บัตรบัญชีส่วนตัวของพนักงาน กรอกบัตร T2 (ตัวอย่าง)

เอกสารบัตรส่วนบุคคลที่สรุปข้อมูลทั้งหมดเกี่ยวกับบุคคล รวมถึงประวัติของพนักงาน งานก่อนหน้า การรับราชการทหาร และข้อมูลอื่น ๆ

เอกสารนี้เป็นเอกสารหลักของบันทึกบุคลากรและจำเป็นต้องกรอกมีแบบฟอร์มรวม T-2 ซึ่งได้รับการอนุมัติโดยพระราชกฤษฎีกาของคณะกรรมการแห่งรัฐของสหพันธรัฐรัสเซียว่าด้วยสถิติลงวันที่ 05.01.2004 ฉบับที่ 1

เอกสารที่ต้องใช้ในการกรอก

ความรับผิดชอบในการกรอกเอกสารนี้ตามกฎแล้วถูกกำหนดให้กับแผนกบุคคลขององค์กรในองค์กรขนาดเล็กสามารถกรอกโดยเจ้าหน้าที่บัญชีหรือผู้จัดการเป็นการส่วนตัว บัตรส่วนบุคคลของพนักงานสามารถใช้เป็นเครื่องยืนยันประสบการณ์การทำงานได้เนื่องจากข้อมูลทั้งหมดจะถูกโอนไป

หลังจากที่พนักงานถูกไล่ออก บัตรจะถูกเก็บไว้ที่องค์กรเป็นเวลา 75 ปี ในกรณีของการชำระบัญชีขององค์กร ข้อมูลนี้จะถูกโอนไปยังที่เก็บถาวรและคงระยะเวลาการจัดเก็บต่อไป แบบฟอร์ม T-2 ประกอบด้วย 11 ส่วนที่สามารถกรอกแยกกันได้

คุณควรกรอกบัตรประจำตัวพนักงานตามเอกสารอะไรบ้าง?

ควรป้อนบัตรส่วนบุคคลของพนักงานหลังจากออกคำสั่งซื้อโดยไม่ได้ระบุระยะเวลาที่แน่นอนในการเปิดในกฎหมาย ในการกรอกเอกสารนี้ คุณไม่จำเป็นต้องมีเอกสารจำนวนมากอย่างที่เห็นในแวบแรก

จากพนักงาน คุณจะต้องมีเอกสารแสดงตน ใบรับรองการประกันเงินบำนาญของรัฐ สมุดงานและเอกสารยืนยันการศึกษาของเขา

ในกรณีที่ผู้สมัครมีคุณสมบัติตรงตามรายการประเภทของผลประโยชน์ทางสังคมจะมีการส่งเอกสารยืนยันสิทธิ์ในการรับผลประโยชน์รวมถึงใบรับรองแพทย์หากจำเป็น

จะเริ่มกรอกที่ไหน?

เป็นสิ่งสำคัญที่จะไม่ทำผิดพลาดเมื่อกรอก

แบบฟอร์มเอกสารนี้ประกอบด้วย 11 ส่วน แต่สิ่งสำคัญคือต้องกรอกส่วนบนของเอกสาร บุคคลที่รับผิดชอบในการเก็บรักษาบันทึกบุคลากรต้องกรอกรายละเอียดขององค์กรและส่วนบนของบัตรส่วนบุคคลให้ถูกต้อง มิฉะนั้น ในกรณีของกรณีพิพาทหรือการพิจารณาคดี บัตรจะไม่ถูกต้อง:

• ในส่วนนี้ คุณต้องระบุหมายเลขพนักงาน สิ่งสำคัญคือต้องรู้ว่าประกอบด้วยตัวเลขไม่เกิน 6 หลัก และไม่เปลี่ยนแปลง ไม่ว่าพนักงานจะขยับขึ้นบันไดอาชีพอย่างไร
• จากนั้นระบุหมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีในกรณีที่ไม่มีใบรับรองการยื่นต่อสำนักงานสรรพากรรหัสนี้สามารถพบได้บนเว็บไซต์ของ Federal Tax Service Inspectorate โดยใช้ข้อมูลหนังสือเดินทางของพนักงาน
• ในคอลัมน์ "ตัวอักษร" เป็นเรื่องปกติที่จะเขียนอักษรตัวแรกของนามสกุลเมื่อเปลี่ยนนามสกุลตัวอักษรจะเปลี่ยนตลอดจนข้อมูลที่เหลือ ในคอลัมน์ "ลักษณะการทำงาน" ระบุบนพื้นฐานของนักโทษ "ถาวร" หรือ "ชั่วคราว";
• ประเภทของงานระบุไว้บนพื้นฐานเดียวกับลักษณะคุณสามารถระบุ "งานหลัก" หรือ "งานนอกเวลา" นอกจากรายละเอียดขององค์กรและส่วนบนของเอกสารแล้ว คุณต้องระบุรหัสของ All-Russian Classifier of Information (OKIN)

วิธีการกรอกแบบฟอร์ม T-2 อย่างถูกต้อง?

จำเป็นต้องระบุเฉพาะข้อมูลที่เป็นจริงเท่านั้น

เพื่อหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาด เราจะพิจารณากรอกบัตรส่วนบุคคลของพนักงานในส่วนต่างๆ

ข้อมูลพื้นฐานในส่วนแรกจะถูกกรอกจากเอกสารแสดงตน จากนั้นจากจุดที่ 5 จากคำพูดของพนักงาน ในกรณีที่บุคคลพูดภาษาต่างประเทศตั้งแต่ 3 ภาษาขึ้นไป บริษัทมีสิทธิ์เสริมบรรทัดในแบบฟอร์มเอกสารในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์

รายการที่ 6 กรอกจากเอกสารการศึกษาที่ให้ไว้โดยไม่คำนึงถึงจำนวนสถาบันการศึกษาที่เสร็จสมบูรณ์และไม่สมบูรณ์เจ้าหน้าที่บริการบุคลากรต้องระบุสถาบันทั้งหมด

ข้อมูลเกี่ยวกับอาชีพและประสบการณ์การทำงานถูกป้อนลงในย่อหน้าที่ 7 และ 8 ตามลำดับ ตามรายการก่อนหน้าใน อาชีพถูกป้อนตามตารางการรับพนักงานและลำดับการจ้างงาน

นอกจากนี้ข้อมูลเกี่ยวกับสถานภาพการสมรสและองค์ประกอบครอบครัวของเขาจะถูกป้อนลงในบัตรของพนักงานในวรรคที่ 9, 10 ครอบครัวตามกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซียรวมถึงพ่อแม่สามี / ภรรยาพี่น้องและวงกลมของ คนที่อาศัยอยู่กับลูกจ้าง บันทึกข้อมูลตามลำดับเครือญาติ

ข้อมูลหนังสือเดินทางได้รับการบันทึกอย่างสมบูรณ์ในย่อหน้าที่ 11 ที่อยู่ของการลงทะเบียนและถิ่นที่อยู่จริงในวรรค 12 ในส่วนนี้สรุปส่วนแรก สิ่งสำคัญคือต้องจำไว้ว่าข้อมูลที่ป้อนอาจมีการเปลี่ยนแปลง

ข้อมูลหนังสือเดินทางส่วนใหญ่มีการเปลี่ยนแปลง เช่น เมื่อพนักงานแต่งงานหรือหย่าร้าง

ในกรณีนี้จำเป็นต้องขีดฆ่านามสกุลเก่าอย่างระมัดระวังและเขียนใหม่ถัดจากนั้นจากนั้นเขียนเอกสารพื้นฐานและรับรองด้วยลายเซ็นของพนักงานที่รับผิดชอบในการดูแลบัตรส่วนบุคคล

ทำซ้ำขั้นตอนเดียวกันกับข้อมูลหนังสือเดินทางและสถานที่ลงทะเบียน

ส่วนที่สองมีข้อมูลเกี่ยวกับบันทึกทางทหารซึ่งโอนมาจากบัตรประจำตัวทหารของพนักงาน หากไม่มีบัตรประจำตัวทหาร ส่วนนี้จะถูกข้าม หากชายคนหนึ่งยังไม่เสร็จสิ้นการรับราชการทหารและไม่ได้ถูกตัดออกสำหรับตัวบ่งชี้บางอย่างในวรรค 2 ของส่วนที่ 2 คุณต้องระบุว่า "อยู่ภายใต้การเกณฑ์ทหาร"

ในส่วนที่สามของแบบฟอร์ม T-2 มีการระบุข้อมูลเกี่ยวกับสถานที่ทำงานของพนักงาน ได้แก่ สำหรับงาน, หน่วยโครงสร้าง (ถ้ามี), ตำแหน่ง, จำนวนเงิน, พื้นฐานสำหรับการจ้างงาน (คำสั่งของหัวหน้าองค์กร)

หลังจากป้อนข้อมูลแล้ว พนักงานจะตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลที่ระบุและลงลายมือชื่อ เมื่อพนักงานถูกย้ายไปยังตำแหน่งอื่นหรือขึ้นเงินเดือนด้วยเหตุผลใดสาเหตุหนึ่งก็สะท้อนให้เห็นในส่วนนี้ด้วย

คุณสามารถเพิ่มข้อมูลเกี่ยวกับหลักสูตรเพิ่มเติม

มาตรา 4 กรอกในระหว่างการรับรองพนักงานเพื่อเปลี่ยนตำแหน่งหรือโอนไปยังหน่วยงานโครงสร้างอื่น ในส่วนนี้ พนักงานของฝ่ายบริการบุคคลมีหน้าที่ระบุระยะเวลาการรับรอง ผลลัพธ์ และลิงก์ไปยังเอกสารรับรอง

ในส่วนที่ 5 "การพัฒนาวิชาชีพ" ข้อมูลเกี่ยวกับการฝึกอบรมขั้นสูงเพิ่มเติมของพนักงานจะถูกป้อน ตัวอย่างเช่น พนักงานมีการศึกษาเฉพาะทางระดับมัธยมศึกษาและสำเร็จการศึกษาจากสถาบันการศึกษาระดับสูงในระหว่างหลักสูตร ซึ่งมีส่วนทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงในหมวดหมู่หรือคุณสมบัติของเขา . ระยะเวลาการฝึกอบรมและผลลัพธ์ก็ถูกกรอกไปด้วย ในกรณีนี้จำเป็นต้องแก้ไขส่วนแรก วรรค 6

ส่วนที่เจ็ดเช่นเดียวกับส่วนที่สี่ห้าและหกจะถูกกรอกตามความจำเป็นและความสำเร็จของพนักงานตามกฎแล้วส่วนเหล่านี้ถูกใช้โดยองค์กรขนาดใหญ่ที่ส่งบุคลากรไปฝึกอบรมหลักสูตรการรับรองซ้ำหรือการรับรองเมื่อ การย้ายไปยังตำแหน่งอื่น

ส่วนที่ 7 "รางวัล (สิ่งจูงใจ) ตำแหน่งกิตติมศักดิ์" เต็มไปด้วยข้อมูลเกี่ยวกับการได้รับรางวัลเช่น: สำหรับการบรรลุยอดขายสูงสำหรับรุ่นพี่ ฯลฯ

ตามประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย บทที่ 19 ศิลปะ 114 ทุกคนที่ทำงานในองค์กรติดต่อกันเกิน 6 เดือน มีสิทธิลางานประจำปี ลาพักร้อนด้วยค่าใช้จ่ายของตัวเอง เป็นต้น ข้อมูลวันหยุดถูกป้อนในส่วนที่ 8 ของบัตรส่วนบุคคลของพนักงาน โดยไม่คำนึงถึงประเภทของวันหยุด

ในส่วนนี้ บุคคลที่รับผิดชอบในการกรอกเอกสารนี้จะต้องระบุประเภทของวันหยุด เอกสารพื้นฐานที่อนุญาตให้ลาพักร้อน จำนวนวัน ตลอดจนวันที่เริ่มต้นและสิ้นสุดวันหยุดของพนักงาน เมื่อบรรทัดในส่วนนี้สิ้นสุดลง คุณต้องรายงานแผ่นแทรกเพิ่มเติมที่มีความต่อเนื่องของส่วนที่แปด คุณไม่จำเป็นต้องเริ่มทำบัตรใหม่

ในสหพันธรัฐรัสเซียมีรายการประเภทของข้อกำหนดทางสังคมที่ค่อนข้างยาว ตัวอย่างเช่น การหักภาษีจากภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาจำนวน 1,400 รูเบิลสำหรับเด็กสองคนและ 3,000 รูเบิลสำหรับบุตรคนที่สาม ข้อมูลดังกล่าวถูกป้อนในส่วนที่ 9 ของแบบฟอร์ม T-2 ในส่วนนี้ คุณต้องระบุประเภทของผลประโยชน์ที่ให้ไว้ จำนวนและวันที่ออกเอกสารยืนยันสิทธิ์ในผลประโยชน์ด้วย

มาตรา ๑๐ ให้แล้วเสร็จตามดุลยพินิจของนายจ้างและความชำนาญเฉพาะด้านหรือภาวะทางการแพทย์ของลูกจ้าง ที่นี่คุณสามารถเข้าสู่ประสบการณ์ของคนขับรถกับพนักงานในประเภทใดประเภทหนึ่งหรือข้อมูลเกี่ยวกับการศึกษาเพิ่มเติมที่ไม่รวมอยู่ในส่วนที่ 2 เช่นหลักสูตรการตัดและเย็บผ้าหรือรับการศึกษาเพิ่มเติมในหลักสูตรการติดต่อทางจดหมาย

เมื่อสัญญาจ้างสิ้นสุดลง นายจ้างจะต้องระบุบทความของประมวลกฎหมายแรงงานโดยพิจารณาจากความสัมพันธ์ในการจ้างงานที่สิ้นสุดลงในมาตรา 11 ของแบบฟอร์มบัตรส่วนบุคคลของพนักงานนี้

นอกจากนี้ จำเป็นต้องระบุจำนวนและวันที่ของคำสั่งเลิกจ้างและวันที่เลิกจ้างโดยตรง

ข้อผิดพลาดทั่วไปเมื่อกรอกเอกสาร

ความผิดพลาดเล็กน้อยสามารถแก้ไขได้

มันจึงเกิดขึ้นที่พนักงานของแผนกทรัพยากรบุคคลทำผิดพลาดเมื่อกรอกบัตรส่วนบุคคลของพนักงาน สิ่งนี้จะไม่ก่อให้เกิดผลพิเศษ มันจะไม่ส่งผลกระทบต่อพนักงานเลย อย่างไรก็ตาม หากมีข้อผิดพลาดพอสมควร หากมีการตรวจสอบจากภายนอก ฝ่ายทรัพยากรบุคคลอาจถูกปรับเนื่องจากผลงานไม่ดี

ข้อผิดพลาดหลักที่เกิดขึ้นบ่อยที่สุด:

1. การใช้อักขระพิเศษ [/], [:], [=] และสัญลักษณ์พิเศษอื่น ๆ ไม่ควรใช้ในการออกแบบเอกสารนี้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งห้ามโดยเด็ดขาดในพื้นที่การเข้ารหัส
2. กรอกเอกสารอย่างไม่ระมัดระวัง ข้อความสามารถเกินขอบเขตของฟิลด์เฉพาะ หากจำเป็น อย่างไรก็ตาม ในด้านการเข้ารหัส ไม่ควรปรากฏ หากมีตัวอักษรอย่างน้อย 1 ตัวในบริเวณนี้ การ์ดจะถือว่าเสียหาย และจะต้องพิมพ์ซ้ำอีกครั้ง
3. แดช การกำกับดูแลที่เป็นที่รู้จักกันดีนี้เกิดจากข้อเท็จจริงที่ว่าในเอกสารอื่นๆ จำนวนมาก ขีดกลางเป็นไปได้หรือจำเป็น ไม่ควรอยู่ในรูปแบบ T-2 หากไม่มีอะไรจะเขียนในคอลัมน์ คอลัมน์นั้นจะต้องเว้นว่างไว้ทั้งหมด

บุคคลที่รับผิดชอบในการเก็บรักษาบันทึกบุคลากรรับรองเอกสารและส่งมอบให้กับบุคคลที่ถูกไล่ออกเพื่อตรวจสอบ พนักงานมีหน้าที่ลงนามในบัตรส่วนบุคคล ลายเซ็นของพนักงานกล่าวถึงข้อตกลงฉบับสมบูรณ์ในข้อมูลข้างต้น

ในวิดีโอนี้ คุณจะพบตัวอย่างการกรอกการ์ด T-2 ส่วนบุคคล

แบบฟอร์มตอบรับคำถาม เขียน . ของคุณ

บัตรส่วนบุคคล T-2 ถูกกรอกสำหรับพนักงานทุกประเภทที่ได้รับการว่าจ้าง

ในการกรอกบัตร T-2 ส่วนบุคคล พนักงานฝ่ายบริการบุคคลต้องการเอกสารพนักงานดังต่อไปนี้:

1. หนังสือเดินทาง (หรือเอกสารแสดงตนอื่น ๆ )

2. หนังสือแรงงาน

3. บัตรประจำตัวทหาร

4. เอกสารการศึกษา

5. หนังสือรับรองการประกันบำเหน็จบำนาญของรัฐ

6. หนังสือรับรองการขึ้นทะเบียนกับกรมสรรพากร

7. ลำดับการจ้างงาน

8. สัญญาจ้าง

9. เอกสารยืนยันอายุบุตร

10. เอกสารยืนยันสถานะการสมรส

11. และอื่นๆ

ในขณะเดียวกันเอกสารที่กำหนดในข้อ 65 แห่งประมวลกฎหมายแรงงาน: หนังสือเดินทางและเอกสารแสดงตนอื่น ๆ บัตรประจำตัวทหาร (ใบรับรองการลงทะเบียน) หนังสือรับรองการประกันเงินบำนาญของรัฐและสมุดงาน ใบรับรองการศึกษา - โดยมีเงื่อนไขว่าความพร้อมของการศึกษาพิเศษเป็นข้อกำหนดทางกฎหมายที่จัดตั้งขึ้นหรือข้อกำหนดของนายจ้าง (ตามกฎแล้วในรายละเอียดงาน)

เอกสารที่เหลือเป็นตัวเลือก โปรดทราบว่าตามกฎหมายของรัฐบาลกลางของ 27.07.2006 N 152-FZ "ในข้อมูลส่วนบุคคล" (นำมาใช้โดย State Duma ของสหพันธรัฐรัสเซียเมื่อวันที่ 08.07.2006) ข้อมูลที่เป็นส่วนตัวสามารถ ได้จากตัวพนักงานเองเท่านั้น ภายใต้ข้อมูลส่วนบุคคลในกฎหมายของรัฐบาลกลางนี้ระบุไว้:

"มาตรา 3 แนวคิดพื้นฐานที่ใช้ในกฎหมายของรัฐบาลกลางนี้

สำหรับวัตถุประสงค์ของกฎหมายของรัฐบาลกลางนี้ มีการใช้แนวคิดพื้นฐานต่อไปนี้:

1) ข้อมูลส่วนบุคคล - ข้อมูลใด ๆ ที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลเฉพาะหรือถูกกำหนดบนพื้นฐานของข้อมูลดังกล่าว บุคคล (เรื่องของข้อมูลส่วนบุคคล) รวมถึงนามสกุล ชื่อ นามสกุล ปี เดือน วันและสถานที่เกิด ที่อยู่ ครอบครัว, สังคม, สถานะทรัพย์สิน, การศึกษา, อาชีพ, รายได้, ข้อมูลอื่น ๆ ";

เมื่อเข้ารหัสข้อมูลในการ์ด T-2 ส่วนบุคคล คุณต้องปฏิบัติตามกฎการเติมจำนวนหนึ่งที่กำหนดโดยมาตรฐานสำหรับระบบการจัดการบุคลากรอัตโนมัติ:

1. หากกรอกข้อมูลไม่ถูกต้องในช่องรหัสหรือข้อมูลที่ไม่เกี่ยวข้องกับการกรอกนี้ แบบฟอร์ม T-2 จะถือว่าเสียหายและต้องเขียนใหม่ ดังนั้นจึงขอแนะนำให้ป้อนรหัสที่ถูกต้องหรือไม่ป้อนเลยจนกว่าจะถึงเวลาที่การ์ด T-2 ส่วนตัวถูกส่งคืนไปยังที่เก็บถาวร

2. ในกรณีที่ไม่มีบันทึกหรือคำตอบเชิงลบ (“ฉันไม่มี”, “ฉันไม่เป็นสมาชิก”) ส่วนที่เข้ารหัสของตัวแปรนี้จะยังคงว่างเปล่า

3. เมื่อระบุวันที่ ให้เขียนชื่อเดือนเต็ม ปีเขียนเป็นตัวเลขสี่หลัก

4. วันที่เข้ารหัสเป็นตัวเลขอารบิกตามลำดับต่อไปนี้: วัน / เดือน / ปี (เช่น 04/23/1998)

เมื่อกรอกส่วนอื่น ๆ ของบัตร คุณต้องได้รับคำแนะนำในการใช้และกรอกแบบฟอร์มเอกสารทางบัญชีหลักสำหรับการบัญชีแรงงานและการชำระเงินจากอัลบั้มรูปแบบรวมของเอกสารทางบัญชีหลักสำหรับการบัญชีแรงงานและการชำระเงิน ได้รับการอนุมัติโดยมติของคณะกรรมการสถิติแห่งสหพันธรัฐรัสเซียและตัวแยกประเภท:

1. มีการระบุชื่อองค์กรแบบเต็มชื่อย่อจะถูกระบุหากมีการแก้ไขในเอกสารประกอบ ทางด้านขวามีการระบุ OKPO ขององค์กร

2. เลขประจำตัวพนักงานต้องไม่เกิน 6 หลัก มันถูกกำหนดให้กับผู้ได้รับการว่าจ้างหรือลูกจ้างใหม่แต่ละคนและไม่เปลี่ยนแปลงตามการเคลื่อนไหวของพนักงานภายในองค์กรจนถึงการเลิกจ้างของเขา

3. หมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรและหมายเลขใบรับรองการประกันเงินบำนาญของรัฐระบุไว้ตามใบรับรองการมอบหมาย TIN และใบรับรองการประกันบำนาญของรัฐเอง (ถ้ามีและจัดทำโดยพนักงาน)

4. ในคอลัมน์ " ตัวอักษร»ระบุอักษรตัวแรกของนามสกุลของพนักงาน ในองค์กรขนาดใหญ่ที่มีจำนวนมาก สามารถระบุตัวอักษรสามตัวแรกเพื่อความสะดวกในการจัดเก็บการ์ด T-2 การ์ด T-2 จะถูกจัดเก็บตามตัวอักษร

5. ลักษณะงานหมายถึง "ถาวร", "ชั่วคราว" เป็นต้น

6. ลักษณะงาน(หลักพร้อมกัน) ถูกบันทึกอย่างครบถ้วน

7. เพศแสดงด้วยตัวอักษร "M" และ "Zh"

8. นามสกุล ชื่อนามสกุลบันทึกไว้อย่างครบถ้วนและอ่านง่าย ขอแนะนำให้เปลี่ยนนามสกุลไปทางซ้ายเพื่อที่ว่าในอนาคตเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงจะสามารถแก้ไขได้อย่างเหมาะสม (ขีดฆ่าอันเก่าด้วยเส้นบาง ๆ แล้วเขียนใหม่) ตาม เอกสารที่ส่งไปยังฝ่ายบุคคล

9. วันเดือนปีเกิดจัดตั้งขึ้นบนพื้นฐานของหนังสือเดินทางหรือเอกสารแสดงตนอื่น ๆ และบันทึกไว้อย่างครบถ้วนในพื้นที่ข้อความ เช่น "9 มกราคม 2518" ในกรณีนี้ รหัสจะถูกระบุดังนี้: 01/09/1975

10. เมื่อระบุ สถานที่เกิดพิจารณาสิ่งต่อไปนี้:

· ความยาวของรายการ รวมถึงช่องว่างและเครื่องหมายวรรคตอน ต้องไม่เกิน 100 ตัวอักษร;

· เขตและภูมิภาคเขียนในกรณีสัมพันธการกโดยไม่มีเครื่องหมายจุลภาคโดยมีตัวย่อต่อไปนี้: เมือง - เมือง, หมู่บ้าน - หมู่บ้าน, ภูมิภาค - cr., อำเภอ - env., ภูมิภาค - ภูมิภาค, นิคม - การตั้งถิ่นฐาน, อำเภอ - pH. , สถานี - เซนต์.

· Aul, kishlak, หมู่บ้าน, สถานีเขียนเต็ม;

· รหัสถิ่นที่อยู่ถูกกำหนดโดย All-Russian Classifier of Administrative-Territorial Divisions (OKATO) ตัวอย่างเช่น ที่เกิดในมอสโก คอลัมน์ "รหัส" ระบุว่า: 45

11. สัญชาติบันทึกโดยไม่มีตัวย่อ บันทึกการเป็นพลเมืองและการเข้ารหัสตามข้อมูลประชากรของรัสเซียทั้งหมด (OKIN) อาจเป็นดังนี้:

พลเมืองสหพันธรัฐรัสเซีย - 1

พลเมืองของสหพันธรัฐรัสเซียและรัฐต่างประเทศ - 2 (ในกรณีของสองสัญชาติ สัญชาติที่ระบุ)

ชาวต่างชาติ (ระบุรัฐ) -3

· บุคคลไร้สัญชาติ - 4.

12. ภาษาที่พนักงานพูดถูกระบุไว้เต็มโดยไม่มีตัวย่อ ระดับความรู้ภาษาในรูปแบบข้อความแสดงไว้ดังนี้ (รหัส OKIN):

ฉันพูดคล่อง -3

ฉันอ่านและอธิบายตัวเองได้-2

· ฉันอ่านและแปลด้วยพจนานุกรม -1

เมื่อเข้ารหัสคอลัมน์ "ความรู้ภาษาต่างประเทศ" จะมีการระบุรหัสสองรหัส รหัสแรกหมายถึงรหัสภาษา ระดับความรู้ที่สองเช่น: อังกฤษ - ฉันอ่านและแปลด้วยพจนานุกรมเขียนใน "รหัส" คอลัมน์เป็น: 014 1

13. การศึกษาถูกบันทึกและเข้ารหัสตามลักษณนามประชากรทั้งหมดของรัสเซีย (OKIN) และลักษณนามการศึกษาพิเศษของรัสเซียทั้งหมด (OKSO)

ตาม OKIN การศึกษามีการเข้ารหัสดังนี้:

ประถมศึกษา (ทั่วไป) - 02

การศึกษาทั่วไปขั้นพื้นฐาน - 03

มัธยมศึกษา (สมบูรณ์) สามัญศึกษา - 07

อาชีวศึกษาระดับประถมศึกษา - 10

อาชีวศึกษาระดับมัธยมศึกษา - 11

การศึกษาระดับอุดมศึกษาไม่สมบูรณ์ - 15

การศึกษาระดับมืออาชีพที่สูงขึ้น - 18

· การศึกษาระดับบัณฑิตศึกษา - 19.

ตัวอย่างที่อธิบาย:

ตัวอย่าง	อ้างถึง:
พนักงานที่เรียนในสถาบันอุดมศึกษาแต่ไม่จบการศึกษา	บุคคลที่มีการศึกษาขั้นพื้นฐาน (ทั่วไป) หรืออาชีวศึกษาระดับมัธยมศึกษาขึ้นอยู่กับว่าพวกเขามีการศึกษาอะไรบ้างในเวลาที่เข้าศึกษาในสถาบันอุดมศึกษา
พนักงานที่จบหลักสูตรของสถาบันอุดมศึกษาหลายหลักสูตร แต่ถูกบังคับให้หยุดเรียนหรือกำลังศึกษาอยู่ในปีที่สาม	มีการบันทึกจำนวนหลักสูตรที่เรียนจบหรือในหลักสูตรที่เรียนอยู่
จบจากการศึกษาระดับอุดมศึกษาสามหลักสูตร	บุคคลที่มีการศึกษาวิชาชีพชั้นสูง (ไม่สมบูรณ์) ที่ไม่สมบูรณ์
คนงานที่กำลังศึกษาอยู่ในสถาบันการศึกษาเฉพาะทางระดับมัธยมศึกษา (โรงเรียนเทคนิค วิทยาลัย) แต่ไม่สำเร็จการศึกษาจากพวกเขา	บุคคลที่มีอาชีวศึกษาระดับมัธยมศึกษา (สมบูรณ์) ทั่วไปหรือไม่สมบูรณ์ ขึ้นอยู่กับประเภทของการศึกษาที่พวกเขามีในเวลาที่เข้าศึกษาในสถาบันการศึกษาเฉพาะทางระดับมัธยมศึกษา
พนักงานที่จบการศึกษาจากโรงเรียนมัธยมศึกษาตอนปลาย, โรงเรียนที่ศึกษาวิชาในเชิงลึก, สถานศึกษา, โรงยิม	บุคคลที่มีการศึกษาทั่วไประดับมัธยมศึกษา (สมบูรณ์)
ลูกจ้างที่สำเร็จการศึกษาจากโรงเรียนอาชีวศึกษาหรือสถานศึกษาเทียบเท่า	อาชีวศึกษาเบื้องต้น

13.1. อนุญาตให้ใช้คำย่อเมื่อเขียนชื่อสถาบันการศึกษาที่ไม่บิดเบือนความหมายของชื่อ ในกรณีที่ชื่อสถาบันการศึกษามีคำว่า "ชื่อ" คุณสามารถเขียน "พวกเขา" ได้ .academica " ฯลฯ คำสั่งไม่ได้ระบุไว้ในชื่อสถาบันการศึกษา

13.2. ข้อมูลทั้งหมดเกี่ยวกับการศึกษา (คุณสมบัติ ทิศทาง หรือความเชี่ยวชาญพิเศษ) จัดตั้งขึ้นบนพื้นฐานของประกาศนียบัตรการศึกษา (เอกสารอื่น ๆ ที่ยืนยันการได้มาซึ่งการศึกษาในระดับนี้)

13.3. สายฟรีในหมวดการศึกษามีไว้สำหรับชื่อและวันที่สำเร็จการศึกษาของสถาบันการศึกษาแห่งที่สองของอาชีวศึกษาระดับอุดมศึกษาหรือระดับมัธยมศึกษา หากพนักงานสำเร็จการศึกษาจากสถาบันการศึกษาระดับมัธยมศึกษาสองแห่งหรือสองแห่งในสาขาเฉพาะทางที่แตกต่างกัน สถาบันการศึกษาทั้งสองแห่งจะถูกบันทึกไว้

13.4. คุณวุฒิประกาศนียบัตรเรียงตามลำดับต่อไปนี้:

สำหรับสถาบันการศึกษาระดับสูง: "ปริญญาตรี", "ปรมาจารย์", "ผู้เชี่ยวชาญ" สำหรับคุณสมบัติ "ปริญญาตรี" และ "ปริญญาโท" จะมีการระบุทิศทางและสำหรับคุณสมบัติของ "ผู้เชี่ยวชาญ" - เฉพาะทาง

สำหรับสถาบันการศึกษาระดับมัธยมศึกษา: "ช่าง", "พ่อค้า" ฯลฯ

13.5 อาชีพ (ประถมศึกษาและมัธยมศึกษา) ได้รับการเข้ารหัสตามลักษณนามของคนงาน All-Russian ตำแหน่งพนักงานและระดับค่าจ้าง (OKPDTR) อาชีพเสริมคืออาชีพที่ไม่ตรงกับอาชีพหลัก แต่อาจเป็นที่สนใจขององค์กร

หลี่ บัตรประจำตัวพนักงาน- เอกสารทางบัญชีที่ป้อนข้อมูลพื้นฐานเกี่ยวกับกิจกรรมแรงงานของพนักงาน นายจ้างทุกคนจำเป็นต้องบำรุงรักษา (ดูข้อ 12 ของกฎสำหรับการบำรุงรักษาและการจัดเก็บสมุดงาน จัดทำแบบฟอร์มสมุดงาน และจัดหานายจ้างด้วย อนุมัติโดยพระราชกฤษฎีกาของรัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซียที่ 04.16.2003 ฉบับที่ 225) .

รูปแบบของบัตรส่วนบุคคล (หมายเลข T-2) ได้รับการอนุมัติโดยพระราชกฤษฎีกาของคณะกรรมการสถิติแห่งรัฐของรัสเซียลงวันที่ 05.01.2004 ฉบับที่ 1 แม้จะมีความจริงที่ว่าสำหรับปีที่ 6 (ตั้งแต่ปี 2013) รูปแบบการบัญชีหลักแบบครบวงจร เอกสารไม่จำเป็นสำหรับการใช้งานจำเป็นต้องรักษาบัตรส่วนบุคคลพนักงานยังไม่ถูกยกเลิก องค์กรในรัสเซียไม่ค่อยคิดค้นรูปแบบของตนเอง ส่วนใหญ่ใช้แบบฟอร์มปกติหมายเลข T-2 ซึ่งไม่ได้ตั้งคำถามใดๆ จากผู้ตรวจสอบ โดยมีการปรับปรุงเล็กน้อยเพื่อให้เหมาะกับลักษณะเฉพาะของตน

ธุรกิจส่วนตัวเป็นชุดเอกสารเกี่ยวกับกิจกรรมการใช้แรงงานของพนักงาน นายจ้างไม่จำเป็นต้องเก็บไฟล์ส่วนตัวสำหรับพนักงานของเขา แต่จะต้องเก็บไว้สำหรับข้าราชการเท่านั้น (พระราชกฤษฎีกาของประธานาธิบดีแห่งสหพันธรัฐรัสเซียลงวันที่ 06/01/1998 ฉบับที่ 640 "ในขั้นตอนการจัดการเรื่องส่วนตัวของ ผู้ดำรงตำแหน่งสาธารณะของสหพันธรัฐรัสเซียตามลำดับการแต่งตั้งและตำแหน่งสาธารณะของการบริการสาธารณะของรัฐบาลกลาง") ... จริงอยู่ หน้าที่ในการดำเนินกิจการส่วนตัวสามารถกำหนดให้กับสถาบันของรัฐโดยพระราชบัญญัติเชิงบรรทัดฐานเฉพาะอุตสาหกรรม

ในด้านของธุรกิจส่วนตัว การตัดสินใจว่าจะเก็บไฟล์ส่วนตัวของพนักงานโดยหัวหน้าองค์กรหรือไม่ เฉพาะองค์กรที่เหนือกว่าเท่านั้นที่สามารถสั่งให้เขาทำเช่นนี้ได้ - แน่นอนถ้ามี

ไฟล์ส่วนบุคคลมีข้อมูลมากกว่าบัตรส่วนบุคคล ประกอบด้วยข้อมูลทั่วไปเกี่ยวกับงานของบุคคลในองค์กร แต่เอกสารเฉพาะในรูปแบบของต้นฉบับและสำเนาที่ตีพิมพ์ในองค์กรของคุณเพื่อจัดทำเอกสารแรงงานสัมพันธ์และจัดทำโดยพนักงาน (เอกสารการศึกษา ข้อมูลส่วนบุคคล ฯลฯ )

โปรดทราบ: ความจริงที่ว่าองค์กรเก็บรักษาไฟล์ส่วนบุคคลของพนักงานไม่ได้ช่วยลดความจำเป็นในการเก็บบัตรส่วนบุคคล ในกรณีนี้ บัตรส่วนบุคคลจะถูกเก็บไว้แยกต่างหากจากไฟล์ส่วนตัวของพนักงาน เช่น ในระบบการตั้งชื่อของคดี สิ่งเหล่านี้จะเป็นกรณีที่แตกต่างกัน!

ระยะเวลาการจัดเก็บถูกกำหนดโดย Art 22.1 ของกฎหมายของรัฐบาลกลางของ 22.10.2004 หมายเลข 125-FZ "ในการเก็บถาวรในสหพันธรัฐรัสเซีย" (ต่อไปนี้ - กฎหมายว่าด้วยการเก็บถาวร) เรียกคืน: ขณะนี้ระยะเวลาจัดเก็บเอกสารบุคลากรคือ 50 ปี หากเอกสารถูกปิดโดยงานสำนักงานเริ่มตั้งแต่ 01.01.2003 เป็นต้นไป และบัตรส่วนบุคคลและแฟ้มส่วนตัวของคนงานที่ถูกไล่ออกในขณะนี้ (และทั้งหมดที่ถูกไล่ออกตั้งแต่ 01.01.2003) ตกอยู่ในหมวดหมู่นี้

โดยทั่วไป ไฟล์ส่วนบุคคลและบัตรส่วนบุคคลจะถูกจัดเก็บตามกฎเดียวกัน แต่ก็ยังมีความแตกต่างและแตกต่างกัน ลองพิจารณาพวกเขา

ในตัวอย่างที่ 6 ของการตั้งชื่อกรณีการบริการบุคลากรของบทความ "วิธีการสร้างไฟล์ส่วนบุคคลของพนักงาน" ของนิตยสารฉบับที่ 4 ′2018 จะเห็นได้ว่าสามารถแสดงไฟล์ส่วนบุคคลและบัตรส่วนบุคคลได้อย่างไร

ตัวอย่างความยินยอมของพนักงานในการประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคลจำนวนค่าปรับสำหรับการละเมิดในพื้นที่นี้ ฯลฯ ดูบทความ "ข้อควรระวังข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงาน! »นิตยสารฉบับที่ 4 ′2018

การจัดเก็บการดำเนินงานและการบัญชี

บัตรส่วนบุคคลและไฟล์ส่วนบุคคลของพนักงานมีข้อมูลส่วนบุคคลของเขา ซึ่งหมายความว่ามีข้อกำหนดที่เพิ่มขึ้นเพื่อให้มั่นใจในความปลอดภัยของพวกเขา

สำหรับเอกสารที่มีข้อมูลส่วนบุคคล สำหรับบัตรและแฟ้มส่วนบุคคล จะมีการจัดตั้งตู้พิเศษที่กันไฟและล็อคได้ ตามกฎแล้วการเข้าถึงเอกสารที่มีข้อมูลส่วนบุคคลมีจำนวน จำกัด บุคคลที่ลงนามในข้อผูกพันที่จะไม่เปิดเผยข้อมูลส่วนบุคคลของเพื่อนร่วมงาน เมื่อทำงานกับการ์ดและเคส จะไม่ปล่อยให้วางบนโต๊ะโดยไม่มีใครดูแล โดยเฉพาะตอนกลางคืน บัตรและไฟล์ส่วนบุคคลจะต้องถูกส่งคืนไปยังสถานที่ของพวกเขาอย่างเคร่งครัดหลังจากป้อนข้อมูลใหม่หรือเอกสารใหม่ถูกยื่น

ทีนี้มาอธิบายกัน วิธีการจัดระบบบัญชีสำหรับกิจการส่วนตัวในฝ่ายบุคคลเมื่อสร้างไฟล์ส่วนบุคคลสำหรับพนักงาน พวกเขาจะได้รับหมายเลขซีเรียล การลงทะเบียนในวารสารกิจการส่วนตัวในการสั่งซื้อขั้นต้น ตามกฎแล้ว ไฟล์ส่วนบุคคลหมายเลข 1 ถูกตั้งค่าสำหรับผู้จัดการ จากนั้นสำหรับพนักงานที่เหลือเมื่อเข้าสู่องค์กร

ตัวอย่างที่ 1

ยุบ แสดง

ควรสังเกตว่าเมื่อเลิกจ้างพนักงานจะไม่มีการกำหนดหมายเลขไฟล์ส่วนบุคคลให้กับพนักงานใหม่ การนับจะดำเนินต่อไปจนถึงขีดจำกัดที่กำหนด สมมติว่าสูงถึง 10,000

บนหน้าปกของแฟ้มส่วนบุคคลที่อยู่ตรงกลางและบนกระดูกสันหลังระบุหมายเลข: "แฟ้มส่วนบุคคลหมายเลข 1" (ทำเครื่องหมายด้วยหมายเลข "5" ในตัวอย่างที่ 3)

แล้วเปิด หนังสืออักษรและมีการป้อนข้อมูลเกี่ยวกับคนงานที่ได้รับ แต่เรียงตามตัวอักษรของนามสกุลแล้ว:

• ด้วยตัวอักษร P - เกี่ยวกับหัวหน้าองค์กร Ivan Sergeevich Prokhorov;
• ด้วยตัวอักษร F - เกี่ยวกับรอง Fedorov Kirill Petrovich;
• ตั้งแต่ Nikita Viktorovich Petrov ไปทำงานช้ากว่า Prokhorov ในหนังสือตัวอักษรเขาจะถูกจารึกไว้ในตัวอักษร P หลังจาก Prokhorov และนี่จะเป็นการละเมิดลำดับตัวอักษรภายในตัวอักษร P หากหนังสือตัวอักษรเป็นลายมือแสดงว่ามีการละเมิด ลำดับตัวอักษรหลังจากอักษรตัวแรกของนามสกุลเป็นไปตามธรรมชาติ - ที่นี่มีการจัดเรียงชื่อเพื่อให้คนเข้าสู่องค์กร (แม่นยำยิ่งขึ้นคือวันที่ของคำสั่งการจ้างงาน)

ตัวอย่าง 2

ยุบ แสดง

หากวารสารการลงทะเบียนไฟล์ส่วนบุคคลถือเป็นข้อบังคับสำหรับการบัญชี สมุดตัวอักษรก็เป็นทางเลือกและถูกตั้งค่าเพื่อความสะดวกในการค้นหาไฟล์ส่วนบุคคล ก่อนหน้านี้ ด้วยเอกสารที่เป็นกระดาษทั้งหมด จึงสมเหตุสมผล: ในวารสาร เรื่องส่วนตัวได้รับการบันทึกตามลำดับการจ้างงานของผู้คน และข้อมูลถูกจัดวางในหนังสือตัวอักษรโดยเรียงตามตัวอักษรของนามสกุล แต่ตอนนี้สะดวกกว่าที่จะเก็บบันทึกการลงทะเบียนในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ (ใน EDMS หรือในตาราง Excel) จากนั้นความสามารถในการค้นหาเอกสารการบัญชีนี้ก็เพียงพอแล้ว

ไฟล์ส่วนบุคคลมักจะถูกจัดเรียงในตู้ตามหมายเลขซีเรียล น้อยกว่าตามตัวอักษรหรือตามแผนกโครงสร้าง สิ่งนี้ทำเพื่อการบัญชีเพื่อการปฏิบัติงานและการค้นหาอย่างรวดเร็ว

ยุบ แสดง

โอลก้า เมนชิโควา,ผู้เชี่ยวชาญของสำนักพิมพ์ "ธุรกิจ-อาร์เซนอล"

หากองค์กรตัดสินใจที่จะรักษาเรื่องส่วนตัวก็ต้องคำนึงถึง วารสารการลงทะเบียนไฟล์ส่วนบุคคลสำหรับไฟล์ส่วนตัวของข้าราชการนั้น เป็นธรรมเนียมที่จะต้องเก็บไว้ในรูปแบบกระดาษ เย็บและรับรองด้วยลายเซ็นของหัวหน้าองค์กร (หรือผู้มีอำนาจลงนาม) และตราประทับขององค์กร วารสารดังกล่าวมักจะถูกกรอกตราบเท่าที่ยังมีที่ว่างในนั้นเป็นเวลาหลายปีที่มีข้อมูลเกี่ยวกับไฟล์ส่วนบุคคลที่เริ่มต้น (นี่คือกรณีที่เรียกว่า "กลิ้ง") หลังจากสำเร็จการศึกษาวารสารจะต้องปิดตามกฎทั้งหมด: จัดทำบันทึกสรุปเกี่ยวกับจำนวนไฟล์ส่วนตัวที่ลงทะเบียนหากมีข้อผิดพลาดในการกำหนดหมายเลขแล้วพูดถึงและลงนาม (โดยปกติหัวหน้าจะทำ ของฝ่ายบุคคลพร้อมวันที่)

หมายเลขไฟล์ส่วนตัวจากวารสารถูกโอน:

• ในเอกสารการลงทะเบียนบังคับ - บัตรส่วนบุคคล (ก่อนหน้านี้กรอกแบบฟอร์มหมายเลข T-2 ได้รับการอนุมัติโดยคำสั่งของคณะกรรมการสถิติแห่งรัฐของสหพันธรัฐรัสเซียเมื่อวันที่ 01/05/2004 หมายเลข 1 ตอนนี้ หลายคนยังคงใช้มัน เพียงยืนยันความถูกต้องตามกฎหมายในอาณาเขตของตน) และ
• บนหน้าปกของแฟ้มส่วนบุคคล (ดู "5" ในตัวอย่างที่ 3)

ปกแฟ้มแฟ้มส่วนบุคคลคือหน้าชื่อเรื่อง แบบฟอร์มมีให้ในภาคผนวกหมายเลข 28 ของกฎสำหรับการจัดเก็บการได้มาการบัญชีและการใช้เอกสารจากกองทุนเก็บถาวรของสหพันธรัฐรัสเซียและเอกสารสำคัญอื่น ๆ ในหน่วยงานของรัฐรัฐบาลท้องถิ่นและองค์กร (อนุมัติตามคำสั่งของ กระทรวงวัฒนธรรมของรัสเซียลงวันที่ 31 มีนาคม 2558 ฉบับที่ 526 เพิ่มเติม - กฎการจัดเก็บ) ความจริงในรูปแบบนี้เขียนด้วยตัวอักษรที่ใหญ่ที่สุด "คดีหมายเลข ___ เล่มที่ ___",และไฟล์ส่วนบุคคลไม่ค่อยประกอบกันเป็นหลายวอลุ่ม ดังนั้นจึงเป็นเรื่องปกติที่จะแทนที่ข้อมูลนี้ด้วย "หมายเลขไฟล์ส่วนตัว ___"(ดูเครื่องหมาย "1" ในตัวอย่างที่ 3) ชื่อของเคสจะถูกแทนที่ด้วยชื่อของเคส พนักงานอยู่ในกรณีการเสนอชื่อโดยสมบูรณ์ (หมายเลข "2" ในที่เดียวกัน)

ตำแหน่งของข้อมูลอื่นอาจแตกต่างกัน (ไม่สำคัญ) ส่วนใหญ่แล้ว องค์กรต่างๆ จะซื้อโฟลเดอร์สำเร็จรูปพร้อมฟิลด์ที่ใช้การพิมพ์ซึ่งกรอกด้วยมือ ไม่บ่อยนักที่หน้าชื่อเรื่องจะถูกยัดลงในคอมพิวเตอร์และพิมพ์ แล้วติดกาวที่หน้าปกของโฟลเดอร์ แต่อายุการเก็บรักษาของเคสนั้นยาวนานและเมื่อเวลาผ่านไปแผ่นที่ติดกาวนี้สามารถทนทุกข์ทรมานอย่างมาก

วันที่เริ่มต้นของไฟล์ส่วนบุคคล(ดูหมายเลข "3") คือวันที่สั่งจ้าง (แม้ว่าจะแตกต่างจากวันที่ในสัญญาจ้างก็ตาม) และวันที่สิ้นสุดคือวันที่ของคำสั่งเลิกจ้างแม้ว่าวันสุดท้ายของการทำงานของบุคคลในองค์กรจะเป็นภายหลัง

ดัชนีเคส(หมายเลข "4") ยกมาจากระบบการตั้งชื่อคดีในปัจจุบัน ในปี 2561 องค์กรจะมีอย่างน้อย 2 กรณีที่แตกต่างกัน:

• โดยมีระยะเวลาจัดเก็บถาวรสำหรับไฟล์ส่วนตัวของผู้จัดการและ
• กับ 50 ปีสำหรับไฟล์ส่วนบุคคลของพนักงานคนอื่น ๆ (จำได้ว่าองค์กรสามารถเปลี่ยนระยะเวลาการจัดเก็บตามกฎหมายขึ้นไป)

แม้ว่ากฎสำหรับการก่อตัวของกรณีที่นำมาใช้ในองค์กรของคุณหมายถึงแนวทางส่วนบุคคลสำหรับพนักงานหลายประเภท แต่ในขณะเดียวกันระยะเวลาการจัดเก็บไฟล์ส่วนบุคคลของพนักงานทุกประเภทยกเว้นผู้บริหารระดับสูงจะเหมือนกัน ไม่จำเป็นต้องเริ่มบรรทัดแยกสำหรับพวกเขาในระบบการตั้งชื่อของคดี!

หมายเลขเคส (หมายเลข "5" ในตัวอย่างที่ 3) ยกมาจากสมุดบันทึกพนักงาน ในที่นี้ ไฟล์ส่วนบุคคลมักจะเป็นตัวเลขรวม แม้ว่าจะสามารถใช้ดัชนีเพื่อแสดงประเภทของคนงานได้เช่นกัน

เพื่อความสะดวกในการค้นหา ดัชนีและหมายเลขของไฟล์จะอยู่ที่กระดูกสันหลังของโฟลเดอร์ไฟล์ส่วนบุคคล

หมายเลขกองทุนและชื่อสถาบันจดหมายเหตุ(ตัวเลข "6" และ "7" ในที่เดียวกัน) จะถูกกรอกเฉพาะในกรณีที่องค์กรของคุณเป็นแหล่งที่มาของการได้มา จำนวนแผ่น("8") และ จำนวนสินค้าคงคลังโดยบุคลากร("9") ซึ่งรวมกรณีนี้ไว้เพื่อเตรียมย้ายจากแผนกบุคคลไปยังที่เก็บถาวรในปีหน้าหรือภายใน 3 ปีหลังจากการไล่ออกจากบุคคลที่เกี่ยวข้อง อายุการเก็บรักษา("10") เป็นการดีกว่าที่จะกรอกในเวลาเดียวกัน (มิฉะนั้นคุณจะไม่มีทางรู้ว่ามีอะไรเปลี่ยนแปลงได้อีก)

ตัวอย่างที่ 3

ยุบ แสดง

หลังจากการเลิกจ้างพนักงานเราโอนเอกสารไปยังที่เก็บถาวร

ในวันเลิกจ้าง พนักงานลงนามไม่เพียง แต่ในสมุดงาน แต่ยังอยู่ในบัตรส่วนตัวของเขาด้วยหลังจากนั้นเอกสารจะไม่กลับไปที่เดิม แต่จะอยู่ในกลุ่ม "บัตรส่วนบุคคลของพนักงานที่ถูกไล่ออก" การ์ดเหล่านี้ถูกเก็บไว้ในตู้ที่ล็อคได้ในทำนองเดียวกัน แต่แยกจากการ์ดอื่นเพื่อให้สามารถโอนไปยังที่เก็บถาวรขององค์กรได้ทันเวลา

หากบริษัทประกอบกิจการส่วนตัวแล้วหลังจากปิดบัตรส่วนบุคคลแล้ว ไฟล์ส่วนบุคคลถูกปิด:ประกอบด้วยสำเนาคำสั่งเลิกจ้าง (การยกเลิก) ของสัญญาจ้างและสำเนาต้นฉบับของคำขอเลิกจ้างหรือเอกสารอื่น ๆ (หรือสำเนา) ที่ใช้เป็นพื้นฐานในการยุติความสัมพันธ์ในการจ้างงาน จากนั้นเอกสารของไฟล์ส่วนบุคคลจะถูกส่งไปยังกลุ่มพิเศษ "ไฟล์ส่วนบุคคลของพนักงานที่ถูกไล่ออก" ซึ่งพวกเขาจะรอการถ่ายโอนไปยังที่เก็บถาวร

ไฟล์ส่วนบุคคลและบัตรส่วนบุคคลจะถูกบันทึกตามปีที่พนักงานเลิกจ้าง

ตัวอย่างที่ 4

ยุบ แสดง

บัตรส่วนบุคคลของพนักงาน Petrov ซึ่งลาออกในปี 2560 จะถูกวางไว้ในกรณีของปี 2560 แม้ว่า Petrov จะไปทำงานในปี 2553 และบัตรส่วนบุคคลของ Ivanov ซึ่งได้รับการรับรองในปี 2010 และลาออกในปี 2559 จะถูกรวมไว้ในกรณีที่คล้ายกันในปี 2559 แม้ว่าบัตรส่วนบุคคลของ Ivanov และ Petrov จะถูกส่งต่อไปยังที่เก็บถาวรขององค์กรพร้อมกัน พวกเขาจะถูกจัดเก็บแยกจากกัน แต่ละเล่มเป็นเล่มสำหรับปี "ของตัวเอง" นอกจากนี้ จะรวมอยู่ในส่วนต่างๆ ประจำปีของ รายชื่อบุคลากร

เมื่อเลิกจ้างลูกจ้าง ในสมุดทะเบียน (และหนังสืออักษร ถ้ารักษาไว้)มีการระบุวันที่และจำนวนคำสั่งเลิกจ้าง ให้เราอธิบายว่าทำไมสิ่งนี้ถึงทำ เมื่อมีการขอไฟล์ส่วนตัวจากที่เก็บถาวรแล้วตามกฎแล้วเจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคลจะแจ้งผู้เก็บเอกสารประจำปีของการเลิกจ้างของพนักงาน จากข้อมูลเหล่านี้ การค้นหาไฟล์ส่วนบุคคลในไฟล์เก็บถาวรจะง่ายกว่า โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากองค์กรมีพนักงานจำนวนมาก

ตัวอย่างที่ 5

ยุบ แสดง

ในทางปฏิบัติ เราพบองค์กรที่มีไฟล์ส่วนตัวของพนักงานที่ถูกไล่ออกประมาณ 10,000 ไฟล์ แต่ยังมีอีกปัญหาหนึ่งคือ พนักงานที่ถูกเลิกจ้างมักจะกลับมาทำงาน จากนั้นเจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคลจึงนำคดีของบุคคลดังกล่าวออกจากที่เก็บถาวรและดำเนินการต่อไป คนงานบางคนมี 3-4 เล่ม รวมเป็นกรณีเดียว แต่นี่ไม่ใช่สถานการณ์ปกติ

ดังนั้นผู้จัดเก็บเอกสารจึงดูรายการของบุคลากรสำหรับปีที่เลิกจ้างซึ่งระบุชื่อโดยเจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคลและพบกรณีดังกล่าว ผู้เก็บเอกสารกำลังมองหาไฟล์ส่วนบุคคลอยู่แล้วตามหมายเลข: โดยรายการของกรณีโดยบุคลากรและหมายเลขที่เก็บถาวร (นี่คือหมายเลขซีเรียลภายในสินค้าคงคลัง)

พนักงานที่มาพร้อมกันจะถูกไล่ออกในเวลาที่ต่างกัน รายชื่อไฟล์ส่วนตัวของพนักงานที่ถูกไล่ออกจะรวมปีที่เลิกจ้างด้วย บนหน้าปกของไฟล์ส่วนบุคคล (หากถูกสร้างขึ้นแยกต่างหากไม่ใช่ในชุด) จำเป็นต้องระบุจุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุดของงานในองค์กร - วันที่ของคำสั่งรับสมัครและวันที่ของคำสั่งเลิกจ้าง บนตราประทับจดหมายเหตุ จำนวนของเคสจะถูกระบุตามหมายเลขซีเรียลของเคสตามสินค้าคงคลัง

ควรสังเกตว่าพนักงานของแผนกบุคคลเมื่อโอนเคสไปยังไฟล์เก็บถาวรขององค์กรต้องใส่หมายเลขซีเรียลตามสินค้าคงคลังด้วยดินสอเท่านั้น! ในอนาคตเมื่อมีการรวบรวมส่วนประจำปีของสินค้าคงคลังเกี่ยวกับบุคลากรของทั้งองค์กร เอกสารทางบัญชีเกี่ยวกับบุคลากรจะถูกเพิ่มเข้าไป: บัญชีส่วนบุคคล บัญชีเงินเดือน ฯลฯ ดังนั้นเมื่อมีการประมวลผลสินค้าคงคลัง (จากโครงสร้างเป็นส่วนประจำปีขององค์กร) หมายเลขที่เก็บถาวรจะเปลี่ยนไป

ตามข้อ 4.1 ของกฎสำหรับการจัดเก็บการได้มาการบัญชีและการใช้เอกสารจาก Archival Fund ของสหพันธรัฐรัสเซียและเอกสารสำคัญอื่น ๆ ในหน่วยงานของรัฐหน่วยงานท้องถิ่นและองค์กร (อนุมัติโดยคำสั่งของกระทรวงวัฒนธรรม รัสเซียลงวันที่ 31 มีนาคม 2558 ฉบับที่ 526) ​​แผนกโครงสร้างจะต้องโอนเอกสารเกี่ยวกับบุคลากร "ไปยังที่เก็บถาวรขององค์กรไม่ช้ากว่า 1 ปีและไม่เกิน 3 ปีหลังจากเสร็จสิ้นการทำงานในสำนักงาน"

แน่นอน เป็นที่พึงปรารถนาที่แผนกโครงสร้างทั้งหมดส่งเอกสารที่งานในสำนักงานเสร็จสมบูรณ์ในเวลาที่เหมาะสม - ทุกปีและตามกำหนดการที่ตกลงกันไว้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับเอกสารของการจัดเก็บถาวรและบุคลากร tk ไกลออกไป ในเอกสารสำคัญ บนพื้นฐานของประวัติกรณีของแผนกโครงสร้าง ส่วนประจำปีของประวัติกรณีขององค์กรจะถูกรวบรวมโดยปกติ ส่วนประจำปีของสินค้าคงคลังสำหรับบุคลากรจะรวมเอกสารไม่เพียงแต่จากแผนกบุคคลเท่านั้น แต่ยังรวมถึงจากแผนกบัญชีด้วย หากหน่วยโครงสร้างบางหน่วยไม่ส่งเอกสารภายในระยะเวลาหนึ่ง (เช่น แผนกบัญชีไม่ได้เตรียมบัญชีส่วนบุคคลสำหรับการโอน) จะไม่สามารถร่างส่วนประจำปีของสินค้าคงคลังได้ งานนี้จะถูกเลื่อนออกไปจนกว่าเอกสารทั้งหมดเกี่ยวกับบุคลากรสำหรับปีที่เกี่ยวข้องจะถูกส่งไปยังที่เก็บถาวร

หากงานการถ่ายโอนเอกสารจากบริการบุคลากรไปยังที่เก็บถาวรในองค์กรไม่ได้รับการจัดตั้งขึ้นจากนั้นในสำนักงานของคดีคดีสามารถสะสมได้หลายปีในขณะที่พอดีกับตู้ที่มีอยู่และจนกว่าจะถึงมือ และเมื่อไม่มีที่ว่างสำหรับชีวิตอีกต่อไป พวกเขาก็เริ่มที่จะล้างเศษหินหรืออิฐ การโอนคดีไปยังที่เก็บถาวรในครั้งเดียวเป็นเวลาหลายปีตัวอย่างเช่น ฝ่ายบุคคลได้รวบรวมเอกสารสำหรับปี 2557-2559 ตอนนี้ในปี 2561 เอกสารทั้งหมดสามารถอยู่ในรายการเดียวของกรณีสำหรับบุคลากรของหน่วยนี้ (แสดงในตัวอย่างที่ 6) มาอธิบายวิธีการเขียน:

• ขอแนะนำให้นับสินค้าคงคลังของกรณีโดยบุคลากรดังนี้
• ขั้นแรกให้ระบุรหัสแผนก (ในตัวอย่างที่ 6 คือ 04 ดู "!")
• จากนั้นผ่านเศษส่วนหมายเลขลำดับของสินค้าคงคลังนี้ในบรรดาสินค้าคงเหลือของกรณีทั้งหมดสำหรับบุคลากรของหน่วยนี้ตลอดระยะเวลาที่มีอยู่ (ในตัวอย่างที่ 6 นี่คือ 7)
• ในชื่อสินค้าคงคลังเราระบุปีที่มีการโอนเอกสารไปยังที่เก็บถาวร (ในตัวอย่างที่ 6 "สำหรับ 2014-2016");
• และส่วนตารางของสินค้าคงคลังจะถูกสร้างขึ้นตามตรรกะต่อไปนี้:
• ขั้นแรกให้ใส่ชื่อในบรรทัดแยกต่างหาก "2014" และรวมเอกสารสำหรับปี 2014 ไว้ในสินค้าคงคลัง (คำสั่งเกี่ยวกับบุคลากร ไฟล์ส่วนตัว บัตรส่วนบุคคล ฯลฯ )
• ในทำนองเดียวกันสำหรับปี 2015 ที่มีการจัดระบบเดียวกันภายใน
• และต่อไปในปี 2559

แต่นี่ควรเป็นข้อยกเว้นมากกว่ากฎ ในองค์กร จำเป็นต้องกำหนดตารางเวลาสำหรับการถ่ายโอนกรณีและปัญหาจากหน่วยโครงสร้างไปยังที่เก็บถาวรอย่างชัดเจน

ไฟล์กรณีของหน่วยโครงสร้างจะถูกเก็บไว้เป็นเวลา 3 ปีหลังจากการอนุมัติ EPK (EC) ของส่วนประจำปีรวมสำหรับปีที่เกี่ยวข้อง (ดูหมายเหตุ<1>สู่ศิลปะ 248 ของรายการ):

ส่วนของเอกสาร

ยุบ แสดง

รายการเอกสารการจัดการมาตรฐานที่สร้างขึ้นในกิจกรรมของหน่วยงานของรัฐหน่วยงานท้องถิ่นและองค์กรที่ระบุระยะเวลาการจัดเก็บ (อนุมัติโดยคำสั่งของกระทรวงวัฒนธรรมของสหพันธรัฐรัสเซียเมื่อวันที่ 25 สิงหาคม 2010 ฉบับที่ 558 ต่อไปนี้ - ปตท.)

ตัวอย่างที่ 6

สินค้าคงคลังของกรณีสำหรับบุคลากรของแผนกบุคคล (ในกรณีที่ไม่ได้มาตรฐานของการโอนเอกสารไปยังที่เก็บถาวรในครั้งเดียวเป็นเวลาหลายปี)

ยุบ แสดง

คุณสามารถจัดเก็บบัตรส่วนบุคคลได้ทั้งสองแบบโดยรวมกันเป็นกรณีเดียวหรือแยกกัน(แต่ตามกฎแล้วจะรวมกันเป็นชุด) เอกสารเหล่านี้จัดระบบตามปีที่พนักงานเลิกจ้าง และในแต่ละเล่มจะจัดเรียงตามลำดับตัวอักษรอย่างเคร่งครัด

บริษัทที่เลือกเก็บบัตรส่วนบุคคลในปริมาณมากควรเข้าใจสิ่งต่อไปนี้ ตามกฎทั่วไป ความหนาสูงสุดของปริมาตรควรอยู่ระหว่าง 4 ซม. ถึง 250 แผ่น แต่ตามกฎแล้วบัตรส่วนบุคคลจะทำโดยวิธีพิมพ์บนกระดาษแข็งหนา และด้วยเหตุนี้จึงรวมได้ไม่เกิน 150-200 หน้าในกรณี มิฉะนั้น จะเป็นการยากที่จะทำงานกับงานที่ยากและเทอะทะในไฟล์เก็บถาวรเมื่อจัดเตรียมและออกเอกสารอ้างอิง

ตัวอย่างที่ 7

ยุบ แสดง

เช่นเดียวกับเรื่องส่วนตัว แต่มีการชี้แจงบางประการ:

NS) ทันทีหลังจากที่พนักงานถูกไล่ออก สำเนาหนังสือเดินทาง SNILS เอกสารการศึกษา และเอกสารอื่น ๆ ที่พนักงานให้ไว้ซึ่งมีข้อมูลส่วนบุคคลของเขาจะถูกถอนออกจากไฟล์ส่วนตัวของเขาสิ่งนี้จำเป็นในวรรค 7 ของศิลปะ 5 แห่งกฎหมายของรัฐบาลกลางเมื่อวันที่ 27 กรกฎาคม 2549 หมายเลข 152-FZ "เกี่ยวกับข้อมูลส่วนบุคคล" ตามที่ "การจัดเก็บข้อมูลส่วนบุคคลควรดำเนินการในรูปแบบที่ทำให้สามารถระบุเรื่องของข้อมูลส่วนบุคคลได้ นานกว่าวัตถุประสงค์ของการประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคลที่กำหนด หากระยะเวลาในการจัดเก็บข้อมูลส่วนบุคคลไม่ได้กำหนดขึ้นโดยกฎหมายของรัฐบาลกลาง ข้อตกลงที่เจ้าของข้อมูลส่วนบุคคลเป็นฝ่ายหนึ่งฝ่าย ผู้รับผลประโยชน์ หรือผู้ค้ำประกัน ข้อมูลส่วนบุคคลที่ประมวลผลอาจถูกทำลายหรือทำให้ไม่มีความเป็นส่วนตัวเมื่อบรรลุเป้าหมายในการประมวลผลหรือในกรณีที่สูญเสียความจำเป็นในการบรรลุเป้าหมายเหล่านี้ เว้นแต่กฎหมายของรัฐบาลกลางจะกำหนดไว้เป็นอย่างอื่น " นั่นเป็นเหตุผลที่ ในไฟล์ส่วนตัว คุณต้องทิ้งเฉพาะต้นฉบับและสำเนาเอกสารของพนักงานที่เกี่ยวข้องกับงานของเขาในบริษัท

b) ลวดเย็บกระดาษและลวดเย็บทั้งหมดจะถูกลบออกจากเอกสารไฟล์ส่วนบุคคล (นี่เป็นวิธีปฏิบัติมาตรฐานในการจัดเตรียมสำหรับการจัดเก็บไฟล์ใด ๆ ในระยะยาว)

c) เอกสารของไฟล์ส่วนบุคคลแต่ละไฟล์ถูกจัดเรียงตามลำดับเวลา: จากการสมัครงาน (ตั้งแต่ปี 2002 นี่เป็นเอกสารทางเลือก) และ / หรือสัญญาการจ้างงานต้นฉบับพร้อมสำเนาคำสั่งที่เกี่ยวข้องไปยังสำเนาคำสั่งเลิกจ้าง ;

d) เพื่อให้มั่นใจในการปกป้องข้อมูลส่วนบุคคลเมื่อถ่ายโอนไฟล์ส่วนบุคคลของผู้ที่ถูกทิ้งไปยังที่เก็บถาวร พวกเขากำลังพยายามที่จะไม่เย็บเป็นคำสั่ง แต่เพื่อถ่ายโอนในกรณีแยกต่างหาก (จากนั้นควรปรากฏในบรรทัดที่แยกจากกันใน สินค้าคงคลังของบุคลากร ดูตัวอย่างที่ 8)

หากองค์กรยังคงดำเนินการในลักษณะที่ล้าสมัย เมื่อสร้างโวลุ่มที่มีไฟล์ส่วนบุคคลของผู้ที่ถูกไล่ออกในปีนั้น ๆ (ดูตัวอย่างที่ 9) เอกสารแต่ละชุดจากไฟล์ส่วนบุคคลที่แยกจากกันจะนำหน้าด้วย:

• แผ่นงานที่พิมพ์นามสกุล, ชื่อ, นามสกุลของพนักงาน (บางครั้งใช้กระดาษสีสดใสเพื่อให้ง่ายต่อการนำทางในเล่ม);
• จากนั้นคุณสามารถแนบแผ่นงานสินค้าคงคลังภายในของไฟล์ส่วนตัวของบุคคลนั้น (แต่ไม่จำเป็น)

ตามกฎแล้ว ไฟล์ส่วนบุคคลที่รวมอยู่ในคำสั่งซื้อนั้นค่อนข้างละเอียดอ่อน: ประกอบด้วยเอกสาร 4-20 ฉบับ ดังนั้นจึงไม่จำเป็นต้องจัดทำสินค้าคงคลังภายในมาตรฐานสำหรับเรื่องส่วนตัวแต่ละรายการในชุด
แต่ในตอนต้นของเครื่องแต่งกาย จำเป็นต้องจัดทำรายการภายในทั่วไปของไฟล์ส่วนบุคคลที่รวมอยู่ในนั้นและวางไว้หลังปก (ตัวอย่างที่ 10) มันดูค่อนข้างง่าย: ชื่อเต็ม วันที่กำหนดส่ง (นี่คือวันที่ของคำสั่งรับสมัครและวันที่ของคำสั่งเลิกจ้าง) และหมายเลขแผ่นในชุดเครื่องแต่งกาย หมายเลขไฟล์ส่วนบุคคลที่แผนกบุคคลกำหนด ณ เวลาที่ก่อตั้งโดยฝ่ายบุคคลจะไม่จำเป็นในเอกสารสำคัญ (ผู้จัดเก็บเอกสารระบุไฟล์ส่วนบุคคล ค้นหาตามปีที่เลิกจ้างและชื่อเต็ม) ดังนั้นหมายเลขการลงทะเบียนของไฟล์ส่วนบุคคลเหล่านี้มักจะ ไม่รวมอยู่ในสินค้าคงคลังนี้

จ) ไม่ว่าวิธีการจัดระเบียบเอกสารในกรณีที่คุณเลือก ในกระบวนการยื่นเอกสารในปริมาณที่คุณต้องการ นับทุกแผ่นด้วยดินสอที่มุมขวาบน (จำนวนแผ่นของแต่ละเล่มของเคสเริ่มต้นด้วยหนึ่งอัน) จากนั้นป้อนข้อมูลเกี่ยวกับแต่ละเล่มนี้ลงใน ใบคำพยานและใน สินค้าคงคลังภายในของเอกสารปริมาณ(ตัวอย่างที่ 10) เช่นเดียวกับใน รายการไฟล์ที่โอนไปยังไฟล์เก็บถาวรในคอลัมน์ "จำนวนแผ่นงาน" (ดูตัวอย่างที่ 6-9) แต่ละเล่มต้องมีปกเต็ม (ตัวอย่างที่ 3) เหล่านี้เป็นกฎมาตรฐานสำหรับการลงทะเบียนกรณีที่สมบูรณ์ ซึ่งครอบคลุมกรณีบุคลากรทั้งหมดที่โอนจากแผนกไปยังที่เก็บถาวรขององค์กร

กฎมาตรฐานสำหรับการดำเนินการของคดีทั้งหมดได้อธิบายไว้อย่างละเอียดและพร้อมตัวอย่างในบทความ "การเตรียมเอกสารสำหรับการถ่ายโอนไปยังที่เก็บถาวรขององค์กร" ของวารสารฉบับที่ 2 ′2016

ตัวอย่างที่ 8

ยุบ แสดง

ตัวอย่างที่ 9

บัตรส่วนบุคคลและแฟ้มส่วนบุคคลของพนักงานที่ถูกไล่ออก หากรวมกันเป็นกรณี (ชุด) ตามปีที่เลิกจ้าง ในรายการของกรณีโดยบุคลากร ในบัตรส่วนบุคคลจะระบุเฉพาะปีที่เลิกจ้าง (ดูตัวอย่างที่ 7 และ 9 ). เนื่องจากการ์ดถูกสร้างขึ้นตามตัวอักษรและวันที่ถูกไล่ออกนั้นแตกต่างกันสำหรับทุกคน จึงค่อนข้างยากที่จะกำหนดวันที่เริ่มต้นและวันที่สิ้นสุด และไม่สมเหตุสมผลที่จะระบุอย่างเป็นทางการ "01.01.2016 - 31.12" .2016". ดีกว่าระบุเฉพาะปี "2016"

ในไฟล์ส่วนบุคคลที่จัดทำเป็นคำสั่ง ควรระบุเฉพาะปีที่เลิกจ้างในสินค้าคงคลังด้วย (ตัวอย่างที่ 9)

และในไฟล์ส่วนบุคคลที่จัดทำขึ้นสำหรับพนักงานแต่ละคนแยกกัน ควรระบุวันที่ของคำสั่งจ้างและวันที่ของคำสั่งเลิกจ้าง (ตัวอย่างที่ 8)

ข้อดีและข้อเสียของการสร้างไฟล์ส่วนบุคคลของพนักงานต่าง ๆ ในชุด (สาเหตุทั่วไปสำหรับปีที่เลิกจ้าง) คืออะไร?

คำสั่งของพวกเขาถูกสร้างขึ้นโดยองค์กรเหล่านั้นซึ่งไฟล์ส่วนบุคคลของพนักงานประกอบด้วยเอกสารจำนวนขั้นต่ำ (ตั้งแต่ 4 ถึง 20 และไม่มาก) เพื่อประหยัดเงินและพื้นที่จัดเก็บ

ในองค์กรที่มีการสร้างเอกสารเกี่ยวกับบุคลากรจำนวนมากตามกฎแล้วไฟล์ส่วนบุคคลนั้นค่อนข้างใหญ่ - จาก 50 เอกสารขึ้นไปในไฟล์ เป็นการดีกว่าที่จะทิ้งเอกสารดังกล่าวไว้ในไฟล์ส่วนตัวแยกต่างหากสำหรับพนักงานแต่ละคน

ควรสังเกตว่าไฟล์ส่วนบุคคลมีข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงาน การเก็บรักษาข้อมูลในแต่ละกรณีนั้นสูงกว่าในชุด ข้อมูลรั่วไหลจากชุดบ่อยขึ้น ตัวอย่างเช่นมีคนได้รับอนุญาตจากผู้บริหารเพื่อทำความคุ้นเคยกับไฟล์ส่วนตัวของพนักงาน P.A. Smirnov ที่ถูกไล่ออก แต่มีไฟล์ส่วนตัวอีก 15 ไฟล์ในชุด ดังนั้น "นักวิจัยที่อยากรู้อยากเห็น" สามารถ "ตรวจสอบ" ไฟล์ส่วนตัวเพิ่มเติม 15 ไฟล์ของผู้ที่ถูกไล่ออกในปีเดียวกันได้อย่างง่ายดาย

นอกจากนี้ยังมีเหตุผลว่าทำไมจึงดีกว่าที่จะสร้างไฟล์ส่วนตัวของพนักงานที่ไม่ได้อยู่ในชุด แต่แยกกัน ตามอาร์ท. 656 ก) ไฟล์ส่วนบุคคล PTUD ของผู้นำขององค์กรและประเภท "ผู้มีสิทธิพิเศษ" อื่น ๆ ของพนักงานควรถูกเก็บไว้อย่างถาวรและไม่ใช่ 75 หรือ 50 ปีเช่นเดียวกับที่เหลือ ตัวอย่างเช่น คนที่เป็นรูปธรรมในปัจจุบัน เช่น อยู่ในโรงพยาบาล มีระเบียบ เป็นนักศึกษามหาวิทยาลัยแพทย์ และใน 30 ปี เขาจะกลายเป็นแพทย์ที่โดดเด่น บางทีพวกเขาจะเขียนหนังสือและภาพยนตร์เกี่ยวกับเขา ไฟล์ส่วนตัวของเขาจะเป็นที่ต้องการสำหรับการวิจัย และหากนำไปเย็บเป็นชุดก็จะทำให้เกิดความไม่สะดวกบางประการ สิ่งเดียวกันนี้สามารถเกิดขึ้นได้กับเด็กฝึกคนใดก็ได้ เมื่อเวลาผ่านไป เขาสามารถกลายเป็นนักแสดงหรือนักการเมืองที่มีชื่อเสียงได้ วันนี้ - คนงานธรรมดา และพรุ่งนี้ - ตำนาน!

แต่ไฟล์ส่วนตัวของข้าราชการและลูกจ้างของเทศบาลนั้นจัดทำขึ้นเฉพาะในกรณีแยกต่างหากสำหรับพนักงานแต่ละคน

เมื่อเอกสารชื่อสกุลของจดหมายฉบับหนึ่งรวมอยู่ในเล่มทั้งหมดแล้ว จะมีการระบุเฉพาะจดหมายฉบับนี้เท่านั้น ดังนั้นพวกเขาจึงพยายามทำให้ "ตัวอักษรทั้งหมด" ปรากฏในเล่มที่ 1 แต่ถ้ามีนามสกุลมากมายสำหรับจดหมายเฉพาะเจาะจงที่เอกสารสำหรับพวกเขาจะเกินความหนาของปริมาตรที่กำหนด (4 ซม. หรือ 250 แผ่น) เท่านั้น "เมื่อแบ่งตัวอักษรเอง" เราสลับไปที่การกำหนดในปริมาณที่มีสาม ตัวอักษรนามสกุลที่รวมอยู่ในนั้นเช่น:

ตัวอย่างที่ 13

ยุบ แสดง

• 1 เล่ม บัตรส่วนบุคคลของพนักงานที่ถูกไล่ออกใน "ABA - ADU";
• 2 ปริมาณ บัตรส่วนบุคคลของพนักงานที่ถูกไล่ออกจาก "AZA - ALI";
• เล่มที่ 3 บัตรส่วนบุคคลของพนักงานที่ถูกไล่ออกที่ AMU - AST;
• 4 ปริมาณ บัตรส่วนบุคคลของพนักงานที่ถูกไล่ออกใน "B - C";
• 5 ปริมาณ บัตรส่วนบุคคลของพนักงานที่ถูกไล่ออกสำหรับ "GAV - GOR";
• 6 เล่ม บัตรส่วนบุคคลของพนักงานที่ถูกไล่ออกจาก "GRI - GUR";
• 7 เล่ม. บัตรส่วนบุคคลของพนักงานที่ถูกไล่ออกใน "D - I" เป็นต้น

โปรดทราบว่าในตัวอย่างที่ 13:

• ตัวอักษร A กลายเป็นการ์ดส่วนตัวจำนวนมาก - ฉันต้องแบ่งออกเป็น 3 เล่มและในนามของเล่มนี้มี 3 ตัวอักษร ("ABA - ADU", "AZA - ALI" และ "AMU - AST" ) แทนที่จะเป็นหนึ่ง ("A")
• ในเวลาเดียวกัน มีไพ่ไม่กี่ใบสำหรับนามสกุลที่ขึ้นต้นด้วยตัวอักษร B และ C ซึ่งสามารถนำมารวมกันเป็น 1 เล่มได้ เพื่ออำนวยความสะดวกในการรับรู้ของสินค้าคงคลัง เราจะระบุเฉพาะตัวอักษรตัวแรกของชื่อ "B - C" เท่านั้น

เราดำเนินการในลักษณะเดียวกัน กล่าวคือ ไม่จำเป็นต้องพยายามให้ทุกเล่มระบุ 3 ตัวอักษรหรือทีละตัวอักษรเท่านั้น ปัญหานี้สามารถแก้ไขได้ในลักษณะที่แตกต่าง โดยปกติเมื่อมีปริมาณมากจำเป็นต้องแบ่งบัตรส่วนบุคคลเป็นตัวอักษร A, G, K, C และรวมบัตรส่วนบุคคลเป็น 1 เล่มเป็น B – C, D – Z, N – O, U – F (มีน้อยกว่ามาก นามสกุลสำหรับตัวอักษรเหล่านี้)

หากคุณไม่มีบัตรส่วนบุคคลของผู้ที่ถูกไล่ออกสำหรับจดหมายบางฉบับ (เช่น A, E, Z, I, Sh, Sh, E, Y, Y) และมีเพียง 1 เล่มของคดี จากนั้นในชื่อเรื่องที่คุณต้อง ระบุเฉพาะตัวอักษรตัวแรกและตัวสุดท้ายที่รวมอยู่จริง:

ตัวอย่างที่ 14

ยุบ แสดง

บัตรส่วนบุคคลของพนักงานที่ถูกเลิกจ้างใน "B - C"

หากมีไพ่ไม่เกิน 5 ใบในกรณีนี้ควรระบุตัวอักษรเฉพาะของนามสกุลของผู้ที่ถูกไล่ออก ตัวอย่างเช่น:

ตัวอย่างที่ 15

ยุบ แสดง

บัตรส่วนบุคคลของพนักงานที่ถูกเลิกจ้างใน "A, K, H, C, T"

สามารถเปิดบัตรส่วนบุคคลสำหรับพนักงานแต่ละคนที่บริษัทมีข้อตกลงในการจ้างงาน ทำได้เมื่อจ้างหลังจากนั้นข้อมูลจะถูกเขียนลงไปจนกว่าจะถึงเวลาเลิกจ้าง เอกสารจะบันทึกข้อมูลทั้งหมดเกี่ยวกับพนักงาน รวมถึงสิ่งจูงใจ การลงโทษ การฝึกอบรม และอื่นๆ ตัวอย่างการกรอกบัตรส่วนบุคคลของพนักงานในแบบฟอร์ม T-2 จะช่วยให้คุณดำเนินการได้อย่างถูกต้อง

กฎหมายกำหนดว่าเอกสารใดที่พนักงานใหม่ต้องจัดเตรียมให้กับองค์กรเมื่อลงทะเบียน ในบางกรณี อาจมีการร้องขอข้อมูลอื่น ๆ จากเขา เพื่อจัดระบบข้อมูลทั้งหมดที่มีให้สามารถเปิดการ์ด T-2 ส่วนตัวให้เขาได้ แบบฟอร์มนี้ไม่ใช่แบบฟอร์มที่จำเป็น

เอกสารนี้ควรเปิดสำหรับทั้งพนักงานประจำและลูกจ้างนอกเวลา

การกรอกแบบฟอร์มครั้งแรกสามารถทำได้โดยใช้คอมพิวเตอร์ หลังจากนั้นข้อมูลที่เหลือจะถูกป้อนด้วยมือด้วยปากกาลูกลื่น ฟิลด์ว่างไม่สามารถขีดฆ่าได้

ข้อมูลในบัตรจะถูกบันทึกโดยพนักงานที่รับผิดชอบ ซึ่งมักจะเป็นเจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคล โดยใช้เอกสารประกอบ สำเนาของพวกเขาจะต้องยื่นในไฟล์ส่วนตัวของพนักงาน

ในบางสถานการณ์ พนักงานต้องยืนยันความถูกต้องของข้อมูลที่ป้อนในบัตร เขาทำสิ่งนี้โดยลงลายมือชื่อในบางแห่ง

ความสนใจ:บริษัทได้รับสิทธิ์ในการดำเนินการตามแบบฟอร์มมาตรฐานของเอกสาร เพื่อคำนึงถึงลักษณะเฉพาะของธุรกิจ คุณสามารถสร้างแบบฟอร์มบัตรส่วนบุคคลของคุณเองได้

เป็นเอกสารบังคับ

ในสถานการณ์ปกติ บัตร T-2 จะไม่รวมอยู่ในเอกสารที่ต้องรวบรวมที่องค์กรโดยไม่ล้มเหลว อย่างไรก็ตามสิ่งนี้ใช้ไม่ได้กับผู้มีหน้าที่รับราชการทหาร

กฎหมายปัจจุบันเกี่ยวกับการขึ้นทะเบียนทหารกำหนดว่าต้องเปิดบัตร T-2 ส่วนบุคคลสำหรับพนักงานแต่ละคนที่มีสถานะนี้

เจ้าหน้าที่ของสำนักงานทะเบียนและเกณฑ์ทหารสามารถตรวจสอบเป็นระยะ ๆ ว่ามีการป้อนข้อมูลอย่างถูกต้องอย่างไร นอกจากนี้โดยคำสั่งแยกต่างหากสำหรับองค์กรควรแต่งตั้งผู้รับผิดชอบในการขึ้นทะเบียนทหารซึ่งป้อนข้อมูลนี้ลงในเอกสารและรับรองด้วยลายเซ็นของเขา

สำคัญ:หากไม่ปฏิบัติตามกฎเหล่านี้ บริษัทอาจถูกปรับเป็นเงิน

ตามเอกสารที่กรอกในบัตรส่วนบุคคล

เมื่อป้อนข้อมูลลงในบัตรส่วนบุคคลจำเป็นต้องอาศัยสำเนาเอกสารที่พนักงานให้มาเองรวมถึงแบบฟอร์มที่ร่างขึ้นแล้วในองค์กรในกระบวนการทำงาน ขอแนะนำให้ทำสำเนาเอกสารทั้งหมดและแนบไปกับบัตรส่วนบุคคลเพื่อยืนยันข้อมูล

โดยทั่วไป แหล่งข้อมูลจะเป็นเอกสารต่อไปนี้:

• เอกสารยืนยันตัวตนของพนักงาน
• แบบฟอร์ม TIN;
• บัตร SNILS;
• บัตรประจำตัวทหาร (ถ้ามี);
• ใบรับรอง อนุปริญญา หรือเอกสารการศึกษาอื่น ๆ
• หนังสือการจ้างงาน หนังสือรับรองจากสถานประกอบการหลัก
• ทะเบียนสมรส (ถ้ามี)
• สูติบัตรของเด็ก (ถ้ามี);
• สัญญาการจ้างงาน;
• สำเนาคำสั่งรับสมัคร โอน สิ่งจูงใจ บทลงโทษ ฯลฯ

ความสนใจ:เอกสารเหล่านี้ส่วนใหญ่ใช้เมื่อป้อนข้อมูลหลักลงในบัตรหลังการว่าจ้าง ข้อมูลที่เขียนลงในบัตรจากคำสั่งรับสมัคร โอน เลิกจ้าง จะต้องได้รับการรับรองโดยลายมือชื่อของพนักงานเอง

ดาวน์โหลดแบบฟอร์มบัตรพนักงานส่วนบุคคล T-2 ได้ฟรี

ไฟล์ที่จะดาวน์โหลด:

แบบฟอร์มบัตรพนักงานส่วนบุคคล T-2 ตัวอย่างการกรอก 2018

มาดูตัวอย่างการกรอกแบบฟอร์ม T-2 เพื่อทราบวิธีการระบุข้อมูลอย่างถูกต้อง ขั้นแรก คุณต้องกรอกข้อมูลในส่วนหัวของแบบฟอร์ม ชื่อบริษัทและรหัสของบริษัทที่กำหนดโดย Rosstat จะถูกบันทึกไว้ที่นี่

ถัดไป คุณต้องระบุวันที่เปิดบัตร รหัสพนักงานตามใบบันทึกเวลา ขั้นตอนต่อไปคือการวาง TIN และ SNILS ของพนักงานตามเอกสารที่แสดงต่อพวกเขา

ถัดไป คุณต้องระบุจดหมายที่เริ่มใช้นามสกุลของพนักงาน ลักษณะของกิจกรรมของพนักงานและประเภทของกิจกรรมจะถูกป้อนไว้ข้างๆ ด้วย ตัวอย่างเช่น กิจกรรมหลักเป็นงานนอกเวลา การเติมฝาให้สมบูรณ์โดยติดเพศของพนักงาน

ข้อมูลทั่วไป

ประการแรก ในส่วนนี้จะบันทึกรายละเอียดของข้อตกลงแรงงานที่ลงนามกับพนักงาน

วี บรรทัดที่ 1-3ถูกป้อนด้วยชื่อเต็ม พนักงานตลอดจนข้อมูลเกี่ยวกับวันเดือนปีเกิดของเขา ทางด้านขวาของกราฟมีตาราง - ในนั้นจำเป็นต้องจดรหัสตามหนังสืออ้างอิงซึ่งสอดคล้องกับค่าที่กำหนด เมื่อป้อนข้อมูลเกี่ยวกับสถานที่เกิด ต้องระบุการตั้งถิ่นฐาน (หมู่บ้าน aul ฯลฯ) อย่างครบถ้วนโดยไม่มีตัวย่อ

วี สาย 4เข้ากับความเป็นพลเมือง

วี สาย 5ภาษาต่างประเทศที่พนักงานรู้และวิธีการที่เขาพูดนั้นถูกวางลง ตัวอย่างเช่น คุณสามารถระบุ "ฉันอ่านและเขียนด้วยพจนานุกรม", "ฉันพูดคล่อง" ได้ที่นี่

วี สาย 6มีการระบุการศึกษาที่พนักงานได้รับ แนบประเภทการศึกษา ข้อมูลเกี่ยวกับสถาบันการศึกษา ข้อมูลเกี่ยวกับเอกสารที่ได้รับหลังสำเร็จการศึกษา (ใบรับรอง อนุปริญญา ฯลฯ)

วี สาย 7บันทึกอาชีพที่พนักงานได้รับการยอมรับ

วี สาย 8ขนาดของประสบการณ์การทำงานที่มีอยู่ของพนักงานจะระบุไว้ในวันที่ระบุ ตามกฎแล้ววันจ้างงานจะถูกเลือกตามนั้น ข้อมูลนี้ป้อนตามสมุดงาน

วี บรรทัดที่ 9 และ 10ข้อมูลเกี่ยวกับการแต่งงานของพนักงานจะถูกบันทึกไว้เช่นเดียวกับเกี่ยวกับสมาชิกในครอบครัวที่ใกล้ชิดของเขา ข้อมูลนี้ถูกบันทึกไว้อย่างครบถ้วน กล่าวคือ ระบุโดยไม่มีตัวย่อ

วี สาย 11มีการระบุข้อมูลเกี่ยวกับเอกสารซึ่งยืนยันตัวตนของพนักงาน

สาย 12มีไว้สำหรับใส่ที่อยู่ของพนักงาน - โดยการลงทะเบียนและตามจริง หากตรงกันจะไม่อนุญาตให้กรอกที่อยู่ที่สอง หมายเลขโทรศัพท์จะถูกบันทึกในตำแหน่งนี้ด้วย

ข้อมูลเกี่ยวกับการขึ้นทะเบียนทหาร

ส่วนนี้ให้กรอกสำหรับคนงานชายเท่านั้น ข้อมูลจะถูกบันทึกไว้บนพื้นฐานของบัตรประจำตัวทหารหรือใบรับรองการลงทะเบียน

วี บรรทัด 1หมวดหมู่ของหุ้นจะถูกระบุ จะต้องเว้นว่างไว้หากลูกจ้างเป็นของคณะเจ้าหน้าที่

วี สาย2ยศทหารเข้ามา ในกรณีที่ลูกจ้างมีหนังสือรับรองการจดทะเบียนอยู่ในมือและยังไม่ถูกเรียกเข้ารับราชการ ให้เขียนว่า "ต้องถูกเรียก"

วี เทอม 3ประเภทของทหารที่พนักงานเป็นสมาชิกนั้นถูกบันทึกไว้ - ทหาร, การแพทย์, ฯลฯ

วี สาย 4ป้อนรหัสพิเศษที่ได้รับในช่วงการรับราชการทหาร

วี สาย 5การใช้ตัวอักษรจาก A ถึง G แสดงถึงระดับความเหมาะสมในการรับราชการทหาร

วี สาย 6ชื่อของทะเบียนทหารและสำนักงานเกณฑ์ทหารที่ลงทะเบียนพนักงานไว้

วี สาย 7ควรระบุสถานะปัจจุบันของการลงทะเบียน ข้อมูลนี้บันทึกด้วยดินสอธรรมดาเท่านั้น

ข้อมูลใน สาย 8บันทึกกรณีถอนออกจากทะเบียนทหาร

ความสนใจ:ข้อมูลทั้งหมดที่ป้อนที่นี่ได้รับการตรวจสอบและลงนามโดยเจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคล นอกจากนี้ พนักงานต้องทำความคุ้นเคยกับพวกเขาและลงลายมือชื่อเพื่อยืนยัน

จ้างและย้ายไปทำงานอื่น

เมื่อเปิดบัตร คุณต้องป้อนข้อมูลเกี่ยวกับการรับสมัครของพนักงานในส่วนนี้ นอกจากนี้ ข้อมูลเกี่ยวกับการเคลื่อนไหวในองค์กร การส่งเสริมการขาย ฯลฯ ได้ระบุไว้ที่นี่

ตารางประกอบด้วยวันที่เปลี่ยนแปลงสถานะ ข้อมูลเกี่ยวกับหน่วยโครงสร้างใหม่ ตำแหน่งใหม่ และเงินเดือนของเขา ส่วนนี้ยังประกอบด้วยข้อมูลเกี่ยวกับลำดับที่กำหนดการเคลื่อนไหวนี้

คอลัมน์สุดท้ายของตารางมีไว้สำหรับลายเซ็นส่วนตัวของพนักงาน - เขาวางไว้หลังจากตรวจสอบข้อมูลที่ป้อน

เอกสารรับรอง

องค์กรอาจดำเนินการรับรองพนักงานเป็นระยะ หากดำเนินการแล้ว ข้อมูลเกี่ยวกับเรื่องนี้ก็ควรปรากฏในบัตรส่วนบุคคลของพนักงานด้วย ข้อมูลในวันที่ถือครองจะสะท้อนให้เห็นจากนั้นจะมีการระบุการตัดสินใจของคณะกรรมการเกี่ยวกับความเหมาะสมของพนักงานตลอดจนหมายเลขและวันที่ของเอกสารที่เป็นทางการในการตัดสินใจของคณะกรรมการรับรอง

ความสนใจ:คอลัมน์สุดท้ายอาจว่างเปล่าหากไม่สะท้อนรายละเอียดของคำสั่งซื้อโดยพิจารณาจากการรับรองในองค์กร

การฝึกอบรม

พนักงานของบริษัทต้องเข้ารับการอบรมหลักสูตรขั้นสูงเป็นระยะๆ เพื่อให้เป็นไปตามมาตรฐานวิชาชีพและตำแหน่งที่ดำรงตำแหน่งอยู่ ข้อมูลนี้ควรบันทึกไว้ในบัตรส่วนบุคคลของพนักงานของบริษัทด้วย

ตารางควรระบุวันที่เริ่มต้นและสิ้นสุดของการฝึกอบรมขั้นสูง จากนั้นจึงระบุชื่อการฝึกอบรมขึ้นใหม่ ตลอดจนหมายเลขและวันที่ของเอกสารที่ออกให้แก่พนักงานหลังการฝึกอบรมขั้นสูง

ในคอลัมน์สุดท้าย คุณต้องบันทึกข้อมูลเกี่ยวกับคำสั่งของฝ่ายบริหารโดยพิจารณาจากพนักงานที่ถูกส่งไปฝึกอบรมขั้นสูง

การอบรมขึ้นใหม่อย่างมืออาชีพ

เงื่อนไขที่ทันสมัยในการดำเนินกิจกรรมกำหนดให้พนักงานของบริษัทได้รับการฝึกอบรม การอบรมขึ้นใหม่ ฯลฯ เป็นระยะ ข้อมูลนี้จะต้องระบุไว้ในส่วนนี้

ระยะเวลาของการอบรมขึ้นใหม่ ชื่อของความเชี่ยวชาญพิเศษที่ดำเนินการฝึกอบรม ตลอดจนรายละเอียดของเอกสารที่เกี่ยวข้องที่ออกให้แก่พนักงานเมื่อเสร็จสิ้นการฝึกอบรมจะสะท้อนให้เห็น ในคอลัมน์สุดท้ายของตาราง คุณต้องสะท้อนเหตุผลที่พนักงานถูกส่งไปฝึกอบรมใหม่

กำลังใจและรางวัล

ในระหว่างการทำงาน พนักงานสามารถได้รับการส่งเสริมและมอบรางวัลบางอย่าง ข้อมูลดังกล่าวควรปรากฏในส่วนนี้ของบัตรส่วนบุคคล ต้องป้อนข้อมูลเกี่ยวกับโบนัสของพนักงาน การนำเสนอเพื่อมอบของกำนัลที่มีค่า ใบรับรอง ฯลฯ

ในคอลัมน์แรกของตาราง จำเป็นต้องสะท้อนชื่อของสิ่งจูงใจที่ดำเนินการ และถัดจากนั้น พื้นฐานสำหรับการให้รางวัลพนักงานจะถูกเขียนขึ้น ซึ่งอาจเป็นรายละเอียดของการสั่งซื้อโปรโมชั่น

วันหยุด

บัตรของพนักงานต้องแสดงข้อมูลเกี่ยวกับช่วงเวลาที่ให้ไว้ทั้งหมดของวันหยุดพักผ่อนต่างๆ ที่นี่คุณต้องป้อนช่วงเวลาของวันหยุดหลัก วันหยุดเพิ่มเติม วันหยุดโดยค่าใช้จ่ายของคุณเอง การศึกษา ฯลฯ ข้อมูลจะถูกนำเสนอในรูปแบบของตาราง

ขั้นแรก คุณควรระบุชื่อวันหยุดพักร้อน หลังจากนั้น จะกำหนดวันที่เริ่มต้นและสิ้นสุดของช่วงเวลาที่ได้รับส่วนที่เหลือ สำหรับวันหยุดพักผ่อนหลัก ที่นี่ คุณต้องสะท้อนถึงปีปฏิทินหรือช่วงเวลา

หลังจากนั้นระยะเวลาของช่วงเวลาที่เหลือจะแสดงเป็นวันโดยกำหนดวันที่เริ่มต้นและสิ้นสุดของวันหยุดพักผ่อน ในคอลัมน์สุดท้าย คุณต้องป้อนรายละเอียดของคำสั่งของผู้บริหารของ บริษัท ตามวันหยุดที่ได้รับ

ความสนใจ:เนื่องจากส่วนนี้มีพื้นที่เล็กน้อยและพนักงานสามารถทำงานในองค์กรได้เป็นเวลานานจึงแนะนำให้จัดทำภาคผนวก "ส่วนเสริมของบัตรส่วนบุคคล" สำหรับส่วนนี้ เขาทำซ้ำส่วนหัวเช่นเดียวกับในส่วน "วันหยุด" จากนั้นข้อมูลจะถูกป้อนในคอลัมน์ที่เกี่ยวข้องตามกฎที่กล่าวถึงข้างต้น

สวัสดิการสังคม

ส่วนนี้ควรระบุเหตุผลที่พนักงานขององค์กรสามารถกำหนดระยะเวลาทำงานที่ลดลงได้ ตัวอย่างเช่น คนพิการกลุ่มที่ 3 มีประกันสังคมในรูปของวันทำงานที่สั้นลง

ข้อมูลจะแสดงในรูปแบบตาราง

ในขั้นแรก คุณต้องระบุชื่อของผลประโยชน์ หลังจากนั้นรายละเอียดของเอกสารยืนยันสิทธิ์ของพนักงานต่อผลประโยชน์นี้จะสะท้อนให้เห็น และถัดจากนั้น คุณต้องป้อนลิงก์ไปยังเอกสารการกำกับดูแลตามที่ให้สวัสดิการนี้ . นี่อาจเป็นบทความของกฎหมาย ข้อบังคับ ฯลฯ

ข้อมูลเพิ่มเติม

บัตรส่วนบุคคลส่วนนี้มีไว้สำหรับป้อนข้อมูลในรูปแบบอิสระซึ่งไม่ปรากฏในส่วนอื่น ๆ ของแบบฟอร์ม T-2

บ่อยครั้งผู้เชี่ยวชาญด้านบุคลากรระบุว่าพนักงานมีสิทธิ์ขับรถโดยมีการแก้ไขรายละเอียดของใบขับขี่

คุณยังสามารถระบุในส่วนนี้ของข้อมูลการ์ดใบหน้าเกี่ยวกับการมีอยู่ของคนพิการเกี่ยวกับบุคคลที่ทำงานให้กับบริษัท

เหตุในการบอกเลิกสัญญาจ้าง

ส่วนนี้ของบัตรส่วนบุคคลเป็นส่วนสุดท้าย ควรป้อนข้อมูลเมื่อมีการบอกเลิกสัญญาจ้างกับพนักงานเท่านั้น

ข้อมูลถูกป้อนโดยผู้ตรวจสอบของแผนกบุคคล ที่นี่สะท้อนให้เห็นถึงข้อมูลเกี่ยวกับเหตุผลในการบอกเลิกสัญญาจ้างในถ้อยคำที่กำหนดโดยบรรทัดฐานของกฎหมายแรงงาน นอกจากนี้ ในส่วนนี้จะระบุหมายเลขและวันที่ของคำสั่งเลิกจ้าง ตลอดจนวันที่สิ้นสุดความสัมพันธ์ในการจ้างงาน

หลังจากกรอกข้อมูลนี้ ผู้เชี่ยวชาญด้านบุคลากรจะตรวจสอบข้อมูลที่บันทึกไว้อีกครั้ง และลงลายมือชื่อในการยืนยันข้อมูลนี้

สำคัญ:พนักงานของบริษัทที่บอกเลิกสัญญาต้องทำความคุ้นเคยกับข้อมูลเหล่านี้ เขาต้องตรวจสอบความถูกต้องของการสะท้อนข้อมูลและหลังจากนั้นก็นำวีซ่าของเขาไปด้วย หลังจากนั้นบัตร T2 จะปิด

ระยะเวลาการจัดเก็บเอกสาร

บัตรส่วนบุคคลของพนักงานตั้งอยู่ตลอดเวลาที่พนักงานของบริษัททำงานในแผนกบุคคล ในสถานที่จำกัดการเข้าถึง หลังจากสิ้นสุดข้อตกลงการจ้างงานกับพนักงานแล้วขอแนะนำให้เก็บไว้ในแผนกบุคคลเป็นระยะเวลาหนึ่งและหลังจากนั้นจึงโอนเอกสารเหล่านี้ไปยังที่เก็บถาวรขององค์กร

แนวปฏิบัติที่จัดตั้งขึ้นแสดงให้เห็นว่าบัตรส่วนบุคคลสำหรับพนักงานที่ถูกไล่ออกจะถูกเก็บไว้โดยฝ่ายบุคคลตั้งแต่หนึ่งถึงสามปี เนื่องจากอดีตพนักงานในช่วงเวลานี้มักจะขอใบรับรองต่างๆ และข้อมูลอื่นๆ เกี่ยวกับงานได้

ความสนใจ:หลังจากโอนบัตรส่วนบุคคลไปยังเอกสารสำคัญของ บริษัท แล้วจะต้องเก็บไว้ที่นั่นอีก 75 ปีหลังจากการเลิกจ้างของพนักงาน

เมื่อจ้างพนักงานใหม่ เจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคลจะเตรียมเอกสารต่างๆ หนึ่งในนั้นคือบัตรส่วนบุคคล ในประมวลกฎหมายแรงงาน คุณไม่น่าจะพบการกล่าวถึงเอกสารนี้ อย่างไรก็ตาม ตามมติที่ 1 องค์กรและองค์กรทั้งหมดจะต้องเก็บบัตรส่วนบุคคล โดยไม่คำนึงถึงรูปแบบองค์กรและกฎหมาย รวมถึงรูปแบบการเป็นเจ้าของ พระราชกฤษฎีกาเดียวกันรวมรูปแบบของเอกสารนี้ - T-2, T-2 GS (MS) วันนี้เราจะมาบอกคุณว่าใครควรกรอกบัตรส่วนบุคคล ข้อมูลใดที่ควรใส่ลงไป ไม่ว่าข้อมูลนั้นจะต้องถูกเข้ารหัสหรือไม่

พื้นฐานทางกฎหมาย

ไม่ต้องสงสัยเลยว่าจำเป็นต้องรักษาบัตรส่วนบุคคลเป็นเวลานาน - สิ่งนี้จำเป็นต้องทำวรรค 2 ของความละเอียดที่ 1 และกฎสำหรับการบำรุงรักษาและจัดเก็บสมุดงาน: โดยแต่ละรายการในสมุดงานเกี่ยวกับงานที่ทำ , ย้ายไปทำงานประจำและเลิกจ้างอื่นนายจ้างจำเป็นต้องทำความคุ้นเคยกับเจ้าของกับลายเซ็นในบัตรส่วนตัวของเขา (ทำซ้ำรายการที่ทำในสมุดงาน)

พนักงานของฝ่ายบริการบุคคลสำหรับบุคคลที่ได้รับการว่าจ้างโดยพนักงานบริการบุคคลโดยพิจารณาจาก:

- คำสั่ง (คำสั่ง) สำหรับการจ้างงาน (แบบฟอร์ม T-1 หรือ T-1a);

- หนังสือเดินทางหรือเอกสารแสดงตนอื่น ๆ

- สมุดงานหรือเอกสารยืนยันประสบการณ์การทำงาน

- หนังสือรับรองการประกันบำเหน็จบำนาญของรัฐ

- เอกสารการจดทะเบียนทหาร (สำหรับผู้ที่รับราชการทหารและผู้ที่ต้องเกณฑ์ทหาร)

- เอกสารเกี่ยวกับการศึกษา คุณวุฒิ หรือความรู้พิเศษ (เมื่อสมัครงานที่ต้องใช้ความรู้พิเศษหรือการฝึกอบรมพิเศษ)

- ข้อมูลที่พนักงานให้ไว้เกี่ยวกับตัวเขาเอง

ในบางกรณี เมื่อคำนึงถึงลักษณะเฉพาะของงานตามกฎหมายปัจจุบันของสหพันธรัฐรัสเซีย อาจจำเป็นต้องแสดงเอกสารเพิ่มเติม เช่น ข้อมูลเกี่ยวกับรายได้ ทรัพย์สิน ภาระผูกพันในทรัพย์สิน และใบรับรองแพทย์

บันทึก. บัตรส่วนบุคคลของพนักงานของรัฐ (เทศบาล) (แบบฟอร์ม T-2 GS (MS)) ใช้เพื่อลงทะเบียนบุคคลที่ดำรงตำแหน่งของรัฐ (เทศบาล) ในราชการ

โปรดทราบว่าตามข้อ 658 ของรายการเอกสารเก็บถาวรการบริหารทั่วไปที่สร้างขึ้นในกิจกรรมของหน่วยงานของรัฐหน่วยงานท้องถิ่นและองค์กรซึ่งระบุระยะเวลาการจัดเก็บได้รับการอนุมัติโดยคำสั่งของกระทรวงวัฒนธรรมของสหพันธรัฐรัสเซียในเดือนสิงหาคม 25, 2010 N 558, บัตรส่วนบุคคลอาจมีการจัดเก็บสำหรับ 75 ปี โดยคำสั่งเดียวกันของผู้เชี่ยวชาญและคณะกรรมการตรวจสอบ อนุญาตให้อ้างอิงเอกสารนี้ไปยังเอกสารที่เก็บไว้อย่างถาวร

เนื่องจากจะใช้เวลานานในการจัดเก็บการ์ดไม่ว่าในกรณีใดๆ เราแนะนำให้พิมพ์บนกระดาษหนา คุณยังสามารถป้อนข้อมูลเริ่มต้นในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ของบัตรส่วนบุคคล อย่างไรก็ตาม ยังคงต้องพิมพ์ เนื่องจากพนักงานต้องรับรองความถูกต้องและความสมบูรณ์ของข้อมูลที่ป้อนด้วยลายเซ็นของเขา และต่อมาในระหว่างกิจกรรมการใช้แรงงานพนักงานจะต้องได้รับการแนะนำให้รู้จักกับรายการในบัตรดังนั้นจึงไม่สามารถทำได้หากไม่มีสำเนากระดาษ

สำหรับข้อมูลของคุณ นอกจากบัตรส่วนบุคคลของพนักงานในสถาบันวิทยาศาสตร์ การวิจัย การศึกษา และองค์กรอื่น ๆ ที่ดำเนินกิจกรรมในด้านการศึกษา วิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี บัตรบันทึกของผู้ปฏิบัติงานด้านวิทยาศาสตร์ วิทยาศาสตร์ และการสอน (แบบฟอร์ม T-4) ถูกนำมาใช้.

เนื่องจากบัตรส่วนบุคคลมีข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงานจึงต้องเก็บไว้ในตู้นิรภัยหรือล็อกเกอร์พร้อมกุญแจ

โปรดทราบว่านายจ้างบางรายใช้แบบฟอร์มรวม T-2 พัฒนาแบบฟอร์มของพวกเขาในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ในขณะที่ลบแต่ละคอลัมน์ซึ่งพวกเขาจะพิมพ์ในภายหลัง คุณไม่สามารถทำอย่างนั้นได้! ขั้นตอนสำหรับการใช้แบบฟอร์มรวมของเอกสารทางบัญชีหลักซึ่งได้รับอนุมัติโดยมติของคณะกรรมการสถิติแห่งสหพันธรัฐรัสเซียที่ 03.24.1999 N 20 กำหนดว่าห้ามการลบรายละเอียดออกจากแบบฟอร์มรวม หากจำเป็น สามารถทำการเปลี่ยนแปลงในรูปแบบรวม:

- การขยายและหดตัวของกราฟและเส้น โดยคำนึงถึงจำนวนอักขระในตัวบ่งชี้

- รวมเส้นเพิ่มเติมและแผ่นหลวม

- การแนะนำรายละเอียดเพิ่มเติม

ในกรณีนี้ การเปลี่ยนแปลงที่แนะนำจะต้องทำให้เป็นทางการด้วยเอกสารองค์กรและการบริหารที่เหมาะสมขององค์กร

หลักเกณฑ์การกรอกและขั้นตอนการป้อนข้อมูล

ที่ด้านบนของหน้าแรกของแบบฟอร์ม คุณต้องระบุชื่อองค์กรซึ่งนำมาจากเอกสารประกอบ ตอนนี้เราไปที่โต๊ะกัน

ในคอลัมน์ "วันที่วาด" เราระบุวันที่กรอกบัตรส่วนบุคคล โปรดทราบว่าอาจแตกต่างจากวันที่จ้างพนักงาน ซึ่งไม่ถือเป็นการละเมิดกฎหมายแรงงาน อย่างไรก็ตาม เราขอแนะนำว่าอย่ารอช้าในการกรอกบัตรส่วนบุคคล โดยยึดตามช่วงเวลารายสัปดาห์ (โดยการเปรียบเทียบกับข้อ 10 ของกฎสำหรับการบำรุงรักษาและการจัดเก็บสมุดงาน)

คอลัมน์ "หมายเลขบุคลากร" จะถูกกรอกหากสถาบันกำหนดหมายเลขบุคลากรให้กับพนักงาน จำได้ว่าหมายเลขดังกล่าวถูกกำหนดให้กับพนักงานเมื่อเข้ารับการรักษาและไม่เปลี่ยนแปลงเมื่อโอนหรือย้ายจากหน่วยโครงสร้างหนึ่งไปยังอีกหน่วยหนึ่ง

คอลัมน์ "หมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษี" และ "หมายเลขใบรับรองการประกันของรัฐ" จะถูกกรอกตามเอกสารที่พนักงานส่งมา หากพลเมืองเริ่มทำงานเป็นครั้งแรก คอลัมน์รายละเอียดใบรับรองบำเหน็จบำนาญจะว่างเปล่าจนกว่าพนักงานจะได้รับ

ในคอลัมน์ "ตัวอักษร" อักษรตัวแรกของนามสกุลของพนักงานที่กรอกบัตรส่วนบุคคลจะถูกวางลง จำเป็นต้องกรอกในคอลัมน์นี้เพื่อจัดระบบบัตรส่วนบุคคลในอาร์เรย์ทั่วไป

คอลัมน์ "ลักษณะการทำงาน" หมายถึง "ถาวร" หากสัญญาจ้างสิ้นสุดลงโดยไม่มีกำหนดระยะเวลา หรือ "ชั่วคราว" หากความสัมพันธ์ในการจ้างงานจำกัดอยู่ในช่วงเวลาใด ๆ

"ประเภทของงาน" - หลักหรือนอกเวลา

ในคอลัมน์ "เพศ" จะใส่เฉพาะตัวอักษรตัวแรกเท่านั้น ("M" - ชาย, "F" - หญิง)

จากตัวอย่าง คุณจะเห็นว่าที่มุมขวาบนมีเซลล์สำหรับรหัส รหัสแบบฟอร์มอยู่ที่นั่น แต่จะต้องถามรหัสสำหรับ OKPO (All-Russian Classifier of Enterprises and Organizations) ในแผนกบัญชีเนื่องจากรหัสนี้กำหนดโดย Federal State Statistics Service

นอกจากนี้ในแบบฟอร์ม T-2 ยังมีฟิลด์สำหรับการเข้ารหัสจำนวนมาก ทำไมพวกเขา? รหัสเหล่านี้จำเป็นสำหรับการติดตามและควบคุมทางสถิติ ขณะนี้ ฟิลด์เหล่านี้ไม่ค่อยมีการกรอกข้อมูล แต่ถ้าอย่างไรก็ตาม เป็นธรรมเนียมในสถาบันของคุณในการเข้ารหัสข้อมูล เราขอแนะนำให้ใช้ตัวแยกประเภทต่อไปนี้:

- ลักษณนามทั้งหมดของรัสเซียของวัตถุของฝ่ายปกครองและดินแดน OK 019-95 - OKATO;

- ลักษณนามเฉพาะด้านการศึกษาของรัสเซียทั้งหมด OK 009-2003 - OKSO;

- ลักษณนามทั้งหมดของรัสเซียสำหรับอาชีพคนงานตำแหน่งสำนักงานและประเภทค่าจ้างตกลง 016-94 - OKPDTR;

- ตัวจำแนกข้อมูลทั้งหมดของรัสเซียเกี่ยวกับประชากร OK 018-95 - OKIN

บันทึก! แม้ว่าสำนักงานจะไม่ป้อนรหัส คุณไม่สามารถลบฟิลด์ที่ต้องการได้

ส่วนที่ 1 "ข้อมูลทั่วไป"

เมื่อคุณดูที่ส่วนนี้ คุณจะเห็นว่ามีข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงานและข้อมูลเกี่ยวกับครอบครัวของเขา การศึกษาที่ได้รับก่อนการจ้างงาน และระยะเวลาการทำงานที่มี

วันที่และหมายเลขของสัญญาจ้างที่สรุปกับพนักงานจะระบุไว้ในคอลัมน์ "สัญญาจ้างงาน"

รายการที่ 1-4 ของส่วนนี้กรอกตามข้อมูลหนังสือเดินทาง:

- นามสกุล ชื่อและนามสกุลจะระบุไว้ในกรณีการเสนอชื่อเต็ม;

- วันเดือนปีเกิดระบุด้วยวาจาและดิจิทัล

- ระบุสถานที่เกิดโดยคำนึงถึงคำย่อที่เป็นที่ยอมรับโดยทั่วไป (เช่น "ก." - เมือง "rn" - อำเภอ "ร. ป." - การตั้งถิ่นฐานของคนงาน ฯลฯ ) ในขณะที่เขตและภูมิภาคเขียนไว้ ในกรณีสัมพันธการก

รายการต่อไปนี้สามารถทำได้ในคอลัมน์ "การเป็นพลเมือง" (ส่วนที่ 2 ของ OKIN): "พลเมืองของสหพันธรัฐรัสเซีย"; "พลเมืองของสหพันธรัฐรัสเซียและต่างประเทศ"; "พลเมืองต่างชาติ" ที่ระบุชื่อของรัฐ เช่น "พลเมืองต่างประเทศ (สาธารณรัฐคาซัคสถาน)"; “บุคคลไร้สัญชาติ” - ระบุเมื่อแสดงใบอนุญาตผู้พำนัก

คอลัมน์ถัดไป "ความรู้ภาษาต่างประเทศ" กรอกตามคำพูดของพนักงาน ในกรณีนี้ คุณต้องระบุภาษาตาม ก.ล.ต. 4 OKIN และระบุระดับความสามารถตามมาตรา 5 ตกลง:

- อ่านและแปลด้วยพจนานุกรม

- อ่านและสามารถอธิบายได้

- มีความคล่องแคล่ว

ตามเอกสารการศึกษาที่พนักงานส่งมาให้กรอกข้อ 6 "การศึกษา" ใน:

- การศึกษาระดับประถมศึกษา (ทั่วไป) - อย่างน้อย 4 เกรด

- การศึกษาทั่วไปขั้นพื้นฐาน - อย่างน้อย 9 ชั้นเรียนพร้อมใบรับรอง

- การศึกษาทั่วไประดับมัธยมศึกษา (สมบูรณ์) - อย่างน้อย 11 ชั้นเรียนพร้อมใบรับรอง

- อาชีวศึกษาระดับประถมศึกษา - โรงเรียนอาชีวศึกษาหรือสถานศึกษา

- อาชีวศึกษาระดับมัธยมศึกษา - โรงเรียนเทคนิคหรือวิทยาลัย

- การศึกษาระดับอุดมศึกษาที่ไม่สมบูรณ์ - หลักสูตรมหาวิทยาลัยสามหลักสูตรขึ้นไป

- อุดมศึกษา - มหาวิทยาลัย, สถาบันการศึกษา, สถาบัน;

- การศึกษาระดับบัณฑิตศึกษา - การศึกษาระดับบัณฑิตศึกษา (การศึกษาระดับบัณฑิตศึกษา), การพำนักอาศัย, การฝึกงาน, การศึกษาระดับปริญญาเอก

โดยปกติจะมีการระบุข้อมูลเกี่ยวกับการศึกษาที่สำเร็จการศึกษา แต่ถ้าพนักงานมีใบรับรองการศึกษาระดับอุดมศึกษาที่ไม่สมบูรณ์ก็สามารถสะท้อนให้เห็นในบัตรส่วนบุคคล บางครั้งไม่มีพื้นที่เพียงพอสำหรับระบุวุฒิการศึกษาของพนักงานในแบบฟอร์ม T-2 เช่น เขามีการศึกษาระดับอุดมศึกษาสามแห่ง จะทำอย่างไรในกรณีนี้? เราแนะนำให้คุณวาดใบหลวมซึ่งคุณจดข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมด

มีบรรทัดแยกต่างหากสำหรับการศึกษาระดับบัณฑิตศึกษาในแบบฟอร์ม

สำหรับข้อมูลของคุณ หากนามสกุลของพนักงาน รายละเอียดหนังสือเดินทาง และข้อมูลอื่นที่คล้ายคลึงกันมีการเปลี่ยนแปลง จำเป็นต้องแก้ไขบัตรส่วนบุคคล เพื่อให้การแก้ไขถูกต้อง เราขอแนะนำให้ใช้คำแนะนำในการกรอกสมุดงาน: ขีดฆ่าข้อมูลเก่าด้วยหนึ่งบรรทัดแล้วเขียนข้อมูลใหม่ .

รายการที่ 7 "อาชีพ" ควรมีข้อมูลเกี่ยวกับอาชีพหลักและอาชีพเสริม ในคอลัมน์ "หลัก" มักจะระบุอาชีพหรือตำแหน่งที่พนักงานอยู่ในองค์กร แต่สิ่งนี้ไม่เป็นความจริง เราเชื่อว่าพนักงานที่ไม่มีประสบการณ์ในการทำงานจำเป็นต้องระบุอาชีพที่เขาได้รับหลังจากสำเร็จการศึกษาในคอลัมน์นี้ หากพนักงานมีประสบการณ์บางอย่างคุณสามารถระบุอาชีพที่เขาได้รับประสบการณ์การทำงานที่ยิ่งใหญ่ที่สุดในฐานะหลัก สำหรับพนักงานดังกล่าว คุณสามารถกรอกข้อมูลในคอลัมน์ "อื่นๆ" เพื่อสร้างการสำรองบุคลากรหรือเพื่อแทนที่พนักงานที่ขาดงานอย่างรวดเร็ว ไม่ว่าในกรณีใดเมื่อกรอกข้อ 7 คุณต้องอ้างถึง OKPDTR และระบุชื่อของอาชีพตามนั้น

คอลัมน์ที่ 8 มีข้อมูลเกี่ยวกับความอาวุโส - ทั่วไป ต่อเนื่อง และให้สิทธิ์โบนัสอาวุโส ในปัจจุบัน นายจ้างส่วนใหญ่ไม่ได้คำนวณระยะเวลาในการให้บริการและอายุงานอย่างต่อเนื่องเป็นเวลาหลายปี เนื่องจากตอนนี้พวกเขาต้องการประสบการณ์ด้านการประกันภัยเป็นหลัก ซึ่งระบุไว้ในบรรทัดที่ให้ไว้สำหรับระยะเวลารวมของบริการ อย่างไรก็ตาม ในบางครั้ง เนื่องจากข้อกำหนดของกฎหมายของรัฐบาลกลาง จำเป็นต้องระบุทั้งระยะเวลาการให้บริการและระยะเวลาที่ต่อเนื่องกัน ตัวอย่างเช่นการพิจารณาอาวุโสในหน่วยงานภายในในการให้บริการในหน่วยบริการดับเพลิงของรัฐในหน่วยงานเพื่อควบคุมการไหลเวียนของยาเสพติดและสารออกฤทธิ์ต่อจิตประสาทในการให้บริการในสถาบันและหน่วยงานของระบบกฎหมายอาญา

ประสบการณ์การทำงานทั้งหมดคือระยะเวลารวมของการทำงาน (โดยไม่คำนึงถึงจำนวนและระยะเวลาของการหยุดพักในนั้น) และกิจกรรมที่เป็นประโยชน์ต่อสังคมอื่นๆ รวมถึงช่วงเวลาอื่นๆ ที่สมาชิกสภานิติบัญญัติกำหนด

ประสบการณ์การทำงานคำนวณตามรายการในสมุดงานหรือเอกสารอื่น ๆ ที่ยืนยันประสบการณ์การทำงาน ในการกำหนดวิธีการคำนวณ เราขอแนะนำให้ใช้มติของคณะกรรมการ PF RF ณ วันที่ 31 กรกฎาคม 2549 N 192p ซึ่งสอดคล้องกับการคำนวณประสบการณ์โดยการรวมวันที่สิ้นสุดและวันที่เริ่มต้นแยกกัน ของช่วงการทำงาน ความแตกต่างระหว่างจำนวนเงินเหล่านี้คือระยะเวลาของประสบการณ์ทั้งหมด ในเวลาเดียวกัน ควรเพิ่มหนึ่งวันในระยะเวลาของบริการทั้งหมดสำหรับแต่ละกรณีของการเลิกจ้าง

คอลัมน์ 9 "สถานภาพการสมรส" ถูกกรอกตาม OKIN โปรดทราบว่าไม่สามารถใช้คำว่า "โสด" "แต่งงาน" ฯลฯ ได้ ถ้อยคำต่อไปนี้จะถูกต้อง:

- ไม่เคย (ไม่ได้) แต่งงาน;

- อยู่ในการจดทะเบียนสมรส;

- อยู่ในการแต่งงานที่ไม่ได้จดทะเบียน

- พ่อหม้าย (แม่ม่าย);

- หย่าร้าง (หย่าร้าง);

- กระจัดกระจาย (กระจัดกระจาย).

รายละเอียดของเอกสารแสดงตนจะถูกโอนไปยังข้อ 11 "หนังสือเดินทาง" หากมีการเปลี่ยนแปลงข้อมูลหนังสือเดินทางของพนักงานในระหว่างกิจกรรมการทำงานจำเป็นต้องบันทึกไว้ในบัตรส่วนบุคคล

คอลัมน์ "สถานที่อยู่อาศัย" ถูกกรอกตามการประทับตราลงทะเบียนในหนังสือเดินทาง โปรดทราบว่าสถานที่พำนักจริงอาจแตกต่างจากสถานที่ลงทะเบียน สำหรับสิ่งนี้บรรทัดที่เกี่ยวข้องจะระบุไว้ในบัตรส่วนบุคคลซึ่งกรอกจากคำพูดของพนักงาน

หมวด II "ข้อมูลเกี่ยวกับการลงทะเบียนทหาร"

ข้อมูลสำหรับการกรอกส่วนนี้ของบัตรส่วนบุคคลนำมาจาก:

- บัตรประจำตัวทหาร (หรือใบรับรองชั่วคราวที่ออกแทนบัตรประจำตัวทหาร) - สำหรับพลเมืองที่อยู่ในสต็อก

- ใบรับรองพลเมืองที่ต้องเกณฑ์ทหาร - สำหรับพลเมืองที่ต้องเกณฑ์ทหาร

หากพลเมืองอยู่ในสต็อกแล้ว:

- จุดที่ 3 "องค์ประกอบ (โปรไฟล์)" ถูกเติมโดยไม่มีตัวย่อ (เช่น "คำสั่ง", "การแพทย์" หรือ "ทหาร", "กะลาสี");

- ในวรรค 4 "การกำหนดรหัสแบบเต็มของ VUS" การกำหนดแบบเต็มจะถูกบันทึก (หกหลักเช่น 021101 หรือหกหลักและตัวอักษรเช่น 113194A)

- ข้อ 5 "หมวดความเหมาะสมในการรับราชการทหาร" เต็มไปด้วยตัวอักษร (A - เหมาะสำหรับการเกณฑ์ทหาร, B - เหมาะสำหรับการรับราชการทหารที่มีข้อจำกัดเล็กน้อย, C - เหมาะสมกับการรับราชการทหาร, D - ไม่เหมาะสำหรับการรับราชการทหารชั่วคราว) ในกรณีที่ไม่มีรายการในรายการที่เกี่ยวข้องของ ID ทหาร หมวดหมู่ "A" จะถูกวางลง

- ในข้อ 7 "อยู่ในทะเบียนทหาร" บรรทัด "a" ถูกกรอก (ด้วยดินสอง่ายๆ) - หากมีคำสั่งระดมพลและ (หรือ) ตราประทับในการออกและเพิกถอนคำสั่งระดมพลบรรทัด "b" - สำหรับพลเมืองที่จองไว้สำหรับองค์กรสำหรับการระดมพลและช่วงสงคราม

หากพลเมืองถูกเกณฑ์เกณฑ์ทหารแล้ว:

- ในข้อ 2 "ยศทหาร" รายการ "ขึ้นอยู่กับการเกณฑ์ทหาร";

- ในข้อ 5 "หมวดหมู่ความเหมาะสมในการรับราชการทหาร" มีจดหมายระบุไว้ (A - เหมาะสำหรับการรับราชการทหาร, B - เหมาะสำหรับการรับราชการทหารที่มีข้อจำกัดเล็กน้อย, C - บางส่วนเหมาะสำหรับการรับราชการทหาร, D - ไม่เหมาะสำหรับการรับราชการทหารชั่วคราว, D - ไม่เหมาะสำหรับการรับราชการทหาร) บนพื้นฐานของการเข้าร่วมในใบรับรองพลเมืองที่อยู่ภายใต้การเกณฑ์ทหาร

หากพลเมืองอายุถึงเกณฑ์สำหรับการอยู่ในกองหนุนหรือได้รับการยอมรับว่าไม่เหมาะที่จะรับราชการทหารด้วยเหตุผลด้านสุขภาพในข้อ 8 จะมีการทำเครื่องหมายว่า "ลบออกจากการลงทะเบียนทหารตามอายุ" หรือ "ถอดออกจากการจดทะเบียนทางทหารด้วยเหตุผลด้านสุขภาพ ."

ที่ส่วนท้ายของส่วนนี้ ที่ด้านล่างของหน้าสองของแบบฟอร์ม เจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคลและพนักงานที่กรอกบัตรจะลงลายมือชื่อเพื่อยืนยันความถูกต้องของข้อมูลที่ป้อน

หมวดที่ 3 "การรับสมัคร โยกย้ายไปยังงานอื่น"

บนพื้นฐานของคำสั่งการจ้างงานของแบบฟอร์ม T-1 หรือ T-1a รายการแรกจะทำในส่วนนี้ ในระหว่างการทำงานของพนักงาน จะมีการจัดทำบันทึกการโอนที่นี่ (ตามคำสั่งในแบบฟอร์มรวม T-5)

ในส่วนนี้ของบัตรส่วนบุคคล มีคอลัมน์สำหรับทำความคุ้นเคยกับรายการที่ทำขึ้น ดังนั้นโดยอาศัยกฎเกณฑ์ในการดูแลรักษาและจัดเก็บสมุดงานของพนักงาน จึงจำเป็นต้องทำความคุ้นเคยกับรายการเหล่านี้

สาม. จ้างและย้ายไปทำงานอื่น

ส่วนที่ IV "การรับรอง"

ส่วนนี้จะกรอกเฉพาะในกรณีที่องค์กรให้การรับรองโดยข้อบังคับท้องถิ่นหรือดำเนินการตามข้อกำหนดของกฎหมาย วันที่รับรองการตัดสินใจของคณะกรรมการรับรอง (โดยย่อ) วันที่และจำนวนรายงานการประชุมจะถูกระบุ ในคอลัมน์ "พื้นฐาน" บันทึกวันที่และหมายเลขของคำสั่งสำหรับการรับรอง โปรดทราบว่านอกเหนือจากการตัดสินใจเกี่ยวกับความเหมาะสมของพนักงานสำหรับตำแหน่งที่ดำรงตำแหน่งแล้ว คณะกรรมการรับรองเอกสารอาจแนะนำให้ส่งเขาเข้ารับการฝึกอบรม ย้ายไปยังตำแหน่งอื่น ฯลฯ คำแนะนำเหล่านี้สามารถให้ไว้ในส่วนนี้ได้เช่นกัน

ส่วน V "การฝึกอบรมขั้นสูง"

สอดคล้องกับศิลปะ 196 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย นายจ้างดำเนินการฝึกอาชีวศึกษา ฝึกอบรม ฝึกอบรมขั้นสูงของพนักงาน ฝึกอบรมในวิชาชีพที่สองในองค์กร และหากจำเป็น ในสถาบันการศึกษาระดับประถมศึกษา มัธยมศึกษา วิชาชีพชั้นสูง และการศึกษาเพิ่มเติม ตามเงื่อนไขและในลักษณะที่กำหนดโดยข้อตกลงร่วม ข้อตกลง สัญญาจ้างงาน หลังจากการฝึกอบรมในสถาบันฝึกอบรมขั้นสูงที่กรอกข้อมูลในส่วนนี้

โปรดจำไว้ว่าการฝึกอบรมขั้นสูงอาจเป็นระยะสั้น (อย่างน้อย 72 ชั่วโมง) ระยะยาว (มากกว่า 100 ชั่วโมง) และสามารถดำเนินการได้ในรูปแบบของการสัมมนาตามหัวข้อและปัญหา (ตั้งแต่ 72 ถึง 100 ชั่วโมง)

V. การพัฒนาวิชาชีพ

วันที่	ประเภทของการฝึกขั้นสูง	ชื่อสถานศึกษา ที่ตั้ง	เอกสาร (ใบรับรอง, ใบรับรอง)	ฐาน
จุดเริ่มต้นของการฝึก	จบการอบรม
ชื่อ	หมายเลขซีเรียล	วันที่
1	2	3	4	5	6	7	8
05.04.2010	20.04.2010	ในระยะสั้น	นิจนีย์ นอฟโกรอด	ตัวตน	BI-V	20.04.	สั่งจาก
		หลักสูตร	สถานะ		123456	2010	03.04.2010
			น้ำท่วมทุ่ง				N 52
			มหาวิทยาลัย

ส่วนที่หก "การอบรมขึ้นใหม่อย่างมืออาชีพ"

ส่วนนี้จะเต็มไปเมื่อพนักงานเชี่ยวชาญอาชีพใหม่ หลังจากเสร็จสิ้นการฝึกอบรมภายใต้โปรแกรมมากกว่า 500 ชั่วโมงจะมีการออกประกาศนียบัตรการอบรมขึ้นใหม่อย่างมืออาชีพโดยพิจารณาจากการสมัคร ขอให้เราระลึกว่าขั้นตอนและเงื่อนไขสำหรับการอบรมขึ้นใหม่อย่างมืออาชีพของผู้เชี่ยวชาญนั้นกำหนดโดยคำสั่งของกระทรวงศึกษาธิการของสหพันธรัฐรัสเซียเมื่อวันที่ 09/06/2000 N 2571 และกฎระเบียบแบบจำลองเกี่ยวกับสถาบันการศึกษาการศึกษาระดับมืออาชีพเพิ่มเติม (การฝึกอบรมขั้นสูง ) สำหรับผู้เชี่ยวชาญ

ในคอลัมน์ "พื้นฐาน" คุณควรระบุรายละเอียดของคำสั่งตามทิศทางของพนักงานสำหรับการฝึกอบรมขึ้นใหม่ หากพนักงานเข้ารับการฝึกอบรมใหม่ด้วยตนเองและแสดงเฉพาะประกาศนียบัตร คอลัมน์ "พื้นฐาน" จะว่างเปล่า

หมวด 7 "รางวัล (สิ่งจูงใจ) ตำแหน่งกิตติมศักดิ์"

มาตรา 191 แห่งประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซียให้สิทธินายจ้างในการส่งเสริมให้ลูกจ้างที่ปฏิบัติหน้าที่อย่างมีมโนธรรม - เพื่อแสดงความกตัญญู ออกรางวัล มอบของกำนัลอันมีค่า เกียรติบัตร หรือมอบให้แก่ตำแหน่ง ดีที่สุดในอาชีพของตน หากในช่วงชีวิตการทำงาน พนักงานได้รับการสนับสนุนจากองค์กรหรือได้รับตำแหน่งกิตติมศักดิ์ จำเป็นต้องบันทึกเกี่ยวกับเรื่องนี้ในส่วนนี้

ข้อ 24 ของกฎสำหรับการบำรุงรักษาและการจัดเก็บสมุดงานระบุว่ารางวัลและสิ่งจูงใจใดระบุไว้ในสมุดงานและด้วยเหตุนี้ (โดยการเปรียบเทียบ) และในบัตรส่วนบุคคล โปรดจำไว้ว่าข้อมูลเกี่ยวกับโบนัสที่ได้รับจากระบบค่าตอบแทนหรือที่จ่ายเป็นประจำจะไม่ถูกป้อนลงในบัตรส่วนบุคคล

วี. รางวัล (สิ่งจูงใจ) ตำแหน่งกิตติมศักดิ์

ชื่อรางวัล (สิ่งจูงใจ)	เอกสาร
ชื่อ	ตัวเลข	วันที่
1	2	3	4
เกียรติบัตร	คำสั่ง	108	10.10.2010

โปรดทราบว่าในสถาบันที่ได้รับทุนจากระดับต่างๆ ของงบประมาณ อาจมีการมอบรางวัลแผนก ตัวอย่างเช่น สำหรับบริการลงทะเบียนของรัฐบาลกลาง ระเบียบว่าด้วยใบรับรองเกียรติคุณได้รับการอนุมัติโดยคำสั่งของบริการลงทะเบียนกลางของ 12/15/2011 N P / 507

หมวด VIII "วันหยุด"

วันหยุดพักผ่อนทั้งหมด (จ่ายรายปี ค้างชำระ เพิ่มเติม และอื่นๆ) จะต้องนำมาพิจารณาด้วย เมื่อกรอกข้อมูลในส่วนนี้ คุณต้องระบุประเภทของวันหยุด (เช่น จ่ายเพิ่ม) ระยะเวลาที่ได้รับ จำนวนวันหยุดตามปฏิทิน วันที่เริ่มต้นและสิ้นสุด พื้นฐาน (คำสั่งอนุญาตให้ลาพักร้อนใน แบบฟอร์ม T-6)

บางครั้งมีคำถามเกิดขึ้นกับการกรอกคอลัมน์ "ระยะเวลาทำงาน" ของส่วนนี้: ผู้เชี่ยวชาญบางคนเมื่ออนุญาตให้ลางานบางส่วนระบุครึ่งหนึ่งของช่วงเวลา นี่ไม่เป็นความจริง. จำเป็นต้องระบุปีทำงานเต็มจำนวนที่ได้รับอนุญาตให้ลาได้ ไม่ว่าพนักงานจะได้รับวันลาเต็มจำนวนหรือบางส่วนก็ตาม

หมวด IX "ผลประโยชน์ทางสังคม"

บัตรส่วนบุคคลส่วนนี้แสดงรายการผลประโยชน์ทางสังคมที่เกี่ยวข้องกับแรงงานสัมพันธ์ ข้อมูลเกี่ยวกับพวกเขาจะถูกป้อนตามเอกสารที่พนักงานส่งมาเช่นใบรับรองความพิการใบรับรองของผู้บริจาคกิตติมศักดิ์ เพื่อเป็นพื้นฐานสำหรับผลประโยชน์ เราขอแนะนำให้คุณระบุกฎหมายของรัฐบาลกลางหรือพระราชบัญญัติเชิงบรรทัดฐานอื่นๆ ซึ่งกำหนดไว้สำหรับผลประโยชน์หรือการรับประกัน

การทำส่วนนี้ให้สมบูรณ์จะทำให้เจ้าหน้าที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลสามารถติดตามการจัดหาผลประโยชน์และการค้ำประกันตามที่กฎหมายกำหนด

ส่วน X "ข้อมูลเพิ่มเติม"

ที่นี่คุณสามารถป้อนข้อมูลใด ๆ ที่นายจ้างต้องการเกี่ยวกับลูกจ้างซึ่งไม่มีสถานที่ที่เหมาะสมข้างต้น - ว่าพนักงานเป็นผู้ปกครองของเด็กพิการ, การแสดงตนของใบขับขี่, หนังสือเดินทางต่างประเทศ ฯลฯ กรอกข้อมูลในส่วนนี้ บนพื้นฐานของเอกสารที่ส่งโดยพนักงาน ...

มาตรา XI "เหตุผลในการบอกเลิกสัญญาจ้าง (เลิกจ้าง)"

ส่วนนี้กรอกบัตรส่วนบุคคลและจะเสร็จสมบูรณ์ก็ต่อเมื่อพนักงานถูกไล่ออกเท่านั้น รายการที่ทำขึ้นบนพื้นฐานของคำสั่งให้ยุติ (ยุติ) สัญญาจ้าง (แบบฟอร์มรวม T-8, T-8a) พวกเขายังระบุสาเหตุของการเลิกจ้างโดยอ้างอิงถึงบทความที่เกี่ยวข้องของประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซียและวันที่ถูกไล่ออก

บันทึกนี้ได้รับการรับรองพร้อมลายเซ็นโดยทั้งพนักงานบริการบุคลากรและพนักงานลาออก