Grupa kontraktowa w przedsiębiorstwie. Kto sporządza umowy w organizacji?

Pod praca kontraktowa w przedsiębiorstwie mamy na myśli działania realizowane zazwyczaj w dwóch cyklach:

• 1) zawieranie umów (przygotowanie, wykonanie, uzgadnianie warunków z kontrahentami);
• 2) organizacja realizacji zamówień ( działalność operacyjna, księgowość, kontrola, ocena postępów i wyników).

Praca kontraktowa jest rodzajem działalność prawna, ponieważ opiera się na normy prawne(scentralizowane i korporacyjne), a wynik pierwszego cyklu – umowa – sama staje się dokumentem prawnie wiążącym.

Jeśli organizacja jest dostawcą (sprzedawcą, wykonawcą), to z reguły dział planowania lub dział sprzedaży lub specjalnie utworzony tę umowę dział Jeżeli organizacja występuje w roli kupującego (klienta), wówczas prace, w zależności od przedmiotu umowy, wykonywane są w służbach odpowiedzialnych za logistykę, organizację budowy kapitału, naprawę sprzętu itp.

Zakres zagadnień rozstrzyganych w procesie zawierania i realizacji umów jest specyficzny dla każdego przedsiębiorstwa, jednak sam proces jest jednolity w tym sensie, że składa się z sześciu charakterystycznych etapów:

• 1) przygotowanie do zawarcia umów, który obejmuje następujące główne kroki:
  • kontakty przedkontraktowe z potencjalnymi kontrahentami;
  • opracowanie podstawowych warunków (podpisanie umów przedwstępnych – umów intencyjnych);
  • przygotowywanie formularzy dokumentacji kontraktowej;
  • opracowanie planu kampanii kontraktowej (przy dużej liczbie potencjalnych wykonawców);
• 2) ocena podstaw zawierania umów- opiera się na analizie sytuacji produkcyjno-handlowej, w jakiej znajduje się organizacja i każdy z potencjalnych wykonawców;
• 3) rejestracja umów, który obejmuje następujące główne kroki:
  • rozwój projektu. Opracowanie projektów umów z reguły powierza się służbie odpowiedzialnej za prowadzenie prac kontraktowych i wraz z protokołem rozbieżności lub innym podobna dokumentacja projekty umów poddawane są kompleksowej weryfikacji działom zajmującym się produkcją, logistyką oraz obsługą finansową i prawną przedsiębiorstwa. Tradycyjną formą monitorowania zgodności projektów umów z interesami organizacji jest ich zatwierdzanie;
  • rozstrzyganie sporów;
  • określanie treści zawieranych umów;
  • ich modyfikacja lub zakończenie;
• 4) przekazywanie treści umów wykonawcom, co jest możliwe w następujących postaciach:
  • przekazywanie dokumentacji kontraktowej zainteresowanym stronom;
  • przekazywanie kopii lub wyciągów z tych dokumentów oddziałom przedsiębiorstwa;
  • kompilacja systematycznych informacji o głównych warunkach umów (inwentaryzacja zamówień, plany dostaw itp.);
• 5) kontrola wykonania- ma na celu utrzymanie pracy w parametrach zgodnych z warunkami umów, dla których dane o postępie prac porównywane są z założonymi wskaźnikami. Kontrola może być selektywna, ciągła, okresowa lub ciągła;
• 6) ocena wyników realizacji kontraktu marszczenie:
  • wyciąganie wniosków o sukcesie (porażce) poprzez porównanie faktycznie osiągniętych wskaźników z celami zawartych transakcji;
  • analiza wyników pod kątem możliwości zastosowania środków motywacyjnych (sankcji) wobec wykonawców;
  • rozwój działań mających na celu usprawnienie realizacji kontraktów.

Należy pamiętać, że lokalne przepisy mogą mieć charakter kompleksowy (na przykład Regulamin prowadzenia prac kontraktowych, Instrukcje dotyczące trybu prowadzenia prac kontraktowych) lub odzwierciedlać tylko część etapów (na przykład Instrukcje dotyczące tryb zgłaszania roszczeń i pozwów o niewykonanie zobowiązań).

Akty korporacyjne regulujące prowadzenie pracy kontraktowej zatwierdza kierownik przedsiębiorstwa.

Formularze (puste) dokumentacji kontraktowej opracowywane są jako załączniki do lokalnych przepisów. Treść tych formularzy odzwierciedla główne szczegóły i warunki przyszłej umowy. W pewnym stopniu ułatwiają i przyspieszają proces zawierania umów. Dlatego bardzo ważne jest zapewnienie ich terminowego rozwoju. Należy jednak zaznaczyć, że formy dokumentacji kontraktowej mają charakter pomocniczy. W procesie zawierania umów i uzgadniania warunków strony mogą dokonać w nich zmian i uzupełnień: wyłączyć z nich oddzielny element, uwzględnij inne itp.

Należy zaznaczyć, że udział prawników w pracy kontraktowej nie ma charakteru epizodycznego, lecz trwały. Nie ogranicza się to tylko do zapoznania pracowników zatrudnionych na umowę o pracę z obowiązującymi przepisami. Prawnicy organizują i aktywnie uczestniczą w przygotowaniu zarówno lokalnych przepisów, jak i całej dokumentacji kontraktowej. Radca prawny ma obowiązek wszystko sprawdzić i zatwierdzić akty prawne przedsiębiorstw, wyrażania swoich uwag i sugestii na ich temat, aby ustawy te wyrażały najbardziej optymalne rozwiązanie, oparte na znajomości konkretnej sytuacji gospodarczej i obowiązujących przepisów prawnych.

W przypadku, gdy dział przedsiębiorstwa (np. księgowy), który otrzymał projekt umowy, ma uwagi do jej warunków, do umowy sporządza się protokół rozbieżności. Dział prawny, jeśli nie brał udziału w przygotowaniu protokołu sporów, musi przy zatwierdzaniu projektu umowy sprawdzić legalność i prawidłowość sporządzenia protokołu

stawka niezgody. Uwzględniając uwagi kontrahenta zawarte w protokole sporów, dział prawny musi zwrócić uwagę na legalność i motywację proponowanych uwag, a także zastrzeżenia do nich ze strony zainteresowanych działów przedsiębiorstwa.

Efektywność pracy kontraktowej w dużej mierze zależy od księgowości i kontroli realizacji kontraktów biznesowych.

Prawidłowo zorganizowana księgowość to ważny element systemy środków zapobiegających naruszeniom obowiązków. Powinien zapewniać stworzenie dokumentacyjnej podstawy do analizy przyczyn niezgodności zobowiązania umowne, podejmując działania mające na celu zapobieganie im i eliminowanie ich, promowanie właściwe rozważenie roszczeń i roszczeń kontrahentów, zapewnienia prawidłowości danych w raportowanie statystyczne w sprawie wypełnienia zobowiązań umownych.

W praktyce taka księgowość odbywa się poprzez prowadzenie dziennika. Dziennik ten zawiera sekcje, które wskazują np. w ramach umowy dostawy takie dane jak dane kontrahenta, numery i daty umów, specyfikacje, zamówienia, zamówienia, ilość dostarczanych produktów i terminy dostaw, nazwę wysłane produkty oraz datę wysyłki, numery dokumenty transportowe, wnioski o płatność i inne informacje.

Funkcje sterujące dla prawidłowe wykonanie wszystkie służby związane z wykonywaniem pracy objętej umową muszą wypełniać zobowiązania umowne.

Należy także prowadzić księgowość i kontrolę w przypadku nienależytego wypełniania zobowiązań umownych przez kontrahentów. I tutaj konieczne jest zorganizowanie szybkiego gromadzenia niezbędnych informacji o naruszeniach zobowiązań umownych. Umożliwi to szybkie zidentyfikowanie i nie pozostawienie bez uwagi pojedynczego przypadku nienależytego wykonania umów, skróci odstęp czasowy pomiędzy naruszeniem a zastosowaniem odpowiedzialności wobec dłużnika oraz zwiększy dokładność i jakość przygotowanego roszczenia i roszczenia przybory.

Powinieneś dobrze rozumieć główne szczegóły umowy. Szczegóły umowy zazwyczaj obejmują:

• nazwa umowy, która wskazuje istota prawna sporządzony dokument, np. „Umowa najmu budynku”. Możliwą opcją jest umieszczenie na początku dokumentu jedynie słowa „umowa”;
• data. Data zawarcia umowy to niezbędne szczegóły, w wielu przypadkach umożliwiających określenie początku obowiązywania umowy, szczególnie w przypadku umów

wchodzi w życie z dniem podpisania. Zwykle datę umieszcza się po tytule, przed tekstem. Prosta forma pisemna charakteryzuje się zapisem cyfr cyframi i miesięcy słownie. Umowy notarialne zazwyczaj wymagają zapisania całej daty słownie;

Miejsce jej sporządzenia, które jest zwykle wskazane na początku umowy po tytule. Jeżeli w umowie nie wskazano miejsca jej zawarcia, umowę uznaje się za zawartą w miejscu zamieszkania obywatela lub w siedzibie osoby prawnej, która wysłała ofertę (art. 444 kodeksu cywilnego Federacji Rosyjskiej).

Kodeks cywilny Federacji Rosyjskiej ustanawia dwa niezbędne warunki, bez zachowania którego umowa nie będzie uważana za zawartą:

• 1) strony muszą dojść do porozumienia co do wszystkich istotnych warunków umowy;
• 2) osiągnięte porozumienie w całości musi w pełni odpowiadać wymogom stawianym takim porozumieniom.

Zgodnie z art. 432 Kodeksu cywilnego Federacji Rosyjskiej za istotne uznaje się następujące warunki:

• o przedmiocie umowy;
• co do których na żądanie jednej ze stron należy osiągnąć porozumienie;
• które są wskazane w przepisach prawa lub innych aktach prawnych jako istotne lub niezbędne dla tego typu umów. Przedmiot umowy musi określać stosunek wg

o której zawarta jest umowa, a także dodatkowe informacje w przypadkach przewidzianych przez prawo. Zatem zgodnie z art. 554 Kodeksu cywilnego Federacji Rosyjskiej umowa kupna-sprzedaży nieruchomości musi zawierać dane pozwalające na ostateczne ustalenie nieruchomości, która ma zostać przekazana kupującemu na mocy umowy, w tym dane określające lokalizację nieruchomości nieruchomość na odpowiednim działka lub jako część innego nieruchomość. Należy rozróżnić przedmiot umowy od przedmiotu umowy. Przedmiot umowy- jest to nieruchomość, dotycząca której zawarta jest ta lub inna umowa.

Zatem pojęcie przedmiotu umowy jest szersze niż pojęcie przedmiotu umowy i obejmuje go. Ponieważ umowa musi jednoznacznie identyfikować strony umowy, musi zawierać dane, które pozwolą ustalić, kto dokładnie ją zawarł. Dlatego też w preambule umowy wskazane jest wskazanie nazw stron, a także tego, kto dokładnie strony reprezentuje przy podpisywaniu tej umowy i na jakich zasadach działają, a na końcu umowy w osobna sekcja wskazać następujące dane:

• dla organizacji - adresy prawne I dane bankowe strony, stanowisko, nazwisko, imię, patronimika osoby podpisującej niniejszą umowę, a także dołączyć pieczęć tej organizacji;
• dla obywateli - nazwisko, imię, patronimika, dane paszportowe (seria, numer, data wydania, organ, który wydał paszport), miejsce zamieszkania, podpis osobisty.

W większości przypadków właściwym wydaje się określenie przez strony bardziej szczegółowego trybu i formy płatności, która może stanowić środek zapewniający wygodę i rzetelność wywiązywania się stron ze zobowiązań wynikających z umowy umowa nie zawiera warunku dotyczącego formy płatności, a prawo nie zawiera odpowiedniej zasady rozporządzającej, dłużnik może wybrać dowolną z przewidzianych aktualne ustawodawstwo formy płatności. Jeżeli jednak warunek ten zostanie uwzględniony w umowie, wówczas dłużnik będzie już zobowiązany do skorzystania z formy płatności przewidzianej w umowie.

Powszechną praktyką jest umieszczanie w umowie tzw. klauzuli arbitrażowej. Możliwe są następujące główne opcje:

• umowa przewiduje procedurę reklamacyjną w celu rozstrzygania sporów przed sądem (jeżeli procedura reklamacyjna nie jest przewidziana przez prawo dla tej umowy);
• w przypadku braku specjalnych klauzul w umowie lub w przypadku obecności w umowie wskazania, że ​​powstałe spory rozstrzygane są w w przepisany sposób, spory między stronami będą rozstrzygane przez sąd, co do zasady, w miejscu zamieszkania pozwanego, zgodnie z procedurą określoną w obowiązującym ustawodawstwie Federacja Rosyjska. Jednak w niektórych przypadkach przewidzianych przez ustawodawstwo rosyjskie strony mogą według własnego uznania zmienić jurysdykcję terytorialną dla sporów wynikających z umowy, na przykład określając miejsce rozpatrywania sporów przez sąd, a nie lokalizację pozwanego, ale lokalizacja powoda;
• W celu uproszczenia i obniżenia kosztów procedur rozstrzygania sporów wynikających z umowy strony mogą przewidzieć przekazanie ich sądowi polubownemu.

• szczegóły umowy;
• preambuła (zawiera nazwy stron i informację, że zawarły one niniejszą umowę);
• przedmiot umowy (czyli na co dokładnie strony się zgadzają, w tym co jest przedmiotem umowy);
• okres obowiązywania umowy, procedura wcześniejsze zakończenie umowy;
• prawa i obowiązki stron;
• obliczenia stron;
• odpowiedzialność stron;
• rozstrzyganie sporów (klauzula arbitrażowa);
• postanowienia końcowe;
• adresy prawne i dane bankowe stron;
• podpisy stron.

Organizację systemu pracy kontraktowej można podzielić na kolejne kroki:

• 1) badanie procesów biznesowych i metod działania przedsiębiorstwa. Na tym etapie szczególną uwagę należy uwzględnić istniejące problemy, spory prawne i korespondencję reklamacyjną;
• 2) opracowywanie wzorów umów i dokumentacji sprawozdawczej;
• 3) rozwój algorytmu obieg dokumentów umownych w związku z tworzeniem, dostosowywaniem, zawieraniem i realizacją umów. Na tym etapie ustalane są obszary odpowiedzialności i kompetencji kierownika, księgowości, sekretariatu, dyrekcji handlowej, kadry kierowniczej i innych działów;
• 4) opracowywanie prac i opisów stanowisk pracy w ramach umowy o pracę;
• 5) odprawa personelu zajmującego się obiegiem dokumentów umownych;
• 6) wdrożenie systemu automatyzacji pracy kontraktowej;
• 7) audyt. Na tym etapie sprawdzana jest poprawność działania systemu, identyfikowane są problemy i nierówności;
• 8) doradztwo.

Aby podpisać umowę, wykonawca musi uzyskać wizy wszystkich urzędników zgodnie z ich kompetencjami w następującej kolejności, natomiast jednostki obowiązkowe a osobami wyrażającymi zgodę na umowę są: wykonawca umowy; piony strukturalne i zastępcy dyrektorów generalnych według ich przynależności do przedmiotu umowy; główny księgowy; doradca prawny

Podpisując umowę, musisz upewnić się, że przedstawiciel kontrahenta ma prawo i upoważnienie do podpisania dokumentu. Jeżeli przedstawicielem kontrahenta jest dyrektor generalny który działa bez pełnomocnictwa, należy zapoznać się z postanowieniem o jego powołaniu lub z protokołem spotkania założycieli kontrahenta. W tym ostatnim przypadku należy zwrócić uwagę na ograniczenie uprawnień dyrektora generalnego, które zostają mu przyznane wyłącznie za zgodą zarządu, rady dyrektorów, zgromadzenia założycieli itp. Na przykład statut organizacji może wskazywać, że dyrektor ma prawo dokonywać transakcji o wartości ponad 100 tysięcy rubli. wyłącznie za zgodą zarządu organizacji, której jest przedstawicielem. Dlatego warto zapoznać się z odpowiednim rozdziałem statutu organizacji i upewnić się, że uprawnienia dyrektora generalnego nie są ograniczone.

W przypadku, gdy przedstawiciel działa na podstawie pełnomocnictwa, należy sprawdzić, czy pełnomocnictwo jest opatrzone podpisem kierownika organizacji i jego pieczęcią, z jaką datą zostało wydane (jeżeli data nie jest wskazana, pełnomocnictwo pełnomocnictwo jest co do zasady nieważne), okres jego obowiązywania oraz zakres uprawnień wynikających z pełnomocnictwa.

Umowy sporządzane są przez jednostki strukturalne (urzędnicy), które pełnią funkcje ich realizacji.

Oryginały umów należy przechowywać w dziale księgowości przedsiębiorstwa.

Umowa - umowa między dwiema lub więcej osobami o ustanowieniu, zmianie lub rozwiązaniu prawa obywatelskie i obowiązki (zgodnie z art. 420 Kodeksu cywilnego Federacji Rosyjskiej).

Poprawnie wyregulowane system pracy kontraktowej w przedsiębiorstwie może zapobiec niepotrzebnym błędom i nieporozumieniom, które ciągną się za ludźmi i ludźmi zasoby finansowe. Ponadto pomoże uniknąć wielu spór.

Na przykład najprostszy błąd w praca kontraktowa może doprowadzić Twoją organizację nie tylko do sądu arbitrażowego, ale także spowodować wszczęcie „podatkowej” sprawy karnej. To z kolei może odbić się na reputacji organizacji, a w przypadku przetargów negatywnie wpłynąć na ich wyniki.

Autor artykułu przeszedł po szczeblach kariery od stanowiska sekretarza-asystenta do zastępcy szefa zarządzanie prawne duże federalne jednolite przedsiębiorstwo dzieli się swoim doświadczeniem zgromadzonym w tej dziedzinie organizacja obiegu dokumentów umowy w przedsiębiorstwie. W tym artykule przyjrzymy się szczegółowo:

• przygotowanie projektu umowy;
• jego zatwierdzenie;
• zawarcie umowy (podpisanie i opieczętowanie);
• rejestracja (w tym rejestracja państwowa);
• przechowywanie księgowe i operacyjne, wydawanie kopii (oryginałów) umów;
• tworzenie bazy danych na podstawie dokumentów kontrahentów;
• organizacja realizacji kontraktu;
• przygotowanie umów do archiwizacji.

Najważniejsze jest zasada!

NA etap początkowy budowa systemy pracy kontraktowej konieczne jest określenie zasady, według której zostanie zbudowany:

• scentralizowany lub
• zdecentralizowany.

W tym celu należy przeprowadzić badanie procesów biznesowych i metod działania przedsiębiorstwa. Na podstawie otrzymanych informacji możliwa jest decyzja, kto będzie za co odpowiadał organizacja pracy kontraktowej:

• konkretna jednostka strukturalna (w przypadku wybrania zasady scentralizowanej) lub
• poszczególni pracownicy w różnych działach strukturalnych (w przypadku wybrania zasady zdecentralizowanej).

Po przeanalizowaniu doświadczenie w pracy kontraktowej w Rosji autor artykułu może to powiedzieć w większości małych i średnich firm obieg dokumentów dotyczących umów„zepsuty” – podzielony pomiędzy poszczególnych pracowników. Odpowiedzialny wykonawca przygotowuje projekt umowy, organizuje jego zatwierdzenie, sekretarz lub urzędnik rejestruje go, a umowa jest przechowywana albo przez odpowiedzialnego wykonawcę, albo głównego księgowego przedsiębiorstwa, albo kogoś innego.

W dużych firmach z reguły stosowana jest zasada centralizacji: odpowiedzialny dyrektor przygotowuje projekt umowy i przekazuje go do działu zarządzania biurem (lub działu kontraktów), który koordynuje, zawiera, rejestruje, ewidencjonuje i przechowuje umowy oraz wydaje ich kopie.

W tej chwili organizowanie pracy kontraktowej w sposób scentralizowany jest najbardziej optymalne dla dużych firm z siecią odległych geograficznie oddziałów.

Przygotowanie projektu umowy

Przygotowanie projektu umowy (przygotowanie własnego projektu umowy lub zapoznanie się z otrzymanym od kontrahenta) wykonywane przez odpowiedzialnego wykonawcę jednostka strukturalna inicjująca zawarcie umowy, razem z prawnikiem.

Zgodnie z art. 161 Kodeksu cywilnego Federacji Rosyjskiej transakcje osób prawnych między sobą i z obywatelami muszą być dokonywane w prostej formie pisemnej, z wyjątkiem transakcji wymagających notarialne.

Projekt umowy przekazywany jest do zatwierdzenia i podpisania w następujący sposób: liczba kopii:

• zwykle według liczby boków;
• dla umów ważnych od dnia jego rejestracji uprawniony organ władza państwowa Lub samorząd lokalny, (np. umowy najmu) – według liczby stron + 1 egzemplarz dla organu rejestrującego.

Zaleca się, aby w strukturze każdej umowy biznesowej uwzględnić: sekcje, które w niektórych przypadkach można połączyć lub podzielić:

• Preambuła.
• Przedmiot umowy.
• Prawa i obowiązki stron.
• Procedura kosztów i płatności.
• Specjalne warunki umowy.
• Odpowiedzialność stron.
• Zmiana, rozwiązanie i rozwiązanie umowy.
• Poufność.
• Rozstrzyganie sporów.
• Okoliczności siła wyższa.
• Czas trwania umowy.
• Adresy i dane stron.
• Podpisy stron.

Sprawdzamy kontrahenta!

Na etapie pracy z projektem umowy odpowiedzialny wykonawca ma obowiązek zadbać o dostarczenie przez kontrahenta pakietu dokumentów. Dzieje się tak z kilku powodów. Faktem jest, że zawarta umowa może nie mieć mocy prawnej (np. jeżeli została podpisana przez osobę nieuprawnioną). Aby uniknąć takich ekscesów, należy ostrożnie podejść do weryfikacji dokumentów kontrahenta.

Z praktyki wynika, że ​​pełne sprawdzenie dokumentów kontrahenta (czyli sprawdzenie nie tylko dokumentów rejestracyjnych i założycielskich, ale także papiery wartościowe, dokumentacja korporacyjna, majątek, sprawozdania audytorów, sprawozdania finansowe itp.) jest wskazane w przypadku zawierania nie wszystkich umów. Może być to konieczne np. przy łączeniu organizacji, gdyż dochodzi do przejęcia działającego przedsiębiorstwa, w trakcie którego mogły powstać określone obowiązki.

Listę dokumentów dostarczonych przez kontrahenta ustala służba prawna organizacji. Przedstawiamy Państwu przykładową listę z nich:

• dokumenty zawierające informacje o kontrahentach:
  • dostarczone dokumenty osoba prawna:
    • kopie dokumentów założycielskich,
    • kopia dokumentu potwierdzającego uprawnienia kierownika osoby prawnej,
      • kopia pełnomocnictwa poświadczona zgodnie z ustaloną procedurą przez osobę prawną oraz kserokopia kopia paszportu przedstawiciel (jeżeli umowę w imieniu osoby prawnej podpisuje nie jej dyrektor, a przedstawiciel),
    • kopia certyfikatu rejestracja państwowa osoba prawna ze wszystkimi zmianami,
    • kopia pisma władz obserwacja statystyczna przy nadaniu kodów,
    • kopię zaświadczenia o rejestracji podatkowej,
    • dokumenty zawierające informacje m.in adres pocztowy dane firmowe, telefoniczne i bankowe,
      • kopie licencji poświadczone pieczęcią organizacji i podpisem jej kierownika do prowadzenia odpowiedniego rodzaju działalności, certyfikaty itp. (w przypadkach przewidzianych przez obowiązujące ustawodawstwo Federacji Rosyjskiej);
  • dokumenty dostarczone przez kontrahenta - przez osobę:
    • kopia paszportu,
    • kopia dowodu rejestracyjnego z organ podatkowy w miejscu zamieszkania,
      • kopia zaświadczenia o rejestracji jako przedsiębiorca indywidualny (np osoby — indywidualni przedsiębiorcy),
    • dane bankowe (jeśli wymagana jest płatność za pośrednictwem banku),
    • kopia certyfikat ubezpieczenia Fundusz Emerytalny RF.

Obecnie nie ma ogólnego aktu prawnego ustanawiającego procedurę weryfikacji dokumentów kontrahenta we wszystkich organizacjach w Rosji. Chociaż są pewne specjalne regulamin. Na przykład, organizacje kredytowe i profesjonalni uczestnicy rynku papierów wartościowych mają prawo żądać pewne informacje o kontrahentu:

• w odniesieniu do osób fizycznych – nazwisko, imię i nazwisko rodowe (chyba, że ​​ustawa stanowi inaczej lub zwyczaj narodowy), obywatelstwo, dane dotyczące dokumentu tożsamości, dane karta migracyjna, dokument potwierdzający prawo obcokrajowiec lub bezpaństwowców na pobyt (zamieszkanie) na terytorium Federacji Rosyjskiej, adres miejsca zamieszkania (rejestracji) lub miejsca pobytu, numer identyfikacyjny podatnik (jeśli istnieje);
• w odniesieniu do osób prawnych – nazwa, numer NIP lub kod podatnika organizacja zagraniczna, państwowy numer rejestracyjny, miejsce rejestracji państwowej i adres lokalizacji.

Bazując na praktyce zawodowej, możemy stwierdzić, że w większości przypadków dokumenty są przekazywane przez kontrahenta bez problemów. Stało się to normą w komunikacji biznesowej. Problemy zaczynają się już przy sprawdzaniu dokumentów. Może się okazać np., że wygasła licencja lub pełnomocnictwo. Jeżeli z różnych powodów kontrahent nie może lub nie chce przedłożyć dokumentów, powinno Cię to zaalarmować.

Zatwierdzenie projektu umowy

Przygotowany projekt umowy odpowiedzialny wykonawca przekazuje usługę zarządzania biurem(lub dział kontraktowy) wraz z pakiet dokumentów. W naszym przedsiębiorstwie składa się z:

• projekt umowy V forma elektroniczna;
• dokumenty przygotowane przez kontrahenta;
• kartę homologacyjną zawierającą poniższe informacje:
  • Pełne imię i nazwisko odpowiedzialny wykonawca, wskazując swoje stanowisko, nazwę jednostki strukturalnej, w której pracuje,
  • wiza wykonawcza,
  • wizy kadry kierowniczej odpowiedzialnego wykonawcy,
  • rodzaj dokumentu przesyłanego do akceptacji (umowa, umowa dodatkowa),
  • nazwa kontrahenta,
  • lista indosantów,
  • datę otrzymania dokumentu do zatwierdzenia oraz datę zwrotu dokumentu przez pracowników zatwierdzających umowę.

    Arkusze akceptacji projektów umów rejestrowane są w specjalnym dzienniku, co pozwala na przejrzystą ewidencję liczby projektów umów otrzymanych do zatwierdzenia. W dzienniku raportowany jest także postęp w procesie zatwierdzania projektów umów. Obecność linków do daty otrzymania umowy do zatwierdzenia i daty powrotu od specjalistów ds. wiz pomaga śledzić warunki zatwierdzenia przez każdego specjalistę ds. Wiz, a także ich naruszenie;

  • nota wyjaśniająca (wł konieczne przypadki). Nota wyjaśniająca podpisana przez odpowiedzialnego wykonawcę musi zawierać następujące informacje:
    • uzasadnienie takiej potrzeby zawarcie umowy,
    • uzasadnienie wybór kontrahenta,
    • o kontrahentu,
    • przedmiot umowy (w skrócie),
    • kwota kontraktu,
    • warunki płatności,
    • warunki otrzymania płatności lub wypełnienia zobowiązań;
• w razie potrzeby studium wykonalności (TES) projektu. Zawiera następujące informacje:
  • uzasadnienie możliwości przeprowadzenia transakcji,
  • przedmiot transakcji, całkowita kwota transakcje, inne istotne warunki,
  • oszacowanie kosztów związanych z realizacją transakcji, skutków ekonomicznych transakcji,
  • moment zawarcia transakcji,
  • opis kontrahenta: jak długo ten produkt (praca, usługa) jest obecny na rynku, jak się sprawdził itp.

Należy pamiętać, że powyższa lista dokumentów jest przybliżona, ponieważ Każde przedsiębiorstwo ustala własną procedurę pracy kontraktowej, która w dużej mierze zależy od rodzaju działalności organizacji i zakresu umów. Z powyższej listy każde przedsiębiorstwo ma prawo wybrać te dokumenty, które są dla niego najbardziej optymalne.

Na przykład w dużych firmach handlowych i produkcyjnych pożądana jest obecność noty wyjaśniającej do umowy. Daje jasne wyobrażenie o celu zawarcia umowy. Jeśli szef przedsiębiorstwa musi podpisać duża liczba umów dziennie, wówczas nota wyjaśniająca znacznie skraca czas studiowania umowy. Co więcej, daje niezbędne informacje dla pracowników wizowych.

W dużych firmach handlowych oferujących towary lub usługi opracowano standardowe umowy, w tym przypadku nie ma konieczności sporządzania noty wyjaśniającej i ewentualnie karty akceptacji. W małych firmach, gdzie menadżer może podpisać do 2 umów dziennie, te dokumenty nie są potrzebne. Dlatego do organizacji pracy kontraktowej należy podejść kreatywnie, analizując wiele czynników i wybierając najbardziej optymalny sposób negocjowania kontraktów.

Zatwierdzenie projektu umowy organizowane przez usługę zarządzania biurem(lub dział kontraktowy).

Ponieważ stosunki umowne są obsługiwane zarówno przez kwestie prawne, księgowe, jak i obsługa finansowa okazuje się, że praca kontraktowa powinna przenikać całą działalność gospodarczą przedsiębiorstwa. Dokładnie odpowiednio zorganizowane negocjacje umów pomaga wyeliminować możliwość negatywnych konsekwencji związanych z nieważnością umowy lub dodatkowymi stratami ekonomicznymi, podatkowymi, walutowymi, celnymi i innymi.

Każde przedsiębiorstwo może samodzielnie ustalić listę osób przeprowadzających zatwierdzenie projektu umowy, które powinny być zapisane w lokalnych przepisach. Z reguły stanowiska „vising” to:

• prawnik;
• dyrektor finansowy;
• główny księgowy;
• kierownik odpowiedniego działu.

Dostępność dodatkowych wiz uzależniona jest od specyfiki umowy przesłanej do zatwierdzenia.

Aby zoptymalizować proces uzgadniania umów w organizacji, rozwijają się standardowe formularze umowy, które muszą zostać zatwierdzone zarządzeniem kierownika organizacji (patrz przykład 2). Z reguły dotyczy to umów, których zawarcie jest związane z główną działalnością przedsiębiorstwa: w organizacjach branżowych są standardowe umowy na dostawy rozwijają się firmy ubezpieczeniowe standardowe umowy ubezpieczeniowe.

Po zawarciu standardowa umowa jego projekt uzgadniany jest wyłącznie z obsługą prawną, która sprawdza przedłożony projekt dokumentu pod kątem zgodności ze standardem oraz sprawdza dokumenty kontrahenta. Znacząco skraca to czas potrzebny na zatwierdzenie projektu umowy.

Konieczne jest rozróżnienie umowy standardowe zatwierdzone przez organizację, oraz tzw. wzory umów reprezentujące przykładowe teksty umowy. Inaczej projektowanie umowy standardowe projekty umów sporządzone według wzoru muszą zostać uzgodnione z pełnym gronem specjalistów w danym przedsiębiorstwie.

Wszyscy specjaliści zatwierdzenie projektu umowy, rób notatki arkusz akceptacji(patrz przykład 3), a jeśli nie zgadzasz się z projektem umowy, musisz napisać uzasadniony wniosek na arkuszu uwag lub sformatować go w formularzu odrębny dokument(Patrz przykład 4).

Arkusz akceptacji opracowany w naszym przedsiębiorstwie i pokazany Państwu w przykładzie 3 zawiera sekcję „Podpisanie umowy”. Ale ma to znaczenie tylko dla dużych przedsiębiorstw z dużą liczbą osób, które mają prawo do podpisywania umów. Sekcja „Notatki” pomaga potwierdzić przekazanie dokumentów (ich listy) przez pracowników służby zarządzania biurem (dział kontraktowy) odpowiedzialnemu wykonawcowi w celu przesłania dokumentów do kontrahenta, który ma bardzo ważny w przypadku utraty dokumentów.

Pod nieobecność notatki wyjaśniające W przedsiębiorstwie możesz wprowadzić dodatkowe informacje w arkuszu zatwierdzenia, umieszczając go przed sekcją „Zatwierdzenie”:

Termin zatwierdzenia projektu umowy przez każdego specjalistę musi zostać określony w lokalnym akcie prawnym, może to być rozporządzenie w sprawie pracy kontraktowej. Naraz odpowiedzialność za dotrzymanie terminów wizowych powierzono specjalistom przeprowadzającym akceptację, a kontrolę nad dotrzymaniem terminów sprawuje kierownik służby zarządzania biurem (kierownik działu kontraktów).

Jeśli masz jakieś uwagi od osób wizowych do projekt umowy przekazywany jest przez pracowników obsługi biura (działu kontraktowego) wykonawcy w celu usunięcia uwag, a następnie ponownie przesyłany do akceptacji. Jeżeli nadal nie ma porozumienia, odpowiedzialny dyrektor inicjuje spotkanie z udziałem kierowników zainteresowanych działów. Spotkanie jest nagrywane i na podstawie jego wyników dyrektor organizacji podejmuje decyzję o celowości lub niecelowości zawarcia umowy.

Organizując proces zatwierdzania umowy, należy wziąć pod uwagę jeden niuans. Z reguły w lokalnym dokumencie regulacyjnym ewidencjonuje się stanowiska specjalistów, którzy mają prawo podpisywać umowy bez podawania ich nazwisk. Jest to wskazane, ponieważ w przypadku zwolnienia lub przeniesienia osoby wizowej nie są wymagane żadne zmiany lokalnych przepisów.

Jednakże w przypadku nieobecności pracowników (wysłanych w podróż służbową, na zwolnieniu lekarskim), którzy mają prawo zatwierdzanie umów, obowiązki służbowe powyższych specjalistów nie zawsze są wyznaczane. Dlatego też, w celu prowadzenia ciągłego procesu uzgadniania umów, zarządzenie organizacji może przyznać prawo do zatwierdzania projektów umów konkretnych pracowników Dodatkowo. Przykładową kolejność podano w przykładzie 5.

Zawarcie umowy
(podpisanie i pieczętowanie)

Uzgodniony przez wszystkich specjalistów projekt umowy jest przygotowywany przez obsługę administracyjną biura (lub pracowników działu kontraktów) do podpisu.

Zdarzają się przypadki, gdy jedna ze stron po otrzymaniu umowy podpisanej i opieczętowanej przez drugą stronę, zastąpiłem niektóre strony, naruszające wcześniej osiągnięte porozumienia. Aby uniknąć takich sytuacji, w praktyce pracy najemnej istnieje kilka sposobów:

• potwierdzenie (inicjał) każdej strony umowy przez osoby ją podpisujące. Może zatwierdzenie tekstu umowy szef jednego z działów strukturalnych, któremu przyznano takie prawo, które musi być odpowiednio zapisane w lokalnym akcie regulacyjnym organizacji, na przykład kierownik obsługa prawna. W takim przypadku parafowanie można przeprowadzić za pomocą specjalnego stempla, który wskazuje:
  • nazwa organizacji,
  • numer karty kontraktu z ogólnej liczby arkuszy, np. „Arkusz nr 1 z 5 arkuszy”,
  • podpis odpowiedniego menedżera;
• zszycie arkuszy kontraktowych ze wskazaniem liczby zszytych, ponumerowanych arkuszy i opatrzenie tych informacji pieczęciami i podpisami stron. Zazwyczaj napis wygląda jak w przykładzie 6. Szczególną uwagę należy zwrócić na umieszczenie odcisku pieczęci podczas poświadczania dokumentu. Powinien zawierać część stanowiska osoby podpisującej dokument i część arkusza, na którym jest napisane „Zszyte, numerowane, zapieczętowane ___ arkusze”. To właśnie takie rozmieszczenie odcisków pieczęci pomaga uniknąć fałszowania dokumentów.

Prawo do podpisania umowy Posiadać:

• osoby zajmujące odpowiednią pozycję, zgodnie ze składnikiem dokumenty organizacyjne,
• osoby, które otrzymały pełnomocnictwo.

Należy to wziąć pod uwagę nawet kiedyumowa jest podpisana nie przedstawiciel A pierwsza osoba w firmie - nie zawsze może mieć uprawnienia do sfinalizowania transakcji.

Przykładowo decyzja o dokonaniu dużej transakcji, której przedmiotem jest majątek spółki akcyjnej, którego wartość przekracza 50% wartości księgowej majątku spółki na dzień podjęcia decyzji o dokonać transakcji, musi zostać zatwierdzony walne zgromadzenie akcjonariusze (art. 79 Prawo federalne z dnia 26 grudnia 1995 r. nr 208-FZ „O spółkach akcyjnych”).

Podobną procedurę wprowadzono dla kierowników przedsiębiorstw unitarnych. Zgodnie z art. 23 ustawy federalnej z dnia 14 listopada 2002 r. nr 161-FZ „O państwowych i komunalnych przedsiębiorstwach unitarnych” szef jednolitego przedsiębiorstwa ma ograniczone rozmiary transakcji. Zatem transakcja przeniesienia własności majątku nie powinna przekraczać 10% kapitał zakładowy lub 50 tys. ustalonych ustawą minimalne rozmiary zarobki (wg chwila obecna wynosi to 5 000 000 rubli). Aby podsumować więcej główne transakcje konieczne jest uzyskanie zgody właściciela.

Podobne ograniczenia przewiduje także art. 46 ustawy federalnej z dnia 08.02.1998 nr 14-FZ „O spółkach z ograniczoną odpowiedzialnością”.

Oprócz, dodatkowe ograniczenia Uprawnienia pierwszej osoby spółki mogą być zawarte w dokumentach założycielskich przedsiębiorstwa. Jeżeli takie ograniczenia istnieją, należy zadbać o to, aby decyzja o zawarciu umowy została zatwierdzona przez odpowiednie osoby. W przeciwnym razie umowa może zostać uznana za nieważną na podstawie art. 174 Kodeks cywilny Federacji Rosyjskiej.

Jeśli umowa jest podpisana przez osobę na podstawie pełnomocnictwa, Należy zwrócić uwagę na to, do jakiego typu należy. W zależności od treści uprawnień określonych w dokumencie wyróżnia się tzw.:

• ogólny pełnomocnictwa (wydawane pełnomocnikowi do dokonywania w imieniu osoby reprezentowanej szerokiego spektrum transakcji),
• pełnomocnictwa szczególne (wydawane do zawierania transakcji jednorodnych (umów), np. wyłącznie umów kupna-sprzedaży) oraz
• pełnomocnictwo jednorazowe (wydawane do podpisania konkretnej umowy, przy czym pełnomocnictwo musi wskazywać numer i datę umowy, nazwę kontrahenta, z którym ta umowa ma zostać zawarta, krótko przedmiot umowy, jak również oraz kwotę, na jaką zawarta jest umowa).

Dlaczego warto znać tę różnicę? Sam fakt, że osoba podpisująca umowę posiada pełnomocnictwo, nie oznacza, że ​​jest ona uprawniona do jej zawarcia niniejszej umowy. Wyobraźmy sobie konkretne sytuacje (patrz przykłady 7 i 8). W obu przypadkach transakcje będą nieważne.

Należy to również wziąć pod uwagę wydawane jest pełnomocnictwo na pewien okres, który ustala się według uznania osoby, która go wydała, ale nie może przekraczać 3 lat (art. 186 kodeksu cywilnego Federacji Rosyjskiej). Jeżeli w pełnomocnictwie nie określono terminu ważności, zachowuje ono ważność przez rok od dnia jego udzielenia. Pełnomocnictwo, na którym nie wskazano daty jego wystawienia, jest nieważne. Dokument ten musi zostać podpisany przez kierownika organizacji lub osobę upoważnioną do podpisywania pełnomocnictw. Pełnomocnictwo wydane w drodze delegowania jest ważne tylko wtedy, gdy zostało sporządzone notarialnie zgodnie z ust. 3 art. 187 Kodeks cywilny Federacji Rosyjskiej (z wyjątkiem indywidualne przypadki), okres ważności takiego pełnomocnictwa nie może być dłuższy niż okres ważności pełnomocnictwa, na podstawie którego zostało ono wydane.

Przykładowy projekt pełnomocnictwo szczególne podano w przykładzie nr 9. Należy zaznaczyć, że odcisk pieczęci musi zawierać część tytułu stanowiska osoby podpisującej pełnomocnictwo. Ponadto podamy przykład sporządzenia postanowienia o odwołaniu pełnomocnictwa z tak powszechnej przyczyny, jak zwolnienie pracownika (patrz przykład 10).

W służbie zarządzania biurem (dział kontraktowy) powinno być zachować kopie (lub oryginały) pełnomocnictw do podpisywania umów. Dla usystematyzowanie informacji o pełnomocnictwach prowadzony jest Rejestr pełnomocnictw do podpisywania umów (patrz przykład 11). Kopie pełnomocnictw należy przekazać kierownikom działów przygotowujących projekty umów. Na podstawie udzielonych pełnomocnictw tworzony jest Rejestr wzorów podpisów osób uprawnionych do podpisywania umów (patrz Przykład 12).

Przedstawiamy Państwu matrycę procesu uzgadniania i podpisywania umów (przykład patrz Przykład 13).

Legenda: P - znaki; MP - może podpisać; B – popiera. Zwróć szczególną uwagę na symbol MP - może podpisać. Prawo do podpisywania takich samych umów, z punkt prawny wizję może sprawować kilka osób jednocześnie (przede wszystkim jest to pierwsza osoba w organizacji, a także inne osoby posiadające odpowiednie pełnomocnictwa). Jednakże zgodnie z procedurą ustaloną wewnątrz organizacji umowy jednolite może podpisać tylko jedna osoba, natomiast pozostałe osoby mają możliwość wykonywania swoich uprawnień jedynie w przypadku jej nieobecności (choroba, podróż służbowa itp.). .

Jeśli firma ma praktykę wysyłania wraz z umowami listy motywacyjne, służbie zarządzania biurem (działowi kontraktowemu) można przypisać funkcję ich przygotowania. Pisma są składane do podpisu przez menadżera wraz z projektem umowy.

Wszystkie umowy podpisane przez pierwszą osobę organizacji lub osobę przez nią upoważnioną na podstawie pełnomocnictwa są poświadczone pieczęcią organizacji. Pieczęć zostaje umieszczona na umowie, gdy:

• dostępność podpisu;
• dostępność wiz wymaganych osób;
• jeżeli podpis na umowie jest zgodny ze wzorem podpisu osoby upoważnionej w Rejestrze Wzorów Podpisów.

Rejestracja umów

Wszystkie umowy podpisane przez kierownika przedsiębiorstwa (osobę upoważnioną) przekazywane są do działu zarządzania dokumentacją (działu kontraktów) w celu rejestracji i przypisania odpowiedniego numeru do umowy.

Każda ze stron umowy ma obowiązek po jej podpisaniu dokonać jej cesji numer seryjny i to zapewnij rejestracja wewnętrzna. Dlatego numer umowy jest zwykle skomplikowany, składa się z oddzielnych numerów kontrahentów zapisanych poprzez ułamek, co nie zawsze jest wygodne (patrz przykład 14).

W praktyce możliwy jest inny sposób nadanie numeru umowy: jeśli organizacja otrzyma kontrakt, który już istnieje przypisany numer jednej strony, wówczas druga strona, po dokonaniu rejestracji wewnętrznej, wskazuje swój numer rejestracyjny na odwrocie ostatniej strony dokumentu. W tym przypadku stosuje się specjalny stempel, który wskazuje nazwę organizacji, numer rejestracyjny umowy i datę (patrz przykład 15). W takim przypadku za numer umowy będzie uważany numer nadany przez kontrahenta (patrz umowa nr AB104 z Leos LLC w przykładzie 16).

Jeżeli organizacja otrzymuje umowę bez numeru, zostaje jej przypisany numer zgodny z numerem rejestracyjnym, po czym zostaje on umieszczony na pierwszej stronie dokumentu (patrz umowa z ZAO MOR nr 116/10/06 w przykładzie 16).

Dużym firmom możemy polecić następującą strukturę numer rejestracyjny umowy: numer seryjny rejestracji w służbie zarządzania biurem, numer jednostki strukturalnej zgodnie z zatwierdzoną klasyfikacją w organizacji lub oznaczenie literowe jednostka konstrukcyjna, rok zawarcia umowy. Przykładowo: 108.07.06 lub 199-KS/06, gdzie KS jest literowym oznaczeniem usługi komercyjnej.

Rejestracja umów prowadzone są w specjalnym dzienniku, prowadzonym zazwyczaj w formie elektronicznej. Polecamy następny skład rubryka Dziennika Rejestracji Umowy:

• numer rejestracyjny;
• numer dodatkowy (numer kontrahenta);
• data zawarcia umowy;
• nazwa kontrahenta;
• przedmiot umowy;
• okres ważności;
• odpowiedzialny dział (odpowiedzialny wykonawca);
• cena kontraktowa;
• dostępność aplikacji;
• który podpisał umowę.

Jeżeli organizacja stosuje ułamkową numerację umów, zamiast dwóch kolumn „numer rejestracyjny” i „numer dodatkowy (numer kontrahenta)” wprowadza się jedną - „numer umowy”.

W wielu przypadkach określonych przez prawo umowy wymagają rejestracji państwowej. Na przykład:

• umowa najmu budynku lub budowli zawarta na okres co najmniej roku podlega rejestracji państwowej i uważa się ją za zawartą z chwilą tej rejestracji;
• umowy licencyjne(rejestracja i ponowna rejestracja nazwy marek, znaki towarowe, znaki usługowe, cesja praw do roszczeń ze znaków towarowych) wchodzą w życie dopiero po ich rejestracji w Rospatent;
• transakcje dotyczące gruntów i innych nieruchomości podlegają rejestracji państwowej zgodnie z art. 164 Kodeks cywilny Federacji Rosyjskiej.

Przeniesienie podpisanej umowy na kontrahenta

Umowa podpisana w imieniu Twojej organizacji jest przekazywana odpowiedzialnemu wykonawcy po podpisaniu na arkuszu zatwierdzenia (patrz przykład 3 w pierwszej części artykułu na stronie 35 wydania magazynu z marca 2006 r.) w celu przekazania kontrahentowi. W naszej organizacji odpowiedzialność za dostarczenie umowy kontrahentowi spoczywa na wykonawcy objętym umową. Z reguły na duże przedsiębiorstwa za przesłanie dokumentów odpowiada obsługa przedszkolnej placówki oświatowej, który musi prowadzić Rejestr przesłanych dokumentów.

Umowę można przesłać listem poleconym za potwierdzeniem odbioru. Można go przekazać za podpisem upoważnionym urzędnikom organizacji kontrahenta lub w inny sposób, który pozwala wiarygodnie potwierdzić fakt otrzymania umowy.

Przesyłając ważne dokumenty pocztą, należy to zrobić listem poleconym za potwierdzeniem odbioru. Śledzenie zwrotów powiadomień pozwoli Ci monitorować postęp realizacji umów do partnerów. W niektórych przypadkach wskazane jest przesłanie dokumentów wraz ze spisem załączników (w postaci listów wartościowych i paczek).

Niestety, dokumenty wysłane pocztą mogą zostać utracone, uszkodzone lub niedostarczone na czas. We wszystkich tych przypadkach zgodnie z Regulaminem świadczenia usług poczta(zatwierdzony dekretem Rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 15 kwietnia 2005 r. nr 221), możesz skontaktować się z pocztą z reklamacją. Ponadto zarówno operatorowi pocztowemu, który przyjął przesyłkę, jak i operatorowi pocztowemu w miejscu przeznaczenia przesyłki pocztowej. Operatorzy pocztowi mają obowiązek przyjąć Twoją reklamację do rozpatrzenia w terminie 6 miesięcy od dnia przesłania poszukiwanych przez Ciebie dokumentów lub dokumentów, które uszkodzili.

Reklamację należy złożyć w formie pisemnej. Załącza się do niego kopie wszystkich dokumentów związanych z rozpatrywaną sprawą. Przede wszystkim jest to dowód wysyłki i spis załączników (jeśli mówimy o przedmiocie wartościowym). Kopię umowy o świadczenie usług pocztowych dołącza się jedynie w przypadku jej zawarcia. Jeżeli istota reklamacji dotyczy opóźnienia w doręczeniu zwykłej przesyłki, należy przedstawić jej kopertę z datami odbioru i wskazanymi na niej datami odbioru przesyłki pocztowej.

Ramy czasowe rozpatrzenia roszczeń zależą od geografii ruchu przesyłki pocztowej, z którą wystąpiły problemy. O przesyłkach w ramach jednego osada Odpowiedź powinieneś otrzymać w ciągu 5 dni. W przypadku pozostałych przesyłek pocztowych i przelewów – w ciągu 2 miesięcy.

Wydawanie oryginałów i kopii umów

Wydawanie oryginałów i kopii umów przeprowadzane przez pracowników obsługi biura (działu kontraktowego) na podstawie pisemnego wniosku. W naszym przedsiębiorstwie jest to dokumentowane w wewnętrznej notatce. Musi wskazywać powód konieczności uzyskania dokumentu, komu (imię i nazwisko, stanowisko) i na jaki okres jest wydawany. Przykłady notatek można znaleźć w przykładach 17 i 18. Sposób wypełniania specjalnego dziennika, w którym odnotowuje się fakt wystawienia i zwrotu dokumentów, można znaleźć w przykładzie 19.

Na wydanie oryginału umowy Pracownicy obsługi biura (dział kontraktów) zgodnie z przyjętą w naszym przedsiębiorstwie procedurą mają obowiązek sporządzić kserokopię umowy i umieścić ją w aktach.

Aby zapewnić porządek i uniknąć strat ważne dokumenty, można przeprowadzać okresowo następującą procedurę. Na koniec miesiąca obsługa biura (dział kontraktów) przygotowuje raport o ruchu umów. Na jego podstawie wysyłani są wszyscy szefowie działów strukturalnych notatki z listą umów, które należy zwrócić (patrz przykład 20).

Księgowanie dokumentów kontrahentów

Wewnętrzny dokument regulacyjny musi określać listę dokumentów rejestracyjnych i założycielskich, których należy zażądać od kontrahenta przed zawarciem z nim transakcji. Skład dokumentów zależy od tego, z kim ma do czynienia Twoja organizacja - osoba fizyczna czy prawna, rezydent lub nierezydent Federacji Rosyjskiej (szerzej omówiliśmy tę kwestię w pierwszej części artykułu opublikowanego w poprzednim numerze magazynu).

Wszystkie niezbędne dokumenty dotyczące kontrahenta dostarczane są przez odpowiedzialnego wykonawcę wraz z umową do działu zarządzania biurem (dział kontraktów), gdzie podlegają przechowywaniu. Dokumenty kontrahentów grupuje się w sprawy za pomocą systemu kartotekowego w porządku alfabetycznym, z katalogiem ogólnym, prowadzonym najczęściej w formie elektronicznej (wskazuje on numer sprawy, w której przechowywane są dokumenty kontrahenta). Każdemu kontrahentowi można przypisać kod.

W przypadku zawarcia kilku umów z tym samym kontrahentem ponowne złożenie dokumentów nie jest wymagane. Po otrzymaniu każdej nowej umowy dokumenty są sprawdzane pod kątem:

• prawo do podpisania umowy, kadencja kierownika przedsiębiorstwa;
• okres ważności licencji, pełnomocnictwa;
• adresy rejestracyjne;
• zgodność przedmiotu umowy z kierunkiem działania kontrahenta zgodnie ze statutem.

Jeżeli zajdzie taka potrzeba, można zażądać od kontrahenta dodatkowych dokumentów.

Przechowywanie umów

Umowy podpisane przez upoważnioną osobę organizacji przekazywane są przez pracowników służby zarządzania biurem (działu kontraktów) odpowiedzialnemu wykonawcy, a umowy posiadające podpisy wszystkich stron (z reguły jest to transakcje dwustronne), pozostają w służbie zarządzania biurem w celu przechowywania operacyjnego.

Wszystkie umowy formowane są w sprawy zgodnie z nomenklaturą spraw służby zarządzania dokumentacją (dział kontraktów), która jest częścią Skonsolidowanej Nomenklatury Spraw przedsiębiorstwa. Tworząc nomenklaturę, bardzo ważny jest wybór schematów klasyfikacji do jej budowy.

Głównym wymaganiem jest to, aby tytuł sprawy jasno i w uogólnionej formie odzwierciedlał główną treść i skład dokumentów kompleksu, ponieważ to według tytułu przeszukiwane są niezbędne dokumenty. Nagłówki spraw można wyjaśnić w procesie tworzenia i rejestrowania spraw, ale w każdym przypadku przy ich opracowywaniu należy przestrzegać ustalonych zasad. Wymagane elementy Nagłówki spraw to: nazwę rodzaju złożonej sprawy (akta, korespondencja) lub nazwę rodzaju dokumentów (protokoły, umowy itp.); Następnie następuje doprecyzowanie danych, których skład i kolejność wynika z charakteru dokumentów sprawy: imię i nazwisko autora dokumentów (nazwa organizacji lub jednostki strukturalnej); adresat lub korespondent (nazwa organizacji, do której dokumenty zostały wysłane lub od której je otrzymano); uogólnione streszczenie dokumenty sprawy; wskazanie lokalizacji organizacji korespondencyjnych (terytorium, miejscowość); daty, których dotyczą dokumenty sprawy; wskazanie autentyczności lub kopii dokumentów znajdujących się w sprawie.

W niektórych przypadkach możliwe jest tworzenie przypadków na podstawie cech obiektu. A więc w jednym, umowy zawarte z niektórymi konkretna organizacja, który będzie pełnił rolę konkretnego obiektu.

Dlatego opracowując nomenklaturę przypadków, należy najpierw opracować zasada klasyfikacji umów w przedsiębiorstwie w taki sposób, aby zapewnić możliwie najszybsze wyszukiwanie umów, pozwolić na rozsądne rozmieszczenie dokumentów i zakładanie spraw. Przecież często umowy zawierane są nie na rok, ale z możliwością ich późniejszego przedłużenia. Dlatego zazwyczaj w służbie zarządzania biurem (dział kontraktowy) można przechowywać duże ilości istniejących umów, zakończyła się kilka lat temu.

Okresy przechowywania dokumentów montowane są zgodnie z „Wykazem norm”. dokumenty zarządcze powstałe w działalności organizacji, ze wskazaniem okresów przechowywania” (M., 2000), z wydziałowymi wykazami dokumentów i innymi dokumenty regulacyjne. W takim przypadku osobno należy wyróżnić umowy ze stałym terminem ważności, np.:

• umowy podarunkowe;
• umowy kupna-sprzedaży gruntów, budynków, lokali;
• długoterminowe umowy kredytowe i działalność inwestycyjną;
• umowy dotyczące prawa własności, posiadania, użytkowania, zbycia nieruchomości ( termin stały przechowywanie dla wszystkich umów tej grupy określa art. 57, jednocześnie dla poszczególnych umów tej grupy Wykaz ustanawia wyjątki - więcej krótkie terminy przechowywanie, na przykład art. 28 zobowiązuje akcjonariuszy do przechowywania umów kupna-sprzedaży jedynie przez 5 lat po ich wygaśnięciu);
• umowy o rejestrację i ponowną rejestrację nazw firm, znaków towarowych, znaków usługowych;
• umowy o przyjęcie i najem lokali;
• umowy prywatyzacyjne;
• umowy o stosunkach gospodarczych, naukowych i kulturalnych;
• umowy na dostawę materiałów (surowców), produktów, sprzętu na potrzeby rządowe.

Należy zauważyć, że przy przechowywaniu i tworzeniu spraw do każdej umowy muszą być dołączone nie tylko dodatkowe ustalenia dotyczące jej zmiany i uzupełnienia, ale także, jeśli tak stanowią warunki umowy, pisma w sprawie zmiany danych stron, a także jako pisma o wypowiedzeniu umowy w jednostronnie. Takie pisma otrzymane od kontrahenta muszą być zarejestrowane. Pisma wysyłane przez Twoją organizację do kontrahenta muszą być również zarejestrowane i oznaczone jako otrzymane przez upoważnioną osobę kontrahenta. Dodatkowo do każdej umowy mogą zostać dołączone arkusze zgody na wizy specjalistyczne.

Podajmy dla przykładu fragment nomenklatury spraw związanych z obsługą biura, bezpośrednio związanych z pracą najemną:

1 Patrz ustawa federalna nr 115-FZ z dnia 7 sierpnia 2001 r. „W sprawie zwalczania legalizacji (prania) dochodów z przestępstwa i finansowania terroryzmu”.

Podczas dyrygowania akta osobowe Niezmiennie większą uwagę przywiązuje się do zatrudniania i zwalniania pracowników, zawierania umów o pracę, ustalania i przestrzegania godzin pracy itp. Istnieje jednak obszar akt osobowych, o istnieniu którego niektórzy pracownicy, którym powierzono prowadzenie akt osobowych, nawet nie zdają sobie sprawy i dlatego może on być całkowicie nieobecny.

O czym ja mówię? Dzisiaj omówimy rejestrację wojskową w przedsiębiorstwie.

Wszystko o rozliczaniu i rejestracji umów o pracę

Kiedy dana osoba przychodzi do przedsiębiorstwa, aby otrzymać pracę, jeśli nadaje się na menedżera, zostaje zatrudniona i zostaje z nią zawarta umowa o pracę. Specjalista HR powinien prowadzić ewidencję umów o pracę. Jest to konieczne, aby wygodnie prowadzić ewidencję tych dokumentów, organizować je i unikać możliwości ich zagubienia.

Aby prowadzić ewidencję umów o pracę, należy je sformalizować w formie odrębnego dziennika, który można prowadzić zarówno w formie elektronicznej, jak i w formacie w formie papierowej.

Opis stanowiska specjalisty HR (pobierz przykład)

Kandydata na stanowisko specjalisty HR może zatrudnić osoba posiadająca takie stanowisko wykształcenie wyższe. Powołanie na stanowisko specjalisty HR następuje wyłącznie na podstawie zarządzenia dyrektora przedsiębiorstwa, a także zwolnienia.

Specjalista HR musi to wiedzieć prawo pracy, akty prawne, akty legislacyjne, struktura przedsiębiorstwa, specjalizacja przedsiębiorstwa, rozwój i perspektywy przedsiębiorstwa, materiały metodyczne do rozwiązywania problemów zarządzania przedsiębiorstwem, procedura bieżącego zapotrzebowania na personel i określania perspektyw potrzeb, metody analiza struktury personelu, procedura powoływania na dowolne stanowisko, procedura sporządzania raportów przez personel.

Jeżeli organizacja zajmuje się hurtową odsprzedażą produktów naftowych, jakie umowy powinna zawierać ze względu na opodatkowanie: umowa komisowa, umowa agencyjna, umowa zlecenie

Jeżeli organizacja zajmuje się hurtową odsprzedażą produktów naftowych, jakie umowy powinna zawrzeć, biorąc pod uwagę opodatkowanie: umowa komisowa, umowa agencyjna, umowa agencyjna? Wyjaśnię, że organizacja zdecydowała się na nowy rodzaj działalności w zakresie hurtowej odsprzedaży produktów naftowych, jakie płatności powinna dokonywać w związku z nowym kierunkiem?

Osobliwość działalność mediacyjna polega na tym, że dochodem pośrednika podlegającym opodatkowaniu jest wyłącznie kwota wynagrodzenia, jakie otrzymuje on z tytułu świadczonych usług.

Zadania, które rozwiązuje dział przetargowy (dział).

W dużych organizacjach związanych z handlem różne towary lub sprzedaży usług, musi istnieć dział przetargowy. Ten wewnętrzny podział przedsiębiorstwa kontroluje udział organizacji w publicznych i prywatnych konkursach na dostawę towarów/sprzedaż usług.

Jeśli mówimy o strukturę rządową wówczas pracownicy działu mają obowiązek organizowania i przeprowadzania przetargów zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Konferencja Klubu Prawniczego

DI powinien być sporządzony przez osobę, która administruje rozwiązywaniem umów o pracę z powodu nieadekwatności pracownika do zajmowanego stanowiska lub przynajmniej wie, jak to zrobić w praktyce.

W moim przedsiębiorstwie pojawiło się pytanie: kto powinien sporządzać opisy stanowisk pracy, a kto instrukcje pracy i czy te instrukcje pracy są w ogóle potrzebne?

Czy masz egzotyczne pozycje? Jeśli nie, to standardowy DI można pobrać w dowolnym miejscu i nieco dostosować do realiów przedsiębiorstwa.

Kto zajmuje się szkoleniem personelu w przedsiębiorstwie?

Moja sytuacja: Pracuję w organizacji. Mój przełożony każe mi przeszkolić innego pracownika („Pozwól mu usiąść obok siebie, a ty pokażesz mu, co robisz”).

Mam umowę o pracę z organizacją. Umowa o pracę nie obejmuje szkoleń w ramach moich obowiązków. W zakresie obowiązków nie jest zbyt wiele napisane i warto przyjrzeć się opisowi stanowiska. Opis stanowiska nie zostały jeszcze opracowane w przedsiębiorstwie.

Kto w przedsiębiorstwie powinien zajmować się kontraktami?

Czy bezpieczeństwo przeciwpożarowe jest uwzględnione w systemie ochrony pracy, czy też jest niezależny kierunek które należy traktować osobno? Czy pracownik odpowiedzialny za ochronę pracy może zajmować się kwestiami bezpieczeństwa pożarowego?

Bezpieczeństwo przeciwpożarowe nie jest objęte systemem ochrony pracy (patrz. Kodeks Pracy RF, sekcja X). Sprawami bezpieczeństwa przeciwpożarowego w przedsiębiorstwie powinna zajmować się osoba, której na mocy zarządzenia powierzono obowiązki związane z zapewnieniem bezpieczeństwa pożarowego w organizacji.

Kto w przedsiębiorstwie zapewnia pracownikom odzież specjalną? Bezpieczeństwo pracy

ODPOWIEDŹ: Rozporządzenie w sprawie trybu zapewniania pracownikom kombinezonów i innych środków ochrony indywidualnej, zatwierdzone Zarządzeniem Państwowej Służby Nadzoru nr 170 z dnia 29 października 1996 r., nakłada na pracodawcę odpowiedzialność za organizację wyposażenia pracowników w kombinezony. W związku z tym pracodawca na swoje polecenie wyznacza odpowiedzialnego za to urzędnika w przedsiębiorstwie. Ponadto procedura wydawania odzieży roboczej w przedsiębiorstwie.

Nasza organizacja związkowa

Głównym zadaniem związku zawodowego w gospodarce rynkowej jest ochrona praw pracowniczych, SPOŁECZNO-gospodarczych, duchowych i interesów członków związku zawodowego.

Komisja Związków Zawodowych zawiera w imieniu kolektyw pracy układu zbiorowego pracy z pracodawcą, prowadzi systematyczny monitoring realizacji układu.

Spektrum problemów, z którymi boryka się związek zawodowy, jest bardzo szerokie.

Akty prawne i dokumenty regulujące i regulujące działalność przedsiębiorstwa

Po pierwsze, taka jest Konstytucja. Wielu uważa, że ​​jego rzeczywiste znaczenie jest niewielkie, jednak trudno się z tym zgodzić. Wiele ustaw opiera się właśnie na zasadach Konstytucji i te zasady działają. Na przykład swoboda działalności przedsiębiorczej, wybór miejsca na tę działalność, ochrona praw nie tylko w organy administracyjne i sądy: to wszystko jest Konstytucja.

Konstytucja kieruje się przepisami regulującymi działalność przedsiębiorstwa, które mają zastosowanie do każdego przedsiębiorstwa, niezależnie od rodzaju prowadzonej działalności.

Stosowanie ustawy federalnej - Zakupy towarów, robót budowlanych i usług przez określone typy osób prawnych - nr 223-FZ

Ustawa nr 223-FZ praktycznie nie reguluje procedur udzielania zamówień, ustanawiając jedynie wymogi dotyczące umieszczania informacji. Konkurs i aukcja są obowiązkowe do umieszczenia w Regulaminie Zamówień. Obowiązkowe do włączenia, ale nie obowiązkowe do wdrożenia. Te. Oprócz konkursu i aukcji zostaną określone inne metody udzielania zamówień, które można zastosować. Należy wprowadzić procedurę dotyczącą zamówień elektronicznych (niekoniecznie). otwarta aukcja w formie elektronicznej), gdyż Rząd może ustalić wykaz produktów zakupionych w formie elektronicznej.

Praca i edukacja

Pracę w kancelarii prawnej rozpoczęła jako studentka I roku studiów niestacjonarnych. Zaczynała jako asystentka prawna. Robiła wszystko, o co ją prosili, biegała wszędzie, gdzie ją wysłano. Pomimo tego, że praca nie była szczególnie różnorodna, doświadczenie, jakie zdobyłem, uważam za bardzo dobre.

Z moich obserwacji: 5 na 8 prawników zajmowało się głównie rejestracją i zagadnieniami z nią związanymi. Trzej z nich byli zaangażowani w projekty, które wydawały mi się wspaniałe.

Powiadomienie o tym, kto jest zobowiązany do przeprowadzenia badań lekarskich w przedsiębiorstwie w razie potrzeby

Ale strony umowy muszą mieć kogoś na uwadze - mieszkam w Moskwie - czy to będzie podstawa do zbierania od dziadków, rodzice i ojciec to robią, akapity, wnioski, więc po co je dotować.

Jak lepiej sformalizować tradycje patriotyzmu i humanizmu, jakie ma dzisiaj. Potrzeba każdej ze stron w określonym lokalu, która ma doświadczenie w budowie hoteli, budowie hoteli, a także w przedsiębiorstwach ośrodków turystycznych i terenów rekreacyjnych lub budowie wiosek z domkami letniskowymi.

Praca kontraktowa wydaje się łatwa i szybka tylko niewtajemniczonym. Tak naprawdę wymaga to uwzględnienia ogromnej liczby szczegółów, ścisłego trzymania się planu, a także niezwykłej wytrwałości, uważności i odpowiedzialności.

Drobne błędy mogą prowadzić do luk w bezpieczeństwie ekonomicznym i prawnym przedsiębiorstwa, co skutkuje karami finansowymi i długotrwałym postępowaniem sądowym.

Aby chronić finanse, gospodarkę i interesy prawne należy podać przedsiębiorstwa wielka uwaga technologie pracy kontraktowej, którym poświęcony jest cały ten artykuł. Oczywiście jako autor nie będę w stanie poruszyć wszystkich niuansów, ale postaram się pomóc firmom w zorganizowaniu pracy kontraktowej w przedsiębiorstwie - tak, aby działała ona możliwie sprawnie i efektywnie.

Przede wszystkim należy zrozumieć, że praca kontraktowa nie ogranicza się jedynie do sporządzenia umowy i sprawdzenia spełnienia wszystkich określonych w niej warunków. W rzeczywistości taka praca obejmuje cały szereg procedur:

Umowa musi zawierać następujące sekcje (artykuły):

• Preambuła (miejsce zawarcia umowy, data zawarcia, pełne i oficjalne nazwy wspólników, ich stan prawny i uprawnienia osób reprezentujących strony).
• Przedmiot umowy (umowy).
• Ilość i jakość przedmiotu zamówienia (towaru, usługi).
• Cena i koszt całkowity.
• Procedura płatności.
• Podstawowe warunki i warunki dostawy/odbioru (umowy dostawy towarów).
• Procedura przeniesienia własności i możliwe ryzyka (umowy dostawy towarów).
• Dokumenty dostarczone w ramach niniejszej umowy (na przykład dowody dostawy, faktury itp.).
• Pakowanie i etykietowanie (w przypadku dostawy towarów, surowców, sprzętu itp.).
• Warunki transportu (w przypadku dostawy towarów, surowców, sprzętu itp.).
• Okoliczności siły wyższej („siła wyższa”).
• Sankcje za naruszenie warunków umowy.
• Tryb wysyłania, rozpatrywania reklamacji i reklamacji.
• Arbitraż i prawo właściwe.
• Licencje, okresy gwarancji i konserwacji, ubezpieczenie (w razie potrzeby).
• Inne warunki i inne dodatkowe sekcje.
• Adresy, dane bankowe i inne dane stron.

A co jeśli przy uzgadnianiu warunków umowy wynikną nieporozumienia?

Przed zawarciem umowy strony przechodzą przez etap omawiania i uzgadniania warunków. Duże firmy z reguły zaakceptowały standardowe formularze umów. Takie firmy bardzo rzadko zgadzają się na zmianę „treści” swojego dokumentu.

Jeżeli mimo wszystko konieczna będzie zmiana warunków ujednoliconej umowy, strony podpisują protokół w celu pogodzenia sporów, który odzwierciedla możliwości przedstawienia niektórych punktów, a strony wskazują uzgodnioną opcję jako trzecią opcję. Podpisanie takiego dokumentu znacznie przyspiesza proces uzgadniania wszystkich warunków umowy, a tym samym prowadzi do szybkiego jej podpisania i wywiązania się przez strony z wynikających z niej zobowiązań.

Czas trwania umowy – co napisać?

W większości przypadków umowa obowiązuje do ostatniego dnia kalendarzowego roku. Dzieje się tak głównie za sprawą raportowanie podatkowe. Zwracam szczególną uwagę, że w przypadku umów o świadczenie usług raport przekazywany jest w miesiącu poprzedzającym miesiąc sprawozdawczy. Datą sporządzenia ustawy będzie ostatni dzień miesiąca (np. 30 czerwca 2011 r.).

Większość umów najmu nieruchomości zawierana jest na okres krótszy niż rok. Jeśli na przykład podasz okres od 01.01.2011 do 31.12.2011, niektóre sądownictwo uznać taką umowę za niezawartą ze względu na nieprzestrzeganie zasad jej rejestracji państwowej. Przecież umowa najmu na okres dłuższy niż rok podlega obowiązkowej rejestracji państwowej i uważa się ją za zawartą od momentu takiej rejestracji. Aby uniknąć sporów, warto zapisać w umowie okres 11 miesięcy lub krótszy.

Nie powinniśmy również zapominać, że istnieje szereg innych umów, które uważa się za zawarte od momentu ich rejestracji państwowej (na przykład umowa kupna i sprzedaży (darowizny) nieruchomości, przeniesienia wyłączne prawa(dla obiektów własność intelektualna, znaki towarowe itp.), umowy najmu zawarte na okres dłuższy niż rok itp.).

Weryfikacja stron

Przygotowując umowę, a tym bardziej na etapie wyboru kontrahenta, należy poprosić o dokumenty, które pozwolą prawnikowi firmy ocenić ryzyko, a także dowiedzieć się więcej o potencjalnym kontrahentu pod kątem jego wiarygodności. Przedstawiamy Państwu przykładową listę z nich:

1. Dokumenty dostarczone przez osobę prawną:

· kopie dokumentów założycielskich;

· kopia dokumentu potwierdzającego uprawnienia kierownika osoby prawnej;

· kopię pełnomocnictwa poświadczoną przez osobę prawną oraz kserokopię paszportu przedstawiciela (jeżeli umowę w imieniu osoby prawnej podpisuje nie jej dyrektor, ale przedstawiciel);

· kopia zaświadczenia o rejestracji państwowej osoby prawnej ze wszystkimi zmianami;

· kopię pisma organów nadzoru statystycznego w sprawie nadania kodów;

· kopia zaświadczenia o rejestracji podatkowej;

· dokumenty zawierające informacje m.in. adres pocztowy firmy, dane telefoniczne i bankowe;

· kopie licencji na prowadzenie odpowiedniego rodzaju działalności, certyfikatów itp. poświadczone pieczęcią organizacji i podpisem jej kierownika. (w przypadkach, gdy przewidziane przez prawo Federacja Rosyjska).

2. Dokumenty dostarczone przez kontrahenta – osobę fizyczną:

· kopia paszportu;

· kopię zaświadczenia o rejestracji w organie podatkowym właściwym dla miejsca zamieszkania;

· kopię zaświadczenia o rejestracji jako przedsiębiorca indywidualny (w przypadku osób fizycznych – przedsiębiorcy indywidualni);

· dane bankowe (w razie potrzeby płatność za pośrednictwem banku);

· kopia zaświadczenia o ubezpieczeniu Funduszu Emerytalnego Federacji Rosyjskiej.

Zwracam uwagę: gdy umowa ze strony kontrahenta nie zostanie podpisana przez dyrektora generalnego spółki, wówczas konieczne jest zwrócenie się o pełnomocnictwo lub inne dokument administracyjny, organ potwierdzający powiernik. Jak pokazuje praktyka sporów sądowych, bardzo często jedna ze stron, nie dopełniając swoich zobowiązań umownych, powołuje się na fakt, że transakcja została zawarta przez osobę nieuprawnioną, a zatem jest nieważna. Sąd może stanąć po stronie powoda tylko wtedy, gdy zostanie to udowodnione osoby odpowiedzialne firmy wiedziały idealna oferta i nie zrobił nic, aby ją rozwiązać, a wręcz przeciwnie, przez pewien czas wypełniał taką umowę.

Rozpatrzenie i zatwierdzenie umowy

Po sprawdzeniu i uzgodnieniu wszystkich parametrów umowy dokument zostaje przekazany do sprawdzenia i zatwierdzenia. Podczas badania upoważnione osoby sprawdzają umowę pod kątem występowania w niej różnego rodzaju ryzyk i w przypadku braku uwag podpisują specjalną „Kartę akceptacji”.

Jeżeli urzędnicy odmówią zatwierdzenia umowy, uzasadniony wniosek sporządzany jest na specjalnym „Arkuszu uwag”. Dokument uznaje się za niezaliczony i przesyła się go do sprawdzenia. Po usunięciu uwag projekt kierowany jest ponownie do akceptacji.

Po podpisaniu „Karty akceptacji” umowa zostaje przeniesiona przeciwna strona(do kontrahenta). W razie potrzeby menadżer firmy lub prawnik rejestruje dokument w organy wykonawcze władza państwowa.

Podam kilka przykładów, jak może wyglądać procedura uzgadniania poszczególnych rodzajów umów:

Sytuacja	Osoby obserwujące
W przypadku zawarcia umowy szkoleniowej...	Kierownik Działu Zasobów Ludzkich, Menedżer dział prawny, dyrektor finansowy, główny księgowy.
Jeśli sprzęt zostanie dostarczony...	Główny inżynier, Kierownik Działu Logistyki, Kierownik Działu Prawnego, Dyrektor Finansowy, Główny Księgowy.
Jeżeli gotowe produkty (towary) zostaną dostarczone...	Kierownik Działu Jakości, Kierownik Działu Obsługi Prawnej, Dyrektor Finansowy, Główny Księgowy.

Grupowanie, przechowywanie i wydawanie umów

Każdy specjalista sporządza rejestr umów pod kątem własnych potrzeb oraz potrzeb poszczególnych działów firmy.

Informacje obowiązkowe wpisywane do rejestru

Informacje wymagane do wpisania do rejestru

· numer rejestracyjny; · numer dodatkowy (numer kontrahenta); · rodzaj umowy; data (miejsce) zawarcia; · nazwa kontrahenta; · przedmiot umowy; · cena umowna; · odpowiedzialny dział (odpowiedzialny wykonawca); · dostępność aplikacji; · kto podpisał umowę.

· jaki dokument potwierdza autorytet osoby podpisującej umowę ze strony kontrahenta (okres ważności takiego dokumentu, jeśli występuje); · procedura płatności (ze wskazaniem częstotliwości, dat otrzymania płatności itp.); · warunki specjalne (warunki poufności); · procedura rozstrzygania sporów (np. sąd arbitrażowy); · terminy rozpatrywania reklamacji; · kolejność ich kierunku; · okres ważności; · wysokość kar; · istnienie umów dodatkowych; · dane kontrahenta.

Zwracam Twoją uwagę: Podzielenie rejestru na dwie części znacznie ułatwi tę pracę. W jednym możesz oznaczyć umowy, w ramach których Twoja firma występuje w roli klienta, w drugim - jako kontrahenta. Wszystkie umowy korporacyjne można podzielić na kilka grup:

· umowy kupna-sprzedaży (w tym kupna-sprzedaży nieruchomości);

· umowy o wykonanie pracy;

· umowy o świadczenie usług;

· inne umowy (umowy zastawu, umowy zamiany, gwarancje itp.).

W bieżąca praca Z kopii umów mogą korzystać prawnicy, konsultanci, księgowi, audytorzy i menedżerowie. Jeżeli jeden z pracowników potrzebuje oryginałów umowy, można je wystawić wyłącznie za podpisem. Również za podpisem (pracownika, który przyjął umowę) zwracana jest pierwotna umowa.

Zdecydowanie zalecam, aby przynajmniej dwa razy w roku przeprowadzić audyt istniejących umów i wyciągnąć na jego podstawie wnioski (np. o brakujących aneksach do umów lub umowach, które wygasły). Jeśli dokumenty z wygasły działania, wówczas będą musiały zostać przeniesione zgodnie z inwentarzem do archiwum.

Praca kontraktowa to prawna działalność korporacji mająca na celu regulację relacji z kontrahentami za pomocą umów.

Praca kontraktowa jest rodzajem działalności prawnej, ponieważ jest wykonywana w oparciu o normy prawne (scentralizowane i korporacyjne).

Przedmiotem pracy kontraktowej są umowy handlowe, poprzez które realizowane są wyniki działalności produkcyjnej i handlowej korporacji.

Przedmiotem pracy kontraktowej są różne korporacje, których stosunki gospodarcze podlegają formalizacji umownej.

Przedmioty pracy kontraktowej charakteryzują się zdolnością do wykonywania we własnym imieniu czynności mających znaczenie prawne dla powstania i wypełnienia zobowiązań umownych. Z tego punktu widzenia podmioty pracy kontraktowej i strony umów handlowych są zbieżne. Obydwa są przedsiębiorstwami zatytułowany osoba prawna. Podstawa prawna udział korporacji w pracach kontraktowych stanowi ich prawo do przeprowadzania transakcji, a także prawo do samodzielnego ich ustalania powiązania gospodarcze. Szczególne miejsce wśród podmiotów gospodarczej pracy kontraktowej zajmują korporacje handlowe (produkcyjne, handlowe itp.). Ich produkty, działania, dzięki którym zamierzają osiągnąć zysk, mają na celu zaspokojenie potrzeb innych (organizacji, obywateli). W mniejszym stopniu praca najemna kojarzona jest z korporacjami non-profit, które pełnią funkcje społeczno-kulturowe, społeczne i zarządcze. Spółki te prowadzą prace kontraktowe przede wszystkim w celu zaspokojenia potrzeb akwizycyjnych. aktywa materialne które wspierają ich działalność.

Proces wykorzystania kontraktów biznesowych przez korporacje przebiega w kolejności typowej dla działalności zarządczej i obejmuje dwa cykle: zawieranie umów (przygotowanie, wykonanie, uzgadnianie warunków z kontrahentami) oraz realizację umów (czynności operacyjne, księgowość, monitorowanie postępu i wyników realizacji zobowiązań umownych). Te dwa cykle działalność umowna niezależne i rozdzielone w czasie, są jednak zjednoczone pod względem przedmiotu, charakteru i treści rozstrzyganych kwestii.

Czasami w literaturze termin praca kontraktowa używana jest w odniesieniu jedynie do systemu działań związanych z zawieraniem umów, a środki zapewniające wykonanie umów wykraczają poza zakres pracy kontraktowej i są klasyfikowane jako inne rodzaje legalnej pracy przedsiębiorstwa . Opinia o kompleksowym rozumieniu pracy kontraktowej w dalszym ciągu wydaje się słuszna. Podejście to nie pozwala na wyodrębnienie współzależnych działań zmierzających do wykorzystania przez przedsiębiorstwa kontraktu biznesowego. Ponadto wąskie rozumienie pracy najemnej nie jest akceptowane w praktyce.

W zależności od zadań stojących przed korporacją jako uczestnikiem różnych powiązań gospodarczych należy wyróżnić:

prace kontraktowe mające na celu wdrożenie wyników własna produkcja(praca kontraktowa na zamówienia konsumenckie);

praca kontraktowa w celu zaspokojenia własnych potrzeb w zakresie pracy, produktów i usług „z zewnątrz”.

Jeśli przedsiębiorstwo prowadzi jeden rodzaj działalności, a swoje wyniki wdraża w innym, wówczas można je nazwać jednobranżowym. Ze względu na profil przedsiębiorstwa można podzielić na następujące grupy: przemysłowe, rolnicze, budowlane, transportowe, handlowe itp. Obecnie przedsiębiorstwo może prowadzić dowolną działalność. W praktyce przy wykonywaniu różnego rodzaju prac nadal czyni jedną z nich dominującą, główną, wyznaczającą jej profil.

Istnieje jednak wiele przedsiębiorstw, których profil jest trudny do określenia. Jest to całkowicie zgodne z ustawodawstwem przyznającym korporacjom ogólną zdolność prawną.

Praca kontraktowa związana z zaspokojeniem potrzeb przedsiębiorstwa ma bardzo specyficzną treść (dostarczanie surowców, materiałów, urządzeń, energii, usługi transportowe itp.).

Rodzaje pracy najemnej są brane pod uwagę przy podejmowaniu decyzji o kwestiach jej organizacji w przedsiębiorstwie. Rejestrację umów i realizację zamówień konsumenckich z reguły powierza się działowi planowania, działowi zaopatrzenia lub specjalnie utworzonemu działowi umów. Praca kontraktowa wspierająca przedsiębiorstwo zasoby materialne koncentruje się na usługach odpowiedzialnych za logistykę, organizację budowy kapitału, naprawę sprzętu itp.

Rodzaje pracy umownej określają również treść odpowiednich aktów korporacyjnych. Niektóre z nich regulują relacje pracowników korporacji z dostawcami i kontrahentami, inne natomiast regulują kwestie wdrożeniowe własne produkty(usługi, roboty). Kryteria te znajdują szerokie zastosowanie przy ustalaniu obszarów pracy, specjalizacji prawników w przedsiębiorstwie oraz podziale obowiązków pomiędzy pracownikami działu prawnego.

Działania składające się na treść pracy umownej są pogrupowane w etapy, na każdym z nich pracownicy korporacji rozwiązują kwestie tworzenia i wypełniania zobowiązań umownych.

Lista kwestii wymagających rozstrzygnięcia w procesie zawierania i realizacji umów jest specyficzna dla każdej korporacji i różnych powiązań gospodarczych. Jednocześnie główne rodzaje i obszary pracy kontraktowej zwykle obejmują następujące etapy.

Przygotowanie do zawarcia umów. Tryb i warunki zawierania umów określa tryb i warunki dla korporacji planujących swoją działalność produkcyjną i gospodarczą. Większość kontraktów zawierana jest w drugiej połowie rok kalendarzowy, jeszcze bliżej jego zakończenia. W związku z tym koncepcja spółki kontraktowej jako pracy rejestracja masowa stosunki umowne NA kolejny rok. Zapotrzebowanie na takie firmy jest bardziej zauważalne wśród przedsiębiorstw, które do nich wchodzą znacząca ilość umowy. Przygotowanie jest również wymagane do zawarcia. odrębne umowy, złożony charakter i liczba uzgodnionych przez strony kwestii lub ich podmiotowy skład.

§ kontakty przedumowne z przyszłymi kontrahentami;

§ opracowanie podstawowych warunków;

§ przygotowanie formularzy dokumentacji kontraktowej;

sporządzanie planów prowadzenia spółki kontraktowej itp.

Ocena podstaw zawarcia umowy ma na celu rozwiązanie kluczowej dla przedsiębiorstwa kwestii: zawarcie czy nie zawarcie umowy. Ocena opiera się głównie na analizie sytuacji przemysłowej i handlowej, w jakiej znajduje się korporacja. Jednakże prawo przedsiębiorstw do wyboru kontrahentów umownych według własnego uznania nie może mieć charakteru absolutnego. W przypadku podjęcia decyzji o odmowie zawarcia umowy, jeżeli takowa istnieje umowa wstępna lub listu intencyjnego, wówczas korporacja ma obowiązek uzasadnić swoją odmowę, a musi to nastąpić zanim zamierzony kontrahent zobowiąże się do pewne działania związane z kosztami materiałów.

Rejestracja stosunków umownych(zawarcie umów) może obejmować następujące etapy:

a) prace nad projektami umów;

b) rozstrzyganie sporów;

c) określenie treści zawieranych umów;

d) modyfikacji lub rozwiązania umów.

Projekty umów z reguły opracowywane są przez służbę odpowiedzialną za prowadzenie prac kontraktowych. Wyniki zapisywane są w dokumentach sporządzonych w formie projektu umowy, protokołu sporów lub innej dokumentacji kontraktowej. Dokumenty te podlegają kompleksowemu rozpatrzeniu przez służby odpowiedzialne za obszary prac związane ze wsparciem technicznym, produkcyjnym, materiałowym, finansowym i prawnym realizacji kontraktów. Tradycyjną formą sprawdzenia zgodności projektu dokumentacji kontraktowej z interesem przedsiębiorstwa jest zatwierdzenie.

Opracowane projekty dokumenty kontraktowe podlegają przeglądowi i podpisaniu przez kierownika lub innych urzędników upoważnionych do zawarcia umowy w imieniu przedsiębiorstwa.

Informacje o umowie (wola stron) można zapisać w sposób tradycyjny (język, warunki szczególne, tabele do formułowania indywidualnych warunki umowne), a także korzystania z komputera. Jednak dokument nadal pozostaje jednym z głównych nośników umowy; komputery znajdują znacznie szersze zastosowanie w prowadzeniu ewidencji realizacji umów.

Sporządzony projekt umowy przekazywany jest kontrahentowi. W wielu przypadkach treść umowy budzi zastrzeżenia ze strony kontrahenta i wówczas konieczna jest procedura rozstrzygania sporu. Reguluje to Regulamin dot procedura reklamacyjna rozstrzyganie sporów.

Praca nad rozwiązaniem sporu pod wieloma względami przypomina pracę nad projektem umowy: w obu przypadkach zadaniem jest znalezienie opcji akceptowalnej dla stron i odpowiadającej ich uzasadnionym interesom.

Przekazywanie treści umów wykonawcom. Powszechne w praktyce następujące formularze takie informacje:

Bezpośrednie zapoznanie zainteresowanych stron z umową

dokumentacja, która jest zwykle poświadczona ich podpisem;

§ przekazywanie do działów wyciągów z umów (kopii dokumentów kontraktowych);

§ publikacja specjalnie opracowanych dokumentów zawierających usystematyzowane informacje na temat głównych warunków umów (inwentarz zamówień, plany dostaw itp.).

Naruszenie procedury przekazywania informacji umownych wykonawcom należy uznać za poważne naruszenie dyscypliny, pociągające za sobą zastosowanie kar.

Monitorowanie realizacji kontraktów- jest to działanie mające na celu utrzymanie zgodności pracy przedsiębiorstwa z założonymi w umowach celami osiągnięcia końcowych wyników produkcyjnych. Odbywa się to poprzez porównanie danych o warunkach umów z danymi o postępie produkcji. Kontrola może być okresowa (na dekadę, miesiąc, kwartał itp.), selektywna, ciągła, stała. Korzystanie z komputera pozwala ustalić dokładne i stałe monitorowanie w procesie wypełniania zobowiązań umownych.

Ocena wyników realizacji kontraktu. Jego zawartość to:

§ określenie wyników realizacji zamówienia poprzez porównanie wskaźników przewidzianych w umowie z faktycznie osiągniętymi;

§ analiza wyników egzekucji pod kątem możliwości zastosowania środków motywacyjnych lub sankcji;

§ opracowanie środków mających na celu usprawnienie realizacji umów i wyeliminowanie przyczyn ich naruszania.

Na podstawie wyników oceny wyników wypełniania obowiązków można zastosować zachęty lub sankcje oraz podjąć działania mające na celu eliminację niedociągnięć w organizacji produkcji i podniesienie poziomu dyscyplina wykonawcza, roszczenia kierowane są wobec wadliwych kontrahentów.

Zawieranie transakcji znaczących oraz transakcji, w związku z którymi istnieje interes

Umowy są jednym z rodzajów transakcji. Obok umów będących wynikiem koordynacji woli podmiotów występują transakcje jednostronne, tj. takie, dla których konieczne i wystarczające jest wyrażenie woli tylko jednej strony. Ogólne kwestie związane z zawieraniem transakcji reguluje Kodeks cywilny Federacji Rosyjskiej.

W działalności spółek akcyjnych szczególnego znaczenia nabiera zawieranie dużych transakcji. Rzeczywiście w tym przypadku mówimy o zbyciu majątku należącego do wielu, wielu osób (akcjonariuszy), którym nie jest obojętne, w jaki sposób wydawane są ich pieniądze. Co więcej, chcą otrzymywać dywidendy od zainwestowanych pieniędzy. Między innymi dokonywanie dużych transakcji (jeżeli nie jest uzasadnione i jest zbyt ryzykowne) może zagrozić istnieniu spółki akcyjnej jako całości, a wtedy całkowicie znika kwestia osiągnięcia zysku. Akcjonariuszom staje się problematyczne nawet otrzymanie zainwestowanych pieniędzy.

Dlatego ustawodawca uznał za konieczne uregulowanie kwestii zawierania dużych transakcji w ustawie o spółkach akcyjnych. Spółki akcyjne mogą w swoich aktach korporacyjnych poświęconych trybowi zawierania transakcji związanych z nabyciem lub zbyciem majątku przez spółkę uzupełniać, rozwijać i doprecyzować przepisy prawa. Tak właśnie postępuje wiele spółek akcyjnych, wydając w tym celu regulaminy korporacyjne, zwane zwykle Regulaminami transakcji związanych z nabyciem lub zbyciem majątku przez spółkę.

Transakcją znaczącą jest transakcja (lub kilka transakcji powiązanych) dokonana w celu nabycia lub zbycia majątku, którego wartość przekracza 25% wartości księgowej majątku spółki, a także transakcja (lub kilka transakcji powiązanych) ) dokonane w celu uplasowania akcji zwykłych w ilości przekraczającej 25% uplasowanych wcześniej przez spółkę akcji zwykłych.

Zezwolenie na transakcje, których wartość nie przekracza 50% wartości księgowej aktywów musi zostać przyjęte jednomyślnie przez zarząd, a w przypadku braku jednomyślności wówczas to pytanie poddana decyzji walnego zgromadzenia.

Jeżeli wartość transakcji przekracza 50% wartości księgowej majątku spółki, decyzję o jej zawarciu podejmuje walne zgromadzenie, a większością kwalifikowaną – trzech czwartych głosów akcjonariuszy – właścicieli akcji z prawem głosu.

Przeprowadzanie transakcji, którymi jest zainteresowanie, ma wiele cech.

Zainteresowane strony to:

§ członkowie zarządu spółki;

§ osoby zajmujące stanowiska w innych organach zarządzających;

§ akcjonariusz(e) posiadający wraz ze swoimi podmiotami powiązanymi 20% lub więcej akcji z prawem głosu.

Wyżej wymienione osoby nie mogą samodzielnie występować jako strona transakcji (być przedstawicielem lub pośrednikiem w realizacji takiej transakcji). Są zobowiązani zwrócić na tę okoliczność uwagę zarządu, komisja audytowa i audytor firmy. Ustawa Prawo o spółkach akcyjnych szczegółowo opisuje tryb podejmowania decyzji o zawarciu spółki spółka akcyjna transakcji w przypadku odsetek.

Regulacja regulacyjna praca kontraktowa

Prowadzenie pracy kontraktowej w przedsiębiorstwie reguluje jego akty korporacyjne. Mają różne nazwy: O prowadzeniu pracy kontraktowej w przedsiębiorstwie, Instrukcje dotyczące trybu wykonywania pracy kontraktowej, Instrukcje dotyczące trybu opracowywania i zawierania umów, Regulaminy dotyczące trybu zgłaszania roszczeń i pozwów o niewykonanie zobowiązań, Regulaminy w sprawie prowadzenia prac związanych z roszczeniami w przedsiębiorstwie itp. Jak widzimy, akty regulujące pracę kontraktową mogą mieć albo złożony charakter, albo odzwierciedlać tylko jedną stronę, etap lub rodzaj.

Istnieje jednak granica w regulowaniu pracy najemnej, powyżej której jej racjonowanie traci sens. Normalna regulacja często „nie działa”, bo trudno uwzględnić oryginalność z góry ustalonych zasad konkretna sytuacja, w efekcie szczegółowe instrukcje i postanowienia często nie są stosowane przez adresatów. „Martwe” zasady zawarte w znacznej liczbie aktów korporacyjnych mają swoje źródło w niedocenianiu roli wiedza prawnicza, podnoszenie swoich kwalifikacji, dzielenie się doświadczeniami w tym obszarze.

Akty korporacyjne regulujące prowadzenie pracy kontraktowej mają szczególny charakter, dlatego w odróżnieniu od np. aktów korporacyjnych regulujących zarządzanie korporacją zatwierdza je kierownik przedsiębiorstwa, a nie walne zgromadzenie czy zarząd . Jednocześnie akty korporacyjne dotyczące prowadzenia prac kontraktowych uważane są za bardzo ważne, a ich zatwierdzanie na niższym szczeblu (przez zastępcę kierownika lub szefów służb prawnych lub działów kontraktowych) jest niewłaściwe. Umowy to dokumenty, od których mogą zależeć losy korporacji jako całości, a nie pojedynczej jednostki strukturalnej.

Przy ustalaniu instrukcji (przepisów) dotyczących trybu wykonywania prac kontraktowych, wykazu i funkcji służb i działów przedsiębiorstw odpowiedzialnych za określone obszary pracy kontraktowej, terminów i trybu rozpatrywania kwestii zawierania i wykonywania umów, formy i schematy przekazywania dokumentów umownych, należy wziąć pod uwagę specyfikę korporacji. W aktach korporacyjnych należy unikać powielania norm prawnych. Próby wykorzystania aktów korporacyjnych do systematycznego przedstawienia zasad trybu zawierania i wykonywania umów prowadzą do wypaczenia znaczenia prawa oraz do konstrukcji konstrukcji i określenia treści aktów korporacyjnych w oderwaniu od faktycznej konstrukcji i treść pracy kontraktowej w korporacji.

Akty korporacyjne dotyczące pracy najemnej mogą regulować ogólne kwestie jej organizacji, a także kwestie organizacji pracy najemnej w poszczególnych obszarach.

Ogólne kwestie regulują standardy korporacyjne, które określają: główne zadania i kierunki pracy kontraktowej; wykaz działów odpowiedzialnych za jego utrzymanie w poszczególnych obszarach i etapach; główne funkcje tych jednostek; wykaz urzędników przedsiębiorstwa upoważnionych do podpisywania umów i dokumentów umownych; procedura wdrożenia metodologicznego zarządzania pracą kontraktową przez obsługę prawną przedsiębiorstwa; procedura przygotowania, zatwierdzania i wdrażania wzorów dokumentacji kontraktowej. Zakres zasad wspólnych dla wszystkich działów rozszerza się, gdy realizacja czynności związanych z pracą kontraktową jest scentralizowana w jednym dziale lub służbie.

Standardy korporacyjne można ustalić w odniesieniu do poszczególne obszary praca na zlecenie w przedsiębiorstwie. W praktyce przedsiębiorstwa zapewniają specjalne zasady organizowanie zawierania i realizacji umów o realizację zamówień konsumenckich oraz umów mających na celu zaspokojenie ich potrzeb. Wśród tych aktów szczególnych można wyróżnić także ustawy ogólne ten obszar postanowienia umowne o pracę: funkcje jednostki (służby) odpowiedzialnej za prowadzenie prac kontraktowych w danym obszarze; tryb przygotowania spółki kontraktowej, powiązania jednostki odpowiedzialnej za prowadzenie prac kontraktowych z innymi jednostkami strukturalnymi zaangażowanymi w proces zawierania i realizacji kontraktów.

Tryb zawierania i wykonywania umów można różnicować w aktach korporacyjnych ze względu na etapy pracy kontraktowej. Zwyczajowo reguluje się procedurę formalizowania stosunków umownych i monitorowania realizacji umów.

Konieczność zapewnienia spójności w działaniach małych jednostek doprowadziła do opracowania i zatwierdzenia w dużych przedsiębiorstwach systemu aktów korporacyjnych dotyczących organizacji pracy kontraktowej. Zbudowany z wymagania ogólne do procedury prowadzenia prac kontraktowych oraz specyfiki organizacji zawierania i wykonywania umów, system ten może obejmować akty korporacyjne, które osobno regulują główne rodzaje umów zawieranych przez korporację. Specjalne ustawy korporacyjne mogą także ustanawiać system zachęt rzeczowych i odpowiedzialności pracowników za skutki realizacji umów. Jednak w średnich i małych przedsiębiorstwach nie zawsze wskazane jest tworzenie takich systemów regulacji korporacyjnych. Zagadnienia organizacji pracy kontraktowej w w niezbędnym zakresie pozwala regulować pojedynczy dokument(stanowisko, instrukcje).