Regulamin pracy stałej komisji do spraw prowadzenia inwentaryzacji funduszy i mienia oraz przyjmowania, przekazywania i spisywania środków trwałych i zapasów. W sprawie utworzenia prowizji za przeniesienie aktywów materialnych

Start rok finansowy– to szansa na organizację pracy obsługa księgowa w najlepszy możliwy sposób. Oprócz Regulaminu dot polityka rachunkowości Kierownictwo organizacji wszelkich form własności powinno dbać o uzasadnienie prawne funkcjonowania wszelkich form własności prowizje wewnętrzne. A jedną z nich jest Prowizja lub Prowizja za otrzymanie środków trwałych. Co dziwne, niewiele jest informacji na temat takiego organu firmy. Poznajmy się więc lepiej.

Kolejność formacji

Tworzy się Komisję ds. delegowania (odbioru) środków trwałych (zwaną dalej Komisją). odrębnym zamówieniem szef przedsiębiorstwa, którego skład jest wyraźnie spersonalizowany:

• Przewodniczący (imię i nazwisko);
• Sekretarz (pełne imię i nazwisko);
• Członkowie indywidualni (imię i nazwisko).

Ilość osób ustalana jest w zależności od potrzeb firmy i uzależniona jest od:

• Struktura organizacyjna przedsiębiorstwa;
• Dostępność odległych jednostek strukturalnych;
• Liczba personelu;
• Ilości i struktura środków trwałych;
• Częstotliwości ruchu aktywa trwałe.

Na czele Komisji stoi Przewodniczący. Do jego obowiązków należy:

• Prowadzenie ogólnego zarządzania;
• Podział obowiązków i dystrybucja instrukcji poszczególnym członkom;
• Zapewnienie kolegialnej dyskusji nad kwestiami (szczególnie złożonymi i kontrowersyjnymi);
• Podpisanie protokołu z posiedzenia Komisji.

Sekretarz dokumentuje pracę Komisji poprzez prowadzenie protokołów. W rządzie i instytucje miejskie protokoły odbioru majątku są integralna część planu zakupów.

Uwaga! Jeśli personel na to pozwala, lepiej nie mianować szefa przedsiębiorstwa na szefa Komisji. Wyeliminuje to niepotrzebne pytania ze strony organów podatkowych i innych organów regulacyjnych, ponieważ szef organizacji zatwierdza Certyfikat przyjęcia i przekazania środków trwałych. Lepiej jest, gdy jedna osoba (szef Komisji) odpowiada za sporządzenie ustawy, a zupełnie inna osoba (szef przedsiębiorstwa) za jej zatwierdzenie.

Określanie składu

Członkami Komisji są pracownicy przedsiębiorstwa. Skład musi zawierać:

• Pracownicy księgowi znający zasady dokumentacja, wycena i księgowanie środków trwałych;
• Eksperci – specjaliści techniczni (inżynierowie, konstruktorzy, elektrycy, mechanicy, regulatorzy itp.), specjalistyczna wiedza i którego doświadczenie pomoże ocenić fizyczną i techniczną przydatność obiektu do dalsze wykorzystanie.

Zarządzenie dopuszcza możliwość włączenia ekspertów w zakresie rodzajów czynności, na których będą obecni specjalne przypadki. Na przykład: „Podczas oddawania do użytku urządzeń komputerowych / technologia komputerowa włącz do pracy programistę A. I. Markina.”
W przypadku nieobecności w przedsiębiorstwie właściwy ekspert, w szczególnych przypadkach można przyciągnąć na tej podstawie kontrakt gospodarczy ekspert zewnętrzny:

• Specjalista ds. profilu (indywidualny);
• Organizacja wyspecjalizowana (osoba prawna).

Zatem jeśli przedsiębiorstwo zajmuje się sprzętem precyzyjnym, bardzo złożonym lub eksperymentalnym, wówczas do jego oznakowania można włączyć do Komisji przedstawiciela stowarzyszenia naukowego lub wyspecjalizowanej agencji rządowej.

Aby zmienić skład, wymagany jest odrębny dekret szefa spółki z uzasadnieniem regulacyjnym.

Jeżeli indywidualny przedsiębiorca nie posiada pracownicy, to nie ma sensu tworzyć Komisji. W innych przypadkach zaleca się jego utworzenie, nawet jeśli członkowie nie są specjalistami (na przykład księgowy, sprzątaczka i stróż).

Uwaga: osoba odpowiedzialna za bezpieczeństwo nie może pełnić roli eksperta aktywa materialne.

Uprawnienia i obowiązki

Cel tego ciała kontrola wewnętrzna– akceptacja decyzja kolegialna w sprawie umieszczenia majątku ruchomego i nieruchomego w bilansie przedsiębiorstwa oraz przekazania majątku ruchomego i nieruchomego w celu odpowiedzialnej ochrony osobie odpowiedzialnej finansowo majątek ruchomy.

W przypadku pojawienia się nowego majątku do kompetencji Komisji należy podejmowanie następujących decyzji:

• Czy dana nieruchomość zaliczana jest do środków trwałych w oparciu o zasady rachunkowości przedsiębiorstwa?
• Czy można stwierdzić, że przywożony obiekt jest sprawny technicznie, w pełni wyposażony i nadaje się do dalszej eksploatacji?
• Czy środek trwały ma cechy, które czynią go szczególnie cennym aktywem?
• Czy dany składnik aktywów towarzyszy wszystkim niezbędnym dokumenty pierwotne od dostawcy (wykonawcy)?
• Jaki jest termin korzystne wykorzystanie czy należy go instalować dla konkretnego obiektu?
• Która grupa? rachunkowość analityczna czy dany zasób będzie należał i jaki kod OKOF należy mu przypisać?
• Jaki jest początkowy koszt nabycia lub wytworzenia na własną rękęśrodki trwałe?
• Jaka jest wartość godziwa środków trwałych, które podczas inwentaryzacji uznano za nadwyżkę, a także wartość przedmiotów otrzymanych nieodpłatnie?
• Do jakiej jednostki strukturalnej wysyłany jest zasób?
• Który pracownik przedsiębiorstwa zostanie wyznaczony do odpowiedzialności finansowej za bezpieczeństwo otrzymanego mienia?

Komisja rozważy również wykonalność i zasadność zmiany kosztu środków trwałych i ich okresu użytkowania. Taka potrzeba może powstać w przypadku zmiany polityki rachunkowości lub początkowych wskaźników technicznych funkcjonowania obiektu (m.in. w przypadku przebudowy, modernizacji lub ukończenia).

Rada: nadanie numeru inwentarza środka trwałego powinno odbywać się w obecności upoważnionego członka Komisji i materialnie odpowiedzialna osoba aby uniknąć sporów i nieporozumień w przyszłości.

Regulamin pracy

Działa prowizja za kapitalizację środków trwałych na bieżąco. Regulamin pracy reguluje Regulamin Komisji. Częstotliwość spotkań co najmniej raz w miesiącu. Czas przeglądu dokumentów pod kątem księgowania aktywów długoterminowych ustalany jest w zależności od harmonogramu przepływu dokumentów. Zaleca się, aby termin na podjęcie decyzji w odniesieniu do każdego obiektu nie przekraczał 14 dni.

Aby decyzja została uznana za prawomocną, musi być obecnych 2/3 całkowita liczba członkowie. W przypadku nieobecności przewodniczącego posiedzenie nie może się odbyć.

• Decyzję uważa się za przyjętą, jeżeli zagłosuje za nią ponad połowa obecnych;
• Jeżeli zdania członków Komisji są równo podzielone, głos przewodniczącego uważa się za decydujący;
• Jeżeli przewodniczący nie zgadza się z decyzją większości, jego zdanie odrębne może zostać odzwierciedlone w protokole, ale nie może zostać zmienione podjęta decyzja, zaakceptowana przez większość

Praktyczna rekomendacja: Aby ułatwić tworzenie dokumentacja administracyjna, możesz stworzyć pojedynczy dokument„Przepisy dotyczące Komisji przyjmowania, zbywania i inwentaryzacji aktywów niefinansowych.” W nim możesz poszczególne punkty opisać skład, procedurę tworzenia i uprawnienia każdej z trzech wymienionych komisji, która będzie kontrolować bezpieczeństwo i przepływ zarówno aktywów obrotowych, jak i trwałych.

I pamiętaj: im bardziej szczegółowe są zasady dla wszystkich uczestników, tym łatwiej księgowemu uzasadnić swoje działania. Delegowanie uprawnień oznacza dzielenie się odpowiedzialnością za podejmowanie decyzji. To mądre.

Nie ma znaczenia, w jakim nastroju oficer personalny opuszcza przedsiębiorstwo, musi przekazać dział następcy w stanie sprawnym, aby nie pozostawić złego wrażenia na sobie i nie okazywać nieprofesjonalizmu. Jednak w praktyce przyjmowanie i przekazywanie spraw działu HR nie zawsze jest sformalizowane tak, jak powinno, a czasami w ogóle nie jest realizowane, gdyż nie ma jednoznacznych zasad regulujących tę procedurę. Pewny porządek niemniej jednak rozwinął się i nie jest sprzeczny z prawem, co oznacza, że ​​​​można go z powodzeniem stosować przy zmianie personelu.

Przyjmowanie i przekazywanie dokumentacji kadrowej

Ani związek z reżyserem, ani motywy negatywne zwolnienia nie powinny mieć wpływu na pracę. Oficer personalny nie może tak po prostu rzucić wszystkiego i odejść. Ale w praktyce zdarzały się też przypadki, gdy osoba składająca rezygnację nie tylko nie przekazała plików, ale także celowo je zniszczyła. Czy możesz sobie wyobrazić, jaką opinię o nim pozostawiono? Nie można tu mówić o jakichkolwiek pozytywnych rekomendacjach.

I jeśli wszystko będzie ułożone tak jak należy, a dział HR będzie pracował zgodnie z harmonogramem nawet przy nowym pracowniku, pozostaną tylko pozytywne wrażenia na temat poprzedniego oficera personalnego.

Tymczasem procedura przekazywania spraw nie jest aż tak skomplikowana, jej algorytm wygląda następująco:

• tworzy się prowizję za przekazanie spraw;
• są sprawdzane dokumenty personalne;
• sporządzany jest protokół przekazania i odbioru.

A teraz wszystko jest uporządkowane i szczegółowe.

Tworzymy prowizję

Podstawą powołania komisji i w ogóle rozpoczęcia procedury przekazania spraw powinno być oczywiście postanowienie. Zamówienie musi odzwierciedlać:

• za co jest prowizja?
• jego skład;
• zadania.

Jednocześnie konieczne jest włączenie w skład komisji odchodzącego funkcjonariusza ds. kadr.

Rozpoczynamy sprawdzanie dokumentów

W terminie wyznaczonym w zamówieniu komisja ma obowiązek sprawdzić i ocenić:

• kompletność i skład akt osobowych;
• procedura rejestracji dokumentów (dzienniki rejestracji);
• system przechowywania dokumentów i przygotowania ich do przekazania do archiwum;
• oprogramowanie.

W pracy komisji bardzo pomocne będzie prawidłowe nazewnictwo akt: w końcu są tam wypisane wszystkie potrzebne teczki, które powinny znajdować się w dziale.

Lista może być również wskazana w Regulaminie na OK. Jeśli w dziale nie ma nomenklatury, dokumenty i ich status będą musiały być masowo kopiowane - „od gabinetu do gabinetu”.

Konieczne jest sprawdzenie dokumentów personalnych organizacji, a mianowicie obecności:

• sprawdzenie dostępności dokumentów kopie dokumenty założycielskie
• oraz Statut spółki;;
• tabela personelu
• PVTR i układy zbiorowe;
• harmonogram wakacji; LNA (postanowienia o OK, o wynagrodzeniu, o dyscyplinie, o tajemnica handlowa
• , o ochronie danych osobowych);
• opisy stanowisk;
• umowy o pracę;
• umowy dotyczące odpowiedzialności;
• zamówienia na działalność podstawową;
• zamówienia na personel(o zatrudnianiu, zwalnianiu, przeniesieniach, dyscyplinie);
• karty osobiste;
• sprawy osobiste;
• książki pracy.

Ta lista nie jest zamknięta, ponieważ Twojej firmie może brakować niektórych dokumentów, a przedstawić inne.

Po weryfikacji wszystkie dokumenty należy wpisać do ustawy.

Zaświadczenie o przyjęciu przekazania dokumentacji personalnej

To jest główny dokument kończący aktywność zawodowa oficer personalny
Dokument ma następujący format:

• wpisuje się nazwę spółki, miejsce i datę sporządzenia aktu;
• dodaje się pieczątkę zatwierdzającą dyrektora;
• jest napisane - kto komu przekazuje dokumenty;
• tabela jest wypełniona;
• wizy wszystkich członków komisji są umieszczane.

Możesz znaleźć przybliżony akt przekazania spraw.

Do tabeli można dodać następujące kolumny:

• numer podpozycji;
• tytuł dokumentu (lub sprawy);
• liczba arkuszy;
• okres dokumentów;
• dane o braku lub uszkodzeniu dokumentów lub akt.

uwaga!

Ważny: w ostatniej kolumnie możesz wskazać, że dokument nie został sporządzony, np. nie został podpisany przez pracownika lub dyrektora.

Uwaga: Do książki pracy wymagany osobne podejście, aby nie przegapić naruszeń, ponieważ podczas ich używania, odpowiedzialność za poprawny projekt noszone przez funkcjonariusza personelu roboczego. Dlatego lepiej jest wystawić księgi jako osobny dokument.

Akt przyjęcia przekazania zeszytów ćwiczeń

Dokument ten musi zawierać dane ze wszystkich dostępnych zapisów pracy:

• Imię i nazwisko pracownika;
• seria i numer księgi (i wkładki);
• dostępność akt pracy.

W akcie możesz zawrzeć informacje:

• o nieodebranej pracy;
• o dostępności form książkowych i wkładek.

Przykład aktu.

Jeśli nie ma komu przekazać dokumentów

Załóżmy, że dostajesz pracę jako oficer personalny, a przyjmowanie i przekazywanie spraw nie jest
oprawiony. Jak uwolnić się od odpowiedzialności za błędy innych ludzi? Musisz to zrobić:

• w ten sam sposób, w celu utworzenia komisji do przyjmowania spraw;
• sprawdź dostępność dokumentów;
• sporządzić powyższe akty.

Tylko w tym przypadku dokumenty nie zostaną przekazane przez zrezygnowałego funkcjonariusza personalnego, ale przez innego członka komisji, na przykład księgowego.

uwaga!

Ważny: Po podpisaniu aktów konieczne jest wydanie zarządzenia, za które odpowiadasz od chwili przyjęcia spraw.

W takim przypadku, jeśli Państwowa Inspekcja Skarbowa nagle przybędzie z kontrolą, zostaniecie zwolnieni z odpowiedzialności. Ale nadal trzeba wszystko uporządkować.

Wniosek

Opisaną powyżej procedurę można zastosować także w przypadku, gdy odchodzi nie jedyny pracownik działu HR w firmie, ale jeden z pracowników działu HR. Następnie należy wziąć pod uwagę nie wszystkie dokumenty OK, ale tylko te, które są przesyłane. Przykładowo, jeśli chronometrażysta zrezygnuje, wystarczy sprawdzić karty czasu pracy – ich wypełnienie i zgodność z przepisami.

Odpowiedzialność oznacza odpowiedzialność jednej strony stosunki pracy zrekompensować ewentualną szkodę drugiej stronie.

Pracodawca wymaga przeniesienia majątku materialnego z jednego pracownika na drugiego, jeżeli pozwala na to ich stanowisko pracy.
Stanowiska, które mogą zajmować pracownicy, dla których wymagana jest ta procedura:

• Dyrektor.
• Główny księgowy.
• Pracownik działu HR.
• Kierownik działu.
• Przenoszenie pracownika odpowiedzialność finansowa(Na przykład, główny kasjer, kierownik magazynu).

Przyczyną zmiany osoby odpowiedzialnej finansowo może być:

1. Zwolnienie.
2. Opieka długoterminowa na zwolnieniu lekarskim.
3. Wyjeżdżasz w podróż służbową lub wybierasz się na wakacje.
4. Poprzedni pracownik nie wywiązał się ze swoich obowiązków.

Zlecenie przekazania materiałów pracodawcy

Zarządzenie wydaje kierownik organizacji. Formularz standardowy dokument na poziom legislacyjny nie jest zainstalowany, dlatego jest wymagany ujednolicona próbka tego dokumentu NIE. Jego struktura, skład i styl muszą być zgodne z normami dokumentacji administracyjnej.

Dane zawarte w dokumencie:

1. Nazwa organizacji.
2. Numer i data kompilacji.
3. Powód przeniesienia wartości. Na przykład z powodu zwolnienia poprzedniego specjalisty.
4. Termin, w którym odbędzie się postępowanie.
5. Lista wartości, które zostaną przeniesione.
6. Dane pracowników, którzy będą świadkami procesu. Jeżeli jest to firma audytorska, należy to zaznaczyć.
7. Imię i nazwisko osoby odpowiedzialnej.

Dokument podpisuje zawsze aktualny szef organizacji, nawet jeśli to on składa rezygnację. Muszą być także obecne podpisy osób wymienionych w zamówieniu. Podpisy potwierdzają, że pracownicy się z nim zapoznali.

Przekazujemy sprawy

Proces przekazywania zadań obejmuje nie tylko raport o stanie pracy, ale także ustne zalecenia dotyczące sposobu wykonania obowiązki zawodowe. Zamówienie zostało stworzone, aby jak najdokładniej przekazać granice odpowiedzialności i obowiązków służbowych. Opracowuje go szef firmy w wolna forma.

Informacje zawarte w zamówieniu:

1. Informacje o organizacji.
2. Numer i data kompilacji.
3. Powód i termin przyjęcia i przekazania.
4. Lista spraw, które zostaną przeniesione.
5. Skład komisji i informacje o jej przewodniczącym.
6. Data wejścia w życie.
7. Dodatkowe instrukcje: dokonaj inwentaryzacji, rewizja itp.
8. Osoba odpowiedzialna za procedurę.

Zarządzenie o przyjęciu spraw w związku ze zwolnieniem podpisuje dyrektor generalny. Osoby wymienione w zamówieniu muszą również podpisać.

Zaświadczenie o przyjęciu dokumentów przez pracownika

Akt przyjęcia i przekazania spraw pozwala na zdjęcie odpowiedzialności nowego pracownika za działania jego poprzednika. Kierownik organizacji musi zorganizować kontrolę i stworzyć warunki do jej przeprowadzenia. Procedura następuje po wydaniu zamówienia. Ustawę sporządzają jej strony. Tryb i forma czynności nie są regulowane przez prawo. Dokument sporządzany jest w dowolnej formie na kartce formatu A4. Zwykle przybiera formę księgowego spisu dokumentów.

Dane wskazane w dokumencie:

1. Data i miejsce kompilacji.
2. Szczegóły zlecenia, na podstawie którego przekazywane są sprawy.
3. Nazwa organizacji.
4. Imię i nazwisko oraz stanowisko stron postępowania.
5. Lista przekazanych spraw.
6. Wykryte błędy w księgowości i raportowaniu.
7. Informacje o świadkach procesu.

Akt przyjęcia i przekazania spraw podpisują strony przekazania oraz członkowie komisji. Następnie jest zatwierdzany przez szefa firmy.

Odbiór przez pracownika majątku pracodawcy

Akt przekazania majątku materialnego innej osobie jest dokumentem niezbędnym do faktycznego potwierdzenia procesu przekazania majątku inwentarzowego na przechowanie.

Weryfikacja następuje zanim pracownik opuści stanowisko. W przypadku odmowy udziału w postępowaniu pracownik może zostać ukarany karami materialnymi i odpowiedzialność dyscyplinarna. Akt sporządzają strony przeniesienia. Jego kształt jest dowolny.

Informacje wskazane w ustawie:

1. Data i miejsce kompilacji.
2. Numer zlecenia, na podstawie którego odbywa się procedura.
3. Informacje o organizacji.
4. Imię i nazwisko oraz stanowisko strony otrzymującej i przekazującej.
5. Lista przesłanych wartości.
6. Wykryty niedobór (jeśli występuje). Nowo zatrudniona osoba przyjmuje nieruchomość jedynie w miarę jej dostępności.
7. Informacje o świadkach procesu.

Akt podpisują strony postępowania i świadkowie. Następnie jest zatwierdzany przez menadżera. Zarządzenie i ustawa o przeniesieniu spraw i majątku materialnego to dokumenty, które pozwalają rozróżnić obowiązki starych i nowych pracowników.

Jabłko niezgody: w formie ustawy nr OS-1 istnieją specjalne pola do odzwierciedlenia danych dotyczących prowizji za przyjęcie i przekazanie środków trwałych. Jednak z procedury wypełniania tego formularza nie wynika jasno, czy w ogóle konieczne jest utworzenie takiej prowizji, a zatem wypełnienie odpowiednich wierszy.

Dlaczego to jest ważne: Na audyt podatkowy inspektorzy mogą uznać, że ustawa została sporządzona z naruszeniem nakazu, co oznacza, że ​​środek trwały nie został należycie uwzględniony. Na tej podstawie organy podatkowe mogą odmówić uznania wydatków na jego zakup i utrzymanie, jednocześnie usuwając odliczenia VAT.

Koledzy, którzy omawiali tę kwestię na forum serwisu www.klerk.ru, ostatecznie nie mogli dojść do konsensusu.

FIRMA DECYDUJE, CZY POTRZEBNA JEST PROWIZJA

Część uczestników dyskusji jest przekonana, że ​​jeśli w formularzu ustawy jest mowa o zleceniu podpisania ustawy w formularzu OS-1, nie oznacza to, że pola muszą zostać wypełnione. Forma aktu przeznaczona jest dla każdego możliwe przypadki, a dokładny sposób jego wypełnienia nie jest nigdzie jasno określony. Dlatego firma może wprowadzić te dane do dokumentu w miarę potrzeb. Oznacza to, że firma decyduje, czy utworzyć prowizję, czy nie, w zależności od tego, jak jest to konieczne w konkretnym przypadku. Jeżeli taka komisja zostanie utworzona, wówczas podpisuje ustawę. A jeśli nie, pola pozostają puste. Nie jest to uważane za naruszenie. Nie może też być podstaw do odmowy uznania wydatków lub odliczeń VAT.

KOMISJA JEST OBOWIĄZKOWA

Inni uczestnicy natomiast są przekonani, że w każdym przypadku konieczne jest utworzenie prowizji i uwzględnienie danych na jej temat w akcie. Akt jest ujednolicona forma i nie można pominąć poszczególnych szczegółów. Ponadto w Procedurze wypełniania formularza aktu nie ma mowy o możliwości niewypełnienia jakichkolwiek danych (zatwierdzonej uchwałą Państwowego Komitetu Statystycznego Rosji z dnia 21 stycznia 2003 r. nr 7). Aby więc podpisać ustawę na formularzu OS-1, komisja musi ją podpisać obowiązkowy. W W przeciwnym razie inspektorzy mogą uznać, że dokument został sporządzony nieprawidłowo. I na tej podstawie nie przyjmuj tego jako dowody z dokumentów wydatki na zakup i utrzymanie środków trwałych (art. 252 kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej).

BEZPIECZNIEJ JEST UTWORZYĆ KOMISJĘ

Ministerstwo Finansów potwierdziło nam, że nawet jeśli ustawa nie zawiera danych o prowizji, nie będzie to stanowić naruszenia i podstawy do odmowy uznania wydatków lub odliczenia podatku VAT. Ale tutaj logiczne jest przejście od tego, jaki środek trwały nabyła firma. Jeśli o czym mówimy w przypadku zakupu skomplikowanego technicznie sprzętu lub używanego środka trwałego, uważamy, że bezpieczniej jest utworzyć prowizję. Aby to zrobić, wystarczy zatwierdzić jego skład na zlecenie menedżera i dołączyć dokument do polityki rachunkowości. Przecież później może się okazać, że nieruchomość miała wady, ale nikt tego nie odnotował. Oznacza to, że istnieje ryzyko, że inspektorzy zakwestionują ekonomiczną zasadność kosztów ich eliminacji.