Nowy certyfikat 2-NDFL: najnowsze zmiany i instrukcje wypełniania formularza

Artykuł dotyczy przekazywania sprawozdawczości dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych naliczanego od pracowników. Formularz wymagany do wykonania tej procedury nazywa się 2-NDFL. Każdy rosyjski księgowy przynajmniej raz w życiu wypełnił to zaświadczenie. Ponieważ pożądana forma istnieje już od dłuższego czasu, rząd regularnie dokonuje pewnych zmian w jej składzie, aby sprostać zaktualizowanym wymogom. W tym artykule pokażemy, jak wygląda nowy certyfikat 2-NDFL i pokażemy, jak go wypełnić.

Rok 2017 dobiegł końca, a nadal nie wiesz, dlaczego potrzebujesz certyfikatu 2-NDFL? Pomożemy Ci skorygować to pominięcie. Obecnie pożądany formularz jest używany podczas przeprowadzania tej samej procedury, dla której został opracowany i zdefiniowany w 2006 r. - przedłożenie przez agenta podatkowego, czyli organizację zatrudniającą, informacji do weryfikacji do departamentu Federalnej Służby Podatkowej Rosji. Pomoc, której szukasz, zawiera dane związane z następującymi niuansami:

• kwota środków wypłaconych pracownikowi w miejscu zatrudnienia, otrzymanych z kolei w postaci wynagrodzeń, premii i innych wpływów finansowych;
• wysokość odliczeń wymienionych na rzecz systemu podatkowego w formie podatku dochodowego (13% wynagrodzenia);
• uprzednio udzielone podatnikowi odliczenia podatkowe, których kwota wyniosła określoną kwotę pieniężną.

Dane o podatku dochodowym od osób fizycznych przekazywane do skarbu państwa mogą zawierać nie tylko kwotę faktycznie przekazanych środków, ale także:

• naliczony podatek (ile należało przelać);
• wstrzymane;
• nie wstrzymywane z jakiegokolwiek powodu.

Jeżeli potrącenie podatku nie było możliwe z powodu braku takiej możliwości, agent podatkowy musi również tę okoliczność zgłosić w zaświadczeniu 2-NDFL, przy czym obowiązkowe jest wskazanie kwoty pierwotnie należnej do wysłania.

Ten sam dokument jest wydawany pracownikowi, gdy musi potwierdzić następujące punkty:

• kwota otrzymanego dochodu (na przykład, jeśli płatnik otrzymuje pożyczkę z banku);
• fakt dokonywania przelewów podatku dochodowego do skarbu państwa (w celu uzyskania ulgi podatkowej).

Warunki wydania certyfikatu

Wydanie zaświadczenia pracownikowi działu księgowości staje się możliwe dopiero po otrzymaniu przez specjalistów pisemnego wniosku o odpowiedniej treści. Gdy tylko wymagany dokument zostanie skomponowany i przekazany do przetwarzania, rozpoczyna się proces. Trzydniowy termin zwykle dotyczy nie tylko certyfikatu 2-NDFL, ale także innych dokumentów związanych z pracownikiem, które znajdują się w dziale księgowości w miejscu jego zatrudnienia.

Pomimo tego, że zgodnie z prawem agentowi podatkowemu nie przysługuje żadna szczególna kara za niewydanie zaświadczenia, najlepiej się pospieszyć i dotrzymać terminu na jego wydanie, w przeciwnym razie pracodawca stanie się naruszeniem praw osoby. Z chwilą upływu terminu pracownik ubiegający się o zaświadczenie ma możliwość i podstawę prawną, aby udać się do sądu i wszcząć postępowanie.

Termin złożenia certyfikatu i ostatnie stosowne zmiany

Zgodnie z literą ustawy wszystkie informacje zawarte w omawianym dokumencie muszą zostać przekazane do weryfikacji w urzędzie skarbowym na koniec bieżącego okresu rozliczeniowego, którego okres wyznaczany jest na dwanaście miesięcy kalendarzowych.

Nieco powyżej wspomnieliśmy, że w trosce o zgodność z nowoczesnymi wymaganiami i prośbami, jego forma jest okresowo poprawiana. Ostatnia zmiana miała miejsce w 2015 roku, w październiku. W tym czasie wprowadzono i zatwierdzono pewne zmiany w certyfikacie w postaci 2-NDFL, a już w grudniu tego samego roku dokument wszedł w życie, a już w 2016 roku zaczął być stosowany w rachunkowości działy organizacji zatrudniających na terenie całego kraju.

Notatka! Jeśli składasz wyjaśnienia za poprzednie lata, stara forma pomocy również może Ci się przydać, ponieważ zazwyczaj informacje są zmieniane właśnie z ich użyciem. Możesz pobrać nieaktualne próbki certyfikatu, a także jego aktualną formę, bezpośrednio z oficjalnego zasobu elektronicznego Federalnej Służby Podatkowej.

Wewnątrz aktualnego dokumentu pojawiło się dodatkowe pole, przeznaczone do wskazania numeru korekty. Z jego pomocą pracownicy sprawdzający papier będą wiedzieć, czy informacje z certyfikatu są przesyłane do weryfikacji po raz pierwszy, czy też nowe dane korygują wcześniej przesłane informacje. Każda sprawa posiada własną numerację:

• znak „00” dotyczy formularza przekazania po raz pierwszy;
• dla pierwszej korekty informacji numeracja to „01”;
• druga korekta odpowiada numeracji „02”.

Ponadto, korzystając ze zaktualizowanego formularza, księgowy ma możliwość samodzielnego anulowania złożonego wcześniej do przetwarzania oświadczenia zawierającego błędne informacje. Aby to zrobić, w polu korekty wprowadzana jest specjalna wartość liczbowa, która wygląda jak „99”. Ponadto ponownie wypełniane są sekcje pierwsza i druga.

Zaletą zaktualizowanego formularza jest to, że wcześniej, w celu anulowania informacji przekazanych do przetwarzania, konieczne było wypełnienie wniosku o odpowiedniej treści, przesłanie go do departamentu Federalnej Służby Podatkowej współpracującej z konkretną organizacją oraz poczekaj na zakończenie żądania.

Wideo - Zmiany w certyfikacie 2-NDFL w 2018 roku

Jak wypełnić certyfikat 2-NDFL

Przed przystąpieniem do opisu procedury wypełniania certyfikatu, który jest jednoznacznie istotny zarówno dla doświadczonych, jak i początkujących księgowych, należy zwrócić uwagę na jeden ważny punkt. Przedstawiamy podstawowy sposób wypełniania zaświadczenia, który w zależności od okoliczności życia każdej firmy może różnić się indywidualnie.

Bardziej szczegółowe porady dotyczące wypełniania można uzyskać bezpośrednio w urzędzie skarbowym, kontaktując się ze specjalistą, który sprawdza Twoje dokumenty, a także dzwoniąc na infolinię Federalnej Służby Podatkowej.

Przejdźmy więc do instrukcji napełniania.

Krok numer 1 - wpisujemy informacje w polu "znak"

Wymagane pole można wypełnić tylko dwoma znakami:

• numer 1;
• numer 2.

Jednostka jest umieszczana w kolumnie w normalnych okolicznościach, to znaczy podczas składania zaświadczenia w formie 2-NDFL, zawierającego informacje o wpływach gotówkowych do pracownika firmy oraz potrąconym od niego podatku dochodowym od osób fizycznych.

W wierszu umieszcza się dwa w następujących okolicznościach: gdy niemożliwe jest potrącenie podatku dochodowego i konieczne jest powiadomienie o tym Federalnej Służby Podatkowej.

Wystąpienie pożądanej okoliczności może wystąpić w następujących przypadkach.

1. Jeżeli dochód został wypłacony pracownikowi w formie rzeczowej, w przyszłości spełniony jest warunek, pod którym osoby fizyczne nie otrzymują dochodu w gotówce. Podajmy przykład. Wyobraź sobie, że jesteś pracodawcą i dokonałeś wpłaty na rzecz pracownika własnej firmy, a formą wypłaty jest gotówka. Od żądanej kwoty jesteś zobowiązany do potrącenia podatku dochodowego obliczonego od otrzymania środków otrzymanych w formie przychodu w naturze, jednak nie więcej niż 50% łącznej kwoty wypłat gotówkowych.
2. Jeśli osoby otrzymały prezenty podczas jakichkolwiek kampanii reklamowych, a także loterii i innych programów bonusowych.
3. W przypadku wypłaty osobom fizycznym, zgodnie z orzeczeniami sądowymi, kwoty zaległych wynagrodzeń w postaci wartości ustalanych bezpośrednio z wyniku postępowania sądowego.
4. Gdy organizacja nadal zapewnia bezpłatne przejazdy koleją raz w roku pracownikom, którzy odchodzą z pracy po osiągnięciu pewnego wieku.

W tej sytuacji ważne jest niezwłoczne przekazanie do urzędu skarbowego informacji o braku możliwości potrącenia środków, nie później niż w ostatnim trzydziestodniowym okresie roku, w którym powstały zobowiązania z pożądanej opcji.

Termin na przesłanie wiadomości o braku możliwości pobrania podatku u źródła od dochodów osobistych trwa do 1 marca.

Krok numer 2 - wprowadź dane w polu numeru korekty

Wewnątrz tego pola należy wskazać odpowiednią sekwencję liczb stosowaną do określenia kierunku świadectwa przedłożonego do weryfikacji:

• jeśli dokument jest składany po raz pierwszy i zawiera świeże dane, należy w wyszukiwaniu wpisać następujące liczby: „00”;
• w przypadku korekty danych zgłoszonych wcześniej do weryfikacji należy, w zależności od ilości dokonanych korekt, wpisać cyfry: „01”, „02” lub „03”;
• w przypadku przedłożenia do weryfikacji zaświadczenia o unieważnieniu konieczne jest wpisanie kodu „99”.

Krok numer 3 - wprowadź dane do pól kodowania Federalnej Służby Podatkowej i obiektów klasyfikacyjnych na terytoriach gmin

Najpierw należy wypełnić pole z kodem konkretnego urzędu skarbowego, do którego składany jest dokument. Jeśli nie znasz sekwencji liczb, która jest odpowiednia w tej sytuacji, możesz ją znaleźć pod poniższym linkiem.

Klikając w nią, będziesz musiał wskazać, do jakiej kategorii osób należy Twoja firma:

• fizyczny;
• prawny.

W pierwszym przypadku są to najczęściej przedsiębiorcy indywidualni, w drugim spółki z ograniczoną odpowiedzialnością lub organizacje o innej formie prawnej.

Jeśli chodzi o kod terytoriów gmin „OKTMO”, możesz również uzyskać dane na jego temat w Internecie, w zasobach elektronicznych Federalnej Służby Podatkowej. Aby to zrobić, przejdź do usługi o odpowiedniej nazwie, aw określonej sekcji wprowadź adres i uzyskaj potrzebne kodowanie.

Krok numer 4 - wypełniamy pole z nazwą agenta podatkowego

Wydawałoby się, że może to być prostsze niż wypełnianie pól z nazwiskiem agenta podatkowego. Jednak niektórzy niedoświadczeni księgowi również się tu mylą, otrzymując grzywny od urzędu skarbowego za niepoprawnie podane informacje.

1. Jeżeli agentem podatkowym jest organizacja posiadająca osobowość prawną, konieczne jest wskazanie jej formy organizacyjno-prawnej (np. LLC), a także podanie pełnej nazwy: ok. LLC „Niedźwiedź na Księżycu”.
2. Jeżeli organizacja jest osobą fizyczną i ma status indywidualnego przedsiębiorcy, należy podać nazwę w następujący sposób: indywidualny przedsiębiorca i dodać nazwisko, imię i patronimię (na przykład indywidualny przedsiębiorca Tatiana Władimirowna Lipakowa).

Krok numer 5 - wprowadź NIP i KPP

NIP oznacza numer identyfikacji podatkowej, KPP - jako powody rejestracji organizacji. Od prawidłowego wskazania wymaganych danych zależy również, czy organizacja otrzyma karę w wyniku wypełnienia lub czy przygotowany przez nią dokument zostanie przyjęty do przetwarzania.

Numer identyfikacyjny podatnika można znaleźć w specjalistycznym certyfikacie wydawanym każdej osobie i organizacji.

Kod przyczyny przemieszczania można znaleźć za pomocą numeru NIP, po prostu wprowadzając drugą sekwencję cyfr w wyspecjalizowanej usłudze Federalnej Służby Podatkowej.

Krok numer 6 - wypełnij informacje o pracowniku

Przede wszystkim musisz wprowadzić następujące standardowe informacje o pracowniku:

• nazwisko;
• patronimiczny.

Jeśli pracownik lub pracownik zmienił swoje nazwisko lub nawet imię, konieczne jest wprowadzenie nowych informacji. Jednocześnie bardzo ważne jest wsparcie nowych danych pracownika dowodami, czyli dołączenie kopii jego paszportu lub aktu małżeństwa.

Należy również zwrócić uwagę na to, że drugie imię pracownika nie zawsze jest łatwe do wpisania ze względu na jego nieobecność. Jeśli początkowo go tam nie ma, informacje, które nie zostały wprowadzone, nie są błędem.

Jeżeli Twoja firma zatrudnia obywateli będących obcokrajowcami, dozwolone jest wprowadzanie danych o ich imionach i nazwiskach bezpośrednio alfabetem łacińskim.

• jednostka (1) jest umieszczana dla pracowników posiadających status rezydenta Federacji Rosyjskiej (przypominamy, aby go uzyskać, należy przebywać w kraju przez co najmniej 183 dni w roku);
• dwa (2) umieszcza się w zaświadczeniu tym pracownikom, którzy nie mają statusu rezydenta, to znaczy nie przebywali w kraju przez wymagany minimalny okres;
• potrójna (3) jest odkładana, jeśli pracownik jest wysoko wykwalifikowanym specjalistą.

Zgodnie z treścią ustawy przynależność do ostatniej z trzech wymienionych powyżej grup określana jest według następujących parametrów:

• obywatel musi mieć wybitne doświadczenie zawodowe, a także podobny poziom osiągnięć i umiejętności w zakresie własnej działalności zawodowej;
• wysoko wykwalifikowany specjalista posiada obce obywatelstwo;
• pożądany pracownik otrzymuje środki w wysokości dwóch lub więcej milionów rubli rosyjskich na okres jednego roku w formie wynagrodzenia.

Notatka! Wysoko wykwalifikowani specjaliści stają się mieszkańcami naszego kraju od momentu wejścia w życie umowy o pracę zawartej przez nich z lokalnym pracodawcą. Nie ma znaczenia, jak długo ci obcokrajowcy przebywali w Rosji.

Zgodnie z najnowszymi zmianami, dotyczącymi odniesienia 2-NDFL, od 2015 r. wprowadzono dodatkowe kodowania.

• cztery (4) zakłada etykietowanie obywateli rodaków, którzy są dobrowolnymi migrantami z innych krajów;
• pięć (5) dotyczy cudzoziemców będących uchodźcami, którzy uzyskali tymczasowy azyl w Rosji;
• ta szóstka (6) jest również przyznana zagranicznym pracownikom wykonującym pracę za pomocą patentu.

Obywatelstwo (polowe obywatelstwo) polega na wpisaniu kodu kraju. Obywatele rosyjscy otrzymują kodowanie 643. Jeśli chcesz znaleźć kod innego kraju dla obcokrajowca, który jest pracownikiem Twojej firmy, możesz znaleźć wymaganą sekwencję cyfr w Internecie.

• kod dokumentu tożsamości obywatela, czyli paszportu, który będzie indywidualny w zależności od obywatelstwa każdego pracownika;
• w polu, w którym konieczne jest podanie adresu pracownika, podaj dane konkretnego miejsca zamieszkania osoby, jeśli jego rejestracja w Rosji jest stała, w przeciwnym razie pole zostanie pominięte;
• pole z kodem kraju zamieszkania należy wypełnić tylko dla pracowników, którzy mają status nierezydenta lub są cudzoziemcami.

Notatka! Jeżeli obywatelowi udzielono azylu czasowego na terytorium naszego kraju, konieczne jest wpisanie kodu z dokumentu poświadczającego udzielenie tego azylu. Od 2015 roku nastąpiły zmiany związane z pożądanym kodowaniem. Teraz zamiast kodu 18 w odpowiedniej kolumnie wpisuje się kod 19.

Krok numer 7 - wprowadzamy informacje o dochodach podlegających opodatkowaniu

W sekcji trzeciej należy wpisać dane dotyczące dochodu podlegającego opodatkowaniu uzyskanego przez pracownika organizacji, za którą wypełniane jest zaświadczenie.

Tak więc dla obywateli posiadających status rezydenta państwa stawka opodatkowania dochodu osoby fizycznej wynosi 13% całej kwoty. Jeśli pracownik nie jest rezydentem, otrzyma dochód nawet o 30% niższy od pierwotnej kwoty.

Jaka stawka podatku ma zastosowanie w każdym przypadku musi być również wskazana w tzw. nagłówku dokumentu.

• każdy rodzaj dochodu koniecznie odpowiada określonemu kodowaniu;
• jeśli zdarzy się, że niemożliwe jest określenie dochodu otrzymanego w jednej z istniejących kategorii, konieczne jest odniesienie otrzymanych środków do kolumny dochodów innych, odkładając kodowanie 4800;
• w przypadku wypłaty premii lub nagrody o podobnym charakterze za osiągnięcia w pracy, odkłada się kod 2000, z wyjątkiem przypadków, gdy premia jest wydawana jako rodzaj prezentu na dowolne wakacje, w tym przypadku kod dla dochodu inna natura jest odrzucana (4800).

Następnie wypełniana jest jeszcze jedna kolumna kodująca, tym razem chodzi o ciąg liczbowy charakteryzujący odliczenie otrzymane przez pracownika. Nazywa się to „kodem odliczenia”

Krok numer 8 - wprowadzamy dane o odliczeniach podatkowych

Gratulacje, osiągnęliśmy już czwartą sekcję rozpatrywanego certyfikatu 2-NDFL. W tym miejscu należy wprowadzić informacje dotyczące odliczeń podatkowych otrzymanych przez pracownika od państwa.

Przypomnij sobie, że potrącenia mogą mieć następującą orientację:

• standard;
• inwestycja;
• społeczny;
• nieruchomość itp.

Opis przewidzianych odliczeń w sprawozdawczości dokonywany jest wyłącznie dla bieżącego okresu podatkowego, czyli dwunastomiesięcznego okresu kalendarzowego.

Jak wiesz, aby otrzymać odpis od pracodawcy, musisz najpierw dostarczyć całą dokumentację towarzyszącą wnioskowi bezpośrednio do urzędu skarbowego. W przypadku pozytywnego wyniku otrzymasz zawiadomienie z inspekcji podatkowej potwierdzające prawo do otrzymania środków w formie odliczenia w jednym lub drugim kierunku.

Dane z wymaganego dokumentu należy wpisać w odpowiednim polu certyfikatu 2-NDFL.

Krok numer 9 - wprowadź dane dotyczące całkowitego dochodu i wysokości opłaty

W kolumnie, która oznacza wpisanie całkowitej kwoty należnego dochodu, należy wpisać informacje ze wszystkich kolumn sekcji trzeciej.

Następnie przechodzimy do linii, która implikuje wskazanie wysokości podstawy opodatkowania podlegającej opodatkowaniu podatkiem dochodowym. Aby to zapisać, należy wziąć pod uwagę różnicę między pełną kwotą otrzymywanych dochodów a potrąceniami jakiejkolwiek orientacji, która jest istotna dla konkretnego pracownika.

W kolumnie z danymi o obliczonej kwocie podatku reprezentują one kwotę, która została obliczona do przesłania do skarbu państwa na podatek dochodowy.

Aby go uzyskać, należy pomnożyć istniejącą podstawę opodatkowania przez stawkę faktyczną dla pracownika:

Tabela 1. Rzeczywiste stawki podatkowe

Kto jest rezydentem podatkowym Federacji Rosyjskiej? Pomoże Ci to rozgryźć, w którym zastanowimy się, co decyduje o statusie podatkowym, dokumentach do potwierdzenia, a także regulacjach prawnych dla rezydentów i nierezydentów.

W kolumnie stałych wpłat o charakterze zaliczki najczęściej umieszcza się przepustkę, jednak jeśli pracownik w Twojej firmie jest cudzoziemcem i pracuje na podstawie patentu, wypełnij kolumnę jego danymi.

Następnie przystępujemy do wypełniania kolumny informacjami o pobranej kwocie podatku. Różni się od kwoty obliczonej tym, że nie zawsze w pełni odpowiada jej wartości. W niektórych przypadkach wstrzymanie środków staje się niemożliwe.

Jeżeli wcześniej doszło do nadmiernego potrącenia i przekazania odliczeń podatkowych do skarbu państwa, odpowiednie dane należy wpisać zgodnie z kwotą potrąconych środków przekraczającą wymaganą kwotę.

Zgodnie z literą ustawy środki, które zostały nadmiernie obciążone i przekazane do skarbu państwa, są zwracane pracownikowi, jednak jeśli procedura zwrotu nie ma czasu na zakończenie bezpośrednio przed przekazaniem raportów do weryfikacji, kwota „długu publicznego”.

Zdarza się również, że część kwoty podatku z tytułu potrącenia nie tylko nie jest przekazywana do skarbu państwa, ale również nie jest odliczana od kwoty uzyskiwanego przez pracownika dochodu. W takim przypadku konieczne jest również wyświetlenie go w odpowiedniej kolumnie pomocy.

Wideo - Jak wypełnić certyfikat 2-NDFL

Terminy raportowania w 2018 roku

Ustalmy termin przekazania danych do rozpatrzenia przez Federalną Służbę Podatkową w nadchodzącym 2018 roku.

Opcja 1. Jeżeli inspekcja otrzyma dane o dochodach wypłaconych pracownikom, od których nie został pobrany podatek dochodowy od końca 2017 r., należy złożyć dokumenty do rozpatrzenia nie później niż do pierwszego dnia marca 2018 r., informując o niewykorzystanych środkach:

• Organy podatkowe;
• do samego pracownika.

Podajmy przykład. Firma zdecydowała się na zorganizowanie konkursu, w wyniku którego wyłoniono zwycięzcę, który nie był swoim pracownikiem. Otrzymał nagrodę o charakterze niepieniężnym, dlatego firma nie miała możliwości wstrzymania od niego środków.

Opcja 2. Jeżeli Federalna Służba Podatkowa otrzyma dokumenty sprawozdawcze dotyczące wszystkich dochodów wypłaconych w 2017 r., w tym tych, z których skarb państwa nie otrzymał należnych przelewów z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych, informacje należy złożyć przed drugim dniem kwietnia 2018 r. Od pierwszego kwietnia wypada dzień wolny (niedziela).

Podsumujmy

Poprawa początkowych form dokumentów wydawanych na poziomie stanowym jest naturalnym i niezbędnym procesem, z którego korzystają nie tylko podatnicy, ale także systemy Federalnej Służby Podatkowej, odpowiedzialne za sprawdzanie rachunków. Im wygodniejsze i bardziej kompletne informacje zostaną przekazane za ich pomocą, tym doskonalsze staną się procesy związane z weryfikacją przekazanych informacji. Oznacza to, że skróci się czas potrzebny na jego wdrożenie, a co za tym idzie czas oczekiwania na odpowiedź.

W niektórych przypadkach powstałe zmiany są mylące. W tym przypadku bardzo ważne jest posiadanie w organizacji doświadczonego księgowego, który rozumie, że ważne jest nie tylko zapamiętanie odpowiednich kolumn i odpowiednich dla nich danych, ale także śledzenie wszystkich istotnych zmian.

Chcielibyśmy zwrócić Państwa uwagę na fakt, że formularze są nie tylko ulepszane, ale również uzupełniane dokumentami osób trzecich, które również muszą być stale monitorowane. W przeciwnym razie firma ponosi ryzyko otrzymania imponujących kar pieniężnych.

Bądź pewny swoich umiejętności, a wszystko na pewno się ułoży!