Certyfikat podróży dla zagranicznych podróży służbowych. Często zadawane pytania dotyczące rejestracji zagranicznej. wyjazdy służbowe

W związku z często zadawanymi pytaniami dotyczącymi prawidłowego zorganizowania zagranicznej podróży służbowej, eksperci serwisu referencyjnego i prawnego „Normatywny” postanowiono przypomnieć podstawowe zasady pracy nad tym zagadnieniem.

Zasady

Zatem przede wszystkim wysyłając pracownika w podróż służbową za granicę (a także w podróż służbową do Rosji) konieczne jest sporządzenie polecenia wysłania pracownika i zadania służbowego dla niego.

Jedyną różnicą jest to, że nie jest wydawany certyfikat podróży, z wyjątkiem przypadków podróży służbowych do państw członkowskich WNP (klauzula 15 dekretu Rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 13 października 2008 r. nr 749). Dni podróży służbowej są określane na podstawie znaków w paszporcie.

Po powrocie z podróży służbowej, w ciągu 3 dni roboczych, pracownik ma obowiązek złożyć raport z realizacji do działu księgowości przydział pracy i raport z wyprzedzeniem. Do raportu zaliczkowego dołączane są dokumenty potwierdzające wydatki oraz kserokopia paszportu międzynarodowego ze stemplami wjazdu i wyjazdu (nie w obowiązkowy).

Jeżeli dokumenty sporządzane są w językach obcych, konieczne jest ich tłumaczenie linijka po linijce na język rosyjski (klauzula 9 Regulaminu prowadzenia księgowość I sprawozdania finansowe V Federacja Rosyjska, zatwierdzony rozporządzeniem Ministerstwa Finansów Rosji z dnia 29 lipca 1998 r. N 34n). Takie tłumaczenie może wykonać albo profesjonalny tłumacz, albo specjaliści samej organizacji, którym powierzono taką odpowiedzialność w ramach realizacji tłumaczenia. obowiązki zawodowe, w tym ręcznie.

Według Ministerstwa Finansów Federacji Rosyjskiej, w przypadku wydawania biletów lotniczych i innych dokumenty transportowe Dane niezbędne do rozpoznania wydatków dla celów podatku dochodowego od osób prawnych (imię i nazwisko pasażera, kierunek, numer lotu, data odlotu, cena biletu) muszą być przetłumaczone na język angielski lub inny język (z wyjątkiem rosyjskiego). Nie ma potrzeby tłumaczenia innych informacji, które nie są niezbędne do potwierdzenia poniesionych wydatków (na przykład warunków stosowania taryfy, zasad transportu lotniczego, zasad przewozu bagażu, innych informacji). (Pismo Ministra Finansów z dnia 24 marca 2010 r. nr 03-03-07/6).

Sytuacja nr 1:Kierownictwo firmy (2 osoby) wybiera się w podróż służbową do Chin. Bilety lotnicze zostały zamówione online i opłacone za pomocą karta kredytowa jeden lider (to znaczy kupił bilety dla wszystkich). Jak to wszystko zrobić? Jak i kiedy zwrócić wydatki menadżerowi, który kupił bilet? Kiedy przygotować raport zaliczkowy za zakupione bilety i kto będzie raportował zaliczkę - jeden pracownik z dwoma biletami?

Rozwiązanie: Menedżer, który kupił bilety elektroniczne dla siebie i kolegi i który zapłacił za nie swoją kartą bankową, może odnotować zakup obu biletów w swoim raporcie z góry. Dokonywanie płatności przez pracownika, który otrzymał pieniądze na konto przy użyciu własnej karty bankowej, a nie gotówką, nie stanowi naruszenia procedury transakcje gotówkowe.

Artykuł 168 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej stanowi, że w przypadku wysłania w podróż służbową pracodawca jest obowiązany zwrócić pracownikowi koszty podróży, w tym koszty podróży do miejsca podróży służbowej.

Zwykle, forma elektroniczna Bilet zawiera informację o płatniku, dlatego też wydatki na bilety nie mogą być uwzględnione w raporcie zaliczkowym pracownika, który ich nie zakupił. Jednocześnie przepisy nie nakładają na pracownika delegowanego obowiązku samodzielnego płacenia za podróż. Może to zrobić inny pracownik, nawet jeśli on sam nigdzie się nie wybiera. Ponieważ zwracane są tylko rzeczywiście poniesione i potwierdzone wydatki, w sytuacji opisanej w pytaniu koszt biletów musi zostać uwzględniony w zestawieniu wydatków przez pracownika, który zakupił bilety. Kierownik organizacji może zatwierdzić taki raport zaliczkowy, nawet jeśli nie zlecił pracownikowi zakupu biletów dla drugiego pracownika i zrekompensowania nadmiernych wydatków. W związku z tym drugi pracownik nie uwzględni wydatków na podróż w swoim raporcie zaliczkowym, ponieważ nie kupił biletów, i zwróci niewydaną zaliczkę.

Jeżeli na podstawie dokumentów potwierdzających nie da się ustalić, kto dokładnie kupił bilet (formularz biletu elektronicznego nie zawiera informacji o płatniku), pracownicy mogą płacić sobie nawzajem, po czym każdy z nich rozliczy się ze swojego biletu.

Ale jednocześnie konieczne jest posiadanie potwierdzenia, że ​​pracownik delegowany wrócił do tego innego pracownika delegowanego gotówka. Może to być na przykład dowód zwrotu pieniędzy. W takim przypadku spełniony zostanie warunek, że wydatki poniósł pracownik delegowany. Oznacza to, że firma będzie mogła zaliczyć do wydatków kwotę odszkodowania za podróż takiego pracownika (pismo Federalnej Służby Podatkowej Rosji z dnia 22 czerwca 2011 r. N ED-4-3/9876).

Jeśli chodzi o płacenie za bilety kartą pracowniczą przez Internet, jako potwierdzenie poniesione wydatki Pracownik będzie mógł załączyć dokumenty:

• lub wydrukowaną formę elektronicznego biletu lotniczego oraz karta pokładowa jeśli jest dostępny. Ministerstwo Finansów Rosji nie sprzeciwia się takiemu potwierdzeniu (ust. 2 Rozporządzenia Ministerstwa Transportu Rosji z dnia 8 listopada 2006 r. N 134, Pismo Ministerstwa Finansów Rosji z dnia 13 stycznia 2012 r. nr 03-03 -06.01.11);
• lub kupon kontrolny elektronicznego dokumentu podróży (bilet kolejowy) (wyciąg z zautomatyzowany system kierownictwo transport pasażerski NA transport kolejowy) (klauzula 2 rozporządzenia Ministerstwa Transportu Rosji z dnia 21 sierpnia 2012 r. N 322).

Zwrot kosztów delegowanego pracownika odbywa się na podstawie zgody przełożonego raport wstępny, który jest sporządzany przez delegowanego pracownika w terminie 3 dni roboczych po zakończeniu podróży służbowej.

Sytuacja nr 2:We Francji jest firma produkująca duży sprzęt dla winiarni i mleczarni. Organizacja jest zarejestrowana w Federacji Rosyjskiej i jej pracownicy często odwiedzają producenta we Francji w celu przeszkolenia, opanowania nowego sprzętu itp. Zdarza się, że kraj goszczący (Francja) ponosi koszty utrzymania naszych pracowników. Przykładowo w maju szef naszej firmy odwiedził Francję (podróż służbowa na 30 dni) i ustalono, że zapłacimy za bilety lotnicze i dietę dzienną w wysokości 1000 rubli dziennie przez 7 dni oraz resztę kosztów (23 dni pobytu i zakwaterowanie w hotelu) pokrywa strona przyjmująca. W takim razie jak prawidłowo sformatować wydatki na podróż? Czy potrzebujesz zarządzenia menadżerskiego dotyczącego wysokości wpłat i pisma od strony otrzymującej? Proszę o informację co jeszcze jest potrzebne do takiej częściowej rekompensaty. wydatki?

Rozwiązanie: Zgodnie z art. 168 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej pracodawca jest obowiązany wypłacić kierownikowi dietę za każdy dzień jego podróży służbowej, nawet jeśli został wysłany na koszt strony przyjmującej. Diety dzienne wypłacane w ramach limitów ustalonych przez władze lokalne akt normatywny organizacje nie podlegają składkom ubezpieczeniowym. Podatek dochodowy od osób fizycznych należy potrącić, jeżeli dieta dzienna przekracza (w rozpatrywanej sytuacji) 2500 rubli za wyjazd służbowy za granicę.

Na podstawie tego wyjaśnienia okazuje się, że organizacja jest zobowiązana do naliczania diet dziennych za wszystkie dni, w których kierownik przebywa w podróży służbowej, a nie tylko za 7 dni.

Wysyłając go w podróż służbową, wydawana jest zaliczka pieniężna na pokrycie kosztów podróży i wynajmu lokalu mieszkalnego oraz dodatkowych wydatków związanych z zamieszkaniem poza domem pobyt stały(dieta dzienna) (klauzula 10 Regulaminu dotycząca specyfiki wysyłania pracowników do wyjazdy służbowe, zatwierdzony dekretem Rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 13 października 2008 r. N 749) Tym samym obowiązek zapewnienia pracownikom środków na planowane wydatki związane z podróżami i wynajmem pomieszczeń mieszkalnych oraz dodatkowe koszty wydatki związane z zamieszkaniem poza miejscem stałego zamieszkania (diety) obciążają bezpośrednio pracodawcę. W tym przypadku nie ma znaczenia fakt, że pracownik zostaje wysłany w podróż służbową na koszt strony przyjmującej. Przecież zgodnie z biletami kierownik wraca dopiero po miesiącu, a jeśli dieta dzienna jest mu wypłacana tylko przez 7 dni, to jak można odnotować pozostałe dni na karcie zgłoszenia pracownika? Warto też pamiętać, że w zleceniu wysłania w podróż służbową musi znajdować się także informacja, że ​​menadżer wybiera się w podróż służbową na 30 dni. Na podstawie tego zamówienia księgowy jest zobowiązany obliczyć i wydać pracownikowi wymaganą kwotę dieta dzienna.

Po powrocie z podróży służbowej płatność końcowa dokonywana jest na rzecz pracownika na podstawie raportu zaliczkowego.

W odróżnieniu od diet dziennych zakwaterowanie w miejscu podróży służbowej wliczane jest do wydatków przedsiębiorstwa wyłącznie na podstawie dokumentów potwierdzających. Przykładowo, jeśli zamówienie i płatność w hotelu zostaną dokonane na rzecz odbiorcy, a nie kierownika, wówczas pracownik nie będzie posiadał dokumentów potwierdzających wydatki poniesione na zakwaterowanie w podróży służbowej. W konsekwencji wydatki takie nie mogą być liczone jako wydatki zmniejszające podatek dochodowy.

W związku z powyższym, w tej sytuacji pracownik musi we własnym imieniu zarejestrować się w celu zakwaterowania w hotelu. Pod koniec podróży służbowej będzie musiał zapewnić wszystko niezbędne dokumenty: rachunek hotelowy, dokumenty podróżne itp. Firma jest ostatecznie zobowiązana do zwrotu wszystkich tych wydatków, a także do wypłaty diety za cały czas Twojej podróży służbowej.

Ponadto, jeśli organizacja ma umowę ze stroną przyjmującą dotyczącą zwrotu wydatków oddelegowanego pracownika, to na podstawie dokumentu (na przykład umowy o zwrot wydatków, pisemna umowa między dwiema stronami o zwrot wydatków itp. itp.) wystawiana jest faktura na nazwisko strony otrzymującej z dołączonymi kopiami potwierdzającymi wydatki dokumenty pierwotne. Po otrzymaniu płatności od strony otrzymującej firma będzie miała dochód nieoperacyjny, który częściowo rekompensuje koszty podróży uwzględnione wcześniej w kosztach.

Interesują Cię zawiłości związane z rejestracją na zagraniczne seminarium lub studia za granicą? .

Wyjazd za granicę

Organizacje wysyłające pracowników na zagraniczne wyjazdy służbowe muszą wziąć pod uwagę specyfikę obsługi takich wyjazdów. Cóż, na przykład: wysyłając pracownika za granicę, nie jest konieczne wystawienie zaświadczenia o podróży, ale np. podstawowe dokumenty muszą zostać przetłumaczone na język rosyjski. Ponadto istnieją szczegółowe zasady obliczania diet dziennych z tytułu podróży służbowych za granicę i ich opodatkowania.

Dokumenty

Wysyłając pracownika w podróż służbową za granicę, kierownik organizacji musi wydać polecenie (formularze nr T-9 i T-9a). Inaczej wyjazdy służbowe na terenie Rosji nie trzeba wystawiać zaświadczenia o podróży, wystarczy do raportu wstępnego dołączyć kserokopię paszportu międzynarodowego. Przecież po co jest wyjazd służbowy? Ma on na celu potwierdzenie czasu, jaki pracownik faktycznie spędził w podróży służbowej, a można to ustalić na podstawie znaków w paszporcie o przekroczeniu granicy na przejściach kontrolnych Federacji Rosyjskiej.

Po powrocie z podróży pracownik musi złożyć raport z góry w ciągu 10 dni i zwrócić niewykorzystaną walutę do kasy organizacji (klauzula 6.1 Regulaminu Centralnego Banku Rosji z dnia 25 czerwca 1997 r. N 62 W sprawie procedury zakupu i wydawanie walut obcych na pokrycie kosztów podróży).

Załączony do raportu wstępnego dokumenty uzupełniające musi mieć tłumaczenie linijka po linijce na język rosyjski. Wymaga tego paragraf 9 Regulaminu w sprawie rachunkowości i sprawozdawczości finansowej w Federacji Rosyjskiej, zatwierdzony na mocy zarządzenia Ministerstwa Finansów Rosji z dnia 29 lipca 1998 r. N 34n.

Pracownik może samodzielnie opłacić usługę tłumaczenia dokumentów i dołączyć dokument potwierdzający płatność do raportu zaliczkowego. Jeżeli takie wydatki zostały poniesione za wiedzą pracodawcy, jest on zobowiązany do zwrotu ich pracownikowi, podobnie jak inne wydatki związane z podróżą służbową (art. 168 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej). W podróży służbowej charakter produkcyjny, koszty tłumaczenia dokumentów pierwotnych można uwzględnić przy obliczaniu dochodu podlegającego opodatkowaniu, ponieważ są one uzasadnione i udokumentowane (podpunkt 47 ust. 1 art. 264 kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej).

Dieta dzienna

Obliczając dietę, księgowy musi wziąć pod uwagę niektóre funkcje. Tym samym, jeśli pracownik przebywa w zagranicznej podróży służbowej dłużej niż 60 dni, to począwszy od 61 dnia wypłacane są diety dzienne według norm przewidzianych dla pracowników instytucji zagranicznych (klauzula 5 dekretu rządu rosyjskiego z dnia 1 grudnia 2013 r. 1993 N 1261 w sprawie wysokości i trybu wypłacania diet dziennych z tytułu krótkotrwałych podróży służbowych na terytoria obcych państw, zmieniona 21 marca 1998 r.).

W podróży i podczas pobytu obce terytorium diety dzienne dla osób podróżujących służbowo wypłacane są w walucie obcej zgodnie ze standardami ustalonymi dla każdego konkretnego kraju (klauzula 9 Regulaminu dotyczącego warunków pracy pracowników radzieckich za granicą, zatwierdzony uchwałą Państwowy Komitet Pracy ZSRR z dnia 25 grudnia 1974 r. N 365).

Dzień przekroczenia granicy płatny jest na zasadach obowiązujących w państwie wjazdu. Zatem za dzień przekroczenia granicy Federacji Rosyjskiej przy wyjeździe diety wypłacane są w walucie obcej według standardów kraju, do którego pracownik wjeżdża. Natomiast w dniu wjazdu do Rosji diety dzienne wypłacane są zgodnie z normą ustaloną dla terytorium Federacji Rosyjskiej (wspólny list Ministerstwa Pracy i Ministerstwa Finansów Rosji z dnia 17 maja 1996 r. N 1037-IKh w dniu tryb wypłaty diet dziennych pracownikom wysyłanym na krótkoterminowe wyjazdy służbowe za granicę).

podatek dochodowy

Skład kosztów podróży uwzględnianych do celów podatku dochodowego określa art. 264 ust. 1 akapit 12 kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej. Wymienione wydatki, za wyjątkiem diet dziennych, uwzględniane są dla celów podatkowych w całości. Wysokość diety dziennej za zagraniczne podróże służbowe od 1 stycznia 2002 r. została ustalona dekretem rządu Rosji z dnia 08.02.02 N 93.

Kierownik organizacji może ustalić większą dietę dzienną. W takim przypadku dla celów księgowych zostaną one przyjęte w całości, a dla celów podatku dochodowego - w granicach norm.

Podatek dochodowy i ujednolicony podatek socjalny

Poniesione i udokumentowane wydatki na podróże służbowe, w tym diety dzienne według norm ustalonych zgodnie z przepisami prawa, podatek dochodowy osoby i ujednolicony podatek socjalny nie podlegają opodatkowaniu (klauzula 3 art. 217, podpunkt 2 klauzuli 1 art. 238 Kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej). Diety dzienne przekraczające ustalone normy podlegają podatkowi dochodowemu od osób fizycznych*, ale nie podlegają jednolitemu podatkowi społecznemu, ponieważ nie są brane pod uwagę przy obliczaniu dochodu podlegającego opodatkowaniu (klauzula 3 art. 236 Ordynacji podatkowej Federacji Rosyjskiej ).

Przykład.

Rosyjskie przedsiębiorstwo (Chabarowsk) wysyła pracownika w podróż służbową w celu zawarcia umowy na zakup materiałów do Monachium w Niemczech. Czas trwania podróży wynosi 4 dni od 11 maja 2002 r. do 14 maja 2002 r. Pracownik przyleciał z Moskwy do Monachium 11 maja.

Diety dzienne wypłacane są zgodnie z ust ustalonych standardów, dla Niemiec - 58 dolarów amerykańskich dziennie.

Aby zapłacić za bilety w rublach - w wysokości 14 500 rubli;

Dieta dzienna za jeden dzień podróży na terenie Federacji Rosyjskiej i powrót do Federacji Rosyjskiej - 200 rubli;

Waluta na pokrycie kosztów podróży - 430 euro (150 euro x 2 dni (zakwaterowanie) + 65 euro x 2 dni (dieta dzienna), na podstawie 58 dolarów amerykańskich x 2 dni x 30,4999 rubli: 27,1904 rubli) .

Kurs wymiany w dniu wystawienia zaliczki wynosił 27,1907 rubli. za 1 euro, 30,4999 rub. za 1 dolara amerykańskiego.

Jak wynika z kserokopii paszportu, pracownik przekroczył tam granicę Federacji Rosyjskiej 12 maja 2002 r., z powrotem – opuszczając Niemcy 13 maja i przylatując na lotnisko Moskwa-Szeremietiewo 14 maja 2002 r.

Raport wstępny został zatwierdzony 14 maja. Kurs wymiany na ten dzień: 26,9149 rubli. za 1 euro i 30,4778 za 1 dolara amerykańskiego. Pracownik wpłacił saldo 100 euro do kasy i spłacił saldo długu w rublach.

Do raportu zaliczkowego dołączone są dokumenty dotyczące zapłaty za hotel za 2 dni w kwocie 200 euro oraz

bilety lotnicze Chabarowsk-Moskwa (11 maja) i z powrotem (14 maja) w wysokości 8400 rubli. oraz bilet lotniczy Moskwa-Monachium-Moskwa - kosztuje 6000 rubli.

Organizacja korzysta z subkont:

50-1 Kasa organizacji w rublach;

50-4 Kasa organizacji w euro;

71-1 Rozliczenia z osobami odpowiedzialnymi za kwoty wystawione w rublach;

71-3 Rozliczenia z osobami odpowiedzialnymi za kwoty wyemitowane w euro.

W księgach rachunkowych organizacji zostaną dokonane następujące wpisy.

Debet 71-3 Kredyt 50-4

- 11 692 rubli. (430 euro × 27,1907 rubli) – wydano zaliczkę na koszty podróży w euro;

Debet 71-1 Kredyt 50-1

- 14 700 rubli. (14 500 + 200) - wydano zaliczkę w rublach na koszty podróży.

Debet 91-1 Kredyt 71-3

- 118,59 rubli. (430 euro x (26,9149 rubli - 27,1907 rubli)) - odzwierciedlone negatywne różnica kursowa według waluty gotówkowej wydanej do celów sprawozdawczości w euro;

Debet 15 Kredyt 71-3

- 3535,43 rubli. (58 USD x 2 dni.x 30,4778 rub.) - dieta w walucie obcej za okres od 05.12.02 do 13.05.02 została odniesiona w koszty zakupu materiałów;

Debet 15 Kredyt 71-3

- 5382,98 rubli. (100 euro x 2 dni x 26,9149 rubli) - wydatki na życie odpisuje się jako wydatkiw walucie obcej za okres od 05.12.02 do 13.05.02;

Debet 15 Kredyt 71-1

- 200 rubli. (100 rubli x 2 dni) - odpisane jako wydatki na zakup materiałówdiety dzienne w rublach rosyjskich za 11 i 14 maja 2002 r.;

Debet 15 Kredyt 71-1

- 14 400 rubli. (6000 + 8400) - koszty podróży odpisane w koszty;

Debet 50-4 Kredyt 71-3

- 2691,49 rub. (100 euro × 26,9149 rubli) - osoba odpowiedzialna zdeponowała saldo niewydanych środków pieniężnych w kasie;

Debet 71-3 Kredyt 71-1

- 36,49 rub. - saldo nadwyżek walutowych przekazano do rozliczeń w rublach;

Debet 50-1 Kredyt 71-1

- 63,51 rub. - pozostała część długu została spłacona w rublach;

Debet 52 Kredyt 50-4

- 2691,49 rub. (100 euro × 26,9149 rubli) – waluta zwracana do banku przez osobę odpowiedzialną do kasy.

________________________________________

*Zauważmy, że Ministerstwo Podatków Rosji stoi na stanowisku, że dla celów opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych należy stosować normy diet dziennych ustalone dla podatku dochodowego dekretem Rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 02/02/2011 08/02 N 93.

Tak Kousei, Yu.V. Wołkowa, eksperci serwisowi Doradztwo prawne GWARANCJA

Organizacja wysłała pracownika do zagraniczna podróż służbowa. Pracownik otrzymał pieniądze na pokrycie kosztów podróży w rublach i przekazał je swoim karta bankowa w euro według kursu wymiany bank handlowy, który jest wyższy od kursu Banku Centralnego Federacji Rosyjskiej. Pracownik przedstawił dokumenty potwierdzające wydatki w koronach czeskich i litach litewskich. Czy przeliczając koszty podróży na ruble, organizacja powinna najpierw przeliczyć wydatki wyrażone w innych walutach na euro? Jaki kurs zastosować do konwersji? Jaka jest procedura odzwierciedlania różnic kursowych w rachunkowości i rachunkowości podatkowej?

Księgowość

Prawo nie zabrania dawania pracownikowi zaliczki w rublach podczas wyjazdu za granicę. Klauzula 16 Regulaminu dotyczącego specyfiki wysyłania pracowników w podróż służbową (zatwierdzonego dekretem Rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 13 października 2008 r. Nr 749) stanowi jedynie, że wpłacając zaliczkę w walucie obcej, należy kierować się ustawodawstwo walutowe, ale zabrania to wypłaty zaliczki na podróż służbową za granicę w rublach, pozycja nie zawiera.

Po powrocie z podróży służbowej pracownik ma obowiązek w ciągu trzech dni sporządzić protokół zaliczkowy. Jest to określone w paragrafie 11 Procedury przeprowadzania transakcji gotówkowych w Federacji Rosyjskiej (zatwierdzonej decyzją Zarządu Banku Centralnego Federacji Rosyjskiej z dnia 22 września 1993 r. Nr 40). Formularz i sposób wypełniania raportu zaliczkowego zawarte są w Instrukcji składania wniosków i ich wypełniania ujednolicona forma„Raport wstępny” (zatwierdzony uchwałą Państwowego Komitetu Statystycznego Rosji z dnia 1 sierpnia 2001 r. Nr 55).

W raporcie zaliczkowym pracownik wykazuje swoje wydatki w walucie, w której je faktycznie poniesiono (w w tym przypadku- w litach litewskich i koronach czeskich). Księgowy przeliczy kwotę wydatków na ruble (Instrukcje korzystania i wypełniania ujednoliconego formularza „Raport wstępny”). Jeżeli pracownik nie wydał w całości pieniędzy przekazanych mu przed podróżą służbową, musi zwrócić saldo do kasy organizacji. Pracownik może zwrócić niewydane środki w walucie, którą faktycznie zostawił. Jeśli więc zostaną mu euro, może je zwrócić organizacji.

Do raportu zaliczkowego pracownik musi dołączyć dokumenty uzupełniające: rachunki za zakwaterowanie, kopię paszport zagraniczny ze znakami skrzyżowania granice państwowe, bilety. Dokumenty uzupełniające sporządzone na język obcy, należy przetłumaczyć na język rosyjski (punkt 9 Regulaminu rachunkowości i sprawozdawczości finansowej w Federacji Rosyjskiej, zatwierdzony zarządzeniem Ministerstwa Finansów Rosji z dnia 29 lipca 1998 r. nr 34n).

Zgodnie z paragrafem 6 PBU 3/2006 „Rachunkowość aktywów i pasywów, których wartość wyrażona jest w walucie obcej” (zwanej dalej PBU 3/2006), koszty podróży wyrażone w walucie obcej należy przeliczyć na ruble po po kursie ustalonym przez Bank Centralny Federacji Rosyjskiej w dniu transakcji. Zgodnie z Załącznikiem do PBU 3/2006 koszty podróży ujmowane są w dniu zatwierdzenia raportu zaliczkowego. W dokumenty regulacyjne regulujących rachunkowość, nie ustalono, że koszty podróży należy przeliczyć na ruble w przypadku jakichkolwiek innych dat.

Tym samym kwoty kosztów podróży przelicza się jednorazowo na ruble według kursu Banku Centralnego Federacji Rosyjskiej obowiązującego w dniu zatwierdzenia raportu zaliczkowego. Nie jest wymagane wstępne przeliczenie na euro kwot w litach litewskich i koronach czeskich.

Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej zobowiązuje pracodawcę do zwrotu pracownikowi wszelkich wydatków poniesionych przez niego w związku z podróżą służbową i poniesionych za zgodą i wiedzą pracodawcy. Ponieważ organizacja wydała pracownika wysłanego do obcy kraj, zaliczki w rublach, założono, że pracownik będzie musiał przeprowadzać transakcje wymiany walut. W związku z tym organizacja musi zrekompensować pracownikowi wydatki poniesione w związku z wymianą walut. W takim przypadku pracownik musi przedstawić dokumenty potwierdzające kursy, po których dokonano wymiany walut (na przykład wpływy z kantorów, rachunki z bankomatów).

Różnice wynikające z wymiany walut zaliczane są do pozostałych wydatków lub dochodów organizacji. Należy pamiętać, że różnice te stanowią wynik finansowy operacji z waluta obca, co zgodnie z paragrafem 21 PBU 3/2006 uwzględnia się oddzielnie od różnic kursowych.

Pokażmy na przykładzie, jak dokonuje się obliczeń. Koszty podróży nie będą brane pod uwagę.

Przykład

Załóżmy, że przed wyjazdem służbowym na Litwę i do Czech pracownik otrzymał z kasy fiskalnej zaliczkę w wysokości 79 000 rubli. Za tę kwotę pracownik kupił euro po kursie 39,5 rubla/euro. Kwota zaliczki w walucie obcej wynosiła 2000 euro.

Zgodnie ze standardami przyjętymi przez organizację, podczas podróży do określonych krajów pracownikom przysługuje dieta dzienna w wysokości 65 euro za dzień podróży służbowej. Czas trwania podróży służbowej, określony na podstawie śladów wyjazdu i wjazdu na terytorium Federacji Rosyjskiej umieszczonych w paszporcie pracownika, wynosił 10 dni.

Z dokumentów dołączonych przez pracownika do raportu zaliczkowego wynika, że ​​na życie na Litwie przeznaczono 1260 litów litewskich. Pracownik zapłacił za hotel w Czechach 20 800 CZK. Aby zapłacić za hotel na Litwie i w Czechach, pracownik wymienił euro na waluty tych krajów. Kupował lita litewskiego po kursie 3,6 lita/euro i koronę czeską po kursie 26 koron/euro.

Pracownik złożył raport zaliczkowy do działu księgowości. W dniu jego zatwierdzenia przez Bank Centralny Federacji Rosyjskiej ustalono następujące kursy walut: 38 rubli/euro, 10,5 rubla/litr, 1,4 rubla/korona.

Zapisy księgowe organizacji będą odzwierciedlać koszty podróży w następujących kwotach:

Wydatki na wypłatę diety dziennej - 24 700 rubli. (65 euro x 38 rubli/euro x 10 dni);

Wydatki na zakwaterowanie w hotelu na Litwie - 12 663 rubli. (1260 lit. x 10,5 rub./lit.);

Wydatki na zakwaterowanie w hotelu w Czechach - 29 120 rubli. (20 800 rubli x 1,4 rubla/korona).

Ponadto należy uwzględnić różnice powstałe w wyniku wymiany walut. Organizacja uwzględniła dietę dzienną w rublach w wysokości 38 rubli/euro. Pracownik kupił jednak euro po kursie 39,5 rubla. Zatem rozbieżność dotycząca diety dziennej wynosi 975 rubli. (650 euro x 39,5 rubli/euro - 650 rubli x 38 rubli/euro).

Jeśli chodzi o koszty hoteli na Litwie, rozbieżność wynosi 1162 ruble. (1260 lit.: 3,6 lit./euro x 39,5 rub./euro - 1260 rub. x 10,5 rub./litr), a dla hotelu w Czechach - 2480 rub. (20 800 RUR: 26 CZK/EUR x 39,5 RUR/EUR - 20 800 RUR x 1,4 RUR/CZK).

W sumie w przypadku wszystkich kosztów podróży straty wynikające z wymiany walut wyniosły 4617 rubli. (975 RUR + 1162 RUR + 2480 RUR).

Zatem według dokumentów, w tym potwierdzających kursy walut, pracownik wydał w podróży służbowej 71 100 rubli. (24 700 RUB + 12 663 RUB + 29 120 RUB + 4 617 RUB) Na dzień zatwierdzenia raportu zaliczkowego pracownik posiada zadłużenie w wysokości 7900 RUB. (79 000 RUB - 71 100 RUB).

Pracownikowi zostaje 200 euro po podróży służbowej. Według kursu Banku Centralnego Federacji Rosyjskiej z dnia zatwierdzenia raportu zaliczkowego określoną kwotę w euro wynosi 7600 rubli. (200 euro x 38 rubli/euro). Jednocześnie dział księgowości musi liczyć się z kosztami wymiany walut, gdyż przed podróżą służbową pracownik zakupił euro po kursie 39,5 rubla/euro.

Wysokość takich wydatków wynosi 300 rubli. (200 euro x 39,5 rubli/euro - 200 euro x 38 rubli/euro). Zatem po zwróceniu kasjerowi 200 euro pracownik w pełni zapłacił za podróż służbową.

W tej sytuacji księgowy organizacji musi dokonać następujących zapisów księgowych:

Debet 71 Kredyt 50

79 000 rubli. - wydano zaliczkę pracownikowi wysłanemu za granicę;

Debet 20 (26, 44...) Kredyt 71

66 483 RUB (24 700 RUB + 12 663 RUB + 29 120 RUB) - do wydatków na działalność podstawową zaliczają się koszty podróży służbowych w dniu zatwierdzenia rozliczenia pracowniczego;

4617 rub. (975 rubli + 1162 rubli + 2480 rubli) - odzwierciedla koszty wymiany walut wynikające z diet dziennych i zakwaterowania;

Debet 50, subkonto „Waluta obca” Kredyt 71

7600 rubli. - do kasy zwrócono 200 euro niewydane przez pracownika w podróży służbowej;

Debet 91, subkonto „Inne wydatki” Kredyt 71

300 rubli. - uwzględniono wydatki na wymianę walut związane ze zwróconą przez pracownika zaliczką.

Opodatkowanie

Dla celów podatku dochodowego koszty podróży są ujmowane w momencie zatwierdzenia raportu zaliczkowego. W przypadku metody memoriałowej jest to wyraźnie określone w art. 272 ​​akapit 5 ust. 7 Kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej. Zgodnie z metodą kasową zgodnie z art. 273 ust. 3 kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej wydatki są rozpoznawane po ich rzeczywista płatność. Jednocześnie zgodnie z art. 252 Ordynacji podatkowej Federacji Rosyjskiej, niezależnie od sposobu rozpoznawania przychodów i wydatków, wydatki uznaje się za ekonomicznie uzasadnione i udokumentowane potwierdzone koszty. Dlatego organizacje stosujące metodę gotówkową mają prawo zaliczyć koszty podróży do wydatków podatkowych dopiero po zatwierdzeniu raportu zaliczkowego.

Artykuł 272 ust. 10 Kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej wymaga, aby do celów podatkowych wydatki wyrażone w walucie obcej zostały przeliczone na ruble według kursu ustalonego przez Bank Centralny Federacji Rosyjskiej w dniu rozpoznania wydatku. Zatem w rachunkowości podatkowej organizacja odzwierciedli te same kwoty w wydatkach, co w rachunkowości.

Organizacja uwzględnia różnice powstałe na skutek wymiany walut w przychodach lub kosztach nieoperacyjnych. Należy pamiętać, że podobnie jak w rachunkowości różnice takie nie stanowią różnic kursowych dla celów podatkowych. Są wynik finansowy w transakcjach w walutach obcych. W rachunkowości podatkowej uwzględnia się odchylenie kursu walutowego wydatki pozaoperacyjne(Subklauzula 6 ust. 1 art. 265 kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej), zmniejszająca dochód podlegający opodatkowaniu. Dokumentem potwierdzającym koszty wymiany walut będzie dokument wystawiony przez bank (kantor), który rejestruje zakup waluty po określonym kursie.