Применение информационных технологий в использовании архивных документов. Информационные технологии и организация их внедрения в архивах

информация архив документ делопроизводство

В архивном деле в основном применяется технология баз данных (БД), а также другие информационные технологии (сканирование документов, сетевые технологии и т.д.).

Среди автоматизированных архивных технологий количественно преобладают базы данных простейшей структуры на большие однородные массивы данных. Однако ААТ позволяют значительно усовершенствовать работу архивиста в области каталогизации, учета и использования архивных документов. Кроме того, в целом, можно заметить, что по каждому направлению существует несколько программных продуктов, выполненных различными разработчиками на разных оболочках. Так, например, БД "Архивный фонд", "Фондовый каталог" (Росархив), а также разработанные ВНИИДАД базы данных "Паспорт архива", "Учет фондов", "Аннотация фондов", "Учреждения - источники комплектования", "Учет исполнения запросов", "Читальный зал", "Физическое состояние документов" и др.

При этом можно заметить, что типовые БД, разработанные ВНИИДАД ориентированы на фонды и дела, архивы же более активны в создании тематических БД на уровне документа.

Все базы данных, создаваемые в архиве, условно разделяются на учетные и информационно-поисковые. Эти две категории баз данных различаются структурой, методикой создания, применяемым программным обеспечением.

Учетные базы данных служат для обработки статистических массивов - учета документов и дел в архиве, учета использования, контроля за обеспечением сохранности и т.д.

Учетные базы данных в архиве учреждений предназначена для определения количества документов в единицах учета (единица хранения) и обеспечения сохранности документов при выдаче их во временное пользование в структурные подразделения. Учетные БД могут создаваться по функциональному или интеграционному (многофункциональному) принципу.

Информационную основу БД составляют сведения о составе и объеме документов, составе и объеме страхового фонда копий документов, государственном учете и научно-справочном аппарате к документам, составе и объеме научно-справочной библиотеки, зданиях. При разработке БД "Учет фондов" в качестве объекта автоматизации выступали функции, выполняемые госархивами по учету документов как государственной, так и негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации. Типовые решения ведения государственного учета для архивов Российской Федерации разного уровня вырабатывались с условием последующей адаптации к специфике каждого отдельного архива. БД способствует совершенствованию деятельности архивов по обеспечению сохранности, организации рационального хранения, оперативного адресного поиска фондов и описей, фиксации объема хранящихся дел, его изменений и подготовке статистических данных как по архиву в целом, так и по отдельным хранилищам. БД "Учет фондов" отражает и отслеживает информацию о движении документов, об учете и внесении изменений по описи, об учете и внесении изменений по фонду. Логическим продолжением компьютерной поддержки архивной деятельности в области учета документов является БД "Аннотация фонда", которая обеспечивает оперативность и качественный уровень тематического поиска и подготовки межфондовых и внутрифондовых справочников (путеводителей, кратких справочников, тематических путеводителей, указателей и др.).

По функциональному принципу создаются базы данных для учета документов и дел, контроля за наличием и состоянием дел, учета использования, учета источников комплектования и т.д.

Интеграционный принцип предполагает создание единой системы, реализующей функции учета и информационного поиска документов. Такие информационные системы существуют в государственных архивах.

Государственный архив ведет учет всех созданных БД в виде базы данных их описаний (например, "Архивный фонд", "Фондовый каталог субъекта Федерации").

Информационно-поисковые базы данных служат для создания и ведения таких архивных справочников, как архивные описи, сводные номенклатуры дел, каталоги, картотеки, а также для совершенствования процессов информационного поиска в архиве.

Создание автоматизированной информационно-поисковой системы архива является наиболее сложной задачей.

С.Н. ГОРОХОВ, Е.М. ЛОБАНОВ, г. Казань, Российская Федерация

СОВРЕМЕННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ ХРАНЕНИЯ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ

Gorohov S.N., Lobanov E.M., Kazan, Russian Federation. Modern technologies of electronic documents storage

Аннотация

Переход на цифровую систему хранения архивных материалов ставит перед архивным сообществом следующие актуальные вопросы: выбор надежного носителя электронной информации, обеспечивающего ее долговременное хранение; поиск технологий, предоставляющих исследователям широкий доступ к архивным документам как в читальном зале архива, так и через Интернет. Целью данного исследования является обзор передовых технологий в области обеспечения сохранности электронных аудиовизуальных документов, применяемых в международной практике. Для достижения этого решены следующие задачи: обзор современного рынка носителей электронной информации в контексте возможности их применения в архивной отрасли; изучение возможности применения облачных технологий хранения информации в деятельности отечественных архивов (на примере Центрального государственного архива аудиовизуальных документов Республики Татарстан). По результатам исследования сделан вывод, что внедрение в архивную отрасль новых носителей электронной информации позволит навсегда решить проблему долговременного хранения документов, а применение облачных технологий повысит открытость архивов, доступность архивных документов не только исследователям, но и широкой публике, создаст возможность широкого использования архивных материалов в образовательном процессе.

The transition to digital archival materials poses archival community following topical issues: firstly, the selection of a reliable medium of electronic information, ensuring its long-term storage; secondly, search technology, providing researchers access to archival documents in the archive reading room, and through the Internet. The aim of this study is to review the advanced technologies in the field of digital preservation of audiovisual documents used in international practice. To achieve the goal the following objectives: Overview of the current media market of electronic information in the context of their possible application in the archive sector; To study the possibility of cloud storage technology in the activities of domestic archives (for example, the Central State Archive of Audiovisual Documents Republic of Tatarstan). According to the study it can be concluded that the introduction of a new branch of archival electronic information carriers allow permanently solve the problem of long-term storage of documents and the use of cloud technologies will increase the openness of archives, archival documents accessible not only to researchers but also to the general public, the opportunity to create a wide use of archival materials in the educational process.

Ключевые слова

Аудиовизуальный архив, электронный документ, хранение документов, использование документов, оптический диск, облачные технологии.

Audiovisual archive, electronic document, document retention, use of documents, optical drive, the cloud.

Форматы и носители, на которых аудиовизуальные архивы хранят видео– и радиоматериалы, созданные за долгие годы работы теле– и радиокомпаниями, теряют актуальность. Так, например, еще недавно популярные кассеты «Betacam», долгое время используемые в телепроизводстве, доживают последние годы, так как выпуск воспроизводящего оборудования этого формата прекратился. Поэтому уже сейчас данные, записанные на видеокассеты «Betacam», предлагается переводить в более подходящую цифровую форму для того, чтобы обеспечить возможность их дальнейшего использования в будущем.

Опыт ЦГА АД РТ и других аудиовизуальных архивов говорит о том, что при переходе на цифровую систему архивации важно учитывать два аспекта: первый – хранение в форме, которая обеспечит максимально продолжительное хранение материалов, второй – доступность, то есть возможность предоставления информации исследователям для использования внутри архива и за его пределами. В связи с этим необходим постоянный поиск подходящих технологий и проработка вопросов организации архивного дела с учетом длительной временной перспективы.

Мировая практика показывает, что все больше зарубежных архивов переходит на хранение электронных документов с применением облачных технологий. Данный выбор актуален в связи с тем, что электронные документы предполагают принципиально иной механизм доступа к ним, значительно отличающийся от механизма доступа к бумажным документам. Электронные документы могут сдаваться на государственное хранение по электронным каналам связи, доступ к данным документам может осуществляться через электронный виртуальный читальный зал в сети Интернет, что позволит любому пользователю в любом субъекте и муниципальном образовании Российской Федерации легко получить доступ к необходимым ему электронным документам, где бы они физически не находились.

Список литературы

1. Александров К.С. Счет на петабайты // Машины и механизмы. - 2013. - № 6. - С. 20–27.

2. Кузнецов С.Л. Проблемы организации архивного хранения электронных документов // Делопроизводство. - 2012. - № 3. - С. 58-62.

3. Мокрецов А.С. Тысячелетний накопитель // CHIP [ЧИП]. - 2012. - № 6. - С. 115–119.

4. Риджуэй Энди. Ученые записали книгу в ДНК // Наука в фокусе. - 2012. - № 11. - С. 15.

1.Aleksandrov K.S. Schet na petabajty . Mashiny i mehanizmy - Machines and mechanisms, 2013. no. 6, pp. 20-27.

2.Kuznecov S.L. Problemy organizacii arhivnogo hranenija jelektronnyh dokumentov . Deloproizvodstvo - Office work, 2012, no. 3, pp. 58-62.

3.Mokrecov A.S. Tysjacheletnij nakopitel" . CHIP - CHIP, 2012, no. 6, pp. 115-119.

4.Ridzhujej Jendi. Uchenye zapisali knigu v DNK . Nauka v fokuse - Science in focus, 2012, no. 11, p. 15.

Горохов Сергей Николаевич, кандидат технических наук, директор Центрального государственного архива аудиовизуальных документов Республики Татарстан, Российская Федерация, Казань, 8-917-291-25-86, Этот e-mail адрес защищен от спам-ботов, для его просмотра у Вас должен быть включен Javascript

Лобанов Евгений Михайлович, главный специалист Центрального государственного архива аудиовизуальных документов Республики Татарстан, аспирант кафедры истории Казанского государственного энергетического университета, Российская Федерация, г. Казань, 8-951-897-22-49, Этот e-mail адрес защищен от спам-ботов, для его просмотра у Вас должен быть включен Javascript

Gorokhov Sergey Nikolaevich, Candidate of technical Sciences, Director of the Central state archive of audiovisual documents of the Republic of Tatarstan, Russian Federation, Kazan, 8-917-291-25-86, Этот e-mail адрес защищен от спам-ботов, для его просмотра у Вас должен быть включен Javascript

Lobanov Evgeny Mikhailovich, Chief specialist of the Central state archive of audiovisual documents of the Republic of Tatarstan, post-graduate student of the Department of history of the Kazan state energy University, Russian Federation, Kazan, 8-951-897-22-49, Этот e-mail адрес защищен от спам-ботов, для его просмотра у Вас должен быть включен Javascript

Полностью материал публикуется в российском историко-архивоведческом журнале ВЕСТНИК АРХИВИСТА. Ознакомьтесь с условиями подписки .

Полотовская Кира Аркадьевнастудентка факультета документоведения и педагогического образования ФГОУ ВО «Орловский государственный университет им. И.С. Тургенева», г. Орел[email protected]

Ермакова Нелли Леонидовна, кандидат филологических наук, доцент кафедры документоведения и документационного обеспечения управления ФГОУ ВО «Орловский государственный университет им. И.С. Тургенева», г. Орел[email protected]

Актуальность применения информационных технологий

в архивном хранении документов

Аннотация.В статье обозначаетсянеобходимостьиспользования информационных технологий в архивном хранении документов. Приводятся характеристикиэлектронных архивов, описываются их преимущества перед "бумажными" носителями информации, раскрываютсяперспективы развития систем электронного архива и документооборота.Ключевые слова: информация, документооборот, электронный архив, информационные технологии, архивное хранение документов.

Бурное развитие информационных технологий способствует автоматизации практически всех сфер человеческой деятельности. Разработка новых знаний стала более эффективной и "быстрой". Никто не станет отрицать, что создать "офисный" документ проще и удобнее в соответствующем приложении пакета MS Office. Сложные инженерные и проектноконструкторские данные удобно создавать не при помощи карандаша и кульмана, а при использовании соответствующих "двухмерных" или 3D -средств. Финансовое и бизнеспланирование, экономические и бухгалтерские расчеты быстро и надежно производятся при помощи соответствующих программ.Другой проблемой, с которой приходится сталкиваться на любом предприятии, является наличие большого количества информации на "традиционных" бумажных носителях. Единое информационное пространство невозможно без включения в него такой информации.Решение проблемы использования информации "бумажных" носителей, а также микрофильмов в электронном видесуществует. Наиболее оптимальным является их быстрый перевод в электронный вид. Для этого существует различное сканирующее оборудование: от обычного планшетного сканера до промышленного сканера, позволяющего, например, сканировать до 180 страниц/минуту. Как правило, "на выходе" сканера создается информация в графических электронных форматах. В любом случае такую информацию можно включать в систему электронного архива. При необходимости перед включением полученных электронных документов в систему архивавозможна их обработка, например, распознавание. Способы обработки зависят от дальнейшего использования. При переходе на электронное хранение наблюдается ряд "ступеней эволюции". Например, для уменьшения объема файлов графического изображения возможно применение алгоритмов сжатия. Постоянно велись и ведутся разработки в области физического "уменьшения" размеров самого носителя. Например, еще 10 лет назад жесткий диск объемом в 20 Gb считался фантастикой, а сегодня такой объем уже "староват". Объем информации предприятия, даже при использовании всех "ухищрений", направленных на его уменьшение (не в ущерб "информативности"), может исчисляться в терабайтах. При таких объемах использование "привычных" жестких дисков нецелесообразно. В связи с этим разрабатывались новые технологии хранения данных и устройства: ленточные, магнитооптические, CD, DD. Например, современная DDRAM роботизированная библиотека образует "большой сетевой диск" размером до 6 терабайт. В процессе накопления информации всегда приходилось решать проблемы её совместного использования, разграничения прав доступа к различным разделам. В "бумажном" архиве эти проблемы решались лишь организационными мерами. Решение вопросов совместного использования, разграничения прав доступа к разделам "электронной" информации осуществляется средствами администрирования операционной системы сервера сети. Реализовать возможность групповой работы с архивом, используя лишь сетевые средства, недостаточно. Для решения проблем учета информации, разграничения правдоступа, быстрого поиска, доступа, регистрации новой информации, обеспечения управления процессами разработки новых данных в системах электронных архивов широко используются системы управления базами данных -СУБД. Опять же не будем подробно останавливаться на их описании, истории и эволюции развития.Большинство современных СУБД имеют все необходимые для работы в системе электронного архива механизмы и свойства. В зависимости от решаемых задач возможно использование таких средств, как Oracle, MsSQL, MySQL, Interbase, Paradox и даже MsAccess. Перечень далеко не полный. Все СУБД объединяет то, что они представляют, по сути, наборы связанных таблиц. Таблицы состоят из вертикальных колонок -"полей", "столбцов" и горизонтальных -"записей". В каждую ячейку таблицы можно производить запись данных в том или ином формате. Формат зависит от указанного формата ячейки. Например, можно записать набор символов, слово или целый документ в электронном виде, а некоторые СУБД, например, Oracle, позволяют записывать в одну ячейку не только документ, но и целую таблицу, содержащую, в свою очередь, записи. Главное свойство таблиц СУБД -возможность быстрого поиска информации при использовании языка запросов. Изложение реляционной теории баз данных не входит в рамки материала, но именно перечисленные свойства СУБД являются основными и необходимыми для учета, разграничения прав доступа, быстрого поиска, доступа, регистрации новой информации, обеспечения управления процессами разработкиновых данных.Кроме того, могут использоваться файл -серверные и клиент -серверные решения. В первом случае, например, при использовании файл -серверной СУБД Paradox производительность системы относительно невелика, сеть "более загружена". Все вычисления, как правило, ведет "клиентская" программа. Во втором случае, например, при использовании СУБД Oracle, MsSQL, Interbase клиентская программа только формирует запрос и отображает результат "ответа" от сервера. Всю обработку производит сервер. Производительность системы гораздо выше. С другой стороны, невысоки требования к "клиентскому" ПО (программе, через которую происходит Ваше "общение" с базой). Кроме того, такие СУБД, как, например, Oracle и MsSQL имеют дополнительные средства снятия нагрузки с клиентских машин -выполняемые на сервере хранимые процедуры и триггеры. Самым идеальным случаем является использование привычного WEBнавигатора, например, Internet Explorer (IE), когда работа с электронным архивом напоминает работу с Internet -сайтом. В этом случае на рабочем месте системы архива не требуется установки дополнительного программного обеспечения. Достаточно лишь знать адрес в Internet или интрасети, имя пользователя и пароль для работы в системе электронного архива. Пользователь подключается по этому адресу к WEBсерверу. Через интерфейс WEB -страниц, отображаемых, например, в IE производится формирование запросов (используются элементы запросных форм). WEB -сервер, получив запрос, автоматически "отправляет" его через соответствующий интерфейс взаимодействия с СУБД. Для структурированного хранения электронных документов, обеспечивающего надежность хранения, быстрый и удобный поиск в настоящее времяпродолжает развиватьсясистема «Электронный архив». Онапредставляет собой специальное программное обеспечение, призванное автоматизировать процедуры управления архивным фондом документов организации в соответствии с требованиями государственного нормативного регулирования и спецификой внутренних процессов любой компании.Невозможно переоценить все преимущества электронных архивов:Снижаются затраты на хранение: большая часть справочных запросов может быть удовлетворена с помощью электронных образов документов, благодаря чему снижаются требования к помещениям, персоналу и другим ресурсам для работы архива;Значительно сокращаются потери и повреждения архивных документов за счёт уменьшения потребности в подлинниках;Снижается объём копировальных работ благодаря доступу к электронным образам документов;Значительно упрощается перенос документов из оперативного хранения в архивное;Контролируется цепочка запросов и получения информации, предотвращая несанкционированный доступ и копирование документов .Образуется связь электронного документа с бумажным источником, которая позволяет в подавляющем большинстве случаев обойтись без доступа к бумажному документу, а в случае необходимости работы с бумажным документом быстро его найти;Реализуютсяконцепции ILM (Information lifecycle management), позволяющей переносить информацию из оперативного хранения в архивное с соответствующей сменой носителя информации для удешевления хранения и повышения надежности хранения;Распределяютсяправаи процедурыдоступа согласно корпоративным регламентам.Варианты хранения документов в электронной форме.Хранение документов в электронной форме осуществляется чаще всего в двух вариантах хранение на сервере компании или на удаленном сервере в Интернете. Оба варианта имеют как плюсы, так и минусы. Интернет опасен возможностью утраты конфиденциальных данных, ввод для хранения на сервере должен быть осуществлен с предельной внимательностью. Большинство крупных предприятий переходит на технологию электронного хранения документации.Электронный документ -документ, в котором информация представлена в электронной (компьютерной) форме, с реквизитами, необходимыми для признания его действительным (наименование организации, дата, регистрационный номер, должность и фамилия лица, подписавшего документ, электронная цифровая подпись).Все работы в электронном архиве соответствуют работам в архивах традиционных документов. Специфика работ определяется спецификой хранящихся в архиве документов. Задачей электронных архивов является обеспечение надежного централизованного хранения электронных документов в соответствии с архивными требованиями к их защите и сохранности в сочетании с максимально удобным и простым доступом, как с локальных, так и с удаленных компьютеров любой конфигурации.Основными архивными технологиями хранения электронных документов являются:системное ведение архива, включая сохранение всех версий документов после каждого их изменения (при этом версии не уничтожаются, а только исключаются из доступа);ведение подробного протокола доступа к документам;

хранение документов в виде их электронных образцов со всеми атрибутами (подписи, печати, пометки, и др.);сохранение форматов вывода (печати) всех созданных документов;обязательное описание документа в архивной базе данных;

полная поисковая и атрибутивная информация (карточка документа, контекст, индекс, строка);связанные мультимедийные данные (графика, видео, звук);универсальный формат представления электронных документов. Основные направления совершенствования электронных архивов:

разработка принципов хранения информации;защита информации;активизация вторичного использования информации;

стандартизация критериев описания данных;оценка стоимости создания и архивирования документов;регулирование отношений между архивом и создателем документов;реализация информационных услуг и исследовательских проектов.В электронном архиве должны обеспечиваться:защита электронных документов от несанкционированного доступа и искажений;возможность предоставления пользователям доступа к документам;возможность подтверждения подлинности документов;возможность предоставления документов в виде бумажной копии.Особенность текущей ситуации в нашей стране в отношении электронных документов характеризуется следующим:Набирает темпы процесс перехода от традиционных бумажных документов к электронным, который начинает охватывать в т.ч. документы длительного и постоянного срока хранения.Все больше создается подлежащих длительному хранению изначально электронных документов. А это означает, что вскоре они начнут поступать в архивы.Специалистыпрактики уже давно поднимают вопросы, на которые пока ни государство, ни отраслевая наука не дают ответа:oГде и как хранить электронные документы, причем так, чтобы их юридическая, доказательная сила не могли быть поставлены под сомнение?oКак эти электронные документы превратить в ценный для организации ресурс?При этом необходимо учитывать, что традиционные архивы не приспособлены для хранения электронных материалов. Фактически нам негде хранить уже существующие электронные документы. Для электронных архивов требуется иная идеология, иная нормативноправовая и технологическая база, которая на сегодняшний день отсутствует. Кроме того, электронные архивы –недешевое удовольствие, а это означает необходимость найти в условиях нынешней сложной экономической обстановки средства на их создание и дальнейшее функционирование.Способы хранения электронных архивов. Проблема надежного хранения электронной документации на сегодняшний день стала более чем насущной. Связано это с появлением несколько десятилетий назад систем электронного документооборота, которые стали основой существующего делопроизводства по всему миру.В связи с данными обстоятельствами были созданы различные способы хранения электронных архивов.Способ первыйзаключается в том, что организуется хранилище (хранилища) для документов, либо сразу создаваемых в электронном виде, либо переводимых в электронный вид, например, из "бумажного" архива или архива микрофильмов при сканировании. Хранилищем является любой локальный или сетевой диск либо более "объемное" устройство, например, магнитооптическая или DD -библиотека. Для упрощения поиска необходимогодокумента информация "внутри хранилища" структурируется по вложенным каталогам, названия которых говорят пользователю о содержащихся в них документах. Права доступа к разделам информации определяются при администрировании разделов устройства хранения.Основным преимуществом такого способа, пожалуй, является достаточная простота реализации и обслуживания. Возможно, такой способ целесообразен при "начальной стадии" накопления информации в электронном виде.При увеличении числа "единиц хранения" подобного архива рано или поздно наступит момент, когда число вложенных папок тоже придется увеличивать для удобства поиска. Далее, число вложенных папок и степень вложенности могут стать очень большими, и поиск необходимого документа станет долгим и превратится в проблему.При достаточно несложной реализации такого способа создания электронного архива, следует отметить следующие свойства:Отсутствие системы поиска;Отсутствие системы учета, регистрации документов;Отсутствие возможности быстро получить сам документ (его необходимо достаточно долго искать);Отсутствие управления процессами создания новых документов с маршрутизацией разрабатываемого документа между пользователями, участвующими в процессе разработки, процессах проверок и утверждения;Отсутствие ведения истории разработки документа;Отсутствие создания новых версий документов (для дальнейшего использования информации ранее разработанных документов во вновь создаваемых).Более серьезные составляющие полной системы архива и документооборота, например, обеспечение соответствия стандарту качества ISO9000.Второй способ. Создание электронных картотек на основе файлсерверных и клиентсерверных СУБД и приложений. Следующим способом создания электронных архивов является создание системы, прежде всего, для учета документов, позволяющей быстро найти записи о них. Говоря проще -создание электронной картотеки. Для реализации данного решения широко применяются файл серверные и клиент -серверные приложения, использующие СУБД. Программа -клиент позволяет внести записи о документах по ключевым полям, заполнить электронную карточку документа.Информация, вносимая в электронную карточку, записывается в таблицы СУБД и может быть быстро "извлечена" при помощи механизма запросов. Результаты запросов, как правило, выводятся в удобном для пользователя виде (таблица или набор электронных карточек). Работа с такими карточками напоминает работу с карточками библиотечного каталога.Существенное отличие заключается в том, что в "привычной" бумажной карточке присутствует лишь определенный набор атрибутов, а в хорошей электронной картотеке, пользователь сам может устанавливать необходимые атрибуты для разных типов документов. К тому жевсю работу по быстрому поиску карточки выполняет СУБД и (или) клиентское приложение. Права доступа к тем или иным разделам могут определяться СУБД. Учетные записи содержат не только описания документа, но и указывают на место его хранения в "бумажном" илиэлектронном виде.В зависимости от прав пользователя, существует возможность редактирования учетных записей, внесения изменений.Основные достоинства такого способа организации хранения:1.Возможность быстрого поиска информации о документе, записи о месте его расположения;2.Возможность внесения информации о новых документах, редактирование информации о ранее зарегистрированных в системе "единицах хранения".Основным недостатком такого подхода является отсутствие быстрого доступа непосредственно к самому документу. Найдя учетную запись об искомом документе, даже если она и содержит информацию о месте нахождения, процесс "доставки самого документа пользователю" не автоматизирован. Такой способ организации хранения можно проиллюстрировать следующим примером. Библиотека пытается усовершенствовать режим самообслуживания и предоставляет пользователям возможность работать с карточным каталогом, причем не только с "бумажным", но и электронным! Вы находите карточку искомой книги (после разговора с Вами, читавший её в рабочее время сотрудник вернул книгу в библиотеку). Найдя карточку, вы убеждаетесь, что книга присутствует и даже указано место хранения! Как и в прошлый раз, расталкивая растерянных читателей, Вы пытаетесь найти нужный шкаф и полку. Через определенное время, Вам это удается. Далее необходимо затратить усилия на поиск лестницы -стремянки (полка высоко). В конце концов, через час -другой Вы решаете все проблемы и получаете желаемое.Прочими свойствами такого способа хранения являются:Отсутствие автоматизации процесса получения самого документа;Отсутствие самого документа в электронном виде;Отсутствие ведения истории разработки документа;Отсутствие управления процессами создания новых документов с маршрутизацией разрабатываемого документа между пользователями, участвующими в процессе разработки;Отсутствие возможности создания новых версий документов (для дальнейшего использования информации ранее разработанных документов во вновь создаваемых).Более серьезные составляющие полной системы архива и документооборота, например, обеспечение соответствия стандарту качества ISO9000 не перечисляются, т. к. в такой реализации системы о них также говорить все еще нет смысла.Третий способ. Создание архивных систем с возможностью поиска документа в картотеке по учетным записям (карточке) и вывода документа в электронном виде. Этот способ организации системы электронного архива гораздо ближе к совершенству и объединяет два вышеописанных (файловый массив и картотека). Учет ведется при помощи использования клиент -серверных или файл -серверных приложений и СУБД. Результат поиска содержит не только записи "карточки" документа, но и предоставляет возможность вывода на экран или устройство печати самого документа.Сравним данный способ с той же библиотекой. Вскоре после экспериментов по внедрению самообслуживания библиотека решила, что лучше будет автоматизировать свою деятельность. Наиболее "читаемые" издания переведены в электронный вид, внесены в базу данных и "выложены" в Internet. Доступ к базе -по имени и паролю. Имя и пароль приобретаются за отдельную плату и ограничиваются по сроку действия. Как и в описываемом примере, способ имеет возможность разграничения прав доступа к разделам (например, пароль и имя пользователя). В отличие от Internet -библиотеки, способ не исключает возможности регистрации пользователем в архиве электронного документа или записи о "бумажном" документе или микрофильме, который пока не переведен в электронный вид.К прочим свойствами, характеризующим описываемый способ создания системы электронного архива, можно отнести:Отсутствие ведения истории разработки документа;Отсутствие механизма использования хранимых документов не только для просмотра, но и для создания новых (с автоматической регистрацией в архиве), отсутствие управления процессами создания новых документов с маршрутизацией разрабатываемого документа между пользователями, участвующими в процессе разработки. Четвертый способ. Создание систем архива и документооборота. Не секрет, что некоторые узлы устройств и механизмов, например, в судостроении, приборостроении и ряде наукоемких областей были разработаны еще пол века назад. С одной стороны, при разработке новых проектов нет смысла "изобретать велосипед", с другой же, использовать изделие, созданное по технологии полувековой давности не всегда целесообразно. Например, появились новые материалы, изменилась технология. Поэтому в системе электронного архива и возникает следующая задача -не только быстро найти необходимые документы и вывести их на экран или устройство печати, но и "позволить" создать новый документ на основе информации, содержащейся в документе ранее зарегистрированном. Причем новый документ должен автоматически быть "занесен" в архив, а "старый" документ ни в коем случае не должен быть изменен.Описываемый способ объединяет все перечисленные ранее и добавляет в них возможность управления процессами создания документов с маршрутизацией между пользователями, подписями, проверками, утверждениями, анализом прохождения документа и т. д. Следует отметить, что все перечисленные в предыдущих способах "положительные стороны" существуют и здесь. Например, совсем не обязательно регистрировать в подобной системе документ, разрабатываемый "с нуля". Можно зарегистрировать и ранее разработанный и утвержденный документ.В отличие от первых трех способов, этот подразумеваетиспользование системы на всех рабочих местах участников процесса разработки, проверки, утверждения документов. Действительно, когда мы говорим об архиве, описанном в предыдущем пункте, достаточно, например, в каждом подразделении установить по 1 "клиентскому месту". С этого "места" осуществляется доступ к документам архива и регистрация новых. Описываемый же в этом пункте способ имеет модуль WorkFlow, который организует "документооборотную" часть системы. Основным назначением этого модуля является организация групповой работы над документом с учетом реальных обязанностей и должностной структуры предприятия, маршрутизацией документа между пользователями. Говоря проще, модуль позволяет пройти электронному документувсе инстанции, маршруты, которые производились бы при разработке обычного "бумажного" документа. Хотяв подразделениях, не участвующих в процессе разработки, проверки и утверждения документов, может быть установлено всего по 1 "клиентскому месту" системы.Кроме того, как правило, учитывается, что один документ любого потока может принадлежать к нескольким проектами. В этом случае, существуют два пути: если при включении зарегистрированного документа в проект не требуется корректировать документ (вносить изменения), то документ для экономии места и времени не копируется системой. В этом случае, создается ссылка. Для пользователя процесс создания ссылки выглядит как "появление" в проекте нового документа. Второй способ используется, когда в новый проект необходимо внести измененный документ, созданный на основе уже имеющегося. В этом случае система позволяет создать новую версию документа, произвести необходимые изменения. Документ извлекается из электронного архива, создается его версия. Изменения производятся только в версии, сам же документ изменить нельзя! Система позволяет, например, создать новый приказ на основе старого, изменив даты; создать новый договор, изменив сумму и дату или "дорисовать" часть чертежа модернизированного изделия. После внесенияизменений новый документ, созданный на основе "старого", помещается в архив.Рассмотрим использование модуля WorkFlow ("документооборотную" часть системы).На любом предприятии, чаще в разработке документа принимают участие несколько человек. Если Вам близка инженерно -конструкторская деятельность, то Вы не можете не согласиться, что изделие разрабатывают несколько человек. В процессе разработки осуществляются нормоконтроль, проверки и утверждения документов и чертежей изделия, подтверждаемые подписями. Часто возникает необходимость отправки на доработку. Документ необходимо возвратить разработчику той части, которая не удовлетворяет в целом проекту. Таким образом, окончательное утверждение всего проекта происходит только после утверждения всех его составляющих, прохождения всех проверок. После окончания разработки документы должны быть помещены в архив. Перспективы развития систем электронного архива и документооборота. Основные перспективы развития систем архива, документооборота и управления потокамиинформации предприятия связаны, прежде всего, с внедрением последних достижений в области информационных технологий. Представим, что предприятие имеет территориально разнесенные подразделения или работает с партнерами по неким совместным проектам. В этих случаях необходимым является создание единого информационного пространства, позволяющего иметь доступ ко всей базе электронного архива (в случае территориально удаленных подразделений) или к части базы, касающейся совместных проектов (для использования партнерами).В наше время лучшим решением является использование WEB -технологий и XML. Об использовании WEB -технологий говорилось выше, при описании взаимодействия СУБД с WEB -сервером. В этом случае работа в системе электронного архива напоминает работу с обычным сайтом. Клиентским приложением является привычный WEB -навигатор (например, Internet Explorer). Преимущества такой организации доступа к СУБД перечислены выше. Остановимся на использовании XML -языка Расширяемой Маркировки -eXtensible Markup Language. Для создания WEBстраниц широко использовался и используется язык HTML, позволяющий достичь "высокохудожественных", с точки зрения WEB -дизайна, представлений страниц в окне. Для работы же с данными, получаемыми WEB -сервером от СУБД, возможно применение, например, технологии ASP или IDC. Дело в том, что HTML не всегда способен представить не только содержание страниц (с точки зрения дизайна), а и сами данные, например, полученные от СУБД. Вопрос представления данных в разных технологиях решается поразному. Например, в IDC результат запроса "вставляется" в соответствующий шаблон (файл *.htx), а сам запрос хранится на WEB -сервере (в виде файла *.idc). В технологии ASP страница генерируется при помощи файла ASP, используется язык BS. Создание приложений, позволяющих работать через WEB -интерфейс без использования XML достаточно трудоемко. Не буду глубоко вдаваться в сам XML, а только приведу пример: для создания базы в интрасети по технологии ASP или IDC приходится (по личному опыту) приложить немало усилий, написать "вручную" сотни, тысячи строк, "разбросанных" по многим файлам. Такую же систему можно создать гораздо быстрее и эффективнее при использовании XML. Так, например, ряд компонентов Delphi 5 и 6, использующих XML, позволяет создатьдостаточно неплохие приложения без написания вообще хотя -бы одной строчки кода! Кроме того, всё приложение представляет собой 1 исполнимый файл, хранящийся на сервере и генерирующий страницы (в отличие от десятковсотен файлов, которые применяются, например, в хорошей системе, созданной по технологии ASP).При использовании WEB -технологий, удаленные подразделения или партнеры имеют доступ к архиву и системе документооборота через Internet. "Клиентским" приложением для них является "обычный" навигатор. Головное подразделение, в интрасети которого установлен сервер системы, "может работать" как через навигатор, так и через обычное "клиентское приложение".Примером внедрения единого информационного пространства является использование системы DDM/PDM9000 в корпорации AZO. Именно по такому принципу организованно единое информационное пространство для территориально разнесенных подразделений и партнеров. Предприятия и партнеры корпорации расположены в Европе и Америке. Физически сервер системы установлен на головном предприятии. Система использует СУБД MSSQL. Доступ к базе в пределах головного предприятия осуществляется через соответствующие клиентские приложения. Для удаленной работы с базой используется технология "WWW+SQL". "Клиентским приложением" для удаленной работы является навигатор.В заключение следует сделать вывод о том, что существующие варианты и способы хранения документов в электронной форме способствует надёжной работе, разработке принципов хранения информации. Обеспечивается возможность предоставления пользователям доступа к документам и их получение в виде бумажно копии, кроме того, подтверждается подлинность документов.Само хранение документов в электронной форме осуществляется чаще всего в двух вариантах хранение на сервере компании или на удаленном сервере в Интернете. С точки зрения безопасности, электронный архив -это надежное хранилище архивных документов и материалов.Говоря о перспективах развития электронных архивов в Российской Федерации, можно констатировать следующее: основные перспективы развития систем архива, документооборота связаны, прежде всего, с внедрением последних достижений в области информационных технологий. К ним можно отнести использование WEB -технологий и XML. В зависимости от решаемых задач возможно использование таких средств, как Oracle, MsSQL, MySQL, Interbase, Paradox и даже MsAccess.Итак, подводя итоги, можно констатировать следующее: электронный архив –это перспективный проект сферы развития архивных технологий. Он позволит автоматизировать процессы документоведения, хранения документов и создаст все условия для качественной работы любой организации.

Ссылки на источники1.Алексей Рындин. Описание проблемы архивного хранения информации. –URL: http://citforum.ru/cfin/org_arh_pred/index1.shtml. 2.Алексей Рындин. Архив без пыльных полок или способы организации архива предприятия. –URL: http://citforum.ru.

МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ И ТУРИЗМА УКРАИНЫ

ХАРЬКОВСКАЯ ГОСУДАРСТВЕННАЯ АКАДЕМИЯ КУЛЬТУРЫ

Кафедра информационных технологий

Электронные архивы: отечественный опыт в оцифровке документов

Выполнила

студентка ф-та ДИД

Голик Ольга Валерьевна

Харьков-2009

Введение

1. Понятие «электронный архив»

2. Проблема сохранения цифрового наследия

3. Проекты по оцифровке документов

Заключение

Перечень ссылок

Введение

Проблема возрастания объёмов документов сегодня актуальна для всех. Все чаще из-за сложности доступа к архивам увеличивается время поиска документов и, как следствие, вынужденных простоев. Наиболее эффективным решением данной проблемы является сканирование документов, организация и создание электронного архива.

Отдельные организации и учреждения культуры, науки, средств массовой информации, промышленности и др., создающие и хранящие значительные массивы цифровых информационных ресурсов и предоставляющие к ним доступ, уже неоднократно сталкивались с необходимостью специальных усилий по сохранению цифровых информационных ресурсов и предоставления долговременного доступа к ним.

Именно электронные архивы стали необходимым условием эффективной работы современной организации.

1. Понятие «электронный архив»

В последнее время, говоря об автоматизации работы архивной службы, часто употребляют термин «электронный архив».

Под электронным архивом понимаются база документов на электронных носителях и программные средства, позволяющие осуществлять поиск необходимой информации.

Основные задачи и проблемы, возникающие при разработке программного обеспечения - хранение и обработка огромных информационных ресурсов, хранение документов в определенных форматах, их реквизитов и удостоверений, разграничение прав и защита доступа к базам. Следовательно, главным условием создания электронных архивов является существование документа в электронном виде.

Архивы предприятий накапливаются годами, некоторые - десятилетиями. Естественно, за все это время собраны колоссальные объемы архивных документов. В целях оперативного учета и розыска документов создаются системы научно-справочного аппарата (НСА). Организация учета дел и документов представляет собой создание базы данных с информацией о составе и содержании фонда. В традиционной ручной организации системы НСА существует целый ряд перекрестных архивных справочников, играющих первостепенную роль в поиске.

В 1996 году была утверждена Программа информатизации архивного дела России (1997-2000), в соответствии с которой планировалось создать правовые, нормативные и методические документы, регулирующие вопросы применения автоматизированных технологий, статуса машиночитаемых документов, стандарты и нормативы описания документов, типовые решения (автоматизированные архивные технологии, общеотраслевые базы данных) и обеспечение их совместимости и преемственности.

В настоящее время в архивном деле процесс внедрения автоматизированных архивных технологий (ААТ) развивается по двум направлениям:

1. Централизованная разработка и внедрение типовых баз данных по основным направлениям работы государственных архивов (от комплектования до использования). Эта работа осуществляется под руководством Росархива согласно программе информатизации отрасли, планов НИР и техническими заданиями на конкретные комплексы баз данных. Главной организацией и разработчиком баз данных является Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). Цель работы - развитие перспективных архивных технологий компьютерной поддержки основных функций архивных учреждений.

2. "Стихийная" компьютеризация, осуществляемая самими архивами и находящая свое выражение в разработке баз данных, исходя из нужд архивов, требований потребителей информации, программ компьютеризации, принятых архивом, экономических и кадровых ресурсов, а также других факторов. Перспективные программы компьютеризации архива разработаны в Московском городском объединении архивов (МГОА), Российском государственном архиве научно-технической документации (РГАНТД), Государственном архиве Российской Федерации (ГАРФ), Российском государственном военном архиве (РГВА) и др.

Основные преимущества электронных архивов:

· связь электронного документа с бумажным источником, которая позволяет в подавляющем большинстве случаев обойтись без доступа к бумажному документу, а в случае необходимости работы с бумажным документом быстро его найти;

· реализация концепции ILM (Information lifecycle management), позволяющей переносить информацию из оперативного хранения в архивное с соответствующей сменой носителя информации для удешевления хранения и повышения надежности хранения;

· распределение прав и процедур доступа согласно корпоративным регламентам.

Электронные архивы позволяют:

· снизить затраты на хранение: большая часть справочных запросов может быть удовлетворена с помощью электронных образов документов, благодаря чему снижаются требования к помещениям, персоналу и другим ресурсам для работы архива;

· значительно сократить потери и повреждения архивных документов за счёт уменьшения потребности в подлинниках;

· снизить объём копировальных работ благодаря доступу к электронным образам документов;

· значительно упростить перенос документов из оперативного хранения в архивное;

· контролировать цепочку запросов и получения информации, предотвращая несанкционированный доступ и копирование документов.

2. Проблема сохранения цифрового наследия

Задача сохранения цифрового наследия не ставится ни в федеральной государственной программе «Электронная Россия (2002-2010 годы)», ни в программе «Развитие единой образовательной информационной среды (2001-2005 годы)», ни в федеральной программе «Культура России (2001 – 2005)».

В России нет единого государственного органа, занимающегося вопросами сохранения цифрового культурного и научного наследия, хотя эта проблема широко обсуждается в последние годы в рамках профессиональных сообществ.

Учет и инвентаризация цифровых информационных ресурсов, лежащая в основе деятельности по сохранению цифрового наследия, является предметом целого ряда российских и международных проектов.

В 1999 году на рынке появилось ПО, разработанное ВНИИДАД. Ведущему институту отрасли эта задача была поставлена в рамках правительственной программы «Электронная Россия». Естественно, такое ПО ориентировано на государственные, муниципальные архивы - учреждения государственной архивной службы. На взгляд автора, эта система для архива организации не очень подходит.

Корпорация «Электронный архив» известна своими решениями по созданию электронных архивов документов и переводу «бумажных» архивов в электронный вид с применением технологии поточного сканирования.

Отмечен опыт работы Российского государственного архива научно-технической документации (РГАНТД) по созданию полнотекстовых страховых копий на оптическом диске, выбору формата архивной информации на оптическом диске, принципам построения системы поиска в массиве оцифрованных документов.

Практика работы РГАНТД, длительный опыт эксплуатации автоматизированных архивных систем и технологий, создание полнотекстовых баз данных, свидетельствуют о том, что действующие в архиве основные подходы по вопросам взаимодействия и влияния задач использования на структуру НСА обеспечивают быстрое и эффективное обеспечение доступа пользователей к документной информации архива.

Огромная часть возникающей в современном обществе информации сосредотачивается в архивах, образуя социальный информационный потенциал.

При колоссальном потенциале ретроспективной информации традиционные методы хранения и распространения архивной информации теряют свою эффективность.

Кардинальное решение проблемы заключается в применение современных информационных технологий, в частности, технологий оцифровки различного вида документов.

3. Проекты по оцифровке документов

Потребности общества в ретроспективной информации имеют межгосударственное значение, так как в архивах России хранится информация интересная для целого ряда стран. Например, в фондах РГАНТД представлены материалы международного сотрудничества в области освоения космического пространства и космической техники, в частности по программе “ЭПАС”.

ЭПАС [от Э (кспериментальный) П (олёт) «А (поллон)» - «С (оюз)»], совместный экспериментальный полет американского и советского космических кораблей (КК) типа «Аполлон» и «Союз». Программа ЭПАС была утверждена Соглашением между СССР и США о сотрудничестве в исследовании и использовании космического пространства в мирных целях (24 мая 1972).

Определенный опыт получен в РГАНТД (до 1996 г. Российский научно-исследовательский центр космической документации). Представляют интерес два проекта:

· электронный архив “Вирт Йозеф - канцлер Германии”,

· электронный архив “Фотографии Ю.А. Гагарина”.

В 1992 г. РГАНТД совместно с Российским центром хранения историко-документальных коллекций осуществил проект оцифровки документов из фонда “Вирт Йозеф - государственный канцлер Германии”.

Особенности этого проекта:

1. Разноформатность документов (от ресторанных счетов и бумажных квитанций до газетных полос и плакатов).

2. Тексты машинописные и рукописные.

3. Бумага разных оттенков от серого до желтого; папки с делами при сканировании не расшивались, кроме дел, в которых подшивка затронула текст.

Всего было отсканировано 14362 документа, в том числе 455 фотографий, рисунков и гравюр.

Для сканирования текстовых документов использовались планшетные сканеры DataCopy-830 и Relisys с разрешением 200-400 точек. Для сканирования полутоновых изображений фотодокументов и документов большого формата использовался проекционный сканер DataCopy-920, выполненный в виде камеры на штативе, имеющий большую разрешающую способность и позволяющий сканировать документы в формате серой шкалы, что обеспечивает последующее воспроизведение без потери качества. Фотографии сканировались с различным (в зависимости от размера и содержания) разрешением от 200 до 1000 точек.

В 1996 г. была разработана системы хранения и поиска факсимильных копий фотодокументов Ю.А. Гагарина на оптических дисках с включением фрагментов соответствующих текстовых документов.

Было отсканировано 850 фотографий (цветных и серно-белых). Сканирование проводилось с “контролек”, т.е. фотоотпечатков небольших размеров, применяемых в отделе использования в качестве элемента НСА. В качестве носителя был выбран оптический диск WORM фирмы “Plasman” (как и в первом проекте), в 1997 г. массив оцифрованных фотографий был записан на CD-R.

В качестве инструмента для разработки программного обеспечения баз данных была использована программная система ISIS версии 3.2 разработанная UNESCO и язык программирования Pascal ISIS.

В результате реализации рассмотренных проектов были разработаны технологии создания полнотекстовых страховых копий на оптическом диске, решены вопросы выбора формата записи архивной информации на оптическом диске, разработаны принципы построения системы поиска в массиве оцифрованных документов.

Автоматизированная информационно-поисковая система в проектах содержит следующие блоки:

1. База данных описаний отсканированных документов, которая являлась поисковым аппаратом.

2. Массив цифровых копий документов, записанный на оптический диск.

Связь между базой данных и массивом отсканированных документов организовывалась специальными программно-технологическими средствами:

· программа воспроизведения оцифрованных документов или их частей (фрагментов);

· имена оцифрованных документов (как часть рабочего листа ввода);

· программа организации доступа к оцифрованным документам;

· файл информации для программы организации доступа к оцифрованным документам.

Заключение

В заключение можно отметить, что ведение архива, с одной стороны, важно для деятельности компании, но, с другой стороны, требует значительных ресурсов, которые не приносят немедленной отдачи. Современный уровень развития информационных технологий позволяет реализовать электронные архивы. По сравнению с традиционным архивом электронный архив позволяет минимизировать затраты времени на управление архивом, снизить потребность в доступе к бумажным документам за счёт предоставления доступа к электронным образам документов, а также значительно снизить требования к помещению для архива, персоналу и другим ресурсам, используемым для его работы. При этом электронный архив не заменяет обычный, но дополняет его и резко снижает потребность в доступе к бумажным оригиналам документов. Кроме того, электронный архив позволяет организовать архивное хранение материалов, которые не существуют в бумажном виде.

Перечень ссылок

1. Залаев, Г.З. Современные принципы хранения и распространения архивной информации [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://www.gpntb.ru/win/inter-events/crimea2001/tom/sec2b/Doc12.HTML

2. Зверева, Н. Автоматизация архивной службы предприятия [Электронный ресурс]. - Режим доступа:

http://www.e-rus.ru/site.shtml?id=7&n_id=3631

3. Левчук, Л.И. Ткаченко, Н.А. Ходаковский, Н.И. Проблемы внедрения автоматизированных архивных технологий [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://www.artinfo.ru/eva/EVA2000M/eva-papers/200007/Khodakovsky-R.html

4. Медведева, Г.А. Из опыта РГАНТД по вопросам влияния использования на структуру НСА: конференция по вопросам совершенствования НСА (ВНИИДАД, март 2003 г.) [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://rgantd.ru/n_tr.php?link=tr_nsa_struct

5. Электронные архивы. Создание электронных архивов документов и организация хранилищ корпоративной информации [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://www.korusecm.ru/solutions/elib/

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Подобные документы

Исследование проблемы управления документацией в условиях новых информационных технологий. Понятие документированной информации: анализ, свойства; материальная составляющая. Документы на различных современных носителях информации: типы, характеристика.

курсовая работа , добавлен 22.08.2011


Учет и обеспечение сохранности документов Архивного Фонда Российской Федерации. Система научно-справочного аппарата к архивным документам. Классификация архивной документации. Архивные путеводители. Обзоры документов и другие архивные справочники.

курсовая работа , добавлен 12.10.2008


Краткая история архивоведения, законодательство об архивном деле. Состав Архивного фонда Российской Федерации и включение в него документов, защита права собственности на архивные документы. Правила комплектования, хранения и учета архивных документов.

методичка , добавлен 17.12.2009


Общие понятия об архивах и Архивном фонде. Состав и структура Архивного фонда РФ. Классификация, порядок комплектования, хранения, учёта и использования документов архива. Понятие архива электронных документов и проблемы обеспечения их сохранности.

курсовая работа , добавлен 01.09.2008


Задачи, функции, права, ответственность архивов. Организация документов, учет документов, использование документов в архиве. Требования к составлению номенклатур дел и формированию дел. Экспертиза ценности документов. Обеспечение сохранности документов.

курсовая работа , добавлен 19.07.2008


Понятия информационных технологий, их виды, специфика и способы внедрения с целью совершенствования документационного обеспечения управления. Классификация, сравнение и общая характеристика программных продуктов электронного управления документацией.

дипломная работа , добавлен 17.05.2010


Изучение системы учета и обеспечение сохранности документов в государственном (ведомственном) архиве Российской Федерации. Размещение документов в хранилище, топографирование. Проверки наличия и состояния дел. Старение и факторы разрушения документов.

курсовая работа , добавлен 20.09.2016