آیا بخش منابع انسانی باید کپی پاسپورت ها را نگه دارد. آیا امکان نگهداری کپی از مدارک کارمند (کپی پاسپورت، snls، دفترچه کار) در پرونده شخصی وی وجود دارد؟ شفاف سازی روسترود

در رابطه با تشدید قوانین در مورد داده های شخصی، بسیاری از متخصصان پرسنل به این سوال علاقه مند هستند که آیا امکان ذخیره کپی اسناد در پرونده شخصی کارمند وجود دارد یا خیر. پاسخ این سوال را روسترود با تحلیل درخواست های شهروندان و سازمان ها داده است.

شرایط ایمن بودن ذخیره کپی اسناد متخصصان خدمات فدرال کار و اشتغال به این واقعیت توجه می کنند که روش نگهداری پرونده شخصی در سطح قانونگذاری ایجاد نشده است. در این راستا، مسئولان پیشنهاد می کنند که بر مقررات حاکم بر روابط در حوزه حریم خصوصی و همچنین جمع آوری و ذخیره اطلاعات شخصی تمرکز شود.

روسترود تأکید می کند که طبق قانون اساسی، جمع آوری، ذخیره، استفاده و توزیع داده های شخصی یک شهروند ممنوع است، تنها در صورتی که خود او با پردازش اطلاعات شخصی خود موافقت نکرده باشد. قوانین مشابهی در قانون فدرال 27 ژوئیه 2006 شماره 152 "در مورد داده های شخصی" آمده است.

با در نظر گرفتن این موضوع، اگر کارمند موافقت کرده باشد که اطلاعات مربوط به خود را ذخیره و پردازش کند، کارفرما حق دارد نسخه هایی از اسناد را در پرونده کارمند، به ویژه گذرنامه، SNILS، TIN ذخیره کند.

در همان زمان ، مقامات مشخص می کنند که در هنر. 86 قانون کار فدراسیون روسیه اهدافی را که کارفرمایان مجاز به استفاده از داده های شخصی کارمندان هستند، مشخص می کند. آنها برای اطمینان از رعایت قوانین و سایر مقررات استفاده می شوند. کمک به اشتغال؛ ارائه آموزش و ارتقاء؛ تضمین امنیت شخصی کارکنان؛ کنترل کمیت و کیفیت کار انجام شده و اطمینان از ایمنی اموال.

فهرست اهدافی که کارفرمایان می توانند از داده های شخصی کارمندان برای آنها استفاده کنند بسته شده است و از کپی ها به هیچ طریق دیگری نمی توان استفاده کرد. به عنوان مثال، یک فتوکپی پاسپورت به پر کردن کارت شخصی کارمند، شاید چند مدرک دیگر کمک می کند، اما دیگر نیازی به آن نیست. اما بسیاری از سازمان‌ها کپی پاسپورت‌ها و سایر اسناد را طبق سنت نگه می‌دارند، بدون اینکه به طور کامل بدانند چرا به آنها نیاز است. حتی بعد از اخراج.

اکنون، کارمندان به دلیل ذخیره داده های شخصی "درست" جریمه می شوند و کارفرمایان شروع به نگرانی کردند: چه باید کرد؟ اگر سازمان واقعاً به چنین اسنادی نیاز دارد، آن را در LNA مشخص کنید، رضایت ذخیره سازی را دریافت کنید و سپس آماده باشید تا به بازرسان توضیح دهید که آنها برای چه مواردی استفاده می شوند.

جرایم عدم رعایت قانون آیا می توان رونوشت مدارک را در پرونده شخصی زیردستان نگهداری کرد، مسئولین پاسخ دادند. با این وجود، در حال حاضر مواردی در رویه قضایی وجود دارد که قضات دریافت کپی از کارفرما را غیر ضروری می دانستند. به ویژه، فرمان سرویس فدرال ضد انحصار منطقه قفقاز شمالی مورخ 11 مارس 2014 در پرونده شماره A53-10287/2013 بیان می کند که برای پردازش اطلاعات شخصی کارکنان استخدام شده، کافی است اطلاعات را با اصل باشد و نیازی به نگهداری کپی پاسپورت نیست. این شما هستید که تصمیم می گیرید کپی اسناد شخصی آنها را در امور کارمندان سرمایه گذاری کنید یا خیر.

فقط به یاد می آوریم که برای نقض هنجارها در زمینه داده های شخصی ، مجازات طبق هنر پیش بینی شده است. 13.11 قانون تخلفات اداری فدراسیون روسیه. بنابراین، برای پردازش اطلاعات شخصی در مواردی که توسط قانون مقرر نشده است، و همچنین برای پردازشی که با اهداف تعیین شده سازگار نیست، مقامات می توانند 5000-10000 روبل و یک سازمان - 30000-50000 روبل جریمه شوند. با توجه به توضیحات روسترود، کارفرمایان ممکن است بتوانند مطابق بند 2 هنر جریمه کنند. 13.11 قانون تخلفات اداری فدراسیون روسیه. بر اساس آن، برای پردازش اطلاعات بدون رضایت کتبی موضوع داده های شخصی، جریمه مقامات به 10000-20000 روبل و برای شرکت ها تا 15000-75000 روبل افزایش می یابد.

برای هر کارفرمایی مهم است که داده های شخصی کارکنان شرکت به طور سیستماتیک ذخیره شود.

• اولین استدلال این است که راحت تر و راحت تر است، در صورت لزوم، می توانید به راحتی و به سرعت اطلاعاتی در مورد یک متخصص پیدا کنید.
• دوم حفاظت قابل اعتماد از داده های شخصی است.
• و سوم - توانایی انجام سریع تنظیمات و اضافات.

هر یک از این وظایف به خوبی توسط ابزاری مانند پرونده شخصی کارمند

آیا نگهداری پرونده شخصی یک کارمند ضروری است؟

پرونده شخصی کارمند مجموعه ای از اسناد است که حاوی کامل ترین اطلاعات در مورد متخصص و فعالیت کاری او است. پس از صدور دستور پذیرش یک شهروند در یک سمت در یک سازمان صادر می شود.

پرونده شخصی شامل یک صفحه عنوان (جلد جلد) و اسنادی است که حاوی اطلاعات لازم در مورد یک شخص و فعالیت کاری او است.

برای کارفرمایان، بر خلاف ارگان های دولتی، روش تشکیل پرونده های شخصی کارکنان پیش بینی نشده و اجباری نیست، زیرا سوابق پرسنل برای پرسنل سازمان های تجاری توسط اسناد نظارتی تنظیم می شود و نه در سطح قانونگذاری. . بنابراین، متخصصان بخش پرسنل می توانند پرونده های شخصی را نه برای کل تیم، بلکه فقط برای بخش اصلی آن تشکیل دهند که شامل:

• پست های ارشد و معاونان آنها؛
• کارشناسان برجسته؛
• کارمندان مسئول مالی (، صندوقداران و غیره)؛
• افراد حرفه ای با چشم انداز ارتقاء و غیره

اما تمرین نشان می دهد که نگهداری سوابق همه کارمندان، صرف نظر از موقعیت آنها، بسیار ساده تر است، زیرا این بسته اسناد یک منبع اطلاعات سفارش شده در مورد هر متخصص است که در هر زمان در دسترس است. این کاری است که اکثر شرکت ها انجام می دهند، زیرا پرونده شخصی شامل تمام کپی های اسناد، سفارشات و سایر اوراق مهم کارمند است.

شکل آن یکپارچه نیست، هیچ نمونه واحدی از پرونده شخصی یک کارمند وجود ندارد، بنابراین هر صاحب شرکت این موضوع را به تنهایی تصمیم می گیرد. هنگام ایجاد یک بسته، آشنایی با الزامات GOST 6.30-2003 "سیستم یکپارچه اسناد سازمانی و اداری" اضافی نخواهد بود. الزامات طراحی".

بخش پرسنل فقط پرونده های شخصی کارکنانی را که در حال حاضر در شرکت مشغول به کار هستند ذخیره می کند و اوراق اخراج شده حداکثر سه سال پس از خروج شخص از شرکت به بایگانی ارسال می شود.

چه مجازات هایی برای عدم رضایت کارمندان به پردازش داده های شخصی آنها تهدید می کند

اگر پرونده های شخصی کارمندان را نگهداری می کنید، شرکت شما یک کنترل کننده داده های شخصی است که مسئول اطمینان از قانونی بودن پردازش آنها است.

مجازات ذخیره نادرست داده های شخصی یک کارمند چیست و چگونه از آن اجتناب کنید، در مقاله مجله الکترونیکی "Commercial Director" بدانید.

مدارکی که جزء پرونده شخصی کارمند است

لیست اسنادی که باید در پرونده شخصی کارمند گنجانده شود فقط برای کارمندان دولت تأیید می شود. با وجود این، شرکت هایی که با خدمات عمومی مرتبط نیستند نیز می توانند از این لیست استفاده کنند و مشخص کنند که برای تشکیل یک بسته کارمند شخصی به چه مدارکی نیاز دارند.

1. اسناد ارائه شده توسط یک شهروند در زمان استخدام:

• کپی پاسپورت یا هر مدرک هویتی دیگر؛
• کپی مدارک تحصیلی، مدارک تحصیلی یا هر دانش خاص؛
• کپی گواهی بیمه بازنشستگی کشوری؛
• کپی مدارک ثبت نام نظامی برای شهروندان مسئول خدمت سربازی که مشمول خدمت اجباری به ارتش هستند.
• یک کپی از گواهی ثبت مالیات یک فرد در اداره مالی ایالتی؛
• گواهی نتایج یک معاینه پزشکی اولیه که برای تعیین شایستگی کارمندان برای انجام کارهای محوله در شرایط مقرر توسط قانون انجام می شود.
• گواهی وجود / عدم وجود سابقه کیفری و / یا واقعیت تعقیب کیفری یا خاتمه آن به دلایل توانبخشی هنگام درخواست شغل مرتبط با فعالیت هایی که طبق قانون کار فدراسیون روسیه، سایر قوانین فدرال، شهروندان محکوم یا کسانی که قبلاً دوره ای را سپری کرده اند که تحت تعقیب کیفری قرار گرفته اند مجاز نیستند (از جمله کسانی که در گذشته چنین سابقه ای داشته اند).

2. اسنادی که در جریان کار کارکنان ظاهر می شود:

• کپی گواهی ازدواج / طلاق، گواهی تولد فرزندان، گواهینامه رانندگی؛
• یک کپی از قرارداد مسئولیت (برای کارکنانی که تعهداتی برای جبران خسارت دارند).
• شرح شغل؛
• موافقت نامه های اضافی برای قرارداد کار؛
• رونوشت احکام انتقال، ارتقاء، اعمال و رفع مجازات های انضباطی، ترفیع و غیره؛
• گواهی نتایج معاینات / معاینات پزشکی دوره ای؛
• کپی اسناد مربوط به ایجاد معلولیت و محدودیت توانایی کار (برای کارمندانی که این نشانه ها را دارند).
• توافق در مورد عدم افشای اطلاعات محرمانه (در صورتی که کارمند به چنین داده هایی دسترسی داشته باشد).
• برگه های گواهینامه؛
• یادداشت ها، توضیحی و یادداشت ها، درخواست های اعطای مرخصی به کارمند؛
• اعمال و اطلاعیه های مختلف؛
• کپی مدارک مربوط به آموزش پیشرفته و غیره

3. مدارک پایان کار:

• نامه استعفای کارمند؛
• یک کپی از حکم اخراج

توجه به این نکته ضروری است که یک نسخه از دفترچه کار را می توان در پرونده شخصی کارمند درج کرد، اما نه خود اصل آن. لازم به ذکر است که دفترچه‌های کار و درج‌های آن به‌عنوان اسناد گزارش دقیق، یعنی در گاوصندوق‌ها، اتاق‌های مخصوص مجهز در شرایطی که ناپدید شدن یا آسیب‌دیدگی آن‌ها را در بر نمی‌گیرد، نگهداری می‌شود و تنها در اختیار مقام مسئول نگهداری آن‌ها قرار می‌گیرد. درخواست.

• اسناد از دست رفته شرکت: چگونه از میلیون ها جریمه جلوگیری کنیم

نحوه پر کردن کارت شخصی کارمند در پرونده شخصی

کارت شخصی سندی است که توسط بخش پرسنل برای هر کارمند در زمان ثبت نام در شرکت صادر می شود. برای نگهداری سوابق کار پرسنل شرکت مورد نیاز است. این کارت بخشی از پرونده شخصی کارمند است و توسط یک متخصص خدمات پرسنلی بر اساس دستور کار، گذرنامه یک شهروند فدراسیون روسیه، کتاب کار، مدرک تحصیلی، گواهی بیمه بازنشستگی دولتی پر می شود. ، شناسه نظامی و سایر اسنادی که توسط قانون روسیه و همچنین داده های ارائه شده توسط شخص ارائه شده است.

برای انجام شایسته وظایف رسمی، هر متخصص منابع انسانی باید بداند که کارت شخصی کارمند، فرم T-2، چگونه پر می شود.

برخلاف پرونده شخصی یک کارمند، یک کارت به شما امکان می دهد تمام داده های مربوط به یک عضو جدید تیم را در یک نسخه ساده شده ترکیب کنید. علاوه بر این ، متخصصان بخش پرسنل تنظیماتی را در آن انجام می دهند: تغییر نام خانوادگی ، آدرس محل سکونت ، وضعیت تأهل و غیره.

بر خلاف پرونده های شخصی، که به عنوان یک قاعده، برای کارگران عادی (برای کارکنان پایین تر) صادر نمی شود، همه کارمندان صرف نظر از موقعیت خود باید کارت شخصی داشته باشند. آنها با دست پر می شوند تا شخص بتواند با آن آشنا شود و آن را امضا کند.

بیایید در مورد نحوه ترسیم هر بخش از کارت شخصی بحث کنیم.

بخش شماره 1.

این بخش برای اطلاعات عمومی در مورد یک شهروند است: اطلاعات پاسپورت، محل زندگی، تاریخ تولد، مدرک تحصیلی و غیره. شماره و شماره قرارداد کار با کارمند نیز در اینجا نوشته شده است. شما می توانید اطلاعات را با استفاده از اختصارات نشان دهید، در چنین شرایطی لازم است سیستم عمومی پذیرفته شده را اعمال کنید. تجربه قبلی برگرفته از درج های دفترچه کار (قراردادهای کاری و ...) می باشد. در روز، ماه، سال منعکس می شود.

هنگام محاسبه طول خدمت، لازم است از بند 61 دستورالعمل برای پر کردن فرم های حسابداری فردی (شخصی) در سیستم بیمه بازنشستگی اجباری، مصوب مصوبه هیئت مدیره PFR شماره 192p استفاده شود. از 31.07.06.

مدت خدمت به عنوان تفاوت بین تاریخ پایان و شروع دوره های مندرج در دفتر کار تعیین می شود. از آنجایی که روز اخراج آخرین روز کار است باید به کل مدت اشتغال اضافه شود. مجموع تجربه محاسبه شده در مجموع نوشته می شود - این تعداد سال ها، ماه ها و روزهایی است که یک فرد کار کرده است.

بخش شماره 2.

این بخش برای نیمی از جمعیت مرد مورد نیاز است و شامل اطلاعات ثبت نام نظامی است. بر اساس کارت سربازی (یا گواهی موقت صادر شده به جای آن) یا بر اساس گواهی شهروند مشمول خدمت سربازی تکمیل می شود. برای افراد در رزرو، تعدادی ویژگی برای وارد کردن اطلاعات به کارت شخصی وجود دارد.

برای متخصصانی که دارای درجه افسری هستند نیازی به پر کردن ستون "رده رزرو" نیست. در عین حال، اختصارات نام ها، توصیف ها یا نام گذاری ها ممنوع است.

اگر کارمند برای خدمت سربازی مناسب نیست، باید به این موضوع نیز توجه شود. در این شرایط مقرر شده است که به دلیل سن یا شرایط جسمانی از ثبت نام خارج شود.

بخش شماره 3.

بخش سوم در زمان استخدام کارمند پر نمی شود و تنها زمانی لازم است که رئیس شرکت گواهی کارکنان خود را انجام دهد.

مبنای انجام تنظیمات کارت شخصی کارمند یک سفارش است که بر اساس آن روش بررسی مناسب بودن حرفه ای کارکنان شرکت سازماندهی می شود.

همچنین ذکر تصمیم کمیته صدور گواهینامه الزامی است. پس از اتمام مراحل معاینه، تنظیمات انجام می شود، کارمند می تواند با کارت شخصی خود آشنا شود و امضای خود را روی آن بگذارد.

بخش های #4، #5 و #6.

این بخش شامل الزامات پر کردن کارت T-2 به عنوان بخشی از آموزش پیشرفته است. تمام اطلاعات مربوط به شرایط آموزش، تخصص دریافت شده و غیره را نمایش می دهد. اطلاعات از مدرک دیپلم یا گواهی نامه ای که پس از اتمام مراحل آموزشی برای کارمند صادر شده است حذف می شود.

همچنین می توانید تعیین کنید که آیا آموزش یک متخصص ابتکار این شرکت است یا خیر. اگر چنین است، در کارت شخصی در مورد شماره و تاریخ سفارش یادداشت می شود که این تصمیم را تأیید می کند. اگر ابتکار آموزش از طرف خود کارمند آمده باشد، کافی است نوع سندی را که در این مناسبت برای او صادر شده است، به عنوان مثال، دیپلم، گواهی، گواهی و شماره آن وارد کنید.

بخش شماره 7.

این بخش نشان دهنده جوایزی است که کارمند در طول کار در سمت خود دریافت کرده است. علاوه بر نام خود نشان تشویقی، شماره و تاریخ حکم اعطای آن نیز نوشته شود. اطلاعات پاداش های نقدی ماهانه که در سامانه پرداخت ساعات کاری گنجانده شده است در این بخش گنجانده نشده است.

بخش شماره 8.

بخش شماره 8 اطلاعاتی را در مورد زمان و نحوه رفتن کارمند به تعطیلات نشان می دهد. در صورت نیاز به ترتیب فعلی پر می شود. ابتدا یک متخصص در بخش پرسنل بر اساس دستور رفتن به مرخصی، تاریخ شروع دوره استراحت کارمند را وارد می کند و سپس پس از بازگشت فرد به کار، افسر پرسنل پرونده را ثبت می کند. پایان تعطیلاتش

چنین مقرراتی برای انعکاس اطلاعات به منظور جلوگیری از ویرایش در کارت شخصی اتخاذ شد: یک کارمند می تواند برای استعفا از کار درخواست کند یا ممکن است در طول تعطیلات خود مشکلات سلامتی داشته باشد و به مرخصی استعلاجی خواهد رفت. اطلاعات مربوط به تعطیلات با هزینه شخصی نیز مانند سایر داده ها در کارت شخصی کارمند ثبت می شود.

بخش های دیگر

دو بخش دیگر حاوی اطلاعاتی در مورد مزایا و روش ارائه آنها است. داده های اضافی نیز در اینجا نوشته شده است که در محتوای آنها برای درج در هشت قسمت قبلی مناسب نیست.

بخش پایانی کارت شخصی کارمند حاوی اطلاعاتی در مورد اخراج وی است. در اینجا آخرین ورودی در مورد تاریخچه متخصص در سازمان است. یک کارمند بخش پرسنل اطلاعات مربوط به اخراج را در آخرین روز کاری شخص وارد می کند و از او دعوت می کند تا با این اطلاعات آشنا شود. متخصص مستعفی موظف است کارت و دفترچه کار شخصی خود را امضا کند.

• 153 سندی که بازرسان دیگر حق درخواست آنها را ندارند

ثبت پرونده های شخصی کارکنان به صورت مرحله ای

مرحله 1. طراحی جلد (صفحه عنوان).

قسمت بیرونی هر پوشه حاوی اسناد باید همه داده های مهم برای یافتن و شناسایی اطلاعات یافت شده را نشان دهد. الزامات طراحی جلد پرونده شخصی کارمند و یک نمونه در GOST 17914-72 از 17 ژوئیه 1972 ارائه شده است.

GOST فرض می کند که در بالای پوشه خطوطی وجود دارد که داده ها فقط توسط بایگانی های ایالتی / شهرداری در زمانی که پرونده شخصی کارمند برای ذخیره سازی پذیرفته می شود پر می شود. به عنوان مثال، کد شرکتی که پرونده را برای پس انداز ارسال کرده است، کد بایگانی دولتی، نام آن.

اما در حال حاضر، بیشتر مخازن سیستماتیک هستند و مانند قبل این اطلاعات را به صورت دستی پر نمی کنند، بلکه یک مهر و موم از قبل آماده شده را می گذارند. در این راستا، این شرکت تنها باید فضای کمی را در بالای جلد پرونده شخصی برای چنین علامتی بگذارد.

نمایش اطلاعات زیر الزامی است:

1. در مرکز، از لبه بالا و فضای چاپ آرشیو، نام کامل و مختصر سازمانی که این پرونده شخصی کارمند را تنظیم کرده است، درج شده است.
2. در زیر، همچنین در وسط جلد، نام بخش ساختاری شرکتی که کارمند در آن کار می کند، نوشته شده است. مهم است که بعد از این خط فاصله بگذارید تا زمانی که متخصص محل تولید را تغییر می دهد، داده ها را روشن کنید. در این شرایط نام واحد ساختاری قبلی شرکت در داخل پرانتز درج می شود.
3. شماره پرونده شخصی کارمند ثبت شده است، اما در مقابل آن، در ابتدا، یک شاخص با توجه به نامگذاری امور شرکت نشان داده شده است (مورد شماره 17 (شاخص) - 348 (شماره)).
4. سپس عنوان پرونده شخصی دنبال می شود، در این وضعیت نام کامل کارمندی است که برای او تشکیل شده است.
5. در گوشه سمت راست پایین، تاریخ های شدید ثابت می شوند: افتتاح حساب شخصی، یعنی روز استخدام کارمند، و بسته شدن، یعنی تاریخ اخراج از شرکت. تعداد برگه های پوشه پس از موجودی آن و مدت زمان نگهداری نیز مشخص شده است.

مرحله 2. تشکیل پوشه.

همچنین باید گفت که طبق GOST 17914-72، اسناد ذخیره سازی طولانی مدت، از جمله پرونده شخصی کارمند، باید منحصراً با یک پوشش مقوایی جامد باشد. آرشیو مجاز به پذیرش پوشه یا فایل های پلاستیکی از شرکت نیست.

فهرست اسنادی که باید در جلد برای کارمندان دولت قید شود توسط قوانین کشور تنظیم می شود. برای گروه های دیگر کارمندان، لیست آنها توسط قوانین محلی شرکت تعیین می شود.

پرونده شخصی کارمند فقط شامل آن دسته از اسنادی است که بیشترین اهمیت را دارند و همچنین اوراق شرکت با مدت نگهداری طولانی حداقل 75 سال.

در این رابطه، اعمالی که باید کمتر از این مدت ذخیره شوند، نباید ثبت شوند. به عنوان مثال، این امر در مورد اعلان‌های مربوط به شروع تعطیلات، درخواستی برای ارائه آن و همچنین سفارش‌های دوره‌های استراحت منظم که به طور جداگانه در مجله ثبت نام ثبت می‌شوند، اعمال می‌شود. عمر مفید آنها فقط پنج سال است.

مرحله 3. پر کردن مدارک.

فقط متخصص بخش پرسنل که به دستور مدیریت شرکت برای انجام همه این اقدامات منصوب شده است می تواند پرونده شخصی یک کارمند را مطابق مدل تنظیم کند ، اعداد را ثبت کند ، موجودی کند ، هرگونه تنظیمات را انجام دهد ، اسناد را ببندد و ارسال کند. آرشیو

فقط این کارمند به پرونده های شخصی کارکنان دسترسی دارد و در صورت فاش شدن اطلاعات شخصی، پاسخگو خواهد بود.

همچنین وظایف چنین متخصصی شامل آشنایی شخص در مقابل امضا با پرونده شخصی وی است، معمولاً این روش حداقل یک بار در یک سال تقویمی انجام می شود.

مرحله 4. تهیه موجودی.

تمام اسناد موجود در پرونده شخصی کارمند باید تا تاریخ دریافت تنظیم شود، همچنین قرار است شماره گذاری، توصیف و فلش شود.

اگر اوراق حسابداری شخصی در یک جلد مقوایی جمع آوری شده باشد، می توان موجودی داخلی را در پشت صفحه عنوان قرار داد یا در آخر بایگانی کرد. عنوان سند در بالا مشخص شده است. در زیر به صورت اسمی نام کامل کارمند نوشته شده است. در موجودی داخلی موارد زیر وجود دارد که داده ها مطابق با نام آنها درج می شود:

• شماره p / p - با توجه به ثبت پرونده های شخصی کارکنان.
• شاخص سند - با توجه به نام موارد تنظیم می شود.
• تاریخ سند - تعیین دیجیتال تاریخ صدور آن با اعداد عربی؛
• عنوان سند - نام آن (گواهینامه، دیپلم، سفارش)؛
• تعداد برگه های پرونده - یک نام دیجیتال مطابق با شماره گذاری که به این سند الصاق شده است.
• تاریخ درج - تاریخ تقویم ظهور آن در پرونده؛
• توجه - برای تصحیح اطلاعات استفاده می شود، به عنوان مثال، اصل یا یک کپی علامت گذاری شده است.

در پایین به صورت کلمات و اعداد تعداد اسناد و صفحات موجودی پرونده شخصی درج شده است. سپس کلیه داده ها با امضاء با رمزگشایی متخصص مسئول تأیید شده و تاریخ درج می شود.

• انتصاب مدیر به سمت: قوانین و اسناد

آنچه در انجام پرونده های شخصی کارکنان گنجانده شده است

روش انجام پرونده های شخصی کارمندان از چند مرحله تشکیل شده است.

1. ثبت و حسابداری.

روش ثبت نام و حسابداری پرونده های شخصی کارکنان توسط خود شرکت ایجاد می شود. این باید با جزئیات در دستور سازمانی که پردازش اطلاعات شخصی کارکنان را تنظیم می کند ، اجباری باشد.

معمولاً یک کتاب یا مجله سوابق شخصی کارمندان شروع می شود. در آنها، به ترتیب، به یک بسته جدید که طراحی می شود، شماره ای اختصاص داده می شود که متعاقباً مستقیماً در خود پوشه قرار می گیرد. شماره گذاری پرونده ها برای شرکت فقط طبق این مجله انجام می شود.

دفترچه ثبت شامل اطلاعات مختصری در مورد هر بلوک از اسناد شخصی است، یعنی شماره اختصاص داده شده به آن، نام کامل شخص، تاریخ تشکیل پرونده شخصی کارمند و بسته شدن، تاریخ تقویم تعیین شده در بایگانی یا انتقال (برای کارمندان دولت در حین انتقال از یک سازمان دولتی به سازمان دیگر انجام می شود).

2. ایجاد تغییرات.

اطلاعات صحیح در پرونده شخصی فقط به متخصص شرکتی که مدیریت این امر را به عنوان یک وظیفه رسمی نسبت داده است، حق دارد. در صورت غیبت چنین کارمندی، تغییراتی در اعتبارنامه شخصی توسط کارمندی انجام می شود که به طور موقت این وظیفه را انجام می دهد، همچنین به دستور اداره منصوب می شود.

توصیه می شود اصلاحات با قیاس با اصلاحات در دفتر کار کارکنان انجام شود. به عنوان مثال، یک اشتباه تایپی به نام یک کارمند روی جلد پرونده شخصی با خط افقی خط زده می شود و حرف صحیح در بالا نشان داده می شود. به همین ترتیب، هر اطلاعات دیگری نیز باید اصلاح شود.

تمام تنظیمات به شدت با پیوست یک کپی از سند و پیوند به آن، به عنوان مثال، گواهی ازدواج انجام می شود.

3. ذخیره سازی.

تمام پرونده های شخصی کارکنان حاوی اطلاعات شخصی است. لازم به یادآوری است که چنین اطلاعاتی به طور غیرمستقیم یا مستقیم به یک فرد خاص یا قابل شناسایی مرتبط است (مطابق با ماده 3 قانون فدرال 27 ژوئیه 2006 شماره 152-FZ). کارفرما موظف است تمام الزامات حفاظت از داده های شخصی را رعایت کند. این شرایط در فصل مشخص شده است. 14 قانون کار فدراسیون روسیه و در قانون فدرال 27 ژوئیه 2006 شماره 152-FZ.

افرادی که به دلیل نقض الزامات قانون حفاظت از داده های شخصی کارکنان مقصر هستند ممکن است مسئول انواع مسئولیت های زیر باشند:

• انضباطی (طبق بند 6 ماده 81 و ماده 192 قانون کار فدراسیون روسیه)؛
• به مواد (طبق بند 7، قسمت 1، ماده 243 قانون کار فدراسیون روسیه)؛
• قانون مدنی و اداری (طبق مواد 13.11 و 13.14 قانون تخلفات اداری فدراسیون روسیه)؛
• جنایی (طبق مواد 137 و 140 قانون جزایی فدراسیون روسیه).

مدیر شرکت باید به دستور مقتضی متخصصی را که مسئولیت نگهداری و نگهداری پرونده های شخصی کارکنان را بر عهده خواهد داشت، تعیین کند. در عین حال ، کارمندانی که به داده های شخصی دسترسی دارند موظفند آنها را به اشخاص ثالث فاش نکنند و اطلاعات را بدون رضایت موضوع این اطلاعات فاش نکنند ، مگر اینکه توسط قانون فدرال مقرر شده باشد.

پرونده های شخصی کارکنان باید در مکانی ذخیره شود که دسترسی به اشخاص ثالث محدود باشد و همچنین سرقت یا آسیب رساندن به آنها غیرممکن باشد. مثلا در گاوصندوق یا کابینت های فلزی. شما می توانید موارد را بر اساس حروف الفبا، با شماره گذاری آنها یا بر اساس بخش های ساختاری شرکت، سیستماتیک کنید.

به منظور حفظ محرمانه بودن داده های شخصی، کارکنان حق دارند:

• اطلاعات کامل در مورد محتوای پرونده های شخصی آنها و در مورد استفاده از این اطلاعات؛
• دسترسی آزاد به داده های خود، از جمله حق دریافت کپی از هر ورودی موجود در پرونده شخصی، به استثنای مواردی که در بند 8 هنر پیش بینی شده است. 14 قانون فدرال 27 ژوئیه 2006 شماره 152-FZ.
• تعیین افرادی که از داده های شخصی کارکنان شرکت محافظت می کنند.
• برای دسترسی به اسناد پزشکی که منعکس کننده اطلاعات مربوط به وضعیت فیزیکی کارکنان است.
• به حذف یا تصحیح اطلاعات شخصی نادرست (یا ناقص) و همچنین اطلاعاتی که برخلاف مفاد قانون پردازش شده است. اگر مدیریت به درخواست حذف یا تصحیح اطلاعات شخصی کارمند پاسخ منفی دهد، او حق دارد کتباً به کارفرما اعلام کند که با استدلال در این مورد مخالف است. اطلاعات شخصی یک شخص، که ماهیت ارزشیابی دارد، می تواند با بیانیه ای تکمیل شود که دیدگاه خود را در مورد این موضوع منعکس می کند.
• به این الزام که کارفرما به تمام افرادی که اطلاعات شخصی نادرست یا ناقص کارمند را در اختیار آنها قرار داده است در مورد تمام استثناها، اصلاحات یا اضافات ایجاد شده به آنها اطلاع دهد.
• درخواست تجدید نظر در دادگاه علیه اقدامات غیرقانونی / عدم اقدام کارفرما در پردازش و حفاظت از اطلاعات شخصی یک شخص.

اطلاعات شخصی یک کارمند فقط با رضایت کتبی او ممکن است در اختیار اشخاص ثالث قرار گیرد. فقط در مواردی که انتقال اطلاعات در مورد یک شخص به افراد خارجی به منظور جلوگیری از تهدیدی برای زندگی و / یا سلامت وی ​​و همچنین در سایر شرایط ثبت شده در قانون فدرال فدراسیون روسیه انجام می شود استثنا قائل می شود. .

نحوه انتقال پرونده های شخصی کارکنان به آرشیو چگونه است

ارسال پرونده ها به بایگانی بخشی جدایی ناپذیر از جریان اسناد است. قبل از آن یک روش آماده سازی ویژه انجام می شود. چگونه پرونده شخصی کارمند را برای بایگانی تشکیل دهیم؟ طرح بندی، شرح اسناد، وارد کردن اطلاعات لازم برای ارسال برای ذخیره سازی توسط بخش پرسنل با کمک روش شناختی موسسه میزبان انجام می شود. این فرآیند شامل موارد زیر است:

• تشکیل / صحافی پرونده شخصی کارمند؛
• بررسی صفحه بندی پوشه؛
• تشکیل برگه متقاضی؛
• جمع آوری / به روز رسانی موجودی داخلی پرونده شخصی کارمند؛
• تنظیم جزئیات جلد جلوی پوشه.

برای اطمینان از ایمنی پرونده های شخصی کارکنان، انجام اقدامات زیر ضروری است:

• پرونده های شخصی کارگران اخراجی را در یک جلد مشترک، یعنی در یک فایل ترکیبی، گروه بندی کنید، به طوری که تعداد صفحات از 250 برگ تجاوز نکند. لازم است مواد شخصی را به روش دوخت آنها با توجه به سالهای اخراج مرتب کنید.
• پوشه های کارمندان را در محدوده یک مورد / جلد به ترتیب حروف الفبا (بر اساس نام خانوادگی) قرار دهید، اسنادی را که مربوط به افراد مختلف است با یک ورق کاغذ سفید که روی آن نام کامل شخص اخراج شده را نشان می دهد، تعیین کنید.
• در هر مورد/جلد تلفیقی یک موجودی داخلی که نام کامل و شماره‌گذاری برگه‌هایی را که در محدوده آن مواد مربوطه قرار دارد، نشان دهد.

ارسال مدارک شخصی کارکنان برای پس انداز طولانی مدت حداکثر تا 3 سال پس از تکمیل آنها در کارهای اداری طبق برنامه انجام می شود. قبل از ارسال پرونده شخصی یک کارمند به بایگانی، متخصص مخزن کامل بودن و سواد آماده سازی او را برای انتقال بررسی می کند. نادرستی های کشف شده در جریان حسابرسی توسط واحد پرسنل شرکت تصحیح می شود. انتقال و دریافت پوشه ها با توجه به موجودی با علامت حضور آنها انجام می شود.

نگهداری پرونده های شخصی کارمندان قطعاً باید طبق قوانین سختگیرانه مشخص شده در مقاله ما انجام شود، حتی توسط آن دسته از کارفرمایان که این روش برای آنها اجباری نیست. اما این هنجارها برای تهیه اسنادی که "پرونده شخصی" نامیده نمی شوند، بلکه "پوشه شخصی"، "پرونده شخصی"، "پرونده" نامیده می شوند، اعمال نمی شود. در عین حال، متخصص منابع انسانی باید به یاد داشته باشد:

• در هر شرایطی، صرف نظر از نام، این پوشه ها حاوی اطلاعات شخصی یک شخص هستند و بنابراین لازم است که تمام مقررات مقرر در قانون کار فدراسیون روسیه در مورد حفاظت از اطلاعات شخصی را رعایت کنید.
• قرارداد کار یک متخصص را می توان در پرونده شخصی او ذخیره کرد، اما به هیچ وجه در پرونده و غیره. قراردادی که در اسناد شخصی یک شهروند گنجانده نشده است باید در یک پرونده مستقل تنظیم شود "قرارداد کار با یک کارمند».

پرونده شخصی یک کارمند به صورت الکترونیکی

سازمان‌های بیشتری به نسخه الکترونیکی ثبت اطلاعات مربوط به کارکنان خود روی می‌آورند. تا به امروز، تعداد قابل توجهی از سازمان های روسی اتوماسیون مدیریت سوابق پرسنل را اجرا کرده اند یا به تازگی این فرآیند را آغاز کرده اند. این را نمی توان یک روند روند نامید، بلکه چنین مراحلی ناشی از یک نیاز فوری است. پرونده های شخصی کارکنان به طور فزاینده ای به صورت الکترونیکی، یعنی در پایگاه های داده روی رایانه شخصی، نگهداری و ذخیره می شوند. اسناد در قالب کاغذی هنوز استفاده می شود، اما فقط در نقش بیمه اتکایی.

کار با پرونده های شخصی کارمندان در قالب الکترونیکی اول از همه راحت است. متخصص بخش پرسنل نیازی به تنفس گرد و غبار ندارد، به دنبال پوشه مناسب باشید. در این راستا، از جمله مزایای بارز کیس های الکترونیکی، امکان یافتن سریع اطلاعات مورد نیاز، بدون اتلاف وقت و تلاش است.

توجه به این نکته ضروری است که همه حسابداری را نمی توان در قالب کامپیوتری نگه داشت. مثلاً کتاب کار مجاز نیست.

اگر سند نیاز به امضای شخصی کارمند دارد، باید به صورت کاغذی نیز باشد.

• انجام یک سفر کاری: قوانین، اسناد، بازپرداخت هزینه ها

پرونده شخصی کارکنان اخراجی چگونه بسته می شود؟

اگر کارمندی کار در شرکت شما را متوقف کند، سوابق شخصی او در زمان اخراج بسته می شود. این نوع کارها باید درست انجام شود. برای انجام این کار، شما باید در دسترس بودن تمام اسناد و قرار دادن آن در پوشه را بررسی کنید، زیرا مقالات باید به ترتیب زمانی و همچنین شماره گذاری صفحات تنظیم شوند.

تمام مواد مورد موجود در فهرست موجودی داخلی ذکر شده است که باید توسط کارمندی که آن را تکمیل کرده است تأیید شود. یک یادداشت نهایی برای آن تشکیل می شود که در آن تعداد اسناد موجود در آن و تعداد صفحات موجودی داخلی که شماره گذاری خاص خود را دارند به صورت اعداد و کلمات درج می شود.

برگه گواهی بر روی یک کاغذ جداگانه تنظیم می شود، شکل این سند در ضمیمه شماره 9 قوانین آمده است. بیان می کند:

• تعداد صفحات شماره گذاری شده پرونده به شکل و کلمات.
• تعداد برگه های موجودی داخلی پرونده؛
• ویژگی های شماره گذاری اسناد در پوشه: وجود شماره های موردی حروف، اعداد گمشده، شماره صفحاتی که عکس ها روی آنها چسبانده شده است، تعداد برگه های غیر استاندارد، پاکت نامه ها با پیوست و تعداد برگه های قرار داده شده در آنها.
• حضور در مورد نسخه های چاپ شده بروشورها با تعداد صفحات موجود در آنها، در صورتی که در شماره گذاری ناخالص کلی پرونده مشخص نشده باشند.

امضای کارمندی که آن را صادر کرده است در برگه گواهی قرار می گیرد. کلیه تنظیمات بیشتر در ترکیب و وضعیت پوشه (آسیب یا جایگزینی اسناد اصلی) در این سند با اشاره به قانون مربوطه ذکر شده است.

علاوه بر این، پرونده شخصی کارمند بروشور شده است. همچنین، در پایان هر پوشه، یک برگه گواهینامه و در ابتدا - موجودی داخلی ثبت می شود. در شرایطی که این مستندات به کیس ضمیمه نشده بود، موجودی به داخل جلد جلوی پوشه چسبانده می‌شود و برگه گواهینامه در بالای موجودی در بالای برگه چسبانده می‌شود.

سپس در صفحه جلد پرونده روز بسته شدن آن یعنی تاریخ دقیق صدور حکم اخراج کارمند و مدت نگهداری اطلاعات شخصی درج شده است. دوره پس انداز از اول ژانویه سال بعد از سال خروج کارمند محاسبه می شود. مطابق با هنر. 22.1. قانون فدرال شماره 125-FZ از 22 اکتبر 2004، دوره ذخیره سازی می تواند 50 سال (اگر فایل شخصی پس از سال 2003 ایجاد شده باشد) یا 75 سال (اگر پوشه قبل از سال 2003 ایجاد شده باشد) باشد. فراموش نکنید که اگر پرونده شخصی شامل اسنادی با رژیم های مختلف پس انداز موقت باشد، به عنوان مثال، حکم استخدامی 75 سال دوره نگهداری دارد و حکم اخراج 50 سال است، پرونده شخصی کارمند باید در بایگانی نگهداری شود. تمرکز بر روی حداکثر مدت

اگر اسناد شخصی بدون ادعای کارمند وجود داشته باشد، به عنوان مثال، یک دفترچه کار، یک شناسه نظامی، سپس آنها را در یک پاکت قرار می دهند که در یک پوشه شخصی ثبت می شود.

تمام پاکت‌های همراه با فایل‌های ضمیمه موجود در پرونده شخصی دارای شماره‌گذاری خاص خود هستند. در این حالت ابتدا خود پاکت شماره گذاری می شود و سپس هر سندی که در آن قرار می گیرد با شماره بعدی شماره گذاری می شود.

دوره جدید در "مدرسه مدیر کل"

مسئولیت نگهداری و نگهداری پرونده های شخصی کارکنان سازمان

کلیه اطلاعات ذخیره شده در پرونده شخصی متعلق به دسته داده های شخصی است، بنابراین کارفرمایان باید قوانین و الزامات قانون مربوطه را رعایت کنند.

طبق قوانین مندرج در هنر. 14 قانون کار فدراسیون روسیه، انجام پرونده های شخصی کارکنان باید با تمام مقررات قانون حفاظت از داده های شخصی N 152-FZ مورخ 27 ژوئیه 2006 مطابقت داشته باشد. اگر مدیر شرکت تشخیص دهد که سازماندهی سوابق پرسنلی برای کارکنان خود ضروری است، موظف است برای جلوگیری از درز اطلاعات شخصی، این فرآیند را مسئولانه انجام دهد. باید به خاطر داشت که طبق هنر. در ماده 90 قانون کار فدراسیون روسیه، افرادی که به دلیل نقض ایمنی داده های شخصی مجرم هستند، ممکن است مطابق قانون مجازات شوند.

قانون تخلفات اداری فدراسیون روسیه برای عدم رعایت الزامات مربوط به فرآیند ذخیره سازی و استفاده از اطلاعات شخصی کارکنان مجازات تعیین می کند. در هنر در بند 13.11 قانون مذکور جریمه هایی برای چنین تخلفی صادر می شود:

• به یک مقام رسمی - از 500 تا 1000 روبل؛
• شرکت ها - از 5000 تا 10000 روبل.

اگر از طرف کارمندی که به پایگاه داده های شخصی دسترسی دارد و درگیر جمع آوری و انتشار غیرقانونی اطلاعات مربوط به زندگی شخصی شخصی ذخیره شده در پرونده خود است، سوء استفاده از قدرت کشف شد، هنر. 137 قانون کیفری فدراسیون روسیه، که مستلزم مجازات در قالب مجازات و کار اصلاحی است.

برای مدیریت شرکت، دانستن آنچه باید در سوابق شخصی کارمند وجود داشته باشد کافی نیست؛ تمام مراحل باید برای اطمینان از عملکرد بخشی که ثبت نام، وارد کردن اطلاعات جدید و ذخیره مطالب شخصی را انجام می دهد، انجام شود. . چنین وظایف شغلی معمولاً توسط متخصصان بخش پرسنلی که با فرآیند کار اداری آشنا هستند و مسئولیت کامل را درک می کنند و همچنین دارای تحصیلات مناسب هستند انجام می شود.

باید در نظر داشت که ایمنی این کارکنان نه تنها توسط کارکنانی که مستقیماً در تهیه اسناد مورد نیاز مشارکت دارند، بلکه توسط مدیر شرکت نیز تضمین می شود.

در این راستا برای جلوگیری از افشای اطلاعات شخصی، دایره باریکی از متخصصان و مدیرانی که اجازه دسترسی به سوابق شخصی را دارند تعیین می شود. فهرست کامل آنها با ذکر سمت و نام کامل آنها باید به دستور مدیر سازمان تنظیم شود.

در پورتال واحد برای قرار دادن پیش نویس مقررات، 2 لایحه ظاهر شده است که بر تمام شرکت هایی که داده های شخصی شهروندان را پردازش و ذخیره می کنند از جمله کارفرمایان تأثیر می گذارد. با قضاوت بر اساس متن سند اول، هنگام جمع آوری داده های شخصی، اپراتورها ملزم به ناشناس کردن این داده ها هستند.

با توجه به هنر. 3، غیر شخصی سازی داده های شخصی مجموعه ای از اقدامات است که به شما امکان می دهد تا حدی مالکیت اطلاعات را توسط یک موضوع خاص پنهان کنید: بدون اطلاعات اضافی، نمی توان فهمید که صاحب داده ها چه کسی است. اکنون چنین رویدادهایی فقط برای مقامات ایالتی و شهرداری اجباری است، اما در سال آینده اکثر شرکت ها، از جمله کارفرمایان، باید الزامات غیر شخصی سازی را رعایت کنند.

اطلاعات مطابق با دستور Roskomnadzor شماره 996 مورخ 5 سپتامبر 2013 غیرشخصی خواهد شد که استفاده از روش های زیر را توصیه می کند:

• جایگزینی بخشی از اطلاعات؛
• تغییر ترکیب یا معنایی داده ها؛
• اختلاط (بازآرایی) رکوردهای فردی یا گروهی از رکوردها، که امکان یافتن ارتباط بین اطلاعات و موضوعات خاص را نمی دهد.

برای عدم انجام تعهد به غیر شخصی سازی داده های شخصی یا عدم رعایت الزامات یا روش های تعیین شده، مجازات جداگانه ای در نظر گرفته شده است. این در پیش نویس قانون دیگری که توسط مقامات مورد بحث قرار می گیرد، پیش بینی شده است. در صورت تایید، آنها اشاره می کنند که شهروندان می توانند برای چنین تخلفی تا 1500 روبل و برای مقامات تا 6000 روبل جریمه شوند. کارآفرینان فردی تا 10000 روبل و سازمان ها تا 30000 روبل تهدید می شوند.

همانطور که در وزارت مخابرات و ارتباطات جمعی توضیح داده شده است، جایی که هر دو سند تهیه شده است، قانون اطلاعات شخصی فرض می کند که پس از دستیابی به اهداف جمع آوری و پردازش اطلاعات شخصی، همه داده ها باید از بین رفته یا ناشناس شوند. بنابراین، شرکت‌ها اغلب مجموعه‌ای از اطلاعات را جمع‌آوری می‌کنند که باید به نحوی از بین بروند. در حالی که الزامات و روش‌های خاصی برای غیرشخصی‌سازی داده‌ها برای مقامات ایالتی و شهری ارائه شده است، اما برای سایر اپراتورها اجباری نیست، بنابراین شرکت‌ها می‌توانند از روش‌های خود استفاده کنند. برای رفع این وضعیت و همچنین به منظور افزایش سطح حفاظت از اطلاعات شخصی شهروندان، پیشنهاد شد قوانین مصوب به تمامی اپراتورها تعمیم یابد. و Roskomnadzor اجرای قانون را کنترل خواهد کرد.

آنچه که مقامات اکنون در مورد ذخیره سازی داده های شخصی می گویند: شرایطی که تحت آن ذخیره کپی اسناد امن است

متخصصان خدمات فدرال کار و اشتغال به این واقعیت توجه می کنند که برای شرکت های خصوصی، روش انجام پرونده های شخصی در سطح قانونگذاری ایجاد نشده است. در این راستا، مسئولان پیشنهاد می کنند که بر مقررات حاکم بر روابط در حوزه حریم خصوصی و همچنین جمع آوری و ذخیره اطلاعات شخصی تمرکز شود.

روسترود تأکید می کند که طبق قانون اساسی، جمع آوری، ذخیره، استفاده و توزیع داده های شخصی یک شهروند ممنوع است، تنها در صورتی که خود او با پردازش اطلاعات شخصی خود موافقت نکرده باشد. قوانین مشابهی در با در نظر گرفتن این موضوع، اگر کارمند موافقت کرده باشد که اطلاعات مربوط به خود را ذخیره و پردازش کند، کارفرما حق دارد نسخه هایی از اسناد را در پرونده کارمند، به ویژه SNILS، TIN ذخیره کند.

در عین حال، مقامات می گویند هنر 86 قانون کار فدراسیون روسیهاهدافی که کارفرمایان مجاز به استفاده از داده های شخصی کارکنان هستند. آنها برای:

• حصول اطمینان از رعایت قوانین و سایر مقررات؛
• کمک به اشتغال؛
• ارائه آموزش و ارتقاء؛
• تضمین امنیت شخصی کارکنان؛
• کنترل کمیت و کیفیت کار انجام شده و اطمینان از ایمنی اموال.

سرمقاله

فهرست اهدافی که کارفرمایان می توانند از داده های شخصی کارمندان برای آنها استفاده کنند بسته شده است و از کپی ها به هیچ طریق دیگری نمی توان استفاده کرد. به عنوان مثال، یک فتوکپی پاسپورت به پر کردن کارت شخصی کارمند، شاید چند مدرک دیگر کمک می کند، اما دیگر نیازی به آن نیست. اما بسیاری از سازمان‌ها کپی پاسپورت‌ها و سایر اسناد را طبق سنت نگه می‌دارند، بدون اینکه به طور کامل بدانند چرا به آنها نیاز است. حتی بعد از اخراج.

اکنون، کارمندان به دلیل ذخیره داده های شخصی "درست" جریمه می شوند و کارفرمایان شروع به نگرانی کردند: چه باید کرد؟ اگر سازمان واقعاً به چنین اسنادی نیاز دارد، آن را در LNA مشخص کنید، رضایت ذخیره سازی را دریافت کنید و سپس آماده باشید تا به بازرسان توضیح دهید که آنها برای چه مواردی استفاده می شوند.

مجازات برای عدم رعایت قانون

مسئولین پاسخ دادند آیا می توان کپی مدارک را در پرونده شخصی زیردستان نگهداری کرد. با این وجود، در حال حاضر مواردی در رویه قضایی وجود دارد که قضات دریافت کپی از کارفرما را غیر ضروری می دانستند. به ویژه، فرمان سرویس فدرال ضد انحصار منطقه قفقاز شمالی مورخ 11 مارس 2014 در پرونده شماره A53-10287/2013 بیان می کند که برای پردازش اطلاعات شخصی کارکنان استخدام شده، کافی است اطلاعات را با اصل باشد و نیازی به نگهداری کپی پاسپورت نیست.

این شما هستید که تصمیم می گیرید کپی اسناد شخصی آنها را در امور کارمندان سرمایه گذاری کنید یا خیر. فقط یادآوری می کنیم که برای نقض هنجارها در زمینه داده های شخصی مجازات در نظر گرفته شده است. بنابراین، برای پردازش اطلاعات شخصی در مواردی که توسط قانون مقرر نشده است، و همچنین برای پردازشی که با اهداف تعیین شده سازگار نیست، مقامات می توانند 5000-10000 روبل و یک سازمان - 30000-50000 روبل جریمه شوند.

با توجه به توضیحات روسترود، کارفرمایان ممکن است بتوانند مطابق بند 2 جریمه کنند. بر اساس آن، برای پردازش اطلاعات بدون رضایت کتبی موضوع داده های شخصی، جریمه مقامات به 10000-20000 روبل و برای شرکت ها تا 15000-75000 روبل افزایش می یابد.

نظر خود را در مورد مقاله بیان کنید یا برای دریافت پاسخ از کارشناسان سوال بپرسید

سلام! در این مقاله در مورد چنین مفهومی به عنوان پرونده شخصی یک کارمند صحبت خواهیم کرد.

امروز یاد خواهید گرفت:

1. چه چیزی به آن امر شخصی گفته می شود و در چه مواردی باید انجام شود;
2. چه مدارکی باید در آن باشد؛
3. مقدار و نحوه نگهداری کیس.

همه دسته از کارفرمایان ملزم به نگهداری پرونده های شخصی کارکنان خود نیستند. اما برای اثربخشی مدیریت تیم، تشکیل آنها توصیه می شود. چگونه این کار را درست انجام دهیم، امروز بحث خواهیم کرد.

کسب و کار شخصی: چیست و چرا باید انجام شود

اول از همه، مجموعه ای از اسناد است که فعالیت های یک کارمند در یک محل کار خاص را مشخص می کند. پرونده از لحظه ای که اولین سند در آن ظاهر می شود، تشکیل تلقی می شود. مدیریت معمولاً توسط بخش پرسنل انجام می شود و کمتر توسط بخش حسابداری انجام می شود.

اغلب یک پرونده شخصی در سطح یک کتاب کار قرار می گیرد، اگرچه این اشتباه است. کتاب کار بر خلاف پرونده حاوی اطلاعاتی به جز محل کار گذشته و حال نیست.

ترکیب پرونده شخصی با انجام فعالیت های کاری خود تغییر می کند و تکمیل می شود.

برای چه کسی صادر شود

بدون شکست، پرونده های شخصی برای افرادی که در خدمات دولتی استخدام می شوند نگهداری می شود. این توسط قانون فدراسیون روسیه الزامی است. کارآفرینان می توانند این موضوع را با مقررات محلی تنظیم کنند. و این بدان معنی است که کارمندان بخش پرسنل می توانند پرونده های شخصی را فقط در مورد کارمندان کلیدی راه اندازی کنند.

این گروه شامل:

• کارکنان مدیریت و افرادی که جایگزین آنها می شوند؛
• متخصصان ارشد؛
• اشخاصی که مسئول اموال و اشیاء قیمتی هستند؛
• کارکنانی با چشم انداز پیشرفت شغلی.

اما با این حال، شروع چنین پرونده هایی برای همه کارمندان مفید خواهد بود، زیرا حاوی اطلاعاتی در مورد کارمندان است که ممکن است در هر زمان مورد نیاز باشد.

چه کسی مجاز به انجام تجارت است

اطلاعات را وارد می کند و پرونده ها را فقط توسط مسئول پرسنلی یا حسابدار منصوب به دستور رئیس به بایگانی ارسال می کند. در صورت درز اطلاعات محرمانه از پرونده، تمامی مسئولیت این امر بر عهده این شخص خواهد بود.

برای جلوگیری از چنین موقعیت‌های ناخوشایندی، بهتر است فایل‌های شخصی را در یک اتاق مخصوص یا در گاوصندوق و کابینت‌های فلزی که اشخاص ثالث نمی‌توانند به آن دسترسی داشته باشند، نگهداری کنید.

ضمناً شخص مسئول موظف است حداقل هر 12 ماه یکبار هر کارمند را با پرونده شخصی خود آشنا کند.

ارائه پرونده به مجریان قانون

در صورت نیاز و در صورت درخواست مربوطه می توان اوراق پرونده شخصی کارکنان را در اختیار مأموران نیروی انتظامی قرار داد.

تشکیل پرونده شخصی

یک ویدیوی کوتاه در مورد نحوه تنظیم پرونده شخصی یک کارمند تماشا کنید و همه چیز روشن می شود:

قبل از صحبت در مورد انجام پرونده های شخصی، بیایید نگاهی دقیق تر به نحوه صحیح ترتیب آنها بیندازیم. تشکیل پرونده از تاریخ استخدام فرد شروع می شود و تا لحظه او ادامه می یابد. برای هر مورد، بهتر است یک پوشه جداگانه یا حداقل یک فایل بردارید.

هنگامی که یک کارمند بخش پرسنل پرونده شخصی تشکیل می دهد، باید به یاد داشته باشد که:

• بهتر است مدارک اصلی را با فتوکپی جایگزین کنید تا از مفقود شدن اصل یک مدرک مهم جلوگیری کنید (معمولی نیست که مدارک اصلی مفقود شوند و بازگرداندن آنها آسان نیست).
• یک کپی از هر سند در فایل موجود است.
• اسناد ذخیره سازی موقت و دائمی - با هم ذخیره نکنید.
• بهتر است ضخامت یک مورد از 4 سانتی متر تجاوز نکند.
• برنامه ها بهتر است در همان مکان اسناد نگهداری شوند.

تمام پرونده های شخصی باید به همین ترتیب پردازش شوند و همچنین دفترچه سوابق شخصی را نگه دارید تا از دست دادن اسناد مهم جلوگیری شود.

بنابراین این یک نمونه فایل شخصی است:

• جلد پرونده شخصی شامل نام خانوادگی و حروف اول کارمند، تاریخ شروع پرونده است.
• اگر هیچ پوشه جداگانه ای برای ذخیره کیس ها وجود ندارد، بهتر است آنها را به ترتیب حروف الفبا در یک پوشه مرتب کنید.
• تعداد صفحات نباید بیشتر از 250 باشد.
• هر پوشه با شماره مورد مشخص شده است.

آنچه باید در پرونده شخصی یک کارمند وجود داشته باشد

تشکیل پرونده شخصی در سطح مقررات تنظیم نمی شود. این به شدت فقط برای ایالت تایید شده است. کارمندان هر سازمانی می تواند از لیست تایید شده استفاده کند و تصمیم بگیرد که چه مدارکی را در پرونده کارمندان خود قرار دهد و چه مواردی را نه.

لیست این است:

• فتوکپی گذرنامه (اغلب صفحه اول، وضعیت تأهل و محل ثبت نام)؛
• فتوکپی مدرک دیپلم، مدرک آموزش پیشرفته و غیره.
• فتوکپی SNILS؛
• اگر کارمند مسئول خدمت سربازی است - یک کپی از سند تأیید کننده این.
• فتوکپی؛
• اسناد گذراندن یک معاینه حرفه ای و معاینه پزشکی (در صورتی که توسط فعالیت های شرکت ارائه شده باشد).
• گواهی مبنی بر داشتن سابقه کیفری یا عدم وجود آن (در صورت پیش بینی قانون)
• درخواست استخدام توسط کارمند شخصاً نوشته شده است.
• زندگی نامه؛
• نمونه، مثال ؛
• یک فتوکپی از کتاب کار؛
• مواد مربوط به گواهی (در صورت انجام)؛
• عکس های کارمند که به طور دوره ای به روز می شوند.
• شرح یک موضوع شخصی

بسته به اینکه شرکت چه فعالیت هایی را انجام می دهد و چه خط مشی پرسنلی را اجرا می کند، این فهرست ممکن است تغییر کند، تکمیل شود.

علاوه بر این، تمام اسناد باید به ترتیب زمانی در پرونده قرار گیرند: اولین اسنادی که در زمان استخدام شخص سرمایه گذاری شده اند، سپس اسنادی که در طول فعالیت های وی ظاهر شدند.

در صورت عدم رضایت کتبی یک کارمند، گنجاندن اطلاعات مربوط به زندگی شخصی کارمند، دیدگاه های وی در مورد سیاست و مذهب در پرونده ممنوع است.

نمونه ها و فرم های اسناد برای پرونده شخصی

• پرسشنامه برای یک پرونده شخصی
• موجودی داخلی یک پرونده شخصی
• صفحه عنوان / جلد فایل شخصی

نمونه پر کردن موجودی داخلی پرونده شخصی و برگه جداکننده.

انجام امور تجاری

این فرآیند شامل:

• ثبت مطالب در بخش های مربوطه؛
• رویه پس گرفتن اسنادی که نامربوط شده اند یا دیگر مورد نیاز نیستند.
• بررسی پرونده های شخصی برای ایمنی اسناد؛
• به عنوان بخشی از یک موضوع شخصی

اگر اطلاعات شخصی یک کارمند تغییر کند، معمولاً آن را به بخش پرسنل گزارش می دهند. بهتر است این کار را به صورت مکتوب انجام دهید. پس از اینکه کارمند بخش پرسنل درج مناسبی در پرونده انجام داد، اصل سند به کارمند بازگردانده می شود. در صورت لزوم، باید یک کپی از سند تهیه کرده و آن را به پرونده پیوست کنید.

تمام ورودی ها فقط بر اساس اسناد اصلی یا بر اساس کپی هایی که توسط یک دفتر اسناد رسمی تایید شده است انجام می شود. ورودی‌ها با جوهر مشکی، آبی یا بنفش، به‌طور مرتب، بدون لکه‌ها و اصلاحات، با دست انجام می‌شوند. در صورت لزوم، سوابق با استفاده از مهر سازمان و امضای یکی از کارکنان بخش پرسنل تأیید می شود.

کلیه برگه هایی که در پرونده ثبت می شود شماره گذاری شده است. و شماره گذاری در موجودی داخلی منعکس می شود. چنین موجودی برای در نظر گرفتن اسنادی که بیش از 10 سال ذخیره شده اند جمع آوری می شود.

اگر پرونده برای ارسال به بایگانی آماده می شود، تمام برگه های موجودی داخلی نیز فقط جدا از برگه های پرونده شماره گذاری می شود.

دفترچه یادداشت: نحوه نگهداری

در نظر گرفتن پرونده های شخصی کارکنان ضروری است. فرم استاندارد آن تایید نشده است، به این معنی که شما می توانید یک نمونه از اینترنت بگیرید یا آن را در فروشگاه خریداری کنید. محتوای هر ستون بسته به سازمان قابل تغییر است.

موارد زیر در مجله وارد می شود: شماره پرونده، تاریخ شروع آنها، نام خانوادگی و حروف اول کارمندان و سایر اطلاعات. وقتی پرونده شخصی بسته می شود، در این مورد در مجله یادداشت می شود: تاریخ را می گذارند و دلیل بسته شدن پرونده را وارد می کنند.

اطلاعات اضافی معمولاً در ستون "سایر" یا "یادداشت ها" وارد می شود.

پرونده شخصی الکترونیکی

اکنون بسیاری از شرکت های روسی اتوماسیون را پیاده سازی کرده یا شروع به پیاده سازی کرده اند. به سختی می توان آن را پیروی از مد نامید، بلکه یک ضرورت است. پرونده های شخصی کارکنان به طور فزاینده ای در پایگاه های داده رایانه ای نگهداری و ذخیره می شوند. اسناد به صورت کاغذی استفاده می شود، اما بیشتر به عنوان بیمه اتکایی.

نگهداری و ذخیره یک فایل شخصی به صورت الکترونیکی، اول از همه، راحت است. یک کارمند منابع انسانی نیازی به بلعیدن گرد و غبار، جابجایی چیزها برای یافتن مورد مناسب ندارد. بنابراین یکی از مزایای مطلق کیس های الکترونیکی امکان یافتن سریع همه چیز، بدون اتلاف وقت و تلاش است.

لازم به ذکر است که تمام اسناد را نمی توان به صورت الکترونیکی نگهداری کرد، مثلاً کتاب های کار نمی توانند.

اگر سند باید حاوی امضای شخصی کارمند باشد، باید به صورت کاغذی نیز باشد.

نحوه برخورد با کارکنان اخراج شده

وقتی فردی استعفا می دهد، پرونده او بسته می شود، از پوشه خارج می شود و فلش می شود. در این مورد، باید یک برگه تأیید تنظیم شود. این شامل داده هایی در مورد تعداد ورق های دوخته شده و شماره گذاری شده است. همچنین این برگه نشان می دهد که آیا اسناد آسیب دیده در پرونده وجود دارد یا خیر.

برگه گواهی از داخل به روکش کیس چسبانده شده است. کارمند خدمات پرسنلی امضای خود را روی این برگه قرار می دهد.

پرونده شخصی یک کارمند به مدت 75 سال در بایگانی ذخیره می شود، برای مدیران این مدت معمولاً افزایش می یابد. اما در عین حال اگر کارمندی بخواهد کپی مدارک لازم را در آخرین روز کاری تحویل دهد، این کار قابل انجام است که در این صورت نیازی به ذخیره فایل نخواهید داشت و بایگانی تخلیه می شود.

نتیجه

اگر چنین هستید، پس نمی توانید پرونده های شخصی کارمندان خود را انجام دهید. اگرچه بهتر است این کار را انجام دهید، زیرا بر اساس تجربه عملی، مشخص می شود که به لطف یک پرونده شخصی، می توانید بلافاصله اطلاعات لازم را در مورد یک کارمند دریافت کنید.

اینکه آیا پرونده های شخصی کارمندان را انجام دهد یا نه، کارآفرین برای خودش تصمیم می گیرد، اما بدون شک حضور آنها یک امتیاز قابل توجه برای هر شرکتی است.

همه متخصصان منابع انسانی و همچنین مدیران آنها نمی دانند که اسناد و حتی کپی هایی از آنها وجود دارد که نمی توان آنها را در پرونده شخصی کارمند نگه داشت. برای برخی از اسناد، می توانید جریمه زیادی دریافت کنید، زیرا آنها حاوی اطلاعات شخصی هستند که به انجام وظایف رسمی مربوط نمی شود.

چی شد؟

روسترود به متخصصان منابع انسانی یادآور شد که نمی توان همه اسناد را در پرونده های شخصی کارمندان ذخیره کرد. و لازم نیست خودتان امور شخصی را انجام دهید: چنین الزامی در قانون وجود ندارد. اما اگر با این وجود پرونده ای باز شود ، لازم است اسنادی را که مستقیماً با فعالیت کار مرتبط است در آن ذخیره کنید و الزامات حفاظت از داده های شخصی را فراموش نکنید. به ویژه، سازمان حق نگهداری حتی یک کپی از گذرنامه را ندارد.

ترکیب فایل شخصی: چه چیزی را می توان و چه چیزی را نمی توان ذخیره کرد

از نظر قانونی، ترکیب پرونده شخصی در بخش پرسنل و همچنین فهرست اسنادی که سازمان می تواند ذخیره کند، به هیچ وجه تنظیم نمی شود. به طور معمول، شرکت ها اسنادی را که خودشان ایجاد می کنند ذخیره می کنند:

• قرارداد کار؛
• سفارشات برای استخدام و سایر رویدادها؛
• مشخصات کارمند؛
• حتما کتاب کار داشته باشید

اما حتی هنگام استخدام، کارمند اسناد دیگری نیز به همراه دارد: دیپلم، SNILS، گواهی انتساب TIN، گذرنامه، شناسه نظامی. آیا می توان از این اسناد کپی تهیه کرد و همچنین آنها را در پرونده شخصی نگهداری کرد تا همیشه در دسترس باشند؟ قانون و روسترود به صراحت می گویند: "نه". بنابراین در صورتی که افسر پرسنل بخواهد جریمه ای دریافت نکند، مثلاً برای نگهداری کپی سند ازدواج کارمند، این گونه اوراق باید از پرونده شخصی حذف و در اختیار کارکنان قرار گیرد.

به ویژه، نقض الزامات قانون فدرال 27 ژوئیه 2006 شماره 152-FZ"در مورد داده های شخصی" ذخیره سازی هر سندی است که مستقیماً با کار یک شهروند مرتبط نیست. بالاخره طبق قوانین ماده 86 قانون کار فدراسیون روسیه:

هنگام تعیین دامنه و محتوای داده های شخصی پردازش شده کارمند، کارفرما باید توسط قانون اساسی فدراسیون روسیه، این کد و سایر قوانین فدرال.

این به این معنی است که به نظر او بازرس Roskomnadzor می تواند موارد اضافی را تعیین کند. از این گذشته ، ماده 5 قانون فدرال در مورد داده های شخصی به صراحت بیان می کند که داده های شخصی نباید در رابطه با اهداف ذکر شده از پردازش آنها اضافی باشد. امکان درخواست اسناد شخص ثالث مورد نیاز در این فرآیند (گواهی تولد فرزندان، گواهی ازدواج و غیره) وجود دارد، اما ذخیره کپی از آنها امکان پذیر نیست. در عین حال، دادگاه ها از این موضع حمایت می کنند (قطعنامه ناحیه قضایی کیروفسکی شهر آستاراخان در تاریخ 24 مه 2012 در پرونده شماره 5-244 / 2012، قطعنامه دادگاه داوری منطقه قفقاز شمالی مورخ 21 آوریل ، 2014 در پرونده شماره A53-13327 / 2013 و غیره).

مسئولیت تخلفات

برای پیوست کردن اسناد به پرونده شخصی کارکنان که کارفرما حق ذخیره آنها را ندارد، جریمه اداری تحت قسمت 1 در نظر گرفته شده است. ماده 13.11 قانون رسیدگی به تخلفات اداری. اندازه آن می تواند به 50 هزار روبل برسد. لیست کامل مجازات های احتمالی به شرح زیر است:

• اخطار؛
• اعمال جریمه اداری برای شهروندان از 1000 تا 3000 روبل.
• اعمال جریمه اداری برای مقامات - از 5000 تا 10000 روبل.
• جریمه اداری برای اشخاص حقوقی - از 30 هزار تا 50 هزار روبل.

در عین حال، با توجه به اینکه کارمند رضایت پردازش داده های شخصی را دریافت کرده است، بازرسان علاقه ای نخواهند داشت و بنابراین کارفرما را از مجازات نجات نمی دهند. رویه قضایی نیز این را ثابت می کند.