Forme de documente: concept, tipuri, opțiuni și metode de plasare a detaliilor, reguli de înregistrare și producție. Dispunerea cerințelor pe documente Reguli pentru plasarea cerințelor în documente

Documentele sunt alcătuite din elemente separate numite cerințe. Detalii document- un element obligatoriu de înregistrare a unui document oficial. Forța lor juridică depinde de caracterul complet al detaliilor. Forța juridică a documentului- dovada unui document oficial, comunicat acestuia de legislația în vigoare, de competența autorității emitente și stabilit prin procedura de înregistrare.

Lista și înregistrarea detaliilor în conformitate cu GOST R 6.30-2003.

• 01- Emblema de stat a Federației Ruse. Imaginea stemei este plasată pe formularele documentelor în conformitate cu Legea privind emblema de stat a Federației Ruse.
• 02 - stema subiectului Federației Ruse. Imaginea stemei subiecților Federației este plasată pe hârtii cu antet în conformitate cu actele juridice ale subiecților Federației Ruse.
• 03 - sigla organizației sau a mărcii comerciale (marca de serviciu). Sigla organizației sau a mărcii comerciale (marca de serviciu) este plasată pe antetul organizației în conformitate cu carta (reglementări privind organizația). Emblema nu este plasată pe antet, dacă are emblema de stat a Federației Ruse sau emblema unui subiect al Federației. Emblema este plasată în câmpul superior al antetului, deasupra mijlocului numelui organizației. Emblema trebuie înregistrată în modul prevăzut de lege.
• 04 - codul organizației - autorul documentului. Codul este pus în conformitate cu clasificatorul de întreprinderi și organizații din întreaga lume. Codul este un element de identificare electronică a documentului.
• 05 este numărul principal de înregistrare de stat. Se aplică în conformitate cu documentele emise de impozitul de stat, aplicate cu numerele de telefon ale organizației din colțul din stânga sus.
• 06 - numărul de identificare al contribuabilului / codul motivului de înregistrare (INN / KPP). Numărul de identificare al contribuabilului / codul motivului de înregistrare este ștampilat în conformitate cu documentele emise de autoritățile fiscale de stat.
• 07 - cod formular formular. Codul formularului documentului este aplicat conform clasificatorului complet rus din documentația de gestionare.
• 08 - numele organizației care a autorizat documentul. Numele organizației trebuie să corespundă cu numele fixat în documentele constitutive, se aplică pe baza tipului de formular de document.

Numele organizației subiectelor Federației Ruse, care, împreună cu limba de stat a Federației Ruse, limba de stat a subiectelor Federației Ruse, este tipărit în două limbi. Numele în altă limbă se află în dreapta sau sub numele în limba de stat.

• 09 - date de referință despre organizație. Datele de referință despre organizație includ adresa poștală și numerele de telefon și alte informații la alegerea organizației (fax, e-mail, numele site-ului, numerele de cont bancar).
• 10 - denumirea tipului de document este reglementată de cartă și trebuie să corespundă clasificatorului complet rus al documentației de gestionare, cu excepția unei litere - numele tipului de document nu este indicat în scrisoare.
• 11 - data documentului. Data documentului este data semnării sau aprobării acestuia, pentru procesul-verbal - data ședinței sau data deciziei cu privire la problema, pentru act - data evenimentului. Documentele emise de două organizații trebuie să aibă aceeași dată. Data este menționată în cifre arabe în secvența: zi, lună, an. Ziua - două cifre, lună - două cifre, anul - patru cifre.
• 12 - număr de înregistrare. Numărul de înregistrare al documentului constă din numărul său de serie, care este completat dacă există o astfel de indicație în instrucțiunile organizației cu privire la nomenclatura cazurilor. Numărul de înregistrare este atașat cu partea șablonului "No._from_", care se completează manual cu data și numărul de serie.
• 13 - referință la numărul de înregistrare și data documentului. Linkul include numărul de înregistrare și data documentului la care trebuie răspuns, furnizat numai în acele documente care sunt răspunsuri la cerere.
• 14 - locul compilării sau publicării documentului. Locul este indicat numai dacă este dificil să se determine documentul prin detalii precum numele organizației și datele de referință despre organizație.
• 15 - destinatar. Destinatarul poate fi persoane juridice sau persoane fizice, precum și agenții guvernamentale. Când adresați un document unui oficial, inițialele sunt indicate înainte de numele de familie. Numele organizației și al unității structurale trebuie să fie indicat în cazul nominal.
• 16 - ștampila de aprobare a documentului. Documentele sunt aprobate de către un oficial sau un document emis special. Atunci când este aprobat de un oficial, ștampila de aprobare trebuie să fie formată din cuvântul APROBAT (scris fără ghilimele), numele funcției persoanei, semnătura și inițialele acesteia și data.
• 17 - rezoluție. Rezoluția conține instrucțiuni cu privire la modul de soluționare a problemei prevăzute în document, include numele de familie, inițialele, termenul limită, semnătura și data. Rezoluția poate fi elaborată pe o foaie separată.
• 18 - titlu către text. Titlul include un rezumat al documentului și trebuie să fie în concordanță cu numele tipului de document. Antetul este plasat deasupra textului documentului, iar lungimea antetului nu trebuie să depășească cinci rânduri, fiecare având maximum 28 de caractere.
• 19 - marca de control. Marca de control este aplicată pe documentele care pot fi executate într-o anumită perioadă. Controlul se efectuează asupra executării documentului, marca de control este indicată de cuvântul sau ștampila „Control”.
• 20 - textul documentului. Textul este prezentat în limba de stat sub forma unui text coerent, chestionar, tabel sau sub forma unei combinații a acestor structuri. Textul legat este format din două părți:
  • ? motive, motive, scopuri ale întocmirii documentului;
  • ? decizii, argumente, cereri, sugestii, recomandări.

Dacă textul conține mai multe soluții, acesta poate fi împărțit

în secțiuni, subsecțiuni, care sunt numerotate în cifre arabe. Corespondența dintre partenerii de afaceri în limba stabilită prin acordul dintre ei.

21 - semn despre prezența aplicației. Marca cererii numite în text este întocmită după cum urmează: „Cerere pentru 4 pagini.

în 3 exemplare. " Dacă documentul are un atașament care nu este denumit în text, atunci se indică numele atașamentului, numărul de foi și numărul de copii: Anexă privind gestionarea personalului, 6 pagini. în 2 exemplare.

• 22 - semnătură. Semnătura este plasată după text și semn pe prezența prevederilor, retrogradându-se cu o distanță între trei și patru rânduri. Cerința include numele funcției persoanei, semnătura personală, decodarea semnăturii (inițiale, prenume).
• 23 - ștampila de aprobare a documentelor. Ștampila constă din cuvântul ACORD, numele funcției persoanei, semnătura, inițialele și prenumele acesteia, data.
• 24 - documente de aprobare a vizei. Aprobarea documentelor este o formă de aprobare internă (în cadrul unei organizații). Include semnătură, titlu, transcriere, dată.
• 25 - amprentă tipărită. Ștampila este aplicată pe documentele care necesită o certificare specială.
• 26 - marca pe certificarea unei copii a documentului. Marca este pusă în cazurile necesare pentru a conferi documentului forță juridică. Sub „Semnătura” necesară, acestea furnizează inscripția de certificare „Adevărat”, poziția, semnătura, decriptarea semnăturii persoanei care a certificat documentul, data.
• 27 - semn despre executorul documentului. Marca este necesară pentru comunicarea operațională între destinatar și inițiatorul documentului, pentru a clarifica problemele generale. Include inițiale, prenume și număr de telefon al artistului.
• 28 - un semn pe execuția documentului și direcția acestuia în caz. Marca este aplicată în funcție de rezoluția capului de pe documentele care trebuie depuse în dosar pentru a fi păstrate și utilizate ulterior ca informații și materiale de referință. Include un link către data și numărul documentului sau informații scurte despre execuție, cuvintele „În afaceri”, numărul cazului în care va fi stocat documentul.
• 29 - marca de pe primirea documentului în organizație include următorul număr de serie și data primirii documentului. Este permisă punerea unui semn la admitere sub formă de ștampilă. Ar trebui să conțină numele organizației care a primit scrisoarea, data și numărul de înregistrare.
• 30 - identificator al copiei electronice a documentului. Identificatorul este un semn (subsol) fixat în colțul din stânga jos al fiecărei pagini a documentului și care conține numele fișierului pe un suport electronic, data și alte date de căutare setate în organizație.

• Standard de stat al Federației Ruse GOST R 6.30-2003 „Sisteme de documentare unificate. Sistem unificat de documentare organizațională și administrativă. Cerințe privind documentele "(adoptate și puse în aplicare prin decretul Standardului de Stat al Federației Ruse din 03.03.2003 nr. 65-st) // Sistemul" GARANT "

Cerințe ale documentului - un element obligatoriu al formalizării unui document oficial Componența cerințelor este determinată de GOST R 6. 30 2003 "Sisteme de documentare unificate. Sistem unificat de documentare organizațională și administrativă. Cerințe pentru hârtie." Numărul de detalii care caracterizează documentele este determinat de obiectivele de creare a documentului, scopul său, cerințele pentru conținutul și forma acestui document și metoda de documentare.

01 - Statul 02 - stema subiectului stema Rusiei 03 - emblema organizației Federației Ruse sau marca comercială (semnul 10 - numele serviciului) 05 - tipul principal de document 09 - referința 06 - identificarea 08 - statul denumire 04 - codul organizației date privind compunerea detaliilor numărului de document numărul de înregistrare al organizației 07 - codul formularului / codului organizației contribuabilului (OGRN) al persoanei juridice a documentului motivului înregistrării (TIN / KPP) 11 - data documentului 12 - înregistrarea 13 - trimiterea la documentul de înregistrare numărul 14 - numărul locului și data compilării sau documentului documentului de publicare 16 - ștampila de aprobare a documentului 19 - marca controlului 15 - destinatar 17 - rezoluția 18 - titlu către textul 20 - textul documentului 25 - amprenta sigiliului 26 - marca certificării unui exemplar 21 - marca disponibilității 24 - viza 22 - semnătura cererii 23 - ștampila de aprobare a documentului 27 - marca aproximativ 28 - marca despre executantul executarea documentului și 30 - identificatorul a fost trimis și o copie electronică a fișierului documentului 29 - un semn pe primirea documentului în organizație

01 - Emblema de stat a Federației Ruse (suplimentar) Oferă o listă a autorităților care au dreptul să arate imaginea emblemei pe formularele documentelor lor. Formele de documente cu reproducerea emblemei de stat ale Federației Ruse și a emblemelor entităților constitutive ale Federației Ruse sunt supuse înregistrării. Formularele de ștampilă sunt produse numai de companiile tipografice autorizate pentru tipul relevant de activitate. Formularele de ștampilă sunt depozitate în dulapuri închise și sigilate în siguranță.

02 - Stema unei entități constitutive a Federației Ruse (suplimentar) Procedura de utilizare a imaginii stemei unei entități constitutive a Federației Ruse pe forme de documente este determinată de actele de reglementare ale autorităților de stat ale republicilor, regiuni autonome, districte, orașe Moscova și Sankt Petersburg. Stemele orașelor, districtelor autonome, regiunilor Federației Ruse sunt plasate pe formularele documentelor autorităților reprezentative și executive ale municipalităților în conformitate cu actele normative ale unităților teritoriale.

03 - Emblema organizației sau a mărcii comerciale (suplimentar) Emblema sau marca comercială sunt simboluri, semne care dau un aspect estetic antetului, dau o idee despre destinatar, ajutând consumatorul să distingă bunurile sau serviciile producătorului . Emblema organizației este plasată pe antetul organizației în conformitate cu Carta (regulament privind organizația) Amplasat pe câmpul de sus al antetului deasupra mijlocului numelui organizației - autorul documentului. Poate că locația siglei și a mărcii comerciale la același nivel cu numele organizației (cerința 06) în stânga.

04 - Cod organizație (OKPO) (obligatoriu) Codul organizației este aplicat în conformitate cu Clasificatorul All-Russian of Enterprises and Organisations (OKPO). Cerința servește pentru a accelera transmiterea informațiilor documentate prin canale de comunicații electronice și pentru a reduce numărul de erori în transmiterea datelor. Codul este un element de identificare electronică a documentului. 05 - Numărul principal de înregistrare de stat (OGRN) al unei persoane juridice (obligatoriu) Numărul principal de înregistrare de stat (OGRN) al unei persoane juridice este emis de autoritățile fiscale. OGRN este un cod digital de 13 cifre. Numărul principal de înregistrare de stat este indicat în toate documentele unei persoane juridice împreună cu numele acesteia. 06 - Număr identificare contribuabil / Cod motiv înregistrare (TIN / KPP) (obligatoriu) Număr identificare contribuabil / cod motiv înregistrare (TIN / KPP) emis de autoritățile fiscale.

04 - Codul organizației (OKPO) 05 - Numărul principal de înregistrare de stat (OGRN) al unei persoane juridice 06 - Numărul de identificare al contribuabilului / Codul motivului de înregistrare (TIN / KPP) Amplasat în câmpul superior al formularului sub datele de referință ale organizației ( cerință 09)

07 - Codul formularului de document (obligatoriu) Codul formularului de document este aplicat conform Clasificatorului complet rus al documentației de gestionare (OKUD) OKUD este conceput pentru a asigura contabilitatea și sistematizarea documentelor unificate pentru a reduce numărul formularelor de documente utilizate. Codul este format din 7 caractere și un număr de verificare: Charter - 02112312: 02 - clasa formularului; 11 - subclasa de forme; 231 - număr de înregistrare; 2 - verificați numărul

08 - Numele organizației (obligatoriu) Este indicat numele organizației autorului documentului.Autorul documentului poate fi o organizație (persoană juridică), unitate structurală, oficial. Numele organizației trebuie să corespundă cu numele consacrat în documentele sale constitutive. Deasupra numelui organizației indicați în formă prescurtată, iar în absența acesteia - numele complet al organizației părinte. Denumirea prescurtată a organizației este indicată dacă este fixată în documentele constitutive ale organizației.

Numele organizațiilor din entitățile constitutive ale Federației Ruse care au o limbă națională sunt tipărite în două limbi și sunt situate sub sau în dreapta numelui în limba de stat a Federației Ruse.

09 - Date de referință despre organizație (suplimentare) Acest atribut conține informații despre organizație care sunt importante pentru contactele cu informații. Plasați datele de referință sub numele necesar al organizației. Datele de referință despre organizație includ: adresa poștală; numere de telefon și alte informații la alegerea organizației (fax, numere de telex, adresă de e-mail, adresa paginii web a organizației pe internet, numărul contului bancar etc.); Cod OKPO; OGRN; INN / KPP; Cod OKUD.

10 - Denumirea tipului de document (obligatoriu) Numele tipului de document întocmit sau publicat de organizație este reglementat de cartă (regulament privind organizația) și trebuie să corespundă tipurilor de documente prevăzute de USORD și OKUD Tipul documentului este determinat de scopul și conținutul acestuia. În scrisoare, numele tipului de document nu este indicat. Numele documentelor este tipărit cu majuscule: ORDIN, ACT, PROTOCOL etc. Locația cerințelor este longitudinală sau unghiulară.

11 - Data documentului (obligatoriu) Cerința este plasată într-o singură linie cu numărul de înregistrare al documentului, care se află sub datele de referință despre organizație, dar deasupra linkului către documentul inițiator. Pe antet pentru a afișa data documentului, sunt prevăzute mărci restrictive speciale. o Data scrisorii este data semnării acesteia. Este întocmit în opt cifre arabe în ordine: două cifre pe zi a lunii și lunii, patru cifre pe an. Mai mult, litera „g. "Nu este plasat după cifre.

12 - Numărul de înregistrare al documentului (obligatoriu) Numărul de înregistrare al documentului este o denumire digitală sau alfanumerică atribuită unui document la înregistrarea acestuia. Toate documentele create într-o organizație și primite de la alte organizații și de la persoane fizice sunt supuse înregistrării. O excepție este făcută de documentele care nu sunt supuse înregistrării în conformitate cu lista, care ar trebui incluse în Instrucțiunea pentru munca de birou.

13 - Referința la numărul de înregistrare și data documentului (suplimentar) Referința la numărul de înregistrare și data documentului inițiator este plasată în mărcile special prevăzute pentru acest lucru pe antetul: „Pe Nr. Recuzita este plasată sub numărul de înregistrare al documentului

14 - Locul pregătirii sau publicării documentului (suplimentar) Locul pregătirii documentului este indicat dacă este dificil de determinat prin detaliile „Numele organizației” și „Date de referință despre organizație”. Locul compilării sau publicării este indicat luând în considerare diviziunea administrativă teritorială adoptată, iar această cerință include doar abrevieri general acceptate. Locul în care a fost întocmit documentul nu este indicat, acesta este inclus în numele organizației. în cazul în care un

15 - Destinatar (suplimentar) Când detaliile sunt înclinate pe antet, „Destinatarul” este plasat în colțul din dreapta sus la nivelul numelui organizației - autorul documentului. Cu longitudinal - pentru această recuzită, semnele de colț sunt adesea așezate.

16 - Coloana de aprobare a documentului (suplimentar) APROBAT Director general ZAO "Termika" Semnătura personală A. G. Tsitsin 15. 04. 2009 Documentul este aprobat de un oficial sau un document emis special. Ambele metode de aprobare au același efect juridic. Cartele, reglementările, reglementările, programele personalului, instrucțiunile, descrierile postului, regulile, actele, protocoalele capătă forță juridică numai după aprobarea lor. Ștampila de aprobare a documentului se află în colțul din dreapta sus al documentului.

17 - Rezoluție (suplimentară) Rezoluția, adică o instrucțiune privind executarea documentului, este scrisă pe document de către funcționarul relevant și include funcțiile și numele executanților, conținutul ordinului, termenul de executare, semnătura și data. Rezoluția este scrisă manual pe documentul original în spațiul liber dintre destinatar și text. Este permisă emiterea unei rezoluții pe o foaie separată care să indice numărul de înregistrare și data documentului la care se referă rezoluția.

18 - Titlul textului (obligatoriu) Titlul reflectă rezumatul documentului și, prin urmare, nu poate fi prea lung (nu mai mult de cinci rânduri) printr-o distanță între linii. Antetul este situat sub variabila „13 - referință la numărul de înregistrare și data documentului” de la marginea marginii din stânga (fără liniuțe).

19 - Marca de control (suplimentar) Marca de control a execuției documentului semnalează observarea documentului în procesul de execuție a acestuia pentru a asigura termenele stabilite specificate în rezoluție sau termenele standard. Semnul de pe controlul executării documentului este indicat de litera „K”, cuvântul sau ștampila „Control”. Situat în colțul din dreapta sus al documentului.

20 - Textul documentului (obligatoriu) Textul scrisorii trebuie să fie concis, consecvent, convingător, corect și simplu. Informațiile menționate trebuie interpretate fără ambiguități. Structura scrisorii, de regulă, conține două părți: introductivă și principală. În introducere sunt indicate motivele care au cauzat scrierea scrisorii și se fac trimiteri la fapte, date, documente (cu excepția unui link către detaliile documentului inițiator, al cărui răspuns este această scrisoare). Partea introductivă poate începe cu cuvintele: Datorită faptului că ...; Din cauza admiterii cu o mare întârziere ...; Pe baza comenzii din ... Nu ...;

21 - Semnul prezenței aplicației (suplimentar) Semnul prezenței aplicației este localizat imediat după text înainte de semnătură, la două până la patru rânduri. ... Dacă documentul are un atașament care nu este denumit în text, atunci indicați numele acestuia, numărul de foi și numărul de copii; dacă există mai multe aplicații, acestea sunt numerotate. În documentele administrative, informații despre disponibilitatea aplicațiilor sunt indicate în text.

22 - Semnătura (obligatorie) Semnătura constă din: numele funcției persoanei care a semnat documentul. Dacă documentul este întocmit pe un antet, atunci se folosește o versiune prescurtată a funcției (fără a menționa numele întreprinderii, de exemplu, directorul general). Dacă documentul nu este întocmit pe un antet, atunci poziția ar trebui să includă: numele întreprinderii; transcrierea semnăturii personale (inițiale cu prenume). Dacă un document este semnat de mai mulți oficiali, atunci semnăturile lor sunt plasate una sub cealaltă în ordinea funcției deținute: de la mai mare la mai puțin semnificativ.

23 - Coloana de acord a documentului (suplimentar) Semnarea acordului documentului cu oficialul constă din: cuvântul ACORD; poziția persoanei cu care documentul este coordonat (inclusiv numele organizației); semnătură personală; decriptarea semnăturii (inițiale, prenume); datele acordului. Zona pentru variabila „Ștampilă de aprobare” este plasată în partea de jos a foii (sub variabila „Semnătură”) sau pe o „Foaie de aprobare” separată dacă conținutul documentului afectează interesele mai multor organizații. Documentul este marcat: "Foaia de aprobare este atașată."

24 - Vize de aprobare a documentului (obligatoriu) Viza este o cerință care indică consimțământul sau dezacordul unui oficial al organizației cu conținutul documentului. Aprobarea documentului se întocmește cu o viză, care include: funcția și semnătura persoanei care aprobă documentul; decodarea semnăturii (inițiale, prenume); data semnării. Dacă există comentarii deasupra semnăturii, se face un comentariu într-o formă scurtă sau se face o notă: „Comentariile sunt atașate”. Cercul oficialilor care aprobă documentul și secvența de aprobare sunt stabilite prin regulamentele organizației și depind de tipul documentului și de conținutul acestuia.

25 - Amprenta sigiliului (suplimentar) Documentele sunt ștampilate în conformitate cu „Regulamentul privind procedura de înregistrare, producție, înregistrare, utilizare, depozitare și distrugere a sigiliilor și ștampilelor”, care este aprobat prin ordin al directorului general.

26 - Marcare la certificarea unei copii (suplimentară) Certificarea unei copii a unui document este făcută pentru a-i conferi forță juridică. La certificarea conformității copiei unui document cu originalul, sub „Semnătura” necesară, puneți: inscripția de certificare „Adevărat”; poziția persoanei care a certificat copia; semnătură personală; decodarea semnăturii (inițiale, prenume); data certificării. Este permisă certificarea unei copii a documentului cu un sigiliu stabilit la discreția organizației.

27 - Marcaj suplimentar despre executant Această cerință include: inițialele și prenumele (sau numele complet, patronimicul și prenumele) ale interpretului documentului și numărul său de telefon. Aceasta permite destinatarului scrisorii să contacteze prompt inițiatorul acesteia. Acest semn este situat pe partea din față sau pe spatele ultimei foi a documentului în colțul din stânga jos și se face adesea într-o dimensiune redusă de 10.

28 - O marcă de execuție a documentului și direcția acestuia în cazul obligației Marcajul este pus pe documentele executate pentru a fi anulate în carcasă pentru depozitare ulterioară și utilizare în scopuri de referință. Nota privind execuția documentului include următoarele date: o referință la data și numărul documentului care dovedește execuția acestuia sau, în absența unui astfel de document, informații scurte despre execuție; cuvintele „în afaceri”; numărul cazului în care va fi stocat documentul; semnătura personală a interpretului; Data scadentă. O notă privind execuția documentului și direcția acestuia în caz poate fi semnată de șeful departamentului în care a fost executat documentul.

29 - Marca de primire a documentului în organizație (obligatoriu) Conține numărul de serie și data primirii documentului (dacă este necesar, ore și minute). Este permisă punerea unui semn pe primirea unui document în organizație sub forma unei ștampile. Ștampila de înregistrare este aplicată pe prima foaie a documentului primit în colțul din dreapta jos

30 - Identificatorul copiei electronice a documentului Marcajul pentru căutarea automată a documentului se face dacă documentul este introdus în memoria computerului. Marca indică calea completă către fișier - o copie electronică a documentului, inclusiv numele fișierului și extensia acestuia.

Variante de localizare a cerințelor

Detalii și opțiuni obligatorii și suplimentare pentru proiectarea lor

Cerințe permanente și temporare

Cerințele utilizate în proiectarea ORD sunt constante și variabile.

La permanent puteți include astfel de detalii care sunt prezente în mod constant pe document într-un sens neschimbat și care, prin urmare, pot fi aplicate în prealabil pe antetul organizației. Acestea sunt detalii precum Emblema de Stat a Federației Ruse sau stema unei entități constitutive a Federației Ruse (dacă organizația are dreptul să descrie stema pe antetul său), sigla organizației (dacă organizația are unul), numele organizației, datele de referință despre organizație, codul organizației, codul formularului documentului (de exemplu, o scrisoare de serviciu), alte coduri (OGRN, INN / KPP).

Desigur, detaliile enumerate se pot modifica, din anumite circumstanțe, și apoi organizația trebuie să reproducă formularele. Cu toate acestea, acest lucru nu se întâmplă atât de des, în special în organizațiile guvernamentale. Prin urmare, este benefic să aplicați detaliile specificate în avans - acest lucru reduce timpul petrecut la pregătirea documentelor, elimină apariția erorilor și îmbunătățește semnificativ aspectul documentului, mai ales dacă aceste detalii sunt tipărite într-un mod tipografic.

La variabile puteți include astfel de detalii care depind de circumstanțe specifice, de exemplu, atributul 11 \u200b\u200b„Data documentului” depinde de momentul în care este creat documentul, atributul 20 „Textul documentului” - de ceea ce se va spune în document, adică de conținut a problemei acoperite în document.

Astfel, semnificația detaliilor variabile va fi întotdeauna diferită, în funcție de circumstanțele de pregătire și de tipul documentului, dar locul de amplasare a acestora pe document și regulile pentru proiectarea lor rămân neschimbate.

Cerințele pot fi împărțite în obligatorii și opționale.

Detalii necesareoferă forța juridică a documentului și sunt întotdeauna prezente pe orice tip de OSA.

Obligatoriu include următoarele detalii:

Numărul de înregistrare al documentului,

Trecând la text,

Textul documentului,

Semnătura etc.

Detalii suplimentarenu apar pe toate tipurile de documente (de exemplu, emblemă, semn de control). Detalii suplimentare pot caracteriza etapele procesării documentelor, de exemplu,

29 „Marcați la primirea documentului în organizație”,

30 „Identificatorul copiei electronice a documentului”,

dar absența unei re-vizite suplimentare pe document nu poate afecta forța juridică a documentului.

Formularul eșantion prevede două opțiuni pentru proiectarea rec-vizitelor: unghiular și longitudinal, adică există două moduri de a proiecta detalii: steag și centrat

Cu opțiunea de colț sau modul de semnalizarepartea de titlu a formularului de document se află în colțul din stânga sus al unei foi A4 sau A5. Când sunt localizate cerințele, începutul cerinței este întotdeauna situat de la marginea stângă a zonei în care se află cerința.

Longitudinal sau centratpartea de titlu a formularului este extinsă până la marginea marginii drepte. Adică, atunci când atributele sunt localizate, începutul și sfârșitul fiecărei linii ale atributelor sunt echidistante de limitele zonei în care sunt situate atributele.

Astfel, formularul eșantion stabilește principalele puncte fundamentale, pe baza cărora sunt elaborate reguli uniforme pentru proiectarea cerințelor, care sunt utilizate în proiectarea documentelor organizaționale și administrative.

întrebări de testare

1. Ce dimensiuni de hârtie sunt utilizate pentru a construi cheia de aspect ORD?

2. Care sunt dimensiunile câmpurilor OSA stabilite de cheia Layout OSA?

3. Pot exista detalii pe marginile documentului?

4. Care este setul maxim de cerințe stabilit de șablon?

5. Câte poziții ale tabulatorului sunt utilizate pentru înregistrarea cerințelor?

6. Ce detalii sunt permanente?

7. Ce detalii sunt necesare?

8. Câte modalități există de înregistrare a detaliilor?

9. Care sunt detaliile suplimentare ale ORD?

10. Cum diferă varianta longitudinală a localizării cerințelor părții de titlu a formularului de varianta de colț?

Forme de documente

Documentele oficiale create de persoane juridice sau persoane fizice trebuie întocmite și certificate în modul prescris.

Documentele de gestionare, de regulă, sunt produse pe formulare. GOST R 6.30-2003 definește care este forma medii tangibile (hârtie, electronică) cu o anumită compoziție de detalii și mărci pentru localizarea detaliilor documentelor și a informațiilor corespunzătoare pe acesta

Document gol- aceasta este o foaie de hârtie cu detalii pre-reproduse care conține informații permanente despre organizație - autorul documentului.

Document gol, prin definiția GOST R 51141-98, este „Un set de cerințe care identifică autorul unui document oficial scris”.

Scopul funcțional al formularelor este diferit. Formularele de documente sunt concepute pentru a reduce costurile forței de muncă la întocmirea documentelor, precum și pentru a stabili rapid întreprinderea autorului atunci când lucrează cu un document.

Se pot face formulare metodă tipografică, cu ajutorul instrumentelor de imprimare online sau reprodusă cu ajutorul unui computer... Când utilizați un computer, formularul poate fi introdus în memoria aparatului și afișat automat la imprimarea unui document.

Formulare cu imaginea emblemei de stat a Federației Ruse (formulare ștampilate) sunt făcute numai tipograficecompanii de tipărire și ștampilă și gravură, certificat privind disponibilitatea capacităților tehnice și tehnologice pentru fabricarea de înaltă calitate a tipului de produs specificat și licență pentru acest tip de activitate. Numerele și seriile secvențiale trebuie să fie aplicate pe formularele ștampilate. Aceste formulare sunt supuse contabilității în organizații (firme). Formele de organizații cu reproducerea emblemei de stat ale Federației Ruse și stemele entităților constitutive ale Federației Ruse (formulare oficiale) sunt produse tipărite supuse contabilității.

Antetul oficial al organizației trebuie să aibă numere de serie, care sunt aplicate prin metodă tipografică sau numerator. Uneori, o serie din aceste numere este plasată și pe formularele ștampilate. Fiecare tip de formular ștampilat este înregistrat într-un jurnal separat (sau alt formular de înregistrare și contabilitate), iar formularele în sine sunt stocate în dulapuri șterse și sigilate în mod fiabil. Distrugerea lor are loc în modul prescris, conform unui act cu un semn în formularul de înregistrare și înregistrare.

Pentru a realiza un formular ștampilat sau orice altă formă într-o tipografie, ar trebui să faceți un aspect al formularului pe o scară 1: 1, pe care trebuie aplicate detalii permanente, semnele necesare pentru detalii variabile, dimensiunile sunt indicate zonele pentru localizarea detaliilor. Este necesar să indicați calitatea și culoarea hârtiei, să selectați fonturile necesare, să indicați circulația, să conveniți asupra timpului de execuție și a costului de producție. Aspectul formularului trebuie să conțină o indicație că șeful organizației autorizează imprimarea acestui aspect (de obicei este scris cuvântul „Permite”). De asemenea, pe aspect trebuie să fie semnătura șefului și sigiliul organizației. Trebuie să existe o scrisoare de intenție pentru aspect.

Atunci când pregătiți documente organizaționale și administrative, este obișnuit să utilizați un formular prefabricat.

În orice fel este realizată forma, este necesar să se ia în considerare anumite cerințe care sunt stabilite de GOST R 6.30-2003 la tipurile de formulare, proiectarea, contabilitatea și stocarea acestora, inclusiv formulare cu imaginea emblemei de stat a Federației Ruse, emblemele subiecților Federației Ruse. Formularele trebuie făcute pe hârtie albă sau deschisă de calitate adecvată.

La proiectarea formularelor de document, dimensiunile zonelor pentru localizarea cerințelor utilizate pe formulare trebuie să corespundă cu cele indicate pe formularul de eșantion.

Detaliile permanente se aplică formularului în conformitate cu dimensiunile stabilite și regulile de înregistrare a detaliilor, marcate sub formă de colțuri sau linii ale locației unor detalii variabile, care ar trebui să se afle în partea superioară (titlu) a formularului. De asemenea, colțurile marchează câmpurile documentului și locația detaliilor aplicate în partea de jos a formularului.

Formularele de documente pot fi produse în formate A4 și A5, cu variante unghiulare și longitudinale ale locației cerințelor... La producerea formularelor prin metodă tipografică sau cu ajutorul tehnologiei computerizate, cerințele sunt întotdeauna întocmite într-un mod centrat, atunci când se fabrică cu o mașină de scris - într-un mod de pavilion.

De obicei, întreprinderile folosesc ca urmare atipuri de formulare: forma generală, forma scrisorii, forma unui anumit tip de document.

Formularele sunt împărțite în două grupe: de bază și suplimentar.

Principalele tipuri de formulare de documente includ:

§ formular pentru scrisori;

§ forma generală;

§ forma unui anumit tip de document.

La întreprinderi, în plus, în scopul susținerii documentare a activităților diviziilor structurale (funcționari), tipuri suplimentare , care include:

· Antet oficial;

· Forma unității structurale;

· Formular de lucru cu parteneri străini

Fiecare tip de antet documentele au un anumit set detalii. Forma generală este utilizată pentru pregătirea tuturor tipurilor de documente, cu excepția scrisorilor, adică este utilizat pentru producerea majorității documentelor interne ale organizației, cu excepția scrisorilor. Forma se numește uzualde cand conține același set de atribute pentru toate tipurile de documente create pe acesta.

Pe formularul general, în funcție de documentele constitutive, se pot aplica următoarele detalii permanente:

01 - Emblema de stat a Federației Ruse;

02 - Stema subiectului Federației Ruse;

03 - Emblema organizației sau a mărcii comerciale (marca de serviciu);

04 - Cod organizație;

08 - numele organizației;

14 - locul compilării sau publicării documentului;

Pentru atributele variabile, semnele de linie limită sunt aplicate formei generale - pentru atribute:

11 - data documentului;

12 - numărul de înregistrare al documentului (pentru această cerință, semnul „Nu” este de asemenea tipărit în avans)

Sub formă de colțuri, se disting locațiile următoarelor detalii:

15 - Destinatar (începutul și sfârșitul variabilei, care indică simultan marginea marginii din dreapta);

18 - Titlul textului;

29 - Marca primirii documentului în organizație;

30 - Identificatorul copiei electronice a documentului.

Între variabila 04 „Cod organizație” și detaliile 11 din „Data documentului” și 12 „Numărul de înregistrare al documentului” lăsați un loc pentru aplicarea (imprimarea) variabilei 10 „Numele tipului de document”.

Forma unui anumit tip de document (cu excepția unei scrisori) se creează dacă organizația publică multe documente de același tip . Forma unui anumit tip de document este utilizată numai la procesarea tipurilor de documente corespunzătoare, de exemplu, comenzi, instrucțiuni etc. Acesta este compilat pe baza unui formular general, conține aceleași detalii și este completat doar de numele tipului de document corespunzător, de exemplu, comandă, comandă etc. Aproape toate organizațiile au un formular de comandă; în organizațiile în care funcționează organele colegiale - o formă de protocol.

Adică, atunci când numele tipului de document este introdus în formularul general, de exemplu, „ordine”, „act”, „protocol”, acest formular devine forma unui anumit tip de document - formular de comandă, formular de act, formular de protocol etc.

Astfel, forma unui anumit tip de document este de fapt un fel de formă generală, deoarece forma generală fără a utiliza denumirea tipului de document nu este utilizată deloc în pregătirea documentelor organizaționale și administrative.

Accesorii 07 „Codul formularului documentului” este imprimat în formular la întocmirea unui anumit tip de document, întrucât fiecare tip (varietate) al documentului are propriul cod al formei unificate conform OKUD.

Antet se folosește la întocmirea unui singur tip de documente - o scrisoare de serviciu, deci nu este necesar să se indice în ea numele tipului de document. În antet în loc de recuzită 10 „Numele tipului de document” recuzită plasată 09 , și în locul recuzită 14 „Locul compilării sau publicării unui document” - recuzită 13 "Referință la numărul de înregistrare și data documentului", mult nevoie în corespondență.

În recuzită 09 „Date de referință despre organizație” trebuie să existe informații despre locul compilării, prin urmare nu este nevoie să folosiți elementele de recuzită 14 „Locul compilării sau publicării documentului”.

Astfel, antetul diferă de antetul general numai în două detalii. Toate celelalte detalii, pentru care se aplică semne sub formă de colțuri pe forma generală, sunt de asemenea utilizate pe antet și sunt întocmite conform acelorași reguli. Anteturile sunt date cu aplicația "". 7-10.

Antetul este folosit pentru corespondența dintre organizații și terți. Se folosește numai la întocmirea scrisorilor unei întreprinderi (unitate structurală, DL).

Formularele utilizate de companie trebuie să îndeplinească anumite cerințe.

Antetul poate conține următoarele detalii :

· Stema (pentru organizațiile care au dreptul să o facă);

Sigla organizației (dacă există o stemă, aceasta nu este aplicată) sau o marcă comercială

· Numele organizației părinte (dacă există);

· Numele organizației (unitatea structurală);

· Date de referință despre organizație (adresă poștală, numere de telefon, precum și, la alegerea organizației, numere de fax, adrese de e-mail, pagini web pe internet, numere de cont bancar, cod de identificare bancară (BIC), licență) numărul și data);

· Codul organizației (întreprinderii) conform OKPO;

· Numărul principal de înregistrare al documentului;

· Numărul de identificare al contribuabilului / codul motivului de înregistrare (TIN / KPP);

· Stencil părți ale detaliilor (data, numărul documentului și un link către numărul și data documentului).

Pe hârtiile cu antet, colțurile restrictive sunt plasate pentru următoarele detalii:

· Destinatar;

Se îndreaptă spre text

Antetul nu indică numele tipului de document (cuvântul „scrisoare”).

În conformitate cu GOST R 6.30-97 este permisă crearea unui antet pentru o unitate structurală (precum și o sucursală, reprezentanță, departament și altele) ale unei organizații (firme) și antetul unui funcționar, dacă acest funcționar este înzestrat cu dreptul de a semna documente. Anteturile oficiale sunt utilizate, de regulă, pentru șef și adjuncții săi.

Forma unității structuraleo organizație sau un oficial este conceput în cazul în care șeful unui departament sau un funcționar are dreptul de a semna. Numele unității structurale sau numele poziției este plasat pe formular după cerința 08 „Numele organizației”. Forma structurală sau forma unei unități structurale (oficial) poate fi utilizată la întocmirea oricăror tipuri de documente ale unităților relevante (persoane), cu excepția literelor.

Forma unei unități structurale este utilizată pentru prelucrarea documentelor în birouri reprezentative, sucursale, unități structurale mari ale întreprinderii. Pe un astfel de formular, după numele întreprinderii, este indicat numele unității structurale, de exemplu:

Arsenal CJSC

Departamentul de Securitate

Formular oficial folosit pentru a întocmi documente pentru șeful întreprinderii. Pe un astfel de formular, în locul numelui organizației, este indicată funcția șefului acesteia, de exemplu, „Directorul Serviciului Federal de Frontieră al Federației Ruse”, „Președinte al ZAO Diesel” etc. Exemple de formulare oficiale sunt prezentate în anexă.

GOST R 6.30-97 prevede două opțiuni pentru localizarea detaliilor formularului:

· longitudinale și

· unghiular.

Cu o dispunere longitudinală detaliile formularului sunt plasate de-a lungul marginii superioare și aliniate fie în lățime, fie în centru.

Cu un aranjament unghiular de cerințe, acestea ocupă o zonă de 72,8 mm × 88,6 mm în colțul din stânga sus al foii și sunt utilizate în proiectarea antetului. Opțiunea de colț vă permite să utilizați mai economic zona foii de hârtie deoarece colțul din dreapta al documentului este eliberat pentru plasarea ștampilei de aprobare (dispoziții, acte, instrucțiuni), adresare (în scrisori, memorandumuri, declarații), pentru scris rezoluţie .

Pentru producerea de documente, se folosește hârtie cu formatele stabilite.

Cel mai formatele comune sunt:

A4 (210mm × 297) și A5 (148mm × 210mm).;

· Densitate de la 80 la 200 g / m²;

· Cu un grad de alb - de la 88 la 98%.

Formularele trebuie tipărite cu cerneluri colorate saturate care să permită copiatorilor să facă copii de înaltă calitate ale documentelor.

Orice document trebuie să aibă câmpuri, adică un anumit spațiu între marginea foii de hârtie și text... Câmpurile sunt obligatorii pentru depunerea unui document și plasarea unor mărci de serviciu. În conformitate cu cerințele GOST R 6.30-97 dimensiunea câmpurilor ar trebui să fie nu mai puțin:

Marja stângă - 20mm;

Marja dreaptă - 10 mm;

Marja superioară - 20 mm;

Marja inferioară este de 20 mm.

Pe formulare este permis localizați restrictiv semne sub formă de colțuri, linii sau alte denumiri pentru amplasarea detaliilor individuale (îndreptându-se către text, destinatar, semne de control etc.), precum și pentru pliere și depunere.

În formele de organizare a subiectelorRF, care, alături de rusa ca limbă națională a statului, poate fi creată forme în care cerințele„Nu”, „Numele organizației”, „Date de referință despre organizație”, „Locul pregătirii sau publicării documentului” tipăriți în două limbi - rus și național - pe același nivel folosind dispunerea longitudinală a recuzităelor... Adică, în astfel de forme, toate detaliile scrisorii sunt repetate de două ori: în rusă și într-o limbă străină.

1. Formularele sunt realizate pe hârtie A4 sau A5 de culori deschise (hârtie albă).

2. Marginile de pe marginile formularului trebuie să aibă cel puțin 20 mm în stânga, sus și jos și cel puțin 10 mm în dreapta.

3. În funcție de metoda de localizare a detaliilor, există forme unghiulare și longitudinale.

4. Amplasarea detaliilor în cadrul formularului se face într-o metodă centrată, semnalizată (cu alinierea de la marginea stângă a formularului) sau cu alinierea pe întreaga lățime a formularului (în limitele stabilite de câmpuri).

5. În scopul contabilizării formularelor (în marjele din stânga, din dreapta sau din partea de jos), este permisă introducerea numerelor într-un mod tipografic sau folosind un numărător.

Elaborarea formularelor este organizată de întreprindere în conformitate cu prevederile Sec. Recomandări metodice ale VNIIDAD FAS RF „ORD. Cerințe pentru hârtie ".

Documentele oficiale sunt de obicei create pe hârtie cu antet. Utilizarea formularelor reduce timpul petrecut pentru pregătirea documentului, crește cultura muncii de birou.

Forma unui document, așa cum este definită de GOST R 51141-98, este un set de detalii care identifică autorul unui document oficial scris. Este o foaie standard de hârtie care afișează informații constante și lasă loc variabilei. Doar prima pagină a documentului este realizată pe hârtie cu antet; pentru toate paginile ulterioare, se utilizează coli standard de hârtie. Cerințele pentru formularele de documente organizaționale și administrative sunt stabilite de GOST R 6.30-2003. Sunt stabilite două formate standard de formulare de documente - A4 (210 x 297 mm) și A5 (148 x 210 mm). Fiecare foaie a unui document, emisă atât pe un antet, cât și fără acesta, trebuie să aibă margini, un anumit spațiu între marginea foii și text, care este necesar pentru depunerea documentului, pentru aplicarea unor mărci de serviciu. GOST R 6.30-2003 a stabilit următoarele dimensiuni ale marginilor nu mai puțin de: 20 mm - stânga; 10 mm - dreapta; 20 mm - partea de sus; 20 mm - fund. Acestea sunt marjele minime, marjele mai mici nu sunt permise, deoarece prelucrarea și stocarea ulterioară a documentelor va fi dificilă, dar marjele mari sunt acceptabile. La realizarea documentelor pe două sau mai multe pagini, a doua și următoarea pagină sunt numerotate cu cifre arabe în mijlocul marginii superioare, fără cuvântul „pagină” și semne de punctuație.

Cel mai comun mod de a face antet este tipografic. Formularul poate fi de asemenea produs folosind instrumente de imprimare online sau reprodus cu ajutorul unui computer. Documentele goale trebuie tipărite pe hârtie albă sau deschisă la culoare.

Pentru o organizație, unitatea sa structurală, un oficial, sunt stabilite următoarele tipuri de formulare de documente: formă generală; antet; forma unui anumit tip de document. Forma generală este utilizată pentru fabricarea tuturor tipurilor de documente, cu excepția scrisorilor.

În funcție de locația detaliilor, sunt instalate două variante de forme - unghiular și longitudinal. Opțiunea colț vă permite să utilizați mai economic zona colii de hârtie, deoarece colțul din dreapta al documentului rămâne liber pentru plasarea ștampilei de aprobare (în dispoziții, instrucțiuni, acte), adresare (în scrisori, memorandumuri, declarații), pentru redactarea unei rezoluții.

Detaliile formularului pot fi localizate în unul din următoarele moduri:

Centrat (începutul și sfârșitul fiecărui rând de atribute sunt la fel de îndepărtate de limitele zonei în care se află atributele);

Steag (fiecare linie de detalii începe de la marginea stângă a zonei în care sunt situate detaliile).

În organizațiile entităților constitutive ale Federației Ruse, care, împreună cu limba rusă ca limbă de stat, pot crea formulare în care detaliile sunt tipărite în două limbi: rusă și națională. Este posibil să creați un formular în două limbi dacă organizația este în corespondență cu corespondenți străini.

Nu este permis: plasarea pe antet doar a denumirii prescurtate a organizației; „Decorarea” antetului cu un model care poate fi confundat cu o emblemă; plasarea pe forma de date de referință despre autor care nu corespunde cu datele de înregistrare de stat; dispunerea arbitrară a detaliilor formularului care nu îndeplinește cerințele standardului de stat; plasarea de detalii pe anteturile organizațiilor rusești în funcție de eșantioanele antetelor partenerilor străini, ceea ce încalcă tradițiile interne ale documentelor și este adecvat numai pentru asocierile în participație.