비즈니스 서신 규칙 및 하지 말아야 할 사항. 비즈니스 커뮤니케이션 스타일

협력 문제를 해결하기 위한 개인 회의가 항상 가능한 것은 아니기 때문에 서신 없이는 비즈니스 커뮤니케이션을 상상할 수 없습니다. 가장 시급한 문제 비즈니스 서신

협력 문제를 해결하기 위한 개인 회의가 항상 가능한 것은 아니기 때문에 서신 없이는 비즈니스 커뮤니케이션을 상상할 수 없습니다. 비즈니스 서신은 가장 시급한 문제를 해결하는 데 도움이 됩니다. 짧은 시간, 그러나 예절을 따르지 않거나 편지를 비논리적으로 구성하면 해를 끼칠 수 있습니다. 파트너십아니면 밀어내거나 잠재 고객. 공식적인 협상에서와 마찬가지로 특정 규칙: 편지 형식과 의사소통 스타일.

일반 행동 규칙 비즈니스 서신

• 어떤 유형의 비즈니스 서신이 구별됩니까?
• 비즈니스 서신에서 따라야 할 중요한 규칙은 무엇입니까?
• 전자 비즈니스 서신의 특징은 무엇입니까?

유지 비즈니스 서신규칙에 따라 - 경력과 비즈니스 성공의 중요한 구성 요소 중 하나입니다. 이러한 규칙을 무시하거나 실제로 잘못 적용하면 파트너와 고객을 잃을 수 있습니다. 또한 정확하고 유능한 비즈니스 서신은 비즈니스 이미지의 중요한 구성 요소입니다.

비즈니스 서신에는 어떤 유형이 있나요?

파트너, 고객, 동료, 조직과의 비즈니스 서신은 다음 중 하나입니다. 가장 중요한 영역모든 기업의 활동. 다양한 직급의 관리자와 직원들이 편지를 주고받고, 상업적 제안기타 형식, 내용 및 초점에 따라 모든 서신은 다음 유형으로 구분됩니다.

• 공식적인;
• 개인의;
• 내부;
• 외부.

그들 각각에는 다음이 있습니다. 개별 요구 사항편집 및 제출. 공식적인 비즈니스 서신의 가장 일반적인 유형은 다음과 같습니다.

• 추수감사절;
• 광고;
• 편지, 요구 및 요청;
• 반박;
• 축하해요;
• 애도, 사망 기사.

그걸 생각하면 오늘은 대부분의비즈니스 서신은 다음에서 수행됩니다. 전자 형식으로, 존재하다 기성 템플릿모든 유형의 모양.

비즈니스 글쓰기의 예술

각 텍스트는 수취인에게 영향을 미치는 메커니즘입니다. 작동하지 않으면 조립 규칙을 위반했다는 뜻입니다. 잘못된 부품을 가져와 잘못 배열한 것입니다. 수신자로부터 원하는 것을 얻으려면 올바른 사실을 선택하고 올바르게 제시한 다음 "함께" 수행해야 합니다. 오른쪽 얼굴» – 편지를 받는 사람이 귀하의 제안을 받아들이고 싶게 만드는 것입니다. 어떻게 하나요?

데이터. 수취인을 설득할 수 있는 합리적인 주장은 다양하고 때로는 외부적인 생각의 혼란스러운 표현 속에서 손실되는 경우가 있습니다. 그러나 일단 구조가 구축되면 문자의 의미가 전혀 변하지 않더라도 문자는 명확하고 설득력 있게 됩니다. 주요 아이디어(종종 행동에 대한 동기)는 처음에 배치되며 인사말 직후에 이어집니다. 다음은 다채로운 그림(설명)과 함께 인수 목록(각각 빨간색 선과 이탤릭체로 표시)입니다. 마지막에는 행동 촉구가 반복됩니다. 서명이 이어집니다. 간단한 편집만으로 체호프의 소설 『반카』에 나오는 “마을에서 할아버지에게”라는 불쌍하고 명확하지 않은 메시지도 타당한 메시지로 바뀐다. 유혹적인 제안할아버지

발신자 이미지. 응답은 편지를 보낸 사람이 어떻게 나타나는지에 따라 다릅니다. 편지에서 당신은 공무원이 될 수도 있고 사람이 될 수도 있습니다. 때로는 첫 번째가 유익할 때도 있고, 때로는 두 번째가 유익할 때도 있습니다. 예를 들어, 수취인을 칭찬하는 경우 개인적인 스타일을 사용하는 것이 좋습니다(자신을 대신하여 글을 쓰고, 사실에 대한 태도를 전달하고, 동등하게 말함). 덕분에 받는 사람은 그 사람이 훌륭하다는 사실뿐 아니라 당신이 그 사람에 대해 좋은 평가를 갖고 있다는 사실도 알게 될 것입니다. 오히려 사실을 그대로 언급하면서 공식적인 문구로 꾸짖는 것이 좋습니다. 다소 과장된 표현의 이 조언은 다음과 같습니다. "당신은 바보입니다." 대신 "독자에게서 지능의 흔적을 찾을 수 없습니다."라고 써야 합니다.

현대 서신에서 우리는 인사말과 주요 문구 사이에 '날씨에 관한 이야기'를 생략하고 곧바로 요점을 설명하는 경우가 많습니다. 선택적 짧은 문장은 의미론적 부하를 많이 전달하지 않는 것처럼 보입니다. 하지만 독자의 눈앞에 처음 나타나는 메시지이기 때문에 편지의 톤을 설정하고 수신자가 텍스트의 나머지 부분을 어떤 눈으로 볼지 결정합니다. 다음은 다양한 목표를 추구하면서 부하 직원과 파트너에게 메시지를 시작하는 위치에 대한 몇 가지 예입니다.

1. 스스로에게 무게를 두자면: “프로젝트 A가 지역 총재의 개인적 통제 하에 있다는 점을 감안하여 상기시켜 드립니다.”
2. 낯선 회사와 따뜻한 관계를 구축하기 위해: "귀사도 우리와 마찬가지로 KVN of 시베리아 대회의 후원사라는 것을 알고 먼저 이를 제안하기로 결정했습니다."
3. 도움을 받으려면: “Olya, 당신은 연설을 아주 잘했고, 가장 중요한 것은 컨퍼런스에서 전문적으로 말을 했다는 것입니다! 전문가인 당신이 저를 도와줄 수 있을 것 같아요.”
4. 부하들을 동원하려면: “축하합니다. 벌써 금요일이군요. 남은 것은 예산 제안서를 제출하는 것뿐입니다. 그러면 쉬셔도 됩니다.”

당신의 글쓰기를 망칠 5가지 끔찍한 첫 문구

미국 회사 HubSpot은 어떤 첫 문장이 독자에게 영감을 주지 않지만 반대로 편지를 삭제하도록 강요하는지 알아냈습니다. 이러한 표현이 무엇인지 알아보고 대화를 시작할 때 절대 사용하지 마세요.

비즈니스 서신에 대한 일반 규칙

회사의 평판은 비즈니스 편지가 어떻게 디자인되고 작성되었는지에 따라 간접적으로 달라집니다. 회사의 성공적인 이미지를 형성하고 명성을 쌓기 위해서는 직원들이 외부 및 내부 커뮤니케이션 모두에 대한 비즈니스 서신 규칙을 준수해야 한다고 말할 수 있습니다.

편지 양식. 세부 사항이 포함된 기업 스타일로 디자인된 양식을 사용하는 것이 옳을 것입니다. 스타일 디자인은 로고의 존재, 특수 글꼴의 사용, 모든 연락처 정보 표시 및 이름조직.

페이지 레이아웃. 비즈니스 서신 서식을 지정할 때 여백이 사용됩니다(왼쪽 여백 - 2cm, 오른쪽 여백 - 1cm, 위쪽 및 아래쪽 여백 - 각 2cm). 편지에 여러 장이 포함된 경우 번호를 매겨야 합니다(시트 상단 중앙에 내려놓음).

스타일. 비즈니스 편지는 다음과 같이 작성됩니다. 공식적인 비즈니스 스타일, 이는 다음과 같이 가정합니다. 간단한 설명편지의 본질, 표현의 정확성, 우표 및 표준 문구의 사용. 또한 비즈니스 서신에는 하나의 문제-하나의 편지라는 규칙이 있습니다.

텍스트 구조. 표준 비즈니스 서신에는 세 부분이 포함됩니다.

1. 수취인에게 주소를 지정합니다.
2. 소개(편지의 목표).
3. 주요 부분.
4. 요약.

영어로 된 비즈니스 서신 규칙

영어로 된 비즈니스 서신 작성은 일반적인 요구 사항에 따라 수행됩니다.

1. 텍스트는 빨간색 선을 사용하지 않고 단락별로 배포됩니다.
2. 편지 서식을 지정할 때 왼쪽 상단에는 보낸 사람의 개인 정보( 이름, 또는 조직 이름과 주소).
3. 아래에는 상대방의 이름 또는 받는 사람의 회사 이름과 주소(새 줄)가 나와 있습니다.
4. 편지 편집 날짜는 아래 세 줄 또는 오른쪽 상단에 표시됩니다.
5. 편지의 주요 부분은 시트 중앙에 배치됩니다.
6. 요청 이유를 명시하여 주요 아이디어를 시작하는 것이 좋습니다: "나는 쓰고 있습니다..."
7. 표준 편지는 수취인의 이름이 알려진 경우 "진심으로 귀하의 것"이라는 표현으로 끝나야 합니다. "당신의 것" - 그렇지 않은 경우.
8. 감사 인사 뒤 네 줄을 건너뛰고 이름과 직위를 기재하세요.
9. 서명은 위의 이름과 인사말 사이에 배치됩니다.

비즈니스 서신의 "언어"

비즈니스 서신이 필요합니다 특별한 요구 사항. 우선, 편지에는 감정적인 함축이 담겨 있어서는 안 됩니다. 최대한 절제되고 간결하며 정확해야 합니다. 텍스트의 논리적이고 일관된 구성은 감정을 완전히 대체합니다. 일반적으로 허용되는 목록에 없는 감탄사, 축소형, 약어 등은 비즈니스 서신에서 피해야 합니다.

다음 중 하나 중요한 조건문자 작성 - 실제 가치를 나타내는 의미 론적 정확성.

다음 중요한 기준텍스트의 논리적 표현이다. 단어는 이중 해석을 받아서는 안 됩니다. 이로 인해 편지 내용의 의미가 바뀌고 바람직하지 않은 어조가 생길 수 있습니다.

누구의 주요 목표 비즈니스 문서- 특정 관점을 표현하는 설득력입니다. 문서 작성 및 초안 작성의 주요 규칙, 메모또는 편지는 읽고 쓰는 능력, 논증, 올바른 호소력, 정보의 신뢰성 및 충분한 증거입니다.

다음은 비즈니스 서신 작성에 대한 몇 가지 규칙입니다.

대명사의 사용. 비즈니스 서신은 개인적인 감정과 인식을 반영하는 것을 피해야 합니다. 비즈니스 정보전통적으로 다음을 사용하여 전송됩니다. 표준 양식. 원칙적으로 이러한 서신 중에는 개인의 이익이 아닌 기업 전체의 이익이 표현되므로 호소는 다음에서 비롯됩니다. 복수형. 그리고 이는 대명사 “우리”의 사용을 암시하지만 적절한 동사 형태를 사용하여 대명사 사용을 피해야 합니다.

담보 양식. 비즈니스 서신에서는 수동태를 사용해야 합니다. 이러한 요청에는 더 많은 부드러운 표정. 예를 들어, "수리 작업을 제 시간에 완료하지 못했습니다"라는 문구를 " 수리 작업계약서에 명시된 내용이 이행되지 않았습니다.”라고 판단되면 직접적인 비난 없이 업무 불이행 사실을 진술하는 것이 가능합니다. 즉, 위반 사실은 표시되지만 구체적인 범인은 표시되지 않아 편지의 톤이 부드러워집니다.

능동태는 특정 동작의 시작 역할을 하는 개체를 문자로 정의할 때 사용됩니다. 예를 들어, "법률 부서에서 설명을 제공합니다..."입니다. 그러한 문장이 사용된다는 점에 유의해야합니다. 실제 형태시간.

수동태의 사용에 따라 문자의 성격도 결정됩니다. 이러한 양식을 사용하면 작업 수행자(제안서 전송, 보고서 수신)가 아닌 특정 이벤트에 초점을 설정할 수 있습니다. 목적어가 분명한 경우(회의 날짜가 정해져 있는 경우)에도 수동태가 사용됩니다.

동사 형태. 지속적으로 반복되는 작업에 주의를 집중해야 하는 경우 이를 설명하기 위해 불완전한 형태의 동사가 사용됩니다(전문가는 정기적으로 마감일을 위반합니다). 프로세스의 완성도를 강조할 필요가 있는 경우 신청하세요. 완벽한 전망동사 (순찰대가 임무를 시작했습니다).

악센트 소개. 대부분의 비즈니스 서신은 중립적인 어조를 갖고 있음에도 불구하고 어떤 경우에는 특정 사항에 추가적인 초점을 맞춰야 합니다. 이를 위해 소개 문구를 사용하여 문구를 부드럽게 만듭니다. (“귀하가 소유하고 있는 문서를 보내달라고 요청합니다”라는 문구를 귀하가 소유하고 있는 것으로 보이는 문서를 보내달라고 요청하는 단어로 다시 쓰면 긴장 정도가 크게 줄어듭니다. , 비즈니스 서신의 재치 요구 사항에 더 적합합니다.

비즈니스 서신을 작성할 때 상대방을 존중하는 태도에도 주의를 기울여야 합니다. 따라서 “우리는 귀하의 제안에 관심이 없습니다”라는 문구를 “안타깝게도 현재로서는 귀하의 제안에 관심이 없습니다”로 바꾸면 비즈니스 서신에 적합하지 않은 불필요한 경직성에서 벗어날 수 있습니다.

소개 구조는 비즈니스 서신을 덜 건조하게 만들기 때문에 비즈니스 서신의 중요한 구성 요소이기도 합니다. 비즈니스 에티켓 규범에 따라 "가능하다면 우리 자료의 품질에 대해 전문가의 의견을 제시해 주십시오"라는 문구가 적절할 것입니다. 입문 구조 좋은 도구범주성을 줄이고 존중과 세심함을 보여주며 친근한 어조를 표현합니다. 이를 사용하면 상대방의 자존심을 상하게 하지 않고 생각을 표현할 수 있습니다.

비즈니스 서신 에티켓: 멀리서도 좋은 인상을 남기는 5가지 팁

1. 편지에 대한 응답 시간은 의사소통과 협력에 대한 귀하의 관심을 보여줍니다. 가능한 한 짧은 시간(분, 시간, 최대 하루) 내에 비즈니스 이메일에 응답해야 합니다. 만일 거기에 객관적인 이유지연이 발생하는 경우 이메일을 보내 메시지를 받았으며 곧 회신해 주신다고 적어주세요. 우선순위를 올바르게 지정하려면 상대방의 편지에 있는 "중요도", "주제" 등 해당 메모에 주의를 기울여야 합니다. 그러한 표시가 있으면 귀하의 답변이 얼마나 중요한지 나타냅니다.

응답이 지연되면 클라이언트를 잃을 가능성이 높습니다. 가능하다면 즉시 응답하십시오. 응답하는 데 시간이 걸릴 편지만 "나중을 위해" 남겨 두십시오. CEO School은 사람들의 행동을 예측하고 협상하는 방법을 배우는 데 도움이 될 것입니다.

2. 개인적인 호소. 개인 주소는 수취인에 대한 존중을 나타내므로 바람직합니다.

개인 주소 사용은 비즈니스 서신의 필수 규칙 중 하나입니다. 개인적 초점은 개성과 선의에 대한 존중을 보여주는 것입니다. 또한 이는 회색 덩어리의 템플릿 응답 중에서 귀하의 편지를 눈에 띄게 만드는 데 도움이 될 것입니다.

3. (호소에 대해) 감사의 말을 전합니다. 편지에 표현 된 감사는 회사를 선호하는 상대 또는 고객의 선택에 대한 일종의 감사 표현입니다. “편지를 보내주셔서 감사합니다”로 시작하는 서면 응답은 상대방이 당신에게 소중한 사람임을 보여줍니다. 비즈니스 서신의 이러한 어조는 건설적인 입장을 반영하므로 정확합니다. 예를 들어:

귀하의 비즈니스에 대한 신뢰에 대한 감사의 표현은 다음 구성을 사용하여 서신 시작 부분에 작성됩니다.

• 관심을 가져 주셔서 감사합니다…;
• 당신의 편지에 감사드립니다...;
• 저희에게 연락해 줘서 고마워요...;
• 저희 회사를 선택해 주셔서 감사합니다...;
• 귀하의 관심에 감사드립니다...

4. 긍정적인 결말. 최종 구성은 편지를 읽은 후 상대방의 주의를 끌 수 있도록 보장됩니다. 따라서 이러한 형태로 비즈니스 서신의 긍정적 인 분위기를 통합하고 통신 파트너가 계속 의사 소통하려는 긍정적 인 분위기와 욕구를 조성하는 것이 좋습니다. 예;

편지를 읽을 때 수신자가 마지막으로 주의를 기울이는 것. 마지막 문구에서 정서적으로 긍정적인 분위기를 조성하세요. 비즈니스 커뮤니케이션. 받는 사람이 당신과 다시 소통하고 싶어하도록 좋은 분위기를 조성하십시오. 예를 들어:

항상 편지를 마무리할 때 상대방에게 긍정적인 분위기를 조성하여 의사소통을 계속하십시오. 이러한 목적으로 다음 구조를 사용할 수 있습니다.

• 우리는 협력하게 되어 기쁘게 생각합니다.
• 귀하의 질문에 답변할 준비가 되었습니다.
• 질문이 있으시면 저희에게 연락해주세요.
• 우리는 상호 이익이 되는 협력을 희망합니다.
• 기꺼이 도와드리겠습니다.
• 감사합니다.

5. 서명 및 연락처 블록. 비즈니스 서신을 전달하는 직원은 '모니터 반대편'에 누가 있는지에 대한 아이디어가 필요합니다. 즉, 상대의 이름, 직위, 연락처에 대한 정보가 필요합니다.

1. 이름(성) – 개인 주소를 입력할 수 있는 기회를 제공합니다.
2. 포지션 – 상대에게 역량 수준에 대한 이해를 제공합니다.
3. 좌표 - 추가 통신 채널의 출현에 기여합니다.

비즈니스 서신 작업을 최적화하려면 다음으로 차단하세요. 연락처 정보기본 설정으로 변경하는 것이 좋습니다. 이 블록은 문제에 대한 전문적인 태도의 상징으로 파트너, 동료 및 고객에게 보내는 편지에 나타나야 합니다.

전자상거래 통신에 관한 규칙

그리고리 시조넨코, 최고 경영자 CJSC "정보 구현 회사", 모스크바

1. '전체답장' 버튼을 이용하세요. 여러 사람이 서신에 참여하는 경우 마지막 메시지를 보낸 사람뿐만 아니라 모든 사람이 응답해야 합니다.

2. 항상 편지의 제목을 표시하십시오. 대부분의 경우 수신자는 새 메시지의 헤더만 볼 수 있습니다. 나중에 제목 필드의 정보는 메시지를 찾고 정렬하는 데 도움이 됩니다. 헤더에 태그 단어를 사용할 수 있습니다(예: "중요!"). 그러나 문자의 내용과 실제로 일치하는 경우에만 가능합니다(단, 모든 인기 항목에서 사용할 수 있는 "중요" 버튼을 클릭하는 것이 더 편리합니다). 이메일 프로그램에 연결하면 태그가 '제목' 필드 옆에 표시됩니다. 통일된 스타일의 표현을 개발하고 이를 지속적으로 고수하십시오. 오늘날 많은 사람들이 자동 필터를 사용하여 서신을 정렬한다는 점을 명심하십시오. 따라서 기계가 제목을 "읽을" 수 있도록 제목을 선택해야 합니다.

3. 편지는 짧고 체계적으로 작성되어야 합니다. 의미의 최대 투명성과 표현의 명확성을 위해 노력하고 필수 세부 사항과 사소한 세부 사항을 분리하십시오. 비즈니스 서신을 한 번 읽은 후에 문제의 본질과 문제의 역사, 문장의 의미 및 수취인에게 기대되는 행동의 성격을 쉽게 이해할 수 있다는 것이 귀하의 이익입니다. 메시지 텍스트가 부풀려지지 않도록 추가 자료(문서, 표, 사진)를 첨부 파일로 보내는 것이 좋습니다. 이 경우 편지에는 어떤 종류의 파일을 보내는지 명시되어 있어야 합니다.

4. 예의를 갖추세요. 모든 편지에는 인사말, 주소 및 서명을 위한 공간이 있어야 합니다(모든 메시지에 자동으로 추가되도록 설정할 수 있습니다). 또한 의미론적, 감정적 악센트를 배치해야 합니다. 전신 스타일을 피하세요. 서신이 긴급한 문제나 갈등과 관련되어 있더라도 존중하는 어조를 유지하십시오. 결국 비즈니스에서는 기분을 상하게 하는 것이 아니라 해결책을 찾는 것이 중요합니다. 자제와 예의 - 좋은 도우미그 안에.

5. 편지에는 답장을 해야 합니다! 그리고 빨리. 이 기본 진리를 이해하지 못하면 많은 오해가 발생합니다. 보낸 사람은 편지를 읽었음을 알아야 하며 잠시 후 의미 있는 응답을 기대할 수 있습니다. 동시에 자동 응답 및 자동 알림에만 전적으로 의존해서는 안 됩니다. 짧은 문구푸시. 반대로 일부 편지에는 답변할 필요가 없습니다. 첫째, 귀하의 주소가 "참조" 필드에 있는 경우: 보낸 사람은 자신이 다른 사람과 주고받은 서신을 귀하가 알기를 원합니다. 둘째, 귀하의 주소가 전혀 존재하지 않는 경우: 이는 편지 작성자가 귀하의 좌표를 "숨은 참조" 필드에 추가했음을 의미합니다. 즉, 그는 직접 수취인이 보낸 비밀 서신을 귀하에게 알려 주려고 함을 의미합니다. 메시지의.

6. 답장하는 편지의 내용을 삭제하지 마십시오. 귀하의 답변은 잠시 후에 다시 읽혀질 수도 있습니다. 어쩌면 몇 년이 지난 후에도 마찬가지입니다. 많은 기업이 이미 이메일 보관 시스템을 갖추고 있습니다. 그런데, 그런 나라에서는 이메일~에서 공식적인회사가 법적으로 인정된 경우 중요한 문서, 장기 보관서신은 법적 요구 사항입니다. 아직은 없지만 서면 규정보다 연습이 앞서 있습니다. 받는 사람의 눈으로 쓰는 모든 편지를 살펴보십시오. 이것이 비즈니스 서신의 기본 규칙입니다. 이를 팔로우하면 수신자가 흐름에서 메시지를 강조 표시하기 시작합니다.

7. 정확하게 쓰세요. 단일 오류, 편지로 작성된 것은 성급함이나 과실의 표현으로 인식되기 때문에 수취인에게 불쾌감을 줍니다. 그리고 여러 오류는 보낸 사람의 문화 수준이 낮음을 나타냅니다. 우리 얘기 중이야비즈니스 서신에 대한 내용 – 보낸 사람이 일하는 회사를 불리한 시각으로 묘사하기도 합니다.

"총감독 학교"의 새로운 과정

조건에서 현대 세계비즈니스 접촉은 종종 비즈니스 서신으로 시작됩니다. 비즈니스 상호 작용의 서면 형태로, 여기에는 모든 유형의 서신(편지, 메시지 등)이 포함됩니다. 공식적인그를 대신하여 그리고 그의 지위 덕분에.

중요한 측면은 규정 준수입니다. 특정 표준에티켓. 안에 그렇지 않으면, 설정된 연결이 끊어지고 고객이나 비즈니스 파트너가 손실될 수 있습니다. 잘 설계된 비즈니스 서신은 귀하나 회사에 대한 가장 호의적인 인상에 기여합니다.

글자의 마법을 익히는 것은 모든 사람에게 중요합니다. 검색할 때 말해보자 새 직업: 이력서를 편집하여 보내는 것, 테스트 작업, 커버레터, 자신에 대한 추가 정보, 회의 시간 동의.

흥미롭게도 오늘날 존재하는 비즈니스 서신 규칙은 약 150년 전에 영국에서 개발되었습니다.

비즈니스 서신의 종류

편지 작성 방법을 결정하려면 편지 유형 간의 차이점을 알아야 합니다. 이는 메시지 주제와 올바른 디자인을 결정하는 데 도움이 됩니다. 이것은 중요한 상대의 눈에 어리석게 보이는 것을 피하는 데 도움이 될 것입니다.

디자인 구조에 따르면 다음이 있습니다.

• 의사소통 편지

여기에는 거절서, 청구서, 변명서, 자백서 등이 포함됩니다. 직원이 전문 활동 과정에서 사용하는 모든 것.

• 동의서

중요한 글쓰기 유형입니다. 그녀 덕분에 회의 결과가 요약되고 합의가 이루어지며 작업 완료 시간이 결정되고 양 당사자가 계약에 대한 올바른 이해를 확신하게 됩니다.

비즈니스 서신 규칙

블로거가 자신을 표현하는 방식은 귀하의 선택이 아닙니다. 실수와 오타에 대해서는 변명의 여지가 없습니다. 어릴 때부터 언어를 배우는 어려움을 스스로 위로할 수는 없습니다. 당신은 가능한 한 자신을 요구해야합니다. 그렇지 않으면, 그것은 당신의 성격과 교육에 대해 불리한 그림을 그립니다.

비즈니스 서신의 특징은 단어 철자 오류입니다. 전문 분야선택한 분야에서 개인의 무능력을 나타내는 지표로 간주됩니다.

기본 규칙:

1. 단어 사용을 중지하세요. 정확한 정의당신은 모르는 것입니다. 안에 최후의 수단으로– 사전에서 그 의미를 확인하세요.
2. 특정 용어를 사용하지 마세요. 일부 단어는 대담자에게 생소할 수 있으며 그에 의해 잘못 해석될 수 있습니다. 비즈니스 서신 에티켓에는 이러한 경우 용어 및 약어에 대한 설명을 제공하는 것이 포함됩니다.
3. 짧은 문장으로 작성하세요. 구성의 길이와 화려 함은 비즈니스 협상이 아닌 소설을 쓸 때 적합합니다.
4. 먼저 편지 본문이 아닌 컴퓨터나 온라인 편집기에 있는 문서에 메시지를 입력하세요. 긍정적인 측면은 자동 확인텍스트의 철자와 구두점. 이는 또한 브라우저가 닫히거나 인터넷이 끊겨서 편지가 실수로 수신자에게 조기에 전송되거나 손실되는 것을 방지합니다. 근무 중 마이크로 소프트 워드, 특정 간격으로 자료 자동 저장을 사용하십시오.
5. 휴대폰이나 태블릿에 메시지를 입력하지 마세요. 부적절한 자동 수정이 발생할 위험이 있습니다.
6. 보내기 전에 오류가 없는지, 텍스트의 일관성을 확인하세요. 한 시간 후에 입력한 텍스트를 다시 확인하고 일시적으로 다른 항목으로 전환하고 작성하는 것을 잊어버리는 것이 좋습니다. 이는 모든 부정확성을 확인하면서 다른 관점에서 텍스트를 보는 데 도움이 될 것입니다.

비즈니스 서신 서식 지정

필요한 특별한 관심서신을 준비하고 유지할 때 세부 사항에 대해 설명합니다. 또한 상대방에 대한 존경심을 보여주고 자료를 다시 작성하는 데 소요될 수 있는 시간을 절약할 수 있습니다.

다음 측면을 무시해서는 안됩니다.

• 편지 제목을 올바르게 작성하십시오.

첫 번째 메시지라면 제목이 밝을 수도 있습니다. 다만, 상대방과 이미 의사소통이 이루어진 경우에는 서신의 주제를 간략하고 간결하게 기재하여야 한다. 이것이 의사소통의 기본이다. 보낸 사람과 받는 사람 모두 쉽게 다시 읽을 수 있도록 잠시 후에 메시지를 찾는 데 도움이 됩니다.

• 소환

귀하가 보내는 메시지에는 귀하가 답변해야 하는 질문이 포함될 수 있습니다. 각 항목을 별도로 인용하여 답변하는 것이 합리적입니다. 여러 전달 사항이 포함된 편지를 보낼 때는 번호 매기기를 사용하고 텍스트를 단락으로 나누는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 귀하가 어떤 질문에 대답하고 있는지 대담자가 분명하게 알 수 있습니다.

과도한 인용문은 의사소통에 혼란을 야기합니다. 그러나 이전에 보낸 메시지로 돌아가거나 대화 상대에게 무언가를 상기시켜야 하는 경우에는 수행할 가치가 있습니다. 특히 예산, 서비스 패키지 및 시간과 관련하여.

• 받은 모든 정보를 고려하십시오

편지를 작성할 때 귀하 또는 대담자가 첨부한 모든 문서에 대해 간략하게 설명해야 합니다. 이렇게 하면 수신자에게 파일의 어떤 내용이 기다리고 있는지 즉시 알 수 있습니다.

• 자신의 서명은 명함에 비유됩니다.

비즈니스 서신에는 서명이 필요합니다. 자동으로 만들 수 있으며 보낸 모든 편지에 표시됩니다. 유익한 서명을 만드는 방법은 무엇입니까? 현재 이름과 성을 사용하세요. 이 순간직위, 직장 연락처 및 회사 로고.

예: "이반 이바노프(Ivan Ivanov), 프로젝트 관리자, 전화번호 또는 기타 메신저를 존경합니다." 또는 "안녕하세요, 이반 이바노프...".

서명은 회사나 대의명분과의 특별한 관계를 나타내는 눈에 띄고 창의적일 수도 있습니다. 예를 들어, 서적 산업 네트워크의 직원은 현재 신제품 이름을 삽입할 때 "현재 읽고 있습니다..."라는 문구를 사용할 수 있습니다. 하지만 그런 일은 상사와 조율하는 것이 좋습니다.

• 우편 주소

비즈니스 서신 규칙에 따라 우편 주소 표시가 필요합니다. 순전히 노동자였으면 더 좋았을 텐데. 회사 이름, 직위, 이름이나 성은 표시될 수 있지만 출생 연도나 장난스러운 별명/단어는 표시되지 않습니다. 활동이나 직위가 바뀌더라도 주소를 떠날 계획이라면 정확한 주소 이름을 수년 동안 생각하는 것이 좋습니다.

• 글꼴 및 간격

문서에서 가장 자주 사용되는 글꼴은 Times New Roman이며 크기는 표의 경우 12, 텍스트의 경우 14입니다. 1.5-2 간격. 이것은 암묵적인 기본 사항입니다.

비즈니스 커뮤니케이션 스타일

비즈니스 서신에는 섬세한 균형 조정 작업이 포함됩니다. 여기서는 친근한 의사소통이 부적절하지만 단호하게 거친 의사소통도 적절하지 않습니다.

의사소통의 특징:

• 디자인의 심각성

작은 단어와 속어 표현은 부적절합니다.

• 이모티콘 사용

이모티콘은 신중하게 사용하거나 사용하지 마세요. 첫 번째 접촉은 원칙적으로 그들의 존재를 허용하지 않습니다. 앞으로는 괄호가 존재할 수 있지만 적당한 양의 긍정적인 괄호만 있을 수 있습니다. 친절함과 유머는 용납될 수 없습니다. 이 스타일의사소통. 귀하가 대담자에게 종속된 경우 이 양식은 허용되지 않습니다.

• 이름과 후원으로 인사말

비즈니스 서신 수행 규칙은 대담 자에 대한 정중 한 태도, 그의 사람에 대한 관심 및 관심을 의미합니다. 이것은 당신에 대한 상대방의 관심을 증가시키고 그가 관대해질 가능성을 증가시킵니다. 주소를 지정하는 사람의 이름과 주소에 대한 선호도를 미리 아는 것이 좋습니다.

• 이틀 안에 답장해

영업일 기준으로 며칠 이내에 메시지에 대한 답변을 보내는 것이 맞습니다. 그렇지 않으면 무례한 것으로 간주됩니다. 주말이나 휴가 전에 보낸 편지라면 긴급한 내용이 아니라면 답장을 하지 않으셔도 됩니다. 그렇지 않으면 대화 상대에게 일시적인 응답 부재에 대해 경고하거나 편지 내용에 대해 잠시 구독을 취소해야 합니다.

• 침입성 부족

끊임없이 무언가에 대해 물어보고 확인을 요청하는 것은 당신을 나쁜 시각으로 보여줄 것입니다. 대담자의 확인이 필요한 경우 3일 이내에 응답해야 함을 그에게 상기시킬 수 있습니다. 문제가 긴급한 경우 첫 번째 메시지에서 먼저 언급하는 것이 좋습니다.

• 거울규칙

비즈니스 서신 에티켓을 사용하면 상대방이 하는 방식대로 대화할 수 있는 경우가 많습니다. 이를 통해 같은 차원에서 상호 이해와 소통의 가능성이 높아진다. 대화 상대가 사용하는 용어, 의사 소통 스타일 및 주소를 추적하십시오.

• 즐거운 휴일 보내세요

공휴일이나 그 기간 동안 의사 소통이 이루어지면 대담자를 축하하는 것이 좋습니다. 이것이 비즈니스 서신의 규칙입니다. 상대방의 생일이 언제인지 아는 것도 유용합니다.

• 고마움

초등 공손은 축하, 초대 또는 설명에 대한 응답으로 감사의 말을 하는 것입니다.

위의 모든 기능을 고려하면 대담 자와 연락을 취하고 자신에 대해 호의적 인 의견을 형성하는 것이 어렵지 않습니다.

비즈니스 작문 규칙의 중요성

사실, 어떤 편지를 보내든 - 명함, 선택한 사업장 위치를 ​​표시합니다. 그녀가 괜찮아 보이고 존경과 신뢰를 불러 일으키고 협상에 문제 해결에 대한 편안함과 효율성이 수반되도록 예의 규칙에 대한 지식과 지속적인 준수는 흔들리지 않는 성공을 보장합니다.

인터넷이나 서신을 통한 모든 서신에 대해서는 전화나 개인 협상을 통한 의사소통과 동일한 엄격한 기준이 적용됩니다. 상호 작용이 구축되는 원칙은 다음과 같습니다.

• 상대방의 인격과 사업적 지위에 대한 상대방 간의 상호 존중;
• 상대방의 사업적 이익에 대한 관심;
• 기밀 유지;
• 중요한 작업을 해결하는 데 시간 엄수.

다음과 같은 이유로 비즈니스 서신이 필요합니다.

• 편지를 보낼 때 묵시적이라 할지라도 대답이 없습니다.
• 불필요한 정보의 흐름 속에서 편지가 사라지고 직원들은 끊임없이 서로에게 전화를 걸어 메일을 확인해달라고 요청합니다.
• 읽고 나서 이메일귀하에게 필요한 것이 무엇인지 완전히 불분명합니다.
• 메시지에 담긴 내용의 풍부함과 정보의 혼란으로 인해 생각이 혼란스럽고, 복잡한 문제아직 해결되지 않았습니다.

구현하면 많은 여유 시간을 절약할 수 있습니다. 일반 규칙비즈니스 서신을 수행합니다. 이렇게 하면 위의 문제를 피하는 데 도움이 됩니다.

비즈니스 서신의 규칙과 편지를 사용하여 좋은 관계를 구축하기 위한 몇 가지 까다로운 방법은 근무일마다 이메일이 들어오는 서신으로 넘쳐나고 계획에 여러 서신과 메시지가 포함된 사람들뿐만 아니라 그 계획의 개시자는 귀하여야 하는 사람들만이 알아야 합니다. . 너도밤나무의 마법을 익히는 것은 누구에게나 유용합니다 현대 여성. 이는 최소한 이력서, 자기 소개서, 요청 시 자신에 대한 추가 정보 및 테스트 작업을 보내고 인터뷰 시간을 조정하기 위한 메시지를 보내는 등 일자리를 찾을 때 유용합니다.

읽고 쓰는 능력은 비즈니스 서신과 얼굴의 기초입니다

난독증이 있는 블로거가 인터넷에서 인기를 얻을 수 있다는 사실이 귀하의 실수와 실수에 대한 변명이 되어서는 안 됩니다. 학교에서 러시아어로 일이 잘 풀리지 않았다는 사실로 자신을 위로하지 마십시오. 다양한 부품말하기 능력을 향상시킬 때입니다.) 가능한 한 자신에게 요구하십시오. 비즈니스 서신을 작성할 때 전문 분야의 단어를 잘못 쓰는 것은 특히 공격적입니다. 대담자는 귀하의 능력을 의심할 수 있습니다.

1. 인터넷 브라우저 북마크에 gramota.ru 웹사이트를 유지하세요.

2. 정확한 정의를 내릴 수 없는 단어는 사용하지 마십시오(적어도 Wikipedia를 확인하세요).

3. 대화 상대에게 익숙하지 않은 희귀하고 구체적인 단어는 대화 상대를 혼란스럽게 하거나 잘못 해석할 수 있다는 점을 명심하십시오. 대담자에게 귀하의 용어를 소개해야 하는 경우 에티켓 규칙에 따라 사용된 용어와 약어에 대한 설명을 제공하십시오.

4. 문장을 너무 길게 만들지 마세요. 복잡하고 화려한 디자인은 비즈니스 서신 작성용이 아닌 소설 쓰기용으로 남겨두세요.

5. 메시지를 편지 본문에 바로 입력하지 말고 먼저 컴퓨터의 파일에 입력하는 것이 좋습니다. 첫째, 단어에 내장된 철자와 구두점이 도움이 될 것입니다. 둘째, 제외합니다. 불쾌한 상황실수로 비즈니스 서신을 조기에 보내거나 브라우저 종료 등으로 인한 손실(Word에 텍스트를 입력할 때 "저장" 아이콘을 더 자주 클릭하는 습관을 들이고 설정에서 짧은 간격으로 자동 저장을 설정하세요) ). 태블릿에서의 예측 입력을 기억하세요. 모바일 장치당신의 말에 예상치 못한 수정을 가할 수 있습니다.

6. 편지를 보내기 전에 여러 번 다시 읽어보세요. 시간이 촉박한 경우(그런데 비즈니스 서신의 중요한 기본 규칙 중 하나는 마감일을 늦추지 않는 것이므로 마지막 순간에 쓰기를 시작하지 않는 것이 좋습니다) 잠시 후에 입력한 텍스트를 다시 읽으십시오. 타이핑 - 30분 또는 1시간 후에 다른 업무로 전환합니다.

유능한 비즈니스 서신. 중요한 세부 사항

비즈니스 서신을 수행하고 실행할 때 세부 사항에 주의를 기울이면 존중을 보여주고 시간을 절약할 수 있습니다.

7. 편지의 '제목' 항목을 소홀히 작성하지 마세요. . 첫 번째 콜드 이메일을 보내는 경우 제목 줄은 눈길을 끌고 독특하며 흥미로울 수 있습니다. 그러나 귀하의 편지가 이미 예상되었거나 수신자와 한동안 연락을 주고받은 경우에는 주제를 간단하고 명확하며 간결하게 명시해야 합니다. 이렇게 하면 필요한 경우 우편물에서 (귀하와 수신자 모두에게) 편지를 빠르게 찾을 수 있습니다.

8. Re:Re:Re:'의 긴 체인이 쓰레기 같은 느낌을 줍니다. 시작하는 것을 두려워하지 마세요 새로운 체인대화 상대와 함께 문제와 관련된 이전 메시지만 인용하세요. 특정 프로젝트, 예산/가격/서비스 패키지 등에 동의합니다. - 이 경우 인용이 편리하며 비즈니스 매너에 따라 요구됩니다.

9. 만약에 수신 메시지몇 가지 질문이 포함되어 있으며 각 질문을 개별적으로 인용하여 답변하세요. 여러 질문이 포함된 편지를 보내는 경우 번호 매기기를 사용하고 텍스트를 단락으로 나누십시오. 명확한 구조를 고수하십시오.

10. 편지 본문에 메시지의 모든 첨부 파일에 대해 설명합니다. 수신자가 내용에 대한 정보를 즉시 받을 수 있도록 첨부하는 모든 파일에 서명하세요. .

11. 서명은 매우 중요한 세부 사항입니다. 사업용 편지. 이메일 서비스 설정에서 일반적으로 모든 편지에 자동 서명을 설정할 수 있습니다. 잘 작성된 서명은 명함 인쇄, 좋은 명함과 같습니다. 서명에는 성과 이름 외에 직위명, 연락처(전화, 스카이프), 회사 로고를 사용합니다. 창의적으로 관련성이 있는(기억할 수 있고 그들이 일하는 사람이나 회사와 관련된) 명함이 가장 좋은 것으로 간주되는 것처럼 서명은 회사와의 관계를 나타내거나 비즈니스에 대한 사랑을 말하는 "트위스트"가 될 수 있습니다. 당신은 그렇습니다. 예를 들어 Mann, Ivanov 및 Ferber 출판사의 일부 직원은 서명에 "지금 읽고 있습니다..."라는 추가 문장을 사용합니다(그리고 출판사의 신제품 이름을 삽입합니다). 식품업계 ​​기업 대표들은 소망을 담아 편지를 마무리할 수 있다” 맛있는 하루 보내세요" 등등. 때때로 그러한 비즈니스 서신 형식은 경영진과 합의해야 합니다.

12. 비즈니스 서신의 경우 NameWoman은 별도의 우편 주소를 만들 것을 강력히 권장합니다. 회사 이름이나 회사 웹사이트의 도메인, 귀하의 이름(전체, 축소형 없음) 및 성을 반영하는 것이 좋습니다. 이메일 이름에 나이나 생년월일을 나타내는 숫자를 사용하지 마세요. 이메일 제목에 귀하의 직위를 표시하는 것은 상당히 허용되지만 일부 사람들은 변경하지 않을 계획이기 때문에 이를 피합니다. 사서함, 경력 사다리를 더 높이 올라갑니다.

또한 이력서나 유사한 비즈니스 서신을 보낼 때 장난스럽거나 지나치게 창의적인 이메일 주소를 사용하지 않아야 합니다. 특히 당신이 대기업에서 중요한 직책을 맡을 후보자라면 더욱 그렇습니다.

비즈니스 서신 에티켓

13. 비즈니스 서신 스타일이 건조할 필요는 없습니다. 그러나 디자인의 진지함과 엄격함은 - 필수 규칙. 축소형 접미사, 속어, 구어체 표현을 피하세요.

14. 이모티콘은 함정이 될 수 있습니다. 원칙적으로 사업상의 지인의 첫 글자는 포함되어서는 안 됩니다. 확립된 접촉을 통해 웃는 괄호는 여전히 허용되지만 과용하지 말고 편지의 "귀여운 장식"의 시작자가 되지 마십시오. 비즈니스 통신을 수행할 때(특히 "아래에서" 있는 상황에서) 슬프고 창의적인 애니메이션 이모티콘은 엄격히 금지됩니다.

15. 편지 시작 부분과 필요한 경우 본문 전체에 이름, 이름, 부칭을 사용하여 정중한 인사와 주소를 사용하십시오. 이는 비즈니스 서신 윤리에 따라 요구될 뿐만 아니라 귀하의 메시지에 대한 대화 상대의 관심과 메시지에 대한 충성도를 높일 수 있습니다. 수신자는 항상 주소가 지정된 편지에 더 세심한주의를 기울이므로 편지를 보내야하는 사람의 이름과 그가 선호하는 주소 유형 (이름 또는 이름 및 부칭)을 미리 알아 두십시오.

비즈니스 서신 규칙에 따르면, 일반적인 경우 응답은 영업일 기준 최대 2일 이내에 전송되어야 합니다. 지난 몇 시간 안에 편지를 받았다면 일하는 날긴 주말이나 휴가 전에는 긴급하지 않은 편지에 대해 자세한 답변을 제공할 의무가 없습니다. 그러나 비즈니스 서신 예절에 따라 편지와 귀하가 현재 자리를 비운 상태라는 의견을 받았음을 간략하게 회신하는 것이 합리적이며 해당 날짜 이후 또는 해당 기간 이전에 자세한 답변을 드리겠습니다. . 답변을 위해 제3자로부터 반드시 얻어야 하는 정보에 대한 명확한 설명이 필요한 경우나 데이터 수집 및 자료 준비 등을 철저히 수행한 후 동일하게 진행하시기 바랍니다.

차례로 대담 자의 응답 편지가 필요한 경우 영업일 기준 3 일 이내에 요청을 복제할 수 있습니다. 긴급한 답변이 필요한 경우 첫 번째 서신에 이에 대해 정확하게 기재하고(가능한 경우 이유 설명) 수령 확인을 요청하세요. 그런데 스팸 폴더를 정기적으로(3일마다) 확인하세요.

그리고 아름다운 비즈니스 편지가 어떻게 생겼는지에 대해 조금 더 설명합니다. 비즈니스 서신 서식 지정

편지는 읽고 이해하기 쉬워야 합니다. 짧은 문장, 최소 분사 및 참여 문구– 심플한 디자인은 비즈니스 서신의 기본입니다. 상상하는 데 또 무엇이 도움이 될까요? 완벽한 예모든 규칙에 따른 편지?

16. 서신의 단락은 7~10줄을 넘지 않아야 합니다.

17. 문단 사이의 간격이 한 문단의 줄 사이의 간격보다 크면 비즈니스 서신의 텍스트가 더 잘 인식되고 더 깔끔하게 보입니다.

19. 대문자로 작성된 단어, 더 나아가 문구 및 전체 문장은 고함, 압력 및 무례한 것으로 인식됩니다. 이 스타일은 비즈니스 서신에 적합하지 않습니다. 부하 직원에게 불만을 품고 있는 상사라 할지라도 이런 일을 해서는 안 됩니다.

비즈니스 예의 및 네트워킹 기술

20. 대담자가 귀하의 제안에 동의하고, 그의 의견을 반영하고, 조언을 제공하고, 의견을 남기거나 질문을 할 수 있도록 허용하십시오. 이를 수행하는 가장 쉬운 방법은 편지에 "이것에 대해 어떻게 생각하세요?", "질문이 있으시면 답변해 드리겠습니다.", "당신의 결정에 대해 저에게 편지를 보내주세요."라는 문구를 사용하는 것입니다.

21. 수신자로부터 오는 신호에 주의를 기울이십시오. 대담자의 글쓰기 스타일과 그가 당신에게 말하는 방식에 주의를 기울이십시오. 거울의 심리적 규칙을 기억하세요. 귀하의 편지가 그의 스타일을 반영한다면 좋습니다(물론 철자가 틀린 것은 아닙니다). 그가 개인 정보를 언급한다면 기록해 두십시오. 공휴일에 대한 기쁨, 동정, 참여 및 축하를 반영하여 정중하고 정확하십시오.

22. 휴일에 대해 말하면. 귀하의 비즈니스 서신이 공식 공휴일 즈음에 이루어지면 대화 상대에게 지난 / 다가오는 공휴일을 축하하십시오. 에티켓 규칙에 따라 중요한 고객과 장기적인 비즈니스 서신을 유지하는 사람들에게는 별도의 편지로 축하해야합니다. 대담자의 생일이 언제인지 알아내는 것이 유용할 것입니다. 이 정보는 일반적으로 소셜 네트워크에서 쉽게 얻을 수 있습니다.

스스로 이끌어라 클라이언트 기반전문적인 연락처 데이터베이스. 성 및 이름, 직위 및 전화번호 외에도 소셜 네트워크 및 이메일 계정 링크, 개인 데이터를 기록하고 비즈니스 서신에서 이미 교차한 프로젝트 및 문제를 표시합니다.

23. 비즈니스 서신의 윤리와 기본적인 예의는 다음과 같습니다. 감사의 말을 잊지 마십시오. 축하, 조언, 설명, 초대, 정보 증명서, 비즈니스 특파원의 신속한 답변.

밀레나 저스트

비즈니스 서신은 일종의 심리적 그림보내는 사람, 그의 명함은 물론 회사 이미지와 평판의 일부이기도 합니다. 이 모든 것을 포기할 가능성으로부터 자신을 보호하는 방법이 우리 기사에 나와 있습니다.

타티아나 니콜라예바,

최고의 전문가 비즈니스 에티켓협상 훈련 센터 회사, 모스크바

이메일 서신 규칙을 위한 사업가– 이는 회사의 "얼굴"을 잡고 파트너와의 커뮤니케이션에 회사의 이미지를 반영할 수 있는 일종의 도구입니다. 무엇 핵심 규칙판매자는 비즈니스 이메일 서신을 고려해야 합니까? 이것이 정말 큰 역할을 하기 때문에 좀 더 자세히 살펴보겠습니다.

규칙 1: 이메일 제목을 명시하세요

바쁜 사람은 이 기준에 따라 어떤 편지를 먼저 열어볼지 결정합니다. 또한, 이 전자 통신 규칙을 통해 대담자는 다음을 찾을 수 있습니다. 오른쪽 글자통신의 흐름 속에서. 예를 들어, 제목 줄에 다른 내용이 반영된 편지를 받는 것이 편리합니다. 조직적인 측면같은 과정.

예: “참가자 서류 패키지”, “전시 참가비 청구서”, “전시 참가자에게 보내는 메모”, “전시관 배치도” 등 모든 통신이 “참가”라는 제목으로 이루어진 경우 전시회”, 광범위한 서신에서 필요한 편지를 찾는 것이 훨씬 더 어려울 것입니다.

규칙 2. 주소와 인사말을 잊지 마세요

여기서부터 편지가 시작되어야 합니다. 다음과 같은 형식으로 작성하는 것이 더 좋습니다: "안녕하세요, 수취인의 이름(후자)." “Good day!”의 부피감 있는 디자인 사용하지 않는 것이 좋습니다. "안녕하세요, Mr. Ivanov"라는 문구를 표시하는 것도 올바르지 않습니다. 비즈니스 환경에서는 건강에 대해 이야기하지 않습니다. 편지가 한 그룹의 사람들에게 전달되는 경우 "Dear sirs!"라는 집합적인 단어를 사용할 수 있습니다. 또는 "동료들!" Skype에서 통신할 때와 같이 질의응답 모드에서 집중적인 통신의 경우에만 연락 없이 할 수 있습니다.

통신에 사용해서는 안되는 문구

이메일이 조직의 중요한 리드 생성 채널인 경우 다음을 참조하세요. 11개 문구, 잡지 편집자들 " 상업 이사"급히 제거하는 것이 좋습니다.

규칙 3. 간결함은 재능의 자매라는 것을 기억하세요

서신의 제목에 설명과 세부사항이 필요한 경우 이를 표시하십시오. 필수 매개변수. 그러나 여기에 물을 너무 많이 붓지 마십시오. 이상적인 옵션귀하가 수취인과 동의하는 짧은 편지가 있을 것입니다. 전화 대화또는 모든 세부 사항을 논의할 수 있는 회의입니다.

규칙 4. 글쓰기 스타일 – 비즈니스, 어조 – 중립

대본이 있는 대면 의사소통이나 전화 대화와는 달리, 수신자는 당신을 볼 수 없을 뿐만 아니라 당신의 말을 듣지도 못합니다. 표정, 억양, 기타 비언어적 신호로 말을 보완할 수는 없습니다. 따라서 비즈니스 이메일 서신에 대한 이 규칙을 엄격히 준수하십시오. 예를 들어, 대화에서 특정 억양으로 발음되는 "나에게서 또 무엇이 필요합니까?"라는 문구는 책임이나 행동의 전체 목록을 알고 싶은 욕구를 표현합니다. 그리고 서면으로다음과 같이 읽을 수도 있습니다. “나에게 얼마를 실을 수 있나요? 양심을 가져라!”

그러므로 준비가 되셨다면 추가 조치, 이메일 통신에는 항상 이 규칙을 사용하는 것이 좋습니다. 다음과 같이 작성하세요: "내가 또 어떻게 유용할 수 있나요?" 추가 프로세스에 참여하고 싶지 않다면 정확하게 말해야 합니다. 예를 들어, 다음과 같이 말합니다: "동료 여러분, 다른 프로젝트에 대한 나의 업무량이 많은 점을 고려하여 ...해주시면 감사하겠습니다." 그런 다음 원하는 바를 다음과 같이 설명합니다. 이 프로젝트", "내가 작업을 계획할 수 있도록 모든 책임 범위를 설명해주세요." 동시에 종속성을 고려하는 것이 중요합니다. 관리자와 연락하는 경우 해당 작업의 우선 순위를 확인하십시오.

규칙 5. 텍스트에 이모티콘 개수를 지정하세요.

이는 기업인 간의 전자 통신의 기본 규칙입니다. 일부 회사에서는 이모티콘 사용을 엄격히 금지하고 있습니다. 귀하의 조직이 여기에 속하지 않는 경우 이 아이콘을 매우 ​​주의 깊게 사용하십시오. 결국 "이모티콘"은 비즈니스 환경에서 사용해야 하는 감정의 상징입니다. 편지에 아이콘 하나면 대담자가 당신의 감정을 이해하기에 충분합니다. 이메일 서신에 대한 이 규칙은 Skype 및 ICQ의 비즈니스 커뮤니케이션에도 적용됩니다.

규칙 6. 전자 서명을 잊지 마세요

첫 번째 편지뿐만 아니라 모든 편지의 끝에는 보낸 사람의 이름과 직위, 직장 연락처 및 회사 로고가 포함된 서명이 있어야 합니다. 이는 좋은 형태이자 기업 문화의 존재를 나타내는 지표입니다.

규칙 7. 편지를 보내기 전에 다시 읽으십시오. 오류 및 오타 수정

부주의는 아니다 최고의 품질사업하는 사람을 위해.

규칙 8. 24시간 이내에 회신하십시오.

시간이 더 필요하면 24시간 이내에 이에 대해 작성해야 합니다. 보낸 후에는 편지 수신자에게 연락하여 편지를 받았는지, 언제 답변을 받을지 확인하는 것이 좋습니다.

규칙 9. 첨부 파일이 포함된 이메일 수신 확인

제대로 열리는지 확인하세요. 회사 임원은 (토론의 주제가 아닌 한) 홍보 제안이나 링크를 보내서는 안 됩니다.

편지 본문에 적절한 통지를 포함하여 영업 관리자를 대신하여 그러한 편지를 보내는 것이 좋습니다.

규칙 10. 서신은 시작한 사람으로 끝납니다.

마지막 편지는 서신 개시자가 보낸 것입니다. 모든 문제가 이미 논의되었더라도 효과적인 협력과 신속한 대응을 위해 파트너에게 감사의 말을 쓰십시오. 결국 당신은 원할 수도 있습니다 기분이 좋아그리고 생산적인 한 주였습니다. 그러나 수신자와 긴밀하고 장기적인 관계가 있는 경우에만 해당됩니다. 다른 모든 경우에는 "행복을 기원합니다"라고 표시하는 것이 좋습니다.