkräfte mit Aufstiegsperspektive etc.

Die Praxis zeigt jedoch, dass es viel einfacher ist, alle Mitarbeiter unabhängig von ihrer Position zu dokumentieren, da dieses Dokumentenpaket eine geordnete und jederzeit verfügbare Informationsquelle zu jedem Spezialisten ist. Dies tun sie in den meisten Unternehmen, denn alle Kopien der Dokumente, Bestellungen und anderer wichtiger Papiere des Mitarbeiters werden in der Personalakte aufbewahrt.

Seine Form ist nicht vereinheitlicht, es gibt kein einzelnes Muster der Personalakte eines Mitarbeiters, sodass jeder Firmeninhaber diese Angelegenheit unabhängig entscheidet. Beim Erstellen eines Pakets ist es nicht überflüssig, sich mit den Anforderungen von GOST 6.30-2003 „Einheitliches System der Organisations- und Verwaltungsdokumentation“ vertraut zu machen. Voraussetzungen für die Registrierung“.

In der Personalabteilung werden nur die Personalakten der derzeit im Unternehmen beschäftigten Mitarbeiter aufbewahrt, die Papiere der Entlassenen werden spätestens drei Jahre nach dem Ausscheiden aus dem Unternehmen an das Archiv übermittelt.

Welche Bußgelder drohen bei fehlender Zustimmung der Mitarbeiter zur Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten

Wenn Sie Personalakten von Mitarbeitern führen, ist Ihr Unternehmen der Betreiber der personenbezogenen Daten, der für die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung verantwortlich ist.

Erfahren Sie im Artikel des elektronischen Magazins "Kaufmännische Direktorin", was die Geldbuße für die falsche Speicherung personenbezogener Daten eines Mitarbeiters ist und wie Sie diese vermeiden können.

Dokumente, die Teil der Personalakte des Mitarbeiters sind

Die Liste der Dokumente, die in die Personalakte des Arbeitnehmers aufgenommen werden müssen, wird nur für Beamte genehmigt. Trotzdem können auch Unternehmen, die nicht mit dem öffentlichen Dienst verbunden sind, diese Liste verwenden und bestimmen, welche Papiere sie benötigen, um ein persönliches Paket eines Mitarbeiters zu bilden.

1. Unterlagen, die von einem Bürger zum Zeitpunkt der Einstellung vorgelegt werden:

• eine Kopie Ihres Reisepasses oder eines anderen Ausweisdokuments;
• eine Kopie von Unterlagen über Ausbildung, Qualifikationen oder besondere Kenntnisse;
• eine Kopie des Versicherungsausweises der gesetzlichen Rentenversicherung;
• eine Kopie der Wehrregistrierungsdokumente für wehrpflichtige Bürger, die der Wehrpflicht unterliegen;
• eine Kopie der Bescheinigung über die steuerliche Registrierung einer natürlichen Person bei der staatlichen Finanzbehörde;
• eine Bescheinigung über die Ergebnisse einer ärztlichen Voruntersuchung, die durchgeführt wird, um die Eignung der Arbeitnehmer zur Ausführung der übertragenen Arbeit in den gesetzlich vorgesehenen Situationen zu bestimmen;
• eine Bescheinigung über das Vorhandensein / Fehlen eines Vorstrafenregisters und / oder die Tatsache der strafrechtlichen Verfolgung oder deren Beendigung aus Rehabilitationsgründen bei der Bewerbung um eine Stelle im Zusammenhang mit Tätigkeiten, die gemäß dem Arbeitsgesetzbuch der Russischen Föderation, anderen Bundesgesetzen lassen Sie keine verurteilten oder bereits abgesessenen Bürger zu, die strafrechtlich verfolgt werden (einschließlich früherer).

2. Dokumente, die im Rahmen der Arbeit von Mitarbeitern erscheinen:

• Kopie der Heiratsurkunde / Scheidungsurkunde, Geburtsurkunde der Kinder, Führerschein;
• eine Kopie der Haftungsvereinbarung (für schadensersatzpflichtige Arbeitnehmer);
• Stellenbeschreibungen;
• Zusatzvereinbarungen zum Arbeitsvertrag;
• Kopien von Anordnungen zur Übertragung, Ermutigung, Anwendung und Aufhebung von Disziplinarstrafen, Beförderung usw .;
• Bescheinigungen über die Ergebnisse der periodischen ärztlichen Untersuchungen / Prüfungen;
• Kopien von Dokumenten, die eine Behinderung und eingeschränkte Arbeitsfähigkeit bestätigen (für Mitarbeiter, die über diese Zeugnisse verfügen);
• Geheimhaltungsvereinbarung über vertrauliche Informationen (sofern der Mitarbeiter Zugang zu diesen Daten hat);
• Zertifizierungsblätter;
• Berichte, Erläuterungen und Servicenotizen, Anträge auf Beurlaubung des Arbeitnehmers;
• verschiedene Handlungen und Benachrichtigungen;
• Kopien von Dokumenten zur beruflichen Entwicklung usw.

3. Dokumente zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses:

• Kündigungserklärung des Arbeitnehmers;
• eine Kopie des Kündigungsschreibens.

Es ist darauf zu achten, dass eine Kopie des Arbeitsbuchs in die Personalakte des Mitarbeiters aufgenommen werden kann, nicht jedoch das Original. Es ist erwähnenswert, dass Arbeitsbücher und Beilagen als Dokumentation der strengen Rechenschaftspflicht aufbewahrt werden, d auf seine Bitte.

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So füllen Sie die Personalkarte eines Mitarbeiters in einer Personalakte aus

Ein Personalausweis ist ein Dokument, das von der Personalabteilung für jeden Mitarbeiter bei seiner Aufnahme in das Unternehmen erstellt wird. Es ist erforderlich, um die Arbeit des Personals des Unternehmens zu verfolgen. Die Karte ist Teil der Personalakte des Arbeitnehmers und wird von einem Spezialisten des Personaldienstes aufgrund eines Arbeitsauftrags, eines Reisepasses eines Bürgers der Russischen Föderation, eines Arbeitsbuchs, eines Bildungszertifikats, eines Zertifikats ausgefüllt der gesetzlichen Rentenversicherung, einen Militärausweis und andere Dokumente, die von der russischen Gesetzgebung vorgesehen sind, sowie von der Person selbst geäußerte Daten.

Für die kompetente Wahrnehmung seiner Aufgaben muss jeder Personalfachmann wissen, wie die Personalkarte des Mitarbeiters, Formular T-2, ausgefüllt wird.

Im Gegensatz zur Personalakte des Mitarbeiters ermöglicht die Karte in vereinfachter Form, alle für das neue Teammitglied relevanten Daten zusammenzuführen. Darüber hinaus nehmen die Spezialisten der Personalabteilung Anpassungen vor: Änderung des Namens, der Wohnadresse, des Familienstands usw.

Im Gegensatz zu persönlichen Angelegenheiten, die in der Regel nicht für normale Arbeitnehmer (für Nachwuchskräfte) ausgestellt werden, müssen alle Arbeitnehmer unabhängig von ihrer Position über eine persönliche Karte verfügen. Sie werden handschriftlich ausgefüllt, damit sich eine Person damit vertraut machen und unterschreiben kann.

Lassen Sie uns besprechen, wie jeder Abschnitt der persönlichen Karte erstellt wird.

Abschnitt Nr. 1.

Dieser Abschnitt ist für allgemeine Informationen über den Bürger reserviert: seine Passdaten, Wohnort, Geburtsdatum, Bildungsabschluss usw. Hier werden auch die Nummer und die Nummer des Arbeitsvertrags mit dem Arbeitnehmer geschrieben. Informationen können durch Abkürzungen angegeben werden, in einer solchen Situation ist es erforderlich, ein allgemein anerkanntes System anzuwenden. Die bisherige Berufserfahrung wird den Einträgen im Arbeitsbuch (Arbeitsverträge etc.) entnommen. Es spiegelt sich in Tagen, Monaten, Jahren wider.

Bei der Berechnung der Betriebszugehörigkeit ist Ziffer 61 der Anweisungen zum Ausfüllen von Formularen zur individuellen (personifizierten) Abrechnung im Rentenversicherungssystem zu verwenden, die durch Beschluss des PFR-Vorstands Nr. 192p genehmigt wurden. vom 31.07.06.

Die Dauer des Praktikums wird als Differenz zwischen dem Ende und dem Beginn der in den Arbeitsbüchern angegebenen Zeiträume bestimmt. Da der Tag der Entlassung der letzte Arbeitstag ist, sollte er zur Gesamtbeschäftigungszeit hinzugerechnet werden. Die berechnete Gesamterfahrung wird in Summe geschrieben - dies ist die Anzahl der Jahre, Monate und Tage, die eine Person gearbeitet hat.

Abschnitt Nummer 2.

Dieser Abschnitt ist für die männliche Hälfte der Bevölkerung erforderlich und enthält Informationen zur militärischen Registrierung. Es wird auf der Grundlage eines Militärausweises (oder einer stattdessen ausgestellten vorläufigen Bescheinigung) oder nach den Daten einer wehrpflichtigen Bürgerbescheinigung ausgefüllt. Für Bestandspersonen gibt es eine Reihe von Funktionen zur Eingabe von Informationen in eine persönliche Karte.

Bei Spezialisten mit Offiziersrang muss die Spalte „Reservekategorie“ nicht ausgefüllt werden. Gleichzeitig ist das Abkürzen von Namen, Beschreibungen oder Bezeichnungen untersagt.

Ist der Arbeitnehmer nicht wehrdienstfähig, muss auch hierüber vermerkt werden. In dieser Situation ist vorgeschrieben, dass er nach Alter oder körperlicher Verfassung aus dem Register gestrichen wurde.

Abschnitt Nr. 3.

Der dritte Abschnitt wird zum Zeitpunkt der Einstellung eines Mitarbeiters nicht ausgefüllt und ist nur erforderlich, wenn der Unternehmensleiter die Zertifizierung seines Personals durchführt.

Grundlage für die Anpassung der Personalkarte des Arbeitnehmers ist die Anordnung, auf deren Grundlage das Verfahren zur Bescheinigung der beruflichen Eignung der Arbeitnehmer des Unternehmens organisiert wird.

Es ist auch obligatorisch anzugeben, was die Zertifizierungskommission beschlossen hat. Nach Abschluss des Prüfungsverfahrens werden die Anpassungen vorgenommen, der Mitarbeiter kann sich mit seiner persönlichen Karte vertraut machen und diese unterschreiben.

Abschnitte Nr. 4, Nr. 5 und Nr. 6.

Dieser Teil enthält die Voraussetzungen zum Ausfüllen der T-2-Karte im Rahmen der Fortbildung. Hier werden alle Daten zur Dauer der Ausbildung, der erhaltenen Spezialisierung usw. angezeigt Die Informationen werden aus dem Diplom oder Zeugnis abgeschrieben, das dem Mitarbeiter nach Abschluss des Ausbildungsprozesses ausgestellt wurde.

Sie können auch erfassen, ob es sich bei der Ausbildung einer Fachkraft um eine betriebliche Initiative handelt. Ist dies der Fall, wird auf der persönlichen Karte ein Vermerk mit Nummer und Datum der Bestellung angebracht, der diese Entscheidung bestätigt. Wenn die Schulungsinitiative vom Mitarbeiter selbst stammt, reicht es aus, die ihm diesbezüglich ausgestellte Art des Dokuments einzugeben, beispielsweise ein Diplom, ein Zertifikat, ein Zertifikat und seine Nummer.

Abschnitt Nr. 7.

In diesem Abschnitt sind die Auszeichnungen aufgeführt, die der Mitarbeiter im Rahmen seiner Tätigkeit in seiner Position erhalten hat. Neben dem Namen des Werbeabzeichens selbst sind die Nummer und das Datum der Bestellung für seine Vergabe zu vermerken. Informationen zu den monatlichen Barprämien, die im System der Arbeitszeitvergütung enthalten sind, sind in diesem Abschnitt nicht enthalten.

Abschnitt Nummer 8.

§ 8 informiert darüber, wann und wie der Arbeitnehmer in den Urlaub fährt. Es wird nach Bedarf in der aktuellen Bestellung ausgefüllt. Zunächst trägt eine Fachkraft der Personalabteilung aufgrund eines Urlaubsabgangs das Datum ein, ab dem die Ruhezeit des Mitarbeiters beginnt, und dann, nach Wiedereinstieg in den Dienst, macht der Personalreferent eine Aufzeichnung am Ende seines Urlaubs.

Eine solche Regelung zur Reflexion von Informationen wurde erlassen, um Änderungen im Personalausweis zu vermeiden: Ein Arbeitnehmer kann eine Kündigung beantragen, oder er kann während seines Urlaubs gesundheitliche Probleme haben und wird krankgeschrieben. Informationen über Urlaub auf eigene Kosten werden wie alle anderen Daten auch in der Personalkarte des Mitarbeiters erfasst.

Andere Abschnitte.

Zwei weitere Abschnitte enthalten Informationen über Leistungen und das Verfahren zu ihrer Bereitstellung. Hier werden auch zusätzliche Daten geschrieben, die sich inhaltlich nicht für die Aufnahme in die vorangegangenen acht Teile eignen.

Der letzte Abschnitt des Personalausweises des Arbeitnehmers enthält Informationen zu seiner Entlassung. Hier erfolgt der letzte Eintrag zur Historie der Tätigkeit des Spezialisten in der Organisation. Ein Mitarbeiter der Personalabteilung gibt Daten zur Entlassung am letzten Arbeitstag einer Person ein und lädt sie ein, sich mit diesen Informationen vertraut zu machen. Ein ausscheidender Spezialist ist verpflichtet, seinen Personalausweis und sein Arbeitsbuch zu unterschreiben.

• 153 Dokumente, die Inspektoren nicht mehr verlangen können

Registrierung der Personalakten der Mitarbeiter in Etappen

Stufe 1. Covergestaltung (Titelseite).

Auf der Außenseite eines Ordners mit Dokumenten müssen alle wichtigen Daten zum Auffinden und Identifizieren der gefundenen Informationen enthalten sein. Anforderungen an die Gestaltung des Deckblatts der Personalakte eines Mitarbeiters und eines Musters sind in GOST 17914-72 vom 17. Juli 1972 aufgeführt.

GOST geht davon aus, dass sich oben im Ordner Zeilen befinden, deren Daten nur von staatlichen / kommunalen Archiven zum Zeitpunkt der Annahme der Personalakte des Mitarbeiters zur Speicherung ausgefüllt werden. Zum Beispiel der Code des Unternehmens, das den Sparfall geschickt hat, der Code des Staatsarchivs, sein Name.

Aber im Moment sind die meisten Repositorien systematisiert und füllen diese Informationen nicht wie bisher manuell aus, sondern setzen ein vorbereitetes Siegel. In diesem Zusammenhang muss das Unternehmen für eine solche Markierung nur oben auf dem Deckblatt der Personalakte etwas Platz lassen.

Folgende Informationen müssen unbedingt angezeigt werden:

1. In der Mitte, eingerückt vom oberen Rand und der Druckstelle des Archivs, ist der vollständige und abgekürzte Name der Organisation angegeben, die die Personalakte des Mitarbeiters erstellt hat.
2. Darunter, ebenfalls in der Mitte des Umschlags, steht der Name der Strukturabteilung des Unternehmens, in dem der Mitarbeiter tätig ist. Nach dieser Zeile ist es wichtig, Raum für die Datenklärung zu lassen, wenn ein Spezialist einen Produktionsstandort wechselt. In dieser Situation wird der Name der bisherigen Struktureinheit des Unternehmens in Klammern gesetzt.
3. Die Nummer der Personalakte des Arbeitnehmers wird registriert, aber davor wird zu Beginn der Index gemäß der Nomenklatur der Angelegenheiten des Unternehmens angegeben (Fall Nr. 17 (Index) - 348 (Nummer)).
4. Dann folgt der Titel der Personalakte, in diesem Fall der vollständige Name des Mitarbeiters, für den sie abgelegt wurde.
5. In der rechten unteren Ecke werden die Fristen aufgezeichnet: die Eröffnung von persönlichen Konten, dh der Tag der Einstellung des Mitarbeiters, und der Abschluss, dh die Anzahl der Entlassungen aus dem Unternehmen. Die Anzahl der Blätter in der Mappe nach ihrer Inventarisierung und die Lagerzeit werden ebenfalls angezeigt.

Stufe 2. Bildung des Ordners.

Es muss auch gesagt werden, dass nach GOST 17914-72 Dokumente zur Langzeitaufbewahrung, einschließlich der Personalakte des Mitarbeiters, ausschließlich mit einem festen Kartonumschlag versehen sein müssen. Das Archiv darf keine Plastikordner oder Akten des Unternehmens entgegennehmen.

Die Liste der Dokumente, die in der Deckung für Beamte gebunden werden müssen, wird durch die Gesetzgebung des Landes geregelt. Für andere Arbeitnehmergruppen wird ihre Liste durch lokale Gesetze des Unternehmens festgelegt.

Nur die Dokumente von größter Bedeutung werden in die Personalakte des Mitarbeiters aufgenommen, ebenso wie die Unternehmenspapiere für eine lange Aufbewahrungszeit - mindestens 75 Jahre.

In diesem Zusammenhang sollte man Akte, die für weniger als diesen Zeitraum gespeichert werden müssen, nicht einreichen. Dies gilt beispielsweise für Mitteilungen über den Beginn eines Urlaubs, einen Antrag auf dessen Gewährung sowie Anordnungen für die nächsten Ruhezeiten, die gesondert im Register hinterlegt werden. Ihre Haltbarkeit beträgt nur fünf Jahre.

Phase 3. Ausfüllen von Dokumenten.

Nur der Personalspezialist, der im Auftrag der Unternehmensleitung mit der Durchführung all dieser Maßnahmen beauftragt wurde, kann die Personalakte eines Mitarbeiters nach Muster erstellen, nummerieren, inventarisieren, Anpassungen vornehmen, schließen und Dokumente an das Archiv übergeben.

Nur dieser Mitarbeiter hat Zugriff auf die Personalakten der Mitarbeiter, und falls sich herausstellt, dass personenbezogene Daten offengelegt werden, ist er verantwortlich.

Zu den Amtspflichten eines solchen Sachverständigen gehört auch das Kennenlernen einer unterschriebenen Person mit seiner Personalakte, in der Regel findet dieses Verfahren mindestens einmal im Kalenderjahr statt.

Phase 4. Erstellen eines Inventars.

Alle Dokumente in der Personalakte des Mitarbeiters müssen nach dem Eingangsdatum geordnet, nummeriert, beschrieben und geheftet werden.

Werden die persönlichen Buchhaltungsunterlagen in einem Kartonumschlag gesammelt, kann das interne Inventar auf der Rückseite des Titelblatts platziert oder zuletzt abgelegt werden. Der Name des Dokuments wird oben angezeigt. Im Folgenden wird im Nominativ der vollständige Name des Arbeitnehmers vorgeschrieben. Das interne Inventar enthält folgende Positionen, in denen Daten entsprechend ihrem Namen erfasst werden:

• № p / p - laut dem Journal für die Buchhaltung der Personalakten der Mitarbeiter;
• Dokumentenindex - wird nach der Nomenklatur der Fälle erstellt;
• Datum des Dokuments - die numerische Bezeichnung des Ausstellungsdatums in arabischen Ziffern;
• Titel des Dokuments - sein Name (Zertifikat, Diplom, Bestellung);
• die Nummer der Hüllenblätter ist eine digitale Bezeichnung gemäß der Nummerierung, die auf diesem Dokument angebracht ist;
• Aufnahmedatum - das Kalenderdatum seines Erscheinens in den Fallmaterialien;
• Hinweis - wird verwendet, um Informationen zu korrigieren, beispielsweise wird das Original oder eine Kopie markiert.

Unten ist in Worten und Zahlen die Anzahl der Dokumente und Seiten des Inventars der Personalakten angegeben. Anschließend werden alle Daten durch die Unterschrift mit der Entschlüsselung der zuständigen Fachkraft beglaubigt und das Datum angebracht.

• Ernennung eines Direktors für die Position: Regeln und Dokumente

Was ist in der Verwaltung der Personalakten der Mitarbeiter enthalten?

Das Verfahren zur Führung von Personalakten der Mitarbeiter besteht aus mehreren Schritten.

1. Registrierung und Abrechnung.

Das Verfahren zur Registrierung und Aufzeichnung von Personalakten der Mitarbeiter wird vom Unternehmen selbst festgelegt. Sie muss in der Anordnung der Organisation, die die Erfassung personenbezogener Daten der Mitarbeiter regelt, im Einzelnen zwingend vorgeschrieben sein.

Normalerweise wird ein Buch oder eine Zeitschrift über die persönlichen Angelegenheiten der Mitarbeiter erstellt. In ihnen wird einem neuen Paket in der Reihenfolge eine Nummer zugewiesen, die anschließend direkt auf dem Ordner selbst angebracht wird. Die Nummerierung der Fälle für das Unternehmen erfolgt ausschließlich nach dieser Zeitschrift.

Das Aktenbuch enthält kurze Informationen zu jedem Personaldokumentenblock, d. h. die ihm zugewiesene Nummer, den vollständigen Namen der Person, das Datum der Erstellung der Personalakte des Mitarbeiters und der Schließung, das kalendermäßige Datum der Feststellung an das Archiv oder Versetzung (wird für Beamte während des Versetzungsverfahrens von einer staatlichen Stelle zu einer anderen durchgeführt).

2. Einführung von Änderungen.

Das Recht auf Berichtigung der Angaben in der Personalakte hat nur der Spezialist des Unternehmens, dem die Geschäftsführung dies zugerechnet hat. Ist ein solcher Mitarbeiter nicht vorhanden, werden Änderungen der Personalien von einem Mitarbeiter vorgenommen, der diese Funktion vorübergehend ausübt und ebenfalls auf Anordnung der Verwaltung ernannt wird.

Es wird empfohlen, Korrekturen in Analogie zu Korrekturen in den Arbeitsbüchern der Mitarbeiter durchzuführen. Beispielsweise wird ein Tippfehler im Namen eines Mitarbeiters auf dem Deckblatt einer Personalakte mit einer horizontalen Linie durchgestrichen und der richtige Buchstabe oben angezeigt. Alle anderen Informationen müssen auf die gleiche Weise korrigiert werden.

Alle Anpassungen erfolgen ausschließlich unter Beifügung einer Kopie des Dokuments und einem Link darauf, beispielsweise zu einer Heiratsurkunde.

3. Lagerung.

Alle Personalakten von Mitarbeitern enthalten personenbezogene Daten. Es sei daran erinnert, dass diese Informationen mittelbar oder unmittelbar mit einer bestimmten oder bestimmbaren Person in Zusammenhang stehen (gemäß Artikel 3 des Bundesgesetzes vom 27.07.2006 Nr. 152-FZ). Der Arbeitgeber ist zwingend verpflichtet, alle Anforderungen zum Schutz personenbezogener Daten einzuhalten. Diese Bedingungen sind in Kap. 14 des Arbeitsgesetzbuches der Russischen Föderation und im Bundesgesetz vom 27. Juli 2006, Nr. 152-FZ.

Personen, die sich der Verletzung der Vorschriften des Gesetzes zum Schutz personenbezogener Daten von Arbeitnehmern schuldig gemacht haben, können auf die folgenden Arten der Haftung gebracht werden:

• disziplinarisch (gemäß Absatz 6 von Art. 81 und Art. 192 des Arbeitsgesetzbuches der Russischen Föderation);
• zum Material (gemäß Artikel 243 Absatz 7 Teil 1 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation);
• zivil- und verwaltungsrechtlich (gemäß den Artikeln 13.11 und 13.14 des Gesetzes über Ordnungswidrigkeiten der Russischen Föderation);
• kriminell (gemäß den Artikeln 137 und 140 des Strafgesetzbuches der Russischen Föderation).

Der Direktor des Unternehmens muss durch entsprechende Anordnung einen Spezialisten ernennen, der für die Verwaltung und Aufbewahrung der Personalakten der Mitarbeiter verantwortlich ist. Gleichzeitig sind Mitarbeiter, die Zugang zu personenbezogenen Daten haben, verpflichtet, diese nicht an Dritte weiterzugeben und ohne Zustimmung des Betroffenen keine Informationen weiterzugeben, soweit das Bundesgesetz nichts anderes vorsieht.

Personalakten von Mitarbeitern sollten an einem Ort aufbewahrt werden, an dem der Zugang für Dritte eingeschränkt ist und es auch unmöglich ist, sie zu stehlen oder zu beschädigen. Zum Beispiel in Tresoren oder Metallschränken. Sie können Fälle alphabetisch, nach Nummerierung oder nach Strukturabteilungen des Unternehmens systematisieren.

Um die Vertraulichkeit personenbezogener Daten zu wahren, haben Mitarbeiter das Recht:

• vollständige Informationen über den Inhalt ihrer persönlichen Dateien und die Verwendung dieser Informationen;
• auf freien Zugang zu ihren Daten, einschließlich des Rechts, Kopien aller in einer Personalakte enthaltenen Aufzeichnungen zu erhalten, mit Ausnahme der Situationen, die in Absatz 8 der Kunst vorgesehen sind. 14 des Bundesgesetzes vom 27.07.2006 Nr. 152-FZ;
• um die Personen zu bestimmen, die die personenbezogenen Daten der Mitarbeiter des Unternehmens schützen;
• für die Zulassung zu medizinischen Dokumenten, die Informationen über den körperlichen Zustand der Mitarbeiter enthalten;
• um unrichtige (oder unvollständige) personenbezogene Daten sowie Informationen, die unter Verstoß gegen die gesetzlichen Bestimmungen verarbeitet wurden, auszuschließen oder zu korrigieren. Wenn die Geschäftsleitung die Aufforderung zum Ausschluss oder zur Berichtigung der personenbezogenen Daten des Arbeitnehmers ablehnt, hat er das Recht, dem Arbeitgeber schriftlich zu erklären, dass er mit der Begründung in dieser Angelegenheit nicht einverstanden ist. Personenbezogene Daten einer Person, die einen wertenden Charakter haben, können durch eine Erklärung ergänzt werden, die seinen eigenen Standpunkt zu diesem Thema widerspiegelt;
• auf die Verpflichtung des Arbeitgebers, alle Personen, denen unrichtige oder unvollständige personenbezogene Daten des Arbeitnehmers mitgeteilt wurden, über alle Ausnahmen, Anpassungen oder Ergänzungen zu informieren;
• gegen rechtswidrige Handlungen / Untätigkeit des Arbeitgebers bei der Verarbeitung und dem Schutz personenbezogener Daten einer Person vor Gericht Einspruch einzulegen.

Personenbezogene Daten eines Mitarbeiters dürfen nur mit seiner schriftlichen Zustimmung an Dritte weitergegeben werden. Eine Ausnahme kann nur in Fällen gemacht werden, in denen die Weitergabe von Informationen über eine Person an Außenstehende erfolgt, um eine Gefährdung ihres Lebens und / oder ihrer Gesundheit zu verhindern, sowie in anderen im Bundesgesetz der Russischen Föderation festgelegten Situationen .

Wie erfolgt die Übergabe der Personalakten der Mitarbeiter an das Archiv

Das Einreichen von Fällen an die Archive ist ein integraler Bestandteil des Workflows. Ihm geht ein spezielles Vorbereitungsverfahren voraus. Wie registriere ich die Personalakte eines Mitarbeiters für die Ablage im Archiv? Das Layout, die Beschreibung der Dokumente, die Eingabe der notwendigen Informationen für die Einlagerung erfolgt durch die Personalabteilung mit methodischer Unterstützung der aufnehmenden Einrichtung. Dieser Prozess besteht aus:

• Ablage / Bindung der Personalakte des Mitarbeiters;
• Überprüfen der Seitennummerierung des Ordners;
• Bildung eines Bewerberbogens;
• Zusammenstellung / Klärung des internen Inventars der Personalakte des Mitarbeiters;
• Anpassen der Details des vorderen Deckblatts des Ordners.

Um die Sicherheit der Personalakten der Mitarbeiter zu gewährleisten, müssen Sie die folgenden Maßnahmen durchführen:

• gruppieren Sie die Personalakten entlassener Arbeitnehmer in einem gemeinsamen Deckblatt, d. h. in einer gemeinsamen Akte, so dass die Seitenzahl 250 Blatt nicht überschreitet. Es ist notwendig, persönliche Materialien zusammenzustellen, indem sie nach den Jahren der Entlassung genäht werden;
• die Mitarbeitermappen innerhalb der Grenzen eines Falles / Bandes in alphabetischer Reihenfolge (nach Nachnamen) platzieren, Dokumente abgrenzen, die sich auf verschiedene Personen beziehen, mit einem weißen Blatt Papier, auf dem der Name der entlassenen Person angegeben ist;
• in jeden gemeinsamen Fall / Band ein internes Inventar zu investieren, das den vollständigen Namen und die Nummerierung der Blätter enthält, innerhalb deren sich die entsprechenden Materialien befinden.

Die Zusendung von Personalausweisen von Mitarbeitern zum langfristigen Sparen erfolgt spätestens 3 Jahre nach deren planmäßiger Erledigung der Bürotätigkeit. Vor dem Versand der Personalakte des Mitarbeiters an das Archiv prüft der Fachlagerist die Vollständigkeit und Kompetenz seiner Übergabevorbereitung. Während des Audits festgestellte Ungenauigkeiten werden von der Personalabteilung des Unternehmens korrigiert. Die Übertragung und der Empfang von Ordnern erfolgt gemäß dem Inventar mit dem Setzen von Markierungen über ihr Vorhandensein.

Die Verwaltung der Personalakten der Arbeitnehmer muss selbstverständlich nach den in unserem Artikel festgelegten strengen Regeln erfolgen, auch von den Arbeitgebern, für die dieses Verfahren nicht obligatorisch ist. Diese Normen gelten jedoch nicht für die Erstellung von Dokumenten, die nicht als „Personalakte“, sondern als „Personalakte“, „Personalakte“, „Dossier“ bezeichnet werden. In diesem Fall muss sich ein Spezialist in der Personalabteilung erinnern:

• in jeder Situation, unabhängig vom Namen, enthalten diese Ordner personenbezogene Daten einer Person, in deren Zusammenhang alle im Arbeitsgesetzbuch der Russischen Föderation festgelegten Bestimmungen zum Schutz personenbezogener Daten eingehalten werden müssen;
• der Arbeitsvertrag eines Spezialisten kann in seiner Personalakte aufbewahrt werden, jedoch auf keinen Fall in einer Akte usw. Ein Vertrag, der nicht in der Personaldokumentation eines Bürgers enthalten war, muss in einer unabhängigen Akte „Arbeitsvertrag mit einem“ Angestellter".

Personalakte des Mitarbeiters in elektronischer Form

Immer mehr Unternehmen stellen auf die elektronische Möglichkeit um, Informationen über ihre Mitarbeiter zu erfassen. Bis heute hat eine beträchtliche Anzahl russischer Unternehmen die Automatisierung der Verwaltung von Personalakten implementiert oder gerade erst damit begonnen. Dies kann nicht als Trendtrend bezeichnet werden, vielmehr werden solche Schritte durch eine dringende Notwendigkeit verursacht. Die Personalakten der Mitarbeiter werden zunehmend elektronisch geführt und gespeichert, also in Datenbanken auf einem PC. Dokumente in Papierform werden weiterhin verwendet, jedoch nur in der Rolle der Rückversicherung.

Die Arbeit mit Personalakten der Mitarbeiter im elektronischen Format ist vor allem bequem. Der HR-Spezialist muss keinen Staub einatmen und den richtigen Ordner suchen. Zu den offensichtlichen Vorteilen elektronischer Akten gehört in dieser Hinsicht das schnelle Auffinden der benötigten Informationen ohne Zeit- und Arbeitsaufwand.

Es ist darauf zu achten, dass nicht alle Aufzeichnungen in einem Computerformat aufbewahrt werden können. Arbeitsbücher sind beispielsweise nicht erlaubt.

Ist die persönliche Unterschrift des Arbeitnehmers im Dokument erforderlich, muss diese ebenfalls in Papierform vorliegen.

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Wie Personalakten entlassener Mitarbeiter geschlossen werden

Wenn ein Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen aufhört, wird sein persönliches Konto zum Zeitpunkt seiner Kündigung geschlossen. Ein solcher Fall muss ordnungsgemäß formalisiert werden. Dazu müssen Sie das Vorhandensein aller Unterlagen und deren Platzierung in der Mappe überprüfen, da die Papiere in chronologischer Reihenfolge sowie der Seitennummerierung angeordnet sein müssen.

Alle verfügbaren Fallmaterialien sind in der internen Inventarliste aufgeführt, die von dem Mitarbeiter, der sie durchgeführt hat, bestätigt werden muss. Darauf wird ein Schlussvermerk gebildet, in dem die Anzahl der darin enthaltenen Dokumente und die Anzahl der Seiten des innersten Inventars, die eine eigene Nummerierung haben, in Zahlen und in Worten angebracht sind.

Ein Bescheinigungsblatt wird auf separatem Papier erstellt, die Form dieses Dokuments ist im Anhang Nr. 9 der Regeln angegeben. Es sagt aus:

• in Zahlen und Worten die Zahl der nummerierten Seiten des Falles;
• die Anzahl der Blätter des internen Inventars des Gehäuses;
• Besonderheiten der Dokumentennummerierung in einem Ordner: Vorhandensein von Buchstabennummern, fehlenden Nummern, Seitenzahlen, auf denen Fotos eingefügt sind, Nummern von nicht standardmäßigen Blättern, Umschlägen mit Anhängen und die Anzahl der darin eingelegten Blätter;
• das Vorhandensein bei gedruckten Exemplaren von Prospekten mit der darin enthaltenen Seitenzahl, wenn sie nicht in der allgemeinen Bruttonummerierung des Falles vermerkt wurden.

Die Unterschrift des Mitarbeiters, der es ausgestellt hat, wird auf dem Bescheinigungsblatt angebracht. Alle weiteren Anpassungen im Aufbau und Zustand der Mappe (Beschädigung oder Ersatz der Originaldokumentation) sind in diesem Dokument mit Verweis auf das entsprechende Gesetz vermerkt.

Außerdem wird die Personalakte des Mitarbeiters gestickt. Außerdem ist am Ende jedes Ordners ein Bestätigungsblatt und am Anfang ein internes Inventar beigefügt. In einer Situation, in der diese Dokumentation nicht am Koffer angebracht war, wird das Inventar auf die Innenseite des vorderen Umschlags der Mappe geklebt und das Zertifizierungsblatt wird über das Inventar für den oberen Teil des Blattes geklebt.

Auf der Titelseite des Falles wird dann der Tag des Abschlusses angegeben, dh das genaue Datum der Erteilung der Anordnung zur Entlassung des Arbeitnehmers und die Aufbewahrungsfrist für personenbezogene Daten. Die Sparzeit wird ab dem 1. Januar des Jahres gezählt, das auf das Jahr der Entlassung des Arbeitnehmers folgt. Gemäß Art. 22.1. Bundesgesetz Nr. 125-FZ vom 22. Oktober 2004 kann die Aufbewahrungsfrist entweder 50 Jahre (wenn die Personalakte nach 2003 erstellt wurde) oder 75 Jahre (wenn der Ordner vor 2003 erstellt wurde) betragen. Vergessen Sie nicht, dass, wenn die Personalakte Dokumente mit unterschiedlichen vorübergehenden Aufbewahrungssystemen enthält, z Archiv, geführt von für den maximalen Zeitraum.

Liegen nicht abgeholte persönliche Dokumente eines Mitarbeiters vor, zum Beispiel ein Arbeitsbuch, ein Militärausweis, werden diese in einen Umschlag gefaltet, der in einer persönlichen Mappe abgelegt wird.

Alle Umschläge mit Anhängen, die in der Personalakte enthalten sind, haben eine eigene Nummerierung. In diesem Fall wird zuerst der Umschlag selbst nummeriert und dann jedes darin enthaltene Dokument mit der nächsten Nummer nummeriert.

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Verantwortung für die Pflege und Aufbewahrung von Personalakten der Mitarbeiter der Organisation

Alle in einer Personalakte gespeicherten Informationen gehören zur Kategorie der personenbezogenen Daten, daher müssen Arbeitgeber die Normen und Anforderungen der einschlägigen Gesetze einhalten.

Nach den Regeln des Art. 14 des Arbeitsgesetzbuches der Russischen Föderation muss die Verwaltung der Personalakten der Arbeitnehmer alle Bestimmungen des Gesetzes zum Schutz personenbezogener Daten N 152-FZ vom 27. Juli 2006 einhalten. Wenn der Direktor des Unternehmens entschieden hat, dass es notwendig ist, Personalakten seiner Mitarbeiter zu führen, ist er verpflichtet, diesen Prozess verantwortungsvoll zu gestalten, um den Verlust personenbezogener Daten zu vermeiden. Es ist daran zu erinnern, dass nach Art. 90 des Arbeitsgesetzbuches der Russischen Föderation können Personen, die sich der Verletzung der Sicherheit personenbezogener Daten schuldig gemacht haben, gemäß dem Gesetz bestraft werden.

Das Gesetz über Ordnungswidrigkeiten der Russischen Föderation sieht eine Strafe für die Nichteinhaltung der Anforderungen an den Prozess der Speicherung und Verwendung personenbezogener Daten von Mitarbeitern vor. In Kunst. 13.11 des oben genannten Kodex für einen solchen Verstoß werden Geldstrafen verhängt:

• für einen Beamten - von 500 bis 1.000 Rubel;
• Unternehmen - von 5.000 bis 10.000 Rubel.

Wurde bei einem Mitarbeiter, der Zugang zur personenbezogenen Datenbank hat und der an der rechtswidrigen Sammlung und Verbreitung von in seiner Akte gespeicherten Informationen über das Privatleben einer Person beteiligt ist, ein Amtsmissbrauch festgestellt, so dient Art. 6 Abs. 1 lit. 137 des Strafgesetzbuches der Russischen Föderation, das eine Bestrafung in Form von Geldstrafen und Besserungsarbeit beinhaltet.

Für die Unternehmensleitung reicht es nicht aus, zu wissen, was in den Personalakten des Mitarbeiters enthalten sein sollte, es sollten alle Verfahren ausgearbeitet werden, um das Funktionieren der Abteilung sicherzustellen, die die Registrierung durchführt, neue Informationen eingibt und persönliche Materialien speichert. Solche Aufgaben werden in der Regel von Fachkräften aus der Personalabteilung wahrgenommen, die mit dem Büroarbeitsprozess vertraut sind und den gesamten Verantwortungsbereich verstehen sowie über eine entsprechende Ausbildung verfügen.

Es ist zu beachten, dass die Sicherheit der Mitarbeiterdaten nicht nur durch Mitarbeiter gewährleistet wird, die direkt an der Erstellung der erforderlichen Dokumentation beteiligt sind, sondern auch durch den Geschäftsführer des Unternehmens.

In diesem Zusammenhang wird, um die Weitergabe personenbezogener Daten zu verhindern, ein enger Kreis von Fach- und Führungskräften bestimmt, die Zugang zur persönlichen Buchhaltung haben. Eine vollständige Liste von ihnen mit Angabe der Positionen und vollständigen Namen und Namen sollte durch eine vom Direktor der Organisation unterzeichnete Anordnung erstellt werden.

Auf einem einzigen Portal für die Veröffentlichung von Verordnungsentwürfen erschienen 2 Gesetzesentwürfe, die alle Unternehmen betreffen werden, die personenbezogene Daten von Bürgern verarbeiten und speichern, einschließlich Arbeitgebern. Dem Text des ersten Dokuments nach zu urteilen, müssen die Betreiber bei der Erhebung personenbezogener Daten diese Daten anonymisieren.

Nach Art. 3, die Anonymisierung personenbezogener Daten ist eine Reihe von Maßnahmen, die es Ihnen ermöglichen, die Zugehörigkeit von Informationen zu einem bestimmten Subjekt teilweise zu verbergen: Ohne zusätzliche Informationen ist es unmöglich herauszufinden, wem die Daten gehören. Jetzt sind solche Maßnahmen nur für staatliche und kommunale Behörden verpflichtend, aber im nächsten Jahr müssen die meisten Unternehmen, einschließlich der Arbeitgeber, die Anforderungen an die Anonymisierung erfüllen.

Die Daten werden gemäß der Roskomnadzor-Verordnung Nr. 996 vom 09.05.2013 anonymisiert, die die Verwendung der folgenden Methoden empfiehlt:

• Austausch eines Teils der Informationen;
• Ändern der Zusammensetzung oder Semantik von Daten;
• Vermischung (Umordnung) einzelner Datensätze oder Datensatzgruppen, die es nicht ermöglichen, einen Zusammenhang zwischen Informationen und bestimmten Themen zu finden.

Für die Nichteinhaltung der Verpflichtung zur Anonymisierung personenbezogener Daten oder die Nichteinhaltung etablierter Anforderungen oder Methoden ist die Einführung einer gesonderten Strafe geplant. Dafür sorgt ein weiterer von Beamten diskutierter Gesetzentwurf. Wenn sie genehmigt werden, weisen sie darauf hin, dass Bürger für einen solchen Verstoß mit einer Geldstrafe von bis zu 1.500 Rubel und Beamte mit bis zu 6.000 Rubel belegt werden können. Einzelunternehmern droht eine Geldstrafe von bis zu 10.000 Rubel und Organisationen - bis zu 30.000.

Wie im Ministerium für Telekommunikation und Massenkommunikation, in dem beide Dokumente entwickelt wurden, erläutert wurde, schlägt das Gesetz über personenbezogene Daten vor, dass nach Erreichen der Ziele der Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten alle Daten vernichtet oder anonymisiert werden müssen. Daher sammeln Unternehmen oft eine Reihe von Informationen an, die irgendwie entsorgt werden müssen. Während für staatliche und kommunale Behörden spezifische Anforderungen und Methoden zur Datenanonymisierung vorgesehen sind, sind diese für andere Betreiber nicht verpflichtend, sodass Unternehmen ihre eigenen Methoden verwenden können. Um diese Situation zu lösen und das Schutzniveau der personenbezogenen Daten der Bürger zu erhöhen, wurde vorgeschlagen, die genehmigten Vorschriften auf alle Betreiber auszudehnen. Und Roskomnadzor wird die Umsetzung der Gesetzgebung kontrollieren.

Was Beamte jetzt über die Speicherung personenbezogener Daten sagen: Bedingungen, unter denen es sicher ist, Kopien von Dokumenten aufzubewahren

Fachleute des Föderalen Dienstes für Arbeit und Beschäftigung weisen darauf hin, dass für private Unternehmen das Verfahren zur Führung einer Personalakte auf gesetzlicher Ebene nicht festgelegt ist. In diesem Zusammenhang schlagen die Beamten vor, sich auf die Vorschriften für die Beziehungen im Bereich der Privatsphäre sowie auf die Erhebung und Speicherung personenbezogener Daten zu konzentrieren.

Rostrud betont, dass es laut Verfassung verboten ist, die personenbezogenen Daten eines Bürgers zu erheben, zu speichern, zu verwenden und zu verbreiten, nur wenn dieser selbst der Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten nicht zugestimmt hat. Ähnliche Normen sind enthalten. In Anbetracht dessen hat der Arbeitgeber, wenn der Arbeitnehmer der Speicherung und Verarbeitung von Informationen zu seiner Person zugestimmt hat, das Recht, Kopien von Dokumenten in der Mitarbeiterakte, insbesondere SNILS, TIN, zu behalten.

Gleichzeitig stellen Beamte klar, dass in Kunst. 86 des Arbeitsgesetzbuches der Russischen Föderation die Zwecke, für die Arbeitgeber die personenbezogenen Daten der Arbeitnehmer verwenden dürfen, sind angegeben. Sie werden verwendet für:

• Sicherstellung der Einhaltung von Gesetzen und anderen Vorschriften;
• Unterstützung bei der Arbeitssuche;
• Bereitstellung von Bildung und Karriereentwicklung;
• Gewährleistung der persönlichen Sicherheit der Mitarbeiter;
• Kontrolle der Quantität und Qualität der ausgeführten Arbeiten und Gewährleistung der Sicherheit des Eigentums.

Aus der Redaktion

Die Liste der Zwecke, für die Arbeitgeber die personenbezogenen Daten der Arbeitnehmer verwenden können, ist geschlossen und Kopien dürfen nicht anderweitig verwendet werden. Zum Beispiel hilft ein Passkopierer beim Ausfüllen der Personalkarte des Mitarbeiters, vielleicht noch ein paar Dokumente mehr, aber dann wird er nicht mehr benötigt. Aber viele Organisationen bewahren der Tradition entsprechend Kopien von Reisepässen und anderen Dokumenten auf, ohne vollständig zu verstehen, warum sie benötigt werden. Und das sogar nach der Entlassung.

Jetzt wird die Speicherung personenbezogener Daten eines Arbeitnehmers "einfach so" mit einer Geldstrafe belegt, und die Arbeitgeber begannen sich Sorgen zu machen: Was tun? Wenn die Organisation solche Dokumente wirklich benötigt, vereinbaren Sie dies mit der LNA, holen Sie die Zustimmung zur Aufbewahrung ein und seien Sie dann bereit, den Inspektoren zu erklären, wofür sie verwendet werden.

Strafen bei Nichteinhaltung des Gesetzes

Ist es möglich, Kopien von Dokumenten in den Personalakten von Untergebenen aufzubewahren, antworteten die Beamten. Dennoch gibt es in der gerichtlichen Praxis bereits Fälle, in denen die Richter es für unnötig hielten, dass der Arbeitgeber Kopien anfertigte. Insbesondere der Beschluss des Föderalen Antimonopoldienstes des Nordkaukasus-Bezirks vom 11.03.2014 zur Sache Nr. A53-10287 / 2013 besagt, dass es für die Verarbeitung personenbezogener Daten von eingestellten Arbeitnehmern ausreicht, die Angaben mit die Originale, und Passkopien müssen nicht aufbewahrt werden.

Es liegt an Ihnen zu entscheiden, ob Sie Kopien ihrer Personaldokumente in die Akten der Mitarbeiter legen oder nicht. Wir erinnern Sie nur daran, dass für die Verletzung von Normen im Bereich der personenbezogenen Daten eine Bestrafung vorgesehen ist. Für die Verarbeitung personenbezogener Daten in nicht gesetzlich vorgeschriebenen Fällen sowie für die Verarbeitung, die mit den festgelegten Zielen nicht vereinbar ist, können Beamte mit einer Geldstrafe von 5.000-10.000 Rubel und der Organisation mit 30.000-50.000 Rubel belegt werden.

Im Lichte der Ausführungen von Rostrud können Arbeitgeber möglicherweise mit einer Geldbuße nach Ziffer 2 belegt werden. Demnach wird für die Verarbeitung von Informationen ohne schriftliche Zustimmung des Betroffenen die Geldstrafe für Beamte auf 10.000-20.000 Rubel und für Unternehmen auf bis zu 15.000-75.000 Rubel erhöht.

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Hallo! In diesem Artikel werden wir über ein Konzept wie die Personalakte eines Mitarbeiters sprechen.

Heute lernst du:

1. Was wird als Personalakte bezeichnet und in welchen Fällen lohnt es sich, sie aufzubewahren?
2. Welche Dokumente sollten darin enthalten sein?
3. Wie viel und wie man Fälle speichert.

Nicht alle Kategorien von Arbeitgebern sind verpflichtet, Personalakten ihrer Arbeitnehmer zu führen. Aber für die Effektivität des Teammanagements ist es ratsam, sie zu bilden. Wie man es richtig macht, werden wir heute besprechen.

Persönliche Akte: Was ist das und warum aufbewahren

In erster Linie handelt es sich um eine Dokumentation, die die Aktivitäten eines Mitarbeiters an einem bestimmten Arbeitsplatz charakterisiert. Der Fall gilt als eingeleitet, sobald das erste Dokument darin erschienen ist. Die Pflege übernimmt in der Regel die Personalabteilung, seltener die Buchhaltung.

Oft wird eine persönliche Angelegenheit mit einem Arbeitsbuch gleichgesetzt, obwohl dies irrtümlich ist. Die Arbeitsakte enthält im Gegensatz zum Dossier keine Angaben, mit Ausnahme des vergangenen und gegenwärtigen Arbeitsortes.

Die Zusammensetzung der Personalakte ändert und ergänzt sich, wenn eine Person ihre Erwerbstätigkeit ausübt.

Für wen ausstellen

Persönliche Angelegenheiten werden auf jeden Fall mit denen erledigt, die im öffentlichen Dienst beschäftigt sind. Dies ist durch die Gesetzgebung der Russischen Föderation vorgeschrieben. Unternehmer können dieses Thema durch lokale Vorschriften regeln. Und das bedeutet, dass Mitarbeiter der Personalabteilung nur für Schlüsselmitarbeiter Personalakten anlegen können.

Diese Gruppe umfasst:

• Führungspersonal und Personen, die sie ersetzen;
• Chefspezialisten;
• Personen, die für Eigentum und Wertsachen verantwortlich sind;
• Mitarbeiter mit Aussicht auf beruflichen Aufstieg.

Dennoch wäre es sinnvoll, solche Dossiers für alle Mitarbeiter zu erstellen, da sie jederzeit benötigte Informationen über Mitarbeiter wiedergeben.

Wer hat Zugang zum Geschäft

Nur ein Personalreferent oder ein auf Anordnung des Leiters ernannter Buchhalter kann Informationen eingeben und Fälle an das Archiv übermitteln. Wenn vertrauliche Informationen aus dem Fall durchsickern, liegt die gesamte Verantwortung dafür bei dieser Person.

Um solche unangenehmen Situationen zu vermeiden, ist es besser, persönliche Akten in einem speziell dafür vorgesehenen Raum oder in Tresoren und Metallschränken aufzubewahren, auf die Dritte keinen Zugriff haben.

Darüber hinaus ist der Verantwortliche verpflichtet, jeden Mitarbeiter mindestens alle 12 Monate mit seiner Personalakte vertraut zu machen.

Übermittlung von Fällen an Strafverfolgungsbehörden

Bei Bedarf und auf Anfrage können den Strafverfolgungsbehörden Papiere aus den Personalakten der Mitarbeiter zur Verfügung gestellt werden.

Registrierung einer Personalakte

Sehen Sie sich ein kurzes Video zur Erstellung der Personalakte eines Mitarbeiters an und alles wird klar:

Bevor wir über die Führung persönlicher Angelegenheiten sprechen, wollen wir näher darauf eingehen, wie man sie richtig arrangiert. Die Entstehung des Falles beginnt mit dem Datum der Einstellung einer Person und dauert bis zum Zeitpunkt ihrer Beschäftigung. Es ist besser, für jeden Fall einen separaten Ordner oder zumindest eine Datei zu nehmen.

Wenn ein Mitarbeiter der Personalabteilung eine Personalakte erstellt, sollte er Folgendes beachten:

• Es ist besser, die Originale von Dokumenten durch Fotokopien zu ersetzen, um den Verlust des Originals eines wichtigen Dokuments zu vermeiden (es gibt oft Fälle, in denen die Originale von Diplomen verloren gehen und es nicht einfach ist, sie wiederherzustellen);
• Eine Kopie jedes Dokuments ist im Koffer enthalten;
• Dokumentation der vorübergehenden Speicherung und dauerhaften - nicht zusammen gespeichert;
• Es ist besser, dass eine Hülle 4 cm dick nicht überschreitet;
• Es ist besser, Anwendungen am selben Ort wie die Dokumentation zu speichern.

Alle Personalakten sollten auf die gleiche Weise erstellt werden und ein Protokoll über die Personalakten führen, um den Verlust wichtiger Unterlagen zu vermeiden.

Also, ein Beispiel für die Registrierung einer Personalakte:

• Das Deckblatt der Personalakte enthält den Namen und die Initialen des Arbeitnehmers, das Datum der Verfahrenseröffnung;
• Wenn keine separaten Ordner zum Speichern von Fällen vorhanden sind, ist es besser, sie in alphabetischer Reihenfolge in einem Ordner anzuordnen.
• Die Seitenzahl sollte 250 nicht überschreiten;
• Jeder Ordner ist mit einer Fallnummer gekennzeichnet.

Was sollte in der Personalakte des Mitarbeiters stehen

Die Zusammensetzung der Personalakte ist nicht auf der Ebene der Verordnungen geregelt. Es ist streng nur für den Staat zugelassen. Mitarbeiter. Jede Organisation kann die genehmigte Liste verwenden und entscheiden, welche Dokumentation in die Akten ihrer Mitarbeiter aufgenommen werden soll und welche nicht.

Die Liste lautet wie folgt:

• Eine Fotokopie des Reisepasses (meistens die erste Seite, Familienstand und Ort der Registrierung);
• eine Fotokopie eines Diploms, eines Weiterbildungsdokuments usw.;
• Fotokopie von SNILS;
• Wenn der Arbeitnehmer wehrpflichtig ist - eine Kopie des Dokuments, das dies bestätigt;
• Fotokopie;
• Dokumentation über das Bestehen der prophylaktischen Untersuchung und der ärztlichen Untersuchung (sofern dies durch die Tätigkeit des Unternehmens erfolgt);
• Eine Bescheinigung darüber, ob der Bürger vorbestraft ist oder nicht (sofern gesetzlich vorgesehen);
• Eine vom Mitarbeiter persönlich verfasste Bewerbung;
• Autobiographie;
• Beispiel;
• Eine Fotokopie des Arbeitsbuchs;
• Bescheinigungsmaterialien (falls vorhanden);
• Fotos des Mitarbeiters, die regelmäßig aktualisiert werden;
• Bestandsaufnahme der Personalakten.

Diese Liste kann geändert und ergänzt werden, je nachdem, welche Aktivitäten das Unternehmen ausübt und welche Personalpolitik es umsetzt.

Darüber hinaus müssen alle Dokumente in chronologischer Reihenfolge im Fall angeordnet sein: die allerersten, die bei der Einstellung einer Person investiert wurden, dann die, die während ihrer Tätigkeit erschienen sind.

Es ist gesetzlich verboten, Informationen über das Privatleben eines Mitarbeiters, seine Ansichten zu Politik und Religion in den Fall aufzunehmen, wenn er dem nicht schriftlich zugestimmt hat.

Muster und Formulare von Dokumenten für Personalakten

• Fragebogen zur Personalakte
• Interne Bestandsaufnahme der Personalakten
• Titelseite / Deckblatt der Personalakte

Ein Beispiel für das Ausfüllen eines internen Inventars für eine Personalakte und ein Zeveritel-Blatt.

Geschäftsabwicklung

Dieser Prozess umfasst:

• Eintragungen in den entsprechenden Abschnitten vornehmen;
• Das Verfahren zur Rücknahme von Unterlagen, die irrelevant geworden sind oder nicht mehr benötigt werden;
• Überprüfung der Personalakten auf die Sicherheit der Dokumentation;
• als Teil einer Personalakte.

Wenn sich die personenbezogenen Daten eines Mitarbeiters ändern, meldet er dies in der Regel der Personalabteilung. Am besten natürlich schriftlich. Nachdem der Mitarbeiter der Personalabteilung den entsprechenden Eintrag in der Akte vorgenommen hat, wird das Originaldokument an den Mitarbeiter zurückgegeben. Gegebenenfalls müssen Sie eine Kopie des Dokuments erstellen und an die Datei anhängen.

Alle Aufzeichnungen werden nur auf der Grundlage der Originale der Dokumentation oder von notariell beglaubigten Kopien erstellt. Die Eintragungen werden von Hand in schwarzer, blauer oder lila Tinte gemacht, sorgfältig, um Flecken und Korrekturen zu vermeiden. Gegebenenfalls werden die Aufzeichnungen mit dem Siegel der Organisation und der Unterschrift eines Mitarbeiters der Personalabteilung beglaubigt.

Alle im Etui gesäumten Blätter sind nummeriert. Und die Nummerierung spiegelt sich im internen Inventar wider. Ein solches Inventar wird erstellt, um Dokumente zu berücksichtigen, die länger als 10 Jahre aufbewahrt wurden.

Wird die Akte für die Archivierung vorbereitet, werden auch alle Blätter des internen Inventars nummeriert, nur getrennt von den Blättern der Akte.

Registrierungsprotokoll: wie man es pflegt

Es ist notwendig, die Personalakten der Mitarbeiter zu berücksichtigen. Das Standardformular wurde nicht genehmigt, dh Sie können eine Probe aus dem Internet entnehmen oder in einem Geschäft kaufen. Der Inhalt jeder Spalte kann je nach Organisation geändert werden.

Im Journal werden erfasst: Fallnummern, deren Eintrittsdatum, Name und Initialen der Mitarbeiter und weitere Informationen. Wenn eine Personalakte geschlossen wird, wird im Journal eine Notiz gemacht: Sie tragen ein Datum und den Grund ein, aus dem der Fall geschlossen wurde.

Zusätzliche Informationen werden in der Regel in der Spalte „Sonstiges“ oder „Anmerkungen“ eingetragen.

Elektronische Personalakte

Heutzutage haben viele russische Unternehmen Automatisierung implementiert oder mit der Implementierung begonnen. Das kann man kaum als Modefolge bezeichnen, sondern eher als Notwendigkeit. Die Personalakten der Mitarbeiter werden zunehmend in Computerdatenbanken geführt und gespeichert. Papierdokumente werden verwendet, aber meistens als Rückversicherung.

Das Führen und Speichern einer Personalakte in elektronischer Form ist vor allem bequem. Ein Mitarbeiter der Personalabteilung muss keinen Staub schlucken, Dinge verschieben, um das Richtige zu finden. Einer der unbestrittenen Vorteile elektronischer Akten ist daher die Möglichkeit, alles schnell zu finden, ohne Zeit und Mühe zu verschwenden.

Zu beachten ist, dass nicht alle Unterlagen in elektronischer Form geführt werden können, beispielsweise Arbeitsbücher nicht.

Wenn das Dokument die persönliche Unterschrift des Arbeitnehmers enthalten muss, muss es auch in Papierform vorliegen.

Umgang mit Fällen von entlassenen Mitarbeitern

Wenn eine Person aufhört, wird ihr Fall geschlossen, aus der Mappe genommen und genäht. Gleichzeitig ist ein Attestierungsbogen zu erstellen. Es enthält Daten darüber, wie viele Blätter geheftet und nummeriert sind. Außerdem zeigt dieses Blatt an, ob die Akte beschädigte Dokumente enthält, ob neue angehängt wurden.

Das Zeugenblatt ist von innen auf den Deckel des Koffers geklebt. Der Mitarbeiter der Personalabteilung unterschreibt dieses Blatt.

Die Personalakte des Mitarbeiters wird 75 Jahre im Archiv aufbewahrt, bei Führungskräften verlängert sich dieser Zeitraum in der Regel. Wenn jedoch ein Mitarbeiter am letzten Arbeitstag darum bittet, Kopien der erforderlichen Dokumente auszuhändigen, kann dies getan werden, in diesem Fall muss die Datei nicht gespeichert werden und das Archiv wird entladen.

Abschluss

Wenn ja, dürfen Sie keine persönlichen Angelegenheiten für Ihre Mitarbeiter aufbewahren. Obwohl es besser ist, dies zu tun, denn aufgrund der praktischen Erfahrung wird deutlich, dass Sie dank einer persönlichen Angelegenheit sofort die erforderlichen Informationen über den Mitarbeiter erhalten.

Der Unternehmer entscheidet, ob er persönliche Angelegenheiten für seine Mitarbeiter erledigt oder nicht, aber ihre Anwesenheit ist zweifellos ein bedeutendes Plus für jedes Unternehmen.

Nicht alle HR-Spezialisten und ihre Vorgesetzten wissen, dass es Dokumente und sogar deren Kopien gibt, die nicht in der Personalakte des Mitarbeiters aufbewahrt werden können. Für einige Dokumente können Sie eine hohe Geldstrafe erhalten, da sie personenbezogene Daten enthalten, die nicht mit der Wahrnehmung von Amtspflichten zusammenhängen.

Was ist passiert?

Rostrud erinnerte HR-Spezialisten daran, dass nicht alle Dokumente in den Personalakten der Mitarbeiter gespeichert werden können. Und es ist nicht notwendig, persönliche Angelegenheiten selbst zu erledigen: Es gibt keine solche Anforderung in der Gesetzgebung. Wenn der Fall jedoch noch geöffnet ist, müssen darin direkt arbeitsbezogene Unterlagen aufbewahrt und die Anforderungen an den Schutz personenbezogener Daten nicht vergessen werden. Insbesondere hat die Organisation nicht einmal das Recht, eine Kopie des Reisepasses aufzubewahren.

Die Zusammensetzung der Personalakte: Was kann und was nicht gespeichert werden

Gesetzlich ist die Zusammensetzung der Personalakte in der Personalabteilung sowie die Liste der Dokumente, die die Organisation speichern kann, in keiner Weise geregelt. In der Regel bewahren Unternehmen die selbst erstellten Dokumente auf:

• Arbeitsvertrag;
• Arbeitsaufträge und andere Veranstaltungen;
• Angestelltenprofil;
• unbedingt ein Arbeitsbuch.

Aber auch bei einer Stellenbewerbung bringt der Arbeitnehmer noch andere Dokumente mit: ein Diplom, SNILS, eine Zuordnungsbescheinigung einer TIN, einen Reisepass, einen Militärausweis. Ist es möglich, Kopien dieser Dokumente anzufertigen und auch in einer Personalakte aufzubewahren, damit sie immer griffbereit sind? Der Gesetzgeber und Rostrud sagen eindeutig: „Nein“. Möchte der Personalreferent also beispielsweise für die Aufbewahrung einer Kopie der Heiratsurkunde eines Arbeitnehmers kein Bußgeld erhalten, müssen diese Papiere aus der Personalakte gestrichen und den Arbeitnehmern ausgehändigt werden.

Insbesondere Verletzung der Auflagen Bundesgesetz vom 27.07.2006 Nr. 152-FZ"Über personenbezogene Daten" ist die Speicherung von Dokumenten, die sich nicht direkt auf die Arbeit eines Bürgers beziehen. Immerhin nach den Normen Artikel 86 des Arbeitsgesetzbuches der Russischen Föderation:

Bei der Bestimmung von Umfang und Inhalt der verarbeiteten personenbezogenen Daten eines Arbeitnehmers sollte sich der Arbeitgeber an Die Verfassung der Russischen Föderation, diesem Kodex und anderen Bundesgesetzen.

Damit kann seiner Meinung nach auch der überflüssige Inspektor Roskomnadzor feststellen. Tatsächlich besagt Artikel 5 des Bundesgesetzes über personenbezogene Daten ausdrücklich, dass personenbezogene Daten in Bezug auf die angegebenen Zwecke ihrer Verarbeitung nicht redundant sein sollten. Sie können dafür erforderliche Dokumente Dritter (Geburtsurkunden, Heiratsurkunden etc.) anfordern, jedoch keine Kopien davon aufbewahren. Gleichzeitig unterstützen die Gerichte diese Position (Beschluss des Gerichtsbezirks Kirovsky der Stadt Astrachan vom 24. Mai 2012 in der Sache Nr. 5-244 / 2012, Beschluss des Schiedsgerichts des nordkaukasischen Bezirks vom 21. April , 2014 im Fall Nr. A53-13327 / 2013 usw.).

Verantwortung für Verstöße

Für das Anhängen von Dokumenten an die Personalakte von Arbeitnehmern, die der Arbeitgeber nicht aufbewahren darf, ist gemäß Teil 1 ein Ordnungsgeld vorgesehen Artikel 13.11 des Verwaltungsgesetzbuches... Seine Größe kann 50 Tausend Rubel erreichen. Eine vollständige Liste möglicher Strafen sieht wie folgt aus:

• eine Warnung;
• die Verhängung einer Geldbuße gegen Bürger in Höhe von 1.000 bis 3.000 Rubel;
• Verhängung einer Geldbuße gegen Beamte - von 5.000 bis 10.000 Rubel;
• Geldbuße für juristische Personen - von 30 Tausend bis 50 Tausend Rubel.

Gleichzeitig werden die Kontrolleure nicht interessiert sein, was bedeutet, dass der Arbeitgeber nicht durch die Einwilligung des Arbeitnehmers in die Verarbeitung personenbezogener Daten vor Strafe bewahrt wird. Das beweist auch die Gerichtspraxis.