Tushuntirish xati tayyorlanmoqda. Tushuntirish yozuviga misol

Mehnat munosabatlari jarayonida tijorat yoki davlat muassasalari, tushuntirish xati ko'pincha tuziladi, bu nima xodimning tushuntirish xati uning ta'rifi, turlari, namunasi, biz bugungi mavzuda ko'rib chiqamiz.

Tushuntirish yozuvi asosiy hujjatning (loyiha, hisobot, reja) boshqa qoidalarini tavsiflovchi yoki muayyan harakat, fakt yoki hodisaning sabablarini tushuntiruvchi tushuntirish hujjati. Garchi amaldagi qonun xodimning tushuntirish xati nima ekanligi haqida belgilangan ta'rifni bermaydi.

Qoida tariqasida, ushbu hujjatni yozish tashabbuskori kompaniya rahbari, huquq-tartibot idoralari yoki xavfsizlik xizmati. Shunga o'xshash harakatlar mavjud huquqiy asos, bu ish beruvchilarni ba'zi hollarda ishchilardan qilgan xatti-harakati to'g'risida yozma tushuntirishni talab qilishga majbur qiladi (TC № 408, 199-modda).

Umuman olganda, keyin tushuntirish xatini tayyorlash, harakat yoki shart, har qanday harakatsizlik, yuzaga kelishi yoki ma'lum bir hodisaning yuzaga kelishi sabablarini tushuntirishi mumkin bo'lgan normativ bo'lmagan hujjat hisoblanadi. U korxona xodimi tomonidan tuziladi va menejer yoki undan yuqori lavozimga ega bo'lgan shaxsga beriladi.

Konstitutsiyaga ko'ra, tushuntirish xatini rasmiylashtirish majburiyat emas, balki har qanday xodimning huquqidir. Shu bilan birga, ish beruvchi ushbu hujjatni (yozma shaklda) tayyorlashni talab qilishi shart:

Kuchga kirishdan oldin intizomiy jazo(TC 199-modda);
ma'lum bir tiklanish bilan bog'liq bo'lgan buyruq chiqarilishini kutmoqda pul summasi xodimning ish haqidan (TC moddasi No 408).

Boshqa hollarda, ish beruvchi xodimlardan tushuntirishlar berishni talab qilishga haqli, lekin umuman shart emas (har qanday vaziyatda kompaniya xodimining pozitsiyasini bilish yoki umumiy baholash amalga oshirilgan harakatlar yoki biron bir qarorning qabul qilinishi sabablari).

Tushuntirish yozuvlari turlari

Mavjud quyidagi turlar tushuntirish yozuvlari, ular quyidagilarga bo'linadi:

Ogohlantirish, agar eslatma harakatsizlik yoki noto'g'ri harakat sabablarini o'z ichiga olgan bo'lsa.
Tushuntirish, tashkilot xodimi boshqa shaxslarning xatti-harakatlarini tushuntirganda, o'ziga bog'liq bo'lmagan sabablarga ko'ra sodir bo'lgan muayyan hodisalarning holatlari yoki shartlarini tavsiflaydi.

Qoida tariqasida tushuntirish quyidagi jihatlarni ko'rib chiqishga tegishli:

absenteeism yoki absenteeism ish joyi kerakli vaqtda;
Ishda mastlik holatida yoki boshqa tabiatda (alkogolli, giyohvandlik) qolish;
kechikish;
Mehnatni muhofaza qilish talablari va normalarini buzish;
Birovning mulkini o'g'irlash, agar o'g'irlik ish joyida sodir bo'lsa;
axloqsiz harakat;
No taqdim etish to'g'ri ma'lumot V turli organlar;
Buzilish mehnat intizomi;
Vazifalarni to'liq bajarmaslik yoki yomon bajarish.

Xodimning tushuntirish xati va loyihani tuzish qoidalari namunasi

Ushbu eslatma A4 qog'oz varag'ida faqat bitta nusxada alohida tuziladi.

Ba'zi korxonalar o'z xodimlari uchun maxsus o'rnatilgan formadan foydalanadilar. Shunga qaramay belgilangan shakl faqat maslahat xarakteriga ega, uning versiyasini tasdiqlash mahalliy normativ-huquqiy hujjat yordamida amalga oshiriladi.

Ammo, shunga qaramay, hujjat bir nechta qismlarni o'z ichiga olishi kerak:

Haqiqiy(tegishli maydonda ushbu masalani ko'rib chiqish uchun sabab bo'lgan barcha faktlarni ko'rsatishingiz kerak);
Sababi(bo'lgan vaziyatni to'liq tushuntiruvchi sabablar batafsil ko'rsatilgan va qayd etilgan);

Har biri bilan bo'lishi kerak ob'ektiv nuqta view sizning foydangizga guvohlik beruvchi barcha faktlarni aks ettiradi.

Memorandum bilan taqqoslaganda, u xulosalar yoziladigan mantiqiy qismning yo'qligini ta'minlashi mumkin.

Eslatmada biz allaqachon yozgan narsalarga qo'shimcha ravishda, quyidagilar ko'rsatilishi kerak:

Xodim ishlaydigan tashkilotning aniq nomi;
Hujjat tuzilgan joy;
Qabul qiluvchi to'g'risida oqilona ma'lumot beruvchi ma'lumotlar;
Hujjatning aniq nomi;
yozilgan sana;
Ro'yxatdan o'tish raqami;
Eslatma oxirida imzo talab qilinadi.

Xodim bilan bog'liq holda eslatma yozishni rad etishi mumkin bo'lgan holatlar mavjud turli tadbirlar Bu ham qonuniy, ham noqonuniy. Agar da qonuniy voz kechish barcha mavjud guvohlarni ko'rsatadigan yozuvni tuzish uchun xodim. Ikkitadan ortiq guvoh bo'lishi kerak. IN majburiy akt ushbu kelishmovchiliklar yuzaga kelgan hozirgi vaziyatning barcha holatlari ko'rsatilgan. Shaxsiy va ko'rsatadi Bog'lanish uchun ma'lumot guvohlar, yashash joyi, lavozimi va boshqalar.

Bundan tashqari, tushuntirish yozuvini ro'yxatdan o'tkazish buyurtma bo'yicha amalga oshirilishini yodda tutishingiz kerak rahbari tomonidan belgilanadi va boshqa hech kim.

Ish materiallarini ko'rib chiqqandan so'ng, sizning rahbaringiz buyruqni bajarish bo'yicha qaror qabul qiladi. Ushbu hujjatni har qanday tashkilotda saqlash muddati kamida uch yil.

Ehtimol, bularning barchasi xodimning tushuntirish xati nima ekanligini, uning ta'rifi, hujjatlar turlari va namunalarini to'g'ri tavsiflovchi asosiy fikrlardir.

Direktorga tushuntirish xati nima va u qanday hollarda yozilishi kerak? Bu maqolada muhokama qilinadi.

Tushuntirish xati qachon yoziladi?

Darhol ta'kidlash kerakki, tushuntirish direktori barcha holatlarda kerak emas. Bundan tashqari, ba'zi hollarda uni umuman yozmaslik tavsiya etiladi. Biroq, bunday holatlar qoida emas, balki istisno hisoblanadi. Bu juda kamdan-kam hollarda sodir bo'ladi. Tushuntirish xati qachon va qanday hollarda berilishi haqida zarur tartib, keyinroq muhokama qilinadi.

Birinchi va eng keng tarqalgan sabab - bu noto'g'ri xatti-harakatlarga olib kelgan sabablarning haqiqiyligini baholash yoki intizomiy huquqbuzarlik ishchi. Boshqacha aytganda, ishtirok etgan shaxs mehnatni tashkil etish, tushuntirish xati yordamida muayyan hodisaga aloqadorligini yoki ishtirok etmasligini isbotlashi kerak. Shuni ham ta'kidlash kerakki, ushbu turdagi hujjatni yozish eng keng tarqalgan va rasmiy forma boshliqlar va bo'ysunuvchilar o'rtasidagi dialog.

Boshqaruv tushuntirish yozuvini talab qiladi: nima qilish kerak?

U yoki bu odam ishlaydigan kompaniyada bor edi favqulodda, va rahbariyat xodimlardan tushuntirishni talab qildi. Ko'pgina xodimlar darhol tashvishlana boshlaydilar va hujjat yozish kerakmi yoki yo'qmi deb hayron bo'lishadi. Darhol ta'kidlash kerak: rasmiylar bilan konstruktiv muloqot uchun, albatta, tushuntirish xati tuzish kerak. Bundan tashqari, xodim bundan ba'zi afzalliklarga ega bo'ladi. Shunday qilib, birinchi navbatda, sizning pozitsiyangizni eng aniq va aniq bayon qilish mumkin bo'ladi. Ikkinchidan, hujjat yozish kelajakda muammolardan qochishga yordam beradi. Gap shundaki, direktorga tushuntirish xati o'zini himoya qilishning bir turi, mumkin bo'lgan sanktsiyalarni yumshatish yoki kechiktirish imkoniyatidir. Agar tushuntirish xati 2 kun ichida stol ustidagi organlarga etib bormasa, unda jazo to'liq va muqarrar bo'ladi.

Shunday qilib, tuzing tushuntirish hujjati nima bo'lishidan qat'iy nazar, baribir bunga arziydi. kechikish, sabab moddiy zarar, noto'g'ri harakatlar ish joyida va boshqalar - bularning barchasi tasodifan sodir bo'lishi mumkin. Qo'llanma sizning harakatlaringizni tushuntirish imkoniyatini beradi va uni o'tkazib yubormaslik kerak.

Tushuntirish xati kimning nomiga yozilgan?

Tushuntirishni yozish tartib-qoida ekanligini ko'rib chiqqach, majburiy bo'lmasa-da, lekin kerakli narsaga o'tishga arziydi. keyingi savol: uning malakali dizayni haqida. Afsuski, aksariyat fuqarolar qoidalarga mutlaqo zid ravishda tushuntirish xati yozadilar. Ha, ko'pincha ko'pgina korxonalarda ko'rib chiqilayotgan hujjatning bajarilishi ustuvor ahamiyatga ega emas. Biroq, bu siz xohlagan tarzda eslatma yozishingiz mumkin degani emas. direktor malakali va qoidalarga muvofiq? Bu haqda keyinroq.

Siz gaplashishingiz kerak bo'lgan birinchi narsa - kimga tushuntirish xati yozishingiz kerak. Bu erda hamma narsa oddiy ko'rinadi. Biroq, fuqarolarning aksariyati birinchi bosqichda allaqachon muammolarga duch kelishmoqda. Va bu muammolar oqlanadi: ko'pincha rahbariyat ulkan shtab-kvartira bo'lib, kim bevosita boshliq ekanligini tushunish unchalik oson emas. Biroq, siz hali ham buni aniqlay olasiz. Buning uchun siz qarashingiz kerak maxsus hujjat, deb nomlanadi Aynan u erda ishlaydigan shaxsning bevosita rahbari kim ekanligi yozilishi kerak.

Tushuntirish yozuvini yozish imkoniyatlari haqida

Qanday qilib tushuntirish yozuvini yozish kerak: qog'ozga yoki kompyuterda? Bu erda aniq talablar yo'q. Qonun bu variantlardan hech birini taqiqlamaydi. Ammo shuni ta'kidlash kerakki, aksariyat korxonalar qo'lda yozilgan tushuntirish xatlarini qabul qilishadi. Bu yanada qulayroq.

Tabiiyki, qo'lda yozilgan matn o'qilishi kerak. Axir, agar rahbariyat nima yozilganligini aniqlashda qiynalsa, muammolar paydo bo'lishi mumkin.

Shunday qilib, fundamental farq hujjatni qanday aniq rasmiylashtirishda, albatta, yo'q. Ammo agar rahbariyat muayyan talablarni qo'ysa, unda, albatta, ularni bajarish yaxshiroqdir.

Tushuntirish xatini berish qoidalari: sarlavha

Direktorga kompyuterda chop etilgan tushuntirish xati bo'lishi kerak muayyan tuzilma. U nima bo'lishi kerak? Direktor nomiga tushuntirish xatini qanday yozish kerakligi keyinroq muhokama qilinadi.

Yuqori o'ng tarafdagi varaqda eslatma kimga qaratilganligi va kimdan ekanligi yozilgan. Bu erda tashkilot va bo'linma, shuningdek, o'z pozitsiyasi va bosh harflari ko'rsatilgan. Pastda, o'rtada sarlavha yozilgan: "Tushuntirish xati".

Ko'pincha menejment barcha mumkin bo'lgan va mumkin bo'lmagan standartlarga muvofiq hujjatlarni talab qiladi. Shunga o'xshash boshliqlari bo'lgan shaxslar e'tiborga olishlari kerak keyingi qoida: sarlavha to'liq, bo'sh joysiz yoziladi. Quyida misol keltirilgan tushuntirish direktori. To'g'ri va noto'g'ri dizayn misoli aniq ko'rsatilgan.

Tushuntirish xatini berish qoidalari: asosiy qism

Sarlavhani loyihalashdan so'ng, hujjatning asosiy qismini yozishni boshlashingiz kerak. Bu erda aniq nimani tavsiya qilish mumkin? Direktor nomiga yoziladigan tushuntirish xati qisqa, ixcham va o‘qilishi oson bo‘lishi kerak. Hodisa sanasini ko'rsatish kerak, hammasi kerakli nomlar va familiyalar, shuningdek, sodir bo'lgan sabablarning nisbatan batafsil tavsifi.

Hech qachon nima qilmasligingiz kerak? Birinchidan, yolg'on yozing. O'z etakchiligini e'tiborsiz qoldirmaslik kerak. Ertami-kechmi haqiqat baribir oshkor bo'ladi. Ikkinchidan, siz eslatmada haqoratli so'zlardan foydalana olmaysiz turli xil nomaqbul so'zlar. Uslub faqat biznes va rasmiy bo'lishi kerak. Mutlaqo har bir kishi, lavozimidan qat'i nazar, vaqti-vaqti bilan, mohirona va malakali ravishda direktor nomiga tushuntirish xati yozishi kerak.

Tushuntirish yozuvi bilan keyingi harakatlar

Direktor nomiga tushuntirish xatini qanday yozishni tushunish unchalik qiyin emas. Keyinchalik, tuzilgan hujjatni qaerga va qaysi organlarga yuborish kerakligini tushunishingiz kerak.

Yuqorida aytib o'tilganidek, xodimning rasmiylashtirish va organlarga yuborish uchun faqat ikki kuni bor tushuntirish xati. IN aks holda ish beruvchi mutaxassisga to'liq yuklash imkoniyatiga ega bo'ladi.Izoh yozib, xodim uni tegishli organga beradi. Maxsus mahalliy aktlardan aniq qaerdan bilib olishingiz mumkin.

Xodimga ikki nusxada tushuntirish xati yozish tavsiya etiladi. Bu kelajakda mutaxassis hujjatni noto'g'ri vaqtda topshirganligi haqida da'volar bo'lmasligi uchun kerak. Darhaqiqat, ko'pincha tushuntirish xati rasmiylarga juda uzoq vaqt etib borishi mumkin. Agar rahbar xodimning ko'rsatmasidan qoniqmasa va mutaxassisga yuklangan bo'lsa to'liq javobgarlik, muammoni butunlay boshqa darajada - to'g'ridan-to'g'ri muloqot orqali hal qilish kerak. Shuni ham ta'kidlash kerakki, Rossiya Federatsiyasi Mehnat kodeksining 193-moddasi, unda hamma narsa zarur ma'lumotlar direktor nomiga tushuntirish xati kabi narsalar haqida.

Rossiya Federatsiyasi Mehnat kodeksining 193-moddasi: umumiy xususiyatlar

Qonunda boshqa qimmatli ma'lumotlar ham mavjud. Masalan, rasmiylar voqea sodir bo'lganidan olti oy o'tgach, xodimni javobgarlikka torta olmasligi, shuningdek, faqat bitta huquqbuzarlik uchun bir vaqtning o'zida bir nechta jazo turlarini qo'llashi mumkin.

Ta'lim muassasasiga tushuntirish xati yozish haqida

Direktorga tushuntirish xati ta'lim muassasasi qoida tariqasida, bevosita ishtirokchi tomonidan tuziladi ta'lim jarayoni. Bu erda ham umumiy aniq talablar yo'q. Yana, har bir shaxs Ta'lim muassasasi o'zlarini ilgari sura oladi individual talablar hujjatni tayyorlash uchun.

Maktab direktoriga yo'llangan tushuntirish xati taxminan xodimlar uchun tushuntirish xati bilan bir xil tarzda tuziladi. Sarlavha yuqori o'ng tomonda bo'lishi kerak va tanasi qisqa va ixcham bo'lishi kerak. Yo'q maxsus farqlar va tushuntirishlar shaklida. Kechikkani uchunmi, intizomni buzgani uchunmi yoki boshqa narsa uchunmi farqi yo'q.

Tushuntirish xati- u yoki bu xodim tomonidan sodir etilgan huquqbuzarlik sabablarini tasdiqlovchi hujjat. Odatda u yoki ichida yoziladi ixtiyoriy, yoki korxona xodimi biror narsada aybdor bo'lgan (kechiktirilgan yoki umuman ishga kelmagan, ish joyida paydo bo'lgan) hollarda rahbarning iltimosiga binoan mast, unga berilgan buyruqni bajarmagan va hokazo).

FAYLLAR

Nima uchun sizga tushuntirish xati kerak

Qoida tariqasida, xodim tomonidan tushuntirishni talab qiladigan qoidabuzarliklar juda jiddiy bo'lib, intizomiy jazoga, shu jumladan ishdan bo'shatishgacha olib kelishi mumkin. Bunga yo'l qo'ymaslik va vaziyatni halol tushunish uchun vakolatli rahbar yozma tushuntirishlarni so'raydi.

Tushuntirish yozuvi xodimni himoya qilishi mumkin munozarali vaziyatlar ish beruvchi bilan kelishmovchiliklar yuzaga kelgan taqdirda, shuningdek, tomonlardan biri sudga murojaat qilgan taqdirda, dalil hujjati maqomini olishi mumkin.

Tushuntirish uchun kimga murojaat qilish kerak

Ko'pincha korxona direktori nomiga tushuntirish xati yoziladi. Ammo agar kompaniya juda katta bo'lsa, u holda to'g'ridan-to'g'ri rahbariyatga (do'kon boshlig'i, usta, bo'lim boshlig'i va boshqalar) yozilishi kerak. Odatda siz nomiga eslatma yozishingiz kerak bo'lgan shaxsning pozitsiyasi "Qoidalar" bilan tartibga solinadi. ichki qoidalar har bir tashkilot bo'lishi kerak.

Qachon tushuntirish yozish kerak

Tushuntirish xati yozish uchun, muayyan muddatlar: voqea sodir bo'lgan kundan boshlab ikki ish kunidan oshmasligi kerak. Shuning uchun ish beruvchi, kompilyatsiya yozma ariza tushuntirishlar berish to'g'risida, sana qo'yish kerak - hisobot undan saqlanadi. Agarda vaqtni belgilang tushuntirish xati yozilmaydi, ish beruvchi bo'ysunuvchiga huquqbuzarlikka mos keladigan va qonun doirasida har qanday jazo choralarini qo'llashga haqli.

Shuni esda tutish kerakki, bitta qoidabuzarlik uchun faqat bitta ariza berilishi mumkin. intizomiy jazo va sodir etilgan huquqbuzarlik fakti aniqlangandan keyin bir oydan kechiktirmay (fakt ham yozma shaklda, maxsus dalolatnoma tuzish va ro'yxatdan o'tkazish yo'li bilan aniqlanadi).

Tushuntirish xatini tuzish qoidalari

Tushuntirish xati erkin shaklda yoziladi. U quyidagi ma'lumotlarni o'z ichiga olishi kerak:

• kompaniya ma'lumotlari,
• menejer va huquqbuzar xodim haqida ma'lumot;
• huquqbuzarlik sanasi
• tushuntirishlar.

Asosiy qism qanchalik ishonchli bo'lsa, xodim uchun shunchalik yaxshi bo'ladi, chunki argumentlar yozma ravishda tasdiqlanadigan dalillarni keltirish yaxshiroqdir (masalan, agar siz ishga kechiksangiz, tibbiy muassasadan ma'lumotnoma yoki mashinadan chek. ta'mirlash sanasi va vaqti va boshqalar bilan xizmat ko'rsatish .P.). Shuningdek, sodir etilgan qoidabuzarlik uchun pushaymon bo'lish (agar unda xodimning bevosita aybi bo'lsa) va kelajakda yaxshilash va bunday xatolarga yo'l qo'ymaslik va'dasi ijobiy rol o'ynaydi.

Agar xodim o'zining orqasida aybni ko'rmasa, bu tushuntirish xatida uning yo'qligi to'g'risidagi barcha zarur dalillar bilan ham aks ettirilishi kerak.

Tushuntirish xatini qo'lda yoki kompyuterda yozishingiz mumkin. Birinchi variant afzalroq va tajribali mutaxassislar hujjatni qanday rasmiylashtirishni talab qiladi. kadrlar bo'limlari va advokatlar. Har holda, tushuntirish bo'lishi kerak "jonli" imzo bilan tasdiqlangan majburiy "jonli" transkriptga ega bo'lgan xodim.

Tushuntirish xati ikki nusxada yozilishi kerak, ulardan biri ish beruvchiga topshirilishi kerak, ikkinchisi esa saqlanishi kerak, lekin ish beruvchi ikkala nusxada tushuntirish xati olinganligi to'g'risida belgi qo'ygandan keyingina.

Tushuntirish yozuvini yozish bo'yicha ko'rsatmalar

Ish yuritish normalari va qoidalari nuqtai nazaridan tushuntirish xati to'liq standart tuzilishga ega va yozishda katta qiyinchiliklarga olib kelmasligi kerak.

Hujjatning yuqori o'ng burchagidagi "sarlavha" da siz kiritishingiz kerak qabul qiluvchi ma'lumotlari.

1. Birinchidan, bu erda xodimning lavozimi ko'rsatilgan, u kimning nomidan tuzilgan (direktor, Bosh direktor, bo'lim boshlig'i, guruh rahbari va boshqalar).
2. Keyin tashkilotning to'liq nomi uning tashkiliyligini ko'rsatgan holda yoziladi huquqiy maqomi(IP, MChJ, ZOA, OAJ), shuningdek, qabul qiluvchining familiyasi, ismi, otasining ismi.
3. Shundan so'ng, xodim to'g'risidagi ma'lumotlar (lavozim, kompaniya nomi, familiyasi, ismi, otasining ismi) ham xuddi shu tarzda tuziladi.
4. Quyidagilar ko'rsatilgan aholi punkti korxona ro'yxatdan o'tgan joy, shuningdek ariza yozish sanasi.

Keyin, satrning o'rtasiga hujjat nomini uning mohiyatini qisqacha belgilash bilan yozishingiz kerak (da bu holat ishga kechikish haqida.

Ikkinchi qism asosiy hisoblanadi. Bu erda faqat olib kelish kerak huquqbuzarlik faktlari va sabablari Shu bilan birga, aniq formulalar va dalillar bilan to'g'ri tushuntirishga harakat qilish kerak. Agar xodimning aybsizligi haqida yozma dalil mavjud bo'lsa, bu ham ko'rsatilishi kerak. Siz ko'p va batafsil yozishingiz shart emas - hech kim matnning bir nechta sahifalarini o'qimaydi, bundan tashqari, bunday tushuntirish ish beruvchining salbiy reaktsiyasiga sabab bo'lishi mumkin.

Ariza talab qilinadi belgisi Bilan majburiy transkript imzolaydi va uni kotibga yoki shaxsan bevosita rahbarning qo'liga topshiradi.

Hayotda kutilmagan vaziyat yuzaga kelishi mumkin, unda siz usiz qilolmaysiz. Lekin uni qanday qilib to'g'ri tartibga solish kerak? Ushbu maqolada biz ushbu biznes hujjatida atributlar qanday aks etishi kerakligini aniq ko'rib chiqamiz va tushuntirish yozuvlarini to'ldirishning asosiy qoidalariga ham to'xtalamiz.

Tushuntirish xati hujjatdir

Tushuntirish yozuvi biznes hujjati, unda mojaroning barcha ishtirokchilarining tushuntirishlari to'plami. Biroq, buni tushunish kerak ushbu hujjat rahbariyatga da'vo qo'yish uchun asos bo'lmaydi. Bu shunchaki muammoning mohiyatini aks ettiradi.

Odatda buzilishni ko'rsatish uchun tushuntirish xati so'raladi mehnat intizomi va hokazo. Ammo shu bilan birga, ko'pchilik tushuntirish xatini qanday qilib to'g'ri yozish haqida o'ylamagan. Tartibga solish uchun bu masala, siz 2 yo'l bilan borishingiz mumkin:

1. IN qidiruv tizimi"tushuntirish yozuvini qanday yozish kerak" so'rovini so'rang va eng ko'p tanlang mos variant(sizning fikringizcha)
2. Tadqiq qiling Ushbu maqola va barcha holatlar uchun tushuntirish xatini tuzishning to'g'riligi haqida ma'lumot oling

E'tibor bering, tushuntirish xatini tuzishda bitta asosiy qoida qo'llaniladi. Bu namunaviy qoida ish yozishmalar va u shunday bo'lishi kerak:

• Eslatma muammoning asosiy g'oyasini aks ettirishi kerak biznes uslubi beadablik va xalq tilisiz
• Ishonchlilik belgilangan ma'lumotlar va xulosa
• Tushuntirish xati xronologiyani saqlab, jumlaning mantiqiy va izchil tuzilishi bilan birinchi shaxsda yoziladi.
• Oxirida hujjat imzo va tuzilgan sana bilan tasdiqlanishi kerak.

Tushuntirish xatining shakli va shakliga bo'lgan ehtiyoj

Tushuntirish eslatmasi: namuna

Tushuntirish yozuvi uchun standart shakl yo'q, u shunchaki tasdiqlanmagan. Shuning uchun eslatma yozilgan erkin shakl. Ammo tushuntirish xatini qanday yozishni bilmasangiz, bizning veb-saytimizda tushuntirish xati namunasidan foydalanganingiz ma'qul.

Shunisi e'tiborga loyiqki, ba'zi tashkilotlar o'zlarini tasdiqlagan o'z shakli tushuntirish xati. Bu mamlakatimiz qonunchiligida taqiqlanmagan, ya'ni siz kompaniya sizga taklif qilgan shakldan to'liq foydalanishingiz kerak bo'ladi.

Tashkilot rahbariyatiga tushuntirish xati namunasi

Tashkilot rahbariyatiga kechikish yoki kelmaganligi sababli tushuntirish xati misolidan foydalanib, bunday hujjatni qanday rasmiylashtirish kerakligini ko'rib chiqaylik? Misol uchun, xodim ishga kechikkan yoki hatto dam olish kunini olishga qaror qilgan vaziyatni olaylik, bu ishdan bo'shatish deb hisoblanadi. Bu holatda nima yozishim kerak?

Umuman olganda, tushuntirish xatini to'ldirish quyidagicha ko'rinadi:

1. Varaqning yuqori o'ng burchagida to'liq ismingizni yozing. rasmiy tushuntirish xati kimga yuboriladi. Masalan, OOO Vishenka Ivanov Ivan Ivanovich
2. Bir oz pastroqda, adresat ostida siz eslatma kimdan yozilganligini ko'rsatishingiz kerak. Bular. maʼlumotlaringizni kiriting. Masalan: bosh iqtisodchi Levochkin Evgeniy Romanovichdan.
3. Bir oz pastga tushib, varaqning o'rtasiga hujjat nomini yozishingiz kerak. Ya'ni: tushuntirish.
4. Eslatmaning asosiy qismi. Tushuntirish xatining ushbu qismida ishdan bo'shatish sababini aniq va aniq aks ettirish kerak, endi korxona rahbariyati tushuntirishi kerak.
5. Tugallash. Oxirida siz hujjatning sanasini va imzoingizni qo'yishingiz kerak. Masalan: 29.06.16, Levochkin E.R.

Misol

Tushuntirish xatida siz buzilish sabablarini tushuntirishingiz kerak bo'ladi.

Tushuntirish yozuvining asosiy qismiga misol quyidagicha ko'rinishi kerak: 28/06/2016 Men ishga kelmadim yaxshi sabab- kvartirada kanalizatsiyadagi tanaffus. paydo bo'lishi natijasida favqulodda Men qo'ng'iroq qilishim kerak edi tez yordam xizmati va natijada sodir bo'lgan baxtsiz hodisani minimallashtirish choralarini ko'rish.

Favqulodda yordam xizmati chaqiruv bo'yicha faqat 4 soatdan keyin keldi, ya'ni. mahalliy vaqt bilan 13:25 da. Mutaxassislar guruhi ta'mirlash ishlarini soat 13.40 da boshladi. Ular 3 soatu 45 daqiqadan so'ng muammolarni bartaraf etishga muvaffaq bo'lishdi. Bu vaqtga kelib ish kuni allaqachon tugab borayotgan edi. Tadbir davomida kvartirani tark eting ta'mirlash ishlari Men qila olmadim, chunki men yolg'iz yashayman. Shunga ko'ra, mendan boshqa hech kim chilangarlarga mening kvartiramga kirishni ta'minlay olmadi.

Men ishlayotgan korxona rahbariyatiga yo‘qligi sababli qo‘ng‘iroq qilib, ogohlantira olmadim Mobil telefon. Shahar telefonidan qo'ng'iroq qilganda, qandaydir xalaqit bor edi, shuning uchun men ishga kira olmadim. Men tushuntirish xatiga guvohnomani ilova qilaman, bu baxtsiz hodisaning haqiqiyligini va kvartiramdagi ta'mirlash ishlarini tasdiqlaydi.

Tuzilgan tushuntirish xati ko'rib chiqish uchun rahbarga yoki ushbu masalalarda vakolat berilgan shaxsga yuboriladi. U, o'z navbatida, taqdim etilgan hujjatni o'rganadi va farzandlikka olish to'g'risidagi qarorini ilova qiladi aniq chora-tadbirlar ushbu xodimga nisbatan.

Agar menejer xodimga nisbatan intizomiy jazo qo'llashga qaror qilgan bo'lsa, u holda dalil sifatida ishga tushuntirish xati ilova qilinadi.

Maktabga tushuntirish xati

Rahbar nomiga tushuntirish xati yoziladi

Aslida, maktabga tushuntirish xati xodimning ish joyida taqdim etgan eslatmasidan deyarli farq qilmaydi. Uy belgi maktabga tushuntirish xati rasmiy shaxs bo'ladi:

• Sinf rahbari
• Katta o'qituvchi
• Direktor

Keling, maktabga tushuntirish xatini qanday yozishni ko'rib chiqaylik:

1. "Shlyapa", ya'ni. varaqning yuqori o'ng burchagida siz oluvchini ko'rsatishingiz kerak. Masalan, 1-sonli o'rta maktab direktori Kuzmin Aleksey Viktorovich.
2. "Kimdan". Keyin siz buni shunday yozasiz: 11-B sinf o'quvchisi Lavrenko Irina Anatolyevnadan. Agar eslatma talabaning ota-onasi nomidan yozilgan bo'lsa, u gr dan yozilishi kerak. Lavrenko Larisa Vitalievna
3. Asosiy qism. Bu erda matnda maktabga kechikish sababini tushuntirish kerak.

Misol

Aytaylik, tushuntirish xati talabaning onasi tomonidan yozilgan bo'lsa, unda uning mazmuni quyidagicha bo'lishi kerak:

"Men, Larisa Vitalyevna Lavrenko, 11-B sinf o'quvchisi Irina Anatolyevna Lavrenkoning onasi, maktab darslarini o'tkazib yuborishi haqida tushuntirishlar berishim mumkin. Ertalab uyg'onib, qizim o'tkir tish og'rig'idan shikoyat qildi va biz u bilan tish shifokoriga bordik. Davolanishdan keyin shifokor qizimga dam olish kerakligini, uyiga ketgani ma’qul, dedi. Shu munosabat bilan, bola 12.10.2016 kuni darslarga kelmadi. Men tushuntirish xatiga tish shifokori tomonidan berilgan guvohnomani ilova qilaman.

Odatda bunday tushuntirish yozuvlari nomga yoziladi sinf o'qituvchisi. Lekin gap bu emas. Asosiysi, eslatma kimga qaratilganligini aniq aniqlash va shundan keyingina uni tuzishga kirishishdir.

Yaxshi kompozitsiya qilish qobiliyati tushuntirish xati hech kimni bezovta qilmaydi. Ammo, agar siz orqangizda bir necha marta kechikish yoki kamchiliklarga duch kelsangiz, o'ylash va o'z vaqtida ishlashingiz kerak bo'lishi mumkin. Axir, bu sizning obro'ingizni yaxshi tomonga yaxshilashga yordam beradi.

Tushuntirish xatini qanday yozish kerak? Video darslikni o'rgating:

Bir qarashda, xizmat, memorandum va tushuntirish xatlari o'rtasida sezilarli farq yo'qdek tuyuladi, chunki. bu hujjatlar o'z maqsadlarida o'xshash - ularning barchasi olib yuradi axborot xarakteri. Biroq, bu turli hujjatlar mazmuni, maqsadliligi, kompilyatsiya maqsadlari bilan farqlanadi. Bundan tashqari, ular ko'rsatmalarni o'z ichiga olmaydi, lekin qabul qiluvchini qabul qilishga undaydigan ma'lumotlar yakuniy qaror ko'rib chiqilayotgan masala bo'yicha.

Xizmat, memorandum, tushuntirish xati qanday xususiyatlarga ega? Har bir hujjatni qanday qilib to'g'ri formatlash kerak chop etilgan Nusxa? Biz ushbu va boshqa savollarga javob berishga harakat qilamiz amaliy nuqta ko'rish.

MEMORANDUM

memorandum(OKUD bo'yicha kodi 0286041) - boshliq, bo'lim boshlig'i, boshqa shaxslar nomiga yuborilgan ma'lumot-ma'lumotnoma. vakolatli shaxslar. U tuzuvchining xulosalari va takliflari bilan har qanday masalani batafsil bayon qiladi va rahbariyatni muayyan qaror qabul qilishga undashga qaratilgan.

Qonun hujjatlarida “memorandum” tushunchasiga mustaqil tushuncha sifatida ta’rif berilmagan.

Memorandum rahbarning yozma yoki og'zaki ko'rsatmalari bilan ham, xodimlarning tashabbusi bilan ham tuziladi (masalan, har qanday ishlab chiqarish yoki xo'jalik masalasini hal qilish uchun ma'lumotlarni taqdim etish zarur bo'lgan hollarda). yozish yuqori boshqaruv). Bunday hujjat yordamida siz takomillashtirish bo'yicha taklif qilishingiz mumkin texnik tomoni ishlab chiqarish jarayonlari, yuqori boshqaruvchi tomonidan qabul qilingan qarorga rozi emasligini bildirish, shuningdek, hamkasblari bilan kelishmovchilik bo'lsa, o'z nuqtai nazarini bildirish. Shuning uchun, memorandumni tayyorlashda, birinchi navbatda, muallif o'z pozitsiyasini qulay tarzda shakllantirishi, keyin esa uning foydasiga ishonchli dalillar keltirishi muhimdir.

Eslatmalar turlari

• tashabbus uchun;
• axborot;
• hisobot berish.

Tashabbus qabul qiluvchini qabul qilishga undash uchun memorandum tuziladi aniq qaror, shuning uchun eslatma matni faktlarni belgilaydi, o'z ichiga oladi aniq takliflar, tavsiyalar yoki xulosalar.

Axborot memorandum muntazam ravishda tuziladi va unda ishlarni bajarish tafsilotlari, natijalari yoki usullari to'g'risidagi ma'lumotlar mavjud.

Hisobot memorandum ishning tugallanishi, uning bosqichi, ko'rsatmalar, buyruqlarning bajarilishi va boshqalar haqida ma'lumot beradi.

qarab qabul qiluvchidan hisobotlar quyidagilarga bo'linadi:

• tashqi tomonga;
• ichki.

Tashqi memorandum ma'lum bir muassasa rahbari nomiga yozilgan, chiqarilgan umumiy shakl tashkilot rahbari tomonidan imzolangan va odatda quyidagi ma'lumotlarni o'z ichiga oladi:

• kompaniya nomi;
• sana;
• indeks;
• kompilyatsiya joyi;
• qabul qiluvchi;
• matn sarlavhasi;
• matn;
• menejerning imzosi;
• rassomning ismi, telefon raqami.

Bosh tashkilot rahbariga tashqi memorandum taqdim etiladi (1-misol).

1-misol

Tashqi memorandum

MEMORANDUM

10.02.2014 № 12/05-14

Qo'shimcha jalb qilish bo'yicha

mehnat resurslari

Hurmatli Andrey Vasilevich!

Moskvadagi filial uchun ma'muriy apparatni shakllantirish bosqichida nomzodlar yo'qligi sababli, uni jalb qilish kerak. mehnat resurslari qo'shimcha manbalardan 14.04.2014 yilgacha. Yangi nomzodlar bilan suhbatlar 21.04.2014 yilgacha o'tkazilishi kerak.

uchun xarajatlarni to'lash qo'shimcha xizmatlar 2014 yil 14 fevraldagi 04/56-sonli Xizmat ko'rsatish shartnomasining 4.5-bandiga muvofiq amalga oshiriladi.

Inson resurslari bo'limi boshlig'i Semenov IN. Semenov

03-13-sonli holda

Odintsov 10.02.2014 yil

Ichki memorandum muassasa tashqarisiga yuborilgan, masalan ota-ona tashkiloti, chiqarilgan standart varaq A4 qog'oz, lekin barchasini ko'rsatadi zarur tafsilotlar GOST 6.30-2003 "Yagona hujjat tizimlari" ga muvofiq joylashgan. yagona tizim tashkiliy va ma'muriy hujjatlar. Hujjatlarni tayyorlashga qo'yiladigan talablar» (2-misol).

TO zarur tafsilotlar ichki memorandumga quyidagilar kiradi:

• Ism strukturaviy birlik;
• hujjat turining nomi (MEMORY);
• sanasi;
• ro'yxatdan o'tish ( chiquvchi raqam);
• matn sarlavhasi;
• matn;
• arizaning mavjudligi to'g'risidagi belgi (agar mavjud bo'lsa);
• maqsad;
• tuzuvchining imzosi (lavozimi, bosh harflari, familiyasi ko'rsatilgan).

2-misol

Ichki memorandum

MEMORANDUM

07.04.2014 № 6

Menejer tomonidan sodir etilgan ishdan bo'shatish haqida

savdo bo'limi

Sizning e'tiboringizga shuni ta'kidlaymanki, bugun, 07.04.2014 yil, savdo menejeri Valentina Ivanovna Petrova ish kuni davomida soat 10:00 dan 18:30 gacha ish joyida bo'lmagan.

V.I.Petrovaning yo'qligi sabablarining asosliligini tasdiqlovchi ma'lumot yoki hujjatlar taqdim etilmagan.

Yo'l qo'yilgan qoidabuzarlik munosabati bilan Petrov V.I.ni ishdan bo'shatishni taklif qilaman. yurish uchun.

Savdo bo'limi boshlig'i Ignatiyev O.A. Ignatiyev

02-10-sonli holda

Sidorova 07.04.2014y

Hisobot tafsilotlarini ro'yxatdan o'tkazish

Memorandumni tuzishda sarlavha qismi detallarining burchak (3-misol) va uzunlamasına joylashishi (4-misol) qo'llaniladi.

3-misol

Memorandumdagi detallarning burchakli joylashishi

Ism

strukturaviy birlik Manzil

MEMORANDUM

______________ № ________

sarlavha

4-misol

Memorandumdagi tafsilotlarni uzunlamasına joylashtirish

Strukturaviy birlikning nomi

MEMORANDUM

_____________ № _________

sarlavha

Hujjat turi nomi yozilgan Bosh harflar(MEDIA) va markazda yoki chap chekka chegarasidan joylashishi mumkin.

sana Va raqam memorandumlar bir qatorda yozilgan. Sana berilgan Arab raqamlari (21.04.2014 ) yoki alfanumerik ( 2014 yil 21 aprel.).

Eslatma

Tashqi memorandumning sanasi uning tasdiqlangan va adresatga yuborilgan sanasi, ichki memorandumning sanasi hisoblanadi. - tuzilgan va imzolangan sana.

Ro'yxatga olish raqami ichki memorandumda u tuzilgan joyda yoki olingan joyda - tashkilotda faoliyat yuritadigan hujjatlarni ro'yxatga olish tizimiga qarab qo'yiladi.

Agar memorandumni ko'rib chiqish kerak bo'lsa qiziqqan odamlar, ustiga qo'ying vizani tasdiqlash va qaror qabul qilingandan keyin rezolyutsiya yetakchi.

Qarorning qabul qilinishi memorandumni ko'rib chiqishning yakuniy bosqichi hisoblanadi.

Eslatma

Ichki memorandumni ko'rib chiqqan rahbarning qarori har qanday choralar ko'rish, hujjatlarni chiqarish, tadbirlar o'tkazish uchun asos bo'ladi.

sarlavha matnga hujjat mazmunini qisqacha tavsiflaydi. ga muvofiq tuzilgan umumiy qoidalar Hujjatlar uchun sarlavhalarni tuzish: bosh gapdan foydalanish o/o va bosh gapdagi ot, masalan Ishdan bo'shatish haqida Lazarenko O.O.

Matn Memorandum ikki yoki uchta semantik qismdan iborat:

• birinchisida - aniqlashqismlar- uning yozilishiga sabab bo'lgan sabablar, faktlar yoki hodisalar bayon etilgan;
• ikkinchisida - tahlil qilish qismi- mavjud vaziyatning tahlilini o'z ichiga oladi va taqdim etadi mumkin bo'lgan variantlar yechimlar;
• uchinchisida - xulosa qismi- loyiha muallifining fikriga ko'ra amalga oshirilishi zarur bo'lgan aniq harakatlar bo'yicha xulosalar va takliflarni o'z ichiga oladi.

Memorandumning ikkinchi qismi etishmayotgan bo'lishi mumkin. Bunday holda, memorandum matnida tuzuvchining asoslari, xulosalari va takliflari mavjud.

Agar memorandumga ilova bo'lsa, haqida belgilangilova imzolashdan oldin amalga oshiriladi.

Eslatma matnida ko'rsatilgan arizaning mavjudligi to'g'risida belgi quyidagicha tuziladi:

Ilova: 3 litr uchun. 1 nusxada.

Agar eslatma matnda nomlanmagan ilovaga ega bo'lsa, unda uning nomini, varaqlar va nusxalar sonini ko'rsating.

Ilova: Hududiy kredit boshqarmasi to'g'risidagi nizom 5 p. 1 nusxada.

ichki memorandum belgisi tuzuvchi (agar u bo'lim boshlig'iga taqdim etilsa) va bo'lim boshlig'i (agar tashkilot rahbariga taqdim etilgan bo'lsa); tashqi memorandum belgilar Tashkilot rahbari.

Eslatma

Agar memorandum ikki yoki undan ortiq sahifalarda tuzilgan bo'lsa, ikkinchi va keyingi sahifalar raqamlangan bo'lishi kerak. Seriya raqamlari sahifaning yuqori chetining o'ng qismida arab raqamlari bilan ko'rsatilgan.

MEMO

eslatma hisobotning bir turi hisoblanadi. Bu yozilgan E'lon zamonaviy amaliyotda keng qo'llaniladi boshqaruv tuzilmalari eng turli darajalar va tashkiliy-huquqiy shakllari. Eslatmalar gorizontal darajadagi boshqaruv ob'ektlari o'rtasida to'g'ridan-to'g'ri bog'lanishni ta'minlaydi.

Aytmoqchi

Eslatma - bu mavjud bo'lmagan hujjat rasmiy maqom. U OKUDda taqdim etilmaydi.

Eslatmalar turli vaziyatlarda tayyorlanadi. Ushbu hujjat uchun standart maqsadlarga quyidagilar kiradi:

• ma'lumot so'rovi;
• ko'rsatmalar berish;
• boshqa xabarga hamrohlik qilish (qo'shimcha eslatma);
• e'lonlar (xabarlar).

Matn eslatma taklif, so'rov, ariza shaklida uni tayyorlash sabablari to'g'risidagi ma'lumotlarni o'z ichiga oladi. Bu xodimlarning harakati, uchrashuvlar, kompaniyaning korporativ madaniyatidagi o'zgarishlar va boshqalar haqida ma'lumot bo'lishi mumkin. Eslatmalar standart A4 qog'oz varag'ida tuziladi.

Yodnoma mutaxassis yoki bo'lim boshlig'i tomonidan imzolanadi. Yodnomaning sanasi uning tuzilgan va imzolangan sanasi hisoblanadi.

Qonun hujjatlarida eslatmalarni tayyorlash va bajarish uchun qat'iy talablar ko'zda tutilmagan, shuning uchun tashkilotning o'ziga xos xususiyatlarini hisobga olgan holda ularni rasmiylashtirish tartibi mahalliy ma'muriyatda belgilanishi kerak. normativ akt, masalan, ofis ishi bo'yicha ko'rsatmalarda. Memo formati ichki aloqa jarayonlarini soddalashtirish va tezlashtirish maqsadiga xizmat qilishi kerak.

Eslatma namunasi 5-misolda keltirilgan .

5-misol

eslatma

19.04.2014 yil shanba kuni soat 9:00 dan 16:00 gacha “Sever” MChJ kadrlar bo‘limida, montaj ishlari signalni o'rnatish uchun.

Sizdan Energoset kompaniyasining quyidagi xodimlariga ishlarni bajarish uchun ruxsat berishingizni so'rayman:

1. Simakin I.P.

2. Ivanov P.N.

AHO rahbari Sviridov N.N. Sviridov

02-14-sonli holda

Ilyin 16.04.2014 yil

TUSHUNCHI XAT

Tushuntirish xati- Bu ichki hujjat, har qanday harakat, fakt, hodisa, hodisa sabablarini tushuntirish, tashkilot xodimi tomonidan tuzilgan va yuqori mansabdor shaxsga taqdim etilgan.

San'atning birinchi qismiga muvofiq. 193 Mehnat kodeksi Rossiya Federatsiyasi intizomiy jazoni qo'llashdan oldin ish beruvchi xodimni talab qilishi kerak yozma tushuntirish. Xodim komissiyaning sabablari va holatlari haqida xabar beradi intizomiy huquqbuzarlik tushuntirish xatida. Tushuntirish xati asosida menejer xodimga nisbatan intizomiy jazo qo'llash to'g'risida qaror qabul qiladi. Bundan tashqari, ushbu hujjat noto'g'ri xatti-harakatlarning og'irligini va ish beruvchi tomonidan sodir etilgan holatlarni baholash uchun asoslardan biridir.

OKUD OK 011-93 da ushbu hujjat faqat bir marta eslatib o'tilgan - 0286000 "Intizomiy jazolarni ijro etish uchun hujjatlar" sinfiga tegishli bo'lgan mehnat intizomini buzish to'g'risidagi tushuntirish xati (kod 0286091).

Tushuntirish yozuvlarining turlari va ularning xususiyatlari

• tushuntirish uchun alohida qoidalar bajarilgan ishlar (loyiha, hisobot, ishlanma);
• muntazam vaziyatlar, intizomni buzish, noto'g'ri xatti-harakatlar va boshqalar holatlarida tuzilgan.

Tushuntirish xati xodim tomonidan qo'lda bitta nusxada A4 qog'ozning standart varag'iga yoziladi va uni so'ragan shaxsga yuboriladi. Tashkilot tomonidan qabul qilingan stencil shaklidan foydalanib, uni kompyuterda ham yozish mumkin. Tushuntirish xatining shakli, shuningdek bajarish usuli (qo'lda yoki kompyuterda) qonun bilan belgilanmagan.

Tushuntirish xati tarkibiy bo'linma yoki aniq mansabdor shaxs tomonidan tuzilishi mumkin.

Dalil sifatida eslatma

Ish beruvchi, xodimdan qo'lda yozilgan tushuntirish xatini talab qilib, shu bilan o'zini himoya qiladi noto'g'ri xatti-harakatlar ishchi tomonidan mehnat nizosi. Asl hujjatni almashtirishni istisno qiladi.

Agar kompaniya shablon shakllaridan foydalansa, matn oxirida siz eslatma qo'yishingiz mumkin:Tushuntirish yordamida shaxsan tuzilgan shaxsiy kompyuter. Sana. Imzo.

Memorandumning individual rekvizitlarini ro'yxatdan o'tkazish

Axborot va ma'lumotnoma hujjatlarini birlashtirish uchun GOST 6.30-2003 talablariga muvofiq tushuntirish xati tuzilishi va rasmiylashtirilishi kerak.

Sana tushuntirish xati uning tuzilgan sanasi hisoblanadi.

Matn Tushuntirish yozuvida quyidagilar bo'lishi kerak:

Uning yozilishiga sabab bo'lgan faktlarning tavsifi;

Hozirgi vaziyatni tushuntiruvchi dalillar.

Eslatma matni ishonchli bo'lishi va inkor etib bo'lmaydigan dalillarni o'z ichiga olishi kerak.

Yaratganda imzolar pozitsiyasi ko'rsatilgan shaxsiy imzo, bosh harflar va familiya.

Sifatda ilovalar hujjatni yaratuvchining harakatlarini oqlash va muayyan holatlarni tasdiqlash uchun hujjatlar keltirilishi mumkin.

Matn tuzilishiga ko‘ra tushuntirish xati xulosa va takliflarni o‘z ichiga olmaydi (6-misol) hisobotdan farq qiladi.

Eslatma

Agar kompaniya ishlab chiqilgan va tasdiqlangan bo'lsa standart shakllar ishlatiladigan tushuntirish yozuvlari turli vaziyatlar, bu xodimlarning eslatmalarni tuzishi kerak degani emas tasdiqlangan shakllar. Norasmiy hujjat ham haqiqiy bo'lishi mumkin.

6-misol

Tushuntirish xati

Intizomiy jazo choralarini qo'llash
tanbeh shaklida Aleksandrova AND.AND.

Buyurtma berish uchun kadrlar bo'limi.
Smolkin 17.04.2014

"SV" MChJ direktori

A.V. Smolkin

TUSHUNCHI XAT

14.04.2014 № 14

Ishda yo'q bo'lish haqida

Men, Aleksandrova Irina Igorevna, buxgalter, 2013 yil 14 aprel kuni soat 9:00 dan 15:30 gacha shaxsiy sabablarga ko'ra ish joyimda bo'lmaganman.

Menda tasdiqlovchi hujjatlar yo‘q.

Buxgalter Aleksandrova I.I. Aleksandrova

RO‘YXATDAN OLISHHISOBOT, XIZMAT, IZOH

Tashkilotning ish yuritish xizmatining vazifalaridan biri tezkor qidiruvni ta'minlashdir zarur ma'lumotlar topshirilgan hujjatlarni ijrochiga targ'ib qilish bilan bog'liq. Ushbu ma'lumotlarni yanada qulayroq qidirish uchun turli xil ro'yxatga olish shakllari qo'llaniladi.

Hisobot, rasmiy, tushuntirish yozuvlari o'ziga xos tarzda funktsional maqsad ma'lum ma'lumotlarning tashuvchisi hisoblanadi. Eslatmada ko'rsatilgan savol talab qiladi yozish tashkilot rahbari yoki boshqa vakolatli mansabdor shaxsning qarori shaklidagi qaror, hujjatlar ro'yxatga olinishi kerak.

Eslatib o'tamiz, hujjatlarni ro'yxatdan o'tkazishning uchta shakli mavjud: jurnal, karta va avtomatlashtirilgan. Tashkilot ro'yxatga olishning eng samarali va mos shaklini tanlash huquqiga ega.

▪ Jurnal shakli ro'yxatdan o'tish - eng keng tarqalgan, lekin har doim ham qulay emas, chunki undagi barcha hujjatlar ro'yxatga olinadi xronologik tartib, qidiruv paytida maxsus hujjat mutaxassis jurnalning barcha varaqlarini ko'rib chiqishi kerak. Axborotni izlash tashabbus hujjati, masalan, bitta jurnalda, unga javob esa boshqa jurnalda ro'yxatga olinishi mumkinligi bilan yanada murakkablashadi. Majburiy ro'yxatga olish shakllari(jurnallar) qonun hujjatlarida nazarda tutilmagan. Tavsiya etilgan jurnal shakli 7-misolda ko'rsatilgan.

7-misol

Hisobotlar va tushuntirish yozuvlari reestrining bir qismi

Hujjat sanasi	Ro'yxatga olish raqami	Hujjat turi, xulosa	Hujjatni kim imzolagan	Ijrochi	Qayerga o'tkazilgan	Kvitansiya (imzo, sana)	Ishdagi hujjatning yo'nalishi bo'yicha belgi
07.04.2014	03-10/14	Kassir Shvets O.R.ni ta'tildan chaqirib olish to'g'risida.	Inson resurslari bo'limi boshlig'i	Inson resurslari bo'limi inspektori	Kadrlar bo'limi	Smirnova V.A. 07.04.2014	Ishda No 03-14 Smirnov 04/07/2014

▪ Kartani ro'yxatdan o'tkazish shakli jurnalga nisbatan qulayroq va moslashtirilgan. Klassifikatorda qidirishda yaratilgan hujjatlarni ro'yxatga olish va nazorat qilish kartalari hujjatni qidirish jarayonini optimallashtirish va ro'yxatga olish jarayonini qisqartirish imkonini beradi. Kartani ro'yxatdan o'tkazishning aniq afzalligi shundaki, bir vaqtning o'zida bir nechta xodimlar ro'yxatdan o'tishlari mumkin;

▪ Avtomatlashtirilgan (elektron) ro'yxatga olish shakli maxsus foydalanishni o'z ichiga oladi dasturiy ta'minot. Hujjat haqidagi ma'lumotlar ma'lumotlar bazasida saqlanadigan elektron ro'yxatga olish va nazorat qilish kartasiga kiritiladi. Ro'yxatga olish bilan bir vaqtda ro'yxatga olish va nazorat kartasini chop etish mumkin.

Odatda, hisobotlar va tushuntirish yozuvlari indeks bilan bir xil tarzda tuzilgan murakkab ro'yxatga olish indeksiga ega. chiquvchi hujjat. Ro'yxatga olish raqami ishlarning nomenklaturasi bo'yicha ish indeksidan (shu jumladan tarkibiy bo'linma indeksi va ushbu bo'linmaning ishlar nomenklaturasi bo'yicha ish raqami) va ishlab chiqarish raqami hujjat kalendar yili ichida.

Eslatma

Tashkilotda hujjatlarni ro'yxatga olish va hisobga olish masalalari ish yuritish bo'yicha ko'rsatmalarda aks ettirilishi kerak. Ko'rsatmalar quyidagilarni o'z ichiga olishi kerak:

1) ro'yxatdan o'tmagan hujjatlar ro'yxati.

2) ro'yxatga olingan hujjatlar guruhlari ro'yxati, har bir guruh uchun quyidagilar ko'rsatilishi shart:

Ro'yxatdan o'tish joyi;

Ro'yxatdan o'tish vaqti va tartibi;

Ro'yxatga olish raqamini shakllantirish qoidasi;

Ro'yxatdan o'tish shakli;

Shaklga kiritilgan rekvizitlar ro'yxati, ularni to'ldirish qoidalari;

Ro'yxatdan o'tgandan keyin hujjatlarning harakatini hisobga olish qoidalari;

Ro'yxatga olish printsipi (bitta yoki qayta ro'yxatdan o'tish hujjatni boshqa bo'limga o'tkazishda);

3) tashkilotda hujjatni qayta qabul qilish tartibi (kirish hujjatlari uchun).

Memorandumlarni saqlash shartlari, xizmat ko'rsatish, tushuntirish xatlari

Saqlash muddatlari odatdagi boshqaruv ro'yxatida belgilanadi arxiv hujjatlari faoliyat jarayonida vujudga keladi davlat organlari, jismlar mahalliy hukumat va tashkilotlar, saqlash muddatlarini ko'rsatgan holda, Rossiya Madaniyat vazirligining 2010 yil 25 avgustdagi 558-son buyrug'i bilan tasdiqlangan. belgilangan ro'yxat memorandumlarni saqlash muddati 1 yil, 3 yil, 5 yil, 75 yil, doimiy bo'lishi mumkin. Tushuntirish yozuvlari doimiy ravishda saqlanishi kerak.

Bizning maslahatimiz

Eslatmalar tuzishda bitta uslubga rioya qilish kerak va hujjatlarning asosiy matni qoidalarga muvofiq bo'lishi kerak. biznes etikasi Va belgilangan talablar hujjatlarga. Noto'g'ri tuzilgan va grammatik xatolar bilan rasmiylashtirilgan hujjatlar yoqimsiz taassurot qoldiradi. Hujjatni qabul qiluvchiga yuborishga shoshilmang, lekin agar mavjud bo'lsa, tuzatib, diqqat bilan o'qing. grammatik xatolar yoki matn terish xatolari.