Договорные отношения давно и прочно закрепились в нашей жизни, договора встречаются везде и повсеместно, практически ничто уже не обходится без заключения какого-либо договора. Предоставление услуг, выполнение работ, поставка материальных ценностей, аренда имущества, купля-продажа и многое другое - все это договоры. Договоры, как правило, составляются юристами и учитывают все нюансы той или иной деятельности. Кураторы же имеют дело с типовыми формами договоров и производят с ними однотипные, повторяющиеся действия, которые можно и нужно автоматизировать.

Итак, менеджеры или кураторы договоров, используя текстовый редактор, (например Microsoft Word) вносят изменения в типовые формы, шаблоны, корректируя определенные поля, такие как номер и дата договора, наименование контрагента, стоимость договора, паспортные данные, банковские реквизиты. При этом пересчитываются различные суммы, такие например как НДС, кстати суммы в договорах зачастую дублируются прописью. Для составления преамбулы договора, такие параметры как имена, фамилии и должности склоняются в различные падежи. Все это требует повышенного внимания и приводит к зрительным нагрузкам. Чем объемнее договор, чем больше в нем различных форм и приложений, тем сильнее желание автоматизировать его заполнение.

Надстройка для автоматизированного заполнения договоров в Word

Автоматическое заполнение договоров можно реализовать различными способами, но подробнее остановиться хотелось бы на наиболее удобном и доступном. И как ни странно такой способ заложен в самом текстовом редакторе Microsoft Word. Встроенный в редактор язык программирования Visual Basic for Application позволяет успешно автоматизировать рутинные задачи, к которым несомненно можно отнести и заполнение договоров. Видов договоров множество: договор подряда, договор поставки, договор аренды, договор купли-продажи, договор комиссии, кредитный договор и многое другое, но все они имеют приблизительно одинаковые поля для заполнения. Если эти поля разметить специальным образом в шаблоне договора, а необходимую информацию запросить у пользователя через диалоговое окно, то впоследствии можно программно заменить эти поля на необходимую информацию.

При этом часть рутинной работы пользователю выполнять все-таки придется при внесении данных в специальную форму - диалоговое окно, но лишь часть, все остальное будет делать уже машина. Запуск надстройки, вызов диалогового окна осуществляется нажатием кнопки, выведенной в меню, либо на ленту, в зависимости от приложения.

Использовать систему для ускоренного заполнения полей договора проще, чем кажется на первый взгляд. Для начала нужно определиться с теми параметрами, которые будут запрашиваться у пользователя надстройки и выбрать наиболее подходящую конфигурацию надстройки. Далее необходимо скачать и установить надстройку для Word по заполнению договоров. Предварительно разметить свой шаблон договора метками, описанными в документации к надстройке. Открыть шаблон договора и вызвать диалоговое окно надстройки. Затем заполнить поля диалогового окна (вручную заполняется только часть полей, другая часть формируется автоматически, например суммы, написанные прописью и даты) и запустить программу нажатием кнопки "OK".

Автоматическое заполнение договора между двумя юридическими лицами

В случае заключения договора между юридическими лицами изменяемыми (запрашиваемыми у пользователя в диалоговом окне) являются: наименования организаций, фамилии их представителей, адреса и банковские реквизиты. Различаться также могут суммы, валюты и налоговые ставки. Все эти параметры договора вынесены для заполнения на специальную форму - диалоговое окно.

В надстройке реализован выбор валюты (по умолчанию установлены рубли), преобразование даты, автоматический подсчет НДС с округлением до двух знаков после запятой (при наличии этого налога), автоматическое написание суммы договора и налога прописью, автоматическое распознавание пола подписанта по имени и отчеству с последующим склонением в родительный падеж (для преамбулы) должности, фамилии, имени и отчества. Если в данных подписантов вместо полных имен используются инициалы, то программе будет необходима подсказка пола подписанта при помощи опции М/Ж. После автоматического заполнения полей сформированный договор сохраняется под уникальным именем в папку, в которой хранится шаблон.

На практике чаще используется упрощенная модель надстройки, когда "свои" реквизиты указываются в тексте договора и изменениям не подлежат, а в диалоговом окне запрашиваются только данные контрагента.

видео по работе с надстройкой

Автоматическое заполнение договора между юридическим и физическим лицом

Договоры между юридическими и физическими лицами отличаются наличием паспортных данных одной из сторон. Отсюда и несколько другой набор полей в диалоговом окне, где кроме паспортных данных присутствуют адреса и телефоны. В остальном все механизмы аналогичны описанным в предыдущем пункте.

Возможности надстроек для заполнения договоров

Надстройки позволяют осуществлять:

1) выбор валюты;

3) автоматический подсчет НДС с округлением до двух знаков после запятой (при наличии этого налога);

4) автоматическое написание суммы договора и налога прописью;

5) автоматическое распознавание пола подписанта по имени и отчеству с последующим склонением в родительный падеж должности, фамилии, имени и отчества (для преамбулы);

*Если в данных подписантов вместо полных имен используются инициалы, то программе будет необходима подсказка пола подписанта при помощи опции М/Ж.

6) автоматическое формирование инициалов подписантов;

7) автоматическое сохранение сформированного договора под уникальным именем в папку, в которой хранится шаблон;

8) импорт данных из диалогового окна в файл Excel;

9) экспорт данных из файла Excel в диалоговое окно.

Аналогичным образом можно настроить заполнение любых шаблонов документов для юристов, нотариусов, бухгалтеров, финансистов, сметчиков, риелторов и многих других.

Универсальная надстройка для Word по заполнению любых документов Word данными из Excel

Договоры, соглашения, доверенности, заказы, заявки, акты, квитанции и многое другое можно автоматически заполнять данными из Excel при помощи универсальной надстройки. Количество изменяемых полей в документе не привязано к полям диалогового окна поэтому пользователь сам определяет их количество и названия для кодов, используемых в шаблонах документов. Для заполнения активного документа Word достаточно указать файл Excel с исходными данными. Помимо этого предусмотрено массовое заполнение документов Word.

К онструктор договоров, соглашений, контрактов и прочих документов.

П рограмма для быстрого формирования договоров, соглашений, контрактов и прочих документов на основании шаблонов и карточек контрагентов. Возможность добавления в программу любых необходимых бланков-шаблонов для получения готовых документов заранее определенных образцов. В программе могут использоваться абсолютно любые формы документов: установленные законодательством, свободные варианты из Интернета или составленные самостоятельно. Программа работает с бланками в формате документа Microsoft Word. Поэтому их легко создавать, редактировать и добавлять в программу.

Скачать демо-версию ПО «Мастер Контрактов» (Размер: 1,3 Мб)

Каковы особенности программы формирования договоров?

Легко добавлять бланки-шаблоны;
- Быстрое формирование документов;
- Ведение базы клиентов;
- Возможность работы от лица нескольких организаций;
- Готовые документы могут содержать печать и подпись.

Преимущества покупки конструктора договоров

Широкая область применения: абсолютно любые контракты, соглашения, договоры и прочие документы.
- Удобный интерфейс, интуитивно понятный пользователю с любым уровнем владения компьютером.
- Возможность одновременной многопользовательской работы сотрудников.
- Отсутствие специальных требований к системным ресурсам и аппаратной части компьютеров. Минимальные системные требования рабочего места – MS Windows (любая версия), 128 Мб оперативной памяти, 10 Мб дискового пространства.
- Оперативная техническая поддержка по электронной почте.
- Бесплатные обновления программы через Интернет.

Демо-версия позволяет оценить возможности программы!

Д емонстрационная версия ПО «Мастер Контрактов » доступна для свободного скачивания и ознакомления, но имеет функциональное ограничение:
- не более 5-ти контрактов;
- не более 5-ти клиентов;
- невозможно использовать собственные шаблоны (для формирования документов доступны только те шаблоны, которые идут в комплекте для демонстрации возможностей программы). Для ознакомления с программным продуктом «Мастер Контрактов » скачайте дистрибутив демо-версии и установите его на своем компьютере.

СКАЧАТЬ

КАК КУПИТЬ программу?

П окупка лицензии обеспечивает перевод тестовой демо-версии продукта в профессиональный зарегистрированный продукт без функциональных ограничений. При покупке программы предоставляется неисключительная непередаваемая лицензия на полнофункциональное использование программного продукта «Мастер Контрактов » при соблюдении положений лицензионного соглашения.

Порядок приобретения лицензии

1. Отправка запроса на приобретение при помощи формы покупки.
2. Согласование условий приобретения и способа оплаты.
3. Оплата стоимости лицензии.
4. Получение полнофункционального программного продукта.

Стоимость программы для формирования договоров

Стоимость полнофункциональной версии программного продукта «Мастер Контрактов » составляет:
2500 руб.

Как установить

«Конструктор договоров» устанавливается не сложнее, чем любая другая программа для Microsoft Windows.

Системные требования:
Процессор с тактовой частотой - от 1,2 ГГц.
Оперативная память - от 1 ГБ.
Операционная система - Windows XP SP3/Vista/7/8/10 и выше.

Зачем устанавливать?

36 ВИДОВ ДОГОВОРОВ

Создавайте договор для любых целей. Cписок доступных договоров постоянно расширяется.

СОТНИ ВАРИАНТОВ УСЛОВИЙ

Создайте договор под вашу конкрентную ситуацию, включая в него различные условия и их комбинации.

ИЗМЕНЕНИЯ ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВА ПОД КОНТРОЛЕМ

Получайте уведомления об изменениях законодательства по всем договорам, созданным в «Конструкторе договоров».

Отслеживайте предупреждения о рисках и противоречях между выбранными условиями в процессе создания договора.

ПРОВЕРКА ГОТОВОГО ДОГОВОРА

Проверяйте любой готовый договор, смоделировав его условия в «Конструкторе договоров».

РЕГУЛЯРНОЕ ОБНОВЛЕНИЕ

Используйте только актуальные договоры и условия с учетом последних изменений законодательства.

ПРАКТИЧЕСКИЙ ПРИМЕР

Как сделать договор поставки в Конструкторе

Нужно составить договор поставки между двумя ООО с оплатой двумя частями:авансом и доплатой после поставки.
Кроме того, покупатель должен быть освобожден от уплаты законных процентов, предусмотренных ст. 317.1 ГК РФ.

Шаг 1.

В Конструкторе, во вкладке «Договоры» выберите нужный вид договора, в нашем случае это «Договор поставки».

В правой части экрана будет показан текст выбранного договора. Для начала работы с ним нажмите кнопку

Шаг 2.

Выберите нужные условия.

В разделе "Преамбула договора" выберите, что покупателем и поставщиком выступают ООО.

В разделе "Порядок оплаты" установите смешанную форму оплаты.

Найдите в этом же разделе вопрос "Должен ли покупатель уплатить законные проценты за пользование суммой отсрочки оплаты?". По умолчанию установлен ответ "Да" и отображается два предупреждения.

Из первого предупреждения (на желтом фоне) можно узнать, что в текущей ситуации покупатель должен уплачивать поставщику проценты в силу закона.

Второе предупреждение (на синем фоне) рассказывает об учете законных процентов в целях исчисления налога на прибыль. С более подробной информацией можно ознакомиться в аналитических материалах КонсультантПлюс.

Чтобы освободить покупателя от уплаты законных процентов, нужно ответить "нет" на соответствующий вопрос при выборе условий.

Шаг 3.

Отметьте другие условия договора из предлагаемых вариантов, готовый шаблон документа сохраните в Конструкторе или перенесите в Word.

Для первого использования программы, ознакомьтесь с инструкцией ниже. Инструкция может не содержать описание новых функций.

Вам или Вашим сотрудникам необходимо часто заполнять однотипные документы. Это могут быть договора, приказы, внутренние формы документов. В таких документах в основном содержится одна и та же информация (реквизиты организации, данные о сотруднике, и т.д.). Например, для продажи товара новой организации, Вам надо заполнить три разных документа (Анкета организации, Договор купли-продажи, Акт передачи товара), все эти документы для каждого клиента одинаковые, меняется только данные самого клиента. Так же, во всех трех документах содержится одна и та же информация, но в разных местах документа, и надо копировать и вставлять кусочки нужной информации из одного места в другое. Мы столкнулись с подобной проблемой, посоветовались с партнерами, и оказалось, что для них эта проблема тоже актуальна. Решили разработать программу, которая сможет взять шаблоны документов(обычный документ в формате MS Word, где меняющиеся данные заменены полями для вставки - слово в квадратных скобках - , ) и заменить эти поля сразу во всех документах на нужные данные. Так как у нас данные о клиентах повторялись, то что бы не вносить заново эти данные каждый рах, решили, что они все будут храниться в файле в формате MS Excel и для формирования документов, будет просто выбираться нужная строка из этого файла. Это позволило заполнять значительно сократить время на подготовку документов. Во-первых, не надо следить за форматированием текста, текст в вноситься любым шрифтом, любого размера или цвета (что актуально когда копируешь данные или из электронного письма или с сайта компании клиента, где данные имеют разное форматирование) Во-вторых, данные надо скопировать или ввести один раз для всех документов - даже фамилию директора, или название компании клиента, нет необходимости вносить несколько (даже если эти данные встречаются в одном договоре в нескольких местах) В-третьих, информация сохраняется, а значит можно сформировать документы заново в любой момент, или использовать эти данные для дальнейшей обработки - аналитика\ статистика и т.д. в программе MS Excel или загрузить в другое ПО для обработки. Так же, добавлены настройки для более удобной работы, которые позволят упростить Вашу работу с программой (подробнее в описании новых возможностей)

Установка, настройка и работа с программой

Для работы программы "ШаблонББ2", необходимо:

1. распаковать архив, например, на диск C:\
в папке программы есть две папки:
1. shablon - здесь должны храниться шаблоны документов в формате MS Word (*.doc, *.docx)
2. docum - здесь будут сохраняться сформированные, заполненные документы. Имена файлов будут соответствовать именам шаблонов документов
2. сформировать шаблоны Ваших документов. Это делается в программе MS Word. Пример небольшого щаблона, Вы можете посмотреть в папке Shablon. Данные, которые необходимо вставлять в шаблон ограничиваются "квадратными скобками", например , и будем называть их "шаблонные поля".
3. заполнить файл замен (replace.xls). Там есть тестовые данные для тестового шаблона. Вам необходимо удалить все из этого файла и заполнить сначала первую строку. Она заполняется "шаблонными полями" из файла шаблона. Например в шаблоне есть и оно встречается там 6 раз, в таком случае в файл замен(replace.xls) надо добавить колонку FIO (без "квадратных скобок"). После заполнения файла всеми "шаблонными полями", вы получите файл с заполненной верхней строкой всеми "шаблонными полями".
4. внести данные для замены в файл замен. Если Вам могут понадобиться предыдущие данные, то данные для новых документов заполняются в следующей строке. Например мы получим такую таблицу:
5. Теперь можно запускать программу (ShablonBB.exe)
6. Окно программы разделено на две части: список шаблонов и данные для замены.
7. Нажимаем кнопку "Загрузить шаблоны". Появиться список найденных шаблонов
8. Нажимаем кнопку "Загрузить данные". Появляются данные для замены из файла замен.
9. Выбираем нужные шаблоны (по-умолчанию, выбраны все шаблоны) и нажимаем левой кнопкой на нужной строке из списка данных для замены.
10. Нажимаем кнопку "Сформировать"
11. По окончанию работы программы, в папке Docum будут лежать готовые документы.

ВАЖНО! Не забывайте копировать готовые документы из папки docum, так как последующее формирование документов перезапишет текущие (Или используйте новую возможность программы, которая складывает документы в отдельную папку).

В новой версии появились следующие возможности и изменения:

1. Изменен внешний вид программы (31.05.2019)
2. Замена в колонтитулах вынесена в настройку - если выключена - колонтитулы не меняются. Отключение настройки - увеличивает работу программы в несколько раз (31.05.2019)
3. Добавлена возможность выбора файла замен replace.xls, а так же поддержка файлов.xlsx (31.05.2019)
4. Добавлена возможность выбора каталога шаблонов на любом диске или по локальной сети (31.05.2019)
5. Добавлен индикатор выполнения (30.05.2019)
6. Изменен порядок формирования имени файла (30.05.2019) - теперь имя файла формируется как "ИмяФайлаШаблона-ЗначениеВыбранногоПоля"
7. Добавлена возможность сохранять готовые документ в PDF формат(29.05.2019г) - на основном окне настройка разовая, для сохранения настройки по-умолчанию необходимо зайти в настройки программы
8. Изменено формирование имени файла - вместо знака "_" добавляется "-"(29.05.2019г)
9. Исправлена работа с возможность ВЗЯТЬ ПОЛЯ из колонтитулов(29.05.2019г)
10. Исправлена работа с колонтитулами (05.12.2018г)
11. Возможность выбрать папку с шаблонами (05.12.2018г)
12. Добавлена возможность "взять" из файла шаблона все поля для замены(которые находятся между знаков . ВКЛЮЧАЯ колонтитулы) (31.10.2018г)
13. Изменен внешний вид программы (26.10.2018г)
14. Добавлена возможность "взять" из файла шаблона все поля для замены(которые находятся между знаков . Кроме колонтитулов - в разработке) (26.10.2018г)
15. Добавлена возможность сразу добавить в таблицу "взятое" поле для замены (26.10.2018г)
16. Возможность сформировать выбранные документы сразу по всем данным в таблице (26.10.2018г)
17. Замена данных в колонтитулах!!! (20.05.2018г)
18. Немного изменен внешний вид программы
19. Добавлена возможность поиска данных в таблице для замен. Используется для поиска нужной строки для замены в большом массиве данных
20. Добавлена возможность формировать имя папки для документов по выбранному столбцу
21. Изменено отображение шаблонов (ранее отображался полный пусть к файлу шаблона, за счет чего, не всегда было видно имя самого шаблона) на отображение только имен файлов шаблонов.
22. Возможность выбрать необходимые шаблоны для формирования документов (один или несколько, при помощи клавиш SHIFT и CTRL)
23. Редактирование данных для замены прямо в окне программы (для этого добавлены кнопки - Добавить строки, добавить столбцы, удалить строки, удалить столбец и сохранить данные) без необходимости редактирования файла replace.xls
24. Возможность передвигать колонки, менять их между собой местами(для удобства просмотра или заполнения)
25. Возможность менять ширину колонок мышью (аналогично программе MS Excel)
26. Возможность сохранять документы в отдельные папки с использованием одной из колонок как шаблон. Например, в списке замен есть колонка с номеров договора, её можно выбрать в списке для формирования папки для документов, и формировать документы по очереди на всех клиентов(поставщиков), в итоге, в папке "DOCUM" (где раньше создавались документы, и необходимо было их копировать, прежде чем сформировать новые) создается папка с номеров договора (например, 210244) и в неё уже сохраняются сформированные документы. Аналогично можно использовать колонку с ФИО (если они не повторяются), названием юр. лица, или ИНН.
27. Возможность занесения справочных данных (личные поля) - например документы формируют несколько разных менеджеров. В договор необходимо вставлять информацию, в зависимости от менеджера, который формирует документы. В таком случае надо было в файле replace.xls для каждой строчки с клиентов вводить одни и те же данные менеджера, как например, ФИО, должность, отдел, телефон и т.д. Теперь эти данные можно внести один раз в отдельном окне, и они будут использоваться далее для всех клиентов и шаблонов документов
28. Возможность создания справки по программе. Так как собственная справка у программы отсутствует(краткое описание только на сайте), добавлена возможность сделать собственную справку для программы. Для этого отредактируйте файл help.txt и он будет использоваться в программе

Если для Ваших задач программа не совсем подходит, то Вы можете отправить письмо на адрес site torg-kkm ru с Вашими пожеланиями по доработке программы. После рассмотрения, возможно, будет сделана доработка программы.

Конструктор договоров — это инструмент:

• для создания проектов договоров;
• для проверки договоров контрагента.

Он поможет составить договор для конкретной ситуации, с юридически корректными формулировками и с учетом действующего законодательства. При изменениях законодательства сервис предупредит об этом и предложит обновить ранее сохраненный шаблон договора.

Как работает онлайн-сервис

Работать с Конструктором просто:

• выбираете вид договора;
• отмечаете нужные условия (из предлагаемых вариантов);
• получаете проект договора с нужными условиями.

Шаблон договора можно перенести в Word.

Смотреть пример работы с "Конструктором договоров"

41 договор

Конструктор содержит 41 договор:

• поставки;
• подряда;
• возмездного оказания услуг;
• аренды нежилого помещения;
• трудовой

и другие.

В нем приводится информация о каждом договоре (предмет договора, существенные условия, отличия от других договоров). Это поможет выбрать нужный договор и узнать о его особенностях.

Сотни вариантов каждого договора

По каждому договору есть возможность выбора условий. Это позволяет создать сотни вариантов одного и того же договора за счет включения в документ различных условий и их комбинаций. В итоге можно составить договор с учетом конкретной ситуации.

В ходе составления договора появляются предупреждения о рисках, отслеживается отсутствие противоречий между выбранными условиями.

Все предупреждения в "Конструкторе договоров" содержат ссылки на законодательство, судебную практику и Путеводители КонсультантПлюс. Это поможет проанализировать условия и выбрать подходящие именно вам варианты. В Путеводителях также можно найти рекомендации по заключению договоров и снижению рисков.

Проверка договоров контрагента

Для экспертизы договора достаточно смоделировать его условия в Конструкторе, чтобы проверить риски.

Изменения законодательства под контролем

Если законодательство по договору изменится, появится предупреждение об этом. А сервис предложит обновить ранее сохраненный договор.

• "Конструктор учетной политики" — для создания и проверки учетной политики