Technologia informacyjna w archiwum w organizacji. Nazarova D.D.

Drodzy koledzy!

Temat niniejszego raportu jest poruszany po raz pierwszy na posiedzeniach Rady. Tymczasem tworzenie zasobów informacyjnych w oparciu o naukową aparaturę referencyjną i kopie elektroniczne Dokumenty archiwalne, a także organizacja dostępu do nich, to jedna z głównych działalności archiwów krajowych. Nie trzeba dziś dodawać, że zasoby informacji archiwalnej umożliwiają poszerzenie granic czytelni archiwalnych do rozmiarów sieci WWW. Z jednej strony zapewnia to bezpieczeństwo oryginalnych dokumentów archiwalnych, z drugiej zaś sprawia, że ​​informacje zawarte w dokumenty archiwalne, - własność całej ludzkości.

My, społeczność archiwalna, musimy nakreślić strategiczne podejście do praktycznej realizacji tych zadań.

Zadanie tworzenia archiwalnych zasobów informacji określa program państwowy „Społeczeństwo informacyjne 2011-2020”. Oddzielny akapit Federalnego Programu Celowego „Kultura Rosji (2012–2018)” poświęcony jest temu samemu tematowi.

Całkowita kwota finansowania przewidziana w Federalnym Programie Celowym na realizację pozycji wynosi 569,07 mln rubli.

W celu realizacji zadań informatyzacji w 2011 roku Rosarchiw opracował i przyjął Program Informatyzacji na lata 2011-2020. Program stał się wzorem dla wielu organów zarządzających archiwami podmiotów wchodzących w skład Federacji, które na jego podstawie opracowały własne programy informatyzacji lub osiągnęły włączenie instytucji archiwalnych w regionalne programy informatyzacji.

Wśród działań przewidzianych w tych programach należy przede wszystkim zwrócić uwagę na wyposażenie archiwów w specjalistyczny sprzęt digitalizujący, bez którego tworzenie zasobów informacyjnych nie jest możliwe.

W ciągu ostatnich 3 lat baza materiałowo-techniczna archiwów federalnych została uzupełniona o 9 profesjonalnych skanerów do digitalizacji dokumentów na nośniki papierowe oraz dwa skanery mikroform.

Znacząco wzrosła ilość specjalistycznego sprzętu digitalizującego zakupionego na potrzeby archiwów regionalnych. Jak podaje CNewsAnalytics, w ciągu 4 lat do archiwów trafiło 79 profesjonalnych skanerów przeznaczonych do digitalizacji dokumentów archiwalnych.

W tym kontekście chciałbym zwrócić uwagę na rosnący poziom wiedzy technicznej archiwistów, którzy coraz częściej zamawiają wysokiej jakości, oryginalny, markowy sprzęt od największych producentów, dostarczających swój sprzęt tak autorytatywnym i wymagającym fundatorom, jak na przykład Narodowy Fundusz Archiwa Watykanu, Hiszpanii, Wielkiej Brytanii, Niemiec, USA, Biblioteki Kongresu USA i inne.

Równolegle z dostawą sprzętu i finansowaniem projektów tworzenia zasobów informacyjnych na zlecenie Rosarchowa, Ogólnorosyjski Instytut Badawczy Dokumentacji i Spraw Archiwalnych przeprowadził prace badawcze na temat „Badanie doświadczeń związanych z digitalizacją (skanowaniem) dokumentów Fundusz archiwalny w instytucjach archiwalnych Federacji Rosyjskiej.” W raporcie przedstawionym po wynikach prac podsumowano doświadczenia 93 archiwów okręgowych w tłumaczeniu inwentarzy spraw i dokumentów oraz oryginalnych dokumentów archiwalnych na postać cyfrową oraz uzyskano pewien przekrój informacji charakteryzujących ogólna sytuacja w sprawach tworzenia zasobów informacyjnych.

Wniosek z badania jest rozczarowujący: w Federacji Rosyjskiej w ogóle i w sfera archiwalna w szczególności nie ma wspólne podejścia do procesu digitalizacji dokumentów archiwalnych, a wielkość powstających i jakość elektronicznych kopii dokumentów archiwalnych nie może być oceniona ze względu na nieporównywalność wyników tej działalności.

Wniosek ten stał się podstawą rozwoju w latach 2011-2012. zespół dokumentów normatywno-metodologicznych regulujących procesy digitalizacji oryginalnych dokumentów archiwalnych. Zawiera 5 dokumentów normatywnych mających na celu uregulowanie procesów tworzenia elektronicznych kopii dokumentów archiwalnych oraz organizacji i wyposażenia technologicznego obiektów magazynowych dokumenty elektroniczne oraz elektroniczne kopie dokumentów archiwalnych.

Opracowanie takiego zestawu dokumentów normatywnych i metodologicznych jest pierwszą w Federacji Rosyjskiej próbą zrozumienia na poziomie systemowym problemów związanych z digitalizacją dziedzictwa historycznego i kulturowego. Rekomendacje sformułowane w dokumentach opierają się na badaniu światowych doświadczeń w realizacji projektów digitalizacyjnych, analizie zagranicznych ram regulacyjnych, w szczególności znanych norm i zaleceń opracowanych i stosowanych przez archiwistów w Australii i Nowej Zelandii, USA, Wielkiej Brytanii , Hiszpanii i innych krajach.

Jednocześnie należy uznać, że Rosarchiw nie może pełnić w Federacji Rosyjskiej funkcji jednego organu ds. rozwoju dokumentacja regulacyjna o digitalizacji wszelkiego rodzaju obiektów dziedzictwa historycznego i kulturowego, co np. w USA przeprowadza specjalnie powołana do tych celów agencja (FADGI). Jednak określenie ogólnej polityki ujednolicenia i wymagań dotyczących skanowania dokumentów Funduszu Archiwalnego jest zadaniem wykonalnym, które staramy się rozwiązać.

Jednym z kluczowych obszarów tworzenia informacyjnych zasobów archiwalnych jest tłumaczenie na języki forma elektroniczna oraz prezentacja w środowisku elektronicznym (w tym w Internecie) systemu naukowej aparatury referencyjnej (SRA) archiwów.

Oczekuje się, że jedną z głównych form udostępniania archiwaliów Archiwum Narodowemu będzie w pełni zindeksowany ogólnobranżowy system informacji państwowej „Centralny Katalog Zasobów”, który jest uważany za model informacyjny Funduszu Archiwalnego Federacji Rosyjskiej.

Dotychczas do tego zautomatyzowanego systemu wprowadzono 588 tys. opisów dokumentów na poziomie funduszu, co stanowi ponad 60% całkowitego wolumenu opisów dokumentów na poziomie funduszu i około 20% opisów poszczególnych spraw przechowywanych w federalnych, archiwa regionalne i miejskie. Wiele z tych informacji jest dostępnych bezpłatnie w Internecie.

Federalna Agencja Archiwalna będzie w dalszym ciągu rozwijać i wspierać pakiet oprogramowania (PC) „Centralny katalog magazynowy” oraz powiązane komputery PC „Katalog magazynowy” i „Fundusz archiwalny”. Nowe wersje tych programów będą tworzone w ramach federalnych finansowanie budżetu i być instalowane bezpłatnie w regionach i urzędach samorząd lokalny. I zadanie ich wypełnienia systemy oprogramowania i prezentację wprowadzonych do nich informacji w Internecie – wspólnym dla Archiwum Federalnego i wszystkich instytucji archiwalnych kraju.

Inną sprawą jest prezentacja na archiwalnych stronach internetowych takich elementów NSA, jak wykazy funduszy, rejestry inwentarzy spraw, a także samych inwentarzy, łącznie z nagłówkami jednostek magazynowych. Zadanie to w całości spada na barki konkretnych archiwów i już je ma różne opcje rozwiązania.

Zatem najpowszechniejszą formą prezentacji inwentarzy w Internecie są różnego rodzaju systemy informacyjne tworzone przez archiwa z własnej inicjatywy i zamieszczane przez nie na własnych stronach internetowych.

Przykładowo w działach „Inwentarze” („Katalogi”) na swoich stronach internetowych znajduje się 8 archiwów federalnych z 16. Jednocześnie na stronie internetowej RGALI prezentowane są dwa katalogi (Katalog funduszy i Katalog publikacji drukowanych); na stronie internetowej RGAKFD znajdują się trzy, uporządkowane według rodzajów przechowywanych dokumentów (Katalog dokumentów fotograficznych, Katalog dokumentów filmowych i Katalog dokumentów wideo).

Sytuacja z umieszczaniem inwentarzy na stronach internetowych archiwów państwowych podmiotów Federacji Rosyjskiej przedstawia się następująco. Analizując zasoby zidentyfikowano 42 zasoby informacyjne, które przedstawiały inwentarze 55 archiwów państwowych (27%) z 31 podmiotów Federacji (36%).

Tę rozbieżność liczbową tłumaczy się faktem, że w niektórych regionach podjęto decyzję o stworzeniu jednolitych systemów informacyjnych lub zasobów odzwierciedlających informacje o NSA archiwów państwowych tego regionu. Te zasoby informacyjne są z reguły zamieszczane na stronach internetowych władz archiwalnych określonego podmiotu wchodzącego w skład Federacji Rosyjskiej lub na stronach internetowych „uprawnionych” do prowadzenia zasobu informacyjnego archiwum regionalnego.

W tym miejscu należy zaznaczyć, że Rosarchiw nie będzie dyktował, jaką formę prezentacji informacji o NSA ma wybrać dany region czy archiwum. Wskazane wydaje się jednak dążenie do jednolitego podejścia i tworzenia jednolitych systemów informatycznych działających na wspólnych zasadach, zrozumiałych zarówno dla użytkowników, jak i samych archiwistów.

Podejście to zostało z powodzeniem wdrożone w obwodzie pskowskim, gdzie w jednym zasobie prezentowane są informacje o aparacie naukowym i referencyjnym 5 archiwów państwowych. Możesz także zadzwonić do sekcji „Fundusz archiwalny” portalu internetowego służby archiwalnej Region Jarosławia, w którym gromadzone są informacje o NSA Archiwum Okręgowego i jego 5 oddziałach oraz 26 archiwach miejskich regionu. Ujednolicona baza danych „Archiwum Uralu”, utworzona w obwodzie swierdłowskim, łączy informacje z 7 archiwów państwowych.

W wyniku analizy zasobów informacyjnych powstałych na podstawie inwentarzy i zamieszczonych na stronach archiwalnych w Internecie zidentyfikowano trzy najbardziej typowe formy prezentacji inwentarzy.

Informacje o zapasach prezentowane są w formie w pełni zindeksowanych systemów wyszukiwania informacji. Dzięki temu informacje inwentarzowe w tych AIS można usystematyzować albo według kodów archiwalnych, albo według tematu zbiorów archiwalnych (na przykład zasoby informacyjne prezentowane są na stronach internetowych Rosyjskiego Lotnictwa Cywilnego, Centralnej Administracji Państwowej Obwodu Samara, oraz Rosyjskie Państwowe Archiwum Ekonomiczne). Wdrożenie tej formy prezentacji zapasów jest najdroższe, ale jednocześnie najbardziej efektywne i perspektywiczne. Dodatkowo można go zaimplementować jako przesyłanie informacji z komputera PC „Fundusz Archiwalny”, który jest obecnie ogólnobranżowym systemem ewidencji dokumentów Funduszu Archiwalnego. Dlatego właśnie do takiej formy prezentacji informacji inwentarzowych każdy powinien dążyć.

Inwentarze prezentowane w formie tekstów elektronicznych w formacie doc, rtf, zamieszczane na stronach internetowych archiwów lub organów zarządzających archiwami: np. Archiwów Państwowych Region Tuły lub Agencja Archiwów Obwodu Astrachańskiego.

Elektroniczne kopie (obrazy) stron inwentarza w formaty PDF, jpeg (np. fragmenty stron internetowych RGIA, RGADA, Archiwum Państwowego Obwodu Kaliningradzkiego).

Motywacja do wyboru formy elektronicznej prezentacji informacji inwentarzowych wynika z kilku powodów. Do najważniejszych z nich należy jakość samych inwentarzy „papierowych”, dostępność specjalistycznej wiedzy z zakresu informatyki wśród archiwistów oraz wysokość środków przeznaczonych na realizację tych prac.

Jednocześnie nie można w tej kwestii pominąć tematu jakości prezentowanych informacji, który jest ściśle powiązany z procesem doskonalenia zapasów. Włączenie do zasobu elektronicznego inwentarzy, które nie zostały poddane procedurze udoskonalania, drastycznie zmniejsza wartość systemów informatycznych i powoduje obiektywną szkodę dla władzy archiwalnej i całego środowiska archiwalnego, a także prezentowanie nazw funduszy i inwentarzy, tytułów jednostki pamięci, adnotacje, przedmowy i inne fragmenty tekstu błędy gramatyczne– niestety zjawisko powszechne dla wielu zasobów informacyjnych – to po prostu hańba archiwistów!

Różnorodność form i rodzajów prezentacji tego samego rodzaju elementów systemu NSA oraz niska jakość prezentowanych informacji nie może zadowolić konsumenta. Właściwe wydaje się zatem przeprowadzenie badania wymagań odbiorców użytkowników co do formy prezentacji ETO w Internecie, stworzenie typologii takich form i opracowanie rekomendacji dotyczących ich ujednolicenia. Chociaż, jak już mówiłem, pierwsza forma jest najlepsza.

Jednocześnie oczywiste jest, że niezależnie od tego, jaką elektroniczną formę prezentacji inwentarzy wybierze dane archiwum, niezależnie od tego, gdzie umieszczony zostanie zasób informacyjny stworzony na podstawie inwentarzy (w czytelni, na stronie internetowej archiwum) , na stronie internetowej organu zarządzającego archiwami podmiotu Federacji lub na portalu „Archiwum” Rosja”) dostęp do tego systemu informacyjnego powinien być bezpłatny.

Cieszy fakt, że takie podejście nie budzi zastrzeżeń wśród archiwistów, co potwierdziło badanie przeprowadzone w trakcie przygotowywania raportu.

W badaniu wzięło udział 14 archiwów federalnych z 16 i 189 archiwów z 203 archiwów wojewódzkich, 78 z 85 podmiotów Federacji, co stanowi odpowiednio 92% i 89% ogółu. Pod tym względem badanie jest reprezentatywne i odzwierciedla rzeczywistą sytuację.

Tym samym w szczególności udało się ustalić, że 156 archiwów okręgowych ma plany przeniesienia inwentarzy archiwalnych spraw i/lub dokumentów archiwalnych do postaci elektronicznej. Prace te zostały w pełni zakończone w 41 archiwach, a w całym kraju mają zostać zakończone głównie do 2018 roku.

W ramach rozważań nad problematyką konwersji danych naukowych do postaci elektronicznej, na szczególną uwagę zasługuje tłumaczenie na postać elektroniczną oraz udostępnianie takich form jak katalogi i indeksy kartkowe.

Należy pamiętać, że katalogi i szafy na dokumenty są przedmiotami działalność twórcza archiwa. Wiele z nich powstało w r celach oficjalnych i zawierają zamkniętą lub informacje poufne. Ponadto ich tłumaczenie na formę elektroniczną i prezentacja w Internecie wymaga znacznych nakładów finansowych, a także poważnego dostosowania do specyfiki prezentacji w środowisku informacyjnym, bez czego ich efektywne wykorzystanie nie jest możliwe. Dlatego każdorazowo konieczne jest tworzenie zasobów informacyjnych w oparciu o katalogi i kartoteki indywidualne podejście. I zapewne wskazane byłoby zorganizowanie prezentacji stworzonych tego typu zasobów w Internecie na zasadach płatnego dostępu.

Wyjątkiem od tej reguły powinna być szafa na dokumenty, w której przechowywane są dokumenty. personel. Jej tłumaczenie na formę elektroniczną, utworzenie na jej podstawie branżowej bazy danych referencyjnych i informacyjnych o miejscach przechowywania dokumentów archiwalnych dotyczących personelu z późniejszym umieszczeniem w Internecie, Rosarchiw uważa za rozwiązanie problemu optymalizacji świadczenia usług usług publicznych na rzecz obywateli i organizacji w zakresie realizacji wniosków o charakterze społeczno-prawnym, które, jak powszechnie wiadomo, realizowane są nieodpłatnie.

Zasób ten powinien być tworzony i aktualizowany przez Centrum Referencyjne i Informacyjne Federalnego Archiwum Państwowego, które rozpoczęło swoją działalność w czerwcu tego roku.

Najbardziej kontrowersyjnymi zagadnieniami w temacie tworzenia archiwalnych zasobów informacji są pytania o wielkość digitalizacji dokumentów archiwalnych, priorytety wyboru zespołów dokumentacyjnych do tworzenia elektronicznych kopii dokumentów archiwalnych, sposoby tworzenia i typologię tworzonych na ich podstawie zasobów informacyjnych oraz podejścia do ustalania warunków dostępu do nich.

Rozważanie tych problemów zacznijmy od kwestii wielkości digitalizacji oryginalnych dokumentów archiwalnych.

Po raz pierwszy w Federacji Rosyjskiej w programie państwowym „Społeczeństwo informacyjne 2011-2020” określono objętości tłumaczenia dokumentów archiwalnych na formę elektroniczną, a następnie powtórzono je w projekcie Koncepcji rozwoju spraw archiwalnych do 2020 r., który był szeroko omawiany jesienią - zimą 2012-2013 gg. Nawiasem mówiąc, projekt Koncepcji znajduje się obecnie w biurze Rządu Federacji Rosyjskiej. Trwają przygotowania do jego rozpatrzenia na posiedzeniu Rządu Federacji Rosyjskiej.

Projekt Koncepcji zakłada „zwiększenie do 20% udziału funduszy archiwalnych, zbiorów, dokumentów o aktualnej tematyce historycznej, przetłumaczonych na formę elektroniczną oraz zespołów dokumentalnych zawierających informacje genealogiczne, którymi istnieje stałe i szerokie zainteresowanie społeczne, do 20%, udostępniających w Internecie dostęp do nich, także odpłatny, w przyjaznych dla użytkownika formatach.” W liczbach bezwzględnych powinno to wynosić ponad 100 milionów jednostek magazynowych.

Co mogę powiedzieć w tej kwestii? To oczywiście kolosalna liczba, ogromna objętość, którą można osiągnąć tylko wtedy, gdy są duże zasoby finansowe. A to bezpośrednio zależy od powodzenia rozwoju społeczno-gospodarczego kraju.

Jak wykazały wyniki monitoringu digitalizacji dokumentów z Funduszu Archiwum, który VNIIDAD przeprowadził na zlecenie Rosarchowa, w ciągu ostatnich dwóch lat nastąpił w tej kwestii znaczny postęp.

Można zatem stwierdzić znaczny wzrost liczby archiwów realizujących projekty digitalizacyjne.

Prace takie prowadzone są w 115 archiwach 73 podmiotów Federacji Rosyjskiej (odpowiedzi otrzymano ze wszystkich 85 podmiotów Federacji Rosyjskiej). Dla porównania: w 2011 roku odpowiedzi otrzymano od 67 podmiotów, projekty digitalizacyjne przeprowadzono w 93 archiwach 57 podmiotów Federacji.

Tym samym w ciągu półtora roku (od 2011 r. do 2013 r.) łączny wolumen informacji zdigitalizowanych w archiwach państwowych podmiotów wchodzących w skład Federacji wzrósł niemal 2,2-krotnie – z 10 TB do 22,23 TB i wyniósł ponad 400 tys. plików lub prawie 9 milionów arkuszy.

Rosnący wolumen tworzenia kopii elektronicznych skłania archiwa do pomysłu opracowania własnych, lokalnych przepisów regulujących te procesy. Tym samym 112 archiwów państwowych (60%) podmiotów Federacji posiada Programy lub długoterminowe plany tworzenia kopii cyfrowych, a regulacje wewnętrzne, instrukcje i zasady regulujące ten proces - 29.

Przykładem takiego programu jest „Program Informatyzacji Rządu Państwa”. instytucja archiwalna„Archiwum Państwowe” obwodu tulskiego na lata 2012-2014”, w którym szczegółowo i krok po kroku opisano etapy opracowania treści cyfrowych i utworzenia funduszu użytkowania, w tym ze wskazaniem liczby tworzonych rocznie kopii elektronicznych dokumentów.

Trzeba powiedzieć, że planowanie prac digitalizacyjnych nie jest wyłącznie rosyjskim know-how. Przykładem jest dokument Międzynarodowej Rady Archiwów, zwany „Kursem strategicznym na lata 2008-2018”, w którym nakreślono potrzebę stworzenia plany długoterminowe digitalizacja dokumentów archiwalnych. Albo znany Plan Digitalizacji Materiałów Archiwalnych przeznaczonych do publicznego dostępu, opracowany przez Archiwa Narodowe USA (NARA), opublikowany na stronie internetowej tej organizacji i przeszedł procedurę dyskusja publiczna.

Należy podkreślić, że pomimo aktywnych projektów digitalizacyjnych prowadzonych przez archiwa największych krajów, niezwykle niewiele zasobów archiwalnych dostępnych jest w Internecie w ramach dostępu bezpłatnego i płatnego. Poniżej omówimy przyczyny tej sytuacji; tutaj zwrócę tylko uwagę na sam ten fakt.

Jednocześnie zwróćmy uwagę, że jednym z kluczowych problemów przy tworzeniu i omawianiu planów digitalizacji dokumentów w różne kraje istniał i pozostaje problem kryteriów selekcji i rankingu dokumentów do tworzenia kopii elektronicznych.

Ten problem jest dotkliwy także dla nas. Jak pokazują wyniki monitoringu i przesłuchań, najbardziej oczywistymi kryteriami wyboru dokumentów do digitalizacji są te związane z koniecznością zapewnienia bezpieczeństwa oryginalnych dokumentów archiwalnych.

Archiwa starają się przede wszystkim digitalizować dokumenty unikatowe, szczególnie cenne lub znajdujące się w opłakanym (złym stanie fizycznym), tworząc fundusz elektroniczny używać. Cyfryzacji poddawane są także najpopularniejsze fundusze.

Jednocześnie wyraźnie zarysowały się dwa nowe trendy w tworzeniu elektronicznych kopii dokumentów archiwalnych.

Pierwszym z nich jest digitalizacja dokumentacji administracyjnej władz lokalnych w celu utworzenia systemów wyszukiwania informacji. Podobne prace są aktywnie prowadzone w wielu archiwach wojewódzkich oraz w archiwach gminnych. A utworzone zasoby informacyjne cieszą się dużym zainteresowaniem wśród władz podmiotów wchodzących w skład Federacji i samorządów lokalnych, „pracujących” na rzecz zwiększenia autorytetu archiwów.

W tym zakresie celowe wydaje się poszerzenie dotychczasowej praktyki o zespoły dokumentów władz Imperium Rosyjskiego, RFSRR i ZSRR, tj. dokumenty zawierające kluczowe akty publiczne dotyczące historii naszego kraju, złożone w funduszach Senatu, Gabinetu Ministrów, Rady Komisarzy Ludowych, Rady Ministrów, Biura Politycznego Komitetu Centralnego KPZR, Zakonów, Kolegów, Ministerstw i Komisariaty Ludowe, a na poziomie regionalnym - dokumenty wydziałów wojewódzkich, komitetów regionalnych, regionalnych komitetów partyjnych i komitetów wykonawczych.

Wydaje się, że dostęp do systemów informatycznych zawierających takie informacje powinien być bezpłatny, niezależnie od tego, gdzie systemy te zostaną zainstalowane – w czytelniach archiwów, czy w Internecie. Stanowisko to aktywnie wspierało wiele archiwów, które wzięły udział w badaniu.

Drugim trendem jest digitalizacja akt osobowych. Jego pojawienie się wiąże się z poszukiwaniem sposobów optymalizacji realizacji wniosków socjalnych i prawnych oraz zapewnienia interakcji z Funduszem Emerytalnym Federacji Rosyjskiej.

Planowana digitalizacja tego typu dokumentacji wydaje się kontrowersyjna i można ją uznać za działanie doraźne nowoczesne warunki pomóc w rozwiązywaniu problemów związanych z obsługą wniosków socjalnych i prawnych. Jest oczywiste, że zasoby informacyjne utworzone na podstawie tej dokumentacji mają charakter usługowy i nie zawsze mogą być udostępniane publicznie.

Na kształtowanie planów digitalizacji wpływa oczywiście skład użytkowników informacji archiwalnych i ich zainteresowania.

W tym miejscu warto zwrócić uwagę na wyniki badania opinii użytkowników opublikowanego przez fińskich archiwistów półtora roku temu.

Wyniki przedstawiono na wykresie. Podsumowując liczby, możemy stwierdzić, że prawie 98% naszych użytkowników to zawodowi historycy.

Oczywiście wyników tych nie można w pełni ekstrapolować na rosyjską publiczność użytkowników, która ma swoją własną specyfikę. Tutaj potrzebujemy samokształcenie odbiorców, potrzebna jest metodologia ciągłego monitorowania środowiska informacyjnego i zmian w kręgu użytkowników, aby móc przewidywać zmiany w interesie publicznym.

Godne uwagi są jednak ustalenia fińskich kolegów, które należy wziąć pod uwagę przy rozważaniu zakresu zainteresowań i typologii konsumentów, dla których tworzone są archiwalne zasoby informacji, a także przy ustalaniu sposobów organizacji i warunków dostępu do nich.

Czy można przewidzieć zapotrzebowanie na dokumenty i zainteresowanie badawcze? Wydaje się, że z pewnym prawdopodobieństwem jest to możliwe. Jako mechanizmy takiego prognozowania wskazane jest połączenie dość prostych metod.

Pierwszym z nich jest regularne monitorowanie interes publiczny oraz te kontrowersyjne tematy, które są poruszane i omawiane w społeczeństwie. Zastosowanie tej metody przyniosło już rezultaty. Uderzającym przykładem jego skuteczności jest umieszczenie w Internecie zasobu dotyczącego „problemu katyńskiego” („Pakiet nr 1”), na który zgłoszono ponad 1 milion zapytań. Drugim przykładem jest rosnące zainteresowanie użytkowników stroną „Dokumenty epoki radzieckiej” w portalu „Archiwum Rosji”, gdzie znajdują się dwa duże zestawy dokumentów z kolekcji Biura Politycznego (1919–1932) oraz kolekcji I.V. Stalina (1866-1996), który w najbliższej przyszłości ma zostać uzupełniony o dokumenty Komitetu Obrony Państwa i Kominternu.

Druga metoda polega na badaniu i analizie przyszłego kalendarza pamiętnych dat i wydarzeń, zarówno w skali globalnej, jak i ogólnorosyjskiej, oraz poziom regionalny. Metoda ta jest już aktywnie wykorzystywana do tworzenia wirtualnych wystaw elektronicznych kopii dokumentów archiwalnych.

Trzeci to rozwój usług kompleksów oprogramowania „Centralny katalog akcji” i „Katalog funduszy”, w których (pod warunkiem, że zostaną wypełnione tak szybko i sprawnie, jak to możliwe) możliwe jest zliczenie częstotliwości żądań środków funduszu konkretny temat.

Czwarty jest tradycyjny i dobrze znany archiwistom. Polega na badaniu zainteresowań badawczych znajdujących odzwierciedlenie w kartach czytelników znajdujących się w czytelniach archiwów lub w ich czytelniach zapisy rejestracyjne systemy automatyczne typu „Czytelnia”.

Piątym jest analiza rozliczania korzystania z katalogów. Co więcej, dziś można ją wdrożyć zarówno w formie nagrywania rozmów do tradycyjnych katalogów, jak i w formie usługi nagrywania rozmów do ewidencji zautomatyzowanych Baz Tematycznych tworzonych w archiwach.

Szósty to analiza dominującej problematyki naukowej na branżowych konferencjach naukowych (w tym lokalnych), w publikacjach monograficznych i publikacjach w periodykach branżowych. Pewną pomoc w tej kwestii może przynieść współpraca z biblioteką elektroniczną. Indeks rosyjski Cytat naukowy (RSCI), Elektroniczna biblioteka rozpraw Rosyjskiej Biblioteki Państwowej, Inteligentny system studium przypadku (TRUTH) Moskiewskiego Uniwersytetu Państwowego i innych ośrodków naukowo-analitycznych.

Oczywiście zastosowanie wszystkich tych metod nie daje stu procent gwarantowany wynik długoterminowo, ale zapewni znaczącą pomoc w identyfikacji obiecujących z punktu widzenia użytkowego zestawów dokumentów oraz pozwoli szybko reagować na zmiany w społeczeństwie i środowisku zainteresowanie zawodowe, a także przeprowadzać średnioterminowe planowanie tworzenia zasobów informacyjnych.

Nawet bez uciekania się do specjalnych ankiet wśród odbiorców możemy wymienić kilka tematów, które od dawna cieszą się dużym zainteresowaniem wśród użytkowników.

Przede wszystkim genealogia.

Archiwa rosyjskie zgromadziły bogate doświadczenie w tworzeniu zasobów informacyjnych na ten temat. Wystarczy nazwać Zjednoczony System Danych Populacyjnych „Pokolenia regionu Perm”, prezentowany w Internecie.

Bazy danych oparte na księgach metrycznych i opowieściach rewizyjnych powstały w r Archiwum Państwowe Republiki Baszkortostanu, Republika Tatarstanu, Republika Czuwaski, Terytorium Chabarowskie, Sachalin, Samara, Penza, Jarosław, Autonomia żydowska i inne obszary.

Niektóre z wymienionych baz danych są dostępne także online.

Jednocześnie trzeba powiedzieć, że stworzenie podobne bazy danych Przetwarzanie danych jest procesem niezwykle pracochłonnym, czasochłonnym i kosztownym. I tu wypada zadać pytanie o warunki dostępu do tych zasobów.

Wygląda na to, że dostęp do już utworzonych zasobów powinien być płatny. Sądząc po wynikach ankiety, stanowisko to nie budzi szczególnych zastrzeżeń w środowisku archiwalnym: popiera je ponad 60% respondentów.

Analizując światowe doświadczenia w prezentowaniu zasobów informacji z zakresu genealogii, należy zauważyć, że największe towarzystwa genealogiczne kraje rozwinięte nie publikują swoich baz danych w domenie publicznej za darmo, a zasoby prezentowane w sieci nie mają w istocie charakteru genealogicznego. Bazy te umożliwiają wyszukiwanie wyłącznie według nazwiska, imienia i dat życia. Ponadto zestawienie wyników z reguły nie zawiera linków do archiwów i materiałów archiwalnych, z których zaczerpnięto te informacje. Tak i zbuduj pełnoprawny drzewo genealogiczne te zasoby informacyjne nie dają możliwości.

Projekt Brytyjskiego Archiwum Narodowego „Find my past” („Find your past”), realizowany z wykorzystaniem technologii crowdsourcingu, znacząco różni się od wspomnianych zasobów, tj. pozyskiwanie „ochotników” z Towarzystwa „Przyjaciół Archiwów Narodowych Wielkiej Brytanii”. Zasób ten umożliwia każdemu mieszkańcowi Wielkiej Brytanii zbudowanie własnego drzewa genealogicznego lub włączenie się online do procesu przetwarzania elektronicznych kopii dokumentów archiwalnych w celu uzupełnienia zawartości baz danych.

Podobne podejście jest obecnie stosowane w archiwach Finlandii, gdzie planują zaprezentować bezpłatny dostęp zdigitalizowane kopie ksiąg parafialnych w Internecie, po opracowaniu specjalnej usługi, która umożliwia wolontariuszom zdalne opisywanie przeczytanych ksiąg i wprowadzanie tych informacji do bazy archiwalnej.

To wyjątkowe i odizolowane doświadczenie zasługuje oczywiście na szczególną uwagę i w przyszłości może zostać przeniesione na grunt krajowy.

Inny przykład można przytoczyć w związku z działalnością naszych bałtyckich kolegów: Archiwum Narodowe Łotwy i Estonii, które przy pomocy europejskich funduszy grantowych utworzyło i utrzymuje genealogiczne bazy danych „Raduracsti” („Rodowód” na Łotwie) oraz „Saga” (w Estonii). Zasoby te stanowią zbiór zdigitalizowanych ksiąg kościelnych (konfesyjnych i geograficznych), materiałów spisowych i innych dokumentów nominacyjnych. Aby uzyskać dostęp do baz danych, należy się zarejestrować, po czym dostęp do zdjęć samych dokumentów będzie bezpłatny.

Archiwum Narodowe Szwecji ma ciekawe doświadczenie w udostępnianiu informacji genealogicznych na zasadzie subskrypcji czasowej, która oferuje dostęp do bazy danych dokumentów cyfrowych w cenie 50 koron za 3 godziny lub roczną subskrypcję za 995 koron (około 5000 ruble)

Z tematyką genealogii powiązana jest tematyka tworzenia zasobów informacyjnych w oparciu o dokumenty pochodzenia osobowego oraz dokumentację zawierającą dane osobowe. Dokumenty te budziły i wzbudzają coraz większe zainteresowanie wśród czytelników i użytkowników.

Aktywne prace nad kompilacją tematycznych „osobistych” baz danych prowadzone są w wielu archiwach federalnych i regionalnych w Rosji. Przykładowo Rosyjskie Państwowe Archiwum Wojskowe stworzyło bazę danych dotyczącą personelu wojskowego i obywateli internowanych podczas Wielkiej Wojny Ojczyźnianej z Włoch, Francji, Luksemburga, Szwecji, Węgier, Niemiec, Polski i Japonii; w Oddziale Rosyjskim archiwum państwowe dokumentacja naukowa i techniczna w Samarze – kilka podobnych baz, w tym baza „Wybitni pracownicy nauki i technologii”. Latem 2014 roku Federalna Agencja Archiwalna i Rosyjskie Państwowe Wojskowe Archiwum Historyczne zaprezentowały internetowy projekt „Św. Jerzego Rycerze Wielkiej Wojny”.

W tworzenie podobnych zasobów tematycznych aktywnie włączają się także archiwa zagraniczne.

Jednakże tworzenie i prezentacja tematycznych baz danych w Internecie, a także publikacja dokumentów archiwalnych zawierających dane osobowe stają się coraz bardziej problematyczne w związku z przyjętym 25 stycznia pakietem aktów prawnych „O ochronie danych osobowych”, 2012 w Unii Europejskiej (UE), które zostało nazwane „Prawo do bycia zapomnianym”. Zasadnicza treść tych dokumentów jest taka, że ​​we współczesnym społeczeństwie informacyjnym dane osobowe nabrały statusu swoistej waluty jednolitego rynku cyfrowego i jak każda waluta muszą być stabilne, bezpieczne i godne zaufania. Tylko wtedy, gdy konsument będzie miał pewność, że jego dane osobowe są solidnie chronione, zaufa firmom i agencjom rządowym i skorzysta z oferowanych przez nie usług internetowych.

Formalnie inicjatywa UE dotyczy ochrony danych osobowych żyjący osoby, do których życia osobistego nie można dotrzeć bez ich wiedzy, zarówno w Internecie, jak i poprzez publikację dawno zapomnianych źródeł informacji (m.in. dokumentów archiwalnych, gazet i czasopism).

Faktem jest, że Internet ma swego rodzaju „efekt wieczności”, w którym „sieć zapamiętuje wszystko”, o czym człowiek często zapomina lub chce zapomnieć: błędy z przeszłości, obciążające listy, zdjęcia i filmy, innymi słowy - wszystko, co może negatywnie wpływać na przyszłość, stwarza wiele sytuacji konfliktowych, które stały się już rzeczywistością naszych czasów.

Biorąc to pod uwagę, Komisja Europejska zaproponowała umożliwienie użytkownikom samodzielnego niszczenia informacji pochodzenia osobistego znajdujących się w zasobach elektronicznych.

Propozycja ta wymusiła na największych firmach internetowych podjęcie wdrożenia specjalnych usług, które już od maja tego roku działają w sieci, umożliwiając użytkownikom usuwanie informacji o sobie.

Ta usługa nie jest jeszcze dostępna w Rosji, ale decyzji, odkąd Europejska Konwencja Praw Człowieka została ratyfikowana przez nasz kraj Unia Europejska w przyszłości może zostać wprowadzony do ustawodawstwa rosyjskiego.

Prawdopodobnie z tego powodu wiosną tego roku Izba Publiczna Federacja Rosyjska zaproponowała już ustawodawcom zezwolenie na usuwanie danych osobowych z rosyjskojęzycznych wyszukiwarek.

Biorąc pod uwagę powyższe, problematyczna staje się kwestia tworzenia zasobów informacyjnych w oparciu o dokumenty pochodzenia osobistego lub dokumenty zawierające dane osobowe osób żyjących lub niedawno zmarłych, a umieszczanie ich w sieci w warunkach otwartego, bezpłatnego dostępu jest praktycznie niemożliwe.

Tematem korzystnym dla zasobów elektronicznych we współczesnej przestrzeni informacyjnej jest temat tzw. baz danych „usługowych”, które są unikalne katalogi elektroniczne w obszarach tematycznych pomocniczych dyscyplin historycznych. Przykładem jest baza danych identyfikacyjnych papieru i system wyszukiwania informacji o heraldyce północnoeuropejskiej, opracowana i zaprezentowana na stronie internetowej Archiwum Narodowego Finlandii; skonsolidowany filigranowy portal właśnie stworzony przez austriackich specjalistów; publikacja słynnego filigranowego katalogu Picarda na stronie internetowej Archiwum Stuttgartu; zbiór elektroniczny materiały kartograficzne, stworzone przez archiwistów w Hiszpanii, skonsolidowane europejskie źródło informacji na temat paleografii.

Wszystkie te zasoby są w dalszym ciągu publicznie dostępne, jednak oczywiste jest, że w przyszłości swobodny dostęp do nich będzie ograniczony.

Kolejnym popularnym tematem zasobów informacyjnych jest prezentacja archiwalnych materiałów fotograficznych. Najbardziej jaskrawym przykładem są tu Archiwum Federalne Niemiec, na którego stronie internetowej zamieszczono „Cyfrowe Archiwum Fotograficzne Archiwów Federalnych” zawierające około 200 tysięcy zdjęć. (Nawiasem mówiąc, portal RGAKFD zapewnia bezpłatny dostęp do 280 tys. dokumentów fotograficznych). Dostęp do zasobu jest bezpłatny, przeglądanie jest bezpłatne, można skopiować obraz w „lekkim” formacie. (Na tej samej zasadzie prowadzimy serwisy RGAKFD i „Zwycięstwo” w portalu „Archiwum Rosji”). Aby móc uzyskać wysokiej jakości obrazy do publikacji, należy zapłacić w zależności od ich przyszłego nakładu (na przykład do 3000 egzemplarzy - 15 euro za egzemplarz).

Podobne podejście zastosowano w zasobie Archiwum Fińskich Sił Obronnych, w którym zaprezentowano 160 tys. zdigitalizowanych, kolorowych (!) fotografii z okresu radziecko-fińskiej „wojny zimowej” 1939–1940.

Jednocześnie należy zauważyć, że najnowsze podane przykłady prezentacji dużych wolumenów elektronicznych kopii dokumentów archiwalnych w Internecie są wyjątkami od ogólnej reguły. Jak wspomniano powyżej, światowa praktyka archiwalna tworzenia i prezentowania zasobów informacyjnych w Internecie ogranicza się do prezentacji poszczególnych zbiorów tematycznych, co nie może nie dziwić, biorąc pod uwagę ogromne wolumeny digitalizacji dokumentów archiwalnych.

Wyjaśnienie tego faktu jest dość proste: aby stworzyć wysokiej jakości zasób informacji archiwalnej, nie wystarczy zdigitalizować dokumenty i zaprezentować je w prostej przeglądarce obrazów. Konieczne jest stworzenie kompletnego i dokładnego pod względem archeologicznym opisu oryginału dokumentu archiwalnego i jego kopii elektronicznej, znalezienie najwłaściwszego sposobu wizualizacji cyfrowej kopii dokumentu w środowisku elektronicznym, a także opracowanie i wdrożenie usług odtwarzających narzędzia naukowca w środowisku elektronicznym, pozwalające mu być najskuteczniejszym w warunkach zdalnego dostępu, wykorzystują elektroniczne kopie dokumentów do rozwiązywania swoich problemów zawodowych.

Przykładem takich zasobów jest Cyfrowe Archiwum Stalina, zamieszczone na stronie internetowej Uniwersytetu Yale w USA w ramach umowy z RGASPI. Innym przykładem jest baza elektronicznych kopii dokumentów archiwalnych Electronic Enlightenment („Electronic Enlightenment”), która obejmuje ponad 64 tys. listów i innych materiałów korespondencyjnych 6,4 tys. korespondentów – wybitnych naukowców epoki oświecenia (Voltaire, Leibniz, Rousseau, Diderot, Newtona, Franklina itp.).

Dostęp do obu zasobów jest płatny (dla obywateli Rosji i Białorusi „Archiwum Stalina” jest bezpłatne), jednak jakość treści i usług oferowanych użytkownikom przez twórców tych zasobów jest taka, że ​​spełnia wymagania najbardziej wymagających badacz.

Oczywiście można zaoferować inne formy płatnych zasobów: na przykład bezpłatne przeglądanie zapisów dokumentów w bazach danych i płatny dostęp do elektronicznej kopii samego dokumentu; zapoznanie się z ograniczonymi kopiami elektronicznymi i płatnym zamawianiem kopii wysokiej jakości itp. Wszystkie te opcje zostały już przetestowane przez naszych zagranicznych kolegów.

Analizując te przykłady, należy zwrócić uwagę na kilka okoliczności, które często umykają uwadze krajowych twórców tematycznych zasobów informacji archiwalnej. Polegają one na tym, że autorzy zasobów tematycznych adresowanych do określonej grupy docelowej (np. szkół) muszą szczegółowo znać nie tylko dokumenty archiwalne i muzealia, które mają być prezentowane w środowisku informacyjnym, ale także specyfikę obszar tematyczny, w którym adresują swój produkt (tj w tym przykładzie: mieszanina program szkolny z historii, metody nauczania historii w szkole z wykorzystaniem technologia komputerowa, a nawet sposoby organizacji przestrzeni ekranu, rozwiązania kolorystyczne i czcionkowe, dostosowane do percepcji określonej grupy wiekowej odbiorców szkolnych itp.)

Dopiero uwzględnienie tych wszystkich kwestii, z dala od archiwalnych realiów i życia codziennego, umożliwi stworzenie naprawdę popularnych zasobów informacji archiwalnej, na które będzie zapotrzebowanie wśród użytkowników.

Dochodzę do wniosku. Praktyka światowa oraz krajowe doświadczenia w tworzeniu archiwalnych zasobów informacji, wyniki badania pozwalają na wyciągnięcie pewnych wniosków.

Po pierwsze, w przypadku archiwów wszystkich poziomów konieczne wydaje się:

tworzenie wieloletnich planów digitalizacji dokumentów archiwalnych i prowadzenie stałego monitoringu ich realizacji;

realizacja prac nad digitalizacją i tłumaczeniem danych referencyjnych na formę elektroniczną w oparciu o ujednolicone podejścia i wymagania;

zaawansowane szkolenie archiwistów w terenie technologia informacyjna w ogóle, a w szczególności pod kątem badania doświadczeń tworzenia zasobów informacji archiwalnej.

Warto o tym pamiętać planując bezpieczeństwo finansowe Prace nad digitalizacją dokumentów archiwalnych i tworzeniem zasobów informacyjnych w oparciu o dane referencyjne i elektroniczne kopie dokumentów archiwalnych muszą koniecznie przewidywać osobne i bardzo znaczące środki finansowe na utrzymanie i obsługę tych zasobów. W W przeciwnym razie początkowe koszty ich powstania mogą zostać zmarnowane.

Po drugie, pytania wymagają niezależnych badań organizacje płatny dostęp do archiwalnych zasobów informacji, w tym określenie tematyki zasobów przeznaczonych do prezentacji w warunkach płatnego dostępu, ich funkcjonalności, scentralizowanego lub zdecentralizowanego rozmieszczenia oraz bezpieczeństwo informacji, organizacja techniczna i technologiczna płatnego dostępu, mechanizmy płatności, zasady cenowe, możliwość dostępu na preferencyjnych warunkach itp.

Nie ma konsensusu w odpowiedziach archiwistów na pytania zawarte w kwestionariuszach, dlatego też problemy te wymagają dodatkowego, poważnego zrozumienia i opracowania wspólnego podejścia.

Po trzecie, celowe wydaje się przeprowadzenie na przestrzeni najbliższych lat zestawu projektów badawczych, których tematyką powinny być:

badanie krajowego odbiorcy zasobów informacji archiwalnej i identyfikacja jego segmentacji tematycznej;

opracowanie metodyki przewidywania powstawania zasobów informacji archiwalnej;

badanie doświadczeń w zakresie prezentacji danych referencyjnych w środowisku elektronicznym i opracowanie ujednoliconych wymagań dotyczących takiej prezentacji danych referencyjnych;

ustalanie kryteriów selekcji dokumentów do digitalizacji i późniejszego tworzenia zasobów informacji archiwalnej oraz metod opisu archeologicznego i prezentacji elektronicznych kopii dokumentów archiwalnych w środowisku cyfrowym;

stworzenie typologii archiwalnych zasobów informacji oraz opisu podstawowych wymagań dla każdego typu (w tym określenie funkcjonalności i usług dla użytkowników, a także technik wizualizacji informacji historycznych w ogólności, a w szczególności archiwalnych).

Podsumowując, powtórzę to, co mówiłem wiele razy: wdrożenie technologie cyfrowe a szybki rozwój społeczeństwa informacyjnego radykalnie zmienia oblicze zawodu historyka-archiwisty, podkreślając potrzebę rozwiązania palących problemów prezentacji informacji archiwalnych w środowisku elektronicznym. To, czy uda nam się przezwyciężyć pojawiające się trudności i znaleźć nowe sposoby rozwoju archiwistyki, zależy od tego, w jaki sposób społeczność zawodowa archiwiści są w stanie adekwatnie reagować na wyzwania ery cyfrowej.

Przesyłanie dobrych prac do bazy wiedzy jest łatwe. Skorzystaj z poniższego formularza

Studenci, doktoranci, młodzi naukowcy, którzy wykorzystują bazę wiedzy w swoich studiach i pracy, będą Państwu bardzo wdzięczni.

Podobne dokumenty

Studium problemu zarządzania dokumentacją w kontekście nowych technologii informatycznych. Pojęcie udokumentowanej informacji: analiza, właściwości; składnik materialny. Dokumenty na różnych współczesnych nośnikach danych: rodzaje, charakterystyka.

praca na kursie, dodano 22.08.2011


Księgowość i zapewnienie bezpieczeństwa dokumentów Funduszu Archiwalnego Federacji Rosyjskiej. System naukowej aparatury referencyjnej dla dokumentów archiwalnych. Klasyfikacja dokumentacja archiwalna. Poradniki archiwalne. Recenzje dokumentów i inne odniesienia archiwalne.

praca na kursie, dodano 12.10.2008


Krótka historia archiwistyki, ustawodawstwo dot sprawy archiwalne. Skład Funduszu Archiwalnego Federacji Rosyjskiej i włączanie do niego dokumentów, ochrona własności dokumentów archiwalnych. Zasady zestawiania, przechowywania i utrwalania dokumentów archiwalnych.

podręcznik szkoleniowy, dodano 17.12.2009


Ogólne pojęcia o archiwach i Funduszu Archiwalnym. Skład i struktura Funduszu Archiwalnego Federacji Rosyjskiej. Klasyfikacja, tryb pozyskiwania, przechowywania, utrwalania i wykorzystywania dokumentów archiwalnych. Koncepcja archiwum dokumentów elektronicznych i problemy zapewnienia ich bezpieczeństwa.

praca na kursie, dodano 01.09.2008


Zadania, funkcje, uprawnienia, obowiązki archiwów. Organizacja dokumentów, księgowanie dokumentów, korzystanie z dokumentów w archiwum. Wymagania dotyczące sporządzania list spraw i tworzenia spraw. Badanie wartości dokumentów. Zapewnienie bezpieczeństwa dokumentów.

praca na kursie, dodano 19.07.2008


Koncepcje technologii informatycznych, ich rodzaje, specyfika i sposoby wdrażania w celu usprawnienia dokumentacyjnego wspomagania zarządzania. Klasyfikacja, porównanie i ogólna charakterystyka produkty oprogramowania elektroniczne zarządzanie dokumentacją.

teza, dodana 17.05.2010


Badanie systemu księgowego i zapewnienie bezpieczeństwa dokumentów w archiwum państwowym (resortowym) Federacji Rosyjskiej. Umieszczenie dokumentów w magazynie, topografia. Sprawdź dostępność i stan spraw. Starzenie się i czynniki niszczenia dokumentów.

praca na kursie, dodano 20.09.2016

S.N. GOROKOW, E.M. LOBANOW, Kazań, Federacja Rosyjska

NOWOCZESNE TECHNOLOGIE PRZECHOWYWANIA DOKUMENTÓW ELEKTRONICZNYCH

Gorohov S.N., Lobanov E.M., Kazań, Federacja Rosyjska. Nowoczesne technologie elektronicznego przechowywania dokumentów

Adnotacja

Przejście na cyfrowy system przechowywania materiałów archiwalnych stawia przed środowiskiem archiwalnym następujące palące problemy: wybór niezawodnego nośnika informacji elektronicznej, który zapewni jej długotrwałe przechowywanie; poszukiwać technologii zapewniających badaczom szeroki dostęp do dokumentów archiwalnych zarówno w czytelni archiwalnej, jak i za pośrednictwem Internetu. Zamiar to badanie to przegląd zaawansowanych technologii w zakresie zapewnienia bezpieczeństwa elektronicznych dokumentów audiowizualnych stosowanych w praktyce międzynarodowej. Aby to osiągnąć, rozwiązano następujące zadania: przegląd nowoczesny rynek elektroniczne nośniki informacji w kontekście możliwości ich wykorzystania w branży archiwalnej; zbadanie możliwości wykorzystania technologii chmurowych do przechowywania informacji w działalności archiwów krajowych (na przykładzie Centralnego Państwowego Archiwum Dokumentów Audiowizualnych Republiki Tatarstanu). Na podstawie wyników badania stwierdzono, że wprowadzenie do branży archiwalnej nowych elektronicznych nośników informacji na zawsze rozwiąże problem długotrwałego przechowywania dokumentów, a wykorzystanie technologii chmurowych zwiększy otwartość archiwów, dostępność dokumentów archiwalnych nie tylko dla badaczy, ale także dla ogółu społeczeństwa i stworzy możliwość szerokiego wykorzystania materiałów archiwalnych w procesie edukacyjnym.

Przejście na cyfrowe materiały archiwalne stawia przed środowiskiem archiwalnym następujące aktualne kwestie: po pierwsze, wybór wiarygodnego nośnika informacji elektronicznej, zapewniającego jej długotrwałe przechowywanie; po drugie, technologia przeszukiwania, zapewniająca badaczom dostęp do dokumentów archiwalnych w czytelni archiwalnej oraz poprzez Internet. Celem niniejszego opracowania jest przegląd zaawansowanych technologii w zakresie cyfrowej konserwacji dokumentów audiowizualnych stosowanych w praktyce międzynarodowej. Aby osiągnąć ten cel następujące cele: Przegląd aktualnego rynku medialnego informacji elektronicznej w kontekście ich możliwego zastosowania w sektorze archiwalnym; Zbadanie możliwości technologii przechowywania w chmurze w działalności archiwów krajowych (na przykład Centralne Państwowe Archiwum Dokumentów Audiowizualnych Republiki Tatarstanu). Z przeprowadzonego badania można stwierdzić, że wprowadzenie nowej gałęzi archiwalnych elektronicznych nośników informacji pozwoli trwale rozwiązać problem długotrwałego przechowywania dokumentów, a wykorzystanie technologii chmurowych zwiększy otwartość archiwów, dostęp do dokumentów archiwalnych nie tylko badaczom, ale także ogółowi społeczeństwa, możliwość stworzenia szerokiego wykorzystania materiałów archiwalnych w procesie edukacyjnym.

Słowa kluczowe

Archiwum audiowizualne, dokument elektroniczny, przechowywanie dokumentów, wykorzystanie dokumentów, dysk optyczny, technologie chmurowe.

Archiwum audiowizualne, dokument elektroniczny, przechowywanie dokumentów, korzystanie z dokumentów, napęd optyczny, chmura.

Formaty i nośniki, na których archiwa audiowizualne przechowują materiały wideo i radiowe powstałe w wyniku wieloletniej pracy firm telewizyjnych i radiowych, tracą na znaczeniu. Na przykład popularne ostatnio kasety Betacam, od dawna używane w produkcji telewizyjnej przetrwały ostatnie lata, gdyż zaprzestano produkcji sprzętu odtwarzającego w tym formacie. Dlatego też proponuje się już konwersję danych zapisanych na taśmach wideo Betacam na bardziej odpowiednią formę cyfrową, aby zapewnić możliwość ich dalszego wykorzystania w przyszłości.

Doświadczenia Centralnego Archiwum AD Republiki Tatarstanu i innych archiwów audiowizualnych podpowiadają, że przechodząc na cyfrowy system archiwizacji, należy wziąć pod uwagę dwa aspekty: pierwszy to przechowywanie w formie, która zapewni możliwie najdłuższe przechowywanie materiałów, drugim jest dostępność, czyli możliwość udostępnienia badaczom informacji do użytku wewnętrznego i nie tylko. W związku z tym konieczne jest ciągłe poszukiwanie odpowiednich technologii i studiowanie zagadnień organizacji pracy archiwalnej z uwzględnieniem perspektywy długoterminowej.

Praktyka światowa pokazuje, że coraz więcej archiwów zagranicznych przechodzi na przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej z wykorzystaniem technologii chmurowych. Wybór ten jest istotny ze względu na fakt, że dokumenty elektroniczne wymagają zasadniczo innego mechanizmu dostępu do nich, znacząco różniącego się od mechanizmu dostępu do dokumentów papierowych. Dokumenty można składać w formie elektronicznej magazyn państwowy za pośrednictwem elektronicznych kanałów komunikacji dostęp do tych dokumentów może odbywać się za pośrednictwem elektronicznej wirtualnej czytelni w Internecie, co umożliwi każdemu użytkownikowi z dowolnego przedmiotu i gminy Federacji Rosyjskiej łatwy dostęp do potrzebnych mu dokumentów elektronicznych, bez względu na to, gdzie się znajdują znajdują się fizycznie.

Referencje

1. Aleksandrow K.S. Konto dla petabajtów // Maszyny i mechanizmy. - 2013. - nr 6. - s. 20–27.

2. Kuzniecow S.L. Problemy organizacji archiwalnego przechowywania dokumentów elektronicznych // Zarządzanie dokumentacją. - 2012. - nr 3. - s. 58-62.

3. Mokretsov A.S. Napęd tysiącletni // CHIP [CHIP]. - 2012. - nr 6. - s. 115–119.

4. Andy z Ridgeway. Naukowcy nagrali książkę w DNA // Science in Focus. - 2012. - nr 11. - s. 15.

1.Aleksanrov K.S. Schet na petabajty. Mashiny i mehanizmy - Maszyny i mechanizmy, 2013. nr. 6, s. 20-27.

2. Kuznecov S.L. Problemy organizacii arhivnogo hranenija jelektronnyh dokumentov. Deloproizvodstvo - Praca biurowa, 2012, nr. 3, s. 58-62.

3.Mokrecov A.S. Tysjacheletnij nakopitel”. CHIP - CHIP, 2012, nr 6, s. 115-119.

4.Ridzujej Jendi. Uchenye zapisał knigu przeciwko DNK. Nauka kontra fokus - Nauka w centrum uwagi, 2012, nr 2. 11, s. 11 15.

Gorochow Siergiej Nikołajewicz, kandydat nauki techniczne, Dyrektor Centralnego Państwowego Archiwum Dokumentów Audiowizualnych Republiki Tatarstanu, Federacja Rosyjska, Kazań, 8-917-291-25-86, Niniejsze adres e-mail chroniony przed robotami spamującymi, musisz mieć włączoną obsługę JavaScript, aby go zobaczyć

Łobanow Jewgienij Michajłowicz, główny specjalista Centralne Państwowe Archiwum Dokumentów Audiowizualnych Republiki Tatarstanu, student studiów podyplomowych, Wydział Historii, Kazański Państwowy Uniwersytet Energetyczny, Federacja Rosyjska, Kazań, 8-951-897-22-49, Ten adres poczty elektronicznej jest chroniony przed robotami spamującymi. Aby go zobaczyć, musisz mieć włączoną obsługę Javascript

Gorochow Siergiej Nikołajewicz, Kandydat nauk technicznych, Dyrektor Centralnego Państwowego Archiwum Dokumentów Audiowizualnych Republiki Tatarstanu, Federacja Rosyjska, Kazań, 8-917-291-25-86, Adres poczty elektronicznej jest chroniony przed robotami spamującymi, Aby go zobaczyć musisz mieć włączoną obsługę Javascript

Łobanow Jewgienij Michajłowicz, główny specjalista Centralnego Państwowego Archiwum dokumentów audiowizualnych Republiki Tatarstanu, student studiów podyplomowych Wydziału historii Kazańskiego Państwowego Uniwersytetu Energetycznego, Federacja Rosyjska, Kazań, 8-951-897-22-49 , Ten adres e-mail jest chroniony przed robotami spamującymi. W przeglądarce musi być włączona obsługa JavaScript, żeby go zobaczyć

Całość materiału opublikowano w rosyjskim czasopiśmie historyczno-archiwalnym VESTNIK ARCHIVISTA. Przeczytaj warunki subskrypcji.

Dokumenty archiwalne są najważniejszym źródłem wiarygodnych informacji o różnych aspektach rozwoju społeczeństwa. Niestety, dziś głównymi odbiorcami informacji archiwalnych są jedynie pracownicy naukowi i obywatele, którzy kontaktują się z archiwum na osobistą prośbę, gdyż większość ludzi z niewiedzy, nie doceniając wartości informacji archiwalnych, uważa archiwa za proste składowiska nieaktualnych, nieaktualnych dokumentów . Aby skorygować ten stan rzeczy i zwiększyć zainteresowanie dokumentami archiwalnymi, konieczna jest zmiana istniejącego w świadomości społecznej wypaczonego wyobrażenia o archiwach i sprawach archiwalnych w ogóle.

Obecnie stosunki w dziedzinie zarządzania archiwami w Federacji Rosyjskiej reguluje ustawa federalna nr 125-FZ z dnia 22 października 2004 r. „O sprawach archiwalnych w Federacji Rosyjskiej”, zgodnie z którą każdy użytkownik ma prawo do swobodnego wyszukiwania i otrzymać dokumenty archiwalne do nauki. Żadne jednak archiwum nie jest w stanie zapewnić dostępu do informacji archiwalnych dużej liczbie zwiedzających przy wykorzystaniu tradycyjnych metod pracy.

Dzięki rozwojowi technologie komunikacyjne Problem ten jest sukcesywnie rozwiązywany w miarę pojawiania się nowych sposobów dostępu do informacji archiwalnych. Wyżej wymieniona ustawa określa następujące sposoby dostępu:

1) udostępnienie narzędzi informacyjno-wyszukiwawczych oraz informacji o tych narzędziach, w tym w formie dokumentu elektronicznego;

2) udostępnianie oryginałów i (lub) kopii dokumentów, w tym w formie dokumentów elektronicznych;

3) korzystanie z sieci informatycznych i telekomunikacyjnych użytku publicznego, w tym Internet, z możliwością kopiowania materiałów.

Artykuł ten poświęcony jest ostatniemu z wymienione metody dostęp, czyli dostęp do informacji archiwalnych za pośrednictwem ogólnoświatowego Internetu. Chodzi o o pojawieniu się tego trendu w naszym kraju i pierwszych wydarzeniach w tym zakresie, o perspektywach rozwoju, a także o niektórych problemach, które pozostają do rozwiązania.

Wprowadzanie technologii informatycznych do archiwizacji rozpoczęło się już w latach 80-tych, kiedy to najpierw nastąpiło epizodyczne pojawienie się, a później masowa dystrybucja sprzętu komputerowego, która umożliwiła lepsze zaspokojenie potrzeb użytkowników. Na początku lat 90. Aktywnie rozwijane są systemy zarządzania bazami danych (DBMS) służące do tworzenia baz danych, w tym zintegrowanych, co stało się duży krok do przodu. Wraz z przejściem technologii informatycznych na jakościowe nowy poziom Pojawiły się także nowe możliwości ich wykorzystania, co przyczyniło się do pojawienia się i rozwoju pomysłów na tworzenie wygodniejszych i wygodniejszych szybkie sposoby uzyskanie informacji archiwalnych.

Aby zapewnić dostęp do materiałów archiwalnych i informacji o nich za pośrednictwem Internetu, należy podjąć dwa główne kroki: po pierwsze stworzyć archiwum elektroniczne, a następnie stworzyć wysokiej jakości serwis internetowy umożliwiający zamieszczanie informacji o instytucji archiwalnej, jego skład i same dokumenty archiwalne.

Tworzenie archiwum elektronicznego jest procesem bardzo pracochłonnym i kosztownym, który bez wchodzenia w szczegóły polega na konwersji materiałów archiwalnych o różnej postaci do postaci elektronicznej i tworzeniu na ich podstawie baz danych. Stworzenie wysokiej jakości strony internetowej to także dość trudne zadanie, gdyż tworząc ją trzeba kierować się takimi zadaniami jak m.in. właściwa organizacja całej jego konstrukcji, zapewniając odpowiednie funkcjonowanie, łatwość i wygodę użytkowania, a jednocześnie bezpieczeństwo.

Rozwój w dziedzinie archiwalnego „budowania stron internetowych” w naszym kraju rozpoczął się na przełomie lat 2000. XX w., wówczas Rosarchiw przygotował Zalecenia dotyczące tworzenia serwisu archiwalnego w Internecie (2001). Miały one na celu optymalizację pracy archiwów i stworzenie wysokiej jakości witryn umożliwiających dostęp do dokumentów archiwalnych z wykorzystaniem zasobów informacyjnych. Zalecenia obejmowały także problemy związane z treścią informacyjną serwisu, organizacją jego tworzenia i obsługi, hostingiem w Internecie, tworzeniem koncepcji i projektu serwisu, ale nie dotyczyły wysoce wyspecjalizowanego zestawu zagadnień technicznych związanych z instalacją, podłączaniem i zapewnienie ochrony własnego serwera.

W tym samym roku powstał portal „Archiwum Rosji”, który dziś ma bardzo rozbudowaną strukturę. NA tego portalu wszystkie archiwa federalne i regionalne mają swoje strony internetowe, jednocześnie Rosarkiw i niektóre archiwa mają swoją reprezentację w Internecie w formie strony internetowej. Szczególną cechą jest dział „Forum”, w którym w formie dyskusji prezentowane są niezbędne dla konsumentów informacje. W jednym z działów portalu – „Projekty archiwalne online” – znajdują się dokumenty fotograficzne, dźwiękowe i filmowe o określonej tematyce, które gromadzone są w wirtualne wystawy lub kolekcje. Materiały dotyczą głównie tematów: Wielkiej Wojny Ojczyźnianej, państwowości rosyjskiej, epoki sowieckiej, eksploracji kosmosu.

W 2010 roku opracowano Program Informatyzacji Przemysłu Archiwalnego na lata 2011-2020, dzięki któremu podjęto kroki w kierunku digitalizacji dokumentów Funduszu Archiwalnego Federacji Rosyjskiej oraz utworzenia jednolitego Centrum Przechowywania Dokumentów Elektronicznych, jakim jest ma na celu znaczne zmniejszenie koszty finansowe w sprawie pozyskiwania, przechowywania i organizacji wykorzystania dokumentów elektronicznych w porównaniu z ich zdecentralizowanym przechowywaniem.

W 2012 roku Rosarchiw w ramach federalnego programu celowego „Kultura Rosji” (2012-2018) opracował Zalecenia dotyczące tworzenia internetowych wystaw dokumentów archiwalnych dotyczących kluczowe aspekty opracowanie strony internetowej instytucji archiwalnej, a także umieszczenie na niej wirtualnych wystaw. Rekomendacje obejmują informacje dotyczące wyboru dokumentów na wystawy, opracowania projektu graficznego i poruszania się po wystawie, promowania wystaw w Internecie, a także kilku innych aspektów, które mają pomóc w stworzeniu atrakcyjnego, łatwego w obsłudze i funkcjonalnego portalu.

Warto zaznaczyć, że obecnie aktywne prace nad udostępnieniem materiałów archiwalnych w Internecie toczą się nie tylko na szczeblu federalnym, ale także na poziomie podmiotów Federacji Rosyjskiej. Teraz na stronach, oprócz informacji o samych archiwach, pojawiają się różne ciekawe materiały historyczne w nich przechowywane. Aktywne prace w tym zakresie prowadzą oddziały archiwalne Republika Czuwaski, Republika Tatarstanu, Republika Czeczeńska i wiele innych regionów.

Strona internetowa wydziału archiwalnego naszej republiki (Archiwum Baszkortostanu) jest obecnie mniej rozwinięta niż strony internetowe powyższych republik, ale mamy też ciekawe materiały, opublikowane w Internecie. Są to na przykład takie źródła archiwalne, jak opowieści rewizyjne (spisy ludności z XVIII – XX w.). W trybie dostępu zdalnego użytkownik może przestudiować dane spisowe dla konkretnej miejscowości, wskazując w dodatkowych parametrach wyszukiwania lata wzmianek lub współczesne obszary, w których znajdowały się obszary jego zainteresowań osady. Rejestrując się na stronie, możesz przeglądać zeskanowane dokumenty w ich oryginalnej formie i szczegółowo przeglądać obrazy. Na stronie istnieje również dział o nazwie Archiwum Muzyczne, ale w tej chwili zawarte w nim materiały nie są jeszcze dostępne.

Tak więc, dzięki rozwojowi metodologicznemu, jaki nastąpił w ostatnich latach duża liczba archiwa nabyły własne strony internetowe i pocztę informacje podstawowe o archiwach i dokumentach archiwalnych, o udostępnianiu różne usługi oraz organizowanie konferencji, tworzenie wystaw i kolekcji online różne typy dokumenty. Jednak miejsca te nie zawsze są idealne, mimo że obszar ten rozwija się od około 15 lat. Powodem tego jest niewystarczające finansowanie oraz brak rozwiniętych i sprawdzonych ram regulacyjnych i metodologicznych, a także brak wykwalifikowanej kadry, która mogłaby tłumaczyć dokumenty na formę elektroniczną, tworzyć elektroniczne bazy danych, a także udoskonalać samą stronę archiwalną .

Ważnym aspektem wykorzystania informacji archiwalnych poprzez zasoby Internetu, którego nie można pominąć, jest rachunkowość nowoczesne ustawodawstwo o prawach autorskich. Wprowadzenie technologii elektronicznych przyniosło ze sobą nowe problemy związane z łatwością i skalą kopiowania wszelkich materiałów, w tym także chronionych. Aby zapobiec tym problemom, zaczęto aktywnie opracowywać i wdrażać programy ochrony w walce nielegalne kopiowanie oraz korzystanie z utworów, co z kolei przyczyniło się do opracowania programów przeciwdziałających obejściu ceł. Przy tym wszystkim nie pojawiły się technologie, które umożliwiałyby dostęp do materiałów użytkownikom działającym w dobrej wierze. Dlatego można powiedzieć, że poziom kultura prawna i zwyczaje dotyczące praw autorskich do informacji elektronicznych są nadal ogólnie niskie.

Analiza powyższych pozytywnych aspektów, a także nieuchronnie pojawiających się problemów, może prowadzić do następującego pytania: czy te zmiany są uzasadnione i jak obiecujący jest ten obszar pracy jako całość? Oczywiście jest to obiecujące, ponieważ pomimo wszystkich przeszkód istnieją już dziś całkiem udane przykłady zasobów informacyjnych, które działają i rozwijają się w tym obszarze, choć nie w zbyt szybkim tempie. Technologie informacyjne z roku na rok stają się coraz bardziej zaawansowane, stają się coraz bardziej zaawansowane integralna część prawie wszystkie gałęzie ludzkiej działalności, a praca archiwalna nie jest wyjątkiem. Ważne jest tylko, aby podejść do badań i rozwoju w tym kierunku w sposób kompetentny i odpowiedzialny, połączyć doświadczenia kilku dyscyplin naukowych, a wtedy możliwe będzie osiągnięcie pozytywnych wyników.