Jakie dokumenty nie mogą być przechowywane? Przechowywanie dokumentów w organizacji

Dokumenty należy przechowywać przynajmniej do czasu, gdy będą potrzebne. inspektorzy podatkowi podczas sprawdzania. Na podstawie art. 89 ust. 4 kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej można sprawdzić okres nieprzekraczający trzech lat. lata kalendarzowe poprzedzającego rok decyzji o kontroli. Oznacza to, że dokumenty trzech poprzednie lata muszą być przechowywane.

Tymczasem ustawodawstwo podatkowe dodaje do tego okresu jeszcze jeden rok. Zgodnie z art. 23 ust. 1 akapit 8 kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej podatnicy są zobowiązani do zapewnienia bezpieczeństwa dokumentów niezbędnych do obliczenia i zapłaty podatków przez cztery lata. Należą do nich księgowość i rachunkowość podatkowa, a także dokumenty potwierdzające otrzymanie dochodów, wydatków i zapłatę (potrącenie) podatków. Podobny wymóg ustanowiono dla agentów podatkowych(Subklauzula 5, klauzula 3, art. 24 kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej). W którym momencie zaczynasz liczyć okres czterech lat?

Podatki oblicza się na podstawie wyników okresów podatkowych (klauzula 1, art. 55 kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej). Okazuje się, że należy liczyć okres czteroletni następnego dnia po ukończeniu studiów okres podatkowy. Weźmy dla przykładu podatek VAT: do jakiego terminu powinniśmy przechowywać dokumenty związane z naliczeniem tego podatku za IV kwartał 2012 roku? Czteroletnia kadencja rozpocznie się 1 stycznia 2013 r. i zakończy 31 grudnia 2016 r. Okazuje się, że w 2016 roku konieczne jest przechowywanie dokumentów z 2012 roku. Oznacza to rok, który nie podlega kontroli na miejscu.

Istnieją dwa wyjątki od tej reguły. Pierwszą z nich są rejestry niezbędne do odliczenia podatku VAT: księga zakupów i księga sprzedaży oraz dzienniki do ewidencji wystawionych i otrzymanych faktur. Określ początek ich przydatności do spożycia od daty ostatni wpis w nich (klauzula 24 sekcji II załącznika 4, klauzula 22 sekcji II załącznika 5 i klauzula 13 sekcji II załącznika 3 do Dekretu Rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 26 grudnia 2011 r. nr 1137). Drugim wyjątkiem są dokumenty potwierdzające pierwotny koszt nieruchomości podlegającej amortyzacji. Okres ich przydatności do spożycia liczony jest od momentu, w którym przestała naliczać się amortyzacja (pismo Ministerstwa Finansów Rosji z dnia 26 kwietnia 2011 r. Nr 03-03-06/1/270).

Okres przydatności do spożycia dokumenty księgowe określone w przepisach o rachunkowości. Z artykułu 29 Prawo federalne z dnia 6 grudnia 2011 r. nr 402-FZ „O rachunkowości” (zwanej dalej ustawą o rachunkowości) wynika, że:
- podstawowy dokumenty księgowe, rejestruje księgowość I sprawozdania finansowe należy przechowywać przez okresy określone w przepisach o państwowych sprawach archiwalnych, nie krótsze jednak niż pięć lat. (Trwałość przechowywania typowa dokumenty archiwalne określonych w wykazie zatwierdzonym zarządzeniem Ministerstwa Kultury Rosji z dnia 25 sierpnia 2010 r. nr 558);
— dokumenty polityki rachunkowości, standardy podmiot gospodarczy, inne dokumenty związane z organizacją i prowadzeniem księgowości, w tym narzędzia zapewniające reprodukcję dokumenty elektroniczne, a także uwierzytelnianie podpis elektroniczny, muszą być przechowywane przez co najmniej pięć lat od roku, w którym zostały ostatnio użyte do sporządzenia sprawozdania finansowego.

Aby więc nie zostać ukaranym za łamanie zasad, ustanowione przez prawo z dnia 6 grudnia 2011 r. nr 402-FZ, zachowaj zeznania podatkowe, obliczeń, rejestrów i innych dokumentów przez co najmniej pięć lat.

Kilka wyjątków od ogólnej zasady

Zatem według ogólna zasada Dokumenty należy przechowywać przez co najmniej pięć lat. Dokładnie tak maksymalny termin ustalonych przez ustawę o rachunkowości. Jednocześnie maksymalna głębokość kontroli podatkowej wynosi trzy lata. Dlatego szczególnie ważne jest zachowanie w tym okresie bezpieczeństwa dokumentów związanych z naliczaniem podatków. Jeśli nie masz wystarczającej ilości dokumentów sprzed, powiedzmy, pięciu lat, możesz zostać ukarany jedynie grzywną za naruszenie zasad przechowywania dokumentów.

Tymczasem w wielu przypadkach okres przechowywania dokumentów księgowych określany jest przez specjalne zasady. W rezultacie brak dokumentów nawet na przykład sześć lat temu może skutkować karami finansowymi za niedopowiedzenia płatności podatków. Przyjrzyjmy się takim sytuacjom osobno.

„Podstawowe” dla nabytej nieruchomości. Dokumenty dotyczące nabycia środków trwałych i wartości niematerialne i prawne należy zachować niezależnie od okresu korzystne wykorzystanie te obiekty. Przecież potrzebne są dokumenty potwierdzające pierwotny koszt na potrzeby obliczenia amortyzacji, a także podatku od nieruchomości. Ponadto bez „podstawowego” dokumentu firma nie będzie w stanie potwierdzić wartości nieruchomości w momencie jej sprzedaży. Co więcej, dotyczy to zarówno środków trwałych, jak i innego majątku. Dlatego też dokumenty należy przechowywać przez cztery lata od okresu sprawozdawczego, w którym nieruchomość została spisana z bilansu lub sprzedana (okres, w którym nieruchomość została spisana z bilansu lub sprzedana (podpunkt 8 ust. 1 art. 23 Ordynacji podatkowej Federacji Rosyjskiej, pismo Ministerstwa Finansów Rosji z dnia 26 kwietnia 2011 r. nr 03-03-06/1/270).

Specjalne wymagania dla nierentownych firm. Podatnik podatku dochodowego ma prawo obniżyć podstawę opodatkowania bieżącego okresu z tytułu strat z poprzednich okresów podatkowych w sposób określony w art. 283 Ordynacji podatkowej. Straty można uwzględniać przez kolejne 10 lat.

Jeżeli jednak spółka przenosi straty na przyszłość, wówczas przez cały okres korzystania z tego świadczenia jest zobowiązana do przechowywania dokumentów potwierdzających wysokość poniesionych strat (art. 283 ust. 4 Ordynacji podatkowej Federacji Rosyjskiej). Ta norma umożliwia organom podatkowym zażądanie dokumentów dotyczących przeszłych strat, które spółka deklaruje w zeznaniu za bieżący okres. Na tej podstawie odpisanie strat możliwe jest wyłącznie po przedstawieniu dokumenty pierwotne potwierdzający uzyskany wynik finansowy.

Wymóg przechowywania dokumentów dotyczących strat przez cały okres ich odpisu dotyczy również płatników jednolitego podatku rolnego (art. 346 ust. 6 ust. 5 kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej) oraz „pracowników uproszczonych” (klauzula 7 art. Artykuł 346.18 Kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej).

Spisać jako nieściągalne należności. Należy go przechowywać przez cztery lata licząc od okresu, w którym dług kontrahenta został uznany za nieściągalny. W takim przypadku okres przechowywania ulega przedłużeniu, jeżeli bieg przedawnienia zobowiązania został przerwany i zaczął biec na nowo .

Przypomnijmy: zgodnie z art. 265 akapit drugi ust. 2 kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej kwoty nieściągalnych długów są równe wydatki pozaoperacyjne podatnika jako stratę poniesioną w okresie sprawozdawczym (podatkowym). Wydatki takie zmniejszają podstawę opodatkowania przy obliczaniu podatku dochodowego. Oczywiście z dokumentami uzupełniającymi.

Zatem podstawowe dokumenty księgowe potwierdzające wysokość należności charakteryzują koszt zbycia prawa własności czyli kwotę wydatków. Dlatego odliczanie terminu przechowywania takich dokumentów należy rozpocząć od nowa od momentu umorzenia nieściągalnego długu. Jeśli zniszczysz dokumenty przed terminem, spółka straci prawo do uznania nieściągalnych długów za wydatek, gdyż nie będzie mogła potwierdzić przed fiskusem ich wysokości.

Okresy przechowywania dokumentów księgowych w organizacji określa ustawa o rachunkowości i specjalna lista. Z naszego artykułu dowiesz się o czasie ich przechowywania, a także o funkcjach określania okresów przechowywania poszczególne dokumenty w różnych sytuacjach.

Po co przechowywać dokumenty księgowe?

Każdy księgowy wie, że każdy dokument sporządzony w firmie lub otrzymany od kontrahentów ma swoją wartość i należy go zachować. Na podstawie informacji zawartych w dokumentach podstawowych prowadzona jest księgowość i sporządzane są sprawozdania finansowe. Weryfikacja danych księgowych i księgowych przez wszystkie organy regulacyjne odbywa się przy użyciu dokumentów pierwotnych.

Wszystkie podstawowe zapisy księgowe i raporty muszą być przechowywane przez prawnie określone okresy.

Okresy przechowywania dokumentów księgowych regulują ustawa „O rachunkowości” z dnia 6 grudnia 2011 r. Nr 402-FZ oraz lista zatwierdzona rozporządzeniem Ministerstwa Kultury Federacji Rosyjskiej z dnia 25 sierpnia 2010 r. Nr 558.

Co ważniejsze - lista lub ustawa nr 402-FZ

Porównując okresy przechowywania dokumentów księgowych określone w wykazie i ustawie nr 402-FZ, można wyciągnąć następujące wnioski:

• lista jest ustalona różne terminy przechowywanie, w zależności od rodzaju i znaczenia dokumentów zaklasyfikowanych jako księgowe;
• Ustawa nr 402-FZ przewiduje 5-letni okres przechowywania dokumentów księgowych, ale nie określa warunków według rodzaju dokumentacji;
• w ust. 1 art. 29 ustawy nr 402-FZ stanowi, że podstawą ustalenia okresów przechowywania dokumentacji jest wykaz.

Zatem decydując o losie faktury, salda lub certyfikat księgowy, należy postępować przede wszystkim zgodnie z terminami wskazanymi na liście. Jednakże okres ich przechowywania nie może być krótszy niż 5 lat.

Okres przechowywania dokumentów księgowych określony w art. 29 ustawy nr 402-FZ dotyczy między innymi zasad i standardów rachunkowości spółki, w tym dokumentów istniejących w forma elektroniczna. Tej ostatniej również nie da się zniszczyć w ciągu 5 lat. Okres przechowywania rozpoczyna się w roku następującym po roku ich ostatniego użycia (klauzula 2, art. 29 ustawy nr 402-FZ).

O tym, jaki podpis cyfrowy należy podpisać w elektronicznym dokumencie pierwotnym, dowiesz się z materiału „Dokumenty elektroniczne podstawowe muszą być podpisane przez UKEP” .

Rozumiemy terminy na przykładzie

ooo" Projektowanie krajobrazu", założona kilka lat temu, stale zdobywa pozycję w swoim segmencie rynku. Część księgowa Prace wykonywał 4-osobowy zespół. Każdemu specjalistowi przydzielono określone obszary księgowe, a za raportowanie i interakcję z kontrolerami odpowiadał główny księgowy.

W minionym okresie prac księgowych w szafach i pomieszczeniach gospodarczych zgromadziły się niezliczone teczki z dokumentacją. Czas się z nimi uporać.

Większość danych pierwotnych stanowiły wykonane prace – na ich podstawie na bieżąco ustalano przychody spółki, odzwierciedlane w jej sprawozdaniach finansowych.

Przeczytaj o sporządzaniu zaświadczeń o zakończonej pracy w tym artykuł .

Znaczącą część depozytów papierowych stanowiły faktury za zakupione materiały, odcinki wpłat, odcinki wynagrodzeń i związane z nimi wyliczenia.

Oddzielny regał był całkowicie wypełniony księgami rachunkowymi, deklaracjami, raportami fundusz emerytalny i ubezpieczeń społecznych, a także formularze statystyczne.

Każdy księgowy sporządził listę spraw dla swojego obszaru dokumentacja księgowa, a główny księgowy usystematyzował wszystkie informacje w jednej tabeli, której jedna z kolumn była poświęcona terminy regulacyjne przechowywanie dokumentów pobranych z wykazu.

Tabela „Okresy przechowywania dokumentów księgowych w organizacji”

Nie ignoruj ​​znaku * w tabeli. Oznacza to, że dokument należy przechowywać przez cały okres funkcjonowania firmy.

Cała dokumentacja wskazana w tabeli dotyczy bezpośrednio lub pośrednio celów księgowych, a więc okresów przekraczających 5-letni okres przechowywania ustawowy Nr 402-FZ, główny księgowy Landscape Design LLC powiększony do granic wskazanych w wykazie.

Biorąc pod uwagę, że firma nie obchodziła jeszcze 5-lecia istnienia od rozpoczęcia pracy, żaden z dokumentów przedstawionych w tabeli nie może zostać zniszczony. Aby uporządkować zaśmiecone papierami pomieszczenia, dział księgowości wydzielił specjalne biuro, w którym umieszczano dokumenty oczekujące na datę ważności.

Niuanse rozliczania okresów przechowywania dokumentacji księgowej

W zajęcia praktyczne Landscape Design LLC miała przypadki sprzedaży środków trwałych ze stratą. Na potrzeby rachunkowości i rozliczania podatkowego środków trwałych stosuje się te same dokumenty. Różnica polega jedynie na rozpoznaniu wydatków związanych z ich zbyciem. Fakt ten należy uwzględnić także przy ustalaniu okresu przechowywania dokumentów.

Na przykład 2 lata temu firma zakupiła samochód VAZ-21102 (kod OKOF 15 3410010). Mając na uwadze fakt, że zgodnie z klasyfikacją środka trwałego należy on do III grupy amortyzacyjnej, okres jego użytkowania (USI) ustalono na 5 lat. Ze względu na ciągłe awarie zdecydowano o sprzedaży samochodu za każdą zaoferowaną cenę. Dochód ze sprzedaży był mniejszy wartość rezydualna nieruchomości, a strata ze sprzedaży według standardów rachunkowości podatkowej za 3 lata (pozostała SPI) zostanie równomiernie uwzględniona przy obliczaniu podatku dochodowego.

WAŻNY!Niuanse rozliczania podatkowego strat ze sprzedaży środków trwałych znajdują odzwierciedlenie w klauzuli 3 art. 268 Kodeks podatkowy Federacji Rosyjskiej.

O specyfice grupowania wydatków dla celów rachunkowości podatkowej przeczytasz tutaj. tworzywo .

Zatem wszystkie dokumenty związane z tworzeniem wartości początkowej i końcowej, terminem inwestycji wspólnego przedsięwzięcia, umowami i aktami sprzedaży, a także certyfikaty i obliczenia dotyczące rozliczenia strat ze sprzedaży środków trwałych muszą być przechowywane przez co najmniej co najmniej 4 lata od zakończenia uwzględniania określonej straty w podstawie opodatkowania. Wynika to z faktu, że w trakcie kontroli organy podatkowe mają prawo zapoznać się z dokumentami za 3 lata poprzedzające kontrolę. Zatem dokumenty dotyczące określonego środka trwałego będą musiały być przechowywane przez co najmniej 9 lat.

Rozpatrywany przypadek nie jest jedynym, w którym wydłuża się okres przechowywania dokumentów. W następnej części przedstawimy inne sytuacje.

Inne przypadki wydłużania okresu przydatności do spożycia produktów podstawowych

Gdyby firma Landscape Design LLC działała ze stratą, a następnie uwzględniła ją przy obliczaniu podatku dochodowego, dokumenty musiałyby być przechowywane przez cały okres przeniesienia straty plus 4 lata po jej całkowitym umorzeniu. W takim przypadku nie można pozbyć się ani pierwotnego dokumentu potwierdzającego otrzymaną stratę, ani innych zaświadczeń i obliczeń, na podstawie których przeniesiono tę stratę.

Na przykład księgowość i dokumenty podatkowe za straty otrzymane w 2018 r. i uwzględnione w ciągu najbliższych 10 lat, trzeba będzie je przechować do końca 2032 r.

Konieczne będzie również wydłużenie okresu przechowywania dokumentów księgowych następna sprawa. Landscape Design LLC świadczyła usługi klientowi, który nie zapłacił w terminie za wykonane prace oraz nie odpowiedział na pisma i reklamacje. Spółka nie została wykreślona z rejestru państwowego, ale nie spłaciła zadłużenia. Landscape Design LLC udało się uwzględnić nieściągalne należności dopiero w 2018 roku, a wszelkie dokumenty związane z tą sytuacją organizacja będzie musiała przechowywać do końca 2022 roku.

Wyniki

Faktury, zaświadczenia o wykonanej pracy, zestawienia wypłat wynagrodzeń, sprawozdania – podatnicy mają obowiązek przechowywać te i wiele innych dokumentów księgowych za okresy ustalone w specjalnym wykazie. Terminów tych nie można skrócić, ale można je wydłużyć w niektórych przypadkach rozliczane (przy przenoszeniu strat na lata, spisywanie nieściągalnych należności, sprzedaż środków trwałych ze stratą).

Księgowość to dział, który pochłania najwięcej papieru w każdej firmie. Ale trzeba mądrze pozbywać się wszelkiego rodzaju dokumentów. Należy je przechowywać przynajmniej przez kilka lat. A niektórych dokumentów nie można niszczyć nawet przez 75 lat! Jak długo zatem dokumenty księgowe powinny „żyć”?

Oczywiście dokumenty należy przechowywać przynajmniej tak długo, jak będą tego wymagać inspektorzy skarbowi w trakcie kontroli. Na podstawie art. 89 ust. 4 Kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej kontrolę można przeprowadzić przez okres nieprzekraczający trzech lat kalendarzowych poprzedzających rok, w którym podjęto decyzję o kontroli. Oznacza to, że należy zachować dokumenty z trzech poprzednich lat.

Tymczasem przepisy podatkowe wydłużają ten okres o kolejny rok. Zgodnie z art. 23 ust. 1 akapit 8 kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej podatnicy są zobowiązani do zapewnienia bezpieczeństwa dokumentów niezbędnych do obliczenia i zapłaty podatków przez cztery lata. Należą do nich dane księgowe i podatkowe, a także dokumenty potwierdzające otrzymanie przychodów, wydatków oraz zapłatę (potrącenie) podatków. Podobny wymóg obowiązuje agentów podatkowych (podpunkt 5 ust. 3, art. 24 kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej). W którym momencie zaczynasz liczyć okres czterech lat?

Podatki oblicza się na podstawie wyników okresów podatkowych (klauzula 1, art. 55 kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej). Okazuje się, że czteroletni okres należy liczyć od następnego dnia po zakończeniu okresu podatkowego. Weźmy dla przykładu podatek VAT: do jakiego dnia powinniśmy przechowywać dokumenty związane z naliczeniem tego podatku za czwarty kwartał 2004 roku? Czteroletnia kadencja rozpocznie się 1 stycznia 2005 r. i zakończy 31 grudnia 2008 r. Okazuje się, że w 2008 roku konieczne jest przechowywanie dokumentów z 2004 roku. Oznacza to rok, który nie podlega kontroli na miejscu.

Okresy przechowywania dokumentów są również określone w przepisach księgowych. Z art. 17 ustawy federalnej z dnia 21 listopada 1996 r. nr 129-FZ „O rachunkowości” (zwanej dalej ustawą o rachunkowości) wynika, że:
- pierwotne dokumenty księgowe, księgi rachunkowe i sprawozdania finansowe należy przechowywać przez okresy ustalone przepisami państwowych spraw archiwalnych, nie krótsze jednak niż pięć lat;
— dokumenty dotyczące zasad rachunkowości i programy do komputerowego przetwarzania danych muszą być przechowywane przez organizację przez co najmniej pięć lat od roku, w którym po raz ostatni zostały użyte do sporządzenia sprawozdania finansowego.

Kilka wyjątków od ogólnej zasady

Zasadniczo dokumenty należy przechowywać przez co najmniej pięć lat. Jest to maksymalny okres określony w ustawie o rachunkowości. Jednocześnie maksymalna głębokość kontroli podatkowej wynosi trzy lata. Dlatego szczególnie ważne jest zachowanie w tym okresie bezpieczeństwa dokumentów związanych z naliczaniem podatków. Jeśli nie masz wystarczającej ilości dokumentów sprzed, powiedzmy, pięciu lat, możesz zostać ukarany jedynie grzywną za naruszenie zasad przechowywania dokumentów.

Tymczasem w szeregu przypadków okres przechowywania dokumentów ustalany jest według odrębnych zasad. W rezultacie brak dokumentów nawet na przykład sześć lat temu może skutkować karami finansowymi za zaniżanie płatności podatkowych. Przyjrzyjmy się takim sytuacjom osobno.

„Podstawowe” dla nabytej nieruchomości. Dokumenty nabycia środków trwałych należy zachować niezależnie od okresu użytkowania tych przedmiotów. Przecież potrzebne są dokumenty potwierdzające pierwotny koszt na potrzeby obliczenia amortyzacji, a także podatku od nieruchomości. Ponadto bez „podstawowego” dokumentu firma nie będzie w stanie potwierdzić wartości nieruchomości w momencie jej sprzedaży. Co więcej, dotyczy to zarówno środków trwałych, jak i innego majątku (pismo Ministerstwa Finansów Rosji z dnia 15 września 2005 r. nr 03-03-02/84).

Specjalny wymóg dla spółek przynoszących straty. Podatnik podatku dochodowego ma prawo obniżyć podstawę opodatkowania bieżącego okresu z tytułu strat z poprzednich okresów podatkowych w sposób określony w art. 283 Ordynacji podatkowej. Straty można uwzględniać przez kolejne 10 lat. Ponieważ rozdział 25 Ordynacji podatkowej obowiązuje od 2002 r., tegoroczna strata może zostać wykorzystana na zmniejszenie obciążenie podatkowe Spółki do 2012 roku włącznie. Ponadto art. 10 ustawy federalnej nr 110-FZ z dnia 6 sierpnia 2001 r. pozwala na rozpoznanie strat zidentyfikowanych na koniec 2001 r.

Jeżeli jednak spółka przenosi straty na przyszłość, wówczas przez cały okres korzystania z tego świadczenia jest zobowiązana do przechowywania dokumentów potwierdzających wysokość poniesionych strat (art. 283 ust. 4 Ordynacji podatkowej Federacji Rosyjskiej). Przepis ten umożliwia organom podatkowym żądanie dokumentów dotyczących przeszłych strat, które spółka deklaruje w zeznaniu za bieżący okres. Na tej podstawie Ministerstwo Finansów Rosji w piśmie z dnia 3 kwietnia 2007 r. nr 03-03-06/1/206 wyjaśnia, że ​​odpisanie strat jest możliwe wyłącznie po przedstawieniu podstawowych dokumentów potwierdzających uzyskany wynik finansowy.

To prawda, że ​​wysokość strat można potwierdzić wcześniej przeprowadzonymi audyty podatkowe, podczas którego badano już związane z nimi „podstawowe”. W tym przypadku powtórz kontrola dokumentów nie jest wymagane. Do takiego wniosku doszedł Najwyższy Sąd Arbitrażowy Federacji Rosyjskiej w wyroku z dnia 6 czerwca 2008 roku nr 6899/08.

Dodajmy, że wymóg przechowywania dokumentów dotyczących strat przez cały okres ich odpisu dotyczy także płatników jednolitego podatku rolnego (art. 346 ust. 6 ust. 5 kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej) oraz „pracowników uproszczonych” (klauzula 7 art. 346.18 kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej).

Spisanie nieściągalnych należności. W tym przypadku dokumenty będą musiały być przechowywane dłużej niż pięć lat.

Przypomnijmy: zgodnie z art. 265 ust. 2 akapit 2 kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej kwoty nieściągalnych długów utożsamia się z wydatkami nieoperacyjnymi podatnika jako stratą otrzymaną w sprawozdawczości (podatek) okres. Wydatki takie zmniejszają podstawę opodatkowania przy obliczaniu podatku dochodowego. Oczywiście z dokumentami uzupełniającymi.

Zatem podstawowe dokumenty księgowe potwierdzające wysokość należności charakteryzują wartość zbytych praw majątkowych, czyli kwotę wydatków. Dlatego odliczanie terminu przechowywania takich dokumentów należy rozpocząć od nowa od momentu umorzenia nieściągalnego długu. Jeśli zniszczysz dokumenty przed terminem, firma straci prawo do uznania nieściągalnych długów za wydatek, gdyż nie będzie mogła potwierdzić ich wysokości organom podatkowym.

Okres przechowywania dokumentów przez spółki akcyjne. Przy przechowywaniu dokumentów spółki akcyjne muszą kierować się Regulaminem zatwierdzonym Uchwałą FCSM nr 03-33/ps z dnia 16 lipca 2003 roku. W szczególności zgodnie z tym dokument regulacyjny, statut i roczne sprawozdania finansowe, które mają obowiązek stale przechowywać. Oznacza to, że przez całe życie firmy. Natomiast w przypadku likwidacji firmy dokumenty ze stałym terminem ważności i personel przesłane do archiwum państwowe. Dzieje się tak, jeśli zawarto z nim umowę. W przypadku braku porozumienia z archiwum jest ono zobowiązane przyjąć do przechowywania wyłącznie dokumenty dotyczące personelu pracowników firmy. Miejsce przechowywania pozostałych dokumentów ustala przewodniczący komisji likwidacyjnej lub syndyk masy upadłościowej.

Raporty podatkowe. Spółka ma obowiązek przechowywać roczne zeznania podatkowe przez co najmniej 10 lat, a kwartalne, jeżeli są roczne, przez pięć lat. Jest to określone w paragrafie 170 Wykazu standardów dokumenty zarządcze, utworzone w działalności organizacji, wskazujące okresy przechowywania, zatwierdzone przez Archiwum Federalne w dniu 6 października 2000 r. (zwane dalej Wykazem standardowych dokumentów zarządczych) w związku z paragrafem 2.4.2 Wytycznych dotyczących korzystania z Listy . Należy przechowywać przez co najmniej 10 lat i raporty kwartalne, jeśli nie ma rocznych (na przykład dla podatku VAT). Ale miesięczne raportowanie w przypadku nieobecności formularze kwartalne należy przechowywać przez 5 lat.

Faktury, księgi zakupu i sprzedaży. Zgodnie z paragrafem 15 i 27 Regulaminu prowadzenia ewidencji otrzymanych i wystawionych faktur, ksiąg zakupów i ksiąg sprzedaży... zatwierdzony uchwałą Rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 2 grudnia 2000 r. Nr 914, księgi skupu i księgi sprzedaży należy przechowywać przez pełne pięć lat od dnia ostatniego wpisu. Oznacza to, że dokumenty za czwarty kwartał 2004 r. należy przechowywać przez cały 2009 r.

W przypadku faktur ustala się także pięcioletni okres przechowywania. Powód - klauzula 150 Wykazu standardowych dokumentów zarządczych.

Naraz władze podatkowe aczkolwiek ma on prawo żądać dokumentów stanowiących podstawę obliczenia podatków i potwierdzających ich zapłatę, jednak wyłącznie zgodnie z przepisami o podatkach i opłatach. Ale powyższa Lista nie jest w niej zawarta. Zatem np. w roku 2009 żądanie organów podatkowych dotyczące wystawienia faktury za rok 2004 można zignorować.

Okres przechowywania szeregu innych dokumentów. Okresy przechowywania szeregu innych dokumentów są ustalane w drodze specjalnego organ federalny władza wykonawcza- Rosarkiw (klauzula 3 art. 6 ustawy federalnej z dnia 22 października 2004 r. nr 125-FZ, dekret rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 17 czerwca 2004 r. nr 290). I często przekraczają pięć lat. Przejdźmy do wspomnianej już Listy standardowych dokumentów zarządczych.

Księgowy zajmuje się przede wszystkim sekcją 4 „Rachunkowość i raportowanie”, a także sekcjami 7 „ Stosunki pracy" i 8 " Personel" Poszczególne pozycje Listy zebraliśmy w tabeli.

W tabeli znajdują się dokumenty z rocznym terminem ważności. Ale jeśli dokumenty te należą do dokumentów „podstawowych”, wówczas zgodnie z przepisami dotyczącymi rachunkowości muszą być przechowywane przez co najmniej pięć lat.

Jak prawidłowo przechowywać i niszczyć dokumenty

Stała agencja musi wybrać dokumenty do przechowywania i zniszczenia, a także wyznaczyć terminy. komisja ekspercka. Zawiera najwięcej wykwalifikowanych specjalistów głównych działów strukturalnych, a jeden z członków zarządu firmy zostaje mianowany prezesem.

Jak przechowywać. Przechowywanie dokumentów jest elementem obiegu dokumentów i dlatego musi być uregulowane polityka rachunkowości(klauzula 5 PBU 1/98 „Polityka rachunkowości organizacji”). W takim przypadku należy kierować się Regulaminem o dokumentach i obiegu dokumentów w rachunkowości (zatwierdzonym przez Ministerstwo Finansów ZSRR z dnia 29 lipca 1983 r. Nr 105, zwanym dalej Regulaminem). Ale w części, która nie jest sprzeczna aktualne ustawodawstwo. Punkt 6.1 Regulaminu stanowi, że dokumenty pierwotne, księgi rachunkowe, raporty księgowe i salda podlegają obowiązkowy transfer do archiwum. Przetwarzane dokumenty podstawowe uzupełniane są co miesiąc (pkt 6.4 Regulaminu).

Firma samodzielnie określa miejsce przechowywania dokumentów. Z reguły jest to biuro firmy. Pamiętaj, że możesz przechowywać dokumenty poza biurem – nie jest to zabronione przez prawo. Można na przykład skorzystać z usług wyspecjalizowanych firm archiwalnych, co często jest zarówno bardziej opłacalne, jak i bardziej niezawodne. Ale spółki akcyjne mają wiele dokumentów (na przykład statut i raporty roczne) muszą być przechowywane wyłącznie w miejscu ich przechowywania organ wykonawczy(klauzula 2 art. 89 ustawy federalnej z dnia 26 grudnia 1995 r. nr 208-FZ „W sprawie spółki akcyjne Oh").

Oczywiście zakwaterowanie archiwum papierowe wymaga powierzchni biurowej, która stale staje się droższa. Dzięki temu łatwiej jest przechowywać dokumenty księgowe i podatkowe forma elektroniczna. Możliwość taką przewidziano w art. 9 i 10 ustawy o rachunkowości oraz art. 314 kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej. Zostało to potwierdzone przez Ministerstwo Finansów Rosji w piśmie z dnia 24 lipca 2008 roku nr 03-02-07/1-314.

Urzędnicy wyjaśnili jednak, że informacje dot media maszynowe należy przechowywać w formie elektronicznej podpis cyfrowy. Zgodnie z normami ustawy federalnej z dnia 10 stycznia 2002 r. nr 1-FZ „O elektronicznym podpisie cyfrowym” taki podpis jest równoważny odręczny podpis V dokument papierowy. Dla elektroniczne zarządzanie dokumentacją firma tworzy korporację systemu informacyjnego. Obsługiwany jest przez centrum certyfikacji, które zapewnia stosowanie podpisów cyfrowych w dokumentach elektronicznych.

Co zrobić z dokumentami w przypadku likwidacji firmy? Następnie dokumenty dotyczące personelu komisja likwidacyjna przekazania do przechowywania do archiwum państwowego lub miejskiego. Do archiwum można także przekazać inne dokumenty archiwalne, których okres tymczasowego przechowywania nie upłynął, poprzez zawarcie z nim umowy. Lub przechowuj go w innym miejscu. Zauważmy, że zwykłego niszczenia tych dokumentów zabrania klauzula 9.7.3 Podstawowych zasad funkcjonowania archiwów organizacji, zatwierdzonych decyzją Zarządu Rosarchowa z dnia 6 lutego 2002 r. I unikać możliwe problemy Lepiej nie robić tego z organami ścigania.

W przypadku reorganizacji firmy dokumenty są przekazywane organizacji lub organizacjom będącym jej następcą. Jeśli nastąpi separacja nowa organizacja przekazywane są jej sprawy związane z profilem jej działalności, a także akta osobowe i konta osobowe pracowników, którzy przeszli do pracy w tej organizacji.

Jak zniszczyć. Zniszczenie dokumentów dokumentuje akt zatwierdzony przez kierownika organizacji.

Jednocześnie nie jest konieczne wskazanie szczegółów wszystkich dokumentów w ustawie o zbyciu dokumentów. Wniosek ten wynika z paragrafu 2.4.5 Podstawowych zasad funkcjonowania archiwów organizacyjnych. Zasady te zapewniają ujednolicona forma ustawy o przydziale dokumentów do zniszczenia. I możesz to w nim zrobić pojedynczy rekord dla grupy podobnych dokumentów. Firma ma prawo samodzielnie określić, które dokumenty uznaje się za jednorodne. Mogą to być na przykład dokumenty o tej samej nazwie, np. faktury.

Zgodnie z prawem teczki zawierające dokumenty podlegające zniszczeniu należy przekazać do recyklingu (utylizacji). Na przykład do firmy przetwarzającej materiały nadające się do recyklingu. Przekazanie dokumentów wystawiane jest z fakturą. Załadunek i wywóz do utylizacji odbywa się pod kontrolą pracownika, który dba o bezpieczeństwo dokumentów w organizacji.

Istnieje prostszy sposób niszczenia dokumentów. Powiedzmy, że użyj do tego niszczarki papieru. Ponadto dokumenty można spalić lub po prostu wyrzucić. Należy jednak wziąć pod uwagę, że nieuprawnione spalenie jest naruszeniem ustawodawstwo dotyczące ochrony środowiska. Wyrzucanie niepotrzebnej dokumentacji jest również ryzykowne. Na przykład według prawo pracy pracodawca ma obowiązek zapewnić ochronę danych osobowych pracowników. Konkurenci mogą zainteresować się innymi papierami wartościowymi.

Odpowiedzialność za naruszenie zasad przechowywania dokumentów

Zgodnie z art. 120 Ordynacji podatkowej brak dokumentów podstawowych od podatnika lub brak faktur lub ksiąg rachunkowych uważa się za rażące naruszenie zasady rozliczania przychodów i kosztów oraz przedmioty opodatkowania. Ten przestępstwo skarbowe pociąga za sobą karę w wysokości 5000 rubli. Ale tylko pod warunkiem, że „brak” tych dokumentów zostanie stwierdzony tylko w jednym okresie rozliczeniowym. W W przeciwnym razie Podatnikowi grozi kara w wysokości co najmniej 15 000 rubli. Jeżeli brak dokumentów doprowadził do zaniżenia podstawa podatku, podatnikowi grozi kara w wysokości 10 procent kwoty niezapłaconego podatku, ale nie mniej niż 15 000 rubli. Bezpieczeństwo dokumentów nie jest ignorowane w prawie karnym. Na podstawie art. 325 ust. 1 Kodeksu karnego Federacji Rosyjskiej kradzież, zniszczenie, uszkodzenie lub ukrycie dokumenty urzędowe w interesie osobistym może podlegać karze pozbawienia wolności do roku. Ale oczywiście organy ścigania takie zainteresowanie będzie musiało zostać udowodnione. I wreszcie, archiwiści mogą sprawdzić, jak firma przestrzega przepisów archiwalnych. Zgodnie z art. 13.20 Kodeksu RF w sprawie wykroczenia administracyjne grozi naruszeniem zasad przechowywania, pozyskiwania, rozliczania lub wykorzystywania dokumentów archiwalnych urzędnicy upomnienie lub grzywna w wysokości od 300 do 500 rubli.

Jak rozkładana jest odpowiedzialność za przechowywanie dokumentów?

Dyrektor firmy i główny księgowy. Ponadto na podstawie ustawy o rachunkowości dyrektor odpowiada za organizację przechowywania, w szczególności za jego dostępność specjalne pomieszczenia, szafy zamykane, sejfy. A główny księgowy zapewnia bezpieczeństwo dokumentów i ich przekazanie do archiwum. W tym celu może on powołać osoby odpowiedzialne(Punkty 6.6 i 6.2 Regulaminu). Na przykład z biegiem czasu informacje są odzwierciedlane nośniki papierowe, mogą zostać utracone (wyblakłe). W takim przypadku należy zadbać o sporządzenie kopii tych dokumentów i poświadczenie ich pieczęcią firmy. To zalecenie wynika z pisma Ministerstwa Finansów Rosji z dnia 3 kwietnia 2007 r. nr 03-03-06/1/209.

Co zrobić z dokumentami, których okres przechowywania minął?

Ramy prawne

Przechowywanie materiałów w archiwach określają następujące dokumenty:

• Prawo „Wł sprawy archiwalne„, który został przyjęty w 2004 r.;
• Zatwierdzone zasady Archiwum Rosyjskie, od 2002 r.;
• Dyrektywa nr 558, która obowiązuje od 2010 roku;
• Zarządzenie Ministra Finansów nr 105.

Środki służące organizacji przechowywania danych archiwalnych

Archiwum może przechowywać dokumenty rządowe, księgowe i inne rodzaje dokumentów. Dane mogą być przechowywane w archiwach pewien okres czas. Aby dowiedzieć się, jak długo dany dokument może być przechowywany w archiwum, należy odwiedzić usługę o nazwie „Archivist Online”. Tutaj dokumenty są przeszukiwane w oparciu o trzy główne parametry. Warto zaznaczyć, że dokumenty można przechowywać nie tylko w formie odręcznej, ale także w formie pliku elektronicznego.

Z reguły każdy dokument jest przechowywany w archiwum nie dłużej niż pięć lat. Ale są dokumenty, które są przechowywane na zawsze, to znaczy, że nie można ich wyrzucić. Mogą to być dokumenty zawierające informacje o osobach, które kilka lat temu pracowały w danym miejscu. Dokumenty księgowe podlegają odrębnej zasadzie: przechowywanie takich dokumentów może trwać dłużej niż dziesięć lat.

W przypadku likwidacji spółki właściciel ma obowiązek przekazać wszystkie dane o spółce do archiwum prywatnego lub publicznego. Ten warunek wstępny, bez którego niemożliwa jest likwidacja przedsiębiorstwa. Faktem jest, że ostateczną likwidację przedsiębiorstwa odnotowuje się w ustawie. Nie zostanie on jednak podpisany, jeśli dane nie zostaną przesłane do archiwum. Nikt nie ma prawa odbierać właścicielowi przedsiębiorstwa dokumentów, dopóki działa. Jeśli jednak nastąpi upadek organizacji, państwo przejmuje odpowiedzialność za zachowanie dokumentacji.

Kiedy organizowane jest archiwum?

Zabrania się zakładania archiwów w budynkach niespełniających wymagań bezpieczeństwo przeciwpożarowe. Są to budynki drewniane. W pomieszczeniu musi panować odpowiednia atmosfera: nie powinno być wilgoci, ogrzewanie pieca. Wszystko to może spowodować uszkodzenie danych.

Najczęściej budynki archiwalne stoją oddzielnie od pozostałych pomieszczeń. Nie można ustawiać miejsc w pobliżu archiwum żywnościowy. Ponadto nie należy umieszczać w pobliżu przedmiotów i urządzeń mogących spowodować pożar.

Wybierając pomieszczenia na archiwum należy pamiętać, że wszystkie obiekty magazynowe dzielą się na:

• archiwa tymczasowego przechowywania danych;
• archiwa z dokumentami, które są bardzo często używane;
• archiwa do długoterminowego przechowywania dokumentów;
• lokale, w których pracują archiwiści.

Funkcje archiwalne

Każde archiwum ma określone funkcje. Zatem wypiszmy je.

1. Tworzenie zestawień przez pracownika archiwum. Lista wskazuje które jednostka strukturalna odnosi się do organizacji.
2. Akceptacja dokumentów od dowolnych organizacji.
3. Ciągłe raportowanie bezpieczeństwa przechowywanych danych.
4. Terminowe powiadamianie osób, które przekazały dokumenty do zabezpieczenia, o bezpieczeństwie danych.
5. Prowadzenie dokumentacji pokazującej, do jakich celów wykorzystano dany dokument.
6. Stała kontrola nad wypełnianiem dokumentów.
7. Ciągły rozwój zawodowy kadry archiwalnej.

Jak długo dokumenty przechowywane są w archiwum?

Są pewne regulamin oraz ustawodawstwo, zgodnie z którym dany dokument ma swój własny okres ważności w archiwum. Na przykład dokumenty zawierające informacje o sprawozdaniach finansowych mogą być przechowywane w archiwach przez ponad dziesięć lat.

Istnieje cała seria dokumenty, które można przechowywać dłużej niż 10 lat:

• sprawozdanie księgowego z pracy przedsiębiorstwa za dany rok;
• zeznania podatkowe;
• zapisy bezpieczeństwa w przedsiębiorstwie dla każdego pracownika;
• statystyki generowane w przedsiębiorstwie przez cały rok.

Istnieją dokumenty, których okres przechowywania nie przekracza pięciu lat. Ten:

• sprawozdania z działalności przedsiębiorstwa za kwartał;
• korporacyjne plany kont;
• księgi rejestrujące wszystkie zakupy dokonane przez firmę;
• dokumenty pierwotne;
• wydanie dziennika wynagrodzenie pracownicy;
• dokumenty dotyczące należności;
• dane dotyczące inwentarza przedsiębiorstwa;
• inną dokumentację, która jest w jakikolwiek sposób związana z pracą przedsiębiorstwa i jego pracowników.

W archiwach można przechowywać dokumenty, których zniszczenie nie jest zabronione, przez okres do 75 lat.

Księgowanie i przechowywanie dokumentów w archiwum

Bezpieczeństwo dokumentów w archiwum gwarantuje szereg przepisów i regulacji.

1. Ustawa „O sprawach archiwalnych”.
2. Ustawa potwierdzająca prowadzenie ksiąg rachunkowych.
3. Przepisy regulujące okresy przechowywania niektórych dokumentów w archiwum.
4. Ustawa o organizacjach z ograniczoną odpowiedzialnością.

Dokumenty muszą być przechowywane w archiwum, o którego działalności powiadamiane jest przedsiębiorstwo.

Zasady przechowywania dokumentów w archiwum

Rozwinięty specjalne zasady, zgodnie z którym dokumenty są przyjmowane i przechowywane w archiwach. Oto niektóre zasady.

1. Specjalny tryb oświetlenia. Wskazuje, że w archiwum należy zapewnić specjalne oświetlenie. Dlatego dokumentów nie należy przechowywać bezpośrednio promienie słoneczne. Dlatego najczęściej pliki znajdują się w północnej części pomieszczenia. Stosowane są sztuczne lampy żarowe. Światło dzienne nie powinno przenikać do archiwum.
2. Warunki temperaturowe. Głównymi wskaźnikami są temperatura i wilgotność pomieszczenia archiwalne. Nagłe zmiany tych danych spowodują szybkie uszkodzenie danych przechowywanych w archiwum. Za pomocą specjalnych przyrządów dwa razy w tygodniu sprawdzane są wskaźniki wilgotności i temperatury. Aby utrzymać pożądany mikroklimat, można zainstalować klimatyzator.
3. Reżim sanitarny archiwum. W pomieszczeniu, w którym jest przechowywany duża liczba ważne dokumenty zawsze musi panować czystość. Należy zachować ostrożność, aby nie utworzyła się pleśń i nie zaatakowały myszy ani szczury. W tym celu ważne jest zapewnienie integralności archiwum. Kurz z półek usuwany jest raz w roku. Wykonywane okresowo czyszczenie na mokro i wentylacja.
4. Odpowiedni poziom bezpieczeństwa. W celu dokumentacja archiwalna nie zostanie skradziony przez intruzów, musisz zapewnić niezawodne bezpieczeństwo przez całą dobę.

W jaki sposób dokumenty przekazywane są do archiwum w celu konserwacji?

Dokumenty przekazywane są do archiwum z przedsiębiorstw w kolejności ogólna kolejka. W tym celu pracownicy repozytorium opracowują harmonogramy przyjmowania dokumentów. Na ich podstawie przedstawiciel przedsiębiorstwa uzgadnia termin przekazania dokumentów do archiwum.

Musi być obecna osoba odpowiedzialna za przekazanie danych do archiwum. Przy przekazywaniu dokumentacji do przechowywania ustalane są okresy przechowywania. Jak wspomniano, mogą one wynosić od jednego roku do 75 lat.

Jak przygotować dokumenty do przechowywania archiwalnego?

Każda firma ma swój własny termin przekazania dokumentów do archiwum. Warto zaznaczyć, że przygotowaniem dokumentów przed przekazaniem do archiwum zajmuje się specjalnie powołana komisja. Powinno składać się z trzech do pięciu osób. Opracowano kilka etapów przygotowania dokumentu przed złożeniem go w archiwum:

• wykonanie odpowiedniego aktu;
• przeprowadzenie oględzin, które pozwolą ustalić wartość dokumentów przekazanych na przechowanie;
• przygotowanie ustawy, która wskaże, które dokumenty należy zniszczyć;
• stworzenie opisu każdego przypadku.

Badanie przeprowadza się na podstawie dokumentów zatwierdzających okresy przechowywania tej lub innej informacji. Konieczne jest dokładne przeanalizowanie każdego dokumentu.

W skład komisji wchodzą osoby stanowiące organ doradczy. Decyzja komisji wydawana jest w formie ustawy. Szef komisji składa na nim swój podpis. Komisja zbiera się nie częściej niż dwa razy w roku.

Po zakończeniu przez komisję opisu każdego dokumentu można przystąpić do selekcji dokumentów podlegających zbyciu. Wszystkie zniszczone dokumenty włącza się do ustawy, pod którą składają podpisy członkowie komisji. Na koniec szef organizacji składa swój podpis.

Dokumenty archiwalne i ich klasyfikacja

Wszystkie dokumenty, które zostaną przesłane do archiwum, wymagają klasyfikacji. Zatem dokumenty można podzielić na dwie grupy.

1. Dokumenty do tymczasowego przechowywania.
2. Dokumenty przekazywane do stałego przechowywania.

Dokumenty tymczasowe przechowuje się nie dłużej niż 10 lat, a te, które są zwykle składane do stałego przechowywania, około 75 lat.

Przed przeniesieniem dokumentów do archiwum trwałe przechowywanie, muszą zostać przetworzone.

Dokumenty do tymczasowego przechowywania:

• zamówienia urlopowe;
• podróże służbowe;
• umowy podpisane przez osoby prawne;
• księgowość;
• listy przewozowe;
• Inny.

NA długoterminowe przechowywanie Do archiwum przekazywane są następujące dokumenty:

• dziennik, w którym zapisywane są wszystkie zamówienia kierownictwa przedsiębiorstwa;
• harmonogram pracy pracownika;
• akty potwierdzające zniszczenie dokumentów lub przyczynę ich utraty;
• szacunek na rok/kwartał;
• taryfy na produkowane produkty;
• księga udziałów przedsiębiorstwa;
• inna dokumentacja.

W celu powiernik mógłby pobrać dokument z archiwum do tymczasowego użytku, kierownik przedsiębiorstwa musi wystawić pełnomocnictwo. Jeśli dokument jest obsługiwany przez wspólna przyczyna, wówczas nie będzie możliwości pobrania go oddzielnie z archiwum.

Wniosek jest tylko jeden: absolutnie wszystkie dokumenty przedsiębiorstwa są przekazywane do przechowywania w archiwum. Jest to konieczne, aby w każdej chwili można było dowiedzieć się, jak wyglądała działalność firmy 10, a może 30 lat temu. Wszystkie dokumenty muszą być przechowywane w oparciu o wymienione normy prawne.

Okres przechowywania dokumentów w archiwach organizacjizależy bezpośrednio od rodzaju dokumentacji. Niektóre dokumenty są przechowywane tymczasowo, a następnie niszczone, inne długoterminowo i nawet terminy stałe składowanie Przyjrzymy się temu bardziej szczegółowo w tym artykule.

Archiwizacja dokumentów i akt jest obowiązkiem każdej organizacji

Określa się obowiązek przechowywania dokumentów w archiwach organizacji oraz okresy ich przechowywania różne prawa. Tym samym okres przechowywania dla celów podatkowych wyznaczany jest przez Kod podatkowy. W przypadku dokumentów księgowych termin określa ustawa „O rachunkowości” z dnia 6 grudnia 2011 r. Nr 402-FZ. Czas przechowywania dokumentów personelu określa ustawa „O sprawach archiwalnych” z dnia 22 października 2004 r. Nr 125-FZ.

Zbiór okresów przechowywania można również znaleźć w zarządzeniu Ministerstwa Kultury Rosji z dnia 25 sierpnia 2010 r. Nr 558.

Przeczytaj o niuansach stosowania zarządzenia nr 558 w artykule .

Aby ułatwić zrozumienie okresów przechowywania dokumentów w archiwum, opracowaliśmy skonsolidowaną tabelę głównej dokumentacji powstałej w trakcie pracy dowolnej organizacji.

Okresy przechowywania dokumentów w archiwum organizacji: tabela

Niuanse obliczania okresu trwałości

Pierwszą rzeczą, na którą należy zwrócić uwagę podczas „dodawania” dokumentu do archiwum, jest moment, od którego zaczyna się liczyć okres przechowywania. Według niektórych tak dokumenty personalne rozpoczyna się bezpośrednio od dnia sporządzenia, a dla podstawowego sprawozdania księgowego – od końca roku sprawozdawczego.

Dla celów podatkowych okres przechowywania rozpoczyna się po okresie sprawozdawczym, w którym dokument był ostatnio używany do kalkulacji podatków i brał udział w generowaniu sprawozdawczości.

Przeczytaj o okresach przechowywania dokumentów dotyczących nieruchomości podlegających amortyzacji. .

Drugi ważny niuans— okres przechowywania ustalony dla jednego dokumentu w różnych aktach prawnych może się różnić. W takim przypadku musisz wybrać maksymalny.

Wyjaśnijmy oba niuanse na przykładzie.

Przykład ustalenia okresu przechowywania świadectwa odbioru pracy

Załóżmy, że ustawa została sporządzona 29 marca 2017 r. Określmy jego trwałość:

1. Jako podstawowy dokument księgowy potwierdzający rozliczenie wydatków należy go przechowywać przez 5 lat od końca roku sprawozdawczego 2017, tj. od 01.01.2018 r. do 31.12.2022 r.
2. Jako dokument potwierdzający fakt przyjęcia wyników pracy do celów podatku VAT – 4 lata od końca pierwszego kwartału 2017 roku (okres rozliczeniowy VAT), tj. od 01.04.2017 r. do 31.03.2021 r.
3. Jak dowody z dokumentów obciążenie podatkiem dochodowym – 4 lata od zakończenia „dochodowego” okresu podatkowego 2017 r., tj. od 01.01.2018 r. do 31.12.2021 r.

Wybieramy najwięcej ostatnia randka– jest to 31 grudnia 2022 r. Następnie dokument można zniszczyć.

Aby uzyskać informacje, jak to zrobić zgodnie ze wszystkimi zasadami, przeczytaj artykuł. .

Wyniki

Organizując archiwum w firmie należy pamiętać, że okres przechowywania jednego dokumentu służącego do przechowywania inna jakość, mogą być instalowane na mocy różnych aktów prawnych i dlatego różnią się. W takim przypadku okres należy liczyć maksymalnie. Do czasu upływu terminu ważności dokument musi znajdować się w archiwum firmy i nie może zostać zniszczony.