Firmen erhalten und erstellen im Rahmen ihrer Tätigkeit eine Vielzahl von Dokumenten. Eine schnelle Suche und Verwendung von Dokumenten ist nur möglich, wenn sie eindeutig klassifiziert sind. Daher ist die Entwicklung einer Nomenklatur von Fällen eines der Hauptprobleme bei der Organisation der Arbeit mit Dokumenten.

Die Nomenklatur der Fälle ist in einer einheitlichen Form erstellt, in der jede Spalte ihren eigenen Zweck hat und korrekt ausgefüllt werden muss.

Die Nomenklatur der Fälle ist ein Mehrzweckdokument.

Der Hauptzweck der Nomenklatur der Fälle ist die Systematisierung von Dokumenten, die es ermöglicht, Dokumente nach ihrer Ausführung in Fälle zu verteilen und das System zur Speicherung von Dokumenten in der Einrichtung festzulegen.

Jeder Fall enthält Dokumente mit einer Aufbewahrungsfrist. Die Nomenklatur der Fälle ermöglicht daher eine erste Prüfung des Werts von Dokumenten.

Die in der Fallnomenklatur verankerte Indexierung von Fällen wird bei der Registrierung von Dokumenten verwendet.

Die Nomenklatur der Fälle kann als Schema zum Erstellen einer Referenzkartendatei für ausgeführte Dokumente verwendet werden.

Bei der Einreichung von Fällen mit einer Lagerdauer von bis zu 10 Jahren wird anstelle des Inventars die Nomenklatur der Fälle verwendet.

Bei der Erstellung von Inventaren für Fälle der dauerhaften und langfristigen Lagerung wird auch die Nomenklatur der Fälle verwendet.

Bei der Untersuchung der Organisationsstruktur wird die Nomenklatur der Fälle als Referenzmaterial verwendet.

Um die Nomenklatur der Fälle zu erstellen und zu formalisieren, verwenden sie die regulatorische und methodische Dokumentation. Archivinstitutionen haben methodische Handbücher entwickelt, um eine Nomenklatur der Akten der Institutionen zu erstellen.

Die einfachste Klassifizierung von Dokumenten besteht darin, sie in Dateien zu gruppieren.

Die Gruppierung von Dokumenten in Fälle erfolgt nach folgenden Kriterien:

nominal;

korrespondent;

chronologisch.

Das nominelle Merkmal ist die Gruppierung von Dokumenten des gleichen Typs - Bestellungen, Protokolle usw.

Ein Gegenstand ist eine Kombination von Dokumenten zu einem Thema in einem Ordner, zum Beispiel: Gerichtsverfahren oder Dokumente zum Bau eines neuen Bildungsgebäudes.

Korrespondenzattribut - Korrespondenz mit einem bestimmten Korrespondenten, zum Beispiel: Korrespondenz mit der Novaya Zarya-Fabrik.

Chronologisches Attribut (Buchhaltungsdokumentation) - wird verwendet, wenn die zeitlichen Parameter von Dokumenten an erster Stelle stehen, z. B.: Berichte über den Warensendung für Januar.

Die Nomenklatur der Fälle sollte in jeder Institution, Firma und in allen Dokumenten enthalten sein, die im Rahmen ihrer Aktivitäten erstellt wurden. Es gibt drei Arten von Nomenklaturen für Fälle: individuell (für ein bestimmtes Unternehmen, funktionale Einheit), ungefähr und standard.

Typische und ungefähre Nomenklaturen von Fällen werden für Organisationen ähnlicher Art erstellt.

Die Standardnomenklatur der Fälle ist obligatorisch.

Die Nomenklatur der Fälle wird für jede funktionale Abteilung des Unternehmens von der Person erstellt, die für die Durchführung der Büroarbeiten unter Einbeziehung der führenden Spezialisten der Abteilung verantwortlich ist. Es wird mit dem Archiv koordiniert und von der Person unterschrieben, die für die Aufzeichnungen in dieser Abteilung verantwortlich ist.

In kleinen Unternehmen wird die Nomenklatur der Fälle vom Leiter genehmigt, in großen Unternehmen von den Abteilungsleitern.

Die Nomenklatur der Fälle ist in vier Exemplaren abgefasst:

die erste wird im Büro der Institution, Firma, aufbewahrt;

der zweite - im Staatsarchiv;

der dritte - im Abteilungsarchiv;

die vierte ist eine Arbeitskopie.

Die zusammenfassende Nomenklatur der Fälle wurde für große Unternehmen zusammengestellt und ist eine Sammlung aller Nomenklaturen der Fälle von Abteilungen.

Die Nomenklatur gilt ab dem 1. Januar des nächsten Kalenderjahres. Wenn sich die Funktionen und Aufgaben des Instituts nicht ändern, wird die zuvor vereinbarte Nomenklatur mit entsprechenden Änderungen für das nächste Jahr nachgedruckt und vom Leiter des Instituts genehmigt.

Mindestens alle 5 Jahre wird die Nomenklatur neu zusammengestellt und abgeglichen. Während des Jahres kann die genehmigte Nomenklatur der Fälle durch neue, nicht für Fälle vorgesehene ergänzt werden. Die Aufbewahrungsfristen für einzelne Fälle können festgelegt werden.

In kleinen Organisationen werden Fälle zentral im Verwaltungsdokumentationsdienst oder mit einer Sekretärin gebildet. Wenn die Organisation groß ist, werden Verwaltungsdokumente gebildet und im Verwaltungsdokumentationsdienst gespeichert, und der Rest der Dokumente wird in Dateien gruppiert und in den strukturellen Abteilungen gespeichert, in denen sie gearbeitet haben.

Regeln und Verfahren für die Bildung von Fällen

Die Bildung der Fälle erfolgt nach den in Grundregeln für Archive Organisationen, Typische Anweisungen für Papierkram in Bundesorganen.

Zu Beginn des Kalenderjahres werden Ordner für alle in der Fallnomenklatur aufgeführten Fälle erstellt.

Die Umschläge zeigen:

• name der Organisation (vollständig und kurz);
• den Namen der Struktureinheit;
• fallindex nach Fallnomenklatur;
• den Titel des Falles in voller Übereinstimmung mit der Nomenklatur der Fälle;
• haltbarkeit des Gehäuses.

Bei der Bildung von Fällen sollte eine Reihe von Regeln befolgt werden. Ihre Implementierung hilft immer dabei, den Speicherort eines Dokuments korrekt zu bestimmen.

Nur ausgeführte und ordnungsgemäß ausgeführte Dokumentedie in Aussehen und Inhalt dem Titel entsprechen. Es ist verboten, Entwürfe und Kopien von Dokumenten in die Datei aufzunehmen.

Es ist zu beachten, dass Dokumente mit dauerhaften und vorübergehenden Aufbewahrungsfristen nicht in einem Fall zusammengefasst sind.

Es gibt eine Regel, nach der es werden nicht mehr als 250 Blatt mit einer Dicke von nicht mehr als 4 cm in das Gehäuse eingelegt... Diese Bedingung bietet optimale Bedingungen für das Abrufen von Informationen und die geringsten Arbeitskosten bei der Vorbereitung von Dateien für die Archivierung. Wenn mehr Dokumente zum Fall erstellt werden, wird ein neues Volume mit derselben Überschrift erstellt.

Angelegenheiten innerhalb eines Kalenderjahres gebildet... In Bildungseinrichtungen werden Dokumente normalerweise während des Schuljahres (dh von September bis August) gruppiert. Es gibt jedoch eine gewisse Spezifität bei der Bildung einer Reihe von Fallkategorien. Dazu gehören Gerichtsverfahren, Rechtssachen und Entscheidungen, die über das Kalenderjahr (akademisch) hinausgehen. Während der gesamten Arbeitszeit, den Angelegenheiten der gewählten Gremien der Kommissionen, bilden sich kreative Gruppen.

Entsprechend der Haupttätigkeit sollten sie getrennt von Personalaufträgen gruppiert werden. Bestellungen von Mitarbeitern werden gemäß den festgelegten Lagerzeiten in Fälle gruppiert.

In dem Fall müssen auch Dokumente systematisieren... zusammen mit Bewerbungsformular ins Geschäft nach Dokumenttypen und Chronologie... Das heißt, das Dokument eines früheren Datums wird zuerst platziert, dann ein späteres. in chronologischer Reihenfolge und nach Zahlen abgelegt.

Anhänge werden normalerweise an die Dokumente angehängt, auf die sie sich beziehen. Wenn die Anhänge groß sind, können sie eine separate Datei mit einer entsprechenden Überschrift bilden.

Bei der Gründung zum Geschäft korrespondenz Es ist zu beachten, dass das Antwortschreiben hinter dem Anforderungsschreiben steht. Dies bedeutet, dass das Prinzip der Chronologie in Bezug auf Initiativdokumente eingehalten wird.

Planungs- und Berichtsdokumente werden unabhängig vom Zeitpunkt ihrer Erstellung in den Dateien des Jahres gespeichert, auf das sie sich beziehen. Jahres-, Quartals- und Monatspläne werden separat gespeichert.

In einigen Fällen setzen sie bürgeraufrufein alphabetischer Reihenfolge. Gleichzeitig werden Vorschläge, Anträge und Beschwerden von Bürgern zur Arbeit der Organisation sowie alle Dokumente zu ihrer Prüfung und Ausführung getrennt von den Aussagen der Bürger zu persönlichen Angelegenheiten zusammengefasst.

Dokumente in persönlichen Dateien sind in chronologischer Reihenfolge angeordnet, sobald sie empfangen werden.

Elektronische Dokumente Datenbanken werden gemäß der Nomenklatur der Unternehmensangelegenheiten getrennt von Papierdokumenten auf der Festplatte eines dedizierten Computers zu Dateien (Ordnern, Verzeichnissen) zusammengefasst. Elektronische Datenbanken werden in separate Dateien umgewandelt.

Dateien behalten

Formierte und abgeschlossene Fälle werden in Struktureinheiten gespeichert, bis sie in das Archiv der Organisation übertragen werden. Die Sicherheit von Dokumenten, der Schutz vor den negativen Auswirkungen von Licht und Staub wird durch die Aufbewahrung in einem abschließbaren Bereich gewährleistet schränke, Safes oder Aktenschränke für Aufzüge.

Dinge sind arrangiert in den Regalen vertikal... Auf der Wirbelsäule eines jeden Falles ist sein Index gemäß der Nomenklatur angegeben. muss an der Innenseite der Schranktür angebracht werden. Um das erforderliche Dokument zu finden, finden Sie die Nummer des entsprechenden Falls in der Nomenklatur und dann den Ordner mit derselben Nummer.

In dem Fall bereits erstellte Dokumente können von Mitarbeitern für die Arbeit benötigt werden. In diesem Fall wird anstelle des aus der Datei extrahierten Dokuments ein Ersatzblatt platziert. Das Ersatzblatt gibt die Nummer und das Datum des Dokuments sowie dessen Zusammenfassung an, wann und an wen es ausgestellt wurde. Für einen vollständig ausgestellten Fall wird eine Ersatzkarte ausgefüllt. Es gibt die Nummer des ausgestellten Falls an, das Ausstellungsdatum, an wen es ausgestellt wurde, wie lange die Liste, die nach der Rückgabe des Falls eingegangen ist und angenommen wurde. Die Ersatzkarte wird an der Stelle der ausgestellten Akte in den Schrank gelegt.

In Übereinstimmung mit den Regeln der Büroarbeit in Bundesorganen fälle von dauerhafter und vorübergehender Lagerung (über 10 Jahre) werden in das Archiv übertragen des Bundesvorstandes frühestens 1 Jahr und spätestens 3 Jahre ab dem Datum des Beginns ihrer Verwendung oder Lagerung in strukturellen Abteilungen. Die Übergabe der Fälle an die Archive des Bundesvorstandes erfolgt auf der Grundlage von Inventaren von Fällen von Dauerlagerung, vorübergehender Lagerung (über 10 Jahre) und Personal, die in strukturellen Abteilungen des Bundesvorstandes zusammengestellt sind. Fälle von vorübergehender Aufbewahrung (bis zu 10 Jahre) werden nicht in die Archive der Bundesleitung übertragen und sind nach dem festgelegten Verfahren vernichtet.

Nach der Ausführung werden Dokumente in Fälle gruppiert. Die Reihenfolge ihrer Gruppierung ist in der Nomenklatur der Fälle von nicht klassifizierter Büroarbeit festgelegt. Die Nomenklatur der Fälle umfasst unbedingt alle IPS für Dokumente und Veröffentlichungen. Dokumente können je nach Produktionsbedarf und Grad der Zugriffsbeschränkung einzeln oder zusammen mit anderen Dokumenten zu demselben Thema in Fälle eingeteilt werden.

In Fällen, in denen eine Organisation eine große Anzahl derselben Arten von Dokumenten und Fällen (Bestellungen, Anweisungen, Berichte usw.) mit einem Zugriffsbeschränkungsstempel und ohne diesen Stempel erstellt, ist es ratsam, eine separate Aufteilung in Fälle vorzusehen. In diesem Fall wird in der Spalte der Nomenklatur "Index des Falls" die angegebene Markierung über die Zugriffsbeschränkung zur Nummer des Falls mit Dokumenten hinzugefügt. Zum Beispiel (Abbildung 10.1).

Wenn ein Dokument mit eingeschränktem Zugang in einem Fall mit nicht klassifizierten Dokumenten enthalten ist, die keinen ähnlichen Stempel haben, erhält dieser Fall ein Zugangsbeschränkungszeichen, und eine entsprechende Klarstellung wird in die Nomenklatur der Angelegenheiten der Organisation (Institution) eingetragen.

In Organisationen, in deren Aktivitäten eine kleine Anzahl von Dokumenten mit beschränktem Zugang gebildet wird, kann die Nomenklatur der Fälle die Feststellung eines Falls vorsehen. Zum Beispiel: "Dokumente" Für den offiziellen Gebrauch ".

Abbildung 10.1. Typ der Fallnomenklatur

Die Lagerdauer für einen solchen Fall ist nicht festgelegt. und in der entsprechenden Spalte der Fallnomenklatur ist die Marke „EG“ (Sachverständigenkommission) eingetragen. Am Ende des Amtsjahres wird der Fall des eingeschränkten Zugangs von der Expertenkommission der Organisation (Institution) auf einem halben Blatt geprüft und erforderlichenfalls beschlossen, die Dokumente neu anzuordnen. Die im Fall enthaltenen Dokumente zur langfristigen und dauerhaften Aufbewahrung werden in einem separaten Fall zusammengefasst, der einen unabhängigen Titel erhält und zusätzlich in die Nomenklatur der Fälle aufgenommen wird. Wenn der Fall nur Dokumente mit vorübergehenden Aufbewahrungsfristen enthält, kann er möglicherweise nicht neu formuliert werden. Die Speicherdauer für eine solche Datei richtet sich nach der maximalen Dauer der darin enthaltenen Dokumente.

In Fällen mit Dokumenten offener Büroarbeit. Wenn sich Materialien ansammeln, konzentrieren sich Informationen mit begrenzter Verbreitung auf eine ähnliche Kategorie. Die Umschläge dieser Fälle tragen ebenfalls einen Zugangsbeschränkungsstempel. Entsprechende Klarstellungen werden in der Nomenklatur der Fälle vorgenommen.

Allgemeine Grundsätze für die Bildung von Fällen

Dokumente, die sich nicht in den Händen der ausübenden Künstler befinden, werden mit dem Ziel gruppiert, ihre Speicherung zu organisieren, um vor allem eine schnelle Suche nach den erforderlichen Dokumenten und Informationen zu gewährleisten. Diese Arbeit zum Gruppieren von Dokumenten wird aufgerufen "Fallbildung"Da die Hauptorganisationseinheit für die Buchhaltung und Speicherung von Papierdokumenten eine Datei ist, handelt es sich um Nicht-Papierdokumente speichereinheit, Dokumente auf Computermedien - datendatei.

Die Arbeit an der Fallbildung besteht aus folgenden Operationen:

• - Verteilung der ausgeführten Dokumente auf Fälle;
• - Ort der Dokumente im Fall;
• - Gestaltung des Gehäusedeckels.

In Organisationen kann die Fallbildung entweder zentral nur vom Sekretär des Unternehmens (Bürodienst) oder dezentral - von mehreren strukturellen Abteilungen - durchgeführt werden. In der Praxis existieren beide Optionen gleichzeitig. So werden Verwaltungs- und Organisationsdokumente in dem Fall zentral gebildet, und Buchhaltung, Personalangelegenheiten, Korrespondenz, Verträge und andere Dokumente konzentrieren sich auf bestimmte Arbeitsplätze in strukturellen Abteilungen.

Die Bildung von Fällen in strukturellen Abteilungen erfolgt entweder durch Ausführende, die eine bestimmte Reihe von Themen in ihrer strukturellen Abteilung leiten, oder zentral in der Abteilung durch einen speziell benannten Mitarbeiter. Im zweiten Fall ist es einfacher, die methodische Einheit und Qualität der Fallbildung sicherzustellen und diese durch die Leitung und den Dienst der Vorschulerziehung zu kontrollieren.

Die Richtigkeit der Fallbildung wird festgestellt und während der Inspektionen von den Stellen des Archivdienstes, anderen Aufsichtsbehörden (in ihrem Tätigkeitsbereich) beurteilt und durch die Einhaltung einer Reihe von Regeln erreicht, die für staatliche Organisationen verbindlich sind. Obwohl jede Systematisierung, einschließlich der Systematisierung von Dokumenten, einen angewandten Wert hat und von Nichtregierungsorganisationen weitgehend unabhängig festgelegt werden kann, wäre es unangemessen, die über Jahrzehnte gesammelten Erfahrungen zu ignorieren.

Gruppieren von Dokumenten in Fällen

In den meisten Fällen werden Dokumente eines Kalenderjahres in Fälle gruppiert, mit Ausnahme von Gerichtsakten, persönlichen Akten, Dokumenten gewählter Organe, die während des Zeitraums ihrer Einberufung gruppiert werden usw.

Es ist ratsam und widerspricht nicht den Regeln, Dokumente mit ihrer unbedeutenden Anzahl für mehrere Jahre zu sammeln, nachdem der Fall als fortlaufender Fall mit geeigneten Noten für alle Jahre der Anhäufung von Dokumenten in dem Fall erstellt wurde.

Dokumente mit dauerhaften und vorübergehenden Aufbewahrungsfristen sollten getrennt in Dateien zusammengefasst werden. Beispielsweise sollten Originale und Kopien von Dokumenten, jährlichen und vierteljährlichen Arbeitsplänen usw. in verschiedenen Dateien aufbewahrt werden, da diese Dokumente unterschiedliche Aufbewahrungsfristen haben.

Die vorübergehende Gruppierung von Dokumenten mit unterschiedlichen Speicherperioden in einer Datei ist zulässig, wenn sie sich auf ein Problem beziehen. Am Ende des Kalenderjahres und bei der Lösung des Problems wird empfohlen, solche Dokumente in separate Fälle zu gruppieren.

Der Fall enthält nur eine Kopie des Dokuments. Die zurückzugebenden Dokumente, Entwürfe, Arbeitsversionen (Entwürfe) von Dokumenten und deren Kopien sind nicht enthalten. Die Ausnahme bilden Entwurfsmaterialien mit Beschlüssen, Visa und Notizen, die das Hauptdokument ergänzen. Unvollständige oder falsch ausgeführte Dokumente werden zur Überarbeitung an die ausübenden Künstler zurückgesandt.

Die Einreichung der Unterlagen in dem Fall erfolgt durch den Sekretär gemäß den Angaben der Testamentsvollstrecker auf den Unterlagen: "Falls Nummer ...".

Ort der Dokumente im Fall

Man sollte keine Uneinigkeit in Bezug auf Anfragen und Antworten zulassen, Anschreiben ohne Anhänge oder ohne Markierungen über ihren Standort einreichen und Dokumente an Korrespondenten zurücksenden.

Die Schnelligkeit der Suche nach den erforderlichen Dokumenten sowie die Offenlegung des Kurses und die Vollständigkeit der Problemlösung hängen von der gewählten Reihenfolge der Anordnung der Dokumente im Fall ab. Normalerweise werden Dokumente in einer Datei in chronologischer Reihenfolge angeordnet, beginnend mit früheren Dokumenten nach Datum und endend mit späteren Daten.

Oft werden Dokumente (Bestellungen, Bestellungen, Protokolle, Entscheidungen usw.) nach Seriennummern angeordnet, aber auch in diesem Fall bleibt die chronologische Reihenfolge der Problemlösung erhalten.

Ein anderer Ansatz sollte beispielsweise auf die Korrespondenz angewendet werden, bei der das Antwortdokument nicht zum Datum der Registrierung, sondern nach dem Initiativdokument in die Datei aufgenommen wird, oder auf Anhänge, die unabhängig vom Datum ihrer Genehmigung oder Zusammenstellung vorliegen den entsprechenden Unterlagen beigefügt. Wenn der Anhang 250 Blatt oder mehr umfasst, wird in der Regel ein separater Band daraus gebildet und im Dokument entsprechend vermerkt.

Dokumente können auch in alphabetischer Reihenfolge angeordnet werden. In alphabetischer Reihenfolge ist es ratsam, verschiedene Fragebögen, Fragebögen, Zusammenfassungen, Berichte von untergeordneten Unternehmen (in alphabetischer Reihenfolge der Namen von Unternehmen), Vorschläge, Anträge und Beschwerden von Bürgern und andere Dokumente zu gruppieren. Jede Gruppe von Dokumenten unterscheidet sich in der Zusammensetzung und im Wert von Informationen, die die Besonderheiten ihrer Bildung in Fällen bestimmen.

Merkmale der Bildung bestimmter Gruppen von Dokumenten in dem Fall

Verwaltungsdokumente werden nach Typ in getrennte Fälle unterteilt, während ihre Urheberschaft normalerweise angegeben wird: Anordnungen des Ministeriums, Anordnungen des Generaldirektors usw. Aufträge für die Haupttätigkeit, Aufträge für administrative und wirtschaftliche Fragen sowie Aufträge für Personal werden separat gruppiert, da jede dieser Gruppen ihre eigenen, unterschiedlichen Lagerzeiten hat.

Zuordnungen Höhere Organisationen und Dokumente zu ihrer Ausführung werden zur besseren Suche in Fällen gruppiert nach Aktivität Organisationen.

Statuten, rückstellungen, anleitung, die durch Verwaltungsdokumente als Anhänge genehmigt wurden, werden zusammen mit Verwaltungsdokumenten gruppiert. Wenn bei ihrer Genehmigung keine Verwaltungsdokumente ausgestellt wurden, werden diese Dokumente zu unabhängigen Fällen zusammengefasst.

Protokolle sollte unter Berücksichtigung des Attributs des Autors (Protokoll des Vorstandes, Protokoll eines Treffens mit dem Direktor, Protokoll eines Gewerkschaftstreffens usw.) zu Fällen zusammengefasst werden. Die Protokolle werden in der Regel zusammen mit den Dokumenten gruppiert, auf deren Grundlage sie erstellt wurden (Tagesordnungen, Berichte, Entscheidungsentwürfe usw.). Diese Dokumente werden nach dem Protokoll in der Reihenfolge der Prüfung von Fragen platziert. Bei einem erheblichen Volumen solcher Dokumente werden sie in einem separaten Fall gemäß den Protokollnummern und in der Reihenfolge der Lösung von Problemen gebildet.

Planungsdokumentation - genehmigte Pläne, Berichte, Grenzwerte, Titellisten werden getrennt von den Entwürfen dieser Dokumente und den darauf berechneten Berechnungen in Fälle eingeteilt. Sie beziehen sich auf das Jahr, zu dem ihr Inhalt gehört, unabhängig vom Zeitpunkt der Zusammenstellung, zum Beispiel: "Bericht für 2013", Der Entwurf für 2014 sollte in die Fälle von 2013 aufgenommen werden.

Zukunftsgerichtete Geschäftspläne beziehen sich auf das erste Jahr ihrer Tätigkeit, Berichte über die Umsetzung des langfristigen Plans - auf das letzte Jahr des Plans. Anpassungen des langfristigen Plans beziehen sich auf das Jahr, für das sie erstellt wurden. Buchhaltungs-Dokumente über finanzielle Aktivitäten Unternehmen, die aus einer Bilanz, einer Erläuterung und Anhängen bestehen, sind in der folgenden Reihenfolge angeordnet: zuerst eine Erläuterung zum Bericht, dann eine Bilanz und am Ende die Anhänge. Die Reihenfolge der Anträge wird durch die Reihenfolge der Bilanzpositionen oder die entsprechenden Verweise in der Erläuterung bestimmt.

Statistische Dokumentationgebildet in Managementaktivitäten, wird unabhängig oder im gleichen Fall mit anderen Dokumenten zu diesem Thema gruppiert. Beispielsweise wird dem Bericht über die Kernaktivitäten für 2006 statistische Berichtsformulare beigefügt, in denen die Aktivitäten dieser Organisation in Bezug auf die Kernaktivitäten beschrieben werden.

Dokumente von Zweigstellen, untergeordneten Organisationen (Pläne, Berichte, Zusammenfassungen, Überprüfungen, Zertifikate, Berichte usw.), die in die Hauptorganisation eintreten, werden normalerweise für jede Organisation in separate Fälle oder beispielsweise nach Dokumenttypen (ein Name) für alle Organisationen gruppiert : " Vorgefertigte Berichte von Filialen über die Umsetzung des Plans für den Verkauf von Waren ".

Wenn die Korrespondenz zu einem bestimmten Thema wieder aufgenommen wird, das im Vorjahr begonnen hat, werden die Dokumente in Fälle des laufenden Jahres gruppiert, wobei der Index des Falls des Vorjahres angegeben wird.

Nach der Ausführung werden Dokumente in Fälle gruppiert. Die Reihenfolge ihrer Gruppierung ist in der Nomenklatur der Fälle von nicht klassifizierter Büroarbeit festgelegt. Die Nomenklatur der Fälle umfasst unbedingt alle IPS für Dokumente und Veröffentlichungen.

Dokumente können abhängig vom Produktionsbedarf und dem Grad der Zugriffsbeschränkung separat oder zusammen mit anderen Dokumenten zu demselben Thema in Fälle gruppiert werden.
In Fällen, in denen eine Organisation eine große Anzahl derselben Arten von Dokumenten und Fällen (Bestellungen, Anweisungen, Berichte usw.) mit einem Zugriffsbeschränkungsstempel und ohne diesen Stempel erstellt, ist es ratsam, eine separate Aufteilung in Fälle vorzusehen. In diesem Fall wird in der Spalte der Nomenklatur "Index des Falls" die angegebene Markierung über die Zugriffsbeschränkung zur Nummer des Falls mit Dokumenten hinzugefügt.

Wenn ein Dokument mit eingeschränktem Zugang in einem Fall mit nicht klassifizierten Dokumenten enthalten ist, die keinen ähnlichen Stempel haben, erhält dieser Fall ein Zeichen der Zugangsbeschränkung und eine entsprechende Klarstellung wird in die Nomenklatur der Angelegenheiten der Organisation (Institution) eingetragen.
In Organisationen, in deren Aktivitäten eine kleine Anzahl von Dokumenten mit beschränktem Zugang gebildet wird, kann die Nomenklatur der Fälle die Feststellung eines Falls vorsehen. Zum Beispiel: "Dokumente" Für den offiziellen Gebrauch ".

Die Lagerdauer für einen solchen Fall ist nicht festgelegt. und in der entsprechenden Spalte der Fallnomenklatur ist die Marke "EG" (Sachverständigenkommission) eingetragen.

Am Ende des Amtsjahres wird der Fall des eingeschränkten Zugangs von der Expertenkommission der Organisation (Institution) auf einem halben Blatt geprüft und erforderlichenfalls beschlossen, die Dokumente neu anzuordnen. Die im Fall enthaltenen Dokumente zur langfristigen und dauerhaften Aufbewahrung werden in einem separaten Fall zusammengefasst, der einen unabhängigen Titel erhält und zusätzlich in die Nomenklatur der Fälle aufgenommen wird.

Wenn der Fall nur Dokumente mit vorübergehenden Aufbewahrungsfristen enthält, kann er möglicherweise nicht neu formuliert werden. Die Speicherdauer für eine solche Datei richtet sich nach der maximalen Dauer der darin enthaltenen Dokumente.

In Fällen mit Dokumenten offener Büroarbeit. Wenn sich Materialien ansammeln, konzentrieren sich Informationen mit begrenzter Verbreitung auf eine ähnliche Kategorie. Die Umschläge dieser Fälle tragen ebenfalls einen Zugangsbeschränkungsstempel. Entsprechende Klarstellungen werden in der Nomenklatur der Fälle vorgenommen.

9.1.7 Verwendung von Dokumenten, Dateien und Veröffentlichungen. Entfernen des Zugriffsbeschränkungsstempels

Es ist nicht gestattet, Informationen aus eingeschränkten Dokumenten in öffentlichen Reden oder in Veröffentlichungen in der offenen Presse zu verwenden. in Radio- und Fernsehsendungen, um solche Dokumente und Veröffentlichungen auf offenen Ausstellungen auszustellen, um sie an Ständen, in Vitrinen oder an anderen Orten der Öffentlichkeit zu demonstrieren.
Fälle und Veröffentlichungen werden an Benutzer ausgegeben und von diesen gegen eine Quittung in der RKF "Bilanzierung von ausgegebenen Fällen und Veröffentlichungen" akzeptiert.
Das Erstellen von Kopien für Drittorganisationen aus Dokumenten erfolgt auf der Grundlage schriftlicher Anfragen mit Genehmigung des Leiters der Organisation (Struktureinheit), die diese Dokumente erstellt hat.
Kopieren von Dokumenten für Dritte. Der Erhalt von anderen Organisationen erfolgt in Absprache mit den zusammenstellenden Organisationen.

Fälle von dauerhaften und vorübergehenden Aufbewahrungsfristen mit einem Zugangsbeschränkungsstempel werden regelmäßig überprüft, um eine mögliche Entfernung dieses Stempels zu erreichen. Die Anzeige erfolgt bei der Übertragung von Fällen von Struktureinheiten in das Archiv der Organisation sowie bei der Vorbereitung von Fällen für die dauerhafte und langfristige Speicherung (über 10 Jahre) zur Übertragung in das Staatsarchiv (für kommerzielle Organisationen, wenn diese liquidiert werden). Die Entscheidung, den Stempel zu entfernen, wird einer Sonderkommission anvertraut, die nach dem festgelegten Verfahren eingerichtet wurde und zu der der stellvertretende Leiter der für diese Fragen zuständigen Organisation, Vertreter des Büroverwaltungsdienstes, gehört. Die Entscheidung der Kommission wird durch eine willkürlich ausgearbeitete Handlung formalisiert, die vom Leiter der Organisation genehmigt wird. Eine Kopie des Gesetzes wird zusammen mit den Fällen in das Archiv der Organisation und für Fälle der dauerhaften und langfristigen Speicherung in das Staatsarchiv übertragen. Auf den Deckblättern von Fällen mit eingeschränktem Zugang wird der Stempel mit einem Stempel oder einer handschriftlichen Notiz storniert, in der das Datum und die Nummer der Handlung angegeben sind, die als Grundlage für ihre Entfernung diente. Ähnliche Hinweise finden sich in den Inventaren und in der Nomenklatur der Fälle.

Eingeschränkte Fälle, die von Organisationen in das Staatsarchiv übertragen werden, werden gemäß den Anforderungen des Staatsarchivs als eingeschränkte Dokumente verwendet.