Odbiór otrzymania dokumentów. Pobierz potwierdzenie odbioru dokumentów

Procedurze zwolnienia towarzyszy duża ilość dokumentacji. Część pozostaje w organizacji, a część zostaje przekazana pracownikowi. Ważne jest, aby pracownik zgromadził komplet dokumentów do późniejszego zatrudnienia. Ważne jest jednak potwierdzenie ważności wydania dokumentów, dlatego konieczne jest prawidłowe zorganizowanie tej procedury. Zastanówmy się, co może być potwierdzeniem wydania dokumentów po zwolnieniu.

Regulacje regulacyjne dotyczące wydawania dokumentów po zwolnieniu

W Kodeksie Pracy Federacja Rosyjska» z dnia 30 grudnia 2001 r. N 197-FZ Artykuł 84 ust. Procedura ogólna rejestracja wypowiedzenia umowa o pracę, co odzwierciedla problematykę wydawania dokumentów w przypadku zwolnienia pracownika, niezależnie od rodzaju rozwiązania umowy o pracę stosunki pracy.

Pakiet dokumentów wydanych po zwolnieniu

Zwolnienie pracownika formalizowane jest poprzez zarządzenie (pouczenie) o rozwiązaniu stosunku pracy z pracodawcą, z którym osoba zwalniająca musi zapoznać się z podpisem. W ostatnim dniu roboczym należy oddać pracownikowi następujące dokumenty:

• Zeszyt ćwiczeń w formie, zatwierdzony uchwałą Rząd Federacji Rosyjskiej z dnia 16 kwietnia 2003 r. N 225
• Zaświadczenie o wysokości zarobków za dwa poprzednie lata, w formie zatwierdzonej rozporządzeniem Ministerstwa Pracy Rosji z dnia 30 kwietnia 2013 r. N 182n (do dokonywania płatności ubezpieczenie w przypadku czasowej niezdolności do pracy oraz w związku z macierzyństwem)
• Informacje o składkach na ubezpieczenie OPS (wyciągi z formularzy SZV-M i SZV-STAZH, które będą wymagane przy ubieganiu się pracownika o emeryturę)
• Osobisty książka medyczna(jeśli specyfika stanowiska wymaga zatrudnienia, jeśli jest ono dostępne)

Dokumenty wydawane po zwolnieniu na żądanie

W takim przypadku pracownik może otrzymać dodatkowe dokumenty na pisemny wniosek. Należą do nich:

• Pasek wypłaty
• Pomoc dotycząca formularza 2-NDFL
• Pomoc w uzyskaniu zasiłku dla bezrobotnych
• Kopie poleceń dot aktywność zawodowa

Potwierdzenie odbioru dokumentów po zwolnieniu

Zatem po zbadaniu zestawu dokumentów, które pracodawca wydaje pracownikowi po zwolnieniu, należy zauważyć, że konieczne jest potwierdzenie ważności otrzymania tych dokumentów. Daty wydania i książka pracy regulowane Kodeks Pracy RF. Za przechowywanie zeszytu pracy w okresie pracy odpowiada całkowicie pracodawca, dlatego rejestruje go w dzienniku i przechowuje w sejfie. Do odbioru książeczki pracy dołącza się: pracownik podpisuje decyzję o zwolnieniu (pouczenie), otrzymuje książeczkę pracy, wpisuje się do książeczki pracy (książki) oraz bezpośrednio do książeczki pracy, a także w karta imienna pracownika.

Wydanie zaświadczeń obowiązkowych wiąże się z podpisem w dzienniku wniosków o wydanie świadectw (o ile taki istnieje), jednak z uwagi na ich obligatoryjny charakter nie ma konieczności składania o to wniosku. Potwierdzenie otrzymania certyfikatów należy zorganizować w drodze rozwoju dokument lokalny(według uznania pracodawcy), który odzwierciedla wszystkie dokumenty przygotowane do zwolnienia.

Pracownik ma obowiązek sporządzić pokwitowanie czytelnym pismem, bez żadnych skreśleń i poprawek. Następnie pokwitowanie to jest składane sprawa osobista pracownik.

Paragon jest sporządzany w wolna forma i musi zawierać poniższe informacje(bliższe dane):

• nazwa organizacji, w której sporządzono paragon
• nazwa dokumentu, która odzwierciedla wyjaśnienie, czego dotyczy dokument (na przykład pokwitowanie odbioru dokumentów po zwolnieniu)
• data wystawienia paragonu (ostatni dzień roboczy dnia to miejsce praca)
• SMS o odbiorze dokumentów (lista dokumentów i zaświadczeń)
• podpis i odpis podpisu pracownika

Przykład pokwitowania dokumentów po zwolnieniu

Pokwitowanie ochroni przełożonego w sytuacji, gdy pracownik oświadczy, że nie otrzymał dokumentów, przekazując mu pokwitowanie, a także podczas kontroli zewnętrznych inspekcja państwowa praca. Możesz także wskazać na potwierdzeniu odbioru, że pracownik otrzymał dokumenty i nie ma żadnych skarg.

Typowe błędy

Błąd nr 1: Podczas wypełniania zeszytu ćwiczeń odkryto błąd we wpisie. Ze względu na to, że poprawienie błędu wymaga czasu, pracownik został poproszony o odbiór dokumentu następnego dnia i poproszony o wypisanie potwierdzenia odbioru dokumentów. Pracownik odmawia. Kto ma rację?

Niezwykle ważne może być potwierdzenie odbioru dokumentu wysyłanego do organizacji. Może to być dowolny dokument przesłany przez osobę prawną lub fizyczną, na przykład pozew, protokół sporu, pismo, akt itp.

Na wszelki wypadek sytuacja konfliktowa im ważniejsze dla nadawcy jest udowodnienie odbioru dokumentu przez adresata, tym ważniejsze dla odbiorcy jest uniknięcie tego, a jeszcze lepiej wprowadzenie nadawcy w błąd (aby wziął pod uwagę fakt otrzymania dokumentu udowodnione i dopiero w sądzie dowiaduje się, że tak nie jest, przegrywając tym samym sprawę lub znacząco zmniejszając swoje szanse na wygraną).

Przykład 1

Zwiń pokaz

Tutaj prosta sytuacja. W 2011 roku organizacja zawarła umowę na świadczenie szeregu usług w zakresie tworzenia infrastruktury gazowej w wioska wakacyjna i ułatwić zakończenie umowa bezpośrednia rezydent letni (indywidualny) z organizacja dostarczająca zasoby. Termin upływa 30 września 2013 roku. Letni mieszkaniec zapłacił pieniądze w 2011 roku, a gdy okazało się, że zobowiązania wynikające z umowy nie zostały dopełnione, zażądał zwrotu pieniędzy. Umowa zawiera jednak następujący warunek:

„4.4.2. Jeżeli Wykonawca nie świadczy Klientowi Usług objętych niniejszą Umową w całkowicie w terminie określonym w pkt. 3.2.3 Umowy Wykonawca zobowiązany jest pisemny wniosek Klient zobowiązany jest w terminie 10 (dziesięciu) dni bankowe w całości zwróci koszty usług wynikających z niniejszej Umowy otrzymane od Klienta zgodnie z punktem 2.1. Porozumienie."

Jak widać zgodnie z warunkami zawartej umowy, w przypadku zwłoki w wykonaniu zobowiązań przez Kontrahenta, aby zwrócić Klientowi pieniądze wystarczy wysłać o to wezwanie. Okazuje się, że fakt otrzymania takiego dokumentu automatycznie wymusza zwrot pieniędzy. A jeśli Wykonawca tego nie chce, to dołoży wszelkich starań, aby uniknąć otrzymania dokumentu.

Teraz pokażemy, jak sporządzić żądanie (tak nazywa się dokument w umowie; formą przypomina wniosek) i prawidłowy pokwitowanie jego otrzymania (jest podświetlone na pomarańczowo).

Przykład 2

Reklamacja ze znakiem jej otrzymania, który jest podświetlony na pomarańczowo.

Zwiń pokaz

Podkreślmy to w podobna sytuacja Często okazuje się, że nie tylko organizacje (z którymi dokumentami masz do czynienia ze względu na charakter swojej działalności), ale także osoby, które np. wpłacają zaliczkę na zestaw kuchenny lub inny duże zakupy, a potem długo i ciężko czekać na to, co zostało obiecane. Nawiasem mówiąc, w tym przypadku prawo ochrony praw konsumentów również stanie po stronie kupujących. Dobrze napisany wniosek uratuje sprzedawcę przed chęcią prowadzenia osoby za nos i zachęci go do stokrotnego zwrotu pieniędzy lub rozwiązania konfliktu w inny sposób. A więc przykładowe roszczenie dla podobne przypadki z Przykładu 2 może przydać się Tobie osobiście! Aby sprawa potoczyła się dalej, konieczne jest nie tylko prawidłowe sporządzenie dokumentu, ale także uzyskanie potwierdzenia faktu, że został on odebrany przez adresata.

Zawarta umowa może przewidywać procedura obowiązkowa postępowanie przygotowawcze (roszczeniowe)., bez którego żadna ze stron transakcji nie będzie mogła skierować sprawy do sądu. Takie postępowanie może obejmować obowiązek niezadowolonej strony przesłania dokumentu, poczekania na jego otrzymanie przez kontrahenta i wtedy np. 30 dni na merytoryczne rozpatrzenie sprawy. I dopiero jeśli nie otrzymasz dokumentu odpowiedzi lub nie zgodzisz się z określonym w nim stanowiskiem kontrahenta, możesz zwrócić się do sądu. Próbują więc zaoszczędzić czas dostawa pocztowa dokumentu, wysyłając go przez „posłańca”, który prosi o „podpisanie odbioru”.

Znak po otrzymaniu dokumentu na samym dokumencie

Na początek sugerujemy dowiedzieć się, jakie znaki na dokumencie będą wskazywać na fakt, że został on odebrany przez adresata. A potem powiemy Ci, jak próbują tego uniknąć i co zrobić, jeśli znajdziesz się w podobnej sytuacji.

Jak powinno być?

GOST R 6.30-2003 mówi o atrybucie „Pieczęć po otrzymaniu dokumentu przez organizację” (zaznaczona na pomarańczowo w przykładzie 1). Podczas rejestracji dokument przychodzący wprowadzana jest informacja na jego temat formularz rejestracyjny organizacja – taki właśnie jest numer przychodzący, która następnie jest na nim umieszczona wraz z datą rejestracji w prawym dolnym rogu pierwszego arkusza lub na odwrocie. GOST R 6.30-2003 nie mówi nic o konieczności umieszczenia w tym znaku nazwy organizacji otrzymującej, ale informacja ta jest zawarta we wzorowym znaku w Zalecenia metodyczne w sprawie stosowania tego GOST.

Fragment dokumentu

Zwiń pokaz

GOST R 6.30-2003 „Ujednolicone systemy dokumentacji. Ujednolicony system dokumentacja organizacyjno-administracyjna. Wymagania dotyczące przygotowania dokumentów”

3.29. Znak po otrzymaniu dokumentu przez organizację zawiera następny numer seryjny oraz datę otrzymania dokumentu (w razie potrzeby - godziny i minuty).

Dopuszczalne jest oznaczenie odbioru dokumentu przez organizację w formie pieczątki.

Praktyka obroty biznesowe opracował inny sposób „podpisania odbioru dokumentu” (patrz zawartość pomarańczowego wypełnienia w przykładzie 2). Co więcej, jest doskonalszy, ponieważ dzięki temu projektowi jasne jest, który urzędnik organizacji odbiorcy i kiedy otrzymał dokument; obecność osobistego akcentu nie pozwoli mu później odmówić.

Możesz poprosić o dodatkowe poświadczenie podpisu pieczęcią (a co jeśli ją złoży?), wtedy będzie to dla Ciebie wskazówka w przypadku prób odmowy odbioru dokumentu przez właściwą osobę.

Co oni robią!

Zobaczmy, jak mogą zaprojektować znak na dokumencie tak, aby przypominał to, co chcesz, ale nadal nie stanowi dowodu, że organizacja otrzymała Twój dokument. Wariacji na dany temat może być wiele. Nie ograniczają się one do poniższych przykładów. Więc bądź ostrożny.

Przykład 3

Zwiń pokaz

Notatkę o otrzymaniu dokumentu przez organizację można wystawić „pięknie” ręcznie (bez stempla i wskazania nazwy organizacji):

ale jednocześnie nie umieszczaj tego dokumentu w formularzu rejestracyjnym (nie umieszczaj go w tablicy informacyjnej organizacji) lub usuń go po wyjściu. Niewiele osób obecnie prowadzi dzienniki pisane odręcznie, wymazanie z nich wpisu było znacznie trudniejsze niż wymazanie „wierszu” z dziennika elektronicznego.

Sytuację można uratować umieszczając notatkę osobistą obok danych rejestracyjnych dokumentu przychodzącego. urzędnik organizacji odbiorcy wraz z transkrypcją i wskazaniem stanowiska, w tym nazwą organizacji. Jednocześnie musisz zrozumieć, że mają prawo ci odmówić. Jeśli jednak organizacja nie zamierza później odmówić otrzymania dokumentu, może spotkać Cię w połowie drogi. Wtedy znak na Twojej kopii będzie wyglądał następująco:

W tym przypadku znak zaczyna przypominać ten pokazany w przykładzie 2 na pomarańczowym tle, jedynie data otrzymania zostaje przesunięta do pierwszej linii, a zamiast słowa „Otrzymano” widnieje numer dokumentu przychodzącego. Dzięki tym przekształceniom otrzymujemy swego rodzaju hybrydę dwóch rodzajów znaków.

Jeśli będą się opierać, popatrzą na ciebie zdumionymi oczami i upierają się, że twoje życzenia są błędne, a następnie po prostu zaproponuj wystawienie 2 poprawnych znaków: jednego z numer rejestracyjny i data, druga - z podpisem urzędnika:

Przykład 4

Zwiń pokaz

Osobisty akcent jest obecny w różnych szczegółach (w uchwale, w podpisie, w napisie poświadczającym kopię, w wizie potwierdzającej zgodność dokumentu z tą osobą). I dopiero słowa otaczające podpis pozwalają jednoznacznie zinterpretować to, co dana osoba podpisała. Jeśli więc Twój egzemplarz zawiera jedynie podpis z transkrypcją, a nawet bez wskazania stanowiska, to nie da się jednoznacznie stwierdzić, co on oznacza:

A wtedy będziesz musiał dodatkowo przekonać (na przykład podczas rozpatrywania sprawy w sądzie), że taki znak świadczy o tym, że twój dokument otrzymał urzędnik organizacji odbiorcy (najprawdopodobniej sąd oceni wszystkie przedstawione dowody w całości). A data otrzymania dokumentu z takim znakiem wcale nie jest jasna!

Dlatego poproś o dokończenie wszystkiego na raz niezbędne informacje:

Przykład 5

Zwiń pokaz

Trudności mogą pojawić się również przy podpisie urzędnika organizacji, do której adresowany jest dokument:

• jeśli dana osoba siedzi w biurze firmy, której potrzebujesz, nie oznacza to, że jest jej personelem. Często spotykana jest sytuacja podziału jednego biznesu na kilka. osoby prawne. A osoba, która podpisała, może rzeczywiście jest prawnikiem, ale wcale nie w organizacji „Wasilek”, do której adresowany jest twój dokument, ale na przykład w „Romashka” LLC. Dzięki temu „Wasilko” będzie mógł odmówić przyjęcia dokumentu, bo jego urzędnicy dokumentu nie otrzymali i „nie wiedzą”, kto podpisał się pod jego otrzymaniem;
• Często w przypadku konfliktu „posłaniec” w ogóle nie jest wpuszczany do biura, dokument jest odbierany z wejścia przez ochronę, a następnie wyjmowany ze znakiem, na którym znajduje się podpis, ale „Posłaniec” nie widział, kto go podpisał.

Można „leczyć” takie sztuczki, umieszczając pieczęć organizacji otrzymującej. Poproś o to. Ściśle rzecz biorąc, adresat nie ma takiego obowiązku, ale w ten sposób będzie mógł rozwiać Twoje wątpliwości (a potem wątpliwości sędziego) co do tego, czy dokument trafił do właściwej osoby.

Co można stwierdzić? Gwarancja „kompleksowa”. moc prawna notatki po otrzymaniu dokumentu są następujące:

• słowo „Otrzymano”, „Otrzymano” lub „Dokument otrzymany” lub inne sformułowanie o podobnym znaczeniu;
• osobisty rozmach urzędnika organizacji otrzymującej;
• jego dekodowanie w postaci nazwiska i inicjałów;
• pełny opis stanowiska, w tym nazwa organizacji;
• data otrzymania dokumentu.

Numer wpisu i pieczątka są opcjonalne. Wyjaśniliśmy ich cel powyżej.

Zabierz ze sobą kilka kopii dokumentu. Daj jeden odbiorcy, na drugim poproś o pokwitowanie. A jeśli za pierwszym razem nie wyjdzie to w odpowiedniej formie, powinieneś mieć kopie do kolejnych prób.

Spróbuj uzyskać maksimum. A potem oceń, czy to, co udało Ci się zdobyć, Ci wystarczy. Jeżeli nie, to lepiej od razu przyznać się do tego przed sobą i zorganizować kolejne dostarczenie dokumentu, ale już w inny sposób.

Dostawa pocztą „zwykłą”.

Jeśli adresat oparł się Twoim prośbom (nie potwierdził faktu otrzymania dokumentu w sposób, w jaki chciałeś) i uspokoił się, to późniejsze otrzymanie tego samego dokumentu jako listu poleconego z listą załączników i potwierdzeniem odbioru może otrzeźwić go wstać.

Jednocześnie ważne jest, aby po wysłaniu zapisać wszystkie dokumenty wydane pocztą, a następnie poczekać na potwierdzenie odbioru przez odbiorcę. Dokumenty „pocztowe” lepiej przechowywać razem z kopią dokumentu (ułatwi to zrozumienie/zapamiętanie tego, co dokładnie wysłałeś później).

Trzeba wysłać do adres prawny organizacje. Można to zobaczyć w dokumentach otrzymanych lub podpisanych z tą organizacją (umowa, list, faktura itp.). Jeżeli dokumenty te zostały sporządzone dawno temu, to na wszelki wypadek warto sprawdzić, czy zmienił się adres organizacji w Jednolitym Państwowym Rejestrze Podmiotów Prawnych, pod którym ma ona obowiązek odbierać korespondencję. Można to zrobić na przykład na stronie internetowej Federalnego obsługa podatkowa http://egrul.nalog.ru, organizując wyszukiwanie według unikalnego OGRN lub TIN organizacji lub spróbuj znaleźć ją według nazwy, znanego Ci adresu.

Rysunek 1

Dostawa pocztą „zwykłą”.

Zwiń pokaz

Dostawa e-mailem

Jeżeli pomiędzy stronami została zawarta umowa, a dokument, który starasz się doręczyć, mieści się w regulowanym przez nią stosunku, a strony w umowie ustaliły, że korespondencja elektroniczna lub faksowa jest równoznaczna z pełnoprawnymi dokumentami, to masz szczęście (patrz przykład 6). Wyślij swoje pismo na adres podany w umowie. Będzie to szybkie i skuteczne.

W W przeciwnym razie będziemy musieli wziąć pod uwagę, że sądy w dalszym ciągu niejednoznacznie postrzegają korespondencję elektroniczną: wykorzystują ją jedynie w połączeniu z innymi dowodami i nie biorą pod uwagę e-mail jako taki dokument prawnie ważny.

Zwiń pokaz

Elżbieta Dobrenko, prawnik

Najbardziej główna cecha jakiekolwiek dowody i bolączka dokumenty elektroniczne- taka jest wiarygodność danych w nich zawartych. Przez ogólna zasada Oprócz potwierdzenia prawdziwości informacji zawartych w dokumencie ważne jest także uwierzytelnienie – potwierdzenie autorstwa dokumentu. Jeśli dokument jest elektroniczny, oprócz powyższych cech wymagane jest również potwierdzenie nadawcy i odbiorcy.

Trzeba też zrozumieć, że sędzia rozpatruje i ocenia cały materiał dowodowy według własnego wewnętrznego przekonania, którego przewidzenie z góry jest dość problematyczne. Chociaż możesz się uczyć praktyka sądowa w swoim okręgu terytorialnym i „oszacuj” swoje szanse.

Należy pamiętać, że nie tylko sędziowie, ale cała społeczność prawnicza wyznaje dwa punkty widzenia na temat dowody elektroniczne. Niektórzy przyjmują korespondencję uwzględniając inne okoliczności sprawy. Inni uważają, że listem bez podpis elektroniczny nie da się wiarygodnie ustalić jego autora, konieczne są dodatkowe wysiłki w celu potwierdzenia nadawcy i odbiorcy listu. Przecież nawet poczta „chroniona hasłem”, zarówno w biurze, jak i w domu, teoretycznie może być używana przez inną osobę.

Przykład 6

Warunki udzielenia zamówienia korespondencja e-mailowa moc prawna

Zwiń pokaz

7.2. Strony uznają moc prawną dokumentów przekazanych za pośrednictwem faks i e-mail.

7.3. Strony ustaliły, że interakcja między nimi będzie odbywać się przy wykorzystaniu numerów telefonów (faksów) i adresów e-mail, wymienione w pkt 10 „Dane i podpisy stron”. Strony przyjmują na siebie odpowiedzialność za zmiany numery telefonów, adresy e-mail oraz upoważnieni przedstawiciele powiadamiają o tym kontrahenta w ciągu trzech dni roboczych.

Jak prawidłowo wystawić pokwitowanie podczas przesyłania dokumentów. Przykład, szablon, próbny paragon. (10+)

Potwierdzenie odbioru korespondencji. Jak się zarejestrować. Przykład. szablon, próbka, formularz

Potwierdzenie odbioru dokumentów wydawane jest zwykle w trzech przypadkach. Po pierwsze, czysto formalnie, bo tak ma być. Po drugie w przypadku przekazywania dokumentów za pośrednictwem firmy kurierskiej lub zewnętrznej, potwierdzenie przekazania dokumentów dokładnie we wskazanym miejscu. Po trzecie, jeśli w związku pojawia się napięcie, móc składać formalne skargi, rejestrować odpowiedzi i ewentualnie składać skargi do organów regulacyjnych i sądu.

Zazwyczaj do wystawienia pokwitowania odbioru dokumentów stosuje się jedną z dwóch opcji: osobno sporządzony formularz i znak na kopii przekazanego dokumentu.

W pierwszym przypadku wraz z dokumentem wysyłana jest kserokopia arkusza, która zawiera nazwę, dane dokumentu oraz informację o oprogramowaniu, jeśli jest wielostronicowy. Odbiorca pisze na kserokopii:

Otrzymane. Data, godzina odbioru, imię i nazwisko oraz stanowisko pracownika, który otrzymał dokument, podpis pracownika

Na dokumencie umieszczana jest pieczęć organizacji przyjmującej.

W drugim przypadku wraz z paczką wysyłany jest paragon zawierający inwentarz przekazane dokumenty ze szczegółami i cechy indywidualne. Na paragonie odbiorca dokonuje opisanego powyżej napisu i przykleja pieczątkę

Przykład pokwitowania otrzymanych dokumentów

Potwierdzenie odbioru

Przesłane dokumenty:

• Dwa egzemplarze podpisanego, ponumerowanego i splecionego oryginału umowy nr ________ z dnia ________
• Dwa egzemplarze podpisanego Załącznika nr 1 do Umowy nr _______ z dnia ___________ na jednej stronie
• Notarialnie potwierdzona kopia statutu spółki Tilda LLC

Otrzymano 12 grudnia 2011 r. przez E. O. Sidorowa, pracownika biura SPRFK LLC _____________________

Pieczęć odbiorcy

Funkcje przesyłania dokumentów w sytuacji konfliktowej

Jeśli istnieje napięcie, od kontrahenta należy spodziewać się różnorodnych kłopotów i intryg. W mojej praktyce zdarzały się przypadki, gdy odbiorca przyjął dokumenty, podpisał pokwitowanie, ale zmienił treść, po czym twierdził, że otrzymał dokładnie te dokumenty, które znajdowały się w jego archiwum.

Aby przeciwdziałać temu obrotowi wydarzeń, możesz obrać dwie ścieżki.

Pierwsza opcja. Jeżeli dokument jest jednostronicowy, należy uzyskać pokwitowanie za kserokopię oryginału. Jeżeli stron jest wiele, dokument należy tak zasznurować, aby była strona (pierwsza lub ostatnia), na której widoczne były szczegóły, nazwa dokumentu oraz naklejka z podpisem osoby zasznurowanej. To na kserokopii tej strony warto otrzymać potwierdzenie dostawy. O tym, jak prawidłowo zasznurować dokumenty w tym przypadku, możesz przeczytać szczegółowo, klikając link. Powiem krótko, że albo musisz zrobić naklejkę na pierwszej stronie i umieścić na niej wszystkie szczegóły i nazwę dokumentu, albo powielić nazwę i szczegóły dokumentu na odwrocie ostatniej strony.

Druga opcja. Opisz szczegółowo w paragonie cechy indywidualne przekazywanego dokumentu, takie jak imię i nazwisko, numer nadania, obecność podpisu, czy dokument jest sfałdowany. Możesz na przykład napisać tak: „Podpisana, spleciona i ponumerowana oryginalna umowa nr _______ z dnia ____________”

Więcej o sposobie opisywania poszczególnych cech dokumentów przeczytasz w artykule dotyczącym sporządzania inwentarza dokumentów.

Jeśli zrobisz to zgodnie z opisem, w przypadku sporu kontrahent może zostać poproszony o przedstawienie zestawu przeniesionego z archiwum i sprawdzenie jego integralności. Niezależne badanie może określić z dużym stopniem wiarygodności, czy integralność zszytego zestawu została naruszona.

Kto wystawił paragon

Jest jeszcze jedna subtelność. Kiedy dokument jest przekazywany określonej osobie w firmie, musisz zrozumieć, czy jest on pracownikiem i może przyjmować dokumenty. Mieliśmy taki zabawny przypadek, kiedy kurier rzekomo przekazał dokumenty, które jednak nie dotarły do ​​kierownictwa kontrahenta. Kurier przedstawił paragon. Nie udało się jednak znaleźć w firmie pracownika, który podpisałby ten paragon. Być może był to faktycznie pracownik innej organizacji zlokalizowanej w sąsiedztwie przestrzeń biurowa, który błędnie sądził, że dokumenty są dla niego, a następnie wyrzucił je jako niepotrzebne i niezrozumiałe. Być może kurier zgubił dokumenty i sfałszował paragon. Dokumenty były banalne, nie było żadnych problemów, ale sam fakt jest niepokojący.

Nie da się całkowicie zabezpieczyć przed taką uciążliwością, gdyż kontrahent nie ma obowiązku udzielania Ci informacji o swoich pracownikach i ich uprawnieniach. Częściowo pomaga obecność pieczęci kontrahenta oprócz podpisu. Możesz także zażądać numeru przychodzącego, ale kontrahent również nie ma obowiązku stemplowania numeru przychodzącego.

A więc szczególnie ciężkie przypadki Oprawione i ponumerowane dokumenty lepiej wysłać listem poleconym z listą załączników na oficjalny adres kontrahenta.

Niestety, w artykułach okresowo znajdują się błędy; są one poprawiane, artykuły są uzupełniane, rozwijane i przygotowywane są nowe. Zapisz się do aktualności, aby być na bieżąco.

Nowoczesne zarządzanie dokumentami polega na przekazywaniu dokumentów zarówno wewnątrz organizacji, jak i poza nią. W drugim przypadku ważne jest odnotowanie faktu przekazania lub otrzymania informacji na papierze, do którego stosuje się pokwitowanie odbioru dokumentów. Nie ma ściśle regulowanej formy paragonu, ale przy jego sporządzaniu należy przestrzegać pewnych zasad.

Od poprawności takiego dokumentu, wyniku, może zależeć los ważnej transakcji spór itp. Zastanówmy się, na co należy zwrócić uwagę przy sporządzaniu paragonu.

Obowiązkowe dane do odbioru

Aby pokwitowanie sporządzone przy przekazywaniu dokumentów było ważne i mogło służyć jako dowód przy przekazaniu test musi zawierać następujące informacje:

• dokładna nazwa potwierdzająca, że ​​jest to paragon lub akt przyjęcia i przekazania;
• szczegółowe informacje o każdej ze stron, w tym dane osobowe, numer, data i miejsce wydania paszportu, informacja o miejscu rejestracji;
• data przeniesienia i jego miejsce;
• cel dokumentów i datę zwrotu (na przykład w przypadku przekazania do organy rządowe);
• wskazanie charakteru przekazywanych dokumentów, ich numerów i dat powstania;
• jeśli kopie są przekazywane, to ich rodzaj (notarialnie poświadczony, poświadczony, prosty);
• podpisy obu uczestników programu wraz z transkrypcją.

Jak poprawnie napisać paragon

Paragon, którego wzór podano poniżej, jest sporządzany w określonej kolejności. Najpierw wskazywana jest nazwa dokumentu, czyli „Odbiór”, a celem jego przygotowania jest przekazanie dokumentów.

Następnie należy wskazać, kto i komu przekazuje dokumenty. W celu jak najdokładniejszej identyfikacji każdej ze stron należy podać nazwisko, imię i nazwisko każdej ze stron, serię i numer paszportu, adres pobyt stały, czasami data i miejsce urodzenia.

Po określeniu informacji o stronie odbierającej i przekazującej następuje lista dokumentów z nazwą każdego z nich, numerem i datą utworzenia, oznaczeniem całkowita liczba dokumentów i liczbę znajdujących się w nich arkuszy. Podpisy stron uzupełniają pokwitowanie.

Kilka ważnych punktów

Jeśli o czym mówimy o przekazaniu informacji z jednego indywidualny Dla innych lepiej jest zostawić pokwitowanie odbioru dokumentów ręcznie. Jeżeli pojawią się spory lub nieporozumienia, pozwoli to szybko ustalić autorstwo tekstu i autentyczność podpisu.

Idealnie, paragon nie powinien zajmować więcej niż jednego arkusza. Jeśli jednak lista przekazywanych dokumentów jest wystarczająco duża, dopuszczalne jest wystawienie większego pokwitowania. Musisz tylko upewnić się, że podpis osoby, która przyjęła dokumenty, nie widnieje osobna strona. Może to budzić wątpliwości co do autentyczności całego dokumentu.

Poprawki w podobny dokument nie jest mile widziany, ale nadal akceptowalny. Jednakże każda korekta musi być poświadczona podpisem autora paragonu lub obu stron.

Samodzielne pokwitowanie otrzymania dokumentów jest dość łatwe. Wystarczy go poprawnie sporządzić i pamiętać o potwierdzeniu go podpisami stron.