नकद दस्तावेज़ कानून द्वारा कब तक रखे जाते हैं? नकद दस्तावेज़ भंडारण की महत्वपूर्ण बारीकियाँ

प्रश्न कर्मचारी बस्तियों के संबंध में लेखांकन दस्तावेजों की भंडारण अवधि से संबंधित है। हम कर्मचारियों के लिए व्यक्तिगत खाते नहीं रखते हैं। हमारे पास है वेतन पर्चीपेरोल गणना के लिए, वेतन जारी करना कैश रजिस्टर या के माध्यम से किया जाता है प्लास्टिक कार्डकर्मचारी (गैर-नकद हस्तांतरण)। यह स्पष्ट है कि पेरोल रिकॉर्ड 75 वर्षों तक रखना आवश्यक है, लेकिन यदि व्यक्तिगत खाते नहीं रखे गए हैं तो हमें वेतन (नकद, बैंक) जारी करने के लिए दस्तावेज़ कितने वर्षों तक रखना चाहिए? कर्मचारी व्यय रिपोर्ट कितने वर्षों तक रखी जानी चाहिए?

हम निम्नलिखित रिपोर्ट करते हैं:रूसी संघ के सेंट्रल बैंक के विनियमों के खंड 1.9 में कहा गया है कि बनाए रखते समय निकाले गए नकद और अन्य दस्तावेज नकद लेनदेन, कानून द्वारा स्थापित अवधि के लिए संग्रहीत किए जाते हैं अभिलेखीय मामलेरूसी संघ में. इस प्रकार, कला के अनुसार. 362 विशिष्ट प्रबंधन की सूची अभिलेखीय दस्तावेज़, संगठनों की गतिविधियों के दौरान गठित, जिसमें भंडारण अवधि, नकदी, बैंक दस्तावेज़ शामिल हैं खर्च रिपोर्ट्स 5 वर्षों के लिए संग्रहीत किया जाता है।

इस स्थिति का तर्क नीचे ग्लैवबुख प्रणाली की सिफारिशों की सामग्री में दिया गया है नियामक दस्तावेज़, जिसे आप "कानूनी आधार" टैब में पा सकते हैं।

वेतन जारी करने के लिए दस्तावेज़

वेतन कैश रजिस्टर के माध्यम से जारी किया जा सकता है:*

वेतन का भुगतान करने से पहले, खजांची को लेखा विभाग से प्राप्त भुगतान दस्तावेजों की जांच करनी चाहिए, अर्थात्:

· प्रबंधक और मुख्य लेखाकार या लेखाकार के हस्ताक्षर की उपस्थिति, उपलब्ध नमूनों के साथ उनका अनुपालन;

· अंकों में राशियों का शब्दों में राशियों से मेल;

· नकदी प्रवाह आदेश के अनुसार नकदी जारी करते समय - नकदी प्रवाह आदेश में इंगित नकदी प्राप्तकर्ता के उपनाम, प्रथम नाम, संरक्षक का अनुपालन, उसकी पहचान साबित करने वाले दस्तावेज़ के प्राप्तकर्ता द्वारा प्रस्तुत डेटा के साथ।

वेतन नकद रसीदों का उपयोग करके भी जारी किया जा सकता है (बैंक ऑफ रूस विनियम संख्या 373-पी दिनांक 12 अक्टूबर 2011 का खंड 4.1)। इस मामले में, प्रत्येक कर्मचारी के लिए अलग से फॉर्म संख्या KO-2 में आदेश भरें।*

आदेश के उपयुक्त क्षेत्रों में कर्मचारी की पहचान संबंधी जानकारी दर्ज करें।

नीना कोव्याज़िना, उप निदेशक

शिक्षा विभाग और मानव संसाधनरूस के स्वास्थ्य मंत्रालय

2.स्थिति:संगठन को कितने समय तक रखना आवश्यक है लेखांकन दस्तावेजों

का स्पष्ट उत्तर यह प्रश्नविधान में शामिल नहीं है.

इस प्रकार, 6 दिसंबर 2011 संख्या 402-एफजेड के कानून द्वारा स्थापित नियमों का पालन करने में विफलता के लिए दायित्व से बचने के लिए, दस्तावेजों को कम से कम पांच वर्षों तक संग्रहीत करें। और जिनके लिए लंबी भंडारण अवधि स्थापित की गई है - कानून द्वारा स्थापित अवधि के लिए।*

सर्गेई रज़गुलिन, उप निदेशक

रूस के वित्त मंत्रालय का कर और सीमा शुल्क टैरिफ नीति विभाग

3. रूस के संस्कृति मंत्रालय का आदेश दिनांक 25 अगस्त 2010 संख्या 558 "गतिविधि की प्रक्रिया में उत्पन्न मानक प्रबंधन अभिलेखीय दस्तावेजों की सूची" के अनुमोदन पर सरकारी एजेंसियों, अंग स्थानीय सरकारऔर संगठन, भंडारण अवधि का संकेत देते हुए""

नकद लेनदेन से जुड़ी हर चीज़ अधिक ध्यान आकर्षित करती है। यह कोई आश्चर्य की बात नहीं है, क्योंकि जहां पैसा है, वहां गालियां भी हैं। इसलिए, आपको नकदी रजिस्टर की बारीकी से निगरानी करने की आवश्यकता है, न केवल "जीवित" धन की, बल्कि उन दस्तावेजों की भी जो संगठन में उनके "जीवन" का वर्णन करते हैं। नकद दस्तावेजों के भंडारण को ठीक से कैसे व्यवस्थित करें ताकि सत्यापन के दौरान कोई शिकायत न हो और संगठन के लिए महत्वपूर्ण कागजात बरकरार रहें?

शेल्फ जीवन

स्थापित निम्नलिखित तिथियाँलेखांकन का भंडारण और कर लेखांकन:

- कर संहिता के खंड 8, खंड 1, अनुच्छेद 23 - आय, व्यय और करों के भुगतान की पुष्टि करने वाले दस्तावेजों के लिए 4 वर्ष;

- कानून संख्या 402-एफजेड का अनुच्छेद 29 "लेखांकन पर" - कम से कम 5 वर्ष।

आपके पास नकद दस्तावेज़ों के कौन से अनुभाग हो सकते हैं:

- खजांची रिपोर्ट;

- रोकड़ बही;

— कैशियर-ऑपरेटरों के जर्नल;

- कैश रजिस्टर इन्वेंट्री अधिनियम (अन्य इन्वेंट्री दस्तावेजों के साथ एक फ़ोल्डर में संग्रहीत किया जा सकता है);

- कैश रजिस्टर रसीदें और प्लास्टिक कार्ड पर्चियां संग्रहीत करने के लिए एक पत्रिका।

दस्तावेज़ दाखिल करना

नकद दस्तावेजों के उचित भंडारण का मतलब केवल अनुपालन नहीं है न्यूनतम शर्तेंसंगठन में दस्तावेज़ों की उपलब्धता, बल्कि उनका बंधन भी, जो कानून के नियमों को पूरा करता है।

आपके पास संभवतः इस तरह की चीजें होंगी:

1. रोकड़ बही (बंधी हुई ढीली चादरें)। इस लेख में ऐसी पुस्तक को एम्बेड करने के नियमों, मुद्रण और बाइंडिंग की आवृत्ति के बारे में पढ़ें।

2. कैशियर रिपोर्ट वाला फ़ोल्डर (शीट की प्रतियां)। रोकड़ बही). रिपोर्ट की प्रत्येक शीट में निम्नलिखित दर्ज (पिन अप, संलग्न) किया गया है:

- नकद प्राप्तियों;

- नकद प्राप्तियों;

- बैंक रसीदें (नकद योगदान के लिए घोषणा का 1/3) - यदि कर्मचारी को चालू खाते में जमा करने के लिए धनराशि हस्तांतरित की जाती है;

- वेतन पर्चियाँ - यदि नकद भुगतान नकद रजिस्टर से वेतन पर्चियों के अनुसार जारी किए गए थे;

- पावर ऑफ अटॉर्नी - यदि कैश रजिस्टर से पैसा पावर ऑफ अटॉर्नी द्वारा प्राप्त किया गया था, न कि कैश रजिस्टर में इंगित व्यक्ति द्वारा;

- जारी करने के लिए कर्मचारी का आवेदन धनरिपोर्टिंग के लिए - रिपोर्टिंग के लिए कैश रजिस्टर से नकदी जारी करते समय।

सहायक दस्तावेजों के साथ कैशियर की रिपोर्टें ये हो सकती हैं:

— छेद करें और एक फ़ोल्डर-रिकॉर्डर में इकट्ठा करें (धनुषाकार तंत्र वाले फ़ोल्डर सुविधाजनक हैं);

- या इसे स्ट्रिंग्स वाले फ़ोल्डर में रखें।

आवश्यकतानुसार (महीने, तिमाही, छह महीने, वर्ष में एक बार), लेकिन वर्ष में एक बार से अधिक नहीं, दस्तावेजों के साथ रिपोर्ट को कैश बुक की तरह ही सिल दिया जाता है और सील कर दिया जाता है।

पीकेओ या आरकेओ के लिए अग्रिम रिपोर्ट दर्ज न करना बेहतर है, बल्कि उन्हें एक अलग फ़ोल्डर में रखकर संग्रहीत करना बेहतर है कालानुक्रमिक क्रम में.

सुरक्षा की जिम्मेदारी

यदि संगठन ठीक से व्यवस्थित नहीं है तो उन्हें खोने की संभावना अधिक है। यदि दस्तावेज़ खो जाते हैं, तो दायित्व उत्पन्न होता है:

1. दस्तावेजों के भंडारण की शर्तों का उल्लंघन करने के लिए लेखांकन: प्रशासनिक अपराध संहिता का अनुच्छेद 15.11 - प्रशासनिक दंड 2000-3000 रूबल। अधिकारियों पर.

2. वित्त दायित्वदस्तावेजों को संग्रहीत करने की प्रक्रिया के उल्लंघन के लिए टैक्स कोड के अनुच्छेद 120, 126 के तहत, जिसके परिणामस्वरूप उनका नुकसान हुआ।

इसलिए, समय लें और नकदी रजिस्टर सहित दस्तावेजों के भंडारण को ठीक से व्यवस्थित करें। तब कुछ भी नहीं खोएगा, और खोजने में बहुत कम समय खर्च होगा।

रोकड़ बही बनाए रखने के बारे में और पढ़ें। किसी संगठन में नकदी कहाँ संग्रहित की जानी चाहिए?

दस्तावेज़ भंडारण को व्यवस्थित करने के लिए आप किसका उपयोग करते हैं? कृपया टिप्पणी में साझा कीजिए!

यह कार्य सबसे कठिन में से एक है। नकद दस्तावेजों की भंडारण अवधि को नियंत्रित करने वाले कई नियम हैं।

यह भी शामिल है:

• व्यय आदेश. प्रवेश पर पीसीओ जारी किए जाते हैं वित्तीय संसाधनखजांची को.
• रोकड़ बही युक्त सामान्य जानकारीसंगठन के संचालन के बारे में. शिफ्ट खत्म होने के बाद जिम्मेदार कर्मचारी फंड गिनता है।
• पेरोल विवरण, जो कर्मचारियों को भुगतान के बारे में जानकारी दर्शाते हैं;
• नकद लेखांकन पुस्तकें. वे तभी आवश्यक हैं जब संगठन में कई कैशियर हों।

शेल्फ जीवन

कानून के अनुसार, संगठन के संग्रह में नकद दस्तावेजों की भंडारण अवधि 5 वर्ष है।

कैश बुक को सही तरीके से कैसे स्टोर करें

सूची के अपवाद हैं वेतन पर्ची: यदि कर्मचारियों के व्यक्तिगत खाते नहीं हैं, तो दस्तावेज़ 75 वर्षों तक संग्रहीत रहते हैं। ऐसे मामलों में जहां दस्तावेज़ सामने आते हैं अदालत के मामले, अदालत का फैसला आने तक कागजात को अभिलेखागार में रखा जाना चाहिए। यदि हम प्रत्येक प्रकार के कागज के बारे में अलग से बात करें तो कई बारीकियाँ हैं। साथ ही, नवाचारों (कर, लेखा कानून) का पालन करना आवश्यक है। कुछ मामलों में, संगठन दस्तावेज़ों के लिए अपनी स्वयं की भंडारण अवधि निर्धारित करता है। अगर आप जानना चाहेंगे सही तिथिआपके संगठन में उपलब्ध नकद दस्तावेजों का भंडारण - हमारे कर्मचारियों से परामर्श लें।

नकद दस्तावेज़ भंडारण की महत्वपूर्ण बारीकियाँ

1. व्यक्तिगत खातों की बढ़ती संख्या को ध्यान में रखते हुए, कागजात को हर कार्य दिवस पर स्टेपल किया जाना चाहिए।
2. प्रक्रिया को नियंत्रित करने के लिए या तो संगठन के प्रमुख या कैशियर की आवश्यकता होती है।
3. नकद दस्तावेज़ों की भंडारण अवधि समाप्त होने के बाद, उन्हें संग्रह में स्थानांतरित करने (और उन्हें निपटान के लिए भी भेजने) से पहले कागजात की एक सूची बनाई जाती है।
4. सक्षम प्रबंधन ही नहीं मॉनिटरिंग भी जरूरी है लेखांकन दस्तावेजों, लेकिन उन्हें भी उपस्थिति. पुस्तकें, वक्तव्य, आदेश गीले, फटे हुए आदि नहीं होने चाहिए।
5. नकद दस्तावेजों के सही भंडारण के लिए प्रशासनिक जिम्मेदारी उद्यम के प्रमुख की होती है। यदि दस्तावेज़ गलत तरीके से संग्रहीत किए गए हैं, तो जुर्माना जारी किया जाएगा।

इसलिए, यदि आपके पास संगठन के संग्रह में नकद दस्तावेजों की शेल्फ लाइफ के बारे में प्रश्न हैं, तो कृपया हमसे संपर्क करें।

1. करदाता इसके लिए बाध्य हैं:

8) चार वर्षों के लिए, करों की गणना और भुगतान के लिए आवश्यक लेखांकन डेटा और अन्य दस्तावेजों की सुरक्षा सुनिश्चित करें, साथ ही प्राप्त आय की पुष्टि करने वाले दस्तावेज (संगठनों के लिए - किए गए खर्च भी) और भुगतान किए गए कर (रोके गए);

...यदि निरीक्षण करने वाले अधिकारियों के पास यह विश्वास करने के लिए पर्याप्त आधार हैं कि अपराध करने के साक्ष्य देने वाले दस्तावेज़ नष्ट किए जा सकते हैं, छिपाए जा सकते हैं, बदले जा सकते हैं या बदले जा सकते हैं, तो इन दस्तावेज़ों को इस संहिता के अनुच्छेद 94 द्वारा निर्धारित तरीके से जब्त कर लिया जाता है। इन अधिकारियों द्वारा तैयार किया गया अधिनियम. दस्तावेजों को जब्त करने के कार्य में जब्ती की आवश्यकता को उचित ठहराया जाना चाहिए और जब्त किए गए दस्तावेजों की एक सूची प्रदान की जानी चाहिए। दस्तावेज़ जब्त करते समय, करदाता को टिप्पणी करने का अधिकार होता है, जिसे उसके अनुरोध पर अधिनियम में शामिल किया जाना चाहिए। जब्त किए गए दस्तावेज़ों पर करदाता द्वारा नंबर, लेस और मुहरबंद या हस्ताक्षर किए जाने चाहिए ( कर एजेंट, शुल्क का भुगतानकर्ता)। यदि करदाता (कर एजेंट, शुल्क भुगतानकर्ता) जब्त किए गए दस्तावेजों पर मुहर या हस्ताक्षर लगाने से इनकार करता है, तो यह किया जाता है विशेष चिह्न. दस्तावेजों की जब्ती पर अधिनियम की एक प्रति करदाता (कर एजेंट, शुल्क का भुगतानकर्ता) को हस्तांतरित कर दी जाती है।

1. ऑन-साइट टैक्स ऑडिट करने वाले कर प्राधिकरण के एक अधिकारी के तर्कसंगत निर्णय के आधार पर दस्तावेजों और वस्तुओं की जब्ती की जाती है।

यह संकल्प कर प्राधिकरण के प्रमुख (उनके डिप्टी) द्वारा अनुमोदन के अधीन है जिसने कर लेखा परीक्षा आयोजित करने का निर्णय लिया है।

2. रात में दस्तावेजों और वस्तुओं को जब्त करने की अनुमति नहीं है।

3. दस्तावेजों और वस्तुओं की जब्ती गवाहों और उन व्यक्तियों की उपस्थिति में की जाती है जिनसे दस्तावेज और वस्तुएं जब्त की जाती हैं। में आवश्यक मामलेउत्खनन में भाग लेने के लिए एक विशेषज्ञ को आमंत्रित किया जाता है।

जब्ती शुरू होने से पहले, कर अधिकारी जब्ती पर एक प्रस्ताव प्रस्तुत करता है और उपस्थित लोगों को उनके अधिकार और दायित्व समझाता है।

उद्यम में नकद दस्तावेजों की भंडारण अवधि

कर अधिकारी उस व्यक्ति को आमंत्रित करता है जिससे दस्तावेज़ और वस्तुएँ जब्त की जा रही हैं, उन्हें स्वेच्छा से सौंपने के लिए, और इनकार करने की स्थिति में, वह जबरन जब्ती कर लेता है।

यदि जिस व्यक्ति से जब्ती की जा रही है वह परिसर या अन्य स्थानों को खोलने से इनकार करता है जहां जब्ती के अधीन दस्तावेज और वस्तुएं स्थित हो सकती हैं, तो कर अधिकारी को स्वतंत्र रूप से ऐसा करने का अधिकार है, जिससे ताले, दरवाजे और अन्य को अनावश्यक नुकसान होने से बचाया जा सके। वस्तुएं.

5. दस्तावेज़ और आइटम जो टैक्स ऑडिट के विषय से संबंधित नहीं हैं, जब्ती के अधीन नहीं हैं।

6. इस संहिता और इस लेख के अनुच्छेद 99 में प्रदान की गई आवश्यकताओं के अनुपालन में दस्तावेजों और वस्तुओं की जब्ती, जब्ती पर एक प्रोटोकॉल तैयार किया गया है।

7. जब्त किए गए दस्तावेज़ों और वस्तुओं को जब्ती प्रोटोकॉल या उससे जुड़ी सूची में सूचीबद्ध और वर्णित किया गया है सटीक संकेतनाम, मात्रा और व्यक्तिगत विशेषताएंवस्तुएँ, और, यदि संभव हो तो, वस्तुओं की लागत।

8. ऐसे मामलों में जहां घटनाओं के लिए कर नियंत्रणजिस व्यक्ति की जाँच की जा रही है उसके दस्तावेज़ों की पर्याप्त प्रतियां नहीं हैं और कर अधिकारियों के पास हैं पर्याप्त आधारयह मानते हुए कि मूल दस्तावेजों को नष्ट किया जा सकता है, छिपाया जा सकता है, सुधारा जा सकता है या प्रतिस्थापित किया जा सकता है, कर अधिकारी को इस लेख द्वारा निर्धारित तरीके से मूल दस्तावेजों को जब्त करने का अधिकार है।

जब ऐसे दस्तावेज़ जब्त किए जाते हैं, तो उनकी प्रतियां बनाई जाती हैं, जिन्हें कर अधिकारी द्वारा प्रमाणित किया जाता है और उस व्यक्ति को सौंप दिया जाता है, जिससे वे जब्त किए गए हैं। यदि दस्तावेजों की जब्ती के साथ-साथ बनाई गई प्रतियों को बनाना या स्थानांतरित करना असंभव है, तो कर प्राधिकरण उन्हें जब्ती के पांच दिनों के भीतर उस व्यक्ति को स्थानांतरित कर देता है जिससे दस्तावेज जब्त किए गए थे।

9. सभी जब्त किए गए दस्तावेजों और वस्तुओं को गवाहों और जब्ती में शामिल अन्य व्यक्तियों के सामने प्रस्तुत किया जाता है, और यदि आवश्यक हो, तो जब्ती स्थल पर पैक किया जाता है।

जब्त किए गए दस्तावेजों पर करदाता (कर एजेंट, शुल्क भुगतानकर्ता) द्वारा क्रमांकन, लेस और मुहरबंद या हस्ताक्षर किए जाने चाहिए। यदि करदाता (कर एजेंट, शुल्क भुगतानकर्ता) जब्त किए गए दस्तावेजों पर मुहर या हस्ताक्षर लगाने से इनकार करता है, तो जब्ती प्रोटोकॉल में इस बारे में एक विशेष नोट बनाया जाता है।

10. दस्तावेजों और वस्तुओं की जब्ती पर प्रोटोकॉल की एक प्रति रसीद के विरुद्ध सौंपी जाती है या उस व्यक्ति को भेजी जाती है जिससे ये दस्तावेज और वस्तुएं जब्त की गई थीं।

विनियमों का खंड 4.4यह निर्धारित किया गया है कि उद्यम, नकद दस्तावेजों के उचित भंडारण के अधीन हैं इलेक्ट्रॉनिक रूप में रोकड़ बही रख सकते हैंकंप्यूटर टूल्स का उपयोग करना। सॉफ़्टवेयर, जिसकी मदद से कैश बुक का रखरखाव किया जाता है, उसे कैश बुक शीट के दोनों हिस्सों ("कैश बुक की शीट डालें" और "कैशियर की रिपोर्ट") में से प्रत्येक का एक दृश्य प्रतिबिंब और मुद्रण प्रदान करना होगा, जो रूप में है और सामग्री को कैश बुक के फॉर्म और सामग्री को पुन: प्रस्तुत करना होगा कागज़ का रूप. रोकड़ बही में प्रविष्टियाँ रोकड़ दस्तावेज़ों से प्रासंगिक जानकारी के आधार पर की जाती हैं। रोकड़ बही में प्रविष्टियाँ अगले कार्य दिवस की शुरुआत से पहले की जानी चाहिए (अर्थात पिछले दिन के अंत में शेष राशि के साथ), और इसमें सभी विवरण भी शामिल होने चाहिए फॉर्म द्वारा प्रदान किया गयारोकड़ बही। कैश बुक के पन्नों को वर्ष की शुरुआत से स्वचालित रूप से आरोही क्रम में क्रमांकित किया जाना चाहिए. महीने के अंत में "कैश बुक की इन्सर्ट शीट" प्रिंट करने के मामले में, इस महीने के लिए कैश बुक की शीटों की कुल संख्या स्वचालित रूप से मुद्रित होनी चाहिए, और वर्ष के अंत में प्रिंटिंग के मामले में , वर्ष के लिए उनकी कुल संख्या।

2018 में दस्तावेज़ भंडारण अवधि (तालिका)

"कैश बुक की इन्सर्ट शीट" और "कैशियर की रिपोर्ट" प्रिंट करने के बाद, कैशियर इन दस्तावेजों की शुद्धता की जांच करने, उन पर हस्ताक्षर करने और प्रासंगिक नकद दस्तावेजों के साथ "कैशियर की रिपोर्ट" को लेखा विभाग में जमा करने के लिए बाध्य है। "कैश बुक की सम्मिलित शीट" में हस्ताक्षर। "कैश बुक की ढीली शीट" कैशियर द्वारा एक वर्ष के लिए प्रत्येक महीने के लिए अलग से रखी जाती है। अंत में कैलेंडर वर्ष (या आवश्यकता के आधार पर)" कैश बुक का ढीला पत्ता कालानुक्रमिक क्रम में बाइंडरों में बनता है. कुलवर्ष के लिए पत्रक उद्यम के प्रमुख और मुख्य लेखाकार के हस्ताक्षरों द्वारा प्रमाणित होते हैं - एक कानूनी इकाई, और बाइंडरों को एक पुस्तक के रूप में तैयार किया जाता है, जिसे उद्यम की मुहर से सील कर दिया जाता है(कानूनी इकाई)। कैलेंडर वर्ष के अंत में, रोकड़ बही चालू होती है इलेक्ट्रॉनिक मीडियायूक्रेन के कानून के अनुसार भंडारण के लिए स्थानांतरित किया जाना चाहिए।

मुख्य नियमोंलेखांकन दस्तावेजों के भंडारण को विनियमित करना है:

- यूक्रेन का कानून "यूक्रेन में लेखांकन और वित्तीय रिपोर्टिंग पर" दिनांक 16 जुलाई, 1999 संख्या 996-XIV(आगे - कानून संख्या 996);

- सूची मानक दस्तावेज़, अंगों की गतिविधियों में गठित राज्य की शक्तिऔर स्थानीय सरकार, अन्य उद्यम, संस्थान और संगठन, दस्तावेजों के लिए भंडारण अवधि का संकेत देते हुए, यूक्रेन के मंत्रियों की कैबिनेट के तहत मुख्य अभिलेखीय विभाग के आदेश दिनांक 20 जुलाई 1998 संख्या 41 द्वारा अनुमोदित(आगे - स्क्रॉल).

विशेष रूप से, में खंड 7 कला. कानून संख्या 996 का 9यह इंगित किया गया है कि कंपनी सभी को स्वीकार करती है आवश्यक उपायप्राथमिक दस्तावेजों और लेखा रजिस्टरों में प्रविष्टियों के अनधिकृत और ध्यान न दिए गए सुधार को रोकने के लिए और उनके उचित भंडारण को सुनिश्चित करने के लिए अंतिम तारीख. अनुच्छेद 2दिया गया कानूनयह निर्धारित किया जाता है कि इसमें "उद्यम" शब्द के अंतर्गत कानूनसबको समझो कानूनी संस्थाएंयूक्रेन के कानून के अनुसार बनाया गया, उनके संगठनात्मक और कानूनी रूपों और स्वामित्व के रूपों के साथ-साथ प्रतिनिधित्व की परवाह किए बिना विदेशी संस्थाएँ आर्थिक गतिविधिजिन्हें लेखांकन रिकॉर्ड रखना और जमा करना आवश्यक है वित्तीय विवरणकानून के अनुसार।

प्राथमिक दस्तावेजों, लेखा रजिस्टरों के लिए भंडारण अवधि, लेखांकन रिपोर्टऔर किसी उद्यम या संस्थान के अभिलेखागार में शेष राशि के अनुसार निर्धारित किया जाता है सूची. के अनुसार अनुभाग 4 सूचियाँइंस्टॉल किया तीन साल का कार्यकालभंडारणलेखांकन रजिस्टर (सामान्य खाता-बही, जर्नल, विकास तालिकाएँ, आदि), प्राथमिक दस्तावेज़ और उनके परिशिष्ट, जो निष्पादन के तथ्य को रिकॉर्ड करते हैं व्यापार में लेन देनऔर लेखांकन रजिस्टरों में प्रविष्टियों के लिए आधार हैं कर रिकॉर्ड(नकद, बैंक दस्तावेज़, बैंक अधिसूचनाएं और हस्तांतरण अनुरोध, बैंक विवरण, कार्य आदेश, समय पत्रक, संपत्ति और सामग्री की स्वीकृति, वितरण और बट्टे खाते में डालने के कार्य, इन्वेंट्री लेखांकन के लिए रसीदें और चालान, अग्रिम रिपोर्ट, आदि) के अधीन सरकारी अधिकारियों द्वारा निरीक्षण का समापन कर प्राधिकरणअनुपालन के मुद्दों पर कर विधान, और के लिए बजटीय संस्थाएँऔर संगठनों, साथ ही मंत्रालयों के प्रबंधन के तहत स्व-सहायक उद्यमों और संगठनों के लिए, अन्य केंद्रीय प्राधिकारी कार्यकारिणी शक्ति, - संशोधन।

संगठन पंजीकृत करता है प्राथमिक दस्तावेज़, जिसे एक निश्चित तरीके से संग्रहीत किया जाना चाहिए और, अन्य लेखांकन दस्तावेजों की तरह, संग्रह में जमा किया जाना चाहिए। उद्यम में नकद दस्तावेजों का शेल्फ जीवन क्या है? क्या नियामक दस्तावेज़क्या इनके भण्डारण की अवधि एवं प्रक्रिया विनियमित है? इन और अन्य प्रश्नों के उत्तर हमारी सामग्री में हैं।

नकद दस्तावेज़: उन पर क्या लागू होता है

नकद दस्तावेज़ 11 मार्च 2014 (19 जून 2017 को संशोधित) के सेंट्रल बैंक निर्देश संख्या 3210-यू के खंड 4.1 के अनुसार:

रसीद नकद आदेश (पीकेओ) - कंपनी के कैश डेस्क पर "नकद" की रसीद दर्ज करने का कार्य करता है,

व्यय नकद आदेश (आरकेओ), जिसका उपयोग धन जारी करने के लिए किया जाता है।

इसके अलावा, कैश रजिस्टर बनाए रखते समय आवश्यक दस्तावेजों में शामिल हैं:

कैश बुक (एक दैनिक भरा हुआ रजिस्टर जिसमें सभी पीकेओ और आरकेओ के बारे में जानकारी होती है जो नकदी की आवाजाही को रिकॉर्ड करते हैं),

फॉर्म संख्या KO-5 में लेखांकन पुस्तक (संगठन के वरिष्ठ खजांची से कनिष्ठ खजांची तक "नकद" के हस्तांतरण को पंजीकृत करने के लिए उपयोग किया जाता है),

पेरोल (निपटान और पेरोल) विवरण - कर्मियों को वेतन और अन्य भुगतान जारी करने की प्रक्रिया के लिए,

अन्य कागजात।

कौन से विधायी अधिनियम भंडारण अवधि को नियंत्रित करते हैं?

नकद दस्तावेजों की भंडारण अवधि कानून द्वारा विनियमित होती है। यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि दस्तावेज़ीकरण के भंडारण की अवधि के संबंध में विनियमों के प्रावधान भिन्न हो सकते हैं।

"प्राथमिक" अभिलेखों और लेखा रजिस्टरों की भंडारण अवधि पर बुनियादी मानदंडों की सूची में शामिल हैं:

6 दिसंबर 2011 का कानून संख्या 402-एफजेड "ऑन अकाउंटिंग" (अनुच्छेद 29 कम से कम 5 साल की भंडारण अवधि स्थापित करता है)।

पीपी. 8 खंड 1 कला. रूसी संघ के टैक्स कोड के 23 (कम से कम 4 वर्षों के लिए लेखांकन दस्तावेजों को संग्रहीत करने की आवश्यकता है)।

दस्तावेजों के भंडारण की अवधि पर रूस के संस्कृति मंत्रालय का आदेश दिनांक 25 अगस्त 2010 संख्या 558 (खंड 362 कम से कम 5 वर्षों के लिए नकद दस्तावेजों और पुस्तकों के भंडारण का प्रावधान करता है)।

कानूनी संस्थाओं के प्रबंधन को यह सुनिश्चित करना होगा कि दस्तावेज़ीकरण उपरोक्त कानूनों के अनुसार संग्रहीत किया गया है। यदि भंडारण अवधि भिन्न है विधायी कार्यभिन्न - आपको "प्राथमिक" को उस दस्तावेज़ के अनुसार संग्रहीत करने की आवश्यकता है जिसमें यह दर्शाया गया है सबसे लंबी अवधि. अवधि की गणना उस तिथि से नहीं की जानी चाहिए जिस दिन दस्तावेज़ जारी किया गया था, बल्कि इस तिथि के बाद अगली रिपोर्टिंग अवधि के 1 जनवरी से की जानी चाहिए।

नकद रिकॉर्ड कितने वर्षों तक रखे जाते हैं?

रिपोर्टिंग वर्ष के 5 वर्ष बाद - यह है आवश्यक अवधिसंगठन में नकद दस्तावेजों का भंडारण (उपरोक्त मानकों के आधार पर)। इसके आधार पर, पीकेओ और आरकेओ, कैश बुक, अकाउंटिंग बुक नंबर केओ-5 और नकद लेनदेन का दस्तावेजीकरण करने वाले अन्य दस्तावेजों के लिए न्यूनतम पांच साल की भंडारण अवधि स्थापित करना संभव है।

अपवाद पेरोल है. यदि कोई व्यक्तिगत खाता नहीं है तो ऐसे दस्तावेज़ों को कम से कम 75 वर्षों तक संग्रहीत किया जाना चाहिए (रूसी संघ के संस्कृति मंत्रालय के आदेश संख्या 558 के खंड 412)। अन्यथा, मानक शेल्फ जीवन 5 वर्ष है।

यदि दस्तावेज़ों का उपयोग साक्ष्य के रूप में किया जाता है कानूनी कार्यवाही– इन्हें हटाने से पहले नष्ट नहीं किया जा सकता अंतिम निर्णयअदालत

यदि कंपनी का परिसमापन हो गया हो तो क्या करें?

जब किसी कंपनी का परिसमापन होता है, तो कैश बुक और कैश दस्तावेज़ों की भंडारण अवधि अपरिवर्तित रहती है। निर्धारित समय से आगेदस्तावेज़ीकरण को नष्ट नहीं किया जाना चाहिए, भले ही संगठन अब अस्तित्व में न हो। "अभिलेखीय मामलों पर" कानून के अनुसार, परिसमापन आयोगराज्य पुरालेख के साथ एक समझौता समाप्त करता है और फिर इसे समाप्त संगठन के दस्तावेजों को भंडारण के लिए स्थानांतरित करता है, जिसकी भंडारण अवधि अभी तक समाप्त नहीं हुई है (22 अक्टूबर, 2004 के कानून संख्या 125-एफजेड के अनुच्छेद 23 के खंड 10) .

संगठन में नकद दस्तावेज का भंडारण

कानून "लेखांकन पर" कानूनी और बाध्य करता है व्यक्तियोंदस्तावेज़ीकरण के लिए ऐसी भंडारण स्थितियाँ व्यवस्थित करें जो पूरी अवधि के दौरान इसकी सुरक्षा सुनिश्चित कर सकें, कानून द्वारा स्थापित. इन उद्देश्यों के लिए, आप एक संग्रह बना सकते हैं जिसमें इसे संग्रहीत किया जाएगा। कंपनी का प्रमुख दस्तावेजों की सुरक्षा के लिए जिम्मेदार है।

दस्तावेज़ों को एक ही कमरे में स्थापित विशेष अलमारियों और तिजोरियों में संग्रहित किया जाना चाहिए। जमा किए गए दस्तावेज़ की मात्रा के आधार पर, संग्रह एक स्वतंत्र के रूप में कार्य कर सकता है संरचनात्मक उपखंडया किसी अन्य कंपनी की सेवा का हिस्सा बनें। पुरालेख कर्मचारी, कानूनी इकाई के प्रमुख के साथ, भंडारण की शर्तों का पालन न करने और दस्तावेजों के नुकसान के लिए जिम्मेदार हैं।

यदि किसी कंपनी के पास दस्तावेज़ों को संग्रहीत करने के लिए स्वयं एक संग्रह बनाने का अवसर नहीं है, तो वह उन्हें राज्य संग्रह में जमा कर सकती है। दस्तावेज़ीकरण निरीक्षण आयोग के विशेषज्ञों द्वारा अनुमोदित रजिस्टरों के साथ प्रस्तुत किया जाता है।

दस्तावेज़ खोने पर जुर्माना क्या है?

इसकी भंडारण अवधि की समाप्ति से पहले प्राथमिक नकदी दस्तावेज की अनुपस्थिति के लिए, उल्लंघनकर्ताओं को इसका सामना करना पड़ता है:

कला के अनुसार कर दायित्व। रूसी संघ का 120 टैक्स कोड। करों की गणना के लिए आवश्यक "प्राथमिक डेटा" की अनुपस्थिति के लिए जुर्माने की राशि (और यह है घोर उल्लंघनलेखांकन नियम) की राशि 10,000 रूबल होगी। - यदि उल्लंघन किसी एक पर हुआ हो करयोग्य अवधि, या 30,000 रूबल। - कई कर अवधियों के दौरान उल्लंघन के मामले में।

प्रशासनिक जिम्मेदारी. कला के अनुसार. 15.11 रूसी संघ के प्रशासनिक अपराधों की संहिता, अधिकारियों के लिए जुर्माना - 5,000 -10,000 रूबल। (पर बार-बार उल्लंघन- 10,000 - 20,000 रूबल। या 2 वर्ष तक के लिए अयोग्यता)।

कला के तहत अभिलेखीय दस्तावेजों की रिकॉर्डिंग और भंडारण के नियमों का पालन करने में विफलता। 13.20 रूसी संघ के प्रशासनिक अपराधों की संहिता नागरिकों को 100-300 रूबल के जुर्माने की धमकी देती है, अधिकारियों- 300-500 रूबल।

यह कार्य सबसे कठिन में से एक है। नकद दस्तावेजों की भंडारण अवधि को नियंत्रित करने वाले कई नियम हैं।

यह भी शामिल है:

• व्यय आदेश. पीकेओ तब जारी किए जाते हैं जब कैश डेस्क पर धनराशि प्राप्त होती है।
• रोकड़ बही, जिसमें किसी संगठन के लेनदेन के बारे में सामान्य जानकारी होती है। शिफ्ट खत्म होने के बाद जिम्मेदार कर्मचारी फंड गिनता है।
• पेरोल विवरण, जो कर्मचारियों को भुगतान के बारे में जानकारी दर्शाते हैं;
• नकद लेखांकन पुस्तकें. वे तभी आवश्यक हैं जब संगठन में कई कैशियर हों।

शेल्फ जीवन

कानून के अनुसार, संगठन के संग्रह में नकद दस्तावेजों की भंडारण अवधि 5 वर्ष है। सूची का एक अपवाद पेरोल रिकॉर्ड हैं: यदि कर्मचारियों के कोई व्यक्तिगत खाते नहीं हैं, तो दस्तावेज़ 75 वर्षों के लिए संग्रहीत किए जाते हैं। ऐसे मामलों में जहां दस्तावेज अदालती मामलों में पेश होते हैं, अदालत का फैसला आने तक कागजात को अभिलेखागार में रखा जाना चाहिए। यदि हम प्रत्येक प्रकार के कागज के बारे में अलग से बात करें तो कई बारीकियाँ हैं। साथ ही, नवाचारों (कर, लेखा कानून) का पालन करना आवश्यक है।

नकद दस्तावेजों की भंडारण अवधि क्या है?

कुछ मामलों में, संगठन दस्तावेज़ों के लिए अपनी स्वयं की भंडारण अवधि निर्धारित करता है। यदि आप अपने संगठन में उपलब्ध नकद दस्तावेजों की सटीक भंडारण अवधि जानना चाहते हैं, तो हमारे कर्मचारियों से परामर्श लें।

नकद दस्तावेज़ भंडारण की महत्वपूर्ण बारीकियाँ

1. व्यक्तिगत खातों की बढ़ती संख्या को ध्यान में रखते हुए, कागजात को हर कार्य दिवस पर स्टेपल किया जाना चाहिए।
2. प्रक्रिया को नियंत्रित करने के लिए या तो संगठन के प्रमुख या कैशियर की आवश्यकता होती है।
3. नकद दस्तावेज़ों की भंडारण अवधि समाप्त होने के बाद, उन्हें संग्रह में स्थानांतरित करने (और उन्हें निपटान के लिए भी भेजने) से पहले कागजात की एक सूची बनाई जाती है।
4. न केवल लेखांकन दस्तावेजों के उचित रखरखाव की निगरानी करना आवश्यक है, बल्कि उनकी उपस्थिति की भी निगरानी करना आवश्यक है। पुस्तकें, वक्तव्य, आदेश गीले, फटे हुए आदि नहीं होने चाहिए।
5. नकद दस्तावेजों के सही भंडारण के लिए प्रशासनिक जिम्मेदारी उद्यम के प्रमुख की होती है। यदि दस्तावेज़ गलत तरीके से संग्रहीत किए गए हैं, तो जुर्माना जारी किया जाएगा।

इसलिए, यदि आपके पास संगठन के संग्रह में नकद दस्तावेजों की शेल्फ लाइफ के बारे में प्रश्न हैं, तो कृपया हमसे संपर्क करें।

2018 में दस्तावेज़ भंडारण अवधि (तालिका)

नकद दस्तावेज़ों के लिए भंडारण अवधि

लेखा विभाग में नकद दस्तावेज तैयार करने की प्रक्रिया

नकद लेनदेन के आधार के रूप में काम करने वाले दस्तावेज़ लेखा विभाग द्वारा प्राप्त किए जाते हैं, जहां लेखा कर्मचारी, उनके अनुसार नौकरी की जिम्मेदारियां:

· दस्तावेज़ों की सत्यता और उनके अनुपालन की जाँच करें मौजूदा कानूनऔर किए गए लेन-देन की प्रकृति, साथ ही आवश्यक की उपलब्धता लिखित निर्देशसंगठन के प्रमुख या व्यावसायिक लेनदेन करने के लिए उनके द्वारा अधिकृत व्यक्ति;

· नकद रसीदें और डेबिट आदेश या उनके स्थान पर दस्तावेज़ तैयार करना;

· प्राप्त करें आवश्यक हस्ताक्षर अधिकृत व्यक्तिनकद दस्तावेजों के रूपों द्वारा प्रदान किया गया;

· आने वाले और बाहर जाने वाले नकद दस्तावेजों को पंजीकृत करने के लिए लॉगबुक में (कैश डेस्क पर स्थानांतरण से पहले) रजिस्टर करें (फॉर्म नंबर KO-3);

· कैशियर को रसीद और डेबिट नकद आदेशों या उनके स्थान पर दस्तावेज़ों के साथ-साथ उनसे जुड़े सहायक और प्रशासनिक दस्तावेज़ सौंपें।

दस्तावेज़ों को एक प्रति में, स्पष्ट रूप से और स्पष्ट रूप से स्याही से भरा जाना चाहिए, बॉलपॉइंट कलमया किसी मशीन पर जाँच करें (लेखन, कंप्यूटिंग)। इन दस्तावेज़ों में कोई मिटाने, मिटाने या सुधार की अनुमति नहीं है।

नकद प्राप्ति आदेश और नकद प्राप्ति आदेश की रसीद, जो इसका हिस्सा है, एक साथ भरी जाती है और मुख्य लेखाकार या ऐसा करने के लिए अधिकृत व्यक्ति द्वारा हस्ताक्षरित होती है। लिखित आदेशउद्यम का प्रमुख. रसीद रसीद आदेशधन प्राप्त करने के बाद ही जारी किया जाता है।

एकीकृत प्रपत्र संख्या KO-3

रूस की राज्य सांख्यिकी समिति के संकल्प द्वारा अनुमोदित

18.08.98 से क्रमांक 88

नमूना कवर

पंजीकरण लॉग

आय और व्यय नकद दस्तावेज़

कैशियर बोबकिंस्की पेटो इवानोविच

स्थिति अंतिम नाम, प्रथम नाम, संरक्षक

वेतन और उसके समतुल्य अन्य भुगतानों के लिए भुगतान (रीचेटियो-भुगतान) विवरणों पर जारी किए गए व्यय नकद आदेश उनके जारी होने के बाद पंजीकृत किए जाते हैं,

नकद व्यय आदेश पर संगठन के प्रमुख और मुख्य लेखाकार या ऐसा करने के लिए अधिकृत व्यक्ति द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं।

आने वाले और बाहर जाने वाले नकद दस्तावेजों का पंजीकरण धन का उपयोग करके किया जा सकता है कंप्यूटर प्रौद्योगिकी. उसी समय, मशीनोग्राम में “प्राप्तियों और खर्चों को रिकॉर्ड करने के लिए जर्नल की शीट डालें नकद आदेश", संबंधित दिन के लिए संकलित, उनके इच्छित उद्देश्य के लिए धन के प्रवाह को रिकॉर्ड करने के लिए डेटा का उत्पादन भी सुनिश्चित करता है।

नकद आदेशों के तहत धन की स्वीकृति और जारी करना केवल उसी दिन किया जा सकता है जिस दिन वे तैयार किए गए हैं।

धन जमा करने या प्राप्त करने वाले व्यक्तियों के हाथों में नकद रसीदें और डेबिट आदेश, या उनके स्थान पर दस्तावेज़ जारी करना निषिद्ध है।