पिरोगोवॉय पिरोगोव हम आपको याद दिला दें कि यह केवल एक अनुमानित रूप है - आप कुछ कॉलम जोड़ सकते हैं, बदल सकते हैं या हटा सकते हैं, उदाहरण के लिए, दस्तावेजों के निष्पादन को नियंत्रित करने के लिए एक कॉलम "निष्पादन चिह्न" जोड़ें। कलाकार के बारे में जानकारी आने वाले दस्तावेज़ पर प्रबंधक के संकल्प से ली जा सकती है। दस्तावेज़ को जर्नल में दर्ज करने और उस पर पंजीकरण चिह्न लगाने के बाद, इसे उपयुक्त निष्पादकों को भेजा जाता है। आने वाले दस्तावेज़ों को पंजीकृत करते समय, 1 जनवरी से 31 दिसंबर तक पूरे वर्ष में सकल संख्या का उपयोग किया जाता है। दस्तावेज़ों के साथ काम करने में आसानी के लिए संख्या को अक्षरों या संख्याओं के साथ पूरक किया जा सकता है। आइए हम आने वाले दस्तावेज़ों के साथ काम करने की प्रक्रिया का संक्षेप में वर्णन करें। उन्हें इस आधार पर क्रमबद्ध किया जाता है कि क्या उन्हें निदेशक द्वारा अनिवार्य विचार की आवश्यकता है या सीधे संबंधित संरचनात्मक इकाइयों को भेजा जा सकता है।

आउटगोइंग पत्रों और आदेशों की संख्या

मैं मॉडरेटर का ध्यान इस संदेश की ओर आकर्षित करना चाहता हूं क्योंकि: एक अधिसूचना भेजी जा रही है... #4 23 अप्रैल 2009, 1:40 अपराह्न एक विकल्प के रूप में, हाँ। मैं मॉडरेटर का ध्यान इस संदेश की ओर आकर्षित करना चाहता हूं क्योंकि: एक अधिसूचना भेजी जा रही है...

मेरा जीवन मेरे नियम हैं। कुछ गलतियाँ एक बार करने के लिए बहुत बड़ी हैं। एक व्यक्तित्व अच्छा और दयालु होता है, और दूसरा तब प्रकट होता है जब पहला नाराज होता है।
मैं इस संदेश पर मॉडरेटर का ध्यान आकर्षित करना चाहता हूं, क्योंकि: एक अधिसूचना भेजी जा रही है... अल्ला (अतिथि) kucuku@मुझे बताओ, कृपया, ताकि मैं अनुमोदन के लिए उसके सामने कई प्रकार प्रस्तुत करूं, कम से कम वह चुनता है, अन्यथा वह है एक नकचढ़ा आदमी। मैं मॉडरेटर का ध्यान इस संदेश की ओर आकर्षित करना चाहता हूं क्योंकि: अधिसूचना भेजी जा रही है...

निवर्तमान दस्तावेज़ों का पंजीकरण

खण्ड 3.4.9 पद्धति संबंधी सिफ़ारिशेंकार्यालय कार्य के लिए निर्देशों के विकास पर संघीय निकाय कार्यकारी शाखा 23 दिसंबर 2009 नंबर 76 के संघीय पुरालेख के आदेश द्वारा अनुमोदित, कार्यालय के काम के निर्देशों में आंतरिक जानकारी और संदर्भ दस्तावेजों (रिपोर्ट, आधिकारिक,) के पंजीकरण की जगह और विधि को ठीक करने का प्रावधान है। विश्लेषणात्मक नोट्स, प्रमाण पत्र, आदि), संरचनात्मक प्रभागों के बीच दस्तावेजों को स्थानांतरित करने की प्रक्रिया। कार्यालय नोट्सऔर रिपोर्ट प्रकाशन के स्थान पर (एक संरचनात्मक इकाई में) या सचिव के साथ केंद्रीय रूप से पंजीकृत की जा सकती है।

पंजीकरण पद्धति का चुनाव संगठन की संरचना पर निर्भर करता है और इसे कार्यालय प्रबंधन निर्देशों में निर्दिष्ट किया जाना चाहिए।

ऑफिस का काम A से Z तक. आउटगोइंग पत्राचार के साथ काम करना

इसलिए यह हर किसी पर लागू नहीं होता है) - मेरा पंजीकरण इस प्रकार किया जाता है: 01/05-01 जहां 01 प्रभाग (शाखा) का कोड है 05 मेरी शाखा में संरचनात्मक विभाग है, यह की क्रम संख्या भी है मामले के नामकरण के अनुसार फ़ोल्डर) 01 निवर्तमान दस्तावेज़ कोड प्रभागों की संख्या है, यह मेरे लिए महत्वपूर्ण है, इस क्षेत्र में हमारी 6 शाखाएँ हैं, और मुझे निश्चित रूप से पता है कि यह पत्र मेरा है, - नमस्ते डॉन! मुझे एक बेहद दबाव वाले सवाल के साथ भाग्य की दया पर छोड़ दें कि क्या नियामक या कार्यप्रणाली दस्तावेज़मुझे निम्नलिखित प्रश्न का उत्तर मिल सकता है: क्या किसी उद्यम के सभी आउटगोइंग पत्रों को सचिवालय में संग्रहीत करना वास्तव में आवश्यक है, जिसमें कंपनी की ओर से मालिकों द्वारा लिखे गए पत्र भी शामिल हैं? संरचनात्मक विभाजन, लेकिन वे इसे हस्ताक्षर के लिए निदेशक के पास नहीं भेजते हैं? (इसे हस्तांतरित किया गया बाहरी वातावरणफैक्स के माध्यम से)।

प्रश्न और उत्तर में दस्तावेजों का पंजीकरण

ध्यान

निशान हाथ से लगाया जा सकता है: ┌──────────────────────────────── ──┐ │ फरवरी एलएलसी » │ │ में। 13 मार्च 2012 का एन 26 ─────┘ या रबर स्टैम्प का उपयोग करना: ┌────────────────────── ──── ────── ──┐ │ फरवरी एलएलसी » │ │ » » 20 ग्राम।

│ │ में. एन │ ┘ सवाल उठता है: सीरियल नंबर कहां से प्राप्त करें? हम जवाब देते हैं. कोई भी संगठन आने वाले दस्तावेज़ों का एक लॉग रखता है। ऐसी पत्रिका का कोई एकीकृत रूप नहीं है, इसलिए प्रत्येक कंपनी इसे स्वतंत्र रूप से विकसित करती है। हम अनुशंसा करते हैं निम्नलिखित प्रपत्र. में। एन प्राप्ति की तारीख जिससे यह प्राप्त हुई थी संक्षिप्त सामग्री संकल्प जिसे रसीद रसीद भेजी गई थी...

… … … … … Vkh-29 01/16/2012 OJSC “बिजनेस पोर्टल” गोदाम परिसर के किराये के लिए मास्को प्रस्ताव एक मसौदा समझौता ओ.ई. तैयार करें।

आउटगोइंग दस्तावेज़ों की निरंतर क्रमांकन

यह किस लिए है? सही ढंग से पूर्ण की गई पत्रिका होने से कंपनी को कई लाभ मिलते हैं:

• प्रसंस्करण, लेखांकन और व्यवस्थितकरण के कार्य को सुविधाजनक बनाता है;
• प्रबंधन से निर्देशों को निष्पादित करने के लिए आवश्यक समय कम कर देता है;
• अधीनस्थों के काम को नियंत्रित करने में मदद करता है;
• कार्य उत्पादकता बढ़ाता है.

जर्नल के प्रकार: उनके फायदे और नुकसान संसाधित पत्राचार की मात्रा को ध्यान में रखते हुए, प्रबंधन व्यक्तिगत रूप से उद्यम के लिए स्वीकार्य जर्नल के प्रकार को निर्धारित करता है: पेपर संस्करण, एक समान इलेक्ट्रॉनिक मैनुअल, या ईडीएमएस का उपयोग करके पंजीकरण। जैसा कागज पत्रिकाएक प्रिंटिंग हाउस (ए4 प्रारूप) में बनी पुस्तक का उपयोग करें जिसमें तालिका के रूप में पृष्ठ हों और प्रवेश करने की क्षमता हो आवश्यक कॉलम. कभी-कभी वे साधारण नोटबुक का उपयोग करते हैं और आवश्यक कॉलमों के कॉलम मैन्युअल रूप से बनाते हैं। एक पेपर जर्नल को पेन से भरें ( स्वीकार्य रंगस्याही सियान, नीला और बैंगनी)।

इनकमिंग और आउटगोइंग दस्तावेज़ों का लॉग बनाए रखना

• दस्तावेज़ का सारांश;
• दस्तावेज़ तैयार करने वाले निष्पादक का उपनाम;
• अपेक्षित प्रतिक्रिया के लिए लक्ष्य तिथि;
• से लिंक करें आने वाला दस्तावेज़यदि दस्तावेज़ एक प्रतिक्रिया है;
• केस संख्या जहां भेजे गए दस्तावेज़ की एक प्रति दाखिल की जाती है (या यदि दस्तावेज़ फैक्स द्वारा भेजा गया है तो मूल)।

दस्तावेज़ के बारे में अन्य जानकारी जोड़ी जा सकती है, उदाहरण के लिए, शीटों की संख्या, अनुलग्नकों की उपस्थिति, फॉर्म संख्या, भेजने का क्रम, आदि। आउटगोइंग दस्तावेज़ आमतौर पर पत्राचार भेजने वाले क्षेत्र में केंद्रीय रूप से पंजीकृत होते हैं।

महत्वपूर्ण

आंतरिक दस्तावेज़ों को अक्सर उन विभागों में समूहों में विकेंद्रीकृत रूप से पंजीकृत किया जाता है जहां उन्हें बनाया और निष्पादित किया जाता है: लेखांकन, मानव संसाधन, कार्यालय, आदि। पंजीकरण करवाना आंतरिक दस्तावेज़हस्ताक्षर या अनुमोदन के दिन देय।

दस्तावेजों का पंजीकरण

फिर, पत्र पर हस्ताक्षर करने के बाद, आपको किसी तरह भेजे गए पत्र को प्रोजेक्ट से लिंक करना होगा ((ठीक है, आप प्रोजेक्ट में कहीं "भेजे गए और आउटगोइंग नंबर" नोट डाल सकते हैं, ताकि आप बाद में ढूंढ सकें और तुलना कर सकें। तदनुसार) , पत्र संख्या के लिंक के साथ एक अलग कॉलम भी होना चाहिए - यह परियोजना किसी तरह जटिल है, मुझे यह भी नहीं पता कि क्या यह आवश्यक है? आखिरकार, आप परियोजना को एक पत्र संख्या निर्दिष्ट नहीं कर सकते , चूँकि आप नहीं जानते कि यह पूरा होगा या नहीं... हालाँकि, यह एक पहेली है।))) - केवल पूर्ण रूप से पूर्ण और पूर्ण दस्तावेज़ ही हस्ताक्षरित पत्र पंजीकृत हैं। और भेजने के दिन नहीं (यह सप्ताह में एक बार हो सकता है), लेकिन जिस दिन पत्र पर प्रबंधन द्वारा हस्ताक्षर किए गए थे, या अगले दिन यदि हस्ताक्षर 16:00 बजे के बाद हुए थे।

दस्तावेजों का पंजीकरण. इनकमिंग और आउटगोइंग पत्राचार।

संस्था में, आदेशों और निर्देशों को पिछली तारीख और संख्या के साथ एक अंश से अलग करके पंजीकृत किया जाता है (उदाहरण के लिए, 15/1, 15/2)। कैसे समझाया जाए कि ऐसा करना अस्वीकार्य है? कला में. 4 दीवानी संहितारूसी संघ स्पष्ट रूप से कहता है कि यह कार्य करता है नागरिक विधाननहीं है पूर्वव्यापी प्रभाव, कोई भी प्रशासनिक कार्य उनके लागू होने के बाद उत्पन्न होने वाले संबंधों पर लागू होता है।
खंड 3.11 आर GOST 6.30-2003 के अनुसार, दस्तावेज़ की तारीख उसके हस्ताक्षर की तारीख है। इस तिथि से पहले दस्तावेज़ में प्रवेश होता है कानूनी बलनहीं कर सकता। कल्पना करें कि कुछ समय बाद 1 जून से 10 जून की अवधि के लिए कुछ नकारात्मक तथ्य ज्ञात हो जाते हैं, जिसके लिए जिम्मेदार नियुक्त किए गए व्यक्ति के लिए संबंधित परिणाम (दंड) शामिल होते हैं।

आउटगोइंग दस्तावेज़ों को सही ढंग से नंबर कैसे दें

पेपर जर्नल का लाभ डेटा सुरक्षा की विश्वसनीयता है; उनके विशेष महत्व के कारण, कागजात को पंजीकृत करते समय इसका उपयोग उचित है दीर्घकालिकभंडारण लेखांकन के इस रूप का नुकसान यह है कि यह असुविधाजनक है और लंबी खोजआवश्यक दस्तावेज़.
एक इलेक्ट्रॉनिक जर्नल समान xls, doc, docx फ़ाइल में एक तालिका है कागज़ संस्करण. तैयार टेम्पलेटइंटरनेट से डाउनलोड किया जा सकता है या मानक में स्वतंत्र रूप से बनाया जा सकता है कार्यालय कार्यक्रमएक्सेल या वर्ड. इस प्रकार के फायदों में से त्वरित खोजऔर दस्तावेज़ों को क्रमबद्ध करने की क्षमता। आप किसी इंटरनेट संसाधन के हाइपरलिंक या दस्तावेज़ों की स्कैन की गई प्रतियां तालिका में रख सकते हैं।
जानकारी प्राप्त करने और संपादित करने के लिए इलेक्ट्रॉनिक पत्रिकासभी कर्मचारियों को पहुंच प्रदान की जा सकती है, या इसे लोगों के एक निश्चित समूह तक सीमित किया जा सकता है।

आउटगोइंग दस्तावेज़ों को क्रमांकित कैसे किया जाता है?

आउटगोइंग दस्तावेजों के पंजीकरण के बारे में जानकारी भी जर्नल में दर्ज की जाती है, लेकिन आउटगोइंग दस्तावेजों के लिए। आइए देते हैं अनुमानित रूपऐसी पत्रिका. निवर्तमान दस्तावेज़ की संख्या एन और तारीख जिसे दस्तावेज़ संबोधित किया गया है उस मामले के निष्पादन एन पर नोट द्वारा हस्ताक्षरित संक्षिप्त सारांश जहां दस्तावेज़ दायर किया गया है...

… … … … … … 12

एलएलसी "प्लस" के निदेशक को एन 01-16 दिनांक 01/23/2012 मास्को सम्मेलन में कंपनी के वकीलों की भागीदारी के बारे में निदेशक मेल द्वारा भेजा गया 03 पंजीकृत आउटगोइंग दस्तावेज़ डाक या संचार के अन्य माध्यमों से भेजे जाने चाहिए। स्वचालित पंजीकरण दस्तावेज़ों को एक विशेष का उपयोग करके पंजीकृत किया जा सकता है सॉफ़्टवेयर, जिस पर स्थापित किया गया है पर्सनल कंप्यूटर.

ऐसे पंजीकरण के साथ, दस्तावेज़ के बारे में जानकारी इलेक्ट्रॉनिक पंजीकरण और नियंत्रण कार्ड में दर्ज की जाती है, जो डेटाबेस में संग्रहीत होती है।

सामग्री एफ. नंबर एम-17. पुस्तक में प्रविष्टियाँ शुरू होने से पहले, सभी पृष्ठों को क्रमांकित किया जाता है; मुख्य लेखाकार अंतिम पृष्ठ के पीछे हस्ताक्षर करता है। प्रत्येक प्रकार की सामग्री के लिए खुलता है अलग पेज, आय और व्यय के लिए प्रत्येक प्रविष्टि के बाद, शेष राशि प्रदर्शित की जाती है। प्राथमिक दस्तावेजों के आधार पर, वित्तीय रूप से जिम्मेदार व्यक्ति उसी दिन प्रविष्टियाँ करते हैं।  

दो या दो से अधिक पृष्ठों से बने दस्तावेज़ों में, दूसरे और बाद के पृष्ठों को क्रमांकित किया जाता है। पृष्ठ संख्या को शीर्ष हाशिये के मध्य में रखा गया है अरबी अंकबिना उद्धरण चिह्न, हाइफ़न और शब्द पृष्ठ (पेज)।  

चार्ट, टेबल, चित्र और अन्य तत्वों को स्वचालित रूप से क्रमांकित किया जा सकता है (सम्मिलित मेनू का शीर्षक कमांड)। यह आपको कार्यान्वित करने की अनुमति देता है स्वचालित परिवर्तनएक नया तत्व जोड़ते समय क्रमांकन करें और दस्तावेज़ के पाठ में संबंधित तालिकाओं, आरेखों और अन्य तत्वों के लिंक डालें स्वचालित अद्यतनतत्व संख्या और पृष्ठ संख्या दोनों जिस पर यह स्थित है।  

टीआईआर पुस्तक वेस्बिल की एक सिलाई है अंतर्राष्ट्रीय मानकअलग-अलग रंग होना. टीआईआर कारनेट सख्त लेखांकन का एक दस्तावेज है, इसलिए सभी पृष्ठ और उनकी रीढ़ क्रमांकित हैं, साथ ही एक विशेष भी है फाड़नेवाला कूपनसीमा शुल्क अधिकारियों द्वारा पुस्तक की जब्ती के मामले में।  

शीटों की संख्या. यदि कोई दस्तावेज़ दो या दो से अधिक शीटों पर तैयार किया गया है, तो दूसरी और बाद की शीटों को क्रमांकित किया जाता है। पेज नंबरों को अरबी अंकों में शीर्ष हाशिये के बीच में "पेज" (पी. या एस.) शब्द के बिना रखा गया है। बिंदु और डैश शामिल नहीं हैं. यदि किसी दस्तावेज़ को शीट के दो तरफ बनाया जाता है, तो सामने की तरफ विषम संख्याएँ और पीछे की तरफ सम संख्याएँ रखी जाती हैं।  

किसी दस्तावेज़ को मुद्रित करने से पहले, उसके पृष्ठों को आमतौर पर क्रमांकित किया जाता है। [इन्सर्ट-पेज नंबर...] कमांड का चयन करें। स्क्रीन पर एक डायलॉग बॉक्स दिखाई देगा (चित्र 10.10)।  

दो या दो से अधिक पृष्ठों पर तैयार किए गए दस्तावेज़ों को दूसरे पृष्ठ से शुरू करके क्रमांकित किया जाना चाहिए। पृष्ठ क्रमांकन शीट के शीर्ष किनारे से कम से कम 10 मिमी की दूरी पर शीर्ष हाशिये के मध्य में बिना किसी वर्ण के अरबी अंकों में किया जाता है। जब किसी दस्तावेज़ को एक शीट के दो तरफ खींचा जाता है, तो तीसरा पृष्ठ होने पर दूसरे पृष्ठ को क्रमांकित किया जाता है।  

हम इनमें से किसी एक प्रणाली की अनुशंसा कर सकते हैं. फ़ाइल के बड़े हिस्से (उदाहरण के लिए, योजना बनाना, लेखांकन और नियंत्रण प्रणालियों का अध्ययन करना, ग्राहक दस्तावेज़ों की सीधे जाँच करना, काम पूरा करना, अंतिम दस्तावेज़ तैयार करना) को रोमन अंकों में दर्शाया जाना चाहिए। बड़े अनुभागों के भीतर, उप-खंडों को अक्षरों द्वारा निर्दिष्ट किया जा सकता है लैटिन वर्णमाला(मान लें कि भुगतान चक्र ए है, बिक्री चक्र बी है, आदि या अमूर्त संपत्ति- ए, अचल संपत्ति - बी, आदि)। लैटिन वर्णमाला का उपयोग आवश्यक नहीं है, लेकिन यह सुविधाजनक है एक साथ काम करनापश्चिमी विशेषज्ञों या अंतर्राष्ट्रीय ऑडिट फर्मों के साथ। छोटे उपखंडों के भीतर, एक व्यवस्थित क्रमांकन का उपयोग किया जा सकता है 1,2,3... क्योंकि आमतौर पर एक ही व्यक्ति ऐसे खंड पर (या संख्याओं पर) काम करता है। यदि आवश्यक हो, तो आप भिन्नात्मक क्रमांकन दर्ज कर सकते हैं, उदाहरण के लिए, के लिए खंड III, उपधारा एफ, दस्तावेज़ समूह 5, दस्तावेज़ खंड या पृष्ठ संख्या 2  

दो या दो से अधिक शीटों पर तैयार किए गए दस्तावेज़ों में, दूसरी और बाद की शीटों को क्रमांकित किया जाता है। पेज नंबरों को शीट के ऊपरी किनारे से कम से कम 10 मिमी की दूरी पर पेज (पेज) शब्द के बिना अरबी अंकों में शीट के शीर्ष मार्जिन के बीच में रखा जाता है।  

आदेश और संलग्नक के पृष्ठों को क्रमांकित किया गया है एकल दस्तावेज़. मुख्य गतिविधि के लिए आदेश का एक नमूना परिशिष्ट 19 में दिया गया है।  

शीटों की संख्या. यदि कोई दस्तावेज़ दो या दो से अधिक शीटों पर तैयार किया गया है, तो दूसरी और बाद की शीटों को शीट के शीर्ष किनारे से 10-15 मिमी की दूरी पर शीट के शीर्ष मार्जिन के बीच में अरबी अंकों में क्रमांकित किया जाता है। शब्द पृष्ठ (पेज), बिंदु और डैश लगाए गए हैं।  

दस्तावेज़ के सभी पृष्ठ शीर्ष पर मध्य में अरबी अंकों में विभाजित हैं, मूल के पहले पृष्ठ पर कोई संख्या नहीं रखी गई है, और अगले पृष्ठ पर संख्या "2" इंगित की गई है। पाठ वाले दस्तावेज़ की अंतिम शीट को अंतिम क्रमांक दिया गया है। उन दस्तावेज़ों में जिनके पाठ की मात्रा एक पृष्ठ से कई पंक्तियों से अधिक है, इसे "शेष" को हाशिये की दर्पण व्यवस्था के साथ इसके विपरीत पक्ष में स्थानांतरित करने की अनुमति है (यानी, बाएं हाशिये पर) विपरीत पक्षपहले से ही सही होगा. -प्रामाणिक).  

बिक्री पर होलोग्राफिक सिलाई स्टिकर उपलब्ध हैं जो कागज पर चिपक जाते हैं और जब आप उन्हें छीलने की कोशिश करते हैं तो निशान छोड़ देते हैं। यह आवश्यक नहीं है, लेकिन मुझे ऐसे स्टिकर को चिपकाना पसंद है ताकि इसका एक हिस्सा 'लेस, क्रमांकित' शिलालेख वाली पट्टी पर चला जाए, और कुछ हिस्सा मुख्य शीट पर समाप्त हो जाए।

दस्तावेज़ में शीटों को क्रमांकित किया जाना चाहिए। उन्हें मैन्युअल रूप से क्रमांकित किया जा सकता है, या उन्हें सीधे संख्याओं के साथ मुद्रित किया जा सकता है। यदि आप एक दस्तावेज़ को कई शीटों से जोड़ते हैं, तो पेज नंबरिंग के साथ तुरंत प्रिंट करना बेहतर है। ध्यान से। बाध्य दस्तावेज़ की पहली शीट को भी क्रमांकित किया जाना चाहिए। पृष्ठ संख्या के साथ मुद्रण करते समय, कभी-कभी पहली शीट पर संख्या मुद्रित नहीं होती है। यदि कई दस्तावेज़ एक पैकेज में सिले हुए हैं, तो आपको उन्हें मैन्युअल रूप से क्रमांकित करने की आवश्यकता है। साथ ही, यह सुनिश्चित करना आवश्यक है कि दस्तावेजों में आंतरिक क्रमांकन अनुपस्थित है या भ्रम पैदा नहीं करता है।

लेखांकन दस्तावेज़ों को सही तरीके से स्टेपल कैसे करें

• मानक वाले सबसे आम हैं; उनका आकार 229x324 मिलीमीटर है। इनका उपयोग तब किया जाता है जब शीट का आकार नियमित, मानक होता है।
• गैर-मानक आकार में भिन्न होता है और इसकी आवश्यकता तब होती है जब किसी दस्तावेज़ में किसी कारण से एक विशिष्ट, गैर-मानक आकार होता है।
• और अंतिम दृश्य- एक दस्तावेज़ जिसके अनुसार विधायी मानदंड 25 वर्ष से अधिक समय तक संग्रहीत किया जाना चाहिए। इसके लिए एक कठोर कार्डबोर्ड कवर की आवश्यकता होती है। चूंकि भंडारण की अवधि काफी लंबी है, इसलिए यह सुनिश्चित करने के लिए ध्यान रखा जाना चाहिए कि दस्तावेज़ उचित रूप में है और इतनी अवधि के बाद उपयोग के लिए उपयुक्त है। वे दस्तावेज़ जो प्रस्तुत करने के अधीन हैं राज्य पुरालेख, एसिड-मुक्त कार्डबोर्ड से बने कवर का उपयोग किया जाता है।

वे सभी दस्तावेज़ जो आप संग्रह में या सत्यापन के लिए जमा करते हैं कर प्राधिकरण, पेंशन निधिया किसी अन्य निरीक्षण निकाय को फ्लैश किया जाना चाहिए। स्टेपल किए गए या चिपकाए गए दस्तावेज़ स्वीकार नहीं किए जाएंगे। जैसा कि हमने पहले उल्लेख किया है, यदि कोई चीज़ आवश्यकताओं को पूरा नहीं करती है, तो आप नकारात्मक परिणामों की उम्मीद कर सकते हैं।

दस्तावेज़ों को सही ढंग से नंबर और स्टेपल कैसे करें

सबसे पहले आपको छेद (छेद) बनाने की ज़रूरत है, अधिकांश दस्तावेज़ों के लिए यह तीन बनाने के लिए पर्याप्त है। पंचर (छेद/छेद) सममित रूप से और सख्ती से लंबवत स्थित होने चाहिए। यदि आपको दस्तावेज़ों को धागे से सिलना है, और दस्तावेज़ों में कई शीट हैं, तो आप सुई से छेद कर सकते हैं, यानी तुरंत "सिलाई" कर सकते हैं, हालाँकि आप छेद पंच का भी उपयोग कर सकते हैं। विशेष के लिए महत्वपूर्ण दस्त्तावेजपाँच छेद बनाना बेहतर है। एक राय है कि तीन छेदों के माध्यम से धागों के साथ दस्तावेजों को सिलना पर्याप्त विश्वसनीय नहीं है, और प्रतिस्थापन की संभावना बनी रहती है। और 5 छेदों के माध्यम से फर्मवेयर दस्तावेज़ सुरक्षा की वह सीमा है जो फर्मवेयर सक्षम है। छेद बाईं ओर स्थित होने चाहिए; एक नियम के रूप में, हर किसी को शीट को "छिद्रित" करने और उन्हें बाइंडरों में डालने का अनुभव होता है, इसलिए कोई कठिनाई नहीं होनी चाहिए, क्योंकि, वास्तव में, दस्तावेजों को सिलाई करने के लिए छेद का स्थान है समान।

आमतौर पर आपको दस्तावेज़ों को धागे से स्टेपल करने की आवश्यकता होती है, लेकिन कभी-कभी आप पतले टेप का उपयोग कर सकते हैं (जैसा कि ऊपर वीडियो में दिखाया गया है)। हालाँकि, कई अकाउंटेंट दस्तावेज़ों को किसी धागे से नहीं, बल्कि बैंक सुतली या सिलाई धागे एलएसएच-210 से सिलना पसंद करते हैं। अर्थात् कठोर धागा अभी भी वांछनीय है।

शीटों की संख्या पूरी करने के बाद, एक प्रमाणन शिलालेख तैयार किया जाता है, जो मामले के अंत में स्थित होता है। प्रमाणीकरण नोट फ़ाइल में तैयार किया गया है अलग चादर- मामले का गवाह। यह इस मामले में शीटों की संख्या को संख्याओं और शब्दों में इंगित करता है, और विशेषताओं को नोट करता है व्यक्तिगत दस्तावेज़(चित्र, तस्वीरें, चित्र, आदि) और शारीरिक स्थितिदस्तावेज़ (धब्बा, अपठनीय पाठ, फटी हुई चादरें, आदि)।

कई शीटों से एक साथ चिपकाए गए मानचित्रों और आरेखों को एक शीट के रूप में क्रमांकित किया जाता है। ऐसी शीटों पर, पीछे या पाठ से मुक्त स्थान पर, चिपकाने में शीटों की संख्या इंगित की जाती है। में आंतरिक सूचीऔर में प्रमाणीकरण पत्रमामले के अंत में, ऐसी शीटों के बारे में आरक्षण किया जाता है। उदाहरण के लिए: "शीट 7 10 शीटों का एक चिपका हुआ कार्ड है।"

2, 3 और 4 छेद के साथ-साथ कोने पर धागे के साथ दस्तावेज़ों को कैसे हेम करें

कार्यालय के काम में, दस्तावेज़ को अक्सर संग्रह में स्थानांतरित करने के लिए, या बैंक और अन्य में जमा करते समय स्टेपल किया जाता है वित्तीय संस्थानों. साथ ही, रिपोर्ट सबमिट करते समय दस्तावेज़ों के फ़र्मवेयर की आवश्यकता होती है ऑफ-बजट फंडऔर संघीय कर सेवा को। दस्तावेज़ को न केवल सिला जाना चाहिए, बल्कि क्रमांकित भी किया जाना चाहिए। कागजों को धागे या टेप से या विशेष मशीनों का उपयोग करके एक साथ सिल दिया जाता है।

दस्तावेज़ों को धागे, फीते या रिबन से सिला जा सकता है। इस प्रक्रिया को जिम्मेदारी से किया जाना चाहिए, क्योंकि यदि फर्मवेयर खराब गुणवत्ता या कमजोर है, तो कागजात आसानी से अलग हो सकते हैं, जिसकी अनुमति नहीं दी जानी चाहिए, क्योंकि वे सिले हुए हैं ताकि उनके ऊपर कोई अन्य दस्तावेज़ रखना असंभव हो या इसका कुछ हिस्सा खो दो.

दस्तावेज़ों को सही तरीके से फ़्लैश कैसे करें

हालाँकि, कुछ मामलों में, उदाहरण के लिए, किसी आपात स्थिति का पंजीकरण या कानूनी संस्थाएँवी सरकारी एजेंसियों, एक निविदा में भाग लेने के लिए एक आवेदन दाखिल करना, कानून द्वारा आवश्यक सामग्री को संग्रह में जमा करना - दस्तावेजों को दाखिल करने की प्रक्रिया संघीय अधिकारियों द्वारा प्रदान किए गए कुछ निर्देशों द्वारा प्रदान की जाती है।

• यदि 5 शीट तक हैं- छेद एक सुई या छेद पंच के साथ किया जाता है, मोटे मामलों में - एक सूआ के साथ। जिन दस्तावेज़ों को अभिलेखीय भंडारण में स्थानांतरित किया जाता है, उनमें 250 शीट तक की अनुमति होती है; उनमें इलेक्ट्रिक ड्रिल से छेद किए जाते हैं या एक विशेष उपकरण का उपयोग किया जाता है।
• अब आपको छेदों में धागा या सुतली पिरोने की जरूरत है।. मजबूती के लिए इन्हें दो बार सिला जाता है, ताकि धागे के सिरे पीछे की तरफ हों। सिरों की लंबाई 6 - 7 सेमी है, वे एक गाँठ में बंधे हैं, बहुत कसकर, जितना संभव हो बाहरी पत्ती से कसकर।
• गाँठ और धागे के ऊपर एक कागज़ का स्टिकर लगाया जाता है।(सर्टिफिकेट शीट) जिसकी माप 4x8 सेमी है, लेकिन ताकि धागे के सिरे दिखाई दें और उस पर गांठ स्पष्ट रूप से दिखाई दे। पूरे पत्ते को गोंद से भर दिया जाता है और सावधानी से चिपका दिया जाता है; यह केस और उसमें मौजूद सामग्रियों को संरक्षित करने और उनकी प्रामाणिकता साबित करने के लिए आवश्यक है। आप वर्ड में टेक्स्ट टाइप करके और फिर उचित आकार की एक पट्टी काटकर पत्ते का एक मुद्रित संस्करण तैयार कर सकते हैं। पाठ है:

जैसा कि ज्ञात है, रोकड़ बहीउद्यम में एक प्रति में रखा जाना चाहिए। आमतौर पर इसे एक साल के लिए शुरू किया जाता है, लेकिन एक कैश बुक का उपयोग करने की अन्य अवधि भी संभव है, उदाहरण के लिए, एक तिमाही या एक महीने के लिए। यह सब किसी संगठन या व्यक्तिगत उद्यमी के नकद कारोबार की संख्या पर निर्भर करता है।

ढीली शीट और कैशियर रिपोर्ट को क्रमांकित किया जाना चाहिए। इस मामले में, नंबरिंग वर्ष की शुरुआत से शुरू होती है (या महीने/तिमाही - नकद लेनदेन की मात्रा के आधार पर)। इसके अलावा, अलग-अलग बिना सिले शीटों पर भरी गई लूज़-लीफ़ शीट और उनकी नकल करते हुए कैशियर रिपोर्ट को न केवल टाइपराइटिंग द्वारा, बल्कि हाथ से भी बनाए रखा जा सकता है। इस मामले में, कार्बन पेपर को शीटों के बीच रखा जाना चाहिए।

दस्तावेज़ों को सही तरीके से स्टेपल कैसे करें

1. दस्तावेज़ से पेपर क्लिप और स्टेपल हटा दें।
2. चादरें साफ-सुथरी और समान रूप से बिछाएं, विश्वसनीयता के लिए नंबरिंग की जांच करें।
3. परिणामी बंडल की मोटाई के आधार पर, एक सूआ या एक सुई लें और, किनारे से पीछे हटते हुए, कम से कम 3 छेद बनाएं। छेद एक पंक्ति में, कागज के किनारे से लंबवत, की दूरी पर होने चाहिए एक दूसरे से 2.5-3 सेंटीमीटर. मध्य छेद केन्द्रित होना चाहिए।
4. कागजों के परिणामी ढेर की मोटाई के आधार पर, 70-80 सेंटीमीटर लंबा एक धागा लें।
5. दस्तावेज़ के पीछे के नीचे से सुई को केंद्रीय छेद में डालें।
6. ऊपर से सबसे ऊपर वाले छेद में जाएँ।
7. फिर के माध्यम से विपरीत पक्षदस्तावेज़ का सबसे नीचे तक।
8. हम सामने की ओर से होते हुए केंद्रीय पर लौटते हैं।
9. ऐसी सिलाई के बाद धागा पीछे की तरफ होगा। यदि कोई दस्तावेज़ सिला हुआ है एक लंबी संख्याचादरें, फिर उन्हें सुरक्षित करने के लिए इसी तरह का हेरफेर कई बार किया जाना चाहिए।
10. पीठ पर गांठ बांध लें. शेष कम से कम 8 सेंटीमीटर लंबा होना चाहिए।
11. परिणामी गाँठ पर एक आयत के रूप में कागज के एक टुकड़े को गोंद दें। जिस पर शिलालेख पहले से बना हुआ है: "लैप्ड और क्रमांकित.____ शीट निदेशक____अंतिम नाम आई.ओ." यदि प्रबंधक की स्थिति भिन्न है, तो इसे दस्तावेज़ के अनुसार इंगित किया गया है।
12. एक बाध्य दस्तावेज़ पर, निर्दिष्ट शीटकागज पर हस्ताक्षर और मुहर लगाई जाती है। हस्ताक्षर और मुहर का एक भाग कागज के एक टुकड़े पर और दस्तावेज़ के पीछे होना चाहिए।

कुछ आवश्यकताओं का अनुपालन करना महत्वपूर्ण है। संस्था का नामबदल सकता है. इसलिए, किसी दस्तावेज़ के कवर को संकलित करते समय, 2 शीर्षकों को इंगित करना आवश्यक है। संस्थानों के नाम नामांकित मामले में दर्शाए गए हैं। पुराना नाम कोष्ठक में लिया गया है, नये को उसके नीचे रखना होगा।

कैश बुक को सही तरीके से कैसे सिलें

महीने/तिमाही के अंत में, कैशियर को इस अवधि के लिए अंतिम ढीली शीट पर यह बताना होगा कि इस महीने/तिमाही में कैश बुक से कुल कितनी शीट संकलित की गईं। कैशियर द्वारा हस्ताक्षरित और जांची गई सभी ढीली शीटों को एक वर्ष के लिए अपने पास रखना होगा। जैसे-जैसे वे जमा होते हैं (या वर्ष के अंत में), चादरें बांधी जाती हैं और सिल दी जाती हैं।

2. ऐसी स्थिति में जब कैश बुक टाइपराइट विधि का उपयोग करके भरी जाती है, यानी, हर दिन सभी जानकारी कैशियर द्वारा सीधे लेखांकन कार्यक्रम में दर्ज की जाती है, उदाहरण के लिए, "1 सी: एंटरप्राइज़" या किसी अन्य में (या यदि पुस्तक) एक्सेल जैसे ऑफिस प्रोग्राम में रखा जाता है), आपको यह करना चाहिए।

दस्तावेज़ों को सही ढंग से कैसे सिलें और उन्हें नंबर कैसे दें

बन्धन के लिए एक और बहुत सुविधाजनक और उपयोगी उपकरण है विभिन्न प्रकारकागज - बांधने की मशीन. बाइंडर और दस्तावेजों को सिलने वाली मशीन के बीच मुख्य अंतर यह है कि यह शीट की पूरी लंबाई में छेद करती है और उन्हें स्प्रिंग्स के साथ बांध देती है।

यदि आप नहीं जानते कि दस्तावेज़ों को ठीक से कैसे सिलना और संग्रहीत करना है या आप लंबे समय तक इस मामले से परेशान नहीं होना चाहते हैं, तो शायद आपको एक बहुत ही सिलाई करने की आवश्यकता है बड़ी संख्याके लिए कागजात कम समय, तो एक विशेष उपकरण है। यह एक इलेक्ट्रिक ड्रिल और एक सिलाई मशीन के बीच का मिश्रण है।

05 अगस्त 2018 120

आज हम अंदर हैं फिर एक बारआइए अंतर्निर्मित टेक्स्ट संपादकों के बारे में बात करें माइक्रोसॉफ्ट ऑफिसशब्द क्षमताएँ. एक पल के लिए, उनमें से इतने सारे हैं कि शायद ही किसी को सब कुछ याद हो। इसके अलावा, हर किसी को उनकी ज़रूरत नहीं है। लेकिन देर-सबेर हमारा सामना नियमित काम से होता है जिसे एमएस वर्ड की कार्यक्षमता का उपयोग करके कुछ ही सेकंड में किया जा सकता है। इस सन्दर्भ में, को दैनिक कार्यहमने वर्ड में पेज नंबरिंग शामिल की। सहमत हूँ, हम इसका अक्सर उपयोग नहीं करते हैं, है ना? हां, निःसंदेह, छात्रों (कभी-कभी स्कूली बच्चों को भी) को निबंध, शोध प्रबंध आदि में इसकी आवश्यकता होती है; यह पुस्तक लेखकों के लिए भी उपयोगी होगा, और... हम यह भी नहीं जानते कि और कौन हैं। हम इस बारे में विवरण में नहीं जाएंगे कि वास्तव में आपको नंबरिंग की आवश्यकता क्यों है - हम इस बारे में काफी लंबे समय तक बात कर सकते हैं, लेकिन हम आपको केवल यह बताएंगे कि पेजों को नंबरिंग कैसे करें पाठ संपादकमाइक्रोसॉफ्ट से.

Word में पृष्ठों को स्वचालित रूप से त्वरित रूप से क्रमांकित कैसे करें

निर्देश बेहद सरल, तार्किक और यादगार हैं, इसलिए यह संभावना नहीं है कि आप इस पाठ को दूसरी बार संदर्भित करेंगे। खैर, आइये शुरू करें:

अब आप स्वयं समझ गए हैं कि इसमें कुछ भी जटिल नहीं है और इस प्रश्न का उत्तर "वर्ड में पृष्ठों की संख्या कैसे करें?" वास्तव में सरल. लेकिन हम अपनी कहानी यहीं समाप्त नहीं करते हैं - कभी-कभी हमें पृष्ठों को एक निश्चित से शुरू करने की आवश्यकता होती है, उदाहरण के लिए, पांचवें से। यह किसलिए है? पुस्तक का शीर्षक पहले, आभार दूसरे या तीसरे और चौथे पर रखा जा सकता है। संक्षिप्त विवरण, इसी तरह थीसिस और सार के साथ।

किसी विशिष्ट शीट से वर्ड में पेजों को क्रमांकित कैसे करें

और यहां भी, कुछ भी जटिल नहीं होगा, यहां तक ​​कि निर्देश भी आंशिक रूप से ऊपर वर्णित के समान हैं:

जैसा कि आप देख सकते हैं, सब कुछ एक बार फिर बेहद सरल और स्पष्ट है। लेकिन इतना ही नहीं, कभी-कभी आपको रोमन अंकों के रूप में पृष्ठ क्रमांकन की आवश्यकता होती है, अंग्रेजी अक्षरऔर इसी तरह। इसे बिल्कुल वैसा ही दिखाने के लिए क्या करने की आवश्यकता है?

वर्ड में अक्षरों या रोमन अंकों का उपयोग करके पृष्ठों को क्रमांकित कैसे करें

वास्तव में, ऐसी प्रक्रिया से भी आपको कोई असुविधा नहीं होगी। सब कुछ वस्तुतः कुछ ही सेकंड में हो जाता है:

और इस बार कुछ भी जटिल नहीं है। बधाई हो, अब आप जानते हैं कि वर्ड में नंबरिंग कैसे प्रबंधित करें और सामान्य तौर पर पेजों की नंबरिंग कैसे करें।

अंततः, मैं इसका समाधान करना चाहूँगा दिलचस्प सवाल, जिसे आप अनुभव कर सकते हैं। उपरोक्त सभी चरणों को करने के बाद, Word के कुछ संस्करणों में एक पंक्ति दिखाई दे सकती है।

एकीकृत का कार्यान्वयन राज्य व्यवस्थारिकॉर्ड प्रबंधन (यूएसडी)। धन का उपयोग करने के लिए कंप्यूटर प्रौद्योगिकीकई उद्योगों में विकास किया गया एकीकृत प्रणालीदस्तावेज़ीकरण, उन्हें एक साथ उपयोग करने की अनुमति देता है पारंपरिक तरीकेदस्तावेज़ प्रसंस्करण.

वर्तमान में, मौजूदा दस्तावेज़ प्रसंस्करण प्रणाली बाजार संबंधों, मशीनीकरण और कार्यालय कार्य के कम्प्यूटरीकरण की बारीकियों को ध्यान में रखते हुए विकसित हो रही है।

प्रबंधन दस्तावेजों का एकीकरण और मानकीकरण

संगठनात्मक और के लिए एक शर्त प्रबंधन गतिविधियाँउद्यमों और संस्थानों में दस्तावेज़ीकरण है। संगठन और प्रबंधन की विशेषता कार्य स्थितियों की विविधता और पुनरावृत्ति और उन्हें हल करने के लिए की गई कार्रवाइयां हैं। इसलिए दस्तावेज़ों की व्यापक विविधता और उनके एकीकरण और मानकीकरण की आवश्यकता है।

tions.

दस्तावेज़ों का एकीकरणरचना और रूपों की एकरूपता स्थापित करना है प्रबंधन दस्तावेज़, एक ही प्रकार के प्रबंधन कार्यों के कार्यान्वयन को रिकॉर्ड करना। दस्तावेजों का मानकीकरण- यह किए गए एकीकरण और इसकी अनिवार्य प्रकृति के स्तर की कानूनी पुष्टि का एक रूप है। दस्तावेज़ों का एकीकरण उपयोग किए गए दस्तावेज़ों की संख्या को कम करने, उनके रूपों को टाइप करने, गुणवत्ता में सुधार करने, उनके प्रसंस्करण की श्रम तीव्रता को कम करने और सूचना संगतता प्राप्त करने के लिए किया जाता है। विभिन्न प्रणालियाँसमान और संबंधित प्रबंधन कार्यों पर दस्तावेज़ीकरण, कंप्यूटर प्रौद्योगिकी का अधिक कुशल उपयोग।

एकीकरण का सार दस्तावेजों की अनुचित विविधता को कम करना, उनके रूपों, संरचना, में एकरूपता लाना है। भाषा निर्माणऔर प्रसंस्करण, लेखांकन और भंडारण संचालन।

मानकीकरण का सारइसमें अपनाए गए दस्तावेजों के विकास और निष्पादन के लिए एक मानक, आवेदन के लिए अनिवार्य, इष्टतम नियमों और आवश्यकताओं को बढ़ाना शामिल है निर्धारित तरीके सेकार्यालय के काम में उनके सामान्य और बार-बार उपयोग के लिए। विकास के परिणामों को अंतरराज्यीय (GOST), राज्य (GOST R), उद्योग (OST) मानकों और उद्यमों, संस्थानों और संगठनों के मानकों (STP) के रूप में औपचारिक रूप दिया जाता है।

हमने एकीकृत दस्तावेज़ीकरण प्रणालियों के विकास में व्यापक अनुभव अर्जित किया है। लंबे समय तकदेश में, संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज़ीकरण की तैयारी के लिए आवश्यकताओं के लिए GOST 6.38-72 लागू था। 1990 में, इसके उपयोग में बीस वर्षों के अभ्यास को ध्यान में रखते हुए, मानक में कुछ संशोधन किया गया (GOST 6.38-90)।

1 जुलाई 1998 को, GOST R 6.30-97 को रूसी संघ में लागू किया गया, महत्वपूर्ण परिवर्तनडिजाइन में प्रबंधन दस्तावेज़ीकरणकार्यालय कार्य के कम्प्यूटरीकरण के संबंध में।

अन्य प्रणालियाँ बनाने में कुछ अनुभव है एकीकृत दस्तावेज़ीकरण(वित्तीय, व्यापार, आपूर्ति और बिक्री, आदि)।

प्रलेखन

दस्तावेज़ तैयार करने के लिए सामान्य मानदंड और नियम

कार्यालय के काम में उपयोग के लिए कागज के आकार को मंजूरी दी गई

सभी प्रकार के दस्तावेज कागज पर तैयार किये जाते हैं कुछ आकार- उचित गुणवत्ता (घनत्व और सफेदी) के प्रारूप।

GOST 9327 उपभोक्ता प्रारूपों की तीन पंक्तियाँ स्थापित करता है: A, B, C. पंक्ति A मुख्य है; पंक्तियाँ B और C अतिरिक्त हैं।

पंक्ति A को 0 से 13 तक की संख्याओं द्वारा निर्दिष्ट वर्गों में विभाजित किया गया है; अलग-अलग प्रारूपों को एक श्रृंखला अक्षर और एक वर्ग संख्या द्वारा निर्दिष्ट किया जाता है।

मूल प्रारूप A0 प्रारूप है, जिसका क्षेत्रफल 1 m2 है, जिसका कुल आयाम 842 × 1189 मिमी है। पिछले प्रारूप को उसके छोटे हिस्से के समानांतर दो बराबर भागों में विभाजित करके बाद के प्रारूप प्राप्त किए जाते हैं।

आवेदन मानक प्रारूपकार्यालय के काम में यह कागज बचाता है और दस्तावेजों की तैयारी और प्रसंस्करण में मशीनीकरण और स्वचालन के साधनों का उपयोग करना संभव बनाता है।

दस्तावेज़ों में उपयोग किए जाने वाले मार्जिन आकार

GOST R 6.30-97 के अनुसार व्यावसायिक पत्र, आदेश और अन्य संगठनात्मक और प्रशासनिक (प्रबंधन) दस्तावेज़, निम्नलिखित मार्जिन प्रदान किए जाते हैं: बाएँ - कम से कम 20 से 35 मिमी, ऊपर - कम से कम 20 मिमी, दाएँ और नीचे - कम से कम 10 मिमी। प्रथम पृष्ठ (प्रपत्र) के लिए 35 मिमी का मार्जिन आकार निर्धारित है बहु-पृष्ठ दस्तावेज़. बहु-पृष्ठ दस्तावेज़ों के दूसरे और बाद के पृष्ठों के मार्जिन आकार निर्दिष्ट सीमा के भीतर चुने गए हैं, लेकिन इसके लिए समान हैं इस दस्तावेज़ काएक।

बायां हाशिया दस्तावेज़ दाखिल करने के लिए है, दायां और निचला हाशिया कागज खराब होने की स्थिति में बायां है; शीर्ष एक बहु-पृष्ठ दस्तावेज़ों में पृष्ठों को निर्दिष्ट करने के लिए है। उपयोग करते समय विपरीत पक्षशीट का बायां मार्जिन 10 मिमी, दायां मार्जिन 20 मिमी होना चाहिए, यानी सामने की ओर के संबंध में विपरीत।

वैज्ञानिक रिपोर्ट, सार, पाठ्यक्रम और शोध करेके अनुपालन में शोध प्रबंध तैयार किया जाना चाहिए निम्नलिखित आकारमार्जिन: बाएँ - कम से कम 30 मिमी, दाएँ - कम से कम 10 मिमी, ऊपर - कम से कम 15 मिमी, निचला - कम से कम 20 मिमी। समान आकारफ़ील्ड अवश्य होनी चाहिए पाठ भागमुद्रण के लिए दस्तावेज़ तैयार किए गए।

दस्तावेज़ों में पृष्ठ क्रमांकन

स्थापित प्रथा के अनुरूप इसे स्थापित किया गया है अगला आदेशबहु-पृष्ठ दस्तावेज़ों के लिए पृष्ठ संख्याएँ। पहले को छोड़कर सभी पृष्ठ क्रमांकित हैं। यदि दस्तावेज़ का पाठ शीट के दोनों ओर मुद्रित है, तो सामने की तरफविषम संख्याओं से क्रमांकित किया जाता है, और इसके विपरीत सम संख्याओं से क्रमांकित किया जाता है।

पृष्ठ संख्या शीट के ऊपरी हाशिये पर बीच में, शीर्ष किनारे से कम से कम 10 मिमी की दूरी पर मुद्रित होती है। पृष्ठ संख्या अरबी अंकों में बिना विराम चिह्न (बिंदु) के, शब्द "पेज" या इसके संक्षिप्त संस्करण "पेज" को इंगित किए बिना लिखी गई है। या "एस।" और डैश ("डैश")।

तिथियों को फ़ॉर्मेट करने की विधियाँ

आवेदन करना निम्नलिखित विधियाँ GOST R 6.30-97 द्वारा निर्दिष्ट तिथियों का पंजीकरण: डिजिटल और मौखिक-डिजिटल।

डिजिटल विधि सबसे किफायती है क्योंकि यह तारीख लिखने की अवधि को कम कर देती है और दस्तावेजों को संसाधित करते समय एक कोड के रूप में भी काम कर सकती है। दिनांक तत्व अरबी अंकों में एक पंक्ति में दिए गए हैं, जो बिंदुओं द्वारा अलग किए गए हैं, बिना हाइफ़न के, निम्नलिखित क्रम में: दिन, महीना, वर्ष। उदाहरण के लिए: 1 सितम्बर 2000 को 09/01/2000 लिखा जाता है।

मौखिक-डिजिटल पद्धति की कई किस्में हैं। जानकारी वाले दस्तावेज़ों पर वित्तीय प्रकृतिपिछला उदाहरण इस तरह दिखता है: 01 सितंबर, 2000, या 01 सितंबर, 2000। एक वर्ष में शुरू होने और दूसरे में समाप्त होने वाली गैर-कैलेंडर अवधि के पदनाम उदाहरण के अनुसार तैयार किए गए हैं: रिपोर्टिंग वर्ष 1999/2000 में। एक लंबी अवधि का संदर्भ इस प्रकार दिया गया है: 1999 - 2005।

यदि पाठ में समय के पदनाम में केवल वर्ष का संकेत होता है, तो "वर्ष" शब्द पूर्ण रूप से लिखा जाता है (उदाहरण के लिए, 2001 में)। यदि, वर्ष के अतिरिक्त, कोई तारीख या महीना दर्शाया गया है, तो "वर्ष" शब्द को एक बिंदु के साथ संक्षिप्त रूप में लिखा जाता है (उदाहरण के लिए, जनवरी 2000 में; 2002 की पहली तिमाही में)।

बड़े अभिलेखों में दस्तावेज़ों को खोजना आसान बनाने के लिए, अलमारियों, फ़ोल्डरों और कुछ दस्तावेज़ों में निम्नलिखित क्रम में तारीख इंगित करने की अनुमति है: वर्ष, महीना, दिन। उदाहरण के लिए, 2000.09.01.

दस्तावेज़ों में शब्दों के संक्षिप्तीकरण की अनुमति है

दस्तावेजों में, आम तौर पर शब्दों के स्वीकृत संक्षिप्ताक्षरों के साथ-साथ नियामक दस्तावेजों द्वारा निर्दिष्ट संक्षिप्ताक्षरों की भी अनुमति है।

हम सबसे सामान्य मामलों के उदाहरण देते हैं।

पर शब्द भौगोलिक नाम: शहर - शहर, गाँव - गाँव, बस्ती - गाँव, शहरी बस्ती - शहरी प्रकार की बस्ती। मॉस्को और सेंट पीटर्सबर्ग के शहरों को इंगित करने से पहले, अक्षर "जी।" स्थापित नहीं हे। अक्षर "जी" इसे उन शहरों के सामने भी नहीं लगाया जाता है जिनके नाम में "शहर" शब्द होता है (नोवगोरोड, वोल्गोग्राड, आदि)।

उपनाम वाले शब्द: कॉमरेड - टी। (वाक्य की शुरुआत में - कॉमरेड), मिस्टर - मिस्टर, प्रोफेसर - प्रोफेसर। एसोसिएट प्रोफेसर - एसोसिएट प्रोफेसर, प्रमुख - प्रमुख, आदि।

संख्याओं के साथ प्रयुक्त शब्द: उपवाक्य 3 - उपवाक्य 3., उपवाक्य 1.1. - नीच 1.1., चित्र 5- अंजीर। 5., खंड 2 - खंड। 2.

संकेत करते समय शब्द मौद्रिक इकाइयाँ: रूबल - आर।, हजार रूबल - हजार आर।, मिलियन रूबल - मिलियन आर।, अरब रूबल - अरब आर।

हाइफ़न के साथ संक्षिप्त शब्द:

मंत्रालय - संपत्ति, संयंत्र - संयंत्र, उत्पादन - उत्पादन, जिला - जिला, खेत - घर, मात्रा - मात्रा, मानव-घंटे - मानव-घंटे, आदि।

अक्षर संक्षिप्तीकरण व्यापक रूप से संक्षिप्तीकरण के रूप में उपयोग किये जाते हैं। उदाहरण के लिए: आरएफ - रूसी संघ, पीसी - पर्सनल कंप्यूटर, अनुसंधान संस्थान - वैज्ञानिक अनुसंधान संस्थान, जेएससी - संयुक्त स्टॉक कंपनी, ईईसी - यूरोपीय आर्थिक समुदाय, आदि।

वाक्यांशों के संक्षिप्तीकरण की अनुमति है: और इसी तरह - आदि, और जैसे - आदि, और अन्य - आदि।

में अपनाए गए संक्षिप्ताक्षर इस दस्तावेज़. इस मामले में, संक्षिप्त नाम या संक्षिप्त नाम का स्वीकृत संस्करण संक्षिप्त शब्द या वाक्यांश की पूर्ण वर्तनी के पहले उल्लेख के तुरंत बाद कोष्ठक में दर्शाया गया है। हालाँकि, एक ही शब्द या वाक्यांश को अलग-अलग तरीकों से संक्षिप्त करना या उसे एक जगह पूरा लिखना और दूसरी जगह संक्षिप्त करना इसकी अनुमति नहीं है।

निम्नलिखित संक्षिप्ताक्षरों की भी अनुमति नहीं है: इकाई। परिवर्तन - माप की इकाई, जैसे - उदाहरण के लिए, पी/व्यायाम। - प्रबंधन के अंतर्गत, इस वर्ष - चालू वर्ष, पृ. वर्ष - इस वर्ष, तथाकथित - तथाकथित, अर्थात्। - इस प्रकार।

दस्तावेज़ों में संख्याएँ लिखना

में दस्तावेज़ों में बहु-अंकीय पूर्णांक, अभाज्य और दशमलव संख्याएँ होती हैं भिन्नात्मक संख्याएँ, अल्फ़ान्यूमेरिक और मौखिक-संख्यात्मक संयोजन।

लिखते समय बहु-अंकीय संख्याएँउन्हें दाएं से बाएं तीन संख्याओं में बांटा गया है: 14,287,624; कारों और अन्य के पदनाम (ब्रांड) में संख्याएं तकनीकी उपकरणसमूहों में विभाजित नहीं किया जाता है और यदि संख्याएँ अक्षरों से पहले आती हैं तो एक साथ लिखा जाता है (उदाहरण के लिए, 1K62M) और यदि अक्षर संख्याओं से पहले आते हैं तो एक हाइफ़न के साथ लिखा जाता है (ZIL-155, IL-18)।

सरल भिन्नों को एक स्लैश द्वारा अलग करके लिखा जाता है: 1/2; 3/4. में दशमलवदशमलव बिंदु के बाद, संख्याओं को बाएं से दाएं शुरू करते हुए तीन के समूहों में बांटा गया है: 1, 094 03; 5, 350 021. टेलीफोन नंबरों को संख्याओं के समूहों में विभाजित किया गया है। उदाहरण के लिए, सात अंकों वाली संख्या 745 63 72, छह अंकों वाली संख्या 23 03 23, पांच अंकों वाली संख्या 5 16 18, तीन अंकों वाली संख्या 3 12।

पते लिखते समय दोगुनी संख्याघरों पर एक स्लैश के साथ लिखा गया है: स्टैचकी एवेन्यू, 27/2; अक्षरांकित मकान नंबर एक साथ लिखे गए हैं: सेंट। बी सदोवया, 69ए।

अरबी अंकों द्वारा निरूपित क्रमिक संख्याएँ, केस के अंत को एक हाइफ़न द्वारा अलग करके लिखी जाती हैं (उदाहरण के लिए: एजेंडा पर तीसरा आइटम)। रोमन अंकों द्वारा निरूपित क्रमिक संख्याएँ बिना दी गई हैं मामले का अंत(उदाहरण के लिए, 20वीं सदी)।

यदि एक अरबी अंक को मौखिक-संख्यात्मक संयोजन में शामिल किया गया है, तो इसे संबंधित शब्द के साथ एक हाइफ़न के माध्यम से लिखा जाता है (उदाहरण के लिए, 18-डिग्री ताकत, 9-मंजिला इमारत)।

नौ तक और इसमें शामिल संख्याएँ और अनुमानित संख्याएँ शब्दों में लिखी जानी चाहिए (उदाहरण के लिए, लगभग चालीस टुकड़े, सात वर्ष की आयु तक)।

में छुट्टियों के नाम और महत्वपूर्ण तिथियाँ, यदि नाम में अंक किसी संख्या द्वारा दिया गया है, तो संख्या के बाद आने वाले शब्द को साथ लिखा जाता है बड़े अक्षर(उदाहरण के लिए, 8 मार्च)।

भौतिक मात्राएँ लिखना

इकाइयों के नाम, पदनाम और उपयोग के नियम भौतिक मात्राएँ GOST 8.417 द्वारा निर्दिष्ट। आइए देते हैं अलग नियमव्यावसायिक दस्तावेज़ीकरण में पाई जाने वाली माप की इकाइयाँ लिखना।

लंबाई, क्षेत्रफल आदि के सभी माप आवश्यक रूप से संख्याओं द्वारा दर्शाए जाते हैं और भौतिक मात्राएँ संक्षिप्ताक्षरों में दी जाती हैं। उसी समय, माप की इकाइयों के संक्षिप्त पदनाम के अंत में, एक बिंदु को संक्षिप्त नाम के रूप में नहीं रखा जाता है: 10 टी; 15 एम2; 50 सेमी3.

माप की इकाइयाँ जो स्वतंत्र नहीं हैं, लेकिन जो एक जटिल इकाई के नाम में शामिल हैं, उनके पदनाम में संक्षिप्त नाम के रूप में एक बिंदु होता है: 755 mmHg। कला।

बीच में अंतिम अंकमात्रा का संख्यात्मक मान और माप की इकाई का पदनाम खाली छोड़ दिया गया है: 90%; 1000 किग्रा; 32 एम2; 300 सेमी3. डिग्री चिह्न दर्शाया गया है छोटा अक्षर"ओ", जिसे संबंधित संख्या से आधा अंतराल ऊपर रखा गया है। स्केल पदनाम (सेल्सियस, केल्विन) को डिग्री के बाद रिक्त स्थान के बिना और उनके बाद बिंदुओं के बिना रखा जाता है (उदाहरण के लिए, 36.6 डिग्री सेल्सियस; -10 डिग्री सेल्सियस)। "+" और "-" चिन्ह बिना किसी स्थान के मुद्रित होते हैं।

जटिल इकाइयों को लिखने के मामले में जिसमें कई प्रतीक शामिल होते हैं, सभी इकाइयों के प्रतीकों को दर्शाया जाता है। उदाहरण के लिए, 20 मीटर/सेकंड या 20 मीटर प्रति सेकंड, लेकिन 20 मीटर/सेकंड नहीं।

दस्तावेज़ों में गणितीय सूत्र लिखना

दस्तावेज़ों में गणितीय सूत्रों को पाठ से ऊपर और नीचे तीन स्थानों से अलग किया जाता है।

गणितीय चिह्न (=, +, -, :, x) को निर्दिष्ट करने और इसे एक नई लाइन पर दोहराने के बाद सूत्र को स्थानांतरित किया जाता है। अंकगणितीय संक्रियाओं के चिह्नों के बीच तथा पास खड़ा हैप्रतीक या संख्याएँ एक स्थान में रिक्त स्थान बनाते हैं (उदाहरण के लिए: 6x9 = 54; ए-सी = डी)।

प्रतीकों के अर्थ की व्याख्या सीधे सूत्र के नीचे दी गई है, जिसका लेखन अल्पविराम से समाप्त होता है। स्पष्टीकरण "कहाँ" शब्द के बाद शुरू होता है; इसमें कोई कोलन नहीं है। शब्द "कहां" सीधे बाएं हाशिये से सूत्र के नीचे दो स्थानों पर लिखा गया है। पहले अक्षर को छोड़कर प्रत्येक अक्षर का अर्थ इसके साथ लिखा गया है नई लाइनएक दूसरे के नीचे. पहले अक्षर का अर्थ "कहां" शब्द के बाद एक स्थान छोड़कर लिखा जाता है। प्रत्येक स्पष्टीकरण के अंत में एक अर्धविराम लगाया जाता है। अंतिम व्याख्या एक अवधि के साथ समाप्त होती है। एक ही सूत्र में टाइप किए गए और हस्तलिखित प्रतीकों के उपयोग की अनुमति नहीं है (प्रतीकों के हस्तलिखित संस्करण की अनुशंसा की जाती है)।

यदि पाठ में कई सूत्र हैं, तो उन्हें क्रमांकित किया जाना चाहिए। क्रमांकन अरबी अंकों में किया जाता है, जिन्हें कोष्ठक में शीट के दाहिने हाशिये की सीमा पर सूत्र के साथ समान स्तर पर रखा जाता है। क्रमांकन निरंतर हो सकता है या पाठ के एक खंड (अध्याय) की संख्या से जुड़ा हो सकता है, लेकिन पैराग्राफ या उपपैराग्राफ की संख्या के साथ नहीं।

उदाहरण निरंतर क्रमांकन: (2), (9). अनुभागों (अध्यायों) से जुड़ी संख्या इस प्रकार है: (1.3), (6.5), आदि। यहां 1 और 6 अनुभागों (अध्यायों) की संख्या हैं, 3 और 5 उनमें सूत्रों की संख्या हैं। किसी दस्तावेज़ में किसी सूत्र का संदर्भ देते समय, इसे निम्नलिखित तरीके से निष्पादित किया जाता है: सूत्र (4) के अनुसार; सूत्र (2.5) के अनुसार।

तालिकाएँ और निष्कर्ष

टेबल कहलाते हैं विशेष रूपडिजिटल या मौखिक जानकारी प्रस्तुत करना जिसमें वे (जानकारी) स्थित हैं एक निश्चित क्रम में. संकेतकों की बेहतर स्पष्टता और तुलना के लिए तालिकाओं का उपयोग किया जाता है।

टेबल्स हो सकते हैं बदलती डिग्रीजटिलता. आवश्यक तत्वटेबल डिज़ाइन चित्र में ग्राफ़िक रूप से प्रस्तुत किए गए हैं। 2.

तालिका 00

तालिका का शीर्षक

शीर्षकों का ग्राफ उपशीर्षकों का ग्राफ

साइडबार ग्राफ़ (कॉलम)

चावल। 2. पंक्तियाँ तालिका डिज़ाइन का उदाहरण क्षैतिज रेखाएँ, एक नियम के रूप में, अलग नहीं होते हैं

टेबल क्रमांकित हैं. तालिकाओं की संख्या गणितीय सूत्रों की संख्या के समान है। यदि पाठ में केवल एक तालिका है, तो उसे निर्दिष्ट किया जाना चाहिए: "तालिका 1"। तालिकाएँ बनाते समय किसी अवधि का उपयोग विराम चिह्न के रूप में नहीं किया जाता है। संक्षिप्त शब्द लिखने का मामला अपवाद है। तालिका का शीर्षक संक्षिप्त एवं स्पष्ट होना चाहिए। टेबल हेड को बाकी टेबल से बोल्ड लाइन से अलग करने की अनुशंसा की जाती है। कॉलम और लाइन शीर्षक बड़े अक्षर से लिखे जाते हैं, उपशीर्षक, यदि उनका स्वतंत्र अर्थ नहीं है, तो छोटे अक्षर से लिखा जाता है। स्तंभों और पंक्तियों के उपशीर्षक व्याकरणिक रूप से शीर्षकों के अनुरूप होने चाहिए।

तालिका, एक नियम के रूप में, बाएँ और दाएँ सीमा रेखाओं से बंद नहीं होती है। तालिका को निम्नलिखित में से किसी एक तरीके से रखने की अनुशंसा की जाती है: सीधे पाठ के नीचे जहां इसका पहली बार उल्लेख किया गया है, अगले पृष्ठ पर (आगे नहीं) या दस्तावेज़ के परिशिष्ट में।

इसे तालिका से स्थानांतरित करने की अनुमति है एक लंबी संख्यादूसरे पृष्ठ पर पंक्तियाँ (चित्र 3)। इस स्थिति में, कॉलम को हाइलाइट किया जाना चाहिए अलग लाइनऔर क्रमांकित. इस मामले में, अगले भाग के ऊपर, "तालिका की निरंतरता...", "तालिका का अंत..." शब्द लिखें और केवल स्तंभ संख्याओं वाली पंक्तियों को दोहराएं। तालिका के पहले भाग को सीमित करने वाली निचली क्षैतिज रेखा नहीं खींची गई है।

तालिका 00 की निरंतरता

" फ़ुटनोट या नोट्स

चावल। 3. तालिका डिज़ाइन का उदाहरण तालिका में "अनुक्रमिक संख्या" कॉलम दर्ज करने की अनुमति नहीं है। यदि आवश्यक हो तो ठीक है-

रेखाओं को मापें क्रम संख्यालाइन शीर्षकों से पहले, साइडबार में रखे जाते हैं, और लाइन नंबर को इंगित करने वाले नंबर के बाद, एक बिंदु लगाया जाता है।

कॉलम में दिए गए संकेतकों के संख्यात्मक मान संकेतकों के नाम की अंतिम पंक्ति के स्तर पर दर्ज किए जाते हैं। संकेतकों का मौखिक विवरण, डिजिटल के विपरीत, संकेतक नाम की पहली पंक्ति के स्तर पर शुरू होना चाहिए। यदि संबंधित कॉलम में कोई डेटा नहीं है, तो एक डैश दर्ज किया जाना चाहिए।

यदि तालिका क्षैतिज रेखाओं से अलग नहीं है तो पंक्ति शीर्षकों में दोहराए गए शब्दों को उद्धरण चिह्नों से बदला जा सकता है।

तालिका स्तंभों में दोहराई गई संख्याओं और पदनामों को उद्धरण चिह्नों से प्रतिस्थापित नहीं किया जाता है। पाठ में तालिका का संदर्भ आवश्यक है. यह उदाहरण के अनुसार किया जाता है: (तालिका 1.4)। शब्द

जैसे "देखो", जिसे संक्षेप में "देखें" कहा जाता है, लेकिन लिखे नहीं जाते।

अगर थोड़ी मात्रा है डिजिटल सामग्री, जिसे किसी तालिका में प्रारूपित करना अव्यावहारिक है, इसे आउटपुट के रूप में दिया जाता है। आउटपुट में, तालिका के विपरीत, कॉलम को रेखाओं से नहीं, बल्कि अवधियों से अलग किया जाना चाहिए, उदाहरण के लिए।