Osobista karta konta pracownika. Wypełnianie karty T2 (próbka)

Osobisty dokument-karta, który podsumowuje wszystkie informacje o osobie, w tym biografię pracownika, poprzednie miejsca pracy, służbę wojskową i inne informacje.

Dokument ten jest podstawowym dokumentem akt osobowych i należy go wypełnić, ma własny ujednolicony formularz T-2, który jest zatwierdzony dekretem Państwowego Komitetu Federacji Rosyjskiej ds. Statystyki z dnia 01.05.2004 nr. 1.

Dokumenty wymagane do wypełnienia.

Obowiązki wypełniania tego dokumentu są z reguły przypisane do działu personalnego organizacji, w małych przedsiębiorstwach mogą być wypełniane przez personel księgowy lub kierownika osobiście. Karta osobista pracownika może służyć jako potwierdzenie doświadczenia zawodowego, ponieważ wszystkie z niej dane są do niej przekazywane.

Po zwolnieniu pracownika karta jest przechowywana w przedsiębiorstwie przez 75 lat, w przypadku likwidacji organizacji informacje te są przekazywane do archiwum i kontynuują okres przechowywania. Formularz T-2 zawiera 11 sekcji, które można wypełnić niezależnie od siebie.

Na podstawie jakich dokumentów należy wypełnić kartę osobistą pracownika?

Kartę osobistą pracownika należy wprowadzić po wydaniu zamówienia, dokładny czas jej otwarcia nie jest przewidziany w przepisach. Aby wypełnić ten dokument, nie będziesz potrzebować tylu dokumentów, jak mogłoby się wydawać na pierwszy rzut oka.

Od pracownika potrzebny będzie dokument tożsamości, zaświadczenie o ubezpieczeniu państwowego ubezpieczenia emerytalnego, książeczka pracy oraz dokumenty potwierdzające jego wykształcenie.

W przypadku, gdy wnioskodawca mieści się w wykazie kategorii świadczeń socjalnych, składane są dokumenty potwierdzające prawo do świadczenia, a także, w razie potrzeby, zaświadczenia lekarskie.

Od czego zacząć napełnianie?

Ważne jest, aby nie popełniać błędów podczas wypełniania.

Ta forma dokumentu składa się z 11 sekcji, ale ważne jest, aby wypełnić górną część dokumentu. Osoba odpowiedzialna za prowadzenie ewidencji kadrowej musi poprawnie wypełnić dane organizacji oraz górną część karty osobowej, w przeciwnym razie w przypadku precedensu spornego lub sądowego karta będzie nieważna:

• w tej części należy podać numer osobowy pracownika, ważne jest, aby wiedzieć, że składa się on z nie więcej niż 6 cyfr i nie zmienia się, niezależnie od ruchu pracownika po szczeblach kariery;
• ponadto wskazać numer identyfikacyjny podatnika, w przypadku braku zaświadczenia o złożeniu w urzędzie skarbowym, kod ten można znaleźć na stronie internetowej Federalnego Inspektoratu Służby Podatkowej, korzystając z danych paszportowych pracownika;
• w rubryce „Alfabet” zwyczajowo wpisuje się pierwszą literę nazwiska, przy zmianie nazwiska zmienia się litera i pozostałe dane. W kolumnie „Charakter pracy” wskaż na podstawie więźnia „na stałe” lub „tymczasowo”;
• rodzaj pracy jest wskazany na tej samej podstawie co charakter, można wskazać „główny” lub „niepełny etat”. Oprócz szczegółów organizacji i górnej części dokumentu należy podać kody Ogólnorosyjskiego Klasyfikatora Informacji (OKIN).

Jak poprawnie wypełnić formularz T-2?

Konieczne jest wskazanie tylko prawdziwych informacji.

Aby uniknąć błędów, rozważymy wypełnienie w sekcjach karty osobistej pracownika.

Podstawowe informacje w pierwszej części wypełnia się z dokumentu tożsamości, następnie z pkt 5 ze słów pracownika. W przypadku, gdy dana osoba posługuje się trzema lub więcej językami obcymi, firma ma prawo uzupełnić wiersze w wersji elektronicznej formularza dokumentu.

Pozycję 6 wypełnia się z dostarczonych dokumentów edukacyjnych, niezależnie od liczby ukończonych i nieukończonych placówek oświatowych, pracownik służby personalnej musi wymienić wszystkie placówki.

Informacje o zawodzie i stażu pracy wprowadza się odpowiednio w pkt 7 i 8, na podstawie wcześniejszych wpisów w. Zawód wpisuje się zgodnie z tabelą kadrową i porządkiem zatrudnienia.

Ponadto dane dotyczące jego stanu cywilnego i składu rodziny są wpisane do karty pracownika w pkt 9, 10. Rodzina, zgodnie z prawem pracy Federacji Rosyjskiej, obejmuje rodziców, męża / żonę, rodzeństwo, a także krąg osób mieszkających z pracownikiem, ewidencja prowadzona jest według kolejności pokrewieństwa.

Dane paszportowe są w pełni zapisane w pkt 11, adres zameldowania i faktyczne miejsce zamieszkania w pkt 12. Na tym kończy się pierwsza część, należy pamiętać, że wszelkie wprowadzone dane mogą ulec zmianie.

Najczęściej zmiany zachodzą w danych paszportowych, np. gdy pracownik bierze ślub lub rozwód.

W takim przypadku należy dokładnie skreślić stare nazwisko i wpisać obok niego nowe, a następnie wpisać w dokumencie podstawę i opatrzyć ją podpisem pracownika odpowiedzialnego za prowadzenie kart imiennych.

Powtórz te same kroki z danymi paszportowymi i miejscem rejestracji.

Część druga zawiera informacje o aktach wojskowych, które są przekazywane z legitymacji wojskowej pracownika. Jeśli nie ma wojskowego identyfikatora, ta sekcja jest pomijana. Jeśli mężczyzna nie ukończył służby wojskowej i nie został skreślony z powodu pewnych wskaźników w paragrafie 2 sekcji 2, musisz wskazać „podlega poborowi”.

W trzeciej sekcji formularza T-2 wskazano informacje o miejscu pracy pracownika, a mianowicie: do pracy, jednostka strukturalna (jeśli istnieje), stanowisko, kwota, podstawa zatrudnienia (zamówienie kierownika przedsiębiorstwa).

Po wprowadzeniu danych pracownik sprawdza poprawność podanych danych i składa swój podpis. Kiedy pracownik zostanie przeniesiony na inne stanowisko lub podwyżka wynagrodzenia z tego czy innego powodu jest również odzwierciedlona w tej sekcji.

Możesz dodać informacje o dodatkowych kursach.

Sekcja 4 jest wypełniana podczas certyfikacji pracowników na zmianę stanowiska lub przeniesienie do innej jednostki strukturalnej. W tej sekcji pracownik obsługi personalnej jest zobowiązany do wskazania okresu certyfikacji, jego wyniku oraz linku do dokumentu certyfikacyjnego.

W sekcji 5 „Rozwój zawodowy” wpisuje się dane dotyczące dodatkowego dokształcania pracownika, np. pracownik miał wykształcenie średnie specjalistyczne i z biegiem czasu ukończył szkołę wyższą, co przyczyniło się do zmiany jego kategorii lub kwalifikacje. Wypełnia się również okres szkolenia i jego wynik. W takim przypadku konieczna jest zmiana pierwszego ustępu ust. 6.

Siódma sekcja, a także czwarta, piąta i szósta są wypełniane w razie potrzeby, a osiągnięcia pracownika z reguły są używane przez duże organizacje, które wysyłają personel na kursy szkoleniowe, recertyfikacyjne lub certyfikacyjne, gdy przeniesienie na inne stanowisko.

Sekcja 7 „Nagrody (zachęty), tytuły honorowe” wypełniona jest informacjami o otrzymaniu takich nagród jak: za osiągnięcie wysokiej sprzedaży, za staż pracy itp.

Zgodnie z Kodeksem pracy Federacji Rosyjskiej, rozdział 19, art. 114 każda osoba, która pracowała w organizacji dłużej niż 6 miesięcy z rzędu, ma prawo do corocznego płatnego urlopu, urlopu na własny koszt i tak dalej. Dane urlopowe wpisuje się w sekcji 8 karty imiennej pracownika, niezależnie od rodzaju urlopu.

W tej sekcji osoba odpowiedzialna za wypełnienie tego dokumentu musi wpisać rodzaj urlopu, podstawę dokumentu uprawniającą do wyjazdu na urlop, liczbę dni oraz datę rozpoczęcia i zakończenia urlopu pracownika. Kiedy kończą się wiersze w tej sekcji, musisz zgłosić dodatkową wkładkę z kontynuacją sekcji ósmej. Nie musisz zakładać nowej karty.

W Federacji Rosyjskiej istnieje dość długa lista kategorii świadczeń socjalnych. Na przykład odliczenie podatku od podatku dochodowego od osób fizycznych w wysokości 1400 rubli na dwoje dzieci i 3000 rubli na trzecie dziecko włącznie. Takie informacje wpisuje się w sekcji 9 formularza T-2. W tej sekcji należy również wskazać rodzaj udzielanego świadczenia, numer i datę wystawienia dokumentu potwierdzającego prawo do świadczenia.

Część 10 jest wypełniana według uznania pracodawcy i określonych umiejętności lub stanu zdrowia pracownika. Tutaj możesz wprowadzić obecność doświadczenia kierowcy z pracownikiem tej lub innej kategorii lub informacje o dodatkowym wykształceniu, które nie jest zawarte w sekcji 2, na przykład kursy krojenia i szycia lub dodatkowe wykształcenie na kursie korespondencyjnym.

Po rozwiązaniu umowy o pracę pracodawca jest obowiązany wskazać artykuł Kodeksu pracy, na podstawie którego stosunek pracy został rozwiązany w § 11 niniejszego formularza karty osobowej pracownika.

Wraz z tym konieczne jest bezpośrednie wskazanie numeru i daty nakazu zwolnienia oraz daty zwolnienia.

Częste błędy popełniane podczas wypełniania dokumentu

Drobne błędy można poprawić.

Zdarza się, że pracownicy działu HR popełniają błędy przy wypełnianiu karty osobistej pracownika. Nie pociągnie to za sobą specjalnych konsekwencji, w ogóle nie wpłynie na pracownika. Jednak w przypadku wystąpienia dużej liczby błędów podczas kontroli zewnętrznej dział HR może zostać ukarany grzywną za słabe wyniki.

Główne błędy, które występują najczęściej:

1. Użycie znaków specjalnych. [/], [:], [=] i inne znaki specjalne nie powinny być używane w projekcie tego dokumentu. Są one szczególnie surowo zabronione w obszarze kodowania;
2. Nieostrożne wypełnianie dokumentu. W razie potrzeby tekst może wykraczać poza granice dziedzin specjalistycznych. Jednak w dziedzinie kodowania nie powinno się to pojawiać. Jeśli w tym obszarze znajduje się co najmniej 1 litera, mapa jest uważana za uszkodzoną i należy ją ponownie wydrukować;
3. Myślniki. To dobrze znane niedopatrzenie wynika z faktu, że w wielu innych gazetach myślniki są możliwe, a nawet konieczne. Nie powinny być w formie T-2. Jeśli w kolumnie nie ma nic do napisania, należy ją pozostawić całkowicie pustą.

Osoba odpowiedzialna za prowadzenie dokumentacji kadrowej zatwierdza dokument i przekazuje go zwolnionej osobie do wglądu. Pracownik zobowiązany jest do podpisania imiennej karty. Podpis pracownika mówi o pełnej umowie w powyższej informacji.

W tym filmie znajdziesz przykład wypełniania osobistej karty T-2.

Formularz przyjęcia pytania napisz

Karta osobista T-2 jest wypełniana dla pracowników wszystkich zatrudnionych kategorii.

Do wypełnienia imiennej karty T-2 pracownik działu personalnego potrzebuje następujących dokumentów pracowniczych:

1. Paszport (lub inny dokument tożsamości)

2. Książka pracy

3. Dowód wojskowy

4. Dokument edukacyjny

5. Certyfikat ubezpieczenia państwowego ubezpieczenia emerytalnego

6. Zaświadczenie o rejestracji w urzędzie skarbowym

7. Kolejność zatrudnienia

8. Umowa o pracę

9. Dokumenty potwierdzające wiek dzieci

10. Dokumenty potwierdzające stan małżeństwa

11. i inne.

Jednocześnie dokumenty określone w art. 65 Kodeksu pracy: paszport i inny dokument tożsamości, dowód wojskowy (zaświadczenie o rejestracji), zaświadczenie o ubezpieczeniu państwowego ubezpieczenia emerytalnego i książeczka pracy. Świadectwo wykształcenia – pod warunkiem, że dostępność kształcenia specjalnego jest ustalonym wymogiem prawnym lub wymogiem pracodawcy (zapisanym co do zasady w opisie stanowiska).

Pozostałe dokumenty są opcjonalne. Należy pamiętać, że zgodnie z ustawą federalną z 27.07.2006 N 152-FZ „O danych osobowych” (przyjętą przez Dumę Państwową Zgromadzenia Federalnego Federacji Rosyjskiej w dniu 08.07.2006) dane osobowe mogą można uzyskać tylko od samego pracownika. Pod danymi osobowymi w niniejszej ustawie federalnej są wskazane:

„Artykuł 3. Podstawowe pojęcia stosowane w niniejszej ustawie federalnej

Na potrzeby niniejszej ustawy federalnej stosuje się następujące podstawowe pojęcia:

1) dane osobowe – wszelkie informacje dotyczące konkretnej lub ustalonej na podstawie tych informacji osoby fizycznej (podmiotu danych osobowych), w tym jej nazwisko, imię, nazwisko, rok, miesiąc, data i miejsce urodzenia, adres, rodzina, społeczeństwo, stan majątkowy, wykształcenie, zawód, dochody, inne informacje ”;

Podczas kodowania informacji na karcie osobistej T-2 należy przestrzegać szeregu zasad wypełniania określonych przez Normę dotyczącą automatycznych systemów zarządzania personelem:

1. W przypadku dokonania nieprawidłowych wpisów w polu kodowania lub informacji niezwiązanych z tym wypełnieniem, formularz T-2 uważa się za uszkodzony i należy go przepisać. Dlatego zaleca się albo wpisywać dokładne kody, albo nie wprowadzać ich wcale do momentu zwrotu osobistej karty T-2 do archiwum.

2. W przypadku braku rekordów lub odpowiedzi negatywnych („nie mam”, „nie należę”) zakodowana część tej zmiennej pozostaje pusta.

3. Przy określaniu dat nazwa miesiąca jest zapisywana w całości, rok zapisywany jest czterema cyframi.

4. Daty są zakodowane cyframi arabskimi w następującej kolejności: dzień / miesiąc / rok (na przykład 23.04.1998).

Wypełniając inne sekcje karty, należy kierować się Instrukcjami użytkowania i wypełniania formularzy podstawowej dokumentacji księgowej do rozliczania pracy i płatności z Albumu ujednoliconych formularzy podstawowej dokumentacji księgowej do rozliczania pracy i płatności. Zatwierdzone uchwałą Państwowego Komitetu Statystycznego Federacji Rosyjskiej i klasyfikatorów:

1. Nazwa organizacji jest podana w całości. Skrócona nazwa jest wskazana, jeśli jest ustalona w dokumentach założycielskich. Po prawej stronie wskazane jest OKPO organizacji.

2. Numer osobowy pracownika nie może być dłuższy niż 6 cyfr. Jest on przypisany do każdej nowo zatrudnionej lub zatrudnionej osoby i nie zmienia się wraz z ruchem pracownika w organizacji aż do jego zwolnienia.

3. Numer identyfikacji podatkowej podatnika oraz numer zaświadczenia o ubezpieczeniu emerytalno-rentowym wskazuje się zgodnie z zaświadczeniem o nadaniu NIP i samym zaświadczeniem o ubezpieczeniu emerytalnym (jeśli jest dostępny i dostarczony przez pracownika).

4. W kolumnie „ alfabet»Podana jest pierwsza litera nazwiska pracownika. W dużych organizacjach z dużą liczbą możliwe jest wskazanie pierwszych trzech liter dla wygody przechowywania kart T-2. Karty T-2 są przechowywane alfabetycznie.

5. Charakter pracy oznacza „na stałe”, „tymczasowo” itp.

6. Rodzaj pracy(główny, równoczesny) jest rejestrowany w całości.

7. Płeć oznaczone literami „M” i „Ж”.

8. Nazwisko, imię, patronimik zapisane w całości i czytelnie. Wskazane jest przesunięcie nazwiska w lewo, aby w przyszłości przy jego zmianie można było dokonać odpowiednich poprawek (przekreślić stare jedną cienką kreską i napisać nową) zgodnie z dokumenty składane do działu personalnego.

9. Data urodzenia jest ustalana na podstawie paszportu lub innego dokumentu tożsamości i jest w całości odnotowana w polu tekstowym, na przykład „9 stycznia 1975 r.”. W takim przypadku kod jest oznaczony w następujący sposób: 01.09.1975

10. Podczas określania miejsce urodzenia Rozważ następujące:

· Długość wpisu, łącznie ze spacjami i znakami interpunkcyjnymi, nie może przekraczać 100 znaków;

· Powiaty i regiony zapisuje się w dopełniaczu, bez przecinków, z następującymi skrótami: miasto - miasto, wieś - wieś, brzeg - kr., powiat - środ., region - region, osada - osada, powiat - rn. , stacja - ul.

· Aul, kiszlak, wieś, stacja są napisane w całości;

· Kod zamieszkania jest ustalany zgodnie z Ogólnorosyjskim Klasyfikatorem Podziałów Administracyjno-Terytorialnych (OKATO), na przykład przy urodzeniu w Moskwie kolumna „Kod” wskazuje: 45

11. Obywatelstwo zarejestrowane bez skrótów. Ewidencja obywatelstwa i ich kodowanie według Ogólnorosyjskiego Klasyfikatora Informacji o Ludności (OKIN) mogą wyglądać następująco:

Obywatel Federacji Rosyjskiej - 1

Obywatel Federacji Rosyjskiej i obcego państwa - 2 (w przypadku podwójnego obywatelstwa wskazane jest obywatelstwo którego państwa)

Cudzoziemiec (wskazać, który stan) -3

· Bezpaństwowiec - 4.

12. Języki, którymi posługuje się pracownik, są podane w całości bez skrótów. Stopień znajomości języka w formie tekstowej jest wskazany w następujący sposób (kod OKIN):

Mówię płynnie -3

Czytam i potrafię się wytłumaczyć-2

· Czytam i tłumaczę ze słownikiem -1.

Podczas kodowania kolumny „Wiedza języka obcego” wskazane są dwa kody, pierwszy oznacza kod języka, drugi stopień jego znajomości, na przykład: angielski - czytam i tłumaczę ze słownikiem jest napisany w „Kodzie” kolumna jako: 014 1.

13. Edukacja jest rejestrowany i kodowany zgodnie z Ogólnorosyjskim Klasyfikatorem Informacji Populacyjnej (OKIN) i Ogólnorosyjskim Klasyfikatorem Specjalizacji Edukacyjnych (OKSO).

Według OKIN edukacja jest kodowana w następujący sposób:

Szkolnictwo podstawowe (ogólne) - 02

Podstawowe wykształcenie ogólne - 03

Wykształcenie średnie (pełne) ogólne - 07

Szkolnictwo podstawowe zawodowe - 10

Wykształcenie średnie zawodowe - 11

Niepełne wykształcenie wyższe - 15

Wyższe wykształcenie zawodowe - 18

· Kształcenie podyplomowe - 19.

Przykłady wyjaśniające:

Przykład	Odnosi się do:
Pracownicy studiujący na uczelniach wyższych, ale nie kończący ich studia	Osoba, która posiada wykształcenie podstawowe (ogólne) lub średnie zawodowe, w zależności od tego, jakie posiadała w momencie przyjęcia na studia wyższe
Pracownik, który ukończył kilka kursów na uczelni wyższej, ale został zmuszony do jego przerwania lub studiuje na trzecim roku	Rejestrowane jest, ile kursów zostało ukończonych lub na jakim kursie się uczą
Absolwent trzech kierunków studiów wyższych	Osoby z niepełnym (niepełnym) wyższym wykształceniem zawodowym
Pracownicy studiujący w średnich wyspecjalizowanych placówkach edukacyjnych (szkoły techniczne, kolegia), ale nie kończący ich edukację	Osoby z wykształceniem średnim (pełnym) ogólnym lub niepełnym średnim zawodowym, w zależności od rodzaju wykształcenia, jakie posiadały w momencie przyjęcia do specjalistycznej placówki oświatowej
Pracownik, który ukończył gimnazjum, szkołę pogłębioną z przedmiotu, liceum, gimnazjum	Osoby z wykształceniem średnim (pełnym) ogólnym
Pracownicy, którzy ukończyli szkoły zawodowe lub równoważne im placówki oświatowe	Wstępna edukacja zawodowa

13.1 Skróty słów są dozwolone podczas pisania nazwy instytucji edukacyjnej, które nie zniekształcają znaczenia nazwy. W przypadku, gdy nazwa instytucji edukacyjnej zawiera słowo „imię”, można napisać „ich”. .academica” itp. Zamówienia nie są wskazane w nazwach instytucji edukacyjnych.

13.2. Wszelkie informacje o wykształceniu (kwalifikacjach, kierunku lub specjalności) ustalane są na podstawie dyplomu ukończenia studiów (innych dokumentów potwierdzających zdobycie wykształcenia na tym poziomie).

13.3. Bezpłatne wiersze w dziale oświata są przeznaczone na nazwę i datę ukończenia drugiej instytucji oświatowej szkolnictwa wyższego lub średniego zawodowego. Jeżeli pracownik ukończył dwie szkoły średnie lub dwie szkoły wyższe o różnych specjalnościach, rejestrowane są obie instytucje edukacyjne.

13.4. Kwalifikacje dyplomowe są wymienione w następującej kolejności:

Dla uczelni wyższych: „licencjat”, „magister”, „specjalista”. W przypadku kwalifikacji „licencjat” i „magister” wskazany jest kierunek, a dla kwalifikacji „specjalista” - specjalność.

Dla średnich instytucji edukacyjnych: „technik”, „merchandiser” itp.

13.5 Zawód (główny i dodatkowy) jest kodowany zgodnie z Ogólnorosyjskim Klasyfikatorem Zawodów Pracowników, Stanowisk Pracowników i Stopni Płac (OKPDTR). Zawód dodatkowy to taki, który nie pokrywa się z zawodem głównym, ale może być interesujący dla organizacji.

L dowód osobisty pracownika- dokument księgowy, w którym wpisywane są podstawowe informacje o pracy pracownika. Obowiązkiem wszystkich pracodawców jest utrzymywanie (patrz punkt 12 Zasad prowadzenia i przechowywania ksiąg pracy, sporządzania formularzy ksiąg pracy i dostarczania ich pracodawcom, zatwierdzonych dekretem rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 16.04.2003 nr 225) .

Forma karty osobistej (nr T-2) została zatwierdzona dekretem Państwowego Komitetu Statystycznego Rosji z dnia 05.01.2004 nr 1. Pomimo faktu, że w szóstym roku (od 2013 r.) ujednolicone formy podstawowej rachunkowości dokumenty nie są obowiązkowe do użytku, konieczność zachowania imiennych kart pracowników nie została anulowana. Rzadko organizacje w Rosji wymyślają własne formularze, zdecydowana większość używa zwykłego formularza nr T-2, który nie budzi żadnych pytań inspektorów, z drobnymi poprawkami dostosowanymi do ich specyfiki.

Prywatny biznes To zestaw dokumentów dotyczących pracy pracownika. Pracodawca nie jest zobowiązany do prowadzenia akt osobowych dla swoich pracowników, są oni zobowiązani jedynie do przechowywania ich dla urzędników państwowych (Dekret Prezydenta Federacji Rosyjskiej z dnia 06.01.1998 nr 640 „W sprawie procedury zarządzania sprawami osobistymi osoby zajmujące stanowiska publiczne Federacji Rosyjskiej w kolejności mianowania i stanowisk państwowych federalnej służby publicznej") ... To prawda, że ​​obowiązek prowadzenia spraw osobistych może zostać przypisany instytucji państwowej przez branżowy akt normatywny.

W sferze działalności prywatnej decyzję o prowadzeniu akt osobowych pracowników podejmuje kierownik organizacji. Tylko nadrzędna organizacja może mu to zlecić - oczywiście jeśli taka istnieje.

Akta osobowe są o wiele bardziej pouczające niż karta osobista. Zawiera nie tylko ogólne informacje o pracy danej osoby w organizacji, ale konkretne dokumenty w postaci oryginałów i kopii opublikowanych w Twojej organizacji w celu udokumentowania stosunków pracy i dostarczone przez pracownika (dokumenty edukacyjne, dane osobowe itp.).

Uwaga: fakt, że organizacja prowadzi akta osobowe pracowników, nie zwalnia jej z konieczności posiadania kart imiennych. W takim przypadku karta osobista będzie zawsze przechowywana oddzielnie od akt osobowych pracownika, tj. w nomenklaturze przypadków będą to różne przypadki!

Okres ich przechowywania określa art. 22,1 ustawy federalnej z dnia 22.10.2004 nr 125-FZ „O archiwizacji w Federacji Rosyjskiej” (dalej - ustawa o archiwizacji). Przypomnijmy: obecnie okres przechowywania dokumentów kadrowych wynosi 50 lat, jeśli dokumenty zostały zamknięte pracami biurowymi począwszy od 01.01.2003. A do tej kategorii należą legitymacje i akta osobowe zwolnionych obecnie pracowników (oraz wszystkich zwolnionych od 01.01.2003).

Ogólnie rzecz biorąc, akta osobiste i karty osobiste są przechowywane zgodnie z tymi samymi zasadami, ale nadal istnieją niuanse i różnice. Rozważmy je.

W przykładzie 6 nomenklatury spraw działu personalnego artykułu „Jak tworzyć akta osobowe pracowników” czasopisma nr 4 ′ 2018 można zobaczyć, jak można w nim wyświetlać akta osobowe i karty osobowe

Próbka zgody pracownika na przetwarzanie jego danych osobowych, wysokość grzywien za naruszenia w tym zakresie itp., patrz artykuł „Uwaga, dane osobowe pracowników! »Magazyn nr 4 2018

Przechowywanie operacyjne i księgowość

Karta osobista i teczka osobowa pracownika zawierają jego dane osobowe, co oznacza, że ​​stawiane są podwyższone wymagania dotyczące zapewnienia jego bezpieczeństwa.

Jeśli chodzi o dokumenty zawierające dane osobowe, na karty i akta osobowe ustawiana jest specjalna ognioodporna, zamykana szafka. Dostęp do dokumentów zawierających dane osobowe ma co do zasady ograniczona liczba osób, które podpisały zobowiązanie do nieujawniania danych osobowych współpracowników. Podczas pracy z kartami i etui nie wolno pozostawiać ich bez opieki na stole, zwłaszcza w nocy. Karty i akta osobiste należy zwrócić na swoje miejsce wyłącznie po wprowadzeniu do nich nowych informacji lub złożeniu nowych dokumentów.

Teraz wyjaśnijmy jak zorganizować system rozliczania spraw osobowych w dziale personalnym. Przy zakładaniu akt osobowych dla pracowników nadawane są im numery seryjne, rejestracja w Dzienniku Spraw Osobowych w zamówieniu brutto. Z reguły osobista teczka numer 1 jest ustawiana dla kierownika, a następnie dla pozostałych pracowników, którzy wchodzą do organizacji.

Przykład 1

Zwiń Pokaż

Należy zauważyć, że po zwolnieniu pracowników ich numery akt osobowych nie są nadawane nowym pracownikom. Numeracja jest kontynuowana do pewnego ustalonego limitu, powiedzmy do 10 000.

Na okładce akta osobowego pośrodku i na grzbiecie należy podać jego numer: „Teczka osobista nr 1” (oznaczona cyfrą „5” w przykładzie 3).

Następnie otwórz Księga alfabetu i wprowadza się do niego informacje o otrzymanych pracownikach, ale już w kolejności alfabetycznej nazwisk:

• z literą P - o szefie organizacji Iwanie Siergiejewiczu Prochorow;
• z literą F - o jego zastępcy Fiodorowie Kirill Pietrowicz;
• odkąd Nikita Wiktorowicz Pietrow poszedł do pracy później niż Prochorow, w Księdze Alfabetycznej zostanie wpisany na literę P po Prochorow i będzie to naruszenie porządku alfabetycznego w ramach litery P. Jeśli Księga Alfabetyczna jest napisana odręcznie, wówczas naruszenie kolejność alfabetyczna po pierwszej literze nazwiska jest naturalna - tutaj nazwiska są ułożone w kolejności przyjmowania osób do organizacji (dokładniej data złożenia zamówienia).

Przykład 2

Zwiń Pokaż

Jeżeli Dziennik rejestracji akt osobowych jest uważany za obowiązkowy dla ich księgowania, wówczas Księga Alfabetu jest opcjonalna i jest utworzona dla wygody wyszukiwania akt osobowych. Wcześniej, przy całkowicie papierowej robocie papierkowej, miało to sens: w Dzienniku sprawy osobiste odnotowywano w kolejności zatrudnienia osób, a informacje umieszczano w księdze alfabetu w kolejności alfabetycznej ich nazwisk. Ale teraz wygodniej jest prowadzić dziennik rejestracji w formie elektronicznej (w EDMS lub w tabeli Excel), a wtedy wystarczą możliwości wyszukiwania tego dokumentu księgowego.

Akta osobowe są zwykle ułożone w szafie według numerów seryjnych, rzadziej alfabetu lub podziałów strukturalnych. Odbywa się to dla rachunkowości operacyjnej i szybkiego wyszukiwania.

Zwiń Pokaż

Olga Mienszykowa, ekspert wydawnictwa „Biznes-Arsenał”

Jeśli organizacja zdecyduje się zachować sprawy osobiste, należy je wziąć pod uwagę w: Dziennik rejestracji akt osobowych. W przypadku akt osobowych urzędników zwyczajowo przechowuje się je w formie papierowej, zszywane i poświadczane podpisami kierownika organizacji (lub osoby upoważnionej) oraz pieczęcią organizacji. Taki Dziennik jest zwykle wypełniany, o ile jest w nim miejsce na kilka lat z informacją o uruchamianiu akt osobowych (jest to tzw. sprawa „rolling”). Po ukończeniu studiów Dziennik należy zamknąć według wszystkich zasad: sporządzić zbiorczy ewidencję liczby zarejestrowanych akt osobowych, jeśli wystąpiły błędy w numeracji, należy o tym wspomnieć i podpisać (zazwyczaj robi to kierownik dział HR z datą).

Numer akt osobowych z czasopisma przekazywane są:

• w obowiązkowym dokumencie rejestracyjnym - karta osobista (wcześniej do jej wypełnienia użyto formularza nr T-2, zatwierdzonego dekretem Państwowego Komitetu Statystycznego Federacji Rosyjskiej z dnia 01.05.2004 nr 1, obecnie wielu nadal go używa, po prostu potwierdzając jego zasadność na swoim terytorium) i
• na okładce akt osobowych (patrz „5” w Przykładzie 3).

Okładka folderu plików osobistych to jego strona tytułowa. Jego formę stanowi załącznik nr 28 do Regulaminu organizacji przechowywania, pozyskiwania, księgowania i wykorzystywania dokumentów Funduszu Archiwalnego Federacji Rosyjskiej oraz innych dokumentów archiwalnych w organach rządowych, samorządowych i organizacjach (zatwierdzonych postanowieniem Ministerstwo Kultury Rosji z dnia 31 marca 2015 r. Nr 526; dalej - Zasady przechowywania). Prawda w tej formie pisana jest największymi literami "Sprawa nr ___ Tom nr ___", a akta osobowe rzadko składają się na kilka tomów, dlatego od dawna zwyczajowo zastępuje się te informacje „Numer akt osobowych ___”(patrz oznaczenie "1" w Przykładzie 3). Nazwa sprawy zostaje zastąpiona nazwą sprawy. pracownik jest całkowicie w mianowniku (liczba „2” w tym samym miejscu).

Lokalizacja innych informacji może się różnić (nie jest to krytyczne). Najczęściej organizacje kupują gotowe foldery z typograficznie naniesionymi polami, które są wypełniane ręcznie. Rzadziej strona tytułowa jest wypchana na komputerze i wydrukowana, a następnie przyklejona do okładki teczki, ale trwałość etui jest długa i z czasem ten klejony arkusz może mocno ucierpieć.

Data rozpoczęcia akt osobowych(patrz numer „3”) to data złożenia zlecenia na zatrudnienie (nawet jeśli różni się od daty umowy o pracę). A data końcowa to data nakazu zwolnienia, nawet jeśli ostatni dzień pracy danej osoby w organizacji był późniejszy.

Indeks sprawy(liczba „4”) została przeniesiona z obecnej nomenklatury spraw. W 2018 roku organizacja będzie miała co najmniej 2 różne przypadki:

• ze stałym okresem przechowywania akt osobowych kierowników i
• z okresem 50 lat dla akt osobowych pozostałych pracowników (przypomnijmy, że organizacja może zmienić ustawowe okresy przechowywania w górę).

Nawet jeśli przyjęte w Twojej organizacji zasady kształtowania spraw zakładają indywidualne podejście do dużej liczby kategorii pracowników, ale jednocześnie okresy przechowywania akt osobowych wszystkich kategorii pracowników z wyjątkiem najwyższego kierownictwa są takie same , to nie ma potrzeby zaczynać dla nich osobnych wierszy w nomenklaturze spraw!

Numer sprawy (liczba „5” w Przykładzie 3) został przeniesiony z Książki zapisów pracownika. Tam akta osobowe są zazwyczaj numerowane brutto, choć możliwe jest również wykorzystanie indeksów do wyświetlania kategorii pracowników.

Dla wygody wyszukiwania indeks i numer pliku są umieszczane na grzbiecie osobistego folderu plików.

Numer funduszu i nazwa instytucji archiwalnej(cyfry „6” i „7” w tym samym miejscu) są wypełniane tylko wtedy, gdy Twoja organizacja jest źródłem jej pozyskania. Liczba arkuszy(„8”) i numer inwentarzowy według personelu(„9”), w którym uwzględniono ten przypadek, wypełnia się w ramach przygotowań do przeniesienia do archiwum z działu personalnego na następny rok lub w ciągu 3 lat po zwolnieniu osoby zainteresowanej. Okres trwałości(„10”) lepiej wypełnić w tym samym czasie (inaczej nigdy nie wiadomo, co jeszcze może się zmienić).

Przykład 3

Zwiń Pokaż

Po zwolnieniu pracownika przekazujemy dokumenty do archiwum

W dniu zwolnienia pracownik podpisuje się nie tylko w zeszycie pracy, ale także we własnej karcie osobistej. Następnie dokument nie wróci na swoje pierwotne miejsce, ale zostanie umieszczony w grupie „Karty osobiste zwolnionych pracowników”. Karty te są podobnie przechowywane w zamykanej szafce, ale oddzielnie od pozostałych, aby z czasem przenieść je do archiwum organizacji.

Jeśli firma zajmuje się sprawami osobistymi, to po zamknięciu karty osobistej akta osobowe są zamknięte: zawiera kopię postanowienia o rozwiązaniu (wypowiedzeniu) umowy o pracę oraz oryginał wniosku o zwolnienie lub inny dokument (lub jego kopię), który stanowił podstawę rozwiązania stosunku pracy. Wówczas dokumenty z akt osobowych zostaną również przesłane do specjalnej grupy „Akta osobowe zwolnionych pracowników”, gdzie będą czekać na przeniesienie do archiwum.

Akta osobowe i karty osobowe są ewidencjonowane według lat zwolnienia pracowników.

Przykład 4

Zwiń Pokaż

Karta osobista pracownika Pietrowa, który zrezygnował w 2017 roku, zostanie umieszczona w sprawie na rok 2017, mimo że Pietrow poszedł do pracy w 2010 roku. A osobista karta Iwanowa, która została przyjęta w tym samym 2010 roku i zrezygnowana w 2016 roku, zostanie uwzględniona w podobnej sprawie za 2016 rok. Nawet jeśli osobiste karty Iwanowa i Pietrowa zostaną jednocześnie przekazane do archiwów organizacji, będą one przechowywane oddzielnie od siebie, każda w tomie na „swój” rok, ponadto zostaną uwzględnione w różnych rocznych sekcjach listę personelu.

Po zwolnieniu pracownika w Księdze Rejestracyjnej (i Księdze Alfabetu, jeśli jest prowadzona) wskazano datę i numer nakazu zwolnienia. Wyjaśnijmy, dlaczego tak się dzieje. Gdy z archiwum zażądano akt osobowych, z reguły oficer personalny informuje archiwistę o roku zwolnienia pracownika. Według tych danych łatwiej jest wyszukać akta osobowe w archiwum, zwłaszcza jeśli organizacja ma duży personel.

Przykład 5

Zwiń Pokaż

W praktyce trafiliśmy na organizację z około 10 000 akt osobowych zwolnionych pracowników. Ale był inny problem: często zwalniani pracownicy wracali i wracali do pracy. Następnie funkcjonariusze kadry wynieśli sprawę takiej osoby z archiwum i dalej ją prowadzili. Niektórzy pracownicy mieli 3-4 tomy, połączone w jedną skrzynkę. Ale to nie jest typowa sytuacja.

Tak więc archiwista przegląda spis personelu na rok zwolnienia wskazany przez oficera personalnego i znajduje sprawę. Archiwista szuka akt osobowych już po ich numerach: po inwentarzu spraw po numerze osobowym i archiwalnym (jest to numer seryjny w inwentarzu).

Pracownicy, którzy przybyli w tym samym czasie, zostaną zwolnieni w różnym czasie. Wykaz akt osobowych zwolnionych pracowników będzie zawierał rok zwolnienia. Na okładce akt osobowych (jeśli jest tworzony osobno, a nie w stroju) konieczne będzie wskazanie początku i końca pracy w organizacji - datę nakazu przyjęcia i datę nakazu zwolnienia. Na pieczęci archiwalnej widnieje numer sprawy zgodny z numerem seryjnym sprawy według inwentarza.

Należy zauważyć, że pracownicy działu personalnego, przekazując sprawy do archiwum organizacji, muszą umieścić na okładce numer seryjny zgodnie z inwentarzem tylko ołówkiem! W przyszłości, gdy zostaną opracowane roczne sekcje inwentaryzacji personelu całej organizacji, zostaną do niego dodane dokumenty księgowe dotyczące personelu: konta osobiste, listy płac itp. W związku z tym w trakcie przetwarzania inwentaryzacji (od działów strukturalnych do rocznych organizacji) zmienią się numery archiwalne.

Zgodnie z punktem 4.1 Regulaminu organizacji przechowywania, pozyskiwania, księgowania i wykorzystywania dokumentów z Funduszu Archiwalnego Federacji Rosyjskiej oraz innych dokumentów archiwalnych w organach państwowych, samorządowych i organizacjach (zatwierdzonych rozporządzeniem Ministerstwa Kultury Rosja z dnia 31 marca 2015 r. Nr 526) wydziały strukturalne muszą przekazywać dokumenty dotyczące personelu „do archiwum organizacji nie wcześniej niż 1 rok i nie później niż 3 lata po zakończeniu pracy biurowej”.

Oczywiście pożądane jest, aby wszystkie pododdziały strukturalne przedłożyły dokumenty uzupełnione pracami biurowymi terminowo - corocznie i zgodnie z ustalonym harmonogramem. Dotyczy to zwłaszcza dokumentów stałego przechowywania i personelu, tk. dalej w archiwum, na podstawie historii przypadków wydziałów strukturalnych, zostaną opracowane roczne sekcje historii przypadków organizacji. Zazwyczaj roczne sekcje inwentaryzacji dla personelu obejmują dokumenty nie tylko z działu personalnego, ale także z działu księgowości. Jeśli jakaś jednostka strukturalna nie złoży dokumentów w określonym terminie (na przykład dział księgowości nie przygotowuje kont osobistych do przeniesienia), wówczas nie będzie możliwe sporządzenie rocznej części inwentaryzacji. Prace te zostaną odroczone do czasu złożenia w archiwum wszystkich dokumentów dotyczących personelu za dany rok.

Jeśli prace nad przeniesieniem dokumentów ze służby personalnej do archiwum w organizacji nie zostaną ustalone, to w pracowniach sprawy mogą się kumulować przez kilka lat, podczas gdy pasują do istniejących szafek i dopóki ich ręce do nich nie dotrą. A kiedy nie ma już miejsca na życie, zaczynają odgruzowywać, przekazywanie spraw do archiwum jednorazowo na kilka lat. Na przykład dział personalny zgromadził dokumenty za lata 2014-2016, a teraz, w 2018 r., Wszystkie można umieścić w jednym spisie spraw dla personelu tej jednostki (pokazano w przykładzie 6). Wyjaśnijmy, jak to skomponować:

• wskazane jest ponumerowanie spisów spraw przez personel w następujący sposób:
• najpierw podaj kod działu (w przykładzie 6 jest to 04, patrz "!"),
• a następnie przez ułamek liczbę porządkową tego inwentarza spośród wszystkich inwentarzy spraw dla personelu tej jednostki za cały okres jej istnienia (w przykładzie 6 jest to 7);
• w tytule inwentarza wskazujemy lata, za które dokumenty na nim przekazywane są do archiwum (w przykładzie 6 „za 2014-2016”);
• a część tabelaryczna inwentarza zostanie zbudowana zgodnie z następującą logiką:
• najpierw wstawić tytuł w osobnym wierszu „2014” i uwzględnić w inwentarzu dokumenty za rok 2014 (rozkazy personalne, akta osobowe, karty osobowe itp.),
• potem podobnie dla 2015 roku z tą samą systematyzacją w środku
• i dalej na 2016 rok.

Ale powinien to być raczej wyjątek niż reguła. W organizacji konieczne jest jasne ustalenie harmonogramu przekazywania spraw z jednostek strukturalnych do archiwum.

Ewidencja przypadków jednostek strukturalnych jest przechowywana przez 3 lata po zatwierdzeniu przez EPK (WE) skonsolidowanej sekcji rocznej za odpowiedni rok (patrz uwaga<1>do art. 248 Wykazu):

Fragment dokumentu

Zwiń Pokaż

Wykaz typowych administracyjnych dokumentów archiwalnych generowanych w toku działalności organów państwowych, władz lokalnych i organizacji, ze wskazaniem okresów przechowywania (zatwierdzony rozporządzeniem Ministerstwa Kultury Federacji Rosyjskiej z dnia 25 sierpnia 2010 r. nr 558; dalej - PTUD)

Przykład 6

Inwentaryzacja spraw dla personelu działu personalnego (w niestandardowym przypadku przekazywania dokumentów do archiwum jednorazowo przez kilka lat)

Zwiń Pokaż

Możesz przechowywać osobiste karty zarówno w jednym pudełku, jak i osobno(ale z reguły łączy się je w stroje). Dokumenty te są usystematyzowane według lat zwalniania pracowników, aw ramach każdego tomu są ułożone ściśle w kolejności alfabetycznej.

Firmy, które decydują się na przechowywanie kart osobistych w dużych ilościach, powinny zrozumieć, co następuje. Z reguły maksymalna grubość woluminu powinna wynosić od 4 cm do 250 arkuszy. Ale osobiste karty są z reguły wykonywane metodą typograficzną na grubym kartonie. W związku z tym w sprawie można umieścić nie więcej niż 150-200 stron. Inaczej trudno będzie pracować z tak trudnym i niewygodnym zadaniem w archiwum przy przygotowywaniu i wydawaniu odniesień archiwalnych.

Przykład 7

Zwiń Pokaż

To samo dotyczy spraw osobistych, ale z pewnymi wyjaśnieniami:

a) niezwłocznie po zwolnieniu pracownika kopie paszportu, SNILS, dokumentów edukacyjnych i innych dostarczonych przez pracownika dokumentów zawierających jego dane osobowe są usuwane z jego akt osobowych. Jest to wymagane w ust. 7 art. 5 ustawy federalnej z dnia 27 lipca 2006 r. nr 152-FZ „O danych osobowych”, zgodnie z którą „przechowywanie danych osobowych powinno odbywać się w formie umożliwiającej ustalenie podmiotu danych osobowych, nie dłużej niż wymaga tego cel przetwarzania danych osobowych, jeżeli okres przechowywania danych osobowych nie jest określony przez prawo federalne, umowę, której podmiotem danych osobowych jest strona, beneficjent lub gwarant. Przetwarzane dane osobowe podlegają zniszczeniu lub depersonalizacji po osiągnięciu celów przetwarzania lub w przypadku utraty konieczności realizacji tych celów, chyba że prawo federalne stanowi inaczej.” Dlatego w aktach osobowych należy pozostawić tylko oryginały i kopie dokumentów pracownika, które dotyczą jego pracy w firmie;

b) wszystkie zszywki i zszywki są usuwane z dokumentów akt osobowych (jest to standardowa praktyka w przygotowaniu do długoterminowego przechowywania dowolnych akt);

c) dokumenty każdej akt osobowych są ułożone w porządku chronologicznym: od wniosku o zatrudnienie (od 2002 r. jest to dokument opcjonalny) i / lub oryginału umowy o pracę z kopią odpowiedniego nakazu do kopii nakazu zwolnienia ;

d) w celu zapewnienia ochrony danych osobowych przy przekazywaniu akt osobowych zwolnionych do archiwum starają się już nie zszywać ich w zamówienia, ale przekazywać je w odrębnych przypadkach (wtedy powinny pojawić się w osobnych wierszach w spis personelu, patrz przykład 8).

Jeśli organizacja nadal działa w staromodny sposób, to przy tworzeniu tomu z aktami osobowymi zwolnionych w danym roku (patrz przykład 9), każdy zestaw dokumentów z oddzielnej teczki osobowej jest poprzedzony:

• arkusz, na którym wydrukowane jest nazwisko, imię, patronimika pracownika (czasami używa się do tego papieru o jasnych kolorach, aby ułatwić nawigację w tomie);
• a następnie możesz dołączyć arkusz inwentarza wewnętrznego akt osobowych danej osoby (ale nie jest to konieczne).

Z reguły akta osobowe zawarte w zamówieniach są dość subtelne: składają się z 4–20 dokumentów. Dlatego nie jest konieczne sporządzanie standardowych spisów wewnętrznych dla każdego indywidualnego przypadku w strojach.
Ale na początku stroju konieczne będzie wykonanie ogólnego wewnętrznego spisu zawartych w nim akt osobowych i umieszczenie go za okładką (przykład 10). Wygląda to dość prosto: imię i nazwisko, terminy (jest to data nakazu przyjęcia i data nakazu zwolnienia) i numery kartek w stroju. Numery akt osobowych nadawane w momencie ich zakładania przez dział personalny nie będą potrzebne w archiwum (archiwiści identyfikują akta osobowe, szukaj według roku zwolnienia i imienia i nazwiska), dlatego te numery ewidencyjne akt osobowych są zwykle nie ujęte w tym spisie;

e) bez względu na wybrany przez Ciebie sposób porządkowania dokumentów w sprawy, w procesie ich segregowania w potrzebnych ilościach ponumeruj wszystkie arkusze ołówkiem w prawym górnym rogu (numeracja arkuszy każdego tomu sprawy zaczyna się od jednego). Te informacje o każdym tomie są następnie wprowadzane arkusz świadka i w wewnętrzna inwentaryzacja dokumentów objętościowych,(Przykład 10) oraz in lista plików przeniesionych do archiwum w kolumnie „Liczba arkuszy” (patrz przykłady 6-9). Każdy tom musi mieć pełną okładkę (przykład 3). Są to standardowe zasady pełnej realizacji spraw, które obejmują wszystkie sprawy kadrowe przekazywane z oddziałów do archiwum organizacji.

Standardowe zasady pełnej realizacji spraw opisano szczegółowo i na przykładach w artykule „Przygotowanie dokumentów do przekazania do archiwum organizacji” czasopisma nr 2 ′ 2016

Przykład 8

Zwiń Pokaż

Przykład 9

Karty osobiste i akta osobowe zwolnionych pracowników, jeśli są połączone w sprawę (strój) zgodnie z rokiem zwolnienia, w spisie spraw personelu W kartach osobistych wskazany jest tylko rok zwolnienia (patrz przykłady 7 i 9 ). Ze względu na to, że karty są ułożone alfabetycznie, a daty zwolnienia są różne dla wszystkich, ustalenie daty rozpoczęcia i zakończenia jest dość trudne i nie ma sensu formalnie wskazywać „01.01.2016 - 31.12 .2016". Lepiej podać tylko rok „2016”.

W aktach osobowych sformowanych w rozkazy należy również wskazać w inwentarzu tylko rok zwolnienia (przykład 9).

A w aktach osobowych, tworzonych dla każdego pracownika osobno, należy wskazać datę nakazu zatrudnienia i datę nakazu zwolnienia (przykład 8).

Jakie są plusy i minusy tworzenia stroju z akt osobowych różnych pracowników (częsta przyczyna roku zwolnienia)?

Ich zamówienia tworzą te organizacje, w których akta osobowe pracowników składają się z minimalnej liczby dokumentów (od 4 do 20 i nie więcej) w celu zaoszczędzenia pieniędzy i miejsca do przechowywania.

W organizacjach, w których tworzonych jest wiele dokumentów dotyczących personelu, z reguły akta osobowe są dość obszerne - od 50 i więcej dokumentów w teczce. Lepiej zostawić takie dokumenty w osobnych teczkach osobowych dla każdego pracownika.

Należy zauważyć, że akta osobowe zawierają dane osobowe pracowników. Zachowanie informacji w pojedynczych przypadkach jest znacznie wyższe niż w strojach. Wycieki informacji ze strojów są częstsze. Na przykład ktoś otrzymał pozwolenie od kierownictwa na zapoznanie się z aktami osobowymi zwolnionego pracownika P.A. Smirnova, ale w stroju złożono jeszcze 15 akt osobowych. W ten sposób „ciekawski badacz” może z łatwością „przebadać” 15 dodatkowych akt osobowych osób zwolnionych w tym samym roku.

Jest też powód, dla którego lepiej tworzyć akta osobowe pracowników nie w strojach, ale osobno. Zgodnie z art. 656 a) Akta osobowe PTUD liderów organizacji i innych „uprzywilejowanych” kategorii pracowników powinny być przechowywane na stałe, a nie 75 czy 50 lat, jak reszta. Konkretna osoba dzisiaj jest na przykład sanitariuszem w szpitalu, studentem uniwersytetu medycznego, a za 30 lat zostanie wybitnym lekarzem. Być może napiszą o nim książki i filmy. Jego akta osobowe będą poszukiwane do badań. A jeśli jest wszyty w strój, spowoduje pewne niedogodności. To samo może się zdarzyć z każdym stażystą: z czasem może zostać sławnym aktorem lub politykiem. Dziś zwykły pracownik, jutro legenda!

Ale akta osobowe urzędników państwowych i pracowników samorządowych tworzone są tylko w odrębnych sprawach dla każdego pracownika.

Gdy dokumenty nazwisk jednej litery są w całości zawarte w tomie, wskazana jest tylko ta litera, dlatego starają się, aby „cała litera” pojawiła się w tomie 1. Ale jeśli na konkretną literę jest tyle nazwisk, że dokumenty dla nich przekroczą ustaloną grubość tomu (4 cm lub 250 arkuszy), dopiero wtedy „przy dzieleniu samej litery” przechodzimy do oznaczania w tomie trzema litery tych nazwisk, które są w nim zawarte, na przykład:

Przykład 13

Zwiń Pokaż

• 1 tom. Karty personalne zwolnionych pracowników na „ABA - ADU”;
• 2 tom. Karty imienne zwolnionych pracowników na "AZA - ALI";
• Tom 3 Karty imienne zwolnionych pracowników UAM - AST;
• 4 tom. Karty osobiste zwolnionych pracowników na "B - C";
• 5 tom. Karty imienne zwolnionych pracowników dla "GAV - GOR";
• 6 tom. Karty imienne zwolnionych pracowników w „GRI – GUR”;
• 7 tom. Karty osobiste zwolnionych pracowników na „D - I” i tak dalej.

Zauważ, że w przykładzie 13:

• litera A okazała się dużą ilością kart osobistych - musiałem je podzielić na 3 tomy i w nazwie tych tomów są 3 litery ("ABA - ADU", "AZA - ALI" i "AMU - AST" ) zamiast jednego („A”),
• jednocześnie niewiele jest kart na nazwiska zaczynające się na litery B i C, można je połączyć w 1 tom. Aby ułatwić percepcję inwentarza, wskażemy tutaj tylko pierwsze litery nazw „B - C”.

Postępujemy w podobny sposób, tj. nie trzeba dążyć do tego, aby wszystkie tomy wskazywały 3 litery lub tylko jedną literę na raz. Do tego problemu można podejść w różny sposób. Zwykle przy dużych wolumenach konieczne jest podzielenie wizytówek na litery A, G, K, C i połączenie wizytówek na B – C, D – Z, N – O, U – F w 1 tomie (jest ich znacznie mniej nazwiska dla tych listów).

Jeśli nie masz wizytówek osób zwolnionych za niektóre listy (na przykład A, E, Z, I, Sh, Sh, E, Y, Y) i tylko 1 tom sprawy, to w tytule musisz wskaż tylko pierwszą i ostatnią z prawdziwych zawartych liter:

Przykład 14

Zwiń Pokaż

Karty personalne zwolnionych pracowników na "B - C".

Jeżeli w sprawie jest tylko do 5 kart, należy wskazać konkretne litery nazwisk zwolnionych. Na przykład:

Przykład 15

Zwiń Pokaż

Karty imienne zwolnionych pracowników na „A, K, H, C, T”.

Kartę imienną można otworzyć dla każdego pracownika, z którym firma ma umowę o pracę. Odbywa się to podczas zatrudniania, po czym dane są do niego zapisywane aż do momentu zwolnienia. Dokument zawiera wszystkie informacje o pracowniku, w tym zachęty, kary, szkolenia i inne. Próbka wypełnienia osobistej karty pracownika formularza T-2 pozwoli ci to zrobić poprawnie.

Prawo określa, jakie dokumenty nowy pracownik musi dostarczyć organizacji podczas rejestracji. W niektórych przypadkach można od niego zażądać również innych informacji. Aby usystematyzować wszystkie podane informacje, można dla niego otworzyć osobistą kartę T-2. Ten formularz nie jest formularzem wymaganym.

Dokument ten musi być otwarty zarówno dla pracownika pełnoetatowego, jak i pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze godzin.

Pierwsze wypełnienie formularza można wykonać za pomocą komputera. Następnie pozostałe informacje wprowadza się ręcznie długopisem. Pustych pól nie można przekreślić.

Dane w karcie są rejestrowane przez odpowiedzialnego pracownika, zwykle oficera personalnego, na podstawie dokumentów potwierdzających. Ich kopie należy złożyć w aktach osobowych pracownika.

W niektórych sytuacjach pracownik musi potwierdzić poprawność danych wpisanych na karcie. Robi to, umieszczając podpis w określonych miejscach.

Uwaga: firmom przyznano prawo przetwarzania standardowej formy dokumentu. Aby uwzględnić specyfikę działalności, możesz również stworzyć własny formularz karty osobistej.

Czy jest to dokument obowiązkowy?

W normalnej sytuacji karta T-2 nie jest zawarta w dokumentach, które należy bezwzględnie skompilować w przedsiębiorstwie. Nie dotyczy to jednak osób odpowiedzialnych za służbę wojskową.

Obecna ustawa o rejestracji wojskowej stanowi, że osobiste karty T-2 muszą być otwarte dla każdego pracownika o tym statusie.

Pracownicy wojskowego urzędu meldunkowego i rekrutacyjnego mogą okresowo sprawdzać, jak prawidłowo wprowadza się do niego informacje. Ponadto osobnym zamówieniem dla przedsiębiorstwa należy wyznaczyć osobę odpowiedzialną za rejestrację wojskową, która wprowadza te informacje do dokumentów i poświadcza je swoim podpisem.

Ważny: jeśli te zasady nie będą przestrzegane, firma może podlegać karom pieniężnym.

Na podstawie jakich dokumentów wypełniana jest karta osobista

Wprowadzając informacje do karty osobistej, należy polegać na kopiach dokumentów dostarczonych przez samego pracownika, a także na formularzach sporządzonych już w samej organizacji w trakcie pracy. Zaleca się sporządzenie kopii wszystkich dokumentów i dołączenie ich do osobistej karty w celu potwierdzenia informacji.

Zazwyczaj źródłami danych są następujące dokumenty:

• Dokument potwierdzający tożsamość pracownika;
• formularz NIP;
• karta SNILS;
• dowód wojskowy (jeśli istnieje);
• Certyfikat, dyplom lub inny dokument edukacyjny;
• Książka pracy, zaświadczenie z głównego miejsca prowadzenia działalności;
• Akt małżeństwa (jeśli istnieje);
• Akty urodzenia dzieci (jeśli istnieją);
• Umowa o pracę;
• Kopie nakazów przyjęcia, przeniesienia, zachęt, kar itp.

Uwaga: większość z tych dokumentów jest wykorzystywana przy wprowadzaniu danych podstawowych do karty po zatrudnieniu. Informacje zapisane na karcie z nakazów przyjęcia, przeniesienia, zwolnienia muszą być poświadczone podpisem samego pracownika.

Formularz imiennej karty pracownika Formularz T-2 do pobrania za darmo

Pliki do pobrania:

Formularz imiennej karty pracownika T-2 Wypełnienie próbki 2018

Przyjrzyjmy się próbce wypełnienia formularza T-2, aby wiedzieć, jak poprawnie wskazać dane. Najpierw musisz uzupełnić informacje w nagłówku formularza. Tutaj zapisana jest nazwa firmy i jej kod nadany przez Rosstat.

Następnie należy wskazać dzień otwarcia karty, kod pracownika zgodnie z kartą czasu pracy. Następnym krokiem jest spisanie NIP i SNILS pracownika na podstawie przedstawionych mu dokumentów.

Następnie należy wskazać literę, od której zaczyna się nazwisko pracownika. Obok wpisuje się również charakter działalności pracownika i jej rodzaj. Na przykład głównym zajęciem jest albo praca w niepełnym wymiarze godzin. Wypełnianie czapki kończy się umieszczając płeć pracownika.

Informacje ogólne

Przede wszystkim w tej sekcji zapisywane są szczegóły umowy o pracę podpisanej z pracownikiem.

V linie 1-3 są wprowadzane przy użyciu pełnej nazwy. pracownika, a także informacje o jego dacie i miejscu urodzenia. Po prawej stronie wykresów znajduje się tabela - w niej należy zapisać kody zgodnie z książką odniesienia, odpowiadające podanym wartościom. Wprowadzając informacje o miejscu urodzenia, osady (wieś, aul itp.) Należy podać w całości, bez skrótów.

V linia 4 pasuje do obywatelstwa.

V linia 5 język obcy, który pracownik zna, a także to, w jaki sposób się nim posługuje, jest odkładany. Na przykład tutaj możesz określić „Czytam i piszę ze słownikiem”, „Mówię płynnie” itp.

V linia 6 wskazane jest wykształcenie otrzymane przez pracownika. Tutaj umieszcza się rodzaj wykształcenia, informacje o instytucji edukacyjnej, informacje o dokumencie otrzymanym po ukończeniu studiów (świadectwo, dyplom itp.).

V linia 7 rejestrowany jest zawód, do którego pracownik został przyjęty.

V linia 8 wielkość dotychczasowego doświadczenia zawodowego pracownika jest umieszczana w określonej dacie. Z reguły wybierany jest dzień zatrudnienia. Informacje te są wprowadzane na podstawie zeszytu ćwiczeń.

V linie 9 i 10 rejestrowane są informacje o małżeństwie pracownika, a także o dostępnych dla niego najbliższych krewnych. Informacje te są rejestrowane w całości, czyli pełnym imieniem i nazwiskiem. wskazane bez skrótu.

V linia 11 wskazana jest informacja o dokumencie, która potwierdza tożsamość pracownika.

Linia 12 przeznaczony jest do spisywania adresów pracownika – rejestrowego i faktycznego. Jeśli pasują, to nie wolno wpisywać drugiego adresu. W tej pozycji rejestrowany jest również numer telefonu.

Informacje o rejestracji wojskowej

Tę sekcję należy wypełnić tylko dla pracowników płci męskiej. Informacje są w nim zapisywane na podstawie dowodu wojskowego lub dowodu rejestracyjnego.

V linia 1 wskazana jest kategoria zapasów. Musi pozostać pusty, jeśli pracownik jest funkcjonariuszem.

V linia 2 wpisany jest stopień wojskowy. W przypadku, gdy pracownik ma w rękach zarejestrowane zaświadczenie i nie został jeszcze wezwany do służby, należy wpisać „Do wezwania”.

V termin 3 zaznacza się typ żołnierza, do którego należy pracownik - żołnierze, medycyna itp.

V linia 4 wpisywany jest kod specjalności otrzymanej w okresie służby wojskowej.

V linia 5 za pomocą liter od A do G wskazuje się stopień przydatności do służby wojskowej.

V linia 6 odnotowuje się nazwę wojskowego biura meldunkowo-zaciągowego, w którym zarejestrowany jest pracownik.

V linia 7 należy wskazać aktualny stan rejestru. Ta informacja jest zapisywana tylko prostym ołówkiem.

Dane w linia 8 rejestrowane w przypadku wykreślenia z rejestracji wojskowej.

Uwaga: wszystkie wprowadzone tutaj informacje są sprawdzane i podpisywane przez oficera personalnego. Ponadto pracownik musi się z nimi zapoznać, a także złożyć swój podpis w celu potwierdzenia.

Zatrudnienie i przeniesienie do innej pracy

Podczas otwierania karty należy w tej sekcji wpisać informacje o przyjęciu pracownika. Ponadto wskazano tutaj dane dotyczące jego ruchu w przedsiębiorstwie, promocji itp.

Tabela zawiera datę zmiany jego statusu, informacje o nowej jednostce strukturalnej, jego nowym stanowisku i wynagrodzeniu. Ta sekcja zawiera również informacje o porządku, który ustanowił ten ruch.

Ostatnia kolumna tabeli przeznaczona jest na osobisty podpis pracownika - umieszcza go po zapoznaniu się z wprowadzonymi informacjami.

Zaświadczenie

Organizacja może okresowo przeprowadzać certyfikację pracowników. Jeśli zostało przeprowadzone, informacja o tym powinna znajdować się również w karcie osobistej pracownika. Tutaj odzwierciedlana jest informacja o dacie jego posiadania, a następnie wskazana jest decyzja podjęta przez komisję w sprawie przydatności pracownika, a także numer i data dokumentu, który formalizuje decyzję komisji certyfikacyjnej.

Uwaga: ostatnia kolumna może być pusta, jeżeli nie odzwierciedla szczegółów zamówienia, na podstawie którego przeprowadzono certyfikację w organizacji.

Szkolenie

Pracownicy firmy muszą okresowo przechodzić zaawansowane szkolenia w celu zachowania zgodności z obowiązującymi standardami zawodowymi i zajmowanymi stanowiskami. Informacje te powinny być również zapisane w karcie osobistej pracownika firmy.

W tabeli należy wskazać datę rozpoczęcia i zakończenia szkolenia zaawansowanego, następnie należy wpisać nazwę przeprowadzonego przekwalifikowania oraz numer i datę dokumentu wydanego pracownikowi po szkoleniu zaawansowanym.

W ostatniej kolumnie należy zapisać informacje o zleceniu kierownictwa, na podstawie którego pracownik został wysłany na zaawansowane szkolenie.

Profesjonalne przekwalifikowanie

Nowoczesne warunki realizacji działań wymagają, aby pracownicy firmy okresowo przechodzili szkolenia, przekwalifikowania itp. Informacje te należy wskazać w tej sekcji.

Odzwierciedla się okres przekwalifikowania, nazwa specjalności, w której szkolenie zostało przeprowadzone, a także szczegóły odpowiedniego dokumentu wydanego pracownikowi po ukończeniu szkolenia. W ostatniej kolumnie tabeli należy podać powody, dla których pracownik został wysłany na przekwalifikowanie.

Zachęty i nagrody

W trakcie pracy można zachęcać pracownika i wręczać mu określone nagrody. Takie informacje powinny być odzwierciedlone w tej sekcji karty osobistej. Należy wprowadzić informacje o premiach dla pracownika, prezentacjach do nagradzania cennymi prezentami, certyfikatami itp.

W pierwszej kolumnie tabeli konieczne jest odzwierciedlenie nazwy zachęty do realizacji, a obok niej zapisana jest podstawa przyznania pracownikowi. Mogą to być szczegóły zamówienia na promocję.

Wakacje

Karta pracownika musi zawierać informacje o wszystkich podanych okresach różnych urlopów. Tutaj musisz wprowadzić okresy głównego, dodatkowego urlopu, urlopu na własny koszt, nauki itp. Informacje są prezentowane w formie tabeli.

Najpierw należy podać nazwę urlopu, po którym ustala się datę rozpoczęcia i zakończenia okresu, na który urlop jest przyznany.W przypadku urlopu głównego należy tutaj uwzględnić rok kalendarzowy lub jego przedział.

Następnie czas trwania odpoczynku jest wskazany w dniach z obowiązkowym ustaleniem daty rozpoczęcia i zakończenia wakacji. W ostatniej kolumnie należy wpisać szczegóły zlecenia kierownictwa firmy, na podstawie którego przyznawany jest urlop.

Uwaga: ponieważ ta część zajmuje nieistotne miejsce, a pracownik może pracować w organizacji przez długi czas, zaleca się sporządzenie załącznika „Suplement do karty osobistej” dla tej sekcji. Powtarza nagłówek, jak w sekcji „Wakacje”, a następnie wprowadza informacje w odpowiednich kolumnach zgodnie z omówioną powyżej regułą.

Świadczenia społeczne

W tej sekcji należy wskazać podstawy, na których pracownikowi przedsiębiorstwa można przypisać skrócony czas pracy. Na przykład osoby niepełnosprawne z III grupy mają gwarancję socjalną w postaci krótszego dnia pracy.

Informacje są odzwierciedlone w formie tabelarycznej.

Początkowo musisz podać nazwę świadczenia, po czym odzwierciedlone zostaną szczegóły dokumentu potwierdzającego prawo pracownika do tego świadczenia, a obok niego musisz wprowadzić linki do dokumentów regulacyjnych, zgodnie z którymi świadczenie to jest dostarczane . Może to być artykuł ustawy, rozporządzenia itp.

Dodatkowe informacje

Ta część karty osobistej służy do wprowadzania do niej informacji w dowolnej formie, co nie zostało odzwierciedlone w innych sekcjach formularza T-2.

Często tutaj specjaliści personalni wskazują, że pracownicy mają prawo do kierowania pojazdami z ustaleniem szczegółów prawa jazdy.

Możesz również wskazać w tej części awersu informację o występowaniu niepełnosprawności osoby pracującej w firmie.

Podstawy rozwiązania umowy o pracę

Ta część karty osobistej jest ostatnią sekcją. Dane należy wpisać tylko w przypadku rozwiązania umowy o pracę z pracownikiem.

Informacje wprowadza inspektor działu personalnego. Tutaj odzwierciedla informacje o przyczynie rozwiązania umowy o pracę w brzmieniu przewidzianym przez normy prawa pracy. Również w tej sekcji wskazano numer i datę nakazu zwolnienia, a także datę rozwiązania stosunku pracy.

Po wypełnieniu tych informacji specjalista ds. personelu ponownie sprawdza zapisane informacje i składa swój podpis na potwierdzeniu tych informacji.

Ważny: pracownik firmy, z którą rozwiązuje się umowę, musi zapoznać się z tymi danymi. Musi sprawdzić poprawność odzwierciedlenia informacji, a następnie umieścić swoją wizę. Następnie karta T2 zostaje zamknięta.

Okres przechowywania dokumentów

Karta osobista pracownika znajduje się przez cały czas pracy pracownika firmy w dziale personalnym, w miejscu o ograniczonym dostępie. Po rozwiązaniu umowy o pracę z pracownikiem zaleca się przechowywanie jej w dziale personalnym przez pewien czas, a dopiero potem przekazanie tych dokumentów do archiwum przedsiębiorstwa.

Utrwalona praktyka pokazuje, że imienne karty zwalnianych pracowników są przechowywane przez dział personalny od roku do trzech lat. Wynika to z faktu, że były pracownik w tym okresie często może składać wnioski o różne zaświadczenia i inne informacje dotyczące pracy.

Uwaga: po przeniesieniu karty osobistej do archiwum firmy należy ją tam przechowywać przez kolejne 75 lat po zwolnieniu pracownika.

Zatrudniając nowego pracownika, oficer personalny przygotowuje różne dokumenty. Jednym z nich jest karta osobista. W Kodeksie pracy raczej nie znajdziesz wzmianki o tym dokumencie, jednak na mocy uchwały nr 1 legitymacje osobowe muszą być przechowywane przez wszystkie przedsiębiorstwa i organizacje, niezależnie od ich formy organizacyjno-prawnej i formy własności. Ten sam dekret ujednolicił formę tego dokumentu - T-2, T-2 GS (MS). Dziś powiemy Wam, kto powinien wypełnić kartę osobistą, jakie informacje należy do niej wpisać, czy informacje wymagają zaszyfrowania.

Podstawa prawna

Nie ma wątpliwości co do konieczności utrzymywania karty osobistej przez długi czas - jest to zobowiązanie do wykonania ust. 2 uchwały nr 1 oraz zasad prowadzenia i przechowywania ksiąg pracy: przy każdym wpisie do książeczki pracy o wykonanej pracy , przeniesienie do innej stałej pracy i zwolnienie, pracodawca jest obowiązany zapoznać właściciela z podpisem w jego karcie osobistej (powtarza wpis dokonany w księdze pracy).

Kartę imienną wypełnia pracownik działu personalnego dla zatrudnionych osób na podstawie:

- nakaz (instrukcja) zatrudnienia (formularz T-1 lub T-1a);

- paszport lub inny dokument tożsamości;

- książeczka pracy lub dokument potwierdzający doświadczenie zawodowe;

- zaświadczenie o ubezpieczeniu państwowego ubezpieczenia emerytalnego;

- dokumenty wojskowej rejestracji (dla osób odpowiedzialnych za służbę wojskową i osób podlegających poborowi);

- dokument o wykształceniu, kwalifikacjach lub specjalnej wiedzy (przy ubieganiu się o pracę wymagającą specjalnej wiedzy lub specjalnego przeszkolenia);

- informacje dostarczone przez pracownika o sobie.

W niektórych przypadkach, biorąc pod uwagę specyfikę pracy zgodnie z obowiązującym ustawodawstwem Federacji Rosyjskiej, konieczne może być przedstawienie dodatkowych dokumentów, na przykład zawierających informacje o dochodach, majątku, zobowiązaniach majątkowych i zaświadczeniu lekarskim.

Notatka. Karta osobista pracownika państwowego (miejskiego) (formularz T-2 GS (MS)) służy do rejestracji osób zajmujących stanowiska państwowe (miejskie) w służbie cywilnej.

Należy pamiętać, że zgodnie z punktem 658 Wykazu typowych administracyjnych dokumentów archiwalnych generowanych w trakcie działalności organów państwowych, władz lokalnych i organizacji, wskazujących okresy przechowywania zatwierdzone rozporządzeniem Ministerstwa Kultury Federacji Rosyjskiej z dnia 25 sierpnia , 2010 N 558, karta osobista podlega przechowywaniu przez 75 lat. Na tym samym zaleceniu komisji rzeczoznawczej i weryfikacyjnej dopuszcza się odniesienie tego dokumentu do tych, które są przechowywane na stałe.

Ponieważ przechowywanie karty i tak zajmie dużo czasu, zalecamy wydrukowanie jej na grubym papierze. Wstępne dane można również wprowadzić w formie elektronicznej karty imiennej. Jednak nadal będzie musiał zostać wydrukowany, ponieważ pracownik musi poświadczyć swoim podpisem poprawność i kompletność wprowadzonych informacji. A później, w trakcie swojej działalności zawodowej, pracownik będzie musiał zostać wprowadzony do wpisów w karcie, więc nie można obejść się bez papierowej kopii.

Dla Twojej informacji. Oprócz legitymacji osobowej pracownika w instytucjach i organizacjach naukowych, badawczych, edukacyjnych i innych prowadzących działalność w zakresie oświaty, nauki i techniki, karta ewidencyjna pracownika naukowego, naukowego i pedagogicznego (formularz T-4) jest używany.

Ponieważ karty osobiste zawierają dane osobowe pracowników, muszą być przechowywane w sejfie lub szafce z kluczem.

Należy zauważyć, że niektórzy pracodawcy na podstawie ujednoliconego formularza T-2 opracowują swój formularz w formie elektronicznej, usuwając poszczególne rubryki, które następnie drukują. Nie możesz tego zrobić! Procedura stosowania ujednoliconych formularzy pierwotnej dokumentacji księgowej, zatwierdzona uchwałą Państwowego Komitetu Statystycznego Federacji Rosyjskiej z dnia 24.03.1999 r. N 20, ustaliła, że ​​usuwanie szczegółów z ujednoliconych formularzy jest zabronione. W razie potrzeby można dokonać zmian w ujednoliconym formularzu:

- rozszerzanie i kurczenie wykresów i linii z uwzględnieniem liczby znaków we wskaźnikach;

- włączenie dodatkowych linii i luźnych arkuszy;

- wprowadzenie dodatkowych szczegółów.

W takim przypadku wprowadzone zmiany muszą zostać sformalizowane odpowiednim dokumentem organizacyjno-administracyjnym organizacji.

Zasady wypełniania i procedura wprowadzania informacji

W górnej części pierwszej strony formularza należy podać nazwę organizacji, która pochodzi z dokumentów założycielskich. Przejdźmy teraz do stołu.

W kolumnie „Data sporządzenia” wskazujemy datę wypełnienia karty osobistej. Pamiętaj, że może się różnić od daty zatrudnienia pracownika. To nie jest naruszenie prawa pracy. Zalecamy jednak, aby nie zwlekać z wypełnieniem karty osobistej, przestrzegać tygodniowego okresu (analogicznie do punktu 10 Zasad prowadzenia i przechowywania ksiąg pracy).

Kolumna „Numer personelu” jest wypełniana, jeśli instytucja przypisuje pracownikom numery personelu. Przypomnijmy, że taki numer jest przypisywany pracownikowi przy przyjęciu i nie zmienia się podczas przenoszenia lub przenoszenia z jednej jednostki strukturalnej do drugiej.

Kolumny „Numer identyfikacyjny podatnika” i „Numer polisy ubezpieczeniowej” wypełniane są na podstawie dokumentów złożonych przez pracownika. Jeśli obywatel rozpoczyna pracę po raz pierwszy, kolumna zawierająca szczegóły zaświadczenia emerytalnego pozostanie pusta, dopóki pracownik go nie otrzyma.

W kolumnie „Alfabet” wpisana jest pierwsza litera nazwiska pracownika, na której wypełniona jest karta osobista. Konieczne jest wypełnienie tej kolumny, aby usystematyzować karty osobiste w ogólnej tablicy.

Kolumna „Charakter pracy” wskazuje „na stałe”, jeśli umowa o pracę jest zawarta na czas nieokreślony, lub „czasowo”, jeśli stosunek pracy jest ograniczony na dowolny okres.

„Rodzaj pracy” - główny lub niepełny etat.

W kolumnie „Płeć” zapisywana jest tylko pierwsza litera („M” – płeć męska, „F” – kobieta).

Z przykładu widać, że w prawym górnym rogu znajdują się komórki na kody. Kod formularza jest dostępny, ale kod OKPO (Ogólnorosyjski klasyfikator przedsiębiorstw i organizacji) należy zapytać w dziale księgowości, ponieważ kod ten jest przydzielany przez Federalną Służbę Statystyczną.

Dalej w formularzu T-2 znajduje się szereg pól do kodowania. Czemu oni są? Kody te były wymagane do statystycznego monitorowania i kontroli. Obecnie pola te są rzadko wypełniane, ale jeśli mimo to w Twojej instytucji jest zwyczajem kodowanie informacji, zalecamy użycie następujących klasyfikatorów:

- Ogólnorosyjski klasyfikator obiektów podziału administracyjno-terytorialnego OK 019-95 - OKATO;

- Ogólnorosyjski klasyfikator specjalności w edukacji OK 009-2003 - OKSO;

- Ogólnorosyjski klasyfikator zawodów robotniczych, stanowisk biurowych i kategorii płac OK 016-94 - OKPDTR;

- Ogólnorosyjski klasyfikator informacji o ludności OK 018-95 - OKIN.

Notatka! Nawet jeśli urząd nie wprowadzi kodów, nie można skasować pól dla nich przeznaczonych.

Sekcja I „Informacje ogólne”

Gdy spojrzysz na tę sekcję, zobaczysz, że zawiera ona dane osobowe pracownika oraz informacje o jego rodzinie, wykształceniu uzyskanym przed zatrudnieniem i dostępnym stażu pracy.

W kolumnie „Umowa o pracę” wpisuje się datę i numer umowy o pracę zawartej z pracownikiem.

Pozycje 1-4 tej sekcji wypełnia się na podstawie danych paszportowych:

- nazwisko, imię i patronimik są podane w mianowniku w całości;

- data urodzenia jest podawana w formie ustnej i cyfrowej;

- miejsce urodzenia wskazuje się z uwzględnieniem ogólnie przyjętych skrótów (np. "g." - miasto, "rn" - powiat, "r. P." - osiedle robotnicze itp.), natomiast zapisuje się powiaty i regiony w dopełniaczu.

W kolumnie „Obywatelstwo” (sekcja 2 OKIN) można wpisać następujące wpisy: „obywatel Federacji Rosyjskiej”; „Obywatel Federacji Rosyjskiej i obce państwo”; „Obywatel zagraniczny” wskazujący nazwę państwa, na przykład „obywatel zagraniczny (Republika Kazachstanu)”; „Bezpaństwowiec” – wskazany przy okazaniu zezwolenia na pobyt.

Kolejna kolumna „Znajomość języka obcego” jest wypełniana zgodnie ze słowami pracownika. W takim przypadku należy określić język zgodnie z ust. 4 OKIN i wskazać stopień zaawansowania w nim zgodnie z pkt. 5 OKIN:

- czyta i tłumaczy ze słownikiem;

- czyta i potrafi wyjaśnić;

- posiada biegle.

Na podstawie przedłożonych przez pracownika dokumentów edukacyjnych, klauzula 6 „Wykształcenie” jest wypełniana:

- wykształcenie podstawowe (ogólne) - co najmniej 4 klasy;

- podstawowe wykształcenie ogólne - minimum 9 klas z certyfikatem;

- Wykształcenie średnie (pełne) ogólne – co najmniej 11 klas z certyfikatem;

- podstawowe kształcenie zawodowe - szkoła zawodowa lub liceum;

- wykształcenie średnie zawodowe - technikum lub kolegium;

- niepełne wykształcenie wyższe – trzy lub więcej kierunków uniwersyteckich;

- szkolnictwo wyższe - uniwersytet, akademia, instytut;

- kształcenie podyplomowe - studia podyplomowe (studia podyplomowe), rezydencja, staż, studia doktoranckie.

Zazwyczaj podaje się informacje o ukończonym wykształceniu, ale jeśli pracownik ma zaświadczenie o niepełnym wykształceniu wyższym, może to również znaleźć odzwierciedlenie w karcie osobistej. Czasami brakuje miejsca na wskazanie kwalifikacji edukacyjnych pracownika w formularzu T-2, np. ma trzy wyższe wykształcenie. Co zrobić w takim przypadku? Zalecamy sporządzenie luźnej kartki, na której zapiszesz wszystkie niezbędne dane.

W przypadku kształcenia podyplomowego w formularzu znajdują się osobne wiersze.

Dla Twojej informacji. W przypadku zmiany nazwiska pracownika, danych paszportowych i innych podobnych informacji konieczna jest korekta karty imiennej. W celu dokonania poprawnych poprawek zalecamy skorzystanie z Instrukcji wypełniania zeszytów ćwiczeń: skreślić stare informacje jednym wierszem, a następnie (powyżej przekreślonego lub, jeśli jest wolne miejsce, obok) napisać nowe dane.

Pozycja 7 „Zawód” powinna zawierać informacje o zawodach głównych i dodatkowych. W kolumnie „Główne” dość często należy wskazać zawód lub stanowisko, jakie pracownik zajmuje w organizacji, ale to nieprawda. Uważamy, że pracownik bez doświadczenia zawodowego musi wskazać w tej rubryce zawód, który otrzymał po ukończeniu studiów. Jeśli pracownik ma określone doświadczenie, to jako główny możesz wskazać zawód, w którym zdobył największe doświadczenie zawodowe. Dla takiego pracownika możesz również wypełnić kolumnę „Inny” - w celu utworzenia rezerwy personalnej lub szybkiego zastąpienia nieobecnego pracownika. W każdym przypadku, wypełniając klauzulę 7, musisz odwołać się do OKPDTR i podać zgodnie z nim nazwę zawodu.

Kolumna 8 zawiera dane dotyczące stażu pracy – ogólnego, ciągłego i uprawniającego do premii za staż pracy. Obecnie większość pracodawców nie oblicza ciągłego stażu pracy i stażu pracy za lata pracy, ponieważ teraz wymagają głównie doświadczenia ubezpieczeniowego - jest to wskazane w wierszu przewidzianym dla całkowitego stażu pracy. Czasami jednak, ze względu na wymagania przepisów federalnych, wymagane jest wskazanie zarówno stałego stażu pracy, jak i stażu pracy. Przykładowo uwzględnia się staż pracy w organach spraw wewnętrznych, w służbie w Państwowej Straży Pożarnej, w organach kontroli obrotu środkami odurzającymi i substancjami psychotropowymi, w służbie w instytucjach i organach systemu karnego.

Całkowity staż pracy to łączny czas pracy (bez względu na liczbę i czas trwania w niej przerw) oraz innych czynności społecznie użytecznych, a także inne okresy czasu ustalone przez ustawodawcę.

Staż pracy obliczany jest na podstawie wpisów do książki pracy lub innych dokumentów potwierdzających staż pracy. Aby określić metodologię obliczeń, zalecamy skorzystanie z Uchwały Rady PF RF z dnia 31 lipca 2006 r. N 192p, zgodnie z którą oblicza się doświadczenie, sumując osobno daty zakończenia i daty rozpoczęcia okresów pracy. Różnica między tymi kwotami to czas trwania całego doświadczenia. Jednocześnie do całkowitego stażu pracy należy doliczyć jeden dzień za każdy przypadek zwolnienia.

Kolumna 9 „Stan cywilny” jest wypełniana zgodnie z OKIN. Należy pamiętać, że słowa „singiel”, „żonaty” itp. są niedopuszczalne. Poprawne będą następujące sformułowania:

- nigdy nie żonaty;

- jest w zarejestrowanym małżeństwie;

- jest w małżeństwie niezarejestrowanym;

- wdowiec (wdowa);

- rozwiedziony (rozwiedziony);

- rozproszony (zdyspergowany).

Szczegóły dokumentu tożsamości są przeniesione do punktu 11 „Paszport”. Jeżeli w trakcie wykonywania pracy zmieniły się dane paszportowe pracownika, należy to odnotować w karcie osobistej.

Kolumnę „Miejsce zamieszkania” wypełnia się na podstawie stempla rejestracyjnego w paszporcie. Należy pamiętać, że miejsce faktycznego zamieszkania może różnić się od miejsca rejestracji. W tym celu na karcie osobistej znajdują się odpowiednie wiersze, które są wypełniane ze słów pracownika.

Sekcja II „Informacje o rejestracji wojskowej”

Informacje do wypełnienia tej części karty osobistej pochodzą z:

- dowód wojskowy (lub dowód tymczasowy wydany zamiast dowodu wojskowego) - dla obywateli będących na stanie;

- zaświadczenia obywatela podlegającego poborowi do służby wojskowej - dla obywateli podlegających poborowi.

Jeśli obywatel jest na stanie, to:

- pkt 3 „Skład (profil)” wypełnia się bez skrótów (np. „dowództwo”, „medycyna” lub „żołnierze”, „żeglarze”);

- w ust. 4 „Pełne oznaczenie kodowe VUS” odnotowuje się pełne oznaczenie (sześć cyfr, na przykład 021101 lub sześć cyfr i znak alfabetyczny, na przykład 113194A);

- Klauzula 5 „Kategoria zdatności do służby wojskowej” jest wypełniona literami (A – nadaje się do służby wojskowej, B – nadaje się do służby wojskowej z niewielkimi ograniczeniami, C – nadaje się w ograniczonym stopniu do służby wojskowej, D – czasowo niezdolny do służby wojskowej). W przypadku braku wpisów w odpowiednich pozycjach legitymacji wojskowej, kategoria „A” jest odkładana;

- w klauzuli 7 "Jest w rejestrze wojskowym" wiersz "a" jest wypełniony (zwykłym ołówkiem) - jeśli jest nakaz mobilizacji i (lub) pieczątka na wydaniu i wycofaniu nakazu mobilizacji, wiersz "b" - dla obywateli zarezerwowanych dla organizacji na okres mobilizacji i wojny.

Jeżeli obywatel podlega poborowi do służby wojskowej, to:

- w ust. 2 „Stopień wojskowy” wpis „Podlega poborowi”;

- w klauzuli 5 "Kategoria zdatności do służby wojskowej" umieszcza się literę (A - nadaje się do służby wojskowej, B - nadaje się do służby wojskowej z niewielkimi ograniczeniami, C - częściowo nadaje się do służby wojskowej, D - czasowo niezdolny do służby wojskowej, D - nie nadaje się do służby wojskowej) na podstawie wpisu w zaświadczeniu obywatela podlegającego poborowi.

Jeżeli obywatel osiągnął granicę wieku do pozostania w rezerwie lub został uznany za niezdolnego do służby wojskowej ze względów zdrowotnych, w klauzuli 8 dokonuje się znaku „Usunięty z rejestracji wojskowej ze względu na wiek” lub „Usunięty z rejestracji wojskowej ze względu na stan zdrowia ”.

Na końcu tej sekcji, na dole drugiej strony formularza, oficer personalny oraz pracownik, na którym została wypełniona karta składają swoje podpisy, potwierdzając poprawność wprowadzonych informacji.

Sekcja III „Rekrutacja, przeniesienia do innej pracy”

Na podstawie nakazu zatrudnienia formularza T-1 lub T-1a dokonuje się pierwszego wpisu w tym dziale. W trakcie pracy pracownika będą tu dokonywane ewidencje przelewów (na podstawie zlecenia na jednolitym formularzu T-5).

W tej części karty osobistej przewidziana jest kolumna do zapoznania pracownika z dokonanymi wpisami, dlatego na mocy Regulaminu prowadzenia i przechowywania ksiąg pracy pracownika konieczne jest zapoznanie się z tymi wpisami.

III. Zatrudnienie i przeniesienie do innej pracy

Sekcja IV „Poświadczenie”

Ta sekcja jest wypełniana tylko wtedy, gdy organizacja zapewnia certyfikację zgodnie z lokalnymi przepisami lub jest przeprowadzana zgodnie z wymogami ustawodawstwa. Wskazana jest data certyfikacji, decyzja komisji certyfikacyjnej (krótko), data i numer protokołu ze spotkania. W kolumnie „Podstawa” wpisz datę i numer zamówienia na certyfikację. Należy pamiętać, że oprócz podjęcia decyzji o przydatności pracownika na zajmowane stanowisko, komisja atestacyjna może zalecić skierowanie go na szkolenie, przeniesienie na inne stanowisko itp. Zalecenia te można również podać w tym rozdziale.

Sekcja V „Szkolenie zaawansowane”

Zgodnie z art. 196 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej pracodawca prowadzi szkolenia zawodowe, przekwalifikowanie, zaawansowane szkolenie pracowników, szkolenie ich w drugich zawodach w organizacji oraz, w razie potrzeby, w instytucjach edukacyjnych szkolnictwa podstawowego, średniego, wyższego zawodowego i dodatkowego na warunkach iw sposób określony układem zbiorowym, umowami, umową o pracę. Ta sekcja jest wypełniana po ukończeniu szkolenia w instytucjach szkolenia zaawansowanego.

Przypomnijmy, że szkolenia zaawansowane mogą być krótkoterminowe (nie mniej niż 72 godziny), długoterminowe (powyżej 100 godzin) i mogą być prowadzone w formie seminariów tematycznych i problemowych (od 72 do 100 godzin).

V. Rozwój zawodowy

Data	Rodzaj szkolenia zaawansowanego	Nazwa instytucji edukacyjnej, jej lokalizacja	Dokument (certyfikat, certyfikat)	Baza
Początek szkolenia	Ukończenie szkolenia
Nazwa	Numer seryjny	Data
1	2	3	4	5	6	7	8
05.04.2010	20.04.2010	Krótkoterminowe	Niżny Nowogród	Tożsamość	BI-V	20.04.	Zamów z
		Kursy	Stan		123456	2010	03.04.2010
			Pedagogiczny				N 52
			Uniwersytet

Sekcja VI „Przekwalifikowanie zawodowe”

Ta sekcja jest wypełniana, gdy pracownik opanuje nowy zawód. Po ukończeniu szkolenia w ramach programu przez ponad 500 godzin wystawiany jest dyplom przekwalifikowania zawodowego, na podstawie którego dokonywany jest wpis. Przypomnijmy, że procedurę i warunki przekwalifikowania zawodowego specjalistów określa rozporządzenie Ministerstwa Edukacji Federacji Rosyjskiej z dnia 06.09.2000 N 2571 oraz przepisy modelowe dotyczące instytucji edukacyjnej dodatkowego kształcenia zawodowego (szkolenie zaawansowane ) dla specjalistów.

W kolumnie „Podstawa” należy podać szczegóły zamówienia na kierunku przekwalifikowania pracownika. Jeśli pracownik sam przeszedł przekwalifikowanie i przedstawił tylko dyplom, kolumna „Podstawa” pozostanie pusta.

Sekcja VII „Nagrody (zachęty), tytuły honorowe”

Artykuł 191 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej daje pracodawcy prawo do zachęcania pracowników, którzy sumiennie wykonują swoje obowiązki pracownicze - do deklarowania wdzięczności, wydawania nagrody, przyznawania cennego prezentu, dyplomu honorowego lub wręczania ich tytuł najlepszego w swoim fachu. Jeśli w trakcie życia zawodowego pracownik jest zachęcany przez organizację lub otrzymał jakikolwiek tytuł honorowy, konieczne jest odnotowanie tego w tej sekcji.

Klauzula 24 Zasad prowadzenia i przechowywania zeszytów ćwiczeń określa, które nagrody i zachęty są wskazane w zeszycie ćwiczeń, a zatem (przez analogię) oraz w karcie osobistej. Pamiętaj, że informacje o premii przyznawanej przez system wynagradzania lub wypłacanej na bieżąco nie są zapisywane na karcie osobistej.

VII. Nagrody (zachęty), tytuły honorowe

Nazwa nagrody (motywacja)	Dokument
Nazwa	Numer	Data
1	2	3	4
Certyfikat honorowy	Zamówienie	108	10.10.2010

Należy pamiętać, że w instytucjach finansowanych z różnych poziomów budżetu mogą być przyznawane nagrody resortowe. Na przykład w przypadku federalnej służby rejestracyjnej rozporządzenie w sprawie świadectwa zasług zostało zatwierdzone rozporządzeniem Rosreestr z dnia 15 grudnia 2011 r. N P / 507.

Sekcja VIII „Wakacje”

Wszystkie urlopy (roczne płatne, bezpłatne, dodatkowe i inne) muszą być brane pod uwagę. Wypełniając tę ​​sekcję, należy wskazać rodzaj urlopu (na przykład dodatkowo płatny), okres, na który jest przyznawany, liczbę dni kalendarzowych urlopu, daty rozpoczęcia i zakończenia, podstawę (kolejność udzielenia urlopu w formularz T-6).

Czasami pojawia się pytanie o wypełnienie kolumny „Okres pracy” w tej sekcji: niektórzy specjaliści, przyznając część urlopu, wskazują połowę okresu. To nie jest prawda. Konieczne jest pełne wskazanie roku pracy, za który przysługuje urlop, niezależnie od tego, czy pracownikowi udzielono pełnego urlopu, czy jego części.

Sekcja IX „Świadczenia społeczne”

W tej części karty osobistej wymieniono świadczenia socjalne związane ze stosunkami pracy. Informacje na ich temat są wprowadzane na podstawie dokumentów przedłożonych przez pracownika, na przykład orzeczenia o niepełnosprawności, zaświadczeń honorowego dawcy. Jako podstawę świadczenia zalecamy wskazanie ustawy federalnej lub innego aktu normatywnego, który przewiduje świadczenie lub gwarancję.

Wypełnienie tej sekcji pozwoli pracownikowi HR prześledzić realizację świadczeń i gwarancji określonych prawem.

Sekcja X „Informacje dodatkowe”

W tym miejscu można wpisać dowolne informacje, których pracodawca potrzebuje o pracowniku, dla którego nie było odpowiedniego miejsca powyżej - że pracownik jest rodzicem niepełnosprawnego dziecka, o posiadaniu prawa jazdy, paszportu zagranicznego itp. Sekcja jest wypełniona wydana na podstawie przedłożonego przez pracownika dokumentu...

Rozdział XI „Podstawy rozwiązania umowy o pracę (zwolnienie)”

Ta sekcja uzupełnia kartę osobistą i jest wypełniana tylko w przypadku zwolnienia pracownika. Wpisy w nim dokonywane są na podstawie postanowienia o rozwiązaniu (wypowiedzeniu) umowy o pracę (formularze ujednolicone T-8, T-8a). Wskazują również przyczynę zwolnienia, powołując się na odpowiedni artykuł Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej oraz datę zwolnienia.

Zapis ten jest poświadczony swoimi podpisami zarówno przez pracownika obsługi personalnej, jak i odchodzącego pracownika.