किसी दस्तावेज़ को कानूनी बल देने की प्रक्रिया। दस्तावेज़ की कानूनी शक्ति: सार, देने की प्रक्रिया

कानूनी बल एक संपत्ति है सरकारी दस्तावेज़वर्तमान कानून द्वारा उसे सूचित किया गया, इसे जारी करने वाली संस्था की क्षमता और स्थापित प्रक्रिया के अनुसारपंजीकरण अनुपस्थिति आवश्यक विवरणया उनका गलत निष्पादन इस तथ्य को जन्म दे सकता है कि दस्तावेज़ में कोई कमी नहीं होगी कानूनी बल(उदाहरण के लिए, कोई हस्ताक्षर या तारीख नहीं)। यदि इसमें पाठ का शीर्षक या कलाकार के बारे में कोई नोट नहीं है, तो इससे दस्तावेज़ के साथ काम करने में केवल कुछ कठिनाइयाँ होंगी, लेकिन इसके कानूनी महत्व पर कोई असर नहीं पड़ेगा।

दस्तावेज़ों की कानूनी वैधता सुनिश्चित करने वाले अनिवार्य विवरण हैं:

कंपनी का नाम ( अधिकारी) -- दस्तावेज़ का लेखक;

दस्तावेज़ के प्रकार का नाम; कागजातों की तारीख;

पंजीकरण संख्या;

दस्तावेज़ अनुमोदन टिकट;

मूलपाठ; हस्ताक्षर;

हस्ताक्षर है अनिवार्य अपेक्षितकोई दस्तावेज़. एक अधिकारी, किसी दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करके, जिम्मेदारी लेता है: दस्तावेज़ की सटीकता के लिए; सभी के लिए संभावित परिणामदस्तावेज़ का निष्पादन (प्रभाव में लाना)। हस्ताक्षर करने का अधिकार प्रदान किया गया है कुछ व्यक्तिऔर स्थापित किया जा सकता है: उद्यम के चार्टर में; उद्यम पर नियमों में (संरचनात्मक इकाई पर); कार्यालय कार्य के निर्देशों में; कर्मचारी के कार्य विवरण में; जिम्मेदारियों के वितरण के क्रम में। संगठन के दस्तावेज़ों पर निदेशक या उसके प्रतिनिधियों द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं। संरचनात्मक प्रभागों के दस्तावेज़ों पर उनके प्रमुखों द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं। कई मुद्दों पर, अन्य कर्मचारियों, उदाहरण के लिए, उद्यम के प्रमुख विशेषज्ञों को हस्ताक्षर करने का अधिकार हो सकता है। हस्ताक्षर दस्तावेज़ की पहली प्रति पर और, यदि आवश्यक हो, अन्य प्रतियों पर, उदाहरण के लिए, एक समझौते का समापन करते समय किया जाता है।

दस्तावेज़ की तारीख दस्तावेज़ के सबसे महत्वपूर्ण विवरणों में से एक है। किसी दस्तावेज़ पर तारीख का अभाव उसे अमान्य बना देता है।

मुहर - कानूनी तौर पर महत्वपूर्ण सहाराऔर इसका उपयोग सबसे महत्वपूर्ण (या वित्तीय) दस्तावेजों पर किसी अधिकारी के हस्ताक्षर को प्रमाणित करने के लिए किया जाता है।

मुहर इंगित करती है: दस्तावेज़ की प्रामाणिकता और संगठन से दस्तावेज़ की संबद्धता मुहर पर इंगित की गई है। मुहर दस्तावेजों पर लगाई जाती है, जिसके प्रकाशन में शामिल है:

• - कोई कानूनीपरिणाम, उदाहरण के लिए, किसी उद्यम का निर्माण, पुनर्गठन;
• - भौतिक परिणाम, उदाहरण के लिए स्थानांतरण भौतिक संपत्ति, संगठन के अधिकार की पहचान या व्यक्तिकिसी भी चीज़ के लिए।

अनुमोदन मोहर - कुछ दस्तावेज़ केवल प्रमुख द्वारा उनके अनुमोदन के क्षण से ही कानूनी बल प्राप्त कर लेते हैं उच्च अधिकारी. एक अनुमोदन स्टांप एक आधिकारिक दस्तावेज़ की आवश्यकता है जो विनियामक या देता है कानूनी प्रकृतिइसकी सामग्री. अनिवार्य अनुमोदनइसके अधीन: चार्टर, उद्यमों (शाखाओं) पर विनियम; स्टाफिंग टेबल; निरीक्षण रिपोर्ट, स्वीकृति प्रमाण पत्र; कार्य विवरणियां; अनुमान, व्यावसायिक योजनाएँ, रिपोर्ट आदि। पी।

रजिस्ट्रेशन नंबर है अतिरिक्त गारंटीदस्तावेज़ की प्रामाणिकता. यह इंगित करता है कि दस्तावेज़ प्रसंस्करण के सभी चरणों से गुज़रा है, पंजीकृत किया गया है और इस प्रकार उद्यम का एक आधिकारिक दस्तावेज़ है। किसी इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ को कानूनी बल देने के लिए इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल हस्ताक्षर का उपयोग किया जाता है। किसी इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ को केवल तभी कानूनी रूप से महत्वपूर्ण माना जाता है सकारात्मक परिणामइलेक्ट्रॉनिक डिजिटल हस्ताक्षर प्रमाणीकरण।

इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल हस्ताक्षर (ईडीएस)--विवरण इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़, जिसका उद्देश्य इस इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ को जालसाजी से बचाना है, जो जानकारी के क्रिप्टोग्राफ़िक परिवर्तन के परिणामस्वरूप प्राप्त होता है निजी चाबीइलेक्ट्रॉनिक डिजिटल हस्ताक्षर और आपको हस्ताक्षर कुंजी प्रमाणपत्र के मालिक की पहचान करने के साथ-साथ इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ में जानकारी के विरूपण की अनुपस्थिति को स्थापित करने की अनुमति देता है। किसी इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ में इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर किसी दस्तावेज़ में हस्तलिखित हस्ताक्षर के बराबर होता है कागज परनिम्नलिखित शर्तों के अधीन:

• - प्रमाणन केंद्र द्वारा जारी हस्ताक्षर कुंजी प्रमाणपत्र इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करते समय मान्य है; इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ में इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल हस्ताक्षर की प्रामाणिकता की पुष्टि की गई है;
• - इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल हस्ताक्षर का उपयोग हस्ताक्षर कुंजी प्रमाणपत्र में निर्दिष्ट जानकारी के अनुसार किया जाता है। इस तकनीक के लिए धन्यवाद, एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्राप्त किया जाता है: कानूनी बल होना; दस्तावेज़ के लेखकत्व की पुष्टि करना; दस्तावेज़ में जानकारी के विरूपण की अनुपस्थिति की पुष्टि करना। प्रतिलिपि बनाने के लिए कागजी दस्तावेज़मूल के समान कानूनी बल होने पर, इसे निर्धारित तरीके से प्रमाणित किया जाना चाहिए। इस प्रयोजन के लिए, "प्रतिलिपि प्रमाणीकरण चिह्न" चिपकाया गया है, जिसमें शामिल हैं: प्रमाणीकरण पत्र"सही"; प्रतिलिपि प्रमाणित करने वाले व्यक्ति की स्थिति; उसके हस्ताक्षर; प्रमाणीकरण की तारीख;
• - मुद्रण (सबसे महत्वपूर्ण के लिए या बाहरी दस्तावेज़). प्रमाणीकरण कंपनी द्वारा स्वयं या, यदि आवश्यक हो, नोटरी द्वारा किया जाता है।

नियामक के अनुसार कानूनी कार्यया पार्टियों के समझौते से, मुहर के साथ एक कागजी दस्तावेज़, जब इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ में परिवर्तित हो जाता है, तो उसे इलेक्ट्रॉनिक रूप से प्रमाणित किया जा सकता है अंगुली का हस्ताक्षरअधिकारी। उद्यमों को प्रमाणित करने की अनुमति है:

• - काम या अध्ययन के लिए आवेदन करते समय नागरिकों द्वारा प्रस्तुत दस्तावेजों की प्रतियां;
• - निर्णय के लिए दस्तावेजों की प्रतियां सामाजिक समस्याएंकर्मी। उद्यम में, प्रतियां इनके द्वारा प्रमाणित की जाती हैं: संगठन के प्रमुख; अधिकारी (मानव संसाधन विभाग के प्रमुख)।

भीतर संगठनों में उत्पादन प्रक्रियाकर्मचारी आपस में आंतरिक पत्राचार करते हैं। वे बयान लिखते हैं और किए गए कार्य की प्रगति या इसे कैसे करने की आवश्यकता है, इसके बारे में सूचनाओं के माध्यम से एक-दूसरे को सूचित करते हैं। अक्सर ऐसे दस्तावेज़ अत्यधिक महत्व के होते हैं और इसलिए उनमें कानूनी बल होना चाहिए।

किसी दस्तावेज़ को कानूनी बल देने के लिए उसका अनुपालन करना आवश्यक है नियमों का पालन:

नियोक्ता एक दस्तावेज़ बना रहा है आंतरिक पत्राचार, वर्तमान कानूनी नियमों का पालन करना चाहिए;

एक कर्मचारी केवल अपनी क्षमता की सीमा के भीतर ही दस्तावेज़ जारी कर सकता है;

नियोक्ता दस्तावेजों को तैयार करने और संसाधित करने के नियमों का पालन करने के साथ-साथ कर्मचारियों को उनसे परिचित कराने (यदि आवश्यक हो) के लिए बाध्य है।

विवरण जो दस्तावेज़ को कानूनी बल देते हैं

अनिवार्य विवरण जो बनाए गए दस्तावेज़ों को कानूनी बल देते हैं:

1. दस्तावेज़ का लेखक (संगठन, संस्था, उद्यम का नाम, विभागीय संबद्धता या कानूनी रूप का संकेत)। एक विकल्प दस्तावेज़ को प्रिंट करना होगा टाइटिल. कुछ दस्तावेज़ अतिरिक्त रूप से उस शहर का संकेत देते हैं जिसमें इस दस्तावेज़प्रकाशित किया गया था।

2. दस्तावेज़ का शीर्षक (आदेश, विनियमन, आदि)।

3. दस्तावेज़ के निर्माण की तिथि, उसका अनुमोदन, लागू होना।

4. कंपनी द्वारा अपनाई गई पंजीकरण प्रणाली के अनुसार इस दस्तावेज़ का पंजीकरण सूचकांक (संख्या)।

6. संगठन के प्रमुख या उसके अधिकृत प्रतिनिधि के हस्ताक्षर जिम्मेदार व्यक्ति. प्रबंधक के हस्ताक्षर विशेष रूप से कई रूपों में किये जा सकते हैं:

6.1. प्रत्यक्ष हस्ताक्षर (आदेशों के अनुसार)। एकीकृत रूपआह - स्थिति, हस्ताक्षर की प्रतिलेख और स्वयं हस्ताक्षर का संकेत)।

6.2. इस संगठन के प्रमुख (या अधिकृत अधिकारी) द्वारा हस्ताक्षरित सीधे अनुमोदन टिकट। अनुमोदन टिकट दस्तावेज़ के ऊपरी शीर्षक पर दाहिनी ओर चिपका हुआ है।

6.3. अप्रत्यक्ष अनुमोदन टिकट, मध्यस्थता, उदाहरण के लिए, आदेश द्वारा अनुमोदन के माध्यम से। ऐसा स्टांप आमतौर पर दस्तावेज़ के ऊपरी शीर्षक पर दाईं ओर भी लगाया जाता है (जैसा कि एकीकृत फॉर्म टी-3 - स्टाफिंग टेबल में होता है)।

6.4. प्रबंधक के संकल्प के रूप में, उदाहरण के लिए, किसी कर्मचारी के आवेदन पर। संकल्प में आवश्यक रूप से चार घटक शामिल होने चाहिए: संकल्प का प्राप्तकर्ता, प्रशासनिक कार्रवाईया एक संकेत, प्रबंधक के हस्ताक्षर और समाधान की तारीख। संकल्प आमतौर पर किसी में हाथ से चिपकाया जाता है मुक्त स्थानदस्तावेज़, लेकिन आमतौर पर इसके शीर्ष पर।

7. उन प्रकार के दस्तावेज़ों के लिए वीज़ा की स्वीकृति जिनके बिना ऐसे वीज़ा के पास पूर्ण कानूनी बल नहीं होगा। उदाहरण के लिए, वीज़ा प्राथमिक से सहमत है ट्रेड यूनियन निकाय, राय को ध्यान में रखते हुए प्रतिनिधि संस्था, एक वकील के साथ समन्वय, मुख्य लेखाकार के साथ, आदि। अनुमोदन की आवश्यकता वाले दस्तावेज़ आवश्यकताओं द्वारा निर्धारित किए जाते हैं मौजूदा कानून, संगठन के एकीकृत रूप और आंतरिक स्थानीय नियम, विशेष रूप से कार्यालय के काम के लिए निर्देश या विभागों के लिए नियम, आदि (यदि कोई हो)। अनुमोदन वीज़ा निम्नलिखित प्रकार का हो सकता है:

7.1. दस्तावेज़ का एक संकेत जो अनुमोदन की पुष्टि करता है (एकीकृत प्रपत्र टी-7)। अनुमोदन टिकट आमतौर पर बाईं ओर निचले डिज़ाइन भाग में लगाया जाता है।

7.2. समझौते की पुष्टि करने वाले शब्दों का संकेत, उस व्यक्ति या व्यक्तियों की स्थिति जिसके साथ समझौता किया गया था, हस्ताक्षर / हस्ताक्षर, उनकी डिकोडिंग और समझौते की तारीख। अनुमोदन वीज़ा आमतौर पर दस्तावेज़ के नीचे या किसी खाली स्थान पर चिपका दिया जाता है।

8. परिचय वीज़ा सभी के अंतर्गत होना चाहिए कार्मिक आदेशऔर अन्य दस्तावेज़, जो संक्षेप में, कर्मचारियों के एक निश्चित समूह को सूचित किए जाने चाहिए। यह सहारा हैहस्ताक्षरित दस्तावेज़ के तहत कर्मचारियों द्वारा परिचित होने की हस्तलिखित तारीख भी शामिल है। परिचितीकरण वीज़ा दस्तावेज़ के नीचे केंद्र में या बाईं ओर चिपकाया जाता है।

गोस्कोमस्टैट द्वारा विकसित एकीकृत फॉर्म दस्तावेजों को कानूनी बल देने को ध्यान में रखते हुए बनाए गए हैं और इसमें सभी निर्दिष्ट विवरण शामिल हैं (हालांकि अपवाद हैं, उदाहरण के लिए, एक कर्मचारी का व्यक्तिगत कार्ड - एकीकृत टी -2 फॉर्म में पंजीकरण संख्या नहीं होती है, क्योंकि ये दस्तावेज़ कालानुक्रमिक रूप से नहीं, बल्कि वर्णानुक्रम में संग्रहीत किए जाते हैं)।

सबका उदाहरण निर्दिष्ट विवरणएक एकीकृत प्रपत्र पर एक एकीकृत प्रपत्र टी-6 के उदाहरण का उपयोग करके नीचे दिया गया है - एक अवकाश आदेश।

आंतरिक पत्राचार दस्तावेजों को कानूनी बल देना

किसी संगठन में आंतरिक पत्राचार निम्नलिखित कार्यों को हल करता है:

1. किसी एक पक्ष, नियोक्ता या कर्मचारी की राय, अनुरोध, प्रस्ताव को लिखित रूप में व्यक्त और दस्तावेजित करना, या दूसरे पक्ष को सूचित करने की प्रकृति में होना।

2. यह रोजगार अनुबंध को समाप्त करने, कर्मचारियों को स्थानांतरित करने, छुट्टी के लिए आवेदन करने और अन्य कार्मिक प्रक्रियाओं का एक अभिन्न अंग है।

3. श्रम विवाद पर विचार करते समय आवश्यक दस्तावेजी साक्ष्य के रूप में कार्य करता है।

उपरोक्त सभी कार्यों को पूरा करने के लिए आंतरिक पत्राचार के लिए, निम्नलिखित शर्तों को पूरा किया जाना चाहिए:

1. दस्तावेज़ को सभी आवश्यक विवरणों के साथ सही ढंग से निष्पादित किया जाना चाहिए।

2. दस्तावेज़ में इनकमिंग और आउटगोइंग दस्तावेज़ीकरण के लॉग के अनुसार एक पंजीकरण संख्या होनी चाहिए।

3. इस दस्तावेज़ पर प्राप्तकर्ता पक्ष की ओर से एक आधिकारिक प्रतिक्रिया दी जानी चाहिए। उदाहरण के लिए, एक संकल्प के रूप में.

4. दस्तावेज़ को स्थापित अभिलेखीय आवश्यकताओं को ध्यान में रखते हुए संग्रहीत किया जाना चाहिए।

अक्सर, कर्मचारी बयानों, मेमो और मेमो के माध्यम से आंतरिक पत्राचार करता है, और नियोक्ता - सूचनाओं के रूप में। आंतरिक पत्राचार दस्तावेज़ न केवल विनिमय की आवश्यकता होने पर तैयार किए जाते हैं आधिकारिक संदेशकर्मचारियों के बीच, बल्कि विभागों के प्रमुखों और कर्मचारियों, कुछ विभागों के प्रमुखों और अन्यों आदि के बीच भी।

वर्तमान में के सबसेयह पत्राचार किया जाता है इलेक्ट्रॉनिक प्रारूप में, मैसेज करके ईमेल द्वारा . ऐसे संदेशों से, यह साबित करना बेहद मुश्किल है कि यह इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ इस विशेष कर्मचारी द्वारा बनाया गया था (पासवर्ड सेट करते समय भी, आपको यह साबित करना होगा कि इसके अलावा किसी और ने नहीं) विशिष्ट कर्मचारी, किसी विशिष्ट ईमेल तक पहुंचने के लिए पासवर्ड नहीं पता था)। इसलिए, किसी विवाद या संभावित संघर्ष की स्थिति में, दस्तावेज़ तैयार करने की अनुशंसा की जाती है कागज़ संस्करण, अपने हस्ताक्षर से प्रमाणित करना, और दस्तावेज़ को पंजीकृत करने के लिए जिम्मेदार कंपनी के आधिकारिक अधिकारी के माध्यम से पंजीकरण करना।

यदि कर्मचारी प्रिंट आउट लेता है तो ऐसे पत्राचार को कानूनी बल दिया जा सकता है ईमेल, और अधिकारी उन्हें पंजीकृत करेगा। अलावा आंतरिक दस्तावेज़कंपनी (आंतरिक स्थानीय नियमों) को सूचना विनिमय की इस पद्धति को एक कार्यशील संचार तंत्र के साथ-साथ संदेशों की जाँच की आवृत्ति के रूप में स्थापित करने की आवश्यकता है।

चलो गौर करते हैं सामान्य सिद्धांतोंआंतरिक पत्राचार के दस्तावेज़ों - बयानों और सूचनाओं को कानूनी बल देना। ये दस्तावेज़ अक्सर मुख्य साक्ष्य होते हैं श्रम विवाद, इसीलिए सक्षम कार्यउनके साथ नियोक्ता के हितों की रक्षा करना बेहद जरूरी है।

पंजीकरण की विशेषताएं और बयानों को कानूनी बल देना

यह नियोक्ता के हित में है व्यक्तिगत बयानश्रमिकों को हाथ से जारी किया गया। आमतौर पर, संगठन टेम्पलेट फॉर्म का उपयोग करते हैं जिसमें कम से कम कर्मचारी के हस्ताक्षर और आवेदन पर हस्ताक्षर करने की तारीख हाथ से भरी जानी चाहिए। अक्सर इस तरह के बयानों को दाखिल करने की व्याख्या न्यायिक संघर्ष में कर्मचारी पर दबाव के तथ्य के रूप में की जाती है।

सिद्धांत रूप में, एप्लिकेशन स्वचालित रूप से बनाया जा सकता है, लेकिन, फिर भी, इसके बाद इसे मुद्रित किया जाता है और उस व्यक्ति द्वारा हस्ताक्षरित किया जाता है यह वक्तव्यड्रॉ।

यह वांछनीय है कि दस्तावेजों को कानूनी बल देने के लिए ऊपर वर्णित प्रक्रिया को ध्यान में रखते हुए आवेदन में निम्नलिखित विवरण शामिल हों:

1. दस्तावेज़ का शीर्षक "आवेदन" है।

2. पताकर्ता - जिसे आवेदन भेजा गया है, उसमें स्थिति का संकेत दिया गया है विशिष्ट संगठन, पूरा नाम। अधिकारी।

3. कंपाइलर - जिससे यह भेजा गया है, पद और पूरा नाम दर्शाता है। कर्मचारी।

4. कथन का पाठ.

5. आवेदन के लेखक के हस्ताक्षर.

6. आवेदन की तिथि.

7. अनुमोदन के हस्ताक्षर (अक्सर प्रबंधक के साथ)। संरचनात्मक इकाई- यदि आवश्यक है)। यह विवरण वैकल्पिक है. इसलिए, इसकी उपलब्धता किसी विशेष संगठन में ऐसे दस्तावेजों के साथ काम करने के सिद्धांतों द्वारा निर्धारित की जाती है।

8. आवेदन पंजीकरण संख्या. आने वाले दस्तावेज़ के जर्नल (या किसी विशेष संगठन में पंजीकरण प्रणाली के डिज़ाइन के आधार पर किसी अन्य जर्नल) के अनुसार दस्तावेज़ को संख्या सौंपी जाती है, जो संख्या, दस्तावेज़ की स्वीकृति की तारीख और जिम्मेदार व्यक्ति के हस्ताक्षर का संकेत देती है। (उदाहरण के लिए, एक सचिव)। इन दस्तावेज़ों को प्राप्त करने के लिए ज़िम्मेदार व्यक्ति नंबर लिख देता है।

9. उस व्यक्ति का समाधान जिसे आवेदन संबोधित किया गया था या जो निर्णय लेने के लिए अधिकृत है विशिष्ट प्रश्न. संकल्प में आवेदन पर हस्तलिखित हस्ताक्षर, तारीख और प्रशासनिक निर्णय शामिल होना चाहिए, जिसमें उस विशिष्ट अधिकारी (उसका नाम या बस विभाग) का संकेत होना चाहिए जिसे यह आदेश भेजा गया है और (यदि आवश्यक हो) वह तारीख जिसके द्वारा संकल्प में निर्दिष्ट आदेश होना चाहिए सज़ा पाएं।

10. इस आवेदन के आधार पर कार्यान्वयन किया जाता है कार्मिक प्रक्रियाएँ, प्रबंधक के आदेश के निष्पादन के बारे में इस पर निशान बनाए जा सकते हैं (उदाहरण 8 देखें)। इन्हें आम तौर पर दस्तावेज़ के नीचे बाईं ओर या किसी खाली जगह पर रखा जाता है।

11. उस केस नंबर के निशान हो सकते हैं जिस पर यह आवेदन भेजा गया था।

आइए हम सभी आवश्यक विवरणों वाले एक एप्लिकेशन का उदाहरण दें।

पंजीकरण की विशेषताएं और सूचनाओं को कानूनी बल देना

नियोक्ता कर्मचारी को किसी बात के बारे में सूचित करने के लिए नोटिस लिखता है। उदाहरण के लिए, उसे कर्मचारियों में प्रस्तावित कटौती (रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 180) के बारे में चेतावनी देने के लिए, आगामी अगले के बारे में वार्षिक छुट्टी, कंपनी के अवकाश कार्यक्रम (रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 123) के अनुसार, रोजगार अनुबंध की शर्तों में आगामी परिवर्तन के बारे में (रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 74), कि एक तत्काल रोजगार अनुबंधकर्मचारी के साथ कमी की गई है (रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 79), आदि।

श्रम कानून द्वारा प्रदान की गई प्रक्रिया के अनुपालन के लिए आधिकारिक अधिसूचनाएं केवल कागजी रूप में जारी की जानी चाहिए, क्योंकि ये दस्तावेज़ अनुपालन की पुष्टि के रूप में काम करेंगे। स्थापित आदेश, और कर्मचारी रसीद के तथ्य की पुष्टि करता है इस नोटिस का, एक नियम के रूप में, दस्तावेज़ पर ही।

नीचे से उद्धरण दिए गए हैं श्रम कोड, अनुपालन के कुछ मामलों में लिखित अधिसूचना की आवश्यकता की पुष्टि करना श्रम कानून.

दस्तावेज़ खंड

रूसी संघ का श्रम संहिता अनुच्छेद 74. परिवर्तन पार्टियों द्वारा निर्धारितसंगठनात्मक या परिवर्तन से संबंधित कारणों के लिए रोजगार अनुबंध की शर्तें तकनीकी स्थितियाँश्रम (…) के बारे में आगामी परिवर्तनपार्टियों द्वारा निर्धारित रोजगार अनुबंध की शर्तें, साथ ही ऐसे बदलावों की आवश्यकता के कारण, नियोक्ता कर्मचारी को सूचित करने के लिए बाध्य है लिखना दो महीने से पहले नहीं, जब तक कि इस संहिता द्वारा अन्यथा प्रदान न किया गया हो। यदि कर्मचारी नई शर्तों के तहत काम करने के लिए सहमत नहीं है, तो नियोक्ता बाध्य है लिखना उसे नियोक्ता के पास उपलब्ध दूसरी नौकरी की पेशकश करें (जैसा कि) रिक्त पदया एक नौकरी जो कर्मचारी की योग्यता के अनुरूप हो, साथ ही एक खाली निचला पद या कम वेतन वाली नौकरी) जिसे कर्मचारी अपने स्वास्थ्य की स्थिति को ध्यान में रखते हुए कर सकता है। अनुच्छेद 79. एक निश्चित अवधि के रोजगार अनुबंध की समाप्ति एक निश्चित अवधि के रोजगार अनुबंध को उसकी वैधता अवधि समाप्त होने पर समाप्त कर दिया जाता है। कर्मचारी को रोजगार अनुबंध की समाप्ति के कारण उसकी समाप्ति के बारे में कम से कम तीन बार पहले लिखित रूप में सूचित किया जाना चाहिए। पंचांग दिवसबर्खास्तगी से पहले, उन मामलों को छोड़कर जहां अनुपस्थित कर्मचारी के कर्तव्यों की अवधि के लिए संपन्न एक निश्चित अवधि का रोजगार अनुबंध समाप्त हो रहा है। अनुच्छेद 123. वार्षिक सवैतनिक अवकाश देने का क्रम सवैतनिक छुट्टियों के प्रावधान का क्रम वार्षिक रूप से अवकाश कार्यक्रम (...) के अनुसार निर्धारित किया जाता है। कर्मचारी को छुट्टी के प्रारंभ समय के बारे में सूचित किया जाना चाहिए हस्ताक्षर के लिए इसके शुरू होने से दो सप्ताह पहले नहीं। अनुच्छेद 180. किसी संगठन के परिसमापन, संगठन के कर्मचारियों की संख्या या कर्मचारियों में कमी की स्थिति में कर्मचारियों को गारंटी और मुआवजा (…) के बारे में आगामी बर्खास्तगीसंगठन के परिसमापन, संगठन के कर्मचारियों की संख्या या कर्मचारियों में कमी के संबंध में, कर्मचारियों को नियोक्ता द्वारा व्यक्तिगत रूप से चेतावनी दी जाती है और हस्ताक्षर के लिए बर्खास्तगी से कम से कम दो महीने पहले।

इन सभी मामलों में, नियोक्ता को यह पुष्टि करने की आवश्यकता होगी कि कर्मचारी को सूचित किया गया था निश्चित अवधि, जो श्रम कानून की आवश्यकताओं को पूरा करता है। इसलिए कर्मचारी को इस तरह के नोटिस दिए जाते हैं व्यक्तिगत हस्ताक्षर. और नोटिस देते समय सबसे महत्वपूर्ण बात कर्मचारी के हस्ताक्षर नहीं हैं, बल्कि ऐसे नोटिस की प्राप्ति की तारीख का संकेत है।

अधिसूचना में वे सभी विवरण शामिल हैं जो किसी भी कार्मिक दस्तावेज़ में होने चाहिए।

आंतरिक पत्राचार दस्तावेजों को पंजीकृत करने की प्रणाली

यदि संगठन के पास दस्तावेज़ पंजीकरण के लिए एक सक्षम प्रणाली है तो नियोक्ता के लिए श्रम संघर्ष (मुकदमे सहित) की स्थिति में अपना बचाव करना आसान होगा। एक कंपनी पंजीकरण प्रणाली इसके लिए आवश्यक है:

दस्तावेज़ों की उपलब्धता को रिकॉर्ड करना और उनकी आवाजाही पर नज़र रखना;

कंपनी के दस्तावेज़ों को कानूनी बल देना;

इष्टतम संगठन आंतरिक दस्तावेज़ प्रवाहउद्यम में;

के मामले में नियोक्ता के हितों की रक्षा करना न्यायिक संघर्ष. में इस मामले मेंजर्नल पंजीकरण प्रणाली यह पुष्टि करेगी कि दस्तावेज़ एक निश्चित तिथि पर बनाया गया था।

सीधे तौर पर रखी जाने वाली पत्रिकाओं (खाता बहियों) की संख्या संगठन की गतिविधियों की विशेषताओं पर निर्भर करती है। लेखांकन पत्रिकाओं (पुस्तकों) के लिए न केवल दस्तावेजों को पंजीकृत करने का कार्य करना, बल्कि संघर्ष की स्थिति में, सबूत के रूप में काम करना कि दस्तावेज़ वास्तव में बनाया गया था निश्चित अवधिसमय और बाद में दर्ज नहीं किया जा सका, इन लॉग को प्रारूपित करने के लिए निम्नलिखित नियमों का पालन करने की अनुशंसा की जाती है।

पत्रिकाओं को अवश्य:

एक कठोर आवरण रखें (शैल्फ जीवन का अनुपालन करने के लिए);

एक चिपकने वाली बाइंडिंग है (किसी शीट को हटाने या किसी मौजूदा जर्नल में शीट जोड़ने की असंभवता या कठिनाई को साबित करने के लिए);

आरंभ से अंत तक पृष्ठ क्रमांकित हों;

सिले जाना;

कानूनी इकाई की मुहर और संगठन के प्रमुख के हस्ताक्षर द्वारा प्रमाणित किया जाना चाहिए (पहले दो लेखांकन पुस्तकों के अपवाद के साथ) कार्य अभिलेख, जिसे मोम सील या सील (16 अप्रैल, 2003 नंबर 225 "कार्य पुस्तकों पर" रूसी संघ की सरकार के डिक्री के खंड 41) के साथ प्रमाणित किया जाना चाहिए।

पत्रिकाओं का आंतरिक स्वरूप, जिसमें आंतरिक पत्राचार दस्तावेज़ दर्ज किए जा सकते हैं, संगठनों द्वारा स्वयं विकसित किया जाता है, क्योंकि पत्रिकाओं का कोई मानकीकृत रूप नहीं होता है। इनका अनुमानित स्वरूप नीचे दिया गया है।

प्रतिलिपियाँ और डुप्लिकेट

अक्सर, आंतरिक पत्राचार दस्तावेज़ अधिकारियों को प्रतियों या डुप्लिकेट के रूप में सौंपे जाते हैं, विशेष रूप से यदि मूल दस्तावेज़ किसी उच्च अधिकारी को भेजा गया था या केस फ़ाइल में दायर किया गया था, लेकिन दस्तावेज़ पर कुछ और कार्रवाई करने की आवश्यकता है।

प्रतिलिपि दस्तावेज़ प्रतिकृति या मुफ़्त हो सकता है। प्रतिकृति प्रतिलिपिदस्तावेज़ की सामग्री और उसके सभी को पूरी तरह से पुन: प्रस्तुत करता है बाहरी संकेत- मूल में निहित विवरण (हस्ताक्षर और मुहर सहित) या उनका हिस्सा, उनके स्थान की विशेषताएं। निःशुल्क प्रतिलिपिटाइपराइटर पर बनाए गए दस्तावेज़ में दस्तावेज़ के सभी विवरण शामिल हैं, लेकिन जरूरी नहीं कि यह उसके स्वरूप को दोहराए।

दस्तावेज़ों के लिए ज़िम्मेदार कर्मचारी प्रतियों को प्रमाणित करता है। प्रतियों के प्रमाणीकरण को "सही" या "प्रतिलिपि सही है" शब्द लगाकर और जिम्मेदार व्यक्ति के हस्ताक्षर, उसकी प्रतिलेख और तारीख का संकेत देकर औपचारिक रूप दिया जाता है। प्रमाणीकरण रिकॉर्ड आमतौर पर दस्तावेज़ के निचले भाग में किसी खाली स्थान पर रखा जाता है।

यदि दस्तावेज़ अन्य संगठनों को प्रस्तुत किया जाता है, तो दस्तावेज़ों की प्रतियों पर (उनसे उद्धरण) मोहर लगानी होगी .

डुप्लिकेट – दोहराएँ प्रतिलिपिएक आधिकारिक दस्तावेज़ जिसमें मूल की कानूनी शक्ति होती है।

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इसलिए, आंतरिक पत्राचार दस्तावेजों को कम करके नहीं आंका जाना चाहिए - अक्सर उनसे सही डिज़ाइनऔर प्रसंस्करण निष्पादित प्रक्रिया की वैधता की मान्यता पर निर्भर करता है। लेकिन यह वही दस्तावेज़ हैं जिन्हें वर्तमान में नियोक्ता अक्सर नहीं जानते हैं कि उन्हें कैसे संभालना है। ऐसे कागजात को पंजीकृत नहीं किया जाता है, ध्यान में नहीं रखा जाता है, या उन पर सहमति नहीं दी जाती है, जो न केवल दस्तावेज़ की कानूनी ताकत को नकारात्मक रूप से प्रभावित करता है, बल्कि कंपनी में की जाने वाली प्रबंधन प्रक्रियाओं को भी प्रभावित करता है। अक्सर इस वजह से, नियोक्ता किसी विशेष कर्मचारी का अपराध साबित नहीं कर पाता और आवेदन नहीं कर पाता कानूनी तरीकेअनुप्रयोग आनुशासिक क्रियाया किसी कर्मचारी के साथ रोजगार अनुबंध की समाप्ति। कई कंपनियाँ अपनी गलतियों के आधार पर दस्तावेज़ों के साथ काम करने के लिए एक प्रणाली बनाना शुरू कर देती हैं, लेकिन इसे रोकना अभी भी बेहतर है नकारात्मक परिणामउनके परिणामों से लड़ने की तुलना में.

1 हस्तलिखित तिथि

2 वैयक्तिकृत तिथि

1 ?. "दस्तावेज़ की कानूनी शक्ति" की अवधारणा, राज्य मानक में इसका समेकन।

GOST 51141-98 “कार्यालय प्रबंधन और संग्रह। शब्द और परिभाषाएं". किसी दस्तावेज़ की कानूनी शक्ति एक आधिकारिक दस्तावेज़ की संपत्ति है जो इसे वर्तमान कानून, इसे जारी करने वाले निकाय की क्षमता और निष्पादन के लिए स्थापित प्रक्रिया द्वारा प्रदान की जाती है।

2?. दस्तावेज़ प्रपत्र पर जानकारी. दस्तावेज़ की सामग्री, इसकी अनिवार्य प्रकृति। दस्तावेज़ पहचान की संरचना: अनुमोदन, हस्ताक्षर, मुहर छाप।

किसी दस्तावेज़ को कानूनी बल प्राप्त करने के लिए, यह होना चाहिए:

उचित रूप से स्वरूपित;

सामग्री में विरोधाभास न करें मौजूदा कानून;

ऐसा करने के हकदार किसी संगठन द्वारा प्रकाशित किया जाए।

आवश्यक विवरणों की अनुपस्थिति या उनका गलत निष्पादन इस तथ्य को जन्म दे सकता है कि दस्तावेज़ में कानूनी बल नहीं होगा (उदाहरण के लिए, कोई हस्ताक्षर या तारीख नहीं है)। यदि इसमें पाठ का शीर्षक या कलाकार के बारे में कोई नोट नहीं है, तो इससे दस्तावेज़ के साथ काम करने में केवल कुछ कठिनाइयाँ होंगी, लेकिन इसके कानूनी महत्व पर कोई असर नहीं पड़ेगा।

किसी दस्तावेज़ की कानूनी शक्ति प्रत्येक प्रकार के दस्तावेज़ के लिए स्थापित विवरणों के एक सेट द्वारा सुनिश्चित की जाती है - अनिवार्य तत्वएक आधिकारिक दस्तावेज़ का निष्पादन. उनके निष्पादन के लिए विवरण और आवश्यकताओं की संरचना स्थापित करने वाला मुख्य दस्तावेज़ है GOST R 6.30-2003 "एकीकृत दस्तावेज़ीकरण प्रणाली। संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज़ीकरण की एकीकृत प्रणाली। दस्तावेज़ तैयार करने के लिए आवश्यकताएँ।"दस्तावेज़ों की कानूनी वैधता सुनिश्चित करने वाले अनिवार्य विवरण हैं:

संगठन का नाम (आधिकारिक) - दस्तावेज़ का लेखक;

दस्तावेज़ के प्रकार का नाम;

कागजातों की तारीख;

पंजीकरण संख्या;

दस्तावेज़ अनुमोदन टिकट;

हस्ताक्षर;

कुछ सूत्रों के अनुसार यह भी: अनुमोदन वीज़ा, प्रतिलिपि प्रमाणन चिह्न, संगठन के बारे में संदर्भ जानकारी।

हस्ताक्षरकिसी भी दस्तावेज़ की अनिवार्य आवश्यकता है; एक अधिकारी, किसी दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करके, दस्तावेज़ की प्रामाणिकता और दस्तावेज़ के निष्पादन के सभी संभावित परिणामों के लिए ज़िम्मेदारी लेता है।

कागजातों की तारीख– दस्तावेज़ के सबसे महत्वपूर्ण विवरणों में से एक। किसी दस्तावेज़ पर तारीख का अभाव उसे अमान्य बना देता है।

मुहर- एक कानूनी रूप से महत्वपूर्ण आवश्यकता, जिसका उपयोग सबसे महत्वपूर्ण (या वित्तीय) दस्तावेजों पर किसी अधिकारी के हस्ताक्षर को प्रमाणित करने के लिए किया जाता है।

अनुमोदन मोहर- कुछ दस्तावेज़ प्रमुख या उच्च प्राधिकारी द्वारा अनुमोदन के क्षण से ही कानूनी बल प्राप्त कर लेते हैं।

पंजीकरण संख्यादस्तावेज़ की प्रामाणिकता की एक अतिरिक्त गारंटी है। यह इंगित करता है कि दस्तावेज़ प्रसंस्करण के सभी चरणों से गुज़रा है, पंजीकृत किया गया है और इस प्रकार उद्यम का एक आधिकारिक दस्तावेज़ है।

कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन के लिए विधायी और नियामक ढांचा

विधायी और नियामक ढांचामानव संसाधन प्रशासन:
1. कानून रूसी संघ.
2. रूसी संघ के राष्ट्रपति के आदेश, रूसी संघ की सरकार के संकल्प; पद्धति संबंधी दस्तावेज़संगठन, स्थानीय अधिकारी कार्यकारिणी शक्तिद्वारा कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन.
3. रूसी संघ, मंत्रालयों, विभागों के राज्य मानक के विनियामक कार्य, संघीय निकायकार्यकारिणी शक्ति।

श्रम और पेंशन विधानकर्मियों के साथ काम का दस्तावेजीकरण करने के दायित्व पर।

· रूसी संघ का श्रम संहिता। यह मूल कानून है जिसका किसी भी संगठन के कार्मिक विशेषज्ञ को अपने काम में पालन करना चाहिए। श्रम संहिता के मानदंड कर्मचारियों को काम पर रखने और बर्खास्त करने की प्रक्रिया, उनके कार्य समय और आराम के समय को व्यवस्थित करने और भुगतान की शर्तों को विनियमित करते हैं वेतन, कर्मचारी उपलब्ध कराना विभिन्न लाभऔर मुआवज़ा.

· योग्यता पुस्तिकाप्रबंधकों, विशेषज्ञों और अन्य कर्मचारियों के पद (रूस के श्रम मंत्रालय के दिनांक 21 अगस्त, 1998 संख्या 37 (20 अप्रैल, 2001 को संशोधित) के संकल्प द्वारा अनुमोदित): इनमें से एक नौकरी की जिम्मेदारियांमानव संसाधन विभाग के प्रमुख को दस्तावेजों की तैयारी सुनिश्चित करनी होती है पेंशन बीमा, साथ ही उन्हें प्राधिकरण को प्रस्तुत करना सामाजिक सुरक्षा. पेंशन के लिए आवेदन करने, पेंशन आवंटित करने और पेंशन की राशि की पुनर्गणना करने, संघीय कानूनों के अनुसार एक पेंशन से दूसरे में स्थानांतरित करने के नियम श्रम पेंशनरूसी संघ में" (नंबर 173-एफजेड दिनांक 17 दिसंबर, 2001) और "राज्य पर" पेंशन प्रावधानरूसी संघ में" कानून(दिनांक 15 दिसंबर 2001 संख्या 166-एफजेड) (रूस के श्रम मंत्रालय के संकल्प द्वारा अनुमोदित और पेंशन निधिआरएफ दिनांक 27 फरवरी 2002 संख्या 17/19पीबी; 31 मई 2002 को रूस के न्याय मंत्रालय के साथ पंजीकृत (पंजीकरण संख्या 3491); में प्रकाशित " रोसिय्स्काया अखबार"06/05/2002 के लिए)।

प्रस्तुति कार्मिक दस्तावेज़ीकरणअधिकारियों द्वारा पर्यवेक्षी और नियंत्रण गतिविधियाँ करते समय संघीय निरीक्षणालयश्रम, अन्य संघीय और सार्वजनिक निकायोंपर्यवेक्षण और नियंत्रण; अभियोजन अधिकारी.

· प्रावधानों के अनुसार रूसी संघ का श्रम संहिता, राज्य निरीक्षणश्रम को नियोक्ताओं द्वारा श्रम कानून के अनुपालन की निगरानी और नियंत्रण करने का अधिकार है। राज्य निरीक्षकश्रम के पास व्यापक अधिकारपर्यवेक्षण और नियंत्रण का प्रयोग करते समय, यदि उनके पास पहचान है तो उन्हें दिन के किसी भी समय स्वतंत्र रूप से रहने का अधिकार है स्थापित नमूनासभी संगठनात्मक और कानूनी रूपों और स्वामित्व के रूपों के साथ-साथ नियोक्ताओं के निरीक्षण संगठनों का दौरा करना - व्यक्तियों, नियोक्ताओं और उनके प्रतिनिधियों से पर्यवेक्षी और नियंत्रण कार्यों को करने के लिए आवश्यक दस्तावेज़, स्पष्टीकरण, जानकारी का अनुरोध।

· संघीय कानूनआरएफ दिनांक 27 जुलाई 2006 संख्या 149-एफजेड "सूचना पर, सूचान प्रौद्योगिकीऔर सूचना सुरक्षा।" सारा काम इसी कानून पर आधारित है. कार्मिक सेवाकर्मचारियों के व्यक्तिगत डेटा के साथ. उदाहरण के लिए, यह प्रश्न कि जब कोई कर्मचारी काम करना शुरू करेगा तो उससे प्राप्त जानकारी को कैसे संसाधित किया जाएगा और कहाँ संग्रहीत किया जाएगा।

· 29 जुलाई 2004 के रूसी संघ का कानून संख्या 98-एफजेड "व्यापार रहस्यों पर"। यह उन सूचनाओं की एक सूची स्थापित करता है जिनका गठन किया जा सकता है व्यापार रहस्यसंगठन, उस तक पहुंच रखने वाले कर्मचारियों की एक सूची, वर्गीकृत डेटा से खुद को परिचित करने की एक प्रक्रिया, साथ ही गोपनीय जानकारी के प्रसार की जिम्मेदारी।

· 17 जुलाई 1999 के रूसी संघ का कानून संख्या 181-एफजेड "रूसी संघ में श्रम सुरक्षा के बुनियादी सिद्धांतों पर।" इस दस्तावेज़ के प्रावधान किसी संगठन में श्रम सुरक्षा प्रणाली का सक्षम रूप से निर्माण करना संभव बनाते हैं। यदि श्रम सुरक्षा और सुरक्षा नियमों का उल्लंघन पाया जाता है श्रम निरीक्षकदोषी अधिकारियों को प्रशासनिक जिम्मेदारी में लाता है।

· 8 अगस्त 2001 के रूसी संघ का कानून संख्या 134-एफजेड "अधिकारों के संरक्षण पर" कानूनी संस्थाएंऔर व्यक्तिगत उद्यमीसंचालन करते समय राज्य नियंत्रण(पर्यवेक्षण)"। संगठन में विभिन्न निरीक्षण करते समय कानून नियोक्ता के अधिकारों और जिम्मेदारियों का एक विचार देता है। उदाहरण के लिए, कानून उन दस्तावेजों के बारे में बात करता है जो एक नियोक्ता को एक निरीक्षक से मांगने का अधिकार है जब वह किसी संगठन में उपस्थित होता है, एक कंपनी के प्रतिनिधि के निरीक्षण के दौरान व्यक्तिगत रूप से उपस्थित होने के अधिकार के बारे में, और एक संगठन असंतोषजनक निरीक्षण के खिलाफ अपील कैसे कर सकता है परिणाम।

लक्ष्यों में से एक दस्तावेज़ीकरण समर्थनप्रबंधन – संगठन की गतिविधियों का साक्ष्य. केवल अवसर पर, किसी कार्रवाई या निर्णय के लिए बहस करने के लिए, कंपनी के जीवन में किसी घटना को साबित करने के लिए, और कागजी कार्रवाई की जाती है। लेकिन हर दस्तावेज़ साक्ष्य नहीं बन सकता, केवल वही दस्तावेज़ साक्ष्य बन सकता है जिसमें तथाकथित कानूनी बल हो। किसी दस्तावेज़ की कानूनी ताकत क्या है और इसे कैसे हासिल किया जाए, हम लेख में समझेंगे।

दस्तावेज़ का कानूनी बल

किसी दस्तावेज़ की कानूनी शक्ति: किसी आधिकारिक दस्तावेज़ की वह संपत्ति जो कानूनी परिणाम उत्पन्न करती है। यह परिभाषा दी गयी है.

दूसरे शब्दों में, कानूनी तौर पर महत्वपूर्ण दस्तावेज़साक्ष्य के रूप में अदालत में प्रस्तुत किया जा सकता है, किसी अनुबंध के साथ जोड़ा जा सकता है, या किसी निरीक्षण के दौरान प्रस्तुत किया जा सकता है। अब आइए देखें कि जिन दस्तावेज़ों में कानूनी बल है उन्हें उन दस्तावेज़ों से कैसे अलग किया जाए जिनके पास कानूनी बल नहीं है।

विवरण कानूनी बल दे रहा है

मुख्य विवरण ("पहला आदेश") जो दस्तावेज़ को कानूनी बल देते हैं, वे हैं हस्ताक्षर और।

किसी दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने का अधिकार केवल उस अधिकारी को है जिसके पास ऐसा करने का अधिकार है। उदाहरण के लिए, CEO अपनी कंपनी में किसी भी दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर कर सकता है। मानव संसाधन निदेशक सभी या कुछ दस्तावेज़ों पर हस्ताक्षर कर सकता है कार्मिक, लेकिन केवल तभी जब उसके पास ऐसा करने के लिए पावर ऑफ अटॉर्नी हो। और पावर ऑफ अटॉर्नी उसी के द्वारा जारी और हस्ताक्षरित की जाती है महानिदेशक. उदाहरण के लिए, किसी विभाग का प्रमुख उन निर्देशों पर हस्ताक्षर कर सकता है जो केवल उसके विभाग पर लागू होते हैं। लेकिन ऐसा करने का अधिकार उन्हें फिर से कंपनी के प्रमुख द्वारा दिया गया। यही बात पुष्टि के लिए भी लागू होती है।

एक दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर या अनुमोदन टिकट हो सकता है।

एक "दूसरे क्रम" की आवश्यकता, जिस पर दस्तावेज़ की कानूनी शक्ति भी निर्भर हो सकती है, दस्तावेज़ का पंजीकरण डेटा है (,)। इसमें एक दस्तावेज़ प्रपत्र भी शामिल है, जो स्वयं एक अपेक्षित नहीं है, फिर भी कई को एक साथ जोड़ता है। साथ ही, कृपया ध्यान दें: हस्ताक्षर/अनुमोदन टिकट के बिना, एक दस्तावेज़, हालांकि पंजीकृत और एक फॉर्म पर मुद्रित होता है, उसके पास कोई कानूनी बल नहीं होगा।

किसी दस्तावेज़ की प्रति का कानूनी बल

अपने आप में कुछ भी नहीं कानूनी बलके पास नहीं है. यदि आप कॉपी पर प्रमाणीकरण चिह्न लगा देते हैं तो सब कुछ बदल जाता है। निशान का मतलब है कि यह विशेष प्रति बिल्कुल मूल के बराबर है, और एक विशिष्ट व्यक्ति है जो इसके लिए जिम्मेदार है - वह निशान पर हस्ताक्षर करता है।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ का कानूनी बल

स्पष्ट रूप से और दृढ़ता से, एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ में केवल एक मामले में कानूनी बल होता है: यदि यह एक उन्नत के साथ हस्ताक्षरित है योग्य हस्ताक्षरअधिकारी। ये हस्ताक्षर विशेष रूप से अधिकृत प्रमाणन प्राधिकारियों के साथ पंजीकृत हैं।

संगठनात्मक स्तर पर, उचित स्थानीय विनियमन जारी करके, यह स्थापित करना संभव है कि किसी कर्मचारी के खाते से की गई कार्रवाई में कानूनी बल है। उदाहरण के लिए, यदि कोई कर्मचारी ईडीएमएस में किसी कार्य को स्वीकार करता है, तो पहले अपने उपयोगकर्ता नाम और पासवर्ड के साथ सिस्टम में लॉग इन करता है। लेकिन यह केवल कंपनी के भीतर है: in बाहरी वातावरणयह संभावना नहीं है कि यह साबित करना संभव होगा कि यह विशेष व्यक्ति ही था जिसने यह कृत्य किया था।

हम निष्कर्ष निकालते हैं: केवल मूल कागजी दस्तावेजों और उनकी प्रमाणित प्रतियों के साथ-साथ उन्नत योग्य इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर के साथ हस्ताक्षरित इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों में ही कानूनी बल होता है।

हालाँकि, इस कानून का एक संकीर्ण फोकस है: यह दस्तावेजों में इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर की कानूनी शक्ति पर केंद्रित है और इसे हस्तलिखित हस्ताक्षर के बराबर करता है। उसी समय, जनरल विधायी अधिनियमहमारे देश में अभी तक ईडी को विनियमित करने वाला कोई नहीं है। दस्तावेज़ प्रबंधन में इतने प्रकार के दस्तावेज़ों का उपयोग किया जाता है कि उनमें से प्रत्येक को कानून में स्पष्ट करना बहुत समस्याग्रस्त है। क्योंकि आज डिजिटल दस्तावेज़ प्रबंधनकानून के कई अलग-अलग टुकड़ों के माध्यम से अप्रत्यक्ष रूप से विनियमित किया जाता है। उन्हीं में से एक है - दीवानी संहितारूसी संघ, विशेष रूप से, अनुच्छेद 160। यह न केवल दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करने का अवसर प्रदान करता है हस्तलिखित हस्ताक्षर, लेकिन कोई अन्य भी जो प्रदान किया गया है रूसी विधान, इलेक्ट्रॉनिक और डिजिटल सहित। कागज और इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों की कानूनी शक्ति को आज केवल उन मामलों में समान माना जाता है जहां सभी आवश्यक विवरण पूरे होते हैं।

इलेक्ट्रॉनिक मीडिया पर दस्तावेज़ों को कानूनी बल देना

इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल हस्ताक्षर का उपयोग करने के मूलभूत बिंदुओं में से एक खुले के स्वामित्व की पुष्टि है ईडीएस कुंजी किसी विशिष्ट व्यक्ति कोएक हस्ताक्षर कुंजी प्रमाणपत्र जारी करके, जिसमें शामिल होना चाहिए: हस्ताक्षर कुंजी प्रमाणपत्र की अद्वितीय पंजीकरण संख्या, प्रमाणन केंद्र के रजिस्टर में स्थित हस्ताक्षर कुंजी प्रमाणपत्र की प्रारंभ और समाप्ति तिथियां; हस्ताक्षर कुंजी प्रमाणपत्र के स्वामी का अंतिम नाम, प्रथम नाम और संरक्षक नाम; इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल हस्ताक्षर की सार्वजनिक कुंजी; इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल हस्ताक्षर उपकरण का नाम जिसके साथ इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल हस्ताक्षर की इस सार्वजनिक कुंजी का उपयोग किया जाता है; प्रमाणन केंद्र का नाम और स्थान जिसने हस्ताक्षर कुंजी प्रमाणपत्र जारी किया; उन रिश्तों के बारे में जानकारी जिसमें इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल हस्ताक्षर वाले इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ का कानूनी महत्व होगा।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ को कानूनी बल देना

ध्यान

जुलाई 2010 09:19 В हाल ही मेंअधिक से अधिक संगठन इस पर स्विच कर रहे हैं इलेक्ट्रॉनिक सिस्टमदस्तावेज़ प्रवाह. और कुछ लोग कागज़ी दस्तावेज़ों को व्यवहार से पूरी तरह हटाना चाहते हैं। एक दस्तावेज़ तैयार करने के बाद, हम अक्सर इसके बारे में निरीक्षण, रिपोर्टिंग या किसी विवाद तक भूल जाते हैं जिसमें इस दस्तावेज़ को सबूत के रूप में उपयोग किया जाता है।

में संघर्ष श्रमिक संबंधीअक्सर अदालत में हल किया जाता है। और इस मामले में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों के बारे में क्या? कला के अनुसार मामले में साक्ष्य। 55 रूसी संघ की नागरिक प्रक्रिया संहिता प्राप्त होती है कानून द्वारा प्रदान किया गयातथ्यों के बारे में जानकारी का क्रम जिसके आधार पर अदालत पार्टियों के दावों और आपत्तियों को उचित ठहराने वाली परिस्थितियों की उपस्थिति या अनुपस्थिति के साथ-साथ प्रासंगिक अन्य परिस्थितियों को स्थापित करती है सही विचारऔर मामले का समाधान.

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के भंडारण, सुरक्षा और उन्हें कानूनी बल देने की विशेषताएं

उदाहरण के लिए, सिविल प्रक्रिया संहिता इस बात पर आरक्षण देती है कि कार्यवाही में डिजिटल साक्ष्य को भी साक्ष्य के रूप में लिया जा सकता है, लेकिन उनकी प्रामाणिकता को सत्यापित किया जाना चाहिए। और यहां प्रेषक की पहचान करने में समस्या उत्पन्न हो सकती है। इसलिए, संगठन के साथ एक द्विपक्षीय समझौता ईमेल पत्राचार, इस मामले में एक बहुत ही वांछनीय उपाय होगा।
सामग्री के लिए व्यावहारिक सिफ़ारिशेंकन्नी काटना कानूनी कार्यवाहीपत्राचार, फैक्स आदि का लॉग रखने की अनुशंसा की जाती है ईमेल. यह आवश्यक नहीं है, लेकिन किसी विशेष संदेश के पारित होने की अतिरिक्त गारंटी के रूप में काम करेगा। इसके अलावा, कुछ संगठन उपयोग करते हैं मिश्रित रूपदस्तावेज़ प्रवाह, जिसमें हस्ताक्षरित कागजात संग्रह में संग्रहीत होते हैं, और उनके डिजीटल संस्करण का उपयोग कार्य में किया जाता है।
यह दृष्टिकोण आपके संगठन को विभिन्न कानूनी घटनाओं से विश्वसनीय रूप से सुरक्षित रखेगा।

किसी इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ की कानूनी शक्ति और उसकी अनिवार्य विशेषताएँ

इसके अलावा, प्रेषित जानकारी की गोपनीयता ठीक से सुनिश्चित नहीं की जा सकती है। इसलिए, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों में कानूनी बल है या नहीं, यह कई बिंदुओं द्वारा निर्धारित किया जा सकता है:

• एक इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल हस्ताक्षर की उपस्थिति, जो प्राप्त की गई थी कानून द्वारा स्थापितठीक है;
• केवल इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल हस्ताक्षर का उपयोग प्रमाणित साधनदूरसंचार;
• इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल हस्ताक्षर के उपयोग पर पार्टियों के बीच एक समझौते का अस्तित्व या एक विनियमन जो इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों को बनाए रखने और इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल हस्ताक्षर का उपयोग करने की प्रक्रिया निर्दिष्ट करता है।

इन शर्तों को पूरा करने पर ही कानूनी वैधता की गारंटी दी जा सकती है। इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन. सामग्री पर वापस जाएँ विशेष मामले यह कोई रहस्य नहीं है कि सहकर्मियों या ग्राहकों के बीच पत्राचार का एक महत्वपूर्ण हिस्सा ई-मेल द्वारा संदेशों का आदान-प्रदान करके किया जाता है।

33.. कंप्यूटर मीडिया पर दस्तावेज़ों को कानूनी बल देना

रूस में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन किसके द्वारा नियंत्रित होता है:

• संघीय कानून संख्या 402-एफजेड "लेखांकन पर" दिनांक 6 दिसंबर 2011,
• संघीय कानून संख्या 63-एफजेड "इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर पर" दिनांक 04/06/2011,
• रूस के वित्त मंत्रालय का आदेश एन 174एन "चालान जारी करने और प्राप्त करने की प्रक्रिया के अनुमोदन पर" इलेक्ट्रॉनिक रूपउन्नत योग्य इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर का उपयोग करके दूरसंचार चैनलों के माध्यम से" दिनांक 10 नवंबर, 2015।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ को कानूनी बल क्या देता है? कंप्यूटर पर बनाया गया दस्तावेज़ या कागज़ी दस्तावेज़ का स्कैन अभी तक कानूनी रूप से बाध्यकारी नहीं है। के लिए अलग - अलग प्रकारदस्तावेज़ों में कानूनी बल की अलग-अलग गारंटी होती है। औपचारिक दस्तावेज़ ऐसे दस्तावेज़ों में चालान, रिपोर्टिंग, रोजगार अनुबंध शामिल हैं दूरस्थ कर्मचारी, आवश्यक दस्तावेजों की एक सूची।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ का कानूनी बल

संगठनों के बीच दस्तावेज़ों का आदान-प्रदान करते समय इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षरों का व्यापक रूप से उपयोग होने में निस्संदेह कुछ समय लगेगा। लेकिन डिजिटल हस्ताक्षरों और, तदनुसार, संगठनों के भीतर इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के तेजी से कार्यान्वयन को कोई नहीं रोकता है। वास्तव में, नियमित हस्ताक्षर के एनालॉग के रूप में इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर की अवधारणा पहले से ही कानून में मौजूद थी।

महत्वपूर्ण

इस स्थिति ने इसका उपयोग करना संभव बना दिया इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षरबशर्ते कि डिजिटल हस्ताक्षर का उपयोग करने के लिए सभी शर्तों को निर्धारित करते हुए पार्टियों के बीच एक समझौते पर हस्ताक्षर किए जाएं। इसके लिए धन्यवाद रूसी अभ्यासवास्तविक के उदाहरण हैं डिजिटल हस्ताक्षर का उपयोग, उदाहरण के लिए, इंटरबैंक एक्सचेंज में। यदि निश्चित क्षमता है कानूनी विवादअभी भी चिंता का विषय है, हम समझौता का रास्ता अपना सकते हैं।

कानूनी परिणाम वाले इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ साथ लाये जा सकते हैं कागज़ की प्रतियाँ"असली हस्ताक्षर" के साथ।

एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ की अवधारणा, इसकी कानूनी शक्ति

इलेक्ट्रॉनिक डेटा इंटरचेंज एक ऐसी वास्तविकता है जिसका सामना आज लगभग हर व्यक्ति करता है। जानकारी के सिस्टम, कंप्यूटर नेटवर्क, ईमेल- वह दूर नहीं है पूरी सूचीवे साधन जिनके द्वारा डेटा का इलेक्ट्रॉनिक रूप से आदान-प्रदान किया जाता है। दस्तावेज़ स्वचालन प्रणाली का अनुप्रयोग - महत्वपूर्ण कारक, निर्णय लेने और उनके कार्यान्वयन को नियंत्रित करने वालों के कार्य की दक्षता बढ़ाने में मदद करना, अर्थात।
संगठनों के प्रमुख. 80% से अधिक दस्तावेज़ों में केंद्रित है सूचना संसाधनउद्यम, और दस्तावेज़ प्रवाह एक प्रमुख प्रबंधन तकनीक है: प्रबंधन निर्णयतैयार किए जाते हैं, निष्पादकों को सूचित किया जाता है, और फिर दस्तावेजों के रूप में नियंत्रित किया जाता है।

विशिष्टता बढ़ी

कानूनी बल का निर्धारण करने वाले विवरण कानूनी विनियमनइलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों वाली गतिविधियाँ प्रदान की जाती हैं निम्नलिखित विवरण. ये भी पढ़ें

• दस्तावेज़ के प्रकार का नाम (अक्षरों को छोड़कर);
• क्रम संख्या;
• कंपनी का नाम,
• पंजीकरण की तिथि;
• विकास और हस्ताक्षर का स्थान;
• इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल हस्ताक्षर (कागज पर - यह एक नियमित हस्ताक्षर है)।

वे कागज पर दस्तावेज़ को कानूनी बल भी देते हैं। आप केवल यूराल संघीय जिले में पंजीकृत प्रमाणन केंद्र पर इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल हस्ताक्षर प्राप्त कर सकते हैं।
ऐसा हस्ताक्षर हस्तलिखित हस्ताक्षर के बराबर होता है और इसमें समान कानूनी बल होता है। सामग्री पर वापस जाएं पत्राचार की सुरक्षा इलेक्ट्रॉनिक रूप में रिपोर्ट, आवेदन या आदेश में कानूनी बल नहीं है, क्योंकि इस बात की कोई गारंटी नहीं है कि प्रसंस्करण के दौरान दस्तावेज़ को नहीं बदला जाएगा।

साक्ष्य के रूप में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों का उपयोग करने की समस्या परीक्षणयह इतना नया नहीं है, इस पर पहली बार 1979 में विचार किया गया था निर्देशयूएसएसआर एन आई-1-4 का राज्य मध्यस्थता न्यायालय "साक्ष्य के रूप में उपयोग पर मध्यस्थता के मामलेइलेक्ट्रॉनिक कंप्यूटर प्रौद्योगिकी का उपयोग करके तैयार किए गए दस्तावेज़।” और इस मुद्दे को विनियमित करने वाले पहले विनियमन के प्रकाशन के साथ मानक अधिनियमइसके पैराग्राफ 1 में, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ की मूल और एक प्रति निर्धारित करने की अभी भी अनसुलझी समस्या उत्पन्न हुई। इसमें कहा गया है कि यदि किसी विवाद को सुलझाने के लिए मूल दस्तावेज़ की आवश्यकता है, तो पहली प्रति अदालत में प्रस्तुत की जानी चाहिए। इस प्रकार, यह अदालत को वह कंप्यूटर उपलब्ध कराने का प्रश्न था जिस पर फ़ाइल बनाई गई थी। यह विचित्रता लिखित साक्ष्य और इलेक्ट्रॉनिक साक्ष्य के बीच बुनियादी अंतर से उत्पन्न होती है।