Индексирование –процесс выражения содержания документа и
(или)запроса на информационно-поисковом языке (ИПЯ)с помощью
терминов индексирования– классификационных индексов, предметных
рубрик (ПР), ключевых слов, дескрипторов, кодов. Иными словами,
индексирование – процесс перевода содержания документов и запросов с
естественного языка на ИПЯ, в результате чего создается поисковый образ
документа (ПОД) и поисковый образ запроса (ПОЗ). Таким образом,
происходит «свертывание» информации, содержащейся в документе, и
изложение ее на ИПЯ в виде индекса, предметной рубрики или
дескриптора, ключевого слова

Информационно-поисковый язык (ИПЯ) –это специально созданный
искусственный язык, предназначенный для выражения содержания
документов и (или) запросов с целью их последующего поиска. ИПЯ – это
основной элемент логико-семантического аппарата информационнопоисковой системы (ИПС)
Основные требования, предъявляемые к ИПЯ:
· Однозначность;
· Достаточная семантическая сила
· Открытость (возможность корректировки языка)

Каждый ИПЯ имеет определенный словарный состав, представляющий
совокупность лексических единиц (ЛЕ) – обозначения отдельного
понятия, минимального и неделимого в этой функции. В качестве ЛЕ в
ИПЯ используется лексика естественных языков – слова, словосочетания
предметной рубрики, цифровые или буквенно-цифровые коды и т.д.
Важным моментом при индексировании является создание поискового
образа документов (ПОД).Поисковый образ документа– основное
смысловое содержание документа (а не вся информация, содержащаяся в
нем), выраженное в терминах формализованного ИПЯ. ПОД ставится в
однозначное соответствие этому документу, по нему производится
отыскание документов в массиве документов.

Идексирование запроса также осуществляется путем перевода его
содержания на ИПЯ. Таким образом, совокупность терминов
индексирования, выражающих смысловое содержание запроса, называется
поисковым образом запроса (ПОЗ).
Поиск ведется по совокупности терминов индексирования. С целью
повышения эффективности поиска информации по запросу ПОЗ может быть
дополнен специальными указаниями о последовательности выполнения
логических операций в процессе информационного поиска, которые
называются поисковым предписанием.

Индексирование реализуется в следующих процессах: предметизации,
систематизации и координатном индексировании.
Систематизация –вид индексирования, при котором содержание документа
и (или) запроса выражено классификационными индексами, в соответствии с
правилами определенного классификационного ИПЯ (КС). Такой принцип
индексирования принято считать классификационным. Он обеспечивает
возможность организации информационного поиска по иерархическому
признаку. Специалисты, осуществляющие процесс систематизации в
библиотеках и информационных центрах, называются систематизаторами

Предметизация– вид индексирования, при котором содержание документа и (или)
запроса выражено предметной рубрикой (ПР) в соответствии с правилами определенного
предметизационного ИПЯ. Предметизационный принцип индексирования основан на
использовании ЛЕ, которые входят в состав предметных рубрик, естественного языка (т.е.
предметные рубрики, выражающие ПОД и ПОЗ составляются на основе естественного
языка). Предметизационный принцип индексирования обеспечивает возможность
организации информационного поиска по алфавитному признаку. Процессы
предметизации осуществляются в библиотеках и информационных центрах
предметизаторами.
Координатное индексирование –вид индексирования, при котором смысловое
содержание документа и (или) запроса многоаспектно выражаются множеством ключевых
слов или дескрипторов. ИПЯ, предназначенный для координатного индексирования,
называется дескрипторным языком. Специалисты, осуществляющие координатное
индексирование, называются индексаторами.

.
Итак, в зависимости от вида индексирования, выделяются
предметизационные, классификационные и дескрипторные ИПЯ. В их
состав входит множество ЛЕ и грамматические (парадигматические и
синтагматические) отношения между ними. ЛЕ – обозначение отдельного
понятия, принятое в ИПЯ и неделимое в этой функции. ЛЕ могут
представлять собой принятые в естественном языке слова, устойчивые
словосочетания, аббревиатуры, символы, даты, общепринятые сокращения,
лексически значимые компоненты сложных слов, а также эквивалентные им
кодовые или символические обозначения искусственного языка.
Грамматические отношения позволяют организовать ЛЕ в систему.

Требования к ИПЯ:
· Полно и точно передавать содержание документа, отражаемого в данной ИПС;
· Обеспечить однозначное толкования терминов индексирования;
· Допускать многоаспектное индексирование;
· Допускать внесение изменений (дополнений, исправлений);
· Обеспечивать простоту и удобство индексирования, информационного поиска и
ведение данной ИПС;
· Отражать современное состояние терминосистемы в данной области знания.

10.

Необходимость создания искусственного языка (для
выражения смыслового – семантического содержания
документов с целью их поиска) обусловлена тем, что
естественный язык обладает рядом свойств,
препятствующих его использованию для записи и поиска
информации: это неоднозначность и многозначность слов
естественного языка. Точное значение многих слов можно
определить только из контекста, в котором они
употреблены (ударный инструмент, ударная доза и т.д.).
Эти факторы не позволяют добиться точного соответствия
между содержанием документа и средствами выражения
этого содержания.
Трудности использования естественного языка в качестве
ИПЯ усиливаются еще и тем, что в ИПС в качестве входных
документов могут быть использованы не полные тексты, а
рефераты, аннотации, библиографические описания,
которые являются результатом свертывания содержания
документов.

Все документы, представленные в каталоге, не являются их официальным изданием и предназначены исключительно для ознакомительных целей. Электронные копии этих документов могут распространяться без всяких ограничений. Вы можете размещать информацию с этого сайта на любом другом сайте.

СИСТЕМА СТАНДАРТОВ ПО ИНФОРМАЦИИ, БИБЛИОТЕЧНОМУ И ИЗДАТЕЛЬСКОМУ ДЕЛУ

ИНДЕКСИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ

ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К КООРДИНАТНОМУ ИНДЕКСИРОВАНИЮ

ГОСТ 7.66-92
(ИСО 5963-85)

ГОССТАНДАРТ РОССИИ

Москва

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ СОЮЗА ССР

Дата введения01.01.93

Настоящий стандарт устанавливает общие требования к координатному индексированию документов, включая правила формирования поискового образа документа. Специфические требования к систематизации и предметизации документов - по ГОСТ 7.59 . Форма представления поискового образа документа в коммуникативном формате МЕКОФ - по ГОСТ 7.52.

Стандарт распространяется на информационно-поисковые системы, в которых содержание документов представлено в сжатой форме лексическими единицами информационно-поискового языка. Стандарт не распространяется на формирование фактографических записей в фактографических базах данных.

Термины и определения - по ГОСТ 7.0, ГОСТ 7.26, ГОСТ 7.27, ГОСТ 7.59 и ению 1 .

Дополнительные требования, отражающие потребности народного хозяйства, приведены в нии 1 .

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Процесс индексирования включает следующие этапы, которые осуществляют в указанной ниже последовательности:

анализ и определение содержания документа, как объекта индексирования;

выбор понятий, характеризующих содержание документа;

выбор терминов индексирования для обозначения понятий;

формирование поискового образа документа из терминов индексирования.

Перечисленные этапы могут быть объединены в составе технологических процедур при условии надлежащего выполнения каждого из этапов.

1.2. Поисковый образ документа (ПОД) формируют из выбранных терминов индексирования при помощи грамматических средств информационно-поискового языка (ИПЯ).

1.3. В процессе индексирования не рекомендуется описывать документ как физический объект (с точки зрения его формы, объема и пр.). Допускается отражать в ПОД подобную информацию, если она позволяет более точно установить соответствие документа информационной потребности пользователя системы.

2. АНАЛИЗ ДОКУМЕНТА

2.1. При анализе документа индексатору должна быть предоставлена возможность ознакомиться с документом в полном объеме. При невозможности исчерпывающего ознакомления с документом индексатор должен изучить имеющиеся текстовые части документа (основные источники индексирования):

справочный аппарат документа - заглавие (наименование), аннотацию, реферат, содержание (оглавление), предисловие, заключение и др.;

введение;

заголовки частей и глав;

первые фразы глав и параграфов;

иллюстрации, схемы, таблицы и подписи к ним;

слова и группы слов, которые в тексте подчеркнуты или выделены полиграфическими средствами.

Индексирование только по заглавиям является неполноценным. При индексировании по рефератам и аннотациям следует следить за адекватностью передачи в них содержания документа.

2.2. При анализе нетекстовых (аудиовизуальных и других) документов, которые помимо чтения требуют просмотра, прослушивания, испытания объекта в действии и других подобных процедур, допускается индексирование их по имеющемуся текстовому компоненту (наименованию, краткому описанию и т.п.), но и в этом случае индексатору должна быть предоставлена возможность полного ознакомления с документом, если текстовый материал представляется недостаточным.

3. ВЫБОР ПОНЯТИй, ХАРАКТЕРИЗУЮЩИХ СОДЕРЖАНИЕ ДОКУМЕНТА

3.1. Число характеристик и понятий, отраженных в ПОД, определяет его полноту и является важнейшим показателем качества индексирования.

3.1.1. В ПОД необходимо отразить все понятия, которые могут иметь ценность для пользователей системы.

В документе может быть выявлено более одной темы из сферы интересов пользователей. Эти темы должны рассматриваться раздельно.

3.1.2. Тематика, отражаемая при индексировании, не должна ограничиваться узкими рамками непосредственных интересов пользователей ИПС. Следует включать в ПОД также понятия, связанные с побочными аспектами документа (например, социальные и экономические аспекты научно-технических исследований).

3.1.3. При выборе понятий основным критерием является потенциальная ценность понятия для выражения содержания документа или для его поиска. При этом необходимо ориентироваться на типичные запросы к ИПС:

отбирать понятия, наиболее употребительные в коллективе пользователей ИПС;

уточнять состав лексики и грамматические правила ИПЯ па основе обратной связи с пользователями.

Изменения, вносимые в ИПЯ, не должны нарушать общую структуру и логику, заложенные при его создании.

3.1.4. Число терминов индексирования, приписываемых одному документу, определяется количеством сведений, содержащихся в документе. Ограничение числа терминов должно быть основано на содержательном отборе наиболее важных понятий.

3.2. Полнота индексирования, принятая в каждой ИПС, определяется ее функциональным назначением. Объем документа также сильно влияет на полноту индексирования. Необходимо учитывать указанные факторы и на их основе производить экспертный отбор понятий из документа, не стремясь включить в ПОД все упомянутые в нем понятия.

3.3. Специфичность ПОД определяется тем, в какой мере понятия документа нашли точное отражение терминами индексирования, и также является одним из параметров качества индексирования. Замена понятия термином, отражающим более широкое понятие, приводит к потере специфичности. Более широкие термины допускается использовать в особых случаях:

если излишне специфичный термин непонятен пользователям, особенно когда соответствующее понятие применяется только в пограничных областях деятельности;

если в документе понятие раскрыто недостаточно полно или является вспомогательным для изложения содержания документа.

3.4. Рекомендуется в каждой ИПС разрабатывать списки характеристик, которые признаются важными для отражения в ПОД. Для всех систем может быть рекомендован список указателей роли по ГОСТ 7.52. В зависимости от потребности конкретной ИПС этот список может быть как расширен, так и сокращен.

4. ВЫБОР ТЕРМИНОВ ИНДЕКСИРОВАНИЯ

4.1. В процессе выбора терминов индексирования понятия, характеризующие содержание документа, представляют:

предпочтительными лексическими единицами (дескрипторами или ключевыми словами), выбранными по правилам конкретного ИПЯ;

терминами, отражающими новые понятия, проверив их точность и приемлемость по словарям, энциклопедиям, справочникам, классификационным таблицам, информационно-поисковым тезаурусам, терминологическим стандартам и другим источникам, признанным авторитетными в данной области.

4.2. Выбор терминов индексирования осуществляют на основе зарегистрированного (ГОСТ 7.25) или опубликованного информационно-поискового тезауруса, который используют при составлении запросов к ИПС.

При использовании тезауруса допускается сокращать число терминов, включаемых в ПОД за счет исключения общих понятий, которые могут быть привлечены на этапе поиска документа или на этапе составления поискового предписания на основании ссылок в статьях тезауруса.

4.3. Понятия, не представленные в словаре индексирования, но необходимые для формирования ПОД, выражают одним из двух способов:

новым специфическим термином, который включают в ПОД и в словарь;

более общим термином, имеющимся в ИПЯ; при этом специфический термин направляют в службу ведения ИПЯ в качестве кандидата на включение в словарь.

Новые понятия представляют наиболее близкими из существующих в ИПЯ лексических единиц, а также оценивают полезность включения новых терминов в словарь с точки зрения поиска.

4.4. При индексировании свободными ключевыми словами, взятыми из текста документа, они должны быть приведены к канонической форме по ГОСТ 7.25. Длину словосочетаний рекомендуется ограничивать двумя-тремя словоформами.

Схема индексирования с использованием информационно-поискового тезауруса приведена в нии 2 .

5. ФОРМИРОВАНИЕ ПОИСКОВОГО ОБРАЗА ДОКУМЕНТА

5.1. ПОД состоит из выбранных терминов индексирования, организованных с помощью грамматических средств ИПЯ данной ИПС.

5.2. В состав ПОД могут быть включены следующие категории данных, предусмотренные технологией индексирования конкретной ИПС:

степень нормализации терминов индексирования и применяемый для этого словарь;

индивидуальные характеристики термина индексирования;

связь терминов индексирования в синтаксических конструкциях ПОД.

Для включения в ПОД фактографических данных применяют грамматические категории, указанные в . 6 .

5.3. По степени нормализации различают два типа терминов координатного индексирования: дескрипторы и ключевые слова.

5.4. Термины индексирования должны быть представлены в ПОД в соответствии с орфографическими правилами используемого в системе естественного языка.

5.4.1. Дескрипторы допускается представлять условными кодами, которые указаны в используемом словаре индексирования. В этом случае ИПС должна обеспечивать автоматический поиск орфографических форм дескрипторов по их кодам.

5.4.2. Ключевые слова в многоязычных информационных системах, с ПОД на основе различных национальных языков, должны быть снабжены пометами о принадлежности к тому или иному естественному языку.

5.5. Индивидуальные характеристики терминов индексирования являются факультативными элементами ПОД и их используют для уточнения содержания документа, организации процедур информационного поиска или дальнейшей аналитико-синтетической обработки документов в системе.

К индивидуальным характеристикам относят данные о семантической и морфологической категории термина индексирования, его роли и информационном весе, способе получения и предполагаемом использовании.

5.5.1. Семантическая характеристика термина индексирования заключается в отнесении его к следующим лексикографическим категориям:

1) термин, выражающий научно-техническое понятие;

2) имя собственное, идентификатор;

3) наименование параметра;

4) значение параметра (выраженное текстом или именованной величиной);

5) числовое выражение;

6) обозначение единицы величины.

5.5.2. Морфологическая характеристика термина индексирования заключается в отнесении его к лексикографическим категориям:

1) производное слово;

2) сложное слово;

3) словосочетание;

4) аббревиатура;

5) фрагмент слова.

Морфологические характеристики используют в ПОД для реализации в ИПС смыслового анализа лексических единиц на основе их формальных признаков.

5.5.3. Роль термина индексирования указывают в ПОД для уточнения места соответствующего понятия в содержании документа. Для этого особыми указателями роли, принятыми в ИПС, отмечают термины индексирования, отражающие следующие аспекты документа:

1) объект исследования, описания;

2) характеристики, свойства, параметры объекта;

3) методы и средства исследования, технологическую оснастку;

4) составные части, узлы, детали объекта;

5) область применения объекта (отрасль хозяйства, техники, науки);

6) назначение объекта;

7) цель исследования, разработки, описания;

8) результаты исследования, разработки.

5.7. Запись ПОД в памяти ИПС обусловлена принятым в ней способом кодирования с учетом требований настоящего раздела и ГОСТ 7.52.

6. ФАКТОГРАФИЧЕСКОЕ ИНДЕКСИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТА

6.1. Фактографическое индексирование документа (ФИД) заключается в выявлении в документе и включении в ПОД данных, выражающих конкретные сведения (сообщения), имеющиеся в документе.

На основании результатов ФИД в фактографических ИПС формируются массивы сведений, в которых единицей информации является фактографическая запись.

6.2. ФИД предполагает формальное различение в ПОД двух категорий терминов индексирования, выражающих:

1) темы или объекты сообщения;

2) приписанные этим объектам свойства, являющиеся смыслом сообщения.

Соответствующие термины индексирования должны быть связаны друг с другом в синтаксическую конструкцию, объединяющую наименование объекта, его характеристики, их значения, единицы величины и отражающую смысловые связи понятий в документе.

Дополнительно такая синтаксическая конструкция может быть охарактеризована:

1) показателем модальности;

2) условием истинности.

6.3. Показатель модальности фактографического сообщения определяет различие между сообщениями следующих типов:

1) наблюдаемый факт;

2) допускаемое значение;

3) требование стандарта;

4) плановый показатель;

7) предположение;

8) условие.

Если в информационной системе не используют показатели модальности, то все фактографические сообщения рассматривают как принадлежащие одной модальности, которая должна быть указана в эксплуатационной документации системы.

6.4. Условием истинности фактографического сообщения является другое фактографическое сообщение, связанное с первым в синтаксическую конструкцию вышестоящего уровня.

Например:

Х = вес продукта

Z = 150 г.

V = влажность не более 45 %,

где Х - характеристика объекта,

Z -значение характеристики,

Y - условие истинности.

Фактографическое сообщение, являющееся условием истинности, должно иметь показатель модальности условия «если », например:

(вес продукта = 150 г) (если (влажность не более 45 %)).

6.5. Термины индексирования, выражающие тему (объект) сообщения, относятся к категориям 1 или 2, указанным в 5.5.1 . При использовании категории 1 термину индексирования может быть дополнительно приписан показатель единичности или общности объекта (квантор).

Квантор общности используют в сообщениях, где выражено утверждение обо всех объектах, попадающих в объем соответствующего понятия.

Квантор единичности используют в сообщениях, где выражена информация о том объекте, входящем в состав данного понятия, который рассматривается в данном документе.

6.6. Термины индексирования, выражающие свойства объектов, которые составляют смысл сообщения, могут быть выражены лексическими единицами категорий 1, 2, 3 ( м. п. 5.5.1) или параметрической конструкцией ( ).

6.7. Параметрическая конструкция должна состоять из двух формально выраженных частей: наименования параметра и перечня значений параметра (см. ), которые объединены в одну синтаксическую конструкцию.

14. Конец

Блок-схема индексирования по информационно-поисковому тезаурусу показана на чертеже.

Блок-схема алгоритма индексирования

ИНФОРМАЦИОННЫЕ ДАННЫЕ

1. РАЗРАБОТАН И ВНЕСЕН Государственным комитетом СССР по науке и технологиям и Техническим комитетом ТК 191 «Научно-техническая информация, библиотечное и издательское дело»

РАЗРАБОТЧИКИ

В.И. Белоозеров, канд. филол. наук (руководитель темы); Н.Д. Кравченко, канд. пед. наук; И.В. Тростникова; Н.А. Сливницина; Г.Н. Хондкариан; В.Н. Казаков, канд. техн. наук

2. УТВЕРЖДЕН И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Постановлением Комитета стандартизации и метрологии СССР от 27.03.92 № 297

Настоящий стандарт разработан методом прямого применения стандарта ИСО 5963-85 «Документация. Методы анализа документов, определения их тематики и выбора терминов индексирования» с дополнительными требованиями, отражающими потребности народного хозяйства

3. Срок первой проверки - 1995г.

Периодичность проверки - 5 лет

4. РАЗРАБОТАН ВПЕРВЫЕ

5. ССЫЛОЧНЫЕ НОРМАТИВНО-ТЕХНИЧЕСКИЕ ДОКУМЕНТЫ

	Номер пункта, приложения
	Вводная часть
ГОСТ 7.25-80
ГОСТ 7.26-80	Вводная часть
ГОСТ 7.27-80	Вводная часть; приложение 1
ГОСТ 7.52-85	Вводная часть; 5.7
	Вводная часть; приложение 1

Индексирование документа обычно организуется через автоматическую обработку его текста и заполнение метаданных. Автоматическая обработка – полнотекстовое индексирование – заключается в преобразовании текста документа в набор слов. Причем обычно для слов сохраняется их позиция в документе, для обеспечения возможности поиска по словосочетаниям. Существуют два принципиально различных метода такого индексирования с учетом применяемых в дальнейшем методов поиска:

бинарное индексирование – не зависит от языка документа по причине бинарной или словарной индексации;

морфологическое индексирование – производится с учетом морфологии и семантики языка.

При бинарном индексировании (контекстно-независимом по классификации) поиск ведется на основе алгоритмов “нечеткого поиска”, т.е. поиска с ошибками. В этом случае допускается неполное (с заданным количеством ошибок в начале, середине и конце слова) совпадение слов с шаблоном. При втором методе индексации (контекстно-зависимом по классификации) слова преобразуются в словоформы с отсечением суффиксов и окончаний, что позволяет искать склонения и спряжения шаблонов.

Стандарта на метаданные на текущий момент не существует, но обычно они включают, по крайней мере, дату создания документа, его размер, возможно, тип и автора, краткое содержание – аннотацию и ключевые слова. Стоит отметить, что последние поля (аннотация и ключевые слова) на сегодняшний день заполняются вручную. При этом, если формат документа их предусматривает и автор их заполнил, то все неплохо, но практически всегда в реальных документах они отсутствуют. Поэтому существующие сегодня системы документооборота их обычно игнорируют по причине крайне дорогого и медленного их заполнения оператором, вводящим документы в систему.

Несмотря на несомненные плюсы, полнотекстовое индексирование в любом своем виде имеет и ряд существенных минусов :

большое количество “мусора” в индексе , т.е. слов никак не характеризующих документ, а связывающих “ключевые” слова – а значит, возможное большое число нерелевантных документов при поиске при попадании шаблона на “мусор”;

большой объем индекса за счет “мусора” – следовательно, расход ресурсов на его хранение и время на поиск по нему.

Эти недостатки обусловлены самой концепцией такого индексирования – сохранением всего текста за исключением “стоп-слов”. Действительно, с одной стороны наличие в индексе всех слов текста гарантирует его нахождение по любому из них, но с другой стороны встает вопрос: “А насколько это корректно?”. Предположим, мы имеем текст о компьютерных технологиях, в котором приведена пословица: “За двумя зайцами погонишься, ни одного не поймаешь”. При проведении поиска по слову “заяц” система выдаст этот документ, хотя он не будет иметь ни малейшего отношения к фауне. Наглядно иллюстрируют это приведенные чуть выше слова данного текста “предлог”, “союз” и “местоимение”.

Таким образом можно сделать вывод, что индексировать нужно “ключевые” слова документа , а не весь текст, чтобы гарантировать валидность результатов поиска. Только в отличие от документных систем первого поколения, в которых применялось ручное индексирование, данный процесс должен выполняться полностью автоматически в связи со значительно возросшим потоком документов. Все предпосылки в плане технических средств для этого есть. Кроме того, индексирование “ключевых” слов позволит значительно сократить объем индекса, а посему, и время поиска по нему.

Индексация документов заключается в присвоении им условных цифровых (иногда буквенно-цифровых) обозначений - индексов, которые предоставляются документам во время регистрации и свидетельствуют о место составления, время исполнения и хранения документов. Обязательным элементом индекса является порядковый регистрационный номер в пределах документопотока, что регистрируется, как правило, за год. В соответствии с задачами поиска порядковый номер может дополняться индексом по номенклатуре дел, а также другими классификационными отметками (индексами структурных подразделений, должностных лиц, корреспондентов, вопросов деятельности, видов документов и т.п.). Составные части регистрационного индекса отделяются друг от друга косой чертой, например: 356/01,134/02/03-10.

Чаще всего с регистрационного порядкового номера документов прилагается номенклатурный индекс, поскольку основной схемой классификации документов в делопроизводстве является номенклатура дел.

Базой для индексации номенклатур дел является перечень или список структурных подразделений с закрепленными за ними индексами или условными отметками. В индекса структурного подразделения добавляется номер дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения, например: 05-15, где 05 - индекс структурного подразделения (обычно он совпадает с порядковым номером структурного подразделения по штатному расписанию), 15 - номер дела по номенклатуре. Целесообразность нумерации дел в пределах одного структурного подразделения объясняется тем, что таким образом достигается наибольшая стабильность номеров. Появление новых дел или уменьшение количества дел в одном структурном подразделении, создание или ликвидация структурных подразделений (а следовательно, и дел) не влияет на индексацию дел других структурных подразделений.

Одной из составляющих системы регистрации является классификаторы, которые разрабатываются с учетом потребности учреждения по поиску документов.

В случае отсутствия номенклатуры дел во время присвоения регистрационного индекса используют классификатор структурных подразделений, за которым, как правило, установлена последовательность структурных подразделений согласно штатному расписанию. Например: служба делопроизводства - 01; планово-финансовый отдел - 02; отдел маркетинга и рекламы - 03; отдел продаж - 04; отдел персонала - 05; юридический отдел - 06; бухгалтерия - 07; административно-хозяйственный отдел - 08.

Нередко в учреждениях разрабатывают цифровые классификаторы должностных лиц, как правило - руководителя и его заместителей, например: генеральный директор - 01; финансовый директор - 02; коммерческий директор - 03; заместитель генерального директора по административно-хозяйственным вопросам - 04.

Благодаря такой структуре индексации за регистрационным индексом можно определить, кто рассматривал документ и в какое структурное подразделение его направлено на исполнение. Например: 346/02/07, где 346 - порядковый номер входящего письма, 02 - индекс финансового директора, 07 - индекс бухгалтерии.

Использование во время регистрации индексов должностных лиц целесообразно в случае формирования дел (прежде всего переписка за подписью руководства) в структурных подразделениях.

Расположение регистрационного номера документа как составной части его индекса может меняться в зависимости от того, какой документ регистрируется - инициативный входной или инициативный выходной. Регистрация инициативных исходящих документов отличается от регистрации инициативных входных лишь двумя моментами: элементы регистрационного индекса записываются в обратной последовательности, а индексом должностного лица является индекс лица, подписавшего документ.

Итак, при регистрации инициативного исходящего документа сначала проставляется регистрационный номер с группой инициативных входящих документов (например, 1034), затем индекс должностного лица - автора резолюции (например, 02), далее - индекс структурного подразделения, куда направлен документ на исполнение (например, 06), а после исполнения документа - вторая часть индекса - индекс дела по номенклатуре (например, 14). Полный регистрационный индекс будет иметь такой вид: 1034/02/06-14.

Во время регистрации инициативного исходящего документа на документе проставляется сначала индекс дела по номенклатуре (например, 05-12), затем индекс должностного лица, подписавшего документ (например, 01), и регистрационный номер за группой инициативных исходящих документов (например, 960). В этом случае полный регистрационный индекс будет иметь такой вид: 05-12/01/960.

Распорядительные документы (постановления, решения, приказы, распоряжения), а также некоторые внутренние документы (протоколы, акты) имеют только порядковый номер в пределах года (с января по декабрь).

Только в учебных заведениях нумерация внутренних документов может вестись по учебным годом.

В некоторых случаях могут применяться буквенные индексы.

При регистрации обращений граждан порядковый номер дополняется первой буквой фамилии заявителя.

Например: Д-23. С-12.

Регистрация документов с ограниченным доступом предусматривает добавление к регистрационному индексу соответствующей отметки, например: 235/01-05ДСК.

С целью различения групп приказов по личному составу каждому виду может присваиваться буквенный индекс. Система индексов разрабатывается кадровыми службами с учетом специфики регистрации и формирования приказов в данном учреждении. Для приказов по личному составу (о приеме, переводе, увольнении, совместительстве работников учреждения, о материальной помощи, о поощрении работников), номера, как правило, добавляется буква "К" (кадры) или "ОС" (личный состав), например: № 145-К, № 68-ОС. Если приказы о поощрении ведутся отдельно, то добавляется буква "С" (поощрения), например: № 47-3. Приказы о предоставлении отпусков могут иметь такой буквенный индекс: № 83-От., приказы о командировке - № 54-В, приказы о взыскании - № 5-С.

На документах, авторами которых являются несколько организаций, индексы авторов проставляются через косую черту в порядке указания авторов (слева направо). Например, регистрационный индекс совместного приказа трех учреждений будет таким: 356/501/231.

Одна из важнейших операций аналитико-синтетической переработки информации как средства информационного поиска – индексирование документов и информационных запросов.

Индексирование – процесс выражения содержания документа и (или)запроса наинформационно-поисковом языке (ИПЯ) с помощьютерминов индексирования – классификационных индексов, предметных рубрик (ПР), ключевых слов, дескрипторов, кодов. Иными словами, индексирование – процесс перевода содержания документов и запросов с естественного языка на ИПЯ, в результате чего создается поисковый образ документа (ПОД) и поисковый образ запроса (ПОЗ) . Таким образом, происходит «свертывание» информации, содержащейся в документе, и изложение ее на ИПЯ в виде индекса, предметной рубрики или дескриптора, ключевого слова.

Информационно-поисковый язык (ИПЯ) – это специально созданный искусственный язык, предназначенный для выражения содержания документов и (или) запросов с целью их последующего поиска. ИПЯ – это основной элемент логико-семантического аппарата информационно-поисковой системы (ИПС).

Необходимость создания искусственного языка (для выражения смыслового – семантического содержания документов с целью их поиска) обусловлена тем, что естественный язык обладает рядом свойств, препятствующих его использованию для записи и поиска информации: это неоднозначность и многозначность слов естественного языка. Точное значение многих слов можно определить только из контекста, в котором они употреблены (ударный инструмент, ударная доза и т.д.). Эти факторы не позволяют добиться точного соответствия между содержанием документа и средствами выражения этого содержания.

Трудности использования естественного языка в качестве ИПЯ усиливаются еще и тем, что в ИПС в качестве входных документов могут быть использованы не полные тексты, а рефераты, аннотации, библиографические описания, которые являются результатом свертывания содержания документов.

Основные требования, предъявляемые к ИПЯ:

· Однозначность;

· Достаточная семантическая сила

· Открытость (возможность корректировки языка)

Каждый ИПЯ имеет определенный словарный состав, представляющий совокупность лексических единиц (ЛЕ) – обозначения отдельного понятия, минимального и неделимого в этой функции. В качестве ЛЕ в ИПЯ используется лексика естественных языков – слова, словосочетания предметной рубрики, цифровые или буквенно-цифровые коды и т.д.

Важным моментом при индексировании является создание поискового образа документов (ПОД).Поисковый образ документа – основное смысловое содержание документа (а не вся информация, содержащаяся в нем), выраженное в терминах формализованного ИПЯ. ПОД ставится в однозначное соответствие этому документу, по нему производится отыскание документов в массиве документов.

Индексирование запроса также осуществляется путем перевода его содержания на ИПЯ. Таким образом, совокупность терминов индексирования, выражающих смысловое содержание запроса, называется поисковым образом запроса (ПОЗ ).

Поиск ведется по совокупности терминов индексирования. С целью повышения эффективности поиска информации по запросу ПОЗ может быть дополнен специальными указаниями о последовательности выполнения логических операций в процессе информационного поиска, которые называются поисковым предписанием.

Индексирование реализуется в следующих процессах: предметизации, систематизации и координатном индексировании.

Систематизация – вид индексирования, при котором содержание документа и (или) запроса выражено классификационными индексами, в соответствии с правилами определенного классификационного ИПЯ (КС). Такой принцип индексирования принято считать классификационным. Он обеспечивает возможность организации информационного поиска по иерархическому признаку. Специалисты, осуществляющие процесс систематизации в библиотеках и информационных центрах, называются систематизаторами.

Предметизация – вид индексирования, при котором содержание документа и (или) запроса выражено предметной рубрикой (ПР) в соответствии с правилами определенного предметизационного ИПЯ. Предметизационный принцип индексирования основан на использовании ЛЕ, которые входят в состав предметных рубрик, естественного языка (т.е. предметные рубрики, выражающие ПОД и ПОЗ составляются на основе естественного языка). Предметизационный принцип индексирования обеспечивает возможность организации информационного поиска по алфавитному признаку. Процессы предметизации осуществляются в библиотеках и информационных центрах предметизаторами.

Координатное индексирование – вид индексирования, при котором смысловое содержание документа и (или) запроса многоаспектно выражаются множеством ключевых слов или дескрипторов. ИПЯ, предназначенный для координатного индексирования, называется дескрипторным языком. Специалисты, осуществляющие координатное индексирование, называются индексаторами.

Термины «индексирование» и «индексатор» распространены в англоязычной литературе и широко применяются в международной и отечественной библиотечной практике.

Итак, в зависимости от вида индексирования, выделяются предметизационные, классификационные и дескрипторные ИПЯ. В их состав входит множество ЛЕ и грамматические (парадигматические и синтагматические) отношения между ними. ЛЕ – обозначение отдельного понятия, принятое в ИПЯ и неделимое в этой функции. ЛЕ могут представлять собой принятые в естественном языке слова, устойчивые словосочетания, аббревиатуры, символы, даты, общепринятые сокращения, лексически значимые компоненты сложных слов, а также эквивалентные им кодовые или символические обозначения искусственного языка. Грамматические отношения позволяют организовать ЛЕ в систему.

Требования к ИПЯ :

· Полно и точно передавать содержание документа, отражаемого в данной ИПС;

· Обеспечить однозначное толкования терминов индексирования;

· Допускать многоаспектное индексирование;

· Допускать внесение изменений (дополнений, исправлений);

· Обеспечивать простоту и удобство индексирования, информационного поиска и ведение данной ИПС;

· Отражать современное состояние терминосистемы в данной области знания.

Правила использования ИПЯ фиксируют в справочно-методическом аппарате соответствующей ИПС.

Синтагма (греч. – вместе построенное, соединенное) – смысловое единство, которое, в определенном контексте выражается словом, группой слов или предложением. Отдельно взятые слова (например, « методика», «пособие», «индексирование») вступают в предложении в синтагматические отношения с помощью грамматических средств языка, таких, как склонение, спряжение, предлоги, союзы и пр.

4. ТЕМА: УНИФИКАЦИЯ И СТАНДАРТИЗАЦИЯ ИНДЕКСИРОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ.

Термин «индексирование» был введен в отечественную библиотечную теорию и практику в 1991 г. ГОСТом 7.59 – 90 «Индексирование документов. Общие требования к систематизации и предметизации». Стандарт был введен взамен 3-х предыдущих ГОСТов, разработанных в 80-е гг.:

1. ГОСТ 7.39 – 82 Систематизация и предметизация. Термины и определения.

2. ГОСТ 7.44 – 84 Систематизация документов. Общие требования.

3. ГОСТ 7.45 – 84 Предметизация документов. Общие требования.

Все эти стандарты были разработаны в рамках Системы Стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу (СИБИД) для унификации (единообразия) процессов индексирования. Конечная цель стандартизации – повышение качества и эффективности работы – в данном случае – качества индексирования и тех элементов справочно-поискового аппарата, которые связаны с индексированием. Любой стандарт рождается в результате обобщения многолетней практики.

Библиотекари учились по учебникам, использовали практические пособия. Стандартов, регламентирующих технологические процессы, многие десятилетия не было. Появление централизованной каталогизации (например, печатной каталожной карточки), общая для всех или многих библиотек система классификации привели библиотекарей к пониманию целесообразности единых принципов и методов работы. На определенном этапе развития международных связей возникла необходимость максимального согласования отечественной практики каталогизации с зарубежной.

ГОСТ 7.59 – 90 был ориентирован на Международный стандарт МС ИСО 5963 «Документация – методы анализа документов, определения их тематики и выбора терминов индексирования» введенным Международной организацией по стандартизации (ИСО) в 1985 г.

Международный стандарт обладал рядом достоинств, которые учли отечественные разработчики:

· Самостоятельной частью стандарта были определения встречающихся в нем терминов (в отечественных стандартах они были выведены отдельным ГОСТом).

· В МС вводились понятия и определялись требования общего характера, охватывающие как систематизацию, так и предметизацию (в отечественных стандартах эти процессы рассматривались, как самостоятельные несвязанные между собой процессы, в отдельных ГОСТах).

Преимущества МС ИСО были очевидны: проще освоить любой процесс, тем более – совокупность сложных процессов, какими являются систематизация и предметизация, если выделить общее, единичное и особенное. Было решено объединить отечественные стандарты, максимально приблизить их к международному по структуре и содержанию. Кроме того, необходимо было разработать такой стандарт, применения которого не ограничивалось бы ведомственными рамками. Это означало, что предстояло решить ряд терминологических проблем, так как в те годы в стране параллельно функционировали две системы терминов – библиотечная и информационная. Было решено использовать в стандарте современную международную терминологию.

В период разработки ГОСТ 7.59 – 90 было проведено серьезное научное исследование по внедрению предыдущих стандартов. Так, ГОСТом 7.44 – 84 предусматривалось обязательное ведение во всех библиотеках алфавитно-предметного указателя (АПУ) к систематическому каталогу – не в качестве вспомогательного аппарата, а в роли составной части каталога. Поэтому предписывалось составление карточки АПУ в процессе обработки новых поступлений. Это требование основывалось на современных представлениях о том, что СК способен выполнять свои функции, если он обеспечен адекватным АПУ. Вводилось также обязательное редактирование классификационного решения и предметных рубрик АПУ. Соответственно были изменены общегосударственные нормы времени.

Обследование показало, что сотни библиотек выполняли эти процессы, но с введением ГОСТа они становились обязательными для всех библиотек.

С января 2004 г. введен в действие в качестве Государственного стандарта Российской Федерации ГОСТ 7.59 – 2003 «Индексирование документов. Общие требования к систематизации и предметизации».

В соответствии с современными требованиями ГОСТ 7.59 – 2003 «Индексирование документов» состоит из 6 разделов. Структура ГОСТа следующая:

Через несколько лет был разработан и введен в действие другой стандарт, рассматривающий третий процесс индексирования – ГОСТ 7.66 – 92 «Индексирование документов. Общие требования к координатному индексированию», в основе которого также были правила МС ИСО 5963.

Прошло более десяти лет. За эти годы изменилась классификационная практика в стране. Во многих библиотеках появились автоматизированные системы и электронные каталоги. Потребовалось уточнить перечень и наименования классификационных систем. Существенно упорядочена терминология рассматриваемой предметной области. Были утверждены терминологические стандарты:

· ГОСТ 7.73 – 96 СИБИД. Поиск и распространение информации. Термины и определения.

· ГОСТ 7.74 – 96 СИБИД. Информационно-поисковые языки. Термины и определения.

· ГОСТ 7.76 – 96 СИБИД. Комплектование фонда документов. Библиографирование. Каталогизация. Термины и определения.

С января 2004 г. введен в действие в качестве Государственного стандарта Российской Федерации ГОСТ 7.59 – 2003 «СИБИД. Индексирование документов. Общие требования к систематизации и предметизации».

В соответствии с современными требованиями стандарт состоит из 6 разделов. Структура ГОСТа следующая:

1. Область применения

3. Определения

4. Общие положения

4.1 Сущность индексирования

4.2 Объект индексирования

4.3 Условия индексирования

4.4 Принципы индексирования

4.5 Виды ИПЯ и терминов индексирования

5. Требования к ИПЯ

5.1 Общие требования

5.2 Требования к классификационным ИПЯ

5.3 Требования к предметизационным ИПЯ

6. Технологические процессы и общие правила индексирования

6.1 Общие правила индексирования

6.2 Правила систематизации

6.3 правила предметизации.

ГОСТ 7.59 – 2003 устанавливает общие требования к индексированию: систематизации и предметизации документов и информационно-поисковым языкам, применяемым при индексировании. Стандарт предназначен для библиотек, органов научно-технической информации, книжных палат, редакций и издательств.

В журнале «Библиотека», начиная со второго номера за 2004 г. в рубрике «Библиотековедение» проводится «Школа индексирования» Э.Р. Сукиасяном, где публикуется материал, комментирующий содержание ГОСТов по индексированию.