Форма штатного замещения образец. Банк экспертных заключений

Штатная расстановка, в отличие от штатного расписания - документ не обязательный, но более удобный в использовании. В него помимо стандартных столбцов, предусмотренных типовой формой Т-3, кадровый работник вправе добавить несколько столбцов на свое усмотрение. Как правило, это фамилии работников, занимающих ту или иную должность, а также информация об их принадлежности к особым категориям, для которых предусмотрены изменения в системе оплаты труда и начислению отпусков (пенсионеры, несовершеннолетние, ветераны труда и т.д.). Поэтому любому кадровику будет интересно скачать бланк штатной расстановки.

По документу, где отображено текущее состояние каждой штатной единицы, легко строить кадровую политику предприятия. Видны как открытые вакансии, так и возможные претенденты на них. Можно быстро определить каких именно специалистов не хватает предприятию, кто способен заместить отсутствующего работника, а также определить, что из предложенного будет выгоднее.

Штатную расстановку полезно вести в электронном виде. Это очень упрощает работу с документом, особенно подготовку промежуточных отчетов. Часто бывает необходимо быстро предоставить сведения о работающих пенсионерах, о количестве работников, находящихся в отпусках, об уровне образования, квалификации и занимаемых должностях. Эта информация бывает часто нужна для передачи в пенсионные фонды, страховые организации, военкоматы и пр. И часто подготовить отчет необходимо за несколько минут. Вот тут ничто так не спасает как штатная расстановка.

Документ свободной формы - просто находка для организаций, испытывающих постоянную «текучку» персонала. Он позволяет вести кадровый учет, не прибегая к постоянным изменениям штатного расписания.

Образец штатной расстановки вы можете бесплатно скачать на нашем сайте. Дополните его необходимыми вам столбцами, и у вас появится универсальный инструмент учета кадровых изменений. С помощью штатной расстановки вы всегда сможете:

• оперативно подготовить отчет о кадровом составе предприятия или его подразделения;
• сформировать заявку для службы занятости о имеющихся вакансиях на вашем предприятии;
• оценить уровень подготовки своих работников;
• сформировать кадровую политику организации на предстоящий период.

Удобство штатной расстановки состоит еще и в том, что он не отменяет, а дополняет обязательное штатное расписание - официальный документ, подлежащий проверке. В нем недопустимы неточности и исправления. Штатная расстановка помогает вести штатное расписание и содержать его в безупречном виде.

Штатная расстановка (штатное замещение, штатный список) применяется в работе лица, ведущего кадровую работу в организации. Применение такой расстановки помогает, в первую очередь, отследить наличие вакантных должностей, а также заполнение штатных единиц при приеме на работу совместителя или если одна должность делится между несколькими работниками. Тем не менее, штатное замещение не является обязательным документом, вопрос о его разработке решается руководителем организации самостоятельно.

Обоснование:

Штатное расписание применяется для оформления структуры, штатного состава и численности организации. Этот документ содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, а также информацию о количестве штатных единиц (абз. 1 раздела «Штатное расписание» Указаний по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1).

Для удобства составления штатного расписания юридическим лицом или физическим лицом, являющимся индивидуальным предпринимателем, предусмотрена унифицированная форма № Т-3 (утв. Постановлением Госкомстата РФ «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» от 05.01.2004 № 1). Данная форма не является обязательной для применения, а носит лишь рекомендательный характер. По мнению Роструда негосударственные организации вправе использовать формы первичных учетных документов, разработанные ими самостоятельно (письма от 09.01.2013 № 2-ТЗ, от 23.01.2013 № ПГ/409-6-1, от 14.02.2013 № ПГ/1487-6-1). Несмотря на это, рекомендуется применять унифицированную форму № Т-3 в работе, поскольку она содержит все необходимые реквизиты.

Составление расписания не предусматривает внесения в него фамилий работников, занимающих определенные должности, так как главная цель такого документа - определение структуры, штатной численности и размера заработной платы. Факт назначения на должность, определенную штатным расписанием, может отражать штатная расстановка.

Штатная расстановка (штатное замещение, штатный список) применяется в работе лица, ведущего кадровую работу в организации. Форма данного документа законодательно не установлена и разрабатывается, как правило, на основе формы № Т-3 с добавлением столбца, в который вносятся фамилии, имена, отчества работников, занимающих определенные должности. Для удобства данный документ может быть составлен как в электронном виде, так и на бумаге. Применение такой расстановки помогает, в первую очередь, отследить наличие вакантных должностей, а также заполнение штатных единиц при приеме на работу совместителя или если одна должность делится между несколькими работниками. Если не применяется программа по учету кадров, то в такую форму (составленную в виде таблицы) вносятся все сведения о работниках (например, дата выхода из длительных отпусков или наличие инвалидности и др.), что позволяет создать отчет по различным запросам руководства.

Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558) для штатных расстановок установлен срок хранения, который составляет 75 лет.

На основании вышеизложенного, штатное замещение не является обязательным документом, вопрос о его разработке решается руководителем организации самостоятельно.

Обратите внимание, в законодательстве могли произойти изменения. Мнение эксперта основано на положениях законодательства, действующего на дату подготовки консультации

Если Вы не нашли ответа на свой вопрос, обращайтесь к нам за консультацией. Мы с удовольствием ответим на Ваш вопрос на основании проверенных документов, включенных в Систему Консультант Плюс

• Темы:
• Кадровое делопроизводство
• Полезные документы

Штатная расстановка или штатное замещение - документ, который работодатели придумали для собственного удобства. Штатная расстановка полно передает картину с персоналом, включая вакантные должности.

Чем штатная расстановка отличается от штатного расписания

В штатном расписании фигурируют деньги и должности. В штатной расстановке дополнительно указывают работников, которые на них приняты.

Штатную расстановку (штатное замещение) разрабатывают на основе штатного расписания. При этом работодатель в штатной расстановке:

• указывает ФИО действующих работников;
• делает отметки о неполном или сокращенном рабочем времени;
• отмечает длительное отсутствие работника, например, из-за отпуска по уходу за ребенком;
• фиксирует договоры по совместительству и т. п.

Когда нужна штатная расстановка

Обратите внимание

Мы приложили бланк штатной расстановки в Excel к этой статье. Кроме того, можно скачать образец штатной расстановки в Word. Шаблоны для скачивания штатной расстановки внизу статьи.

Чаще всего штатная расстановка фигурирует как доказательство в спорах о сокращении.

Пример из практики . Работник считал, что его необоснованно сократили. Работодатель представил в суд штатную расстановку по состоянию на три разные даты. По ним и штатному расписанию суд сделал вывод, что работодатель фактически провел сокращение. Остальная процедура также была безупречна. Увольнение законно (апелляционное определение Московского городского суда от 18.04.2017 № 33–11457/2017).

Без штатной расстановки или иного документа, где указано, какие должности были заняты, работодатель проиграет. Это правило относится ко всем ситуациям, в которых требуется доказать, что вакансий не было. В том числе и для увольнений из-за медицинских противопоказаний (апелляционные определения Московского городского суда от 20.07.2016 № 33–28274/2016, Свердловского областного суда от 01.02.2017 по делу № 33–1646/2017).