Реквизиты документа бывают следующих видов. Реквизиты ооо

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РФ

УФИМСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ИНСТИТУТ СЕРВИСА

Кафедра Финансы и БД

Контрольная работа

По дисциплине: «Основы документального обеспечения управления»

«Реквизиты документа, их значение и оформление»

Выполнила:

студентка группы ФЗ-11

Сальникова А.В.

Делопроизводство сегодня определяется стандартом как отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами", т.е. весь процесс от момента создания документа и до его уничтожения или передачи на хранение в архив.

Появляется термин первоначально в устной речи (предположитель­но в XVII в.) и означает сам процесс решения (производства) дела - "дело производить" (решать вопрос). Так как в ходе решения любого вопроса возникали документы, чтобы закрепить достигнутую договорён­ность, принятое решение (ибо устное слово кратковременно, может быть забыто, искажено при передаче или не так понято), уже в XVI в. употреб­ляется слово дело как "собрание документов, относящихся к какому либо делу, вопросу". Впервые в этом понятии слово "дело" зафиксиро­вано в документах в 1584 г.

Документ возник прежде всего чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу. Латинское documentum - доказатель­ство, свидетельство.

Каждый документ состоит из элементов, которые называются реквизитами. Различные документы имеют разный набор реквизитов. Совокупность реквизитов, определенным образом расположенных в документе, составляет формуляр этого документа. Формуляры, характерные для определенного вида документов называются типовыми. Графические модели или схемы построения документов имеют название "формуляробразец".

В состав реквизитов организационно-распорядительной документации согласно ГОСТ Р6.30-97 включены следующие:

01- государственный герб РФ;

02- герб субъекта РФ;

03- эмблема организации или товарный знак;

04- код организации;

05- код формы документа;

06- наименование организации;

07- справочные данные об организации;

08- наименование вида документа;

09- дата документа;

10- распространенный номер документа;

12- место составления или издания документа;

13- гриф ограничения доступа к документу;

14- адресат;

15- гриф утверждения документа;

16- резолюция;

17- заголовок к тексту;

18- отметка о контроле;

19- текст документа;

20- отметка о наличии приложения;

21- подпись;

22- гриф согласия документа;

23- виды согласования документа;

24- печать;

25- отметка о заверении копии;

26- отметка об исполнители;

27- отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

28- отметка о поступлении документа в организацию;

29- отметка для автоматического поиска документа.

Для изготовления бланков документов используют следующие реквизиты: 01,02,03,04,05,06,07,08, а также отметки для расположения реквизитов 09,10,11,12,14,17,18,19.

При оформлении документов следует использовать следующие реквизиты: 09,10,11,13,14,15,16,17,18,19,20,21,22,23,24,25,26,27,28,29.

I группа

«Реквизиты названия документов»

В нее входят реквизиты: № 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 15.

Реквизит № 1 «Государственный герб»

Написание – ставится в виде гербовой печати на бланках документов органов государственной власти, других государственных органов, министерств, ведомостей, а также предприятий, организаций в предусмотренных законодательством случаях. Круг подведомственных учреждений, которые могут носить государственный герб на бланки своих документов, определяет каждое министерство (ведомство).

Расположение на документе – в верхнем левом углу. Употребляется для утверждения прав определенных особ, при фиксации фактов использования денег и материальных ценностей. Проставлять этот реквизит на документах субъектов предпринимательской деятельности не государственной формы собственности запрещается.

Реквизит № 2 «Эмблема организации или предприятия»

Написание – символичное, графическое изображение, которое открывает, направление деятельности фирмы, предприятия. Знак облегчает поиск документа, но не заменяет наименование организации.

Расположение – в верхнем поле документа правее от первого реквизита.

Реквизит № 3 «Изображение наград»

Написание – применяется вместо внесения названий орденов в наименование учреждения. Улучшает вид документа. Уменьшает объем заголовка.

Расположение – в верхнем, левом поле документа правее от второго реквизита.

Реквизит № 4 «Код предприятия, учреждения, организации по УКПО»

Расположение – в верхнем правом углу.

Реквизит № 5 «Код формы документа по УКУД»

Расположение – на второй строке под четвертым реквизитом.

Написание – четвертый и пятый реквизиты указываются в случае необходимости согласно с соответствующими классификаторами.

Реквизит № 6 «Название министерства или ведомства»

Написание – отмечается наименование министерства или ведомства (высшей организации, или основателя).

Расположение – в верхней части документа, под третьим реквизитом.

Реквизит № 7 «Название учреждения»

Написание – полное название учреждения, организации или предприятия – автора документа.

Расположение – в верхней части документа под шестым реквизитом.

Реквизит № 8 «Названия структурного подразделения»

Написание – пишется этот реквизит, если есть необходимость. Полное название структурного подразделения (шестой, седьмой, восьмой реквизиты пишутся в именительном падеже).

Расположение – пишется под седьмым реквизитом.

Реквизит № 9 «Адрес отправителя»

Написание – пишется индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа (абонентного телеграфа), номер телефона, факса, номер счета в банке. Порядок и форма записей ведомостей про почтовый и телеграфный адреса организаций должны соответствовать почтовым правилам. Этот реквизит размещается только на бланках для писем.

Расположение – под восьмым реквизитом.

Реквизит № 10 «Название вида документа»

Написание – определяется как наименование совокупности документов, которые выполняют однородные функции (приказ, протокол, акт, справка) – это один из обязательных реквизитов, которые соответствуют ускоренному изучению документа. Название вида деловой бумаги (отсутствует только на служебных письмах) дает первое представление про его назначение, поскольку определенные управленческие решения должны оформляться соответствующими видами документов.

Расположение – в верхней части формуляра документа, под девятым реквизитом, на шестой строке.

Реквизит № 15 «Гриф секретности»

Написание – проставляется для засекречивания документов. Документ с грифом секретности – с ограниченным доступом, предназначен для определенных особ.

Расположение – в верхней правой части документа, на третьей строке под пятым реквизитом.

II группа

«Реквизиты датирования и индексации документов»

В нее входят реквизиты: 11, 12, 13, 14.

Реквизит № 11 «Дата»

Написание – дата есть обязательным реквизитом документа, без даты документ теряет юридическую силу. Дата подписания или утверждения может стать датой документа. Датой письма или приказа является день их подписания, датой плана или инструкции – день утверждения. Отдельную группу составляют такие документы, как протокол, акт, датой которых является время фиксирования в них фактов, явлений, поступков.

Датой документа, который принимается коллегиальным органом, есть дата его принятия. Датой вступления в силу распорядительного документа – день его получения адресатом, если документ не оговорен другим термином. Элементы даты пишутся тремя парами арабских цифр, в один ряд, в последовательности: число, месяц, год. Обязательному датированию и подписанию подлежат все служебные документные отметки связанные с их происхождением (резолюции, согласования, визы, отметки про исполнение документа и направление его в дело).

Расположение – проставляется дата подписания документа в его левой верхней стороне вместе с исходящим номером (левее от него) на седьмой строке. Если документ составлен не на бланке, его дата проставляется ниже левее.

Написание – часто включает три пары арабских чисел, где первая пара – индекс структурного подразделения автора документа, вторая – номер дела где находится (сохраняется) копия документа, третья – порядковый номер по журналу учета.

Расположение – в левой верхней части документа на седьмой строке правее от одиннадцатого реквизита.

Написание – включает в себя дату и индекс, указанные учреждением, которое издало документ, на который дается ответ. Указанный реквизит переписывается особой, которая составляет документ с инициативного документа.

Расположение – пишется на восьмой строчке под одиннадцатым реквизитом.

Реквизит № 14 «Место составления или издания документа»

Написание – включает в себя название населенного пункта, где издается документ.

Основным объектом изучения в делопроизводстве является документ, а также процессы работы с ним. Документ (от лат. documentum - поучительный пример, свидетельство) - это материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом, для ее передачи во времени и пространстве.

Используемую в сельскохозяйственных предприятиях документацию принято классифицировать по отдельным признакам однородности:

- по месту составления документы делятся на внутренние (приказы, распоряжения, протоколы и т.д.) , составленные и используемые внутри предприятия и внешние (деловые письма, телеграммы, указания вышестоящих органов) полученные предприятием или направленные им за его пределы;

- по форме документы подразделяются на общие (протоколы, заявления, просьбы и т.д.), стандартные (командировочные удостоверения, доверенности на получение материальных ценностей и т.д.) и типовые (типовые договоры, инструкции и т.д.);

- по срокам использования документы бывают срочные (для которых установлен срок исполнения или документ имеет отметку «срочно», телеграммы, телефонограммы) и несрочные (составляются в порядке общей очереди);

- по степени гласности документы делятся на секретные (имеющие пометку о секретности) и несекретные;

- по степени подлинности различают подлинники (документ в окончательной редакции, соответствующим образом оформленный и подписанный), дубликаты (выдается при утере подлинника и имеет одинаковую с ним юридическую силу), копии (точное воспроизведение подлинника), выписка (может воспроизводиться только часть документа; выписки не подписываются должностными лицами, а только заверяются);

Копии различаются также в зависимости от того, каким образом они удостоверены.

Нотариальные копии - соответствие подлиннику подтверждено официальным должностным лицом - нотариусом

Официально заверенные копии - соответствие подлиннику подтверждается другими должностными лицами и сопровождается формальностями (ставится печать и подпись должностного лица).

Простые заверенные копии - удостоверенные без соблюдения необходимых формальностей (нет печати), в том числе заверенные частными лицами.

Незаверенные копии - не имеющие подтверждения в том или ином виде о своем соответствии подлиннику.

- по происхождению различают официальные (служебные ) и личные документы;

Документ, созданный организацией или должностным лицом и оформленный в установленном порядке, называется официальным (управленческим).

Личный документ - официальный документ, удостоверяющий личность человека, его права, обязанности, служебное или общественное положение и который может содержать другие сведения биографического характера.

- по видам деятельности документы делятся на организационно-распорядительные (административные), финансово-расчетные, трудовые, технологические и технические, планово-экономические и научные ;

- по срокам хранения документы подразделяются на постоянные, долговременные (срок хранения свыше 10 лет) и временные (срок хранения до 10 лет).

В состав каждого документа входит ряд элементов (реквизитов): текст, название вида, автор, адресат, дата, подпись и др. Основным реквизитом документа является его текст - "речевая информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи".

Реквизит - это информационный элемент документа, характеризующий сам документ, его целевое назначение или место, занимаемое им в пространстве и во времени .

До 1 июля 2005 г. все организации при оформлении организационно-распорядительных документов использовали принятый в 1995 г. Государствен­ный стандарт Республики Беларусь «Унифицированные системы докумен­тации. Система организационно-распорядительной документации. Требова­ния к оформлению документов» (СТБ 6.38-95) (приложение 1).

За период действия СТБ 6.38-95 в законодательной базе Республики Бе­ларусь произошли изменения, в том числе расширилось использование со­временных компьютерных технологий, что потребовало изменений ряда существующих требований к оформлению организационно-распорядитель­ных документов (ОРД).

Постановлением Комитета по стандартизации, метрологии и сертифика­ции при Совете Министров Республики Беларусь от 21 января 2004 г. № 69 «Об утверждении, введении в действие, изменении и отмене технических нор­мативных правовых актов в области стандартизации» утвержден новый Госу­дарственный стандарт Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицирован­ные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Стандарт СТБ 6.38-2004 вводится в действие с 1 июля 2005 г .

При разработке нового СТБ 6.38-2004 учтены накопленный опыт, тради­ции и практика работы с документами в организациях. С целью обеспечения преемственности правил оформления документов сохранены основные положения СТБ 6.38-95. В СТБ 6.38-2004 также сохранен действующий важ­нейший принцип унификации документов на основе единой схемы (моде­ли) расположения реквизитов в документах.

При оформлении организационно-распорядительных документов используется следующий состав реквизитов (новый стандарт).

СОСТАВ РЕКВИЗИТОВ:

1 - Государственный герб Республики Беларусь;

2 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

3 - код организации: код ОКОГУ по для министерств и других орга­нов управления, код ОКЮЛП по для других организаций;

4 - код документа по ;

5 - наименование вышестоящей организации;

6 - наименование организации;

7 - наименование структурного подразделения;

8 - почтовый адрес отправителя;

9 - коммуникационные и коммерческие данные;

10 - название вида документа;

12 - регистрационный индекс;

14 - место составления или издания;

15 - гриф ограничения доступа;

16 - адресат;

17 - гриф утверждения;

18 - резолюция;

19 - заголовок к тексту;

20 - отметка о контроле;

22 - отметка о наличии приложения;

23 - подпись;

24 - гриф приложения;

25 - гриф согласования;

27 - печать;

28 - отметка об исполнителе;

29 - отметка о заверении копии;

30 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

31 - отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих доку­ментов);

32 - отметка о переносе данных на машинный носитель.

Вместе с тем в новом стандарте изменился состав 7 реквизитов (2,3,11,15,22,24,28) и некоторые требования к их оформлению.

Характеристика дается документу различными реквизитами в разных масштабах, они дополняют друг друга и детализируют положение документа до самых мельчайших подробностей.

Так, реквизит "наименование вышестоящей организации" указывает, в какой сфере деятельности создан документ, а реквизит "индекс" - дело, в которое он будет подшит после того, как аппаратом управления по нему будет принято соответствующее решение. К этой же группе реквизитов следует отнести графически оформляемые реквизиты - государственный герб республики, эмблему организации или предприятия, которые наглядно иллюстрируют документ, характеризуя организацию или учреждение, из которых он исходит.

Положение документа во времени определяется его датой. Дата показывает, в какой момент создан документ. Датами сопровождаются некоторые другие самостоятельные реквизиты грифы, подписи, визы, особенно те из них, которые придают документу необходимую юридическую силу.

Реквизиты "вид документа", "заголовок к тексту", "резолюция", "текст", "коды" и некоторые другие указывают целевое назначение документа, раскрывают его содержание.

Реквизиты "отметка о заверении копии" и "подпись" удостоверяют подлинность документа.

Реквизиты могут сообщать о документе и некоторые другие сведения. Например, отметка о наличии приложение свидетельствует о том, что данный отдельно взятый документ еще не обладает всей необходимой полнотой информации и должен быть изучен вместе с прилагаемыми к нему другими документами, или же о том, что данный документ не имеет самостоятельного информационного значения и лишь информирует о пересылке других документов (например, сопроводительное письмо).

Все реквизиты делятся на

Постоянные и

Переменные

Постоянный реквизит - это реквизит, наносимый при изготовлении унифицированной формы документа или бланка документа.

Переменный реквизит - это реквизит, наносимый при составлении конкретного документа.

При оформлении документов большое внимание уделяется юридическому значению реквизитов. Назначение этой группы реквизитов - закрепить в юридически значимой форме и довести до адресатов документов и всех участников управления, которые будут работать с документами, предписания о совершении управленческих действий, подтвердить факт, имеющий юридическое значение, удостоверить происхождение документа.

К этой группе реквизитов относятся:

- оттиск штампа (бланк, воспроизводящий содержание традиционного углового штампа), который свидетельствует о принадлежности документа определенному органу управления. Необходимо, чтобы на штампе воспроизводилось точное наименование органа управления, к системе которого документ относится. Это может оказаться важным при обжаловании принимаемых решений, налаживании переписки по вопросам, входящим в компетенцию вышестоящих органов;

- оттиск печати , который является дополнительным свидетельством подлинности документа, его принадлежности указанному на оттиске штампа органу. Оттиск печати необходимо ставить на документах, в которых заключена информация о фактах, имеющих особое юридическое значение для предприятий, учреждений, организаций, рабочих, служащих, других граждан, а также на документах о расходовании денежных и материальных средств и для других финансовых операций. Оттиск печати используется для свидетельствования верности копий как при обычном, так и при нотариальном подтверждении их происхождения;

- индекс документа , являясь юридически значимым реквизитом, указывает на прохождение документом всех предусмотренных нормами организации делопроизводства стадий предварительной обработки в учреждении. Он также служит дополнительным подтверждением того, что документ носит законный, официальный характер;

- дата создания документа , которая также необходима для правовой оценки отношений, возникающих, изменяющихся или прекращающихся в связи с выраженными в документе действиями органа управления. Если документ помечен прошлым или будущим днем (то есть наблюдается смещение даты), то фактические отношения, сложившиеся на основе имеющей правовое значение информации, могут расцениваться как незаконные. Полное или частичное отсутствие даты, недоброкачественное исполнение этого реквизита может привести к фальсификации даты, дописыванию или исправлению числа, месяца, года;

- подпись (подписи) уполномоченных должностных лиц является обязательным реквизитом документа, с наличием или отсутствием которого связывают наличие или отсутствие юридической силы у документа. Необходимо, чтобы документы всех видов подписывались только уполномоченными на это должностными лицами в соответствии с инструкциями, приказами и другими актами о распределении обязанностей.

Юридическая сила документа - это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. Из этого определения следует, что орган управления или должностные лица, выпускающие документ, обязаны:

Соблюдать при его подготовке действующие нормы законодательства;

Издавать документы только в пределах своей компетенции;

Соблюдать действующие в определенное время общегосударственные правила составления и оформления документов.

Схему расположения реквизитов в документах устанавливает формуляр-образец, который регламентирует и состав этих реквизитов.

Формуляр-образец - модель построения формы документа для множества документов, объединенных функциональным назначением. Формуляр-образец должен содержать все реквизиты, входящие в конкретные документы исходного множества (после унификации этих реквизитов и определения площадей, необходимых для их размещения). Принятая в формуляре-образце последовательность расположения реквизитов должна отражать наиболее часто применяемую их последовательность в документах исходного множества.

Формуляр-образец может быть представлен в виде чертежа, содержащего план размещения реквизитов, или в виде описания реквизитов с указанием их последовательности и занимаемой площади с учетом взаимного расположения реквизитов.

Формуляр-образец устанавливает: формат бумаги; служебные поля; конструкционную сетку; расположение реквизитов.

Суть применения принципа единой модели заключается в строго фиксированном расположении повторяющихся реквизитов на определенном месте площади носителя, то есть при конструировании отдельных форм документов каждый элемент, располагается на носителе в строго фиксированном месте.

Функции документов

Знание функций документов имеет существенное значение для уяснения подлинных целей создания документов и заключенной в них информации, для правильного понимания роли документа в данной социальной структуре, в данной системе экономических, социальных связей, позволяет провести более четкую классификацию документов, сформулировать определенные требования к их организации, содержанию, форме, технологии их обработки.

Функция документа - это целевое назначение, присущее ему.

Следует отметить, что не существует документов, несущих лишь одну строго ограниченную функцию. Документ полифункционален, то есть в одном и том же документе наблюдается переплетения различных функций, и потому разграничить их можно только условно, для удобства их классификации и анализа.

Поскольку понятие "документ" неразрывно связано с материализацией информации, постольку основной и наиболее обобщающей функцией является

1) Информационная. Она присуща всем без исключения документам, так как необходимость фиксировать информацию является причиной появления любого из них.

Информационная функция имеет сложную структуру. В ее состав входит запечатление (фиксация), сохранение, передача информации.

Важнейшей информацией, которую содержит документ является социальная, то есть информация о процессах, происходящих в обществе.

2)Социальная функция документа состоит в запечатлении, сохранении и передаче именно социальной информации.

Социально значимым, то есть выполняющим определенную социальную функцию является любой документ, поскольку порожден той или иной общественной потребностью.

3) Коммуникативная функция документа. У этой функции есть своя, специфика передача информации во времени и пространстве. По своему содержанию коммуникативная функция - это организация и поддержание информационной связи в обществе между отдельными элементами общественной структуры.

4)В управленческой функции документы выступают как средство управленческой деятельности. Эту функцию выполняют документы, созданные для целей управления и в процессе его реализации.

5) Правовая функция - функция фиксации, закрепления, изменения правовых норм и правоотношений. Выполняя эту функцию, документы устанавливают, закрепляют, изменяют правовые нормы и правоотношения или прекращают их действие. Это, прежде всего, правовые акты органов государственной власти и государственного управления (указы, законы, по становления и др.), акты управления, издаваемые учреждениями, предприятиями, организациями и влекущие за собой определенные юридические последствия (приказы, распоряжения инструкции и др.). Сюда же можно отнести все договорные документы, фиксирующие договорные отношения.

6)Функция учета дает не качественную, а количественную характеристику информации. Функция учета - это регистрация и группировка в цифровом выражении информации, связанной с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью их анализа, контроля. В документах, выполняющих функцию учета, отражены и систематизированы прежде всего многообразные проявления хозяйственной деятельности государства и его исполнительно - распорядительных органов. Поэтому документы, наделенные функцией учета, фиксируют в специфической форме широкий круг информации.

Одна из важнейших функций документа – 7)культурная . В данной функции он выступает в качестве средства закрепления и передачи культурной традиции. В этом смысле документ может быть определен как культурный образец, фиксирующий информацию с помощью письменных, печатных, фото-, фоно-и аудиовизуальных способов запечатления.

8)Функция документа как исторического источника изучается исторической наукой. Документ становится историческим источником с момента его возникновения, а не тогда лишь, когда поступил на постоянное хранение.

Документ сочетает в себе, как отмечалось, несколько функций, которые тесно переплетены между собой. Например, в акте управления обычно преобладает управленческая функция, но в то же время он выполняет и другие функции (информационную, коммуникативную, социальную, исторического источника).

Значение той или иной функции со временем изменяется, так как изменяется и роль самого документа в общественных отношениях, в данной социальной структуре, в процессе управления и т.д.

Документ возник, прежде всего, чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу.

ГОСТ Р 51141-98 дает нам такое определение:

Документ (документированная информация) — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

В ГОСТ ИСО 15489-1-2007

Документ определяется как зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности.

Сущность, признаки и свойства документа

Как видно из определений, все они подчеркивают информационную сущность документа .

Новый Закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 определяет информацию как «сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления».

Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени.

Носитель документированной информации — материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.

Как носитель информации , документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда, так как принятое решение записывается, закрепляется в документе.

Внешние признаки документа — признаки, отражающие форму и размер документа, носитель информации, способ записи, элементы оформления.

Юридическая сила документа — свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Реквизиты документа

Сам документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами. Поскольку появляется профессиональный термин реквизит , раскроем его содержание.

В ГОСТ 351141-98 на термины и определения реквизитом документа называется «обязательный элемент оформления официального документа».

Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов, характеризующих документы, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования.

Многие документы имеют строго ограниченное число реквизитов. Отсутствие или неправильное указание какого-либо реквизита в служебном документе делает документ недействительным.

Формуляр документа

Совокупность реквизитов, из которых состоит документ, называется формуляром документа. Формуляр, характерный для конкретного вида документа, например приказа, акта, называется типовым формуляром. Типовой формуляр характеризуется определенным количеством реквизитов, расположенных в строгой последовательности. Например, в формуляр заявления входят следующие реквизиты: адресат, автор, указание вида документа, текст, подпись, дата.

Один документ — это единичный акт документирования. Но деятельность учреждения оформляется и отражается совокупностью целого ряда определенным образом взаимодействующих документов, обычно соответствующих функциям управления. «Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к оформлению» составляет систему документации.

Классификация документов

Все многообразие документов, обслуживающих сферу управления, можно классифицировать по различным основаниям.

Виды документов по происхождению:

• личного происхождения;
• официальные.

Документ личного происхождения — документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.

Документы личного происхождения включают личную переписку, воспоминания личного характера, дневники. Они создаются в частной жизни человека, вне сферы служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.

Официальный документ — документ, созданный или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

Среди официальных документов выделяют группу личных — это документы, удостоверяющие личность (паспорт, вид на жительство), специальность, образование (диплом, аттестат), трудовой стаж (трудовая книжка) и др.

Делопроизводственные службы, как правило, работают с официальными документами, подавляющее большинство которых составляют управленческие документы. Управленческие документы создаются для реализации управленческих функций, таких как планирование, прогнозирование, финансирование, учет, контроль, снабжение и др.

Служебный документ — официальный документ, используемый в текущей деятельности .

Виды документов по способу документирования (способу записи информации или создания документа):

• Письменный документ — текстовый документ, информация которого зафиксирована любым типом письма.
• Текстовый документ — документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.
• Рукописный документ — письменный документ, при создании которого знаки письма наносят от руки.
• Машинописный документ — письменный документ, при создании которого знаки письма наносят техническими средствами.
• Электронный документ — созданный и читаемый с помощью компьютерной техники.
• Изобразительный документ — документ, содержащий информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта.
• Фотодокумент — изобразительный документ, созданный фотографическим способом.
• Фонодокумент — документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи.
• Кинодокумент - изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом.
• Документ на машинном носителе — документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной.
• Видеограмма документа — изображение документа на экране электронно-лучевой трубки.

В управленческой деятельности любой организации присутствуют письменные (текстовые) документы, созданные рукописным, машинописным способом, а также электронные документы. Делопроизводственные службы заняты обработкой и именно таких документов. Если в деятельности организации используются иные документы (например, фотодокументы или графические документы), их созданием и обработкой занимаются специализированные подразделения.

Беловой документ — рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений.

Черновой документ — рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом.

Виды документов в зависимости от отношения к аппарату управления:

• входящие (поступившие в организацию);
• исходящие (отправляемые из организации);
• внутренние (создаваемые в данной организации и используемые во внутренних связях).
• Совокупность этих документов образует организации.

Виды документов по числу затронутых вопросов:

• простые;
• сложные.

Простые документы (например, письма, заявления) содержат изложение одного вопроса. Сложные документы включают несколько вопросов, они могут касаться нескольких должностных лиц, структурных подразделений, учреждений (например, постановления, решения, регламенты, инструкции).

По ограничению доступа документы разделяются на:

• секретные;
• для служебного пользования;
• несекретные (простые).

Секретные документы снабжаются особой пометкой и грифом секретности. Использование таких документов и работа с ними осуществляются по особой технологии и требуют специального разрешения. Документы для служебного пользования, содержащие несекретные сведения, могут использоваться работниками данного учреждения. Такие документы помечаются грифом «Для служебного пользования».

Виды документов по способу изложения текста:

• индивидуальные;
• трафаретные;
• типовые.

В индивидуальных документах содержание излагается в виде связанного текста. Составитель (исполнитель) индивидуального документа готовит оригинальный текст, посвященный одному (или нескольким) вопросу, для выполнения конкретной управленческой задачи. Эти документы представляют собой традиционный литературный текст.

В трафаретных документах структура изложения текста формализована, в них используются заранее подготовленные стандартные фразы или отдельные части постоянно повторяющегося текста и пропуски для заполнения переменной информации. Наиболее известным видом таких документов является анкета или справка. Такие документы, как правило, напечатаны на бланке, содержащем постоянную информацию, а переменная вписывается от руки. Вариант использования трафаретных текстов — введение их в память компьютера (шаблон текстовых редакторов).

Типовые документы используются для документирования однотипных (повторяющихся) ситуаций, они составляются на основе образца (например, типовые письма, инструкции, договоры и др.). В документоведении метод типизации используется для создания типовых форм документов и текстов, т.е. образцов или эталонов, на основе которых создаются конкретные документы. Тйповой текст — текст-образец, на основе которого создаются в последующем тексты аналогичного содержания.

Постепени подлинности документы делятся на:

• подлинники (оригиналы);
• копии;
• дубликаты.

Подлинник официального документа (оригинал) — первый (или единственный) экземпляр документа, обладающий . Подлинник удостоверяет собственноручная подпись должностного лица, гриф утверждения, оттиск печати, регистрационный индекс. Подлинник обязательно содержит сведения, подтверждающие его достоверность (об авторе, времени и месте создания).

Подлинный документ — документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.

Подлинник (официального) документа — первый или единичный экземпляр официального документа

Дубликат документа — повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу

Копия документа — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы

Заверенная копия документа — копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу

Дублетный документ — один из экземпляров копии документа. Дубликат — копия официального документа, имеющая юридическую силу подлинника и сопровождаемая отметкой «Дубликат».

;

электронные сообщения.

В соответствии с положением «О Государственном гербе Российской федерации» воспроизведение Государственного герба РФ является обязательным:

на бланках и печатях

на бланках центральных органов федеральной исполнительной власти

на бланках иных органов исполнительной власти

02 - Герб субъекта российской федерации

Герб субъекта Российской Федерации размещается на бланках документов органов представительной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации. Использование герба регламентируется соответствующими нормативными актами (законами, уставами и т.д.) субъектов Федерации.

Герб города, района Российской Федерации размещается на бланках документов органов представительной и исполнительной власти города и района и регламентируется нормативными актами городов и районов Российской Федерации.

03 - Эмблема или товарный знак организации

Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) проставляется на бланках документов в соответствии с законом Российской Федерации «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения товаров». Изображение эмблемы помещают на бланках организации в соответствии с учредительными документами (уставом, положением). Эмблему не воспроизводят, если на бланке помещен Государственный Герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации.

04 - Код организации

Код организации проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Для органов государственной власти и управления код проставляется по Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ). Код является элементом электронной идентификации документа и служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения возможных ошибок, возникающих при передаче длинных и сложно воспринимаемых названий организаций.

05 - Основной государственный регистрационный номер (огрн) юридического лица

Основной государственный регистрационный номер юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

06 - Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (инн/кпп)

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

07 - Код формы документа

Код формы документа проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). Код формы документа служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения возможных ошибок. В ОКУД представлены наименования и кодовые обозначения унифицированных форм документов, входящих в Унифицированные системы документации (УСД).

08 - Наименование организации

Наименование организации является собирательным обозначением автора документа и должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное или полное наименование вышестоящей организации, если она имеется. Наименование на иностранном языке воспроизводится в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации, и располагается ниже наименования на русском языке или справа от него.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения, должностного лица указывают в том случае, если они являются авторами документа и располагают ниже реквизита «Наименование организации».

Если документ подготавливается двумя или более организациями, то он составляется не на бланках. В этом случае наименования организаций располагаются в соответствии с рангом. Если организации одного ранга, их наименования располагают на одном уровне, в противном случае наименование нижестоящей организации располагают ниже наименования вышестоящей организации.

Для того чтобы повысить эффективность использования технических средств, устанавливаются единые правила оформления документов и их реквизитов, проводится унификация состава, форм документов, а также процессов работы с документами. Если в каждой организации приказы, договоры, справки будут составляться по-разному, то работа с документами существенно осложнится. Поэтому, чтобы сократить количество применяемых форм, разработаны унифицированные формы документов (УФД). Они представляют собой набор расположенных в определенном порядке реквизитов.

Порядок расположения реквизитов в документе, определяется задачами, для решения которых этот документ создается. Существуют единые требования и правила оформления документов управления независимо от того государственное предприятие или коммерческое; каким видом деятельности занимается предприятие; ведется делопроизводство с помощью компьютерных технологий или традиционным способом. Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает: юридическую силу документов; качественное и своевременное составление и исполнение документов; организацию оперативного поиска документов

Любой документ состоит из ряда элементов, например, даты, текста, подписи. В делопроизводстве эти элементы называются реквизитами. Каждый вид документа (приказ, письмо) имеет определенный набор реквизитов. Стандарт устанавливает максимальный набор реквизитов, используемых в документах управления. При составлении конкретного документа не обязательно использовать все реквизиты. Как уже говорилось, количество и порядок расположения реквизитов зависит от задач, для решения которых данный документ предназначен.

Перечень реквизитов:

Постоянные (с 1 по 8) переменные реквизиты (с 9 по 30):

01. Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации.

02. Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

03. Эмблему организации или товарный знак помещают на бланках организаций в соответствии с уставом. Эмблему не воспроизводят, если на бланке уже имеется герб РУз или герб субъекта РУз.

04. Код организации проставляют но Общереспубликанскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Обычно ОКПО проставляют на официальных бланках предоставляемых в государственные организации.

05. Основной государственный регистрационный номер предприятия проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами

06. Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН/СТИР) проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами;

07. Код формы документа проставляется в соответствии с классификатором управленческой документации;

Над наименованием организации указывают сокращенное наименование вышестоящей организации (если она имеется), а при отсутствии сокращенного наименования - полное наименование вышестоящей организации.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование помещают ниже полного в скобках. На документах акционерных обществ указывается вид акционирования - закрытое или открытое акционерное общество. Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе, и располагают его ниже наименования на государственном языке.

Переменные реквизиты

09. Справочные данные об организации - это: почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по решению организации {номера факсов, счетов в банке, адрес электронной почты и т.п.).

10. Наименование вида документа - важный реквизит. Он пишется заглавными буквами и проставляется на всех документах, кроме писем (исключение ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО).

11. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата проведения заседания или принятия решения, для акта - дата события.

Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день, месяц, год (28.05.2014)

Допускается и такое оформление даты: год, месяц, день (2014.08.27)

В нормативных и финансовых документах допускается словесно-цифровой способ оформления даты, кавычки при этом не ставятся.

Например :

12. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера (например, приказ № 45), который по усмотрению организации можно дополнять индексами:

дела по номенклатуре; структурных подразделений; должностных лиц; наименований видов документов и т. п.

Например :

3 - номер структурного подразделения;

С - секретариат;

2 - номер дела по номенклатуре;

45 - порядковый номер документа.

45 - порядковый номер документа;

БГ-Борис Громов;

2 - номер дела по номенклатуре.

На документах, совместно составленных несколькими организациями, регистрационные номера проставляются через косую черту в порядке указания авторов документа (слева направо).

Этот реквизит заполняется при составлении письма-ответа.

14. Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации».

15. Адресат указывается в письмах. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа в организацию ее название и название структурного подразделения указывают в именительном падеже. Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже.

Максимальный набор реквизита «Адресат» состоит из следующих частей: наименование организации; структурное подразделение; должность, фамилия и инициалы; Реквизит «Адресат» печатается в правой верхней части листа документа. Нa одном документе указывается не более четырех адресатов. Если адресатов больше, составляется список рассылки.

16. Гриф утверждения документа проставляется в правом верхнем углу документа.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО, названия документа в именительном падеже, его даты и номера.

17. Резолюция пишется руководителем непосредственно на документе и включает:

Фамилию исполнителя (кому поручается исполнение);

Срок исполнения;

Подпись руководителя и дату подписания.

18. Заголовок к тексту включает краткое содержание документа. Заголовок может отвечать на вопросы:

О чем (о ком)? (пишется с прописной буквы)

Например :

О сроках поставки продукции

Об академическом отделе

Чего? (кого?) (пишется со строчной буквы)

Например :

АКТ приемки продукции

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ офис-менеджера

19. Отметка о контроле ставится должностным лицом или подразделением, осуществляющим контроль исполнения документов. Отметку о контроле обозначают на поле документа рядом с заголовком буквой «К», словом или штампом «КОНТРОЛЬ».

20. Текст документа является основным элементом документа.

Обычно текст состоит из двух частей:

В первой части указываются причины, основания, цели составления документа.

Во второй части указываются выводы, предложения, распоряжения и т.п.

21. Отметка о наличии приложения, о котором говорится в тексте, оформляется так:

Приложение: на 7л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, но в тексте оно не упоминается, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров. При наличии нескольких приложений они нумеруются, например:

Приложение: 1. Прайс-лист на 14.05. 2000г. 2 я. В 1 экз.

22. Подпись включает наименование должности лица, подписавшего документ (с указанием организации, если документ оформлен не на бланке), личную подпись и ее расшифровку.

В состав этого реквизита входят наименование должности лица, подписывающего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное на документе, оформленном на бланке), личная подпись и ее расшифровка.

Например :

Директор Проектно-конструкторского и технологического института автоматизированных систем управления Подпись Н.А.Иванов или Директор института Подпись Н.А.Иванов

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

Например :

Директор завода Подпись В.В.Петров

Главный бухгалтер Подпись В.М.Семенова

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.

Например :

Заместитель министра связи РФ Заместитель министра транспорта РФ

Подпись А.А.Петров Подпись А.В.Смирнов

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.

Например :

Председатель комиссии Подпись Н.В. Петров

Члены комиссии Подпись К.М. Смирнова

Подпись С.П. Матвеев

Подпись В.А. Филатов

23. Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты.

Например :

СОГЛАСОВАНО

Начальник областного управления

народного образования

Подпись Е.Я. Петров

24. Визы согласования документа.

Согласование документа оформляют визой, которая включает подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. При необходимости указывают должность визирующего.

Визы проставляют на последнем листе подлинника распорядительного документа, на копии отправляемого документа (письма). Возможно оформление виз распорядительного документа на отдельном листе. Виза располагается ниже реквизита «Подпись».

25. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах. На документах, удостоверяющих права должностных лиц, фиксирующих факты проведения финансовых и хозяйственных операций, связанных с движением товарно-материальных и денежных ценностей, а также специально предусмотренных правовыми актами, подпись ответственного лица должна быть заверена печатью (гербовой, круглой). Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ.

26. Отметка о заверении копии необходимо при заверении соответствия копии документа подлиннику.

Отметка содержит:

Заверительную надпись «Верно»;

Должность лица, заверившего копию;

Подпись;

Расшифровку подписи;

Дату заверения.

Для заверения наиболее важных документов проставляется печать. Отметка о заверении копии располагается ниже реквизита «Подпись».

27. Отметка об исполнителе включает фамилию, имя, отчество исполнителя документа и номер его телефона. Отметку располагают на лицевой стороне или, при отсутствии места, на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает: краткие сведения об исполнении, номер дела, в котором будет храниться документ, подпись и дату.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

29. Отметка о поступлении документа в организацию содержит порядковый номер и дату поступления документа.

Отметку проставляют у нижнего поля первого листа документа.

30. Идентификатор электронной копии документа включает имя файла, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Такая отметка полезна для исключения повторного ввода документа в ПК; быстрого поиска документа по имени файла; установления лица, осуществившего ввод документа в компьютер.

Отметка проставляется в левом нижнем углу (колонтитуле) каждого листа документа.

Каждый документ имеет индивидуальный набор реквизитов, отражающий его особенности и назначение в управленческом процессе. В то же время отдельные реквизиты являются абсолютно обязательными для каждого документа независимо от его вида и разновидности. Отсутствие таких реквизитов в документе лишает его юридической силы. К обязательнымдля всех ОРД реквизитам относятся: наименование организации, дата документа, регистрационный номер, текст, подпись.

При оформлении документов реквизиты группируются в пределах трех основных частей, на которые можно условно разделить любой документ: заголовочная, содержательная, оформляющая.

Заголовочная часть — это начало документа, где содержатся сведения об организации (авторе документа) и первич-ные данные о самом документе (реквизиты 01—16).

Оформляющая часть — совокупность реквизитов, подтверждающих подлинность документа и достоверность содержащихся в нем сведений (реквизиты 21-24). В оформляющей части документа располагаются также вспомогательные делопроизводственные отметки на документах, облегчающие работу с ними (реквизиты 25-29).

Главной частью документа, безусловно, является содержательная, т.е. текст или таблица, анкета, отражающие смысл и цель документа, ради которых он был составлен.

Изучение практики работы современных организаций показывает, что далеко не каждый бумажный носитель с записанной на нем информацией можно назвать документом. И главной причиной этого, как правило, является отсутствие или неверное оформление отдельных реквизитов документа. В связи с этим каждый специалист, работающий со служебными документами, должен хорошо знать правила оформления всех предусмотренных ГОСТ Р 6.30-97 надписей на организационно-распорядительных документах, а также способы расположения реквизитов ОРД и размеры отведенных для них полей (см. схемы 1 и 2).

Схема 1. Угловое расположение реквизитов ОРД (ГОСТ Р 6.30-97, с. 11).

Схема 2. Продольное расположение реквизитов ОРД ( ГОСТ Р 6.30-97, с. 12).

Реквизиты документов наносятся, как правило, на лицевую сторону листа бумаги (одностороннее оформление), хотя ГОСТ Р 6.30-97 допускает печатание документов с использованием оборотной стороны листа.

Двустороннее оформление документов удобно при составлении документов с краткими (до 10 лет) сроками хранения. Документы, подлежащие длительному, многолетнему хранению лучше оформлять с одной стороны листа, обеспечивая тем самым большую степень сохранности бумажного носителя информации.