Ciągłe doskonalenie. Wskazówki jak usprawnić pracę w biurze Propozycje usprawnienia miejsca pracy w biurze

Aby skutecznie wdrożyć koncepcję Lean Manufacturing w biurze, konieczne są cztery warunki wstępne. Zawsze warto o nich pamiętać i wdrażać je w życie, niezależnie od tego, na jakim etapie transformacji się znajdujesz. Bez nich nie odniesiesz sukcesu. Każdy z warunków oznacza, że ​​będziesz starał się zrozumieć swoich pracowników, wyjaśnić im nowe zasady pracy i zaangażować ich we wdrażanie nowej koncepcji. Te cztery warunki stanowią podstawę, na której opiera się wszystko inne.

Warunek 1. Model „Zachowanie – Postawy – Kultura”

Warunek ten zminimalizuje opór personelu wobec zmian. Pierwszym krokiem we wdrażaniu zasad Lean Manufacturing jest zmiana zachowań Twoich pracowników, jeśli zamierzasz stworzyć kulturę ciągłego doskonalenia wszystkich procesów w Twojej organizacji. Twoi pracownicy muszą zrozumieć, że wprowadzanie pozytywnych zmian (tj. wdrażanie zasad Lean) pomoże organizacji odnieść sukces w dłuższej perspektywie.

Ten warunek pomoże Twoim pracownikom zrozumieć, dlaczego procedury operacyjne organizacji mogą nie być całkowicie skuteczne. W miarę rozwoju firmy i wzrostu jej obciążenia pracą ograniczenie ilości odpadów powinno stać się najwyższym priorytetem we wszystkich obszarach jej działalności. Pracownicy firmy muszą mieć świadomość, że każdy rodzaj procesu administracyjnego wiąże się z kosztami. W części dotyczącej drugiego warunku wyjaśniamy, w jaki sposób przekazać pracownikom potrzebę zmian.

Warunek 3. Siedem rodzajów strat

Narzędzia i zasady odchudzonej produkcji pomagają organizacjom zidentyfikować i wyeliminować siedem rodzajów marnotrawstwa. Stare powiedzenie: „Nie możesz ulepszyć tego, czego nie widzisz” można przeformułować w następujący sposób: „Nie możesz ulepszyć tego, czego nie rozumiesz”. Istotne jest, aby pracownicy zdobyli podstawową wiedzę na temat strat i nauczyli się je rozumieć.

Warunek 4: Zaangażowanie kierownictwa

Wdrażanie zasad odchudzonej produkcji musi odbywać się od góry do dołu. Liderzy wyższego szczebla muszą być w 100% zaangażowani w pozytywne zmiany w firmie i w 100% zaangażowani w tworzenie szczupłego przedsiębiorstwa, aby utrzymać istniejący sukces lub osiągnąć nowy poziom. Współpraca kierownictwa na czele organizacji z pracownikami zainteresowanymi zmianami jest kluczem do tego, aby zasady Lean nie tylko zostały przyjęte, ale stały się integralną częścią długoterminowej strategii rozwoju firmy.

Warunek 1. Model „zachowanie – poglądy – kultura”

Aby odnieść sukces w doskonaleniu dowolnego procesu, konieczne jest zrozumienie zachowań i postaw osób pracujących w biurze lub nad danym zadaniem.

W latach dziewięćdziesiątych. W USA powstały takie koncepcje, jak „praca zespołowa”, „autonomiczne grupy robocze”, „zaangażowanie pracowników”, „zespoły posiadające władzę” itp. Autonomiczne grupy robocze składające się ze zwykłych pracowników miały zmienić kulturę organizacyjną firm. Ścisła kontrola ze strony menedżerów stała się przeszłością, a pracownicy coraz bardziej uczestniczyli w zarządzaniu firmą. Pomysł był słuszny, ale zabrakło narzędzi, aby osiągnąć pożądane rezultaty. Niemniej jednak podczas takich projektów udało nam się nauczyć wielu przydatnych rzeczy.

Wprowadzając w życie takie pojęcia jak „lider zespołu”, „praca zespołowa” czy „autonomiczne grupy robocze”, ludzie stanęli przed pytaniem, co dokładnie i jak należy zrobić.

Samo wzmocnienie (bez specjalnych narzędzi) nie przyniosło pożądanych rezultatów. Były pewne sukcesy, ale nie były one niczym poparte, przez co inicjatywa szybko przygasła.

Z wykresu wynika, że ​​amerykańscy menedżerowie najpierw próbowali zmienić kulturę korporacyjną, oczekując późniejszej zmiany postaw i zachowań podwładnych. Przyglądając się bliżej koncepcjom Lean Manufacturing i Systemowi Produkcyjnemu Toyoty, badacze odkryli zupełnie inne podejście. Odkryli, że zastosowanie narzędzi odchudzonej produkcji najpierw zmieniało zachowanie ludzi, gdy próbowali identyfikować i eliminować marnotrawstwo. Gdy pracownicy zaczęli czuć, że mogą kontrolować swój obszar, zmniejszając straty i ułatwiając sobie pracę, ich poglądy uległy zmianie: zdali sobie sprawę z konieczności ciągłego doskonalenia wszystkich procesów. Wraz z poglądami poszczególnych pracowników radykalnie zmieniła się kultura organizacji jako całości. Główną zasadą pracy nie było identyfikowanie błędów, ale zapobieganie im, co w istocie jest istotą Lean Manufacturing.

Model Zachowanie-Postawa-Kultura, który opiera się na filozofii Lean, jest prosty. Jego wdrożenie wymaga ciągłego wysiłku zarówno ze strony kierownictwa, jak i zwykłych pracowników. Trudno jest przełamać nawyki, które wykształciły się w pracy. Rozwój organizacji wymaga dyscypliny, determinacji i wytrwałości. Pierwsze małe sukcesy będą impulsem do zmian w zachowaniach ludzi i podejściu do zmian w całej kulturze organizacyjnej.

Posiadanie wiedzy

Kolejną ważną kwestią dotyczącą tradycyjnego podejścia do organizacji pracy biurowej jest to, że z reguły indywidualny pracownik firmy jest posiadaczem 80% wiedzy na temat konkretnego procesu. Może to powodować problemy, jeśli pracownik zachoruje, pojedzie na wakacje lub do pracy, przejdzie do innej pracy lub odejdzie. W takich przypadkach zadanie nie może zostać ukończone. Wąska specjalizacja personelu i koncentracja wiedzy w jednej lub kilku osobach może stanowić poważną przeszkodę w rozwoju firmy.

Ponieważ w przypadkach, gdy menedżerowie nie posiadają niezbędnej wiedzy (nie rozumieją dobrze konkretnego procesu), mogą jedynie wspierać swoich podwładnych, efektywność organizacji jest zagrożona z następujących powodów:

Budowanie szczupłego biura obejmuje (ale nie ogranicza się do):

1. Koncentrujemy się na procesach, a nie na ludziach.
2. Wiedza organizacyjna jest łatwo przekazywana z jednej osoby na drugą.
3. Istnieje szczegółowe zrozumienie procesów pracy, co pozwala na lepszą kontrolę i ciągłe doskonalenie.
4. Wiedza o procesie jest standaryzowana, aby zapewnić maksymalną jednolitość.
5. Straty są identyfikowane i eliminowane na bieżąco (codziennie, co godzinę i co minutę).

Tych pięć zasad pozwoli pracownikowi lepiej zrozumieć nie tylko swoją pracę, ale także pracę, którą wykonują jego koledzy. Dzięki temu wiedza o procesach jest dzielona w grupie.

Zmiana nie następuje z dnia na dzień. Wszelkie zmiany należy wprowadzać etapami.

Scena pierwsza. Przekonaj innych i wyznacz właściwy kierunek

W większości przypadków pracownicy firmy są nosicielami 80% informacji o procesach, a menedżerowie (lub organizacja) - 20%. Ten krok wyjaśnia również, dlaczego organizacja powinna być nośnikiem wiedzy. Ukończenie może zająć do sześciu miesięcy.

Etap drugi. Zorganizuj swój przepływ pracy

Pracownicy będą kontrolować tylko 50% wiedzy procesowej, podczas gdy menedżerowie (lub organizacja) będą kontrolować pozostałe 50%. Narzędzia pozwolą usystematyzować wiedzę pracowników i przenieść ją do organizacji, tak aby wszyscy odczuli pozytywne zmiany. Ten etap może trwać od sześciu miesięcy do jednego roku.

Etap trzeci. Zapisz swoje wyniki

Na trzecim etapie przejścia do tworzenia szczupłego biura pracownicy firmy zaczną niezauważenie codziennie uczestniczyć w ciągłym doskonaleniu wszystkich procesów biznesowych. 80% wiedzy będzie teraz ustrukturyzowane w ramach nowego podejścia do pracy. Trudno uwierzyć, że 100% wiedzy o procesach może znajdować się w organizacji. Na tym etapie należy rozpocząć proces stopniowego, systematycznego dokumentowania wiedzy.

Kluczowym czynnikiem sukcesu przy wdrażaniu koncepcji Lean Manufacturing w biurze, a także utrzymaniu osiągniętych wyników, jest ciągłe, codzienne doskonalenie. Gdy zmieni się zachowanie Twoich pracowników, będziesz musiał wprowadzić nagrody, aby rozpoznać zmiany. Osoby, które łatwo dostosowują się do zmian, szybko zaakceptują nowy system. Od razu zobaczą korzyści. Ci, którzy powoli dostosowują się do zmian, mogą opierać się starym zasadom i trzymać się ich. Bądź cierpliwy: prędzej czy później nowa koncepcja przemówi sama za siebie, a pracownicy odczują jej korzyści. Nie da się za jednym zamachem przejść do szczupłego biura. Każdego dnia musisz podejmować wiele małych, stopniowych kroków.

Warunek 2. Ekonomiczne uzasadnienie przejścia na metody odchudzone

Aby firma pozostała konkurencyjna w skali globalnej, menedżerowie muszą skoncentrować się na kosztach. Wydatki administracyjne lub biurowe stanowią większość kosztów produktu lub usługi. Koszty administracyjne wynoszą zwykle 60-80% ostatecznej ceny produktu. Aby zachować konkurencyjność, firmy intensywnie obniżają koszty administracyjne. Toyota stworzyła całą filozofię redukcji kosztów. Warunki rynkowe (stała w równaniu) określają cenę sprzedaży. Koszt i zysk są wielkościami zmiennymi. Chęć firm do obniżenia kosztów wewnętrznych stała się impulsem do usprawnienia wszystkich procesów biznesowych.

Dzięki filozofii i narzędziom Lean Manufacturing każda organizacja może poprzez eliminację marnotrawstwa obniżyć swoje koszty wewnętrzne i tym samym zachować konkurencyjność na rynku globalnym. Aby wyeliminować marnotrawstwo w procesach administracyjnych, należy je najpierw zidentyfikować, a to wymaga szczegółowego zrozumienia, czym jest marnotrawstwo.

Warunek 3. Siedem rodzajów strat

Celem Lean Manufacturing jest identyfikacja, analiza i eliminacja wszelkich odpadów w procesie produkcyjnym. Praca nad eliminacją strat musi być kontynuowana każdego dnia, w każdej godzinie i minucie. Nowe podejście jest również korzystne dla działu i nie oznacza redukcji ludzi, ale mądre wykorzystanie ich pracy i zwiększenie jej wartości dla organizacji. Dlatego też kierownictwo firmy może wymagać przeglądu treści stanowiska pracy lub obowiązków personelu, aby spełniały one zasady wydajnej produkcji.

Aby lepiej zrozumieć koncepcję odchudzonej produkcji, należy najpierw zrozumieć odpady. Ważne jest, aby zidentyfikować straty na najniższym poziomie.

Odpady to wszelkie operacje, które wymagają czasu i zasobów, ale nie dodają wartości do gotowego produktu lub usługi. Konsument płaci za wartość; Marnotrawstwo to każda transakcja, którą Twoja organizacja przeprowadza z produktem lub usługą, za którą Twoi klienci mogą płacić, choć nie powinni. W miarę jak konsumenci stają się coraz bardziej świadomi prawdziwych kosztów towarów i usług, oczekują od firm optymalizacji kosztów i eliminacji marnotrawstwa. Klienci żądają stabilnych cen i niższych cen w wyniku oszczędności. Straty organizacji muszą pokryć konsumenci. W rezultacie tego wszystkiego widzimy, że:

• dzienny koszt leczenia jest różny w różnych szpitalach;
• opłata za rozpatrzenie wniosku o kredyt hipoteczny, a także oprocentowanie kredytu hipotecznego znacznie różnią się w poszczególnych instytucjach kredytowych;
• istnieje duże zróżnicowanie opłat za naukę w instytucjach szkolnictwa wyższego;
• roczne stopy procentowe różnią się znacznie w zależności od karty kredytowej;
• Cena za konkretny projekt budowlany oferowana przez różnych wykonawców może się znacznie różnić.

Taka zmienność we wszystkich tych i wielu innych przykładach wynika z wielkości straty, która jest „akceptowalna” dla organizacji (niezależnie od tego, jak jest zdefiniowana).

1. Nadprodukcja

Wykonywanie określonego rodzaju pracy, zanim będzie ona potrzebna, jest marnotrawstwem. To najgorszy rodzaj marnotrawstwa, bo nadprodukcja prowadzi do kolejnych strat.

Przykłady nadprodukcji:

• sporządzanie raportów, których nikt nie czyta i których nikt nie potrzebuje;
• wykonywanie dodatkowych kopii dokumentów;
• kilkukrotne przesłanie tego samego dokumentu e-mailem lub faksem;
• wprowadzanie powtarzających się informacji do wielu dokumentów;
• bezsensowne spotkania.

Narzędzia eliminujące nadprodukcję:

• czas taktu;
• poziom;
• praca standaryzowana;
• równoważenie obciążenia;
• badanie potrzeby konkretnej operacji.

2. Oczekiwanie (czas w kolejce)

Jakiekolwiek oczekiwanie (na ludzi, podpisy, informacje itp.) to strata. Ten rodzaj straty można porównać do nisko wiszącego jabłka, do którego łatwo dotrzeć, zerwać i wykorzystać zgodnie z jego przeznaczeniem. Często nie uważamy papieru znajdującego się na tacy odbiorczej za źródło odpadów. Pamiętasz jednak, ile razy przeglądamy tę tacę, próbując znaleźć coś, czego potrzebujemy? Ile razy zaczynasz coś, zanim to skończysz? Aby pozbyć się tego typu strat, należy kierować się zasadą „skończone i złożone (lub wyrzucone)”.

Przykłady strat drugiego typu:

• duża liczba wymaganych podpisów i uprawnień;
• zależność od innych pracowników przy wykonywaniu jakichkolwiek zadań;
• opóźnienia w uzyskaniu informacji;
• problemy z oprogramowaniem;
• realizacja zadań przez różne działy;

Narzędzia eliminujące straty drugiego typu:

• poziom;
• kurierzy;
• System zarządzania dokumentami.

3. Ruch

Jakikolwiek przepływ osób, dokumentów i/lub komunikacji elektronicznej, który nie tworzy wartości, jest marnotrawstwem. Tego typu odpady powstają na skutek złego rozplanowania biura, wadliwego lub przestarzałego sprzętu biurowego oraz braku niezbędnych materiałów eksploatacyjnych. Straty te są podstępne i niewidoczne w procesach biurowych, które nie zostały przeanalizowane pod kątem możliwych ulepszeń. Niezależnie od branży, w firmie można znaleźć pracowników, którzy sprawiają wrażenie „zajętych”, ale tak naprawdę nie wnoszą wartości dodanej do produktu lub usługi. Narzędzia Lean Manufacturing mogą pomóc w identyfikacji, ograniczeniu i/lub wyeliminowaniu odpadów typu 3.

Przykłady strat trzeciego rodzaju:

• wyszukaj pliki na swoim komputerze;
• wyszukiwanie dokumentów w kartotece;
• ciągłe ponowne czytanie podręczników w poszukiwaniu informacji;
• wykonywanie jednego zadania przez różne działy przy braku efektywnej interakcji;
• brak odpowiedzialności za wykonanie zadania.

Narzędzia eliminujące straty trzeciego typu:

• praca standaryzowana;
• przebudowa przestrzeni roboczej;
• system ciągnący i supermarket;
• śledzenie dokumentów.

4. Przeprowadzka

Niepotrzebny przepływ dokumentów wpływa na czas potrzebny na wykonanie wszelkich prac w biurze. Nawet przy łatwym dostępie do Internetu i poczty elektronicznej do klientów często wysyłane są dokumenty o niewielkiej lub żadnej wartości. Aby zorganizować efektywną pracę, ważne jest ograniczenie lub wyeliminowanie tego typu odpadów, przy czym całość prac powinna być podzielona na kolejne operacje i zlokalizowana jak najbliżej siebie. Jeśli nie można pozbyć się przenoszenia dokumentów pomiędzy procesami, należy je maksymalnie zautomatyzować. Zadawaj sobie pytania, na przykład: „Czy układ biura jest optymalny?” lub „Czy przenoszenie dokumentów z jednego etapu pracy do drugiego jest zautomatyzowane?”

Przykłady strat czwartego rodzaju:

• wysyłanie zbędnych dokumentów;
• zbyt częsta rejestracja dokumentów w toku;
• zbyt wiele adresów na liście mailingowej;
• ręczne przekazanie dokumentów do kolejnego etapu pracy;
• realizacja jednego zadania przez kilka działów;
• nieprawidłowe ustalanie priorytetów.

Narzędzia eliminujące straty czwartego typu:

• równomierny rozkład obciążenia pracą;
• map strumienia wartości;
• ciągły przepływ;
• System zarządzania dokumentami;
• praca standaryzowana;
• środki kontroli wzrokowej.

5. Nadmierne przetwarzanie

Wykonywanie pracy, która nie jest wymagana przez klientów wewnętrznych lub zewnętrznych, to piąty rodzaj marnotrawstwa. Nadmierne przetwarzanie nie tworzy wartości dla klienta i klient nie powinien za to płacić. W procesach administracyjnych straty te są najtrudniejsze do wykrycia. W tym celu możesz zadać następujące pytania, np.: „Jakie podstawowe operacje należy wykonać, aby zaspokoić potrzeby klienta?” lub „Jak wyraźnie reprezentujemy potrzeby naszych klientów?”

Przykłady strat piątego typu:

• powielane raporty lub informacje;
• wprowadzanie powtarzalnych danych;
• rozpowszechnianie fałszywych informacji;
• stała redakcja dokumentów;
• nieefektywne spotkania i brak agendy;
• brak jasnego planowania projektu.

Narzędzia do eliminowania strat piątego typu:

• metody gromadzenia danych;
• śledzenie dokumentów;
• praca standaryzowana;
• System zarządzania dokumentami.

6. Inwentarz (czas)

Stosy papierów, dodatkowa papeteria, duża ilość podpisów na dokumentach – to wszystko straty. Zajmują przestrzeń i czas. Jeżeli przetwarzanie dokumentu zostanie zawieszone do czasu otrzymania dodatkowych informacji (podpisu itp.) i zmiany sytuacji, wówczas czas spędzony nad tym dokumentem można uznać za stratę. W środowisku biurowym istnieją dwa główne rodzaje odpadów, które można sklasyfikować jako zapasy: 1) materiały biurowe i 2) czas.

Przykłady strat szóstego typu:

• dokumenty oczekujące na czyjś podpis lub wizę;
• praca wymagająca zakończenia innych procesów, aby móc kontynuować;
• nieaktualne dokumenty;
• przestarzały sprzęt biurowy;
• niewystarczające przeszkolenie personelu pomocniczego;
• zakup dodatkowych materiałów biurowych.

Narzędzia do eliminowania strat szóstego typu:

• map strumienia wartości;
• praca standaryzowana;
• Karty Kanban na artykuły biurowe;
• równoważenie obciążenia pracą - heijunka;
• wysokość wizualna;
• System zarządzania dokumentami.

7. Małżeństwo

Straty powstałe na skutek wad obejmują obróbkę, która spowodowała wady oraz obróbkę dodatkową niezbędną do ich usunięcia. Wada (zarówno wewnętrzna, jak i zewnętrzna) wiąże się z dodatkowym przetwarzaniem dokumentów, które nie dodaje wartości do produktu lub usługi. Poprawne wykonanie zadania za pierwszym razem zajmuje mniej czasu niż jego ponowne wykonanie. Usunięcie wad to straty, które zwiększają koszt produktu lub usługi, a konsument nie musi za nie płacić. Straty tego typu mogą znacząco obniżyć zyski.

Przykłady strat siódmego rodzaju:

• błędy we wprowadzaniu danych;
• błędy w ustalaniu cen;
• przeniesienie niekompletnej dokumentacji do kolejnych etapów przetwarzania;
• utrata dokumentów lub informacji;
• nieprawidłowe informacje w dokumencie;
• nieefektywna organizacja plików na komputerze lub teczek w szafce aktowej;
• nieprawidłowy dobór pracowników do obsługi klienta.

Narzędzia do eliminowania strat siódmego typu:

• zapewnienie przewidywalnych wyników;
• środki kontroli wizualnej;
• praca standaryzowana;
• System zarządzania dokumentami;
• dziennik przystanków i niezaplanowanych zadań;
• krótkie spotkania organizacyjne;
• narzędzia zapobiegania błędom.

8. Irracjonalne wykorzystanie pracy

W wielu przypadkach irracjonalne wykorzystanie pracy jest ósmym rodzajem marnotrawstwa. Praca ludzi jest niewłaściwie wykorzystywana, gdy pracownicy wykonują zadania, które nie wymagają całej ich wiedzy, umiejętności i zdolności do tworzenia wartości. Właściwy system zarządzania efektywnością może znacząco ograniczyć tego typu marnotrawstwo. Opracuj strategię korporacyjną i metody przydzielania pracowników do tych obszarów, w których przyniosą największe korzyści organizacji.

Przykłady strat ósmego rodzaju:

• naruszenie terminów projektu;
• nierówny rozkład obciążenia pracą ze względu na niewystarczająco szerokie kwalifikacje personelu;
• częsta absencja i duża rotacja personelu;
• nieodpowiedni system zarządzania wynikami;
• niewystarczająca ocena umiejętności zawodowych przed zatrudnieniem.

Narzędzia eliminujące straty ósmego rodzaju:

• rozliczanie procesów pracy;
• praca standaryzowana;
• System zarządzania dokumentami;
• krótkie spotkania organizacyjne;
• uzasadnienie przejścia na szczupłe biuro.

Rozważ następujące pytania.

1. Jak przekazać informację o stratach wszystkim pracownikom organizacji?
2. Jakie straty można szybko wyeliminować?
3. Co możesz zrobić, aby natychmiast poprawić satysfakcję klientów?

Pytania te pobudzą innych do refleksji i pomogą Ci w prowadzeniu produktywnego dialogu na temat straty.

Warunek 4: Zaangażowanie kierownictwa

Firmy takie jak Microsoft, Wal-Mart, Federal Express, GE czy Nike łączy jedno, bardzo ważna cecha – niekwestionowany lider na czele, za którym podążają inni. Trzon ich firmy stanowią czołowi menedżerowie Bill Gates, Sam Walton i Fred Smith. Wyróżnia ich wyjątkowa intuicja i to oni zamienili swój biznes w nieśmiertelne imperium.

John Maxwell w swojej książce „21 niezaprzeczalnych praw przywództwa” opisuje swoje pierwsze prawo, prawo sufitu: „Zdolność do przewodzenia określa poziom efektywności osoby (organizacji). Silne przywództwo znacznie zwiększa możliwości organizacji. Jeśli przywództwo jest słabe, możliwości organizacji są ograniczone.”

Ważne jest, aby zrozumieć, że przejście na odchudzone zarządzanie jest niemożliwe bez pełnego udziału kierownictwa firmy. Kiedy dyrektor generalny czyta o Lean w „Wall Street Journal” w samolocie po powrocie z wakacji i mówi swojemu najwyższemu menadżerowi: „Coś w tym jest”, nie oznacza to, że jest gotowy na długoterminowe zmiany.

Kierownictwo firmy powinno kierować się chęcią doskonalenia. Menedżer wyższego szczebla musi brać czynny udział we wdrażaniu nowych zasad. Nawet jeśli w projekt pilotażowy dotyczący reengineeringu procesów biznesowych zaangażowane są trzy osoby, w jego realizację powinno być zaangażowane najwyższe kierownictwo firmy. Udział ten obejmuje:

• przydział niezbędnych zasobów;
• obecność na spotkaniu inauguracyjnym;
• w razie potrzeby konsultowanie się z zespołem;
• okazywanie zainteresowania osiągnięciami zespołu i uczestnictwo w jego spotkaniach;
• nagradzanie zespołu na podstawie wyników pracy;
• wsparcie członków zespołu w przypadku trudności.

Nie jest to w żadnym wypadku lista wyczerpująca, ale przedstawia główne sposoby, w jakie kierownictwo firmy może wykazać swoje zaangażowanie w odchudzone zarządzanie.

Ramy czasowe

Przejście na szczupłe biuro może zająć od kilku miesięcy do kilku lat. Będzie to zależeć od następujących czynników:

1. Rozmiar organizacji. Im mniejsza organizacja, tym mniej czasu to zajmie. W dużych firmach (powyżej 500 pracowników biurowych) należy najpierw uruchomić projekty pilotażowe w jednym dziale, a następnie rozszerzyć je na całą firmę.
2. Dostępność niezbędnych narzędzi.
3. Uświadomienie sobie korzyści. Reorganizacja pracy biurowej zakończy się sukcesem, jeśli firma zda sobie sprawę z konieczności szkolenia kadr w zawodach pokrewnych, współpracy między działami, przyciągania specjalistów zamiast wąskich specjalistów, wykorzystania wiedzy organizacyjnej i zachęcania menedżerów do partnerstwa z podwładnymi.

Jeśli masz biuro w domu lub chcesz uporządkować swoje rzeczy w schowku, w tym artykule znajdziesz przydatne wskazówki, dzięki którym praca będzie mniej skomplikowana.

Sponsor postu: Szukaj Wielkiej Stopy w Chinach: Niesamowita historia o wyprawie na dużą skalę do Chin

1. Przechowuj małe przedmioty w stojaku na przyprawy.

Pamiętaj tylko, aby je dokładnie umyć, w przeciwnym razie Twoja gumka na zawsze będzie pachnieć kminkiem.

3. Trzymaj papiery i długopisy w schludnym organizerze wykonanym ze starych ramek.

4. Zmień ramkę w listę rzeczy do zrobienia.

5. Zrób te kolorowe organizery do puszek

6. Ułóż je jeden na drugim, aby zaoszczędzić miejsce.

7. Pomaluj je farbą tablicową, aby ułatwić zaznaczanie.

8. Masz szczęście i masz dodatkową sprężynę Slinky? Użyj go do przechowywania przyborów do pisania.

9. Uporządkuj kable dzięki temu organizerowi, który można zamontować na biurku.

Kosztuje tylko 9,99 dolarów i nie będziesz już musiał czołgać się po podłodze w poszukiwaniu kabla.

10. Przymocuj mały haczyk pod stołem, aby kable nie dostawały się pod stopy.

11. Oznacz przewody etykietami na chleb. To prawda, że ​​​​na początek będziesz musiał jeść dużo chleba, ale wszyscy coś poświęcamy.

12. Za pomocą klipsów możesz zrobić duży uchwyt na przewód.

13. Przykryj szafkę na dokumenty kawałkami tapety. Świetnie sprawdzi się również tkanina lub papier rzemieślniczy.

14. Stwórz półkę z miejscem do przechowywania papieru z regału na czasopisma.

15. Użyj opakowania po porannej kawie, aby zapobiec splątaniu słuchawek. A Twoje poranki staną się milsze.

16. Przechowuj papiery na ścianie za pomocą podkładek.

17. Użyj jednego z listy rzeczy do zrobienia. Osoba ta oczywiście nie ma żadnych obowiązków.

18. Ulepsz swoje krzesło. Teraz, jeśli ktoś będzie chciał ukraść Twoje krzesło, będziesz o tym wiedział.

19. Zrób kompaktową stację ładującą z butelki po balsamie. Nikt nie będzie wiedział, jak było wcześniej.

20. Nigdy nie rozlewaj płynów, korzystając z tego uchwytu na napoje. Mocuje się go do krawędzi biurka i zapobiega przerażającej katastrofie typu soy-latte-spotyka MacBooka-Pro.

21. Przykryj wewnętrzne panele półek papierem kraftowym, aby dodać trochę koloru.

22. Stwórz własny regał na książki za pomocą szuflad. Możesz go powiększyć lub zmniejszyć, w zależności od tego, jak ograniczona jest Twoja przestrzeń.

23. Ten piękny regał wykonany jest z szuflad Ikei za pomocą klipsów. Jeśli obawiasz się o jego stabilność, możesz go przybić lub przykręcić do ściany.

24. Pegboardy oszczędzają dużo miejsca. Trzymaj ważne przypomnienia i zdjęcia, które lubisz, na wysokości oczu.

25. Przymocuj kosze do tablicy narzędziowej, aby przechowywać dokumenty. Można je łatwo przenosić.

Zwykły człowiek (o ile nie jest posiadaczem wygodnego fotela menadżera najwyższego szczebla, nie jest leniwy i nie jest freelancerem) jedną trzecią dnia spędza w biurze. Być może nawet bardziej niż w domu lub w innym miejscu. A doświadczony menedżer rozumie, że w tym kontekście istnieje niemal bezpośredni związek pomiędzy funkcjonalnością biura a wynikami osiąganymi przez pracowników jego firmy. Bycie, cokolwiek by się nie mówiło, determinuje świadomość.

Jak wynika z najnowszego badania firmy Beagle, 81% rosyjskich pracodawców uważa motywowanie pracowników poprzez poprawę przestrzeni biurowej za skuteczne. Ale w przeciętnym biurze nadal nie ma nic poza krzesłem na kółkach, stołem, komputerami, artykułami papierniczymi i lodówką.

Czego potrzebuje zwykły księgowy, inżynier czy korektor, aby poprawić swoje wyniki?

Niewiele, tylko kuchnia, pokój relaksu, ekspres z bezpłatną kawą, siłownia i fotel masujący – odpowiedzieli respondenci ankiety we wspomnianym badaniu. Przeczytaj bardziej szczegółowe wyniki.

strona internetowa Postanowiłem przyjrzeć się sytuacji w moskiewskich biurach znanych firm i dowiedzieć się, do czego się starają, aby zdobyć lojalność, zwiększyć efektywność i nastrój pracowników. Efektem spaceru po biurach była lista pięciu zasad, które mogą pomóc poprawić wydajność zarówno menedżera, jak i jego podwładnych.

1. Wygodny i niezawodny

Nie ma znaczenia, czy pracownik stale siedzi w miejscu pracy, czy nie, musi ono mieć przynajmniej jakąś strefę osobistą. Odległość od jednej „pracującej maszyny” do drugiej powinna wynosić co najmniej metr. A komputery są rozmieszczone tak, aby pracownik nie martwił się, że ktoś za nim patrzy na jego monitor. Poza tym - dobre powietrze. Umieść w swoich biurach rośliny domowe wytwarzające tlen.

Firmy technologiczne lubią eksperymentować z miejscami pracy. We wrześniu 2011 roku spółka Google I Facebook spotkał się w połowie drogi ze swoimi pracownikami, którzy skarżyli się na problemy z kręgosłupem spowodowane pracą siedzącą, i zaprosił ich do pracy na stojąco. Rozwiązaniem były wysokie stoły, które podnoszą monitor na wysokość oczu. A dla zmęczonych ośmiogodzinnym dniem na nogach są stołki w formie stołków barowych. Pracownicy w takiej sytuacji będą jednak musieli zadbać o wygodne obuwie.

Kilka miesięcy temu firma Philipsa wprowadził także nowe podejście do organizacji przestrzeni pracy. Każdy z jej pracowników może wybrać miejsce pracy w zależności od swoich planów na dany dzień. Część pracowników spędza określoną ilość czasu na spotkaniach lub pracuje zdalnie. Aby mieć pewność, że na każdą pracę będzie popyt, w biurze jest ich mniej niż osób w firmie. Jest to oczywiście dobre i ekonomiczne rozwiązanie, ale co by było, gdyby wszyscy pracownicy chcieli pewnego dnia pracować w biurze o tej samej porze? Co zrobić w tym przypadku? A czy komunikacja w takiej sytuacji nie sprowadzałaby się do kłótni?

A co do roślin w takim razie Szkoła Biznesu „Skolkowo” poszedł dalej, wznosząc żywą ścianę w budynku, który jest obecnie największy na świecie. Tlenu powinno być wystarczająco dużo. Jednak utrzymanie tego zielonego płotu z pewnością wymaga wyspecjalizowanego personelu. Kolejnym problemem w takim biurze może być alergia pracowników na tak wiele roślin.

2. Teren rekreacyjny

Stanowiska pracy na stojąco, palarnia na schodach czy lustro w toalecie mogą kogoś uratować, jednak wiele osób, szczególnie tych zajmujących się aktywnością intelektualną, okresowo potrzebuje lepszej zmiany otoczenia w ciągu dnia. W USA i południowej Europie modne stały się łóżka, na których pracownicy mogą zdrzemnąć się na pięć do dziesięciu minut. Jednak bardziej tradycyjne są sofy i fotele w biurach, na korytarzach lub w wydzielonym salonie. Fotele masujące to także doskonała propozycja na relaks.

W PwC Znajduje się tu gabinet lekarski, pokój dla matki i dziecka, gabinety masażu, prysznice, sala do jogi i sala do modlitw. Prawie sanatorium na Placu Białym, które można nazwać najpiękniejszym nowoczesnym miejscem w Moskwie, przypominającym Nowy Jork. Tylko duże firmy mogą oferować tak różnorodne usługi. Czy pracownicy mają czas, aby z tego wszystkiego skorzystać?

3. Dostęp do pożywienia i wody

Brak płynu zmniejsza wydajność. Lodówka i czajnik, jako obowiązkowe atrybuty miejsca pracy, wydają się być już ujęte w Kodeksie Pracy. Filiżanka herbaty lub szklanka wody to świetny sposób na relaks, dostrojenie się i ugaszenie pragnienia. Przejdź się po swoim biurze i zastanów się, czy rodzaje herbat i kaw, które kupujesz swoim pracownikom są wystarczające? Które wolą?

W zarządzaniu powszechnym przykładem jest praktyka japońskich firm. Po zapoznaniu się z jednym z badań naukowych na temat korzyści, jakie owoce cytrusowe dla mózgu mają, menedżerowie nakazali zakup dla pracowników mandarynek, pomarańczy, grejpfrutów i soków z tych owoców, aby mózgi pracowników otrzymywały porcję witamin w ciągu dnia i byłby w dobrej formie.

Możliwość kupienia niedrogiego obiadu, podgrzania obiadu i zjedzenia wygodnej przekąski zajmuje każdego pracownika biurowego. Wiele firm wyposaża minikuchnie dla pracowników, zamawia maszyny do czekolady lub otwiera osobisty bufet w niskich cenach.

Moskiewski Google ma nawet za dużo jedzenia. Tutaj robią watę cukrową dla pracowników i pieczą naleśniki. Plus – jadalnia i kuchnia. Najważniejsze to nie przytyć!

4. Mobilność

Zwiększa KPI i aktywność mięśni. Nie ma znaczenia, czy rozciągasz kręgosłup, czy wybierasz się na krótki bieg. Dla wielu zawodów istotna jest także szybkość przemieszczania się po biurze. Na Zachodzie od dawna stosuje się w takich przypadkach hulajnogi, rowery, rolki i inne, nowocześniejsze wynalazki.

W niektórych sklepach sieci Auchan Rolki rozwiązały problem zmęczenia i mobilności pracowników hali sprzedaży. Ale gdzie nowy pracownik może nauczyć się na nich jeździć? W korytarzach centrum handlowego? A co jeśli zderzy się z półką z naczyniami lub przejedzie dziecko?

W biurze Grupa Adidasa w Moskwie, a także w wielu innych przedstawicielstwach zagranicznych firm, znajduje się siłownia. I w Szkoła Biznesu „Skolkowo” Wokół całego kompleksu ułożono długą bieżnię o gumowanej nawierzchni. Możesz organizować wyścigi ze swoim szefem (aby rozwinąć umiejętność nie spóźniania się) lub rywalizować w szybkości o puchar wydziałowy. Jednak jak dotąd rosyjscy pracownicy nie przepadają za tego typu działalnością.

5. Ideologia firmy

Zasady i misja firmy mogą wiele zdziałać w motywowaniu pracowników. Tylko o tych zasadach trzeba stale przypominać. A odbywa się to poprzez zapoznawanie pracowników z obsługą produktów firmy i samym projektem biura.

Kup farby i poproś podwładnych, aby przynieśli ze sobą pustą butelkę wina. Wyznacz kreatywny stół, na którym każdy będzie mógł ozdobić swoją butelkę. Ozdobiony? Umieść butelki na szafce. Oto przykład, jak możesz podkreślić w swojej firmie zasady inicjatywy, niezależności i kreatywności.

Tym samym PwC, chcąc przekazać swoim pracownikom zasadę dbałości o naturę i energię, zakupiła dywany z materiałów pochodzących z recyklingu, kubki papierowe zamiast plastikowych, zainstalowała pojemniki do recyklingu papieru oraz specjalny system oświetlenia oszczędzający energię elektryczną. W bufecie Microsoftu są komputery z nowymi programami i grami, klocki Lego wszyscy pracownicy mogą również złożyć zestaw konstrukcyjny, oraz Grupa Adidasa zorganizował w biurze showroom z najnowszymi modelami odzieży i obuwia tej marki. Modne są torby materiałowe i pantofle biurowe z logo firmy.

Wspólny duch zespołu wzmacnia zbiorową kreatywność. W Rosji szczególnie popularne są wystawy fotograficzne prac pracowników oraz tablice rekreacyjne z kolażami i wierszami.

Zdjęcie w ogłoszeniu: Unsplash

Zdjęcia udostępnione przez firmę Philips, Moskiewska Szkoła Zarządzania Skołkowo, PwC. Zdjęcie biura Google –

Kluczem do zwiększenia kreatywności w każdej organizacji jest zacząć zachowywać się jak organizacja kreatywna. Gdybyś chciał zostać artystą, rysowałbyś codziennie. Być może nie zostaniesz kolejnym Vincentem Van Goghiem, ale na pewno prześcigniesz tego, który nawet nie próbował malować. To samo dotyczy Twojej organizacji: jeśli zaczniesz myśleć kreatywnie, staniesz się bardziej kreatywnym zespołem. Poniżej znajduje się 15 wskazówek, które pomogą Tobie i Twoim współpracownikom stać się dziś bardziej kreatywnymi.

1 dziennie

Poproś każdą osobę, aby każdego dnia poprawiła jeden aspekt swojej pracy. Na koniec dnia koledzy powinni się spotkać i omówić, co zrobili tego dnia inaczej i lepiej niż poprzedniego dnia.

2. Tablica burzy mózgów

Zawieś „tablicę ogłoszeń” w widocznym miejscu w biurze i poproś współpracowników, aby wykorzystali ją do realizacji nowych pomysłów. Zapisz temat lub problem na kolorowej kartce i przyklej ją na środku tablicy. Umieść w pobliżu kartki, na których pracownicy będą mogli wyrazić swoje przemyślenia na dany temat. Na przykład, jeśli Twoja firma ma trudności z sfinalizowaniem konkretnej transakcji, opisz sytuację na kolorowej kartce, opublikuj ją na tablicy i poproś ludzi o zamieszczenie swoich pomysłów i sugestii.

3. Loteria pomysłów

Organizuj comiesięczną „loterię pomysłów”. Za każdym razem, gdy pracownik wpadnie na kreatywny pomysł, otrzymuje los na loterię. Pod koniec miesiąca przedyskutuj pomysły ze swoim zespołem, a następnie wyciągnij bilet. Jeśli numer na czyimś bilecie odpowiada wylosowanemu losowi, wygrywa nagrodę. Jeśli nikt nie wygra, w przyszłym miesiącu nagroda zostanie podwojona.

4. Kreatywny kącik

Wyznacz w swoim biurze miejsce, w którym ludzie będą mogli kreatywnie myśleć. Przygotuj książki, filmy o kreatywności, gry edukacyjne i materiały do ​​rękodzieła (takie jak glina do modelowania). Możesz nawet udekorować ten kącik zdjęciami swoich pracowników z dzieciństwa, aby pokazać, że wszyscy rodzimy się spontaniczni i kreatywni.

5. Symbole kreatywności

Poproś współpracowników, aby umieścili na biurkach przedmioty wyrażające ich osobiste poglądy na temat kreatywności w biznesie. Na przykład kryształowa kula może symbolizować chęć zawarcia przyszłych transakcji, słoik keczupu Heinz może reprezentować osobisty cel i 57 nowych pomysłów na obniżenie kosztów, a zestaw kabli może symbolizować przejście od pomysłu do rezultatu.

6. Wspólny lunch

Jedz lunch z trzema do pięciu kolegami tygodniowo i dziel się kreatywnymi pomysłami. Niech wszyscy najpierw odrobią pracę domową. Na przykład przeczytają książkę o kreatywności. Każdy uczestnik spotkania może przeczytać tylko jeden rozdział, a przy lunchu porozmawiać o tym, jak techniki twórcze można zastosować w jego pracy.

7. Notatnik genialnych pomysłów

Niech każdy pracownik będzie miał notes, nazwijmy go „Notatnikiem Genialnych Pomysłów”. Poproś swoich kolegów, aby codziennie zapisali trzy pomysły na to, jak mogą ulepszyć swoją pracę. Pod koniec miesiąca zbierz swoje notesy, uporządkuj swoje pomysły i przynieś najciekawsze do dyskusji.

8. Tydzień głupich pomysłów

Spraw, aby proces twórczy był tak zabawny, jak to tylko możliwe. Zorganizuj „Tydzień Głupich Pomysłów” i zorganizuj konkurs na najgłupszy pomysł. Umieść z nimi notatki na „tablicy ogłoszeń” i zorganizuj ceremonię wręczenia nagrody zwycięzcy. Takie wydarzenia podnoszą morale firmy i możesz zauważyć, jak głupie pomysły stymulują pojawianie się naprawdę wartościowych.

9. Komitet kreatywny

Utwórz „komisję kreatywności” składającą się z innych wolontariuszy. Jej głównym celem będzie wyjaśnianie, omawianie i wdrażanie pomysłów pracowników. Komisja może śledzić wszystko na termometrze, a firma powinna nagradzać pracowników stosownie do ilości i jakości kreatywnego wkładu.

10. Sala sław

Zmień korytarz biurowy w „galerię sław pracowników”. Zamieszczajcie tam zdjęcia tych, których pomysły zostały zrealizowane. Niech zdjęciom towarzyszy informacja o osobie i o tym, jak jej pomysł wpłynął na firmę.

11. Lewa i prawa półkula mózgu.

Podczas sesji burzy mózgów podziel zespół na dwie połowy: tych, którzy myślą racjonalnie (lewa półkula) i tych, którzy myślą intuicyjnie (prawa półkula). Poproś leworęcznych, aby wyrazili praktyczne, znane i logiczne pomysły. Niech „prawa półkula” mówi o dziwnych, niekonwencjonalnych i nielogicznych pomysłach. Następnie zbierz grupy i omówcie pomysły.

12. Limity pomysłów

Amerykański wynalazca i przedsiębiorca Thomas Edison zapewnił produktywność myślenia, przypisując sobie i swoim asystentom limity pomysłów. Jego osobisty limit to jeden drobny wynalazek co 10 dni i większy wynalazek co sześć miesięcy. Sposobem na zapewnienie kreatywności w pracy jest zapewnienie każdemu pracownikowi, powiedzmy, pięciu nowych pomysłów tygodniowo.

13. Bilet karnetowy

Wymagaj od wszystkich pracowników, aby przynieśli jeden nowy pomysł, który będzie ich biletem na każde wydarzenie. Pomysł powinien skupiać się na jakimś aspekcie ich pracy i tym, jak mogą ulepszyć to, co robią.

14. Zmień „Tak, ale…” na „Tak i…”

Kiedy ktoś proponuje jakiś pomysł, wielu z nas ma pokusę powiedzenia: „Tak, ale…”. Aby zmienić ten nastrój, za każdym razem, gdy ktoś powie „Tak, ale…”, należy zmienić to sformułowanie na „Tak i…”, kontynuując rozwijanie pomysłu kolegi.

15. Trzy opcje

Pracownicy nie powinni tracić czasu na myślenie o powodach, dla których coś może nie zadziałać lub zostać wykonane. Zamiast tego powinni pomyśleć o tym, jak sprawić, by to działało, i to zrobić. Poproś pracowników, aby pomyśleli o trzech celach lub zadaniach, których ich zdaniem nie da się osiągnąć. Następnie poproś ich, aby znaleźli trzy sposoby na wykonanie każdego z nich. I zrób to samo.

16. Świeży wygląd

Amerykański wirusolog i twórca pierwszych szczepionek przeciwko polio, Jonas Salk, wprowadził powszechną praktykę organizowania spotkań grupowych z mężczyznami i kobietami o różnych umiejętnościach i obowiązkach zawodowych. Uważał, że pomogło to wygenerować nowe pomysły, które nie mogłyby powstać w głowach ludzi zajmujących się tylko jedną dziedziną. Zapraszaj osoby z innych działów na burze mózgów i pytaj, w jaki sposób rozwiązaliby problemy, przed którymi stoisz.

I ostatnia rzecz. Nie zapomnij podziękować ludziom za ich pomysły. Stwórz własne kartki „Dziękujemy za świetny pomysł” i rozdawaj je swoim współpracownikom. Poproś dyrektora generalnego o osobiste podpisanie każdej karty, aby wyrazić swoją wdzięczność.

Tłumaczenie: wydawnictwo „MIT”