Okres przechowywania dokumentów kasowych. Okres przechowywania dokumentów kasowych

Zgodnie z ustawodawstwem Federacji Rosyjskiej przedsiębiorstwa i organizacje są zobowiązane do prowadzenia dokumentacji księgowej wszystkich transakcji biznesowych. Aby rozwiązać ten problem, używamy dokumenty pierwotne. Potwierdzenie faktu transakcji gotówkowych w kasie przedsiębiorstwa odbywa się również za pomocą dokumentów pierwotnych.

Spójrzmy na główne typy dokumenty gotówkowe(zwanej dalej CD) i co wymagane szczegóły mogą i powinny zawierać.

Rodzaje w zależności od charakteru operacji:

• wpływy kasowe;
• materiały eksploatacyjne;
• rejestry księgowe zawierające informacje rejestracyjne i zbiorcze z głównych płyt CD wymienionych powyżej.

NA poziom legislacyjny(Uchwała Komstatu Federacji Rosyjskiej nr 88) tego typu dokumentacja projektowa została zatwierdzona:

• polecenie odbioru gotówki – nr КО1 (zwane dalej PKO);
• zlecenie kasowe na wydatki - nr KO2 (RKO);
• książeczka kasowa - nr KO4 (КК);
• dziennik do rejestracji przychodzących i wychodzących dokumentów kasowych - nr KO3 (ZhR);
• księga metrykalna przyjęta i wydana przez kasjera gotówka— nr KO5 (KVD).

Podkreśl główne obowiązkowe szczegóły dokumentów wymienionych powyżej, a mianowicie:

• Nazwa;
• data jego sporządzenia;
• nazwa jego kompilatora, czyli nazwa organizacji/przedsiębiorstwa;
• treść operacji;
• pomiary ilościowe i pieniężne transakcji;
• stanowisko osób, które popełniły i dokonały egzekucji;
• podpisy osób wymienionych powyżej.

Podstawowe wymagania projektowe

Z uwagi na fakt, że zatwierdzona i wymieniona powyżej dokumentacja projektowa różnią się od siebie, rozważmy zasady sporządzania każdej z nich.

Cechy konstrukcyjne PKO:

• istotę operacji wpisuje się w wierszu „Baza”;
• całkowita kwota Podatek VAT wpisuje się w wierszu „Incl.” w kategoriach cyfrowych. Ta linia nie może być pusta. Jeżeli podatek nie jest naliczany, należy wpisać „bez (VAT)”;
• dane dotyczące dodatkowych dokumentów potwierdzających (jeśli istnieją) są wprowadzane do PQR w wierszu „Załącznik”.

Wypełniając kasę fiskalną, należy wziąć pod uwagę następujące niuanse::

• dostępność dodatkowe dokumenty(na przykład pełnomocnictwo) wpisuje się w wierszu „Załącznik” z obowiązkowym wskazaniem daty i numeru;
• wiersz „Podstawa” sugeruje odzwierciedlenie treści transakcji wydatkowej;
• podpis menadżera nie jest konieczny, jeżeli znajduje się on na załączonym dokumencie. Na przykład, jeśli na zamówieniu znajduje się podpis dyrektora przedsiębiorstwa wraz z uchwałą „Upoważniam” lub „Zgadzam się”, wówczas RKO można przyjąć do pracy bez jego podpisu.

Osobno rozważymy kwestię wymagań dotyczących umieszczania znaczków w RKO i PKO. Zgodnie z Dyrektywą Banku Centralnego Federacji Rosyjskiej nr 3210-U z dnia 11 marca 2014 r. transakcje gotówkowe nie są określone wymagania obowiązkowe do odbicia znaczka, podobnie jak miało to miejsce przed 2014 rokiem. Wcześniej na zamówieniu przychodzącym używano znaczków „Opłacone”, a na zamówieniu wychodzącym „Spłacone”. Aktualne zasady oznaczają jedynie obowiązkowe umieszczenie pieczęci na odrywanym paragonie dla PKO. Tym samym na paragonie dla PKO można umieścić znaczek „Zapłacone”. Obecność stempla „Opłacone” jest potwierdzeniem faktycznego wpłaty pieniędzy i jej wysłania.

A co do znaczka „Odkupiony”:

• umieszczany jest na oświadczeniach np. przy wydawaniu wynagrodzeń pracownikom;
• można użyć zamiast „Płatny”, na przykład w przypadku zagubienia lub zaginięcia znaczka z innego powodu.

Istnieją 3 podstawowe zasady rejestracji CC:

1. Szyć.
2. Numer. Konkluzja: każdy arkusz jest numerowany (numer kolejny).
3. Foka. Konkluzja: należy wskazać, ile arkuszy znajduje się w KC zgodnie z numeracją i poświadczyć ten napis. Napis ten umieszcza się na końcu księgi i uważa się go za potwierdzony, jeśli znajdują się na nim podpisy dyrektora i głównego księgowego.

Formularz kontroli jakości zakłada obecność 2 części. Dodatkowo druga część jest odpinana. Służy jako raport kasjera na koniec dnia i można go oderwać dopiero po sfinalizowaniu wszystkich transakcji.

Już sama nazwa odpowiada na pytanie, do czego jest przeznaczona. ten formularz, a mianowicie przypisanie liczby porządkowej numery rejestracyjne dokumenty gotówkowe.

Polega na uzupełnieniu takich informacji:

• nr PKO/RKO, data i kwota w rublach rosyjskich w ujęciu cyfrowym;
• Kolumny „Uwaga” są wypełniane w razie potrzeby.

Wypełnienie KVD jest uzasadnione, jeżeli organizacja ma w swoim personelu kilka stanowisk kasjerskich, w tym stanowisko kierownicze.

Cechy projektu KVD:

• kwota przekazana przez starszego kasjera podwładnemu pracownikowi jest odzwierciedlona w wierszu „Wydano” lub „Przekazano”;
• V obowiązkowy Podpisy obu osób zostały złożone w wierszach „Pieniądze otrzymane”.

Który obowiązkowe zasady oraz przy sporządzaniu podstawowej dokumentacji projektowej należy przestrzegać wymagań:

1. Podpisy głównego księgowego i kasjera są obowiązkowe.
2. Obowiązkowa pieczątka na odrywanym paragonie brzmi „Zapłacono”.
3. Na kasie nie jest przytwierdzana pieczątka (pieczątka), ale wymagany jest podpis odbiorcy.
4. Dokumentację projektową można wypełnić w formie papierowej lub elektronicznej.
5. Wersja elektroniczna dokumentu przygotowywana jest przy użyciu specjalnego sprzęt (komputer, drukarka).
6. Wersję papierową należy wypełnić ręcznie długopis, tuszu lub na maszynie do pisania.
7. Puste linie, które nie zawierają informacji, są oznaczone myślnikiem.

Główny Księgowy - odpowiedzialna osoba w kwestii sporządzenia dokumentu projektowego. W przypadku jego nieobecności kierownik staje się osobą odpowiedzialną za przygotowanie dokumentów kasowych, które odbywa się pod jego kontrolą.

Poprawki na CD

Główną zasadą lub wymogiem dotyczącym płyt CD, na który należy zwrócić uwagę, jest brak poprawek w rejestrach księgowych.

Płyta CD nie powinna zawierać poprawek ani plam. W praktyce często zdarza się, że wykonawcy wprowadzają zmiany w dokumencie za pomocą płynów korekcyjnych. Takie działania nie są dozwolone.

Rozważmy główne opcje wprowadzania korekt w dokumentach gotówkowych:

1. W PKO lub RKO popełniono błąd.

Zabrania się dokonywania jakiejkolwiek korekty (ręcznej, przekreślania, zakrywania). Jedyne rozwiązanie w takim przypadku konieczne będzie skreślenie PKO/RKO z błędami i sporządzenie nowego. Zepsute (przekreślone) zamówienie jest dodawane do raportu kasy za dany dzień. Zabrania się dokonywania operacji wydawania lub otrzymywania pieniędzy na podstawie uszkodzonego dokumentu.

1. W dziennikach lub księdze kasowej został popełniony błąd.

Zabronione jest używanie korektora i gumek.

Dopuszczalne są następujące poprawki:

• błędnie wpisany napis zostaje przekreślony, aby następnie można było odczytać błędny napis;
• Korekty dokonuje się nad przekreślonym napisem wpisując odpowiednią kwotę lub tekst;
• przy dokumencie korygowanym lub w wolnych polach dokumentu umieszcza się napis: „Poprawiony” i musi on zostać podpisany przez wszystkie osoby odpowiedzialne za konserwację i formowanie płyty CD;
• podpisy są odszyfrowywane i wskazana jest data edycji;
• na wszystkich egzemplarzach nanoszone są poprawki.

Przechowywanie płyt CD

Menedżer organizuje i przeprowadza proces, określa miejsca przechowywania i zatwierdza procedurę tworzenia i przechowywania dokumentów gotówkowych w organizacji. Musi zapewnić takie warunki przechowywania, aby dokumenty były bezpieczne przez cały okres przewidziany przepisami prawa.

Ogólne wymagania dotyczące okresów przechowywania określono w ustawie federalnej „O Bukh. księgowość”, zgodnie z którą dokumenty pierwotne i rejestry płyt CD przechowywane są w archiwum przez okres co najmniej 5 lat. Po upływie wyznaczonego terminu można je zniszczyć, pod warunkiem jednak, że nie toczą się z nimi spory lub toczące się postępowania sądowe.

Należy zaznaczyć, że okres 5 lat liczy się od dnia powstania dokumentu, lecz od dnia roku sprawozdawczego, w którym zostały wygenerowane.

Przechowywanie można zorganizować zarówno w archiwum w przedsiębiorstwie, jak i za pomocą wyspecjalizowane firmy. Prowadzą magazynowanie na podstawie umowy i na zasadach płatnych przez tyle lat, ile potrzebujesz.

Wyżej wymieniona ustawa stanowi, że przy dokonywaniu transakcji gotówkowych w forma elektroniczna— trwałość media elektroniczne powinny być również takie same jak papierowe - nie krócej niż 5 lat. Wyjątkiem jest lista płac, według której opłacani są pracownicy. Przechowywane są przez 75 lat.

Przechowywanie płyt CD musi odbywać się w oparciu o następujące zasady:

1. Dokumenty należy codziennie zszywać. Termin wykonania szycia upływa nie później niż następnego dnia roboczego.
2. Wewnątrz szwów płyty CD należy wybierać w następującej kolejności: w kolejności rosnącej według numerów kont księgowych. W kolejności najpierw według Pwt relacji, a następnie wg Kt.
3. Wszystkie arkusze przeszyć podlegają numeracji.
4. Po przesłaniu do archiwum generowany jest spis wskazujący ilość i nazwę przeszycia płyty CD, artykuł można wprowadzić zgodnie z nomenklaturą zatwierdzoną przez organizację.

Dokumenty kasowe to dokumenty sporządzane w związku z przepływem środków pieniężnych osoby prawnej lub indywidualnego przedsiębiorcy. Ich formularze są zatwierdzane przez Państwową Komisję Statystyczną. Zastanówmy się następnie, z jakich dokumentów gotówkowych mogą korzystać przedsiębiorstwa.

Gwarancje

Pełnią rolę podstawowych dokumentów gotówkowych. Zamówienia mogą być przychodzące lub wychodzące. Te pierwsze stosowane są w momencie otrzymania gotówki. Sporządzany jest w jednym egzemplarzu przez pracownika księgowego i podpisywany przez Ch. księgowy lub urzędnik do tego upoważniony. W przypadku braku odpowiedzialnych pracowników kierownik osoby prawnej lub on sam może zatwierdzić podstawowe dokumenty gotówkowe indywidualny przedsiębiorca. Potwierdzenie zamówienia paragonu musi zostać podpisane przez osoby upoważnione (księgowy i kasjer) i poświadczone pieczątką (pieczęcią). Ponadto jest zarejestrowany w odpowiednim dzienniku. Pokwitowanie wydawane jest podmiotowi, który wpłacił pieniądze. Samo polecenie odbioru pozostaje w kasie. Papier eksploatacyjny jest wypełniany w momencie wydania gotówki. Trzeba powiedzieć, że dokumenty gotówkowe są sporządzane, jeśli przedsiębiorstwo używa ich jako tradycyjne sposoby przetwarzanie informacji i środki VT. Nakaz wydatkowania, podobnie jak nakaz zapłaty, wydawany jest w 1 egzemplarzu. Musi być także poświadczone przez osoby upoważnione i zarejestrowane w odpowiednim dzienniku.

Pożywny

Jak przygotować wskazane powyżej dokumenty kasowe? Napełnianie odbywa się w następujący sposób:

1. W wierszu „Baza” nazywa się to
2. W kolumnie „W tym” wpisana jest kwota podatku VAT. Jest to zapisane liczbami. Jeżeli usługi, towary lub prace nie podlegają opodatkowaniu, wówczas w wierszu widnieje informacja „bez VAT”.
3. W wierszu „Załącznik” należy wymienić dokumenty towarzyszące i inne, wskazując ich daty i numery.
4. W kolumnie „Kredyt, kod podziału” wpisuje się odpowiednie oznaczenie dział konstrukcyjny, na który przeznaczone są środki.

Rejestracja

Dokumenty kasowe należy rejestrować w specjalnym dzienniku. Rejestruje zarówno zamówienia przychodzące/wychodzące, jak i dokumenty je zastępujące. Do tych ostatnich zaliczają się np. listy płac, wnioski o wydanie środków, faktury i inne. Należy wziąć pod uwagę, że bony wydatków wystawiane na zestawieniach płac na wynagrodzenia i inne kwoty im równoważne muszą być rejestrowane po wystawieniu płatności.

Książka kasowa

Służy do rejestrowania wydania i odbioru gotówki. Książka jest numerowana, sznurowana i certyfikowana pieczęcią, która znajduje się na ostatniej stronie. Sporządza się tu również zapis wskazujący liczbę arkuszy. Na ostatniej stronie należy umieścić podpisy. księgowy i menadżer firmy. Każdy arkusz książki jest podzielony na 2 równe części. Jeden (z poziomą linijką) należy wypełnić jak pierwszy egzemplarz, drugi - jak drugi egzemplarz. Ten ostatni jest narysowany na tylnej i przedniej stronie za pomocą kalki. Obydwa egzemplarze numerowane są tym samym numerem. Pierwsze pozostają w księdze, drugie zaś są wyrwane. Te ostatnie pełnią rolę sprawozdawczych dokumentów kasowych. Nie znikają aż do zakończenia wszystkich operacji danego dnia. Wpisy rozpoczynają się na pierwszej stronie pierwszego egzemplarza po kolumnie „Saldo na początek dnia”. Przed wypełnieniem arkusz należy złożyć wzdłuż linii rozdarcia. Odciętą część umieszcza się pod tą, która pozostaje w książce. Aby wprowadzić informacje po „Przeniesieniu”, nałożona jest strona odrywana przednia strona drugi egzemplarz. Wpisy są kontynuowane wzdłuż poziomej linii na odwrotnej stronie części ciągłej.

Dodatkowe dokumenty

Transakcje gotówkowe można rejestrować przy użyciu różnych dokumentów. Jednym z nich jest na przykład raport zaliczkowy. Służy do rozliczania środków wydawanych osobom odpowiedzialnym na wydatki administracyjne i biznesowe. Jak sporządzane są takie dokumenty? Transakcje gotówkowe tego typu są rejestrowane bezpośrednio przez osobę rozliczającą, a także przez pracownika księgowego. Raporty z wyprzedzeniem skompilowane na papierze lub media maszynowe. Rejestracja dokumentów kasowych odbywa się ściśle według zasad. Każdy formularz należy wypełnić w jednym egzemplarzu. Na odwrotnej stronie osoba odpowiedzialna wskazuje listę dokumentów potwierdzających poniesione wydatki. Należą do nich np. certyfikat podróży, listy przewozowe itp. Tutaj temat wskazuje kwotę wydatków. Dokumenty załączone do raportu muszą być ponumerowane w kolejności, w jakiej są wymienione. Sprawdzanie dokumentów kasowych przeprowadzają pracownicy księgowi. Pracownicy w szczególności kontrolują przeznaczenie środków, kompletność dostarczonych dokumentów potwierdzających, prawidłowość ich wypełnienia oraz wyliczenie kwot. Odwrotna strona wskazuje koszty przyjęte do rozliczenia oraz rachunki, na których są rejestrowane jako debet.

Ważne niuanse

Dane dotyczące waluty obcej (strona 1a na pierwszej stronie oraz kolumny 6 i 8 na stronie głównej). tylna strona), należy wypełnić tylko wtedy, gdy osoba odpowiedzialna otrzymuje środki nie w rublach. Po kontroli protokół wstępny musi zostać zatwierdzony przez kierownika przedsiębiorstwa lub osobę przez niego upoważnioną. Dopiero potem zostaje zaakceptowany do rozliczenia. Jeżeli zaliczka nie została wykorzystana w całości, osoba odpowiedzialna zwraca saldo kasjerowi. Jednocześnie wypełniane jest polecenie odbioru. Zgodnie z informacją zawartą w zatwierdzonym raporcie środki podlegają odpisowi.

Paski płacowe

Rejestracja dokumentów kasowych odbywa się podczas obliczeń i wypłaty wynagrodzeń pracownikom przedsiębiorstwa. Dział księgowości sporządza odpowiednie zestawienie w 1 egzemplarzu. Wynagrodzenie obliczane jest zgodnie z informacjami zawartymi w dokumentacja pierwotna do rozliczania rzeczywistego czasu pracy, produkcji itp. W wierszach „Naliczone” kwoty są wskazane zgodnie z rodzajami płatności z listy płac. Wpisuje się tu także inne dochody (świadczenia majątkowe i społeczne) przekazane pracownikowi, spłacone z zysku przedsiębiorstwa i podlegające włączeniu do podstawy opodatkowania. Jednocześnie naliczane są potrącenia z wynagrodzenia i ustalana kwota należna pracownikowi. Całkowita kwota należna pracownikom jest wskazana na stronie tytułowej wyciągu. Kierownik przedsiębiorstwa musi podpisać upoważnienie do wypłaty wynagrodzenia. W przypadku jego nieobecności ten dokument wydany upoważniony pracownik. Na końcu wyciągu wpisuje się kwoty wpłaconych i wypłaconych wynagrodzeń. Po upływie terminu ustalonego na wypłatę środków pracownikom w kolumnie 23 obok nazwisk pracowników, którzy nie otrzymali środków, umieszcza się adnotację „Wpłacone”. Na podstawie wyemitowanej kwoty, a kolejność wydatków. Należy podać jego numer i datę zakończenia lista płac na ostatnim arkuszu.

Raport pomocy

Dokument ten zawiera stany liczników kasowych oraz przychody na zmianę (dzień roboczy). Protokół certyfikatu wypełniany jest w 1 egzemplarzu dziennie. Kasjer-operator musi go podpisać i przekazać głównemu urzędnikowi (szefowi przedsiębiorstwa). Jednocześnie wypełniane jest polecenie odbioru. W małe firmy pieniądze przekazywane są bezpośrednio kolekcjonerom. Podczas przelewu gotówki wypełniane są odpowiednie dokumenty gotówkowe banku. Przychód na zmianę (dzień roboczy) ustalany jest zgodnie ze wskaźnikami sumowania liczników na początku i na końcu dnia. W takim przypadku odliczane są kwoty zwrócone klientom z tytułu niewykorzystanych czeków. Ustalone przychody potwierdzają kierownicy działów. W protokole kierownik przedsiębiorstwa podpisuje również odbiór środków. Raport-certyfikat stanowi podstawę do sporządzenia podsumowania „Informacje o stanach liczników KKM i przychodach firmy”.

Dziennik operatora

Dokument ten jest niezbędny do rozliczenia przepływów pieniężnych i wpływów dla każdej kasy przedsiębiorstwa. Dziennik pełni także funkcję raportu kontrolnego i rejestracyjnego odczytów liczników. Dokument ten jest opatrzony podpisami, ponumerowany i opieczętowany. księgowy, szef firmy, a czasopismo jest również poświadczone pieczęcią przedsiębiorstwa. Wszystkie wpisy dokonywane są przez operatora codziennie. Procedura sporządzania dokumentów kasowych nie dopuszcza wymazań ani plam w dzienniku. Wszystko wprowadzone poprawki muszą być uzgodnione i poświadczone podpisami osoby upoważnione. Jeśli odczyty się pokrywają, są one wpisywane do dziennika bieżącej zmiany na początku pracy. Dane te muszą być poświadczone podpisami dyspozytora i kasjera. Wiersz 15 wskazuje kwoty wpisane na czekach zwracanych przez klientów. Informacje na ten temat pochodzą z odpowiedniej ustawy. W tej samej kolumnie wskaż liczbę kontroli zerowych wydrukowanych podczas zmiany. Na koniec dnia roboczego operator generuje raport końcowy ze zmiany i przekazuje wraz z nim otrzymany przychód. Jednocześnie sporządzane jest polecenie odbioru. Po dokonaniu odczytów liczników, rzeczywista kwota wpływów, dokonuje się odpowiedniego wpisu w dzienniku. Potwierdzają to podpisy kierownika (administratora dyżurnego), starszego kasjera i operatora. W przypadku stwierdzenia rozbieżności pomiędzy kwotami wskazanymi na taśmie kontrolnej a wielkością przychodów ustalana jest przyczyna powstałej różnicy. Wykryte nadwyżki lub niedobory odnotowywane są w odpowiednich pozycjach dziennika.

Dane o stanach liczników kasowych i przychodach

Służą do formowania raport podsumowujący dla bieżącej zmiany. Dane te stanowią załącznik do świadectwa operatora, sporządzanego codziennie. Informacje o wskazaniach i przychodach generowane są w jednym egzemplarzu. Wraz z materiałami eksploatacyjnymi i zamówienia odbioru wraz z certyfikatami i raportami operatora są przekazywane do działu księgowości przedsiębiorstwa do następnej zmiany. Próbka dokumentów kasowych, zgodnie ze wskazaniami liczników, na początku i na końcu dnia roboczego dla każdej kasy zawiera kalkulację przychodów. Wskazane jest w tym przypadku między innymi jego rozmieszczenie pomiędzy działami. To ostatnie musi zostać potwierdzone podpisami menedżerów. Na końcu wypełnionej tabeli wyświetlane są wyniki na podstawie stanów liczników wszystkich kas fiskalnych, a także sumowane są przychody firmy z podziałem środków według działów. Zgodnie z ustawami wskazana jest łączna kwota pieniędzy, która została wydana klientom za zwrócone przez nich czeki. O tę kwotę pomniejszają się całkowite przychody spółki. Informacje muszą zostać podpisane przez starszego kasjera i kierownika przedsiębiorstwa.

Przygotowując dokumenty gotówkowe, należy przestrzegać procedury określonej przez prawo i inne regulamin. Ponadto istnieje kilka całkiem proste zasady, którego przestrzeganie pozwoli uniknąć niedokładności przy wypełnianiu dokumentów:

Dodatkowe zasady

Przechowywanie dokumentów kasowych zgodnie z aktualne ustawodawstwo, przeprowadzone w ciągu 5 l. Obliczanie tego okresu rozpoczyna się 1 stycznia roku następującego po okresie zakończenia pracy biurowej. Zasada ta jest uważana za ogólną. Zestaw dla zestawień płacowych specjalne zamówienie. Jeżeli pracownicy nie mają kont osobistych, dokumenty te są przechowywane w przedsiębiorstwie przez 75 lat. Po upływie tego okresu wszelka dokumentacja może zostać przekazana do archiwum lub zniszczona, jeśli nie będą z nią związane żadne sprawy prawne, nieporozumienia lub spory. Podczas pracy z dokumentami należy przestrzegać następujących zasad:

1. Formowanie dokumentów w zszycie powinno odbywać się za każdy dzień nie później niż następnego dnia roboczego lub pierwszego dnia wolnego.
2. Przed przekazaniem dokumentów do archiwum należy dokonać ich inwentaryzacji.
3. Kontrolę przeprowadza kasjer lub bezpośredni przełożony przedsiębiorstwa.
4. W procesie tworzenia ściegu dokumenty zbierane są w kolejności rosnącej według numerów rachunków (najpierw debetem, potem kredytem).

Odpowiedzialność za bezpieczeństwo dokumentów pieniężnych spoczywa na kierowniku przedsiębiorstwa. W przypadku niezastosowania się do powyższych zasad, sprawca naruszenia może zostać ukarany kara administracyjna w formie ożywienie pieniężne. Wysokość kary ustalana jest zgodnie z przepisami.

Wniosek

Za wystarczające uznaje się prowadzenie dokumentacji kasowej odpowiedzialna praca. Do wypełniania dokumentów należy podchodzić z całą odpowiedzialnością. Dokumenty kasowe służą do podsumowywania różnych danych, raportowania i księgowości. W tym zakresie błędy popełnione w początkowe etapy rejestrowanie transakcji może prowadzić do poważnych zniekształceń w dokumentach końcowych. Pracownik powołany na stanowisko odpowiedzialne za obsługę dokumentów kasowych musi posiadać odpowiednią wiedzę i doświadczenie. Należy pamiętać, że wszystkie dokumenty wypełniane przez operatora są sprawdzane przez urzędników wyższego szczebla i zatwierdzane przez szefa firmy. Szczególna uwaga należy zwrócić uwagę na rejestrację dokumentów. Wpisów do dzienników i ksiąg należy dokonywać w ustalone terminy zgodnie z przepisami. Ponieważ do sporządzania raportów wykorzystywane są dokumenty gotówkowe, wszelkie korekty w nich przeprowadzane są ściśle w określonej kolejności. W przypadku niezgodności ustalone zasady dokumenty tracą ważność, a zawarte w nich informacje nie mogą być wykorzystane przez spółkę w dalszej pracy zarządczej.

Do dokumentów księgowych, podatkowych, kadrowych i innych różne terminy składowanie Jeśli nie masz dokumentów wymaganych przez Federalną Służbę Podatkową, inspektorzy naliczą dodatkowe podatki za pomocą kar i wystawią grzywnę.

Uwaga! Tabelę okresów przechowywania dokumentów na rok 2019 możesz pobrać bezpłatnie korzystając z linku:

Wygodna jest praca z dokumentami w formacie . Jest odpowiedni dla organizacji i indywidualnych przedsiębiorców. Program automatycznie wygeneruje i wydrukuje wszystkie niezbędne dane pierwotne. Obejmuje również przesyłanie transakcji do 1C, automatyczne formowanie wszelkie raporty i wiele więcej.

Okresy przechowywania dokumentów

Okresy przechowywania do celów księgowych i dokumenty podatkowe, tryb ich niszczenia oraz odpowiedzialność za naruszenie przechowywania i niszczenia określa ustawa. Podstawowe zasady są określone w Ordynacji podatkowej Federacji Rosyjskiej, zarządzeniu Ministerstwa Kultury Federacji Rosyjskiej z dnia 25 sierpnia 2010 r. Nr 558 oraz dwóch prawa federalne. Są to ustawy z dnia 22 października 2004 r. Nr 125-FZ „Wł sprawy archiwalne V Federacja Rosyjska„i z dnia 6 grudnia 2011 r. nr 402-FZ „O rachunkowości”. Lepiej ich nie naruszać. Pod tym linkiem znajduje się lista najważniejszych dokumentów, które każda firma powinna posiadać >>>.

Tabela. Okresy przechowywania dokumentów w 2019 roku

* Aby przechowywać kopie dokumentów pracowniczych, lepiej je mieć pisemna zgoda temu pracownikowi do przetwarzania jego danych osobowych. Pomoże to uniknąć sporów z inspektorami i kar.

Co zrobić, jeśli upłynął okres przechowywania dokumentów?

Dokumenty z wygasły podlega zniszczeniu. Aby zniszczyć dokumenty, sporządź akt, w którym wpisz nazwę i liczbę spraw z dokumentami przeznaczonymi do zniszczenia. Należy podpisać ten dokument specjalna prowizja, którego skład dyrektor generalny zatwierdzi w swoim zamówieniu.

Kara za brak dokumentów

Z braku podstawowych dokumentów, faktur i rejestry podatkowe Pracownicy Federalnej Służby Podatkowej mogą ukarać spółkę LLC w wysokości 10 000 do 30 000 rubli(Artykuł 120 kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej).

W dodatku bez dokumentów potwierdzających transakcje biznesowe, inspektorzy odliczą wydatki w oparciu o zysk (lub pojedynczy podatek) i odliczenia podatku VAT. Lub obliczą kwotę należnego podatku przy użyciu metody obliczeniowej (podpunkt 1, klauzula 7, artykuł 31 Kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej).

Wszystko związane z transakcje gotówkowe, przyciąga większą uwagę. Nie ma w tym nic dziwnego, bo tam, gdzie są pieniądze, zdarzają się nadużycia. Dlatego należy uważnie monitorować kasę fiskalną, a nie tylko same „prawdziwe” pieniądze, ale także dokumenty opisujące ich „życie” w organizacji. Jak prawidłowo zorganizować przechowywanie dokumentów kasowych, aby nie powodować reklamacji podczas weryfikacji i zachować tak ważne dla organizacji dokumenty w nienaruszonym stanie?

Okres przydatności do spożycia

Zainstalowany kolejne daty przechowywanie dokumentów księgowych i podatkowych:

— ust. 8 ust. 1 art. 23 Ordynacji podatkowej – 4 lata w przypadku dokumentów potwierdzających dochody, wydatki i zapłatę podatków;

- Artykuł 29 ustawy nr 402-FZ „O rachunkowości” - co najmniej 5 lat.

Jakie sekcje dokumentów gotówkowych możesz mieć:

- raporty kasjera;

- książeczka kasowa;

— dzienniki kasjerów-operatorów;

— raporty inwentaryzacyjne kasy (mogą być przechowywane w folderze z innymi dokumentami inwentaryzacyjnymi);

— dziennik do przechowywania paragonów fiskalnych i odcinków kart plastikowych.

Składanie dokumentów

Prawidłowe przechowywanie dokumentów kasowych to nie tylko przestrzeganie przepisów warunki minimalne dostępność dokumentów w organizacji, ale także ich oprawa, zgodna z przepisami prawa.

Najprawdopodobniej będziesz mieć takie rzeczy:

1. Księga kasowa (oprawione luźne kartki). O zasadach osadzania takiej książki, częstotliwości druku i oprawie przeczytasz w tym artykule.

2. Teczka z raportami kasjerskimi (kopie arkuszy książeczka kasowa). Do każdego arkusza raportu umieszczane są (przypięte, załączane) następujące informacje:

- wpływy zamówienia gotówkowe;

— wpływy gotówkowe;

- wpływy bankowe (1/3 ogłoszenia o wpłatach pieniężnych) - w przypadku przekazania pracownikowi środków w celu wpłaty na rachunek bieżący;

- odcinki wypłaty – jeżeli z kasy wydano wpłaty gotówkowe na podstawie odcinków wypłaty;

- pełnomocnictwo – jeżeli pieniądze z kasy zostały odebrane na podstawie pełnomocnictwa, a nie osoby wskazanej w kasie;

— wniosek pracownika o wydanie środków na meldunek – przy wydawaniu gotówki z kasy na meldunek.

Raporty kasjera wraz z dokumentami uzupełniającymi mogą być:

— dziurkować i zbierać w folderze-rejestratorze (wygodne są teczki z mechanizmem łukowym);

- lub umieść go w folderze ze stringami.

W miarę potrzeb (raz na miesiąc, kwartał, pół roku, rok), ale nie częściej niż raz w roku, raporty wraz z dokumentami są zszywane i pieczętowane w taki sam sposób, jak książeczka kasowa.

Raportów zaliczkowych na PKO czy RKO lepiej nie składać, tylko przechowywać je w osobnym folderze, układając je w kolejności chronologicznej.

Odpowiedzialność za bezpieczeństwo

Jeśli organizacja nie jest odpowiednio zorganizowana, istnieje duże ryzyko jej utraty. W przypadku utraty dokumentów powstaje odpowiedzialność:

1. Za naruszenie warunków przechowywania dokumentów księgowych: art. 15.11 Kodeksu wykroczeń administracyjnych - kara administracyjna 2000-3000 rubli. na urzędnikach.

2. Obowiązek podatkowy zgodnie z art. 120, 126 kodeksu podatkowego za naruszenie procedury przechowywania dokumentów, powodujące ich utratę.

Dlatego poświęć trochę czasu i odpowiednio zorganizuj przechowywanie dokumentów, w tym kas fiskalnych. Wtedy nic nie zostanie utracone i znacznie mniej czasu zostanie poświęcone na poszukiwania.

Przeczytaj więcej o prowadzeniu księgi kasowej. Gdzie w organizacji należy przechowywać gotówkę?

Czego używasz do organizacji przechowywania dokumentów? Podziel się proszę w komentarzach!

Obowiązki podatników (płatników opłat)

1. Podatnicy są obowiązani:

8) przez cztery lata zapewniać bezpieczeństwo danych księgowych oraz innych dokumentów niezbędnych do obliczenia i zapłaty podatków, a także dokumentów potwierdzających otrzymane dochody (w przypadku organizacji – także poniesione wydatki) oraz zapłacone (potrącone) podatki;

Jeżeli urzędnicy dokonujący kontroli mają wystarczające podstawy, aby przypuszczać, że dokumenty potwierdzające popełnienie przestępstwa mogą zostać zniszczone, ukryte, zmienione lub zastąpione innymi, dokumenty te zabezpiecza się w sposób przewidziany w art. 94 niniejszego Kodeksu, zgodnie z ustawą sporządzoną przez tych urzędników. Akt zajęcia dokumentów musi uzasadniać potrzebę zajęcia i zawierać wykaz zajętych dokumentów. Przy zajęciu dokumentów podatnik ma prawo zgłosić uwagi, które na jego wniosek muszą zostać uwzględnione w protokole. Zajęte dokumenty muszą być ponumerowane, splecione i opieczętowane lub podpisane przez podatnika ( agent podatkowy, płatnik opłaty). Jeżeli podatnik (urzędnik podatkowy, płatnik opłaty) odmówi opatrzenia zatrzymanych dokumentów pieczęcią lub podpisem, odbywa się to specjalny znak. Odpis ustawy o zajęciu dokumentów przekazywany jest podatnikowi (urzędnikowi podatkowemu, płatnikowi opłaty).

1. Zajęcie dokumentów i rzeczy następuje na podstawie uzasadnionej uchwały urzędnika organu podatkowego przeprowadzającego kontrolę skarbową.

Uchwała ta podlega zatwierdzeniu przez naczelnika (jego zastępcę) organu podatkowego, który podjął decyzję o przeprowadzeniu kontroli podatkowej.

2. Konfiskata dokumentów i przedmiotów w nocy jest niedozwolona.

3. Zajęcie dokumentów i przedmiotów następuje w obecności świadków oraz osób, od których dokonuje się zajęcia dokumentów i przedmiotów. W konieczne przypadki Do udziału w wykopaliskach zaproszono specjalistę.

Przed rozpoczęciem zajęcia urzędnik skarbowy przedstawia uchwałę w sprawie zajęcia oraz wyjaśnia obecnym, jakie mają prawa i obowiązki.

4. Urzędnik skarbowy wzywa osobę, której dokonuje się zajęcia dokumentów i przedmiotów, do dobrowolnego ich wydania, a w przypadku odmowy dokonuje zajęcia przymusowego.

Jeżeli osoba, od której następuje zajęcie, odmówi otwarcia lokalu lub innego miejsca, w którym mogą znajdować się dokumenty i przedmioty podlegające zajęciu, urzędnik skarbowy ma prawo zrobić to samodzielnie, nie powodując niepotrzebnego uszkodzenia zamków, drzwi i innych przedmiotów .

5. Zajęciu nie podlegają dokumenty i przedmioty niemające związku z przedmiotem kontroli podatkowej.

6. Protokół zajęcia, zajęcia dokumentów i przedmiotów sporządza się z zachowaniem wymogów przewidzianych w art. 99 niniejszego Kodeksu oraz w niniejszym artykule.

7. Zajęte dokumenty i przedmioty są wymienione i opisane w protokole zajęcia lub w dołączonym do niego inwentarzu dokładne wskazanie nazwy, ilości i cechy indywidualne przedmiotów oraz, jeśli to możliwe, ich koszt.

8. W przypadku zdarzeń kontrola podatkowa nie ma wystarczającej liczby kopii dokumentów osoby sprawdzanej, a organy podatkowe nią dysponują wystarczające podstawy uważają, że oryginalne dokumenty mogą zostać zniszczone, ukryte, poprawione lub zastąpione, urzędnik podatkowy ma prawo zająć oryginalne dokumenty w sposób określony w tym artykule.

W przypadku konfiskaty takich dokumentów sporządza się z nich kopie, które są poświadczone przez urzędnika skarbowego i przekazywane osobie, której zostały skonfiskowane. Jeżeli nie ma możliwości sporządzenia lub przekazania kopii sporządzonych jednocześnie z zajęciem dokumentów organ podatkowy przekazuje je osobie, której dokumenty zostały skonfiskowane, w terminie pięciu dni od dnia konfiskaty.

9. Wszystkie zajęte dokumenty i przedmioty przedstawia się świadkom i innym osobom biorącym udział w zajęciu, a w razie potrzeby pakuje na miejscu zajęcia.

Zajęte dokumenty muszą być ponumerowane, opatrzone pieczęcią lub podpisem podatnika (przedstawiciela podatkowego, płatnika opłat). Jeżeli podatnik (urzędnik skarbowy, płatnik) odmówi opatrzenia zajętych dokumentów pieczęcią lub podpisem, w protokole zajęcia odnotowuje się to w sposób szczególny.

10. Kopię protokołu zajęcia dokumentów i przedmiotów przekazuje się za pokwitowaniem albo przesyła się osobie, od której te dokumenty i przedmioty zostały zajęte.