Технология docflow. Методы организации хранения электронных документов в сэд

IS-DocFlow – это система автоматизации делопроизводственной деятельности, предназначенная для осуществления оперативного контроля движения документов в процессе их исполнения, а также для проведения аналитической, статистической обработки данных о документах и их исполнении.

DocFlow представляет собой совокупность следующих программных модулей:
регистрация документов - позволяет упорядочить работу канцелярии и других подразделений, занимающихся регистрацией документов;
электронный документооборот - позволяет сократить бумажный поток между сотрудниками, находящимися как в одном офисе с локальной сетью, так и в территориально разделенных офисах. Обмен документами становится контролируемым и управляемым;
контроль исполнительской дисциплины - предоставляет визуальные средства контроля исполнения и возможность формирования разнообразных отчетов, отражающих исполнительскую дисциплину.

Гибкость, интеграция, модульность и масштабирование системы максимально конфигурируемы и позволяют:
настроиться на организационную структуру любой сложности;
реализовать любые последовательности и правила обработки документов;
создавать разнообразные логические функциональные наборы АРМ;
создавать шаблоны номеров регистрируемых документов любой сложности;
настраивать удобный режим автоматического напоминания;
создавать желаемое цветовое отображение «срочности» исполнения контрольных заданий;
использовать национальный шрифт при ведении делопроизводства;
выполнять автоматический запуск сканирования образа документа и его сохранение в централизованном хранилище;
подключать дополнительные модули отчетов;
создавать распределенную базу документов, объединяющую удаленные филиалы и центр в единое информационное пространство;
настраивать систему для работы как в локальной, так и в глобальной сетях.

Связь с почтовыми серверами предоставляет возможность рассылки сообщений и документов из системы IS-DocFlow через почтовый сервер всем клиентам, имеющим аналогичную систему.

Основным назначением системы IS-DocFlow является обеспечение автоматизации процессов подготовки, регистрации, структурирования, маршрутизации, хранения, архивации, поиска и обработки электронных документов, контроля их исполнения, авторизации доступа к ним. Целью создания и внедрения системы на объекте автоматизации является:
1. Использование современных технологий и автоматизация всех этапов работы с документами. Современный порядок ведения производственных процессов на предприятиях требует большого объема работы с документами. Поиск, утверждение и согласование становятся довольно сложными и обременительными процедурами, исключить которые не представляется возможным. Единственно эффективным подходом в подобной ситуации является использование современных технологий и максимальная автоматизация всех этапов работы с документами.
2. Повышение исполнительской дисциплины за счет «прозрачности» исполнения поручений по документам. Эффективная система уведомлений и напоминаний оповестит всех должностных лиц о приближении сроков исполнения поручений. Формирование сводных отчетов и журналов позволит составить полную картину работы как отдельных сотрудников, так и предприятия в целом.
3. Повышение оперативности и качества принятия управленческих решений. Увеличение скорости принятия решений и повышение качества принимаемых решений достигается за счет более адекватного отражения реальной ситуации в управленческой модели.

Основная функциональность системы IS-DocFlow реализуется с использованием следующих основных подсистем (рис. 1).

Сервер криптографирования и электронной цифровой подписи обеспечивает возможность генерации ключей, их протоколирование для последующего применения электронно-цифровой подписи. Хранение документов и интеграция с офисными приложениями обеспечивает хранение электронных документов, созданных приложениями MS Office (*.doc, *.xls и др. как бинарный массив в централизованном хранилище данных), и интегрированный вызов соответствующего приложения.

Традиции западного делопроизводства отличаются от наших и ориентируются в первую очередь на высокую исполнительскую дисциплину работников. К особенностям западной технологии процессов делопроизводства можно отнести следующие:
характер движения документов преимущественно горизонтальный, предусматривающий возможность попадания документа к непосредственному исполнителю, минуя руководство;
отсутствие централизованного в рамках всего предприятия контроля;
регистрация документов производится непосредственными исполнителями, когда поручитель и исполнитель ведут собственные журналы, а некоторые виды документов вообще не регистрируются.

Программные системы этого направления ориентированы на максимально полное использование электронных документов и средств коллективной работы пользователей, отсутствие промежуточных звеньев, что, в свою очередь, предопределяет изменение существующих делопроизводственных процессов на предприятии, их оптимизацию, разработку новых технологий работы с документами.

Система электронных документов (СЭД) поставляется заказчику не в виде автономного, отчужденного от разработчика «коробочного» продукта, а как набор программных средств, из которых собирается готовое решение. При адаптации системы к конкретным процессам организации на персональные компьютеры работников устанавливаются необходимые функциональные компоненты, позволяющие решать определенный круг задач в соответствии с ролью каждого работника в документообороте предприятия, формируются бизнес-функции, определяющие маршруты движения документов на предприятии, т.е. по ее подразделениям и работникам. К системам данного направления относятся русифицированные версии популярных западных систем: LanDocs, PowerDOCS, DOCS Open, WorkRoute II.

Анализ действующих систем позволил выделить три основные задачи, решаемые в делопроизводстве. В таблице 1 приведена оценка анализируемых систем с точки зрения решения данных задач.

Эффективная реализация делопроизводственных задач, предполагающих централизованное ведение данных о документах всего предприятия, требует использования мощной СУБД масштаба предприятия и соответствующих средств проектирования. С учетом специфики и сложности таких задач можно сделать вывод о том, что применение каких-либо готовых популярных зарубежных прикладных пакетов возможно лишь в частных случаях или для решения частных задач, используя их в качестве отдельных компонент. Опыт наших разработчиков программных систем автоматизации делопроизводства и документооборота для отечественных учреждений подтверждает полученный вывод - наиболее распространенными являются следующие специализированные системы СЭД E-Hujjat, IS-DocFlow, GERMES (таблица 1).

Эти решения стали такими же привычными, как системы электронного документооборота, а новизну в программу привнесли Большие Данные, бизнес-аналитика, совместная работа и распознавание данных, мобильность и облака.

Вендоры представляли самые свежие продукты из своего ассортимента, такие как, например, облачное решение для автоматизации документооборота в средних компаниях DirectumRX и система «1С:Документооборот 2.0» с интерфейсом «Такси». Всего доклады на Docflow представили 19 организаций, в том числе компания «Ферреро Россия», сумевшая перейти на новую платформу без остановки согласования документов, Евразийский банк, где переход на новую СЭД в 16 филиалах занял всего четыре дня, и «Такеда», серьезно инвестирующая в кастомизацию WSS Docs. Один из наиболее масштабных и эффектных проектов реализован в холдинге «Комплексные энергетические системы», там консолидировали поддержку и разработку, заменив единой системой порядка 20 решений. При этом стоимость внедрения единой системы оказалась сопоставима с затратами только на поддержку одной из прежних СЭД.

Места хватит всем

Основная особенность российского рынка СЭД/ECM – использование самых различных подходов и технологий – от бумажного делопроизводства до современных методов управления контентом, в том числе мобильных и облачных решений, отметила в своем обзорном докладе Наталья Храмцовская, эксперт компании ЭОС по управлению документацией. Такая многоукладность означает, что на рынке по-прежнему существуют ниши для продуктов разного класса. Одни компании только осваивают простенькие системы, а другие уже ставят перед собой задачу интеграции созданного ПО.

Но большинство внедренных СЭД ориентированы на «конвейерное производство» бумажных и подобных им организационно-распорядительных документов и не рассчитаны на потребности сегодняшнего дня - применение в качестве корпоративных хранилищ информации и документов. В них нет развитых инструментов структуризации, поиска и бизнес-аналитики, не предусмотрено отслеживание сроков хранения, проведение экспертизы ценности, уничтожение документов и передача на архивное хранение. Между тем именно эти возможности все чаще и чаще необходимы пользователям.

Меняются не только технологии – законодательство переписывается каждый квартал, оставаясь при этом достаточно «дырявым». А потому в ряде случаев, например при разработке ПО для длительного хранения документов, разработчикам и заказчикам приходится действовать на свой страх и риск, отметила Храмцовская.

Выступления на Docflow подтверждают: организации, в том числе государственные, постепенно уходят от традиционной российской системы документооборота и обмена неструктурированными электронными документами, переходя к коллективному использованию баз данных и обмену структурированными документами. При этом центр тяжести автоматизации смещается с организационно-распорядительной документации на поддержку основной деятельности – от бухгалтерской «первички» до научно-технической документации. К примеру, ФНС фактически отказалась от прежней системы и перешла на технологии массовой обработки документов от ABBYY, уменьшив потребность в персонале, занятом в этом бизнес-процессе, в десять раз.

Кризис ECM не помеха

Кризисные явления не подрывают интерес к СЭД/ECM и даже способны стимулировать его, поскольку сотрудники стоят дороже, чем оборудование и ПО, полагает Храмцовская. Сокращение персонала и одновременное увеличение объемов работы заставляют организации, включая государственные, автоматизировать свои рутинные процессы.

Быстро возрастает роль хранилищ электронных документов, а также инструментов, обеспечивающих их сохранность и эффективное использование, в том числе бизнес-аналитики и Больших Данных. Причем для управления большими объемами информации нужны новые инструменты и масштабируемые решения. Надежды на то, что единым хранилищем электронных документов сможет стать корпоративная система ECM, не оправдались. Большая часть документов создается и хранится в специализированных системах (учетных, почтовых, мгновенных сообщений). Попытки заставить сотрудников перебрасывать в документные системы всю документированную информацию влекут за собой большие затраты, которые не всегда окупаются, даже под угрозой увольнения сотрудники не делают того, в чем не видят практического смысла. По мнению Храмцовской, концепция централизованного управления документами с использованием одной системы не оправдала ожиданий, и СЭД/ECM нового поколения должны будут стать для пользователя интерфейсом ко всем информационным ресурсам, необходимым в принятии управленческих решений: государственным реестрам и регистрам, электронным архивам, социальным сетям и сайтам.

Вопрос об интероперабельности решений различных производителей при оперативном обмене документами или переносе базы в новую систему сегодня перешел в практическую плоскость: интероперабельности требуют клиенты, так что поставщикам предстоит вплотную заняться стандартизацией СЭД/ECM.

Курс на импортозамещение значительно облегчил российским разработчикам конкуренцию с иностранными поставщиками, дал определенное преимущество отечественным производителям и собственникам инфраструктуры, а также повысил интерес к вопросам информационной безопасности, в частности к защите персональных данных.

Рискованное счастье

Наряду с ростом интереса к современным решениям Храмцовская отметила еще одну немаловажную тенденцию, несущую риск участникам рынка СЭД/ECM. Активный переход государства и бизнеса на электронные технологии бросил «в объятия» поставщиков ПО массу новых пользователей, которым нужны недорогие решения, автоматизирующие привычную им технологию работы с документами. В результате компании-лидеры становятся заложниками собственного успеха: они тратят много сил на обслуживание «экосистемы», сложившейся вокруг старых решений, но уделяют недостаточно внимания созданию и продвижению инновационных продуктов. В условиях стремительных технологических, организационных и правовых перемен такое поведение чревато отставанием.

Через пять-семь лет технологии, законодательство и деловые процессы настолько изменятся, что большинство ныне продаваемых решений превратятся в лучшем случае в продукты для начинающих, уверена Храмцовская. Преимущество получат те разработчики, которые уже сегодня займутся формированием облика ПО завтрашнего дня. «Нам придется решать проблему долговременного хранения, никуда не денемся», – констатировала она.

Масштабы использования облаков, вероятнее всего, будут расти относительно спокойно, а мобильные технологии переориентируются с руководителей на поддержку деятельности основной массы сотрудников. В среднесрочной перспективе можно ожидать появления обязательных требований к электронным документам и системам, где они хранятся. Поставщикам придется разработать новые продукты либо существенно переработать старые, а часть ныне широко используемых систем уйдет с рынка, прогнозирует Храмцовская.

Возможности системы
Единая картотека документов, электронный архив
Система позволяет вести в единой картотеке как электронные, так и бумажные документы, имеющие хождение на предприятии. Каждый документ, зафиксированный в системе, автоматически получает следующие возможности:

• Прикрепление произвольного количества файлов (с текстом, изображением или другим форматом представления документа);
• Множественное отнесение к иерархической структуре каталогов;
• Определение произвольного количества характеристик, свойственных этому типу документа.

Управление маршрутизацией документов
Для каждого типа документов может быть настроен свой уникальный маршрут его движения и обработки, как в подразделениях предприятия, так и конкретными сотрудниками. Маршрут может содержать развилки, циклы и является описанием всех возможных вариантов перемещений документа. Global DocFlow поддерживает возможность параллельной обработки документа в различных подразделениях компании.

Выбор направления очередного перемещения документа в случае наличия нескольких вариантов, определяется пользователем или самим программным комплексом, с учетом проверки условий возможности перемещения.

Планирование движения документов
При создании документа для него автоматически формируется план его обработки согласно настроенному маршруту. План формируется по типовым переходам между состояниями маршрута, в нем отражаются сроки и исполнители (как подразделения, так и конкретные сотрудники), которые принимают участие в типовой обработке документа. В любой момент времени план каждого документа может быть отредактирован в соответствии с потребностями его обработки. В связи с тем, что фактическое перемещение (траектория движения в рамках выбранного маршрута) документа может отличаться от запланированного, система предлагает удобные возможности для сравнения запланированной обработки с фактической.

Управление задачами сотрудников предприятия
В результате перемещения документа в очередное состояние от него может быть сформирована одна или несколько задач конкретным исполнителям. В реестре собственных задач для каждого сотрудника фиксируются те действия, которые ему необходимо выполнить согласно очередным этапам движения документов. При этом для каждой задачи могут быть определены планируемые сроки ее выполнения. По выполнению всех задач текущего состояния документа, осуществляется его переход в следующее состояние, согласно условиям его маршрута.

Управление оповещениями и визуализаций документов
Программный комплекс Global DocFlow имеет богатые возможности по своевременному оповещению сотрудников и заинтересованных лиц о назначаемых задачах, выполняемых перемещениях и других событиях, осуществляемых над документами. Имеются возможности online-оповещений, формирования e-mail, напоминаний при старте приложения. При этом по гиперссылке в оповещении или напоминании можно сразу перейти к документу для осуществления над ним необходимых действий.
При определении маршрута имеется возможность настроить способ визуального отображения документа в списочных формах. Можно определить пиктограмму, раскраску строки, а также доступность документа для каждого состояния в зависимости от выполненных перемещений согласно маршруту движения документа.

Анализ и формирование отчетности
Программный комплекс имеет богатейшие возможности для анализа документооборота и построения регламентной и произвольной отчетности. Печать может производиться как для отдельных документов, так и для отобранного набора документов; для каждого документа может быть отправлено на печать необходимое количество печатных бланков, конвертов и т.п. Система поддерживает версионность отчетов - возможность модификации отчетных форм во времени.

Среди встроенных отчетов необходимо отметить:

• отчет по планируемому и фактическому времени прохождения документов по предопределенным маршрутам в различных разрезах: подразделений, сотрудников, типов документов и т.д.;
• отчет по отклонениям от планируемого движения документов;
• диаграммы динамики количества обработанных документов в разрезах времени, типов документов, подразделений, сотрудников и т.п.;

Кроме того, система предлагает пользователю весь спектр возможностей для получения и анализа информации, хранящейся в базе данных, в различных разрезах - таблицы, графики, диаграммы и т.д.
Данные построенных отчетов можно не только просмотреть в табличном виде и вывести на печать, но и сохранить в Excel, XML, Html, Txt и другие форматы. Уникальные особенностью системы является наличие возможностей многомерного анализа, построение OLAP-кубов на основе произвольно построенного отчета. Пользователь может настроить аналитические разрезы, по которым он хочет группировать и анализировать данные в произвольном порядке, как по столбцам, так и по строкам отчета.

Работая в области автоматизации документооборота уже более 15 лет нас неоднократно спрашивали что такое электронный документооборот ? В результате мы сформулировали следующее определение электронного документооборота :

Электронный документооборот это совокупность автоматизированных документационных процессов, связанных с различными видами обработки электронных документов, выполняемые посредством (СЭД) и охватывающих полный жизненный цикл документа или его отдельные этапы .

В данной статье пойдёт речь об основных понятиях электронного документооборота и аспектах .

ТЕХНОЛОГИИ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

В основе электронного документооборота лежат технологии управления потоками информации (документов) docflow и технология потоков управления работами workflow.

Технология docflow обеспечивает движение документа по маршруту, определяет условия и возможности его перемещения. Технология workflow обеспечивает порядок работ по обработке документа. Она управляет заданиями по обработке документа и ролевой моделью управления правами доступа к документу.

Кроме выше перечисленных, в СЭД применяются различные технологии, связанные с необходимостью обработки и преобразования документов.

Видео-курс "Подготовка совещания в системе электронного документооборота"

Технологии хранения электронных документов

Электронный документ в СЭД состоит из набора атрибутов, определяющие его свойства и использующиеся для различных автоматизированных задач, таких как: поиск, классификация, построение отчётов, групповая обработка, и т.д., и непосредственно файла документа. В некоторых случаях файл документ может создаваться "на лету", автоматически по заданному шаблону, в котором переменные заменяются значениями из атрибутов документа и из базы данных. Атрибуты электронного документа, как правило, хранятся в таблицах базы данных. Если файл документа может быть проиндексирован, то его текст помещается в специальный индексный каталог СУБД для индексации, что позволяет выполнять полнотекстовый поиск. Сам файл документа записывается в папку информационного хранилища системы документооборота. Как правило доступ к такому файлу предоставляется пользователям через систему управления правами доступа СЭД. Прочий доступ к файлу закрывается.

Технология поточного сканирования

Поточное сканирование это массовое сканирование документов с последующим помещением отсканированных образов в базу данных системы учёта (архивного хранения, документооборота). Для обеспечения данной технологии нужно специальное оборудование - поточные сканеры. При поточном сканировании возможно (в зависимости от используемого оборудования) автоматическое нанесение штрих-кода на сканируемый документ, а так же создание регистрационных карточек. Если карточки создаются в системе документооборота, то возможна их автоматическая регистрация (присвоение номера и записи даты регистрации) с последующим направлением карточки по заданному маршруту.

Технология оптического распознавания текстов документов

Оптическое распознавание документа это процесс преобразования электронного образа документа в текстовый формат. Электронный образ документа получается при сканировании или фотографировании документа, а так же в случае специального преобразования текстового документа в графический формат, например jpeg. Процедура преобразует графический образ документа в редактируемый текст. Для оптического распознавания используются специальные программные средства. Они могут быть самостоятельными приложениями или интегрированными в систему документооборота. ESCOM.BPM содержит встроенный модуль. Его возможностей достаточно для распознавания документов, набранных распространнёнными шрифтами. Самостоятельные приложения для оптического распознавания имеют более мощные возможности и позволяют распознавать даже рукописный текст.

Технология штрих-кодирования документов

Штрих-кодирование документов, это комплекс процедур по формированию и нанесение на документ графического изображения уникального штрих-кода. При формировании штрих-кода необходимо, чтобы созданный штрих код был абсолютно уникальным. Для этого необходимо использовать идентификаторы (GUID). В системе ESCOM.BPM уникальный гуид формируется для каждого документа. Каждый GUID формируется с учётом уникального гуида сервера системы. Тем самым достигается уникальность штрих-кодов документов, созданных в разных системах ESCOM.

Штрих-кодирование обеспечивает однозначную идентификацию документа и применяется:

• При . Для документа создаётся электронная регистрационная карточка. На бумажный документ наносится штрих-код, соответствующий идентификатору, указанному в регистрационной карточке. Для нанесения штрих-кода используются самоклеящиеся этикетки, на которых печатается штрих-код. Этикетки могут быть подготовлены заранее (используется при большом количестве регистрируемых документов) или этикетка печатается в момент регистрации.
• Для поиска электронного документа в базе данных. Использование поиска по штрих-коду позволяет быстро найти в базе документооборота карточку документа. Поиск происходит автоматически после считывания с документа штрих-кода.
• Для учёта мест хранения оригиналов документов. При считывании штрих-кода происходит автоматическое занесение в в раздел "Места хранения" карточки документа информации о текущем времени и пользователе, выполнившем сканирование. Данная операция может использоваться:
  • при большом объёме документопотоков, для регистрации поступивших в подразделение документов
  • в архиве, для регистрации поступивших или выдаваемых документов

Технология подписания документов ЭЦП

Подписание электронно цифровой подписью документа позволяет удостовериться в неизменности электронного документа с момента его подписания, а так же удостовериться в корректности подписи. Подписание происходит в системе документооборота или другой программе с использованием специального программного обеспечения, называемого криптопровайдером и электронно цифровой подписи - программного ключа, называемом сертификатом. Сертификат ЭЦП - это файл в специальном формате. Сертификат создаётся одним из удостоверяющих центров - организаций, имеющих соответствующие лицензии. Для выполнения процедуры подписания необходимо наличие на компьютере сертификата ЭЦП и программного обеспечения криптопровайдера.

Для обеспечения сохранности сертификата ЭЦП от его хищения злоумышленниками необходимо использовать специальные аппаратно-программные комплексы, такие как смарт-карты или ключи типа I-Token. Они имеют специальное защищённое хранилище и позволяют использовать PIN коды при обращении к сертификату. В случае, если PIN код будет несколько раз введён неправильно, то сертификат будет заблокирован и использовать его будет не возможно.

Технология полнотекстового и атрибутного поиска

Атрибутный поиск это поиск по одному или нескольким значениям в полях карточек документов. Для выполнения атрибутного поиска используют специальные формы, содержащие поля для ввода критериев поиска. Каждое поле критерия относиться к конкретному полю карточки документа. Например, критерий поиска по регистрационному номеру обеспечивает поиск в поле "Регистрационный номер", а критерий "Контрагент", обеспечивает поиск в поле "Отправитель" или "Получатель" и т.д. При выполнении поиска система сравнивает значения критериев со значениями в карточках и заносит в результаты отбора те карточки, у которых значения совпали. При атрибутном поиске возможно задание условий И ИЛИ НЕ. Возможен так же поиск с учётом либо точного совпадения значений, либо частичного совпадения.

Полнотекстовый поиск это поиск по одному или нескольким критериям в тексте электронных документов. При полнотекстовом поиске возможен поиск по словоформам, если поисковая система это поддерживает. В большинстве систем электронного документооборота полнотекстовый поиск выполняется средствами, предоставляемыми системами управления базами данных (СУБД), которые используют СЭД для хранения документов. Мощные средства полнотекстового поиска есть в СУБД MS SQL SERVER и в ORACLE. Некоторые СЭД используют собственные форматы баз данных и собственные технологии поиска. Для того чтобы полнотекстовый поиск был возможен, необходимо что бы документ был представлен в одном из форматов, для которых имеется возможность полнотекстового поиска. В первую очередь это текстовые форматы, форматы документов (doc, docx и др.), таблиц (xls и др.), презентаций, почтовых сообщений. Документ в таком формате помещается в специальный индекс СУБД. Если же документ представлен в графическом формате (Tif, jpeg и т.п.), то для того, чтобы он мог участвовать в полнотекстовом поиске, необходимо выполнить процедуру его оптического распознавания. В результате будет создан файл, содержащий текст документа. Этот файл будет прикреплен к карточке и по нему станет возможно выполнение поиска.

ДОКУМЕНТАЦИОННЫЕ ПРОЦЕССЫ

Документационный процесс это набор логически связанных между собой этапов обработки документов, на каждом из которых происходит трансформация определённых свойств документа. Процедуры обработки могут выполняться как людьми, так и с помощью программ. В электронном документообороте для каждого вида документа или потока документов одного вида создаётся отдельный автоматизированный документационный процесс или по-другому, маршрут документа. Автоматизированный процесс определяет последовательность этапов электронной обработки документа от момента создания документа в СЭД до заданного конечного состояния, а так же может определять другие сопутствующие характеристики, такие как:

• Условия переходов
• Ветвления маршрута
• Циклы маршрута
• Запуск:
  • Подпроцессов
  • Таймеров контроля сроков
  • Автоматизированных процедур обработки
• Роли пользователей, участвующих в обработке документа

Для работы с документационным процессом в СЭД предназначена атрибутная карточка документа.

ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТ

В СЭД процесс работы с документом осуществляется через карточку процесса, иногда называемую карточкой документа. В карточке автоматически указывается её автор и дата создания. Сотрудник, создавший карточку, является Инициатором документационного процесса.

Карточка процесса предназначена для решения многих важных задач, например:

• Управление правами доступа пользователей к информации и документу
• Ввод и отображение атрибутов документа, например, тема, регистрационный номер и др.
• Создание и отображение версий документа
• Управление расширенными (специфичными) свойствами процесса, например:
  • Модель (схема)
  • Лист согласования документа
  • Замечания согласующих лиц
  • Иерархия резолюций, ход исполнения документа
  • Контрольные отметки
  • Учёт переноса сроков исполнения документа
  • И другие
• Создание ссылочных связей с элементами справочников, например, связь карточки документа с карточкой контрагента и т.п.
• Создание ссылочных связей с другими документами в СЭД
• Предоставления прав доступа на выполнение действий маршрута документа, например, отправка документа по маршруту, определённому для данного этапа процесса обработки документа
• Предоставление прав доступа на выполнение различных автоматизированных процедур, например, авто формирование и присвоение документу регистрационного номера
• Отображение журнала событий работы с документом

Для хранения и отображения карточек документов в используются специальные журналы и папки, например:

• Журнал регистрации документов
• Журнал контроля исполнения документов
• Журнал согласования документов
• И другие

ВИДЫ ОБРАБОТКИ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ

Под видами автоматизированной обработки считаются процедуры, выполняемые с электронным документом с целью изменения его качеств. К таким процедурам можно отнести:

• Общие виды обработки:
  • Создание
  • Редактирование
  • Сохранение
  • Переименование
  • Перемещение по маршруту
  • Помещение в папку
  • Индексирование
  • Удаление
• Специализированные виды обработки:
  • Экспертиза
  • Согласование, визирование, подписание
  • Регистрация
  • Классификация
  • Исполнение
  • Контроль
  • Связывание документов по ссылкам
  • Поиск
  • И другие, определяемые спецификой.

Обработка документа в электронном виде осуществляется в рамках документационного процесса в пределах тех прав доступа, которые предоставлены сотрудникам, являющимся ролями в маршруте документа.

Специфика электронного документооборота

В каждой отрасли или в разных видах деятельности при обработке документов как в бумажном, так и в автоматизированном виде имеется своя специфика, связанная с различиями как в составах обрабатываемых документов, так и в процедурах обработки. В связи с этим для автоматизации специфичных документационных процессов применяются разные системы.

Можно выделить следующие виды электронного документооборота:

• Производственный
• Управленческий
• Технологический
• Бухгалтерский
• Складской
• Офисный
• И другие.

ЗАДАЧИ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

Автоматизированный документооборот предназначен для решения большого спектра задач. К таким задачам можно отнести:

• Систематизацию и регламентацию работы с документами
• Подготовка документов по шаблонам
• Ведение номенклатуры дел организации
• Автоматизацию учёта документов, в том числе:
  • Классификацию документов по различным критериям
  • Регистрацию документов по заданным шаблонам и алгоритмам
  • Учёт сроков хранения
  • Помещение документов в дела и разбивка дел на тома
• Автоматизацию поиска документов
• Автоматизацию процедур коллективной работы с документом:
  • Разработка проекта документа
  • Согласование документа
  • Экспертиза документа
  • Исполнение документа
• Обеспечение защиты от несанкционированного доступа и искажения или удаления информации

Кроме выше перечисленного, современные СЭД так же реализует дополнительные задачи, которые раньше выполняли отдельные программы:

• Оперативный обмен информацией и документами - вместо электронной почты и интернет пейджеров
• Просмотр ленты новостей компании, ознакомление с опубликованными документами - вместо интранет порталов
• Работа с органайзером и списком персональных поручений - вместо ежедневников

ФУНКЦИИ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

Исходя из задач, стоящих перед автоматизацией документационных процессов, определяется набор требуемых функций, которые должна реализовывать :

• Создание атрибутных карточек документов
• произвольных типов
• Формирование текста документа из предопределённого шаблона с подстановкой в него значений переменных, которые могут быть в карточке документа или базе данных сэд
• Создание версий документов
• Формирование образа электронного документа на бланке с использованием шаблонов
• Сохранение образа документа в файл pdf или ms word
• Управление правами доступа пользователей сэд
• Создание маршрутов документов
• Управление движением документов по маршрутам
• Рассылка участникам документационных процессов уведомлений и напоминаний
• Ведение журналов документов
• Ведение справочников и классификаторов
• Регистрация и классификация регистрируемых в сэд документов
• Формирование поручений
• Поиск карточек документов
• Подписание документов эцп
• Формирование отчётов и статистики о движении документов

К общесистемным функциям автоматизированного документооборота можно отнести:

• Возможность удалённой работы с документами через интернет
• Использование информационного хранилища субд для хранения документов и метаданных
• Возможность одновременной работы с сэд
• Обеспечение информационной безопасности
  • Персональная аутентификация пользователей сэд
  • Шифрование трафика
  • Ролевая модель управления доступом
  • Использование цифровых сертификатов

ВНЕДРЕНИЕ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

На смену бумажному документообороту приходит электронный документооборот. Одной из основных целей автоматизации документационных процессов является переход на . Это приносит организации несомненные выгоды, связанные как со снижением затрат на поддержку бумажного документооборота, так и с возможностью качественного повышения эффективности ведения бизнеса. Внедрение электронного документооборота нацелено на достижение определённых в проекте внедрения целей, которые, как правило, связаны с общим улучшением качества ведения бизнеса, а в некоторых случая и для достижения конкретных количественных характеристик.

ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ. ПЛЮСЫ И МИНУСЫ

Переход на электронный документооборот имеет значительно больше плюсов, чем минусов. Однако плохо организованный проект внедрения СЭД может свести на нет все плюсы автоматизации. Принципиально важно перед внедрением определить цели проекта. Цели автоматизации документооборота должны быть понятными и достижимыми.

К основным плюсам автоматизации документационных процессов можно отнести:

• Централизованное, структурированное и систематизированное хранение документов в
• Единообразный подход к процедурам формирования и обработке документа (регистрация, согласование и т.п.)
• Использование унифицированных форм документов, формирование документов по шаблонам
• Быстрый поиск документов
• Аудит доступа пользователей к документам

К минусам можно отнести достаточно высокие начальные затраты на внедрение электронного документооборота и необходимость скрупулезной работы по обучению пользователей и прививание им навыков работы с СЭД.

РАСХОДЫ НА ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ

Какие расходы понесёт организация при переходе на электронный документооборот? К первичным расходам можно отнести:

• Лицензии на программное обеспечение СЭД. Чем больше будет приобретаться лицензий, тем дешевле будет стоимость одной лицензии СЭД
• Сервер приложения СЭД:
  • "Железо" сервера
  • Лицензии на программное обеспечение сервера
• Затраты на техническое обновление оборудования
• Затраты на обучение персонала и администраторов
• Затраты на ввод СЭД в эксплуатацию:
  • Настройку и доработку сэд по техническому заданию
  • Развертывание программного обеспечения системы (установка и конфигурирование)
  • Интеграция сэд с другими системами

Долгосрочные расходы на электронный документооборот будут включать:

• Затраты на сопровождение СЭД:
  • Консультации специалистов тех. Поддержки
  • Обновление версий СЭД
  • Обновление сопутствующего программного обеспечения

ЦЕЛИ ВНЕДРЕНИЯ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

В каждом из проектов внедрения автоматизации документационных процессов могут быть определены свои цели, долгосрочные и краткосрочные, связанные как с текущим состоянием документооборота в организации, так и с её спецификой деятельности. Вот некоторые цели внедрения электронного документооборота в организации:

Качественные цели внедрения, например:

• Облегчение работы сотрудников за счёт сокращения рутинных операций
• Снижение потерь документов и исключение создания ошибочных дубликатов за счёт ведения единого информационного хранилища документов
• Создание «прозрачности» при обработке документов за счёт введения статусов обработки документов, ведения журнала изменений и передачи документа, отображения текущего этапа обработки документа и т.д.
• Сокращение сроков согласования договоров в удалённых подразделениях, за счёт отсутствия пересылки пакета бумажных документов.

Поскольку многие СЭД содержат , то одной из целей перехода на автоматизированный документооборот является повышение исполнительской дисциплины, которая выражается в исполнении документов в заданные сроки. Достигается такой эффект за счёт «повышения прозрачности» процесса исполнения документа. В сэд по каждому документу, требующему контроля исполнения, автоматически создаются и доставляются исполнителям карточки поручений. В карточке документа отображается ход исполнения поручений, их статусы, сроки, исполнители и т.д. Это позволяет контролёру документа оперативно вмешаться в процесс исполнения, если будет замечено отставание от заданных сроков. В этом СЭД может помочь контролёру за счёт автоматического контроля сроков исполнения и рассылки уведомлений о событиях.

Количественные цели внедрения электронного документооборота, например:

• Сокращение времени на поиск документов до 10 раз. Поиск одного документа должен быть сокращён с 10 минут до 1-й минуты
• Увеличение числа обработки обращений в день одним сотрудником в два раза с 10шт. До 20шт.
• Сокращение расходов на бумагу и картриджи в два раза с 20 000руб в месяц до 10 000руб.
• Сокращение сроков согласования договоров в четыре раза, с восьми дней до двух дней.
• И т.д.

ОШИБКИ ПРИ ВНЕДРЕНИИ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

Особое внимание при автоматизации документационных процессов нужно уделить тем процессам, в которых юридически требуется наличие документа на бумажном носителе. Основной ошибкой является дублирование бумажного документооборота и электронного. Это значительно усложняет работу сотрудников и вызывает негативное отношение к автоматизированному документообороту. Тем более что за выполнение двойной работы им не доплачивают. Необходимо так выстроить процессы автоматизированного документооборота, что бы избежать дублирующих функций.

Многие проблемы связаны с устаревшими стандартами работы с документами, не предусматривающие возможность применения электронного документооборота. Конечно, такие процессы можно автоматизировать, но результат от такой автоматизации будет малозначимым. В ходе внедрения нужно разрабатывать новые регламенты силами служб качества или привлечением внешних консультантов. Вводить эти регламенты в действие официальными документами, придающими легитимность электронному документообороту в организации.

Неподготовленность пользователей к работе в СЭД приводит к сложностям при внедрении. Сотрудники зачастую игнорируют работы в СЭД с помощью всевозможных уловок и манипуляций. Нужно не только научить сотрудников пользоваться электронным документооборотом, но и донести до них все преимущества этой технологии.

Наиболее часто встречаемая ошибка внедрения электронного документооборота связана со слабой проработкой требований к СЭД на этапе проектирования. В результате пользователям предлагается работать в не настроенной системе, что приводит к расхождению между настроенными в СЭД документационными процессами и существующим документооборотом в организации.

Вы можете купить решение "Электронный документооборот" в

15 мая 2012 года в гостинично-деловом комплексе «Рэдиссон Славянская» состоится 18-я конференция-выставка DOCFLOW 2012 Москва - крупнейшее мероприятие в России и СНГ, посвященное электронному документообороту и управлению информационными ресурсами. Мероприятие пройдет при официальной поддержке Министерства связи и массовых коммуникаций РФ.

Свои решения и доклады на DOCFLOW в этом году представят более 40 ведущих компаний на рынке электронного документооборота и решений класса ECM (Enterprise Content Management - управление информационными ресурсами). В качестве экспертов на конференции-выставке выступят представители ключевых российских и зарубежных компаний-разработчиков программного обеспечения, руководители независимой международной ассоциации AIIM, бизнес-аналитики, представители государственных структур. Программу откроет обзор мировых тенденций рынка электронного документооборота от Эндрю Грэхама (Andrew Graham), Директора Международной Ассоциации AIIM по программам повышения квалификации (Director, Professional Development Sales, EMEA). Полная программа конференции-выставки DOCFLOW доступна на официальном сайте мероприятия www.DOCFLOW.ru/2012 .

Особое место в программе DOCFLOW 2012 будет традиционно отведено выступлениям с описанием проектов внедрений систем электронного документооборота. В этом году посетителей конференции ожидают более 30 историй успеха , рассказанных поставщиками решений совместно с заказчиками из таких компаний как: AVON, JTI, KIA MOTORS RU, Администрация Пермского края, Ак Барс банк, БПС-Сбербанк, МИБ-Инвестиции, Мосэнергосбыт, МФЮА, нефтяная компания «Альянс», Пробизнесбанк, Промсвязьбанк, Райффайзенбанк, Русагротранс, Северсталь, Федеральная антимонопольная служба России, Энергостройинвест-холдинг и других.

Для аналитической секции конференции на конкурсной основе были отобраны 7 выступлений, раскрывающих острые вопросы развития рынка.

Каковы новые требования к СЭД , диктуемые современными рыночными тенденциями: мобильностью, развитием облачных технологий и ростом объема знаний и информации? В докладе будут представлены отчеты ведущих аналитических агентств (IDC, Gartner).
. Каковы новые горизонты и возможности СЭД ? Что должна уметь современная СЭД? Что нас ждет в ближайшем будущем?
. Каковы новые контексты применения СЭД ? В докладе будет рассмотрена их специфика и примеры проектов.
. Почему системы электронного документооборота плохо работают ? В ходе выступления будут рассмотрены данные исследований гуру менеджмента и экономики информатизации: Генри Минцберга, Пола Страссмана и Владимира Ананьина.
. Как сократить издержки на ручной ввод данных и контроль их достоверности? Выступление будет посвящено тому, как создать систему сканирования и распознавания, как освоить разработку правильных машиночитаемых бланков, оценить бизнес-эффекты от внедрения.
. Так ли уж проста эта простая электронная подпись ? Эксперты проведут анализ развития российской законодательно-нормативной базы в связи с переходом на использование новых видов ЭЦП. Будут также рассмотрены данные из итогового отчета Еврокомиссии.
. Финансовый документооборот в рамках коллективных центров обслуживания : что такое единые центры обслуживания? Какие технологии применяются?

Запланированы также секции вендоров , позволяющие всесторонне ознакомиться с возможностями решений и получить консультации. Важным событием DOCFLOW 2012, в том числе, станет круглый стол . Дискуссия экспертов в области СЭД и заказчиков решений развернется вокруг вопросов успехов и неудач проектов, возможных рисков и оценки эффективности внедрений.

Среди участников и спикеров DOCFLOW :
1С, 1С-Битрикс, ABBYY, Digital Design, DIRECTUM, Docflow Best Practice, EMC, Epson Europe B.V., HAULMONT, NAUMEN, WiziPage, WSS-CONSULTING, АВТОПРОМИМПОРТ, Актив, АС, ДоксВижн, Интерпроком, ИнтерТраст, Иттилан, Кодак, IBA Group, КРИПТО-ПРО, ЛАНИТ, Летограф, НТЦ ИРМЭ, РИТ Центр, Синера, Такском, Эврика, Электронные Офисные Системы и многие другие.

Таким образом, в рамках конференции-выставки посетители смогут получить необходимую информацию для того, чтобы:

Узнать о новейших технологиях в сфере электронного документооборота;
. выбрать конкретное решение для управления информационными потоками компании и оптимизации ресурсов;
. обменяться опытом;
. получить практические советы по работе с решениями.

Посещение DOCFLOW 2012 Москва традиционно бесплатно для заказчиков и пользователей СЭД. Уже сейчас на конференцию-выставку можно зарегистрироваться на портале www.DOCFLOW.RU/2012/

ГЕНЕРАЛЬНЫЙ СПОНСОР : DIRECTUM
СПОНСОРЫ : IBA Group, EMC, Canon, PFU Imaging Solutions A Fujitsu Company
ОРГАНИЗАТОР : ABBYY
ГЕНЕРАЛЬНЫЙ ИНФОРМАЦИОННЫЙ СПОНСОР : Издательство СК Пресс
ТЕХНИЧЕСКИЙ ПАРТНЕР : WEBINAR.RU

Информационные партнеры :

ECM-Journal.ru
DOC-online
CRMdaily
Groteck.ru
ITSZ.ru
MSKit.ru
Nnit.ru
Softline Секретарь.ру
12news.ru
Академия АйТи
Аналитический Банковский журнал
Современные технологии делопроизводства и документооборота
Справочник секретаря и офис-менеджера Rational Enterprise Management
Национальный банковский журнал
АНО АЗИПИ
Журнал CIO
expomap.ru
The Retail Finance Делопроизводство и документооборот на предприятии
Экономика и жизнь
Финансовая газета
Э.Док
Банковские технологии и Интеллектуальный Банк
Журнал «Компания»

Контакты для СМИ :
Анна Щепилова , менеджер по связям с общественностью
проект DOCFLOW
E-mail : [email protected] | Тел: +7 495 783 37 00 | Факс: +7 495 783 26 63