Tworzenie sztabu pracowników. Procedura tworzenia tabeli personelu

Jednym z ważnych dokumentów, zarówno w przypadku usług kadrowych, jak i usług finansowych, jest tabela personelu, co pozwala na wizualizację istniejącej struktury organizacji i personelu, a także całkowitego funduszu wynagrodzeń. Mimo że ten dokument zastosowane wystarczająco od dawna W prawie wszystkich organizacjach pracownicy HR mają pytania dotyczące procedury jej tworzenia.

Tabela personelu jest dokumentem organizacyjnym i administracyjnym, w którym określana jest struktura, personel i całkowita liczba organizacji, wykaz stanowisk, zawodów ze wskazaniem kwalifikacji i wynagrodzeń oraz ewentualnych dodatków na każde stanowisko.

Obecnie obowiązek pracodawcy dotyczący prowadzenia tabeli personelu nie jest zapisany w prawie, a obecność tego lokalnego aktu prawnego ma charakter doradczy.

Żaden akt prawny nie nakłada na pracodawcę obowiązku prowadzenia tabeli kadr. Jest o tym mowa jedynie w Kodeksie pracy. W artykułach 15 i 57 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej funkcja pracy przez pracownika rozumie się pracę według stanowiska zgodnie z tabelą zatrudnienia, zawodem, specjalnością wskazującą kwalifikacje, konkretny typ praca przydzielona pracownikowi. Nie oznacza to jednak, że organizacja nie potrzebuje takiego dokumentu.

W praktyce brak tabeli personelu w przedsiębiorstwie lub firmie jest postrzegany przez organy kontrolne jako naruszenie prawa pracy i ochrony pracy i wiąże się z nałożeniem kara administracyjna dla urzędników w wysokości od tysiąca do pięciu tysięcy rubli; NA osoby prawne- od trzydziestu tysięcy do pięćdziesięciu tysięcy rubli lub administracyjne zawieszenie działalności na okres do dziewięćdziesięciu dni, na podstawie art. 5.27 Kodeksu w sprawie Przestępstwa administracyjne Federacja Rosyjska.

Niesporządzenie tabeli personelu jest obarczone innymi konsekwencjami. Przykładowo, jeżeli pracownik zostanie zwolniony w związku z redukcją etatu i złoży pozew przeciwko pracodawcy, temu ostatniemu będzie dość trudno udowodnić, że zwolnienie pracownika było rzeczywiście uzasadnione.

Dlatego zdecydowanie zaleca się, aby wszyscy pracodawcy nie zaniedbywali przygotowania harmonogramów zatrudnienia. Ale w jakiej formie powinien zostać sporządzony - rekomendacyjny lub dostosowany do potrzeb organizacji - pracodawca decyduje samodzielnie.

Dla wygody sporządzania tabeli personelu zapewniono ujednolicony formularz T-3, zatwierdzony Uchwałą Państwowego Komitetu Statystycznego Federacji Rosyjskiej „W sprawie zatwierdzenia ujednoliconych form podstawowych dokumentacja księgowa w sprawie rozliczania pracy i jej zapłaty” z dnia 05.06.2004 nr 1. Formularz ten nie jest obowiązkowy, ma jedynie charakter doradczy. Mimo to zaleca się stosowanie ten formularz w działaniu, ponieważ zawiera wszystkie niezbędne szczegóły.

W ujednolicona forma T-3 Informacje „Tabela personelu” wprowadza się według następujących zasad:

Nazwa organizacji – musi być podana dokładnie zgodnie z nazwą widniejącą w dokumenty założycielskie. W przypadku, gdy organizacja posiada zarówno nazwę pełną, jak i skróconą, dopuszczalne jest użycie dowolnej nazwy. Aby uniknąć pytań i kontrowersyjne sytuacje wskazane jest ujednolicenie zasad wypełniania szczegółowych informacji w lokalnym akcie regulacyjnym dotyczącym dokumentacji i obiegu dokumentów (regulaminy, instrukcje);

Kod OKPO zawiera 8-bitowy kod identyfikacyjny przedsiębiorstwa lub organizacje zgodnie z „Ogólnorosyjskim klasyfikatorem przedsiębiorstw i organizacji”. Dane na ten temat pochodzą z biuletyn organ statystyki państwowej;

- „Numer dokumentu”. Na wstępna kompilacja tabela personelu ma przypisany numer 1, a następnie jest stosowana numeracja ciągła. W przypadku organizacji, w których tabela personelu często podlega zmianom, zaleca się wprowadzenie osobnej numeracji tabeli personelu z oznaczeniem literowym (na przykład „shr”).

- „Data kompilacji”. Wskazany aktualna data, który wpisuje się w specjalnie wyznaczonej kolumnie w formie „dd.mm.rrrr”. Należy zauważyć, że data przygotowania i godzina wprowadzenia tabeli personelu mogą się różnić;

Kolumna „Za okres” wskazuje okres ważności tabeli personelu i datę jej wejścia w życie.

Pieczęć zatwierdzenia dokumentu zawiera szczegóły zamówienia, które zatwierdziło dokument, a także całkowita ilość jednostki kadrowe organizacji.

- Kolumna 1 „Nazwa jednostki strukturalnej”.Nie ustalono zasad ustalania trybu wpisywania nazw jednostek strukturalnych do tabeli personelu. Jeśli o czym mówimy o organizacji komercyjnej z reguły nie ma ograniczeń w nazwach działów strukturalnych, poza wymogami terminologicznymi i ogólnie przyjętymi pojęciami i definicjami (nie zaleca się nazywania podziały strukturalne niejasny w obcych słowach). Istnieją jednak organizacje, w których szereg świadczeń zapewnianych pracownikom po przejściu na emeryturę (na przykład świadczenia medyczne i instytucje edukacyjne, przedsiębiorstwa, które obejmują produkcję z szkodliwe warunki praca). Dlatego zadanie prawidłowego odzwierciedlenia nazw jednostek strukturalnych w tabeli personelu przypada na dział HR lub dział organizacji i wynagrodzeń. Aby było łatwiej w pracy w tym kierunku istnieją klasyfikatory branżowe niebezpieczne branże lub nazewnictwo nazw działów strukturalnych, a także podręczniki taryfowe i kwalifikacyjne, klasyfikatory ogólnorosyjskie, Lista nr 1 produkcji, pracy, zawodów, stanowisk i wskaźników prace podziemne, na stanowiskach pracy o szczególnie szkodliwych i szczególnie trudnych warunkach pracy, przy których zatrudnieniu przysługuje prawo do emerytury preferencyjne warunki oraz Wykaz nr 2 branż, zawodów, zawodów, stanowisk i wskaźników charakteryzujących się szkodliwymi i trudnymi warunkami pracy, w których zatrudnienie daje prawo do emerytury na preferencyjnych warunkach. Nazwy działów są oznaczone grupami: zarządzanie lub część administracyjna(takie działy obejmują dyrekcję, księgowość, dział personalny itp.); jednostki produkcyjne; jednostki pomocnicze lub usługowe. Z reguły lokalizacja nazw działów strukturalnych w większości organizacji odpowiada tej kolejności. Wyjątek stanowią przedsiębiorstwa, których głównym przedmiotem działalności jest handel. Nie ma takich firm jednostki produkcyjne, oraz istnieją działy sprzedaży lub działy handlowe, które są ściśle powiązane z działami logistyki (ten ostatni w w tym przypadku serwują). Do działów wspierających zalicza się zazwyczaj dział zaopatrzenia, serwisy naprawcze itp.

- kolumna 2 „Kod”zwykle oznacza miejsce jednostki strukturalnej w hierarchicznej strukturze organizacji. Przeznaczony jest także dla wygody zarządzania dokumentami (szczególnie dla dużych przedsiębiorstw). Za pomocą kodowania wskazuje się miejsce mniejszych jednostek w strukturze dużych. Na przykład w obrębie departamentów znajdują się dyrekcje, w departamentach znajdują się departamenty, w obrębie departamentów istnieją grupy. Jeśli wydział jest wyznaczony kod cyfrowy 01, wówczas dział w obrębie działu otrzyma odpowiednio numer 01.01. Działy i grupy wyznaczane są w ten sam sposób.

- Kolumna 3 „Stanowisko (specjalność, zawód), stopień, klasa (kategoria) kwalifikacji.”Jeśli praca w organizacji nie wiąże się z trudnymi warunkami pracy lub zapewnieniem dodatkowe korzyści(Na przykład, dodatkowy urlop), wówczas nazwę stanowiska lub zawodu nadaje sam pracodawca. Z reguły stosuje się tutaj podział według rodzaju aktywność zawodowa, tj. stanowisko przeznaczone jest dla osób zajmujących się głównie praca umysłowa(zarządzanie, gromadzenie, analiza, przetwarzanie informacji), a pojęcie „zawodu” odnosi się do pracowników zajmujących się przede wszystkim proces produkcyjny, praca fizyczna. Pozycje podaje się w mianowniku bez skrótów. Jeżeli ustawodawstwo przewiduje zapewnienie dodatkowych świadczeń podczas pracy na określonym stanowisku lub wykonywaniu określony typ pracuje, wówczas przy opracowywaniu nazw stanowisk i zawodów wskazane jest, aby pracodawca posługiwał się określonymi w dokumentach:

Klasyfikator ogólnorosyjski zawody pracowników, stanowiska pracowników i kategorie taryfowe(OK 016-94) (przyjęty i wprowadzony w życie uchwałą Standardu Państwowego Federacji Rosyjskiej z dnia 26 grudnia 1994 nr 367);

Ogólnorosyjski klasyfikator zawodów (OK 010-93) (przyjęty dekretem standardu państwowego Federacji Rosyjskiej z dnia 30 grudnia 1993 r. nr 298);

Podręcznik kwalifikacji stanowiska menedżerów, specjalistów i innych pracowników (zatwierdzone uchwałą Ministerstwa Pracy Rosji z dnia 21 sierpnia 1998 r. nr 37);

Ujednolicone katalogi taryfowe i kwalifikacyjne zakładów i zawodów pracowników według branż.

Standardy zawodowe (ust. 3, część 2, art. 57, art. 195 ust. 1 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej).

- Kolumna 4 „Liczba jednostek pracowniczych”.Jednostka kadrowa to jednostka oficjalna lub robocza przewidziana w tabeli personelu przedsiębiorstwa. Z reguły liczba jednostek kadrowych organizacji finansowanych z funduszy federalnych lub budżet regionalny, ustalane przez organizacje wyższe. Liczba jednostek sztabowych przedsiębiorstwo komercyjne zależy od jego potrzeb w zakresie określonych rodzajów pracy, stopnia pilności ich realizacji i wykonalności ekonomicznej. Należy zauważyć, że zgodnie z Instrukcją stosowania i wypełniania formularzy podstawowej dokumentacji księgowej do rozliczania pracy i jej płatności (zatwierdzoną uchwałą Państwowego Komitetu Statystycznego Federacji Rosyjskiej z dnia 5 stycznia 2004 r. 1), liczbę jednostek pracowniczych wg odpowiednie stanowiska(zawody), dla których zapewnione jest utrzymanie niepełnego personelu, z uwzględnieniem cech pracy w niepełnym wymiarze godzin zgodnie z art. aktualne ustawodawstwo Federacja Rosyjska, wskazana w odpowiednich proporcjach, na przykład 0,25; 0,5; 2,75 itd.

- kolumna 5"Stawka taryfowa (wynagrodzenie) itp.”Zgodnie z art. 129 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej wynagrodzenie (stawka taryfowa) oznacza stały rozmiar wynagrodzenie pracownika za spełnianie standardów pracy ( obowiązki pracownicze) o określonej złożoności (kwalifikacji) na miesiąc kalendarzowy lub jednostkę czasu. Stawki taryfowe są instrumentem taryfikacji wynagrodzeń pracowników w organizacjach finansujących budżet federalny zgodnie z Unified harmonogram taryfowy. Organizacje komercyjne ustalać wynagrodzenia na ich podstawie możliwości finansowe. Należy tutaj zauważyć, że wynagrodzenie lub stawka taryfowa zgodnie z art. 133 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej nie może być niższa niż prawnie ustalona minimalny rozmiar wynagrodzenie. Należy także wziąć pod uwagę, że do płacy minimalnej nie wliczają się dodatków i dodatków, premii i innych świadczeń motywacyjnych, dodatków za pracę w warunkach odbiegających od normalnych, za pracę w warunkach szczególnych. warunki klimatyczne oraz na obszarach dotkniętych skażenie radioaktywne, inne odszkodowania i świadczenia socjalne.

Przy ustalaniu oficjalnych wynagrodzeń lub stawki taryfowe Należy pamiętać, że tabela personelu może odzwierciedlać jedynie wysokość wynagrodzenia lub stawki taryfowej, dlatego uwzględnienie funduszu płac jest całkowicie niemożliwe. Wynika to z faktu, że w przedsiębiorstwach posiadających harmonogram zmian wynagrodzenie za pracę dla pracowników otrzymujących oficjalna pensja, zwiększa się o kwotę dodatków za pracę w porze nocnej, a praca pracowników, których wynagrodzenie naliczane jest w oparciu o stawkę taryfową, jest wypłacana w zależności od liczby godzin przepracowanych w danym miesiącu i jest zróżnicowana. W większości organizacji wielkość miesięcznego funduszu wynagrodzeń do odzwierciedlenia w tabeli personelu jest obliczana na podstawie średniej liczby godzin pracy i przyjmuje się, że jest warunkowo równa 166 godzinom miesięcznie.

W przypadku pracowników, których praca jest opłacana według systemu akordowego, tabela personelu z reguły ustala stawkę taryfową lub wynagrodzenie, które w zależności od specyfiki organizacji jest obliczane przy użyciu określonych metod.

Należy zauważyć, że w tabeli personelu nie można wskazać tak zwanego „widelca” wynagrodzeń, ponieważ zgodnie z art. 22 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej wynagrodzenie musi być równe za tę samą pracę. Dlatego też, jeśli w jednym dziale znajdują się dwa stanowiska kadrowe na stanowisko „specjalista”, wówczas naprzeciw każdego takiego stanowiska w tej kolumnie należy wskazać to samo wynagrodzenie. Możliwość zapłaty wynagrodzenie(a nie oficjalne wynagrodzenie) w większej wysokości może zostać zrealizowane na rzecz jednego z pracowników poprzez ustalenie dla niego dodatków lub innych dodatków (pismo Federalnej Służby Pracy i Zatrudnienia z dnia 27 kwietnia 2011 r. nr 1111-6-1 ).

Ustalając wynagrodzenie należy kierować się wymogami zawartymi w aktach prawa pracy, a także przepisach lokalnych – Regulaminie wynagradzania w organizacji, Regulaminie premii i innych.

- kolumny 6, 7 i 8 „Dodatkowe dodatki, pocierać”.pracodawca może wypełnić formularz w oparciu o przyjęty w organizacji system wynagradzania, a także specyfikę organizacji pracy lub godzin pracy.

Obowiązujący Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej nie zawiera jasnych definicji pojęć „dodatek” i „dopłata”. Kierując się ogólnie przyjętymi wytycznymi, dopłaty możemy zdefiniować jako dopłaty naliczane pracownikom oprócz wynagrodzeń (stawek taryfowych) za szczególne warunki pracy lub tryby pracy. Dopłaty przysługują pracownikom zatrudnionym w ciężka praca, pracować ze szkodliwymi i (lub) niebezpiecznymi i innymi specjalne warunki praca. Konkretną wysokość dopłaty ustala pracodawca, biorąc pod uwagę opinię organ przedstawicielski pracownicy lub układ zbiorowy lub określone w umowie o pracę. Premie płacowe to świadczenia motywacyjne przekraczające ustalone oficjalne wynagrodzenie, które zachęcają pracowników do osiągania wyższych wyników wskaźniki produkcyjne, zwiększyć doskonałość zawodowa i produktywność pracy. Co do zasady premie ustalane są na podstawie wyników certyfikacji pracowników na podstawie decyzji o kwalifikacji lub komisja certyfikująca. Najważniejszą rzeczą, którą należy wziąć pod uwagę przy tworzeniu tabeli personelu, są dwie główne formy wypłaty dodatków i dopłat. Pierwsza forma – procentowa – ustalana jest jako procent oficjalnego wynagrodzenia, a w przypadku rewizji wynagrodzenia (stawki) wysokość premii (dopłaty) ulega automatycznej zmianie. Drugą formą płatności jest dodatek lub dopłata, ustalona w formularzu stała kwota. Jeżeli w tabeli personelu ustalane są dodatkowe płatności lub dodatki, w odpowiedniej kolumnie wprowadza się informację o kwocie i za co ustala się ten dodatek (dodatek).

- Kolumna 9 „Razem miesięcznie”jest wypełniany, jeżeli wynagrodzenie i premie są podawane wyłącznie w rublach, bez podawania procentów i współczynników. Kiedy wynagrodzenie ustala się w rublach, a premie ustala się jako procent wynagrodzenia, obliczenie całkowitej kwoty wydaje się trudne. W takim przypadku w tej kolumnie umieszcza się myślnik, a w notatce wskazany jest link do dokumentów je ustanawiających.

- kolumna 10 „Uwaga”przewiduje wpisanie wszelkich informacji związanych z tabelą personelu, na przykład linki do lokalnych przepisów organizacji ustalających rodzaje dodatków i ich wysokość.

Po wprowadzeniu danych we wszystkich kolumnach należy wypełnić wiersz „Suma” znajdujący się na dole tabeli. W tym celu w kolumnach pionowych oblicza się liczbę stanowisk pracowniczych, wysokość wynagrodzeń, dodatków oraz wysokość miesięcznego funduszu wynagrodzeń.

Wypełnioną tabelę personelu podpisuje kierownik służby personalnej lub osoba, której powierzono odpowiedzialność za utrzymanie zarządzanie dokumentacją kadrową, a także główny księgowy organizacje.

Sformalizowane odpowiednio a zatwierdzona tabela personelu jest przechowywana na stałe w miejscu opracowywania i zatwierdzania, zgodnie z wymogami zarządzenia Ministerstwa Kultury Federacji Rosyjskiej „Po zatwierdzeniu listy standardów zarządzania dokumenty archiwalne, generowane w procesie działania organy rządowe, narządy samorząd lokalny i organizacji, ze wskazaniem okresów przechowywania” z dnia 25.08. 2010 nr 558.

Dokumenty wykorzystane w artykule:

1. Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej z dnia 30 grudnia 2001 r. Nr 197-FZ (zmieniony 7 czerwca 2013 r.)
2. Kodeks wykroczeń administracyjnych Federacji Rosyjskiej z dnia 30 grudnia 2001 r. nr 195-FZ (zmieniony 7 maja 2013 r.)
3. Uchwała Państwowego Komitetu Statystycznego Federacji Rosyjskiej „W sprawie zatwierdzenia ujednoliconych form podstawowej dokumentacji księgowej do rejestrowania pracy i jej płatności” z dnia 5 czerwca 2004 r. Nr 1
4. Zarządzenie Ministra Kultury Federacji Rosyjskiej „W sprawie zatwierdzenia Wykazu standardowych zarządczych dokumentów archiwalnych powstałych w toku działalności organów państwowych, samorządów lokalnych i organizacji, ze wskazaniem okresów przechowywania” z dnia 25.08. 2010 nr 558
5. Pismo Federalnej Służby Pracy i Zatrudnienia z dnia 27 kwietnia 2011 r. nr 1111-6-1

Specjalnie opracowany formularz zatrudnienia (T3 w albumie formularzy podstawowej dokumentacji księgowej) został zatwierdzony dekretem Państwowego Komitetu Statystycznego Rosji z dnia 01.05.04. Od tego czasu, jak wielu uważa, ta tabela personelu jest obowiązkowa do stosowania we wszystkich organizacjach działających na terytorium Federacji Rosyjskiej, niezależnie od ich formy własności.

Należy jednak zaznaczyć, że o personelu mowa jest jedynie w art. 57 Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej. Zgodnie z tym artykułem umowa o pracę wskazuje stanowisko, specjalność, zawód (z kwalifikacjami) zgodnie z tabelą personelu organizacji lub konkretną funkcją pracy pracownika.

Wynika z tego, że jeśli w umowie o pracę jest określone stanowisko, specjalność czy zawód (jak to zwykle bywa), to pracodawca, który zawarł z pracownikiem taką umowę o pracę, ma obowiązek posiadać tabelę personelu. I odwrotnie, jeśli w ogóle umowy o pracę zawarta przez danego pracodawcę z pracownikami opisuje funkcję pracy (tj konkretna praca które pracownik ma obowiązek wykonać), wówczas nie ma potrzeby stosowania tabeli personelu.

Ponadto art. 57 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej w żadnym wypadku nie zobowiązuje pracodawców do: osoby mają harmonogram zatrudnienia, nawet jeśli są to m.in. indywidualni przedsiębiorcy. Przecież bezpośrednio i jednoznacznie mówi o „tabeli personelu organizacji”.

Należy zauważyć, że urzędnicy inspekcja federalna pracownik może uznać brak tabeli personelu (nawet w przypadkach, gdy nie jest to wymagane w rozumieniu art. 57 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej) za naruszenie prawa pracy i ukarać pracodawcę na podstawie art. 5.27 Kodeksu Federacji Rosyjskiej o wykroczeniach administracyjnych.

Czasem umowy o pracę z pracownikami uwzględniają konkretne stanowiska, specjalizacje czy zawody, jednak brak jest tabeli personelu, która potwierdzałaby obecność tych stanowisk, specjalności i zawodów w danej organizacji.

Co oznacza pojęcie „personel”?

Tabela personelu jest dokumentem organizacyjnym i administracyjnym odzwierciedlającym strukturę organizacji. Zawiera pełna lista stanowisk pracy, ze wskazaniem ich liczby i poziomu wynagrodzeń oraz różnych premii i dodatków, jakie istnieją w danej organizacji w związku z danym stanowiskiem.

Innymi słowy, tabela personelu jest wewnętrznym dokumentem regulacyjnym organizacji, który wyraźnie odzwierciedla strukturę przedsiębiorstwa, zawiera listę działów przedsiębiorstwa, stanowiska, informacje o liczbie jednostek zatrudnionych, wysokość wszystkich oficjalnych wynagrodzeń; , dodatkowe płatności i dodatki oraz miesięczny fundusz wynagrodzeń.

Tabela personelu jest zatwierdzana przez lokalną osobę akt normatywny organizacje. W konsekwencji jego obecność lub brak oraz treść zależą wyłącznie od woli pracodawcy. Odpowiedzialność za sporządzenie i zatwierdzenie planu zatrudnienia spoczywa wyłącznie na pracodawcy.

Jednakże obecność lub brak tabeli personelu, a także jej niezgodność z umową o pracę zawartą na podstawie art. wzajemne porozumienie pracodawca i pracownik nie mogą utrudniać pracownikowi wykonywania jego obowiązków prawa pracownicze. Niedopełnienie przez pracodawcę obowiązku sporządzenia i zatwierdzenia tabeli personelu nie ma wpływu na warunki umowy o pracę zawartej pomiędzy pracodawcą a pracownikiem.

Tym samym umowy o pracę określającej konkretne stanowisko, specjalność czy zawód nie można uznać za niezawartą wyłącznie na tej podstawie, że pracodawca nie posiada tabeli zatrudnienia. Pracownik będzie wykonywał funkcję pracowniczą przewidzianą w takiej umowie o pracę (tj. pracę na określonym w umowie stanowisku, specjalności lub zawodzie).

Czasami pracownicy są zatrudniani na stanowiska, które nie są ujęte w istniejącej tabeli personelu organizacji. Sprzeczność między tabelą personelu a umową o pracę należy rozwiązać na korzyść tej ostatniej (art. 8 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej), przynajmniej w odniesieniu do tego pracownika. Pracownika uważa się za zatrudnionego na stanowisko, specjalizację lub zawód określone w umowie o pracę.

Brak personelu może powodować pewne problemy. Pracodawca, który nie posiada tabeli zatrudnienia, jest pozbawiony możliwości zmniejszenia liczby lub personelu pracowników. Mówiąc dokładniej, pracodawca może zmniejszyć liczbę lub personel pracowników, ale w przypadku sporu nie będzie w stanie udokumentować legalności swoich działań.

Tabela personelu jest lokalnym aktem prawnym pracodawcy (art. 8 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej). Prawo pracy nie przewiduje, że tabela personelu jest zatwierdzana z uwzględnieniem opinii reprezentatywnego organu pracowników.
Pracodawca samodzielnie zatwierdza tabelę personelu (na przykład na podstawie zarządzenia lub zarządzenia kierownika organizacji) i samodzielnie decyduje o jej zmianach i uzupełnieniach.

Zmiany w tabeli personelu mogą być dokonywane przez pracodawcę tak często, jak jest to pożądane. W przypadku sporu dotyczącego zwolnienia pracowników w związku z redukcją personelu, sądy nie rozpatrują celowości zmiany tabeli personelu.

Aby przygotować tabelę personelu, użyj ujednoliconego formularza T3, zatwierdzony uchwałą Goskomstat Federacji Rosyjskiej z dnia 01.05.04. Nr 1 „W sprawie zatwierdzenia ujednoliconych formularzy podstawowej dokumentacji księgowej do rejestrowania pracy i jej płatności”. Pracodawcy zazwyczaj korzystają z tego formularza.

Dokument ten określa wszystkie formularze dokumenty pierwotne, tj. dokumenty, na podstawie których prowadzona jest księgowość organizacji (klauzula 1, art. 9 Prawo federalne z dnia 21 listopada 1996 r Nr 129-FZ „O rachunkowości”).
Niektórzy eksperci z zakresu prawa pracy uważają, że stosowanie tej szczególnej formy jest dla pracodawców bezwzględnie obowiązkowe, a „wszelka samowola” w tej kwestii może zagrozić organizacji niezliczonymi problemami.
Teza o obowiązkowym charakterze ujednoliconego formularza nr T-3 „Tabela personelu” zrodziła się na podstawie art. 9 ustawy federalnej z dnia 21 listopada 1996 r. nr 129-FZ „O rachunkowości”.

Według tego artykułu, podstawowy dokumenty księgowe są akceptowane do rachunkowości, jeżeli są sporządzone zgodnie z formą zawartą w albumach ujednoliconych formularzy podstawowej dokumentacji księgowej. I można w nich zestawiać tylko dokumenty, których forma nie jest przewidziana w tych albumach wolna forma, lecz musi zawierać wszystkie dane określone w art. 9 ustawy „O rachunkowości”.

Dekretem Rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 8 lipca 1997 r. Nr 835 „W sprawie podstawowych dokumentów księgowych” opracowywanie i zatwierdzanie albumów ujednoliconych form podstawowej dokumentacji księgowej powierzono Państwowemu Komitetowi Statystyki Rosji (obecnie - Służba federalna statystyki państwowe).

Stąd wyciąga się wniosek, że jeśli Państwowy Komitet Statystyki Rosji zatwierdził jakąkolwiek ujednoliconą formę, wówczas podlega ona obowiązkowemu stosowaniu.

Dokument podstawowy można uznać jedynie za dokument formalizujący każdą transakcję biznesową organizacji podlegającą odzwierciedleniem w rachunkowości.

Nie sporządza się jednak żadnych harmonogramów zatrudnienia transakcje biznesowe organizacje. Na podstawie tabeli personelu nie są prowadzone żadne działania wpisy księgowe(nawet płace pracowników czasowych obliczane są nie na podstawie tabeli personelu, ale na podstawie karty czasu pracy).

W związku z tym pracodawcy mają prawo nie stosować ujednoliconej formy zatrudnienia, ale rozwijać własną.
Ujednolicony formularz nr T-3 „Tabela personelu” można traktować wyłącznie jako doradczy.
Niezastosowanie ujednoliconej formy zatrudnienia nie stanowi naruszenia prawa pracy ani przepisów o rachunkowości.

Pytanie dotyczy czyjego obowiązki zawodowe obejmuje przygotowanie tabeli personelu, a wprowadzanie w niej różnych zmian nie jest ściśle regulowane. W różnych organizacjach to pytanie przypisane do różnych jednostek strukturalnych. Z reguły wszystko zależy od wielkości organizacji. NA duże przedsiębiorstwa i w duże organizacje Rozwiązywane są także wszystkie kwestie związane z personelem obsługa personelu lub dział organizacji i wynagrodzeń. W większości małych organizacji powyższe działy po prostu nie są przewidziane, dlatego pracownicy księgowi, kierownicy różnych działów, a nawet sami przedsiębiorcy mogą sporządzić tabelę personelu.

Należy zauważyć, że sporządzenie tabeli personelu jest dość trudne skomplikowana procedura, który składa się z kilku etapów, z których każdy wymaga włożenia pewnego wysiłku i pewnej wiedzy z zakresu ekonomii.

Przed przystąpieniem do opracowywania tabeli personelu najważniejsze jest jasne określenie struktury organizacyjnej organizacji. Struktura organizacji w tym kontekście oznacza schematyczne przedstawienie wszystkich podziałów strukturalnych przedsiębiorstwa ze szczegółowym przedstawieniem kolejności ich podporządkowania. Ustalenie nie będzie zbyteczne strukturę organizacyjną organizacja powinna zwracać uwagę nie tylko na powiązania pionowe, ale także poziome pomiędzy działami.

Niemałe znaczenie w procesie tworzenia tabeli personelu ma wypełnienie ujednoliconego formularza T-3 „Tabela personelu”.

Wypełnianie formularza T-3 należy rozpocząć od nazwy organizacji wymienionej w dokumentach założycielskich przedsiębiorstwa. Ważne jest ujednolicenie zasad wypełniania danych specjalne instrukcje Lub stanowisko wewnętrzne aby uniknąć pytań i kontrowersyjnych dwuznacznych sytuacji.

Następnie należy przypisać do dokumentu numer seryjny. Organizacjom, w których często wprowadzane są zmiany w tabeli personelu, zaleca się stosowanie osobnej numeracji tabeli personelu za pomocą oznaczeń literowych.
Datę sporządzenia dokumentu wpisuje się w osobnej kolumnie w następujący sposób: „dd.mm.rrrr”. Często zdarza się, że data sporządzenia tabeli personelu nie pokrywa się z datą jej wejścia w życie, dlatego w formularzu T3 znajduje się specjalna kolumna, w której wskazane są godziny rozpoczęcia i zakończenia tabeli personelu.

Tabela personelu jest zatwierdzana na polecenie kierownika organizacji. Dlatego w formularzu znajduje się kolumna, w której należy wpisać datę i numer zamówienia, a także liczbę jednostek w stanie oraz miesięczną płacę.

Pierwsza kolumna formularza T3 to „Nazwa jednostki konstrukcyjnej”. Prawidłowe wyświetlanie nazw działów strukturalnych organizacji w tabeli personelu jest podstawowym zadaniem działu personalnego lub działu organizacji i wynagrodzeń. Aby uprościć pracę, możesz skorzystać z katalogów taryfowych i kwalifikacyjnych oraz ogólnorosyjskich klasyfikatorów.

Nazwy podziałów strukturalnych są zwykle oznaczane grupami:

• część zarządcza i administracyjna (dyrekcja, księgowość, sekretariat, dział personalny itp.)
• jednostki produkcyjne
• jednostki serwisowe i wsparcia.

Każdej jednostce strukturalnej należy przypisać kod. Jest to konieczne dla ułatwienia zarządzania dokumentami.

Kodowanie jest konieczne, aby wskazać miejsce małych jednostek konstrukcyjnych w strukturze większych.

Kolumnę tę należy wypełnić ściśle zgodnie z księgami taryfowymi i kwalifikacyjnymi, ogólnorosyjskim klasyfikatorem stanowisk pracowniczych, zawodów pracowniczych i innych dokumenty regulacyjne. Zawody ułożone są w ściśle hierarchiczny sposób.

Następnie należy wprowadzić liczbę jednostek pracowniczych przedsiębiorstwa w formularzu T3. Wypełniając ujednolicony formularz personelu, mogą pojawić się pytania dotyczące procedury wypełniania kolumny 4, która wskazuje liczbę jednostek personelu.

Jednostka personelu to jednostka pracy przewidziana w tabeli personelu. Zazwyczaj liczbę jednostek kadrowych, zwłaszcza w przypadku organizacji finansowanych z budżetu regionalnego lub federalnego, określa się wyższe organizacje w oparciu o potrzeby przedsiębiorstwa i wykonalność ekonomiczną.

Jeżeli organizacja przewiduje utrzymanie niekompletnej jednostki personelu, wypełniając kolumnę 4, liczbę niekompletnych jednostek personelu podaje się w odpowiednich proporcjach, na przykład 0,25 (patrz Instrukcje użytkowania i wypełniania formularzy podstawowej dokumentacji księgowej, zatwierdzone uchwałą Państwowego Komitetu Statystycznego Rosji z dnia 01.05.2004 nr 1).
Następnie musisz zdecydować o stawkach taryfowych. Pracodawcy bardzo często napotykają trudności przy wypełnianiu kolumn 5-9, które odzwierciedlają wynagrodzenie pracownika.

Stawki taryfowe są narzędziem taryfikacji wynagrodzeń w przedsiębiorstwach finansowanych z budżetu zgodnie z ujednoliconą taryfą celną i art. 129 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej. Zgodnie z tą koncepcją rozumiemy stałą wysokość wynagrodzenia przysługującego pracownikowi za wykonywanie obowiązków służbowych o określonych kwalifikacjach przez określoną jednostkę czasu.

W tym miejscu należy zastrzec, że wynagrodzenie nie może być niższe niż płaca minimalna przewidziana w Kodeksie pracy Federacji Rosyjskiej. Jednocześnie pod względem rozmiaru płatność minimalna Praca w żadnym wypadku nie obejmuje premii, dopłat i innych płatności motywacyjnych.

W przypadku pracowników, których praca jest opłacana na akord, oblicza się ją osobno, biorąc pod uwagę specyfikę organizacji.

W formularzu T3 znajduje się kilka kolumn, które łączy wspólna nazwa „dopłata”

Dodatek do wynagrodzenia to dodatek przewyższający wynagrodzenie oficjalne, wypłacany w celu pobudzenia pracowników do osiągania wysokich wyników produkcyjnych i zwiększenia wydajności pracy. Zazwyczaj premie ustalane są na podstawie wyników certyfikacji pracowników zgodnie z decyzją komisji certyfikacyjnej.

Tworząc tabelę personelu, należy wziąć pod uwagę 2 główne formy płatności dodatkowych płatności i dodatków.

• Pierwsza forma: procent. Ustalany jako procent wynagrodzenia.
• Druga forma: zasiłek. Ustaw jako stałą kwotę.

Jeżeli w tabeli personelu ustalane są dodatkowe płatności i dodatki, odpowiednia kolumna wskazuje konkretną kwotę i za zasługi ustala się ten dodatek lub dodatkową płatność.

Jeżeli pracodawca nie jest w stanie wypełnić odpowiednich kolumn w rublach, na przykład ze względu na fakt, że premie dla pracownika są ustalane w procentach lub współczynnikach, wówczas dopuszczalne jest wskazanie procentów lub współczynników w odpowiednich kolumnach.

Jeżeli ulegnie zmianie wysokość procentów i współczynników, to naszym zdaniem nie będzie błędem umieszczenie myślników w odpowiednich kolumnach, a w kolumnie 10 umieszczenie linku do dokumentu regulującego zmianę tych procentów i współczynników.
Na przykład premia procentowa dla pracowników Daleka Północ różni się w zależności od czasu trwania „północnego” doświadczenia. Dlatego wypełniając ujednolicony formularz tabeli personelu, możesz umieścić myślniki w kolumnach 6–8 (w przypadku braku innych dodatków), a w kolumnie 10 podać odniesienie do odpowiedniego regulacyjnego aktu prawnego regulującego zatrudnianie pracowników Daleka Północ dodatki procentowe do płac.

Inne płatności motywacyjne, z wyjątkiem premii, nie są wykazywane w formularzu ujednoliconej tabeli personelu. Oznacza to, że nie ma potrzeby odzwierciedlania premii i innych płatności motywacyjnych, które nie są dodatkami, w ujednoliconej tabeli personelu.

Nie jest jasne, w jaki sposób premie zapewniły sobie prawo do objęcia ujednoliconą formą zatrudnienia. Co więcej, w rosyjskim prawie pracy nie ma oficjalnej definicji zasiłku.

Bardzo często przy sporządzaniu tabeli personelu pojawia się pytanie, jak zapewnić pracownikom zajmującym podobne stanowiska wynagrodzenie odpowiadające ich poziomowi kwalifikacji, aby jednocześnie przestrzegane były zasady równości przewidziane w Kodeksie Pracy przestrzegane są Kodeksy Federacji Rosyjskiej.
Problem ten można rozwiązać na zupełnie inne sposoby - bezpośrednio w zależności od profesjonalizmu zespół zarządzający. W tym samym czasie podczas poszukiwań własna decyzja trzeba ocenić istniejącego systemu wynagrodzenie w organizacji. Zazwyczaj ten problem decydować poprzez ustalenie wynagrodzenia zasadniczego dla wszystkich pracowników zatrudnionych na danym stanowisku i w danym zawodzie, zaś wynagrodzenie dla wszystkich pracowników zatrudnionych na danym stanowisku powinno być dokonywane w drodze ustalenia dodatków zindywidualizowanych na czas określony.

Obliczenie sumy w kolumnach 5-9 jest możliwe tylko wtedy, gdy stawki taryfowe i ulgi są ustalone w tych samych jednostkach na ten sam okres czasu.

Jeśli w odpowiednich kolumnach oprócz rubli stosowane są procenty i współczynniki, a organizacja wykorzystuje nie tylko czas, ale także system pracy akordowej płace, wówczas nie jest możliwe wyliczenie sumy z kolumn 5–9 formularza ujednoliconej tabeli personelu.

Na miesięczny fundusz wynagrodzeń składają się wszelkiego rodzaju dodatki i uposażenia urzędowe wypłacane za dany miesiąc. Fundusz wynagrodzeń odnosi się do całości gotówka przewidziane w harmonogramie zatrudnienia i systemie płatności obowiązującym w przedsiębiorstwie dla płacących pracowników.

Nazwy stanowisk, zawodów i specjalizacji widniejące w tabeli personelu organizacji ustala pracodawca niezależnie.

Jeżeli przy wykonywaniu pracy pewne stanowiska, specjalności lub zawody wiążą się z udzielaniem jakichkolwiek świadczeń lub występowaniem ograniczeń, wówczas te stanowiska, specjalności i zawody oraz wymagania kwalifikacyjne dla nich muszą być zgodne z nazwami i wymaganiami określonymi w księgach kwalifikacji (art. 57 Kodeksu pracy Kodeks Federacji Rosyjskiej). Podręczniki kwalifikacji zatwierdzane są w sposób określony przez Rząd Federacji Rosyjskiej.

Jeżeli takie zawody i stanowiska nie są wymienione w księgach referencyjnych, wówczas w tabeli personelu organizacji (oraz w umowach o pracę) nazwy zawodów i stanowisk powinny, naszym zdaniem, zostać wskazane zgodnie z normatywami akt prawny udzielanie świadczeń lub nakładanie ograniczeń. Prawo pracy Rosja zawiera dość duża liczba regulacyjne akty prawne, które zapewniają korzyści i ograniczenia dla różne kategorie pracownicy. Dlatego przy sporządzaniu tabeli personelu lepiej jest, aby pracodawca przestrzegał odpowiednich katalogów kwalifikacji.

Czasami zdarzają się sytuacje, gdy trzeba dodać do tabeli personelu pewne zmiany. Z reguły zmiany w tabeli personelu wprowadzane są w przypadku zmniejszenia liczby lub personelu pracowników. Co więcej, tylko w przypadku zmniejszenia liczby pracowników poszczególne jednostki a w przypadku redukcji personelu – całe oddziały. W takim przypadku pracownicy wykonujący zawody obniżone podlegają zwolnieniu zgodnie z art niektóre artykuły Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej.

Zgodnie z uchwałą Państwowego Komitetu Statystycznego Federacji Rosyjskiej z dnia 24 marca 1999 r. „W sprawie zatwierdzenia procedury stosowania ujednoliconych form podstawowej dokumentacji księgowej” w formie dokumentacja pierwotna(z wyjątkiem formularzy księgowych transakcje gotówkowe) przedsiębiorstwo może w razie potrzeby wnieść swój wkład dodatkowe szczegóły. Jednak wszystkie szczegóły zatwierdzone formularze pozostają niezmienione, w tym kod, numer formularza, nazwa dokumentu.

Uwaga! Usuwanie poszczególnych danych z ujednoliconych formularzy jest BARDZO zabronione. Wszystkie dokonane zmiany są dokumentowane dokument administracyjny firmy. Jednocześnie formaty formularzy wskazane w ujednoliconych formularzach pierwotnej dokumentacji księgowej, choć są zalecane, mogą ulegać zmianom.

W procesie tworzenia formularzy w oparciu o ujednolicone formularze pierwotnej dokumentacji księgowej dopuszczalne jest wprowadzanie zmian w zakresie poszerzania lub zwężania wierszy i kolumn, biorąc pod uwagę znaczenie zeznań, a także uwzględnianie niezbędnych dodatkowych wierszy i luźnych ulotki niezbędne dla wygody umieszczenia i dalszego przetwarzania całości niezbędne informacje.

Tabela personelu musi być przechowywana w archiwach organizacji przez 75 lat, a po zatwierdzeniu nowego działu HR współpracuje z nim aż do jego późniejszej wymiany.
Pomimo tego, że w żadnym akt prawny Pracodawca nie ma obowiązku prowadzenia tabeli personelu, w kodeks pracy mowa o tym w art. 15 i 57, zgodnie z którymi funkcję pracowniczą pracownika definiuje się jako pracę „według stanowiska zgodnie z tabelą zatrudnienia, zawodu, specjalności, ze wskazaniem kwalifikacji oraz szczególnego rodzaju pracy przydzielonej pracownikowi”.

W praktyce brak tabeli personelu w przedsiębiorstwie lub firmie może zostać odebrany przez organy kontrolne jako naruszenie przepisów pracy i ochrony pracy, za które urzędnik może zostać doprowadzony odpowiedzialność finansowa w wysokości od 500 do 5000 rubli, a organizacja - w wysokości od 30 000 do 50 000 rubli zgodnie z art. 5.27 Kodeksu wykroczeń administracyjnych Federacji Rosyjskiej. Oczywiście, biorąc pod uwagę niewiążący charakter takiego dokumentu jak tabela personelu, sankcje te można kwestionować w postępowanie sądowe, ale może być łatwiej sporządzić tabelę personelu i chronić organizację przed niepotrzebnymi spór. Co więcej, sądy coraz częściej stają po którejś ze stron agencje rządowe. Niesporządzenie tabeli personelu jest obarczone innymi konsekwencjami. Przykładowo, jeżeli pracownik zostanie zwolniony w związku z redukcją etatu i złoży pozew przeciwko pracodawcy, temu ostatniemu będzie dość trudno udowodnić, że zwolnienie pracownika było rzeczywiście uzasadnione.

Tabela personelu zawiera wykaz działów strukturalnych firmy, nazwy stanowisk, specjalizacji, zawodów wskazujące kwalifikacje, informacje o liczbie jednostek pracowniczych, oficjalnych wynagrodzeniach i świadczeniach.

Aby sporządzić tabelę personelu, użyj ujednoliconego formularza nr T-3, zatwierdzonego uchwałą Państwowego Komitetu Statystycznego Rosji z dnia 5 stycznia 2004 r. Nr 1.

Aby utworzyć tabelę personelu, musisz wypełnić kolumny.

Kolumny 1 i 2 „Nazwa i kody przegród konstrukcyjnych”

Nazwy działów strukturalnych można podać w kolejności alfabetycznej lub według stopnia znaczenia funkcjonalnego działu (na przykład dyrekcja - księgowość - dział sprzedaży itp.).

Imię podaje się w mianowniku i liczbie pojedynczej, bez skrótów.

System kodowania jest obowiązkowy dla agencji rządowych. Dla firma handlowa jest to wskazane, jeśli ma wiele działów strukturalnych, a zarządzanie personelem odbywa się za pomocą zautomatyzowanych systemów.

Kolumna 3 „Stanowisko (specjalność, zawód), stopień, klasa (kategoria) kwalifikacji”

Terminu „zawód” używa się do określenia czynności zawodowej pracownika, a terminu „stanowisko” używa się do określenia pracownika.

Nazwa zawodu musi pochodzić z Jednolitego Katalogu Taryf i Kwalifikacji Pracy i Zawodów Pracowników (ETKS).

Aby poprawnie wskazać nazwę stanowiska, możesz skorzystać z ogólnobranżowego katalogu kwalifikacji stanowisk menedżerów, specjalistów i innych pracowników (zatwierdzonego dekretem Ministerstwa Pracy Rosji z dnia 21 sierpnia 1998 r. nr 37), kwalifikacji branżowych zbiory i katalogi, a także Ogólnorosyjski Klasyfikator zawodów pracowniczych, stanowisk pracowniczych i kategorii taryfowych (OKPDTR) (wprowadzony w życie dekretem Państwowego Standardu Federacji Rosyjskiej z dnia 26 grudnia 1994 r. nr 367).

Nazwę zawodu i stanowisko w tabeli personelu podaje się w składzie jednostek strukturalnych i stażu pracy (kierownik - zastępca kierownika - specjalista itp.). Pamiętaj także o podaniu rangi, klasy (kategorii) kwalifikacji pracowników.

Możesz podać podwójne tytuły stanowisk oddzielone znakiem „-”. Ale oficjalna pensja w tym przypadku jest ustalona na pierwszym miejscu w podwójnym tytule.

Pracownicy, którzy nie są częścią określonej jednostki strukturalnej, są zwykle rejestrowani jako „pozostały personel”. Są to sprzątaczki, kurierzy itp.

Kolumna 4 „Liczba jednostek pracowniczych”. Dla każdego stanowiska lub zawodu podana jest liczba jednostek kadrowych. Częściowe stanowiska pracownicze (na przykład dla pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze godzin) są ustalane w odpowiednich udziałach (0,25, 0,4, 0,5 itd.).

Kolumna 5 „Stawka taryfowa (wynagrodzenie)”

Wynagrodzenie (stawka taryfowa) to stała kwota wynagrodzenia pracownika za wypełnienie standardu pracy (obowiązków zawodowych) o określonej złożoności (kwalifikacji) w jednostce czasu - zwykle miesięcznie (art. 129 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej ).

Ta kolumna tabeli personelu wskazuje wynagrodzenie ustalone dla jednostki kadrowej, w zależności od przyjętego systemu płace (w rublach). Jeśli firma stosuje płace akordowe, możesz umieścić myślnik w tej kolumnie, a w kolumnie 10 „Uwaga” wskazać „ Płatność sztukowa pracy” i podaj link do dokument wewnętrzny regulacja wynagrodzeń w systemie akordowym.

Kolumny 6-8 „Dodatki”

Oto stymulujące i wypłaty odszkodowań(premie, dodatki, dopłaty, płatności motywacyjne). Mogą być wprowadzone ustawą (np. dodatki północne, dodatki dla stopień naukowy itp.), jak i bezpośrednio przez kierownictwo firmy (np praca twórcza dla przywództwa itp.). Dodatki ustalane są w rublach.

Kolumna 9 „Razem miesięcznie”

W tej kolumnie stawka taryfowa (wynagrodzenie) (kolumna 5) i dodatki (kolumny 6-8) są sumowane pojedynczo jednostka kadrowa. Zwykle (z system taryfowy płace) całkowite płatności podano w rublach. Jeśli firma korzysta z bezcłowego lub system mieszany płace, kolumny są wypełniane innymi jednostkami miary (procenty, współczynniki itp.).

Kolumna 10 „Uwaga”

Kolumna ta służy do wprowadzania zmian lub wyjaśnień. Na przykład, jeśli chcesz zmienić stanowisko lub podać swoje nazwisko i inicjały indywidualni pracownicy piastując stanowiska kierownicze.

Z reguły przygotowanie tabeli personelu przeprowadza kierownik działu kadr lub inny specjalista ds. Personalnych na zlecenie szefa firmy.

Przygotowując tabelę personelu, użyj:

• struktura i poziom personelu firma (jej oddziały);
• wykaz nazw i kodów działów strukturalnych firmy;
• standardy kadrowe;
• Katalog kwalifikacji na stanowiska menedżerów, specjalistów i innych pracowników;
• Jednolity Spis Taryf i Kwalifikacji Prac i Zawodów Pracowników;
• Ogólnorosyjski klasyfikator zawodów pracowniczych, stanowisk pracowniczych i kategorii taryfowych;
• standardy zawodowe dla poszczególnych zawodów zatwierdzone przez rosyjskie Ministerstwo Pracy;
• kalkulacje miesięcznych stawek taryfowych (urzędowych wynagrodzeń);
• inne niezbędne dokumenty regulacyjne i techniczne.

Jeżeli płaca minimalna została zmieniona w ciągu roku, wówczas w przypadku stanowisk, dla których wynagrodzenia ustalane są na podstawie jej wielkości, należy wprowadzić zmiany w tabeli personelu na polecenie kierownika.

Oryginalny dokument jest przechowywany jako część dokumentacja zarządcza firmy (zwykle w dziale kadr), a kopie przesyłane są do działu kadr, księgowości i innych jednostek strukturalnych (w razie potrzeby).

Oto próbka wypełnienia tabeli personelu.