कार्यपुस्तिका की प्रति के लिए आवेदन पत्र कैसे लिखें। कार्यपुस्तिका की प्रति के लिए आवेदन

27.11.2017, 19:28

अक्सर ऐसी स्थितियाँ उत्पन्न होती हैं जब किसी कर्मचारी को उसकी एक प्रति की आवश्यकता होती है कार्यपुस्तिका. उदाहरण के लिए, जब कोई कर्मचारी किसी बैंक से ऋण लेता है, विदेशी पासपोर्ट प्राप्त करता है, या उसकी पत्नी को 1.5 वर्ष तक के लिए बाल देखभाल लाभ मिलता है। इन सभी मामलों में, आप प्रमाणित प्रति के बिना नहीं रह सकते। इसका मतलब है कि आपको अपनी कार्य रिकॉर्ड बुक की एक प्रति के लिए एक आवेदन पत्र लिखना होगा। चलो बात करते हैं। यह कैसे करें और एक उदाहरण दें।

यदि आप कार्य रिपोर्ट की एक प्रति चाहते हैं, तो एक विवरण लिखें

कार्यपुस्तिका की एक प्रति प्राप्त करने के लिए, कर्मचारी को संगठन के प्रमुख को संबोधित एक संबंधित आवेदन जमा करना होगा। तथ्य यह है कि रोजगार अनुबंध की वैधता के दौरान, कार्यपुस्तिका उद्यम में संग्रहीत की जाती है और कर्मचारी को नहीं दी जाती है।

यदि संगठन छोटा है, तो निःसंदेह, आप मौखिक अनुरोध से काम चला सकते हैं। हालाँकि, यदि कंपनी बड़ी है, तो कार्यपुस्तिका की एक प्रति के लिए एक लिखित आवेदन आवश्यक है।

ऐसे आवेदन के लिए कोई अनिवार्य प्रपत्र नहीं है, इसलिए इसे तैयार किया जा सकता है मुफ्त फॉर्म. व्यवहार में ऐसा होता है कि एक संगठन विकसित हो गया है विशेष रूपऐसे अनुरोधों के लिए. अगर ऐसे अनुमोदित प्रपत्रनहीं, मुख्य बात यह है कि आवेदन में निम्नलिखित का उल्लेख होना चाहिए:

• पूरा नाम। कंपनी का प्रमुख जिसके नाम पर आवेदन लिखा गया है;
• पूरा नाम। और आवेदन करने वाले कर्मचारी की स्थिति;
• आवेदन की तारीख और आवेदक के पूरे नाम के साथ हस्ताक्षर;
• कार्य की एक प्रति के लिए आवेदन करने का कारण (आमतौर पर वसीयत में दर्शाया गया है)।

परिणामस्वरूप, वर्क परमिट की एक प्रति के लिए एक नमूना आवेदन कुछ इस तरह दिख सकता है:

उदाहरण

सीईओ को
ओमेगा-प्लस एलएलसी
आई.आई. इवानोव

एक अकाउंटेंट से
एम.आई. पेत्रोवा

कथन

कृपया मुझे अपने कार्य रिकॉर्ड की प्रमाणित प्रति प्रदान करें।

22.01.2018 पेत्रोवा/एम.आई. पेत्रोवा/

इसके अलावा, हमारी वेबसाइट से आप इसे निःशुल्क संपादित कर सकते हैं और यदि आवश्यक हो, तो अपनी आवश्यकताओं के अनुरूप संपादित कर सकते हैं।

एक प्रति 3 दिन से पहले जारी नहीं की जाएगी

रोजगार रिकॉर्ड की एक प्रति के लिए आवेदन प्राप्त होने पर, मानव संसाधन विभाग का कोई कर्मचारी या कोई अन्य अधिकृत कर्मचारी(उदाहरण के लिए, एक एकाउंटेंट) को पुस्तक की प्रमाणित प्रति तैयार करनी होगी। यह आवेदन प्राप्त होने के 3 दिन बाद नहीं किया जाना चाहिए (नियमों के खंड 7, 16 अप्रैल, 2003 संख्या 225 के रूसी संघ की सरकार के डिक्री द्वारा अनुमोदित)।

उच्च गुणवत्ता वाली प्रतिलिपि बनाना बेहतर है. इसके अलावा, सब कुछ प्रमाणपत्र, मुहरें और हस्ताक्षर पढ़ने योग्य होने चाहिए। इससे कर्मचारी को परेशानियों से मुक्ति मिलेगी और एचआर कर्मचारी को कार्य रिकॉर्ड को प्रमाणित करने के लिए बार-बार होने वाली हेराफेरी से मुक्ति मिलेगी।

रोजगार रिकॉर्ड की एक प्रति निदेशक या कर्मचारी द्वारा प्रमाणित की जा सकती है जिसके लिए लिखित आदेशसंगठन के प्रमुख पर कार्य रिकॉर्ड को प्रमाणित करने का आरोप है। प्रतिलिपि स्वयं अनुमोदित दस्तावेज़ में प्रमाणित होनी चाहिए विधायी स्तरआदेश (खंड 3.26 GOST R 6.30-2003, रूस के राज्य मानक दिनांक 03.03.2003 नंबर 65-सेंट के संकल्प द्वारा अनुमोदित)। और 07/01/2018 से - GOST R 7.0.97-2016 के खंड 5.26 के आधार पर।

कभी-कभी ऋण के लिए आवेदन करने के लिए फॉर्म को पेंशन फंड या बैंक में जमा करना पड़ता है। श्रम कानून के अनुसार, पुस्तक प्रबंधक को सौंपी जाती है, जो इसकी सुरक्षा के लिए जिम्मेदार होता है। इसे कर्मचारी के बर्खास्त होने तक संगठन में संग्रहीत किया जाता है। मूल केवल में जारी किया जाता है विशेष स्थितियां. इसलिए, अक्सर, इसे अनुरोध के स्थान पर प्रावधान के लिए तैयार किया जाता है।

कार्य रिकॉर्ड की प्रमाणित फोटोकॉपी कैसे प्राप्त करें?

किसी पुस्तक की एक प्रति उसके सभी पृष्ठों की एक फोटोकॉपी होती है। इसे प्राप्त करने के लिए, आपको कंपनी के प्रमुख को संबोधित एक आवेदन जमा करना होगा, या ऐसे आवेदन के साथ मानव संसाधन अधिकारी से संपर्क करना होगा। खंड 7 के अनुसार, कर्मचारी को उसके आवेदन की प्राप्ति की तारीख से तीन दिन के भीतर फॉर्म की एक प्रति जारी की जानी चाहिए। यदि आप रुचि रखते हैं कि कार्य रिकॉर्ड की एक प्रति के लिए आवेदन कैसा दिखता है, तो एक नमूना नीचे प्रस्तुत किया गया है:

लेकिन कभी-कभी संगठन को केवल संबंधित डेटा प्रदान करना ही पर्याप्त होता है अलग-अलग अवधि, अनुभव में शामिल है। इस मामले में, दस्तावेज़ से एक उद्धरण तैयार किया जाता है, यानी, कर्मचारी के व्यक्तिगत डेटा के साथ पहले पृष्ठ की एक फोटोकॉपी और आवश्यक पृष्ठ की एक फोटोकॉपी बनाई जाती है। इसका मतलब यह है कि जानकारी चुनिंदा तरीके से उपलब्ध कराई जाएगी.

दस्तावेज़ कैसे प्रमाणित किया जाता है?

डुप्लिकेट कार्यपुस्तिका जारी करने के लिए, आपको शुरुआत से लेकर उसके सभी पृष्ठों की फोटोकॉपी बनानी होगी शीर्षक पेजऔर उस पृष्ठ के साथ समाप्त होता है जहां वर्तमान कार्य का स्थान दर्शाया गया है।

इसके बाद, आपको दस्तावेज़ को प्रमाणित करना होगा। यह मानव संसाधन विभाग के किसी सदस्य द्वारा किया जा सकता है। प्रतिलिपि के प्रत्येक पृष्ठ पर, एक नोट बनाया गया है "प्रतिलिपि सही है" और वह तारीख इंगित की गई है जिस दिन दस्तावेज़ प्रमाणित किया गया था। विशेषज्ञ का पूरा नाम, पद और हस्ताक्षर भी दर्शाया गया है, और कंपनी की मुहर लगाई गई है (यदि कोई हो)। मुहर की छाप हस्ताक्षर पर और आंशिक रूप से पाठ पर होनी चाहिए, लेकिन फॉर्म के खाली क्षेत्र पर नहीं। अन्यथा, दस्तावेज़ को अमान्य घोषित किया जा सकता है।

अंतिम पृष्ठ पर आपको प्रविष्टि करनी होगी: "(कर्मचारी का नाम) वर्तमान में कार्यरत है।"

यदि उस समय किसी नागरिक को फॉर्म की डुप्लिकेट की आवश्यकता होती है, लेकिन यह काम नहीं करता है, तो इसे प्रमाणित करने के लिए नोटरी से संपर्क करना आवश्यक है। वह एक प्रमाणित दस्तावेज़ जारी करेगा.

फॉर्म की प्रमाणित फोटोकॉपी की वैधता अवधि

एक प्रमाणित फोटोकॉपी है सीमित अवधिकार्रवाई. उदाहरण के लिए, अक्सर किसी बैंक के लिए कार्यपुस्तिका की एक प्रति की वैधता अवधि उसके पंजीकरण के एक महीने बाद होती है। अन्य संगठन जिन्हें दस्तावेज़ की आवश्यकता हो सकती है वे हमेशा आपको उनके लिए उपयुक्त वैधता अवधि के बारे में पहले से सूचित करते हैं।

यदि कोई नागरिक नौकरी बदलता है, तो उसे एक प्रति दोबारा जारी करने की सलाह दी जाती है ताकि यह इंगित हो सके वास्तविक जानकारी. ऐसा करने के लिए, उसे एक नए ड्यूटी स्टेशन पर ले जाना होगा।

दस्तावेज़ प्राप्त करने के लिए पहला कदम कर्मचारी के लिए एक आवेदन पत्र लिखना है।

डुप्लिकेट कार्यपुस्तिका जारी करने के लिए लिखित अनुरोध का रूप कानून स्पष्ट रूप से निर्धारित नहीं करता है। कई उद्यमों में कार्मिक सेवाएँस्वतंत्र रूप से अनुरोध सबमिट करने के लिए प्रपत्र और प्रक्रिया विकसित करें। अगर एकसमान रूपसंगठन में ऐसी कोई अपील नहीं है, फिर मनमाने ढंग से इसे तैयार किया जाता है।

अनुरोध हाथ से लिखा जा सकता है या कंप्यूटर पर टाइप किया जा सकता है। इसके लिए A4 पेपर की एक शीट का उपयोग करें।

टिप्पणी

आवेदन में स्पष्ट संरचना और अनिवार्य विवरण होना चाहिए। यदि इसे सही तरीके से तैयार किया गया है, तो नियोक्ता के पास कर्मचारी के अनुरोध को अस्वीकार करने का कोई कारण नहीं है।

आवश्यक विवरण

रोजगार रिकॉर्ड की एक प्रति का अनुरोध करने का फॉर्म कार्यालय के काम में उपयोग किए जाने वाले मानकों को पूरा करना चाहिए। किसी उद्यम के दस्तावेज़ प्रवाह में भाग लेने वाले किसी भी तत्व की तरह, अनुरोध में कुछ जानकारी होनी चाहिए।

आवेदन के लिए वे हैं:

• प्रबंधक के पद का पूरा शीर्षक;
• उसके आद्याक्षर और उपनाम;
• उस कर्मचारी का विवरण जिससे अनुरोध आया है;
• अनुरोध का नाम;
• लेखन के लिए कारण;
• की तारीख;
• व्यक्तिगत हस्ताक्षरऔर इसकी प्रतिलेख (पूरा नाम)।

जिस उद्देश्य के लिए दस्तावेज़ की आवश्यकता थी वह निर्दिष्ट नहीं किया जा सकता है। कर्मचारी को केवल इसका उल्लेख करने का अधिकार है इच्छानुसार. इसमें दावा करें अनिवार्यगैरकानूनी।

अपने आवेदन के लिए किससे संपर्क करना है

एक प्रति के लिए कर्मचारी का अनुरोध लिखित रूप में किया जाना चाहिए। पूरा किया गया अनुरोध उद्यम के प्रमुख को विभिन्न तरीकों से प्रेषित किया जा सकता है:

• व्यक्तिगत रूप से;
• सचिव, कार्मिक विभाग, कार्यालय के माध्यम से;
• मेल से;
• फैक्स के माध्यम से.

जिस क्रम में अनुरोध प्रस्तुत किया गया है वह उतना महत्वपूर्ण नहीं है। इसे जमा करते समय मुख्य बात आवेदन के अस्तित्व के तथ्य को दर्ज करना है। ऐसा करने के लिए, कर्मचारी को दो प्रतियों में अपील लिखने की सलाह दी जाती है।

कार्यपुस्तिका मुख्य दस्तावेज़ है जो अवधियों की पुष्टि करती है व्यावसायिक गतिविधिकर्मचारी, उसकी सेवा अवधि, उसके पुरस्कारों और योग्यताओं के बारे में जानकारी।

रूसी संघ का कानून ऐसे मानदंड प्रदान करता है जो दस्तावेज़ के रूप, उसके सभी कॉलमों को भरने, रखरखाव और भंडारण के नियमों को निर्धारित करते हैं।

मूल जानकारी

श्रम दस्तावेज़ एक आधिकारिक दस्तावेज़ है सख्त रिपोर्टिंग. कैसे महत्वपूर्ण तत्वइसे कार्यकर्ता को जीवन भर रखना चाहिए।

वर्तमान में, हमारे देश में दो प्रकार के श्रम दस्तावेज़ हैं: सोवियत और नए। दोनों नमूनों में एक ही बात है कानूनी अर्थ. नए रूप मे 16 अप्रैल, 2003 के रूसी संघ संख्या 225 की सरकार के डिक्री द्वारा अनुमोदित नियमों के आधार पर इसके लिए पुस्तिका और प्रविष्टि प्रदान की जाती है, भरी जाती है और संग्रहीत की जाती है।

दस्तावेज़ के मुख्य विवरण हैं:

• कर्मचारी के बारे में जानकारी, जिसमें शामिल हैं: पूरा नाम, जन्म तिथि, शिक्षा और पेशे के बारे में जानकारी;
• स्थानान्तरण सहित कर्मचारी के कार्य की सभी अवधियों पर डेटा;
• पुरस्कारों, प्रोत्साहनों के बारे में जानकारी;
• खोजों, आविष्कारों और नवाचार प्रस्तावों पर डेटा।

बर्खास्तगी के अलावा अन्य दंड पर डेटा पुस्तक में दर्ज नहीं किया गया है।

उस अवधि के दौरान जब रूसी संघ का कोई नागरिक किसी कंपनी में काम करता है, यह दस्तावेज़ इस संगठन के कार्मिक विभाग या लेखा विभाग में संग्रहीत किया जाता है। बर्खास्तगी पर, यह व्यक्ति को उसके हाथों में दे दिया जाता है। कार्मिक कानून के अनुसार, उद्यम श्रम रिकॉर्ड और उनकी प्रविष्टियों का रिकॉर्ड रखता है।

प्रक्रिया इस दस्तावेज़ कानिम्नलिखित वीडियो में विस्तार से चर्चा की गई है:

किन मामलों में प्रत्यर्पण की आवश्यकता हो सकती है?

कार्यपुस्तिकाएँ एक गंभीर आधिकारिक दस्तावेज़ हैं, जिसके लिए किसी नागरिक के रोजगार की अवधि के दौरान पूरी जिम्मेदारीएक अधिकृत व्यक्ति द्वारा वहन किया जाता है मानव संसाधन विभागया लेखांकन. नियमों के आधार पर, संकल्प द्वारा अनुमोदितरूसी संघ की सरकार दिनांक 16 अप्रैल, 2003 संख्या 225, दस्तावेज़ केवल कर्मचारी को उसकी बर्खास्तगी की स्थिति में दिया जाता है।

में परिवर्तन श्रम कानूनजैसा कि 21 अप्रैल 2014 के संघीय कानून संख्या 216-एफजेड द्वारा संशोधित किया गया है किसी कर्मचारी को पेंशन प्राप्त करने या अपने कार्य अनुभव की पुष्टि करने के लिए कार्य प्रमाणपत्र जारी करने की मांग करने का अधिकारअन्य प्राधिकरणों में काम करें। 01/01/2015 से, उपलब्धता के अधीन अच्छे कारणकर्मचारी संपर्क कर सकता है लिखित बयानबर्खास्तगी से पहले मूल पुस्तक जारी करने के बारे में.

एक दस्तावेज़ बर्खास्तगी के बाद और श्रमिक आंदोलन जर्नल में हस्ताक्षर के विरुद्ध अनुरोध पर जारी किया जाता है।

जैसा कि पहले ही उल्लेख किया गया है, एक अस्थायी पुस्तक जारी करने का सबसे आम कारण उस व्यक्ति द्वारा पेंशन का पंजीकरण है जो काम करना जारी रखता है। कैसे एकमात्र दस्तावेज़, जो पेशेवर कार्य अनुभव की पुष्टि करता है, किसी भी प्रकार की पेंशन या बीमा प्राप्त करने का आधार है।

आवेदन सही तरीके से कैसे करें?

मूल दस्तावेज़ जारी करने का मुख्य आधार कर्मचारी का आवेदन है। इस आवेदन के आधार पर ही प्रबंधन या कोई अधिकृत व्यक्ति प्रत्यर्पण पर निर्णय ले सकता है। मानकों द्वारा प्रदान नहीं किया गया निश्चित आकारअनुप्रयोग। इसे किसी भी रूप में लिखा जा सकता है, लेकिन कैसे सरकारी दस्तावेज़आवेदन में आवश्यक विवरण होना चाहिए।

वे हैं:

• दस्तावेज़ का पताकर्ता (कंपनी प्रबंधक, कार्यकारिणी, कार्मिक निर्णय लेने के लिए अधिकृत);
• आवेदक की स्थिति और बुनियादी जानकारी (पूरा नाम);
• दस्तावेज़ का नाम;
• लिखने की तिथि;
• आवेदक के हस्ताक्षर।

में आदर्शइसमें कारण बताना होगा कि कर्मचारी को वर्क परमिट की आवश्यकता क्यों है।

विधान उद्देश्य का कोई अनिवार्य संकेत नहीं है, लेकिन प्रबंधक को आवेदन पर विचार करने की निष्पक्षता के लिए या अधिकृत व्यक्तिआपको पुस्तक की आवश्यकता का कारण जानना होगा। इसलिए, एचआर या अकाउंटिंग कर्मचारियों के लिए यह बेहतर है कि वे आवेदक से उस उद्देश्य को इंगित करने के लिए कहें जिसके लिए उसे दस्तावेज़ की आवश्यकता है।

विशेषज्ञ सलाह देते हैं कि मूल कार्य रिपोर्ट प्राप्त करने के बाद आवेदक के हस्ताक्षर के नीचे उसकी प्राप्ति की तारीख अवश्य लिखें।

किसी कामकाजी व्यक्ति को पुस्तक जारी करने के लिए सभी आवेदन एक अलग फ़ोल्डर में दाखिल किए जाने चाहिए।

डुप्लिकेट उपलब्ध कराना

में मानव संसाधन अभ्यासऐसे मामले हैं जब कोई कर्मचारी डुप्लिकेट वर्क परमिट जारी करने का अनुरोध करता है। कारण जो योगदान करते हैं यह आवश्यकता, शायद दो:

• दस्तावेज़ खो गया.
• दस्तावेज़ के अनुपयोगी हो जाने पर गंभीर क्षति।

पहले मामले में, आवेदक के अंतिम कार्यस्थल के प्रबंधन द्वारा एक डुप्लिकेट जारी किया जाता है। जारी करने की प्रक्रिया इस प्रकार है:

1. जिस कर्मचारी ने कोई दस्तावेज़ खो दिया है या क्षतिग्रस्त कर दिया है, उसे अप्रत्याशित घटना की स्थिति के तुरंत बाद संबंधित उद्यम या संगठन के प्रशासन से संपर्क करना चाहिए।
2. नए श्रम परमिट के लिए आवेदन पर 15 कैलेंडर दिनों के भीतर विचार किया जाता है।
3. पुस्तक आवेदक के हस्ताक्षर के साथ जारी की जाती है और एक प्रविष्टि के साथ "डुप्लिकेट" के रूप में चिह्नित की जाती है।

डुप्लिकेट जारी करना इस तथ्य से जटिल है कि दस्तावेज़ को केवल मौजूदा आदेशों, वेतन पर्ची और अन्य आधिकारिक कागजात के आधार पर ही बहाल किया जा सकता है। अक्सर बहाली के लिए राज्य अभिलेखागार से संपर्क करना आवश्यक होता है आवश्यक प्रमाण पत्रऔर अर्क.

साक्ष्यों की सूची में, सबसे आम हैं:

• स्थानान्तरण और स्थानांतरण सहित आवेदक के कार्य के संबंध में आदेश और संकल्प।
• ऐसे मामलों में राज्य अभिलेखागार से प्रमाण पत्र जहां कोई उद्यम या संस्थान अब मौजूद नहीं है।
• ठेके।
• व्यावसायिक गतिविधि की अवधि के बारे में प्रमाण पत्र।
• कर्मचारी के वेतन विवरण या व्यक्तिगत खाते जिनमें वेतन अर्जित किया गया था।
• कोर्ट के फैसले जारी विवादास्पद मामलेजो अनुभव से संबंधित है।

इस घटना में कि काम की हानि या क्षति किसी कर्मचारी की गलती के कारण हुई थी, तो उसे सभी दस्तावेजों को स्वतंत्र रूप से बहाल करना होगा, और यदि कंपनी के कर्मचारियों की गलती के कारण, जानकारी को बहाल करने और एकत्र करने के बारे में सभी चिंताएं प्रबंधन को सौंपी जाती हैं।

ऋण, वीज़ा प्राप्त करने या किसी अन्य परिस्थिति में, किसी व्यक्ति को कार्य रिकॉर्ड की एक प्रति की आवश्यकता हो सकती है। यदि हम इस मुद्दे पर सतही तौर पर विचार करें तो श्रम दस्तावेज़ की एक प्रति दस्तावेज़ के सभी अभिलेखों की एक फोटोकॉपी है जो प्रमाणित हैं जिम्मेदार व्यक्तिया खुद निर्देशक. हालाँकि, कुछ मामलों में व्यक्ति को कार्यपुस्तिका की एक प्रति के लिए आवेदन करना होगा। लेकिन काफी हद तक यह उद्यम के आकार पर निर्भर करता है। में विधायी कार्यकार्यपुस्तिकाओं के उपयोग को विनियमित करते हुए, ऐसे कथन की अनिवार्य प्रकृति के बारे में कुछ नहीं कहा गया है।

हमें एक प्रति मिलती है

अधिकांश कंपनियां अभी भी आवेदनों पर प्रतियां जारी करने का अभ्यास करती हैं, खासकर क्योंकि इससे परेशानी पैदा किए बिना सभी अनुरोधों को पूरा किया जा सकता है। एक प्रति प्राप्त करने के लिए आपको निम्नलिखित की आवश्यकता हो सकती है:

• कथन;
• आर्डर फार्म;
• रोजगार इतिहास;
• संगठन दस्तावेज़ीकरण;
• कंपनी की मुहर।

किसी व्यक्ति के लिए दिया जाना सही प्रति, जो होगा कानूनी बल, उसे संगठन के निदेशक को संबोधित एक संबंधित आवेदन जमा करना होगा। यह दस्तावेज़ एक कर्मचारी द्वारा तैयार किया गया है मुफ्त फॉर्म, लेकिन अभी भी कुछ हैं अनिवार्य अंक, जिसे ध्यान में रखना आवश्यक है।

कार्य रिकॉर्ड बुक की एक प्रति के लिए आवेदन कैसे लिखें

इस दस्तावेज़ की सामग्री में एक प्रति के लिए अनुरोध होना चाहिए। श्रम दस्तावेज़हस्ताक्षरित के अनुसार कार्य करने वाला व्यक्ति रोजगार अनुबंध. यहां यह बताना भी आवश्यक है कि कार्य के स्वामी को उसकी प्रति की आवश्यकता क्यों पड़ी। कार्यपुस्तिका की एक प्रति के लिए आवेदन जमा करने के बाद उस पर विचार किया जाता है कार्मिक कार्यकर्ताऔर निर्देशक.

अगला चरण एक ऑर्डर तैयार करना है

ऐसा आदेश जारी करने का आधार उस कर्मचारी द्वारा प्रस्तुत एक आवेदन होगा जो अपनी कार्य रिकॉर्ड बुक की एक प्रति प्राप्त करना चाहता है। दर्शाया गया कारण वही है जो व्यक्ति ने इसे भरते समय बताया था। विषय रोजगार दस्तावेज़ की एक प्रति जारी करना और प्रमाणीकरण हो सकता है। जहाँ तक प्रतिलिपि जारी करने की ज़िम्मेदारी का सवाल है, यह दस्तावेज़ भरने वाले व्यक्ति पर निर्भर है श्रम गतिविधि, अक्सर यह एक कार्मिक अधिकारी या लेखाकार होता है। कार्य रिकॉर्ड बुक की एक प्रति के लिए एक आवेदन अभिलेखागार में रखा गया है।

तैयार किए गए आदेश पर निदेशक द्वारा हस्ताक्षर किए जाने चाहिए। फिर कर्मचारी और कार्मिक अधिकारी को हस्ताक्षर के विरुद्ध इस आदेश से परिचित कराया जाता है। उत्तरार्द्ध कार्यपुस्तिका के प्रत्येक पृष्ठ की एक फोटोकॉपी बनाने के लिए बाध्य है, जिसमें शीर्षक पृष्ठ भी शामिल है, जो कार्य दस्तावेज़ को बनाए रखने के सभी नियमों के अनुसार तैयार किया गया है। प्राप्त शीटों में से प्रत्येक को "सही" शिलालेख के साथ प्रमाणित किया जाना चाहिए। इस प्रक्रिया को पूरा करना कंपनी निदेशक के कंधों पर है, जो प्रत्येक पृष्ठ पर इंगित करता है:

1. आपका मत;
2. उपनाम और आद्याक्षर;
3. व्यक्तिगत हस्ताक्षर और मुहर.

जहाँ तक शीट की प्रति की बात है, जिसके बारे में जानकारी है अंतिम स्थानकार्य, प्रतिलिपि के प्रमाणीकरण के समय यह नोट करना आवश्यक है कि कर्मचारी कर्मचारी है।

किसी कॉपी को उचित तरीके से प्रमाणित कैसे करें

कार्य रिकॉर्ड से जानकारी प्रदान करने के दो तरीके हैं। इसके बारे मेंउद्धरण और पूरी प्रति के बारे में। अंतिम विकल्प के विपरीत, उद्धरण में विशेष रूप से शीर्षक पृष्ठ और शीट की एक प्रति होनी चाहिए आवश्यक अभिलेख. इसलिए इन दस्तावेज़ों के बीच अंतर केवल प्रदान की गई जानकारी की पूर्णता में है। कार्य रिकॉर्ड बुक की एक प्रति के लिए एक आवेदन की तरह, एक उद्धरण प्राप्त करने के लिए आपको एक अलग आवेदन लिखना होगा।

ऊपर उल्लिखित दोनों दस्तावेजों को मैन्युअल रूप से या उपयोग करके कॉपी किया जा सकता है तकनीकी साधन. लेकिन उत्पादन की विधि की परवाह किए बिना, कार्यपुस्तिका का उद्धरण और प्रतिलिपि दोनों को सही ढंग से प्रमाणित किया जाना चाहिए। में अन्यथाउन्हें सीधे तौर पर अमान्य घोषित कर दिया जाता है।

प्रतिलिपि पर संगठन की मुहर होनी चाहिए, क्योंकि व्यक्ति यह दस्तावेज़ अन्य कंपनियों को प्रस्तुत करेगा। साथ ही, किसी उद्यम में रोजगार दस्तावेज़ की एक प्रति जारी करने का अधिकार केवल निदेशक या ऐसे व्यक्ति को है जिसके पास ऐसा करने का प्रमाणित प्राधिकार है। उचित आदेश सेवरिष्ठ. प्रतिलिपि की सभी शीटों पर एक प्रमाणीकरण चिह्न अवश्य लगाया जाना चाहिए। अंतिम पृष्ठ पर एक नोट है कि कर्मचारी आज भी उद्यम में काम करता है।