Ocena pracy działu HR zgodnie z przepisami dotyczącymi interakcji. Zasada: Pracuj z bezpośrednim przełożonym, a nie z pracownikiem. Usługa HR zapewnia

ZATWIERDZAŁEM ____________________________________ (nazwisko stanowiska kierownika przedsiębiorstwa)

____________________________________ (imię i nazwisko, podpis)

"_____"____________________ ____ G.

POZYCJA

o dziale HR firmy

1. POSTANOWIENIA OGÓLNE

1.2. Dział powstał na podstawie zarządzenia kierownika przedsiębiorstwa N _____ z dnia „__”___________ ____.

1.3. Kierownika działu powołuje i odwołuje zarządzeniem kierownika przedsiębiorstwa.

Pracownicy działu są powoływani i odwoływani na podstawie zarządzenia kierownika przedsiębiorstwa na wniosek Kierownika działu.

1.4. W swojej pracy Zakład kieruje się:

Konstytucja Federacji Rosyjskiej;

Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej;

Ustawodawstwo federalne Federacji Rosyjskiej;

Dekrety i zarządzenia Prezydenta Federacji Rosyjskiej;

Uchwały i zarządzenia Rządu Federacji Rosyjskiej;

Ustawy ________________ (określ przedmiot Federacji Rosyjskiej);

Statut przedsiębiorstwa;

Lokalne akty przedsiębiorstwa;

Materiały metodologiczne dotyczące zarządzania personelem.

1,5. Departament powinien posiadać dokumenty i materiały dotyczące następujących kwestii:

Struktura i personel przedsiębiorstwa;

Zasady wewnętrzne regulamin pracy;

Profil, specjalizacja i perspektywy rozwoju przedsiębiorstwa;

Polityka personalna i strategia przedsiębiorstwa;

Procedura określania przyszłych i bieżących potrzeb przedsiębiorstwa w zakresie personelu;

Źródła zaopatrzenia przedsiębiorstwa w personel;

Stan rynku pracy;

Systemy i metody oceny personelu;

Metody analizy struktury zawodowej i kwalifikacji personelu;

Procedura rejestracji, prowadzenia i przechowywania dokumentacji związanej z personelem i jego przemieszczaniem się;

Procedura tworzenia i utrzymywania banku danych o personelu przedsiębiorstwa;

Organizacja kart czasu pracy;

Metody rejestrowania przemieszczania się personelu;

Procedura sporządzania ustalonej sprawozdawczości;

Ochrona informacji oraz informacji stanowiących tajemnicę państwową lub tajemnica handlowa przedsiębiorstwa.

1.6. Katedra wykorzystuje w swojej pracy nowoczesne technologie Technologia informacyjna do pracy z personelem, środkami interakcji i komunikacji; rozważa możliwość wprowadzenia zaawansowanych krajowych i doświadczenia zagraniczne praca z personelem; prowadzi badania socjologiczne i badania psychologiczne mające na celu poprawę organizacji pracy, produkcji i zarządzania, zwiększenie produktywności przedsiębiorstwa; w interakcji z innymi podziały strukturalne egzekwuje przestrzeganie zasad i przepisów bezpieczeństwa pracy.

2. STRUKTURA ZAKŁADU

2.1. Strukturę i personel działu zatwierdza kierownik przedsiębiorstwa.

2.2. Działem kieruje Kierownik Zakładu.

2.3. Dział obejmuje:

- _______________________________________;

- _______________________________________;

- _______________________________________;

- _______________________________________.

3. GŁÓWNE ZADANIA ZAKŁADU

3.1. Selekcja, rozmieszczenie i szkolenie personelu.

3.2. Studiuję biznes i cechy moralne pracowników zgodnie z ich praktyczną działalnością.

3.3. Utworzenie rezerwy kadrowej do awansów na stanowiska kierownicze i odpowiedzialne finansowo.

3.4. Organizacja i prowadzenie wszelkiego rodzaju szkoleń i doskonalenia zawodowego personelu.

3.5. Rachunkowość personalna.

3.6. Zapewnienie praw, świadczeń i gwarancji pracownikom przedsiębiorstwa.

4. FUNKCJE ZAKŁADU

4.1. Opracowanie polityki personalnej i strategii przedsiębiorstwa.

4.2. Opracowywanie prognoz, określanie aktualnych potrzeb kadrowych i źródeł ich zaspokojenia w oparciu o badania rynku pracy.

4.3. Obsadzanie przedsiębiorstwa pracownikami, pracownikami i specjalistami o wymaganych zawodach, specjalnościach i kwalifikacjach zgodnie z celami, strategią i profilem przedsiębiorstwa, zmiany zewnętrzne i warunki wewnętrzne jego działalność.

Zapewnienie przyjmowania i stażu młodym specjalistom zgodnie z zawodem i specjalnością uzyskaną w placówce edukacyjnej.

Organizacja wspólnie z kierownikami wydziałów staży i pracy dla studentów i młodych specjalistów.

4.4. Utworzenie i prowadzenie banku danych o składzie ilościowym i jakościowym personelu.

4,5. Rekrutacja i selekcja pracowników wspólnie z kierownikami zainteresowanych działów i przedstawianie odpowiednich propozycji ich powołania określonych stanowisk, sporządzanie zleceń pracy i innej niezbędnej dokumentacji.

4.6. Opracowywanie propozycji zatrudnienia w drodze konkursu w trybie określonym przepisami prawa, przygotowanie i organizacja prac komisji konkursowej.

4.7. Informowanie pracowników w przedsiębiorstwie o wolnych stanowiskach pracy, wykorzystanie środków środki masowego przekazu za zamieszczanie ogłoszeń o zatrudnieniu pracowników.

4.8. Nawiązanie bezpośrednich połączeń z instytucje edukacyjne i służb zatrudnienia.

Planowanie i organizacja rozwoju zawodowego.

4.9. Rejestracja przyjęć, przeniesień i zwolnień pracowników zgodnie z art prawo pracy, regulaminy, instrukcje i zarządzenia kierownika przedsiębiorstwa.

4.10. Rachunkowość personalna.

4.11. Wydawanie zaświadczeń o teraźniejszości i przeszłości aktywność zawodowa pracownicy.

4.12. Przyjmowanie, wypełnianie, przechowywanie i wydawanie zeszytów ćwiczeń.

4.13. Utrzymywanie ustaloną dokumentację przez personel.

4.14. Przygotowywanie materiałów do prezentacji kadr do programów motywacyjnych.

4.15. Przygotowanie materiałów dotyczących pociągnięcia pracowników do odpowiedzialności materialnej i dyscyplinarnej.

4.16. Alokacja personelu w oparciu o ocenę jego kwalifikacji, cech osobistych i biznesowych.

4.17. Monitorowanie prawidłowego rozmieszczenia pracowników i wykorzystania ich pracy w działach strukturalnych przedsiębiorstwa.

4.18. Badanie cech zawodowych, biznesowych i moralnych pracowników w procesie ich działalności zawodowej.

4.19. Organizacja certyfikacji pracowników przedsiębiorstwa, jej metodyka i wsparcie informacyjne, udział w analizie wyników certyfikacji, wdrożenie stałe monitorowanie nad postępem realizacji decyzji komisji certyfikującej.

4.20. Przygotowanie niezbędne materiały do rozpatrzenia przez komisję ustalającą staż pracy.

4.21. Przygotowanie odpowiednich dokumentów dot ubezpieczenie emerytalne i zgłaszanie ich organom zabezpieczenia społecznego.

4.22. Wydawanie zaświadczeń o pracy w przedsiębiorstwie, zajmowanym stanowisku i wynagrodzeniu.

4.23. Bezpieczeństwo gwarancje socjalne pracowników w zakresie zatrudnienia, przestrzegania procedury zatrudnienia i przekwalifikowania zwolnionych pracowników, zapewnienia im ustalonych świadczeń i odszkodowań.

4.24. Sporządzanie harmonogramów urlopów, ewidencja wykorzystania urlopów przez pracowników, rejestracja kolejne święta zgodnie z zatwierdzonymi harmonogramami i dodatkowymi urlopami.

4,25. Rejestracja i rozliczanie podróży służbowych.

4.26. Księgowanie grafików.

4,27. Monitorowanie stanu dyscyplina pracy w oddziałach przedsiębiorstwa i przestrzeganie przez pracowników przepisów wewnętrznych.

4,28. Analiza rotacji personelu.

4,29. Opracowanie środków wzmacniających dyscyplinę pracy, ograniczających rotację personelu, utratę czasu pracy, monitorowanie ich wdrażania.

4.30. Rozpatrywanie skarg i wniosków pracowników dotyczących rekrutacji, relokacji i zwolnień, naruszenia przepisów prawa pracy.

4.31. Podejmowanie działań mających na celu identyfikację i eliminację przyczyn skarg pracowników.

4.32. Terminowa identyfikacja i konstruktywne rozwiązywanie konfliktów pracowniczych.

4.33. Metodyczne zarządzanie działalnością pozostałych pionów strukturalnych w sprawach personalnych.

4,34. Prowadzenie prac biurowych, generowanie i wysyłanie/odbieranie korespondencji oraz innych informacji drogą elektroniczną, dotyczących działalności działu.

4.35. Organizacja prowadzenia informacji regulacyjnych i referencyjnych związanych z funkcjami działu.

4,36. Do kompetencji wydziału należy ochrona informacji stanowiących tajemnicę państwową oraz innych informacji o ograniczonym rozpowszechnianiu.

4,37. Prowadzenie prac związanych z pozyskiwaniem, magazynowaniem, rozliczaniem i użytkowaniem dokumenty archiwalne, powstałe w trakcie działalności Katedry.

Przypisanie do działu funkcji niezwiązanych z praca personalna, niedozwolony.

5. PRAWA DZIAŁU HR

Aby rozwiązać powierzone mu zadania, dział HR ma prawo:

5.1. Poproś o niezbędne informacje o pracownikach pionów strukturalnych, a przy zatrudnianiu i relokacji pracowników o opinię kierowników odpowiednich pionów strukturalnych.

5.2. Monitoruj przestrzeganie prawa pracy w stosunku do pracowników jednostek strukturalnych, udzielania ustalonych świadczeń i świadczeń.

5.3. Przekazuj kierownikom działów strukturalnych przedsiębiorstwa wiążące instrukcje w kwestiach leżących w kompetencjach działu HR.

5.4. Żądaj i otrzymuj od wszystkich działów strukturalnych przedsiębiorstwa informacje niezbędne do realizacji zadań przypisanych do działu.

5.5. Samodzielnie prowadź korespondencję w kwestiach doboru personelu, a także w innych kwestiach należących do kompetencji działu i nie wymagających zgody kierownika przedsiębiorstwa.

5.6. Reprezentuj w w przepisany sposób w imieniu przedsiębiorstwa w sprawach należących do kompetencji działu, w stosunkach z rządem i władze miejskie a także inne przedsiębiorstwa, organizacje, instytucje, w tym agencje rekrutacyjne i służby zatrudnienia.

5.8. Prowadzenie spotkań i uczestnictwo w spotkaniach odbywających się w przedsiębiorstwie w sprawach personalnych.

6. INTERAKCJA Z PIONAMI STRUKTURALNYMI PRZEDSIĘBIORSTWA

6.1. W toku działalności produkcyjnej Dział przedsiębiorczości współpracuje z następującymi działami strukturalnymi:

- ________ (podać podziały strukturalne);

- _________________________________________________________;

- _________________________________________________________.

7. ODPOWIEDZIALNOŚĆ

7.1. Kierownik Działu ponosi pełną odpowiedzialność za jakość i terminowość realizacji zadań i funkcji przypisanych Działowi niniejszym Regulaminem.

7.2. Ustala się odpowiedzialność pracowników działu aktualne ustawodawstwo i opisy stanowisk.

7.3. Kierownik i pozostali pracownicy działu ponoszą osobista odpowiedzialność za prawidłowość sporządzonych przez siebie dokumentów i ich zgodność z ustawodawstwem Federacji Rosyjskiej.

8. KRYTERIA OCENY DZIAŁALNOŚCI DZIAŁALNOŚCI

8.1. Terminowa i wysokiej jakości realizacja wyznaczonych celów.

8.2. Wysoka jakość wykonania obowiązki funkcjonalne.

Kierownik Działu Personalnego:

____________________________

1. Postanowienia ogólne

1. 
   Regulamin ten określa katalog zagadnień związanych z interakcją pracowników Spółki z działem HR w zakresie zarządzanie dokumentacją kadrową, a mianowicie:

- udział w tworzeniu i modyfikacji harmonogramu wakacji;

Zasady urlopu;

Interakcja w kwestiach zwolnień lekarskich;

Nieobecność w pracy;

Zwolnienie przez fakultatywnie;

Paragon dokumenty personalne na wniosek pracownika;

Wypełnianie grafików zarządzania;

Otrzymywanie zaliczek na zarządzanie.

1. 
   Regulamin ten określa zasady współdziałania pracowników Spółki w kwestiach kadrowych z działem HR.

2. Harmonogram wakacji

1. 
   Harmonogram urlopów zatwierdzany jest na dwa tygodnie przed końcem roku kalendarzowego.
2. 
   Kierownicy działów przekazują uzgodnione harmonogramy urlopów działowi personalnemu na miesiąc przed zatwierdzeniem harmonogramu.
3. 
   Pracownicy, którzy nie złożyli wstępnych życzeń, a także ponownie zaakceptowanych pracowników zostaną ustalone według uznania Kierownika Działu Kadr po uzgodnieniu z Pierwszym Zastępcą Dyrektora Generalnego.
4. 
   Po zatwierdzeniu harmonogramu zmiany terminów udzielania urlopów ulegną zmianie wyłącznie zgodnie z art osobiste oświadczenie pracownik.
5. 
   Pracownik może zmienić termin urlopu na własny wniosek, potwierdzony podpisem bezpośredniego przełożonego, kierownika odpowiedniego działu lub pierwszego zastępcy dyrektora generalnego/dyrektora generalnego. Termin składania wniosków upływa na 2 tygodnie przed rozpoczęciem wakacji.
6. 
   W czwartym kwartale każdego roku urlopy mogą być zatwierdzane wyłącznie przez Dyrektora Generalnego w porozumieniu z Pierwszym Zastępcą Dyrektora Generalnego.

3. Zapewnienie wakacji

1. 
   Pracownikom przysługuje urlop 28 dni kalendarzowe rocznie (zgodnie z Kodeksem pracy Federacji Rosyjskiej). Pracownikom o nieregularnym wymiarze czasu pracy oprócz corocznego urlopu przysługują 3 (trzy) dodatkowe dni kalendarzowe.
2. 
   Urlopu udziela się na podstawie wniosku pracownika o urlop zgodnie z zatwierdzonym harmonogramem urlopów.
3. 
   Wnioski o urlop pracownik składa do działu kadr ściśle z dwudniowym wyprzedzeniem. tygodnie kalendarzowe przed rozpoczęciem wakacji.
4. 
   Wnioski złożone do rozpatrzenia w terminie krótszym niż 5 dni kalendarzowych nie zostaną rozpatrzone w aktach prawnych w wymaganym terminie, po uzgodnieniu z pracownikiem, urlop zostanie zrealizowany w innym terminie.
5. 
   Wniosek pracownika o urlop zatwierdza kierownik działu, kierownik działu oraz dyrektor generalny i/lub pierwszy zastępca dyrektora generalnego właściwy dla podległości jednostki strukturalnej.
6. 
   Urlop naukowyświadczone pracownikom studiującym w wyższych i średnich specjalnych instytucjach państwowych zgodnie z Kodeksem pracy Federacji Rosyjskiej. Urlop studencki udzielany jest na podstawie zaświadczenia z uczelni i wniosku pracownika.
7. 
   Urlop pracowników jest formalizowany w drodze rozporządzenia.

kierownik odpowiedniego działu (patrz załącznik nr 1).
4. Zwolnienie lekarskie

1. 
   Pracownik musi zapewnić zwolnienie lekarskie ściśle zgodnie z wymogami ustawodawstwa Federacji Rosyjskiej w sprawie zatwierdzonych formularzy z obowiązkową obecnością:

- pieczęć organizacji, która wydała zwolnienie lekarskie;

Pieczęć organizacji, która wydała zwolnienie lekarskie;

Prymat nazwy organizacji, która wydała zwolnienie lekarskie;

Zgodność nazwy organizacji na zwolnieniu chorobowym z personelem i ubezpieczeniem zdrowotnym obowiązkowa polisa ubezpieczeniowa(dla nierezydentów).

1. 
   Pracownik zgłasza odbiór zwolnienie lekarskie bezpośrednio w dniu jego rejestracji w dziale personalnym pracownikowi odpowiedzialnemu za obieg dokumentów kadrowych oraz jego bezpośredniemu przełożonemu.

- pracownik i bezpośredni przełożony.
5. Nieobecność w pracy

1. 
   Kierownicy działów mają obowiązek poinformować dział personalny pracownika odpowiedzialnego za obieg dokumentów kadrowych o nieobecności swoich pracowników w miejscu pracy (absencja, urlop, absencja z nieznanej przyczyny) w dniu nieobecności, wskazując dokładna data.
2. 
   W dniu odejścia pracownik zgłasza ten fakt do działu personalnego pracownikowi odpowiedzialnemu za obieg dokumentów kadrowych.

Odpowiedzialny za wykonanie– pracownik i kierownik odpowiedniego działu.
6. Zmiana danych osobowych

1. 
   O wszelkich zmianach danych osobowych (adres, telefon, stan cywilny, narodziny dzieci itp.), pracownik ma obowiązek w terminie trzech dni roboczych od dnia zdarzenia poinformować dział personalny pracownika odpowiedzialnego za obieg dokumentów kadrowych i przekazać kopie dokumentów o zmianie.
2. 
   W przypadku straty finansowe firma z powodu spóźnione świadczenie dane związane ze zmianą nazwy, adresu i w związku z tym rozliczeń środków pozabudżetowych według starych nazwisk odpowiedzialność spoczywa na pracowniku lub jego bezpośrednim przełożonym, jeżeli nie ma możliwości przypisania odpowiedzialności pracownikowi.

Odpowiedzialny za terminowe świadczenie informacja– pracownik i jego bezpośredni przełożony.
7. Zwolnienie na własną prośbę

1. 
   Rezygnację sporządza się dobrowolnie na 2 tygodnie przed przewidywaną datą zwolnienia i zatwierdza kierownik odpowiedniego działu (patrz Załącznik nr 2 – wzór napisania rezygnacji).
2. 
   Karta czasu pracy dla odchodzącego pracownika generowana jest przez dział personalny na podstawie odpowiednio wypełnionego (w tym zatwierdzonego) wniosku pracownika. Kartę sprawozdania kierowniczego wydaje bezpośredni przełożony odchodzącego pracownika na dzień przed dniem zwolnienia.
3. 
   Kartę urlopową wypełnia odchodzący pracownik i składa do działu personalnego w przeddzień ostatniego dnia pracy.

Odpowiedzialny za terminowe przekazywanie informacji – pracownik, bezpośredni przełożony i dział personalny.

8. Wydawanie dokumentów na żądanie pracownika

1. 
   Certyfikaty, wyciągi z książka pracy, prośby pracowników o obliczenie wykorzystanych urlop kalendarzowy oraz inne dokumenty sporządzane są na wcześniejszy wniosek złożony przez e-mail na adres pracownika odpowiedzialnego za obieg dokumentów kadrowych w terminie 3 dni roboczych.
2. 
   W dniach od 15 do 17 oraz od 30 do 3 dnia każdego miesiąca wnioski będą realizowane z wydłużeniem okresu oczekiwania, gdyż w tych okresach trwa tworzenie kart czasu pracy.
3. 
   Jeden dzień roboczy w tygodniu (piątek) dla menedżera HR jest dniem metodologicznym i przeznaczony jest na planowany audyt HR, przywrócenie dokumentacja personalna, przygotowanie dokumentacji. Realizacja wniosków zostaje przedłużona o jeden dzień.

Odpowiedzialny- pracownik działu HR.

1. 
   Wypełnianie grafiku zarządzania

1. 
   Kartę czasu pracy wypełnia kierownik odpowiedniego działu nie później niż 3 dnia każdego miesiąca. W przypadku nie wypełnienia grafiku wypełnia go kierownik HR zgodnie z danymi bezpieczeństwa .

Odpowiedzialny za wprowadzanie danych do karty czasu pracy - kierownik odpowiedniego działu .

10. Zaliczki

1. 
   Zaliczki na wynagrodzenia dla kadry kierowniczej wypłacane są wyłącznie w piątki po godzinie 14:00 i wyłącznie po zatwierdzeniu przez Pierwszego Zastępcę Dyrektora Generalnego. Wnioski o zaliczki przyjmowane są w ciągu tygodnia drogą mailową przez kierownika działu kadr i specjalistę ds rachunkowość zarządcza dział księgowości zarządczej.

Załącznik nr 1

do Regulaminu „Kontakt z działem

Opuść szablon aplikacji

OŚWIADCZENIE					Dyrektor Generalny
					JSC „Nowy Wasyuk”
					nazwa organizacji
09.04.2007	№	54
					z
						nazwisko, inicjały pracownika
O udzieleniu urlopu					Inżynier technolog kat. I
					stanowisko pracownika
					dział techniczny

podpis pracownika

Zgadzać się:

Kierownik Działu Technicznego
stanowisko bezpośredniego przełożonego		podpis								pełne imię i nazwisko
		09	.	04	.	20	07

Załącznik nr 2

do Regulaminu nr 20 „Kontakt z działem

personelu w kwestiach kadrowych”

Wzór oświadczenia o dobrowolnej rezygnacji

OŚWIADCZENIE					Dyrektor Generalny
					stanowisko szefa organizacji
					JSC „Nowy Wasyuk”
					nazwa organizacji
02.04.2007	№	13
					inicjały i nazwisko menadżera
					z
						nazwisko, inicjały pracownika
O zwolnieniu					starszy specjalista
					stanowisko pracownika
					wydział gospodarczy
					nazwa jednostki konstrukcyjnej

Proszę mnie zwolnić”

16

”

Kwiecień

20

07

G. na własną rękę

fakultatywnie

Ostatni dzień pracy proszę uznać za „

16

”

Kwiecień

20

07

G.

Załącznik 1:

jeśli jest dostępny dobre powody wskazać dokumenty potwierdzające

Szabaszowa Irina, redaktor-ekspert HR

Firma może odnieść sukces tylko dzięki jasnej interakcji pomiędzy wszystkimi jej działami strukturalnymi. Jak osiągnąć efektywny kontakt obsługa personelu z innymi działami organizacji? Jak usprawnić obieg dokumentów, aby osiągnąć wzajemne zrozumienie i uniknąć ewentualnych konfliktów? Oferujemy praktyczne rozwiązania, które są odpowiednie dla organizacji, niezależnie od tego, czy należą one do dużego, średniego, małego biznesu czy sektora publicznego.

Z kim mają kontakt pracownicy HR?

Rola działu HR w strukturze firmy jest nie do przecenienia. Pracownicy HR komunikują się ze wszystkimi działami bez wyjątku. Skalę interakcji można ocenić po prostu wyszczególniając poruszane kwestie. Obejmuje to dobór personelu, adaptację, szkolenia, certyfikację, zmiany umów o pracę (na przykład podwyższenie wynagrodzenia, przeniesienie pracownika na inną pracę), opłacenie urlopów, podróży służbowych, zwolnień lekarskich itp.

Dział HR ma szczególny związek z działem księgowości: to między nimi odbywa się główny obieg dokumentów. Tutaj z reguły pojawiają się główne trudności w związkach. Pracownicy HR przekazują informacje o pracownikach, kopie dokumentów kadrowych do działu księgowości oraz przekazują karty czasu pracy do naliczenia płac. Dlatego bardzo ważne jest, aby obieg dokumentów pomiędzy służbami był jasno określony i realizowany przez wszystkie osoby odpowiedzialne. Od tego często zależy to, czy pracownicy otrzymają na czas wynagrodzenie i inne świadczenia.

Zatem procesy ze złożonym obiegiem dokumentów obejmują organizację podróży i administrację raporty wstępne. Pierwszą z nich zajmuje się zazwyczaj biuro, drugą zaś dział księgowości. Ważne jest, aby wyraźnie zapisać sekwencję działań:

• Jak długo po rejestracji? przydział pracy pracownicy muszą zgłosić go do działu HR;
• Ile czasu zajmuje dział HR wydanie zamówienia na podróż służbową i certyfikat podróży;
• Ile czasu zajmuje działowi HR przesłanie do działu księgowości polecenia wysłania podróży służbowej do zapłaty? ze względu na pracownika płatności.

Jasne określenie i przestrzeganie wszystkich punktów algorytmu sprawi, że pracownik wyjeżdżający w podróż służbową otrzyma terminowo swoje należności płatności gotówkowe w związku z wyjazdem, a także bezproblemowo zdaj relację z wyjazdu służbowego.

Komentarz księgowego

Galina MEREZHKINA,

Księgowy miejski jednolite przedsiębiorstwo„Krasnojarsk mieszkalnictwo i użyteczności publicznej” (osada typu miejskiego Krasnyjar Obwód Wołgogradu):

– Rzeczywiście często zdarza się, że dokumenty wymagane przez dział księgowości, a nie dostarczone na czas przez obsługę kadrową, przeszkadzają w prawidłowym zarządzaniu księgowość w sektorze wynagrodzeń. Takie naruszenia mogą prowadzić do sankcje administracyjne wewnątrz organizacji, a także prowokować podatki i inspektoraty pracy, usługa migracji. Sprawa może skutkować nie tylko karami, których wysokość dla urzędników naruszających prawo pracy na pierwszy rzut oka nie jest zbyt duża (do 5000 rubli) (część 1 art. 5.27 kodeksu administracyjnego), ale także dyskwalifikacją menedżera na trzy lata (klauzula 2 art. 5.27 Kodeksu wykroczeń administracyjnych Federacji Rosyjskiej). Naraz ujednolicony schemat Nie ma przepływu dokumentów. Oznacza to, że organizacje mogą samodzielnie opracować system zarządzania dokumentami, uwzględniając ich specyfikę.

Przedmiot interakcji

Jeść typowe sytuacje, w którym dział personalny współdziała z innymi działami. Są one praktycznie niezależne od wielkości organizacji i branży, w której ona działa (patrz tabela na stronie 52). Ale są też specyficzne obiekty interakcji. Na przykład na przedsiębiorstwa państwowe gdzie dostęp tajemnica państwowa, z którymi mogą kontaktować się pracownicy HR specjalny dział. Od niego służba personalna otrzymuje listę stanowisk, dla których należy zawrzeć z pracownikiem standardowa umowa(umowa) o udostępnieniu tajemnicy państwowej (aneks do umowy o pracę). Z kolei funkcjonariusze ds. kadr przekazują do działu specjalnego dokumenty umożliwiające pracownikom uzyskanie takiego dostępu.

Obieg dokumentów kadrowych

Jednostka strukturalna	Obsługa HR odbiera	Usługa HR zapewnia
Wszystkie służby i działy	– Propozycje zmian i uzupełnień; – projekty regulaminów jednostek konstrukcyjnych, stanowisk pracy i instrukcji pracy; – informacje o nieobecnościach pracowników; – karty czasu pracy; – zadania związane z podróżami służbowymi; – rozkłady urlopów regularnych; – harmonogramy pracy personelu zmianowego; – wnioski o nabór pracowników i specjalistów; – charakterystyka pracowników na życzenie; – propozycje szkoleń zaawansowanych i szkolenia pracowników; – dokumenty dotyczące certyfikacji lub innych procedur oceny; – propozycje dotyczące pośrednictwa pracy, relokacji i zachęcania pracowników oraz nakładania kar na pracowników	– Kopie dokumenty administracyjne, – kopie postanowienia modelowe o jednostkach konstrukcyjnych oraz standardowych instrukcjach pracy i pracy; – zatwierdzone postanowienia o jednostkach konstrukcyjnych, pracy i instrukcjach pracy; – dokumentację organizacyjno-administracyjną dotyczącą organizacji pracy, wynagrodzeń i personel(wewnętrzny regulamin pracy, wyciąg z zatwierdzonego tabela personelu, kalkulacja standardów kadrowych, zatwierdzone harmonogramy wakacje itp.); – zatwierdzony plan-program szkolenie zawodowe pracowników oraz zaawansowane szkolenie menedżerów i specjalistów; – informacje o osobach naruszających dyscyplinę pracy, karty czasu pracy
Księgowość	Informacje o wynagrodzeniach pracowników (w celu wystawienia zaświadczeń)	– Karta czasu pracy; – kopie poleceń kadrowych dla pracowników, stażystów oraz wszelkich rodzajów płatności (zatrudnienie, zwolnienie, przeniesienie, urlop, podróż służbowa itp.); – notatki naliczające urlopy i zwolnienia; – dokumenty umożliwiające zwrot kosztów przejazdu badanie lekarskie przy zatrudnianiu kopie zaświadczeń ITU dla pracujących osób niepełnosprawnych
Dział Planowania i Ekonomii	– Wyciąg z budżetu dotyczący funduszu płac i funduszu spożycia; – informację o realizacji planowanych wskaźników ekonomicznych wypłaty wynagrodzeń	– Kopia tabeli personelu; – informację o wykorzystaniu funduszu wynagrodzeń, środkach przeznaczonych na realizację układ zbiorowy; – kalkulacja budżetu funduszu płac i funduszu konsumpcji przez centra odpowiedzialności finansowej
Biuro (sekretariat)	– Kopie zamówień na główne działania; – kopie dokumentów organizacyjno-administracyjnych związanych z działalnością działu (obsługi)	– Nazewnictwo spraw wydziałowych (służbowych); – dokumenty do przekazania innym organizacjom
Dział prawny	Niezbędne wnioski Przez kwestie prawne i wizy na dokumentach z znaczenie prawne	Projekty zarządzeń, regulaminów podziału strukturalnego, opisów stanowisk (do zatwierdzenia) pracowników, pracy i umowy cywilne, umowy o dokonanie zmian i uzupełnień do umów o pracę (dla czystości prawnej)
Służba Bezpieczeństwa	Formularze przepustek	Informacje o zwolnionych pracownikach, którzy nie zwrócili przepustek oraz o pracownikach, którzy zgubili przepustki

Jak opracowywać regulaminy

Zazwyczaj kwestiami interakcji pomiędzy oddziałami firmy, szczególnie jeśli jest duża, zajmuje się dział pracy i płac. Regulamin tworzony jest w formie odrębny dokument, zawierający informacje o relacjach wewnątrz organizacji.

W małe firmy Ta praca jest zwykle przydzielana specjalistowi ds. Zasobów ludzkich. Jeśli powierzono Ci opracowanie regulaminu współpracy Twojej służby z innymi działami organizacji, przede wszystkim dokładnie zapoznaj się z pracą wszystkich działów. Musisz wiedzieć, czym zajmują się główne działy produkcyjne i jak zbudowany jest biznes firmy, z którą współpracujesz.

Na początek możesz odbyć spotkanie z przedstawicielami innych służb i działów organizacji i znaleźć punkty interakcji: w jakich kwestiach będzie głównie odbywać się komunikacja. Ważne jest również zrozumienie, czego oczekują współpracownicy od działu HR. Wszystkie wspólne projekty, zadania i decyzje muszą być rejestrowane na piśmie, osoby odpowiedzialne za interakcję muszą zostać wyznaczone i zatwierdzone przez szefa firmy.

Jeśli chodzi o regulamin, wskazane jest opracowanie tego dokumentu tak, aby każdy wykonawca rozumiał, jaka jest jego rola. Im bardziej szczegółowo opisany zostanie proces interakcji, tym będzie on skuteczniejszy. Lepiej jednak unikać niepotrzebnej biurokracji.

Przed podpisaniem regulaminu nie zapomnij uzgodnić go ze wszystkimi zainteresowanymi stronami.

Dokumenty muszą być zatwierdzone przez wszystkie zainteresowane strony urzędnicy i oczywiście prawnik organizacji.

Główne cele i kwestie interakcji działu HR z innymi działami firmy z reguły znajdują również odzwierciedlenie w Regulaminie działu HR (obsługi) w sekcji „Interakcja w biurze”. Jeśli w podobny dokument, która działa w Twojej organizacji, nie ma takiej sekcji, możesz do niej wejść.

Harmonogram obiegu dokumentów

Jak już się przekonaliśmy, konieczne jest budowanie w oparciu o relacje z innymi służbami i podziałami strukturalnymi regulacje wewnętrzne. Jednym z takich przepisów może być harmonogram obiegu dokumentów. W istocie jest to schemat interakcji pomiędzy poszczególnymi działami, który opisuje przepływ dokumentów od momentu ich powstania do momentu przekazania do przechowywania. Powyższy wykres jest w dużej mierze dokument księgowy(za utworzenie, sprawdzenie, przetworzenie i przesłanie tego dokumentu do archiwum odpowiada dział księgowości) niż personel. Jednak za jego pomocą można rozwiązać wiele problemów związanych z przepływem dokumentacji personalnej. Jeżeli dokument ten nie został zatwierdzony w trakcie formacji polityka rachunkowości** organizacji możesz w każdej chwili opracować harmonogram, zatwierdzić go z przełożonym i zapoznać z nim do podpisu wszystkich pracowników. Sporządzony harmonogram uprawnia do żądania przedstawienia dokumentów ustalone terminy.

* Załącznik do Regulaminu obiegu dokumentów i dokumentów w rachunkowości, zatwierdzony przez Ministerstwo Finansów ZSRR 29 lipca 1983 r. Nr 105.

Jeśli polityka personalna organizacja to „oszczędność kosztów”, co odpowiada znacznej rotacji personelu, zwłaszcza pracowników, wówczas zarządzanie dokumentacją kadrową, które formalizuje zarządzanie personelem, musi być odpowiednie. Celem organizacji zarządzania dokumentacją kadrową w w tym przypadku: obserwuj prawo pracy po rejestracji stosunki pracy przy minimalnych kosztach. Koszty (wynagrodzenia pracowników działów HR) należy minimalizować. Właśnie taki cel postawiono przed szefem działu personalnego w sytuacji, która zostanie omówiona.

1. Opis sytuacji w firmie.

W 2012 roku grupa spółek liczyła 500 osób. Zarządzanie dokumentacją kadrową realizowało 3 pracowników działu HR (2 specjalistów i menadżer). Dokumenty specjalne nie sporządzano umów regulujących pracę wydziału; Rachunkowość przeprowadzono w standardowym programie 1C. Z każdym pracownikiem pracowaliśmy osobiście, pracownicy przynosili zgłoszenia bezpośrednio do działu HR. Zatrudnianie i zwalnianie odbywało się w dziale HR. Pracownik udał się do działu HR, usiadł z bezpłatnym specjalistą i czekał, aż specjalista skopiował jego dokumenty, wprowadził swoje dane do 1C, wydrukował dokumenty, podpisał dokumenty, zapoznał się z lokalnym regulamin, podpisałem się za nich.

W związku z otrzymaniem przez organizację zamówienia na początku 2013 roku, dział selekcji zapewnił napływ pracowników w ciągu sześciu miesięcy, a liczba ta wzrosła do 3000 osób. Skład pracowników przedstawia się następująco: 100 pracowników administracyjnych i zarządzających, 2900 pracowników ochrony i nadzoru (personelu roboczego). Rotacja personelu pracującego wynosi 10%. Organizacja ma zastosowanie metoda rotacyjna praca, co dwa tygodnie następuje „przegrupowanie”, czyli masowe zwolnienia pracowników, którzy zakończyli zmianę i nie chcą dalej pracować; i masowe przyjmowanie pracowników, którzy przyszli do pracy. Codziennie musisz obsłużyć do 50 zwolnień i do 50 spotkań. Załaduj zwykłe dni 10-15 pracowników i 10-15 zwolnień. Oprócz obsługi zwolnień (do 300 miesięcznie) i zatrudniania (do 300 miesięcznie) do zadań działu należy obsługa urlopów pracowników (do 200 miesięcznie), przetwarzanie wnioskowanych przez pracowników zaświadczeń o zatrudnieniu oraz kopii zeszytów ćwiczeń (do 100 dokumentów), organizacja rejestracji w banku karty wynagrodzeń(do 300 miesięcznie), przenoszenie pracowników z jednego obiektu ochrony do drugiego (do 500 miesięcznie), wydawanie około 80 nowych zeszytów pracy miesięcznie. Gromadzenie informacji dla kadry zarządzającej: narzędzia selekcji (w jaki sposób kandydat dowiedział się o wakacie), przyczyny zwolnień, raporty dotyczące zatrudnienia, zatrudniania i zwalniania (dzienne, tygodniowe, miesięczne).

Dział HR współpracuje ze służbą ochrony (jednostka bezpośrednio chroniąca obiekty, posiadająca strukturę: Kierownik działu ochrony - zastępcy kierowników - kierownicy działów - wyższe zmiany - ochroniarze/kontrolerzy) oraz z działem księgowości. Procedura pracy pozostała taka sama: brak przepisów, księgowość w standardowym programie 1C, osobista praca z każdym pracownikiem. Oświadczenia pracowników działu bezpieczeństwa zostały przekazane bez dokumentów potwierdzających, zaginęły i nie było możliwości sprawdzenia, czy dokumenty zostały złożone. Często sami pracownicy udawali się do działu kadr i składali swoje wnioski bez żadnego nagrania. Dokumenty zostały przekazane do działu księgowości w formacie i terminie według uznania pracowników działu personalnego, bez rejestrowania przelewu.

Pomimo tego, że do działu HR zatrudniono 3 osoby (obecnie było 5 specjalistów i kierownik działu HR), było widać, że dział nie radzi sobie z pracą. Przejawiło się to w następujący sposób:

W dni zmianowe pracownicy pozostawali w pracy do godz. 22.00, w dni normalne do godz. 20.00 za nadgodziny wypłacano regularnie za opóźnienia w pracy. Przez ostatnie pół roku nikt nie był na urlopie, bo nie było ku temu okazji. Wzrosła rotacja pracowników działu HR: w ciągu ostatnich sześciu miesięcy zmieniły się 3 osoby. Reklamacje z działu księgowości zgłaszane były codziennie, błędy w dokumentach (papierowych lub elektronicznych) wynosiły 18-20%, przekroczenie terminów dostarczenia dokumentów 20-25% (zamówienia urlopowe, zwolnienia, dokumenty do produkcji karty bankowe). Służby bezpieczeństwa otrzymały skargi: długi czas przetwarzania pracowników, opóźnienia w realizacji wniosków, utrata złożonych wniosków, nieterminowe przetwarzanie urlopów i zaświadczeń. Coraz częstsze są konflikty pomiędzy pracownikami działów kadrowo-księgowych i służbami bezpieczeństwa, a także konflikty pomiędzy pracownikami działu kadr. Pracownicy organizacji, zarówno obecni, jak i byli, zaczęli odwoływać się do inspekcji pracy i sądu w sprawie źle sporządzonych i nieterminowo sporządzonych dokumentów. Szef działu HR zwrócił się do Dyrektora Generalnego z pytaniem o zatrudnienie 3-4 osób więcej w dziale HR w celu normalizacji pracy. Jednak budżet firmy na to nie pozwalał. Szef działu HR odszedł, uznając, że przy tych zasobach nie da się zorganizować pracy.

2. Reorganizacja zarządzania dokumentacją kadrową w firmie

Nowemu szefowi działu HR postawiono cel: usprawnienie pracy działu bez zwiększania budżetu wynagrodzeń pracowników działu. Zadania są następujące:

• Upewnij się, że nie ma żadnych skarg ze strony działów bezpieczeństwa i księgowości;
• Zdobądź dokumenty w ustanowione przez prawo terminy;
• Zapewnienie, że pracownicy nie będą mieli żadnych skarg do organów zarządzających i kontrolnych w związku z przygotowaniem dokumentów personalnych.

Nowy szef działu HR przez 2 tygodnie (pomiędzy zmianami a rotacją) prosił pracowników, aby pracowali tak, jak pracują, w celu zapoznania się z sytuacją. Widząc wszystkie problemy opisane powyżej i biorąc pod uwagę wymóg kierownictwa, aby nie zwiększać liczby działów personalnych, kierownik działu personalnego wybrał intensywną ścieżkę - maksymalne skrócenie czasu przetwarzania dokumentów poprzez zmniejszenie bezproduktywnego czasu spędzonego.

Opracowano następującą taktykę:

• przepływ pracy;
• praca z bezpośrednim przełożonym, a nie z pracownikiem;
• regulowanie działalności działu HR;
• maksymalna automatyzacja w programie 1C.

2.1. Zasada: Usprawnienie zarządzania dokumentacją personalną.

Gotowanie owsianki dla rodziny to jedno, a gotowanie owsianki dla kompanii żołnierzy to co innego, podejścia są różne. Czym innym jest prowadzenie dokumentacji kadrowej dla 100-osobowej firmy z obrotem 10% w skali roku, a co innego, gdy firma zatrudnia 3000 osób i ma 10% miesięcznych obrotów. Istotą ciągłego zarządzania dokumentacją kadrową jest przygotowywanie dokumentów jak na taśmie, w strumieniu. Specjalista przetwarza więcej niż jedno zwolnienie, a następnie jedno spotkanie, ale przetwarza dużą liczbę podobnych dokumentów w danym okresie. Jednocześnie specjalista wykonuje wiele podobnych operacji z rzędu, koncentrując się na nich i nie rozpraszając się obcymi sprawami. Kierownik działu HR obserwując pracę swoich podwładnych zauważył bezproduktywną stratę czasu, jaką ma miejsce na linii montażowej, aby skrócić przestoje i zwiększyć efektywność wykorzystania czasu pracy. Zidentyfikowano problemy zmniejszające efektywność wykorzystania czasu i podjęto działania mające na celu ich wyeliminowanie, co przedstawiono w tabeli 1.

Tabela 1. Działania mające na celu wdrożenie zasady „Flow Workflow”.

Problemy
Jednocześnie w dziale zatrudniono lub zwolniono 6 osób, było głośno, specjaliści popełniali błędy przy wprowadzaniu danych osobowych, co powodowało niezadowolenie z działu księgowości. Pracownicy zmianowi to specyficzna kategoria, nie każdy ma czas, aby wziąć prysznic po pociągu i nie z każdym miło się rozmawia. Rejestrując do 100 osób dziennie, tacy pracownicy szybko doświadczyli wypalenia zawodowego wśród pracowników HR.	Pracownicy czekają w lobby i nie wchodzą do działu HR. Pracownicy działu kadr wychodzą co pół godziny w okresie międzyzmianowym oraz co 15 minut w dni zmiany i odbierają dokumenty dotyczące zatrudnienia i zwolnienia. Odpowiadaj na pytania. W tym celu umieszczono plakaty ostrzegawcze: „Poczekaj na korytarzu, oni do ciebie wyjdą”. Zaalarmowano funkcjonariuszy dyżurujących na piętrze i szefów ochrony. Pracowników, mimo wszelkich prób, aby dostać się do biura, kategorycznie zatrzymywano tymi samymi zwrotami: „Poczekajcie na korytarzu, wyjdą do was”. Gdy dokumenty są już gotowe, specjaliści działu HR udają się do pracowników, podpisują od nich dokumenty i przekazują je pracownikom.
Pracownicy działu HR byli odwróceni od wprowadzania danych, każdy zajmując się pracą niewymagającą kwalifikacji – zbieraniem i kopiowaniem dokumentów. Spadła dokładność wprowadzania danych, pojawiły się skargi ze strony działu księgowości.	W dni wolne od pracy pojedynczo przychodzili niezależni specjaliści, aby odebrać dokumenty pracownicze. W dni zmianowe wyznaczano oficera dyżurnego, który jedynie zbierał dokumenty i kopiował wszystkie niezbędne dokumenty. Inni pracownicy już tego nie robili, koncentrując się na wprowadzaniu danych. Zadaniem dyżurnego było sprawdzenie, czy kandydat wypełnił formularz zgłoszeniowy i tyle niezbędne dokumenty, wszystkie dokumenty trafiają do osobnej paczki i tyle zmontowane pakiety(8-10 sztuk) przynoszone są do urzędu, dyżurny wykonuje kopie dokumentów niezbędnych do spraw osobistych i przekazuje je specjalistom. Po zwolnieniu sprawdź wypełnienie wniosku, wyjaśnij dostępność karty wynagrodzeń i wystaw arkusz obejściowy.
W aktach pracy i aktach osobowych panował bałagan, osoby zwolnione i nieopłacone wraz z zatrudnionymi itp., co utrudniało odnalezienie akt osobowych. Często akta osobiste leżały tygodniami w pudełkach, niezapisane nazwiskiem.	W zakresie przechowywania zeszytów pracy zapanował porządek. Zeszyty ćwiczeń są uporządkowane według organizacji, według pierwszej litery w organizacji. Zeszyty pracy zwolnionych (i nieopłacanych) i nieobecnych pracowników zostały specjalnie wybrane, aby nie zawracali sobie głowy poszukiwaniami. Wprowadzono porządek - oddzielne przechowywanie akta osobowe pracowników pracujących, zwalnianych i nieobecnych, uporządkowane według nazwisk i organizacji. Wprowadzili zasadę – aby zeszyty pracy i akta osobowe rozdawać nie później niż tydzień po zarejestrowaniu pracowników.
Szafki z zeszytami ćwiczeń znajdowały się w sąsiednim pokoju. Szafy z aktami osobowymi umieszczane były wyłącznie przez organizacje (zarówno zatrudnione, jak i zwolnione).	Przebudowano meble: szafki z zeszytami ćwiczeń i zużytymi aktami osobistymi przeniesiono do biura, w którym pracują specjaliści. Akta osobowe nieobecnych i zwolnionych umieszczano w sąsiednim pomieszczeniu (archiwum). Pozwoliło to ograniczyć poruszanie się po lokalu i poszukiwanie dokumentów konkretnego pracownika.
Podczas rejestracji zbierane były umowy o pracę, które następnego dnia były podpisywane przez kierownika, a następnie rozdawane bezpośrednim przełożonym do podpisu przez pracowników, a ich kopie wręczane były pracownikom. Kopię należy zwrócić organizacji. Często zdarzało się, że kontrakty ginęły – nie docierały do ​​pracowników, co powodowało ich niezadowolenie, lub nie docierały do ​​działu HR, co jest naruszeniem dokumentacji kadrowej.	Zdecydowano o udzieleniu pełnomocnictwa do podpisywania umów o pracę zastępcy kierownika, który podczas zmian zmianowych przebywał stale w swoim biurze i mógł podpisywać umowy o pracę. W tych dniach specjaliści z działu HR swobodnie odwiedzali zastępcę przez cały dzień, podpisali umowy i przekazali swoje kopie pracownikom, wstrzymano skargi pracowników na brak umów, a wszystkie kopie umów dla organizacji były dostępne.
Proces uzupełniania ton ksiąg rudy (do 300 miesięcznie) jest pracochłonny, gdyż nie pozwala na poprawki, wymaga uwagi i koncentracji.	Biorąc pod uwagę, że większość zeszytów ćwiczeń tak robi standardowe wpisy, wykonano pieczątki dla nazw wszystkich organizacji holdingu, pieczątki „Rozwiązanie umowy o pracę...”, „Przyjęty na ochroniarza”, „Przyjęty na kontrolera”, „Kopia jest prawidłowa. Dyrektor generalny Iwanow A.A.”, „Działa do chwili obecnej”.
Codziennie napływały wnioski o urlopy (niezgodne z harmonogramem) i zaświadczenia. Po rejestracji bezpośredni przełożeni przyszli, aby dowiedzieć się, czy urlopy zostały wydane i zgłosić roszczenia przedwczesna rejestracja wakacje.	Postanowiono rygorystycznie zbierać wnioski o urlopy i zaświadczenia konkretne daty- dwa razy w miesiącu od 01 do 06 i od 15 do 21 urlopy były kumulowane, przekazywane do działu personalnego i sformalizowane ściśle zgodnie z określony czas zgodnie z harmonogramem pracy działu. W pozostałych terminach zgłoszenia nie zostały przyjęte. Po zakończeniu wszystkich wakacji generowano raport i przesyłano go do służb bezpieczeństwa w celu zatwierdzenia. Po uzgodnieniu protokołu roszczenia z tytułu rejestracji urlopowej nie zostały uwzględnione.
Wnioski pracownicy wypełniali na kartkach papieru. Rejestracja pracowników jest utrudniona pisemne oświadczenia. Wnioski były wypełniane błędnie i powoli.	Dla działu HR opracowano formularze aplikacyjne, które wymagały jedynie danych faktycznych i podpisu pracownika. Przyspieszono proces rozpatrywania wniosków pracowniczych.
Do zatrudnienia pracowników i kadry kierowniczej zastosowano jeden formularz aplikacyjny (doświadczenie poprzednia praca, edukacja itp.). Skierowania do pracy i zgodę na przetwarzanie danych osobowych wypełniano na osobnych kartkach, pracownicy się pomieszali, a dokumenty zaginęły.	Ankieta została przerobiona, w ankiecie dla pracowników tylko większość niezbędne informacje do napełniania, co umożliwiło przyspieszenie procedury napełniania przez pracowników. W ankiecie zawarto skierowanie do pracy z ochrony oraz zgodę na przetwarzanie danych osobowych. Jeden dokument wywołał mniejsze zamieszanie wśród pracującego personelu.
Specjaliści działu HR poprosili pracownika ustnie o informację na temat narzędzi selekcji („Skąd dowiedziałeś się o pracy”)? Często pracownikowi trudno było to wyjaśnić, a specjaliści zapominali o informacjach.	Do ankiet dla pracowników wprowadzono sekcję „Skąd dowiedziałeś się o pracy”, która zawierała listę źródeł informacji, które pracownik musiał jedynie zaznaczyć, to, które było mu potrzebne; Wprowadzając dane, specjalista HR opierał się na dokumencie, a nie na przekazie werbalnym.
Wprowadzone innowacje należało przekazać bezpośrednim przełożonym służby bezpieczeństwa.	Dla bezpośrednich przełożonych przeprowadzane są cykliczne (cotygodniowe) szkolenia w zakresie terminów i formy składania dokumentów (cotygodniowe), a dla kandydatów na bezpośrednich przełożonych udzielane są konsultacje indywidualne.

2. Zasada: Pracuj z bezpośrednim przełożonym, a nie z pracownikiem.

Trzeba było porzucić indywidualne podejście do każdego pracownika i przejść do koncepcji „pracy z bezpośrednim przełożonym”. Bezpośrednimi przełożonymi byli starsi oficerowie zmiany i szefowie działów bezpieczeństwa. Pracownicy działu HR kontakt z personelem pracującym mieli jedynie podczas zatrudniania i zwalniania. Zasada ta została uzgodniona z kierownictwem służby bezpieczeństwa, ponieważ wymagana była ich pomoc. Aby wdrożyć tę zasadę, przeprowadzono działania przedstawione w tabeli 2.

Tabela 2. Działania na rzecz wdrożenia zasady „Pracy z menedżerami”

Problemy	Działania mające na celu rozwiązanie problemów
Przyjmując zatrudnienie, pracownicy po rejestracji nie wiedzieli, do której placówki się udać, zadawali pytania pracownikom działu personalnego	Wydawanie formularzy notatek pracownikom krótkie instrukcje na żądanie dokumentów. Na notatkach bezpośredni przełożeni podawali adres placówki, do której pracownik podróżował, swoje imię i nazwisko oraz numer telefonu
Pracownicy często sami przynosili oświadczenia do działu kadr. Dokumenty z ochrony przyjmowano bez nagrania, terminy nie były znane. Nie było możliwości sprawdzenia przekazania dokumentów.	Wszystkie dokumenty do rejestracji od bezpośrednich menedżerów zaczęto przyjmować zgodnie ze specjalnym rejestrem, który miał sekcje. W rejestrze tym kierownicy wpisali i podpisali pełne imię i nazwisko wnioskodawcy, rejestr tworzono codziennie, a następnego dnia, dokładnie o godzinie 9:00, zastępca kierownika przynosił rejestr i dokumenty i przekazywał je dyrektorowi. kierownik działu personalnego do podpisu. Teraz każdy mógł znaleźć zapis konkretnej aplikacji.
Dotychczas zlecenia urlopowe, zaświadczenia i dokumenty do podpisania lub wydawania pracownikom były odbierane przez pracowników lub ich bezpośrednich przełożonych w sposób chaotyczny.	Tace zakupiliśmy zgodnie z ilością wskazówek i umieściliśmy tace w formie półki w pomieszczeniu ochrony. Pracownicy działu HR rozkładali wypełnione dokumenty do podpisu przez pracowników lub do dostarczenia na te tace, a szefowie działu bezpieczeństwa pobierali je z tac w dogodnym dla siebie czasie, nie przeszkadzając pracownikom działu HR.
Pracownicy zadawali pytania dotyczące istoty pracy, ubiegania się o urlop, zwolnienia, wynagrodzenia, uzyskiwania zaświadczeń itp. Pracownicy działów HR doradzali pracownikom osobiście i przez telefon	Wszystkie kwestie, które dotychczas kierowali do działu HR, teraz są w gestii bezpośrednich menadżerów. W przypadku braku odpowiedzi na pytania pracowników kierowano do pomieszczeń ochrony, wywieszano stosowne zawiadomienia, a pracownikom działu HR zakazano udzielania jakichkolwiek wyjaśnień. Dotyczyło to również rozmów telefonicznych.

2.3. Zasada: Regulacja działalności działu HR.

Razem z innymi przyjęto i rygorystycznie przyjęto zasadę regulowania pracy działu personalnego projekt regulacyjny relacje pomiędzy działami księgowości i kadr; służba bezpieczeństwa i dział zasobów ludzkich. Wymagało to opracowania i wdrożenia szeregu regulacji korporacyjnych. Po przestudiowaniu specyfiki interakcji między działami kierownik działu HR zaproponował Regulamin interakcji działu HR i służby bezpieczeństwa, Regulamin interakcji działu księgowości i działu HR, który ściśle opisywał terminy świadczenia dokumentów. Opracowano także standard obiegu dokumentów kadrowych wraz z wzorami wykonania dokumentów, ustanawiający standard jakości realizowanych dokumentów. Opracowano także harmonogram pracy działu, ustalając rytm pracy, który jasno obrazował okresy pracy nad określonymi dokumentami. Przygotowano również instrukcje krok po kroku dotyczące pracy w programie 1C dotyczące podstawowych procedur rejestracyjnych, dokładnie w modyfikacji programu, która została osiągnięta w tej organizacji. Dodatkowo sporządzono listę raportów działu HR ze wskazaniem osób odpowiedzialnych, co wyeliminowało niepewność co do odpowiedzialności za poszczególne raporty. Opracowano także schemat głównych procesów biznesowych w formalizacji stosunków pracy (zwolnienie, zatrudnianie, przesunięcia personelu, urlopy), który odzwierciedlał kolejność pracy wszystkich działów biorących udział w tych procesach. Oto lista przygotowanych regulaminów:

1. Korporacyjny standard HR
2. Harmonogram pracy działu HR
3. Regulamin współpracy ze służbą bezpieczeństwa
4. Regulamin współpracy z działem księgowości
5. Lista raportów
6. Instrukcje dotyczące pracy z programem 1C
7. Opis procesów biznesowych związanych z rejestracją stosunków pracy

Projekt regulaminu został uzgodniony z zainteresowanymi departamentami i zarządem.

2.3. Zasada: Maksymalna automatyzacja.

Kolejnym pomysłem była dodatkowa automatyzacja w programie 1C, w celu ograniczenia formalności programu WORD i zwłaszcza ręcznie. W procesie ustalania punktów niezbędnych do automatyzacji brał udział cały dział. Pracownicy chętnie sugerowali: „Zautomatyzujmy to też!” Ta część wymagała pewności koszty materiałów. Organizacja zatrudniała programistę 1C. Aby go przyciągnąć ten projekt kierownictwo zostało poproszone o określenie liczby godzin, w których specjalista będzie rozproszony, w celu obliczenia kosztów, jakie będzie musiał ponieść. Plan automatyzacji i ilość wymagane godziny Prace powstały wspólnie z programistą 1C. Listę zautomatyzowanych zadań i czas pracy nad nimi przedstawia tabela 3.

Tabela 3. Automatyzacja w 1C

	Lista zadań automatycznych	Jakie problemy można rozwiązać poprzez automatyzację?	Czas, godziny
1	W załączeniu wzory umów o pracę z możliwością pobrania umowy zawierającej dane osobowe pracownika, dane organizacyjne, warunki płatności (wynagrodzenie, stawka taryfowa), warunki pracy (praca rotacja lub praca zmianowa) z możliwością wyboru kategorii pracowników: Ochroniarz Zmiana, Zmiana Ochroniarza, Zmiana Kontrolera, Zmiana Kontrolera, Specjaliści i menadżerowie, z możliwością wyboru pracy w oparciu o parametry/zmianę.	Organizacja zatwierdziła wzory umów o pracę dla każdej kategorii pracowników, których tekst uwzględnia specyfikę pracy. Przesyłanie gotowych umów o pracę z 1C pozwala wyeliminować błędy przy wypełnianiu umów o pracę i skraca czas realizacji spotkań.	8
2	Formularz „Wykaz dokumentów” jest dołączony do dokumentu 1C „Zatrudnienie dla organizacji”. Formularz zawiera: nazwę organizacji, imię i nazwisko, wykaz dokumentów w akta osobiste pracownik.	Eliminuje ręczne napełnianie inwentaryzacja akt osobowych, przyspiesza rejestrację wizyt.	2
3	Formularz „Świadectwo pracy” został dołączony do katalogu „Pracownik Organizacji”. Formularz zawiera: blankiet firmowy organizacja, imię i nazwisko, stanowisko pracownika, daty przyjęcia (dla pracownika) i zwolnienia (dla osoby zwolnionej), numer i data postanowienia o przyjęciu (zwolnieniu).	Eliminuje ręczne zakurzanie certyfikatów i przyspiesza prace nad przygotowaniem dokumentów.	2
4	Formularz „Dokument przyjęcia” stanowi załącznik do zamówienia. Dopisek jest wymagany ze względu na konieczność rejestracji w innych działach. Zawiera informacje: imię i nazwisko, organizację, stanowisko, informację o zeszycie ćwiczeń (wymagane dla działu licencyjnego), listę ocen wydziałowych. Utworzono specjalny rejestr do wprowadzania danych do zeszytu ćwiczeń.	Eliminuje ręczne zakurzanie dowodu akceptacyjnego i przyspiesza pracę nad przygotowaniem dokumentów.	4
5	Do postanowienia o przyjęciu załączany jest formularz „Wniosek o odliczenie książeczki pracy”. Formularz zawiera imię i nazwisko pracownika oraz treść wniosku.		2
6	Formularze w załączeniu” Dodatkowa umowa” (2 formularze - zmiana stanowiska, zmiana wynagrodzenia) do przeniesienia personelu w dokumencie „Przeniesienie personelu organizacji”.	Eliminuje konieczność ręcznego wypełniania formularzy oraz przyspiesza realizację przelewów i przelewów.	2
7	Formularz stanowi załącznik do zamówienia akceptacji „Okładka zeszytu ćwiczeń”. W raporcie wybiera się trzech pracowników, a na środku arkusza drukowane jest imię i nazwisko pracownika oraz linie podziału do wycięcia. Wydrukowano i włożono do zeszytów ćwiczeń.	Ponieważ musimy wypełnić dużą liczbę nowych zeszytów ćwiczeń, załączono niniejszy formularz. Eliminuje konieczność ręcznego wypełniania wniosków i skraca czas przetwarzania wizyt.	3
8	Formularz stanowi załącznik do zlecenia odbioru „Wzór książeczki pracy”. W formularzu znajdują się nazwy kolumn zgodnie z książeczką pracy, odpowiednio ponumerowane, wielkość wierszy i kolumn dostosowana jest do formatu dziennika, wpisywane są: imię i nazwisko, stanowisko, data przyjęcia, numer karty pracy. Wydrukowano i wklejono do gazety.	Eliminuje konieczność ręcznego wypełniania dziennika i przyspiesza proces umawiania spotkań.	3
9	Formularz „Pełnomocnictwo do otrzymania karty” stanowi załącznik do zamówienia. Formularz zawiera: dane powiernik(specjalista działu kadr – wybrany z listy), dane mocodawcy, treść pełnomocnictwa, dane bankowe. Podpisano i przesłano do banku w celu otrzymania kart.		3
10	Wgranie plików bankowych z podziałem numerów rachunków bieżących wśród pracowników (w przypadku przelewów wynagrodzeń).	Eliminuje konieczność ręcznego wypełniania formularzy i przyspiesza wydawanie kart wynagrodzeń pracownikom.	8
11	Opracowano specjalny raport służący do zbierania statystyk dotyczących przyczyn zwolnień: W przypadku zwolnienia pracownika pole wypełnia się wybierając przyczynę zwolnienia: Warunki pracy/Relacje w zespole/Wynagrodzenie/Z inicjatywy pracodawcy. Raport generowany jest w formie: imię i nazwisko, kierunek, powód zwolnienia.		4
12	Opracowano specjalny raport w celu zebrania statystyk dotyczących narzędzi selekcji: Media/Internet/Przyjaciele, Kampania Poleć znajomemu/Agencje/Pracowano i zwrócono. Raport generowany jest w postaci: imię i nazwisko, kierunek, narzędzie selekcji.	Zbieranie danych statystycznych stało się łatwiejsze; wystarczy zapytać pracownika i wybrać powód z listy. Umożliwia dokonanie selekcji dla dowolnego działu na zlecenie menadżera.	4
13	Raport z akcji „Poleć znajomemu” w formie: Nr/imię i nazwisko nagrodzonego pracownika/imię i nazwisko pozyskanego pracownika. Wygenerowano: po wybraniu narzędzia selekcji „Awans” pojawia się dodatkowe pole - Wybór rekomendowanego pracownika z listy.	Ułatwia zbieranie danych statystycznych. Eliminuje ręczne odkurzanie listy pracowników do premii w ramach promocji „Poleć znajomego”.	4
14	Automatyzacja rekompensaty za urlop: Przy obliczaniu warunków pracy, które dają prawo do rekompensaty za urlop w przypadku zwolnienia, nadwyżki w wysokości mniejszej niż pół miesiąca są wyłączone z obliczeń, a nadwyżki w wysokości co najmniej pół miesiąca są zaokrąglane w górę do pełny miesiąc. Pół miesiąca oznacza okres 15 dni.	Program 1C nie uwzględnił tych przepisów, co spowodowało zwrot dokumentów z działu księgowości i ręczne przeliczenie wynagrodzeń. Skrócono zwrot dokumentów, przyspieszając rejestrację zwolnień.	5
15	Dodano typ urlopu - "Dodatkowy urlop", dni - wprowadzane ręcznie, płatność na podstawie średnich zarobków.	Z uwagi na to, że na terenie jest oddział z urlopami dodatkowymi, są też pracownicy, którzy mają do tego prawo dodatkowy urlop(świadczenia w związku z likwidacją Wypadek w Czarnobylu, świadczenia dla rodziców z niepełnosprawnym dzieckiem itp.) dokonano dopłat. automatyzacja. Eliminuje konieczność ręcznego rejestrowania takich urlopów.	3
16	Przy zatrudnieniu pracownika adres meldunkowy jest automatycznie wpisywany do adresu zamieszkania (domyślnie). Jeśli istnieje drugi adres, wprowadź go ręcznie.	Eliminuje konieczność ponownego wpisywania adresu i przyspiesza rekrutację.	1
17	W wykazach zleceń przyjęcia, nakazów zwolnienia, nakazów urlopu, nakazów przeniesienia personelu dodano kolumnę „Kierunek”, w kolumnie „Imię i nazwisko” - odzwierciedlone jest nazwisko Imię Patronimiczne.	Ponieważ organizacja posiada wiele działów (zwanych „Kierunkami”), aby prowadzić ewidencję statystyczną i sporządzać raporty, konieczna jest znajomość kierunków, w jakich zatrudniani są pracownicy. Ta automatyzacja eliminuje wyszukiwanie ręczne pracowników w obszarach i przyspiesza zbieranie danych statystycznych.	3
18	W dokumencie grafiku automatycznie wpisywane są następujące dane: kierownik, odpowiedzialna osoba(jeśli wybrano z listy).	Eliminuje konieczność ręcznego wypełniania formularzy i przyspiesza rejestrację zwolnień.	1
19	Wykaz lokalnych aktów prawnych, z którymi pracownicy muszą się zapoznać, znajduje się w formularzu umowa o pracę Z dodatkowe rekwizyty"Podpis", osobny arkusz zapoznanie się lub zapoznanie z magazynem nie jest sformalizowane.	Eliminuje rejestrację dodatkowy dokument lub czasopismo, przyspiesza proces nominacji.	2
20	C Do zakładki „Pracownik” dodano zakładkę „Parametry”, do której dodano flagę „Specjalne” wraz z opisem oraz flagę „Nieobecny” i jej opis. Pracownicy posiadający flagę „specjalny” są zaznaczeni na liście na niebiesko, pracownicy posiadający flagę „nieobecny” są zaznaczeni na czerwono.	Ponieważ wśród personelu pracującego jest wystarczająco dużo pracowników opuszczających swoje miejsce pracy zwolnienie bez rejestracji, ustalono ich księgowość, wyróżniają się światłem i są z nich wykluczone raporty statystyczne przez pracowników organizacji. Wśród personelu pracującego są pracownicy, którymi należy się zająć szczególną uwagę(kobiety w ciąży, skazanych robotników, osoby niepełnosprawne itp.), są one wyróżnione kolorem, co pomaga uwzględnić ich cechy.	3
21	Utworzono specjalny katalog taryf, dla każdego obiektu przypisana jest odpowiednia taryfa do taryfy poprzez wybór odpowiedniego obiektu.	Aby wyeliminować ręczne ustawianie stawek taryfowych, stworzono podobny katalog taryfowy, co eliminuje błędy przy przypisywaniu taryfy i przyspiesza rejestrację wizyt.
22	Zorganizowane sprawdzanie błędów przy wprowadzaniu danych. Po wybraniu opcji „Wygeneruj raport weryfikacyjny” wyświetli się tabela wskazująca błędnie zaznaczone pola ( dodatkowe spacje, nieprawidłowa liczba cyfr, dodatkowe znaki). Zorganizowano kontrolę, aby upewnić się, że nie ma stawki celnej. Jeśli stawka taryfowa nie jest przypisany do danej osoby – raportuje program.	Duża liczba dokumentów zwiększa prawdopodobieństwo błędów, aby zmniejszyć wpływ ” czynnik ludzki„Te specjalne kontrole zostały wprowadzone.	4
23	Wysłano wiadomość o wpisie osoby o tym samym imieniu i nazwisku. Wpisując dane osobowe takiej osoby, program prosi o sprawdzenie, czy jest to istniejący pracownik, czy też nowa osoba z identycznym pełnym imieniem i nazwiskiem.	Na duże ilości pracownikom wzrasta prawdopodobieństwo pojawienia się imienników i imienników, wprowadzono specjalną kontrolę w celu wyeliminowania błędów;	3
24	Obowiązywał zakaz używania tego samego numeru personalnego (co pozwalało standardowy program) z 6 osobami pracującymi jednocześnie w tej samej bazie danych.	Przy pracy w programie jednocześnie 5 osób, to samo numer personelu został przydzielony kilku osobom, co spowodowało skargi działu księgowości, gdyż nie można było zidentyfikować pracownika. Błąd został już usunięty.	4
	Suma godzin pracy dla dodatkowej automatyzacji		78

Koszt wprowadzenia automatyzacji wyniósł 150 000 USD. ( wynagrodzenie programista) /168 (ilość godzin pracy w miesiącu) x78 = 69640 USD

Oszczędności z tytułu płacenia nadgodzin pracownikom działu HR po wdrożeniu wszystkich działań wyniosły: 72 godziny (3 pracowników było opóźnionych trzy razy w tygodniu po 2 godziny w miesiącu) x (42 000 USD (wynagrodzenie specjalisty HR) / 168 (liczba godzin pracy w miesiącu) = 18 000 USD miesięcznie. Zatem koszty zwrócą się w ciągu 4 miesięcy.

Wdrożenie działań trwało sześć miesięcy, wszystkie 4 zasady były wdrażane równolegle.

Wyniki reorganizacji zarządzania dokumentacją kadrową.

W wyniku podjętych działań skargi ze strony ochrony praktycznie zniknęły (nie więcej niż 1 miesięcznie), zaczęto sporządzać 96% dokumentów o wymaganej jakości, 98% terminowo, co znacznie zmniejszyło skargi ze strony księgowości departamentu (2-4 proc.), skargi pracowników trafiały do ​​organów kontrolnych (w ciągu ostatnich sześciu miesięcy ani jednej skargi). Po sześciu miesiącach od wdrożenia działań wyniki pozostały stabilne; wymagane jest jedynie utrzymanie ustalonych zasad.

Aby dodać komentarz zaloguj się lub zarejestruj