Документы для оформления трудовой книжки. Сроки внесения данных в трудовую книжку

• Поступающий на работу заключает трудовой договор впервые (в соответствии с частью 4 статьи 65 Трудового кодекса РФ при заключении трудового договора впервые трудовая книжка оформляется работодателем).
• Поступающий на работу заявляет об утрате, повреждении или отсутствии трудовой книжки по любой другой причине (в соответствии с частью 5 статьи 65 Трудового кодекса РФ в случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствии трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку).

При оформлении новой трудовой книжки обратите внимание!

Оформление новой трудовой книжки осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.

При оформлении новой трудовой книжки обязательным является получение от поступающего на работу письменного заявления с указанием причины отсутствия трудовой книжки.

При этом причина отсутствия трудовой книжки может быть любой, а работодатель, получив письменное заявление, не вправе отказать работнику в оформлении трудовой книжки. Работодатель обязан оформить новую трудовую книжку только работнику, проработавшему у него свыше пяти дней и если работа у данного работодателя является для работника основной (часть 3 статьи 66 Трудового кодекса РФ, пункт 3 “Правил ведения и хранения трудовых книжек… “, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 №225 «О трудовых книжках»).

Некоторые кадровики считают, что если работник поступает на работу впервые, то работник не должен писать заявление с просьбой об оформлении трудовой книжки, поскольку часть 4 статьи 65 Трудового кодекса РФ этого не требует.

Но позволю себе спросить: Каким же образом кадровику узнать, в первый раз работник устраивается на работу или нет?

Полагаю, что только получив, письменное заявление.

Поэтому, на мой взгляд, правильным будет истребование с работника письменного заявления о выдаче новой трудовой книжке в случае ее отсутствия по любой причине.

Также следует помнить, что работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее (пункт 44 “Правил ведения и хранения трудовых книжек… “, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 №225 «О трудовых книжках»). Работодатель не вправе требовать с работника, чтобы он самостоятельно покупал трудовую книжку.

При выдаче работнику трудовой книжки работодатель взимает с него плату, размер которой определяется размером расходов на ее приобретение.

Образец заявления о выдаче (оформлении) новой трудовой книжки

Генеральному директору

ООО «Кадровые решения»
Петрову П.П.
Иванова Ивана Ивановича

Заявление

В связи с тем, что мной утрачена трудовая книжка (либо «я поступаю на работу впервые», либо «старая трудовая книжка повреждена и непригодна к использованию», либо указывается другая причина), на основании части 5 статьи 65 Трудового кодекса РФ прошу оформить мне новую трудовую книжку.

Дата / подпись / фамилия, инициалы

Трудовая книжка - документ учета рабочего стажа гражданина РФ. Ее оформление, последующее заполнение и сохранение происходит в кадровом отделе организации, при отсутствии такового обязанность возлагается на руководителя или уполномоченное им лицо. Вопрос оформления важен, так как это влияет на получение пенсии сотрудником при достижении определенного возраста.

При найме нового работника на вакантную должность в организации может возникнуть вопрос, как оформить трудовую впервые.

Запись в трудовой книжке о приеме на работу и перевод на другую должность

Этот документ содержит в себе три параграфа. Первоначально заполняют титульный лист на основании предоставленного паспорта сотрудником:

• полная дата рождения;
• специализация;
• образование;
• дата оформления книги;
• сопутствующие подписи и пояснения;
• заверение печатью компании.

Далее впервые заполняется параграф, который содержит данные о трудоустройстве. Все записи делают одним типом чернил одного цвета. Для указания дат используют арабские цифры. Исключены сокращения, данные фиксируют в полном объеме и разборчивым почерком.

Правила оформления трудовых книжек

Как правильно оформить трудовую, должен знать каждый ответственный сотрудник кадрового отдела. Графы заполняются с предельной внимательностью и аккуратностью.

Обязательно отметить страницу данных о работе штампом, содержащим полное название и адрес предприятия. Если штампа нет, необходимая информация вносится вручную.

Обозначается дата и порядковый номер записи о трудоустройстве. Сама отметка содержит полную формулировку. Правомерность сведений подтверждает подпись сотрудника и уполномоченного лица.

В книжку также вносят отметки о наградах и регалиях, которые подтверждены соответствующими документами и свидетельствами. Отмечают, кем было произведено награждение. Денежные премиальные выплаты не указываются.

При полном заполнении сведений о трудоустройстве вклеивают специальный вкладыш. Запрещено делать записи о работе на других листах.

Как вносятся изменения в трудовую книжку

Ошибочно внесенные данные нельзя закрашивать или стирать. Пометка «исправленному верить» также исключена. Возможна , которая производится на последнем месте работы.

Оформление титульного листа - очень важный момент. Если он подлежит корректировке, неактуальную информацию аккуратно зачеркивают одной чертой, например, фамилию. Новые данные вносят сверху. На обратной стороне обложки указывают документацию, послужившую основанием для изменений. Сноски заверяются печатью организации и подписью руководителя. Дальнейшие корректировки производят с указанием правильной отметки ниже, не зачеркивая предыдущую запись.

Правильное оформление трудовой книжки напрямую связано с начислением в дальнейшем пенсии гражданам.

Если на предыдущем месте работы при внесении информации в трудовую была сделана ошибка, то для исправления потребуется письменное подтверждение прежнего нанимателя. Любую корректировку данных производят только после того, как предыдущая запись признана недействительной.

Правила оформления вкладышей

Иногда возникает вопрос, что делать, если один из параграфов полностью заполнен. В этом случае берут и вклеивают в определенный раздел или в конец. После подобных манипуляций в книжке делается отметка, которая информирует о добавлении вкладыша, указывают его серийный номер. Пример оформления показывает, что вкладыш, предъявленный отдельно, недействителен.

Если произошла утеря трудовой, недостаточно просто выдать новую. Необходимо оформить дубликат, о чем сотрудник должен подать заявление. Отдел кадров подготавливает документ в течение 15 дней. В дубликате указывают суммарный стаж работника, до текущего момента трудоустройства. Переносят особые отметки, например, о награждении.

Как оформляется совместительство и увольнение в трудовой книжке

Где оформить трудовую книжку, работая в двух местах? Запись, указывающую на занятость по совместительству, делают на основном месте трудоустройства. Часто подработка оформляется в виде соглашения.

Данные, информирующие о переводе сотрудника, увольнении, совместительстве и прочих изменениях, вносят в третью графу параграфа сведений о работе. Также указывают нюансы, связанные с изменением трудовых отношений.

В день увольнения работнику выдают его трудовую книжку. Если сотрудник не забрал ее, отправляют уведомление о том, что нужно получить документы или дать согласие на их почтовую пересылку.

Невостребованные книги учета трудового стажа хранятся в кадровом отделе 2 года, после чего передаются в архив компании.

Во избежание недоразумений следует очень внимательно относиться к манипуляциям с трудовыми книжками граждан.

Трудовая книжка – важный документ, которая необходим для совершения официальной трудовой деятельности и является основанием для начисления стажа. Как получить трудовую книжку и правильно ее заполнить, мы и расскажем в данном материале.

Как получить трудовую книжку

Как правило, первый раз трудовую книжку человек получает на своем первом месте официального трудоустройства при заключении трудового договора . Далее ее следует заполнить и отдать работодателю на хранение вплоть до своего увольнения из данного предприятия.

Работодатель обязан вернуть этот документ при условии увольнения сотрудника, независимо от того, нашел ли он сразу же новое место работы или же только начинает его искать. Если документ при увольнении человеку не вернули, он имеет право на материальную компенсацию потери документа.

Другой способ получения документа – это при выпуске из ВУЗа, в некоторых заведениях их выдают выпускникам в приложении к диплому, чтобы выпускники могли быстрее получить работу. Однако нельзя полагать, что наличие книжки повысит шансы на трудоустройство, она лишь ускорить процедуру оформления на месте работы.

Также книжку можно приобрести в канцелярских магазинах , в случаях, если вы, например, не желаете, чтобы на новом месте работе что-то знали о предыдущем опыте или в силу других причин.

Условия хранения трудовых книжек и их выдачи

Очень важно периодически спрашивать у работодателя или лица, занимающегося в компании хранением трудовых книжек, об условиях их хранения. Ведь порча или потеря документа крайне нежелательны для сотрудника в будущем.

Так, условия хранения документа должны быть следующими:

1. в шкафу среди важных документов;
2. в сейфе.

Например, если в данном документе были перечислены уровни квалификации и присвоенные трудовые звания, их крайне тяжело будет восстановить в случае утери документа.

Условия выдачи книжки на руки ее владельцу такие:

1. при расторжении трудового договора;
2. по требованию сотрудника при подаче заявления, для предоставления информации из трудовой книжки (в таких случаях ему выдается копия документа) в ФМС или же прочие органы;
3. трудовую книжку могут отдать родственникам сотрудника в случае его смерти;
4. при отсутствии семьи после смерти сотрудника трудовая должна храниться у работодателя в течение 50 лет.

Законодательство РФ уже несколько лет планирует исключить необходимость ведения трудовых книжек сотрудников. Однако сроки такого нововведения еще не определены, поэтому пока трудовые книжки остаются на плаву и доставляют немало хлопот, как сотрудникам, так и работодателям.

Теперь перейдем к вопросам оформления и заполнения этого типа документов.

Как оформляются трудовые книжки

Чаще всего эти книги хранятся в отделе кадров, реже – в бухгалтерии предприятия. Их наличие требуется от следующих категорий сотрудников:

Книжки не заводят лишь на внешних совместителей, в частности, фрилансеров.

При приеме на работу, человек, имеющий трудовой стаж, обязан предоставить данный документ вместе с прочими бумагами. Далее сотрудник отдела кадров проверяет достоверность указанных данных в книжке.

При оформлении трудовой книги по месту работу на сотрудника составляется бланк , состоящий из следующей информации:

1. данные о сотруднике, имя и дата рождения, образование, специальность;
2. сведения о предыдущих местах работы;
3. награждения и поощрения сотрудника с датами и нумерацией приказов о награждениях.

Процедура заполнения документа

Итак, как уже говорилось ранее, документ о трудоустройстве заполняет либо сотрудник отдела кадров, либо бухгалтер. Если же компания состоит из минимального количества сотрудников, этим может заниматься непосредственно сам руководитель или попросить заполнить документ самого сотрудника, затем просто проверяет информацию и ставит печать с подписью.

Заполнять документ следует крайне внимательно, именно поэтому следует соблюдать строгий алгоритм действий .

Содержание титульной страницы документа

Первая титульная страница трудовой книжки включает в себя паспортные данные сотрудника, данные о дипломе и сведения об изменении личных данных, если такая процедура имела места. В целом эта страница должна включать следующие данные:

Сведения о работе

Следующий раздел трудовой книжки – основной, это сведения о трудовой деятельности человека. Каждая из записей оформляется работодателем так:

1. номер записи в зависимости от того, какой идет по счету работодатель;
2. дата приема на работу;
3. указание должности и департамента, которому подчинен сотрудник;
4. документ, на основании которого человек был принят (как правило, на основании Приказа) с указанием номера;
5. причина и дата увольнения;
6. должность кадровика, подпись и печать компании.

При условии перевода сотрудника на другую должность в рамках одной организации в трудовой книжке совершается отдельная запись.

Раздел, посвященный наградам и поощрениям

Очень часто данный раздел не заполняют , даже при условии присвоения сотруднику наград, званий, почетных грамот и других поощрений. Желательно проверять фиксацию получения того или иного поощрения в трудовой книжке.

Раздел следует заполнять следующим образом:

1. номер записи;
2. дата присвоения поощрения;
3. вид поощрения, кто выдал и за какие заслуги, номер приказа, согласно которому было произведено поощрение.

Обратите внимание, что очень важно, чтобы каждое поощрение подкреплялось приказом, в противном случае оно не будет иметь никакого веса.

Какие данные еще могут внесены в трудовую книжку

Если в этом есть необходимость, в книжку могут быть внесены данные о выполненной работе по совместительству, однако их внесение не является обязательным. Но, несмотря на это, в отделе кадров или бухгалтерии, такую запись по требованию обязаны внести.

При желании человека иметь официальный дополнительный заработок, ему выдавать на руки документ о трудоустройстве на основном месте работы не имеют права, он заполняется основным работодателем при предоставлении соответствующих данных.

Также в ней фиксируются такие данные , как:

1. информация о повышении квалификации;
2. присвоение категории;
3. прочие сведения.

Помимо этого, запись в документ вносится заново в случаях переименования организации, в которой работает ее владелец. Запись осуществляется, ссылаясь на документ, служащий основанием для этого.

Также данные вносятся заново при условиях смены штатных расписаний, например, при переименовании должности сотрудника.

Если места в книжке больше нет

Если в данной книжке уже нет места для совершения новых записей, то новый работодатель должен вклеить в нее специальный вкладыш с аналогичными реквизитами книжки. Как правило, вкладыш приклеивают после последней страницы с целью сохранения порядка трудовой деятельности человека.

При вклеивании вкладыша ему присваивается номер и серия, их также следует указать на титульном листе, также следует поставить штамп с надписью о выдаче вкладыша.

Если же бланк для вкладыша был при заполнении испорчен, то его следует утилизировать и сменить на новый. Ошибок в документе допускать нельзя.

Теперь вам известно, где можно получить трудовую книжку и как правильно ее заполнять. Информация будет интересна как рядовым сотрудникам, так и работникам отдела кадров, которые ведут учет трудовых книжек сотрудников предприятия.

В настоящее время наблюдается положительная тенденция в развитии финансовой и юридической грамотности работников. Граждане тщательно изучают законодательство, стремясь защитить свои права. Поэтому вопрос о том, возможно ли заводить вторую звучит все чаще. Законодательство Российской Федерации не содержит конкретный ответ на данный вопрос, что приводит к определенной неясности и попытке выяснить, как действовать правильно.

Трудовая книжка – это официальный документ, в который вносится информация о трудоустройстве и . Оформляется и хранится данный документ в отделе кадров предприятия-работодателя. Любая организация обязана вести книжки на всех сотрудников, которые работают по трудовому договору более пяти дней.

Трудовая книжка содержит данные о работнике:

• ФИО согласно данным паспорта
• сведения о возрасте
• информация об образовании записываются на основании диплома или аттестата
• полное и сокращенное наименование предприятий, с которыми у работника заключен трудовой контракт
• должность/специальность сотрудника, присвоение разряда
• данные или другого документа, на основании которого сотрудник принят на работу в организацию

При увольнении рабочего в отделе кадров вносят в трудовую книжку информацию о причине и дату, с которой сотрудник не работает в организации. Кроме того указывается приказ, согласно которому произошло увольнение работника.

Записи о принятии и увольнении должны заверяться личными подписями работника и кадрового сотрудника. В день окончания трудового договора гражданину обязаны предоставить трудовую книжку.

Законно ли наличие нескольких трудовых книжек?

Трудовая книжка – самое важное свидетельство трудового стажа сотрудника. Причины, по которым гражданин оформляет трудовую книжку повторно, могут быть различными:

• утеря бланка трудовой и обнаружение оригинальной книжки только после заведения новой
• скрытие от начальства предприятия еще одного места работы
• желание утаить факт с прошлого места работы «по статье»
• работник хочет начать трудовой путь с «чистого листа» и скрыть сведения о прежней нежелательной квалификации
• физическое повреждение первой книжки

Каждый работник имеет право работать на нескольких предприятиях. Тем не менее, трудовая книжка должна храниться у основного работодателя (в соответствии со статьей 66 ТК РФ). Деятельность в других организациях в данном случае считается совмещением. По желанию работника сведения о второй работе можно внести в трудовую книжку, основываясь на приказе о приеме на службу в другую компанию.

Следовательно, у работника не должно быть в наличии несколько трудовых книжек. В случае потери книжки необходимо сообщить об этом в отдел кадров и будет выдан дубликат.

Однако четкого запрета владеть несколькими трудовыми книжками не содержится в . Сотрудник, работая сразу в двух организациях и заводя трудовые книжки в двух экземплярах, прямой ответственности перед законом не несет. Но иногда возникают ситуации, когда работа по двум книжкам незаконна. Например, женщина получает пособие по уходу за ребенком по обеим книжкам. В другом случае девушка выходит на новую работу, не прекращая декретный отпуск, и заводит еще одну трудовую книжку с целью получать пособие и в дальнейшем. Данные ситуации могут закончиться плачевно, так как работницу могут вынудить вернуть излишне полученные средства через суд или обвинить в мошенничестве.

Таким образом, для исключения проблем в будущем желательно вести трудовую деятельность, используя трудовую книжку в единственном экземпляре.

Как быть с вычетами при наличии двух трудовых?

Сотрудник, устраиваясь в организацию, должен сообщить работодателю о наличии трудовой книжки в двух экземплярах. Отказать в трудоустройстве на законодательном уровне работнику не могут. Однако работодатель задастся вопросом, почему стаж не учитывается в одной трудовой, даже при наличии второй работы . При этом работодатель попросит работника определиться с основным местом работы для того, чтобы не нарушить выполнение статей НК РФ. Ведь претендовать на налоговые вычеты сотрудник может лишь на одном месте работы.

Рабочий обязан выбрать основное место работы, а в другую организацию передать заявление, что вычеты уже получены. Не стоит предъявлять права на налоговые вычеты на обоих рабочих местах. В случае если об этом факте узнают работники налоговой службы, нарушитель заплатит штраф по статье 122 НК РФ.

Вопрос о является важным и для предприятия-работодателя. Поэтому начальник обязан быть в курсе, работает сотрудник в организации на основном месте работы либо совмещает эту работу с другой. Ведь если при ежегодной проверке работники налоговой службы обнаружат несоответствия, то нанимателю придется также оплачивать штрафы и пени согласно ст. 123 НК РФ. Для наемного рабочего данная ситуация чревата увольнением.

Таким образом, владельцам двух трудовых книжек не надо претендовать на налоговые вычеты сразу на нескольких местах работы. Также это касается других гарантий с основного места работы. При оформлении сотрудником отпуска на время прохождения сессии по учебе, требовать его оплаты нужно только у одного работодателя. Во второй организации необходимо оформить бесплатный отпуск.

Оформление пенсии при наличии двух трудовых книжек

Владельцы трудовых книжек в двух экземплярах при , подавая документы в ПФ, пытались сдать с пакетом документов обе книжки с целью увеличения общего стажа. Однако сотрудники пенсионного фонда не принимают несколько трудовых книжек. Предоставлять в ПФ можно лишь один экземпляр.

В ближайшем будущем планируют отменить у работников обязательное наличие трудовой книжки. С внедрением персонифицированного учета в пенсионном страховании утратился смысл в книжке как в накопителе учета трудового стажа. Индивидуальные записи на каждого работника в пенсионном фонде включают все сведения о стаже будущего пенсионера. Помимо этого, после пенсионной реформы на сумму пенсии также влияют взносы на индивидуальный счет в ПФ.

Следовательно, людям с несколькими трудовыми книжками, необходимо иметь в виду, что к пенсионному заявлению они смогут приложить только одну «выгодную» книжку.

Пособия и стаж

Обладателей трудовых книжек в дух экземплярах довольно часто волнует вопрос о том, как рассчитывается страховой стаж и начисляются . Страховой стаж состоит из следующих периодов работы:

• госслужба
• муниципальная служба
• по трудовому договору
• другая деятельность, на протяжении которой работник был застрахован

Пособия выплачиваются в случае предоставления больничного в связи с:

• заболеванием

Подтверждением для расчета стажа и суммы пособий согласно законодательству является трудовая книжка. Следовательно, для оформления и получения денежных выплат работник должен указать лишь одно главное место работы. Пособия, полученные в связи с беременностью и послеродовым периодом, или заболеванием, начисляются по одной из трудовых книжек. Если работник захочет получить данные выплату по двум местам работы, то его смогут обвинить в мошенничестве.

Девушкам при оформлении больничного листа по беременности обязательно стоит указать основное место трудоустройства. Получить два больничных для разных организаций невозможно.

Таким образом, запрета в законодательстве РФ на наличие у сотрудника нескольких трудовых книжек не предусмотрено. Однако стоит понимать, что наличие книжек в двух экземплярах способствует возникновению проблем при обращении в и пенсионные органы.

Основываясь на положениях действующего российского законодательства, работодатель имеет право выдать оригинал основного документа о трудовом стаже и профессиональной деятельности работнику на руки только в день его увольнения. Во всех иных случаях кадровик вправе выдавать только заверенные копии документов, соответствующие справки и выписки. Поэтому ответ на вопрос, можно ли взять трудовую книжку с работы, положительный, но имеет существенную оговорку.

Однако многие бюджетные и коммерческие учреждения требуют оригинал трудовой книжки. Например, для оформления пенсии при достижении работником пенсионного возраста либо для подтверждения кредитоспособности. В связи с этим специалисты-практики разработали несколько базовых правил о том, как взять трудовую книжку на время, соблюдение которых работником и работодателем позволит избежать многих неприятных последствий, в частности, утери трудовой книжки, ее порчи и возможных последующих претензий, предъявляемых одной из сторон трудовых правоотношений.

Основание для выдачи трудовой книжки на время

Чтобы получить на руки оригинал трудовой книжки, сотрудник компании должен заблаговременно сообщить работодателю или кадровому работнику о том, что ему потребуется взять данный документ на определенный срок. При этом свое желание сотрудник должен подкрепить письменным заявлением.

Ни в Трудовом кодексе, ни в Инструкции, регламентирующей порядок ведения трудовых книжек, нет четкой позиции относительно содержания такого заявления. Поэтому оно может быть составлено в произвольной форме.

Однако сотрудники отдела кадров зачастую бывают слишком дотошны к выполнению своих функциональных обязанностей и могут потребовать объяснения причины, для чего берется трудовая книжка. В связи с этим в заявлении целесообразно указать следующие моменты:

• цель получения трудовой книжки}
• срок, на который работник берет трудовую книжку.

Таким образом, основанием для выдачи трудовой книжки на руки работнику является заранее составленное им заявление.

Расписка о получении трудовой книжки

Иногда случаются ситуации, когда возникает вопрос о том, можно ли взять на время трудовую книжку и как обезопасить себя работодателю от наступления определенных последствий, например, таких как выплата денежной компенсации или необходимость восстановления трудовой книжки и всех содержащихся в ней записей.

Для этого сотрудник отдела кадров при вручении трудовой работнику должен взять с него расписку. Она оформляется в письменной форме и собственноручно подписывается работником. Чтобы обезопасить себя от утраты такого важного документа, кадровик может порекомендовать отметить факт отказа от предъявления претензий в случае наступления непредвиденных обстоятельств, повлекших его порчу или утерю.

Данная бумага должна храниться вместе с приложенными и заверенными в установленном порядке копиями каждой страницы трудовой у работодателя в течение всего срока ее нахождения вне организации.

В настоящее время все чаще случаются ситуации, когда при оформлении выхода гражданина на пенсию уполномоченный орган требует оригинал всех необходимых документов. Если быть совсем точным и полностью следовать трудовому законодательству, не опираясь на практику, то кадровик может выдать трудовую книжку на руки только единожды – при увольнении. Во всех иных случаях он обязан предоставить заверенные работодателем копии документов, справки и выписки.

Помимо этого, сотрудник отдела кадров может передать трудовую книжку работника в отделение Пенсионного фонда самостоятельно и также взять с него расписку. Однако ориентация на такой подход займет много времени и доставит массу неудобств непосредственно кадровику. Кроме того, он не исключает возможные неприятные последствия, такие как восстановление всех записей трудовой книжки в случае ее утери Фондом и наступление персональной ответственности сотрудника отдела кадров.

Факт передачи трудового документа на время работнику иной организации должен быть отражен в Книге учета движения трудовых книжек с указанием даты его выдачи на руки и возращения.