Исправление даты рождения в трудовой книжке пример. Как производится исправление ошибок в трудовой книжке

Если вы обнаружили в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях» трудовой книжки сотрудника неправильную или неточную запись, ее нужно исправить. Исправления можно внести двумя способами.

Первый – сотрудник самостоятельно обращается в организацию, которая допустила в трудовой книжке ошибку, и там ее исправляют в установленном порядке.

Второй способ – организация, где сотрудник трудится сейчас, направляет запрос предыдущему работодателю и на основании его официального ответа вносит в трудовую книжку исправления. Вносить исправления в трудовую книжку сотрудника по новому месту работы можно на основании копий приказов о приеме на работу, переводе и увольнении, об отмене этих приказов, а также справок и выписок из документов, в которых данные приказы упоминаются (личная карточка, лицевой счет, книга регистрации приказов и т. п.).

Если организация, которая внесла неправильную или неточную запись в трудовую книжку, была реорганизована, запись об исправлении вносит ее правопреемник. Если организация была ликвидирована, такие исправления должны быть сделаны по новому месту работы. Если неправильную или неточную запись в трудовой книжке сделал предприниматель, который прекратил свою деятельность, исправления должны быть внесены также по новому месту работы. Такой порядок установлен в пункте 28 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

Итак, если специалист по кадрам внес в трудовую книжку неверную запись. Понятно, что это не очень приятный факт. Но что же сейчас делать? Как теперь эту ошибочную запись в трудовой книжке исправить?

Зачеркнуть? Замазать ошибочные данные? Ни в коем случае!!! Не нужно зачеркивать, перечеркивать, стриать или замазывать ошибочные данные. Правила заполнения трудовых книжек это запрещают. Есть только один единственный возможный вариант - это признать запись недействительной. И сделать об этом пометку в трудовой книжке И только после этого внести новую, верную запись.

1. В графе «№ записи» проставьте порядковый номер записи.

2. Дата. Укажите дату, на которую вы признаете ошибочную запись недействительной. То есть ту дату, когда вы вносите исправления.

3. В графе 3 пропишите «Запись под №___ недействительна».

4. В графе 2 укажите дату новой, теперь уже верной, записи.

5. Правильную запись внесите в графу 3.

6. В графе 4 укажите номер и дату документа, на основании которого вы внесли правильные данные.

Исправление трудовых книжек, образец

Бывает так, что при приеме на работу в трудовой книжке сотрудницы на внутренней стороне обложки трудовой книжки обнаруживается ошибка, допущенная предыдущим работодателем. К примеру, неверно указан номер свидетельства о браке, на основании которого у сотрудницы поменялась фамилия. Как поступить? Как сделать исправления в трудовой книжке, образец?

Порядок исправления таких ошибок законодательством не установлен. Но... Прямо предусмотрено п.1.2 , что зачеркивание неточных или неправильных записей в трудовой книжке не допускается только в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» трудовой книжки. Поскольку запрета на зачеркивание неточных или неправильных записей на внутренней стороне обложки трудовой книжки нет, то при исправлении трудовых книжек неправильно указанный номер свидетельства о браке можно зачеркнуть и указать правильный, заверив подписью нынешнего работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы)».

Как видим, сотрудницу не обязательно отправлять к своему прежнему работодателю – вы сами можете все исправить. Вот и всё! Успехов Вам в вашей нелегкой и ответственной работе!

Как в трудовой книжке исправить грамматическую ошибку, допущенную в наименовании организации

Применить схему исправления неточных и неправильных записей нельзя, так как записи о наименовании организации не нумеруются. Сделать можно так: после последней записи в разделе «Сведения о работе» без указания порядкового номера и основания внесения записи сделайте отметку о том, что в наименовании организации допущена ошибка. Дальше укажите правильный вариант.

Все исправления в разделе «Сведения о работе» вносите через новую запись. Зачеркивать, подчищать и замазывать корректирующей жидкостью ранее внесенные записи запрещено. В графе 3 первой незаполненной строки раздела укажите на ошибку в наименовании организации и внесите запись с правильным наименованием. Графы 1, 2 и 4 этой же строки не заполняйте.

Примечание : Пример исправления грамматической ошибки, допущенной в наименовании организации при заполнении трудовой книжки сотрудника

Неверная запись в трудовой книжке, но уже оформлено увольнение сотрудника.

Если в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях» трудовой книжки сотрудника была обнаружена неправильная или неточная запись, ее нужно исправить (п. 27 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

Исправить неверную запись, обнаруженную после увольнения, может как бывший работодатель, так и новый на основании соответствующих документов, представленных прежним работодателем.

Чтобы исправить неверную запись в трудовой книжке сотрудника, обнаруженную уже после его увольнения, нужно сделать следующее. Создайте в трудовой книжке новый блок – вновь напишите в виде заголовка наименование организации, затем поставьте порядковый номер, следующий за номером записи об увольнении и дату. После этого внесите необходимые изменения. Чтобы закрыть блок, необходимо поставить подпись сотрудника, ответственного за ведение трудовых книжек, и подпись владельца книжки, как при увольнении. Печать организации или кадровой службы ставьте, только если организация использует ее (п. 2.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69, приказ Минтруда России от 31 октября 2016 г. № 589н).

Если в организации нет кадровой службы (сотрудника, отвечающего за ведение кадрового учета), записи в трудовой книжке может подписывать руководитель (предприниматель).

Примечание : Пункт 35 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

Отказаться от печатей могут акционерные общества и ООО (ст. 2 и 6 Закона от 7 апреля 2015 г. № 82-ФЗ). Сведения о печати общество отражает в уставе. Если организация отказалась от печати, то в трудовой книжке ставьте только подписи уволенного человека, директора или сотрудника, который отвечает за них.

ЗАДАЙТЕ ВОПРОС ЮРИСТУ!

Кадровым работникам нередко приходится делать исправление ошибок в трудовой книжке. И поскольку трудовая книжка по-прежнему остается основным документом о трудовой деятельности работника, вносить исправляющие записи надо с особой внимательностью, чтобы не усложнить себе и работнику жизнь. О том, как правильно делать исправление ошибок в трудовой книжке, читайте в статье.

Из этой статьи вы узнаете:

• чем руководствоваться при исправлении ошибок в трудовой книжке;
• как производить исправление ошибок в трудовой книжке;
• каков порядок внесения исправительной записи;
• можно ли вносить исправления в записи на титульном листе трудовой книжки.

Чем руководствоваться при исправлении ошибок в трудовой книжке

Как правило, исправляет неверную запись тот работодатель, который допустил ошибку при заполнении трудовой книжки. Вместе с тем исправления может сделать и текущий работодатель. Для этого работник должен представить ему официальный документ от работодателя, допустившего ошибку. В случае ликвидации бывшего работодателя, исправления могут быть внесены на основании справки из архива или решения суда.

При внесении исправлений в записи в трудовой книжке руководствуйтесь следующими правилами.

Исправление ошибок в трудовой книжке на титульном листе

Проблема исправления неточных записей на титульном листе трудовой книжки связана с тем, что действующий порядок не определяет порядок таких исправлений. Правила и Инструкция регламентируют порядок исправления неточных записей в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях».

Кроме того, определен порядок внесения изменений в записи на титульном листе трудовой книжки. Иными словами, Порядок и Инструкция определяют, как внести исправления в данные работника. Если они изначально были записаны правильно, но впоследствии поменялись.

Как правило, не возникает проблем с исправлением неточной записи на титульном листе трудовой книжки, если документ оформляется работнику впервые. В этом случае надо оформить новый бланк трудовой книжки. Испорченный при заполнении бланк трудовой книжки должен быть уничтожен, о чем составляется соответствующий акт (п.42 Правил ведения трудовых книжек).

Но не исключена ситуация, когда ошибка может быть обнаружена не сразу, а значительно позднее, когда сотрудник уже сменит место работы. В этом случае, ситуация значительно осложняется. Дело в том, что действующие правила не допускают исправлений на титульном листе трудовой книжки.

На практике применяются следующие варианты внесения исправлений в такой ситуации.

1. Исправления вносятся по аналогии с внесением изменений в данные на титульном листе трудовой книжки. То есть нужно одной чертой зачеркнуть ошибочно внесенные данные, например, фамилию сотрудника. Затем заново внести новые данные и заверить это внесение новой заверяющей записью на внутренней стороне обложки трудовой книжки. Правомерность таких действий подтверждают и специалисты Минтруда России в частных разъяснениях.

Между тем, предупреждаем, что данный порядок внесения исправлений не предусмотрен действующими правилами.

2. Работнику можно оформить дубликат трудовой книжки. Однако, в данном случае проблема заключается в том, что дубликат, как правило, оформляется в том случае, если трудовая книжка утеряна или пришла в негодность.

Оба эти варианта внесения исправления в титульный лист трудовой книжки не идеальны, но имеют право на существование.

Образец записи в трудовой книжке – исправления

Практически все кадровики знают, что зачеркивать неточные записи в разделах «сведения о работе» и «cведения о награждениях» запрещено. Все исправления вносятся путем признания неточной записи недействительной.

Образец исправления неточной записи и приеме на работу по месту работы

В п. 26 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее - Правила), утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, и п. 2.3. Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 (далее - Инструкция), указывается, что изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся работодателем по последнему месту работы на основании паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов и со ссылкой на их номер и дату. Сразу же заметим, что термин «изменение », на наш взгляд, уместен применительно к фамилии и имени, которые действительно могут изменяться естественным образом (например, у женщины, вступившей в брак и поменявшей свою фамилию на фамилию мужа). Что же касается отчества и даты рождения, то здесь, очевидно, следует говорить об исправлении ошибочно внесенной информации, а не об изменении (как, например, может измениться дата рождения человека?).

При внесении в титульный лист изменений одной чертой зачеркивается прежняя информация и записывается новая (выше или рядом, на той же строке). Ссылки на внесенные изменения и документы-основания к ним даются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации или печатью кадровой службы. В Инструкции не сказано, как конкретно делается ссылка на внесенное изменение. Полагаем, возможны два варианта. Например, у женщины изменилась фамилия после вступления в брак. Ссылку на внесенное в титульный лист изменение можно показать так:

• «Фамилия изменена на фамилию «Егорова» на основании…»
• «Фамилия «Иванова» изменена на фамилию «Егорова» на основании…»

Первый вариант записи предпочтителен, когда фамилия изменяется впервые, второй - когда фамилия изменяется не первый раз или когда после расторжения брака женщина вновь меняет фамилию на ту, которая была у нее до вступления в брак (пример 1).

В титульном листе трудовой книжки образца 1973 г. для внесения фамилии работника было отведено три строки. Новая фамилия вносится в свободную строку, при этом прежняя фамилия тоже должна зачеркиваться, чего не делают иногда неопытные работники кадровых служб (примеры 2 и 3).

Пример 1 Изменение фамилии работника в титульном листе трудовой книжки образца 2003 г.

Пример 2 Неправильное изменение фамилии работника в титульном листе трудовой книжки образца 1973 г.

Пример 3 Правильное изменение фамилии работника в титульном листе трудовой книжки образца 1973 г.

Довольно часто у работников изменяется уровень образования, они осваивают новые профессии и специальности. Изменение записей об образовании, профессии и специальности сотрудника производится работодателем по последнему месту работы (п. 26 Правил). Новые сведения отражаются в титульном листе трудовой книжки без зачеркивания ранее внесенной информации. Первоначально внесенные данные об образовании и профессии, специальности дополняются новыми через запятую (п. 2.4 Инструкции).

В п. 2.4 Инструкции нет указаний о необходимости внесения на внутреннюю сторону обложки трудовой книжки ссылки на документ, подтверждающий изменение сведений об образовании или профессии, специальности. Однако совершенно очевидно, что такая ссылка необходима (примеры 4-6).

Когда трудовая книжка оформляется впервые, очень важно правильно записать на титульном листе фамилию, имя, отчество и дату рождения лица, поступающего на работу. Эти сведения имеют особое значение, поскольку данный документ не предусматривает фотографии работника. Именно по этим сведениям при сравнении их с паспортными данными будет определяться принадлежность трудовой книжки данному гражданину.

Пример 4 Дополнение сведений об образовании в титульном листе трудовой книжки

Пример 5 Дополнение сведений о профессии в титульном листе трудовой книжки

Пример 6 Внесение в титульный лист трудовой книжки сведений о полученных работником образовании и специальности

Что делать, если при оформлении титульного листа была допущена ошибка

Поскольку трудовая книжка заполняется вручную, трудно избежать ошибок в записях. Естественно, возникает вопрос о порядке исправления неправильных записей на титульном листе. Официального ответа на этот вопрос нет ни в Правилах, ни в Инструкции.

Так, Правилами (п. 27) предписывается исправление неправильных записей на основании официального документа работодателя , допустившего ошибку (а не на основании паспорта - личного документа гражданина), т.е. здесь идет речь об исправлении записей в содержательной части трудовой книжки, в сведениях о работе и о награждениях (поощрениях). Аналогично в Инструкции (п. 1.2) указано, что недействительными признаются и исправляются только записи в разделах трудовой книжки «Сведения о работе» и «Сведения о награждении».

Это позволяет сделать вывод, что неверные записи на титульном листе трудовой книжки не подлежат исправлению , а значит, ошибка в титульном листе влечет за собой признание бланка трудовой книжки испорченным и подлежащим замене на новый. Этот подтверждается и пунктом 48 Правил, которым предусмотрена оплата работодателем испорченного бланка трудовой книжки или вкладыша в нее «в случае неправильного первичного заполнения ». Необходимо также отметить, что и в п. 26 Правил и в п. 2.3 Инструкции говорится об изменении записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения на основании соответствующих личных документов работника, а не об их исправлении их как ошибочных. Кроме того, пункт 42 Правил содержит прямое указание об уничтожении испорченных при заполнении бланков трудовых книжек и вкладышей в них с составлением соответствующего акта.

Следовательно, допустив ошибку в титульном листе трудовой книжки или вкладыша, работник, ответственный за ведение трудовых книжек, должен не исправлять запись, а уничтожать испорченный бланк. В ранее действовавшей инструкции по работе с трудовыми книжками приводилась форма акта об уничтожении испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей в них. В настоящее время она официально не утверждена и определяется самой организацией (пример 7). Акты об уничтожении испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей в них подшиваются в отдельное дело и хранятся у работника, ответственного за ведение трудовых книжек.

И все же нередки случаи, когда трудовая книжка была оформлена много лет назад, и ошибки на ее титульном листе не были замечены своевременно.

Как поступить, если на титульном листе трудовой книжки обнаружена ошибка

Поскольку порядок исправления ошибок на титульном листе трудовой книжки не установлен, можно посоветовать практикам поступать аналогично ситуации, когда требуется внести изменение в записи о фамилии, имени, отчестве и дате рождения работника - одной чертой зачеркнуть прежнюю фамилию или имя, отчество, дату рождения и записать новые данные. Ссылки на соответствующие документы (паспорт, свидетельство о рождении, о заключении брака, о расторжении брака) с указанием их серии, номера и даты должны быть внесены на внутреннюю сторону обложки трудовой книжки и заверены подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью. Недопустимо при замене личных данных зачеркивать (исправлять) отдельные буквы или цифры, сопровождая это действие пометкой «Исправленному верить», как иногда делают неопытные работники кадровых служб.

Следует упомянуть и еще об одной проблеме, с которой могут столкнуться работники кадровых служб. Как известно, с 1 января 2004 г. работникам, впервые поступающим на работу, оформляются трудовые книжки нового образца. Новые образцы трудовых книжек и вкладышей в них были утверждены Приказом Минфина РФ 22.12.2003, однако многие организации не смогли своевременно приобрести новые бланки и в начале 2004 г. продолжали оформлять трудовые книжки старого образца (1973 г.). Конечно, работники кадровых служб не виноваты в том, что сложилась подобная ситуация, но вместе с тем следует отметить, что работать со старыми бланками, ставшими недействительными с 01.01.2004, было уже нельзя.

Как показывает практика, некоторые сотрудники, впервые поступившие на работу в начале 2004 г., «успели» уволиться с первого в своей жизни места работы, получив заполненную книжку старого образца. При возникновении каких-либо сложностей и недоразумений из-за старого бланка трудовой книжки, оформленного в период, когда он уже не действовал, работник может обратиться в выдавшую такой документ за соответствующей справкой об отсутствии бланков нового образца в указанный период, а лучше - оформить дубликат трудовой книжки на бланке образца 2003 г., собрав архивные справки о стаже работы.

Необходимо обратить внимание работника на наличие в его трудовой книжке ошибок, которые могут повлиять на решение вопросов о подтверждении трудового стажа. Титульный лист требует особого внимания - для исправления допущенных здесь ошибок работнику, как правило, приходится обращаться в ту организацию, где была сделана некорректная запись. Если эта организация была ликвидирована и документы в архиве отсутствуют, вопрос о принадлежности трудовой книжки данному владельцу может быть решен только в судебном порядке.

Пример 7 Акт об уничтожении испорченного бланка трудовой книжки