Cum se lucrează cu documente de arhivă. Procedura de arhivare a documentelor în organizație

Cum creăm o arhivă în mica noastră organizație, de unde provin numerele de fonduri?

Răspuns

Elena Shilova, șefa departamentului de achiziții și a arhivelor departamentale ale arhivelor de stat din regiunea Amur, a vorbit despre unele probleme legate de stocarea corectă a documentelor.

După Clubul personalului, care a avut loc în ziarul „Muncă!” joi trecut, a devenit clar pentru participanți că ofițerul de personal sau arhivistul întreprinderii este o persoană excelentă. De ele depinde ordinea fluxului de documente al organizației, care uneori este extrem de dificil de înțeles.

După cum sa dovedit, este posibil să vorbim despre cum să menținem corect o arhivă într-o organizație pentru totdeauna, este greu să găsim un număr atât de mare de nuanțe oriunde altundeva. Expertul nostru invitat Elena Shilova, șeful departamentului de achiziții și al arhivelor departamentale ale arhivei de stat din regiunea Amur, ne-a povestit despre unele probleme legate de stocarea corectă a documentelor.

Archivist Desktop Papers

1. Cel mai important act legislativ care reglementează întreaga circulație a documentelor de arhivă este Legea federală „Cu privire la afacerile de arhivă”. Își extinde efectul asupra oricărei organizații și a documentelor de arhivă ale acestora, iar toate cerințele sale sunt obligatorii.

2. În întrebarea cu privire la modul de menținere a oricărui document de arhivă de la numerotare până la acoperire, regulile de bază pentru activitatea arhivelor departamentale din 1985 vor ajuta.

3. „O listă de documente arhivistice administrative tipice generate în cursul activităților organismelor de stat, ale administrațiilor locale și ale organizațiilor, cu indicarea timpului de stocare.”

4. Pentru acele organizații care au documentație științifică și tehnică - „Lista documentelor standard de arhivă generate în activitățile științifice, tehnice și de producție ale organizațiilor, indicând timpul de stocare”.

Instrucțiuni pentru lucrul cu documente

Pentru a lucra eficient cu documente, aveți nevoie de o instrucțiune de hârtie. Din păcate, nu fiecare organizație le are. Ar trebui să stabilească regulile de lucru cu toate documentele întreprinderii - regulile de înregistrare, uniformitate. Se întâmplă că într-o organizație cerințele privind formularele din diferite locuri, formele în sine sunt diferite. Și este incomod să lucrezi și este imposibil să găsești ceva mai târziu. Instrucțiunile ar trebui să precizeze nu numai modul în care sunt compilate inventarele și nomenclaturile, ci și cine este responsabil pentru activitatea arhivei. Este mai bine să nu fie o singură persoană căreia i se vor arunca toate afacerile, ci să încredințeze departamentelor unele funcții de arhivă. Pentru ca după un anumit timp, persoana responsabilă din departament să pregătească toate documentele și să le predea persoanei responsabile pentru arhivă. Și abia atunci arhivistul face lucrarea de sinteză. Nu vor exista întrebări sau probleme cu documentele, dacă totul este explicat pas cu pas în instrucțiuni.

Compoziția documentelor care urmează să fie transferate în arhivă

Arhiva organizației, în conformitate cu reglementările privind aceasta, se completează cu cazuri de depozitare permanentă, temporară (peste 10 ani), precum și cazuri de personal. Documentele generate în activitățile organizației, în funcție de perioadele de stocare, sunt împărțite în:

• documente cu o perioadă de depozitare temporară (până la 10 ani inclusiv);

• documente de stocare pe termen lung (peste 10 ani);

• documente de depozitare permanentă (eternă).

De regulă, cazurile de depozitare temporară cu perioade de depozitare de până la 10 ani nu pot fi transferate în arhiva organizației. Acestea sunt stocate în diviziile structurale ale organizației și, după expirarea perioadei de stocare, sunt supuse distrugerii.

Documentele personale sunt transferate în arhiva organizației pentru a fi temporare stocare la cererea proprietarului (proprietarului) cu transfer ulterior în arhiva statului pentru stocare permanentă.

Documentele organizațiilor predecesoare, precum și documentele organizațiilor subordonate lichidate sunt transferate în arhivă.

Nomenclatură

Un must have în fiecare organizație. Acest document vă permite să urmăriți cazurile de afaceri, să întocmiți stocuri și să distrugeți documente cu o perioadă scurtă de depozitare care nu sunt incluse în inventar. Ar trebui să includă toate documentele care sunt introduse în organizație. Cerințele generale pentru compilare sunt specificate în regulile de funcționare a arhivelor departamentale și regulile de funcționare a arhivelor organizațiilor, precum și în instrucțiunile standard pentru activitatea de birou a organismelor federale. În nomenclator se planifică gruparea documentelor executate în cazuri, sistematizarea cazurilor, indexarea și perioadele de stocare a cazurilor. Este baza pentru compilarea inventarelor cazurilor de stocare permanentă și temporară (peste 10 ani) și a principalului document contabil în munca de birou, iar în arhiva departamentală este utilizat pentru înregistrarea cazurilor de stocare temporară (până la 10 ani).

Schema de sistematizare a cazurilor fixate în nomenclatură poate fi utilizată în dezvoltarea unei scheme de indexare a cardurilor pentru documentele executate. Nomenclatura este întocmită pe baza tabelului de personal și a structurii organizației. Ordinea titlurilor cazurilor din nomenclatură ar trebui să corespundă structurii organizației. Nomenclatorul afacerilor organizației pentru anul calendaristic următor este întocmit în ultimul trimestru al anului curent. Nomenclatura convenită cu instituția de arhivă este specificată la sfârșitul fiecărui an, aprobată de șeful organizației și pusă în vigoare de la 1 ianuarie a anului calendaristic următor.

Este aprobat cu o instituție de arhivă cel puțin o dată la 5 ani. În cazul unei schimbări radicale a funcțiilor și structurii organizației, se dezvoltă o nouă nomenclatură a cazurilor. Puteți afla mai multe despre ceea ce este o nomenclatură și cum să o mențineți în regulile de bază pentru funcționarea arhivelor departamentale și regulile pentru funcționarea arhivelor organizațiilor.

Conservarea arhivelor

Arhiva este plasată în clădiri special construite sau adaptate pentru depozitarea documentelor sau în încăperi separate ale clădirii. În timpul construcției sau renovării clădirilor de birouri ar trebui prevăzute spații speciale pentru arhivele organizațiilor. În absența unei camere speciale pentru arhivele organizațiilor, o clădire adecvată este alocată în clădirea administrativă a organizației. Nu este permisă depozitarea documentelor de arhivă în camere dărăpănate, umede, neîncălzite, care nu îndeplinesc cerințele sanitare și igienice. Și, de asemenea, în incintele unei clădiri ocupate de servicii de catering, depozite alimentare etc.

În cazurile în care organizația este imposibil să aloce o cameră pentru arhivă, este de dorit ca documentele stocate să fie în poziție orizontală, în cutii, în dulapuri de fier. Iar accesul la ele era limitat. Este important să încercați să mențineți condițiile de lumină și temperatură. Întunericul pentru documente este corect.

Concepte de bază, termeni și definiții (mai mult de 100!) În ceea ce privește documentația și gestionarea înregistrărilor sunt prezentate în GOST R 7.0.8-2013. Dacă deschideți acest GOST, acestea vă vor explica, de exemplu, ce este:

• suport pentru documentare (DOW);
• arhivare (AD);
• document (oficial, electronic, de arhivă);
• original, duplicat și copie (inclusiv electronică și certificată) a documentului;
• condițiile de stocare a documentelor;
• mult mai mult.

De fapt, acest GOST este un adevărat dicționar explicativ al specialistului în documentare al organizației.

Cerințe pentru hârtie

Dacă doriți să știți exact cum ar trebui să arate documentele (în ce constau și cum să aranjați detaliile, unde să plasați principalele blocuri semantice, ce font să utilizați, care sunt formele unificate etc.), trebuie să la GOST R 7.0.97- 2016, care a fost adoptat pentru a înlocui GOST R 6.30-2003.

Arhivare

Conform GOST R 7.0.8-2013, AD este activitatea unei organizații sau a unei subdiviziuni specializate a unei companii pentru colectarea, stocarea, contabilitatea și furnizarea accesului la documentație.

Activitatea oricărei arhive - de la stat, municipal, sucursală la arhiva unei organizații - este reglementată.

Totuși, acest termen poate fi aplicat și unui anumit set de documente, aranjate conform principiului similarității și depuse într-un dosar, transferate în arhivă și formând o unitate de stocare.

Lucrări de birouri de arhivă

Arhiva conține în mod tradițional un număr imens de documente și nu ar trebui să fie „greutate moartă”, ci să fie ușor accesibile. Prin urmare, este necesară o catalogare transparentă, care să ofere o navigare rapidă prin fonduri.

Pentru aceasta, în primul rând, se dezvoltă un cifru (similar cu cel din bibliotecă), care va facilita căutarea documentului dorit.

În al doilea rând, sunt create cărți contabile care înregistrează documentele primite și expediate, precum și starea și cantitatea acestora.

Deci, acceptarea cazurilor este întocmită printr-o listă de livrare, un act de acceptare și transfer pentru depozitare. O evidență despre acest lucru este introdusă în cartea de chitanțe și de eliminare a documentelor.

Exemplu de inventar pentru transfer la arhivă

Emiterea din arhivă este, de asemenea, înregistrată în cărțile de contabilitate și emise:

• comanda de emitere;
• actul de extrădare.

Distrugerea documentelor este confirmată și de un act după examinarea valorii acestora. Exportul documentelor recunoscute ca nefiind supuse stocării pentru eliminare se întocmește cu un aviz de livrare.

Exemplu de fapt de distrugere

Activitatea actuală a arhivarului constă și în organizarea documentelor în cazuri conform anumitor principii și reguli, întocmirea unui inventar al cazurilor, descrierile acestora, creând astfel un aparat științific și de referință al arhivei. Un ghid de arhivă și un catalog de arhivă pot fi un instrument convenabil pentru lucrul cu fonduri (diferența este că ghidul oferă o imagine de ansamblu a fondului existent, în timp ce catalogul prezintă documente sub forma unui clasificator).

Interacțiunea dintre arhivă și biroul organizației

Specialiștii în arhivă pot oferi asistență metodologică angajaților organizației responsabili cu suportul documentar: de exemplu, în formarea, executarea cazurilor, determinarea timpului de stocare a documentelor în diviziile organizației și pregătirea pentru transferul acestora în arhivă.

La 21 septembrie, au început să funcționeze Regulile de organizare a depozitării, achiziției, contabilității și utilizării documentelor de la Fondul de arhivă al Federației Ruse și a altor documente de arhivă în autoritățile de stat, guvernele locale și organizațiile (aprobate prin ordin al Ministerului Cultura Rusiei din 31 martie 2015 nr. 526; în continuare - noile reguli).

La ce te-ai ghidat înainte de lansarea noilor reguli?

Înainte de aprobarea noilor reguli, arhivele autorităților de stat, organismele locale de auto-guvernare, organizațiile (denumite în continuare arhive ale organizațiilor) erau ghidate în activitatea lor de Regulile de bază pentru Arhivele organizațiilor și unele arhive ale organizațiile au folosit un document foarte vechi - Reguli de bază pentru funcționarea arhivelor departamentale. Ambele documente nu erau documente normative, ci defineau statutul lor ca document normativ și metodologic. În același timp, Regulile de bază din 1985 aveau într-adevăr statutul de document normativ, deoarece erau aprobate prin ordinul Glavarkhiv, iar Regulile de bază din 2002 nu erau aprobate de Rosarkhiv, prin urmare nu aveau statut a unui document normativ.

Din ce motiv, în prezența Regulilor de bază din 2002, a devenit necesar să se dezvolte un nou document, de altfel, normativ, privind organizarea stocării documentelor în arhivele organizațiilor?

Faptul este că în 2004 a fost adoptată Legea federală nr. 125-FZ din 22.10.2004 „Cu privire la afacerile arhivistice în Federația Rusă” (în continuare - Legea federală nr. 125-FZ), care a introdus multe inovații în organizarea arhivării în țară.:

Recuperarea

din Legea federală nr. 125-FZ

Articolul 13. Crearea arhivelor

1. Organisme de stat, organe de autoguvernare locală a unui district municipal și a unui district urban sunt necesare pentru a crea arhive pentru stocarea, achiziționarea, contabilitatea și utilizarea documentelor de arhivă formate în cursul activităților lor.

2. Organizații și cetățeni are dreptul de a crea arhive în scopul stocării documentelor de arhivă formate în cursul activităților lor, inclusiv în scopul stocării și utilizării documentelor de arhivă care nu aparțin proprietății de stat sau municipale.

Articolul 17. Obligațiile organismelor de stat, ale organismelor locale de auto-guvernare, ale organizațiilor și ale cetățenilor angajați în activități antreprenoriale fără a forma o persoană juridică, pentru a asigura siguranța documentelor de arhivă

1. Organele de stat, organismele locale de auto-guvernare, organizațiile și cetățenii angajați în activități antreprenoriale fără a forma o persoană juridică sunt obligați să asigure siguranța documentelor de arhivă, inclusiv a documentelor privind personalul, în perioadele de depozitare stabilite de legile federale, alte reglementări actele Federației Ruse. Federația, precum și listele de documente [...]

De asemenea, această lege federală a introdus conceptul de proprietate asupra documentelor de arhivă (documentele pot fi în stat (federal, proprietatea entităților constitutive ale Federației Ruse), proprietate municipală, privată (organizații neguvernamentale și persoane fizice)).

În plus, prin ordinul Ministerului Culturii din Rusia din 18 ianuarie 2007 nr. 19, Regulile de organizare a stocării, achiziției, contabilității și utilizării documentelor din Fondul de arhivă al Federației Ruse și a altor documente de arhivă în stat și arhive municipale, muzee și biblioteci, organizații ale Academiei Ruse de Științe (denumite în continuare Regulile 2007).

Aceste două circumstanțe, precum și faptul că Regulile de bază nu aveau statutul de document normativ, ne-au obligat să apelăm la elaborarea unui document normativ care să definească procedura de stocare a documentelor în arhivele organizațiilor.

- Ce remarci vor exista?

În timpul elaborării proiectului de noi reguli, documentul a fost amplu discutat de două ori între arhiviști:

• pentru prima dată - de către angajații organelor de gestionare a arhivelor în subiectele Federației Ruse, arhivelor de stat și municipale;
• a doua oară - de către angajații autorităților executive federale.

Peste 400 de comentarii au venit numai din arhivele statului și municipal. Toate comentariile primite au fost examinate cu atenție și în etapa finală - de către un grup de lucru temporar, care a inclus specialiști din Rosarkhiv și VNIIDAD. Trebuie remarcat faptul că multe comentarii au fost cauzate de dorința arhiviștilor de a descrie cât mai detaliat posibil procesele individuale ale tehnologiilor arhivistice utilizate în asigurarea păstrării, contabilității, achiziției și utilizării documentelor din arhivele organizațiilor, care, în principiul, nu a putut fi realizat, având în vedere statutul noilor Reguli ca document normativ.

În același timp, unele observații erau de natură principială, de exemplu, observația că în secțiunea „Achiziționarea” proiectului de noi reguli, problema examinării valorii documentelor nu a fost în mod constant menționată, în special datorită la faptul că dispozițiile referitoare la nomenclatura cazurilor au fost excluse. Având în vedere că, în prezent, forma nomenclatorului afacerilor organizației și procedura de dezvoltare a acesteia sunt prezentate numai într-un document metodologic - Recomandări metodologice pentru elaborarea instrucțiunilor de lucru de birou în organele executive federale, la finalizarea proiectului de noi reguli, s-a decis includerea în secțiunea „Achiziție” a principalelor dispoziții privind nomenclatura cazurilor, inclusiv forma nomenclatorului cazurilor (sumar și unitate structurală).

Numirea de noi reguli

Noile reguli sunt destinate autorităților publice, organismelor locale de auto-guvernare, organizațiilor care creează arhive pentru stocarea, achiziționarea, contabilitatea și utilizarea documentelor de arhivă formate în cursul activităților lor.

Acestea nu se aplică organizării stocării, achiziției, contabilității și utilizării documentelor din Fondul de arhivă al Federației Ruse și altor documente de arhivă care conțin informații care constituie un secret de stat.

Noile reguli sunt un document normativ. Statutul lor de reglementare determină cerințe mai stricte pentru conținutul lor. Regulile publicate anterior (a se vedea mai sus) includeau nu numai norme (reguli, cerințe), ci și recomandări, metode privind modul în care ar trebui aplicate aceste norme. Toate prevederile cu caracter recomandativ, metodologic și descriptiv sunt excluse din noile reguli. În această parte, proiectul acestor reguli, în timpul discuției, a fost criticat de arhiviști, care au spus în mod constant că regulile ar trebui să fie detaliate și să conțină nu numai regulile în sine, ci și mecanismul de punere în aplicare a acestora.

Structura și conținutul noilor reguli

Noile reguli constau în șapte secțiuni:

1. Dispoziții generale.
2. Organizarea stocării documentelor Fondului de arhivă al Federației Ruse și a altor documente de arhivă în organizație.
3. Contabilitatea documentelor Fondului de arhivă al Federației Ruse și a altor documente de arhivă din organizație.
4. Achiziționarea arhivei cu documente din Fondul de arhivă al Federației Ruse și alte documente de arhivă.
5. Organizarea utilizării documentelor din Fondul de arhivă al Federației Ruse și a altor documente de arhivă ale organizației.
6. Transferul documentelor organizației pentru stocare în arhiva de stat (municipală).
7. Transferul documentelor în cazul reorganizării sau lichidării unei organizații, schimbarea șefului arhivei organizației.

Anexele la noile reguli conțin contabilitate și alte forme de documente utilizate în arhivele organizațiilor.

Secvența principalelor secțiuni ale acestor reguli este conformă cu Legea federală nr. 125-FZ și cu Regulile din 2007, deși, așa cum au remarcat mulți experți în etapa de discuție, ar fi mai logic să începem cu achiziția și să terminăm cu utilizarea.

Secțiunile noilor reguli reflectă principalele funcții ale arhivei organizației:

• organizarea stocării documentelor din Fondul de arhivă al Federației Ruse și a altor documente de arhivă;
• contabilitatea documentelor;
• completarea arhivei organizației cu documente;
• organizarea utilizării documentelor de arhivă;
• transferul documentelor pentru depozitare în arhiva de stat (municipală).

În plus, noile Reguli includ secțiunea „Transferul documentelor în timpul reorganizării sau lichidării unei organizații, schimbarea șefului arhivei organizației”.

Notă

Spre deosebire de Regulile de bază din 2002, Regulile nr. 526 nu conțin prevederi legate de aspectele organizatorice ale arhivei în sine (obiectivele și obiectivele arhivei, funcțiile, drepturile etc. nu sunt definite). Scopul lor principal este de a stabili cerințe pentru organizarea proceselor de stocare arhivistică a documentelor de la achiziționarea arhivei organizației cu documente până la organizarea utilizării documentelor.

Să luăm în considerare secțiunile în detaliu.

Secțiunea I. Dispoziții generale

Stabilește baza legală pentru dezvoltarea și domeniul de aplicare al documentului și conține, de asemenea, dispoziții care determină unele dintre fundamentele organizaționale ale arhivei organizației.

Noile reguli se aplică autorităților publice, guvernelor locale și organizațiilor - surse de achiziție a arhivelor de stat și municipale, în procesul cărora se formează documente ale Fondului de arhivă al Federației Ruse (în continuare - organizații). Prevederile acestor reguli pot fi utilizate și de alte organizații de stat și nestatale, în activitățile cărora nu sunt formate documentele Fondului de arhivă al Federației Ruse.

Pe baza prevederilor Legii federale nr. 125-FZ, noile reguli prevăd că organismele de stat, organismele locale de autoguvernare dintr-un district municipal, un district urban și un district intraurban sunt obligate să creeze arhive pentru stocare, achiziție , contabilitatea și utilizarea documentelor de arhivă formate în cursul activităților lor. Sarcinile și funcțiile arhivei (arhiva centrală) a organismului de stat, a organului de auto-guvernare local, a organizației - sursa de achiziție a statului, a arhivei municipale sunt determinate de regulamentul aprobat de șeful organizației.

Notă

Noile reguli nu se aplică organizării stocării, achiziției, contabilității și utilizării documentelor din Fondul de arhivă al Federației Ruse și altor documente de arhivă care conțin informații care constituie un secret de stat.

Secțiunea II. Organizarea stocării documentelor Fondului de arhivă al Federației Ruse și a altor documente de arhivă în organizație

Definește conceptul de fond de arhivă al organizației și tipurile de fonduri de arhivă ale organizației.

Fondul arhivistic al organizației face parte din fondul documentar, care include documente ale Fondului arhivistic al Federației Ruse, documente privind personalul și documente ale perioadelor de depozitare temporare (peste 10 ani) incluse în documentele contabile ale arhivei. Fondul de arhivă este supus stocării în arhivele organizației.

Tipuri de fonduri de arhivă ale organizației:

• fondul arhivistic al organizației, format din documente din Fondul arhivistic al Federației Ruse și alte documente arhivistice;
• un fond de arhivă unitar, format din documente ale Fondului de arhivă al Federației Ruse și alte documente de arhivă formate în cursul activităților a două sau mai multe organizații, care au legături istorice și / sau logice stabilite între ele;
• o colecție arhivistică, formată din documente arhivistice separate de diferite origini, unite în funcție de una sau mai multe caracteristici (tematică, a autorului, specie, obiect etc.).

Depozitarea documentelor pe hârtie. Clauza 2.9 din noile reguli subliniază: documentele de arhivă sunt păstrate în mod sistematic în cadrul fondului de arhivă. Unitatea de sistematizare a documentelor fondului arhivistic din arhiva organizației este unitatea de stocare. Regulile determină, de asemenea, semnele sistematizării unităților de stocare ale fondului de arhivă:

• structural (apartenența unităților de stocare la diviziile structurale ale organizației);
• cronologic (după perioade sau date la care aparțin unitățile de depozitare);
• funcțional, sectorial, tematic, subiect-întrebare (luând în considerare funcțiile organizației, subiectele sau problemele care privesc conținutul unităților de stocare);
• nominală (conform documentelor - tipuri și tipuri de documente);
• corespondent (de către organizații, ca urmare a corespondenței cu care s-au format unități de stocare);
• geografice (în conformitate cu anumite teritorii, așezări și alte obiecte geografice cu care este asociat conținutul documentelor, autorii acestora, corespondenții);
• autorului (după numele organizațiilor sau numele cetățenilor care sunt autorii documentelor).

Sunt stabilite cerințe pentru asigurarea siguranței documentelor (condiții standard (optime) pentru stocarea documentelor; plasarea rațională a documentelor în arhivă; verificarea disponibilității și stării documentelor, procedura de urmărire a documentelor), inclusiv caracteristici de stocare a documentelor electronice

Depozitarea documentelor electronice. Regulile determină condițiile obligatorii pentru stocarea acestor documente:

• prezența în arhivă a organizării a cel puțin două copii ale fiecărei unități de stocare a documentelor electronice (copiile principale și de lucru trebuie să fie pe diferite dispozitive fizice);
• disponibilitatea de hardware și software concepute pentru reproducere, copiere, conversie și migrare a documentelor electronice, controlul stării lor fizice și tehnice;
• asigurarea modului de stocare a documentelor electronice, excluzând pierderea, distribuirea neautorizată, distrugerea sau denaturarea informațiilor.

Formatul documentelor electronice text transferate pentru stocare în arhiva organizației - sursa de achiziție a arhivelor de stat și municipale - PDF / A.

Regulile stipulează că, în cazul unei modificări a mediului software și hardware și a pierderii utilizării formatelor de computer, a deteriorării suportului media, arhiva organizației efectuează lucrări pentru a converti documentele electronice în noi formate și / sau pe suporturi noi .

Pe lângă prevederile luate în considerare, această secțiune stabilește procedura de verificare a prezenței și stării documentelor de arhivă (clauza 2.39-2.43), organizarea căutării documentelor nedetectate (clauza 2.44), procedura de emitere a documentelor din arhivă (clauza 2.45 -2.48), precum și procedura care asigură siguranța documentelor de arhivă în situații de urgență (clauza 2.49).

Verificarea disponibilității și stării documentelor pe hârtie... Se efectuează în arhiva organizației de către o comisie sau cel puțin doi angajați cel puțin o dată la 10 ani, documente electronice - cel puțin o dată la 5 ani.

Conform clauzei 2.11.5 din procedura din 2007, se efectuează verificări extraordinare unice ale prezenței și stării tuturor documentelor din arhiva organizației sau ale părților (grupurilor) lor individuale:

• în caz de dezastre naturale, deplasări în masă și alte circumstanțe, ca urmare a cărora documentele de arhivă pot fi pierdute sau deteriorate,
• la schimbarea capetelor de arhive.

Pe baza rezultatelor verificării, se întocmesc următoarele acte:

• verificarea disponibilității și stării documentelor de arhivă (Anexa nr. 3);
• despre erorile tehnice din documentele contabile (dacă se găsesc) (Anexa nr. 4);
• cu privire la descoperirea documentelor (care nu au legătură cu acest fond, care nu sunt contabilizate) (Anexa nr. 5).

Procedura de eliberare a documentelor din arhivă. Documentele sunt eliberate pe baza permisiunii scrise a șefului arhivei organizației sau a adjunctului său (dacă arhiva este o instituție), șeful unității structurale a organizației (dacă arhiva este o unitate structurală):

• angajații diviziilor structurale ale organizației;
• organele judiciare, de aplicare a legii și alte organisme autorizate în modul prescris;
• alți utilizatori la cerere scrisă.

Perioada de emitere a documentelor din arhivă nu trebuie să depășească:

• o lună - pentru utilizare de către angajații organizației și de către alți utilizatori;
• șase luni - către organele judiciare, de aplicare a legii și alte organisme autorizate

Este prevăzută posibilitatea prelungirii perioadei de emitere a documentelor - cu permisiunea șefului organizației pe baza unei confirmări scrise din partea utilizatorului cu privire la conservarea / asigurarea siguranței documentelor.

Documentele electronice sunt emise din arhive sub formă de copii electronice sau copii pe hârtie.

Documentele din arhivă nu sunt emise:

1. dacă există un fond de utilizare;
2. în stare fizică precară.

Secțiunea III. Contabilitatea documentelor Fondului de arhivă al Federației Ruse și a altor documente de arhivă din organizație

Dedicat întrebărilor din câteva documente din Fondul de arhivă al Federației Ruse și alte documente de arhivă din organizații.

După cum se stabilește în clauza 3.1 a noilor reguli, toate documentele stocate în arhiva organizației sunt supuse contabilității, inclusiv documente privind personalul, copii ale documentelor fondului de utilizare (dacă există) și un inventar de cazuri, documente.

Principalele unități de contabilitate pentru documentele de arhivă sunt:

Fiecărei unități de stocare i se atribuie un număr de cont, care face parte din cifrul de arhivă.

Dicționarul nostru

Arhivează cifrul - denumirea aplicată în colțul din stânga jos fiecărei unități de stocare pentru a asigura contabilitatea și identificarea - constă din: numărul fondului de arhivă; numere de inventar de cazuri, documente; numerele unității de stocare.

Cifrul de arhivă al documentelor electronice stocate pe suporturi electronice separate este indicat pe inserția inclusă în carcasa suportului. Cifrul arhivistic al documentelor electronice stocate în sistemul informațional al arhivei face parte din meta-descrierea (un element obligatoriu al descrierii) al containerului documentului electronic.

Informațiile despre unitățile contabile ale arhivei sunt reflectate în documentele contabile. O nouă prevedere a Regulilor în organizarea contabilității documentelor este prevederea privind alocarea a două grupuri de documente contabile în arhiva organizației: de bază (obligatoriu) și auxiliar.

Principalele documente contabile (obligatorii) ale arhivei organizației includ:

• o carte pentru înregistrarea primirii și eliminării cazurilor, a documentelor (Anexa nr. 11);
• lista fondurilor (Anexa nr. 12);
• foaia de fond (Anexa nr. 13);
• lista cazurilor, documente (Anexa nr. 14-16);
• registrul stocurilor (Anexa nr. 19).

Formele de inventare ale fișierelor electronice sunt prezentate în apendicele nr. 17, 18 din noile reguli.

Compoziția documentelor contabile auxiliare nu este reglementată, fiecare arhivă are dreptul de a utiliza, ca auxiliar, acele formulare contabile de care are nevoie în legătură cu specificul documentelor depozitate sau din alte motive.

Regulile stipulează, de asemenea, că arhiva unei organizații poate ține evidențe într-un mod automat folosind baze de date contabile (DB) (a se vedea clauza 3.13). Bazele de date contabile ale arhivei organizației - sursa de achiziție a arhivei de stat (municipale) trebuie să fie compatibile cu bazele de date contabile corespunzătoare ale arhivelor de stat (municipale) și ale organelor de gestionare a arhivelor.

Secțiunea IV. Achiziționarea arhivei cu documente din Fondul de arhivă al Federației Ruse și alte documente de arhivă

Dedicat pentru probleme de completare a arhivei organizației cu documente din Fondul de arhivare al Federației Ruse și alte documente de arhivă ... Achiziționarea arhivei unei organizații este o completare sistematică a arhivei cu documente din diviziile structurale ale organizației.

S-a stabilit că documentele Fondului de arhivă al Federației Ruse și documentele perioadelor de depozitare temporare (peste 10 ani), incl. documentele privind personalul sunt transferate în arhiva organizației nu mai devreme de un an și nu mai târziu de trei ani de la finalizarea lucrărilor de birou. Excepție fac documentele privind personalul angajaților civili și municipali de stat concediați din serviciu - sunt transferați în arhiva organizației după 10 ani de la data concedierii angajaților.

Notă

Cazurile cu perioade de depozitare temporare (până la 10 ani inclusiv), așa cum sa stabilit de mult timp în practica arhivelor organizațiilor, nu sunt transferate în arhivă, sunt stocate în diviziile structurale ale organizației și, după expirarea perioadele de depozitare, sunt supuse distrugerii în conformitate cu procedura stabilită.

Noile reguli indică faptul că cazurile sunt transferate în arhiva organizației după o examinare a valorii lor. Din acest motiv, această secțiune stabilește procedura de examinare a valorii documentelor, pregătirea dosarelor pentru transfer în arhiva organizației, întocmirea listelor de cazuri ale diviziilor structurale, pe baza cărora sunt transferate cazurile. la arhiva organizației și se subliniază, de asemenea, că înainte de a se efectua examinarea valorii documentelor în modul prescris, documentele de distrugere sunt interzise.

În prevederile secțiunii, se atrage atenția asupra faptului că inventarele pentru depozitare permanentă și personal, actele pentru distrugerea documentelor sunt luate în considerare la o ședință a comisiei de experți (CE) a organizației, de regulă, simultan. Pe baza rezultatelor luate în considerare, CE aprobă inventarele cazurilor, documentele de depozitare permanentă și personalul și acționează asupra alocării documentelor pentru distrugere.

Organizații - surse de achiziție a arhivei de stat (municipale) prezintă liste de cazuri de documente cu perioadă de depozitare permanentă și personal (secțiuni anuale), convenite de CE ale organizației, pentru examinare de către comisia de revizuire a experților (CPE) a instituției de arhivă:

• termen de valabilitate permanent - pentru aprobare;
• pentru personal - pentru aprobare.

După inventarierea cazurilor, documentele sunt aprobate și agreate de EPC, aceste inventare și actul privind alocarea documentelor care nu sunt supuse stocării sunt aprobate de șeful organizației. Mai mult, cazurile alocate conform actului pentru distrugere pot fi distruse.

Organizațiile în activitățile cărora nu sunt create documente ale Fondului de arhivă al Federației Ruse nu ar trebui să coordoneze inventarele personalului cu EPK-ul instituției de arhivă.

Notă

În clauza 4.13 din noile reguli, se stabilește că fișierele electronice cu perioade de stocare expirate sunt supuse alocării pentru distrugere pe o bază generală, după care sunt distruse fizic sau distruse de software și hardware cu o notă corespunzătoare în act.

O atenție deosebită în această secțiune a Regulilor este acordată nomenclatorului afacerilor organizației. Conform principalelor dispoziții, ea:

• fixează clasificarea (gruparea) documentelor executate în fișiere (fișiere electronice) și este principalul document contabil care reflectă compoziția și organizarea fondului documentar al organizației;
• este baza pentru compilarea inventarelor de cazuri, a documentelor perioadelor de depozitare permanente și temporare (peste 10 ani), precum și pentru contabilitatea cazurilor de perioade de depozitare temporare (până la 10 ani inclusiv);
• este elaborat pe baza listelor standard, departamentale și a altor documente care indică perioadele de depozitare, alte acte juridice de reglementare, precum și nomenclaturile standard și aproximative ale cazurilor;
• se întocmește în forma prescrisă (Anexa nr. 25) pe baza nomenclatorului cazurilor de diviziuni structurale (Anexa nr. 26).

Organizații - surse de achiziție a arhivelor de stat (municipale), o dată la cinci ani, convin asupra nomenclaturii cazurilor cu CEC (CE) a organizației și o supun aprobării de către EPK sau arhiva de stat (municipală) relevantă, cu puterile care i-au fost acordate. Organizațiile în activitățile cărora nu sunt create documente ale Fondului de arhivă al Federației Ruse vor aproba în mod independent nomenclatorul cazurilor.

Regulile stabilesc ordinea pregătire pentru a transfera în arhiva organizării documentelor electronice. În special, se stipulează că sunt compilate stocuri separate pentru unitățile de stocare a documentelor electronice de stocare permanentă, perioade de stocare temporare (peste 10 ani), incl. de către personal. Formele de inventare a afacerilor electronice, așa cum am spus deja, sunt prezentate în apendicele nr. 17, 18 la noile reguli.

Secțiunea V. Organizarea utilizării documentelor din Fondul de arhivă al Federației Ruse și a altor documente de arhivă ale organizației

Această secțiune stabilește norme privind organizarea utilizării documentelor din Fondul de arhivă al Federației Ruse și a altor documente de arhivă ale organizației. Principalele dispoziții ale Regulilor din această parte sunt următoarele:

Pentru informația dumneavoastră

Noile reguli definesc formele de utilizare a documentelor de arhivă. Principalele sunt:

asistență informațională pentru angajații organizației;

executarea cererilor utilizatorilor, incl. solicitări ale cetățenilor cu caracter social și juridic;

emiterea de documente și fișiere pentru utilizare temporară, furnizarea de copii ale documentelor de arhivă la cererea utilizatorilor, incl. sub formă de documente electronice.

O atenție deosebită în noile reguli este acordată organizării muncii cu cererile utilizatorilor. Determinat de:

• tipuri de cereri (tematice și socio-juridice);
• cerințe pentru o cerere scrisă (forma acesteia, compoziția informațiilor care ar trebui să fie conținute în cerere);
• procedura de lucru cu solicitări (condiții de înregistrare, luare în considerare, redirecționarea cererilor non-core, pregătirea răspunsurilor la cererile utilizatorilor sub formă de informații de arhivă, extras de arhivă și copie de arhivă);
• caracteristici ale organizării muncii cu cereri care vin pe Internet.

Noile reguli definesc cazurile în care arhiva poate refuza să emită documente de arhivă:

• disponibilitatea unui fond pentru utilizare;
• starea fizică precară a documentelor;
• documentele nu au trecut descrierea științifică și proiectarea tehnică (înainte de finalizarea acestor lucrări);
• restricțiile de utilizare stabilite de legislația Federației Ruse sau de către producătorul de fonduri.

Rsecțiunea IV. Transferul documentelor organizației pentru stocare în arhiva de stat (municipală)

Stabilește procedura de transfer a documentelor organizației pentru stocare în arhiva de stat (municipală). Această secțiune afirmă că:

• organizații - surse de achiziție a arhivelor de stat (municipale) după expirarea termenelor de stocare temporară a documentelor Fondului de arhivă al Federației Ruse în arhiva organizației le transferă pentru stocare permanentă la arhiva de stat (municipală) corespunzătoare din în conformitate cu Regulile nr. 19;
• organizațiile de stat și nestatale care nu sunt surse de achiziție a arhivelor de stat (municipale) pot transfera documente din Fondul de arhivă al Federației Ruse, format în activitățile lor, către arhivele de stat (municipale) pe baza unor acorduri.

Noile reguli stabilesc procedura de transfer a documentelor. Acestea subliniază faptul că documentele sunt transferate pentru stocare permanentă într-un stat comandat cu un aparat științific și de referință adecvat, iar transferul documentelor către arhiva de stat (municipală) este formalizat printr-un act de acceptare și transfer de documente pentru stocare (Anexa nr. 30).

Secțiunea VII. Transferul documentelor în cazul reorganizării sau lichidării unei organizații, schimbarea șefului arhivei organizației

Determină ordinea transferul documentelor în timpul reorganizării sau lichidării organizației, schimbarea șefului arhivei organizației ... Această secțiune stabilește că transferul de documente către organizația lichidată este responsabilitatea comisiei formate pentru transferul afacerilor și bunurilor.

În cazul lichidării organizațiilor care sunt surse de achiziție a arhivelor de stat (municipale), un comisar de lichidare va fi inclus un reprezentant al arhivei de stat (municipal).

La schimbarea șefului arhivei organizației (persoana responsabilă cu arhiva organizației), acceptarea și transferul documentelor arhivei, contabilității și aparatului de referință științific către acestea se efectuează conform actului.

rezumat

1. Noile reguli sunt un set de reglementări care acoperă toate procesele principale desfășurate de arhiva organizației:

• organizarea stocării documentelor,
• păstrarea evidenței documentelor în arhivă,
• completarea arhivei cu documente
• utilizarea documentelor de arhivă.

2. Deoarece aceste reguli sunt un document normativ, este posibil ca în procesul de aplicare a acestuia în practică să existe necesitatea unui supliment metodologic la document (elaborarea de recomandări, recomandări metodologice pentru reguli în ansamblu sau individuale) secțiuni ale Regulilor).

3. Principala diferență fundamentală între noile Reguli și alte documente este că aceste Reguli sunt un document normativ. Regulile de bază din 2002 sunt de natură recomandativă, Regulile de bază din 1985 erau un document normativ și metodologic. Din acest motiv, noile Reguli au un volum mult mai redus: conțin doar acele dispoziții (reguli, cerințe) care trebuie aplicate fără greș. Orice altceva - adică cum să o faci - este lăsat în mila arhiviștilor.

4. Putem spune că există mai puține cerințe. Numărul formularelor obligatorii de documente a fost redus. Anterior, au existat mai mult de 40 dintre acestea: în regulile de bază nr. 263 - 44 formulare, în regulile de bază - 48, acum, în noile reguli - 30. Aceasta înseamnă că arhivele își pot aplica propriile formulare, dacă este necesar. În practică, acesta a fost cazul.

5. Noile reguli se concentrează în principal pe organizații - surse de achiziție de arhive de stat și municipale, dar acest lucru nu este specificat direct în document, prin urmare este mai corect să spunem că regulile se adresează organizațiilor care au propriile lor arhive. .

Aprobat prin ordin al Arhivei principale a URSS din 05.09.1985 nr. 263 (denumite în continuare Regulile de bază din 1985). De fapt, au devenit invalizi odată cu publicarea ordinului Ministerului Culturii din Rusia din 31 martie 2015 nr. 526, care a aprobat noile reguli, pe care le luăm în considerare în articol.

REGULI DE LUCRU DE CERCETARE A ELEVILOR CU DOCUMENTE DE ARHIVE DE STAT

SUNT ÎN. Leontiev, Profesor asociat, Departamentul de istorie politică, Universitatea de Stat din Moscova Lomonosov

De regulă, în fiecare centru regional (regional, republican) nu există una, ci două arhive:
1. arhiva statului,
2. centrul documentelor de istorie recentă (fosta arhivă a partidului).
În centrele raionale există arhive orășenești sau sucursale regionale. Documentele stocate în arhive sunt împrăștiate între fonduri.

Fonduri arhivistice în arhivele statului
Fondurile arhivistice din arhivele statului sunt împărțite în principal în trei categorii principale: fonduri ale agențiilor guvernamentale locale, fonduri ale organizațiilor publice (inclusiv partide politice) și fonduri personale. Ultima categorie de fonduri este arhiva familială sau personală a persoanelor fizice, luate în custodia statului. În acest grup de materiale puteți găsi fonduri personale ale unor familii nobile, cetățeni de onoare din regiunea dvs. - veterani de război și muncii, oameni de știință și personalități culturale. Arhivele conțin adesea fonduri de scriitori, jurnaliști, etnografi, istorici, precum și colecții tematice de documente. Pe lângă instituțiile de stat, arhivele regionale conțin fonduri ale întreprinderilor și fermelor colective, uneori fonduri ale eparhiilor bisericești, instituțiilor de învățământ și organelor de presă.

Arhivele Moscovei și Sankt Petersburgului
La Moscova și Sankt Petersburg, pe lângă arhivele listate, există și arhive centrale de stat, dintre care cea mai mare este Arhivele de Stat ale Federației Ruse (GARF), situate pe strada Bolshaya Pirogovskaya nr. 17. Alături, la aceeași adresă, se află un alt „gigant” - Arhivele de Stat din Rusia. Arhivele militare sunt împrăștiate în diferite locuri: la Moscova există două arhive militare-istorice, dintre care una stochează documente până la sfârșitul primului război mondial, iar cealaltă - până la începutul celui de-al doilea război mondial. Arhiva Centrală a Ministerului Apărării este situată la Podolsk lângă Moscova, care stochează documente datând din 1941, iar arhiva navală centrală se află la Sankt Petersburg. O serie de alte arhive centrale sunt concentrate la Moscova, inclusiv Arhivele Centrale ale FSB și cele două mari arhive anterioare ale PCUS. Arhiva de Stat Rusă de Istorie Sociopolitică (RGASPI, fosta Arhivă a Partidului Central) conține documente până în 1953, iar Arhiva de Stat Rusă de Istorie Contemporană (RGANI, fosta arhivă actuală a Comitetului Central al PCUS) conține documente de partid după moartea lui Stalin. Fondurile RGASPI includ acum toate materialele Arhivei Centrale din Komsomol.

Accesul la documentele de arhivă și procedura de lucru cu acestea
Conform legislației actuale „Cu privire la Fondul de arhivă al Federației Ruse și Arhivele”, „documentele din partea de stat a Fondului de arhive ale Federației Ruse și cărțile de referință la acestea sunt furnizate pentru utilizare de către toate persoanele juridice și persoanele fizice” (Articolul 20 din Legea nr. 5341-1 din 07.07. 1993). Rețineți că nu există restricții privind accesul la instituțiile de arhivă în funcție de vârstă.
Dacă un elev merge singur la arhivă, fără părinți și mentori, atunci, în primul rând, va avea nevoie de o scrisoare de atitudine adresată direcției acestei arhive. Această scrisoare, certificată prin sigiliul școlii sau colegiului și semnată de director, trebuie să conțină o cerere de admitere a elevului pentru a lucra cu documente de arhivă. De asemenea, ar trebui să specifice subiectul cercetării, cadrul cronologic aproximativ și scopul lucrării.
După ce a primit permisiunea de la direcția arhivei pentru a lucra cu documente, studentul trebuie mai întâi să studieze ghidul arhivei și să scrie numerele fondurilor arhivistice care sunt de interes și apoi să comande în sala de lectură inventarul (ca liste de se numesc documente) din aceste fonduri. După ce le-ați analizat și ați scris numerele unităților de stocare de interes, puteți continua să comandați cazuri specifice. Când lucrează cu fișiere de arhivă sau unități de stocare, cercetătorul ar trebui să facă note pe foaia de utilizare, care indică subiectul studiului și numerele foilor din care au fost luate informațiile. În arhivă, cercetătorul poate avea nevoie de o lupă, o hartă a zonei de studiu, dicționare sau cărți de referință. Nu este interzisă utilizarea acestora în arhivă. În mod firesc, un cercetător poate apela și la bibliotecile științifice, care sunt disponibile în multe arhive, pentru informații. Adesea conțin lianți de ziare vechi. Este posibil ca în ele să găsiți câteva „chei” pentru căutări ulterioare.
Conform legii, utilizatorul arhivei are dreptul să primească în mod liber orice documente care nu conțin informații despre viața personală a cetățenilor (despre sănătatea lor, relațiile familiale și intime, starea proprietății), dar dacă aceste informații se află în documentele interes pentru cercetător, atunci din momentul creării lor trebuie să treacă cel puțin 75 de ani. Dacă vorbim despre documente referitoare la rude, atunci ar trebui să luați cu dvs. la arhivă copii ale certificatelor de naștere ale părinților, bunicilor și atunci termenul de prescripție legală nu se va aplica documentelor rudelor. În orice caz, restricțiile nu ar trebui să se aplice tuturor documentelor din primul sfert al secolului al XX-lea și, bineînțeles, celor mai vechi. Această procedură de lucru cu documente este inerentă tuturor arhivelor statului, precum și a centrelor de stocare a documentelor de istorie recentă, care aparțin, de asemenea, sistemului Serviciului Federal de Arhivare.

Arhive departamentale
Pe lângă arhivele statului, în țara noastră există și arhive departamentale pentru toate ramurile vieții statului (economie, știință, agenții de aplicare a legii etc.). Legea federală stabilește un termen de 30 de ani pentru secretul documentelor care conțin secrete de stat sau alte secrete. Cu toate acestea, departamentele (de exemplu, FSB, Ministerul Afacerilor Interne, Ministerul Afacerilor Externe sau Ministerul Apărării) au dreptul să extindă acest termen de prescripție. Acest lucru duce la faptul că transferul documentelor departamentale către depozitele de stat este întârziat. De aceea, multe materiale, de exemplu, despre Marele Război Patriotic, sunt încă clasificate.
Nu este doar cazul arhivelor Serviciului Federal de Securitate. În ultimii ani, unele departamente regionale ale FSB și-au transferat o parte din documentele lor (dosare de investigație arhivistică) în arhivele statului și au devenit mai mult sau mai puțin disponibile istoricilor. La Moscova, au intrat în GARF și în alte orașe (Voronezh, Tver etc.) - în centrele documentelor istoriei moderne.

Căutați informații
Dacă trebuie să aflați soarta unei persoane reprimate, mentorul sau elevul însuși trebuie, în primul rând, să trimită o cerere oficială la Direcția locală FSB despre soarta persoanei de interes și să afle unde se află dosarul său de investigație. ținut. Acțiunile ulterioare depind de faptul dacă fondul de afaceri arhivistice și de investigație din centrul dvs. regional (regional, republican) a intrat în centrul arhivistic al documentelor de istorie modernă, atunci trebuie să contactați acolo. Dacă nu v-ați înscris încă, atunci părinții sau mentorul pot aplica la serviciul de înregistrare și fonduri arhivistice al Direcției locale FSB. Pentru a obține acces direct la dosarul de investigație arhivistică a unei persoane care nu este ruda dvs., veți avea nevoie de o procură de la rudele sale directe sau apropiate laterale (copii, nepoți, nepoți), certificată de un notar sau de prezența personală a unul dintre ei la examinarea cazului. Conform legii, fără procură, este permis să se facă fotocopii ale unor documente de investigație: mandate de arestare, chestionare, protocoale de interogare, rechizitoriile, declarațiile persoanelor cercetate și persoanele condamnate.
Dacă sunteți interesat de soarta unei persoane arestate într-o altă regiune sau luată undeva pentru investigație după arestare, puteți trimite o cerere scrisă Departamentului de înregistrare și fonduri de arhivă al FSB la adresa: 101000, Moscova, URAF FSB RF, sau același lucru cu serviciul de înregistrare și fonduri de arhivare ale unei anumite Direcții regionale a FSB. De exemplu, știți că preotul satului dvs. din regiunea Kursk a fost exilat în regiunea Tomsk, iar mai târziu sătenii au primit informații despre noua sa arestare și execuție în 1937. Deci, ar trebui să căutați nu numai în Kursk, ci și să aplicați cu o cerere către Direcția FSB pentru Tomsk și Regiunea Tomsk.

Fonduri deschise
Cu toate acestea, în arhivele regionale de stat există și fonduri deschise care reflectă istoria represiunilor din perioada timpurie a puterii sovietice. Dacă studiați istoria oricărei răscoale țărănești din timpul Războiului Civil, atunci trebuie să lucrați, în primul rând, cu fondul comitetului executiv local (județean, volost) și, în al doilea rând, cu fondul tribunalului revoluționar provincial. Fondurile tribunalelor revoluționare includ atât dosare de investigație, cât și proceduri judiciare.
Veți găsi o mulțime de materiale care reflectă toate sferele vieții în fondurile comitetelor executive provinciale și ale comitetelor provinciale de partid. Chiar și rapoarte secrete ale Cheka-OGPU despre starea politică și economică a provinciei, atitudinea populației față de anumite fenomene sociale, discuții politice și dificultăți economice au fost incluse aici. De mare interes sunt scrisorile oamenilor obișnuiți „la putere”, care pot fi stocate peste tot - de la departamentul de securitate socială (securitate socială) și redacția ziarului până la comisia de petrecere a orașului. Arhivele orașelor mici, desigur, conțin documente interesante, uneori mult mai puțin studiate decât materialele arhivelor centrale și regionale, unde istorici și studenți „adulți” lucrează regulat. De exemplu, în fondul consiliului orașului din arhiva raională există liste de „lipsiți de drepturi de autorizare”, documente privind închiderea bisericilor.
Informațiile cu caracter genealogic (despre naștere, botez, nuntă, înregistrare, deces) ar trebui căutate în registrele de naștere ale parohiilor bisericești, în cărțile de casă, în fondurile oficiilor de registru, care se află atât în \u200b\u200barhivele raionale, cât și regionale. Dacă sunteți în căutarea de materiale despre oameni care au fost membri ai Partidului Comunist, atunci pe așa-numiții muncitori „nomenklatura”, adică cei care au deținut anumite posturi, trebuie să existe dosare personale. În funcție de nivel, acestea sunt stocate în centre de documente din istoria recentă. În ceea ce privește liderii de partid, directorii fabricilor și instituțiile mari, personalul militar de comandă, pot exista cazuri diferite - atât în \u200b\u200bcentrul regional, cât și în RGASPI din Moscova.
Întrebările despre eroii cercetători pot fi trimise direct la arhivele centrale, iar cel mai bun mod către arhivele Ministerului Apărării este prin biroul de înrolare militară. Nu vă descurajați dacă materialele pe care le căutați nu apar brusc și nu apar imediat. Uneori istoricii își efectuează căutările de mulți ani. Dar chiar dacă nu este posibil să găsești ceva nou despre eroul tău, lucrul în arhivă îl va ajuta pe student să „plonjeze” mai adânc în epoca studiată și să învețe mecanismele explicite și secrete ale deciziilor luate de autorități.

REGULI PENTRU UTILIZAREA DOCUMENTELOR DE ARHIVĂ ÎN LUCRAREA DE CERCETARE A BĂIEȚILOR ȘCOLARE

A.G. Kozlova, cap arhiva „Memorialului” Societății Internaționale

Munca de cercetare nu este un eseu literar, ci un studiu istoric, prin urmare, sursele istorice sunt cea mai importantă parte a acestuia. Toate sursele istorice, scrise sau orale, documente de arhivă sau înregistrări pe bandă au fost obținute de undeva, deci este absolut necesar să indicați adresa acestora. De exemplu, dacă studentul însuși nu a lucrat în arhive, ci mentorul său, nu este nimic în neregulă cu acest lucru, este necesar doar să se indice într-o notă de subsol că acestea sunt documente dintr-o astfel de arhivă și au fost furnizate elevului prin asta și prin asta. Dacă documentele ați fost luate de dvs. din arhivele familiei, ar trebui indicat și acest lucru. Dacă un student se referă la un interviu pe care l-a făcut sau cită direct din acesta, trebuie indicată data și locul interviului. Dacă se utilizează înregistrarea altcuiva, cu atât mai mult ar trebui explicat acest lucru. Indiferent la ce documente sau memorii se referă autorul lucrării, este necesar să se indice dacă aceste surse sunt publicate sau nu.
Orice text străin citat în lucrare trebuie evidențiat între ghilimele sau cu un font special, dacă lucrarea este realizată pe un computer și trebuie să fie furnizat cu o notă de subsol în care să apară numele autorului, titlul cărții sau articolului, trebuie publicat anul publicării și pagina. Apropo, este foarte important în citarea poveștilor orale făcute de elev pentru a înțelege unde merge propriul său text și unde povestea interlocutorului său.
Dacă se utilizează documente din arhive private și familiale, trebuie obținută permisiunea proprietarilor pentru a utiliza documentele furnizate. La fel ar trebui să se facă și pentru interviuri. Interlocutorul trebuie să permită elevului să folosească înregistrarea conversației.
Experiența Memorialului arată că în fiecare an există tot mai multe lucrări de cercetare în care casetele audio și video sunt utilizate ca aplicație. Aceste casete, de regulă, conțin interviuri cu eroii operelor sau (pe video) povești despre clădirile, străzile, bisericile și monumentele despre care se spune povestea. Desigur, crearea unui film video real pe o temă istorică este o sarcină foarte dificilă, necesitând o pregătire specială și abilități speciale. O astfel de muncă poate fi realizată doar de un întreg grup de participanți. Cu toate acestea, lucrarea de cercetare în sine poate fi realizată ca un film video, unde textul (sau un scenariu detaliat) poate, dimpotrivă, să fie doar o aplicație. Dar, în orice caz, trebuie prezentată baza textuală a videoclipului.
Orice lucrare este foarte împodobită de fotografiile și documentele atașate. Cu toate acestea, originalele care au căzut în mâinile autorului lucrării trebuie tratate extrem de atent. Este necesar să le atașați la munca de concurs numai dacă doriți ca aceste originale să fie mai târziu în locul unde va fi stocată lucrarea. Dar atunci trebuie specificat în mod special și asigurați-vă că lăsați copii pentru dvs.
În plus, toate aplicațiile nu pot exista singure; ele trebuie cu siguranță să fie strâns legate de textul studiului.
Este important ca toate documentele să fie comentate cu atenție și revizuite critic. Acesta este, de fapt, criteriul principal pentru evaluarea lucrării, deși sunt evaluate atât materialul istoric în sine, cât și capacitatea participantului de a-și exprima gândurile.
Îi îndemnăm pe profesori și școlari să devină colecționari ai ceea ce păstrează memoria națională în sine. La urma urmei, asistăm la dispariția unei întregi ordini istorice și sociale și ne confruntăm cu toții cu „elementul uitării”.
„Totul este uitat - de la ideologia statului și modul de viață până la apariția străzilor și a ustensilelor de bucătărie. Necunoașterea noilor generații despre viața trecută amenință să se transforme într-o neînțelegere completă ”(S. Gandlevsky).
Unul dintre obiectivele cercetării studenților este de a păstra legătura dintre generații.