ПОРЯДОК РАБОТЫ НА ККМ

К работе на ККМ допускаются лица в возрасте не моло­же 18 лет, прошедшие специальное обучение и имеющие удостовере­ние на право их эксплуатации.

Начало работы

Перед тем как начать работу, нужно убедиться, что машина четко пропечатывает чеки. Для этого нужно напечатать чек с нулевой суммой. По нему также проверяют точность времени и дату. Пока не было пробито покупок, эти данные можно поправить. Нулевые чеки нужно хранить до конца дня.

Потом пробивают X-отчет (промежуточный). Он показывает необнуляемые остатки денежных счетчиков (по секциям и по общему итогу). В каждой машине для снятия X-отчета предусмотрена определенная комбинация клавиш (например, одновременное нажатие "Shift" и "X"). Эти показатели должны совпадать с цифрами, записанными в графе 9 журнала кассира-операциониста за предыдущий день. Они же отражаются в графе 6 как данные на начало текущего дня.

Работа в течение дня

На самых простых ККМ чеки пробиваются так. Кассир набирает на денежной клавиатуре стоимость покупки, нажимает номер секции, а затем клавишу "Enter" ("Итог"). ККМ также может предусматривать такие функции, как ввод цены по штрих-коду, подсчет промежуточного итога (когда кассир вводит сумму, полученную от покупателя, и машина считает сдачу), работу со скидками (надбавками) и т. п.

Обратите внимание: кассовый чек нужно выдать при получении денег от покупателя, а не вместе с товаром.

При работе с кассовым аппаратом могут возникнуть такие проблемы.

Если кассир пробил неверную сумму, надо выбить правильный чек и отдать его покупателю. Ошибочный чек нужно погасить (надорвать) и сохранить.

Если покупатель вернул товар, деньги выдают из главной кассы. При этом он должен написать заявление о том, что он просит взять обратно товар и вернуть ему деньги.

Кассир-операционист должен составить акт на возврат чека (форма № КМ-3). Деньги покупателю выдаются по расходному кассовому ордеру.

Ошибочно пробитую за день сумму нужно указать в графе 15 журнала кассира-операциониста. На эту сумму уменьшают выручку из кассы за текущий день. Если же чек на возврат товара принесут в другой день, то в журнале кассира-операциониста это уже не отражают.

Конец смены

В конце дня желательно сначала напечатать X-отчет . По нему предварительно проверяют соответствие наличных денег в кассе пробитым суммам.

На ошибочные чеки составляют акт возврата (форма № КМ-3). В акте нужно указать номер и сумму неправильно пробитых чеков. Чеки нужно наклеить на лист бумаги или прикрепить к акту и сдать в бухгалтерию.

В конце рабочего дня кассир-операционист снимаетZ-отчет . Эта операция фиксирует в памяти машины накопленный итог пробитых сумм и закрывает фискальную смену (обнуляет счетчик дневной выручки).

Показания суммирующего счетчика и сумму дневной выручки нужно записать в журнал кассира-операциониста. Количество строк в журнале должно быть равно количеству снятых Z-отчетов. Ошибочно пробитую за день сумму указывают в графе 15 журнала кассира-операциониста. На эту сумму уменьшается выручка из операционной кассы за этот день.

По данным журнала нужно составить справку кассира-операциониста (форма № КМ-6). В нее переносятся данные о показаниях суммирующего счетчика на начало и конец дня и сумма выручки. В графе 8 указывают суммы, на которые составлены акты возврата (по форме № КМ-3). Итоговая выручка рассчитывается за вычетом этих сумм.

Снятые Z-отчеты нужно хранить в течение пяти лет. Вместе с нулевыми чеками лучше подклеивать их в одно место, например в специальную тетрадь. Если вы будете снимать ККМ с учета, налоговая инспекция может потребовать их на проверку.

Конечный пользователь онлайн-кассы - кассир. Именно он принимает все ключевые решения, связанные с практическим применением кассовой техники при расчетах с покупателем.

Каковы условия допуска сотрудника торгового предприятия на столь ответственную позицию? Каковы особенности применения онлайн-касс в современной рознице на конечном участке пользования данными устройствами?

Научим пользоваться ККТ за 1 день!

Кто допускается к работе с кассовым аппаратом

К приему платежей от покупателей допускается сотрудник, который:

1. Изучил Типовые правила эксплуатации ККТ, установленные Минфином России от 30.08.1993 № 104.

Строго говоря, юрисдикция данного нормативного акта (ССЫЛКА) не распространяется на инновационные онлайн-кассы (даже с поправкой на более новые нормы, которые применяются в первую очередь в случае конкуренции с теми, что установлены в 1993 году). В Письме от 21.07.2017 № 03-01-15/46715 (ССЫЛКА) представители Минфина указали, что использование кассовой техники должно осуществляться только лишь в соответствии с Законом № 54-ФЗ и принятыми в целях его исполнения нормативными актами. Типовые правила не поименованы Минфином в перечнях актуальных нормативных актов, которые обязательны к применению торговыми предприятиями.

Однако, указанные Типовые правила характеризуются весьма сбалансированной структурой и проработанной логикой регламентации основных действий продавца при расчетах с покупателем. Поэтому, изучить их полезно в любом случае, и ориентироваться на них в случаях, не описанных действующим федеральным законодательством.

Руководство магазина может, основываясь на рассматриваемых Типовых правилах, разработать собственный локальный регламент работы с ККТ и обязать сотрудников ознакомиться с ним перед началом работы с контрольно-кассовой техникой.

Наряду с Типовыми правилами, существует ряд иных правовых актов, регламентирующих применение ККТ. Следование их положениям в общем случае рекомендуется регулирующими ведомствами. Речь идет, в частности, о Методических рекомендациях, утвержденных Госналогслужбой РФ № ВЗ-6-13/272, ЦБ РФ № 51 от 18.08.1993 года (ССЫЛКА). Их также имеет смысл изучить кассиру.

1. Заключил с работодателем соглашение о полной материальной ответственности.

Подобный договор возможен, только если продавцу есть 18 лет (ст. 244 ТК РФ). Заключить его желательно уже при подписании трудового договора, поскольку уже приступивший к работе сотрудник вправе отказаться от возложения на себя полной материальной ответственности, если она изначально не предусмотрена контрактом.

Еще один вариант - прописать в трудовом договоре, что работник обязуется подписывать соглашения о полной материальной ответственности при необходимости (в целях выполнения трудовых обязанностей). Если он откажется это делать, то у работодателя появятся основания для применения к сотруднику мер дисциплинарной ответственности вследствие неисполнения им обязанностей по договору. В свою очередь, наличие дисциплинарных взысканий может привести к увольнению.

При отсутствии договора о материальной ответственности с работодателем сотрудник в случае инцидентов с кассой будет нести лишь ограниченную материальную ответственность, по которой компенсация ущерба не может быть выше среднего месячного заработка (ст. 241 ТК РФ). Отметим, однако, что в ст. 243 ТК РФ поименованы случаи, при которых на человека возлагается полная материальная ответственность и в отсутствие договора, о котором идет речь.

ТК РФ Статья 243. Случаи полной материальной ответственности

Материальная ответственность в полном размере причиненного ущерба возлагается на работника в следующих случаях:

1) когда в соответствии с настоящим Кодексом или иными федеральными законами на работника возложена материальная ответственность в полном размере за ущерб, причиненный работодателю при исполнении работником трудовых обязанностей;

2) недостачи ценностей, вверенных ему на основании специального письменного договора или полученных им по разовому документу;

3) умышленного причинения ущерба;

4) причинения ущерба в состоянии алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения;

5) причинения ущерба в результате преступных действий работника, установленных приговором суда;

6) причинения ущерба в результате административного правонарушения, если таковое установлено соответствующим государственным органом;

7) разглашения сведений, составляющих охраняемую законом тайну (государственную, служебную, коммерческую или иную), в случаях, предусмотренных федеральными законами;

8) причинения ущерба не при исполнении работником трудовых обязанностей.

Материальная ответственность в полном размере причиненного работодателю ущерба может быть установлена трудовым договором, заключаемым с заместителями руководителя организации, главным бухгалтером.

1. Изучил инструкцию по работе с кассовым аппаратом конкретной модели.

Онлайн-кассы - инновационное техническое решение. Многие из аспектов его применения на практике достаточно унифицированы (например, в части установления форматов и реквизитов кассовых чеков , порядка их выдачи покупателям). Но эксплуатация каждого кассового аппарата по существу может иметь нюансы. Как правило, они достаточно детально отражаются в документации (инструкция кассира, инструкция по эксплуатации), которая прилагается к онлайн-кассе. Ее и нужно изучать перед началом работы по приему платежей.

Видео - инструкция для кассира - как пользоваться кассовым аппаратом Меркурий 115Ф:

В обязанности кассира по трудовому договору или по дополнительным соглашениям к нему может входить мониторинг технического состояния онлайн-кассы, слежение за соблюдением условий ее эксплуатации. В сферу материальной ответственности кассира может входить обеспечение сохранности оборудования - с учетом установленных норм его эксплуатации.

Так, на уровне локальных нормативных актов может быть прописан ряд запрещающих действий при работе с ККТ. Например:

• запрет на открытие корпуса онлайн-кассы;
• запрет на проведение очистки тех или иных аппаратных компонентов с помощью химических веществ;
• запрет на воздействие на печатающую головку термопринтера;
• запрет на допуск неустановленных лиц к эксплуатации (ремонту) онлайн-кассы;
• запрет на оставление онлайн-кассы без присмотра.

Хотите обучить кассира обращаться с ККТ? Мы знаем, как!

Оставьте номер телефона, мы перезвоним Вам и ответим на вопросы!

Начало работы с онлайн-кассой

Работу с ККТ продавец начинает с получения в служебное пользование:

• ключей от денежного ящика;
• разменных денежных средств;
• чековой ленты и иных необходимых аксессуаров для обеспечения работы онлайн-кассы.

Приступив к работе, кассир открывает смену. Данную процедуру необходимо отразить в перечне тех, что регистрируются на онлайн-кассе. В этих целях на кассовом аппарате необходимо распечатать отчет об открытии смены. Как и любой другой фискальный документ, он будет передан в электронном виде в ОФД. В нем отражаются сведения о самом устройстве и о работнике, который открыл смену.

Если кассиру выданы разменные денежные средства, то их учет ведется вне регистров онлайн-кассы, но с применением специальных учетных форм - например, Кассовой книги, расходных и приходных ордеров на кассе (далее в статье мы изучим их особенности подробнее).

Алгоритм действий кассира при приеме денежных средств от покупателя

В ходе расчетов с покупателем кассир:

1. Открывает чек, делает подсчет суммы чека (с учетом скидок) и называет сумму покупателю.

1. Берет от покупателя денежные средства (платежную карту). Готовит сдачу (проводит оплату по карте через эквайринговый терминал).

1. Закрывает чек, отдает сдачу покупателю и распечатанный чек.

Если покупатель до момента получения чека выразил желание получить на e-mail или на сотовый телефон электронный кассовый чек, то данную просьбу кассир обязан выполнить. В кассовых программах, прилагающихся к онлайн-кассам производителями, предусмотрены опции для ввода соответствующих контактных данных от покупателя.

Электронный адрес или телефон покупателя при формировании кассового чека отправляются в обслуживающий торговую точку ОФД, который, в свою очередь, направляет на указанные контакты электронную копию чека.

Распространен еще один способ сообщения кассиру контактных данных - с помощью QR-кода на экране мобильного гаджета, где открыто специальное приложение от ФНС . Рассматриваемый способ позволяет, с одной стороны, ускорить ввод контактов покупателя в кассовую программу (и избежать ошибок при этом), с другой - сохранить конфиденциальность данных покупателя (которые в данном случае будут зашифрованы в QR-коде).

Определенными нюансами характеризуется прием оплаты от покупателя 2 способами - наличными и по карте, одновременно (например, если на карте оказалось недостаточно средств, и человек готов доплатить недостающую сумму наличными). Как правило, современные кассовые программы позволяют провести оплату 2 разными способами при формировании одного кассового чека. Данная процедура обычно предполагает указание в кассовой программе 2 разных сумм - той, что будет оплачиваться картой, и той, что будет оплачиваться наличными.

С точки зрения Закона № 54-ФЗ не имеет никакого значения, каким именно способом покупатель расплатился с магазином, и в какой пропорции применены те или иные платежные методы, если речь идет о полной оплате перед отпуском товара. В свою очередь, если товар полностью или частично отпускается в кредит, то для закрытия чека необходимо наличие заключенного между магазином и покупателем кредитного договора.

Видео - как работать с онлайн-кассой в «1С»:

Так или иначе, Законом № 54-ФЗ и корреспондирующими нормативными актами (в числе которых - Приказ ФНС России от 21.03.2017 № ММВ-7-20/229@ (ССЫЛКА)) предусмотрены 2 важнейших реквизита кассового чека - «признак расчета » и «признак способа расчета ». В ходе расчетов с покупателем кассиру необходимо обеспечить - используя интерфейсы кассовой программы (и следуя инструкции по эксплуатации кассы), присутствие на кассовых чеках нужных реквизитов.

Обучим работе с ККТ.

Оставьте номер телефона, мы перезвоним Вам и ответим на вопросы!

Признак расчета

Реквизит «признак расчета» может отражать:

1. Факт получения денежных средств от посетителя магазина (выбирается признак «приход»).

Данную операцию, очевидно, следует рассматривать как наиболее регулярную при взаимодействии кассира с покупателями. Она соответствует приему денежных средств в счет выбранных товаров или услуг.

1. Факт возврата денежных средств посетителю магазина (признак - «возврат прихода »).

1. Факт выдачи денежных средств посетителю магазина (признак - «расход»).

Такой чек выдается магазином, если он сам что-то покупает у физических лиц. Например - плодоовощную продукцию у фермеров.

1. Факт возврата посетителем магазина ранее полученной наличности (признак - «возврат расхода»).

Данный реквизит в кассовом чеке фиксируется, если купленные у физлица вещи по тем или иным причинам возвращаются ему).

Рассматриваемый реквизит - «признак расчета», обязателен для отражения как в электронном, так и в бумажном кассовом чеке. Отметим, что в компетенцию кассира обеспечение данного требования может и не входить - поскольку за настройку онлайн-кассы (алгоритмы проставления реквизитов в чеках прописываются на уровне программных настроек), как правило, отвечает другой специалист с нужной квалификацией. Например - представитель фирмы-поставщика онлайн-касс или штатный программист торгового предприятия.

Признак способа расчетов

Еще один важнейший реквизит - «Признак способа расчетов».

Он может отражать следующие операции:

1. Получение магазином аванса за конкретный товар (с известными характеристиками).

В бумажном кассовом чеке реквизит приводится в значении ПРЕДОПЛАТА 100% (или цифрой 1), в электронном - с применением кода 1.

1. Получение торговой точкой частичного аванса за конкретный товар.

В бумажном чеке он отражается надписью ПРЕДОПЛАТА или цифрой 2, в электронном - кодом 2.

1. Получение аванса за неопределенный товар (с неизвестными на тот момент характеристиками).

В бумажном чеке реквизит приводится в значении АВАНС или цифрой 3, в электронном - кодом 3.

1. Получение магазином оплаты за товар в обычном порядке (либо с учетом уже внесенных предоплат либо авансов).

В бумажном чеке приводится значение ПОЛНЫЙ РАСЧЕТ либо цифра 4, в электронном - код 4.

1. Отпуск товара с частичной оплатой (в то время как по остальной сумме предоставляется кредит).

В бумажном чеке реквизит приводится в значении ЧАСТИЧНЫЙ РАСЧЕТ И КРЕДИТ либо цифра 5, в электронном - код 5.

1. Отпуск товара полностью в кредит.

В бумажном чеке реквизит приводится в значении ПЕРЕДАЧА В КРЕДИТ либо цифрой 7, в электронном - кодом 6.

1. Получение магазином оплаты за кредит.

В бумажном чеке приводится значение ОПЛАТА КРЕДИТА или цифра 9, в электронном - код 7.

В бумажном чеке рассматриваемый реквизит указывается по желанию магазина. В электронном - аналогично (за исключением схемы, при которой на онлайн-кассах реализована поддержка формата фискальных данных в версии 1.1, когда указание реквизита «признак способа расчета» обязательно).

Применение чека коррекции

Прежде всего, следует принципиально отличать чек коррекции от чека, формируемого в ситуациях, когда:

1. Кассир допускает ошибку при формировании чека (например, указав в нем неверную сумму).

Если ошибка обнаружена до того, как покупатель, расплатившись с магазином, вышел из него, то формируется 2 обычных чека:

• сначала - чек с признаком «возврат прихода» на полученную сумму (отражающий тот факт, что денежные средства, принятые от покупателя, полностью возвращаются ему);
• затем - чека с признаком «приход» уже с корректной суммой (за вычетом разницы - в пользу магазина или покупателя).

Если исходная сумма по чеку больше, чем должна быть, то покупателю возвращается разница, если меньше - он доплачивает нужную сумму магазину.

Очевидно, что при отражении в чеке суммы, меньшей, чем нужно в соответствии с ценниками, проведение указанных операций после того, как покупатель уйдет, возможно только с согласия последнего (поскольку потребуется доплата) - при последующем его визите. Либо - при личном обращении продавца к данному покупателю иными доступными способами.

1. Кассир по ошибке включает в чек лишний товар.

В этом случае он формирует обычный чек с признаком «возврат прихода» и возвращает покупателю денежные средства за излишне пробитый товар.

В свою очередь, собственно, чек коррекции применяется:

• если кассир в конце смены обнаруживает в кассе неучтенные денежные средства;
• если касса при расчете с покупателем не применена в силу сложившихся обстоятельств.

Формирование корректировочного чека осуществляется, как и в случае с обычными чеками, с применением программных интерфейсов кассовой программы. При этом, в их составе возможно указание только 2 реквизитов - «приход» и «расход».

Таким образом, основной сценарий, при котором может быть сформирован чек коррекции - вынужденное неприменение онлайн-кассы непосредственно при расчете с покупателем. Далее в статье мы рассмотрим подобные сценарии, но пока что изучим то, каким образом осуществляется штатное завершение смены кассира.

Закрытие смены

Закрыть смену на онлайн-кассе нужно не позднее, чем спустя 24 часа после того, как она открыта. Если данное условие не будет соблюдено, то ККТ автоматически заблокируется и перестанет выдавать чеки.

Как и в случае с открытием смены, формируется специальный фискальный документ - отчет о закрытии, отправляемый в ОФД. Данный отчет содержит сведения, в частности:

• о количестве сформированных чеков в течение смены;
• о количестве чеков, сформированных на онлайн-кассе, но не переданных в ОФД;
• о кассире.

После формирования отчета о закрытии смены кассир сдает выручку ответственному сотруднику или человеку, отвечающему за инкассацию. Затем - выключает онлайн-кассу и сдает ранее полученное имущество для пользования ККТ.

Проконсультируем, как работать с ККТ.

Оставьте номер телефона, мы перезвоним Вам и ответим на вопросы!

Нужен ли журнал кассира-операциониста?

Дискуссионный момент - ведение журнала кассира-операциониста при применении онлайн-кассы. Ранее, когда задействовались ККТ старого образца с ЭКЛЗ, ведение такого журнала было обязательным. По мнению Минфина, изложенному в Письме от 04.04.2017 № 03-01-15/19821 (ССЫЛКА), при использовании онлайн-кассы рассматриваемый журнал необязателен. Все те сведения, которые приводятся в нем, так или иначе, отражаются в фискальных документах, передаваемых в ОФД.

Вместе с тем, по ряду формальных признаков применение журнала, о котором идет речь, все же правомерно при определенной интерпретации правовых норм считать обязанностью, сохраняющей юридическую силу. Дело в том, что в п. 72 Административного регламента по Приказу Минфина России от 29.06.2012 № 94н (ССЫЛКА) сказано, что специалисты ФНС обязаны оказывать услуги по заверению журнала кассира-операциониста от налогоплательщика.

Отметим, что в Типовых правилах пользования ККТ сказано о том, что журнал кассира-операциониста заверяется подписью инспектора ФНС.

Кроме того, существует довольно старое, но не утратившее правовых функций Письмо ФНС России от 12.04.2006 № 06-9-10/126@, в котором сказано, что организации вправе истребовать в ФНС заверения журнала подписью. Форму журнала можно использовать как унифицированную - КМ-4, так и собственную (письмо Минфина России от 25.01.2017 № 03-01-15/3482 (ССЫЛКА)).

Отметим, что применение журнала кассира-операциониста предусмотрено п. 6 Методических рекомендаций от 18.08.1993 года.

Таким образом, журнал кассира-операциониста правомерно охарактеризовать как традиционный документ кассового учета, который привычен, вероятно, большинству современных торговых предприятий. Но с внедрением онлайн-касс необходимость в его применении отпадает.

Хотя, безусловно, руководство магазина в локальных регламентах вправе обязать работников отражать необходимые сведения в рассматриваемом журнале - например, в целях оценки эффективности работы кассиров.

Применять ли кассовую книгу и ордера?

Другой важный нюанс - порядок применения еще одной традиционной категории кассовых документов - кассовой книги и ордеров (приходных и расходных). Здесь главный источник права - Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У (ССЫЛКА).

Данный нормативный акт предписывает торговым предприятиям, осуществляющим кассовые операции, пользоваться указанными ордерами и заносить сведения о них в кассовую книгу во всех случаях, когда совершается оборот наличных денежных средств через кассу хозяйствующего субъекта - даже если используется инновационная онлайн-касса. Унифицированные формы РКО, ПКО и Кассовой книги должны использоваться те, что утверждены Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88 (ССЫЛКА).

От обязанности вести Кассовую книгу, РКО и ПКО, освобождены индивидуальные предприниматели. Но они вправе вести рассматриваемые кассовые документы по желанию . При этом, ИП не освобождены от ведения специального документа - Книги учета доходов и расходов. По существу она схожа с Кассовой книгой, поскольку в ней должны отражаться все операции по приему и выдаче наличных денежных средств. Можно отметить, что если ИП использует в своей работе ККТ, то он вправе заполнять Книгу учета доходов и расходов в конце рабочего дня. В иных случаях - по мере поступления выручки.

На практике заполнение РКО и ПКО осуществляется обязанными хозяйствующими субъектами как раз по окончании рабочего дня. Кассир, закрыв кассу, заполняет ПКО и РКО (соответствующие операциям с признаком «приход» и «расход») и Кассовую книгу на основании сформированного онлайн-кассой отчета о закрытии смены. При формировании ПКО нужно иметь в виду, что:

1. Нужно оформить столько ПКО, сколько в отчете о закрытии смены отражено разновидностей кассовых операций (соотносительно с реквизитами «признак расчета» и «признак способа расчета»).

То есть - для операций, отражающих полную оплату за товар на кассе, заполняется один ПКО, а для авансов - другой.

1. При возврате товара (признак «возврат прихода») не оформляется РКО. Но факт возврата денежных средств покупателю отражается в кассовой документации посредством составления ПКО, уменьшенного на суммы возврата прихода.

Кассирам, работающим в торговых организациях, которые отнесены к среднему и крупному бизнесу, не нужно забывать о том, что остаток денежных средств в кассе не должен быть больше лимита, который установлен фирмой (с учетом Указаний № 3210-У). ИП и малые бизнесы могут оставлять в кассе любую сумму наличных средств.

Особенности применения РКО и ПКО при обороте разменных денежных средств

Применение РКО и ПКО осуществляется и в том случае, если кассир осуществляет прием и сдачу разменных денежных средств. Данная процедура не относится к юрисдикции Закона № 54-ФЗ, но, вместе с тем, ее правомерно отнести к неотъемлемым составляющим работы кассира, использующего инновационную онлайн-ККТ.

Распространено правило, по которому разменные средства - монеты и купюры, перед началом каждой смены выдаются кассирам ответственными работниками. В этих целях выписываются РКО, в которых фиксируются суммы размена (а в основании проведения расчетов - формулировка «Для размена»). Сведения о разменных суммах также фиксируются в Кассовой книге и Книге учета полученных денежных средств кассира.

Следующая масштабная группа нюансов, которые полезно рассмотреть, связана с определением порядка действий кассира при возникновении различных проблем при проведении оплаты за товар через кассу.

Действия кассира при возникновении проблем в работе онлайн-кассы

Речь может идти о таких сценариях как:

1. Отсутствие связи с интернетом в момент проведения оплаты .

Данный сценарий, по сути, не предполагает никаких проблем. Дело в том, что кассовый чек, сформированный на онлайн-кассе, в любом случае прописывается в памяти фискального накопителя, и только после этого отправляется через интернет в ОФД. Если связь с сетью отсутствует, то чек отправляется Оператору при первом же следующем соединении онлайн-кассы с интернетом.

Главное, чтобы такое соединение было обеспечено в течение 30 дней после формирования кассового чека. Иначе - онлайн-касса заблокируется, а ФНС, не получив к тому моменту никаких фискальных документов от кассы, всерьез задумается о проведении проверки хозяйствующего субъекта.

1. Отключение электроэнергии (при том, что онлайн-касса работает без аккумулятора), поломка онлайн-кассы .

Данный сценарий предполагает невозможность применения онлайн-кассы на практике. По закону в такой ситуации прием платежей от покупателей - нарушение. Поэтому, в общем случае при отключении электричества либо поломке онлайн-кассы следует незамедлительно прекратить торговлю.

Исключение - сценарии, когда неприменение онлайн-кассы при отключении электричества может привести к крайне нежелательным социальным последствиям. Например, если в магазин забежал человек, чтобы срочно купить воды прохожему, которому на улице стало плохо - к примеру, от перегрева на солнце - лучше, безусловно, отпустить ему воду незамедлительно без чека.

Появление на кассе выручки, не пробитой на ККТ вследствие невозможности ее применения - как раз тот случай, когда кассир обязан при первой возможности сформировать кассовый чек коррекции. Данный документ будет включать сумму неучтенной выручки без детализации на товары и содержать признак «приход» (либо, если, наоборот, денежные средства в период неработающей кассы выдавались магазином, признак «расход»).

К кассовому чеку коррекции может потребоваться приложить доказательства того факта, что не осуществление приема платежей имело крайне нежелательную альтернативу. Данные доказательства пригодятся при последующей проверке ФНС.

В середине декабря 2017 года ведущие СМИ страны всколыхнула новость о масштабном сбое онлайн-касс у десятков крупнейших ритейлеров в различных отраслях рынка. ФНС отреагировала на инцидент довольно оперативно - разрешив магазинам принимать в экстренной ситуации оплату без ККТ, но с последующим составлением чеков коррекции и без каких-либо доказательств нежелательности отказа от применения ККТ. Таким образом, порядок действий кассира может зависеть еще и от масштабов проблемы. Если они, фактически, общенациональные - реагировать на ситуацию может быть значительно проще с точки зрения обеспечения соответствия кассовых операций требованиям законодательства.

1. Возникновение локальных технических сбоев при эксплуатации онлайн-ККТ .

Такие сбои могут быть самыми разными - как и способы реагирования на них. К числу самых распространенных локальных технических проблем с онлайн-кассами можно отнести:

3.1. Обрыв чековой ленты при печати фискального документа .

В таких случаях в программных алгоритмах управления ККТ, как правило, прописываются указание на чековой ленте, что формируемые документы недействительны и активация режима работы без бумаги. Дальнейшая эксплуатация ККТ становится возможной при замене рулона чековой ленты. Для этого кассиру обратиться к ответственному сотруднику для оформления процедуры получения новой чековой ленты. Возможно, в этих целях потребуется временно закрыть кассу.

Для последующей активации работы ККТ в обычном режиме может потребоваться передача на процессор онлайн-кассы специальной команды. Данное действие производит сам кассир - в соответствии с имеющимися инструкциями, либо приглашает другого сотрудника магазина с нужными компетенциями.

3.2. Отсутствие связи между кассовым компьютером и онлайн-кассой .

Это может быть обусловлено:

• обрывом соединительных кабелей;
• отключением питания отдельных компонентов кассовой инфраструктуры;
• сбоями в работе отдельных аппаратных компонентов ПК либо онлайн-кассы.

В зависимости от конкретной причины возникновения неисправности, меры реагирования могут быть как в компетенции кассира - например, если речь идет о простом переподключении кабелей, так и в компетенции специалистов с узкой квалификацией. В данном случае порядок действий кассира - предполагающий осуществление действий своими силами или обращение к коллегам, должен быть прописан в локальных нормативных актах либо закреплен в должностной инструкции сотрудника.

Узнайте, нужен ли журнал кассира-операциониста?

Закажите звонок, и мы Вам все расскажем!

Многим бухгалтерам сейчас приходится осваивать незнакомую им ранее технику - контрольно-кассовые машины. Разберемся, что нужно знать, чтобы избежать претензий во время проверки.

Как работать на ККМ, рассказано в Типовых правилах эксплуатации контрольно-кассовых машин (утверждены письмом Минфина России от 30 августа 1993 г. № 104). Несмотря на то, что они относятся к расчетам с населением, их можно применять и при расчетах с фирмами.

Обратите внимание: фирма должна под роспись ознакомить кассира-операциониста с этими правилами. Кроме того, с ним нужно заключить договор о полной материальной ответственности. По каждой ККМ ведется журнал кассира-операциониста (форма № КМ-4). Кассир ежедневно заносит в него данные о начальных и итоговых пробитых суммах и выручке за день.

Перед тем как работать на ККМ, ее нужно запрограммировать так, чтобы она печатала чеки с необходимыми реквизитами.

Настроить машину может специалист центра технического обслуживания.

Реквизиты бывают обязательными и дополнительными.

К обязательным реквизитам относятся:

Наименование и ИНН фирмы;
- заводской номер ККМ;
- порядковый номер чека;
- дата и время покупки;
- стоимость покупки;
- признак фискального режима (это специальные символы, которые подтверждают, что ККМ зарегистрирована и ее память работает в фискальном режиме).

К дополнительным реквизитам, например, относятся:

Секции;
- выделение в чеках налогов;
- пароли кассиров.

При работе с фирмами также удобно, чтобы в чеке были указаны наименование покупателя и реквизиты договора, по которому получены деньги. Однако в большинстве у ККМ таких функций нет.

Секции можно распределить по отделам или группам клиентов. Например, разбивка по клиентам может быть такой:

1-я секция - для расчетов с физическими лицами (в чеках указывается налог с продаж);
- 2-я секция - для расчетов с фирмами (в чеках отдельной строкой выделяется НДС);
- 3-я секция - для расчетов с предпринимателями (в чеках пропечатываются НДС и налог с продаж).

Если вы принимаете деньги по платежным картам, для этого также нужно выделить отдельную секцию.

Начало работы

Перед началом работы на ККМ в нее надо вставить контрольную ленту. На ней надо указать тип и заводской номер машины, дату и время начала работы, показания секционных счетчиков. Данные на ленте надо заверить подписями кассира-операциониста и администратора.

После включения машины нужно проверить дату. На большинстве электронных ККМ она устанавливается автоматически. На других моделях ее нужно устанавливать вручную. Дата не может быть более ранней, чем дата предыдущего Z-отчета. Иначе ККМ не перейдет в режим текущей работы.

Обратите внимание: дата и время на чеках должны соответствовать требованиям, установленным в постановлении Правительства от 8 января 1992 г. № 23 "О порядке исчисления времени на территории Российской Федерации". Если время отклоняется от реального более чем на пять минут, налоговые инспекторы постараются расценить это как неприменение ККМ и оштрафовать.

Перед тем как начать работу, нужно убедиться, что машина четко пропечатывает чеки. Для этого нужно напечатать чек с нулевой суммой. По нему также проверяют точность времени и дату. Пока не было пробито покупок, эти данные можно поправить. Нулевые чеки нужно хранить до конца дня.

Потом пробивают X-отчет (промежуточный). Он показывает необнуляемые остатки денежных счетчиков (по секциям и по общему итогу). В каждой машине для снятия X-отчета предусмотрена определенная комбинация клавиш (например, одновременное нажатие "Shift" и "X"). Эти показатели должны совпадать с цифрами, записанными в графе 9 журнала кассира-операциониста за предыдущий день. Они же отражаются в графе 6 как данные на начало текущего дня.

Работа в течение дня

На самых простых ККМ чеки пробиваются так. Кассир набирает на денежной клавиатуре стоимость покупки, нажимает номер секции, а затем клавишу "Enter" ("Итог"). ККМ также может предусматривать такие функции, как ввод цены по штрих-коду, подсчет промежуточного итога (когда кассир вводит сумму, полученную от покупателя, и машина считает сдачу), работу со скидками (надбавками) и т. п.

Обратите внимание: кассовый чек нужно выдать при получении денег от покупателя, а не вместе с товаром.

При работе с кассовым аппаратом могут возникнуть такие проблемы.

Если кассир пробил неверную сумму, надо выбить правильный чек и отдать его покупателю. Ошибочный чек нужно погасить (надорвать) и сохранить. В конце дня на такие чеки оформляют акт о возврате (форма № КМ-3). В акте нужно указать номер и сумму неправильно пробитых чеков. Чеки нужно наклеить на лист бумаги или прикрепить к акту и сдать в бухгалтерию.

Ошибочно пробитую за день сумму указывают в графе 15 журнала кассира-операциониста. На эту сумму уменьшается выручка из операционной кассы за этот день.

Если покупатель вернул товар, деньги выдают из главной кассы. При этом он должен написать заявление о том, что он просит взять обратно товар и вернуть ему деньги.

Кассир-операционист должен составить акт на возврат чека (форма № КМ-3). Деньги покупателю выдаются по расходному кассовому ордеру.

Ошибочно пробитую за день сумму нужно указать в графе 15 журнала кассира-операциониста. На эту сумму уменьшают выручку из кассы за текущий день. Если же чек на возврат товара принесут в другой день, то в журнале кассира-операциониста это уже не отражают.

Если касса не работает, нужно ее выключить и, вызвав администратора, оформить окончание смены. В журнале кассира-операциониста нужно указать время и причину завершения работы.

Перед тем как отдать ККМ в ремонт, нужно зафиксировать показания секционных и контрольных счетчиков в акте по форме № КМ-2. Когда механик вернет ККМ из ремонта, он восстановит эти данные в памяти машины.

Конец смены

В конце дня желательно сначала напечатать X-отчет. По нему предварительно проверяют соответствие наличных денег в кассе пробитым суммам. На ошибочные чеки составляют акт возврата (форма № КМ-3).

В конце рабочего дня кассир-операционист снимает Z-отчет. Эта операция фиксирует в памяти машины накопленный итог пробитых сумм и закрывает фискальную смену (обнуляет счетчик дневной выручки).

В один день можно снимать несколько Z-отчетов. Например, по Z-отчету кассир может в течение дня сдавать накопившуюся выручку в главную кассу. Показания суммирующего счетчика и сумму дневной выручки нужно записать в журнал кассира-операциониста. Количество строк в журнале должно быть равно количеству снятых Z-отчетов.

По данным журнала нужно составить справку кассира-операциониста (форма № КМ-6). В нее переносятся данные о показаниях суммирующего счетчика на начало и конец дня и сумма выручки. В графе 8 указывают суммы, на которые составлены акты возврата (по форме № КМ-3). Итоговая выручка рассчитывается за вычетом этих сумм.

Снятые Z-отчеты нужно хранить в течение пяти лет. Вместе с нулевыми чеками лучше подклеивать их в одно место, например в специальную тетрадь. Если вы будете снимать ККМ с учета, налоговая инспекция может потребовать их на проверку.

Любая работа на месте кассира начинается с заправки кассового аппарата. Для этого в него вставляется лента, на которую наносится специальная маркировка с содержанием номера аппарата и его типа. Также на ленте содержится дата работы, точное время включения. В начале наносится показания счетчика на момент заступления кассира. Перед первой операцией все статистические данные заверяются операционистом или руководителем смены.

Следующий этап заключается в проверке даты ККТ. Большинство электронных кассовых аппаратов производят автоматическую установку и сверку даты. Но отдельные механические модели требуют ручной проверки. В среднем дата должна быть не ранее, чем был проведен последний Z отчет. В противном случае будет невозможным начать текущую работу.

Все нормы и требования по установке и контролю времени и даты содержатся в Постановлении Российской Федерации, которое вышло в январе 1992 года. Если на кассовом аппарате будет отмечено отклонение времени на 5 минут или более, то при налоговой проверке работники подвергаются штрафу за неприменение ККТ.

Открытие смены на кассовом аппарате

При открытии смены проводится проверка кассовой машины на работоспособность. Для этого печатается пробный чек. При необходимости может быть произведена печать нескольких чеков, на которых значится нулевая сумма. Основная задача нулевого чека – проверить четкость печати, качество обозначения реквизитов, дат, контрольных цифр. До начала пробивки реальных цифр в работу ККТ, дату и время можно внести коррективы. Пробные чеки сохраняются до окончания смены операциониста или завершения работы отдела. Они прикладываются к отчету с кассовой машины.

После этого производится печать X-отчета. Он носит промежуточный характер. Во время его печати не обнуляется текущая сумма. На X-отчете отпечатываются текущие показатели счетчиков. Они подразделяются по секциям и общим показателям. Основная задача первого отчета – сверка показателей в 9 графе Журнала за предыдущий день с текущими данными. Они же записываются в Журнал операциониста за текущий день в 6 графу. В течение работы операциониста снимается несколько X отчетов. Они предназначены для контроля поступающих средств в кассовый аппарат. Также они распечатываются во время сдачи части выручки. Количество пробитых X-отчетов за день не ограничено. Оно не влияет на статистику работы, но помогает кассиру отследить правильность расчетных операций.

X-отчеты различаются по типу. Их можно снять по секциям, по итогам смены или конечному результату. Они контролируют наличие недосдач или избытка средств на кассе. При распечатке отчета производится сверка значения с текущей наличностью в ящике ККМ.

Простейшие модели производят печать чека только после того, как была пробита стоимость товара и нажата клавиша ввод. Большинство касс имеет ввод стоимости посредством штрих-кода. Также имеется возможность провести промежуточные операции, вычислить сдачу от полученной суммы, внести скидки по специальным картам.

Чек, подтверждающий покупку, передается покупателю в момент взятия наличности. Выдавать чек во время подачи товара считается неправильным. Значительно отличается операции по пробивке чека, когда расчет производится безналичным методом (банковские карты, чеки, талоны).

Авансовая система

При работе предпринимателей допускается авансовая система. В ее случае оплата за товары и услуги поступает на кассу заранее в частичном объеме. Это явление носит название аванса. В налоговой системе настаивают, чтобы для аванса выдавался чек из ККМ. Если была получена часть суммы, а оставшаяся стоимость вносится при поступлении товара, тогда на эту сумму должен быть выбит отдельный чек. Таким образом, вся стоимость товаров и услуг должна проходить через кассу.

Отдельные предприниматели не согласны с такой расстановкой. Они отмечают, что продажа происходит только при передаче товара, следовательно, аванс через кассу не проходит. Но в таком случае ситуация оспаривается в судебном порядке.

Отключение электричества (света) при работе на кассе

Часто возникают ситуации, когда в помещениях отключается электроэнергия. Если аппарат не работает, то предприниматели или кассиры должны остановить работу до момента включения света. Отчетность по форме ОКУД №0700003 не допускается, так как она не оговорена в законе. Согласно письму от 19 апреля 2005 году «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении денежных расчетов с населением» и другим правовым документам, суд выносит осудительное решение, если во время отключения света не был пробит чек. Так известны случаи, когда предприниматель был оштрафован на сумму до 30 тысяч рублей за отсутствие чека, особенно при наличии ККТ, работающих без прямого подключения к сети питания.

Выбивается неправильная сумма на чеке

При работе под нагрузкой возникают ситуации, когда выбивается неправильная сумма на чеке. В таком случае, следует повторно выбить чек на правильную стоимость. Ошибочный чек сохраняется до окончания работы в погашенном виде. При закрытии смены и сдаче дневного отчета они прилагаются и оформляются в один документ. Он носит название Акт о возврате денежных сумм покупателям по неиспользованным кассовым чекам. В акте указываются модель, тип, класс, номер ее производителя, регистрационный номер кассы. Графа Прикладная программа содержит сведения о программе, которая применяется для учета товаров и ведения бухгалтерии у предпринимателя. Если программа не установлена, то в графе указывается прочерк. Строка кассир должна содержат сведения о табельном номере операциониста, который сдает отчетность и неправильно пробил кассовый чек. Также в акте содержится информация о номере чека, сумме, которая была на нем пробита. Сам чек наклеивается на лист и прикрепляется к акту.

Сам акт заверяется кассиром и предпринимателем. Если руководитель предприятия сам находится за кассовым аппаратом, тогда он подписывает и утверждает акт самостоятельно.

Возврат товара через кассу

Аналогично оформляются документы в случае возврата товара при обнаружении дефектов. В законе «О защите прав потребителей» от 7 февраля 1992 года указано, что покупатель имеет право отказаться от товара и потребовать возврата денежных средств за приобретенный товар, в случае обнаружения у него существенных недостатков и дефектов. Возврат осуществляет в гарантийный срок, который составляет не более 2-х лет. Возврат товара может быть осуществлен без кассового чека или других документов, подтверждающих покупку. Согласно 5 пункту 18 статьи магазин не имеет права отказать покупателю, но может потребовать написания личного заявления с указанием паспортных данных и причин возврата. Кроме того, покупатель должен будет доказать факт покупки именно в этом отделении магазина.

Возврату также подлежат изделия, которые не подошли покупателю по ряду причин: фасон, цвет, размеры или другие причины. В таком случае покупатель может оформить возврат денег, если изделие не было в эксплуатации, не имеет дефектов и на него сохранены документы. При обращении в магазин необходимо предоставить бирки и чек, по которому была совершена покупка. Также указывается причина, по которой произошел отказ. В качестве документов могут выступать: гарантийный талон, кассовый или товарный чек, контрольная лента, которую можно запросить у предпринимателя. В среднем она должна сохраняться в течение пяти лет.

При возврате покупки в день приобретения можно предъявить кассовый чек. В таком случае кассир или операционист, который оформляет возврат, ставит на нем подпись. После этого составляется документ о возврате товара. Он носит произвольную форму. После оформления документов и их подписания предпринимателем или менеджером, кассир может выдать покупателю наличные средства. Далее необходимо оформить акт, который отвечает за возврат денежной суммы покупателю. Процедура оформления акта была описана выше. Акт оформляется по всем требованиям, соответствующим форме №КМ-3. Сумма возврата прописывается в 15 графе журнала операциониста. Дневная выручка уменьшается на сумму выданных средств. Соответственно, если чек приносится в день, отличный от оформления возврата, то он не проходит по документам.

Завершение рабочего дня на кассовом аппарате

В завершении рабочей смены печатается X-отчет. Он служит для предварительной сверки состояния ККМ и наличных средств. После этого кассир пробивает Z-отчет. Он служит для обнуления дневной информации в кассовом аппарате. Все данные переносятся из оперативной памяти кассы в фискальную. В результате происходит обнуление дневной выручки, фискальная смена закрывается.

Z-отчет служит не только для отображения текущих сумм, которые прошли через кассу в течение рабочего дня, но и показа количества возвратов. В нем отображаются проведенные скидки, аннулированные покупки и другая информация. В результате дневная выручка в кассовом аппарате должна соответствовать информации, которая показа в контрольной цифре отчета и сумме, которая была сдана предпринимателю. Сдача выручки может производиться несколько раз за рабочую смену. Частота сбора денег зависит от объема совершенных покупок. При сборе средств производится оформление кассового ордера. Он имеет форму №КО-1. При этом кассир оставляет у себя квитанцию, на которой указывается, какая сумма была сдана. В случае если руководитель выполняет функции кассира, то он может обойтись без сдачи средств и оформления ордера.

Все отчеты, которые снимаются с кассового аппарата, имеют порядковые номер. По мере снятия Z-отчетов номер увеличивается на 1. Вся отчеты, не зависимо от их типа сохраняются в течение дня и хранятся в отдельной документации. Они прикрепляются к дневному отчету кассира при завершении смены.

При завершении смены кассир оформляет справку. Она имеет форму № КМ-6 и носит отчетную форму. Данные для справки берутся из финального Z-отчета. Основная задача – указать в ней значение счетчиков кассового аппарата, дневную выручку, осуществленные возвраты. Даты и номер приходных ордеров в случае работы самого предпринимателя не оформляются. В случае если выручка сдается в банк инкассатору, заполняются поля «Сдано в Банк» и номер квитанции.

Если на торговой точке работает несколько аппаратов, то по завершении рабочего дня создается сводный отчет. Он имеет форму №КМ-7. В него заносятся данные полученные со Справок-отчетов всех кассиров. Более подробно о нем можно узнать в постановлении №132.

После того как кассир завершил смену и снял Z-отчет он обязан в журнале произвести записи о значении счетчиков денежных сумм в начале и конце смены. Они отмечаются в 6 и 9 графе. Также в 10 графе он заносит показания дневной выручки. В завершении он оставляет личную подпись под данными. Его информацию заверяет подписью предприниматель или главный менеджер.

Все записи для журнала осуществляются по Z-отчетам. В случае если за день выручка отсутствовала, снимается нулевой отчет. Все поля заполняются соответствующим образом. В первой графе всегда указывается дата, когда был снят Z-отчет. После этого проставляется порядковый номер отчета. Для них предназначены 4 и5 графы. В 11 пункте журнала находится информация о сданных предпринимателю или главному менеджеру наличных средствах. В эту графу заносятся данные о суммах, которые руководитель изымает из кассового аппарата по различным причинам.

Для внесения информации о покупках, которые были осуществлены безналичным расчетом (кредитные и банковские карты) существуют графы 12 и 13. В них заносится общая стоимость всех таких покупок. 15 раздел журнала предназначен для занесения денежных средств, которые были возвращены за товары или пробиты неправильно.

Все данные, которые были внесены в журнал, должны быть заверены подписью кассира-операциониста, который сдает смену и предпринимателя или главного менеджера. Для этого предназначены графы 8, 17 и 7, 16 соответственно. При отсутствии в предприятии отдельного кассира, руководитель может оставить подпись только в графах 7 и 16.

Вся информация, которая подтверждает передачу и получение денежных средств, это журнал кассира, z-отчеты за все рабочие дни, контрольные ленты и другие бумаги, сохраняются на срок, который установлен для хранения первичных документов. Он составляет не менее 5 лет. Вся ответственность за хранение информации ложится на предпринимателя.

В случае снятия ккм с учета налоговая инспекция имеет право затребовать на проверку все документы, подтверждающие прохождение средств через кассовый аппарат.

Екатерина Анненкова, аудитор, аттестованный Минфином РФ, эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению ИА "Клерк.Ру". Фото Б. Мальцева ИА «Клерк.Ру»

Многие предприятия, осуществляющие торговые операции, рано или поздно сталкиваются в своей работе с необходимостью установки и применения кассовых аппаратов.

Если компания собралась впервые заняться реализацией продукции и услуг за наличный расчет, то ей необходимо иметь четкие представления об особенностях регистрации и применении ККТ.

Порядок применения ККТ регламентируется положениями:

1. Закона от 25.04.2003г. №54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт».

1. Постановления Правительства РФ от 23.07.2007г. №470 «Об утверждении Положения* о регистрации и применении контрольно-кассовой техники, используемой организациями и индивидуальными предпринимателями», определяющим:

• требования, предъявляемые к ККТ, используемой организациями и ИП,
• порядок и условия ее регистрации и применения при осуществлении наличных денежных расчетов (расчетов с использованием платежных карт) в случаях продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг на территории РФ.

*Обратите внимание: Положение не распространяется на ККТ, используемую кредитными организациями при совершении кассовых операций, в части норм, устанавливающих порядок и условия ее регистрации в налоговых органах.

ККТ обязаны применять* при осуществлении ими наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в случаях:

• продажи товаров,
• выполнения работ,
• оказания услуг,

большинство организаций и ИП.

*В некоторых случаях, согласно действующему законодательству, компании или ИП могут обойтись без применения ККТ. Так, с 01.01.2013г. вступили в силу отдельные положения Федерального закона от 25.06.2012г. №94-ФЗ «О внесении изменений в части первую и вторую Налогового кодекса Российской Федерации и отдельные законодательные акты Российской Федерации».

Согласно ст.5 закона №94-ФЗ в абз.1 п.2.1 ст.2 закона №54-ФЗ внесены изменения, согласно которым от обязательного применения ККТ освобождаются те ИП, которые применяют патентную систему налогообложения (в части видов деятельности, подпадающих под ПСН).

Перед началом применения расчетов с помощью ККТ, кассовый аппарат необходимо зарегистрировать в ФНС по месту нахождения организации (по месту жительства ИП). Если ККТ регистрируется обособленным подразделением компании, то обратиться нужно в ФНС по месту нахождения такого обособленного подразделения.

Для этого в налоговую инспекцию необходимо представить заявление о регистрации контрольно-кассовой техники. Его форма утверждена Приказом ФНС РФ от 09.04.2008г. №ММ-3-2/152@ «Об утверждении форм заявления о регистрации контрольно-кассовой техники, книги учета контрольно-кассовой техники и карточки регистрации контрольно-кассовой техники».

Согласно п.1 ст.2 и п.1 ст.3 закона №54-ФЗ, организации и ИП могут применять только ту кассовую технику, которая включена в Государственный реестр.

При этом, ФНС в своем Письме от 18.02.2013г. №АС-4-2/2696@, напоминает, что с 01.01.2013г. вступило в силу Постановление Правительства РФ от 17.12.2012г. №1319, которым внесены изменения в Положение* о регистрации и применении ККТ, используемой организациями и ИП, касающиеся отмены средства визуального контроля - знака «Государственный реестр».

Соответственно, с 01.01.2013г., наличие на корпусе ККТ знака «Государственный реестр» - не обязательно и кассовый аппарат в ФНС должны зарегистрировать и без этого знака.

*Утверждено Постановлением Правительства РФ от 23.07.2007г. №470.

В нашей статье мы рассмотрим порядок регистрации ККТ в налоговых органах и поговорим о необходимом комплекте документов для данной процедуры. Так же мы дадим несколько рекомендаций по работе с ККТ, которые будут полезны тем, кто только начинает работать с кассовой техникой.

Кроме того, будут рассмотрены ситуации, в которых можно обойтись без применения ККТ.

Порядок регистрации ККТ в налоговой инспекции

Согласно п.15 Положения о регистрации и применении ККТ, для регистрации кассового аппарата* пользователь представляет в ФНС заявление о регистрации ККТ и его копию.

*За исключением кредитных организаций.

Заявление в ФНС предоставляется:

• по месту нахождения юридического лица или его обособленного подразделения (если ККТ регистрируется для подразделения),
• по месту жительства физического лица,

К заявлению необходимо приложить:

1. паспорт ККТ, подлежащей регистрации,
2. договор о ее технической поддержке, заключенный пользователем и поставщиком (центром технического обслуживания).

ФНС не позднее 5 рабочих дней с даты представления заявления и необходимых документов, регистрирует кассу путем внесения сведений о ней в книгу учета ККТ.

Одновременно с регистрацией ККТ, налоговая выдает пользователю карточку регистрации ККТ , а также возвращает документы, прилагавшиеся к заявлению.

Формы книги учета и карточки регистрации, как и форма заявления, утверждены Приказом ФНС РФ от 09.04.2008 N ММ-3-2/152@.

Согласно п.16 Положения, перерегистрация и снятие ККТ с регистрации, так же осуществляются по заявлению пользователя в течение 5 рабочих дней с даты подачи заявления. Оно предоставляется в ту ФНС, где была зарегистрирована ККТ. К заявлению прилагаются паспорт ККТ и карточка регистрации.

О регистрации, перерегистрации и снятии с регистрации ККТ делается отметка в паспорте ККТ, которая заверяется печатью ФНС.

О снятии с регистрации ККТ также делается отметка в книге учета и карточке регистрации, которая остается в ФНС.

Сотрудник организации или ИП, который будет подавать документы на регистрацию ККТ должен иметь при себе документ, удостоверяющий личность (паспорт) и доверенность от организации на осуществление регистрации ККТ.

Кроме вышеуказанных документов в ФНС обычно просят предъявить:

• Свидетельство о государственной регистрации юридического лица,
• Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе,
• Документ, подтверждающий право собственности/право пользования помещением (договор аренды, свидетельство о праве собственности), в котором планируется установка ККТ,
• Журнал кассира-операциониста по форме №КМ-4,
• Паспорт ЭКЛЗ,
• Паспорт версии ККМ и дополнительный лист к нему,
• Учетный талон ККТ.

Для кассового аппарата, который ранее уже был в эксплуатации, необходимо будет представить копию его регистрационной карточки с отметкой о снятии с учета в ФНС.

В любом случае, прежде чем ехать в ФНС, представляется разумным уточнить, какие именно требования предъявляет конкретно ваша налоговая инспекция к пакету документов, необходимых для регистрации ККТ.

Кроме предоставления пакета документов необходимо предоставить и сам кассовый аппарат для его осмотра представителем ФНС.

Осмотр кассового аппарата осуществляется инспектором и специалистом* центра техобслуживания.

*Он осуществляет техническую поддержка кассового аппарата, нанесение на него знака «Сервисное обслуживание», наклеивание марок-пломб, введение в фискальную память информации при регистрации, а также замену накопителей фискальной памяти.

Когда ККТ разрешается не применять

В соответствии с положениями п.2 и п.3 ст.2 закона №54-ФЗ, организации и ИП в силу специфики своей деятельности либо особенностей своего местонахождения могут производить наличные денежные расчеты и/или расчеты с использованием платежных карт без применения ККТ:

1. При оказании услуг населению при условии выдачи бланков строгой отчетности (такие бланки приравниваются к кассовым чекам), утвержденных Постановлением Правительства РФ от 06.05.2008г. №359 «О порядке осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения ККТ» .

2. Если организация или ИП являются налогоплательщиками ЕНВД в части деятельности, подпадающей под ЕНВД (п.2 ст.346.26 НК РФ), а так же в случае применения ИП патентной системы налогообложения (при осуществлении деятельности, в отношении которой законами субъектов РФ предусмотрено применение патентной системы), при условии выдачи по требованию покупателя документа:

• товарного чека,
• квитанции,
• другого документа,

подтверждающего прием денежных средств и содержащего необходимые реквизиты.

3. При реализации:

• газет и журналов,
• сопутствующих товаров,

в газетно-журнальных киосках при условии, если доля реализации газет и журналов составляет не менее 50% и ассортимент сопутствующих товаров утвержден органом власти РФ.

Учет торговой выручки от продажи газет и журналов и от продажи сопутствующих товаров ведется раздельно.

4. При продаже:

• ценных бумаг;
• лотерейных билетов;
• проездных билетов и талонов для проезда в городском общественном транспорте.

5. При обеспечении питанием учащихся и работников общеобразовательных школ и приравненных к ним учебных заведений во время учебных занятий.

6. При торговле:

• на рынках,
• ярмарках,
• в выставочных комплексах,

на других территориях, отведенных для осуществления торговли, за исключением находящихся в этих местах:

• торговли магазинов,
• павильонов,
• киосков,
• палаток,
• автолавок,
• автомагазинов,
• автофургонов,
• помещений контейнерного типа и других аналогичных мест.

7. При разносной мелкорозничной торговле продовольственными и непродовольственными товарами (за исключением технически сложных товаров и продовольственных товаров, требующих определенных условий хранения и продажи) :

• с ручных тележек,
• корзин,
• лотков (в том числе защищенных от атмосферных осадков каркасами, обтянутыми полиэтиленовой пленкой, парусиной, брезентом).

8. При продаже в пассажирских вагонах поездов чайной продукции в ассортименте, утвержденном федеральным органом исполнительной власти в области железнодорожного транспорта.

9. При торговле в киосках мороженым и безалкогольными напитками в розлив.

10. Торговли из цистерн:

• пивом,
• квасом,
• молоком,
• растительным маслом,
• живой рыбой,
• керосином.

11. При торговле вразвал овощами и бахчевыми культурами.

12. При приеме от населения стеклопосуды и утильсырья, за исключением металлолома.

13. При реализации:

• Предметов религиозного культа и религиозной литературы,
• услуг по проведению религиозных обрядов и церемоний,

религиозными организациями, зарегистрированных в порядке, установленном законодательством РФ.

14. При продаже по номинальной стоимости:

• почтовых марок,
• иных знаков, наносимых на почтовые отправления,

подтверждающих оплату услуг почтовой связи.

15. В случае, если организация (ИП) находятся в отдаленных или труднодоступных местностях (за исключением городов, районных центров, поселков городского типа), указанных в перечне, утвержденном органом власти РФ

16. Аптечные организации и их обособленные подразделения, находящиеся в фельдшерских и фельдшерско-акушерских пунктах, расположенных в сельских поселениях. Они должны иметь лицензию на фармацевтическую деятельность.

Обратите внимание: Вышеуказанные пункты не распространяются :

• на платежных агентов, осуществляющих деятельность по приему платежей физических лиц,
• на кредитные организации и банковских платежных агентов, субагентов, осуществляющих деятельность в соответствии с законодательством о банках и банковской деятельности.

Кроме того, следует помнить, что согласно позиции, изложенной в Письме Минфина от 03.09.2009 №03-01-15/9-441, розничная продажа алкогольной продукции без ККТ строго запрещена .

Начало работы с кассовым аппаратом

При осуществлении работы с кассовым аппаратом можно руководствоваться Типовыми правилами эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением (утв. Минфином РФ 30.08.1993г. №104), которые применяются в части, не противоречащей закону №54-ФЗ.

Согласно п.3.8.2 Типовых правил, кассир (контролер - кассир, продавец, официант и др.) обязан:

• проверить исправность блокирующих устройств, заправить чековую и контрольную ленту, установить дататор на текущую дату, перевести нумератор на нули;
• включить машину в электросеть и получением нулевого чека проверить ее работу от электропривода;
• напечатать два-три чека без обозначения суммы (нулевых) с целью проверки четкости печатания реквизитов на чековой и контрольной лентах и правильность установки дататора и нумератора;
• нулевые чеки приложить в конце дня к кассовому отчету.

В большинстве моделей электронных кассовых аппаратов дата устанавливается автоматически. Если в вашей модели нет этой опции, то дату нужно установить вручную.

Текущая дата не может быть более ранней, чем дата предыдущего Z-отчета, иначе кассовый аппарат не перейдет в режим текущей работы.

После того, как были пробиты пробные нулевые чеки, пробивается промежуточный X-отчет. Этот дневной отчет не обнуляет информацию в оперативной памяти ККТ.

X-отчет это чек, на котором отображается содержание счетчиков (по секциям и по общему итогу) ККТ, при этом, значения счетчиков не изменяются.

Данные, отображающиеся в X-отчете на начало дня должны совпадать с данными записей в графе 9 журнала кассира-операциониста (форма №КМ-4) за предыдущий день. Эти же данные отражаются в графе 6 журнала КМ-4.

X-отчеты могут сниматься для контроля поступления выручки в течение смены или для периодической сдачи наличной выручки.

Пробитые Х-отчеты в течении дня никак не влияют на сумму накопленной выручки по данным кассового аппарата.

Х-отчеты можно снимать по секциям, сменному итогу и главному итогу. Они могут использоваться, в том числе, для определения недостачи или излишка в кассе (данные X-отчета сверяются с суммой фактической выручки, находящейся в денежном ящике ККТ).

Самые простые кассовые аппараты пробивают чек после набора суммы, указания номера секции и нажатия клавиши "ввод". В более сложных аппаратах могут быть предусмотрены функции ввода цены по штрихкоду, подсчета промежуточного итога и суммы сдачи, работу со скидками по акциям и тому подобное.

В случае ошибки кассира, необходимо выбить правильный чек и вручить его покупателю. Неправильный чек погашается и хранится. В конце дня по таким чекам оформляют акт о возврате денежных сумм покупателям по неиспользованным кассовым чекам по форме №КМ-3 .

Акт по форме №КМ-3 оформляется в единственном экземпляре при сдаче и оформлении выручки за день. По строке «Контрольно-кассовая машина» указывается модель (класс, тип, марка) ККТ, на которой был пробит неправильный чек. В табличную часть этой строки вписывают:

Номер производителя (обычно указывается на самом кассовом аппарате, в техническом паспорте),

Регистрационный номер ККТ (можно найти в карточке постановки ККТ на учет, которую выдает ФНС).

В строке «Прикладная программа» указывается название бухгалтерской программы, с помощью которой организован оперативный учет. Если программа не используется, то в этой строке ставится прочерк.

В графе «Кассир» проставляется табельный номер кассира-операциониста, неправильно пробившего чек. В табличной части акта отражаются номера и суммы каждого чека. Чеки наклеиваются на лист бумаги или прикрепляют к акту (в связи с тем, что чеки подвержены сильному выцветанию, лучше сразу сделать с них ксерокопию).

Акт подписывается кассиром-операционистом и утверждается руководителем.

Данный акт составляется и в том случае, если покупатель отказался от приобретенного товара или услуги и ему вернули деньги.

В конце дня (при закрытии или по прибытии инкассатора) кассир должен:

Подготовить денежную выручку и другие платежные документы;

Составить кассовый отчет и сдать выручку вместе с кассовым отчетом по приходному ордеру в «основную кассу» (или непосредственно инкассатору банка).

Кроме того необходимо снять показания секционных и контрольных счетчиков (регистров), получить распечатку или вынуть из кассовой машины использованную в течение дня контрольную ленту.

По данным счетчиков (регистров) на начало и на конец определяется сумма выручки. Сумма выручки должна соответствовать показаниям денежных суммирующих счетчиков и контрольной ленте и должна совпадать с суммой, сданной в основную кассу (инкассаторам).

В конце дня можно сначала распечатать X-отчет. По нему можно проверить соответствие наличных денег в кассе пробитым суммам. Затем снимается Z-отчет. Этот отчет обнуляет информацию в оперативной памяти и заносит ее в фискальную память. Данная операция фиксирует в памяти ККТ накопленный итог пробитых сумм и закрывает фискальную смену (обнуляет счетчик дневной выручки).

В Z-отчете отражаются не только данные контрольных регистров на начало и конец рабочего дня и сумма дневной выручки, но и общая сумма денег и чеков, возвращенных покупателям, сумма скидок и аннулированных чеков.

Сумма выручки должна совпадать с информацией на контрольной ленте.

Каждый отчет имеет свой порядковый номер. Все отчеты, полученные на ККТ, необходимо аккуратно собирать и хранить (при возможности - делать ксерокопии).

На основании Z-отчета кассир-операционист ежедневно составляет справку-отчет по форме №КМ-6.

Данная справка применяется для составления отчета кассира - операциониста о показаниях счетчиков ККМ и выручке за рабочий день (смену).

Отчет составляет в одном экземпляре ежедневно кассир - операционист, подписывает его и вместе с выручкой сдает его по ПКО старшему (главному) кассиру или руководителю организации.

В небольших организациях с одной - двумя кассами кассир - операционист сдает деньги непосредственно инкассатору банка. Сдача денег в банк отражается в отчете. Выручка за рабочий день (смену) определяется по показаниям суммирующих денежных счетчиков на начало и конец рабочего дня (смены) за вычетом суммы денег, возвращенных покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам, и подтверждается соответствующими подписями заведующих отделами.

В приеме и оприходовании денег по кассе в отчете подписываются старший кассир и руководитель организации. Отчет служит основанием для составления сводного отчета «Сведения о показаниях счетчиков контрольно - кассовых машин и выручке организации» (форма №КМ-7).

После того, как был снят Z-отчет, определена и проверена фактическая сумма выручки делаются записи в журнале кассира-операциониста (форма №КМ-4).

Все записи в журнале ведутся кассиром - операционистом ежедневно в хронологическом порядке чернилами или шариковой ручкой без помарок. Если в журнал вносятся исправления, то они должны оговариваться и заверяться подписями кассира - операциониста, руководителя и главного (старшего) бухгалтера организации.

При совпадении показаний заносят их в журнал за текущий день (смену) на начало работы, и эти данные заверяются подписями кассира и дежурного администратора (графы 7, 8).

В графу 15 журнала записываются суммы, выписанные по возвращенным покупателями (клиентами) чекам, на основании данных Акта о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам (форма №КМ-3), а также количество напечатанных за рабочий день (смену) нулевых чеков.

В конце рабочего дня (смены) кассир составляет кассовый отчет и вместе с ним сдает выручку по приходному кассовому ордеру старшему кассиру.

При расхождении результатов сумм на контрольной ленте с выручкой выясняется причина расхождения, а выявленные недостачи или излишки заносятся в соответствующие графы Журнала кассира - операциониста.

Кассовые операции

В соответствии п.1.6 Положения Центробанка №373-П, кассовые операции ведутся кассовым или иным работником (далее - кассир), с установлением ему соответствующих должностных прав и обязанностей, с которыми кассир должен ознакомиться под роспись.

При наличии в организации (ИП) нескольких кассиров, один из них выполняет функции старшего кассира.

Кассовые операции могут проводиться руководителем.

Обратите внимание: Платежный агент, банковский платежный агент (субагент) помимо собственной кассовой книги, ведет отдельную кассовую книгу для учета наличных денег, принятых им в рамках агентской деятельности.

В соответствии с п.2.1 Положения №373-П, кассовые документы организации (ИП) оформляются:

• главным бухгалтером;
• бухгалтером или другим работником (в том числе кассиром), назначенным приказом руководителя организации (ИП).
• руководителем (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера).

В кассовых документах указывается основание для их оформления и перечисляются прилагаемые подтверждающие документы:

• расчетно-платежные ведомости по форме №Т-49,
• платежные ведомости по форме №Т-53,
• заявления,
• счета,
• другие документы.

Обратите внимание: Внесение исправлений в кассовые документы не допускается .

Кассовые операции, проводимые организацией (ИП) оформляются первичными документам по формам и в порядке, утвержденным Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998г. №88.

Согласно Информации Минфина России №ПЗ-10/2012 «О вступлении в силу с 1 января 2013г. Федерального закона от 6 декабря 2011 г. №402-ФЗ "О бухгалтерском учете»:

«С 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению.

Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы

NEW! Для трудоустройства на высокооплачиваемую работу. Регистрация на подготовку к тестированию (очно, дистанционно, в записи).