해고 샘플시 문서 목록. 직원 개인 파일의 문서 목록

안녕하세요! 이 기사에서는 직원의 개인 파일과 같은 개념에 대해 설명합니다.

오늘 배울 내용은 다음과 같습니다.

1. 개인 파일이란 무엇이며 어떤 경우에 보관해야 합니까?
2. 어떤 문서가 포함되어야합니까?
3. 파일 저장 용량 및 방법.

모든 범주의 고용주가 직원의 개인 파일을 유지해야 하는 것은 아닙니다. 그러나 팀 관리의 효율성을 위해서는 팀을 구성하는 것이 좋습니다. 오늘 우리는 그것을 올바르게 수행하는 방법에 대해 논의 할 것입니다.

개인 파일 : 그것이 무엇이며 왜 보관합니까?

우선, 이는 특정 직장에서 직원의 활동을 특성화하는 일련의 문서입니다. 사건은 첫 번째 문서가 나타나는 순간부터 시작된 것으로 간주됩니다. 관리는 일반적으로 HR 부서에서 수행하며, 회계 부서에서는 덜 자주 수행됩니다.

종종 개인 파일은 업무 기록부와 동일한 수준에 배치되지만 이는 잘못된 것입니다. 워크북에는 서류와 달리 과거와 현재 근무지 외에는 어떠한 정보도 포함되어 있지 않습니다.

개인 파일의 구성은 개인이 업무 활동을 수행함에 따라 변경되고 보완됩니다.

누구에게 등록해야 합니까?

안에 필수적인개인 파일은 국가 공무원에 근무하는 사람들을 위해 보관됩니다. 이는 러시아 연방 법률에 의해 요구됩니다. 기업가는 현지 규정에 따라 이 문제를 규제할 수 있습니다. 이는 HR 부서 직원이 주요 직원의 개인 파일만 열 수 있음을 의미합니다.

이 그룹에는 다음이 포함됩니다.

• 관리직원 및 그 교체인원
• 최고 전문가;
• 재산 및 귀중품을 관리하는 사람
• 경력 발전에 대한 전망이 있는 직원.

그러나 언제든지 필요할 수 있는 직원에 대한 정보를 반영하므로 모든 직원을 위해 이러한 서류를 만드는 것이 유용할 것입니다.

사업에 접근할 수 있는 사람

관리자의 명령에 따라 임명된 인사 담당자 또는 회계사만이 정보를 입력하고 파일을 아카이브에 제출합니다. 누수가 발생한 경우 기밀 정보이 경우 이에 대한 모든 책임은 본인에게 있습니다.

그러한 것을 방지하려면 불쾌한 상황, 개인 파일은 특별히 지정된 방이나 금고 및 금속 캐비닛, 제3자가 접근할 수 없습니다.

이 외에도 책임자각 직원은 최소한 12개월에 한 번씩 자신의 개인 파일을 숙지해야 합니다.

법 집행 기관에 사건 제공

필요한 경우 요청 시 직원의 개인 파일에 있는 서류를 법집행관에게 제공할 수 있습니다.

개인 파일 등록

바라보다 짧은 영상직원의 개인 파일을 등록하는 방법에 대해 모든 것이 명확해질 것입니다.

개인 업무 관리에 대해 이야기하기 전에 이를 올바르게 공식화하는 방법을 자세히 살펴보겠습니다. 사건의 형성은 채용된 날부터 시작되어 채용되는 순간까지 계속됩니다. 각 작업마다 별도의 폴더나 최소한 파일을 가져가는 것이 좋습니다.

HR 직원이 개인 파일을 생성할 때 다음 사항을 기억해야 합니다.

• 원본이 분실되는 상황을 피하기 위해 원본 문서를 사본으로 대체하는 것이 좋습니다 중요한 문서(졸업장 원본이 분실되는 경우가 많아 복원이 쉽지 않습니다.)
• 각 문서의 사본 하나가 파일에 포함됩니다.
• 임시 보관과 영구 보관에 대한 문서는 함께 보관되지 않습니다.
• 한 케이스의 두께가 4cm를 초과하지 않는 것이 좋습니다.
• 문서와 동일한 위치에 응용 프로그램을 보관하는 것이 좋습니다.

모든 개인 파일은 동일하게 준비해야 하며, 중요한 문서의 분실을 방지하기 위해 개인 파일에 대한 로그를 보관해야 합니다.

개인 파일의 샘플은 다음과 같습니다.

• 개인 파일의 표지에는 직원의 성과 이니셜, 사건이 시작된 날짜가 포함되어 있습니다.
• 물건을 저장할 별도의 폴더가 없다면 알파벳 순서로 하나의 폴더에 배치하는 것이 좋습니다.
• 페이지 수는 250페이지를 초과할 수 없습니다.
• 각 폴더는 표시되어 있습니다. 계좌번호사무.

직원의 개인 파일에는 무엇이 있어야 합니까?

개인 파일의 구성은 규정 수준에서 규제되지 않습니다. 이는 주에서만 엄격하게 승인됩니다. 직원. 모든 조직은 승인된 목록을 사용하여 직원 파일에 포함할 문서와 포함하지 않을 문서를 결정할 수 있습니다.

목록은 다음과 같습니다.

• 여권 사본(보통 첫 페이지, 결혼 상태및 등록 장소)
• 졸업장, 고급 훈련 서류 등의 사본;
• SNILS 사본;
• 직원이 병역 의무가 있는 경우 - 이를 확인하는 서류 사본
• 복사;
• 전문 시험 및 건강 검진 합격에 관한 서류(회사 활동에 따라 제공되는 경우)
• 시민의 범죄기록 유무를 명시하는 증명서(법률에 규정된 경우)
• 직원이 직접 작성한 입사지원서
• 자서전;
• 사례 ;
• 복사 작업서;
• 인증에 관한 자료(수행된 경우)
• 주기적으로 업데이트되는 직원 사진
• 개인 파일에 대한 설명입니다.

이 목록은 회사가 수행하는 활동의 종류와 내용에 따라 변경되거나 보완될 수 있습니다. 인사 정책수행합니다.

또한 모든 문서는 시간순으로 파일에 배치되어야 합니다. 즉, 고용 시 포함된 첫 번째 문서, 활동 중에 나타난 문서입니다.

직원이 서면으로 동의하지 않는 한 직원의 개인 생활, 정치 및 종교에 대한 견해에 대한 정보를 파일에 포함시키는 것은 법으로 금지되어 있습니다.

개인 파일용 문서 샘플 및 양식

• 개인정보에 관한 설문지
• 개인 파일의 내부 인벤토리
• 개인 파일의 제목 페이지/표지

샘플 충전 내부 재고개인 기록 및 시청자 시트용.

사업의 순서

이 프로세스에는 다음이 포함됩니다.

• 관련 섹션에 항목을 작성합니다.
• 관련성이 없거나 더 이상 필요하지 않은 문서를 제거하는 절차
• 문서의 안전성을 위해 개인 파일을 확인합니다.
• 개인 파일의 일부로.

직원의 개인정보가 변경되면 일반적으로 인사부에 이를 신고합니다. 물론 서면으로 작성하는 것이 더 좋습니다. HR 직원이 파일에 적절한 항목을 입력한 후, 원본 문서직원에게 반환되었습니다. 필요한 경우 문서의 사본을 만들어 파일에 첨부해야 합니다.

모든 항목은 원본 문서 또는 공증인이 인증한 사본을 기반으로만 작성됩니다. 항목은 오점이나 수정을 피하면서 조심스럽게 검정색, 파란색 또는 보라색 잉크를 사용하여 손으로 작성합니다. 필요한 경우 조직의 직인과 인사부 직원의 서명을 사용하여 기록을 인증합니다.

파일에 보관된 모든 시트에는 번호가 매겨져 있습니다. 그리고 번호 매기기는 내부 인벤토리에 반영됩니다. 이러한 목록은 10년 이상 보관된 문서를 고려하여 작성됩니다.

케이스를 아카이브에 제출하기 위해 준비하는 경우 내부 인벤토리의 모든 시트에도 케이스 시트와 별도로 번호가 매겨집니다.

일지: 보관 방법

직원을 위해 공개된 개인 파일을 고려해야 합니다. 그의 표준형승인되지 않았으므로 인터넷에서 샘플을 가져오거나 상점에서 구입할 수 있습니다. 각 열의 내용은 기관에 따라 변경될 수 있습니다.

로그에는 사건 번호, 시작 날짜, 직원의 성 및 이니셜 및 기타 정보가 포함됩니다. 개인 파일이 닫히면 저널에 메모가 작성됩니다. 날짜를 입력하고 케이스가 종료된 이유를 입력합니다.

추가 정보는 일반적으로 "기타" 또는 "메모" 열에 입력됩니다.

전자 개인 파일

이제는 많은 러시아 기업자동화를 구현했거나 구현하기 시작했습니다. 유행을 따른다고 하기는 어렵지만 오히려 필수다. 직원의 개인 파일은 점점 더 많이 유지되고 컴퓨터 데이터베이스에 저장됩니다. 다음 문서 종이 형태로사용되지만 대부분 재보험으로 사용됩니다.

개인 파일을 유지하고 저장합니다. 전자 양식우선, 편리합니다. HR 직원은 필요한 것을 찾기 위해 먼지를 물고 물건을 옮길 필요가 없습니다. 따라서 다음 중 하나 무조건적인 이점전자 파일은 시간과 노력을 낭비하지 않고 모든 것을 신속하게 찾을 수 있는 기회입니다.

모든 문서가 유지 관리될 수는 없다는 점은 주목할 가치가 있습니다. 전자 양식, 통합 문서 등은 허용되지 않습니다.

문서에 다음이 포함되어야 하는 경우 개인 서명직원의 경우에도 종이 형식으로 작성되어야 합니다.

해고된 직원을 다루는 방법

사람이 그만두면 그의 파일이 닫히고 파일에서 제거되어 보관됩니다. 이 경우 인증시트를 작성해야 합니다. 여기에는 스티칭되고 번호가 매겨진 시트 수에 대한 데이터가 포함됩니다. 이 시트는 또한 손상된 문서, 신규 투자 여부.

인증 시트는 케이스 커버 안쪽에서 붙여져 있습니다. HR 직원이 이 시트에 서명을 합니다.

직원의 개인 파일은 75년 동안 아카이브에 보관되며, 관리자의 경우 이 기간이 일반적으로 더 깁니다. 그러나 동시에 마지막 근무일에 직원이 사본을 요청하는 경우 필요한 서류, 이 경우에는 파일을 저장할 필요가 없으며 아카이브가 언로드됩니다.

결론

그렇다면 직원의 개인 파일을 보관할 필요가 없습니다. 이렇게 하는 것이 더 좋지만, 실무 경험개인 파일 덕분에 즉시 받을 수 있다는 것이 분명해졌습니다. 필요한 정보직원에 대해.

기업가는 직원의 개인 파일을 유지할지 여부를 결정하지만 의심할 여지 없이 이들의 존재는 모든 회사에 중요한 이점입니다.

직원에 대한 기밀 정보를 체계적으로 저장하는 것은 모든 고용주에게 중요하며, 여기에는 몇 가지 타당한 이유가 있습니다. 첫 번째 이유는 필요한 경우 직원에 대한 정보를 찾는 것이 더 쉽다는 것입니다. 두 번째 이유는 안정적인 보호공개로 인한 정보. 그리고 마지막으로 세 번째 이유는 빠르게 변경하고 추가할 수 있는 능력입니다. 이러한 각 작업은 직원의 개인 파일과 같은 "발명품"에 의해 완벽하게 처리됩니다.

정부 구조

법에 따르면 고용주는 각 직원에 대해 파일을 열 필요는 없습니다. 주정부 및 지방자치단체 직원은 예외입니다.

이 법은 어떤 서류가 있어야 하는지 규정하고 있습니다. 개인 파일직원.이 정보는 중요한 데이터의 변경 사항을 모니터링하는 데 도움이 됩니다. 이 모든 것은 공무원의 소득과 재산에 대한 정보를 추적하는 데 필요합니다.

개인사무관리에 관한 보다 자세한 사항은 해당 대통령령으로 정합니다. 법령에서 승인된 조항은 공무원의 개인 파일을 어떻게, 어떻게, 언제 처리해야 하는지를 명확하게 규정하고 파일에 접근할 수 있는 사람들의 범위를 명시합니다.

민간 기업

상업 및 민간 조직은 직원을 위해 개인 파일을 열도록 요구되지 않습니다. 법에서는 그렇게 할 의무가 없습니다. 그러나 이것이 그들이 이것을 할 수 없다는 것을 의미하지는 않습니다.

회사 경영진이 각 직원의 개인 파일을 공개하기로 결정한 경우 개인 파일에 포함될 데이터의 안전을 보장하기 위해 주의를 기울여야 합니다.

이를 위해 해당 문서를 유지하기 위한 내부 규칙이 작성되고 기록 작성 및 직원 파일 보존을 담당하는 사람이 지정됩니다. 보통 컴파일할 때 내부 규칙, 조직은 공무원의 직원 개인 파일에 무엇이 있어야 하는지를 결정하는 법률 및 법령에 따라 정확하게 안내됩니다.

사건의 등록

첫 페이지

개인 파일은 단순한 폴더가 아니라 특정 인물에 대한 정보가 담긴 폴더이므로 문서의 첫 페이지도 그에 맞게 구성해야 합니다. 표지에는 수색 중에 직원을 식별할 수 있는 정보와 사건이 나중에 보관되는 경우 조직을 식별할 수 있는 정보가 포함되어야 합니다.

이렇게 하려면 표지 상단에 특수 스탬프가 적용된 아카이브 노트용 공간을 남겨두어야 합니다.그런 다음 아래에는 전체 및 약식 버전으로 기업 이름이 표시됩니다. 다음은 직원이 근무하는 부서를 나타내는 줄입니다. 그런 다음 직원이 이동하는 경우를 대비해 몇 개의 빈 줄이 남습니다. 그 뒤에는 사건 번호와 직위가 옵니다. 우리의 경우 이는 직원의 성명입니다.

기업 및 조직 직원의 개인 파일 등록, 유지 및 저장은 엄격하게 이루어져야 합니다. 특정 순서로. 개인 파일은 원칙적으로 둘 이상의 파일을 포함합니다. 중요한 종이– 어떤 경우에는 그 목록이 최대 20개에 달할 수도 있습니다. “개인파일문서목록”이 있는 것은 직원의 개인파일에 문서의 수와 그 이름을 기록하기 위함이다.

파일

재고가 왜 필요한가요?

이 간단한 종이를 사용하면 채용 시 직원이 제공한 모든 문서를 즉시 기록할 수 있습니다. 그 후 새로 받은 모든 서류를 개인 파일에 기록하고 필요한 경우 문서 압수 사실과 반환 내용을 기록합니다.

재고에 포함된 서류의 분실 또는 손상에 대한 책임은 개인 파일 보관을 담당하는 직원의 어깨로 옮겨집니다. 이는 다음과 같은 사실을 고려하여 재고 준비에 매우 신중하게 접근해야 하는 좋은 이유입니다. 실제로 회사가 분실한 문서에 대해 법원에 가는 선례가 있었습니다.

어떤 개인 파일에 대해 인벤토리를 작성해야 합니까?

법은 요구하지 않습니다 필수 출석직원의 개인 파일에 저장된 문서의 내부 목록입니다. 그러나 (관련 법령에 반영된 바와 같이) 재고를 첨부해야 하는 경우도 있습니다. 여기에는 다음이 포함됩니다

• 영구 또는 장기 저장(10년 이상)을 위해 엔터프라이즈 아카이브로 전송되는 폴더
• 또한 "개인 파일"이라는 간단한 제목이 있는 문서도 포함됩니다(즉, 문서에 포함된 문서의 양과 내용이 정확히 무엇인지 명확하지 않습니다).

문서를 작성하는 사람

개인 파일을 유지하는 것은 인사 전문가의 권한에 속하므로 해당 파일에 저장된 문서의 목록을 작성하는 것도 그들의 특권입니다. 그러나 어떤 경우에는 (예를 들어 중소기업의 경우) 회사의 비서 또는 장이 목록을 작성할 수 있습니다. 가장 중요한 것은 직원이 문서를 작성하기에 충분한 수준의 자격을 가지고 있다는 것입니다. 올바른 순서로그리고 양식 전반에 걸쳐. 이전에 승인된 개인 업무 수행 절차가 취소되었으며 이 과정에서 기업 직원은 자신의 경험과 일반적으로 허용되는 관행에만 의존해야 하기 때문에 특히 그렇습니다.

개인 문서의 내부 목록을 작성하는 방법

오늘날에는 단일하고 통합된 필수 샘플이 없습니다. 이 문서의. 따라서 회사는 다음 두 가지 옵션 중 하나를 사용할 수 있습니다.

1. 매번 필요에 따라 다음과 같이 작성하십시오. 자유 형식(이때 불편하다. 대량인사),
2. 조직에서 개발하고 승인한 템플릿을 사용합니다. 회계정책기업).

문서에는 다음과 같은 다양한 정보가 포함되어야 합니다.

• 기업 이름,
• 문서가 설명된 직원의 직위 및 성명,
• 설명된 문서 목록,
• 개인 파일에 저장된 문서의 전체 목록(사본도 포함)

목록에는 통합 문서, 교육 문서 및 고급 교육 과정 인증서뿐만 아니라 직원에 관한 수상 시트, 주문 사본 및 지침, 목록도 포함됩니다. 과학 작품, 정보 학업 학위등.

문서에는 기본 정보를 표 형식으로 입력하는 것이 가장 좋습니다.

또한 개인 파일이 확장됨에 따라 여기에 입력되는 모든 새 문서도 목록에 기록되어야 하며, 목록에서 제거되거나 반대로 반환된 문서도 기록되어야 합니다(그 사람과 그 이유를 나타냄). 필요).

개인 문서 목록을 작성하는 방법

문서는 손으로 작성하거나(자, 연필, 펜 사용) 컴퓨터로 인쇄할 수 있습니다(즉시 인쇄할 수 있으므로 가장 편리합니다) 필요한 수량사본). 빈 A4용지나 종이에 작성하시면 됩니다. 레터헤드기업 (역할을 수행하지 않음). 일반적으로 각 사건마다 문서 사본 한 장이 작성되지만 직원이 사본을 요청하는 경우 고용주 대리인은 이를 거부할 권리가 없습니다.

재고는 한 장 또는 여러 장으로 구성될 수 있습니다(문서 수가 많은 경우). 페이지가 많으면 번호를 매겨야 합니다.

문서를 작성할 때 부정확성과 오류를 피해야 하며, 더욱이 명백한 허위 또는 오류가 포함되는 것을 피해야 합니다. 허위 정보– 그러한 사실이 발견될 경우, 이는 다음과 같은 결과로 이어질 수 있습니다. 징계책임있는 직원.

문서를 보관할 수 있습니다. 다른 방법으로, 예를 들어 후면 제목 페이지개인 파일 폴더 또는 간단히 폴더에 넣습니다(인벤토리에 시트가 많은 경우).

개인 파일 문서 목록 작성 샘플

제목에는 인벤토리의 이름과 개인 기록이 설명되는 직원의 세부 정보가 표시됩니다. 또한 고용 회사의 이름도 포함되어 있습니다.

• 문서번호 순서대로,
• 그런 다음 해당 인덱스(또는 숫자 내부 문서 흐름기업),
• 준비 및 서명 날짜,
• 제목, 즉 문서 이름(원본이나 사본이 기록되는 곳),
• 시트 번호,
• 일반적으로 문서의 상태, 철회 및 반환 날짜 및 이유 등을 나타내는 메모입니다. 정보.

표 아래에는 개인 파일에 포함된 문서 개수가 단어로 표시됩니다.

결국 재고는 직원의 개인 파일 유지 및 보관을 담당하는 사람의 개인 서명으로 인증됩니다(그의 위치 표시 및 사인 해독).

직원 퇴사 후 재고 처리 방법

직원이 직장을 떠난 후에는 개인 파일 관리가 중단됩니다. 그에게 양도하는 것이 금지되어 있으므로 기업 기록 보관소로 이전됩니다. 입장 후 인벤토리에서 마지막 항목, 채워지지 않은 빈 줄은 모두 지워져서 누구도 글을 쓰고 싶은 유혹을 느끼지 않습니다. 추가 정보. 그런 다음 전체 개인 파일의 일부인 문서가 아카이브에 저장되도록 전송됩니다.

직원을 위한 개인 파일오직 정부 기관만이 직원에 대한 기록을 유지해야 합니다. 그러나 모든 인사 담당자가 오류 없이 직원의 개인 파일을 생성할 수 있다는 것은 유용합니다.

개인 문제 직원개인 파일의 표지와 직원 및 업무 활동에 대한 포괄적인 정보가 포함된 직원 문서로 구성됩니다(학생에 대해 이야기하는 경우 교육에 대한 정보).

기업가의 경우 정부 기관과 달리 직원의 개인 파일을 유지할 필요가 없습니다. 인사 기록민간 기업의 직원은 법률이 아닌 현지 규정에 따라 설립됩니다. 그렇기 때문에 인사 노동자모든 직원이 아니라 다음을 포함하는 주요 부분에 대해서만 개인 파일을 열 수 있습니다.

• 관리자 및 대리인;
• 주요 전문가;
• 재정적으로 책임이 있는 직원(계산원, 상점 주인 등)
• 승진 가능성이 있는 직원 등

그러나 실습에 따르면 개인 파일은 언제든지 사용할 수 있는 각 직원에 대한 정보의 체계적인 소스이기 때문에 직위에 관계없이 모든 직원의 기록을 보관하는 것이 훨씬 더 편리합니다.

개인 문제를 유지하는 데는 무엇이 관련됩니까?

공무원에게는 다음과 같은 의무가 규정됩니다.

• 2004년 7월 27일자 연방법 No. 79;
• 2005년 5월 30일자 러시아 연방 대통령령 No. 609.

상업 조직 및 개인 기업가또한 이러한 방식으로 직원의 인사 기록을 보관할 수도 있지만 이는 전적으로 자신의 재량에 달려 있습니다. 이 양식은 개인별로 모든 문서를 가장 잘 체계화하므로 거의 모든 회사가 LD를 구성합니다. 또한 모든 형성은 개발 및 승인으로 시작됩니다. 적절한 순서그리고 책임자의 임명.

개인 파일 생성 절차

"무슨 일이야?"라는 질문에 하위 답변. 95 조항 3.2.2 GOST R 7.0.8-2013, 승인됨. 순서대로 연방 기관에 의해 기술 규제및 2013년 10월 17일자 계측 No. 1185-st. 규정에 따라 이는 하나의 주제로 통합된 하나 또는 여러 개의 문서이며 공통 표지 아래 별도의 폴더에 배치됩니다. 논문이 많으면 여러 개의 폴더가 있을 수 있으며, 그러면 폴더가 하나의 LD 볼륨을 구성합니다. 따라서 직원의 개인 파일(샘플 2018)을 구성하는 것은 필요한 모든 문서를 하나의 폴더에 수집하고 구성하는 것입니다. 이러한 폴더에는 다음이 포함되어야 합니다.

• 채용 절차(이력서, 지원서, 지원서 및 입학 순서)
• 근무기간(개인카드, 주문, 메모, 행위, 가족 및 직원 자신에 관한 정보, 처벌 및 인센티브에 관한 문서 등)
• 해고 절차 (신청 및 명령).

회사에서 이러한 사무 부문을 적절하게 조직하려면 특별 "개인 업무 생성 및 유지 절차에 관한 규정"을 개발하고 승인해야 합니다. 이 문서는 사건의 구성, 구성 절차, 구성이 필요한 직원 목록, 접근 및 보관 절차 절차를 규제합니다.

구직 신청시 케이스 형성

LD의 형성은 채용 순간부터 시작됩니다. 공석 후보자는 자신의 이력서를 고용주에게 보낸 후 그와 계약을 체결하기로 결정한 경우 고용 계약, 신청서를 작성하고 양식을 작성합니다 (공무원에게만 필요하며 다른 회사는 그것 없이도 할 수 있습니다). T-2 형식의 개인 카드(2004년 1월 5일 제1호 러시아 국가 통계위원회 결의안으로 승인됨)와 함께 LD의 기초가 되는 문서입니다. LD를 열려면 표지가 제목 페이지 역할을 하는 별도의 폴더가 필요합니다. 하는게 가장 좋은데 확립된 샘플, 이는 "조직 기록 보관소 운영에 대한 기본 규칙"(2002년 2월 6일자 Rosarkhiv 이사회 결정)의 부록 11에 포함되어 있습니다. 에 따르면 확립된 요구사항, 다음을 나타내야 합니다.

• 법인의 이름
• 직원이 고용된 구조 단위;
• 숫자;
• 직원의 성, 이름, 후원;
• 관리 시작일(대부분 고용 명령서 발행일)
• 고용 종료 날짜(해고 명령 날짜)
• 시트 수(보통 LD를 아카이브에 제출할 때 채워짐)
• 유통 기한.

조직 내 전체 직원에 대해 LD를 유지하거나 직원에 대해서만 LD를 유지할 수 있습니다. 개인가득차 있는 특정 직위(예를 들어, 관리팀). 일반적으로 이 책임은 인력 형성 및 보관을 담당하도록 임명된 인적 자원 전문가에게 할당됩니다.

직원의 개인 파일에서 일반적으로 발견되는 문서 목록은 다음과 같습니다.

• 작성된 회사 신청서;
• 여권 사본(개인 데이터 및 등록이 포함된 페이지)
• TIN 사본;
• SNILS 사본;
• 군인 신분증 사본(남성의 경우),
• 졸업장 또는 기타 교육 서류;
• 사진(컬러 또는 흑백);
• 이전 직장의 특성;
• 직원의 채용 신청서;
• 직원의 채용 명령서 사본;
• 고용 계약서 및 직무 설명 사본;
• 개인 파일의 문서 목록;
• 기타 서류;
• 직원 해고 신청서/명령 사본.

직원에 대한 정보를 보다 편리하게 검색할 수 있도록 모든 문서 목록(문서 번호, 이름)이 포함된 직원의 개인 파일 목록이 개인 파일에 포함됩니다.

노동 활동 중 형성

회사에서 개인의 경력 전반에 걸쳐 HR 담당자는 문서 이동에 대한 내부 목록을 유지 관리합니다. 활동과 관련된 서류는 물론 그 사람의 가족까지 사건에 추가됩니다. 이러한 방식으로 직원의 개인 파일이 구성됩니다(2016년 샘플 양식은 아래에서 다운로드할 수 있습니다). 폴더에 포함된 문서를 기록하고 정리하기 위해 인벤토리가 컴파일됩니다. 재고에는 다음이 포함되어야 합니다.

• 새로운 논문 접수;
• 시트 제거;
• 원본을 복사본으로 교체합니다.

지속적인 유지 관리를 위해 초기에 설정된 재고 양식에 열이 있는 시트를 추가할 수 있습니다. 인벤토리 양식은 다음과 같습니다.

샘플 인벤토리 다운로드

해고 후 직원의 개인 파일을 생성하는 절차

개인 파일은 해당 사람이 해고된 날 폐쇄됩니다. 그 후에는 공인 전문가가 전체 내용을 작성해야 합니다.

• 모든 문서가 있는지 확인하십시오.
• 폴더에 있는 논문의 연대기를 확인하세요.
• 시트 번호 확인(모든 시트에 번호가 매겨져 있음) 아라비아 숫자간단한 연필이나 번호 매기기를 사용하여 시트의 오른쪽 상단에 총 번호 매기기).

그런 다음 내부 인벤토리에 대한 최종 항목을 작성해야 합니다. LD에 포함된 시트 수와 인벤토리 자체의 시트 수를 나타냅니다(시트 번호는 별도로 지정해야 함). 그런 다음 컴파일러는 목록과 최종 항목에 모두 서명해야 합니다. 그런 다음 개인 파일에 대한 설명이 포함된 소위 인증 시트를 작성할 수 있습니다. 다음으로 모든 서류를 서로 엮습니다. 폴더 시작 부분에는 목록이 있고 끝에는 인증 시트가 있습니다. 제목 페이지에는 해고 명령에 따라 마감 날짜와 전체 폴더의 보존 기간을 작성해야 합니다.

해고된 사람이 군인 신분증이나 신분증 등 원본 문서를 가져가지 않은 경우 주의하세요. 의료 기록, 해당 LD에 필요할 때까지 보관해야 합니다. 이렇게 하려면 봉투(각 문서를 개별적으로)에 넣어 폴더에 보관해야 합니다. 이러한 봉투에는 번호가 매겨지고 봉인되며 권한 있는 사람의 서명으로 인증됩니다.

LD 보관: 절차 및 시기

개인 파일에는 다음과 같은 문서가 포함되어 있지만 다른 용어저장소, 닫은 후 전체 폴더를 저장하는 데 사용됩니다. 최대 기간. 제22.1조에서 연방법 2004년 10월 22일자 제125호로 확인된 보관기간은 다음과 같습니다.

• 2003년 1월 1일부터 50년 사이에 생성된 LD의 경우
• 2003년 - 75년 이전에 제작된 LD의 경우.

보관기간은 LD폐쇄일의 다음연도 1월 1일부터 계산합니다. 예를 들어 2017년 10월 18일에 해고가 발생한 경우 50년의 보존 기간은 2018년 1월 1일부터 시작됩니다. 유지하다 인사 문서개인 데이터 보호 요구 사항을 준수하는 데 필요합니다. 이를 위해서는 회사에 출입이 불가능한 방이 있어야 합니다. 허가받지 않은 사람. 분실이나 도난의 가능성을 없애기 위해 LD를 금고나 금속 캐비닛에 보관하는 것이 좋습니다. 폐쇄 후 3년 이내에 폴더를 아카이브로 이전해야 합니다.

문서가 들어 있는 폴더는 책등이 바깥쪽을 향하도록 수직으로 배치해야 합니다. 인사 파일 저장소에 대한 접근은 HR 직원으로 제한되어야 합니다. 개인 업무를 체계화하다특수 저널이나 레지스트리는 다음과 같은 방식으로 도움이 됩니다.

• 번호 매기기 사용;
• 알파벳순으로;
• 에 의해 구조적 구분회사.

또한, 개인 사항이 많은 경우 알파벳순으로 순서대로 저장할 수 있습니다. 직원의 개인 파일은 성을 기준으로 알파벳순으로 정렬됩니다. 각 주문 시작 시에는 해당 주문에 포함된 개인 사항에 대한 목록이 있어야 합니다.

LD는 누구에게 발급되어야 합니까?

국가 공무원에 근무하는 사람들의 개인 파일을 유지하는 것은 의무입니다. 이는 러시아 연방 법률에 의해 요구됩니다. 기업가는 현지 규정에 따라 이 문제를 규제할 수 있습니다. 이는 HR 부서 직원이 주요 직원의 개인 파일만 열 수 있음을 의미합니다.

이 그룹에는 다음이 포함됩니다.

• 관리직원 및 그 교체인원
• 최고 전문가;
• 재산 및 귀중품을 관리하는 사람
• 경력 발전에 대한 전망이 있는 직원.

그러나 언제든지 필요할 수 있는 직원에 대한 정보를 반영하므로 모든 직원을 위해 이러한 서류를 만드는 것이 유용할 것입니다.

사업에 접근할 수 있는 사람

관리자의 명령에 따라 임명된 인사 담당자 또는 회계사만이 정보를 입력하고 파일을 아카이브에 제출합니다. 사건의 기밀이 유출된 경우 이에 대한 모든 책임은 본인에게 있습니다.

이러한 불쾌한 상황을 방지하려면 개인 파일을 특별히 지정된 공간이나 제3자가 접근할 수 없는 금고 및 금속 캐비닛에 보관하는 것이 좋습니다.

또한 책임자는 각 직원에게 최소한 12개월에 한 번씩 개인 파일을 숙지시켜야 할 의무가 있습니다.

법 집행 기관에 사건 제공

필요한 경우 요청 시 직원의 개인 파일에 있는 서류를 법집행관에게 제공할 수 있습니다.

직원의 개인 파일에는 무엇이 있어야 합니까?

목록은 다음과 같습니다.

• 여권 사본(대부분 첫 페이지, 결혼 여부 및 등록 장소)
• 졸업장, 고급 훈련 서류 등의 사본;
• SNILS 사본;
• 직원이 병역 의무가 있는 경우 - 이를 확인하는 서류 사본
• TIN 사본;
• 전문 시험 및 건강 검진 합격에 관한 서류(회사 활동에 따라 제공되는 경우)
• 시민의 범죄기록 유무를 명시하는 증명서(법률에 규정된 경우)
• 직원이 직접 작성한 입사지원서
• 자서전;
• 고용계약서 사본
• 근무 기록 사본;
• 인증에 관한 자료(수행된 경우)
• 주기적으로 업데이트되는 직원 사진
• 개인 파일에 대한 설명입니다.

이 목록은 회사가 수행하는 활동과 실행하는 인사 정책에 따라 변경되고 보완될 수 있습니다.

또한 모든 문서는 시간순으로 파일에 배치되어야 합니다. 즉, 고용 시 포함된 첫 번째 문서, 활동 중에 나타난 문서입니다.

직원이 서면으로 동의하지 않는 한 직원의 개인 생활, 정치 및 종교에 대한 견해에 대한 정보를 파일에 포함시키는 것은 법으로 금지되어 있습니다.

직원의 개인 파일 등록 요구 사항

모든 개인 파일을 동일하게 등록하고 개인 업무 등록 일지를 정확하게 유지 관리함으로써 중요한 문서가 분실될 가능성을 없애기 위한 것입니다.

개인 파일은 특정 형식으로 형식화되어야 합니다.

• 개인 파일의 제목 페이지에는 직원에 대한 모든 기본 정보가 있습니다: 성명, 개인 파일 설립 날짜;
• 개인적인 일이 있는 경우 공유 폴더, 추가 작업을 용이하게 하려면 알파벳순으로 정렬해야 합니다.
• 개인 파일의 페이지 수를 모니터링하는 것이 중요합니다. 250개를 넘지 않아야 합니다.

직원의 개인 파일 로그 유지

회사 직원의 개인 업무를 추적하려면 개인 기록 등록이 필요합니다. 하나부터 회계 양식일기를 쓰기 위한 일기는 없습니다. 직접 만들거나(인터넷에서 템플릿을 사용하여 인쇄) 상점에서 구입할 수 있습니다. 저널 칼럼의 내용 역시 회사에 따라 다를 수 있습니다.

저널에는 회사에서 공개된 적이 있는 개인 파일에 대한 정보가 포함되어 있습니다. 열에는 개인 파일 번호, 설립 날짜, 직원 이름 및 기타 필요한 데이터가 포함됩니다. 개인 파일의 폐쇄에는 폐쇄 날짜 및 이유 형식의 메모가 저널에 첨부됩니다. 직원의 개인 파일 양식에 직원에 대한 추가 정보를 입력해야 하는 경우 "메모" 열을 사용할 수 있습니다.

개인 파일용 문서 샘플 및 양식 (다운로드)

• 개인정보에 관한 설문지
• 개인 파일의 내부 인벤토리
• 개인 파일의 제목 페이지/표지
• 개인 파일 및 증인 시트에 대한 내부 목록 작성 샘플

전자 개인 파일

요즘 많은 러시아 기업이 자동화를 구현했거나 구현하기 시작했습니다. 인사기록 관리. 유행을 따른다고 하기는 어렵지만 오히려 필수다. 직원의 개인 파일은 점점 더 많이 유지되고 컴퓨터 데이터베이스에 저장됩니다. 종이 문서가 사용되지만 대부분 재보험으로 사용됩니다.

무엇보다도 개인 파일을 전자 형식으로 유지하고 저장하는 것이 편리합니다. HR 직원은 필요한 것을 찾기 위해 먼지를 물고 물건을 옮길 필요가 없습니다. 따라서 전자 파일의 절대적인 장점 중 하나는 시간과 노력을 낭비하지 않고 모든 것을 빠르게 찾을 수 있다는 것입니다.

예를 들어, 모든 문서를 전자 형식으로 보관할 수는 없다는 점은 주목할 가치가 있습니다.

문서에 직원의 개인 서명이 포함되어야 하는 경우 종이 형식이어야 합니다.

dedadi.ru

직원의 개인 파일이란 무엇입니까?

이 패키지는 HR 관리를 위한 주요 도구 역할을 합니다.

능숙하게 사용하면 탁월한 관리 도구가 되는 이 정보의 중요성에도 불구하고 이는 개인적인 문제입니다. 상업 기업반드시 형성할 필요는 없으나, 모든 공무원이 의무적으로 형성해야 합니다. 마찬가지로 개인 파일을 작성하는 데 특별한 요구 사항은 없습니다.

이 비디오에서 직원의 개인 파일을 올바르게 등록하는 방법을 볼 수 있습니다.

문서를 관리하는 사람은 누구이며 문서에는 어떤 내용이 포함됩니까?

부재중 엄격한 규칙패키지 구성에 따라 다음 문서가 포함되도록 결정되었습니다.

• 설문지;
• 자서전;
• 다양한 기관의 직원 교육에 관한 문서 사본
• 추천서
• 채용 및 해고 신청
• 고용 계약;
• 각종 지시(예: 이직명령, 퇴직명령, 채용명령 등)
• 결혼 증명서;
• 돕다;
• 사진;
• 여권의 정보.

그러나 다음과 같은 일부 교체 가능한 옵션을 사용할 수 있습니다.

• 자서전은 이력서로 대체됩니다.
• 설문지 – 인사 기록 시트;
• 추천 - 특징. 직원을 위한 추천서를 작성하는 방법 - 여기를 읽어보세요.

이 기사에서는 개인 인사 기록표가 무엇인지, 기업에서 이를 적절하게 유지 관리하는 방법을 배웁니다.

서비스가 공개되면 논문 목록이 더 확장됩니다.

• 해당 직책에 대한 경쟁 완료 확인
• 통합 문서 사본, 군인 신분증, 시민권;
• 추가 계약
• 병역에 관한 자료
• 시험지;
• 수상, 프로모션에 관한 문서;
• 가입;
• 소득 신고
• 의료 계약;
• 보험, 의료 및 세금 기록 증명서 사본.

중요: 모든 사본은 서명으로 인증되어야 합니다. 공무원의 개인 파일은 매년 연구됩니다. 이 모든 문서는 HR 부서 직원이 유지하고 수집합니다.

직원의 개인 파일 샘플.

회계 및 유지 관리 절차

직원 채용시에도 관리순서에 따라 폴더가 형성되어 있으며, 기본 문서, 보충됨에 따라 문서에 번호가 매겨지고 설명되며 사건 자체는 지정된 일련 번호로 특수 저널에 기록되어 형성 날짜, 직원의 성명을 나타냅니다.

중요한: 이 문서이 사람과 조직의 협력을 통해 수집 및 저장되며, 해고 시 해당 파일은 닫히고 아카이브에 보관됩니다.

문서에 실수나 오타가 있으면 안 됩니다. 신뢰할 수 있는 정보만 기재해야 합니다. 문서의 양이 많을 경우 섹션을 생성하는 것이 허용됩니다.

직원이 컬렉션에 참여해야 합니다. 필요한 서류그리고 언제 새로운 정보그것을 지적하고 문서화하라.

등록 및 저장

각 개별 케이스에는 기본 데이터가 포함된 인벤토리와 표지가 있습니다.

• 등록 로그에 기록된 번호
• 해고 또는 이전 명령에 따라 입력되는 문서 작성 시작 및 종료 날짜입니다.

폴더 안의 모든 문서에는 번호가 매겨져 있습니다.다른 서비스로 이전되는 경우 문서는 폐쇄된 후 보관소로 넘겨지지 않으며, 해고되면 닫혀서 조직 내에 10년 동안 보관된 후 보관소로 넘겨집니다.

중요: 모든 파일은 75년 동안 아카이브에 저장되며 해고 날짜부터 카운트다운이 시작됩니다. 직원이 관리직을 맡은 경우 저장은 무기한입니다.

승인된 직원, 기업의 책임자 및 직원 자신이 파일에 접근할 수 있습니다. 서류의 양도는 순서에 따라 수행됩니다.

재고 및 형성

개인 파일을 작성하고 기록하는 절차는 개인 파일 작성 조직의 순서에 따라 자세히 설명되어야 합니다.

이 이사의 명령에 따라 문서를 열 때 문서에 할당된 일련번호에 따라 사건에 대한 모든 정보를 등록 일지에 입력해야 합니다.

잡지에 나온 번호에 추가로 이루어집니다 간략한 설명파일 - 직원의 성명, 설립 날짜, 폐쇄 또는 제출 날짜.

문서 변경은 담당 직원만 할 수 있으며, 다른 직원은 관리자의 지시에 의해서만 가능합니다.

변경사항은 변경사항과 동일한 방식으로 이루어져야 합니다. 작업서– 오래된 데이터를 가로로 지우고 그 위에 새 데이터를 씁니다.

개인 파일의 표지입니다.

개인 파일 폴더 작성 절차

첫 페이지

제목 페이지는 GOST 요구 사항에 따라 작성됩니다.

• 기록 보관인이 메모를 할 수 있도록 문서 상단에 스탬프를 찍을 수 있는 공간을 남겨두는 것이 필요합니다.
• 조금 아래에는 조직의 전체 이름과 세부 정보를 표시해야 합니다.
• 이 항목 아래 중앙에도 부서에 대한 정보를 표시해야 합니다. 이 항목직원 이동 시 항목을 조정할 수 있도록 여러 개의 빈 줄이 있어야 합니다.
• 다음으로, 색인 지정으로 사건 번호를 표시하십시오(예: "사건 번호 07 – 369").
• 다음은 폴더 이름, 즉 직원의 이름입니다.
• 오른쪽 하단에는 케이스 개봉 및 마감 날짜와 재고 보관 기간을 표시해야하며 문서의 매수를 표시해야합니다.

서류 작업

문서 준비와 관련하여 그는 다음을 수행할 의무가 있습니다.

• 수용하다;
• 숫자;
• 설명하다;
• 헛기침;
• 필요한 경우 변경하십시오.
• 케이스를 종료합니다.
• 보관소.

그는 또한 서명에 반대하는 개인 파일을 직원에게 알리고 수행해야 할 의무가 있습니다. 유사한 절차최소한 1년에 한 번 필요하며, 이는 정보의 관련성을 유지하는 데 필요합니다.

이를 위해서는 직원이 문서를 읽었음을 매년 서명하는 명세서를 작성해야 합니다.

중요: 개인 파일은 요청 시 법 집행 기관 및 규제 당국에 전달됩니다.

내부 재고

문서의 내부 목록은 통일된 양식 부록 10에 따라 작성됩니다.

여기에는 다음이 포함됩니다.

• 문서등록번호
• 할당된 인덱스;
• 문서가 기록된 날짜
• 제목;
• 케이스 번호에 따른 시트 번호;
• 메모.

결론

기업은 직원의 개인 파일을 관리할지 여부를 선택할 권리가 있지만, 긍정적인 결정모든 것을 자세히 생각하고, 문서 유지 규칙에 대한 법령과 지침을 발행하고, 자신이 다루고 있는 내용에 대한 아이디어를 가진 책임자를 임명하는 동시에 전체 프로세스를 면밀히 모니터링해야 합니다. 매니저.

직원의 개인 파일은 무엇이며 그 기능은 무엇입니까? 이 비디오를 시청하십시오:

fbm.ru

개인 파일은 왜 보관되나요?

기업 직원의 개인 파일 관리는 인사 부서의 전문가에게 위임됩니다.

직원의 개인 파일은 본질적으로 직원이 제출한 문서, 주문, 명세서 및 기타 유사한 양식의 사본과 원본을 모아놓은 바인더입니다.

사건이 담긴 파일은 직원 고용 명령을 내린 후에 열리고 해고 명령을 내린 후에 닫힙니다.

인사 관리에 대한 결정을 내리는 과정에서 관련 전문가는 다음에 대한 정보를 받아야 합니다. 특정 직원. 이 경우 직원의 개인 파일이 가장 완전한 소스로 간주됩니다. 결국 객관적인 정보가 포함되어 있습니다.

또한 직원의 개인 파일을 통해 다음을 수행할 수 있습니다. 가능한 한 빨리외부로부터 요청이 있을 경우 직원에 대한 정보를 제공합니다.

개인 업무를 관리해야 할 필요성

정부 기관에서

연방 및 지방자치법전문가에게 의무를 부여하다 예산 조직각 직원과 직원에 대한 개인 파일을 작성하고 유지하는 기관. 이는 정보와 문서를 체계화하는 데 필요합니다. 인원이러한 기관은 물론 특정 법률을 준수합니다.

민간 기업에서는

러시아 노동법 규범은 회사에서 근무하는 직원의 개인 문제를 유지해야 할 회사의 의무를 규정하지 않습니다. 그러나 그러한 필요성은 결정될 수 있습니다 상급 조직그리고 소유자.

개인 파일 관리를 결정할 때는 편의의 원칙을 사용해야 합니다. 소규모 기업에서는 직원의 개인 파일이 원칙적으로 회사 경영진(이사, 대리인, 수석 회계사, 대리인)에게 제출됩니다.

편의상 대부분의 회사는 각 직원의 개인 파일을 작성합니다.

개인 파일 생성을 위한 문서

개인 파일에 포함된 정확한 양식 목록은 정부 및 기관용으로만 정의됩니다. 지방자치단체그리고 기관. 다른 회사의 경우 직원의 개인 파일에 정확히 어떤 문서가 있어야 하는지를 포함하는 엄격한 목록이 없습니다. 그들은 또한 사용할 수 있습니다 기존 목록공공 부문을 위해.

구성에 포함된 양식 목록으로 각 개인 파일을 시작하는 것이 좋습니다. 직원의 개인 파일에 포함된 문서는 여러 범주로 구분됩니다.

입사시 제공되는 서류 :

• 후보자의 이력서, 지원서, 인적 추천 또는 자서전
• 입학 신청;
• 여권사본, 교육서류, SNILS 인증서, TIN, 결혼, 자녀 출산에 관한 것입니다.
• 군인 신분증 사본(가능한 경우)
• 과거 건강진단서, 진료기록부
• 범죄경력이 없는 증명서.
• 문의처 이전 장소일 등

입학시 HR 부서에서 준비한 서류 :

• 직원 개인 카드
• 직원의 고용 계약서(회사 사본)
• 책임 계약;
• 고용 명령서 사본.

직원이 노동 활동을 수행할 때 작성하는 문서:

• 직업 설명;
• 직원의 인증 또는 고급 교육에 관한 문서
• PD 처리에 대한 동의
• 공제 신청
• 신청서를 남겨주세요.
• 제공 명령, 격려, 회복, 이전 명령 사본;
• 후속 건강 검진 증명서
• 해당 직원에 관한 보고서 및 설명 메모
• 개인 데이터가 변경된 문서의 사본.

개인 파일 등록을 위한 양식 다운로드

Word 형식의 제목 페이지입니다.

Word 형식의 제목 페이지입니다.

Word 형식의 샘플 표지입니다.

Word 형식의 내부 문서 인벤토리의 예입니다.

• 내부 인벤토리 작성

첫 페이지

Word 형식의 내부 문서 인벤토리의 예입니다.

개인 파일 등록 절차

개인 파일 폴더는 채용 시 직원을 위해 공개됩니다. 가장 먼저 접수해야 할 것은 개인카드와 입사지원서, 입사 시 제출한 서류들이다.

개인 파일을 생성하는 프로세스에는 일반적으로 다음 단계가 포함됩니다.

• 제목 페이지(표지) 작성
• 사건을 증명하는 문서 작성
• 내부 인벤토리 작성
• 사건 문서의 제출 또는 제본.

첫 페이지

제목 페이지 상단에는 회사 이름과 직원이 근무하는 부서의 명칭을 적습니다. 이 직원. 케이스 번호와 현재 인벤토리에 있는 매수가 오른쪽 모서리에 크게 표시됩니다.

성명과 성명은 시트 중앙에 입력됩니다. 직원. 여기에 성의 변형을 기록하는 것이 허용됩니다(예: 결혼 전의 성기혼 여성).

제목 페이지 하단에는 등록 시작 날짜와 종료 날짜가 있습니다. 총 수량그 안에 수집된 시트, 명목상의 유효 기간.

보관할 사건을 보관소로 이관하는 경우, 여유 공간번호는 아카이브에서 허용되는 명명법에 따라 표시됩니다.

인증시트

이 문서는 다음 날짜에 작성되었습니다. 별지 A4 또는 A5. 사건서류의 뒷표지나 마지막 장의 빈 뒷면에 올려놓는 것은 금지되어 있습니다. 인증 시트 없이 케이스를 꿰매는 경우 안쪽에서 커버 상단에 접착됩니다.

인증 시트는 파일에 있는 문서의 번호를 표시하기 위한 것입니다. 신체 상태시트, 개별 양식 작성 기능 등

특히 여기에는 다음과 같이 명시되어 있습니다.

• 시트 수;
• 페이지 번호가 누락되었습니다.
• 사진이 포함된 시트;
• 봉제된 대형 시트;
• 단이 부착된 봉투;
• 손상된 시트

내부 재고

목록에는 사건 번호와 제목(보통 직원의 성명)이 표시됩니다.

문서의 표 부분은 파일에 추가된 새 양식에 대한 정보를 일관되게 나타냅니다. 여기에 입력됨 일련번호, 문서 색인(사용 가능한 경우), 이름, 새 문서의 시트 수.

목록 끝에는 단어와 숫자로 적혀 있습니다. 총 수제출된 문서 및 인벤토리의 페이지 수.

마지막으로 인사 전문가가 문서에 이름을 해독하여 서명합니다. 그리고 등록 날짜를 표시합니다.

개인 업무 유지 절차(회계, 변경)

진행 중 노동 기능근로자의 개인 파일이 보완됩니다. 각종 서류 - 추가 계약, 주문 사본, 설명 및 메모, 인증 결과 등. 이 경우 모든 새 문서는 엄격하게 다음 위치에 있어야 합니다. 연대순.

담당 직원은 개인 파일의 정보가 최신인지 확인해야 할 의무가 있습니다. 사건의 주요서류(설문지, 설문지, 개인 시트), 저것 오래된 문서어떤 경우에도 철회되지는 않지만 특별 보충 양식이 작성됩니다. 정해진 형태가 없고, 각 회사에서 독립적으로 개발하고 있습니다.

문서 보관

직원의 개인 파일에는 개인 데이터가 포함되어 있으므로 금고나 열쇠로 잠긴 특수 캐비닛에 보관해야 합니다. 동시에 근무 직원의 문서만 인사부에 직접 보관해야 하며, 나머지는 모두 보관소로 옮겨 보관해야 합니다.

직원의 개인 파일은 다음과 같은 방법으로 저장될 수 있습니다.

• 알파벳순;
• 구조적 구분에 따라;
• 에 의해 인원수직원 또는 개설 시 할당된 케이스 번호를 기준으로 합니다.

선반에는 폴더가 책등이 바깥쪽을 향하도록 번호가 지정된 순서대로 배열되어 있습니다.

개인 파일은 개인 및 노동 카드 양식과 별도로 보관되어야 합니다.

kadrypro.ru

포함된 문서

직원의 개인 파일에 포함되어야 하는 기본 문서:

• 취업 지원서;
• 직원과 기업 간의 노동 관계를 확인하는 문서(계약, 합의)
• 추가된 인사 기록 시트;
• 직원에 대한 자서전 정보;
• 졸업장, 증명서, 증명서 및 기타 확인 서류 교육 수준, 고급 교육에 대한 다양한 정보;
• 명령, 프로토콜, 결론 경쟁 수수료그리고 테스트 결과 또는 보유 직위를 확인하는 기타 문서;
• 추천서, 특성, 청원서;
• 직업 설명;
• 여권 정보, 결혼 증명서(사본);
• 명령 또는 발췌 사본, 다른 직위로의 이동을 나타내는 진술;
• 인센티브, 보상, 감사, 처벌을 확인하는 문서;
• 직원의 소득 및 재산에 관한 정보를 확인하는 서류(지방자치단체 및 주정부 직원에게 적용)
• 청구되지 않은 기타 문서(졸업장, 증명서, 업무 및 의료 서적 등)
• 사본 또는 발췌문 형태의 해고, 전근 진술서;
• 법률에서 요구하는 기타 서류.

유지

개인 파일 목록 작성의 기본은 연대순 원칙이며, 이에 따라 모든 서류는 표시되거나 수신된 대로 파일에 보관되어야 합니다. 직원이 해고된 후에는 사무실 관리 규칙의 요구 사항에 따라 모든 개인 파일이 폐쇄되고 보관소로 전송됩니다. 직원이 머무르는 사례 공공 서비스, 인사부에 10년 동안 보관됩니다. 이는 그러한 직원이 새로운 근무지로 옮겨지면 사건도 그와 함께 진행되기 때문입니다. 나머지 직원의 개인 파일은 완료일로부터 3년 후 아카이브로 이전됩니다.

사건에 포함된 문서는 중요한 것으로 간주되므로 반드시 확인해야 합니다. 내부 목록(인벤토리) 정해진 형태로, 번호 매기기는 별도로 수행됩니다. 보관을 위해 파일을 아카이브로 보내기 전에 해당 시트 수는 첨부된 인증 시트에 반영됩니다.

각 직원의 개인 파일은 독립적인 문서 패키지로 유지됩니다. 저장 조건에서만 개인 파일이 포함된 여러 개의 별도 폴더를 하나의 제목 페이지 아래에 그룹화된 순서로 재봉할 수 있습니다. 이 경우 문서의 내부 인벤토리에는 각 문서 패키지의 전체 이름과 시트 번호를 나타내는 작업 주문에 포함된 모든 개인 파일 목록이 포함되어야 합니다.

대부분의 경우 완성된 파일은 상당한 크기이므로 각 파일을 다음과 같이 저장하는 것이 훨씬 더 편리합니다. 별도의 유닛, 두껍고 불편한 묶음으로 꿰매지 마십시오. 동시에 규정에 따라 각 직원에 대한 독립적인 개인 파일이 유지됩니다.

등록 절차

직원의 개인 파일이 포함된 폴더 표지에는 다음 정보가 포함되어야 합니다.

• 명목상의 경우 직원의 전체 이름을 표시합니다(이는 개인 파일의 제목으로 간주됩니다).
• 문서에 기록된 직원의 이름, 성 또는 후원에 대한 가능한 철자 옵션(결혼 또는 해산 후 성 변경 등) 유사한 사례). 예를 들어 Safarova Makhreban Kaniz kyzy (Maria Konstantinovna), Nazarova (Kravchenko) Anastasia Valentinovna 등;
• 개인 파일을 보관할 때 여러 문서 패키지가 포함된 스테이플 폴더에는 제목 이름 외에도 성이 특정 문자로 시작하는 직원의 개인 파일(예: "A" - "K")임을 나타내는 문자 색인이 있습니다. 2010 G.;
• 채용 및 해고 날짜는 다음 날짜와 일치해야 합니다. 표시된 숫자주문 또는 추출물로;
• 개인 파일에는 직원이 공식적으로 고용된 날짜보다 이전 날짜의 문서가 포함될 수 있습니다. 안에 이 경우이는 개인적인 문제의 마감일을 결정할 때 중요하지 않습니다.
• 기사 번호 656에 의거 모델 목록, 관리자의 개인 파일에는 없습니다 사선보관되며 직원 문서는 연령에 관계없이 해고일로부터 75년 동안 보관됩니다.

문서를 시간순으로 입력하고 모든 개인 파일 시트에 번호를 매기는 것을 잊지 않는 것이 중요합니다. 이렇게 하면 문서를 유지하고 필요한 정보를 찾는 과정이 크게 단순화됩니다.

샘플 개인 파일 표지 다운로드(크기: 37.0 KiB | 다운로드: 17,109)

직원 개인 파일의 내부 문서 목록 양식을 다운로드하세요. (크기: 16.0 KiB | 다운로드: 13,204)

mirblankov.ru

직원의 개인 파일 목록

2017년에는 검색 및 식별에 필요한 모든 정보가 직원의 개인 파일이 저장되는 폴더의 표지(제목 페이지)에 포함되어야 합니다. 1972년 7월 17일자 GOST 17914-72디자인 요구 사항을 규제합니다. 따라서 이 문서의 조항에 따르면 맨 위에는 보관 케이스를 접수할 때 주 또는 시립 기록 보관소 직원이 채우는 줄이 있습니다.

조직 코드, 코드일 수 있습니다. 국가 기록 보관소그리고 그 이름. 이전에는 이 정보를 직접 입력했지만 이제는 다음을 사용하여 수행됩니다. 특수 스탬프, 어떤 경우에도 상단에 이 정보를 위한 공간을 남겨 두십시오.

• 파일을 편집한 조직의 전체 및 약칭(가운데)
• 해당 직원이 속한 부서 이름(가운데)
• 직원이 업무 부서를 변경하는 경우 이전 지점괄호 안에 새 부서의 이름이 여기에 기록됩니다(가운데).
• 사건의 명명법 및 사건 번호에 따른 색인(사건 번호 32(색인) – 384(번호))(중앙);
• 직원의 성, 이름, 부칭은 개인 파일의 제목입니다(가운데).
• 사건이 개시된 날짜(채용일) 및 사건이 종결된 날짜(해고 명령이 서명된 날)(왼쪽 하단)
• 파일의 시트 수와 유효 기간(왼쪽 하단).

개인 파일(제목 페이지)의 샘플 표지는 다음과 같습니다.

개인 문서의 내부 목록

2017년 GOST 17914-72에 따라 모든 직원 파일은 판지 덮개에 보관해야 합니다. 아카이브에서는 바인더나 플라스틱 파일을 보관할 수 없습니다.

2017년 법률에는 민간 기업 직원이 공무원에게 제출해야 하는 문서 목록이 명시되어 있으며, 해당 문서 목록은 지역 당국에 의해 결정됩니다. 규범적 행위. 확립된 관행에 따라 이 사건에는 다음 문서가 포함됩니다.

직원 개인 파일의 문서 목록: 양식

• 직원이 이 조직에 고용될 때 제공한 문서:
  • 에 관한 진술;
  • 재개하다;
  • 여권 사본, SNILS, TIN;
  • 졸업장 사본;
  • 특징 이전 장소직업, 추천서,
• 직원 고용 기간 동안 고용주가 발행한 문서:
  • 고용명령;
  • 다른 직위, 다른 부서로의 이동 명령
  • 승진 또는 징계 명령
  • 인사증명서;
  • 고용 계약 및 그에 따른 모든 추가 계약
  • 인증 인증서;
  • 직원의 개인정보 변경 증명서 또는 변경 증명서
  • 직무 설명 이 직원의그가 그들에 대해 잘 알고 있음을 나타내는 메모와 함께;
  • 내부 재고.

직원의 개인 파일의 유효 기간은 일반적으로 75년으로 결정되므로 휴가 신청 등 단기 보관 서류를 여기에 제출하면 안 됩니다.

위에서 언급했듯이 2017에서는 기업의 현지 규제법 (명령)이 지정합니다. 특별한 직원개인 파일 관리를 담당하는 HR 서비스입니다. 오직 그 사람만이 등록, 번호 매기기, 목록 작성, 변경 작업 및 직원의 개인 파일을 아카이브에 제출할 권리가 있습니다. 이 전문가는 개인 데이터에 접근할 수 있으며 해당 데이터가 공개될 경우 책임을 집니다.

각 직원은 1년에 한 번씩 자신의 사례를 숙지하고 서명해야 합니다. 이번 이벤트사례 관리를 담당하는 HR 직원도 수행합니다.

개인파일의 모든 서류는 접수일자별로 정리되어 있습니다. 번호를 매기고, 목록을 작성하고, 스티치하는 것이 필수입니다. 문서의 내부 목록은 마지막에 꿰매거나 제목 페이지의 뒷면에 첨부됩니다. 문서의 내부 인벤토리가 어떻게 작성되는지 자세히 살펴보세요.

문서 다운로드

개인 파일은 특정 직원과 관련된 모든 문서의 모음입니다. 일반적으로 별도의 폴더에 저장됩니다. 가지다 정확한 정보그 안에 포함된 논문의 목록이 편집됩니다.

사건에 포함된 논문 목록은 민간단체에 대해 규제되지 않습니다. 이는 주로 직원의 직무 또는 범주의 세부 사항에 따라 다릅니다. 따라서 개인 소유자가 직접 결정하고 설치할 수 있습니다.

공무원의 개인 파일에 포함되어야 하는 문서 목록을 결정할 때 Art에 주의해야 합니다. 20, 22, 24, 26, 49 등 여기에는 시민을 직위에 임명하는 것과 관련된 문서 목록이 포함되어 있습니다. 문관 근무그리고 그 통과.

누구에게 재고가 필요합니까?

법에 따라 직원의 개인 파일을 유지하는 것은 모든 고용주의 책임이 아닙니다. 그러한 사례가 형성되어야합니다 인사 서비스주 및 지방 자치 단체.

직원의 개인 파일 목록을 작성해야 하는 요구 사항은 "조직 기록 보관소 운영 규칙"에 포함되어 있습니다. 이것은 무엇과 관련이 있습니까?

첫째, 이 레지스트리를 사용하면 검색이 훨씬 쉬워집니다. 필요한 서류직원의 개인 파일로 작업할 때.

둘째, 직원 해고 후 75년 동안 보관되는 기업 기록 보관소에 파일을 제출할 때 명세서를 작성해야 합니다(“표준 관리 목록” 제656조의 “a”, “b” 단락 참조). 서류...").

사례 작성 시 이 문서를 작성해야 하는 조건은 조직의 회계 정책 또는 기타 현지 규제법에 명시되어 있습니다.

누가 등록부를 편집합니까?

원칙적으로 준비는 회사 직원의 개인 파일을 관리하는 책임을 맡은 인사 부서 직원이 수행합니다.

디자인 규칙

양식을 작성해야 하는 직원 개인 파일의 인벤토리는 폴더 맨 처음에 위치합니다. 여기에는 개인 파일에 포함된 모든 문서가 나열됩니다.

디자인에는 다음이 있습니다. 통일된 형태, 승인됨 보관 규칙(부록 2, 10). 에 사용하는 것이 바람직합니다. 정부 기관. 민간기업이 개발할 수 있다 자신의 형태양식을 작성하여 작업에 사용하세요.

안에 표 부분이 레지스터가 입력되었습니다. 다음 정보문서 정보:

• 아니요.;
• 문서 색인;
• 편집 날짜;
• 제목;
• 사례 시트 번호;
• 메모.

대부분의 경우 인벤토리는 여러 페이지로 구성됩니다. 케이스 자체의 페이지와 별도로 번호가 매겨져 있습니다. 조직 기록 보관소 운영 기본 규칙 3.5.5항에 따라 폴더에는 명령서, 명세서 등의 서류가 처음부터 끝까지 순서대로 정리되어 있습니다. 먼저 채용 관련 자료를 접수하고, 그 다음에는 취업 관련 자료를 제출합니다. 노동 활동조직 및 직원 해고.

목록은 준비를 담당하는 인사 담당자가 서명합니다. 그의 직위와 성명이 명시되어야 한다. 편집 날짜도 입력해야 합니다. 파일 작성이 완료되면 입력됩니다.

견본

유통기한

"전형적인 관리 목록"에 따르면 보관 문서, 활동 과정에서 생성됨 정부 기관, 장기 지방 정부보관 기간을 나타내는 조직”에 따라 파일은 재고와 함께 기업의 아카이브에 최소 75년 동안 보관됩니다.