دستور انتقال پرونده ها ویژگی های برکناری حسابدار ارشد

وقتی خالی میشه محل کار، وظایف محول شده به صاحب قبلی آن به کارمند جدید منتقل می شود. به منظور تعیین دقیق ترین حد ممکن حدود مسئولیت قابل انتقال و وظایف شغلیو بدون ایجاد وقفه در روند کار، دستور انتقال پرونده به هنگام عزل تنظیم می شود. ما در مقاله به شما خواهیم گفت که چگونه آن را بنویسید و چه چیزی را نشان دهید.

چه موقعیت هایی نیاز به حکم انتقال دارند؟

واگذاری پرونده یک امر رسمی تلقی می شود که سازمان ها همیشه از آن پیروی نمی کنند. با این حال، تعدادی از سمت ها وجود دارد که پس از برکناری، دستور رسمی از آنها ضروری است:

• کارگردان. این شخص بیشترین مسئولیت را دارد. اسناد تشکیل دهنده، مهرها، مجوزها، قراردادها، وکالتنامه ها در دست اوست. برای جلوگیری موقعیت های بحث برانگیزدر آینده لیست پرونده ها و اوراق انتقالی را به وضوح مشخص کنید و دستور مربوطه صادر می شود.
• سر حسابدار. او مسئول امنیت همه است اسناد حسابداری، ثبت و گزارش می دهد. نیاز به انتقال امور حسابدار ارشد در قسمت 4 فصل بیان شده است. 4 قانون فدرالشماره 402-FZ.
• کارمند بخش منابع انسانی اسناد پرسنلی – اوراق بهادارکه انتقال آن باید از طریق موجودی و تنظیم گواهی انتقال و پذیرش از پرسنل قبلی به جدید انجام شود.
• رئیس بخش. مسئولیت حل و فصل کلیه مسائلی که مستقیماً با پرسنل تولیدی و زیرمجموعه مرتبط است در دستان صاحب این سمت است.
• کارمندی که مسئولیت مالی دارد. میتوانست باشد صندوقدار ارشد، مدیر انبار.

دستور انتقال امور کارمند بدون توجه به سمت، قبلا صادر شده است خاتمه واقعیقرارداد کار، از آن زمان کارمند مجبور نیست به محل کار قبلی خود بیاید و به امور دیگران رسیدگی کند.

ساختار دستور انتقال

یک قانون نظارتی واحد نیاز به صدور دستور انتقال پرونده ها را تنظیم نمی کند، بنابراین هیچ الزامات سختگیرانه ای برای ساختار آن وجود ندارد.

برای اینکه سند در آینده آموزنده و مفید باشد، می توانید ساختار زیر را رعایت کنید:

1. در سربرگ: نام سازمان، شهر، تاریخ، شماره سفارش.
2. نام دستور: در مورد قبول و انتقال پرونده. در اینجا می توانید موقعیت را روشن کنید.
3. دلیل صدور حکم (اخراج، ).
4. نام کامل پرونده انتقال و دریافت کننده.
5. مدت در نظر گرفته شده برای انتقال پرونده ها.
6. مکان اختصاص داده شده برای این فرآیند (دفتر، اتاق کنفرانس، پذیرایی و ...).
7. نام کامل مسئول انجام مراحل و تنظیم گواهی پذیرش. قاعدتاً این شخص یکی از معاونین، کارمندان درگیر در انتقال امور یا یکی از آنها است که در شرکت باقی می ماند.
8. تاریخی که گواهی قبولی پرونده ها با فهرست کلیه مدارک باید ارائه شود.
9. دستورالعمل های اضافی. این می تواند برگزاری باشد حسابرسی، موجودی، تجزیه و تحلیل شاخص ها.
10. نام و نام خانوادگی مدیر کل، امضاء
11. یادداشتی مبنی بر آشنایی با ترتیب کلیه افراد ذکر شده در آن: نام کامل و امضاء.

این حکم همیشه به امضای رئیس فعلی سازمان می رسد، حتی اگر خودش پست خود را ترک کند و امور را واگذار کند. بسته به ویژگی های فعالیت شرکت، ممکن است یادداشت ها و توضیحاتی به متن داده شود.

اختلافات و دعاوی ناشی از اخراج نه تنها توسط مقررات دولتی، بلکه با اسناد داخلی شرکت نیز قابل حل و فصل است. دستور واگذاری سندی است که به وضوح محدوده مسئولیت انتقال و دریافت شده را مشخص می کند و نشان دهنده بازه زمانی است که بعداً می تواند برای حل مشکلات استفاده شود.

این روش در واقع برای ارائه اسناد، پایگاه های داده، برنامه ها و اطلاعات است. و همچنین طرف دریافت کننده ( کارمند جدید) می تواند در عین حال تفاوت های ظریف کار کارمند خروجی را دریابد. این ایده آل است، اما در واقع، معمولاً همه چیز به تهیه یک عمل ساده که حاوی یک ثبت رسمی است، ختم می شود.

اهداف عبارتند از:

• تضمین تداوم فرآیند کار؛
• فرصتی برای نشان دادن مقدار کار آینده؛
• ارزیابی وضعیت فعلی امور؛
• تعیین مرزهای مسئولیت

در عمل، رویه نقش مهمی در روابط بیشتربا یک کارمند جدید اگر موارد و مدارک را پذیرفت، این کار خلاص می شود موقعیت های درگیریمانند "من این کار را انجام نداده ام، نمی دانم."

در ابتدا سفارشی صادر می شود یا طرحی تهیه می شود - به انتخاب کارفرما. اسناد از نظر محتوا مشابه هستند. ذکر موارد زیر ضروری است:

• طرفین
• ضرب الاجل؛
• مورد

نمونه طرح انتقال پس از اخراج

به کسانی که مربوط می شود

معمولاً دو شرکت کننده وجود دارد: کارمند مستعفی و کارمند تازه استخدام شده. استثناهایی وجود دارد. اگر جایگزینی پیدا نشد، هر کارمندی که به دستور مدیر منصوب شود، پرونده ها را بر عهده می گیرد.

در عمل، این فرآیند شامل متخصصانی از بخش‌های مختلف است. آنها یک چیز مشترک دارند: وجود پرونده های تکمیل شده یا اسنادی که می توان آنها را برای کارهای بعدی رها کرد. به عنوان مثال، یک متخصص از بخش فنی و فنی نقشه ها، نمودارها، بررسی های توپوگرافی و نتایج بررسی ژئودتیکی را انتقال می دهد. وکیل – پرونده ها از جمله پرونده های آرشیوی، قراردادها، یادداشت های اداری، مکاتبات در محدوده عملکرد آن است. افسر پرسنل - دفتر کار، کارت های شخصی کارکنان و سفارشات.

ویژگی های خروج حسابدار ارشد

حسابداران ارشد مسئولیت را افزایش داده اند، بنابراین سطح قانونگذاریمسئولیت انتقال پرونده ها پس از اخراج به آنها سپرده شد. بنابراین، قبلاً این موضوع به طور مستقیم با قطعنامه شورای وزیران اتحاد جماهیر شوروی مورخ 24 ژانویه 1980 شماره 59 «در مورد اقدامات برای بهبود سازمان» تنظیم شده بود. حسابداریو افزایش نقش آن در استفاده منطقی و اقتصادی از مواد، نیروی کار و منابع مالی" سپس قانون "در مورد حسابداری" شماره 129-FZ وجود داشت که نامعتبر شد.

از سال 2011، قانون فدرال "درباره حسابداری" شماره 402 به اجرا در آمده است که بر اساس آن حسابدار سوابق را نگه می دارد و صورت های حسابداری (مالی) را تهیه می کند (در صورتی که وظایف حسابدار توسط شخص مدیر انجام نشود). یعنی عادلانه و منطقی است که از حسابدار تقاضای انتقال تفصیلی اطلاعات و امور شود. اما کارفرما در حال حاضر چنین حقی برای مطالبه ندارد. راه حل ممکن این است: استخدام یک دستیار برای حسابدار ارشد بازنشسته در حین کار، که در واقع نزدیک باشد و بتواند به جزئیات کار بپردازد.

آنچه تنظیم شده است

قانون کار الزاماتی برای انتقال پرونده ها پس از اخراج ندارد، به این معنی که الزام کارمند ترک غیرممکن است.

برخی از کارفرمایان این کار را انجام می دهند: آنها در متن قرارداد کار یک بند در مورد تعهد به انتقال امور پس از اخراج را درج می کنند. اما با توجه به اینکه این بند مربوط به طرف خروجی است ، قاعدتاً معنای زیادی ندارد.

مهم نیست که افسر پرسنل با چه خلق و خوی شرکت را ترک می کند ، او باید بخش را به ترتیب کار به جانشین تحویل دهد تا تصور بدی در مورد خود باقی نگذاشته و غیرحرفه ای بودن را نشان ندهد. با این حال، در عمل، پذیرش و انتقال امور بخش منابع انسانی همیشه آنطور که باید رسمیت ندارد و گاهی اوقات اصلاً انجام نمی شود، زیرا قوانین روشنی بر این رویه حاکم نیست. یک دستور خاصبا این وجود، توسعه یافته است و با قانون مغایرت ندارد، به این معنی که ممکن است هنگام تغییر پرسنل از آن استفاده شود.

دریافت و انتقال اسناد پرسنلی

نه رابطه با کارگردان و نه انگیزه های منفیاخراج کارکنان نباید بر کار تأثیر بگذارد. یک افسر پرسنل نمی تواند همه چیز را رها کند و همینطور برود. اما در عمل مواردی نیز وجود داشت که فرد مستعفی نه تنها پرونده ها را انتقال نمی داد، بلکه عمدا آنها را از بین می برد. می توانید تصور کنید چه نظری در مورد او باقی مانده است؟ در اینجا نمی توان در مورد توصیه های مثبت صحبت کرد.

و اگر همه چیز همانطور که باید ترتیب داده شود و بخش منابع انسانی حتی با یک کارمند جدید طبق برنامه کار خواهد کرد، فقط برداشت های مثبت در مورد افسر پرسنل قبلی باقی خواهد ماند.

در همین حال، روش انتقال پرونده ها چندان پیچیده نیست، الگوریتم آن به شرح زیر است:

• کمیسیونی برای انتقال پرونده ها ایجاد می شود.
• در حال بررسی هستند اسناد پرسنلی;
• گواهی انتقال و پذیرش تنظیم می شود.

و اکنون همه چیز به ترتیب و با جزئیات است.

ما کمیسیون ایجاد می کنیم

مبنای ایجاد کمیسیون و به طور کلی آغاز روند انتقال پرونده ها البته باید دستوری باشد. ترتیب باید منعکس کننده موارد زیر باشد:

• کمیسیون برای چیست؟
• ترکیب آن؛
• وظایف

در عین حال، گنجاندن افسر پرسنل مستعفی به عنوان عضو کمیسیون ضروری است.

ما شروع به بررسی اسناد می کنیم

در مدت تعیین شده توسط دستور، کمیسیون باید بررسی و ارزیابی کند:

• کامل بودن و ترکیب پرونده های پرسنلی؛
• روش ثبت اسناد (سیاهه ثبت نام)؛
• سیستمی برای ذخیره اسناد و آماده سازی آنها برای ارسال به بایگانی؛
• نرم افزار.

نامگذاری OK فایل ها کمک زیادی به کار کمیسیون خواهد کرد: از این گذشته، تمام پوشه های مورد نیازی که باید در بخش باشند در آنجا فهرست شده اند. این فهرست همچنین ممکن است در مقررات مربوط به OK نشان داده شود. اگر نامگذاری در بخش وجود نداشته باشد، اسناد و وضعیت آنها باید به طور انبوه کپی شود - "از کابینه به کابینه".

بررسی اسناد پرسنلی سازمان، یعنی وجود موارد زیر ضروری است:

بررسی در دسترس بودن اسناد

• کپی ها اسناد تشکیل دهندهو اساسنامه شرکت؛
• میز پرسنل;
• PVTR و قراردادهای جمعی؛
• برنامه تعطیلات؛
• LNA (مقررات در مورد OK، در مورد پاداش، در مورد نظم و انضباط، در راز تجارت، در مورد حفاظت از داده های شخصی)؛
• برنامه های شیفت؛
• شرح شغل;
• قراردادهای کار؛
• توافقات در مورد مسئولیت مالی;
• سفارشات برای فعالیت های اصلی؛
• سفارشات برای پرسنل(در مورد استخدام، اخراج، انتقال، انضباط)؛
• کارت های شخصی؛
• امور شخصی؛
• سوابق کاری.

این لیست بسته نیست، زیرا ممکن است شرکت شما فاقد برخی اسناد باشد و برخی دیگر را ارائه دهد.

پس از تأیید، تمام اسناد باید در قانون وارد شوند.

گواهی پذیرش انتقال اسناد پرسنلی

این سند اصلی است که به کار یک افسر پرسنل پایان می دهد.
فرمت سند به این صورت است:

• نام شرکت، محل و تاریخ تنظیم قانون نوشته می شود.
• مهر تایید مدیر درج می شود.
• نوشته شده است - چه کسی اسناد را به چه کسی منتقل می کند.
• جدول پر شده است؛
• ویزای همه اعضای کمیسیون اضافه شده است.

می توانید یک عمل تقریبی برای انتقال امور پیدا کنید.

ستون های زیر را می توان به جدول اضافه کرد:

• شماره فرعی؛
• عنوان سند (یا مورد)؛
• تعداد ورق؛
• دوره زمانی اسناد؛
• اطلاعات مربوط به عدم وجود یا آسیب دیدگی اسناد یا پرونده ها.

توجه

مهم:در ستون آخر می توانید نشان دهید که سند اجرا نشده است، به عنوان مثال، توسط یک کارمند یا مدیر امضا نشده است.

توجه:برای کتاب های کار مورد نیاز است رویکرد جداگانه، برای اینکه تخلفات را از دست ندهید، زیرا در حین استفاده، مسئولیت برای طراحی صحیحتوسط یک افسر پرسنل کار انجام می شود.بنابراین بهتر است دفاتر به صورت سند جداگانه صادر شود.

قانون قبولی نقل و انتقال دفتر کار

این سند باید حاوی داده هایی از تمام سوابق کاری موجود باشد:

• نام کامل کارمند؛
• سری و شماره کتاب (و درج)؛
• در دسترس بودن سوابق کاری

شما می توانید اطلاعاتی را در قانون قرار دهید:

• در مورد کار بی ادعا؛
• در مورد در دسترس بودن فرم ها و درج کتاب.

نمونه ای از یک عمل

اگر کسی برای تحویل مدارک نیست

فرض کنید به عنوان افسر پرسنل شغلی پیدا می کنید، اما انتقال پرونده ها توسط هیچکس رسمی نشده است. چگونه خود را از مسئولیت اشتباهات دیگران خلاص کنیم؟ شما باید این کار را انجام دهید:

• به همین ترتیب به منظور ایجاد کمیسیون برای دریافت پرونده ها؛
• بررسی در دسترس بودن اسناد؛
• اقدامات فوق را تنظیم کنید.

فقط در این صورت مدارک توسط پرسنل مستعفی تحویل داده نمی شود بلکه توسط یکی دیگر از اعضای کمیسیون مثلا یک حسابدار تحویل داده می شود.

توجه

مهم:پس از امضای اعمال، صدور دستوری مبنی بر مسئولیت بر عهده شما از لحظه پذیرش امور الزامی است.

در این صورت، اگر سازمان بازرسی مالیاتی کشور به طور ناگهانی با بازرسی مواجه شود، شما از مسئولیت معاف می شوید.. اما هنوز باید همه چیز را مرتب کرد.

نتیجه

رویه شرح داده شده در بالا همچنین می تواند در مواردی اعمال شود که نه تنها افسر منابع انسانی شرکت، بلکه یکی از کارمندان بخش منابع انسانی استعفا دهد. سپس باید همه اسناد OK را در نظر نگیرید، بلکه فقط اسناد منتقل شده را در نظر بگیرید. به عنوان مثال، اگر یک وقت نگهدار استعفا دهد، شما فقط باید برگه های زمانی را بررسی کنید - تکمیل و مطابقت آنها با قوانین.

اگر کارمند بگیرد موقعیت رهبرییا مسئول برخی از اموال است (مسئول مالی پس از اخراج، او حقوق، اسناد و اشیاء قیمتی را به کارمند جدیدی که به محل کارش می آید منتقل می کند). روش انتقال خود توسط قانون تعیین نشده است. اما کارفرما در محلی فرصت دارد آئین نامهلیستی از موقعیت ها را مشخص کنید که پس از برکناری از آنها انتقال امور اجباری است. همچنین توصیه می شود الگوریتمی از اقدامات را در آنجا بنویسید تا هیچ کس در مورد اینکه چه کاری و چگونه انجام شود سؤالی نداشته باشد.

کارفرما باید چه کار کند؟

اگر طبق LNA داخلی، یک کارمند باید پرونده ها را منتقل کند، پس از دریافت نامه استعفا از چنین کارمندی، می توانید برای رسمی کردن این رویه آماده شوید. برای شروع، کارفرما با استفاده از مثلاً طرح انتقال نمونه ما پس از اخراج، سفارشی را آماده می کند. شرط اصلی یک سفارش این است که باید به وضوح نشان دهد: چه کسی چه چیزی را به چه کسی منتقل می کند و در چه چارچوب زمانی.

محتوای طرح بسته به ویژگی های موقعیت متفاوت خواهد بود. اگر به نمونه نگاه کنید، حسابدار ارشد باید به جانشین مهر و موم، رمزهای عبور خدمات گزارش دهی، اسناد دارایی های مادی و دارایی های ثابت، اطلاعاتی در مورد تعهدات ملکی. وقتی یک متخصص یا وکیل منابع انسانی را ترک می کند، کارمند جدید باید مقالات کاملاً متفاوتی را ارسال کند.

صرف نظر از اینکه دقیقاً چه چیزی در حال انتقال است و چه کسی درگیر است، پس از اتمام انتقال و پذیرش، باید یک عمل تنظیم شود. او ممکن است در فرم رایگان، اما باید توسط حداقل سه نفر امضا شود: شخص استعفا دهنده، جانشین او (یا دیگران). فرد مجاز، مدیر (معاون). چنین سندی رابطه بین طرفین فرآیند کار را ساده تر می کند و نمونه آن را در زیر مشاهده کنید.

نکات ظریفی که نباید فراموش شوند

اولین چیزی که باید به خاطر بسپارید این است که نمی توانید زیردستان را مجبور به انتقال پرونده های خارج از ساعات کاری یا پس از اخراج کنید. بنابراین می توان بدون اشاره به تاریخ استخدام کارمند جدید، دستور پذیرش و انتقال اسناد و اشیاء قیمتی را از قبل صادر کرد. چون چنین است سند داخلیاجباری خواهد بود، امتناع می تواند به عنوان تخلف تلقی شود انضباط کار. برای این امر مجاز به جذب است مسئولیت انضباطی. علاوه بر این، برای بازگرداندن اسنادی که کارمند از تحویل آنها خودداری می کند، کارفرما حق دارد شخص ثالثی را درگیر کند و هزینه کار او را بپردازد. اما در این صورت می‌توان هزینه‌های شرکت را به فرد خروجی منتقل کرد، اما در حدود متوسط ​​حقوق ماهانه او. ضمناً تأخیر در پرداخت مابقی مبالغ سررسید یا صدور دفترچه کار ممنوع است.

یک نکته دیگر: اگر هنوز قراردادی با او منعقد نشده باشد، نمی توانید یک کارمند آینده را مجبور به شرکت در روند کنید قرارداد استخدام. در صورت امکان، می توانید یک نفر را به طور موقت برای یک موقعیت خالی (باید مربوط به موقعیتی باشد که بعداً اشغال خواهد کرد) بپذیرید، ضمن اینکه تصریح کنید که وی ملزم به شرکت در فرآیند استخدام و انتقال است.

اگر کارمندی استعفا داد اما چیزی را منتقل نکرد چه باید کرد؟ از آنجایی که چنین رویه‌ای توسط قانون پیش‌بینی نشده است، نمی‌توان مجازاتی را علیه ترک‌کننده اعمال کرد. بنابراین، یک گزینه این است که هنگام ورود کارمند جدید، فهرستی از اوراق و اشیای قیمتی موجود تهیه کنید. این حداقل مسئولیت را از عهده فرد تازه استخدام شده برداشته و تأیید می کند که سلف وی انجام نداده است وظایف شغلیبه درستی.

پس از فسخ قرارداد با کارمندی که در حال انجام است فعالیت کارگریموظف به اطمینان از ایمنی دارایی های شرکت بود، لازم است روند تحویل به آنها مستند شود. دارایی های مادیجانشین برای این منظور رئیس شرکت دستوری مبنی بر انتقال امور پس از اخراج صادر می کند که در آن هویت متخصص اخراج شده و کارمند پذیرنده اموال برای ذخیره سازی را مشخص می کند. این مرحله برای تعیین مناطق مسئولیت در تاریخ های مرزی ضروری است.

چرا انتقال پرونده ها ضروری است؟

انتقال پرونده های تحت قانون به جانشین - راه خوبتمایز بین دوره های زمانی که مسئولیت تکمیل صحیح اسناد و مدارک و ایمنی دارایی ها بر عهده شخصی است که اخراج می شود و زمانی که با شخص تازه استخدام شده است.

قبل از تنظیم قانون، کمیسیون بازرسی و موجودی را انجام می دهد. نتایج آنها در سند نهایی منعکس می شود که امکان شناسایی دقیق میزان کار انجام شده توسط کارمند را فراهم می کند.

برای شروع فرآیند انتقال توابع شغلیاز کارمند اخراج شده تا جانشین وی ، رئیس شرکت دستور انتقال امور را پس از اخراج صادر می کند. این سند این واقعیت را تأیید می کند که متخصص ترک موقعیت اسناد و مدارک را تحویل داده است پول، این شرکت هیچ ادعایی علیه وی ندارد. ما عناصر ضروری سفارش را فهرست می کنیم:

• تاریخ تهیه؛
• محل انتشار؛
• شماره ثبت فرم؛
• لیست موقعیت ها و اسامی کامل افراد مسئول؛
• ماهیت دستور، انگیزه های شروع بازرسی؛
• امضای مدیر و مهر شرکت.

روش انتقال پرونده به شما امکان می دهد مشکلات زیر را حل کنید:

• تضمین تداوم کار در تمام بخش ها؛
• بررسی وجود تمام اسناد لازم؛
• تجزیه و تحلیل کیفیت فعالیت کاری کارمند اخراج شده؛
• تخمین حجم کار آیندهمتخصص تازه استخدام شده

زمانی که انتقال پرونده ها مورد نیاز است

در صورتی که موقعیت آزاد شده مستلزم مسئولیت مالی باشد، تأیید اسنادی از واقعیت پذیرش و انتقال پرونده ضروری است. این هنجار برای صندوقداران و انبارداران مرتبط است. بدون رویه رسمیانتقال پرونده نیز در شرایطی ضروری است که:

• مدیر این شرکت تمایل خود را برای استعفا اعلام کرد.
• پست حسابدار ارشد آزاد می شود (در چنین شرایطی توصیه می شود که خود را به پذیرش و انتقال پرونده ها محدود نکنید، بلکه حسابرسی کامل انجام دهید. صورت های مالی، حسابداری، می توانید یک حسابرس مستقل جذب کنید).
• بازرس یا مدیر منابع انسانی استعفا می دهد بخش منابع انسانی، که وظیفه اطمینان از ایمنی اسناد پرسنل را بر عهده دارد.