Geben Sie Informationen in Papierform an. Was ist besser, ein Papier- oder elektronisches Tagebuch? Zusammensetzung und Ort der Formulare

Die Vorlage von Steuerberichten ist einer der Schlüsselmomente im Verhältnis der Steuerzahler - Unternehmer und juristische Personen - zu dem von den Steuerbehörden vertretenen Staat. Die Hauptform der Steuerberichterstattung gemäß der Gesetzgebung zu Steuern und Gebühren ist eine Steuererklärung. Mit diesem Dokument kann der Staat wissen, wie viel Steuern der Steuerzahler an das Budget zahlen muss. Und wenn sich der Steuerzahler absichtlich oder ohne Absicht irrt, werden ihn die Steuerbehörden im Namen des Staates korrigieren. Wie man in diesem Artikel richtig sagt.

Wenn eine Steuererklärung erforderlich ist

In der Regel hat jede Steuerart ihre eigene Erklärung. Dennoch muss nicht jeder Steuerzahler Erklärungen ausfüllen und beim Finanzamt einreichen. In einigen Ausnahmefällen erfordert die Steuer keine Erstellung einer Steuererklärung. In anderen Situationen wird es nur bei Bedarf erstellt.

Einzelheiten zu den Regeln für das Ausfüllen einer Steuererklärung gemäß den gesetzlichen Bestimmungen:

Beispielsweise erstellen Unternehmer, die sich im Patentsteuersystem befinden, keine Erklärung. Dies ist direkt im entsprechenden Kapitel der Abgabenordnung der Russischen Föderation vorgesehen. In fast allen Fällen geben Personen, die keine unternehmerischen Tätigkeiten ausüben, keine Erklärungen ab. Wir sprechen hier von zwei Steuern: der Steuer auf das Eigentum von Einzelpersonen und der Steuer auf das Einkommen von Einzelpersonen. Im ersten Fall stehen den Steuerbehörden Informationen über die Eigentümer von Immobilien und deren zur Besteuerung akzeptierten Wert zur Verfügung, da sie mit dem einheitlichen staatlichen Register der Rechte an Immobilien verbunden sind. Im zweiten Fall wird die Berechnung und Quellensteuer für natürliche Personen von Steuerbeamten durchgeführt, dh von Personen, die dieses Einkommen an den Steuerzahler zahlen.

Im letzteren Fall ist jedoch nicht alles so einfach. Manchmal behauptet ein Bürger, Steuerabzüge zu erhalten. Für die Behandlung, Schulung, im Zusammenhang mit dem Kauf oder Bau von Wohnungen und so weiter. In solchen Fällen ist es für den Steuerpflichtigen (es sei denn, er erhält natürlich nur am Arbeitsplatz einen Abzug) erforderlich, eine persönliche Einkommensteuererklärung einzureichen. Eine solche Erklärung ist auch beim Verkauf teurer Immobilien erforderlich, wenn die Einkünfte aus dem Verkauf der Einkommensteuer unterliegen.

Manchmal kann eine bestimmte Steuererklärung nicht eingereicht werden. Aber es ist stattdessen möglich. Eine solche Erklärung kann eingereicht werden, wenn eine Organisation oder eine Einzelperson ihre wirtschaftliche Tätigkeit vorübergehend eingestellt hat und keine Bewegung auf Girokonten hat. Anstatt mehrere "Null" -Rückgaben einzureichen, sieht die Gesetzgebung zu Steuern und Gebühren die Abgabe einer allgemeinen Erklärung vor.

Handelsorganisationen und Unternehmer legen in den allermeisten Fällen Steuererklärungen bei den Steuerbehörden vor. Dies ist auf die Besonderheiten der wirtschaftlichen Tätigkeit dieser Unternehmen zurückzuführen. Die Steuerbehörden können die Indikatoren, an denen sich die Steuerzahler bei der Berechnung der Steuern orientieren, nicht genau kennen, und das Verfahren zur Bestimmung der Steuerbemessungsgrundlage selbst ist kompliziert genug, um auf eine Steuererklärung zu verzichten.

Methoden zur Abgabe von Steuererklärungen

Das Verfahren zum Ausfüllen einer Steuererklärung wird direkt von der vom Steuerpflichtigen gewählten Methode beeinflusst, dieses Dokument beim Finanzamt einzureichen. Es ist anzumerken, dass der Steuerzahler keinesfalls in allen Fällen die Möglichkeit hat, zu entscheiden, wie Steuerberichte an staatliche Behörden weitergeleitet werden sollen.

In der Regel können Sie beim Finanzamt folgende Erklärung abgeben:

• direkte Übermittlung der Erklärung an die Gebietssteuerbehörde,
• abgabe einer Erklärung per Post,

Betrachten wir diese Methoden und wie das Formular und das Verfahren zum Ausfüllen einer Steuererklärung genauer davon abhängen.

Der Steuerpflichtige kann die Erklärung persönlich beim Finanzamt einreichen. Oder ermächtigen Sie Ihren Vertreter dazu. Warum ist es erforderlich, dieser Person eine Vollmacht zu erteilen, die in einigen Fällen notariell beglaubigt ist? Dazu müssen Sie die Steuerbehörde bzw. den Raum, in dem die Steuerzahler bedient werden, aufsuchen und dem Inspektionsbeamten die erforderliche Anzahl von Kopien der Erklärung übergeben. Ein Mitarbeiter der Bundessteueraufsichtsbehörde wird bei Annahme der Erklärung ein entsprechendes Zeichen auf der Kopie des Steuerdokuments anbringen. Persönlich oder durch einen Vertreter kann natürlich nur eine schriftliche Erklärung abgegeben werden. Und nur, wenn die Gesetzgebung zu Steuern und Gebühren eine solche Form der Abgabe einer Erklärung vorsieht. Was nicht in allen Fällen der Fall ist.

Per Post, dh durch Übergabe eines Umschlags mit einer Erklärung bei der nächstgelegenen Post. Auf diese Weise können Sie nur eine Papiererklärung einreichen. Die elektronische Einreichung von digitalen Medien, Discs oder Disketten mit einer Erklärung ist nicht möglich. Die Bestätigung der Zustellung der Erklärung erfolgt durch eine von der Post abgestempelte Quittung.

Die Einreichung von Steuerberichten in elektronischer Form ist eine relativ neue Methode. Gleichzeitig wird es immer mehr genutzt. Und wahrscheinlich wird diese Methode bald praktisch die einzige sein, selbst für Einzelpersonen. Die jüngsten steuerrechtlichen Trends belegen dies.

Bei der elektronischen Methode zum Einreichen einer Steuererklärung können Sie zwei Arten angeben:

• berichterstattung über Telekommunikationskanäle,
• nutzung des Online-Dienstes des Steuerdienstes.

Unternehmer und juristische Personen übermitteln über die sogenannten Telekommunikationskanäle ihre Berichte. Für einige ist dies eine freie Wahl. Für andere ist dies bereits gesetzlich vorgeschrieben.

Um diese Methode der Steuerberichterstattung anwenden zu können, muss eine Vereinbarung mit einem spezialisierten Betreiber der elektronischen Dokumentenverwaltung geschlossen werden. Oder wenden Sie sich an eine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, die Steuererklärungen für einen Unternehmer erstellt und diese dem IFTS vorlegt. Dementsprechend und Buchhaltung. Ein solches Unternehmen muss einen eigenen Vertrag über die Nutzung von Dienstleistungen für die Übermittlung von Berichten an das Finanzamt und über außerbudgetäre Mittel haben. Über ein solches System werden übrigens Berichte an die Leichen von Rosalkogolregulirovanie und Rosstat übermittelt.

Eine Steuererklärung in elektronischer Form ist eine XML-Datei, die digitale Indikatoren und Informationen zur Form einer Steuererklärung enthält.

Bisher können nur Einzelpersonen den Service eines persönlichen Kontos nutzen. Es ist jedoch wahrscheinlich, dass Unternehmern, die sich in vereinfachten Steuersystemen befinden, bald solche Möglichkeiten geboten werden. Ein solcher Dienst ähnelt in der praktischen Anwendung Internet-Banking und elektronischen Regierungsdiensten. Hier können Sie Ihre Steuerobjekte einsehen, Steuerschulden bezahlen, das Verfahren zur Prüfung eines Antrags auf Steuerabzug einsehen und natürlich eine Steuererklärung ausfüllen.

Steuererklärung auf Papier (Papierformular)

Wie bereits erwähnt, ist Papier die am häufigsten anzutreffende Form der Steuererklärung. Es wird immer noch von Einzelpersonen, einschließlich Unternehmern, verwendet. Es geht darum, eine Erklärung auf Papier zu verfassen. Sie können eine solche Erklärung folgendermaßen ausfüllen:

• die Formulare werden von Hand auf das Formular gesetzt.
• in einem der universellen Office-Programme (Word, Excel),
• verwenden eines speziellen Programms zum Ausfüllen einer Erklärung für eine bestimmte Steuerart,
• durch ein universelles Buchhaltungsprogramm, zum Beispiel 1C.

Sie können von Hand mit einem blauen oder schwarzen Stift ausfüllen. Einige Regeln zum Ausfüllen von Erklärungen für bestimmte Arten von Steuern schlagen die Möglichkeit vor, die Erklärung mit einem Stift mit einer Paste und auch lila auszufüllen.

Formulare für Erklärungen sind kostenlos beim Finanzamt erhältlich. Es ist jedoch viel bequemer, das Formular der erforderlichen Erklärung auf unserer Website herunterzuladen. Solche Formulare können zu Hause am Computer ausgefüllt und zum Finanzamt oder zur Post gebracht werden.

Wenn der Steuerpflichtige jedoch beim Ausfüllen einer Steuererklärung (ihres Formulars) von Hand oder in Office-Programmen Word oder Excel gleichzeitig die Indikatoren der Steuererklärung auf einem Taschenrechner oder Computer berechnen muss, werden bei Verwendung eines speziellen Programms alle Berechnungen von der Maschine durchgeführt.

So erhalten beispielsweise Einkommensteuerzahler ein Programm zum Ausfüllen der Erklärung, das auf der Website des Bundessteuerdienstes der Russischen Föderation heruntergeladen werden kann. Durch Einsetzen der Werte aus dem 2-NDFL-Zertifikat in die dafür vorgesehenen Zellen des Programms erhält der Steuerpflichtige am Ausgang eine ausgefüllte und überprüfte Erklärung, die nur gedruckt und der Inspektion vorgelegt werden muss. Das Programm bietet auch die Möglichkeit, eine Erklärung in Form von 4-NDFL auszufüllen.

Ebenso wurde das Problem der Erstellung einer Erklärung in den Softwareprodukten der 1C Company gelöst. Nur in diesem Fall werden die zur Berechnung der Indikatoren der Steuererklärung erforderlichen Daten direkt aus den Steuerbuchhaltungsregistern entnommen, die in digitaler (elektronischer) Form geführt werden.

Elektronische Steuererklärung (elektronische Steuererklärung)

Das Einreichen einer Erklärung über das Internet bietet ebenfalls zwei Möglichkeiten. Abgabe der Erklärung über das bereits besprochene persönliche Konto des Steuerzahlers und über Telekommunikationskanäle.

Im ersten Fall füllt der Steuerzahler, obwohl nur eine natürliche Person, eine Erklärung auf der Website des Finanzamtes aus, unterschreibt sie mit einem qualifizierten Schlüssel für die digitale Signatur und sendet sie an sein Büro.

Im zweiten Fall wird die elektronische Erklärung in Form einer XML-Datei gesendet, die zuvor aus dem Buchhaltungsprogramm entladen wurde, in dem die Steuer- und Buchhaltungsprogramme ausgeführt werden, und dementsprechend die Erklärung ausfüllt. Diese Methode zur Abgabe einer Steuererklärung wird (in Bezug auf die Zeit) am kostengünstigsten sein und in Zukunft wahrscheinlich eine dominierende Rolle spielen.

Artikel 252 der Abgabenordnung der Russischen Föderation (auch relevant für die "vereinfachte") besagt, dass die steuerlich ausgewiesenen Ausgaben durch Dokumente bestätigt werden müssen, die gemäß den Rechtsvorschriften der Russischen Föderation erstellt wurden. Die Abgabenordnung enthält keine spezifische Liste von Dokumenten, die die dem Steuerzahler entstandenen Kosten bestätigen. Daher ist die Bestätigung von Steuerbuchhaltungsdaten das Hauptdokument, das die Anforderungen der Rechnungslegungsvorschriften erfüllt (das Finanzministerium hat in Schreiben vom 22.06.2016 Nr. 03-07-11 / 36393 vom 05.12.2014 Nr. 03-03-06 / 1 / auf diese Nuance hingewiesen 62458). Mit anderen Worten, das „Primäre“ spielt neben der Hauptfunktion - Rechnungslegung und Registrierung der Tatsachen des Wirtschaftslebens - eine wichtige Rolle in der Steuerbuchhaltung. Trotz der Tatsache, dass viele Materialien (auch in unserer Zeitschrift) dem Problem der Registrierung von Primärdokumenten gewidmet sind, stellen sich immer wieder Fragen zu diesem Thema. Wir werden heute einige von ihnen unter Berücksichtigung der Erläuterungen der offiziellen Stellen beantworten.

Regeln für die Verarbeitung von Primärdokumenten

Bei der Erstellung von Primärdokumenten muss eine wirtschaftliche Einheit zunächst die in Art. 1 festgelegten Regeln einhalten. 9 des Bundesgesetzes vom 06.12.2011 Nr. 402-FZ (nachfolgend - Gesetz Nr. 402-FZ). In diesem Artikel wird die Anforderung festgelegt, jeden (!) Fakt des Wirtschaftslebens mit einem primären Buchhaltungsdokument zu formalisieren. Darüber hinaus definiert der genannte Artikel eine Liste der obligatorischen Details, die ein solches Dokument enthalten muss (Abschnitt 2):

titel des Dokuments;

datum der Erstellung des Dokuments;

den Namen der wirtschaftlichen Einheit, die das Dokument erstellt hat;

den Wert der natürlichen und (oder) monetären Messung der Tatsache des Wirtschaftslebens unter Angabe der Maßeinheiten;

den Namen der Position der Person (en), die die Transaktion, den Vorgang getätigt (durchgeführt) hat und die für deren Ausführung verantwortlich (verantwortlich) ist;

unterschriften der Personen, die die Transaktion abgeschlossen haben, des Vorgangs und der für deren Ausführung Verantwortlichen unter Angabe des Nachnamens und der Initialen oder anderer Angaben, die zur Identifizierung dieser Personen erforderlich sind.

Teil 5 der Kunst. 9 des Gesetzes Nr. 402-FZ sieht die Möglichkeit vor, einen Buchhaltungsbeleg in elektronischer Form zu erstellen.

Wesentlicher Moment : Die Rechnungslegungsvorschriften sehen die Möglichkeit vor, primäre Rechnungslegungsunterlagen auf Papier auszustellen und / oder elektronisch. Es stellt sich heraus, dass das Gesetz Nr. 402-FZ erfordert keine gleichzeitige Anwesenheit primäre Papier- und elektronische Dokumente. Mit einem Wort, eine wirtschaftliche Einheit hat das Recht, unabhängig zu wählen, in welcher Form Buchhaltungsunterlagen erstellt und mit Gegenparteien ausgetauscht werden sollen - in Papierform oder in elektronischer Form, da keine von ihnen im Gesetz Nr. 402-FZ als Priorität genannt wird (vorausgesetzt, sie werden erstellt und unterzeichnet mit unter Berücksichtigung der Anforderungen der geltenden Rechtsvorschriften). Zwar unterscheiden sich die Anforderungen der Steuer- und Rechnungslegungsgesetzgebung.

Die Nuancen der Verarbeitung elektronischer Primärdokumente

Damit ein in elektronischer Form erstelltes Dokument einem Papierdokument entspricht, muss es alle erforderlichen Details des primären Buchhaltungsdokuments (die Liste ist oben angegeben) und eine elektronische Signatur (ES) enthalten.

Rückruf: Die derzeitige Gesetzgebung sieht die Verwendung von drei Arten von Unterschriften für die Unterzeichnung elektronischer Dokumente vor - einfache, verstärkte, nicht qualifizierte und verbesserte qualifizierte.

Gemäß Absatz 3 der Kunst. Gemäß Artikel 21 des Gesetzes Nr. 402-FZ sind die Arten der elektronischen Signaturen, die zum Signieren von Buchhaltungsunterlagen verwendet werden, durch die Rechnungslegungsstandards des Bundes festgelegt. Der Standard, dessen Bestimmungen bestimmen würden, welche Unterschrift (von den drei oben genannten) zur Unterzeichnung elektronischer Primärdokumente verwendet werden soll, wurde jedoch noch nicht übernommen. Die aktuelle PBU sagt nichts über die Arten elektronischer Signaturen aus, die zum Signieren von Primärdokumenten verwendet werden müssen.

In dieser Hinsicht erlaubt das Finanzministerium für Buchhaltungs- und Steuerzwecke die Möglichkeit, eine "elektronische" Grundschule zu unterzeichnen irgendein die elektronische Signatur gemäß Gesetz Nr. 402-FZ (siehe z. B. Schreiben Nr. 03-03-06 / 2/53176 vom 12.09.2016).

Für die Rechnungslegung ist diese Annahme der Finanziers vielleicht gerecht.

Beachten Sie:organisation der Aufbewahrung von Buchhaltungsdokumenten, einschließlich primärer Buchhaltungsdokumente, Buchhaltungsregister, die in Form eines mit einer elektronischen Signatur unterzeichneten elektronischen Dokuments erstellt wurden, der vom Finanzministerium der UdSSR vom 29. Juli 1983 genehmigten Vorschriften über Dokumente und Arbeitsabläufe in der Buchhaltung, Nr. 105 (teilweise) nicht im Widerspruch zu den einschlägigen Rechtsakten und anderen Rechtsakten, die später erlassen wurden) und den vom Beschluss des russischen Kulturministeriums vom 31. März 2015 Nr. 526 genehmigten Regeln (siehe Anhang zum Schreiben des russischen Finanzministeriums vom 22. Januar 2016 Nr. 07-04-09 / 2355).

Aber nicht für die Steuerbuchhaltung. Zu diesem Thema sollte man die jüngsten Klarstellungen der Beamten des Finanzministeriums im Schreiben vom 20.12.2017 Nr. 03-03-06 / 1/85248 berücksichtigen. Sie betonten das beziehungen im Bereich der Verwendung elektronischer Signaturen bei der Ausführung von zivilrechtlichen Transaktionen geregelt durch Bundesgesetz Nr. 63-FZ vom 06.04.2011. Somit sind die Bedingungen für die Anerkennung elektronischer Dokumente, die von ES als gleichwertig mit Papierdokumenten zertifiziert wurden, die die handschriftliche Unterschrift der Personen enthalten, die sie ausgestellt haben, in Art. 4 definiert. 6 des Gesetzes Nr. 63-FZ.

Beispielsweise folgt aus Abschnitt 1 des genannten Artikels, dass ein elektronisches Dokument signiert ist qualifizierte ES , zur Ausführung oder Benachrichtigung genommen auf Augenhöhe mit Papierdokument in fast allen Fällen , mit Ausnahme einer Situation, in der die Anforderung, ein Papierdokument zu erstellen, in Bundesgesetzen und Rechtsvorschriften verankert ist. Und Klausel 2 definiert die Bedingungen für die Anerkennung eines unterzeichneten elektronischen Dokuments einfach oder unqualifizierte elektronische Signatur , entspricht einem Papierdokument in der Vereinbarung zwischen den Teilnehmern der elektronischen Interaktion. Es gibt zwei Bedingungen:

1. Bei Verwendung einfache ES Die Vereinbarung muss die Regeln (Art. 9 des Gesetzes Nr. 63-FZ) zur Bestimmung der Person, die das elektronische Dokument unterzeichnet, sowie die Verpflichtung der Person enthalten, die den einfachen ES-Schlüssel erstellt und (oder) verwendet, um seine Vertraulichkeit zu wahren.

2. Bei Verwendung unqualifizierte elektronische Signatur Die Vereinbarung sollte das Verfahren zur Überprüfung der elektronischen Signatur vorsehen.

Bei der Organisation des elektronischen Dokumentenflusses zwischen dem "vereinfachten" und seinen Gegenparteien haben die Parteien daher das Recht, ihn zu verwenden jede Form elektronische Signatur (zum Beispiel eine einfache elektronische Signatur). Für die Interaktion mit Gegenparteien (Ausführung von Dokumenten für Transaktionen) ist eine solche Unterschrift ausreichend. Zur gleichen Zeit in der Abgabenordnung nicht enthalten Keine zusätzlichen Anforderungen für die Ausführung von Primärdokumenten in elektronischer Form.

Gleichzeitig fälle in welcher Information in elektronischer Form, signiert mit einer einfachen elektronischen Signatur, wird erkannt elektronisches Dokument, Äquivalent ein mit handschriftlicher Unterschrift signiertes Papierdokument, nicht in der Abgabenordnung definiert (siehe Schreiben Nr. 03-03-06 / 1/85248). Aber! Es werden direkt eine Reihe von Fällen genannt, in denen Steuerzahler einen Antrag stellen müssen qualifizierte ES , z.B:

in elektronischer Interaktion mit Steuerbehörden (Versenden von Informationsnachrichten) (Abschnitte 5.1, 7, Artikel 23 der Abgabenordnung der Russischen Föderation);

bei der Übermittlung von Anträgen auf Rückerstattung (Aufrechnung) von Steuern (Artikel 78, 79 der Abgabenordnung der Russischen Föderation);

bei der Einreichung von Steuerberichten Berichte über Versicherungsprämien (Artikel 80 Absätze 1, 5, Artikel 431 Absätze 1 der Abgabenordnung der Russischen Föderation).

Auf der Grundlage der oben genannten Normen kam das Finanzministerium in Schreiben Nr. 03-03-06 / 1/85248 zu dem Schluss, dass ein Dokument, das in elektronischer Form erstellt und mit einer qualifizierten elektronischen Signatur unterschrieben ist, kann ein Dokument sein, das die dem Steuerzahler entstandenen Kosten bestätigt, wenn Bundesgesetze oder andere gesetzliche Rechtsvorschriften keine Verpflichtung zur Erstellung eines solchen Dokuments auf Papier vorsehen.

Bitte beachten Sie: elektronisch Dokument unterschrieben qualifizierte ESist ein ordnungsgemäßer Nachweis der Ausgaben des Steuerpflichtigen, die bei der Besteuerung berücksichtigt werden. Aber nur, wenn die derzeitige Gesetzgebung die obligatorische Erstellung eines Papierdokuments nicht vorsieht.

Auf diese Weise, für Zwecke der Steuerbuchhaltung hat nur eine der drei möglichen ES eine klare Priorität - verbesserte qualifizierte elektronische Signatur ... Dies bedeutet, dass der "Vereinfachte" nicht das Recht hat, die Verwendung dieser oder jener Art elektronischer Signatur für die Steuerbuchhaltung zu wählen.

Beachten Sie:artikel 93 der Abgabenordnung der Russischen Föderation verankert das Recht eines Steuerinspektionsbeamten, der eine Steuerprüfung durchführt, von der geprüften Person die für die Prüfung erforderlichen Unterlagen anzufordern. Gleichzeitig sieht Klausel 2 die Möglichkeit vor, elektronische Dokumente (über TCS-Kanäle) einzureichen. In elektronischer Form können jedoch nur diejenigen Dokumente eingereicht werden, deren Übertragungsformate über die TCS-Kanäle vom Bundessteuerdienst genehmigt wurden (siehe Schreiben des Bundessteuerdienstes von Russland vom 09.02.2016 Nr. ED-4-2 / [E-Mail geschützt]). Zum Beispiel eine Vereinbarung (Vereinbarung, Vertrag), einschließlich Ergänzungen (Änderungen); Abnahmebescheinigung über Arbeiten (Dienstleistungen); Frachtbrief; Frachtbrief (TORG-12). Wenn das elektronische Format für die Übermittlung des einen oder anderen Primärdokuments zur Bestätigung der Ausgaben des Steuerpflichtigen vom Bundessteuerdienst nicht genehmigt wird, wird ein solches Dokument in Form einer beglaubigten Kopie auf Papier eingereicht (siehe Schreiben des Bundessteuerdienstes Russlands Nr. SD-3-3 / 808 vom 29. Februar 2016). ...

Ist Faksimile auf Primärdokumenten legal?

Zuvor wurde erwähnt, dass eine der obligatorischen Voraussetzungen für die Ausführung des Primärdokuments die Unterschrift der Person (Personen) ist, die in Absatz 2 der Kunst vorgesehen ist. 9 des Gesetzes Nr. 402-FZ, in dem der Nachname und die Initialen oder andere Details angegeben sind, die zur Identifizierung dieser Person (en) erforderlich sind. Die Art und Weise der Anbringung einer solchen Unterschrift - von Hand (mechanisch) oder per Fax - ist im Gesetz Nr. 402-FZ nicht festgelegt. Gleichzeitig enthält es kein direktes Verbot der Verwendung einer Faksimile-Signatur bei der Ausführung von Primärdokumenten. Schließlich ist der Vorteil der letztgenannten Methode unbestreitbar, insbesondere in einer Situation, in der der Steuerzahler täglich eine große Anzahl von Primärdokumenten erstellen muss.

Für ein inhaltliches Gespräch halten wir es für sinnvoll, zu erklären, was ein Faksimile ist. Beispielsweise wird in der Resolution des Präsidiums des Obersten Schiedsgerichts der Russischen Föderation vom 27. September 2011 Nr. 4134/11 der Begriff "Faksimile" als Klischee definiert, dh als genaue Reproduktion einer Unterschrift mittels Fotografie und Druck. In Abschnitt 2 der Anweisung zum Verfahren für die Herstellung, Abrechnung, Lagerung und Vernichtung von Siegeln, Stempeln und Faksimiles sowie deren Ausstellung und Verwendung im System des russischen Innenministeriums heißt es, dass das Faksimile ist analog zu Original persönliche Unterschrift der Person mit mechanischen Mitteln gemacht.

Die Aufsichtsbehörden lehnen im Allgemeinen die Verwendung von Faxen für Primärdokumente ab. Eine weitere Erinnerung daran wurde in dem jüngsten Schreiben des russischen Finanzministeriums vom 08.12.2017 Nr. 03-03-06 / 1/81951 gemacht. In dem Schreiben vom 13. April 2015 Nr. 03-03-06 / 20808 haben die Finanziers bereits darauf hingewiesen, dass die derzeitige Gesetzgebung die Verwendung einer Faksimile-Unterschrift bei der Erstellung von Primärdokumenten nicht vorsieht. Sie müssen von der verantwortlichen Person unterschrieben werden.

Die Beamten begründen ihr Verbot jedoch in keiner Weise, sie bestehen nur darauf, dass das Dokument enthalten sollte persönlich Unterschrift der Person, die es ausgestellt hat. Zwar war die Erwähnung der persönlichen Unterschrift in Art. Enthalten. 9 des Gesetzes Nr. 129-FZ - der Vorgänger des Gesetzes Nr. 402-FZ. Im gegenwärtigen normativen Akt wird über die Unterschrift gesprochen, ohne ihre Identität zu erwähnen. Der Hinweis auf die abgelaufene Norm stört die Finanziers jedoch überhaupt nicht.

Selbst wenn die Anweisungen zur Verpflichtung einer persönlichen Unterschrift auf dem Dokument in Absätzen. 7 S. 2 art. 9 des Gesetzes Nr. 402-FZ kann diese Angabe unserer Meinung nach (unter Berücksichtigung der obigen Definitionen des Begriffs "Faksimile") nicht eindeutig so ausgelegt werden, dass die Unterschrift mit der eigenen Hand oder mechanisch angebracht werden muss.

Es ist kein Zufall, dass sich die Rechtspraxis in dieser Frage nicht eindeutig entwickelt.

Beispielsweise ist in der Entscheidung Nr. 307-KG17-1822 der RF-Streitkräfte vom 29. März 2017 für den Fall Nr. A42-3320 / 2015 die Möglichkeit der Verwendung einer Faksimile-Signatur für die Ausstellung einer "primären" Unterschrift angegeben. Das Fehlen eines Verbots der Faksimile-Reproduktion von Unterschriften auf Primärdokumenten in der Steuergesetzgebung ist im Dekret des AC BBO vom 09.02.2016 Nr. F01-6109 / 2015 in der Rechtssache Nr. A29-3865 / 2015 angegeben.

Es gibt jedoch Rechtsakte, die besagen, dass mit Faxen unterzeichnete Primärdokumente nicht als Dokumente betrachtet werden können, die gemäß den Rechtsvorschriften der Russischen Föderation erstellt wurden. Daher haben die Schiedsrichter des AS MO in der Entschließung vom 06.04.2015 Nr. F05-3258 / 2015 in der Rechtssache Nr. A40-4051 / 14 festgestellt, dass die Verwendung von Faksimiles nicht für die ordnungsgemäßen Methoden zur Verarbeitung von Dokumenten für die Primär- und Steuerbuchhaltung gilt. Sie werden von den Richtern des AC MO bestätigt, die im Dekret vom 05.10.2016 Nr. F05-5570 / 2016 in der Rechtssache Nr. A40-5400 / 15 angegeben haben, dass die Rechnungslegungsvorschriften sehen ein direktes Verbot der Verwendung der Faksimile-Reproduktion der Unterschrift des Kopfes bei der Verarbeitung von Primärdokumenten vor, die finanzielle Konsequenzen haben.Die Tatsache, dass Buchhaltungsunterlagen die persönlichen Unterschriften der betreffenden Personen enthalten müssen, wird auch in der Entschließung der CA UO vom 19. August 2016 Nr. F09-7693 / 16 in der Rechtssache A71-6027 / 2015 (gemäß der Definition der RF-Streitkräfte vom 19. Dezember 2016 Nr. 309-KG16) berichtet -16803 bestätigt).

Wir fügen unsererseits hinzu, dass die Tatsache, dass Primärdokumente mit einer Faksimile-Unterschrift versehen werden, keine ausreichende Grundlage für die Behauptung sein kann, dass es keine dokumentarischen Beweise für die dem Steuerzahler entstandenen Kosten gibt. In jedem Fall werden die Steuerbehörden solche Dokumente beachten (siehe beispielsweise den Beschluss des Zentralen Organisationskomitees vom 16.11.2017 Nr. F10-4607 / 2017 in der Rechtssache Nr. A09-15640 / 2016).

Beachten Sie:für die Erstellung von Steuerbuchhaltungsdaten sind ordnungsgemäß erstellte Dokumente erforderlich, die die durch die "vereinfachte" entstandenen Kosten bestätigen. In dieser Hinsicht ist es für den "Vereinfachten" sicherer, eine "lebende" persönliche Unterschrift auf Primärdokumenten anzubringen, da sonst möglicherweise Ansprüche der Steuerbehörden geltend gemacht werden und seine Position vor Gericht verteidigt werden muss.

Primärdokumente: "kann nicht ersetzt werden"

In dem Schreiben vom 23.10.2017 Nr. 03-03-10 / 69280 stellte das Finanzministerium fest, dass das Gesetz Nr. 402-FZ nicht vorgesehen vollständiger Ersatz des zuvor für die Buchhaltung akzeptierten primären Buchhaltungsbelegs durch einen neuen, korrekten Beleg bei Fehlern im primären Beleg. Es gibt jedoch auch kein Verbot solcher Maßnahmen. Übrigens verbietet die Abgabenordnung auch nicht, fehlende Informationen in Primärdokumente einzugeben und zu korrigieren, indem sie gemäß den gesetzlichen Bestimmungen vollständig durch neue Dokumente mit denselben Details ersetzt werden. Die AS PO hat in der Entschließung Nr. F06-20469 / 2017 vom 24. Mai 2017 zu Fall Nr. A72-5811 / 2016 auf diese Nuance hingewiesen.

Die Schiedsrichter halten eine solche Substitution für möglich. In der Entscheidung des neunzehnten Schiedsgerichts vom 21. Februar 2013 in der Rechtssache A64-3569 / 2012 heißt es daher: Das Gesetz (in diesem Fall handelt es sich um das Gesetz Nr. 129-FZ) schließt das Recht des Subjekts und seiner Gegenparteien, Korrekturen an den erstellten Hauptdokumenten vorzunehmen, nicht aus Dies verstößt gegen das festgelegte Verfahren oder enthält ungenaue Informationen über abgeschlossene Geschäftsvorfälle und verbietet dem Unternehmen nicht, die Inkonsistenz von Primärdokumenten mit den Anforderungen der Rechnungslegungsvorschriften zu beseitigen, indem Korrekturen an einem falsch erstellten Dokument vorgenommen, es erneut ausgestellt, durch ein Dokument ersetzt werden, das gemäß dem festgelegten Verfahren erstellt wurde, und die neu ausgestellten Primärdokumente bei der Steuerbehörde eingereicht werden oder an das Gericht, um die Rechtmäßigkeit der entstandenen Kosten zu belegen.

Wenn es sich also nicht um einen Ersatz handelt, ist eine Anpassung und Korrektur des "Primär" möglich. Ein ähnliches Fachrecht ist in Ziffer 7 der Kunst verankert. 9 des Gesetzes Nr. 402-FZ. Die gleiche Regel besagt, dass nicht jedes Dokument korrigiert werden muss. Beispielsweise ist es unmöglich, Bargeld- und Bankdokumente zu ändern (Ziffer 4.7 der Verordnung Nr. 3210-U der Bank von Russland vom 11. März 2014, Ziffer 16 der Vorschriften über Rechnungslegung und Finanzberichterstattung in der Russischen Föderation).

Gleichzeitig wird der Mechanismus für Korrekturen an den Primärdokumenten in Absatz 7 der Kunst. 9 des Gesetzes Nr. 402-FZ nicht klar formuliert (was schließlich zum Grund für Streitigkeiten über das Verfahren zur Korrektur des "Primärdokuments" wurde), legt nur die Mindestanforderungen für den Inhalt des korrigierten Primärdokuments fest. Tatsächlich enthält dieser Absatz die Grundregeln für die Korrekturmethode für Korrekturen, die im Abschnitt angegeben ist. 4 Vorschriften zu Dokumenten und Arbeitsabläufen in der Rechnungslegung (im Folgenden: Vorschriften) - Korrekturen müssen mit einem Datum ihrer Einführung und Informationen über die Person, die sie vorgenommen hat, versehen sein.

Das Fehlen eines detaillierten Verfahrens zur Korrektur von primären Rechnungslegungsdokumenten im Gesetz Nr. 402-FZ ermöglicht es den Probanden, solche Regeln selbst zu entwickeln und in der Rechnungslegungsrichtlinie festzulegen. In der Praxis gibt es zwei übliche Methoden, um Korrekturen an der "primären" vorzunehmen.

* Diese Methode ist in Kap. 4 der Verordnungen gilt für manuell oder automatisiert erstellte Dokumente (dh unter Verwendung spezieller Buchhaltungsprogramme, z. B. "1C"). Im letzteren Fall ist dies trotz der elektronischen Methode zum Erstellen eines Dokuments tatsächlich nicht der Fall, da es im Dokumentenfluss des Betreffs als reguläres Papier verwendet wird.

** Diese Methode sollte nicht verwendet werden, wenn zweiseitige Dokumente korrigiert werden, da Änderungen an beiden Kopien vorgenommen werden müssen. Eine einseitige Änderung von Informationen in Primärdokumenten ohne gegenseitige Äußerung des Willens der Parteien verstößt gegen das Gesetz und hat keine rechtlichen Konsequenzen (siehe beispielsweise den Beschluss des Ersten Berufungsgerichts vom 30. Juni 2015 in der Rechtssache Nr. -243-27322 / 2014). Dies ist auch unpraktisch, wenn mehrere Korrekturen am Dokument vorgenommen werden. In diesem Fall ist das Dokument nicht mehr lesbar.

* Die genannte Methode basiert auf der Methode zur Korrektur in Analogie zum genehmigten Verfahren zur Erstellung korrigierter Rechnungen. Der Titel - ein neues (korrigierendes) Dokument - stammt aus den Empfehlungen der Stiftung NRBU BMTs R-41/2013-KpR "Korrekturen in Primärdokumenten". In diesem Fall ist es im Sinne der zu analysierenden Frage und unter Berücksichtigung der mit Rechnungen verwendeten Analogie richtiger, von einem neuen (überarbeiteten) Dokument zu sprechen. Tatsächlich wird mit dieser Methode ein neues Primärdokument erstellt, um das falsche zu ersetzen.

Wesentlicher Moment : Die oben genannten Korrekturen gelten nur für Papier "primär". Fehler in elektronischen Dokumenten können aufgrund der technischen Besonderheiten ihrer Erstellung nicht durch ein Korrekturlesemethode korrigiert werden. Die einzige Möglichkeit, sie zu beseitigen, besteht darin, ein neues (korrigierendes) elektronisches Dokument zu erstellen.

Seit dem 1. Juli 2014 führen Notare notarielle Maßnahmen durch, um die Gleichwertigkeit zu bestätigen:

- ein elektronisches Dokument zu einem Papierdokument;

- Papierdokument zu elektronischem Dokument.

Die Durchführung dieser notariellen Handlungen ist in den Artikeln 103.8, 103.9 der Grundlagen der Notargesetzgebung der Russischen Föderation geregelt.

Bescheinigung über die Gleichwertigkeit eines elektronischen Dokuments mit einem Papierdokument bedeutet die Bestätigung der Identität des Inhalts eines elektronischen Dokuments durch einen Notar mit dem Inhalt eines Dokuments, das einem Notar auf Papier vorgelegt wird.

Ein von einem Notar erstelltes elektronisches Dokument hat die gleiche Rechtskraft wie ein Papierdokument, dessen Gleichwertigkeit von einem Notar bestätigt wird.

Es ist nicht gestattet, die Gleichwertigkeit eines elektronischen Dokuments mit einem Papierdokument in Bezug auf Transaktionen, die in einfacher schriftlicher Form abgeschlossen wurden, sowie Ausweisdokumente zu bescheinigen.

Die Erstellung eines elektronischen Dokuments zur Bestätigung der Gleichwertigkeit mit einem Dokument auf Papier erfolgt durch einen Notar, indem er ein elektronisches Bild des Dokuments auf Papier erstellt und es mit einer qualifizierten elektronischen Unterschrift des Notars unterzeichnet.

Um eine notarielle Handlung durchzuführen, um die Gleichwertigkeit eines elektronischen Dokuments mit einem Papierdokument gemäß Artikel 103.8 der Grundlagen der Notargesetzgebung der Russischen Föderation zu bescheinigen, wird einem Notar von der Person, die diese notarielle Klage beantragt hat, ein Papierdokument vorgelegt.

Auf Papier macht er ein elektronisches Bild des Dokuments, das von der Person eingereicht wurde, die die Bescheinigung über die Gleichwertigkeit des elektronischen Dokuments mit dem Dokument auf Papier beantragt hat.

Ein elektronisches Bild eines Dokuments auf Papier wird als einzelne Bilddatei im PDF-Format erstellt.

Die generierte Datei eines elektronischen Dokuments, bei der es sich um ein elektronisches Bild des Dokuments handelt, enthält eine von einem Notar in elektronischer Form erstellte Bescheinigung.

Das elektronische Bild des Dokuments mit der Zertifizierungsbeschriftung wird mit einer verstärkten qualifizierten elektronischen Signatur signiert und an die Person übermittelt, die die Zertifizierung der Gleichwertigkeit des elektronischen Dokuments mit dem Papierdokument auf eine mit der Person vereinbarte Weise beantragt hat (z. B. per E-Mail auf veräußerlichen Maschinenmedien wie CD / DVD-ROM, Flash-Karten oder andere Speichergeräte).

Die Anforderungen an das Format eines von einem Notar erstellten elektronischen Dokuments werden auf Anordnung des russischen Justizministeriums vom 29. Juni 2015 Nr. 155 genehmigt. Ein elektronisches Dokument wird von einem Notar in Form einer XML-Datei erstellt, die mit einer verstärkten qualifizierten elektronischen Signatur des Notars im PKCS # 7-Format (getrennte elektronische Signatur in DER-Codierung) signiert ist.

Wenn jedoch ein elektronisches Dokument für die Einreichung bei einer Behörde, einer lokalen Regierungsbehörde oder außerbudgetären Mitteln erforderlich ist und ein Rechtsakt Anforderungen für das Format eines solchen Dokuments festlegt, erstellt der Notar ein elektronisches Dokument unter Berücksichtigung dieser Anforderungen in dem geeigneten Format.

Bescheinigung über die Gleichwertigkeit eines Papierdokuments mit einem elektronischen Dokument bezeichnet die Bestätigung der Identität des Inhalts des dem Notar vorgelegten elektronischen Dokuments mit dem Inhalt des vom Notar auf Papier erstellten Dokuments.

Um eine notarielle Handlung durchzuführen, um die Gleichwertigkeit eines Papierdokuments mit einem elektronischen Dokument zu bescheinigen, das in 9 Grundlagen der Notargesetzgebung der Russischen Föderation vorgesehen ist, wird ein elektronisches Dokument von einer Person, die diese notarielle Handlung beantragt hat, einem Notar vorgelegt.

Das dem Notar vorgelegte elektronische Dokument muss mit einer qualifizierten elektronischen Unterschrift unterschrieben sein.

Die Person, von der das Dokument stammt, wird überprüft, seine Zugehörigkeit wird gemäß Bundesgesetz Nr. 63-FZ vom 06.04.2011 "Über elektronische Signaturen" bestätigt.

Der Notar erstellt ein Dokument auf Papier, auf dem eine Bescheinigung angebracht ist. Anschließend wird das Dokument der Person übergeben, die die notarielle Handlung beantragt hat.

Ein von einem Notar erstelltes Papierdokument hat dieselbe Rechtskraft wie ein elektronisches Dokument, dessen Gleichwertigkeit von einem Notar bestätigt wird.

Die notarielle Gebühr für die Bescheinigung der Gleichwertigkeit eines Papierdokuments mit einem elektronischen Dokument oder eines elektronischen Dokuments mit einem Papierdokument beträgt 50 Rubel pro Seite eines Papierdokuments (Artikel 22.1 der Grundlagen der Notargesetzgebung der Russischen Föderation).

Zusätzlich zum notariellen Tarif kann bei der Durchführung der in Betracht gezogenen notariellen Maßnahmen ein Notar für die Erbringung rechtlicher und technischer Dienstleistungen belastet werden.

STAATLICHER DIENST FÜR SCHUTZ, KONTROLLE UND REGELUNG DER NUTZUNG VON EINRICHTUNGEN DER TIERWELT DER ZABAIKAL-REGION
(Staatlicher Jagddienst des Trans-Baikal-Territoriums)

AUFTRAG

Nach Genehmigung des Verfahrens zur Übermittlung von Informationen an den Benutzer der angeforderten Informationen auf Papier
speichermedium oder in Form von Informationen, die auf einem Computerspeichergerät aufgezeichnet sind

Auf der Grundlage des Ordens des staatlichen Jagddienstes des Transbaikal-Territoriums vom 30.12.2016 N 137 abgeschafft.
____________________________________________________________________

Dokument mit Änderungen und Ergänzungen von:
vom 24. Oktober 2012 Nr. 68 (Standard Bank of Legal Information "Russische Gesetzgebung" (www. e-zab.ru) vom 26. März 2013);
im Auftrag des staatlichen Jagddienstes des Transbaikal-Territoriums vom 28. Februar 2013 Nr. 18 (Standard Bank of Legal Information "Russische Gesetzgebung" (www. e-zab.ru) vom 27. März 2013)
___________________________________________________________________________


In Übereinstimmung mit Abschnitt 4 der Regeln für die Erhebung von Gebühren für die Bereitstellung von Informationen über die Aktivitäten staatlicher und lokaler Selbstverwaltungsbehörden, genehmigt durch Dekret der Regierung der Russischen Föderation vom 24. Oktober 2011 Nr. 860,

ich bestelle:

1. Genehmigen des beigefügten Verfahrens zum Übertragen von Informationen der angeforderten Informationen an den Benutzer auf Papier oder in Form von Informationen, die auf einem Computerspeichergerät aufgezeichnet sind.

(2) Das Ministerium für finanzielle und wirtschaftliche Arbeit und Informationsunterstützung (II Pavlenko) stellt sicher, dass die strukturellen Unterabteilungen des staatlichen Jagddienstes des Transbaikalgebiets über die Zahlungsdetails zum Ausfüllen eines Zahlungsdokuments für die Überweisung der Gebühren für die Bereitstellung der angeforderten Informationen informiert werden.

3. Diese Anordnung wird in der elektronischen Ausgabe "The Standard Bank of Legal Information" (Gesetzgebung Russlands) veröffentlicht, die im Informations- und Telekommunikationsnetz "Internet" auf dem offiziellen Portal des Trans-Baikal-Territoriums unter http: //www.zabaykalsky Krai.rf / veröffentlicht ist. Staatlicher Jagddienst des Transbaikalischen Territoriums vom 28. Februar 2013 Nr. 18)

Und über. Kopf
V.M. Kuydin

Das Verfahren zum Übertragen von Informationen an den Benutzer der angeforderten Informationen auf Papier oder in Form von Informationen, die auf einem Computerspeichergerät aufgezeichnet sind

GENEHMIGT
im Auftrag des staatlichen Jagddienstes des Transbaikal-Territoriums
vom 24. August 2012 Nr. 55
(mit vorgenommenen Änderungen
im Auftrag des staatlichen Jagddienstes des Transbaikal-Territoriums
vom 24. Oktober 2012 Nr. 68)

(geändert durch die Anordnung des staatlichen Jagddienstes des Transbaikalischen Territoriums vom 24. Oktober 2012 Nr. 68, siehe Originalfassung)

1. Dieses Verfahren definiert die Regeln für die Übermittlung von Informationen an den Benutzer direkt im staatlichen Dienst zum Schutz, zur Kontrolle und zur Regulierung der Verwendung von Fauna-Objekten des Transbaikal-Territoriums (im Folgenden: Staatlicher Jagddienst des Zabaikalsky-Territoriums) der angeforderten Informationen auf Papier oder in Form von Informationen, die auf einem Computerspeichergerät (Computer Hard) aufgezeichnet sind Festplatte, USB-Stick, Festplattenarray usw.).
2. Nach Eingang der Informationsanfrage eines Benutzers bestimmt die verantwortliche Person der Struktureinheit des staatlichen Jagddienstes des Transbaikal-Territoriums, die die Informationen aufbereitet, die Menge der bereitgestellten Informationen, das Format und das materielle Medium, auf dem die Informationen bereitgestellt werden (Ausdruck, Computerspeichergerät).
3. Wenn die Menge der bereitgestellten Informationen den in Absatz 2 der Regeln für die Erhebung von Gebühren für die Bereitstellung von Informationen über die Aktivitäten staatlicher und lokaler Selbstverwaltungsorgane vorgesehenen Betrag nicht überschreitet, der von der Regierung der Russischen Föderation vom 24. Oktober 2011 Nr. 860 (im Folgenden als Regeln bezeichnet) genehmigt wurde, dann Die angeforderten Informationen werden kostenlos zur Verfügung gestellt und innerhalb von 30 Tagen ab dem Datum der Registrierung der Informationsbenutzeranfrage an den Informationsnutzer gesendet.
4. Stellt die verantwortliche Person bei der Erstellung der Informationen fest, dass das bereitgestellte Informationsvolumen das in Absatz 2 der Geschäftsordnung vorgesehene Volumen überschreitet, so basiert dies auf den Kosten für die Erstellung von Kopien der angeforderten Dokumente und (oder) Materialien sowie auf den Kosten für deren Übermittlung an Post, die eine solche Person vorbereitet, stimmt mit der Abteilung für finanzielle und wirtschaftliche Arbeit und Informationsunterstützung überein und sendet innerhalb von 7 Arbeitstagen ab dem Datum der Registrierung der auf die vorgeschriebene Weise eingegangenen Anfrage den Benutzer der Informationsbenachrichtigung über die Notwendigkeit, eine Gebühr in der festgelegten Höhe für die Bereitstellung von Informationen zu zahlen.
5. In der dem Benutzer über die Informationen gesendeten Mitteilung ist Folgendes anzugeben:
a) Umfang und Format der angeforderten Informationen;
b) die Höhe der Kosten für die Herstellung von Kopien der angeforderten Dokumente und (oder) Materialien, einschließlich der Kosten für ein vom staatlichen Jagddienst des Transbaikalgebiets erworbenes Computerspeichergerät, wenn das entsprechende Gerät nicht vom Informationsnutzer bereitgestellt wird;
c) die Höhe der Gebühr für den vollständigen Versand der angeforderten Dokumente und (oder) Materialien per Post (mit Ausnahme des in Absatz 4 der Geschäftsordnung vorgesehenen Falls);
d) Informationen, die zum Ausfüllen eines Zahlungsdokuments für die Überweisung von Gebühren für die Bereitstellung der angeforderten Informationen erforderlich sind - in der für die Überweisung von Steuern, Gebühren und anderen obligatorischen Zahlungen an das Haushaltssystem der Russischen Föderation vorgeschriebenen Weise;
e) die Frist, innerhalb derer der Nutzer eine Zahlung für die Bereitstellung der angeforderten Informationen leisten muss, wobei die Zeit für die Prüfung des in Artikel 18 des Bundesgesetzes "Über die Bereitstellung des Zugangs zu Informationen über die Tätigkeiten staatlicher Stellen und lokaler Selbstverwaltungsbehörden festgelegten Antrags" nicht überschritten wird.
6. Informationen über die Aktivitäten des staatlichen Jagddienstes des Trans-Baikal-Territoriums, die gegen Entgelt bereitgestellt werden, werden dem Benutzer der Informationen innerhalb von zwei Tagen nach Bezahlung der Bereitstellung dieser Informationen übermittelt (übermittelt).
7. Die Kontrolle über die Zahlung durch den Benutzer für die Bereitstellung von Informationen erfolgt durch die verantwortliche Person.

Vor einigen Jahrzehnten sprachen Fachleute von elektronischen Dokumentenmanagementsystemen und elektronischen Dokumentenarchiven als einer glänzenden Zukunft. Die Realität erwies sich jedoch als schneller als die Vorstellungen darüber. In der Welt finden bedeutende Veränderungen statt, die mit der Einführung von Technologien in verschiedenen Bereichen der Gesellschaft und der Bürger verbunden sind. Die Verbreitung elektronischer Technologien schreitet einfach in großem Umfang voran: Dieser Prozess begann in der Welt in der Anfangsphase erst vor dreißig (in unserem Land zwanzig) Jahren. Alles geschieht zu Lebzeiten einer Generation von Menschen (einschließlich Spezialisten). Im Großen und Ganzen ist der menschliche Faktor und nicht die Technologie oder Gesetzgebung das Haupthindernis für neue Technologien. Und das ist durchaus verständlich: Es ist schwierig, die Ideen und Gewohnheiten der Menschen zu ändern, und meistens ist es einfach unmöglich.

Der moderne Entwicklungsstand der Informationstechnologie bietet beispiellose Möglichkeiten für die Umstrukturierung des Managements und der Geschäftsprozesse für den Übergang vom traditionellen Papier zum elektronischen Dokumentenmanagement. Informationstechnologien sind nicht nur zusätzliche Möglichkeiten, sondern auch bestimmte Schwierigkeiten für ein Unternehmen, eine Institution oder eine Organisation (im Folgenden wird das verallgemeinerte Konzept der "Organisation" verwendet), die sich heute ständig stellen. Die Frage ist jedoch noch nicht geklärt: "Wie können diese Technologien angewendet und die Speicherung von Informationen in elektronischer Form sichergestellt werden?" das Formular in Übereinstimmung mit den in der Russischen Föderation geltenden gesetzlichen Normen für die Erstellung, Speicherung und Verwendung von Informationen? ". In der gleichen Situation gibt es heute viele ungelöste Probleme bei der Archivierung von Informationen in elektronischer Form. Es gibt Archive (Bundesstaat, Gemeinde und Abteilung).

Eines der ersten Probleme im Zusammenhang mit der Organisation der Archivierung elektronischer Dokumente ist die Terminologie: Es besteht darin, eine Antwort auf die Frage zu finden, was eigentlich ein "elektronisches Dokument" ist.

Die Art eines elektronischen Dokuments (ein Dokument auf einem elektronischen Medium, zuvor ein maschinenlesbares Dokument, ein Dokument auf einem Maschinenmedium) und seine Definition werden möglicherweise von Beginn des Auftretens dieses Phänomens an diskutiert. In der Archivbranche wurden diese Streitigkeiten in den 1980er Jahren durch die Aufnahme elektronischer Dokumente in den Archivfonds der UdSSR relevant.

Die Hauptfragen damals und heute waren und sind:

- Sind elektronische Dokumente eine besondere Art der Dokumentation oder eine besondere Form der Erstellung, Speicherung und Präsentation traditioneller Arten von Dokumenten?

- Was sind die Hauptkomponenten elektronischer Dokumente?

- Ist das materielle Medium ein wesentlicher Bestandteil eines elektronischen Dokuments oder ist es nur die „Existenzumgebung“ des Dokuments?

- Kann die codierte Information als elektronisches Dokument in Form einer Folge von Bits (Zustände des elektromagnetischen Feldes) einer Computerdatei betrachtet werden, oder erscheint ein elektronisches Dokument nur, wenn diese Information auf einem Monitorbildschirm reproduziert (decodiert) wird?

- Welche besonderen Details sind in einem elektronischen Dokument enthalten?

- Sind alle Daten, die während des Betriebs eines Computers entstehen oder für dessen Betrieb erforderlich sind, als elektronische Dokumente zu betrachten?

- Welche Kriterien, Zeichen und besonderen Details ermöglichen es Ihnen, elektronische Dokumente von der Gesamtheit der elektronischen Daten zu unterscheiden?

- Sollte die Datenbank als integrales elektronisches Dokument betrachtet werden oder können (auf der Grundlage welcher und in welchen Fällen) einzelne Datensätze in der Datenbank als Dokumente verstanden werden?

- Ist es möglich, das elektronische Originaldokument für lange Zeit aufzubewahren?

- Welche technologischen und organisatorischen Maßnahmen können als Garantien für die Echtheit (Authentizität) und Integrität elektronischer Dokumente angesehen werden?

Auf die meisten dieser Fragen gibt es noch keine eindeutige Antwort. Das Problem der Aufbewahrung von Informationen in elektronischer (digitaler) Form ist eine Herausforderung für Archivare auf der ganzen Welt.

Die Hauptschwierigkeit liegt in der Tatsache, dass solche Informationen für die direkte menschliche Wahrnehmung nicht zugänglich sind, spezielle Medientypen erfordern und ihre Reproduktion spezielle Software und Hardware erfordert. Die Reproduktion eines elektronischen Dokuments ist ein technologischer Prozess zur Umwandlung verschlüsselter Informationen in eine Form, die für eine eindeutige menschliche Wahrnehmung zugänglich ist.

In den letzten Jahren hat sich die Situation beim Einsatz von Informationstechnologie bei der betrieblichen Speicherung von Archivinformationen deutlich geändert. Eine wachsende Anzahl von Organisationen bemüht sich, Elemente des elektronischen Dokumentenmanagements in ihren Aktivitäten zu verwenden. Der Staat widmet dem Problem des Übergangs von Papiertechnologien zur elektronischen Dokumentation und der Organisation der Speicherung von Dokumenten, die mit den neuesten Technologien erstellt wurden, besondere Aufmerksamkeit und aktiviert Maßnahmen zur Nutzung elektronischer Interaktionsformen auf abteilungsübergreifender Ebene. In 2009-2012. Eine Reihe von Regulierungsdokumenten wurde genehmigt, um die Weiterentwicklung des elektronischen Dokumentenmanagements in Regierungsstellen voranzutreiben.

Heute gibt es mehrere strategisch wichtige Richtungen für die Umsetzung der staatlichen Politik im Bereich des Dokumentenmanagements, die in direktem Zusammenhang mit der Entwicklung und weit verbreiteten Implementierung automatisierter Dokumentenmanagementsysteme (ASUD) in Behörden im ganzen Land stehen. Darüber hinaus ist in einigen Bereichen die Arbeit bereits in die praktische Phase eingetreten, es gibt erste erfolgreiche Ergebnisse.

Diese Tendenz wird in der ausländischen Praxis bestätigt. Zum Beispiel sprechen die Erfahrungen der Vereinigten Staaten, Europas, Weißrusslands und der Ukraine auch für das Bestreben des Staates nach einem frühen Übergang zu papierlosen Technologien.

In Russland war der staatliche Archivdienst traditionell an der Organisation der Verwaltungsdokumentation beteiligt. Derzeit kann das Bundesarchivamt keine Koordinierungs-, Kontroll- und Überwachungsfunktionen im Bereich der Dokumentationsunterstützung für das Management ausüben, aber diese Aufgabe wurde auch keiner anderen staatlichen Stelle übertragen. Wer in unserem Land ist verantwortlich für die Überwachung der Sicherheit von Dokumenten, die Bildung von Dokumentenfonds als Informationsressourcen, die Festlegung von Aufbewahrungsfristen für Dokumente und die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen in der Übergangszeit zum elektronischen Dokumentationssystem? Die Frage ist noch offen.

Obwohl elektronische Dokumente schon vor langer Zeit erschienen sind, sind Lösungen auf dem Gebiet ihrer Archivierung noch lange nicht ideal. Die Praxis, die neuesten Technologien in die Büroarbeit einzuführen, zeigt, dass je komplexer und funktionaler Informationssysteme werden, desto mehr neue Engpässe in allen Phasen der Arbeit mit elektronischen Dokumenten im Archiv auftreten. Darüber hinaus ist die Entwicklung der IT nicht immer mit der Modernisierung des Rechtsrahmens synchronisiert. Dies sind beispielsweise rechtliche Aspekte im Zusammenhang mit der Speicherung elektronischer Dokumente: Eigentums- und geistige Eigentumsrechte, Urheberrechte, Schutz vor unbefugtem Zugriff, personenbezogene Daten und andere vertrauliche Dokumente in elektronischer Form usw. Es stellt sich wieder einmal heraus, dass wir diesen Weg zu gehen scheinen, aber wieder mit Vorbehalten.

Berücksichtigen Sie die in der Dokument- und Archivwissenschaft verwendeten Grundbegriffe für die Archivierung elektronischer Dokumente.

Dokumentauthentizität - die Eigenschaft eines Dokuments, das zu sein, was es zu sein behauptet, d.h. Informationen enthalten, die ihre Herkunft bestätigen (Urheberschaft, Zeitpunkt und Ort der Erstellung usw.) und die das Dokument gegen Fälschungen garantieren.

Authentische Dokumente - Dokumente, deren Inhalt identisch ist und deren Format, (oder) Datencodes und (oder) Struktur unterschiedlich sind. Authentische Dokumente können auf demselben oder verschiedenen Arten von Speichermedien in visueller oder nicht visueller Form erstellt werden.

Identische Dokumente - Dokumente mit demselben Inhalt, die gemäß GOST 28388-89 in denselben Formaten und Codes und in der Regel auf demselben Datenträgertyp ausgeführt werden. Dokumente auf magnetischen Datenträgern. Reihenfolge der Ausführung und Handhabung.

Elektronisches Dokument kann aus einem oder mehreren Teilen einer Datei, einer ganzen Datei oder mehreren Dateien bestehen, zu denen allgemeine Details gehören, die ihre Echtheit bestätigen und die Integritätsprüfung gewährleisten.

Details zu elektronischen Dokumenten kann sowohl in digitaler Form (Metadaten, elektronische digitale Signatur, elektronische Authentifizierungscodes usw.) als auch in einem Papierdokument (Zertifizierungsblatt) gemäß GOST 6.10.4–84 und GOST 28388–89 dargestellt werden.

Wenn wir die Daten des Spediteurs zum richtigen Zeitpunkt nicht lesen können, profitieren die darauf aufgezeichneten Informationen nicht. Dies kann sowohl aufgrund einer Fehlfunktion des Mediums als auch aufgrund seiner Inkompatibilität mit den uns zur Verfügung stehenden Wiedergabemedien geschehen.

Komplex elektronischer Dokumente Ist eine Sammlung von Dokumenten auf einem elektronischen Medium, die nach einem oder mehreren Systematisierungszeichen (Herkunft, technologische, nominelle, funktionale, chronologische, thematische, Autorenschaft usw.) kombiniert sind. Der Komplex elektronischer Dokumente im Archiv besteht aus einem Fonds, einer Informationsressource sowie einer Reihe miteinander verbundener Dateien, die sich in einem gemeinsamen Computerordner (Verzeichnis, Katalog) befinden.

Informationsquelle - eine Reihe elektronischer Dokumente, die im Informationssystem des Fondsschöpfers auf technologischer Basis in Kombination mit einem nominellen Merkmal der Gruppierung von Dokumenten (Management, Wissenschaft und Technik, Personal, Zeitschriften, Internetpublikationen usw.) zugeordnet sind.

Technologische Merkmale einer Informationsressource sind spezifische Merkmale der Softwareumgebung (Betriebssystem, DBMS, Anwendungsprogramm oder Anwendung), die ursprüngliche Struktur der Datenbank oder des Informationssystems und die Verfügbarkeit technischer Dokumentation für diese; Informationsressourcen sind Software und Informationsobjekte wie relationale Datenbanken und Datenbanken, Textsammlungen, tabellarische oder grafische elektronische Dokumente, Internetpublikationen, Multimedia-Publikationen, Dokumente in Konst(CAD) und Geoinformationssystemen usw.

Elektronische Dokumentenspeichereinheit - ein physisch separater elektronischer Träger, der eine Kontonummer im Archiv erhalten hat; Speichereinheiten sind sowohl reine elektronische Medien als auch Medien mit der Aufzeichnung elektronischer Dokumentenabrechnungseinheiten.

Elektronische Dokumentenabrechnungseinheit - ein visuell isoliertes (mithilfe von Software) Objekt einer Datei, einer relationalen oder einer anderen Organisation von Computerdaten (Computerordner, Computerdatei, Datenbanktabelle, Tabellenkalkulation), das eine Kontonummer im Archiv erhalten hat.

Unter die Integrität des elektronischen Dokuments - Es wird davon ausgegangen, dass nach der Erstellung keine Änderungen, Ergänzungen, Ausnahmen usw. an Inhalten, Details oder Metadaten vorgenommen wurden.

Automatisiertes System - ein System, das aus dem Personal eines Komplexes von Mitteln zur Automatisierung seiner Aktivitäten besteht und Informationstechnologie zur Ausführung etablierter Funktionen implementiert. Unter informationssystem einen organisatorisch geordneten Satz von Dokumenten (Arrays von Dokumenten) und Informationstechnologien verstehen, einschließlich des Einsatzes von Computertechnologie und Kommunikation, die Informationsprozesse implementieren. Die Anforderungen an Informationssysteme, die den Arbeitsablauf unterstützen, werden im Allgemeinen durch die Änderungen der Geschäftsordnung in den Exekutivorganen des Bundes festgelegt, die durch das Dekret der Regierung der Russischen Föderation vom 07.09.2011 Nr. 751 genehmigt wurden Dokumente in das System), deren Verarbeitung, Dokumentenverwaltung und Zugriff darauf. " Und das Konzept "elektronischer Dokumentenfluss" bedeutet die Organisation und Implementierung des Dokumentenflusses unter Verwendung eines Informationssystems. Natürlich wäre die Definition des „Dokumentenflusses im Informationssystem“ genauer, da Der Dokumentenverwaltungsprozess, einschließlich des mithilfe von Informationssystemen implementierten Prozesses, bedeutet zunächst "eine Reihe systematischer und wirksamer Maßnahmen zur Erstellung, Verwendung, Speicherung und Vernichtung von Dokumenten in Organisationen, um die Durchführung von Geschäftsvorgängen (Management) nachzuweisen" (GOST R ISO 15489-1) - 2007). Das Dokumentenmanagementkonzept sieht vor, dass die Themen Dokumentation, Dokumentenmanagement, Workflow und Organisation der Dokumentenspeicherung im Informationssystem in einem einzigen und unauflösbaren Prozess betrachtet werden sollten.

Datenbank - ein strukturierter Datensatz, der in elektronischer Form dargestellt und nach bestimmten Regeln organisiert wird, die allgemeine Grundsätze für die Beschreibung, Speicherung und Bearbeitung von Daten unabhängig von Anwendungsprogrammen enthalten. Die Datenbank kann Teil eines elektronischen Archivs sein, um auf niedriger Ebene Indexinformationen und (seltener) die tatsächlichen elektronischen Dokumente zu speichern. In der Regel arbeitet der Benutzer des elektronischen Archivs nicht direkt mit der Datenbank. In elektronischen Archiven werden Datenbanken normalerweise entweder in ihren eigenen oder in einem der allgemein akzeptierten Industrieformate (SQL usw.) verwendet.

BildenIst ein Dokument, das Informationen enthält, die die Herstellergarantie bescheinigen, die Werte der wichtigsten Parameter und Eigenschaften (Eigenschaften) des Produkts, Informationen, die den technischen Zustand dieses Produkts widerspiegeln, Informationen zur Zertifizierung und Entsorgung des Produkts sowie Informationen, die während des Betriebs eingegeben werden (Dauer und Bedingungen) Arbeit, Wartung, Reparatur und andere Daten).

Elektronisches Originaldokument -die erste Instanz des zu erstellenden Dokuments. Das Original ist die einzige Kopie eines elektronischen Dokuments, bei der Datum und Uhrzeit der Aufzeichnung der Datei (en) auf einem elektronischen Medium vor dem Datum und der Uhrzeit der letzten Speicherung liegen.

Elektronisches Original - ein elektronisches Original eines Papierdokuments, das halbautomatisch oder automatisiert erstellt wurde und das Grafikdesign des Dokuments mit der Fähigkeit zum Formatieren von Text und zum Einbetten von Grafikelementen beibehält und unter Verwendung offener Dokumentformate (* .pdf, * .doc, * .rtf, * .html und andere erstellt wurde) ).

Originales elektronisches Dokument- eine Kopie eines elektronischen Dokuments, dessen Echtheit und Integrität vom Autor oder einer anderen autorisierten Person auf die vorgeschriebene Weise bestätigt wird. Im Archiv gelten Dokumente mit Kontrollmerkmalen, die von der Erfassungsquelle zertifiziert wurden, als Original elektronischer Dokumente. Das heißt, n urheber elektronischer Dokumente - Dies ist die erste aufgezeichnete und einzige Kopie des Dokuments.

Sekundärdokument - ein Dokument jeglicher Art, das durch Verarbeitung mit Software und Informationstools aus einem Dokument eines anderen Typs erhalten wurde (Dokumenttypen gemäß GOST 2.102, GOST 3.1102, GOST 19.101, GOST 34.201). Aus einem Primärdokument können mehrere Sekundärdokumente unterschiedlichen Typs abgerufen werden. Ein sekundäres Dokument kann aus mehreren primären Dokumenten unterschiedlichen Typs abgerufen werden.

Doppeltes elektronisches Dokument - eine wiederholte (zum Zeitpunkt der Aufzeichnung) Kopie des Original-ED mit derselben Rechtskraft (VNIIDAD - Dokumentations- und Archivierungsprobleme elektronischer Dokumente, Moskau - 1999).

Der Wert von Dokumenten Sie wird derzeit hauptsächlich im Zusammenhang mit den Bedingungen ihrer Aufbewahrung und der Erfüllung der rechtlichen Funktion des Dokuments - der Funktion von Beweismitteln - festgelegt. Abhängig von der Speicherdauer wird eine Entscheidung über die Form des Dokuments, die Struktur und das Format für die Darstellung seiner Informationen sowie über die Anforderungen an Metadaten getroffen, auch im Rahmen der Pflege von Klassifikatoren und Nachschlagewerken des Informationssystems. GOST R ISO 15489-1 - 2007 „Standardsystem für Information, Bibliothekswesen und Veröffentlichung. Dokumenten-Management. Allgemeine Anforderungen “definierte eine neue Methodik bei der Entscheidung über die Wahl eines Speichermediums, d. H. auf Papier oder in elektronischer Form des Dokuments. Bei der Erstellung eines Dokumentenmanagementsystems (elektronisches Dokumentenmanagementsystem), das sich bereits in der Entwurfsphase befindet, ist es erforderlich, ein geeignetes Speichermedium und Informationsträger auszuwählen, die Mittel für den Schutz physischer Informationen, Verarbeitungsverfahren und Speichersysteme festzulegen. Darüber hinaus müssen bei der Auswahl eines Mediums die sogenannten "Beweis" -Lagerzeiten für Dokumente auf Papier und elektronischen Medien berücksichtigt werden. Hard Media-Unternehmen garantieren derzeit eine Haltbarkeit von auf ihnen aufgezeichneten elektronischen Dokumenten für maximal 10 bis 20 Jahre. Das in GOST R ISO 15489-1 - 2007 verankerte Hauptprinzip besagt, dass die Wahl eines Speichermediums von der Speicherzeit der Dokumente abhängt.

Daten - Informationen, die in einer Form vorgelegt werden, die für die automatische Verarbeitung unter möglicher Beteiligung einer Person gemäß GOST 15971-90 geeignet ist. Informationsverarbeitungssysteme. Begriffe und Definitionen.

Unter metadaten Unter Daten werden Daten verstanden, die den Kontext, den Inhalt, die Struktur von Dokumenten und die Verwaltung von Dokumenten im Zeitverlauf beschreiben. In Bezug auf die Struktur eines elektronischen Dokuments: Technologische Daten, die in einem elektronischen Dokument enthalten sind und von der Software für die Datenverwaltung und Präsentation eines elektronischen Dokuments in einer benutzerfreundlichen Form benötigt werden.

Beglaubigte Kopie eines elektronischen Dokuments - eine Kopie des ED, in der gemäß dem festgelegten Verfahren die erforderlichen Einzelheiten festgehalten werden, um ihm Rechtskraft zu verleihen (VNIIDAD - Dokumentations- und Archivierungsprobleme elektronischer Dokumente, Moskau - 1999).

Elektronische Kopie eines Papierdokuments- eine elektronische Kopie eines Papierdokuments, das zur detaillierten Reproduktion eines Grafikbilds bestimmt ist und unter Verwendung offener Raster-Grafikformate (* .bmp, * .jpeg und andere) oder hybrider Text-Raster-Formate (* .pdf, * .djvu und andere) erstellt wurde;

Bild(Dokument) - Eine elektronische Rasterdatei mit einer grafischen Darstellung des Dokuments.

Migration Dokumente - das Verschieben von Dokumenten von einem System in ein anderes unter Wahrung der Authentizität, Integrität, Zuverlässigkeit von Dokumenten und ihrer Gebrauchstauglichkeit gemäß GOST R ISO 15489-1-2007 Standardsystem für Information, Bibliothekswesen und Veröffentlichung. Dokumenten-Management. Allgemeine Anforderungen. Migration elektronischer DokumenteIst die Übertragung elektronischer Dokumente von einer technologischen Plattform (Anwendungsprogramm, DBMS, OS) auf eine andere; Während des Migrationsprozesses werden Computerdateien neu formatiert, manchmal wird die Datenstruktur oder der Formattyp geändert (Dokumente im Textformat werden in Grafiken konvertiert oder umgekehrt).

Es gibt auch ein Konzept arbeitskopie des elektronischen Dokuments -eine Kopie eines elektronischen Dokuments in einer Speichereinheit, die bei der Organisation der Verwendung des Dokuments ausgestellt wurde. Migrationskopie eines elektronischen Dokuments - Dies ist eine Kopie der ED mit geänderten / modifizierten Metadaten.

Versicherungskopie (Archivdokument) - Eine Kopie eines besonders wertvollen oder einzigartigen Archivdokuments, das erstellt wurde, um die darin enthaltenen Informationen zu speichern, falls das Original verloren geht oder beschädigt wird.

Unter dem Gesichtspunkt der Kopiennummer eines Dokuments als seiner in der Archivierungspraxis verwendeten Eigenschaften kann man auch das Vorhandensein des Konzepts anzeigen elektronisches Dokument im Versicherungsformat - ein elektronisches Dokument, das in einem programmunabhängigen oder weit verbreiteten Computerformat gespeichert ist. Elektronisches Dokument im benutzerdefinierten Format - ein elektronisches Dokument, das in einem Format gespeichert ist, das vom aktuellen Informationssystem des Archivs, des Lesesaals oder des Remote-Benutzers unterstützt wird.

Elektronisches Dokumentenmanagementsystem (EDMS) ist eine vorgefertigte umfassende Lösung für das Dokumentenmanagement, die auf einer universellen Plattform für die Verwaltung von Unternehmensressourcen basierend auf Microsoft-Portal-Technologien implementiert ist.

Heutzutage werden elektronische Dokumente zusammen mit Papierdokumenten verwendet, um Verwaltungsprozesse zu unterstützen. Gleichzeitig gibt es eine Reihe von signifikanten Unterschieden zwischen einem elektronischen Dokument und einem Papierdokument, die die Notwendigkeit erfordern, neue Ansätze für die Organisation des Dokumentenmanagements und dessen Sicherstellung zu entwickeln.

Betrachten wir einige davon.

1. Anforderungen an das Materialspeichermedium. Bei aller Vielfalt der Interpretationen des Begriffs "Dokument" sind sich fast alle Forscher einig, dass ein Dokument in seiner allgemeinsten Form ohne weitere Klärung Informationen sind, die auf einem materiellen Medium aufgezeichnet wurden. In diesem Fall wird das Konzept des "materiellen Informationsträgers" normalerweise nicht offenbart. Es wird angenommen, dass es ohne besondere Klarstellung bereits verständlich ist: Informationen werden auf Papier, Film, Band usw. geschrieben. Materialien. Auf Wunsch können Informationen auf jeder Basis und mit jedem Stoff aufgezeichnet werden - vorbehaltlich einer Reihe spezifischer Anforderungen. Das Grundmaterial und die Aufzeichnungssubstanz müssen einander entsprechen, sonst ist es unmöglich, Informationen aufzuzeichnen, zu übertragen oder zu speichern.

Die Entstehung neuer Aufzeichnungsmethoden hängt vom Fortschritt der Technologie ab, da jede Methode zur Verarbeitung eines Materials verwendet werden kann, um einige Informationen darüber aufzuzeichnen. In diesen Fällen bemühen sie sich, allen Elementen der Dokumentation die gewünschten Eigenschaften zu verleihen: eine große Aufnahmekapazität (DVD, Flash-Karte), eine höhere Geschwindigkeit und Wiedergabequalität, eine längere Lebensdauer usw. Und wenn die Aufzeichnung nicht auf dem realen, sondern auf dem Feld durchgeführt wird, d.h. energetische, aber dennoch materielle Ebene (Informationen im Internet und Intranet werden energetisch übertragen). Die Informationen des elektronischen Dokuments gelangen online über elektromagnetische Kanäle zum Benutzer. Gleichzeitig wurde es zunächst auf einem materiellen Medium aufgezeichnet, durch eine materielle Methode (Welle, Impuls) übertragen, im harten Speicher eines Computers fixiert und in ein vom Menschen wahrgenommenes umcodiert.

Ein Papierdokument, seine Wahrnehmung, hat im Wesentlichen den gleichen Prozess. Zeichen werden gedruckt, vom Sehorgan wahrgenommen und vom Bewusstsein in aussagekräftige Informationen umgewandelt. Danach verstehen wir, mit welchem \u200b\u200bDokument und mit welchen Informationen wir es zu tun haben. Der einzige Unterschied zwischen einem Bildschirmdokument und einem Nicht-Bildschirmdokument besteht darin, dass die Zeit zum Fixieren eines Zeichens auf dem Bildschirm in einer beliebigen Grenze schwanken kann, während diese Zeit in der Nicht-Bildschirmversion nicht begrenzt ist und es Ihnen immer ermöglicht, wiederholt zur Aufnahme zurückzukehren.

GOST 7.83-2001 “Elektronische Veröffentlichungen. Grundlegende Typen und Ausgaben "definiert ein elektronisches Dokument als" ein Dokument auf einem computerlesbaren Medium, für dessen Verwendung Computertechnologie erforderlich ist ", während der Standard das Konzept eines computerlesbaren Mediums nicht spezifiziert. Unter einem materiellen Medium wird eine flexible Festplatte verstanden, ein Computerbildschirm (Basismaterial) mit einer Aufzeichnung (Aufzeichnungssubstanz). Ein Merkmal eines modernen Dokuments, das mithilfe elektronischer Dokumentation erstellt wurde, ist, dass ein Teil davon - das Basismaterial - stationär (unveränderlich) und statisch (bewegungslos) ist und der zweite Teil - die Aufzeichnungssubstanz - ständig veränderbar und dynamisch ist (Abb. 1).

Der Text auf dem Monitorbildschirm ist immer eine Kopie, sein Original ist eine Datei, die Folgen von Glyphen (Glyphe ist ein separates Zeichen) in Form ihrer Nummern gemäß einer der Computercodetabellen (Аnsi oder Unicode), einer Beschreibung der auf sie angewendeten Formatierung (Größe, Schriftart, Farbe usw.) enthält. usw.). In diesem Fall sind die Formatierungsparameter möglicherweise nicht starr und können von Situation zu Situation variieren. beim... Ihre Weiterverarbeitung erfolgt ebenfalls in elektronischer Form.

In der Phase, in der es in die Organisation eintritt und in eine elektronische Form umgewandelt wird, kann ein Papierdokument mit einem entsprechenden elektronischen Etikett gekennzeichnet werden.

2. Anforderungen an den Papierkram... Die Anforderungen an den Papierkram werden durch Standards und einheitliche Formulare definiert. Bei Papierdokumenten sind fast alle Fragen der Sicherstellung ihrer Rechtskraft gelöst, sie sind häufig in besonderen Vorschriften verankert.

Die Anforderungen an die Registrierung elektronischer Dokumente werden in viel geringerem Umfang festgelegt, sie betreffen bisher hauptsächlich nur die Verwendung elektronischer digitaler Signaturen (EDS). Gleichzeitig können die Anforderungen an die Zusammensetzung und Gestaltung der Details elektronischer Dokumente noch strenger sein als an Papierdokumente, da bei der Übertragung von Informationen über Kommunikationskanäle und beim Austausch von Informationen zwischen verschiedenen Informationssystemen (wenn die Kompatibilität von Software und Hardware nicht gewährleistet ist) die Übertragung von Informationen möglicherweise nicht erfolgt stattfinden oder die Informationen werden für die menschliche Wahrnehmung unzugänglich sein. Wir können oft ein solches Bild auf dem Bildschirm in Abb. 1 sehen. 2

Zahl: 2. Windows-Fenster

Um sicherzustellen, dass das ausgehende Papierdokument seinem elektronischen Original entspricht, wurde ein spezieller Dienst elektronischer Notare eingerichtet, der die elektronische Signatur unter dem Dokument überprüfen, ausdrucken und mit seiner eigenen Signatur zertifizieren kann. Wenn das Original ein elektronisches Dokument ist, ist alles komplizierter. Alternativ ist das folgende Schema möglich: 1) Ein Mitarbeiter, der für die Überprüfung des EDS der Absender verantwortlich ist, wird durch einen internen Verwaltungsakt der Organisation ernannt. 2) dieser Mitarbeiter prüft das EDS im elektronischen Dokument, druckt das Dokument aus und beglaubigt es mit seiner eigenen handschriftlichen Unterschrift; 3) Die Unterschrift des Mitarbeiters ist eine Bestätigung, dass das EDS zum Zeitpunkt der Überprüfung authentisch war und dass die elektronischen und Papierdokumente identisch sind. Er trägt die persönliche Verantwortung für all dies. Gleichzeitig werden Dokumente nur auf Papier zur staatlichen Speicherung angenommen.

Ein wesentlicher Unterschied zwischen dem Dokument ist seine Urheberschaft. Das Dokument hat immer einen oder mehrere Autoren, die ihre Zustimmung zu den im Dokument aufgezeichneten Informationen zum Ausdruck gebracht haben. In Papierform wird die Zustimmung der Autoren durch handschriftliche Unterschriften oder Siegel von Organisationen ausgedrückt. Für die elektronische Version eines EDS muss die Zustimmung des Eigentümers bescheinigt werden, und es muss eine Gelegenheit geschaffen werden, damit jeder diese Zustimmung überprüfen kann.

Die elektronische Signatur basiert auf der sogenannten Public-Key-Kryptographie, mit deren Hilfe ein spezielles Benutzerzertifikat erstellt wird. Es enthält Informationen über den Benutzer, einen öffentlichen Schlüssel und eine elektronische Signatur des Zertifikats. Es kann mit dem öffentlichen Schlüssel der Zertifizierungsstelle überprüft werden. Der Algorithmus garantiert, dass diese Signatur nur von einer Zertifizierungsstelle generiert werden kann, die über einen geheimen Verschlüsselungsschlüssel und Vertrauen verfügt, auf denen die Grundlage für den Betrieb des gesamten EDS-Systems liegt.

Das Vertrauen in Zertifizierungsstellen basiert auf einem hierarchischen Prinzip: Ein Zertifikat einer untergeordneten Zertifizierungsstelle wird durch eine elektronische Signatur einer übergeordneten Zertifizierungsstelle zertifiziert. Die höchste Ebene der CA ist die Bundesbehörde, die unter staatlicher Kontrolle steht. Das gesamte auf Zertifikaten basierende Vertrauenssystem bildet die sogenannte Public (Public) Key Infrastructure (PKI). Bei einer solchen Infrastruktur muss nicht nur die Legitimität des Schlüssels der Zertifizierungsstelle, die das Zertifikat ausgestellt hat, sondern auch aller höheren Zertifizierungsstellen überprüft werden.

3... Transportzeit dokumentieren ... Elektronische Dokumente haben unbestreitbare Vorteile gegenüber Papierdokumenten. Für Papier hängt es von der Zustellmethode (Post, Kurier, Kurierdienst usw.) ab, es gibt praktisch keine elektronischen Einschränkungen für die Zustellzeit an den Adressaten, es hängt von der Portalbandbreite ab, wenn elektronische Kommunikationskanäle (Glasfaser) verwendet werden, die Übertragungszeit Nachrichten mit angehängter Datei oder Einarbeitung in eine Online-Textnachricht in der Datenbank werden in Sekunden und Minuten gemessen.

4. Referenz- und Informationsarbeit mit Dokumenten. Bei der Arbeit mit Papierdokumenten ist dies ein ziemlich mühsamer Prozess, insbesondere wenn es kein System zur Registrierung, Klassifizierung und zum Abrufen von Informationen gibt.

Bei elektronischen Dokumenten wird diese Aufgabe durch die Möglichkeit vereinfacht, Links zu verwenden, mit denen nicht nur ein Dokument gefunden werden kann, sondern auch andere, die sich auf ein bestimmtes Thema beziehen. Unternehmensinformationssysteme ermöglichen die Verwendung von Informationen auf verteilter Zugriffsbasis in Übereinstimmung mit den Aufgaben und Zugriffsrechten.

Viele Dokumente werden innerhalb von Organisationen verarbeitet, daher werden dort normalerweise elektronische Verarbeitungssysteme verwendet. Infolgedessen stellt sich heraus, dass der interne Dokumentenfluss von Unternehmen normalerweise in elektronischer Form erfolgt und "externe" Dokumente in Papierform konvertiert werden. Darüber hinaus werden die Papiere in einer anderen Organisation erneut digitalisiert und in das Unternehmenssystem geladen. Ihre Weiterverarbeitung erfolgt ebenfalls in elektronischer Form.

In der Phase, in der es in die Organisation eintritt und in eine elektronische Form umgewandelt wird, kann ein Papierdokument mit einem entsprechenden elektronischen Etikett gekennzeichnet werden. Diese Tags können die Hauptattribute des Dokuments codieren, z. B. Urheberschaft, Erstellungsdatum, kurze Anmerkung oder eine eindeutige Nummer im Informationssystem.

5. Bequemlichkeit der Informationswahrnehmung. Aus ergonomischer Sicht sind Papierdokumente am bequemsten. In einer virtuellen Umgebung enthält der Text keine physische Komponente und hängt von den Bildschirmparametern ab. Auf diese Weise können Sie Verzerrungen vornehmen und denselben Text auf unterschiedliche Weise anzeigen. Er kann mechanisch gedehnt, zusammengedrückt und sowohl ganze Textblöcke als auch einzelne Buchstaben gedreht werden.

Sie können die Größe von Buchstaben sowohl relativ ändern - indem Sie die Anzeigeskala auf dem Bildschirm ändern, als auch absolut - indem Sie ihre linearen Abmessungen ändern. Die Farbe des Textes ist ebenso wie die Größe der Buchstaben einer der variablen Parameter in modernen PCs. Es ist entmaterialisiert, vollständig von seiner materiellen Komponente befreit, nur der Bildschirm ist materiell, während der Text auf dem Bildschirm kein materielles Objekt im allgemein akzeptierten Sinne ist, so wie ein Elektronenstrahl für die menschliche Wahrnehmung nicht materiell ist. Die Anzeigequalität des Textes wird durch die Funktionen der Anzeigen begrenzt. Diese Funktionen nehmen rapide zu, und bald werden gewöhnliche Displays in Bezug auf die Auflösung dem Papier nicht mehr nachgeben und es daher sofort übertreffen, da Betriebssysteme die Skalierung von Dokumenten bei der Anzeige ermöglichen. Der Text in ihnen wird programmgesteuert als eine Reihe von Umrissen beschrieben.

Zu Beginn der Desktop-PCs war das Design von Bildschirmschriftarten, die auf einem Computermonitor oder auf Bildschirmversionen von Schriftarten angezeigt werden sollten, ursprünglich ein Mosaik aus Punkten, die mit einem Raster von Bildschirmpixeln zusammenfielen, und musste daher das Schriftmuster für jede Größe anpassen.

In modernen Schriftarten gibt es einen Algorithmus, nach dem die Konturen der Schriftart unter dem Raster der Bildschirmpixel so gejagt werden, dass bei Überlagerung Teile der Buchstaben nicht "verschwinden" oder ihre Form nicht verzerrt (dies gilt insbesondere für kleine Schriftgrößen). Jedes Mal, wenn Sie die Skala ändern, werden die Umrisse der Buchstaben mit Bildschirmpunkten gefüllt, um der ausgewählten Skala am besten zu entsprechen. Diese als Hinweis (oder Hinweis) bezeichnete Technologie ermöglicht die Erkennung von Schriftarten auf dem Bildschirm und die Beibehaltung ihrer stilistischen Eigenschaften bei jeder Größe. Text in einem elektronischen Dokumentenleser behält scharfe Kanten in jeder Größe. Im Gegensatz dazu verliert Text auf Papier beim Vergrößern mit Hilfe von Optiken oder fotografischen Geräten erheblich an Qualität der visuellen Wahrnehmung, dh vor dem Hintergrund des gedruckten Textes beginnt die Textur des Papiers zu erscheinen, Druckfehler oder gedruckte Raster sind erkennbar - all dies "materialisiert" sich noch mehr. Text.

Zahl: 3. Einschränkungen des Textes: a) Im Buch wird der Text durch die Rahmen der Seite begrenzt. b) Der Bildschirm ist eine Art Fenster, hinter dem sich Bereiche beliebiger Größe befinden können

Ein Rasterbild ist ein Raster aus Pixeln oder farbigen Punkten auf einem Computergerät (z. B. einem Monitor), Papier und anderen Anzeigegeräten und Materialien (Raster). Wichtige Merkmale eines Bildes sind: Anzahl der Pixel - Größe. Die Anzahl der Pixel in Breite und Höhe kann separat angegeben werden (1024 × 768, 640 × 480, ...) oder selten die Gesamtzahl der Pixel (häufig in Megapixeln gemessen); die Anzahl der verwendeten Farben oder die Farbtiefe. Die Auflösung ist ein Referenzwert, der die empfohlene Bildpixelgröße angibt. Rastergrafiken werden mit Rastergrafiken bearbeitet. Rastergrafiken werden von Kameras und Scannern direkt im Rastereditor erstellt, auch durch Exportieren aus dem Vektoreditor oder als Screenshot.

Mit Rastergrafiken können Sie nahezu jede Zeichnung unabhängig von ihrer Komplexität erstellen (reproduzieren), im Gegensatz zu beispielsweise Vektorgrafiken, bei denen es unmöglich ist, den Effekt des Übergangs von einer Farbe zur anderen ohne Verlust der Dateigröße genau zu vermitteln. Bitmaps werden normalerweise komprimiert gespeichert.

Abhängig von der Art der Komprimierung kann das Bild möglicherweise genau so wiederhergestellt werden, wie es vor der Komprimierung war (verlustfreie bzw. verlustbehaftete Komprimierung). In der Grafikdatei können auch zusätzliche Informationen gespeichert werden: Informationen zum Autor der Datei, zur Kamera und ihren Einstellungen, zur Anzahl der Punkte pro Zoll beim Drucken usw.

Neben unbegrenztem Speicherplatz bietet die virtuelle Umgebung Vorteile wie nichtlineare Wahrnehmung, die über Hyperlinks (aktive Textfragmente oder grafische Elemente, die den Benutzer sofort an eine bestimmte Stelle in einem elektronischen Dokument umleiten), Popup-Fenster und die Erstellung einer Hierarchie nach dem Prinzip eines Baums (wie dies bei jeder Website der Fall ist) erfolgt ), keine Ketten (klassische Buchform). Das auffälligste Beispiel für "Nichtlinearität" der Wahrnehmung in gedruckten Produkten ist die Form eines Nachschlagewerks oder Wörterbuchs, in dem eine bestimmte Information einen Link zu einer anderen hat, normalerweise aus externen Quellen.

Zahl: 4 Vergleich der Wahrnehmung von Papier und elektronischem Dokument:

a) Papiermedien werden gleichzeitig und in einem Stück wahrgenommen;

b) Das elektronische Dokument gibt keine Vorstellung von seinen Grenzen

In einer virtuellen Umgebung wird das Prinzip der Nichtlinearität überall verwendet. Die Vorteile des Prinzips der Nichtlinearität der Wahrnehmung sind unbestreitbar, aber man kann nicht versäumen, signifikante Nachteile festzustellen. Insbesondere das Fehlen einer Gelegenheit, das Gesamtbild zu sehen, alle Teile zumindest kurz und die gesamte Menge der bereitgestellten Informationen zu betrachten. Im Gegensatz dazu ist dieser Vorgang bei der Arbeit mit einem Papierdokument möglich. Da können Sie konsistent und bequem mit mehreren Dokumenten gleichzeitig arbeiten. Bei der Arbeit mit einem elektronischen Dokument ist diese Möglichkeit durch die Größe des Displays und die mögliche Anzahl geöffneter minimierter (reduzierter) Fenster begrenzt (Abb. 5.

Zahl: 5 Anzeigefenster mit zwei erweiterten Textbildschirmen

Laut amerikanischen Forschern wird Text von einem Computerbildschirm (Monitor) 25% langsamer wahrgenommen als das Lesen von einem Blatt Papier. In den meisten Fällen tritt Müdigkeit beim Arbeiten mit einem elektronischen Dokument schneller auf als beim Arbeiten mit einem Papierdokument.

Zum Vergleich: Um eine Buchseite umzublättern, muss eine Person eine physische Bewegung ausführen, die sich direkt auf die Medien auswirkt. Gleichzeitig wird der Text von der Seite des Buches aufgrund des reflektierten Lichts und des Mechanismus der menschlichen visuellen Wahrnehmung wahrgenommen. Wenn eine Bildschirmseite gescrollt wird, ist ein ganzes System beteiligt, das die Aktionen der Person selbst und eine Kette technischer Geräte umfasst: die Hand einer Person, ein Eingabegerät (Maus, Tastatur, Touchpad, Tablet), ein Treiberprogramm, das die Interaktion zwischen dem Gerät und dem System sicherstellt, ein Programm zur Anzeige elektronischer Geräte Ein Dokument, das auf Befehle von einem Eingabegerät und einem Anzeigetreiber reagiert, der für die Erzeugung eines Bildes auf dem Bildschirm verantwortlich ist. Die Wahrnehmung des Textes beruht auf dem Leuchten des Monitors. Nur bei E-Book-Readern, Geräten zum Lesen von Büchern, hat der Bildschirm kein eigenes Leuchten, was für die Augen angenehmer ist und es Ihnen ermöglicht, den Text natürlicher wahrzunehmen.

6. Möglichkeit, das gewünschte Fragment beim Überprüfen von Dokumenten auszuwählen. Diese Möglichkeit bieten sowohl Papier- als auch elektronische Dokumente, der einzige Unterschied: In einem elektronischen Dokument können die Links dann gelöscht werden, in einem Papier jedoch nicht, weil Markierungen werden aufgrund des Aufbringens von Tinte, Schiefer usw. Teil des Dokuments. auf einem Materialträger - Papier. Bei der Arbeit mit Archivdokumenten muss ein vollständiger Schutz des Dokuments gegen die Möglichkeit geschaffen werden, Änderungen am Text vorzunehmen. Das erlaubt Ihnen, einige Formate wie PDF zu machen, aber leider ist es in unserem Zeitalter der Technologie nicht perfekt.

7. Dokumente kopieren. Beim Erstellen von Kopien von Papierdokumenten sind mehrere Optionen möglich: 1) das Dokument wird digitalisiert (gescannt) und eine elektronische Kopie wird vom Original erhalten, 2) es werden reprografische Mittel verwendet, 3) Betriebsdruck, 4) Fotomikrofotografie, Mikrofilm. Beim Erstellen einer Kopie aus einem elektronischen Dokument werden Arbeitsintensität und Kosten erheblich reduziert. Eine Kopie einer Datei oder eines Textes dauert Sekunden.

8. Sicherheit von Informationen. Papierdokumente werden bei entsprechenden Bedingungen lange aufbewahrt. Alterung und Verschlechterung des Papiers hängen von seiner Qualität ab, von der Qualität des Textes über die Art und Weise, wie er auf das Papier aufgebracht wird. Die meisten modernen Papierdokumente leiden unter dem Verblassen von Text (Ink Fading), da die Qualität der Tinte in den Patronen und der Zerstäubungsgrad beim Drucken mit einem Drucker aufgrund von Ressourceneinsparungen häufig nicht hoch sind. In jedem Fall ist ein ziemlich langer Zeitraum für die Texterkennung, zusätzliche Geräte sind nicht erforderlich, Kenntnisse der Sprache, in der das Dokument geschrieben ist, sind ausreichend.

Gleichzeitig sollte die Einheit aller Komponenten dieser Merkmale von Dokumenten hervorgehoben werden: Informationen (Inhalt), Medium, Dokumentdetails und Metadaten. Ohne einen Informationsträger kann es kein Dokument geben, einschließlich eines elektronischen Dokuments. Die Rolle der Voraussetzungen für die Identifizierung und vor allem die Authentifizierung eines elektronischen Dokuments kann kaum überschätzt werden. Richtige Methoden zur Identifizierung und Authentifizierung von Dokumenten auf elektronischen Medien sind eine Garantie für deren langfristige Echtheit.

Es sollte jedoch berücksichtigt werden, dass ein elektronisches Dokument ohne die Verwendung geeigneter Technologien (d. H. Solche, die Metadaten erfordern) eine Datei auf einem Medium bleibt. In Analogie kann ein solches elektronisches Dokument mit einem Papierdokument mit ausgestorbenem Text verglichen werden: Das Dokument scheint zu existieren, aber gleichzeitig existiert es im Wesentlichen nicht. Das heißt, ein elektronisches Dokument kann nur dann als „Dokument“ betrachtet werden, wenn wir die Datei reproduzieren und Informationen auf dem Monitorbildschirm wahrnehmen können.

Die festgestellten Merkmale elektronischer Dokumente (die Zusammenschaltung ihrer Komponenten und die Verwendung geeigneter Informationstechnologien für ihre Reproduktion und Lesung) sollten bei der Organisation ihrer Archivspeicherung jedes Mal berücksichtigt werden, unabhängig davon, ob es sich um eine Prüfung des Werts, der Buchhaltung, der Beschreibung oder der Aufbewahrung handelt.

Ein elektronisches Dokument, das ein Produkt von Software und Hardware ist, hängt von ihrer Relevanz ab und leidet unter der Instabilität des Trägers und der Informationsaufzeichnung, die oft als moralisches und physisches Altern bezeichnet wird. Ein elektronisches Dokument ist nur dann ein Dokument, wenn es Bestandteil eines Systems ist, das seine zeitliche und räumliche Stabilität gewährleistet und es einer Person ermöglicht, mit dem Dokument zu arbeiten.

Bei der Arbeit mit Papierdokumenten werden in den Archiven Verwendungsgelder und Versicherungskopien erstellt. Um die Sicherheit der Datenbank zu gewährleisten und die Stabilität des elektronischen Dokuments zu erhöhen, wird eine Sicherung durchgeführt. Es kann jedoch nicht garantiert werden, dass bei der Migration eines Dokuments von einem Medium auf ein anderes keine Informationen verloren gehen. Die zweite wichtige Frage ist, was als Original eines elektronischen Archivdokuments seine erste Dateiversion zu betrachten ist, bei der eine Datei von einem Medium während des Migrationsprozesses überschrieben wird. Und was tun mit Dateien, aus denen Kopien elektronischer Dokumente erstellt wurden?

Archivare gehen vorerst von dem Konzept aus, dass Dokumente einer ewigen und langen Haltbarkeit heute nur auf Papier aufbewahrt werden sollten. Dies liegt daran, dass Papier im Gegensatz zu elektronischen Medien lange gelagert werden kann. Darüber hinaus kann eine Person nach langer Zeit Informationen in gedruckter Form sehen, was mit maschinenlesbaren Technologien nicht möglich ist - nicht nur Technologien, sondern auch die Software selbst ändern sich regelmäßig.

Diese Position ist richtig, aber wenn Sie globaler schauen, ist ein Papierdokument auch nicht ewig - Versicherungskopien wurden (und an einigen Stellen auch weiterhin) auf Mikrofilmen erstellt. Andererseits stellen viele Länder auf der ganzen Welt Archive in Betrieb, die sich auf die ewige Speicherung elektronischer Dokumente konzentrieren.

In diesem Zusammenhang sollten die Archive nicht nur auf die Sicherheit dessen achten, was zur Speicherung an sie übertragen wurde, sondern auch darauf, dass diese Informationen künftigen Generationen zur Verfügung stehen. Im Falle des Ablaufs der Speicherdauer des Netzbetreibers müssen die Informationen unverzüglich an andere Netzbetreiber übertragen oder auf neue Softwaretools migriert werden. Ja, natürlich werden die Aufgaben des Archivs komplizierter, aber es ist falsch zu glauben, dass eines Tages anstelle eines kurzlebigen Papiers ein wirklich ewiger Informationsträger erfunden wird. Zumindest werden sich die Programme definitiv ändern und die physischen Medien werden zerstört. Daher können diejenigen Länder, die den Weg eingeschlagen haben, Archiven auch für die Datenmigration Verantwortung zu übertragen, einschließlich digitaler Signaturen, um ihre Sicherheit zu gewährleisten, das Problem der ewigen Speicherung von Dokumenten lösen.

Es gibt mehrere Gründe für die Notwendigkeit, Dokumente zur dauerhaften Speicherung heute auf Papier zu speichern: Die erste betrifft das Problem der Bestätigung der Echtheit elektronischer Dokumente, nicht nur bei der Übertragung von einem Informationssystem in ein anderes, sondern auch bei der Organisation der Langzeitspeicherung elektronischer Dokumente (über einen Zeitraum, der die Gültigkeitsdauer einer elektronischen Datei überschreitet) Unterschriften). Die zweite hängt mit dem Fehlen eines standardisierten elektronischen Dokumentenmodells zusammen.