Какой датой вносить исправления в трудовую книжку. Как делаются исправления ошибок в трудовой книжке

Здравствуйте! В этой статье мы расскажем о том, допустимо ли исправление записей, внесенных в трудовую.

Сегодня вы узнаете:

1. Какие виды ошибок при заполнении допускаются чаще всего;
2. Как аннулируется запись, когда ее внесли по ошибке;
3. Как исправляются ошибки в датах.

Ошибки в таком серьезном документе, как трудовая книжка – явление нечастое. Но если получилось так, что запись внесена неправильно, исправить это не просто можно, но и нужно. Другое дело, что не все кадровики (даже опытные) знают, как это сделать. Об этом и поговорим в нашей статье.

Общие данные

Трудовая книжка – документ официального характера. Если при заполнении были допущены ошибки, то они могут привести к тому, что работник потеряет часть стажа.

Поэтому заполнять трудовую следует, соблюдая ряд правил и рекомендаций:

1. Все записи должны быть внесены одним цветом. Гелевыми ручками заполнять нельзя.
2. Допустим только полный формат записей, сокращать нельзя.
3. На титульнике должна быть печать организации.
4. Информация о денежном премировании в трудовую не заносится.
5. Записи в трудовой должны проверяться на присутствие в них ошибок.

Признание трудовой недействительной

Встречается несколько ситуаций, в которых трудовая может потерять свою юридическую силу:

• Фамилия и инициалы сотрудника указаны неправильно. Причем достаточно ошибиться в одной букве, чтобы документ потерял свою силу.
• Нет печати организации на титульнике;
• Нет подписи лица, имеющего право заполнения трудовой;
• Дата заполнения трудовой указана неверно. Бывает, что делают намеренно, чтобы трудовой стаж человека увеличился.

Работодатель не имеет права отказать в устройстве на работу по причине недействительности трудовой.

Можно ли делать исправления в трудовой книжке

Внесенные ошибочно данные могут располагаться как в самой трудовой, так и на ее титульной странице, а также во вкладыше. Изменения в них вносятся по аналогичной схеме, но нюансы есть везде.

Для начала рассмотрим правила общего характера по исправлению ошибок:

1. Все исправления вносятся пастой, обладающей устойчивостью к свету и воде;
2. Нельзя вносить исправления гелевой ручкой, такие чернила быстро теряют цвет и четкость;
3. Если информация с ошибками внесена в старую трудовую, то использовать для поправок различные корректоры нельзя. Надо внести ниже правильную запись, так как зачеркиваний тоже допускать не следует.
4. Если ошибочная запись внесена в новую трудовую, бланк уничтожают и начинают вести другую.

Исправление может осуществить работник кадровой службы. Если же информацию с ошибками вам внесли на предыдущем рабочем месте, на новом это могут исправить, только нужно предоставить документы, которые будут являться основанием для внесения новой информации.

Каждую новую запись нумеруют, при этом не важно, в каком разделе трудовой она находится.

Кто обладает правом внесения исправлений

Правом корректировать вносимые записи обладает небольшое количество специалистов. Полного списка таких должностей в нормативной документации не приведено. Отметим только, что ответственных лиц назначает руководство компании.

Если речь идет о небольшой организации, то, как правило, трудовыми занимается либо руководитель, либо бухгалтер. Если работодатель является физлицом, то он не имеет права корректировать записи и вообще вести трудовые.

Как поступить, если ошибку обнаружил владелец трудовой

Не паникуйте, а сразу предпринимайте следующие действия:

• Соберите всю документацию, в которой указаны верные сведения;
• Обратитесь к руководству с заявлением об исправлении ошибочных данных;
• Если ошибка была допущена на старом месте работы, то руководству той компании направьте заявление о предоставлении необходимых документов;
• Если организация, допустившая ошибку, прекратила свою деятельность, то обращаться придется в городской архив по месту регистрации компании.

Конечно, все это требует времени, но исправления все равно необходимо внести, так как от этого может зависеть начисление пенсии и ряд других серьезных моментов.

Типы допускаемых ошибок в трудовой

Исправление записей зависит от того, где и какая именно ошибка допущена. Мы сейчас рассмотрим те, что встречаются наиболее часто.

Ошибки, выявленные после увольнения

Кто будет исправлять такие ошибки зависит от того, когда факт их наличия был обнаружен. Если до того как человек будет принят на новое место, то исправления – задача бывшего работодателя. Если же ошибки обнаружил новый кадровик, то ему их и исправлять.

Алгоритм действий таков:

1. В раздел со сведениями о работе вписываем наименование предыдущей организации. Это позволяет вести записи от имени прежнего работодателя.
2. Используя арабские цифры, фиксируем дату, когда внесены исправления;
3. Прежняя запись утрачивает силу в тот момент, когда будет внесена новая.
4. Вносим номер приказа, который подтвердит новые данные.
5. Работник расписывается, а начальник кадрового отдела заверяет все печатью организации.

Титульный лист и ошибки в его заполнении

На титульном листе обычно содержится вся основная информация о работнике. Замазывать штрихом допущенные ошибки запрещено. Если случай исключительный, можете зачеркнуть чуть заметной линией.

Под строкой, в которой информация неправильная, делаем новую запись, при этом указываем документ, являющийся основанием.

Чаще всего приходится заниматься исправлением фамилии сотрудника.

Четкого регламента, как вносить такие изменения, не существует, но общие рекомендации имеются:

• Тонкой линией зачеркиваем информацию, которая устарела;
• На свободном месте прописываем новую фамилию;
• Слева прописываем данные документа, который подтвердит новую информацию;
• Ставим подпись работодателя, заверяем все печатью организации.

Ошибочно указанная дата

Из-за неправильно вписанных дат в будущем могут возникнуть серьезные проблемы с дальнейшим оформлением пенсионного обеспечения. Поэтому работнику лучше самостоятельно перепроверять все даты, вносимые кадровиком.

Если же была замечена ошибка, она подлежит исправлению в кратчайшие сроки.

Для этого нужно:

1. На имя руководства написать заявление в свободной форме. В нем нужно указать, что нужно исправить и почему.
2. Руководитель издает соответствующее распоряжение, которому присваивается номер.
3. Сотрудник кадровой службы в письменном виде подтверждает, что ошибка действительно есть.
4. В бланк трудовой вписывается номер распоряжения, которое является основанием для внесения изменений и вносится правильная дата.
5. Начальник кадровой службы ставит свою фамилию и инициалы, расписывается и проставляет печать организации.

В ситуации, когда ошибка обнаружена в дате рождения работника, неправильное число зачеркивают, а верную информацию вносят чуть выше. Чтобы конкретизировать ее, выписывают данные паспорта сотрудника. Порядковый номер записи исправляют идентично.

Ошибки в реквизитах

Строка, в которую вносят информацию о подтверждающих документах, является очень важной. Поэтому, если подобную ошибку обнаружили, исправлять нужно сразу.

Обычно реквизиты вносят в такой последовательности: наименование, дата, нумерация. Если допущена ошибка, то запись повторяют ниже, в правильном исполнении.

Когда допускают ошибку в самом документе, к примеру, неправильно нумеруют приказ, то обязательно проставляют информацию об отменяющем приказе.

Ошибки в данных о награждении

Информацию о за какие-либо заслуги перед организацией обязательно фиксируют в трудовой. Но более чем в половине случаев этот раздел кадровики либо вообще не заполняют, либо делают это с большим количеством ошибок.

Еще раз отметим, что, как и в любых других разделах, эти сведения нельзя корректировать используя штрих или зачеркивание. С неправильной записью не делают ничего.

Внести исправления можно следующим образом:

• Делают отметку о том, что предыдущая запись недействительна;
• Вносят новую информацию;
• Прописывают реквизиты документа, являющегося подтверждающим.

Ошибки в названии должности

Если ее заметили до момента увольнения сотрудника, то исправить проще: указываете номер новой записи, отмечаете, что прежняя запись недействительна, затем вносите новую, в которой название должности уже исправлено.

Если же человек уволился, то есть 2 способа внести изменения: обратиться в организацию, которая ошибку допустила, либо предоставить необходимые документы и все исправит кадровик на новом месте.

Ошибки в записи об увольнении

Здесь чаще всего ошибочно сформулирована причина либо неверно указана статья ТК РФ. Ошибки допускаются легко, потому что формулировок для причин увольнения в законодательстве около 50.

Второе место по уровню ошибок занимает использование сокращений названий разделов ТК РФ, чего делать нельзя.

Большое количество споров возникает в ситуации, когда человек . Инструкция по заполнению трудовых приводит именно эту формулировку, а ТК РФ требует воспроизведения формулировки конкретной статьи.

Что можно порекомендовать кадровикам? Лучше следовать требованиям ТК РФ, но если уже внесли запись с формулировкой «уволен по собственному желанию», исправлять ее не нужно, так как никакого искажения смысла записи не произошло.

Проведение корректировок по решению принятому судом

Если суд решил, что работник был незаконно уволен и его следует восстановить в должности, кадровик должен внести в трудовую соответствующую запись.

А значит, нужно:

• Сначала указать, что предыдущая запись об увольнении недействительна;
• Затем указываем, что работник восстановлен на месте работы;
• Проставляем ссылку на приказ о восстановлении сотрудника.

Ошибки в заполнении вкладыша

Если сотрудник часто менял работу, то разделов в трудовой может не хватать. Чтобы продолжить записи, приобретается специальный вкладыш. Если кадровик неопытный, то у него могут возникнуть трудности с внесением исправлений во вкладыш.

Для исправления ошибок в нем есть ряд правил:

• Если кадровик допустил ошибку во время внесения первой записи, уничтожается весь листок. Составляется акт, его подписывает сотрудник и кадровик.
• Если ошибочно заполнили несколько граф, исправления вносите по аналогии с другими листами.
• Новые записи подтверждайте приказами, которые по нумерации совпадают с исправленными записями.

Аннулирование информации

Воздействие человеческого фактора никто не отменял и запись может быть сделана случайно.

Аннулировать запись любого характера можно, пройдя определенные этапы:

• Открываете новую запись под новой нумерацией;
• Указываете, что является недействительной информация под №….(указываете номер);
• Ставите подпись и печать кадрового отдела.

Образец исправлений в трудовой книжке

Исправления в идущих подряд записях

Если в бланк трудовой внесли 2 ошибочных записи одну за другой, то каждую из них отдельно признают недействительной.

Это выглядит так:

• Указывается номер по порядку;
• Пишем фразу: «Запись № …. является недействительной»
• Ставим число.
• Уполномоченное лицо заверяет запись.
• Проставляется следующий номер.
• Та же фраза указывается в отношении второй записи.
• Ставим дату, запись заверяем.

Те же манипуляции производятся со всеми неверными записями, если таковые имеются.

Обобщающая формулировка: «Записи №… недействительны» не допускается. Эксперты считают, что это спорный вопрос и бывает, что такая формулировка применяется. Но во избежание проблем лучше исправлять каждую запись в отдельном порядке.

Другие неточности

Бывает, что кадровик все записи – название компании, должность сотрудника, отдел или подразделение вносит в одну строку. Такую запись нельзя назвать ошибкой, но имеет место нарушение инструкции по использованию трудовых книжек.

Лучше не допускать подобных ситуаций, потому что это означает, что кадровик не соблюдает инструкции и правила по ведению трудовых. За нарушение подобного типа специалисту может быть вынесено дисциплинарное взыскание.

Заключение

Подводя итоги, хочется отметить, что все неверные записи в трудовой должны быть исправлены вовремя. Их наличие может доставить владельцу трудовой много неприятных моментов.

Обязательно ли менять неверную запись названия компании в трудовой книжке? Как ее исправить, если у записи нет номера?

Порядок ведения и заполнения трудовых книжек установлен двумя документами:

Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 (далее — Инструкция);

Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее — Правила).

Ни первый, ни второй документ не разъясняет, как исправить ошибку, допущенную при указании в трудовой книжке наименования компании. Разберемся, можно ли оставить неверную запись «как есть», обязательно ли ее исправлять, как это сделать.

Как правильно вписывать наименование компании

В трудовую книжку наименование компании вносится в графу 3 раздела «Сведения о работе».

Сначала в виде заголовка указывается полное наименование работодателя, потом сокращенное (при его наличии).

Обратите внимание: такой записи номер не присваивается (п. 3.1 Инструкции).

Общие правила внесения исправлений

Разберемся, обязательно ли исправлять ошибку в наименовании компании, и если это действительно необходимо, то кто и как вправе внести исправления.

Можно ли не исправлять ошибочную запись?

Наименование компании-работодателя является обязательным условием для включения в трудовой договор (ч. 1 ст. 57 ТК РФ), поэтому должно быть указано правильно.

Пункт 27 Правил прямо указывает на то, что в случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке исправлять ее нужно. Более того, если неверную запись не исправить, в дальнейшем у сотрудника могут возникнуть проблемы при назначении пенсии.

Грозит ли работодателю ответственность за неверное наименование компании в трудовой книжке

Если при проверке трудовая инспекция обнаружит в трудовой книжке работника ошибку в наименовании компании, работодатель может быть привлечен к ответственности за нарушение трудового законодательства.

В соответствии со статьей 5.27 Кодекса об административных правонарушениях РФ на него может быть наложен административный штраф в размере от 1000 до 5000 руб.

Одновременно к ответственности в виде штрафа в размере от 30 000 до 50 000 руб. могут привлечь и компанию.

Предписание инспекторов об исправлении ошибки работодателю надо исполнить, так как за повторное аналогичное нарушение его могут дисквалифицировать на срок от одного года до трех лет (ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ).

Примечание. Если наименование компании изменилось

Если за время работы сотрудника в компании ее наименование изменилось, отдельной строкой в графе 3 раздела «Сведения о работе» делают запись, например: «Общество с ограниченной ответственностью «Зима» (ООО «Зима») с 20 января 2014 года переименовано в Общество с ограниченной ответственностью «Лето» (ООО «Лето»)».

А в графе 4 указывают основание переименования — приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, дату и номер этого документа (п. 3.2 Инструкции).

Кто должен внести исправления

Исправить неверную запись нужно по месту работы, где она была внесена. По новому месту работы такие исправления можно сделать только на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку (п. 27 Правил).

Если компания, сделавшая неверную запись, реорганизована, исправить запись может ее правопреемник, а если ликвидирована — работодатель по новому месту работы на основании официального документа (п. 28 Правил).

Как исправить неверную запись

Зачеркивать неточные или неправильные записи в разделе трудовой книжки «Сведения о работе» нельзя. Изменить их можно только путем признания недействительными и внесения правильных записей (п. 30 Правил).

Особенности исправления наименования компании

Запись о наименовании компании-работодателя не нумеруется. Поэтому с ее исправлением возникают определенные сложности, особенно если ошибка обнаружена не сразу.

Ошибка выявлена в момент внесения записи

Если ошибка обнаружена непосредственно после внесения записи, исправить ее можно в следующей строке. Под записью, в которой допущена неточность, нужно написать: «Запись о наименовании организации недействительна». А в строке ниже указать правильное наименование компании.

Если в разделе «Сведения о работе» указано только сокращенное наименование компании, например ОАО «Времена года», это является ошибкой. Правильная запись должна выглядеть так: «Открытое акционерное общество «Времена года» (ОАО «Времена года»)».

В аналогичном порядке исправляют грамматические ошибки в наименовании компании. Например, в трудовой книжке работника указано: «Открытое акционерное общество «Время года» (ОАО «Времена года»)». Далее следует запись с порядковым номером: «Принят в отдел охраны труда на должность специалиста по охране труда». Это последняя запись в трудовой книжке на момент обнаружения ошибки.

Ниже последней записи нужно сделать новую без указания порядкового номера записи: «В наименовании организации допущена ошибка. Наименование организации следует читать: «Открытое акционерное общество «Времена года» (ОАО «Времена года»)».

Нет наименования — нет и ошибки?

Отсутствие наименования работодателя также считается ошибкой, которую нужно исправить.

Например, в трудовой книжке сразу после очередного увольнения идет запись с порядковым номером 8: «Принят в отдел охраны труда на должность специалиста по охране труда». Это неверно, поэтому такую запись нужно признать недействительной по правилам, установленным в пункте 1.2 Инструкции. Для этого нужно проставить следующий порядковый номер (9) и сделать такую запись: «Запись за номером 8 недействительна». А ниже внести сведения о наименовании компании и о приеме на работу, как показано на образце 1.

Образец 1. Фрагмент заполнения трудовой книжки

Сведения о работе

На новой работе выявлена ошибка в наименовании прежнего работодателя

Труднее всего исправить неправильное наименование компании, когда ошибка обнаружена после внесения другим работодателем последующей записи о приеме на работу.

Смена фамилии, переименование должности, ошибка при заполнении - далеко не полный список причин, вынуждающих делать исправления в трудовой книжке: трудовые книжки должны выглядеть аккуратно, а как этого добиться - читайте в статье.

Из этой статьи вы узнаете

Кадровикам приходится постоянно иметь дело с оригиналами трудовых книжек . Эти документы приравнены к бланкам строгой отчетности, к оформлению которых предъявляются четкие требования. Хранить, вести и выдавать их следует в соответствии с Правилами, утвержденными , заполнять - согласно Инструкции, утвержденной Но даже внимательное и аккуратное отношение к работе не страхует от случайных промахов. Поэтому каждый кадровик должен знать, как исправить запись в трудовой книжке, если в нее закралась ошибка или неточность.

• 
  Чем поможет: правильно организовать работу с важными документами, грамотно вшивать вкладыши и вовремя заполнять бланки

  Задайте свой вопрос экспертам

  Исправление в трудовой книжке на титульной странице

  Всегда заполняйте титулку в присутствии сотрудника. Передав ему заполненный документ для ознакомления, вы сразу же выявите допущенные неточности. Исправлять ничего не нужно - в таких случаях просто заводится новый бланк, а прежний признается испорченным и уничтожается.

  Но как быть, если личные данные или сведения о квалификации сотрудника меняются спустя время, когда документ уже содержит важные сведения о работе? Например, сотрудница вышла замуж и . В этой ситуации вносится исправление: в трудовой книжке (образец дан ниже) неактуальные данные зачеркиваются одной чертой, а выше или рядом вписываются новые. На обороте обложки укажите реквизиты паспорта, свидетельства о браке или иного документа, на основании которого внесены изменения. , если работник меняет имя или отчество.

  

  Как поступить, если фамилия не менялась, а была указана с ошибкой при первом заполнении, но почему-то этот факт всплыл гораздо позже? Есть два варианта - выдать дубликат или внести правки в титулку на основании паспорта. Второй способ менее хлопотный и долгий. О порядке действий на примере реальной ситуации расскажет эксперт:

  Практическая ситуация

  Отвечает Алена Шевченко,
  юрист, эксперт журнала «Кадровое дело».

  Да, можете. Исправьте ошибку в фамилии аналогично тому, как вносите записи о фамилии, имени и отчестве (п.2.3 Инструкции №69, п.26 ). Одной чертой зачеркните ошибочную фамилию сотрудника, затем укажите…

  По той же схеме действуйте, если сотрудник получил дополнительное образование или повысил уровень квалификации - вносите новые данные или иного документа о завершении обучения. Можно дополнять записи в строках «Образование» и «Профессия» через запятую, по мере присвоения специалисту очередного квалификационного уровня или другой специальности, помимо основной. Если же выясняется, что при оформлении титулки данные об образовании были указаны неверно, признайте запись ошибочной и исправьте:

  

  Ошибка в трудовой: как исправить (образец)

  Обнаружив погрешности в основных разделах, предназначенных для сведений о работе и поощрениях, не оставляйте их без внимания. Вот наиболее распространенные типы ошибок:

  • неправильно указана дата;
  • неверно указан документ-основание или один из его реквизитов;
  • не упоминается структурное подразделение, в котором числится сотрудник, хотя ;
  • должность записана не полностью или не соответствует штатному расписанию;
  • отсутствует краткое или полное название организации.

  Запись в трудовой недействительна: как исправить (образец)

  Давайте разберемся, как исправить неверную запись в трудовой книжке: образец поможет выбрать правильную формулировку и заполнить все необходимые графы. Процедура всегда состоит из двух этапов. Сначала признаем запись недействительной, указывая ее порядковый номер. Это важно, ведь некорректной может быть не только последняя, но и предпоследняя или любая другая запись. Как обычно, пишем дату, а затем вносим верные данные, ссылаясь на документ-основание. Так исправляется запись, в которой должность сотрудника указана с ошибкой - реквизиты приказа и работодателя остаются прежними, но меняется:

  

  
  
  

  По той же схеме вносятся правки при одновременном исправлении нескольких неверных записей. Следуйте правилу «одна неверная запись - одна отметка о признании сведений недействительными». Иными словами, если ошибки допущены в трех записях, пусть даже идущих подряд, придется сделать три новых записи, но никак не одну.

  Обращайте внимание датировку и структуру записей. Если случайно написали дату в строке с наименованием организации, используйте образец исправления даты в трудовой книжке ().

  Что касается сложных для работодателя ситуаций, когда уволенного сотрудника по решению суда восстанавливают в должности, есть два варианта развития событий:

  • по заявлению работника оформляется дубликат без записи об увольнении, причем работодатель обязан удовлетворить такое требование;
  • запись о незаконном увольнении признается недействительной, новый документ не оформляется.

  Подробнее об этой процедуре работе читайте в статье «». А чтобы не столкнуться с подобной проблемой на практике, готовьте хорошую доказательную базу каждый раз, когда или другому потенциально конфликтному основанию.

  Как внести исправления в трудовую книжку, если перепутаны разделы

  Заполняя документы в спешке, можно допустить досадную оплошность и перепутать разделы. Что делать, если в раздел «Сведения о награждениях» случайно или в связи с нехваткой свободного места попала запись о работе? Для начала признайте ее недействительной, используя следующий образец исправления в трудовой книжке (образец представлен записью о переводе, но это могут быть и данные об увольнении, и любой другой кадровой процедуре):

  

  Работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней. Если сотрудник проработал у вас менее шести дней, запись в трудовую делать не нужно. Если у вас трудится совместитель, то вы не вправе делать записи в его трудовой книжке. Ее ведет работодатель по основному месту работы. Запись о работе по совместительству делается только по желанию работника...

  Исправление: исправления в трудовой книжке

  Исправления в исправлениях в трудовой книжке на практике встречаются нечасто, но иногда случается и такое. Например, во время внесения записей о . Даже если изменилась только организационно-правовая форма компании-работодателя, а все остальные реквизиты остались прежними, изменения в трудовые книжки сотрудников все равно вносите.

  

  
  
  

  Если в записи о переименовании работодателя допущена ошибка, не зачеркивайте некорректные слова. Так делать нельзя. Надписи из разряда «исправленному верить», даже заверенные печатями и подписями, в этом документе недопустимы. Действуйте по той же схеме, что и со сведениями о работе - укажите, что запись недействительна, и впишите правильное название компании.

  

  
  
  

  Совет от редакции. В исправлениях нуждаются не только смысловые, но и орфографические ошибки - например, или ненужные удвоения. Избегайте сокращений и римских цифр, грамотно используйте аббревиатуры. Разъяснения эксперта помогут .

Трудовая книжка является очень важным документом и от достоверности информации, содержащейся в ней, зависит очень многое, например, размер будущей пенсии сотрудника. Даже всего из-за одной неверной записи в этом документе могут быть серьезные последствия. В этой связи главной задачей кадрового работника является безупречность заполнения трудкнижки. Однако кадровики тоже люди, и что можно сделать, если ошибка все же допущена? Какие документы будут служить основанием для внесения изменений в существующие записи и как сделать исправления в трудовой книжке?

В первую очередь следует различать следующие понятия о трудовых книжках:

• исправление документа, т.е. внесение любых изменений в него;
• оформление его дубликата.

В качестве юридических оснований для внесения изменений в трудкнижку выступают ошибки или неточности в записях об образовании, специальности, профессии сотрудника, не актуальные анкетные данные и т.п. Дубликат оформляется и выдается взамен испорченного, либо утраченного документа.

Следует также отличать внесение изменений, исправлений от аннуляции испорченного бланка – данная процедура предусмотрена для ликвидации последствий некорректного первичного оформления документа. Кадровый работник может из-за неосторожности допустить ошибку во время заполнения им бланка трудкнижки (неправильно написать фамилию, имя, отчество сотрудника).

Согласно действующему законодательству исправление ошибок, имеющихся на титульном листе, не допускается. Возможно только изменение фамилии при фактической ее смене.

Если же на титульном листе все-таки вкралась ошибка, кадровику необходимо аннулировать испорченный бланк (списать и уничтожить вместе с вкладышами по утвержденному порядку, составить соответствующий акт) и взамен него заполнить новый. При оформлении акта уничтожения к нему необходимо приложить подлинные номера уничтожаемых документов (номера из бланков лучше вырезать заранее и вклеить их в акт). Данный документ будет являться неопровержимым доказательством факта уничтожения испорченных бланков.

Изменение анкетных данных работника

Очень часто приходится вносить изменения в анкетные данные работника. Это и вступление в брак или развод с возвращением добрачной фамилии, желание просто сменить имя и многие другие. Прежние, не актуальные сведения аккуратно перечеркиваются одной ровной чертой (чтобы потом зачеркнутую запись можно было легко прочитать), а новые – записываются под или над перечеркнутой строкой.

На этом работа с приведением трудовой книжки в порядок не окончена. Чтобы внесенные изменения обрели юридическую силу, их следует дополнить необходимыми пояснениями на обложке документа с внутренней стороны. В пояснениях указывается наименование, номер, дата выдачи документа, в соответствии с которым кадровым работником были внесены изменения. Каждое пояснение заверяется официальной печатью организации, либо печатью для документов кадровой службы, а также подписью кадрового работника, вносившего изменения.

Запрещается внесение изменений в трудкнижку только со слов сотрудника. Изменение даты рождения (и прочих анкетных данных) возможно только при наличии веских оснований. В соответствии с имеющейся Инструкцией документальными основаниями для данной процедуры является паспорт сотрудника, свидетельство об изменении работником ФИО, свидетельство о рождении, о браке, либо о его расторжении и ряд других официальных документов.

Кроме ссылок на документы - основания для внесения изменений в анкетные данные работника, требуется делать ссылки на паспорт.

При получении образования

Еще одной очень частой причиной, из-за которой кадровики вносят дополнения, является получение работником образования, к примеру, освоение новой профессии, специальности. Данная ситуация обычно возникает в случаях приема на работу специалистов со средним или средним специальным образованием. Впоследствии такие сотрудники получают высшее образование (иногда даже второе, третье) и соответствующие данные приходится обновлять и дополнять в трудкнижке. При наличии существующих записей об образовании они не зачеркиваются, а дополняются новой информацией через запятую.

Инструкция и образец

При обнаружении неверных, неточных записей в трудкнижке сотрудника, которые были внесены на предыдущих местах его работы, необходимо срочно исправить данные ошибки. В настоящее время изменения в трудкнижку сотрудника вправе вносить кадровики на новых местах его работы.

Основаниями для внесения изменений могут выступать только официальные документы, такие как копии приказов, выписки, справки из личной карточки и лицевого счета и пр. Данные документы обязаны представить работодатели, допустившие ошибку.

Неверные записи, внесенные кадровиками в такие разделы, как «Сведения о работе», «Сведения о награждениях», должны признаваться недействительными в установленном порядке. Не допускается зачеркивание, замазывание корректорами или подделывание подобных записей.

Как исправляются неверные записи в трудовых книжках:

• указывается порядковый номер (следующий в данном разделе);
• вписывается дата внесения новой записи;
• делается запись следующего содержания «Запись за номером (указывается порядковый номер) недействительна» в 3-й графе;
• вносится правильная запись;
• повторяется номер приказа, по которому вносилась неправильная запись в трудкнижку, в 4-й графе.

При ошибке в самом приказе (впоследствии отмененном), данные в 4-й графе дополняются записью с содержанием даты, номера приказа, отменившего ошибочный документ. Тем самым исправляются ошибочные и неточные записи: о приеме работника на работу, его переводе или увольнении, сведения о награждении.

По данной схеме также исправляются записи о незаконном увольнении и переводе сотрудника (достаточные для вынесения подобного решения полномочия имеются у суда, КТС, Рострудинспекции, а также самого работодателя).

Если приказ об увольнении сотрудника или его переводе признается недействительным, работник вправе потребовать замены его трудовой книжки путем выдачи дубликата вместо исправления неверной записи. В таком случае кадровику необходимо оформить дубликат документа с отсутствием неверной записи.

Особенности внесения

Процедура внесения изменений в трудовые книжки очень проста. Однако нередко исправления неверных записей в данном документе сопровождаются неординарными случаями, например, это могут быть исправления в трудовых книжках, с неточностями или ошибками, которые «всплывают» через большой промежуток времени, либо сразу после увольнения сотрудника.

При обнаружении неправильной записи спустя несколько лет (в случае, если после нее были внесены другие записи или отметки), она исправляется стандартным способом.

В 1-й свободной графе указывается номер по порядку (к примеру- 7) и делается следующая запись о признании неправильной записи недействительной (указывается ее номер, например, 3, и ссылка на соответствующий документ).

При внесении исправления по копии документа другого работодателя, в обязательном порядке указывается, на чей конкретно документ делается ссылка. В подобных случаях датой изменения считается не дата, указанная под неверной записью (из-за нарушения хронологии), а дата внесения исправительной записи.

Периодически возникает необходимость изменить запись в книге учета трудового стажа. Причиной может послужить некорректное заполнение или потеря актуальности обозначенной информации. В каждом из случаев уточняют, как соблюсти установленные нормы законодательства.

Право на изменения в трудовой имеет руководитель предприятия или уполномоченное приказом лицо.

Для правильной корректировки данных разберемся в терминологии:

1. Дополнения или изменения - предварительно отображенная в трудовой книжке информация утратила актуальность. К примеру, смена фамилии в связи с новым семейным статусом сотрудника.
2. Исправление - изменение ошибочно внесенных записей.

Исходя из причин корректировки данных определяются нормативы дальнейших действий.

Правовая база. Внесение исправлений в трудовую книжку происходит в соответствии со статьями 77-84 ТК РФ, постановлением правительства № 225 (2003 г.) и Минтруда РФ № 69 (2003 г.).

Внимательное рассмотрение установленных нормативов позволяет определить, что правила корректировки записей зависят от раздела.

Трудовая книжка разбита на три параграфа:

• титульный лист;
• сведения о работе;
• сведения о награждении.

Каждый из этих разделов предполагает особенности корректировки.

Как изменить титульный лист

Титульный лист содержит личную информацию о работнике:

• день, месяц и год рождения.

Изменения этих данных производят на основании паспорта, свидетельства о браке, рождении и прочих сопутствующих документов, при этом ссылаясь на их нумерацию и дату выдачи.

Изменения происходит в следующем порядке:

• ранее заполненную информацию аккуратно зачеркивают ровной чертой;
• вносят новые данные;
• указывают ссылки на документацию, подтверждающую внесенные сведения;
• ответственное лицо визирует документ.

Запись в трудовой признают недействительной, если не соблюден порядок заполнения.

Алгоритм действий зависит от того, на каком этапе выявлен факт ошибки:

1. Допущена неточность в момент первичного оформления информации - бланк считается испорченным. Составляется специальный акт, на основании которого его уничтожают.
2. Неправильная запись в трудовой книжке сделана при последующем заполнении - аккуратно отмечают изменения и дополнения, как описано выше.

Несоблюдение правил влечет риск административной ответственности.

Обратите внимание на следующий факт. Работодатель не может быть уверен в принадлежности книги трудового учета сотруднику даже на основании предоставленного паспорта. Полное совпадение личных данных не является редким случаем. Руководитель или уполномоченное лицо, внося исправления на титульном листе, в определенной степени рискуют. Ошибочная запись в трудовой книжке может быть расценена как халатность.

Компетентные органы при проверке ориентируются не только на предъявленный документ, проводится глубокий сравнительный анализ. В случае возникновения сомнений владелец трудовой может самостоятельно обратиться в судебные инстанции с целью подтверждения факта принадлежности.

Как исправить трудовую

Ошибку могут допустить при внесении дополнений. Например, в начале карьеры работник находился в процессе обучения, соответственно, в книжке было указано образование - неоконченное высшее. Спустя некоторое время нужно обновить запись. Достаточно часто сотрудники, на которых наложены обязательства по заполнению трудовых, упускают этот факт. Работник должен предоставить соответствующую документацию и проконтролировать фиксирование обязательного дополнения.

Как правильно исправить запись в трудовой книжке, подробно расписано в разделе о корректировке сведений о профессии. В указанном случае действуют на основании инструкции п. 2.4.

Как сделать исправление в трудовой книжке в данных о трудоустройстве

Как исправить информацию и избежать множественных ошибок в графе «Сведения о работе»? В данном случае действует правило п. 27. Любые исправления должны быть подтверждены сопутствующими документами.

Ошибочно отмеченные данные в графе о трудоустройстве нельзя просто зачеркивать. Исправления делают в обозначенном порядке:

• при выявлении несоответствующей информации в графе №3 ставится отметка, что обозначенная запись неактуальна;
• фиксируют верные данные;
• в графе №4 указывают нумерацию приказа руководителя о корректировке.

Игнорирование заполнения документов учета трудоустройства может грозить дисциплинарным наказанием.

Также ошибки могут быть допущены в записях о перемене места трудоустройства, переводе или увольнении. Они могут сыграть роль в признании отметки недействительной руководителем и контролирующими инстанциями.

При возвращении работника на ранее занимаемую должность делают отметку: запись под определенным номером считать недействительной, восстановлен в должности. В графе №4 указывают номер распоряжения руководителя. Подобные действия соответствуют инструкции п.1.2.

Если в действующей трудовой есть ошибочные и содержащие неприглядную информацию сведения, можно подать заявление на получение дубликата без исправлений.