На данный момент ведение различной коммерческой, иной деятельности индивидуальных предпринимателей, юридических лиц должно сопровождаться формированием специальной документации.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

В первую очередь это касается именно первичных учетных документов. Они необходимо для формирования отчетности, а также решения различного рода иных немаловажных задач.

При этом обязательно формируется специализированный график документооборота первичной учетной документации.

Он не имеет жестко установленного формата, но должен соответствовать некоторым обязательным требованиям, отраженным в законодательных нормативно-правовых документах.

Базовые моменты

Одним из обязательных условий ведения различного рода деятельности на территории Российской Федерации является формирование соответствующим образом отчетности разного вида.

При этом касается это в первую очередь бухгалтерской и налоговой. Для подтверждения верности составления её необходимо формировать специальные документы – первичные.

В перечень таких документов входят следующие:

• счет-справка;
• счет-фактура;
• кассовый, товарный чек;
• иные.

Все они служат для решения различного рода задач. Но при этом важно помнить о необходимости соответствующего учета самих этих документов.

Именно для этой цели формируется специальный . Ведение данного графика строго обязательно и регламентируется законом.

Чтобы избежать различного рода проблем и затруднений, связанных с составлением данного графика, необходимо изучить вопросы:

• основные понятия;
• каковая его роль;
• законные основания.

Основные понятия

В первую очередь необходимо будет изучить законодательные нормы, которые регламентируют порядок составления графика документооборота, а также иные немаловажные моменты.

Но для правильной трактовки, понимания основных моментов необходимо будет заблаговременно изучить основные используемые понятия.

К таким понятиям на данным момент относится следующее:

• «график документооборота»;
• «первичные документы»;
• «рабочее место»;
• «бухгалтерский учет»;
• «накладная, счет-фактура»;
• «акт оказания услуг».

Обозначенные выше термины чаще являются наиболее существенными.

Под понятием «график документооборота» понимается специальная схема, которая разработана для всех без исключения подразделений определенного предприятия с момента создания до момента передачи в архив.

«Первичные документы» — документы, которые отражаются какие-либо хозяйственные операции. Это может быть продажа товаров/услуг, приобретение материалов и иное.

«Рабочее место» — представляет собой неделимое звено организационного процесса на предприятии. Оно может быть рассчитано на одного или же нескольких рабочих.

Первичная документация служит для организации рабочих мест также. «Бухгалтерский учет» — учет всевозможных хозяйственных, финансовых операций на предприятии.

« » — один из самых важных первичный учетных документов, имеющий установленный на законодательном уровне формат.

Служит для подтверждение свершения различных хозяйственных операций. « » — первичный документ, подтверждающий факт выполнения каких-либо работ для клиента.

Какова его роль

На сегодняшний день график учета документооборота решает одновременно большое количество самых разных задач. Полный их перечень отражается в законодательных актах.

На данный момент график документооборота дает возможность:

Таким образом, благодаря верно составленному графику документооборота возможно решить большое количество самых разных задач.

Именно поэтому применение его необходимо на всех предприятиях, которые ведут коммерческую и хозяйственную деятельность.

Во избежание различного рода затруднительных ситуаций стоит заблаговременно ознакомиться со всеми нормативными документами, регламентирующими этот график.

Законные основания

На данный момент существует большое количество различных документов, регламентирующих составление графика данного вида.

При этом разделить их можно на следующие отдельные группы:

• устанавливающие общие принципы организации;
• указывающие на особенности различных типов документооборота;
• регламентирующие особенности первичной документации;
• устанавливающие особенности документооборота бухгалтерской отчетности.

К наиболее важным документам, содержимое которых следует учитывать в первую очередь, можно отнести:

1. Положение по ведению бухгалтерского учета, утвержденное

Также не менее пристальное внимание необходимо уделить именно документам, которые регламентируют вопрос формирования самих первичных документов.

Так как многие такие документы являются основанием для получения вычетов налогового характера, иных.

При несоблюдении формы таких документов воспользоваться такими будет попросту невозможно.

К таким нормативно-правовым документам на данный момент можно отнести следующие:

В законодательстве достаточно подробно рассматривается сам вопрос порядка организации документооборота.

Именно поэтому необходимо будет обязательно соответствующим образом изучить все нормативно-правовые документы. Так можно будет избежать возникновения множества затруднений.

И в первую очередь – вопросов со стороны контролирующих органов. Так как ошибки, возникающие в связи с неправильным формированием первичной документации, графика ведут к серьезным штрафам.

Порядок формирования документа

Порядок формирования графика документооборота имеет большое количество самых разных нюансов, особенностей.

Потому с порядком осуществления данной процедуры стоит разобраться заранее. Так можно будет избежать множества затруднений.

К наиболее существенным вопросам, рассмотреть которые необходимо будет заранее, до начала составления данного графика, стоит отнести следующее:

• на кого возлагается ответственность;
• составление графика;
• образец заполнения графика документооборота первичных учетных документов.

На кого возлагается ответственность

Сегодня за составление графика документооборота отвечает компетентные работник. В законодательстве не установлено какое именно должностное лицо обязано выполнять работы по составлению подобных документов.

Но при этом чаще всего подобного рода деятельностью занимаются следующие должностные лица:

• главный бухгалтер;
• руководитель предприятия;
• исполнительный орган.

Вне зависимости от того, кто именно составил график, он несет непосредственную ответственность за его правильность и содержимое. Обязательно наличие подписи составляющего график лица.

Также важно помнить о наличия подписи исполнительного органа. Только после этого данный документ становится действительным.

Видео: первичные документы

В случае возникновения каких-либо вопросов по поводу верности такого графика ответственность будут нести именно составитель и руководитель предприятия.

Составление графика

Главной сложностью и в то же время плюсом графика рассматриваемого типа является отсутствие унифицированного формата данного документа.

Каждое предприятие самостоятельно занимается разработкой графика документооборота. Причем чем большее количество видов деятельности ведет предприятие, тем подробнее должен быть документ.

Процедура составления данного документа включает в себя следующие основные этапы:

Главной проблемой выполнения сроков, обозначенных в данном документе, является их несбалансированность.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru/

График документооборота

Документооборот - это создание первичных учетных документов или получение их от других организаций, их принятие к учету, обработка, передача в архив. Движение первичных документов в бухгалтерском учете регламентируется графиком документооборота.

График документооборота - это график или схема, которые описывают движение первичных документов на предприятии от момента их создания до момента передачи на хранение.

Унифицированной формы графика документооборота нет. Каждое предприятие составляет график самостоятельно, исходя из особенностей деятельности.

Разрабатывает график документооборота главный бухгалтер, а утверждает руководитель предприятия.

График должен устанавливать рациональный документооборот, т.е. предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждого первичного документа, определять минимальный срок его нахождения в подразделении.

Правильное составление графика документооборота и его соблюдение способствуют оптимальному распределению должностных обязанностей между работниками, укреплению контрольной функции бухгалтерского учета и обеспечивают своевременность составления отчетности.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременную и качественную разработку документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота в организации осуществляет главный бухгалтер. Целесообразно вручить каждому работнику выписку из графика документооборота, в которой перечислены документы, относящиеся к сфере его деятельности. Для каждого документа в бухгалтерском учете существует свой путь движения, т.е. свой документооборот. Однако для всех документов существуют пять основных этапов:

1) составление документа в момент совершения хозяйственной операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания в соответствии с требованиями, предъявляемыми к его оформлению;

2) передача документа в бухгалтерию, где контролируются своевременность и полнота сдачи его для учетной обработки;

3) проверка принятых документов бухгалтером по форме (проверяются полнота и правильность оформления, заполнение обязательных реквизитов), по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей) и арифметическая проверка;

4) обработка документа в бухгалтерии, которая осуществляется в три этапа:

* таксировка (расценка) - предусматривает перевод натуральных и трудовых измерителей в обобщающий денежный измеритель. Например, передан табель рабочего времени, на основании которого рассчитывается заработная плата работников;

* группировка - подбор документов, однородных по экономическому содержанию. Например, приход и расход товарно-материальных ценностей;

* контировка - указание в первичном документе корреспонденции счетов по конкретной хозяйственной операции, вытекающей из содержания документа;

5) сдача документов в архив на хранение после составления по ним учетных регистров.

Сроки хранения первичных документов

первичный документооборот организационный табель

Правила ведения бухгалтерского учета предусматривают срок хранения первичных документов в течение пяти лет. Архивным законодательством установлены различные сроки хранения типовых управленческих документов (перечень утвержден Росархивом 6 декабря 2000г.). Например, лицевые счета работников перечень обязывает хранить 75 лет. Срок хранения документа исчисляется с 1 января года, следующего за годом, когда документ был оформлен.

В соответствии с п.5 Положения по бухгалтерскому учету "Учетная политика организации" (ПБУ 1/98) (утв. Приказом Минфина России от 9 декабря 1998 г. N 60н) в составе учетной политики организации утверждаются в том числе и правила документооборота и технология обработки учетной информации. В различных документах, в том числе и в Положении по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утв. Приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. N 34н), неоднократно упоминаются график документооборота и необходимость его соблюдения. Однако как составляется такой график, какие требования предъявляются к его оформлению, в данных документах не разъяснено.

В Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном Минфином СССР 29 июля 1983 г. N 105 по согласованию с ЦСУ СССР, изложен порядок организации документооборота, в соответствии с которым движение первичных документов в бухгалтерском учете (создание или получение от других предприятий, учреждений, принятие к учету, обработка, передача в архив - документооборот) регламентируется графиком.

Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. График документооборота утверждается приказом руководителя предприятия, учреждения. График должен устанавливать на предприятии, в учреждении рациональный документооборот, т.е. предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом, определять минимальный срок его нахождения в подразделении.

График документооборота должен способствовать улучшению всей учетной работы на предприятии, в учреждении, усилению контрольных функций бухгалтерского учета, повышению уровня автоматизации учетных работ.

График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, учреждения, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

Работники предприятия, учреждения (начальники цехов, мастера, табельщики, работники планово - экономического, финансового отделов, отделов труда и заработной платы, снабжения, кладовщики, подотчетные лица, работники бухгалтерии и др.) создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика. В выписке перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения предприятия, учреждения, в которые представляются указанные документы.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота по предприятию, учреждению осуществляет главный бухгалтер.

Обращаем ваше внимание, что пример графика документооборота приведен в Рекомендациях по формированию учетной политики для территориальных природоохранных органов управления и бюджетных организаций системы Госкомэкологии России (Приложение к Письму Госкомэкологии России от 26 июля 1999 г. N 04-14/24-204)

Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат обязательной передаче в архив.

Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы до передачи их в архив предприятия, учреждения должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственность лиц, уполномоченных главным бухгалтером.

Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

Обработанные вручную первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и переплетены.

Отдельные виды документов (наряды на работу, сменные рапорты) могут храниться не переплетенными, но подшитыми в папках во избежание их утери или злоупотреблений.

В соответствии со ст.17 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (с изменениями от 23 июля 1998 г.) организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз. Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.

Сохранность первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер предприятия, учреждения.

Выдача первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов из бухгалтерии и из архива предприятия, учреждения работникам других структурных подразделений предприятия, учреждения, как правило, не допускается, а в отдельных случаях может производиться только по распоряжению главного бухгалтера.

В случае пропажи или гибели первичных документов руководитель предприятия, учреждения назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели.

В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора.

Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем предприятия, учреждения. Копия акта направляется вышестоящей организации.

Оптимизация документооборота

Любая деятельность компании отражается в документах, и, чтобы улучшить качество рабочих бизнес-процессов, необходимо улучшить документооборот, т. е. оптимизировать его. Под оптимизацией документооборота понимается комплекс мер организационного, технического, программно-технического и оргпроектного характера, выполняемых организацией.

Оптимизация документооборота позволяет:

-определить состав документов (видов, разновидностей, форм документов), используемых организацией в ее деятельности (т. е. при реализации функций, задач, административных и бизнес-процессов);

-определить состав документопотоков организации и их внутреннюю структуру;

-регламентировать маршруты движения документов в рамках документопотока, отдельных групп (комплексов) документов, участвующих в реализации функций, задач, административного и бизнес-процесса;

-установить, если это необходимо, временные параметры прохождения документа в целом по установленному для него маршруту и (или) временные параметры выполнения отдельных операций в процессе документооборота.

К организационным мерам по оптимизации документооборота относится разработка нормативных правовых актов организации и методических документов, устанавливающих требования, правила, рекомендации по организации документооборота, как в целом по организации, так и на отдельных участках работы с документами или по отдельным видам документов.

Например, при работе с документами, содержащими конфиденциальную информацию, как правило, в организациях разрабатывается система защищенного документооборота, имеющая вполне специфические особенности в сравнении с открытым делопроизводством (документооборотом) и регламентируемая отдельной инструкцией по конфиденциальному документообороту. Аналогичным образом в некоторых организациях решается вопрос регламентации документооборота в процессе рассмотрения обращений граждан или в договорной работе, где весь процесс от заключения договора до его исполнения, включая документы, сопровождающие этот процесс, может быть регламентирован отдельным нормативным документом, например, положением о ведении договорной работы.

Кроме этого к мерам организационного характера относится:

· правильная организация работы службы ДОУ;

· рациональное распределение функциональных обязанностей между работниками службы ДОУ;

· организация работы с документами в структурных подразделениях.

Учитывая, что объективной тенденцией является постоянный рост объемов документооборота (по данным ВНИИДАД, который с 2007 г. ведет мониторинг документооборота в федеральных органах исполнительной власти, ежегодно документооборот увеличивается на 5-7%), обеспечить оптимальную организацию документооборота невозможно только мерами организационного характера, иначе пришлось бы постоянно увеличивать численность делопроизводственного персонала. Помочь в этом могут меры технического характера и оргпроектные работы по совершенствованию документооборота.

Поскольку документооборот - это сложный технологический процесс перемещения документов по пунктам (инстанциям), на которых осуществляются творческая работа с документами (подготовка проектов документов, согласование документов, подписание (утверждение) и др.) и их техническая обработка (сортировка документов, обработка для пересылки по почте, сканирование, регистрация, копирование, предварительное рассмотрение, передача из одной инстанции в другую и др.), организовать движение документов оптимальным образом можно только с применением технических средств.

В современных условиях применение технических средств возможно не только на этапах, где с документом совершаются так называемые рутинные (нетворческие) операции, но и там, где ведется творческая работа с документами.

К техническим средствам относятся средства оргтехники (копировально-множительная техника, фальцевальные, маркировальные аппараты и др.) и средства компьютерной техники, предоставляющие широкие возможности для подготовки документов, проведения электронного согласования, обеспечения документооборота, организации оперативного хранения документов (применяя компьютерную технику, организации могут использовать системы электронного документооборота, текстовые и табличные редакторы (Word, Excel и др.), электронную почту, факс и другие приложения).

Маршрут документов

Одной из основных характеристик документооборота является маршрут документов.

Маршрут - это путь, по которому проходит документ или комплекс взаимосвязанных документов при решении определенной задачи или реализации определенного административного или бизнес-процесса.

Точками на этом пути являются инстанции, через которые проходит документ (документы), т. е. рабочие места, на которых совершаются операции с документом, поэтому главная задача в организации документооборота - обеспечить оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени, при этом должны быть исключены повторные операции, возвратные движения документа, не обусловленные деловой необходимостью.

Для решения этой задачи в организациях проводятся оргпроектные работы, в ходе которых вырабатываются наиболее оптимальные маршруты документов. Как правило, такая работа проводится при внедрении систем электронного документооборота (СЭД), поскольку оптимизация документооборота - одно из условий успешного внедрения СЭД в организации.

Результаты работы по оптимизации документооборота закрепляются в различных документах. К таким документам относятся:

· табель форм документов;

· маршрутно-технологические схемы (блок-схемы);

· графики документооборота;

· схемы перемещения документов и др.

В большинстве своем при подготовке этих документов используется графический способ представления информации, позволяющий наглядно и в достаточной степени формализовано показать либо только движение документа (документов), либо последовательность операций, совершаемых в ходе реализации какой-либо функции (задачи) или процесса, и, соответственно, движение документов, используемых при решении данной задачи или реализации процесса.

Табель форм документов

Табель форм документов - это перечень форм документов, применяемых в деятельности организации, с характеристикой статуса документов, основных этапов их подготовки и прохождения.

Табель включает все формы документов, создаваемых в деятельности организации, но он не дает полного представления о маршруте документов, поскольку в нем, как правило, обозначаются только наиболее важные и значимые с точки зрения документооборота операции по обработке документов, такие как подготовка документа(обычно в табеле указывается подразделение или должность работника, в зоне ответственности которого находится подготовка документа), согласование (визирование) документа (в табеле указываются подразделения или должности работников, участвующих в согласовании документа), подписание (утверждение) документа и некоторые другие.

Кроме того, табель включает наименования только тех документов, которые готовятся в организации, и не включает форм документов, поступающих в организацию.

Основная задача табеля форм документов - определить состав форм документов, применяемых в организации в процессе документирования ее деятельности, а поскольку табель форм документов утверждается руководителем организации и является документом, обязательным для применения, его можно рассматривать как способ оптимизировать состав документов (виды, разновидности, формы документов), применяемых в организации. Поскольку не существует единой установленной формы табеля, каждая организация, которая проводит подобную работу, может исходя из собственных потребностей и решаемых задач разработать для себя форму табеля.

Размещено на Allbest.ru

Подобные документы

Полный цикл обработки и движения документов с момента их создания до завершения исполнения и отправки. Экспертиза (оценка) научной и практической ценности документов. Описи и оформление дел. Описание документов постоянного и долговременного хранения.

контрольная работа , добавлен 14.03.2009


Первичные учетные документы и их назначение. Классификация первичных документов. Осуществление контроля и упорядочение обработки данных о хозяйственных операциях, графики документооборота. Сохранность первичных учетных документов на предприятии.

контрольная работа , добавлен 14.01.2014


Изучение документов, подлежащих обязательному контролю. Типовые сроки исполнения документов. Исследование автоматизированной системы контроля исполнения документов. Современные технологии обеспечения управления и программы автоматизации документооборота.

контрольная работа , добавлен 08.04.2013


Централизация операций по приему документов. Разделение документов, включенных в документооборот организации, на документопотоки. Организация предварительного рассмотрения поступивших документов до передачи их на резолюцию. Обработка исходящих документов.

контрольная работа , добавлен 22.08.2013


Варианты расположения реквизитов заголовочной части: угловой и продольный. Общее понятие о бланках документов. Основные принципы организации документооборота. Схема прохождения документов, документопотоков, их значение. Учет объема документооборота.

контрольная работа , добавлен 09.03.2016


Сроки хранения документов, связанных с приемом, перемещением и увольнением работников. Личная карточка работника. Состав и изъятие документов из личного дела. Порядок ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации.

реферат , добавлен 30.04.2011


Перечни документов с указанием сроков хранения, их разновидности функциональные особенности: типовые и ведомственные. Контроль и сроки исполнения данных документов, принципы и главные этапы его проведения, оценка эффективности и пути оптимизации.

контрольная работа , добавлен 24.04.2014


Организация документооборота и его характеристика, пути совершенствования документооборота. Назначение и оформление реквизитов документов. Оформление личных дел, заявлений, приказов, протоколов. Порядок оформления документов при приеме на работу.

контрольная работа , добавлен 05.01.2012


Структура и назначение номенклатурных дел. Требования к их формированию и правила хранения. Экспертиза ценности документов. Составление описей дел и порядок передачи их в архив. Суть архивного хранения документов в электронной форме. Экспертные комиссии.

курсовая работа , добавлен 02.03.2014


Понятие документа, делопроизводства и документационного обеспечения, история и особенности эволюции данного процесса в ходе петровских реформ. Классификационные справочники, разработка и применение: номенклатура дел, табель и альбом форм документов.

График документооборота - это индивидуально разработанная схема взаимодействия всех подразделений предприятия от момента создания (получения) документа до момента его передачи в архив (в места хранения).

График документооборота может быть составлен как для каждого структурного подразделения предприятия (например, для бухгалтерии), так и для того или иного нормативного либо внутреннего распорядительного документа (например, относительно заключения договоров).

За его основу берется перечень работ по созданию, проверке и обработке документов, которые выполняются каждым подразделением предприятия, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ. График документооборота составляется в виде таблицы, на основе которой, в случае необходимости, могут быть созданы разного рода схемы и графики.

Существуют следующие виды графиков документооборота:

• типовые,
• унифицированные,
• индивидуальные.

Применение типовых и унифицированных графиков практикуется в основном на предприятиях, подчиняющихся одному органу управления, и т. п. Индивидуальные графики разрабатываются для отдельно функционирующего предприятия.

График документооборота должен предусматривать оптимальное количество подразделений и обрабатывающих его лиц и время работы над ним.

Работники предприятия, учреждения (начальники цехов, мастера, табельщики, работники планово - экономического, финансового отделов, отделов труда и заработной платы, снабжения, кладовщики, подотчетные лица, работники бухгалтерии и др.) создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика. В выписке перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения предприятия, учреждения, в которые представляются указанные документы.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота по предприятию, учреждению осуществляет главный бухгалтер.

Пример графика документооборота приведен в Рекомендациях по формированию учетной политики для территориальных природоохранных органов управления и бюджетных организаций системы Госкомэкологии России (Приложение к Письму Госкомэкологии России от 26 июля 1999 г. N 04-14/24-204)

Грамотный образец графика документооборота для учетной политики – залог эффективной работы любого предприятия. Расскажем, зачем он нужен и приведем образец на 2019 год.

Зачем нужен

Чтобы прояснить всю важность графика документооборота к учетной политике, обратимся к советскому Положению о документах и документообороте в бухгалтерском учете. Оно принято Минфином СССР в 1983 году и до сих пор продолжает действовать. Пока не будет принят соответствующий общегосударственный бухгалтерский стандарт, в отношении образца графика документооборота для учетной политики нужно руководствоваться советскими правилами.

Документооборот как таковой включает следующие действия с «первичкой»:

• создание;
• получение от контрагентов и др.;
• принятие к учету;
• обработку;
• передачу в архив.

Все эти действия должен определять график документооборота к учетной политике. Как правило, его составлением занимается главный бухгалтер. А вводит в действие – распоряжение главы компании.

График можно утвердить как приложение к учетной политике либо отдельный акт, на который дать отсылку в политике.

В первую очередь, толковый образец графика документооборота для учетной политики нужен отделам, которые занимаются финансами предприятия, заработной платой, кадровыми вопросами, бухгалтерией, снабжением, логистикой, а также подотчетным лицам.

Соответствующие люди должны создавать и отправлять (передавать) документы согласно графику. Поэтому каждого исполнителя желательно снабдить выпиской из графика документооборота к учетной политике. А в ней перечислить:

• документы по его компетенции;
• сроки;
• отделы и службы, через которые должен пройти документ.

Естественно, тот, создал и подписал документ, тот и отвечает за:

• соблюдение графика;
• оперативное и правильное создание документов;
• передачу документов вовремя в бухгалтерию;
• их правдивость.

Обычно общий мониторинг исполнения графика документооборота к учетной политике лежит на главбухе.

Принципы составления

Самая главная задача графика документооборота к учетной политике – создать эффективный документооборот. То есть:

• оптимальное количество отделов и лиц, через которых будет проходить первичный документ;
• минимальный и максимальный период нахождения документа в отделе.

Выполнение этой задачи позволит бухгалтерии лучше контролировать внутренние процессы в компании.

Компании нужно понять, какие документы исходят обычно от нее, а какие поступают извне. Кто их составляет и на основе чего. Число копий – тоже немаловажный фактор. Также важно, кто проверяет документы и дает им дальнейший ход.

Как выглядит образец график документооборота для учетной политики, принципиального значения не имеет. Это может быть и таблица, и схема, и даже рисунок. Главное, чтобы он охватывал четыре основные стадии для любого документа:

1. создание;
2. проверка;
3. обработка, занесение в базу;
4. передача в архив.

Как оформить

Советский Минфин предлагает для каждого типа первичного учетного документа заводить своего рода карточку. Тогда образец графика документооборота для учетной политики выглядит так.

У нас вы можете скачать бесплатно график документооборота в бухгалтерии на 2016 год и посмотреть образцы графика.

Зачем нужен график документооборота первичных учетных документов

Все хозяйственные операции отражаются в налоговом и бухгалтерском учете на основании . Для нормальной работы необходимо, чтобы они поступали в бухгалтерию своевременно. Соответственно процесс выписки документов и передачи их между подразделениями организации (если, конечно, весь документооборот не ведет один единственный человек) должен быть организован. И вот как раз для того, чтобы это сделать - организовать внутрифирменный порядок и контроль за выпиской бумаг, составляют такой документ, как график документооборота.

Отметим: ответственность за то, что график не ведется, не установлена. Этот документ оформляется прежде всего в интересах организации, ИП могут не вести. Если прежде у вас графика не было, сейчас самое время задуматься о его необходимости. Ведь все компании обязаны вести бухучет, а значит график документооборота поможет им проводить инвентаризацию и на ее основе делать реформацию баланса и составлять баланс.

График документооборота просто необходим организациям, в которых первичная документация поступает в бухгалтерию из разных отделов. С его помощью вы сможете организовать и контролировать работу по выписке документов разными людьми - вовремя ли они выполняют свою работу? А если происходят задержки, то по чьей вине.

Как составить график документооборота в бухгалтерии 2016

Кто именно займется составлением графика, решает главный бухгалтер. Эту работу можно поручить рядовому бухгалтеру, кадровому работнику или, например, секретарю.

Унифицированной формы графика документооборота нет. Поэтому вам придется разработать ее самостоятельно или воспользоваться нашими образцами, которые мы приведем ниже в статье. Задачей графика является установить порядок, по которому в организации будут оформляться документы. В связи с этим целесообразно включить в него следующую информацию:

1. кто и в какой срок выписывает конкретный первичный документ;
2. в какой срок и кем документ передается в бухгалтерию;
3. кто является ответственным за создание и передачу документа;
4. кто из работников и в течение какого времени обрабатывает документ;
5. сколько времени нужно хранить документ в организации.

В бухгалтерию поступают как первичные документы, созданные работниками организации, так и «первичка» от контрагентов. По входящим документам можно оформить отдельный график документооборота, а можно включить их в общий план документооборота, назначив ответственных лиц за их проверку и передачу в бухгалтерию.

График будет удобным, если все документы в нем объединить по какому-либо принципу. Тогда ответственное лицо может сразу найти требующийся документ. Мы предлагаем два возможных способа.

Способ № 1 : сгруппируйте документы по хозяйственным операциям. Данный способ подойдет для небольших компаний, у которых не так много хозяйственных операций. В этом случае в первом столбце графика перечислите все возможные хозяйственные операции. А для каждой хозяйственной операции укажите документы, которые необходимо выписать.

Фрагмент графика, в котором документы сформированы по хозоперациям

Способ № 2 : объедините документы по отделам организации. Этот способ в отличие от предыдущего подойдет для более крупных компаний, состоящих из достаточно большого числа подразделений и отделов. Для каждого отдела перечислите первичные документы, которые выписывают работающие в нем сотрудники. В данном случае вы можете оформить график как единый документ, действующий для всей организации. А можете составить для каждого отдела свой график документооборота.

Образец графика документооборота для отдела оптовых продаж

Образец графика документооборота 2016 - скачать

Ниже приведены бланки графика документооборота, которые вы можете скачать на свой компьютера и использовать в работе.

Приказ график документооборота в бухгалтерии образец

После того как график документооборота составлен, руководитель организации должен его утвердить. График можно оформить в виде приложения к приказу об учетной политике. Однако, на наш взгляд, это нерационально.

Дело в том, что учетная политика может обновляться ежегодно. А график так часто не меняется и может действовать несколько лет до тех пор, пока не устареет или не утратит силу. А при необходимости в него можно вносить изменения. В связи с этим полагаем, что график удобнее утвердить отдельным приказом.