Какие организационно распорядительные документы относятся к усорд. Разрабатывать новые бланки или нет? Унифицированные системы документации

Отдел ДОУ компании контролирует исполнение организационно-распорядительных документов. Данная процедура основана на унифицированной системе организационно-распорядительной документации. Сегодня мы расскажем о принципах работы с ней.

Из статьи вы узнаете:

Когда будет принят новый ГОСТ унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД)

Организация исполнения документов и поручений в УСОРД

Восьмой раздел Инструкции по делопроизводству «Организация исполнения документов и поручений» состоит из пяти частей:

1. Порядок подготовки, оформления, исполнения резолюций руководства.
2. Сроки исполнения документов.
3. Доведение документов до исполнителей.
4. Особенности исполнения документов.
5. Контроль исполнения документов.

Опишем нюансы подготовки разделов подробнее.

Читайте также:

Порядок подготовки, оформления, исполнения резолюций руководства

Каждый документ, требующий исполнения, содержит резолюцию начальства. Руководители выносят резолюции трех видов.

1. традиционная резолюция, написанная на документе;
2. резолюция, оформленная на отдельном листе;
3. резолюция, зафиксированная в СЭД.

Все три способа оформления резолюции должны соответствовать требованиям ГОСТ Р 6.30-2003 . По ГОСТу реквизит «Резолюция» включает: фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись руководителя и дату вынесения резолюции. В Инструкции укажите, что резолюция - часть документа и хранится вместе с ним. Напишите, в какое поле вносят поручение в регистрационной карточке в СЭД.

Сроки исполнения документов

Это основная для контроля часть Инструкции по делопроизводству. Сроки исполнения документов определяет руководитель и отражает в резолюции. Стандартный срок ответа на входящие деловые бумаги, составляет 30 календарных дней. Это универсальный срок, установленный ведомственными инструкциями по делопроизводству. Негосударственным организациям тоже рекомендуется ему следовать. В примере раздела Инструкции оговорено, что на запросы СМИ отвечают за 7 календарных дней, а на телефонограммы и телеграммы - за 5 календарных дней, если они не срочные.

Что касается сроков выполнения заданий по внутренним документам, то они могут колебаться от 2 до 30 календарных дней. Сроки устанавливают в организации исходя из особенностей производственных процессов.

Доведение документов до исполнителей

Для направления деловой бумаги исполнителю в СЭД создают задачу. Завести задачу может как руководитель, так и его секретарь. При создании задачи обязательно заполняют поля регистрационной карточки деловой бумаги. В Инструкции укажите, какие поля заполнить. В ходе выполнения задачи важно отметить ответственного исполнителя. Это работник, чья фамилия либо единственная в резолюции, либо указана первой (образец ниже).

Образец. Оформление резолюции

В обоих случаях ответственной за выполнение поручения будет Пахомова М. С. От нее руководитель ждет отчет о выполнении задания, и она понесет ответственность за его невыполнение. В рамках выполнения задания у ответственного исполнителя есть полномочия: он вступает в переписку с другими подразделениями, организовывает совещания, запрашивает информацию и т. п.

Особенности исполнения документов в УСОРД

На каждую задачу, поставленную на контроль, составляют отчет о выполнении. Причем отчет информативный: что сделано, когда и с каким результатом. Если результат - документ, укажите в отчете регистрационные данные и внесите в регистрационную карточку ссылку документа-запроса. Например: «Направлено письмо исх. от 09.10.2017 № 4543».

В СЭД по-разному реализуют функцию формирования дел и историй переписки. Но смысл одинаков: если одна бумага повлек за собой создание других деловых бумаг, то в регистрационной карточке каждого из них должна быть доступна история работы с документами.

Это готовая история решения вопроса. Перед тем как написать ответ на письмо, ответственный исполнитель провел внутреннюю переписку с коллегами, после чего организовал совещание и только потом подготовил и направил ответ.

Контроль исполнения документов

Контроль исполнения - одна из ключевых функций службы делопроизводства и одна из основных целей внедрения в организации СЭД . Реализуя эту функцию, получаем отчет о состоянии исполнительской дисциплины в компании. Контроль дает возможность установить соотношение поставленных задач выполненным, выявить нарушителей дисциплины. Компании на основании справок о контроле исполнения деловых бумаг распределяют бонусы и премии, наказывают нарушителей.

В этой части Инструкции дают определение контроля и раскрывают функции участников этого процесса. Нужно написать, кто ставит задачи, кто отслеживает выполнение, снимает с контроля, формирует отчет.

Внедрение СЭД в организации практически исключает из процесса контроля исполнения документов человеческий фактор. Все автоматизировано: СЭД сама и напомнит исполнителю о сроке, и выделит визуально «горящую» задачу в ряду других. От делопроизводителя требуется периодически формировать отчет по задачам: выполненным, просроченным, с перенесенным сроком выполнения.

Стандарт ГОСТ Р 6.30-2003. распространяется на ОРД, предусмотренные унифицированной системой организационно-распорядительной документации: постановления, приказы, распоряжения, протоколы, акты, письма и др., которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия и регулирования в деятельности.:

v федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов РФ, включая субъекты РФ, имеющие наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, органов местного самоуправления;

v предприятий, организаций и их объединений независимо от организационно-правовой формы и вида деятельности.

Стандарт устанавливает:

Состав реквизитов документов;

Требования к оформлению реквизитов документов;

Требования к бланкам и оформлению документов;

Требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба РФ, гербов субъектов РФ

Документация, применяемая при оформлении распорядительно-исполнительной деятельности любого предприятия или организации, называется ОРД.

Состав ОРД призван фиксировать Общероссийский классификатор управленческой документации. В классификаторе перечислены наименования форм ОРД, систематизированные по следующим функциям:

Создание организации, предприятия;

Реорганизация организации, предприятия;

Ликвидация организации, предприятия;

Организационно-нормативное регулирование деятельности организации, предприятия;

Оперативно-информационное регулирование деятельности организации;

Прием на работу; перевод на другую работу; увольнение с работы;

Оформление отпусков;

Оформление поощрений; оформление дисциплинарных взысканий.

Государственные стандарты на документы и документацию. Оформление реквизитов ОРД

Каждый документ состоит из отдельных составляющих его элементов, получивших название реквизитов (автор, адресат, подпись, дата и т.д.). Реквизиты – опознавательные элементы, определяющие его правоотношения с субъектами и объектами деятельности предприятия. Реквизиты документа подразделяются на постоянные и переменные. Постоянные реквизиты – это символы и индексы, наносимые на типовые заготовки документов (бланки и формы) типографским или другим способом. Переменные реквизиты – это символы и индексы, вносимые в документ в процессе его подготовки и оформления.

Различные виды документов имеют разный набор реквизитов, который определяется назначением документов (протокол, акт, приказ и т.п.). Совокупность реквизитов, определенным образом расположенных в документе, составляет его формуляр. Формуляр, характерный для определенного вида документов, называется типовым формуляром (бланком ОРД).

Во втором разделе ГОСТ установлен перечень реквизитов, используемых при подготовке и оформлении документов: Б – реквизиты, используемые для изготовления бланков; * - реквизиты, для размещения которых на бланке проставляются отметки.

Номер	Название реквизита	отметки
1.	Государственный герб РФ	Б
2.	Герб субъекта РФ	Б
3.	Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)	Б
4.	Код организации	Б
5.	Основной государственный регистрационный номер юридического лица	Б
6.	Идентификационный номер налогоплательщика/ код причины постановки на учет	Б
7.	Код формы документа	Б
8.	Наименование организации	Б
9.	Справочные данные об организации	Б
10.	Наименование вида документа	Б
11.	Дата документа	*
12.	Регистрационный номер документа	*
13.	Ссылка на регистр номер и дату документа	*
14.	Место составления или издания документа
15.	Адресат	*
16.	Гриф утверждения документа
17.	Резолюция
18.	Заголовок к тексту
19.	Отметка о контроле
20.	Текст документа
21.	Отметка о наличии приложения
22.	Подпись
23.	Гриф согласования документа
24.	Визы согласования документа
25.	Оттиск печати
26.	Отметка о заверении копии
27.	Отметка об исполнителе.
28.	Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
29.	Отметка о поступлении документа в организацию
30.	Идентификатор электронной копии документа

Кроме того, в документах могут быть атрибуты, специфические для данного типа документа. Например, входящие документы кроме базовых реквизитов имеют еще следующие:

1. Контрольный срок исполнения. Данный атрибут берется или непосредственно из входного документа (где он может быть указан) или из типа входного документа, который определяет сроки ответа на те или иные входные.

2. Контролирующее лицо. Обычно это одно из первых лиц предприятия, которое назначает конкретного исполнителя документа и ставит резолюцию. Данный атрибут проставляется не на всех входящих документах, а только на наиболее важных, ответственных. Не пустой аргумент вызывает необходимость в случае завершения обработки документа посылать сообщения о прохождении документа соответствующему субъекту.

Внутренние документы , помимо перечисленных выше реквизитов, могут обладать еще следующими:

1. Список подразделений предприятия для ознакомления.

2. Контрольный срок ознакомления или исполнения.

3. Список исполнителей документа.

Исходящие документы имеют следующие дополнительные реквизиты:

1. Документ-основание. Этот атрибут есть всегда, т.к. исходящий документ всегда порождается на основе или входящего или внутреннего;

3. Контрольный срок ответа. Данный атрибут встречается редко и не во всех организациях.

Некоторые виды документов разрешается оформлять рукописным способом (заявления, служебные записки и др.), но обычно служебные документы готовят с помощью печатающих устройств.

Рисунок 1 - Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка

Рисунок 2 - Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка

Оформление документов

Расположение реквизитов согласно рассматриваемому стандарту.

1. Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Положением «О Государственном гербе Российской Федерации».

2. Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

3. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).

4. Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций.

5. Основной государственный регистрационный номер юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

6. Идентификационный номер налогоплательщика/ код причины постановки на учет проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

7. Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при её отсутствии – полное наименование вышестоящей организации.

Наименование организации субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, печатают на двух языках - русском и национальном.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного.

Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе (положении об организации). Наименование на иностранном языке располагают ниже наименования на русском Государственном языке. Российской Федерации

Наименованиё филиала, территориальною отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

9. Справочные данные об организации включают: почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению организация (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

10. Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).

11. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату

Дату документа оформляют тремя парами арабских цифр в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. Например, 24.10.03.

Допускается оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день месяца.

При подготовке нормативных и финансовых документов Допускаются словесно-цифровой способ оформления даты (без кавычек), например: 24 октября 2003 г.

12. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

13. Ссылки на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ. Этот реквизит может размещаться на бланке и заполняться при составлении письма ответа.

14. Место составления или издания документа указывают в случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения.

15. В качестве адресата могут быть указаны организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Наименование организации и её структурного подразделения в именительном падеже, например:

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

В состав реквизита Адресат при необходимости может входить почтовый адрес. Элементы адреса указывают в последовательности, установленной почтовыми правилами.

Документ не должен содержать более 4 адресатов. Слово Копия перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем количестве адресатов составляют список рассылки документов.

Если письмо адресуется организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

При адресации документа физическому лицу указывают почтовый адрес, затем фамилию и инициалы получателя, например:

16. Документ утверждается должностным лицом (коллегиальным органом) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова "Утверждаю" (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения например:

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова "утверждено" (без кавычек), наименования утверждающего документа в именительном падеже, его даты и номера, например:

Гриф утверждения документа располагается в верхнем правом углу документа (Приложение В).

17. Резолюция пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подписи и дату, например:

Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

18. Заголовок к тексту включает краткое содержание документа. Заголовок согласуется с наименованием вида документа и может отвечать на вопросы.

Например:

Приказ о чем (о ком?) о создании аттестационной комиссии, =

Должностная инструкция чья (для кого?) социального педагога =

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок можно не составлять.

19. Отметка о контроле - за исполнением документа, которую обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".

20. Текст документа составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации о государственных языках.

Тексты документов пишут только на русском языке при направлении их:

В федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации,

На предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связанного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименование приказов характеризуемого субъекта должно быть выражено именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом 2-го лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованием приказов.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицы пёчатаются более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.

Связанный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы, распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения; справки, докладные записки - оценку фактов, выводы).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа,. заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т. д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, пронумерованных арабскими цифрами.

В распорядительных документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, дёйствующих на принципах единоначалия, также документах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").

В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).

В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

Текст протокола излагают от 3-го лица множественного числа ("слушали", «выступили»., «постановили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положения, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка) используют форму изложения текста от 3-го лица единствённого или множественного числа ("отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»)

В письмах используют следующие формы изложения: от 1-го лица множественного числа («просим направить, "направляем на рассмотрение»); от 1-го лица единственного числа ("считаю необходимым», «прошу выделить»);

От 3-го лица. единственного числа («министерство не возражает», «ВНИИДАД считает»).

21. Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом:

Приложение: На: 5 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов количество экземпляров; при наличии:нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложения: 1. Положение об Управлении регионального на 5 л. в 1 экз.

2. Правила подготовки и оформления документов Управления. регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают

В приложении к распорядительному документу на первом листе в правом верхнем углу пишут «Приложение» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

Приложение 2

К приказу директора Института

От 15.06.97 № 319

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от 14.06.97 № 02-4/156 и приложение к нему, всего на 30 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на З л. в 5 экз. в первый адрес.

22. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

При оформлении документа на бланке должностного липа должность этого лица в подписи не указывают.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не допускается ставить предлог «За», надпись от руки "Зам." или косую черту перед наименованием должности.

23. Гриф согласования документа состоит из слов Согласовано, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют по следующей форме:

24. Согласование документа оформляют визой, которая включает подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату; при необходимости должность визирующего, например:

При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим образом:

Визы проставляют на последнем листе подлинника распорядительного документа, на копии отправляемого документа (письмо). Возможно оформление виз распорядительного документа на отдельном листе.

25. Оттиск печати организации заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами.

26. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита Подпись проставляют: заверительную надпись Верно; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи; дату заверения, например:

Допускается заверять копию документа печатью, по усмотрению организации.

27. Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

Петров или Петров Иван Васильевич

924 45 67; 924 45 67

28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова В дело; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ

29. Отметка о поступлении документа в организацию содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты)

Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа

30. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОМИТЕТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПО СТАНДАРТИЗАЦИИ И МЕТРОЛОГИИ

О ПРИНЯТИИ И ВВЕДЕНИИ В ДЕЙСТВИЕ
ГОСУДАРСТВЕННОГО СТАНДАРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Государственный комитет Российской Федерации по стандартизации и метрологии постановляет:

1. Принять ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" с датой введения в действие 1 июля 2003 года.

Введен впервые.

2. Закрепить ГОСТ Р 6.30-2003 за Научно-техническим управлением.

Председатель Госстандарта России
Б.С.АЛЕШИН

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
УНИФИЦИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ

УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА
ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ

Unified systems of documentation.
Unified system of managerial documentation.
Requirements for presentation of documents

ГОСТ Р 6.30-2003

Дата введения 2003-07-01

Предисловие

1. Разработан Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Федеральной архивной службы России.

Внесен Научно-техническим управлением Госстандарта России.

3. Введен впервые.

1. Область применения

Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее - документы), включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД) (класс 0200000).

Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Схемы расположения реквизитов документов приведены в приложении А; образцы бланков документов - в приложении Б.

Требования настоящего стандарта являются рекомендуемыми.

2. Состав реквизитов документов

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 - код формы документа;

08 - наименование организации;

09 - справочные данные об организации;

10 - наименование вида документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

14 - место составления или издания документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии приложения;

22 - подпись;

23 - гриф согласования документа;

24 - визы согласования документа;

25 - оттиск печати;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 - отметка о поступлении документа в организацию;

30 - идентификатор электронной копии документа.

3. Требования к оформлению реквизитов документов

3.1. Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом "О Государственном гербе Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, часть I, ст. 5021).

3.2. Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

3.3. Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).

3.4. Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

3.5. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

3.6. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

3.7. Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

3.8. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.

Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

3.9. Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

3.10. Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).

3.11. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2003 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05.

3.12. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

3.14. Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

3.15. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными):

Минюст России
Департамент информатизации
и научно-технического обеспечения

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

Генеральному директору
ОАО "Северные регионы"
В.А. Лагунину

АО "Электроцентромонтаж"
Главному бухгалтеру
В.М. Кочетову

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

Администрации районов
Московской области

Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке. Например:

Главному редактору
Издательского дома
"Медиадом"
Н.В. Семиной

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Государственное учреждение
Всероссийский научно-исследовательский
институт документоведения и архивного дела
Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Образцову О.П.
ул. Садовая, д. 5, кв. 12,
г. Липки, Киреевский р-н,
Тульская обл., 301264

3.16. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ
Президент ЗАО "Ростекстиль"
Личная подпись В.А. Степанов
Дата

Допускается в реквизите "Гриф утверждения документа" центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
АО "Электронные технологии"
Личная подпись Л.В. Кузнецов
Дата

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:

УТВЕРЖДЕН
решением общего собрания
акционеров от 05.04.2003 N 14

УТВЕРЖДЕНО
приказом ВНИИДАД
от 05.04.2003 N 82

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

3.17. Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, например:

Морозовой Н.В.
Федосеевой Н.А.

Прошу подготовить проект
договора с Консалтинговой группой
"ТЕРМИКА" к 05.10.2003
Личная подпись
Дата

Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

3.18. Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок может отвечать на вопросы:

о чем (о ком)? Например:

Приказ о создании аттестационной комиссии;

чего (кого)? Например:

Должностная инструкция ведущего эксперта.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.

3.19. Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".

3.20. Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили", "решили").

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила").

В письмах используют следующие формы изложения:

От первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");
- от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");
- от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает", "ВНИИДАД считает возможным").

3.21. Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1. Положение об Управлении регионального
кредитования на 5 л. в 1 экз.
2. Правила подготовки и оформления документов
Управления регионального кредитования на 7 л. в
2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 N 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение N" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

Приложение N 2
к приказу Росархива
от 05.06.2003 N 319

Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ N" печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

ПРИЛОЖЕНИЕ N 2
к приказу Минздрава России
от 05.06.2003 N 251

3.22. В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

Вице-президент Ассоциации
региональных предприятий Личная подпись А.А. Борисов

или на бланке:

Вице-президент Личная подпись А.А. Борисов

Допускается в реквизите "Подпись" центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Например:

Исполнительный директор Личная подпись Н.А. Федоров
ЗАО "Партнер"

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Директор института Личная подпись М.В. Ларин
Главный бухгалтер Личная подпись З.В. Марьяш

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

Заместитель директора Заместитель директора
по научной работе по научной работе
Личная подпись Ю.Г. Демидов Личная подпись К.И. Игнатьев

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии Личная подпись В.Д. Банасюкевич
Члены комиссии Личная подпись А.Н. Сокова
Личная подпись А.С. Красавин
Личная подпись О.И. Рысков

3.23. Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Ректор Финансовой академии
при Правительстве Российской Федерации

Личная подпись А.Г. Грязнова
Дата

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Российской академии
медицинских наук
от 05.06.2003 N 430-162

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания Правления
Российской государственной
страховой компании "Росгосстрах"
от 05.06.2003 N 10

3.24. Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее - виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:

Руководитель юридического отдела
Личная подпись А.С. Орлов
Дата

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются
Руководитель юридического отдела
Личная подпись А.С. Орлов
ата

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

3.25. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Документы заверяют печатью организации.

3.26. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

Верно
Инспектор службы кадров Личная подпись Т.С. Левченко
Дата

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

3.27. Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

В.А. Жуков
924 45 67

3.28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

3.29. Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).

Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.

3.30. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

4. Требования к бланкам документов

4.1. Документы изготавливают на бланках.

Устанавливают два стандартных формата бланков документов - А4 (210 x 297 мм) и А5 (148 x 210 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

20 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

4.2. Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

4.3. Бланки документов оформляют в соответствии с Приложением А. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

4.4. В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой (рисунок А.1) и продольный (рисунок А.2).

4.5. Реквизит 01 (02 или 03) располагают над серединой реквизита 08. Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08.

Реквизиты 08, 09, 10, 14, ограничительные отметки для реквизитов 11, 12, 13 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

Центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

Флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

4.6. Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:

Общий бланк;

Бланк письма;

Бланк конкретного вида документа.

4.7. Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.

Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.

4.8. Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты 08, 09, 14 печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.

4.9. При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.

Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

ПРИЛОЖЕНИЕ А
(справочное)

СХЕМЫ РАСПОЛОЖЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ

Рисунок А.1 - Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка

Рисунок А.2 - Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка

ПРИЛОЖЕНИЕ Б
(справочное)

ОБРАЗЦЫ БЛАНКОВ ДОКУМЕНТОВ

Рисунок Б.1 - Образец общего бланка организации

Рисунок Б.2 - Образец углового бланка письма организации

Рисунок Б.3 - Образец продольного бланка письма организации

Лекция 1.

1.Назначение УСОРД

Состав управленческих документов определяется компетенцией и функциями учреждения. Однако, есть основные управленческие функции, присущие всем без исключения учреждениям, организациям, предприятиям. Это организационно-распорядительные функции, реализация которых реализуется при помощи унифицировано деленных документов. Состав этих документов устанавливает унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД).

В состав УСОРД входят следующие группы документов: организационные, распорядительные и справочно-информационные и справочно-аналитические.

1. Организационная документация.

1.1.Назначение организационной документации.

К организационным функциям относятся:

Создание организации и выбор ее организационно-правовой формы;

Установление ее структуры;

Определение штатной численности и номенклатуры должностей-руководителей, специалистов, технических исполнителей и их тарификации по Единой тарифной системе (ЕТС).

Регламентацию деятельности структурных подразделений и работников;

Формирование совещательных органов управления (например, совет директоров, коллегия, дирекция);

Регламентацию деятельности аппарата управления;

Лицензирование деятельности (по необходимости);

Установление режима работы и системы охраны;

Организация и оценка труда работников;

Реорганизация;

Ликвидация.

Организационная деятельность учреждения выражается в разработке и утверждении комплекса документов содержащих правила, нормы, положения, устанавливающие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав.

Организационные документы являются обязательными для исполнения. Они являются правовой основой деятельности организации. Эти документы обязательно проходят процедуру утверждения. В зависимости от вида и разновидности документов, их утверждает руководитель структурного подразделения или организации, или выше стоящей организацией.

Утверждение-это способ введения в действие документа, придание ему юридической силы.

С точки зрения срока действия организационные документы относятся к бессрочным и действуют до их отмены или пересмотра и утверждения новых.

Организационные документы разрабатываются руководством учреждения или подразделения с привлечением квалифицированных специалистов.

Организационные документы оформляются на стандартном листе бумаги с обязательным нанесением всех необходимых реквизитов. Датой организационного документа является датой его утверждения.

Текст большинства организационных документов состоит из разделов, имеющих собственные заголовки и разделенных на подгруппы.

В процессе подготовки организационные документы обязательно проходят процедуру согласования со всеми заинтересованными подразделениями и лицами.

Согласование-предварительное рассмотрение документа, подтверждение факта ознакомления, придающее документу юридическую силу.

1.2.Состав организационных документов.

К организационным документам относятся: устав организации, положения об организации, положения о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах, регламенты работы коллегиальных и совещательных органов аппарата управления или руководства и штатное расписание, инструкции по отдельным видам деятельности, правила, памятки и др.

Распорядительная документация.

2.1.Назначение распорядительной документации.

Основное назначение распорядительных документов-регулирование деятельности организации.

Руководство любой организации наделяется правом издания распорядительных документов.

Распорядительные документы касаются вопросов организационной структуры учреждения, его основной (производственной) деятельности, организации обеспечения финансировании, трудовыми, материальными, информационными ресурсами.

Распорядительные документы содержат решения, идущие от вышестоящего уровня учреждения к подведомственному, нижестоящему.

С юридической точки зрения распорядительные документы относятся к правовым актам. Распорядительные документы делятся на:

1. Правовые акты, действующие на федеральном уровне (акты, издаваемые президентом РФ, органами федеральной исполнительной власти)

2. Правовые акты, действующие на уровне субъектов РФ

3. Правовые акты, действующие в пределах отрасли

4. Правовые акты, действующие в рамках отдельной организации, фирмы, предприятия.

Распорядительные документы, издаваемые органами федеральной исполнительной власти, относятся к ведомственным нормативным актам. Распорядительные документы издаются при необходимости:

Исполнения законодательных и нормативных правовых актов;

Осуществления соответственной исполнительно-распорядительной деятельности, вытекающей из функций и задач организации.

1. Состав распорядительных документов.

По способу принятия решений все распорядительные документы делятся на две группы:

Документы, издаваемые на основе коллегиальности;

Документы, издаваемые на основе единоначалия.

На основе коллегиальности действуют федеральное правительство, представительные органы и правительства субъектов федерации и органов местного самоуправления, государственные коллегии и комитеты, коллегии министерств, органы управления акционерных обществ и т.д.

На основе единоначалия действуют федеральные министерства, администрации учреждения, предприятия, фирмы. В условиях единоличного принятия решений право принятия решения и ответственности за него принадлежит руководителю организации.

Решения, принятые коллегиально, издаются в виде постановлений и решений.

Решения, принятые на основе единоначалия, оформляются приказами, указаниями, распоряжениями.

Текст распорядительных документов состоит из разделов и подразделов. Распорядительные документы проходят процедуру согласования с заинтересованными должностными лицами. . Распорядительные документы действуют до отмены или замены новыми.

3. Справочно - информационная и справочно - аналитическая документация.

3.1. Назначение справочно-информационной и справочно-аналитической документации.

Процесс принятия управленческих решений основан на сборе и обработке объективной и достоверной информации. Основными источниками такой информации в системе управления (учреждении) являются справочно-информационные и справочно-аналитические документы. Они являются информационной основой принятия решений и издания организационных и распорядительных документов. Эти документы выполняют служебную роль по отношению к организационным правовым и распорядительным документам. Они содержат информацию, побуждающую руководителей управленческих структур принимать определенные решения, то есть инициируют управленческие решения. Справочно-информационные и справочно-аналитические документы движутся снизу вверх: от нижестоящего уровня к вышестоящему, от исполнителя к руководителю структурного подразделения, от руководителя структурного подразделения к руководителю организации-к вышестоящему.

Отдельные виды справочно-информационных документов (служебные письма, телеграммы, телефонограммы) используются для реализации информационных связей между организациями.

3.2.Состав справочно-информационной и справочно-аналитической документации.

К справочно-информационным документам относятся следующие виды документов: протокол, докладная записка, предложение, объяснительная записка, заявление, заявка, представление, письмо.

К справочно-аналитической документации относятся акты, справки, сводки, заключения, отзывы, перечни, списки.

Лекция 2.2. Унификация организационно-распорядительной документации

1. Назначение, особенности и содержание организационно-распорядительной документации

Организационно-распорядительная документация – это документация, применяемая при оформлении организационной и исполнительной деятельности организации (учреждения).

В состав организационно-распорядительных документов входят:

- организационные документы (устав организации, положение об организации, структура и штатная численность, штатное расписание, правила внутреннего распорядка, положение о структурном подразделении, должностная инструкция работника). Эти документы определяют правовое положение и основные задачи учреждений, организаций, предприятий и их структурных подразделений, работников;

- распорядительные документы (приказ, распоряжение, указание, решение, постановление). Такой документацией оформляется распорядительная деятельность должностных лиц и коллегиальных органов. Распорядительные документы вместе с тем являются средствами передачи письменных указаний подчиненным учреждениям, организациям, предприятиям и конкретным лицам;

- информационно-справочные документы (протокол, акт, письмо, докладная и объяснительная записки, справка, доверенность, телеграмма, телефонограмма и др.). Эти документы инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ действия.

- документы по кадрам организации (приём, перевод, увольнение с работы, оформление отпусков, поощрений, взысканий). Эти документы используются в деятельности кадровой службы организации.

Формуляр-образец

Совокупность реквизитов документа и схема их расположения составляют формуляр-образец документа . Максимально возможный перечень реквизитов составляет 32 наименования . Для каждого конкретного вида документов применяются не все реквизиты , а лишь те из них, которые соответствуют документам данного типа. Состав и расположение реквизитов на бланках организационно-распорядительных документов должны соответствовать СТБ 6.38-2004.

Стандарты на формуляры-образцы устанавливают форматы и размеры полей документов, входящих в состав конкретной унифицированной системы документации, а также требования к построению конструкционной сетки формуляра-образца, реквизиты и правила их расположения.

Формуляр-образец может быть представлен в виде чертежа , содержащего план размещения реквизитов , или описания реквизитов с указанием их последовательности . Описание выполняется на стандартных листах бумаги или записывается на магнитный носитель. Формуляр-образец устанавливает :1) форматы бумаги, 2) служебные поля, 3) конструкционную сетку; 4) расположение частей, зон и реквизитов с учетом двусторонней печати.

Формуляр-образец является основой для конструирования формуляров и бланков всех видов управленческой документации. Площадь, отводимая формулярам-образцам для расположения каждого реквизита, соответствует оптимальному объему этого реквизита в печатных знаках.

Разработка единой схемы построения ОРД на основе формуляра-образца позволила:

· значительно повысить эффективность работы управленческого аппарата;

· упростить и ускорить процесс машинописного оформления документов;

· облегчить поиск и обработку документов;

· повысить эффективность применения средств организационной, вычислительной и множительной техники;

· укрепить государственную дисциплину.

Формуляр-образец формата А4 устанавливает следующий состав реквизитов : Государственный герб Республики Беларусь; эмблема организации; код организации (предприятия) по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь «Предприятия и организации» (ОКПО); код документа по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь «Унифицированные документы» (ОКУД); наименование вышестоящей организации; наименование организации (предприятия); наименование структурного подразделения; почтовый адрес отправителя; коммуникационные данные (телеграфный адрес, номер телетайпа, телефакса, телефона, электронной почти, код автоматической междугородной телефонной связи и т.д.) и коммерческие данные (номер счета, название банка и т.д.); название вида документа; дата; индекс документа; ссылка на индекс и дату входящего документа; место составления или издания документа; гриф ограничения доступа к документы; адрес; гриф утверждения; резолюция; заголовок к тексту; отметка о контроле; текст; отметка о наличии приложения; подпись; гриф согласования; визы; печать; фамилия исполнителя и номер его телефона; отметка о заверении копии; отметка об исполнении документа и направлении его в дело; отметка о переносе данных на магнитный носитель; отметка о поступлении документа в организацию (на предприятие); предупредительный знак.

Варианты оформления реквизитов заголовочной части документа

Для каждого формата документов предусмотрено два вида расположения реквизитов заголовочной части . Первый – угловое расположение, при котором наименование организации (предприятия), выпустившей документ, ее адрес, телефон и т.д., а также наименование вида документа (приказ, акт и т.д.) размещаются в левом верхнем углу, оставляя в правом углу место для указания сведений об адресате или грифе утверждения. Этот вид используется наиболее часто.

Угловое расположение реквизитов бывает флаговое и центрованное . При флаговом расположении строки реквизитов начинаются от границы левого поля, а правый край строки не выравнивается. Приугловом центрованном расположении все реквизиты, расположенные в углу листа, выравниваются (центруются), т.е. находятся на равном расстоянии от границы левого поля и середины листа.

Второй вариант – продольный , при котором реквизиты, включающие сведения об организации, выпустившей документ, наименование документа, размещаются по всей верхней части листа. Этот вариант расположения реквизитов применяют при большом количестве знаков в данных реквизитах.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД) представляет собой взаимосвязанные комплексы документов, обеспечивающие организационно-распорядительную деятельность организаций и предприятий, независимо от форм собственности. Основным документом для разработки УСОРД является Государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 6.10.1-95 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Основные положения», устанавливающий требования к разработке, согласованию и утверждению унифицированных систем документации.

В состав УСОРД входят:

1. Государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

2. Методические указания по практическому применению Государственного стандарта Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

3. Классификатор унифицированных форм организационно-распорядительных документов.

4. Унифицированные формы документов по созданию, реорганизации, ликвидации и функциональной деятельности организаций и предприятий.

5. Унифицированные формы документов по кадрам организаций и предприятий.

Унифицированные формы документов , входящие в УСОРД, рекомендуются для использования в органах государственного управления, учреждениях, организациях, на предприятиях государственной и негосударственной форм собственности.

Унифицированные формы ОРД систематизированы (классифицированы) по следующим подсистемам :

а) унифицированные формы документов по созданию, реорганизации, ликвидации и функциональной деятельности организаций и предприятий

· документация по созданию организации, предприятия;

·документация по реорганизации организации, предприятия;

· документация по ликвидации организации, предприятия;

·документация по приватизации государственных и коммунальных организаций, предприятий;

·документация по распорядительной деятельности организации, предприятия;

·документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия;

·документация по оперативно-информационному регулированию деятельности организации, предприятия;

б) унифицированные формы документов по кадрам организаций и предприятий

·документация по приёму на работу;

·документация по переводу (перемещению) на другую работу;

·документация по увольнению с работы;

·документация по оформлению отпусков;

·документация по оформлению поощрений;

·документация по оформлению дисциплинарных взысканий.

Более подробная информация по унифицированным формам каждой из указанных выше подсистем помещена в книге «Унифицированная система организационно-распорядительной документации» /Рук. авт коллектива П.А.Левчик и др. / Мн.: БелНИИДАД, 2000. – 87 с.

Для осуществления кодирования унифицированных форм ОРД разработаны локальные классификаторы:

·подсистем;

·видов документов.

Код унифицированной формы проставляется при необходимости на бланках соответствующих ОРД.

Локальные классификаторы ОРД могут являться составной частью информационного обеспечения при разработке автоматизированных систем для составления, учёта, поиска, контроля над прохождением и исполнением документов, и организацией их хранения.

Для практической деятельности используется также «Альбом форм организационно-распорядительных документов» / Авт.-разраб. Э.Н. Давыдова и др. – Мн.: БелНИИДАД,2002.- 148 с. В Альбоме документы представлены в виде макетов (структур документов) и образцов (примеров оформления документов) . Формы документов построены на основе углового и продольного расположения реквизитов, даны примеры центрованного и флагового способа их расположения.

Альбом состоит из следующих разделов:

·распорядительные документы (приказ, распоряжение, решение, указание;

·организационные документы (положение, инструкция, правила);

·справочно-информационные документы (протокол, акт, служебное письмо, докладная записка, объяснительная записка, телефонограмма, телеграмма);

·документы по личному составу (заявление, приказ, представление, докладная записка, объяснительная записка).